時(shí)間：2022-11-13 07:59:48
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以目前城建檔案管理的實(shí)際工作情況看，基層的城建檔案管理人員是推進(jìn)城建檔案的實(shí)際推動(dòng)者和執(zhí)行者，無論政策、管理方針如何制定都需要基層城建檔案人員的推進(jìn)。所以要提高城建檔案人員的綜合素質(zhì)，應(yīng)該從下面幾方面著手：
1.1制定具體的城建檔案管理人員守則，選擇專業(yè)化城建檔案管理人才。
挑選優(yōu)秀的城建檔案管理人才是確保城建檔案管理取得積極效果的保證。首先，我們要根據(jù)城建檔案部門的具體實(shí)際情況，制定出具體的管理人員守則，做到管理的有理有據(jù)。再次，我們應(yīng)加大人才的招募，吸引高素質(zhì)人才投身建城建檔案的管理工作，同時(shí)注意培養(yǎng)年輕員工。
1.2極開展專業(yè)技能培訓(xùn)，努力提高城建檔案管理人員素質(zhì)。
在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，城建檔案工作也面臨著新的環(huán)境和挑戰(zhàn)，所以必須加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作人員進(jìn)行有關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以保證城建檔案管理工作能夠適應(yīng)更好的社會(huì)的發(fā)展。同時(shí)由于城建檔案工作涉及重大，城建檔案管理不當(dāng)發(fā)生錯(cuò)誤可能會(huì)決定城建工作的成敗，所以在對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)的同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)道德方面的培養(yǎng)，培養(yǎng)員工愛崗敬業(yè)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的品質(zhì)。
1.3宣傳貫徹法律法規(guī)，明確城建檔案管理的重要作用。
城建檔案管理工作在目前具有信息化和法制化的特點(diǎn)，為此我們?cè)诔墙n案管理中也要宣傳和貫徹法律法規(guī)，使城建檔案管理人員能夠熟知城建檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，保證城建檔案管理的有效性和合法性。因此，對(duì)城建檔案管理人員的法律法規(guī)意識(shí)的培養(yǎng)十分重要。
1.4加強(qiáng)對(duì)基層城建檔案管理人員的管理和引導(dǎo)，使其明確城建檔案管理的重要性。
基層的城建檔案管理者的素質(zhì)是保證最終管理效果的保證，如何激發(fā)基層員工的工作積極性和主觀能動(dòng)性，引導(dǎo)其不斷提高自身的服務(wù)意識(shí)，灌輸城建檔案管理的重要性，是全面提高城建檔案管理質(zhì)量的重要保證。
2做好城建檔案管理工作要有明確的服務(wù)管理理念
在城建檔案的實(shí)際工作中，要想做好任何工作，必須具備明確的服務(wù)意識(shí)，從某種角度來說城建檔案管理業(yè)屬于一種特殊的服務(wù)行業(yè)。服務(wù)管理理念的選擇是管理者必須面對(duì)的問題，可以從以下幾個(gè)方面入手：
2.1確定主動(dòng)服務(wù)的理念。
主動(dòng)服務(wù)的對(duì)象是城建檔案的利用人員，服務(wù)的內(nèi)容很多元化，各類城建檔案都包括其中。可以用查詢、復(fù)制等方式對(duì)城建檔案信息進(jìn)行推廣，使可利用城建檔案者擁有高效、便捷的服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)是一個(gè)創(chuàng)新理念，是新形勢(shì)城建檔案工作的必經(jīng)之路。當(dāng)前城建檔案工作的首要任務(wù)，就是要確立全新的服務(wù)理念，強(qiáng)化城建檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，要從傳統(tǒng)的城建檔案管理向城建檔案信息系統(tǒng)管理過渡，改變以往僅限于提供城建檔案原件的低層次的被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。
2.2確定運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)的理念。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，城建檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變，由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展成為必然趨勢(shì)。對(duì)我國(guó)目前的城建檔案工作現(xiàn)狀來講，網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)的興起，既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇，關(guān)鍵在于我們?nèi)绾伟盐諜C(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，在新的社會(huì)環(huán)境中重新定位，做好過渡時(shí)期城建檔案信息利用工作。實(shí)踐證明，沒有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備和手段應(yīng)用于城建檔案信息資源的開發(fā)，就根本談不上科學(xué)合理地利用城建檔案信息資源。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)城建檔案信息，可以極大地提高開發(fā)能力和效率，從而提高城建檔案信息資源的利用率和城建檔案管理部門的服務(wù)水平。3.3確定提供優(yōu)質(zhì)的城建檔案信息的理念。城建檔案信息的好壞直接影響著其服務(wù)的基礎(chǔ)，在新環(huán)境下工作人員應(yīng)該拋棄傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，積極的開發(fā)、大膽的應(yīng)用新的檔案管理方法，搜集有價(jià)值的信息，用優(yōu)質(zhì)的信息資源回饋社會(huì)、服務(wù)社會(huì)。
2.4做好城建檔案管理工作既要分析現(xiàn)有問題也要制定具體解決措施。
在現(xiàn)階段城建檔案管理工作雖然得到了一定程度的重視，但是由于一些體制原因和管理手段的制約，導(dǎo)致城建檔案管理人員流動(dòng)性太低，新鮮血液基本很難輸入。由于管理制度很難在根本上得到改善，在一些城建檔案所，看管疏忽，甚至無人看管的情況非常嚴(yán)重，這就需要國(guó)家制定相關(guān)政策，加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理的投入。
2.5城建檔案管理體制不成熟，城建檔案管理制度需要統(tǒng)一和細(xì)化。
在目前城建檔案管理中，受到城建檔案管理體制的制約，城建檔案管理體制還不成熟，城建檔案管理制度也沒有做到統(tǒng)一和細(xì)化，由此導(dǎo)致了城建檔案管理在具體管理過程中效果不理想，有時(shí)甚至還出現(xiàn)沖突。為此，我們必須對(duì)現(xiàn)行的城建檔案管理體制進(jìn)行改革，必須要建立完善統(tǒng)一和細(xì)化的城建檔案管理制度，保障城建檔案管理的有效進(jìn)行，使城建檔案管理能夠發(fā)揮積極作用，取得預(yù)期的效果。
3結(jié)語
在城市的信息管理中，城建檔案管理有著重要的作用和地位。城建檔案管理電子化發(fā)展是必然的發(fā)展趨勢(shì)。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠提升管理水平，帶來顯著的管理成績(jī)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用到城建檔案管理中又非常大的優(yōu)勢(shì)，比如計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量大、檢索迅速、可靠性好、方便查找資料以及成本低等，通過計(jì)算的這些優(yōu)點(diǎn)可以有效的提高城建檔案管理工作，并且使城建檔案管理工作不斷的規(guī)范化、科學(xué)化。目前，我國(guó)的城建檔案管理工作大多還是人工管理，或者是半人工管理，這無法充分的發(fā)揮出城建檔案信息的功能。因此，在城建檔案管理中要應(yīng)用計(jì)算機(jī)，提升城建檔案現(xiàn)代化的管理水平，從而適應(yīng)現(xiàn)代化的信息處理。
二、城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)的功能
（一）自動(dòng)化管理城建檔案
計(jì)算機(jī)有著高效并且快速信息處理的能力，并且可以快速的輸出、輸入以及貯存信息，并且可以進(jìn)行推理與判斷，所以在信息處理時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)已為一種核心的手段。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠使管理工作自動(dòng)化，可是將城建檔案進(jìn)行分類、分析、提取以及加工處理，從而提升城建檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案信息的使用和開發(fā)。
（二）數(shù)字化管理城建檔案
在城建檔案管理時(shí)，紙質(zhì)的檔案信息在錄入時(shí)非常麻煩，需要浪費(fèi)大量人工以及紙張，并且修改和查閱都非常不方便，保管和維護(hù)工作非常繁瑣。城建檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)，就可以使檔案信息更容易錄入、修改、保存和管理，并且檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速的傳遞，以便于檔案信息的使用。因此，城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，降低檔案管理成本，提升檔案的利用率，信息檔案也不會(huì)發(fā)生磨損和丟失，在使用中可以迅速調(diào)取和傳遞，極大的提升了城建檔案管理的效率。
（三）網(wǎng)絡(luò)化信息檢索
目前，在圖書管理中已經(jīng)廣泛的應(yīng)用信息檢索，并且取得了非常好的效果，獲得了人們的認(rèn)可和支持。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息檢索網(wǎng)絡(luò)化，在檔案信息檢索時(shí)可以使用脫機(jī)檢索，只能網(wǎng)絡(luò)檢索以及聯(lián)機(jī)檢索，這樣可以實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的共享，促進(jìn)城建檔案管理水平的提升。
三、計(jì)算機(jī)在城建檔案管理中的應(yīng)用
在城建檔案中應(yīng)用計(jì)算機(jī)首先要收集整理城建檔案信息，這是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)工作。在收集整理檔案信息過程中，城建檔案管理的工作人員要具有一定的專業(yè)知識(shí)，還要掌握先進(jìn)的技術(shù)，充分的動(dòng)腦思考后再進(jìn)行工作，做好城建檔案信息的收集和整理工作，掌握最及時(shí)的資料，為城建檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。在城建檔案管理中，計(jì)算機(jī)知識(shí)起到了輔助的作用，是輔助工具，但是在管理工作中放在首位的應(yīng)該是城建檔案管理工作的管理者。在收集和整理好及時(shí)的資料以后，在輸入計(jì)算機(jī)中，要保證信息的準(zhǔn)確性，否則使用計(jì)算機(jī)管理城建檔案就失去了意義。然后，要對(duì)城建檔案信息進(jìn)行歸納分類處理。在城建檔案管理人員收集和整理資料中，很難把完整的資料和信息都收集完整，所以要對(duì)收集的信息進(jìn)行篩選、整理、分類以及加工，這樣可以提升城建檔案管理工作的效果。將收集和整理的信息進(jìn)行歸納分類，然后輸入到計(jì)算機(jī)中，就能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案管理電子化。最后，要利用計(jì)算機(jī)來查詢和提取城建檔案信息。城建信息收集、整理、分類然后輸入到計(jì)算機(jī)中就是為了能夠快速的查詢和提取信息，提升檔案信息的利用率。使用計(jì)算機(jī)管理城建檔案能夠提升資源利用率，有效的降低人力、物力以及時(shí)間的浪費(fèi)。可以縮短城建檔案的查閱時(shí)間，及時(shí)的更新檔案信息。在城建檔案管理投入上，只要一次投入就可以，節(jié)約了大量的資金，并且可以多次的產(chǎn)出。通過計(jì)算機(jī)來管理城建檔案，可以拷貝多份信息，從而擴(kuò)大信息的使用和影響，提升了城建檔案管理工作的質(zhì)量。
四、結(jié)語
1.1檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求
檔案人才流動(dòng)性較大，很難培養(yǎng)和留住檔案人才。這一點(diǎn)與檔案管理工作自身的特點(diǎn)息息相關(guān)：一是工作強(qiáng)度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。對(duì)于人員的服務(wù)水平提出了更高的要求。比如，在政府簡(jiǎn)化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門受理檔案驗(yàn)收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，工作量和工作壓力的驟然加大，對(duì)檔案人員的耐性提出了更大的考驗(yàn)。
1.2檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案管理方式提出了更高的要求
（1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導(dǎo)致工作效率和服務(wù)效率普遍較低；（2）即使有些城建檔案管理部門已經(jīng)對(duì)檔案實(shí)施了信息化管理，但檔案實(shí)體的整理和檔案信息化掃描的工作進(jìn)度無法保證即時(shí)完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；（3）相比于一些發(fā)達(dá)國(guó)家，我們的管理理念、管理技術(shù)、管理設(shè)備嚴(yán)重落后。而且各個(gè)城市之間城建檔案管理水平發(fā)展不平衡。這是由兩個(gè)方面原因造成的：一是對(duì)城建檔案重要性認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致重視程度不夠；二是經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平落后導(dǎo)致資金投入力度不足。
1.3檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案利用模式提出了更高的要求
檔案數(shù)量的增加直接導(dǎo)致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對(duì)落后，導(dǎo)致檔案利用需求很難在第一時(shí)間得到滿足，由此導(dǎo)致檔案部門在政府、企事業(yè)單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門自身的發(fā)展。提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的檔案信息，是對(duì)我們城市建設(shè)檔案部門提出的最基本要求，但是當(dāng)前形勢(shì)下，我們有些城建檔案管理部門在這一點(diǎn)上難以做到。
2提高城市建設(shè)檔案管理工作水平的對(duì)策
2.1加強(qiáng)城市建設(shè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)
（1）通過“感情留人、事業(yè)留人以及適當(dāng)?shù)拇隽羧恕保瑥V泛吸納人才，打造一支專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。適當(dāng)提高城建檔案管理人員的待遇。（2）要定期不定期對(duì)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于優(yōu)秀的管理或技術(shù)人才，要給予重點(diǎn)培養(yǎng)。（3）通過績(jī)效考核機(jī)制的建立，對(duì)工作優(yōu)異者給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。以此鼓勵(lì)先進(jìn)、激勵(lì)后進(jìn)。
2.2提高城市建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化水平
（1）對(duì)檔案進(jìn)行全面的核查，在對(duì)竣工檔案資料進(jìn)行移交時(shí)，包括前期準(zhǔn)備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)。（2）檔案信息化工作的基礎(chǔ)是檔案的著錄。由于每個(gè)城市建設(shè)檔案管理單位的條件不同，應(yīng)該研究制定統(tǒng)一的《城建檔案著錄細(xì)則》，以實(shí)現(xiàn)檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。（3）合理組卷，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時(shí)需要重新進(jìn)行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。組卷合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計(jì)算機(jī)管理的利用效率。（4）檔案分類號(hào)以及檔案題名的準(zhǔn)確無誤有助于提高檢索查準(zhǔn)率。對(duì)一些含義不清或模糊的題名要進(jìn)行及時(shí)的處理，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)無法識(shí)別的情況。
2.3提高城市建設(shè)檔案管理工作的信息化水平
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，促進(jìn)了先進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，城市建設(shè)檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化：借助相應(yīng)的軟、硬件平臺(tái)，通過掃描、錄入等方式，實(shí)現(xiàn)檔案的“三態(tài)”同步，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會(huì)已經(jīng)處于一個(gè)信息爆炸的時(shí)期，信息技術(shù)的在各行各業(yè)獲得了巨大的發(fā)展。城建的檔案管理也必須跟上時(shí)展的步伐，將一些已經(jīng)不符合或者陳舊的管理模式加以改進(jìn)和創(chuàng)新，以此更好的為城市建設(shè)提供服務(wù)。將先進(jìn)的信息技術(shù)引入到城建檔案管理上來，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。
2.4通過服務(wù)外包的形式提高城市建設(shè)檔案管理工作水平
由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過政府購買服務(wù)的方式，采取服務(wù)外包的形式，來完成城建檔案的實(shí)體整理、圖片掃描和數(shù)據(jù)錄入工作，也不失為解決當(dāng)前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經(jīng)在相當(dāng)大的范圍內(nèi)取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數(shù)字化和提供利用工作中發(fā)揮了不可估量的作用。
2.5提高社會(huì)的“檔案意識(shí)”和檔案的“社會(huì)意識(shí)”
為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是城市建設(shè)檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，是我們自身的價(jià)值所在。我們必須緊緊圍繞這個(gè)中心，為社會(huì)提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，充分發(fā)揮自身的價(jià)值。我們要注重服務(wù)理念、方式方法的不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)的轉(zhuǎn)變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過“依申請(qǐng)公開”的方式申請(qǐng)利用。二是開展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊(cè)，提供給社會(huì)利用。三是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將信息主動(dòng)給社會(huì)。城建檔案部門一定要充分提高“社會(huì)意識(shí)”，由此提高自身價(jià)值。另外，城建檔案部門還要加強(qiáng)自身的宣傳，通過提供良好的服務(wù)來提升整個(gè)社會(huì)的“城建檔案意識(shí)”。
3結(jié)語
（一）城建檔案認(rèn)識(shí)觀念創(chuàng)新由于歷史的原因，過去一提到檔案，就不自覺地突出了其政治性、神秘性，然而隨著社會(huì)的進(jìn)步，觀念的轉(zhuǎn)變，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不應(yīng)僅局限于時(shí)間活動(dòng)的歷史記錄，還應(yīng)認(rèn)識(shí)到它的文化功能，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的認(rèn)識(shí)不能僅視為重要保密單位，更應(yīng)看作是與人們生活密切相關(guān)的文化事業(yè)單位，因此我們要更新觀念、突破思維瓶頸，把城建檔案當(dāng)作一種文化來經(jīng)營(yíng)，即城建檔案不應(yīng)是一堆冰冷的圖紙，更應(yīng)是一種建筑文化、歷史文化、人文文化的折射。伴隨著城市的發(fā)展，城市建設(shè)、管理的活動(dòng)日益增加、復(fù)雜，為了便于城市管理，有關(guān)部門對(duì)城市建設(shè)和管理中重要的活動(dòng)進(jìn)行了記載，便形成了最初的城建檔案，城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等技術(shù)資料是人們規(guī)劃城市、建設(shè)城市、管理城市的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶。一個(gè)地方的城建檔案就是一個(gè)地方城市發(fā)展歷史的見證和縮影，從中我們可以了解歷史的變遷，社會(huì)、科技的進(jìn)步。
（二）城建檔案管理觀念創(chuàng)新近年來，中國(guó)城市化的發(fā)展令世界為之驚異，看到這個(gè)成就的同時(shí)，是令人遺憾的城市文化遺產(chǎn)的破壞和城市生態(tài)環(huán)境的惡化。城建檔案工作起步相對(duì)較晚，各地城建檔案館大都是上世紀(jì)80年代初建立的，以前的城建檔案大多由于各種原因缺乏完整連貫性，還有一些類別的城建檔案未能進(jìn)館，影響了檔案的利用，各類市政管線分專業(yè)、分塊管理，不同專業(yè)的管線檔案分別由權(quán)屬部門保存，由于不同專業(yè)的管線檔案分別由不同部門管理，而這些部門又存在著利益沖突，一些專業(yè)檔案管理部門不愿意將檔案移交給城建檔案館，造成市政管線檔案入庫率低。隨著城市建設(shè)步伐的加快，城建檔案的種類和數(shù)量在不斷增加，城建檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，管理的內(nèi)容和方式也要不斷更新，伴隨著數(shù)字時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的城建檔案管理受到了嚴(yán)重的沖擊。比如包頭市普遍采用CAD繪圖，但由于缺乏相關(guān)的技術(shù)人員及設(shè)備，電子檔案的法律憑證性問題尚未解決，只能依靠建設(shè)單位以誠信的態(tài)度提供資料，電子檔案和聲像檔案的甄別工作無法保證。
二、城建檔案管理創(chuàng)新
（一）城建檔案收集工作創(chuàng)新檔案作為人類勞動(dòng)創(chuàng)造的一種特殊知識(shí)產(chǎn)品，是人類社會(huì)精神文化與物質(zhì)文化進(jìn)步與發(fā)展的一種重要的智力資源。城建檔案館在每年按規(guī)定正常收檔案之外，應(yīng)主動(dòng)收集或征集一批富有特色和文化底蘊(yùn)的檔案，比如去年包頭市城建檔案館借規(guī)劃會(huì)議東風(fēng)，利用改善、優(yōu)化居住環(huán)境的有力時(shí)機(jī)，擴(kuò)大對(duì)原始風(fēng)貌檔案征集和收集，收集存檔中突出文化特征和地域特色，加強(qiáng)對(duì)名人故居、名勝古跡、風(fēng)土人情，以及具有社會(huì)普遍利用價(jià)值的檔案資料的收藏力度，增強(qiáng)城建檔案文化積累的層面和層次，以滿足知識(shí)時(shí)代社會(huì)對(duì)城建檔案文化信息方面的需求，在館藏檔案的基礎(chǔ)上有的放失、拾遺補(bǔ)漏，收集并建立完整的檔案資料，既豐富了館藏，又可以為政府，社會(huì)民眾做好歷史建筑保護(hù)工作提供良好服務(wù)。通過整理、挖掘、綜合開發(fā)，傳播館藏檔案文化信息，以各種途徑參與城市文化建設(shè)，積極探索城建檔案文化建設(shè)的形式和途徑，不斷擴(kuò)大文化輻射力，提高文化影響力，努力把城建檔案館建設(shè)成為獨(dú)具特色的先進(jìn)文化建設(shè)基地傳播基地。
（二）城建檔案服務(wù)功能創(chuàng)新城建檔案具有一定的文化功能，開拓城建檔案文化價(jià)值，是城建檔案開發(fā)利用后被日益擴(kuò)大的功能之一，這一功能在20世紀(jì)50年代就被許多國(guó)家所認(rèn)可，并且已經(jīng)作為發(fā)揮檔案文化屬性和實(shí)現(xiàn)檔案文化價(jià)值的重要手段。其二是充分發(fā)揮城建檔案的歷史信息作用。城建檔案信息是一種歷史信息，也是一種固定的信息，它是連接歷史與現(xiàn)實(shí)的紐帶。因而，檔案館應(yīng)該通過各種有效的手段，為歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)等研究提供歷史信息，以充分發(fā)揮檔案延續(xù)社會(huì)記憶的功能。城建檔案編研在實(shí)現(xiàn)以上兩個(gè)方面有許多工作可以進(jìn)行，一方面對(duì)館藏檔案做到心中有數(shù)，順應(yīng)社會(huì)各方面的工作需要，根據(jù)新形勢(shì)新要求，用創(chuàng)新思路對(duì)館藏檔案進(jìn)行重新分類的排擋，更大程度地提供人性化服務(wù)，提高檔案的利用率，對(duì)館藏檔案的重新排列組合可以大大提高利用空間，同時(shí)，可以摸清家底，分清檔案的保存價(jià)值，把城建檔案保管工作做大做活。另一方面挖掘館藏檔案的文化底蘊(yùn)的內(nèi)涵，比如，從縱向上，通過研究過去老建筑的圖紙資料，了解建筑師的設(shè)計(jì)理念，做到古為今用，洋為中用，把死檔案變成活檔案。從模式上，通過多種形式創(chuàng)造條件，加強(qiáng)檔案館間的溝通和交流，去年包頭城建檔案館照片征集活動(dòng)就進(jìn)行了很好的嘗試，包頭作為近100多年歷史的西部城市，不少有價(jià)值反映城市建設(shè)的檔案流失嚴(yán)重，老包頭那些歷經(jīng)了漫長(zhǎng)歲月的古街老巷、深宅大院大多已被拆掉或改建，每每想到這些不免讓人惋惜，通過廣泛征集，收集了不少老照片，效果很好。
（三）城建檔案形式創(chuàng)新隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高新技術(shù)的廣泛運(yùn)用，對(duì)檔案信息資源的收集和開發(fā)，除了保持原有的工作模式，還應(yīng)融入技術(shù)的含量，生動(dòng)、形象地表現(xiàn)其文化內(nèi)涵，增強(qiáng)其文化性，觀賞性和休閑性，聲像檔案就是拓寬檔案文化工作的一個(gè)重要方面，在過去幾年里，包頭市城建檔案館在這方面已經(jīng)做了大量富有成效的工作，組織了建館以來的《影像見證60年——包頭市規(guī)劃》攝影展，拍攝了“鹿城奇葩”紀(jì)錄片，檔案與文化唇齒相依，不可分割，在檔案文化建設(shè)中，聲像部門要不斷挖掘潛力，運(yùn)用各種方式和手段，拍攝一些具有歷史教育意義的專題片、照片錄像，舉辦各種圖片征集展覽，出版館藏編研成果等等，通過開發(fā)館藏檔案，形成城建檔案文化的內(nèi)涵。同時(shí)加強(qiáng)與社會(huì)各方面的聯(lián)系，通過參加城市的經(jīng)濟(jì)文化和人文活動(dòng)，提高城建檔案文化生命力，取得雙贏效果。
一、前言
現(xiàn)階段的工程建設(shè)過程中，很多建設(shè)單位都只重視管理工程項(xiàng)目的施工現(xiàn)場(chǎng)，往往忽視工程檔案資料的積累和整理工作。很多建設(shè)工程文件檔案都達(dá)不到規(guī)范，沒有一定的深度和廣度，文件缺損，不夠完備，有時(shí)候文件隨著個(gè)人的流動(dòng)而產(chǎn)生丟失和損壞等情況，給后期的查閱工作帶來了很大的麻煩，一旦工程出現(xiàn)問題，責(zé)任追究工作都無法進(jìn)行，不但給資料查閱者帶來麻煩，也給社會(huì)帶來巨大經(jīng)濟(jì)損失。
二、建設(shè)工程文件檔案資料概述
建設(shè)工程文件檔案由建設(shè)工程文件和檔案組成，建設(shè)工程文件檔案資料的概念可以分為以下三個(gè)方面來講述，第一是建設(shè)工程文件，第二是建設(shè)工程檔案，第三是建設(shè)工程文件檔案資料載體。以下是具體概述：
1.建設(shè)工程文件，又稱工程文件。建設(shè)工程文件的概念： 建設(shè)工程文件是指工程建設(shè)過程中所形成的信息記錄，涵蓋各種形式，具體包括以下五種文件：工程準(zhǔn)備階段產(chǎn)生的文件，施工記錄文件，監(jiān)理文件，工程竣工圖以及工程的竣工驗(yàn)收文件。以下分述這五種文件類型，工程準(zhǔn)備階段文件具體是指在工程建設(shè)正式動(dòng)工之前，在以下階段產(chǎn)生的文件資料：工程立項(xiàng)，工程審批，征地工作，勘察，項(xiàng)目設(shè)計(jì)，工程招投標(biāo)等多個(gè)階段。施工文件是施工單位在工程施工過程中產(chǎn)生的文件。監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等階段監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件。竣工圖是指工程竣工驗(yàn)收后， 真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。竣工驗(yàn)收文件是指建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中產(chǎn)生的文件。
2.建設(shè)工程檔案，又稱工程檔案。建設(shè)工程檔案的概念：是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形成的歷史記錄。
3.建設(shè)工程文件檔案資料載體。載體具體包含四種：第一種是紙質(zhì)載體，是指載體形式的基礎(chǔ)是紙張；第二種是縮微品載體，這種載體形式的基礎(chǔ)是膠片，保存方法是縮微技術(shù)；第三種是光盤載體，該載體形式的基礎(chǔ)是光盤，保存方法是計(jì)算機(jī)技術(shù)。第四種是以磁性記錄材料為基礎(chǔ)，對(duì)工程資料的電子文件、聲音、圖像進(jìn)行存儲(chǔ)的方式。
三、建設(shè)工程文件檔案資料特征
1.分散性和復(fù)雜性。一般的建設(shè)工程周期都比較長(zhǎng)，整個(gè)生產(chǎn)過程中工藝復(fù)雜，所用到的建筑材料種類繁雜，尤其是現(xiàn)在的技術(shù)，更新?lián)Q代極快，建設(shè)工程因此變得相當(dāng)復(fù)雜，層次多，工程階段相互錯(cuò)雜，這也導(dǎo)致了建設(shè)工程文件檔案資料的分散性和復(fù)雜性。
2.繼承性和時(shí)效性。隨著時(shí)代的發(fā)展，建筑技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑企業(yè)管理水平也在不斷提高和發(fā)展，在這一過程中，文件檔案資料具有繼承性和時(shí)效性。繼承性體現(xiàn)在其可以記錄以往施工的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，給后面的施工提供指導(dǎo)；時(shí)效性體現(xiàn)在文件檔案資料的價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減。
3.全面性和真實(shí)性。建設(shè)工程文件檔案資料的全面性體現(xiàn)在對(duì)項(xiàng)目相關(guān)信息完整而全面的反映上，其真實(shí)性體現(xiàn)在資料必須真實(shí)反映工程情況上，真實(shí)性包括要反映項(xiàng)目過程中發(fā)生的事故和存在的隱患。
4隨機(jī)性。建設(shè)工程文件檔案資料的范圍涵蓋了整個(gè)建設(shè)工程的過程，許多資料都是產(chǎn)生于具體的工程事件中，所以，建設(shè)工程文件檔案資料是有很大隨機(jī)性的。
5.多專業(yè)性和綜合性。建設(shè)工程文件檔案資料的存在依賴于不同的專業(yè)對(duì)象，其載體種類也有很多，所以其多專業(yè)性體現(xiàn)在：涉及專業(yè)多樣，包括聲學(xué)、建筑、力學(xué)、市政、電子、公用、消防、保安、美學(xué)等，其綜合性體現(xiàn)在：綜合內(nèi)容包括合同、進(jìn)度、造價(jià)、質(zhì)量、組織協(xié)調(diào)等。
四、建設(shè)工程文件檔案的歸檔層次和歸檔范圍、要求
1.建設(shè)檔案的歸檔層次：第一，向本單位檔案管理部門移交的，包括在建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等工程建設(shè)過程中形成的文件；第二，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的，包括在勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等工程建設(shè)過程中形成的文件；第三，向地方城建檔案管理部門移交的，建設(shè)單位按照現(xiàn)行歸檔整理規(guī)范要求匯總的文件檔案。
2.建設(shè)工程文件歸檔范圍：“關(guān)于做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的通知”中明確指出：“基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料是指在整個(gè)工程建設(shè)過程中形成的應(yīng)該歸檔保存的各種文件材料， 包括從建設(shè)項(xiàng)目的提出到竣工投產(chǎn)、交付使用的全部過程中形成的文字、材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、照片、錄音錄像磁帶等， 它是工程建設(shè)及竣工投產(chǎn)、交付使用的必備材料， 是對(duì)工程項(xiàng)目檢查、維修、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。”第一，與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件；第二，具體歸檔范圍應(yīng)按照國(guó)家頒布的規(guī)范進(jìn)行歸檔管理。
3.建設(shè)工程文件歸檔的要求：第一，建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查各個(gè)單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。第二，移交檔案時(shí)，雙方交接單位應(yīng)編制移交清單，交接時(shí)雙方要簽字、蓋章。第三，取得工程檔案認(rèn)可文件之后，城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件， 最后方可組織工程竣工驗(yàn)收。第四，工程文件檔案應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，各方的工程文件檔案均必須為原件。第五，工程文件檔案資料中的文字材料統(tǒng)一使用A4紙張，竣工圖要求加蓋竣工圖章。第六，工程文件檔案的保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。第七，停建、緩建建設(shè)工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。
五、工程項(xiàng)目檔案資料的管理
工程項(xiàng)目檔案資料管理的基本要求：標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，便于檢索和整理。
1.工程項(xiàng)目檔案資料的搜集
項(xiàng)目建設(shè)階段， 必須建立檔案收搜集程序，避免不必要的損失，建立嚴(yán)格的檔案資料管理制度，在收集資料時(shí)，要注意找準(zhǔn)重點(diǎn)，去除重復(fù)，檢查有無錯(cuò)漏資料頁，保證資料的完整性和真實(shí)性。短期檔案資料應(yīng)在一定時(shí)期內(nèi)重新核定，無繼續(xù)保存價(jià)值的資料在辦理核銷手續(xù)后銷毀。
2.工程項(xiàng)目檔案資料的整理
檔案資料的整理和組卷要遵循工程施工文件的自然形成規(guī)律，同時(shí)要保持案卷內(nèi)各種文件的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和查閱，在管理過程中，已經(jīng)存檔的檔案不可隨意外借，如果需要借閱，一定要按相關(guān)的程序辦理手續(xù)，再進(jìn)行查閱或復(fù)制資料。
從“文件、檔案一體化管理”到“文件、檔案全程管理”
早在20世紀(jì)80年代，文件、檔案一體化管理成為一個(gè)熱點(diǎn)問題，我國(guó)檔案界對(duì)其理論必要性和實(shí)踐模式都展開了研究。基于我國(guó)對(duì)文件和檔案概念的特定理解，文件歸檔后進(jìn)入檔案室就被冠以“檔案”的稱謂，因而我國(guó)大多把文件、檔案一體化管理理解為機(jī)關(guān)內(nèi)文書與檔案工作的一體化，實(shí)現(xiàn)方式也主要局限在機(jī)關(guān)內(nèi)部。筆者認(rèn)為這種理解建立在狹義文件觀之上，只看到了機(jī)關(guān)內(nèi)文書工作與檔案室工作的聯(lián)系，卻沒有從整體上把握機(jī)關(guān)文書工作、檔案室工作與檔案館工作的有機(jī)聯(lián)系，不夠全面和科學(xué)。2002年，筆者依據(jù)國(guó)內(nèi)外對(duì)文件、檔案一體化管理的已有認(rèn)識(shí)，以廣義文件觀為基礎(chǔ)，提出“文件、檔案一體化管理”的科學(xué)含義是一以文件生命周期理論為指導(dǎo)，借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文書工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件直至館藏檔案管理的高效和優(yōu)化。
時(shí)至今日，國(guó)內(nèi)外文件、檔案管理的實(shí)踐發(fā)展更加深入，電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用豐富了理論研究的內(nèi)容，也推動(dòng)了檔案學(xué)理論的革新和完善。前端控制、全程管理等新理念逐步引入文件、檔案管理實(shí)踐之中，發(fā)展成為檔案學(xué)理論的新內(nèi)容。本著與時(shí)俱進(jìn)的指導(dǎo)思想，筆者認(rèn)為在概念提法上適宜將“文件、檔案一體化管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔募n案全程管理”。這種提法并非追求名稱上的時(shí)髦，而是更能準(zhǔn)確、全面地表達(dá)文件、檔案一體化管理的科學(xué)含義，也能更好地適應(yīng)電子文件管理的現(xiàn)實(shí)狀況和需求。
2008年7月，筆者赴馬來西亞參加了主題為“檔案、治理與發(fā)展：繪制未來社會(huì)的藍(lán)圖”的第16屆國(guó)際檔案大會(huì)。根據(jù)筆者理解，大會(huì)展示了21世紀(jì)全球檔案專業(yè)發(fā)展的新思維――平面延伸與立體交融的兼顧統(tǒng)一。因?yàn)椤皺n案、治理與發(fā)展”分別與“專業(yè)、行政與社會(huì)”相對(duì)應(yīng)，表明檔案專業(yè)觸及范圍已經(jīng)平面延伸，拓展空間面臨立體交融。一方面，信息時(shí)代檔案實(shí)踐領(lǐng)域明顯跨越了檔案館室的界限，向前延伸到文件生成和管理階段。電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用更加凸顯了延伸的必要性。目前，檔案專業(yè)觸及范圍向文件管理的平面延伸已沒有疑義，并得到國(guó)際檔案界的大力提倡。另一方面，文件和檔案作為社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，既是行政管理的工具，又是歷史文化傳承的手段。當(dāng)前，社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化的迅捷發(fā)展為檔案專業(yè)提供了更廣闊的拓展空間，也制造了更復(fù)雜的生存環(huán)境。檔案專業(yè)在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的社會(huì)環(huán)境中正在或需要拓展，向行政、業(yè)務(wù)領(lǐng)域拓展是其中之一，向社會(huì)服務(wù)拓展也是其中之一。這些拓展都是相對(duì)復(fù)雜的立體交融，表現(xiàn)出“你中有我、我中有你”的錯(cuò)綜聯(lián)系。筆者之所以論及1 6大的主題特點(diǎn)，目的是簡(jiǎn)單介紹當(dāng)前國(guó)際檔案界的最新態(tài)勢(shì)，表明文件、檔案全程管理已經(jīng)成為國(guó)際檔案界普遍接受的理念或理論觀點(diǎn)。這也正是筆者提出用“文件、檔案全程管理”代替“文件、檔案一體化管理”提法的理由之一。
文件、檔案全程管理的理論依據(jù)
在探討文件、檔案全程管理的理論依據(jù)之前，筆者認(rèn)為有必要揭示其基本含義。基于我國(guó)對(duì)文件、檔案概念的現(xiàn)實(shí)理解，文件多指現(xiàn)行文件，檔案則包含室藏檔案和館藏檔案。文件、檔案全程管理的含義簡(jiǎn)單說來就是對(duì)現(xiàn)行文件、室藏檔案和館藏檔案整個(gè)過程的全面控制和科學(xué)管理。全程管理與傳統(tǒng)一體化管理的最大不同，就在于涉及范圍更加廣泛。過去，我國(guó)普遍將歸檔視為文書工作與檔案工作的界限，因此傳統(tǒng)一體化管理往往是指機(jī)關(guān)內(nèi)部文書處理與檔案室工作的結(jié)合，很少涉及檔案館的參與。文件、檔案全程管理則要求在文件從產(chǎn)生到進(jìn)館的運(yùn)動(dòng)過程中，既加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部文書工作與檔案室工作的一體化，也注重檔案室與檔案館的業(yè)務(wù)銜接，使現(xiàn)行文件到館藏檔案的全過程都得到有效控制。換言之，全程管理包括機(jī)關(guān)文書處理、檔案室工作和檔案館工作的有機(jī)銜接和結(jié)合。
筆者認(rèn)為，文件、檔案全程管理的理論依據(jù)是檔案學(xué)的一大支柱理論一文件生命周期理論。乍聽之下，似乎有些老調(diào)重彈。但深入推敲，文件生命周期理論因?yàn)槭菍?duì)文件、檔案客觀運(yùn)動(dòng)過程和規(guī)律的科學(xué)歸納，其基本內(nèi)容經(jīng)歷時(shí)代的變化和挑戰(zhàn)依然具有生命力。我國(guó)檔案界對(duì)文件生命周期理論較為熟悉，研究評(píng)價(jià)也頗多。筆者無意泛泛介紹該理論的內(nèi)容，只是在簡(jiǎn)要?dú)w納其基本點(diǎn)和應(yīng)用價(jià)值的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)分析它對(duì)文件、檔案全程管理的理論支撐。
筆者對(duì)文件生命周期理論做過系統(tǒng)研究，將其基本內(nèi)容歸納為三點(diǎn)一一文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)過程；文件的整體運(yùn)動(dòng)過程由于文件價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干階段一不同階段的文件與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間存在內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系④。需要指明的是，文件生命周期理論的立足基點(diǎn)“文件”是個(gè)廣義概念，是現(xiàn)行文件、室藏檔案和館藏檔案的總稱。對(duì)應(yīng)我國(guó)的現(xiàn)實(shí)情況。文件生命周期理論的基本內(nèi)容是，從現(xiàn)行文件生成到最終進(jìn)館是一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)過程，這一過程因?yàn)槲募r(jià)值形態(tài)的規(guī)律性變化可分為現(xiàn)行文件、室藏檔案、館藏檔案若干階段，它們具有不同特點(diǎn)，各有特定的服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式。
筆者曾將文件生命周期理論的理論意義和實(shí)踐價(jià)值歸結(jié)為三點(diǎn)――為文件的全過程管理奠定理論基礎(chǔ)。為文件的分階段管理提供實(shí)踐指導(dǎo)原則，為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理并對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論依據(jù)。盡管文件生命周期理論源起西方，但它是對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過程和規(guī)律的客觀揭示和科學(xué)抽象。其基本內(nèi)容具有普適性。結(jié)合我國(guó)的現(xiàn)實(shí)，文件生命周期理論為從現(xiàn)行文件到檔案的全程控制提供了科學(xué)的指導(dǎo)思想，也為現(xiàn)行文件、室藏檔案、館藏檔案的針對(duì)性管理奠定了科學(xué)基礎(chǔ)，還為檔案館室人員參與文書工作提供了科學(xué)依據(jù)。
文件生命周期理論是文件、檔案全程管理的理論基礎(chǔ)。從現(xiàn)行文件產(chǎn)生到轉(zhuǎn)化為室藏檔案、館藏檔案是一個(gè)連續(xù)發(fā)展的完整運(yùn)動(dòng)過程，這一整體過程盡管因文件價(jià)值形態(tài)的變化表現(xiàn)出明顯的階段性特征，但各階段之間緊密聯(lián)系。我們必須尊重這種內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)文件、檔案的完整運(yùn)動(dòng)過程實(shí)施全面管理和宏觀監(jiān)控，這樣才能使現(xiàn)行文件、室藏檔案，館藏檔案都得到有效控制。
文件生命周期理論還是檔案館室對(duì)
現(xiàn)行文件進(jìn)行前端控制的理論依據(jù)。文件生命周期理論表明，從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的運(yùn)動(dòng)過程。它要求必須把從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案的管理看成是一個(gè)系統(tǒng)工程，采取統(tǒng)一的工作制度、程序和方法來控制各有特點(diǎn)卻始終相互關(guān)聯(lián)和前后銜接的整體過程。換言之，不能再將現(xiàn)行文件管理與室藏，館藏檔案管理視為各自獨(dú)立、互不關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)使它們從行政體制、組織制度、管理方式到工作程序都實(shí)現(xiàn)真正的交融和統(tǒng)一。只有這樣，才能有效實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案的全程管理。文件生命周期理論還表明，現(xiàn)行文件的管理質(zhì)量直接決定著室藏、館藏檔案管理的成敗。它要求檔案館室及其人員必須積極進(jìn)行現(xiàn)行文件的前端控制。從而確保室藏、館藏檔案的管理質(zhì)量，避免重復(fù)勞動(dòng)。前端控制思想對(duì)于當(dāng)前的電子文件管理具有特別重要的意義，它不僅是確保電子文件真實(shí)可靠、完整歸檔、安全利用和長(zhǎng)期可讀的有效策略，也是電子文件管理系統(tǒng)優(yōu)化管理功能、提高管理效率的有效措施。
文件，檔案全程管理的國(guó)外經(jīng)驗(yàn)
文件、檔案全程管理并非停留在理論層面的概念或設(shè)想，而是已經(jīng)付諸實(shí)踐。不同國(guó)家都立足國(guó)情，實(shí)施富有本國(guó)特色的文件、檔案全程管理。應(yīng)當(dāng)說，歐美發(fā)達(dá)國(guó)家積累了文件、檔案全程管理的一定經(jīng)驗(yàn)，可供我國(guó)借鑒。限于篇幅，筆者擬選擇最富典型性的美國(guó)，在分析其文件、檔案全程管理歷史溯源的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)介紹其文件、檔案全程管理的領(lǐng)導(dǎo)體制和組織機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，供國(guó)內(nèi)同行參考和思考。
需要指明的是，美國(guó)對(duì)文件、檔案概念的理解與我國(guó)不盡相同。文件通常在進(jìn)館后才被冠以“檔案”的稱謂，因此其文件、檔案全程管理指的是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和館藏檔案的全面控制和管理。在美國(guó)。半現(xiàn)行文件通常在文件中心里保管，從文件運(yùn)動(dòng)階段來看，它與我國(guó)的室藏檔案大致相同。
美國(guó)是世界上開創(chuàng)文件、檔案全程管理的國(guó)家，因?yàn)樗钤缑壬宋募芾硭枷耄怪仙秊橐环N專門管理活動(dòng)，并成為檔案實(shí)踐和檔案學(xué)研究的組成部分。美國(guó)之所以出現(xiàn)文件管理，主要是迫于文件數(shù)量急劇膨脹的現(xiàn)實(shí)。1934年成立的國(guó)家檔案館一開始就面臨文件數(shù)量劇增的巨大壓力，幾乎達(dá)到難以承受的地步。這迫使美國(guó)檔案界思考緩解檔案館壓力的措施，由此萌發(fā)了文件管理思想。即要求對(duì)館藏檔案的源頭――機(jī)關(guān)產(chǎn)生的現(xiàn)行文件進(jìn)行有效管理和控制。1941年，國(guó)家檔案館率先設(shè)立“文件管理項(xiàng)目”，用以監(jiān)督指導(dǎo)各政府機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件的立卷、歸檔和移交工作。1946年，聯(lián)邦政府頒布9784號(hào)行政命令規(guī)定所有政府機(jī)關(guān)必須實(shí)施文件管理項(xiàng)目，由國(guó)家檔案館行使指導(dǎo)文件管理的職權(quán)。到1950年，文件管理由于《聯(lián)邦文件管理法》的頒布而成為具有法律保障的專門管理活動(dòng)。從此，美國(guó)開啟了文件、檔案全程管理的新紀(jì)元。
計(jì)算機(jī)信息技術(shù)下的城建檔案管理工作是具有一定的復(fù)雜性和技術(shù)性的，需要高素質(zhì)、綜合型的管理人才。因此，在城建檔案管理中，對(duì)于從事城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、技能水平都有很高的要求，需要管理人員具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度、責(zé)任心和使命感，還需要有檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。
二、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用
1．促進(jìn)了城建檔案管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展
在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)行下，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)可以對(duì)城建檔案的所有資源和數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合統(tǒng)一，能夠涉及城建檔案資源管理的總的全部的范疇。更為關(guān)鍵的是，使用先進(jìn)的城建檔案管理系統(tǒng)軟件，可以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)兩者的有機(jī)聯(lián)系，在系統(tǒng)集成作用下確保了資源數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。因此，從這一層面上講，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用可以充分地實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展。
2．提高了城建檔案管理工作的精細(xì)化程度
計(jì)算機(jī)信試析計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理中的實(shí)施要點(diǎn)文/呂艷萍息技術(shù)是社會(huì)發(fā)展的先進(jìn)技術(shù)，主要的工作形式是按照電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)進(jìn)行的。因此，它在城建檔案管理中的應(yīng)用是在電子技術(shù)的支持下，把檔案資源按照電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行合理分類保存。
3．?dāng)U大了城建檔案的資源開發(fā)范圍
傳統(tǒng)的城建檔案管理資源的開發(fā)，主要范疇是在已有的圖文資料和比較容易獲得的小范圍資源的基礎(chǔ)上開展的，這主要是因?yàn)樵谫Y源的存儲(chǔ)以及傳輸技術(shù)上存在不足。在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的條件下，可以構(gòu)建出一套強(qiáng)大的城建檔案信息管理系統(tǒng)，不論是在時(shí)間上還是空間上，城建檔案管理都會(huì)有較大的突破，而且還可以提高城建檔案的服務(wù)質(zhì)量以及其所發(fā)揮的效用。
三、城建檔案管理的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)條件
1．設(shè)備的配置方面
實(shí)行計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，就必須要有完善的相關(guān)設(shè)備的配置。在整個(gè)系統(tǒng)中，最基礎(chǔ)的配置設(shè)施就是軟件、硬件系統(tǒng)，它是城建檔案信息化管理不可缺失的基本構(gòu)成要素。軟件方面主要包括數(shù)據(jù)管理、編制排版、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密以及系統(tǒng)的維護(hù)等功能，而且一定要能夠涵蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定以及統(tǒng)計(jì)等部分；軟件系統(tǒng)要有一定的實(shí)用性、通用性和可擴(kuò)展性；在硬件方面主要有計(jì)算機(jī)和必要的網(wǎng)絡(luò)周邊設(shè)備、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等部分。這樣可以充分地滿足網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化模式的城建檔案管理服務(wù)的日常需要。
2．電子化檔案建設(shè)方面
（一）館藏城市建設(shè)檔案數(shù)字化。
在城市建設(shè)檔案工作中利用數(shù)字化管理，主要是通過對(duì)多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行融合和利用，協(xié)調(diào)處理傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的檔案資料，將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，從而使所有館藏的城市建設(shè)檔案信息都用數(shù)字化的形式來存儲(chǔ)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用具備明顯的實(shí)效性，工作效率大大提升，這是城市建設(shè)檔案館實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化最核心的基本點(diǎn)。
（二）城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化。
城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理不僅涵蓋了一切傳統(tǒng)檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動(dòng)化、檔案資料安全存儲(chǔ)以及計(jì)算機(jī)輔助管理檔案業(yè)務(wù)工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、檔案自動(dòng)化標(biāo)引、安全保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設(shè)檔案工作有效利用數(shù)字化管理的另一個(gè)基本點(diǎn)。
（三）檔案資源的利用共享化。
當(dāng)下，城市建設(shè)的步伐越來越快，各種城市建設(shè)檔案資料依然以紙質(zhì)文字的形式存在于城市建設(shè)檔案的信息空間當(dāng)中。為改變這一傳統(tǒng)的方式，以實(shí)現(xiàn)資源共享，數(shù)字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設(shè)檔案館充分利用信息網(wǎng)絡(luò)，直接將資料信息傳遞給每一個(gè)用戶，從而實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案資源的利用共享化，完成城市建設(shè)檔案為社會(huì)服務(wù)的根本目的。
二、實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的組織保障
（一）建立集中的城市建設(shè)檔案管理模式。
我國(guó)檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設(shè)檔案管理也一樣。城市建設(shè)檔案的分散管理模式具體是指檔案館內(nèi)各個(gè)不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設(shè)檔案館對(duì)檔案實(shí)行集中管理，具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，對(duì)館內(nèi)的所有城市建設(shè)檔案進(jìn)行集中管理或相對(duì)集中管理。另一方面，統(tǒng)一建立城市建設(shè)檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設(shè)檔案集中管理模式的優(yōu)勢(shì)在于：對(duì)檔案管理進(jìn)行整體規(guī)劃，避免在對(duì)新型檔案或跨類別檔案的管理上出現(xiàn)交叉、空白，能促進(jìn)統(tǒng)一檔案發(fā)展規(guī)劃的形成，同時(shí)對(duì)城市建設(shè)檔案的利用和安全也更有利。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理不僅涵蓋了館內(nèi)所有的檔案類別，還需要數(shù)字信息技術(shù)的支持，更離不開其他專業(yè)部門的配合——它不是一個(gè)專業(yè)、一個(gè)部門就能獨(dú)立完成的。在集中管理模式下，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理能得到更有效、更全面的組織和實(shí)施，且能構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源利用平臺(tái)，以順利開展城市建設(shè)檔案服務(wù)工作。
（二）檔案館領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，并提供支持。
城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)涉及到各方面的工作，不管是部門協(xié)調(diào)、人員組織，還是業(yè)務(wù)推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數(shù)字化管理，得到領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視和支持是最重要的前提。從實(shí)踐結(jié)果來看，我國(guó)大多數(shù)檔案館的數(shù)字化管理進(jìn)程較慢的主要原因是得不到必要的技術(shù)支持、資金支持等。因此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極將城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理提上工作日程，如針對(duì)檔案工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數(shù)量的短期外協(xié)工，專門協(xié)助檔案館工作人員完成數(shù)字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理按期順利實(shí)現(xiàn)。
（三）建立健全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的組織網(wǎng)絡(luò)。
