時(shí)間：2024-04-21 14:39:02
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案安全管理的重要性，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
前言
房屋權(quán)屬檔案是進(jìn)行房屋權(quán)屬認(rèn)證的重要憑證，其有效的記錄了房屋權(quán)屬的相關(guān)資料。在社會(huì)不斷發(fā)展的狀況下，房屋權(quán)屬檔案的數(shù)量在逐漸的增多，并對(duì)相關(guān)的房屋權(quán)屬糾紛起到了非常關(guān)鍵的影響作用。而要充分的發(fā)揮房屋權(quán)屬檔案的管理作用，就必須強(qiáng)調(diào)房產(chǎn)交易核檔的重要性，并采取相應(yīng)的措施加強(qiáng)房屋檔案管理工作的進(jìn)行。
一、房產(chǎn)交易核檔
房屋權(quán)屬檔案是指房地產(chǎn)行政主管部門在進(jìn)行權(quán)屬登記、調(diào)查、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等管理工作中所直接形成的作為重要依據(jù)的文字、圖表、聲像等資料。它是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄，和房屋權(quán)屬證書都是法律認(rèn)可的有效證明，具有專業(yè)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、價(jià)值性、完整性、法律性的特點(diǎn)。隨著房地產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，房屋權(quán)屬檔案數(shù)量逐步增多，利用也更加頻繁，房屋權(quán)屬糾紛，“房姐房叔”問(wèn)題突出，這些都對(duì)房地產(chǎn)交易中房屋權(quán)屬登記檔案的信息準(zhǔn)確性提出了更高的要求，所以為了保證權(quán)屬信息的記錄的專業(yè)性、完整性、準(zhǔn)確性等就必須在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)并且進(jìn)行核檔，不斷提高房屋權(quán)屬檔案質(zhì)量管理的水平。
二、房產(chǎn)交易核檔在房屋權(quán)屬檔案管理中的重要性
（1）、為房產(chǎn)交易服務(wù)提供保證
房產(chǎn)交易核檔還可以為房產(chǎn)交易服務(wù)提供保證。城鎮(zhèn)化的發(fā)展必然帶動(dòng)城市房產(chǎn)交易量的上升，一般情況下是根據(jù)房屋權(quán)屬證書進(jìn)行交易的。但是市場(chǎng)上出現(xiàn)了房屋因拆遷被凍結(jié)、房屋所有人的房產(chǎn)被司法機(jī)關(guān)查封、不法分子涂改或偽造房產(chǎn)權(quán)屬證書從事欺詐活動(dòng)等情況，這樣一來(lái)買房者根據(jù)房屋權(quán)屬證書進(jìn)行交易就會(huì)帶有一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。所以，為防止不必要的風(fēng)險(xiǎn)，為政府和國(guó)家避免損失，很有必要進(jìn)行房產(chǎn)交易核檔，以確保交易在信息核對(duì)無(wú)誤條件下進(jìn)行。
（2）、有利于權(quán)屬證書當(dāng)前狀態(tài)的核實(shí)
在與房地產(chǎn)公司房屋交易成功之后，房屋權(quán)屬人就自然有了對(duì)房屋的處置權(quán)。但是一般情況下會(huì)存在房屋交易進(jìn)行的時(shí)候，沒(méi)有做好相應(yīng)的查封、抵押或限制登記的工作，在這種情況下也就常常會(huì)發(fā)生交易雙方不正常的談判工作，而此時(shí)的房屋可能處于相應(yīng)的限制狀態(tài)。針對(duì)這種情況，采用房產(chǎn)交易核檔，就能夠有效的幫助交易雙方進(jìn)行合理的交易，保障雙方的利益，最終確定交易是否能夠進(jìn)行。
（3）、為決群眾糾紛、查處腐敗分子提供依據(jù)
隨著城市建設(shè)的不斷擴(kuò)大，房產(chǎn)交易量不斷上升，建立在各種虛假信息的房產(chǎn)權(quán)屬證書上的交易也逐漸增多，嚴(yán)重危害房屋權(quán)屬檔案管理工作的順利開(kāi)展，影響房地產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。這些不良現(xiàn)象出現(xiàn)的根源之一就是房產(chǎn)交易檔案的信息缺失。房產(chǎn)交易核檔可以核實(shí)證書的真實(shí)性，防治和打擊社會(huì)上的以真實(shí)信息克隆的虛假信息、完全虛假信息、巧借他人信息等手段制造的房屋權(quán)屬證書，為相關(guān)人士、相關(guān)單位提權(quán)歸屬、房產(chǎn)價(jià)格、房產(chǎn)變更、房產(chǎn)來(lái)源、房產(chǎn)面積等具有法律效率的基礎(chǔ)信息內(nèi)容。
（4）、有利于核實(shí)房屋產(chǎn)權(quán)的來(lái)源和相關(guān)數(shù)據(jù)
房屋在進(jìn)行交易時(shí)，先要明確房屋的來(lái)源，是買賣所得，繼承所得，還是他人贈(zèng)與等。只有對(duì)房屋的來(lái)源進(jìn)行了有效的明確，才能夠計(jì)算出相應(yīng)的繳費(fèi)金額，因?yàn)椴煌瑏?lái)源的房屋在交易中所繳納的費(fèi)用是完全不同的。比如，一座房子是房改房所得，那么就相應(yīng)的要收取土地出讓金。因此，有了房產(chǎn)交易核檔這一環(huán)節(jié)，就能夠保證房改房情況下土地出讓金的及時(shí)收取，為國(guó)家減少不必要的損失。
三、加強(qiáng)房屋檔案管理的相關(guān)措施
（1）、制定房屋權(quán)屬檔案管理規(guī)范
目前，對(duì)房屋權(quán)屬檔案工作進(jìn)行管理時(shí)，具體可參照的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不是很多，這導(dǎo)致同系統(tǒng)之間容易出現(xiàn)管理問(wèn)題。因此，在實(shí)際的工作中，我們要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，對(duì)管理工作進(jìn)行研究；同時(shí)，要保證相關(guān)的行政部門做好協(xié)調(diào)工作，保證檔案管理辦法的盡快制定和實(shí)施，要保證相關(guān)的政策法規(guī)可操作性較強(qiáng)。進(jìn)行規(guī)范的制定時(shí)，對(duì)每項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體的保管期限、文件材料、歸檔范圍等的相關(guān)制度要進(jìn)行確定，這樣能為工作人員的工作提供便利。
（2）、持續(xù)的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
房屋權(quán)屬檔案管理人員的綜合素質(zhì)，直接的影響到房屋檔案管理的質(zhì)量，是保證房屋檔案管理工作有效開(kāi)展的關(guān)鍵因素。因此，在今后的工作中一定要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極的組織相關(guān)人員進(jìn)行日常的培訓(xùn)工作，從而不斷的提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，在相關(guān)制度的制定上，要相應(yīng)的制定責(zé)任追究制度，通過(guò)對(duì)事件負(fù)責(zé)人的追究，采用比較合理的處理方式，避免差錯(cuò)的再次出現(xiàn)。
（3）、具體的明確房屋權(quán)屬檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
在進(jìn)行房屋權(quán)屬檔案管理的工作中，要充分的做好檔案每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，包括檔案的形成、整理和利用等相關(guān)的環(huán)節(jié)，以保證檔案管理工作的有章可循。同時(shí)，在制定檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上，要求進(jìn)行檔案收集的規(guī)范性，科學(xué)的確定檔案組件的分類標(biāo)準(zhǔn)，并相應(yīng)的規(guī)定個(gè)人按照國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料的填寫。只有這樣，才能夠充分的保障房屋權(quán)屬檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)房屋權(quán)屬檔案管理工作的順利開(kāi)展。
（4）、完善房屋權(quán)屬檔案管理專用軟件
根據(jù)檔案管理相關(guān)要求，按照房屋權(quán)屬檔案管理工作的需要，研發(fā)出合適的檔案管理專用軟件應(yīng)用于房屋權(quán)屬檔案管理工作需求中，已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)工作中較為迫切的一項(xiàng)工作。房屋權(quán)屬檔案管理專用軟件，必須實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)同一卷檔案中所包含的檔案材料的統(tǒng)一，并且根據(jù)檔案中任一信息記錄可找到該案卷，查看到該卷全部的業(yè)務(wù)過(guò)程，達(dá)到檔案管理專用軟件中的數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全吻合、統(tǒng)一。房屋權(quán)屬檔案管理專用軟件，可以實(shí)現(xiàn)房屋權(quán)屬檔案的多方位快速檢索，為利用者快速查詢到所需信息，提高工作效率，減少查詢時(shí)間。
[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)時(shí)代；檔案信息；采集；安全管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.099
[中D分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-0-02
隨著我國(guó)信息化的發(fā)展，檔案信息的管理工作對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴性也逐漸增加，網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性也威脅著檔案信息的安全性。但是，現(xiàn)在很多部門和組織對(duì)檔案信息采集與安全管理的認(rèn)識(shí)度不足，不能認(rèn)識(shí)到安全性對(duì)檔案信息的重要性，過(guò)于重視對(duì)檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)，忽視了檔案管理的安全性，這導(dǎo)致許多網(wǎng)上違規(guī)行為的產(chǎn)生。檔案管理人員缺乏檔案的安全意識(shí)，也導(dǎo)致許多安全隱患的出現(xiàn)。
1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息采集與安全管理現(xiàn)狀
1.1 部分部門檔案信息采集與安全管理的方式落后
當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，使檔案信息采集工作網(wǎng)絡(luò)化越來(lái)越廣泛，同時(shí)也使檔案信息采集與安全管理的工作產(chǎn)生了較大的壓力。但是，當(dāng)前我國(guó)還沒(méi)有健全的檔案信息采集方法和系統(tǒng)，沒(méi)有有效、全面的管理措施，在限制自身發(fā)展的同時(shí)，影響了檔案信息采集的標(biāo)準(zhǔn)程度和信息采集工作的順利進(jìn)行。
1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在當(dāng)前社會(huì)得到了廣泛應(yīng)用，但是在檔案管理方面，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還不夠充分，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息采集與安全管理方面的作用，沒(méi)有得到充分發(fā)揮。隨著檔案信息采集與安全管理工作的增加，時(shí)常發(fā)生一些檔案信息采集的不準(zhǔn)確，對(duì)檔案信息采集的工作產(chǎn)生了消極影響。
1.3 進(jìn)行檔案信息采集的工作人員計(jì)算機(jī)技能不足
檔案信息采集工作的高效、有序進(jìn)行，需要檔案信息采集工作人員有較高的計(jì)算機(jī)技能，而當(dāng)前部分區(qū)域檔案信息采集工作人員所掌握的計(jì)算機(jī)技能較低，過(guò)于重視檔案信息的管理工作，忽視了檔案信息采集的重要性，忽視了對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在工作中的重要作用，因此，檔案信息采集工作的效率低且質(zhì)量低。檔案信息采集與安全管理工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，并沒(méi)有想象中那么容易，這項(xiàng)工作要求工作人員不僅要掌握專業(yè)知識(shí)，還要有熟練的計(jì)算機(jī)技能，且工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案信息采集與安全管理的工作。
1.4 檔案管理方面的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施與軟件開(kāi)發(fā)程度不足
在我國(guó)，檔案信息采集與安全管理工作中使用的計(jì)算機(jī)多存在老化的現(xiàn)象。關(guān)于檔案管理的軟件開(kāi)發(fā)力度不大，大多數(shù)軟件都是進(jìn)口而來(lái)，且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中漏洞頗多，很容易造成檔案信息的外泄和損壞。當(dāng)前檔案信息管理的安全防范等級(jí)不高，在操作過(guò)程中存在著安全隱患。
1.5 沒(méi)有完善的檔案信息采集與安全管理的規(guī)章制度
任何一項(xiàng)工作的順利、有序進(jìn)行都需要制度的約束。檔案管理這項(xiàng)工作并不單純，還夾雜著政治和經(jīng)濟(jì)性質(zhì)，檔案信息的采集與安全管理工作不僅需要工作人員自身進(jìn)行努力，還需要政府或者其他經(jīng)濟(jì)組織的支持。檔案信息的管理不僅需要規(guī)章制度的嚴(yán)格要求，檔案信息在采集和錄入的過(guò)程中也需要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，以此來(lái)保障檔案管理工作的合理、有序。
2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息采集與安全管理工作的重要性
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)數(shù)字化社會(huì)，隨著網(wǎng)絡(luò)化的日新月異，只有促進(jìn)當(dāng)前檔案信息采集與安全管理的信息化，才能使檔案信息的采集與管理工作更加跟緊時(shí)代的步伐。檔案管理的信息化能夠保障檔案信息資料的完整性，使檔案信息采集的收集、整理更加便捷，且準(zhǔn)確率較高。與時(shí)展不相符的都會(huì)被時(shí)代所拋棄。在當(dāng)今的數(shù)字化時(shí)代，計(jì)算機(jī)得到廣泛應(yīng)用，檔案信息的數(shù)字化文件也越來(lái)越多，學(xué)校中的學(xué)生檔案資料、醫(yī)院中的患者信息資料等都對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化提出了要求。檔案信息的數(shù)字化管理，可以減小檔案管理的難度，提高管理效率。檔案的收集和管理是檔案工作人員的主要工作內(nèi)容，做好檔案工作首先要做好這兩項(xiàng)內(nèi)容。但是當(dāng)前的檔案管理工作的普遍問(wèn)題是，檔案管理工作人員對(duì)檔案的安全意識(shí)不高，在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理的重要性得不到切實(shí)的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的保管沒(méi)有做到整齊分類和定期保養(yǎng)，在檔案發(fā)揮使用價(jià)值時(shí)，過(guò)多無(wú)價(jià)值的信息或者保存不完善的情況時(shí)有發(fā)生。
只有加大對(duì)檔案管理的工作強(qiáng)度和重視力度，才能使檔案在使用時(shí)能夠迅速發(fā)揮作用。檔案保存的目的不是束之高閣，而是對(duì)資料內(nèi)容的價(jià)值維護(hù)，因此，保證檔案資料的完整性和安全性關(guān)系到檔案資料的價(jià)值體現(xiàn)。
3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代加強(qiáng)檔案信息采集與安全管理的策略
3.1 促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理實(shí)際工作的廣泛應(yīng)用
充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息采集與安全管理方面的積極作用，建立健全檔案信息采集系統(tǒng)以及硬件平臺(tái)，落實(shí)檔案信息采集錄入的系統(tǒng)化管理，在檔案信息管理的實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理。
3.2 提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技能
檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)信息化，要求檔案管理工作人員要掌握熟練的檔案管理專業(yè)知識(shí)、具備熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，因此，提高工作人員的素質(zhì)是非常重要的環(huán)節(jié)。定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，為工作人員提供信息化檔案信息采集與安全管理的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高工作人員的檔案管理理論知識(shí)和實(shí)踐能力，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息采集與安全管理方面的講座和討論會(huì)議，提高工作人員對(duì)檔案安全管理重要性的認(rèn)識(shí)，也提高工作人員的自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷升華自我。
3.3 完善檔案信息管理方面的硬件與軟件設(shè)施
對(duì)檔案信息管理的老化設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，后勤部門要做好相關(guān)的購(gòu)置工作，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等，先進(jìn)的設(shè)備對(duì)提高檔案信息采集的效率具有重要的作用。還要做好檔案信息管理的軟件開(kāi)發(fā)工作、建立科學(xué)合理的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各種硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行定期維修和保養(yǎng)，完善各種管理數(shù)據(jù)的錄入和管理，使檔案信息的管理工作更加高效、優(yōu)質(zhì)，保障檔案信息管理的安全性和完整性。
3.4 建立健全相關(guān)的檔案信息采集與安全管理制度
建立健全檔案信息采集與安全管理方面的規(guī)章制度，通過(guò)內(nèi)部努力與外部支持，認(rèn)真嚴(yán)格履行規(guī)章制度所規(guī)定的檔案信息采集與安全管理操作規(guī)則，工作人員要樹立良好的工作態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待檔案信息管理的工作，在工作過(guò)程中重視檔案信息的安全性，防止信息泄露。
3.5 提高網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息采集與安全管理的安全防范技術(shù)
加強(qiáng)對(duì)檔案信息電子檔案的管理，對(duì)重要文件進(jìn)行加密儲(chǔ)存和管理，加大對(duì)檔案管理信息化的資金投入，提高檔案信息管理軟件的安全性，提高技術(shù)水平，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全測(cè)評(píng)，及時(shí)彌補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，降低網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)，提高防范能力。
4 結(jié) 語(yǔ)
檔案管理的信息化是一面“雙刃劍”，檔案管理的信息化是一個(gè)值得肯定的巨大進(jìn)步，不僅可以減輕人力負(fù)擔(dān)，還為檔案信息的儲(chǔ)存和采集提供了更加便捷的方式。但是，檔案管理的信息化也存在著一些負(fù)面影響，在這一過(guò)程中存在著許多安全隱患。因此，在檔案信息的采集存儲(chǔ)過(guò)程中，保障檔案信息的安全性、完整性，降低檔案信息資料的外泄風(fēng)險(xiǎn)，確保保密級(jí)別高的檔案信息的絕密保存，是當(dāng)前檔案管理信息化的重要內(nèi)容。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，相關(guān)人員要充分發(fā)揮檔案管理信息化帶來(lái)的積極作用，提高工作效率，克服困難，保障檔案管理信息化過(guò)程中的完整性和安全性。
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【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；安全保障；策略
檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的促進(jìn)作用，但由于事業(yè)單位沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案安全管理的重要性，加上許多事業(yè)單位雖然設(shè)有專門的檔案室，但由于對(duì)檔案管理的不重視，這些檔案室大多數(shù)都變成了事業(yè)單位的雜物間，大多數(shù)人能隨意進(jìn)出，安全性無(wú)法保證，如此就會(huì)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響，從而引發(fā)文件丟失、秘密外泄等等問(wèn)題。所以，事業(yè)單位應(yīng)該重視起檔案的安全管理，針對(duì)可能因?yàn)槭韬龉芾矶霈F(xiàn)的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決辦法。
一、事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題
（一）忽視檔案管理工作的重要性。在實(shí)際檔案管理工作中，很多事業(yè)單位由于沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息管理的重要性，導(dǎo)致對(duì)檔案信息管理工作認(rèn)識(shí)的缺乏，阻礙了檔案管理工作的有效發(fā)展，使得檔案的管理工作得不到進(jìn)一步的發(fā)展，長(zhǎng)此以往檔案管理工作就很難適應(yīng)未來(lái)社會(huì)快速發(fā)展的需求。再加上事業(yè)單位的檔案與事業(yè)單位的許多工作流程有著非常重要的聯(lián)系，檔案存儲(chǔ)的信息量也是非常巨大的，因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該重視起對(duì)檔案的管理工作。
（二）檔案管理工作者的綜合素質(zhì)低。從事檔案管理工作，必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和對(duì)檔案工作的熱愛(ài)，還要具有服務(wù)人民的精神和高質(zhì)量的工作素質(zhì)。在工作中，要想確保事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)性特點(diǎn)能得到充分的發(fā)揮，就需要組建一支擁有高質(zhì)量綜合素質(zhì)的檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)。然而現(xiàn)在的檔案管理工作者，都是其他部門的工作者兼職在做，由于平時(shí)工作繁瑣，根本沒(méi)有足夠的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，這樣就會(huì)嚴(yán)重影響對(duì)事業(yè)單位檔案的科學(xué)管理。
（三）檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備落后。隨著社會(huì)快速的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)在飛速發(fā)展的同時(shí)科技水平也在不斷地發(fā)展，現(xiàn)代化管理設(shè)備的使用范圍也越來(lái)越廣。然而許多事業(yè)單位的管理設(shè)備根本沒(méi)有跟上時(shí)代的腳步，仍然滯后，他們采用的是傳統(tǒng)的人工記錄與核實(shí)的管理，不僅速度慢，還很有可能造成工作上的失誤及疏漏，這樣傳統(tǒng)的檔案管理方式嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理的有效性。在文件信息檢索工作上，由于設(shè)備的簡(jiǎn)陋和傳統(tǒng)的落后的手工檢索方式，會(huì)導(dǎo)致檢索信息的速度慢、效率低以及準(zhǔn)確性差等問(wèn)題，在無(wú)形中也增加了檔案管理者的工作量。
二、事業(yè)單位檔案管理安全體系的建設(shè)
（一）加強(qiáng)檔案管理者的安全保障意識(shí)。檔案安全保障體系的執(zhí)行者是人，同時(shí)人也是確保檔案安全管理成功的第一要素，所以“人”要形成強(qiáng)烈的檔案管理安全保障意識(shí)，這里的“人”不僅僅指檔案的管理工作者，還包括檔案的形成者和使用者，這些人都必須要有“安全第一”的管理理念。在開(kāi)展檔案安全管理工作之前，需要進(jìn)行檔案安全保障性的教育活動(dòng)，樹立人們正確科學(xué)的檔案信息安全觀，從自己開(kāi)始，自覺(jué)地在行動(dòng)及思想上保障檔案信息的安全。
我們了解到，檔案管理的工作人員在檔案管理中起到了很重要的作用。在工作中，檔案管理者要面臨的問(wèn)題很多，只有提升了檔案管理工作人員的信息安全素質(zhì)，才能保障檔案信息安全性，讓檔案管理更加科學(xué)、安全，才能跟得上社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。
（二）檔案安全管理工作制度的完善。保障檔案信息安全的基礎(chǔ)就是要建立完善的檔案信息安全管理制度，在檔案管理工作中，不同的檔案管理環(huán)節(jié)應(yīng)該制定不同的安全管理制度，還有檔案的性質(zhì)不同，也要制定不同的安全管理制度。例如：瀕危檔案的排查制度或者是珍貴檔案的保護(hù)制度等等，還有對(duì)于不同地方檔案的備份管理制度以及相關(guān)的檔案管理應(yīng)急制度也都要得到事業(yè)單位檔案管理部門的重視。
檔案安全管理制度的完善，是檔案安全管理工作的首要任務(wù)，當(dāng)然，后期對(duì)制度的執(zhí)行和監(jiān)督也是非常重要的。完善的檔案安全管理制度是提高檔案安全管理工作質(zhì)量的前提，所以，相關(guān)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該重視起對(duì)檔案安全管理制度的制定與執(zhí)行。
（三）先進(jìn)的檔案安全管理手段。先進(jìn)的檔案安全管理技術(shù)及專業(yè)管理人才的科學(xué)管理手段是保障檔案安全管理的重點(diǎn)。目前，網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的使用在生活中隨處可見(jiàn)，檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理也隨之在不斷進(jìn)步，所以檔案安全性的管理問(wèn)題也不單單存在于對(duì)紙質(zhì)檔案的安全管理了，其安全管理技術(shù)已經(jīng)擴(kuò)展到多種技術(shù)，這些技術(shù)通過(guò)不同的層次和角度解決了檔案安全管理的問(wèn)題，多種安全管理技術(shù)形成的屏障保護(hù)了檔案存儲(chǔ)的信息。
在先進(jìn)的檔案安全管理技術(shù)中，需要專業(yè)人才來(lái)進(jìn)行管理，所以檔案安全管理工作者的管理技術(shù)水平?jīng)Q定了事業(yè)單位檔案信息管理信息安全的程度。由此看來(lái)，適當(dāng)?shù)貙?duì)檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)能力的培訓(xùn)，不僅讓其能適應(yīng)先進(jìn)的檔案安全管理技術(shù)，對(duì)檔案信息安全管理工作也能有所提高。
（四）加快檔案的信息數(shù)字化進(jìn)程。正是由于現(xiàn)代社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的大量使用，檔案信息化的建設(shè)也加快了前進(jìn)的步伐。目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)象已經(jīng)是越來(lái)越多了。檔案的信息數(shù)字化不僅對(duì)檔案原件的保護(hù)提供了便捷，還提高了檔案的服務(wù)能力，同時(shí)大大地減少了人為或者是自然災(zāi)害對(duì)檔案信息所造成的損失。
隨著檔案信息數(shù)字化進(jìn)程的加快，數(shù)字化的信息安全問(wèn)題也受到了越來(lái)越多人的關(guān)注，因此，在檔案數(shù)字化信息推進(jìn)的步伐中，對(duì)數(shù)字化的檔案信息安全一定要重視，建立起完善的管理制度及操作體系。還需要注意的是，由于數(shù)字化的檔案信息容易被盜取和丟失，信息資料也容易被改寫，所以針對(duì)這類問(wèn)題，檔案管理工作者一定要加強(qiáng)信息安全的管理，確保數(shù)字化的檔案信息的安全。
三、結(jié)語(yǔ)
傳統(tǒng)的檔案工作模式，由于事業(yè)單位對(duì)檔案信息管理的不重視，大多都是由一些沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的人員來(lái)進(jìn)行檔案管理，這些管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)的知識(shí)，整體管理素質(zhì)低，當(dāng)然也就不能有效合理進(jìn)行檔案信息管理的工作了。再加上傳統(tǒng)的檔案信息管理根本不能滿足現(xiàn)代化信息發(fā)展的趨勢(shì)，所以事業(yè)單位檔案管理就有了新的發(fā)展方向，為了確保事業(yè)單位的檔案信息安全，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案安全保障體系的建設(shè)是非常重要的。
【參考文獻(xiàn)】
[1]李鳳娟.淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作中幾點(diǎn)問(wèn)題的解決[J].黑龍江史志，2015（7）：107-107.
［關(guān)鍵詞］檔案管理；檔案安全；實(shí)體檔案；電子檔案
檔案指國(guó)家機(jī)構(gòu)、企業(yè)社會(huì)組織和個(gè)人從事各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開(kāi)展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實(shí)體及電子檔案是發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地收集有價(jià)值的檔案，規(guī)范、合理地保管和保存原始檔案，科學(xué)地分類并做好登記工作，才能最大限度地發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。
一、實(shí)體檔案的特點(diǎn)及安全管理
（一）實(shí)體檔案的特點(diǎn)
實(shí)體檔案相對(duì)電子檔案而言，實(shí)體檔案專業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)管理檔案。實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會(huì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡(jiǎn)帛、簡(jiǎn)牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。
（二）實(shí)體檔案的安全管理
要堅(jiān)持常規(guī)安全管理。根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對(duì)檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對(duì)性地分類進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕。定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損的實(shí)體檔案，需要利用科學(xué)手段及時(shí)進(jìn)行搶救，并對(duì)檔案數(shù)字化信息進(jìn)行異地、多地、多材質(zhì)備份。檔案工作人員須對(duì)珍貴、重要的檔案進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。要執(zhí)行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統(tǒng)、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺(jué)遵守借閱時(shí)間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫(kù)登記制度，定期清點(diǎn)核對(duì)，做到出入庫(kù)登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹立高度的安全管理意識(shí)。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質(zhì)和檔案內(nèi)容的損毀、丟失、泄密事件的發(fā)生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識(shí)，會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。要加強(qiáng)檔案安全體系等建設(shè)。要全面開(kāi)展檔案安全體系的建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理體系的理論研究；執(zhí)行相關(guān)國(guó)家政策和法律法規(guī)；做好人員、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)保障等。檔案安全工作，實(shí)行總監(jiān)負(fù)責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)重視全員參與，專人負(fù)責(zé)；并與上級(jí)檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機(jī)構(gòu)做好協(xié)調(diào)和配合，避免出現(xiàn)銜接松散、管理縫隙和漏洞。
二、電子檔案的特點(diǎn)及安全管理
（一）電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作方式、安全管理的對(duì)象、安全設(shè)施及技術(shù)設(shè)備都在發(fā)生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點(diǎn)。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時(shí)形成的電子文件，按照檔案管理規(guī)范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁(yè)面的整潔。與其文件處理系統(tǒng)融合可使檔案目錄信息自動(dòng)生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案的處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)終端，為此不受時(shí)間和空間的限制。存儲(chǔ)空間小，容量無(wú)限大。電子檔案占據(jù)極少量空間，幾乎無(wú)重量和體積可言。表現(xiàn)形式多樣、全面、形象、生動(dòng)、安全。[1]
（二）電子檔案的安全管理
自然災(zāi)害、電磁干擾、電源故障、設(shè)備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時(shí)刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過(guò)程中，每個(gè)步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果。在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方法，加快構(gòu)建應(yīng)急檔案的長(zhǎng)效機(jī)制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺(jué)悟，加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開(kāi)前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對(duì)于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。并嚴(yán)格規(guī)定存儲(chǔ)介質(zhì)的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過(guò)存儲(chǔ)介質(zhì)泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實(shí)性，電子檔案的內(nèi)容須預(yù)先進(jìn)行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過(guò)程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房?jī)?nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。檔案工作，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是為社會(huì)、企業(yè)提供現(xiàn)代化建設(shè)史料研究，開(kāi)展各項(xiàng)工作的根據(jù)和條件。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷發(fā)生著變化。
電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形式，也存在著它的有限性和安全問(wèn)題。如何科學(xué)、合理地將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，是值得檔案管理人員思考的問(wèn)題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國(guó)守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構(gòu)建三維檔案安全管理系統(tǒng)，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，提升檔案安全保障的能力，及時(shí)采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。[3]
作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部
〔參考文獻(xiàn)〕
[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2008，（9）：19-20.
在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，雖然高校已經(jīng)認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案管理工作的重要性。但是，從高校檔案管理現(xiàn)狀可以看出，高校檔案管理中依舊存在一系列問(wèn)題，高校檔案管理人員需要具體分析問(wèn)題存在的原因，有針對(duì)性的采取調(diào)整對(duì)策，實(shí)現(xiàn)有效管理。
大數(shù)據(jù)時(shí)代的特性
從2012年開(kāi)始大數(shù)據(jù)被越來(lái)越多的人所提及，人們的生活和工作都越來(lái)越離不開(kāi)大數(shù)據(jù)。但是，事實(shí)上，國(guó)內(nèi)并沒(méi)有對(duì)大數(shù)據(jù)形成統(tǒng)一的定論，人們認(rèn)為大數(shù)據(jù)并不是對(duì)大量信息數(shù)據(jù)的描述，而是通過(guò)分析和利用數(shù)據(jù)信息來(lái)獲取更有效的方法。大數(shù)據(jù)時(shí)代的特性表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)量非常大，二是數(shù)據(jù)處理的速度非常快，三是數(shù)據(jù)的種類非常多，四是數(shù)據(jù)的價(jià)值非常高。數(shù)據(jù)類型有以下幾種：一是文檔，二是圖片，三是音頻，四是視頻，五是網(wǎng)頁(yè)，六是電子郵件等等。
大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理工作的特性
高校檔案數(shù)據(jù)量不斷增多。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)高校檔案管理工作提出了新的要求。如今，高校檔案管理工作已經(jīng)成為高校管理工作的重中之重，高校檔案記錄者高校發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)信息，這些信息的類型也比較多，而且都是高校最有價(jià)值的信息。因此，高校檔案的數(shù)據(jù)量是非常大的，檔案管理人員的工作壓力也比較大，檔案管理人員需要把原始紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)信息輸入到檔案管理平臺(tái)上，高校檔案數(shù)據(jù)還在不斷的增長(zhǎng)，增長(zhǎng)速度非?？?。
高校檔案數(shù)據(jù)的多樣化。高校檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，檔案涉及到高校多種業(yè)務(wù)，高校檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)多樣化特性，不同數(shù)據(jù)之間相互關(guān)聯(lián)。對(duì)此，高校必須完善檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理。高校檔案的形式多種多樣，不同形式檔案的特點(diǎn)不同，功能也會(huì)有所不同，高校檔案管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，方便用戶查找檔案，提高檔案的利用率。
大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理對(duì)策
完善高校檔案管理體系。以某高校為例，某高校從2012-2016年，檔案信息量占高校信息總量的80%，檔案的種類增加了4種，高校檔案管理系統(tǒng)的功能也在不斷增多，增加了11項(xiàng)全新的功能。
大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校必須擁有強(qiáng)大的儲(chǔ)存系統(tǒng)，能夠把不同類型的檔案信息儲(chǔ)存在不同的系統(tǒng)內(nèi)，而且檔案管理系統(tǒng)對(duì)于檔案信息的保管并不是單純的存放，而是需要把多種數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)在一起。如今，高校必須改變傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式，從根源上解決高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，這樣才能更加深層次的挖掘出檔案數(shù)據(jù)中有價(jià)值的信息，提高高校檔案的利用率。高校檔案管理人員需要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，檔案管理工作就是為高校的教學(xué)和科研活動(dòng)提供服務(wù)的。高校檔案管理工作并不是在業(yè)務(wù)發(fā)生后才開(kāi)展的。而是要在業(yè)務(wù)發(fā)生之前做好前端的控制，這就要求高校檔案管理人員做好充足的準(zhǔn)備，提前對(duì)高校各個(gè)部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行研究分析，了解各個(gè)部門，不同業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，并結(jié)合不同類型業(yè)務(wù)的實(shí)際需求合理制定檔案管理需求。高校檔案管理工作的開(kāi)展必定離不開(kāi)技術(shù)的支持，高校必須合理的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理水平，讓檔案信息“活”起來(lái)，為高校各個(gè)部門提供服務(wù)。高校還必須健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開(kāi)展提供支持和保障。
加強(qiáng)高校檔案安全管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校必須認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案安全管理的重要性，結(jié)合高校檔案的特點(diǎn)和實(shí)際情況合理制定安全管理方案，避免檔案的丟失，更好的保證檔案的安全性。加強(qiáng)高校檔案管理的方法有以下幾個(gè)：一是身份認(rèn)證，用戶只有通過(guò)身份認(rèn)證才能進(jìn)入高校檔案管理系統(tǒng)。二是單點(diǎn)登錄，三是數(shù)據(jù)加密，四是權(quán)限設(shè)置，只有擁有訪問(wèn)權(quán)限的用戶才能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，五是做好檔案?jìng)浞?，?duì)檔案進(jìn)行分類處理。六是保留操作日志。要想提高高校檔案利用率就必須提高檔案的安全性，避免檔案被惡意竊取。如果高校檔案丟失或被竊取對(duì)高校來(lái)說(shuō)是巨大的損失，對(duì)于學(xué)生和教師也是巨大的損失。高校必須設(shè)置專門的檔案安全管理部門，引進(jìn)先進(jìn)的檔案安全管理技術(shù)。
現(xiàn)階段，我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)改革不斷的深入，在醫(yī)院管理過(guò)程中，檔案管理是其中一個(gè)重要的組成部分，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的快速發(fā)展，給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了很大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，醫(yī)院的檔案管理工作存在很大的不同，主要是其涉及的原始材料比較多，當(dāng)今現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理的一個(gè)重要的手段是檔案信息管理。就信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。
關(guān)鍵詞：
信息化時(shí)代；醫(yī)院；檔案管理；重要性；創(chuàng)新
隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和完善，信息化技術(shù)在社會(huì)上很多領(lǐng)域得到了應(yīng)用，而社會(huì)各行業(yè)對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越大，因此，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該廣泛的應(yīng)用信息化技術(shù)。在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)，檔案管理部門是一個(gè)重要的組成部分，其也是為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)提供有力的決策依據(jù)，為了更好的提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量，需要改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案滾利理念和管理方式，還要不斷地加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的高效運(yùn)行。
1信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題
在醫(yī)院的檔案管理中，由于涉及的檔案原始材料比較多，造成傳統(tǒng)的檔案管理夠工作比較復(fù)雜，加之檔案管理工作人員嚴(yán)重缺乏檔案意識(shí)，而醫(yī)院對(duì)于檔案的利用效率也普遍不高，在進(jìn)行醫(yī)院管理的過(guò)程中，往往忽視檔案管理工作，各個(gè)科室之間的界限也不是很明確，信息的交流也不夠及時(shí)，信息資料的共享更加難以實(shí)現(xiàn)，這樣一來(lái)，工作過(guò)程中就會(huì)造成嚴(yán)重的脫節(jié)問(wèn)題，影響醫(yī)院的管理工作的水平。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中也廣泛的使用了信息化技術(shù)，并確實(shí)取得了較好的成果，但是由于醫(yī)院檔案的來(lái)源多樣，檔案管理工作中還是存在一些不足和缺陷的，檔案管理對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的依賴程度比較深，如果網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行出現(xiàn)不穩(wěn)定或者是出現(xiàn)故障的話，就會(huì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用會(huì)受到較大的影響。信息化技術(shù)的應(yīng)用，極大的提高了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高，然而在管理過(guò)程中，對(duì)檔案信息資源要進(jìn)行備份處理，避免網(wǎng)絡(luò)設(shè)備出現(xiàn)故障造成的檔案信息丟失的問(wèn)題。
2信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
2.1保密性差?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院的檔案管理工作還是通過(guò)人工操作來(lái)完成的，加之，醫(yī)院的人員流動(dòng)性比較大，對(duì)于醫(yī)院檔案材料的需求也會(huì)比較大，從某種意義上來(lái)看，接觸檔案資料的人員是比較多的，因此，在檔案工作的日常管理中，許多的意外事故就會(huì)發(fā)生，特別是秘密等級(jí)較高的檔案資料，其的安全性和保密性得不到有效的保障。
2.2查找效率低。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作都未能得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，過(guò)于重視醫(yī)務(wù)工作者的升學(xué)率，醫(yī)院檔案工作對(duì)于醫(yī)院發(fā)展來(lái)說(shuō)是非常重要的，良好的檔案管理可以讓醫(yī)院了解醫(yī)院師生人員的生活和思想情況，有助于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況做出相應(yīng)的決策。但是目前我國(guó)許多醫(yī)院都有或多或少的因素影響著其檔案管理工作的發(fā)展。醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作都是以卷宗的形式來(lái)開(kāi)展，并且如果需要查找的話也是人工來(lái)操作，在實(shí)際工作中，由于卷宗的數(shù)量過(guò)于龐大，單純的人工方式效率極低，從而影響了醫(yī)院檔案管理的工作效率和質(zhì)量。
3醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀創(chuàng)新的重要性
3.1促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)決策。醫(yī)院日常工作的管理時(shí)刻都離不開(kāi)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，在面對(duì)一些重大問(wèn)題時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能不能根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行決策關(guān)乎醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的持久性，也關(guān)系著醫(yī)院當(dāng)前管理的穩(wěn)定性。醫(yī)院檔案是領(lǐng)導(dǎo)做出決策所依據(jù)的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使信息儲(chǔ)存及時(shí)、有效并得到高速傳遞，才能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供信息支撐。
3.2提升檔案管理效率?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的構(gòu)建將會(huì)向著數(shù)字化模式發(fā)展，信息技術(shù)將會(huì)成為數(shù)字醫(yī)院檔案的主要技術(shù)力量。醫(yī)院檔案是能夠采用計(jì)算機(jī)科學(xué)管理，避免了人工的繁重的工作。高效能計(jì)算機(jī)能夠?qū)?fù)雜的信息有效的整合組織起來(lái)。數(shù)字化醫(yī)院檔案是有一套完整的高效的數(shù)字分析系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案資源的高效整合利用，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
4信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略
4.1醫(yī)院檔案管理與服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新。醫(yī)院作為一個(gè)服務(wù)型的行業(yè)，其面對(duì)的服務(wù)對(duì)象是廣大的社會(huì)群眾，其信息資源的也是面向社會(huì)公眾，有利于社會(huì)公眾個(gè)性化需求的滿足，通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用，為社會(huì)公眾提供良好而周到的服務(wù)，改進(jìn)傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，有利于促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提高。在管理檔案的過(guò)程中，檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)理念要不斷地創(chuàng)新，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，并能夠積極主動(dòng)的投入到檔案管理工作中，保證檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的質(zhì)量，有利于科學(xué)合理檔案服務(wù)體系的關(guān)鍵，檔案服務(wù)意的樹立應(yīng)該以醫(yī)院整體為基礎(chǔ)，做到與時(shí)俱進(jìn)，滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的需求。
4.2醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新。檔案安全的管理是檔案管理的核心部分，存在檔案場(chǎng)所的防火、防潮和防盜是傳統(tǒng)檔案安全管理的主要工作內(nèi)容，同時(shí)還包括檔案服務(wù)相關(guān)設(shè)備的安全管理。然而信息化時(shí)代的檔案安全管理的內(nèi)容是網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)的安全管理。在進(jìn)行醫(yī)院檔案安全管理的過(guò)程中，醫(yī)院網(wǎng)站的服務(wù)功能要不斷的完善，還應(yīng)該建立一個(gè)供醫(yī)院內(nèi)部使用的檔案系統(tǒng)，并在統(tǒng)一的信息平臺(tái)上構(gòu)建信息系統(tǒng)，這樣一來(lái)，信息的使用人員在不同的計(jì)算設(shè)備上都可以查閱到自己需要的信息材料。檔案管理國(guó)工作人員要收集和整理醫(yī)院的信息資源，建立醫(yī)院的電子信息中心，使檔案信息資源得到豐富，從而信息資源的共享得以實(shí)現(xiàn)，檔案資源的使用小效率也會(huì)得到較大的提高。醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新，有利于檔案信息資源的統(tǒng)一管理，同時(shí)檔案信息資源的共享也得到了良好的落實(shí)，從而滿足社會(huì)公眾個(gè)性化的需求，并為其提供高質(zhì)量的社會(huì)服務(wù)。
5結(jié)論
隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中的檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，極大的提高了檔案管理的水平和質(zhì)量，為醫(yī)院做出科學(xué)合理的決策提供有力的依據(jù)。但由于多方面的因素的影響，現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理工作中還存在一些不足和缺陷，阻礙了醫(yī)院檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，因此，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該立足于自身的特點(diǎn)，加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，從而采取有效的措施進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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［關(guān)鍵詞］檔案安全;信息安全;網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全的重要性
隨著我國(guó)電子政務(wù)、電子媒體渠道以及通信技術(shù)的不斷普及，電子文件和數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)及傳遞受到了內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)安全的雙重考驗(yàn)，檔案信息安全的有效管理成了整個(gè)社會(huì)所關(guān)注的焦點(diǎn)。在經(jīng)濟(jì)與科技的不斷推動(dòng)下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)得到了空前的發(fā)展，檔案信息化的深入推進(jìn)也在一定程度上推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)。目前，檔案信息系統(tǒng)正在檔案部門中日漸普及。它在檔案信息的存儲(chǔ)、管理、利用等方面給檔案工作帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，也帶來(lái)了一系列問(wèn)題。檔案本身所包含的信息價(jià)值和所發(fā)揮的重要功能毋庸置疑，而由于檔案信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)的很多檔案信息具有機(jī)密性，加上系統(tǒng)自身的脆弱性，使得檔案信息系統(tǒng)的安全問(wèn)題極為突出。目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案安全體系的構(gòu)建與運(yùn)行的現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景，確實(shí)存在很多的問(wèn)題，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的動(dòng)態(tài)性、開(kāi)放性、共享性、匿名性、可模仿性和可加工性等特點(diǎn)，使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息管理容易產(chǎn)生諸多安全問(wèn)題，如信息被泄露、篡改、假冒等，這在很大程度上影響了檔案的服務(wù)功能，也影響了檔案部門所在單位工作的正常開(kāi)展。為此，保障檔案信息的安全是檔案信息管理工作的必然要求，理應(yīng)得到重視。
2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全管理存在的問(wèn)題
2.1檔案安全意識(shí)淡薄
作為一項(xiàng)非常重要的憑證和參考物，檔案是不可再生資源，容不得一丁點(diǎn)的破壞，為此，保護(hù)檔案信息的安全是檔案工作人員的第一要?jiǎng)?wù)，值得人們的關(guān)注與重視。從當(dāng)前基層工作人員的態(tài)度中可以看出，部分工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)比較落后，檔案安全意識(shí)淡薄，并未從思想上認(rèn)識(shí)到檔案信息安全管理的重要性，導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)安全架構(gòu)存在缺陷，也尚未落實(shí)到位。同時(shí)，社會(huì)大眾也普遍存在安全意識(shí)薄弱的問(wèn)題，只有少部分人對(duì)檔案信息安全存在危機(jī)感，這在一定程度上阻礙了檔案工作部門的檔案信息安全建設(shè)的有效開(kāi)展。
2.2檔案安全管理制度缺乏
制度是執(zhí)行的前提。當(dāng)前，檔案安全意識(shí)淡薄導(dǎo)致形成檔案的單位對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全建設(shè)投入不足，部分單位意識(shí)不到建設(shè)信息監(jiān)視、刪除、銷毀和備份制度的重要性，尤其是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的生態(tài)化建設(shè)的管理、考核、監(jiān)督機(jī)制的建設(shè)。檔案部門應(yīng)建立健全與檔案信息安全保護(hù)相關(guān)的管理制度與安全培訓(xùn)制度，同時(shí)提升員工的綜合素質(zhì)。但是從當(dāng)前單位的檔案工作實(shí)踐情況來(lái)看，檔案工作的監(jiān)督部門缺位，檔案管理制度側(cè)重崗位職責(zé)，檔案信息的管理權(quán)限、培訓(xùn)制度等缺失的現(xiàn)象比較普遍，所建立的績(jī)效考核、監(jiān)督機(jī)制比較單一，各項(xiàng)管理制度相對(duì)比較滯后，無(wú)法滿足當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)檔案信息安全管理的要求。
2.3安全措施不到位
當(dāng)今社會(huì)各領(lǐng)域的建設(shè)都深受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電腦硬件、管理系統(tǒng)等，常常因?yàn)橛布p壞、文件格式不匹配、系統(tǒng)安全漏洞過(guò)多或受到外界惡意攻擊等原因，使得檔案信息丟失、被剽竊等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。導(dǎo)致這些問(wèn)題的很大部分原因在于安全措施的不到位。檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣、管理復(fù)雜、保密性較高的項(xiàng)目，傳統(tǒng)紙質(zhì)保存容易受到酸化、粉塵、細(xì)菌、害蟲、光線等多種因素作用而被腐蝕、損害，通過(guò)強(qiáng)化日常檢查與處理可以起到一定的防范作用［1］，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息安全管理則不然，需要工作人員通過(guò)專業(yè)技術(shù)與工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)覺(jué)察是否存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)預(yù)防與處理。但是當(dāng)前大部分單位都缺乏具備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，導(dǎo)致安全措施無(wú)法及時(shí)落實(shí)到位。
2.4檔案信息內(nèi)容被誤操作和惡意攻擊
作為檔案信息系統(tǒng)重要的信息安全主體，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息系統(tǒng)管理人員在實(shí)現(xiàn)“存以致用”的檔案保管終極目標(biāo)的工作實(shí)踐過(guò)程中必須非常謹(jǐn)慎，人為地輸入錯(cuò)誤指令或錯(cuò)誤地刪改數(shù)據(jù)等都容易損壞信息，為此，應(yīng)對(duì)崗位人員進(jìn)行能力評(píng)估，確保其能勝任檔案管理工作。另外，由于部分檔案信息涉及國(guó)家安全與企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，檔案系統(tǒng)遭受惡意攻擊時(shí)常發(fā)生，也會(huì)造成嚴(yán)重的后果。
3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全管理的優(yōu)化策略
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，作為一項(xiàng)整體的、動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)工程，檔案信息系統(tǒng)安全對(duì)技術(shù)的要求極高，不但需要管理手段來(lái)加以宏觀調(diào)控，更需要技術(shù)手段、法律手段來(lái)給予引導(dǎo)和維護(hù)，多管齊下，才能從根本上保障檔案信息系統(tǒng)的安全。
3.1強(qiáng)化安全意識(shí)
首先，要堅(jiān)持以人為本，不斷完善檔案信息安全體系的構(gòu)建理念。針對(duì)當(dāng)前檔案信息安全管理意識(shí)薄弱的問(wèn)題，必須建立與時(shí)俱進(jìn)、以人為本的檔案工作理念，要堅(jiān)持“積極防御，綜合防治”“以防為主，防治結(jié)合”的方針，樹立科學(xué)正確的檔案安全觀念，促進(jìn)檔案信息安全工作的有效開(kāi)展與執(zhí)行。其次，要設(shè)立專門的檔案信息安全管理員。在單位內(nèi)實(shí)行專人專崗，將直接負(fù)責(zé)人鎖定為檔案所在單位的負(fù)責(zé)人，并配備一名兼職安全管理員，積極組織以上人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與考試，使其具有良好的服務(wù)意識(shí)、安全管理意識(shí)以及過(guò)硬的專業(yè)技術(shù)，從而更好地落實(shí)檔案信息安全管理工作。
3.2完善制度保障
檔案信息安全管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的系統(tǒng)工程，需要單位、檔案部門、檔案管理者等多方進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，一旦涉及多方合作，必然需要建立一套科學(xué)合理的制度來(lái)進(jìn)行管理，明確各個(gè)崗位的職能、責(zé)任、效用［2］。除了常規(guī)規(guī)章制度以外，還要健全檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)的管理制度，如信息審核制度、借還登記制度、信息常規(guī)處理操作制度、權(quán)限管理制度、日常檢查與檢測(cè)制度、監(jiān)督與反饋制度以及其他與檔案信息安全保護(hù)相關(guān)的管理制度。只有從檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行節(jié)節(jié)把關(guān)，建立完善的制度保障體系，實(shí)現(xiàn)降低檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)的管理目標(biāo)，才能最大限度地保障檔案信息安全。
3.3加大安全管理投入
為了更好地防止檔案信息系統(tǒng)安全事故的發(fā)生，必須多管齊下，采取各種管理手段來(lái)預(yù)防與處理檔案信息安全問(wèn)題。一方面要加大檔案工作人員的教育投入，在單位內(nèi)開(kāi)展定期或不定期的安全宣傳教育，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念。另一方面，應(yīng)強(qiáng)化檔案信息安全系統(tǒng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息安全管理技術(shù)也需要及時(shí)進(jìn)行更新與強(qiáng)化，不單單需要加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)，更需要主機(jī)安全技術(shù)、防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)等新興防御技術(shù)的加入，因此，提升檔案管理人員的專業(yè)水平與實(shí)操能力迫在眉睫。
3.4完善相關(guān)法律法規(guī)
從1994年起，政府就制定了《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息安全保護(hù)條例》等法規(guī)，內(nèi)容涉及信息系統(tǒng)安全保護(hù)、國(guó)際聯(lián)網(wǎng)管理、商用密碼管理、計(jì)算機(jī)病毒防治和安全產(chǎn)品檢測(cè)與銷售等各個(gè)方面，但從當(dāng)前的實(shí)踐情況看來(lái)，我國(guó)的信息系統(tǒng)安全法規(guī)建設(shè)仍處于待完善的階段。以人事檔案為例，人事檔案工作是我國(guó)檔案工作的重要組成部分，除了制定出一套適合本單位情況，行之有效的人事檔案保密制度外，還要完善相關(guān)法律、法規(guī)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中的人事檔案信息的處理、傳輸和利用等工作進(jìn)行規(guī)范。各級(jí)單位除了要遵守目前已出臺(tái)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)之外，還應(yīng)制訂適應(yīng)本單位情況的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過(guò)法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的有效結(jié)合，嚴(yán)懲檔案信息管理執(zhí)行不到位、惡意攻擊檔案信息管理系統(tǒng)的行為，確保檔案信息的安全。
4小結(jié)
網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)對(duì)我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展都產(chǎn)生了不容小覷的影響。飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)具有動(dòng)態(tài)性、復(fù)雜性、共享性、無(wú)邊界性，并且過(guò)于依賴于信息載體等特點(diǎn)，如何在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下優(yōu)化檔案信息安全的管理成了當(dāng)前的一大關(guān)注焦點(diǎn)。針對(duì)當(dāng)前檔案信息安全管理意識(shí)薄弱、安全管理制度缺失、安全管理措施不到位、工作人員綜合素質(zhì)偏低、相關(guān)法律法規(guī)待完善等問(wèn)題，政府、檔案部門以及相關(guān)單位必須轉(zhuǎn)變安全管理意識(shí)，提升檔案信息安全管理的理念，加大人力、物力與財(cái)力的投入，建構(gòu)一套與當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)發(fā)展相適應(yīng)的檔案信息安全管理體系，推動(dòng)檔案安全體系運(yùn)行的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理“存以致用”的目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：高職院校；檔案保管；安全
檔案保護(hù)工作是高職院校檔案管理工作中最為重要的日常工作之一，其對(duì)保護(hù)檔案、延長(zhǎng)檔案的自然壽命有著重要意義。檔案安全是檔案工作的重中之重，它直接關(guān)系到檔案的保存。保證檔案的安全，嚴(yán)防各種事故的發(fā)生，在保證檔案服務(wù)的基礎(chǔ)上，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，是高職院校檔案安全管理的重要意義。本文通過(guò)對(duì)高職院校檔案室檔案安全保護(hù)工作中普遍存在的問(wèn)題及形成原因進(jìn)行分析，提出了檔案室檔案安全保護(hù)工作的對(duì)策及建議。
一、檔案安全保護(hù)工作所存在的問(wèn)題
1.檔案安全保護(hù)意識(shí)淡薄
隨著高職院校綜合性檔案館館藏檔案數(shù)量的增加，檔案管理任務(wù)加重，其對(duì)存放環(huán)境條件及存放方法也有較高的要求，保護(hù)工作的技術(shù)含量較高。但是由于人員配備不足，工作繁忙，檔案管理人員往往只顧及檔案的收集、整理，對(duì)做好檔案安全保管工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。部分高職院校熱衷于檔案的數(shù)字化、信息化，建設(shè)數(shù)字檔案室，認(rèn)為只要庫(kù)房?jī)?nèi)不潮濕、沒(méi)有明火，檔案文件沒(méi)有發(fā)霉、生蟲，庫(kù)房問(wèn)題沒(méi)有引發(fā)火災(zāi)，檔案的安全就不成問(wèn)題。
2.檔案安全管理制度不健全，執(zhí)行不到位
高職院校檔案保護(hù)意識(shí)較弱，雖然制訂了檔案安全管理制度，但制度不健全。如對(duì)檔案室的溫濕度的控制調(diào)節(jié)，檔案用紙要求、蟲害防治技術(shù)、裝裱修復(fù)工藝、晾曬防潮方法、分庫(kù)保護(hù)體系、庫(kù)房構(gòu)建技術(shù)等安全管理工作沒(méi)有提到議事日程上。有些制度沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行，缺乏必要的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致檔案安全保護(hù)工作不到位。
3.檔案管理人員重視度不夠
高職院校檔案室普遍被認(rèn)為就是一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，檔案工作人員的工作類似于倉(cāng)庫(kù)管理員，檔案工作不受重視，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，承擔(dān)的任務(wù)較重，沒(méi)有精力將工作全部放在檔案管理與檔案保護(hù)上。安全保管工作中必需的資金、設(shè)備、庫(kù)房沒(méi)有得到解決，檔案管理人員心有余而力不足，這給檔案安全保管工作造成了很大困難。
二、高職院校檔案室檔案安全保護(hù)的對(duì)策及建議
1.增強(qiáng)檔案安全保護(hù)工作的意識(shí)
在高職院校的檔案管理工作中，工作人員要努力學(xué)習(xí)檔案保護(hù)知識(shí)和技能，保持一線工作的清醒頭腦，克服麻痹思想，消除各種隱患，提高檔案安全保護(hù)意識(shí)，落實(shí)安全第一、預(yù)防為主的方針。在提高安全保護(hù)意識(shí)的同時(shí)，要加強(qiáng)借閱和利用檔案方面的保護(hù)，要及時(shí)了解所需，多做調(diào)查研究，對(duì)于特殊檔案，可先進(jìn)行復(fù)印然后再提供復(fù)印件，這樣就避免了檔案重復(fù)翻閱和復(fù)印情況的發(fā)生，有助于對(duì)檔案的保護(hù)。檔案管理人員要留心檔案的破損情況，力爭(zhēng)對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)檢查、修復(fù)。在提供檔案利用工作時(shí)必須注意保密，既要積極利用，提高利用效率，又要做好利用過(guò)程中的保密工作。
2.建立完善的檔案安全保護(hù)制度
隨著高職院校檔案載體的多樣化，要建立健全檔案安全管理的工作制度，并在日常管理工作中嚴(yán)格按制度執(zhí)行，落實(shí)檔案的保管、保密和利用制度。檔案庫(kù)房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)，是保證檔案安全、延長(zhǎng)檔案壽命的有效保證。在制度中應(yīng)規(guī)范對(duì)檔案室溫濕度的控制調(diào)節(jié)，堅(jiān)持天天觀察、記錄、調(diào)節(jié)溫濕度，在調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房溫濕度時(shí)，不能使庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度急劇變化；在進(jìn)行自然通風(fēng)時(shí)，判斷能否進(jìn)行通風(fēng)，按時(shí)投放殺蟲去霉藥物；同時(shí)，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不能存放其他物品，應(yīng)保持清潔衛(wèi)生。
3.加大資金投入，改善檔案庫(kù)房的設(shè)置與配備
做好高院校檔案室檔案保護(hù)工作，最重要的是檔案室?guī)旆康慕ㄔO(shè)，庫(kù)房質(zhì)量的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫(kù)房管理措施的效果，其對(duì)防熱、防潮、防光、防塵等均有比較具體的要求。因此，檔案管理人員必須加強(qiáng)重視，充分意識(shí)到檔案安全保管的重要性和緊迫性。
