時間：2024-04-16 16:05:26
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（一）管理體制問題。
在現行的高校管理機構中，檔案管理部門一般處于附屬或從屬地位，有的隸屬于學校辦公室，有的隸屬于圖書館；少數獨立建制的也屬于弱勢部門。在這樣的管理體制下，檔案管理部門行政地位低，話語權不大，難以有效組織協調各部門參與數字化檔案信息的協同管理。而且，各職能部門或學院之間相互獨立、各自為政，即使學校統一使用校園OA系統辦公，數字化檔案信息資源仍然相對獨立，各自封閉，不能實現一體化，給數字化檔案信息網絡化、集成化管理帶來極大的困難和障礙。
（二）隊伍結構問題。
相對而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復雜，且以女性占絕大多數。她們實際檔案管理經驗較為豐富，但專業研究能力不強，對先進的計算機網絡環境比較陌生，更缺乏數字化、信息化等方面的理論知識和實踐經驗。而囿于傳統的檔案管理認知與偏見，高學歷、有活力且對數字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當前高校檔案工作隊伍在年齡、性別、學歷、知識背景等方面存在著嚴重的結構性問題。
（三）信息標準化問題。
近年來高校數字化檔案信息數據規模急劇增加，且來源于校內各職能部門不同的業務管理系統軟件，運行環境復雜多樣，形式不一，從而導致生成的數字化檔案信息數據格式紛繁多樣，不利于檔案信息數據的收集、整理、存儲和遷移，也不利于后期的數據資源開發和利用。所以，當下高校數字化檔案信息數據的非標準化問題是檔案信息化管理的重點、難點之一。
（四）信息安全與憑證問題。
計算機網絡和數字化信息給高校檔案信息管理帶來了前所未有的高效與便捷，同時也帶來了嚴重的威脅和巨大的挑戰。一方面，在復雜的計算機網絡環境中，高校數字化檔案信息隨時可能被惡意破壞、篡改，且不容易留下痕跡。另一方面，在異構系統環境下，各部門形成的不同門類、不同格式的電子檔案在移交過程中難以保持其原始文件的結構信息及內容信息的真實性和完整性；在升級、轉換和遷移等操作過程中，電子檔案的憑證作用難以確保其有效性。
（五）信息公開與知識產權保護問題。
高校數字化檔案信息蘊含著科技發明、文化創新、藝術創意等方面的大量優質信息資源，潛藏著無形的開發和利用價值。這些信息資源的公開利用，將對社會產生巨大、有形的經濟效益和社會效益。然而，這些科研成果是高校教師辛勤與智慧的結晶，其產權與著作權是教師們的個人權利，應該依法得到保護。如何處理好數字化檔案信息公開與知識產權保護之間的關系是擺在高校檔案信息資源管理與開發工作面前的現實問題。
二、高校數字化檔案信息管理困境的突破策略
（一）加強檔案信息資源意識宣傳。
在數字化時代，檔案信息資源是重要的資源。高等院校是知識和人才聚集的高地，其形成的數字化檔案信息資源更是重要而寶貴的資源。高校檔案管理部門及工作者不僅要宣傳檔案歷史文化知識，而且要進一步加強宣傳數字化檔案信息資源作為新興資源的意識，以改變師生們傳統的檔案認知，使其重視數字化檔案信息資源及其管理工作，為檔案管理部門收集、管理和開發檔案信息資源創造有利的外部環境。
（二）轉變管理理念與制定管理政策。
隨著多媒體及網絡技術的普遍應用，檔案管理已不是傳統的紙質檔案管理和經驗管理，而是現代化信息管理理論和技術相結合的管理。高校檔案工作者應該主動轉變思維，更新觀念，用現代化的檔案信息管理理念取代傳統的管理思維。同時，應該強化檔案信息資源共享和管理服務意識，并制定檔案管理政策保護個人信息及知識產權。在檔案管理政策允許的框架下，應該無限度地開放高校數字化檔案信息資源，為檔案利用者提供便利，為社會創造效益。
（三）引進和培養檔案信息化專業人才。
檔案信息化人才是檔案管理現代化的關鍵，是至關重要的決定性因素。高校檔案信息化人員是數字化檔案信息管理工作的主體，是推動數字化檔案信息管理現代化的核心力量，具有不可或缺的地位。為此，高校檔案管理部門應該堅持“雙管齊下”，一方面重視檔案信息化專業人才的發掘和引進，完善工作隊伍的知識背景結構；另一方面加強在職檔案工作人員信息化知識培訓，不斷提高應對檔案信息化、現代化管理挑戰的能力。
（四）推動檔案信息標準化及其管理集成化。
合乎規范、統一標準的數字化檔案信息及其技術是檔案信息集成化管理的前提和基礎。高校檔案管理部門應該協同各歸檔部門統一規劃和布置，對檔案信息數據及其運行環境進行規范化和標準化處理，其中應包括：壓縮格式的規范化、數據交換的規范化、數據加密方式的標準化、水印技術的標準化、檔案管理軟件的統一化。同時，打破學校各職能部門之間的“藩籬”，將學校檔案信息管理系統與其他職能部門的業務管理系統有效對接，使檔案數據資源由分散管理轉為集中管理，從而實現全校檔案信息資源管理的集成化。
(五)運用計算機網絡與現代化信息技術保障安全。
網絡環境與信息系統漏洞是數字化檔案信息現代化管理最突出的安全隱患，是無法回避的威脅和挑戰。關于數字化檔案信息安全，高校檔案管理部門要聯合學校有關部門（如學校辦公室、計算機網絡管理中心）運用計算機與網絡技術，對檔案信息綜合管理系統和網絡信息共享系統存在的漏洞進行評估、修復，完善數字化檔案信息管理網絡體系。同時,定期排查、更新和升級相關管理軟件，確保數字化檔案信息的安全性。
三、總結
一、高校檔案數字化管理概述
通常定義下的數字化檔案，指的是隨著計算機技術的發展和多媒體技術的應用，產生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應用現代化的科學技術和計算機技術等手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成的一種檔案信息資源，用數字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對檔案資料進行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實現檔案資源在一定區域內的共享。高校檔案主要記載的是高校的教學、科研及重大事項等實踐活動內容，其中也包括各種形式的記載內容，內容比較繁雜，高校檔案使用數字化管理模式之后，大大提高了高校檔案的管理效率，為高校檔案數字化管理發展提供技術基礎，進一步促進高校整體的發展。
二、當前我國高校在檔案數字化管理中出現的問題
雖然高校檔案管理使用數字化管理模式，但是由于數字化系統建設和檔案管理人員的數字化技術能力比較薄弱，高校檔案數字化處理技術的水平偏低等原因，高校檔案數字化管理工作仍然存在諸多問題。接下來就對高校檔案的數字化管理過程中出現的問題，進行具體分析，主要從以下幾個方面進行闡述：
1.高校內部機構數據庫不兼容。
我國大多數高校目前都使用了數字化檔案管理系統，建立了各類檔案數據庫，基本上實現了檔案數字化管理。但是由于高校各管理部門的內部機構比較復雜，使用數字化管理系統時沒進行溝通，各自為政，所以導致高校部門使用的管理系統和檔案管理部門的檔案系統不匹配，致使數據庫連接時出現了諸多問題。主要表現在：檔案數據庫建立缺乏整體性和系統性，檔案部門和學校其他部門分別建立自己使用的數據庫，這類數據庫的標準化程度相對比較低，而且信息記錄的也不全面，并且各部門之間可能會出現數據庫重復建設的問題，對數據庫的使用和資源優化產生了不利影響，而且數據庫里的數據信息也不規范，數據庫的信息資源的利用只有在自己部門的管理系統中所使用，高校的各部門之則不能共享檔案信息，無法滿足其他用戶的需求。
2.高校檔案數字化管理的存在安全性問題。
由于數字化檔案管理是建立在計算機技術和多媒體技術的基礎上的，因此，檔案信息、數據傳送是依賴互聯網和校園網來完成的，它的優點是傳遞速度快捷、便利，但容易泄密和丟失數據。所以，檔案信息的安全性就得不到保障。雖然高校檔案的數字化管理評價指標是檔案數字化管理的過程中必不可少的一項內容，能夠對高校檔案數字化管理中出現的問題進行及時把握分析，但是對于數據泄露和丟失等問題卻難以發現，對高校檔案的安全保護問題造成困難。
三、解決高校檔案運用數字化管理出現問題的措施
由于高校檔案數字化管理過程中，存在著諸多問題，針對高校檔案數字化管理的問題，要提出解決措施。解決高校檔案運用數字化管理出現問題的措施，主要從以下幾個方面進行論述：
1.檔案數字化建設的核心是檔案數據庫的建設。
在高校檔案館數字化建設中,數據庫的結構標準化的規范化體系的確立，是高質量建設檔案數字化的堅實基礎，也是數字化檔案能否實現最大范圍共享的前提。各高校的檔案管理部門在開發應用檔案管理軟件的同時，要匯同學校其他主要管理部門進行協商，開發使用兼容性比較強的檔案管理系統，要緊密聯系學校各部門的實際，建立實用性、可靠性強的數據庫，要有更新和控制功能。對有關檔案數字化管理的系統進行完善，建立檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫，對檔案自動檢索系統以及對檔案全文信息的鏈接起到決定性作用,并能實現網絡共享。
2.加大對專業人才的培養，確保檔案信息利用安全。
檔案數字化建設是一個對技術要求比較高的工作，所以高校在檔案數字化建設的過程中要加大對專業人才的培養，使他們能夠對一些問題作出正確的判斷和決策，并指導檔案管理的工作人員進行工作，使管理人員在高校檔案管理過程中發揮最大的作用。強化高校檔案數字化管理人員的工作能力，增強他們對高校檔案數據安全保護意識，確保高校的檔案數據安全，防止信息泄露，給高校的教育教學工作帶來麻煩。增強高校檔案數據管理人員的數據安全意識，是高校檔案管理過程中非常重要的環節，也是高校檔案數字化管理人員的職責所在。要加強高校檔案數字化管理的數據安全性，強化基礎設施建設。高校的檔案中包含著高校長期以來重要文件資料等內容，一旦泄露，就會對高校的發展產生不利影響，所以要建立數字化的評價體系，對檔案數字化管理進行評價，防止數據泄露和丟失。另外，要保證高校檔案數據的安全性，要加強對基礎設施的建設，信息化基礎設施是高校檔案數字化管理的基礎保障。高校檔案實現數字化管理，是檔案管理模式發展的必然趨勢。高校檔案是對學校的教學、科研管理及學校重大活動等各方面的真實記錄，對高校的發展有著十分重要的作用。高校檔案的數字化管理，雖然給檔案管理工作帶了很多便利，但同時也為高校的檔案信息安全埋下了隱患。因此，要加強對高校檔案數字化管理的安全管理，促進高校檔案管理工作的順利進行，促進高校的健康發展。
作者：樊麗君 單位：沈陽建筑大學檔案館
參考文獻
關鍵詞：云計算 高校 數字化 檔案管理 實現和應用模式
1.高校數字化檔案管理發展過程中面臨的主要問題
高校數字化檔案管理的發展實踐面臨的問題，主要表現在以下幾個方面：第一，高校數字化檔案資源日益增多與資源存儲空間有限和資源異構的矛盾。目前，電子檔案資源已經成為高校檔案文獻資源的重要組成部分。大量遞增的數字化檔案信息資源，給高校檔案管理過程中對海量數據的存儲帶來了持續的壓力，不但加重了高校檔案管理中對基礎設施建設的負擔，還使對海量數據信息進行可靠訪問這一問題也面臨著嚴峻的挑戰。另外，隨著高校數字化檔案建設的不斷深入，不斷出現大量異構的檔案信息資源，包括“信息孤島”、“信息煙囪”等信息資源分散、孤立的狀態比較嚴重。第二，高校數字化檔案資源建設與服務之間的矛盾。高校數字化檔案資源建設總的涉及到兩個方面的內容：傳統形態的檔案向數字化檔案的轉化以及數字化檔案的存儲和流通。目前高校數字化檔案資源建設和管理中重建設而輕服務的現象一定程度的存在。不同用戶在個性化信息檔案需求以及知識服務等方面的要求日益增長，而高校數字化檔案資源利用效率低下以及服務層次不高的現狀使檔案信息服務與用戶對檔案信息的需求這一矛盾日益加劇，一定程度的制約了高校數字化檔案建設的發展。第三，高校數字化檔案資源利用與檔案資源保護之間的矛盾。檔案資源具有特殊性，面臨著保密和著作權保護等問題。因此高校數字化檔案資源管理中，在用戶的權限設定、數字化資源加密以及數字化檔案資源復制制度等方面都面臨許多問題。上述問題必然會對高校數字化檔案管理中的資源共享、用戶服務以及檔案信息安全等方面帶來不利影響，制約高校數字檔案資源價值的發揮與利用。
2.云計算在高校數字化檔案管理中應用的優勢
云計算在高校數字化檔案管理和應用中有以下優勢：第一，云計算能夠提供完善的信息資源服務能力，有利于提高數字檔案館的管理和服務水平。基于云計算構建的數字化檔案服務平臺能夠有效利用各種數字化資源，使高校數字化檔案管理獲得更大程度的資源伸縮度，形成資源集成化。將高校數字化檔案的信息檢索、數字參考咨詢等業務訪問向云端遷移，實現一站式服務，大大的提高數字檔案館的管理和服務水平，并大大的降低服務成本。第二，云計算能夠提供多樣化和個性化的服務，促進數字檔案館職能不斷改變，實現以用戶為中心的服務模式，放大高校數字化檔案館的應用潛，提高數字檔案館的信息服務效率。第三，云計算有利于降低數字檔案館的工作成本，提供安全可靠的資源存儲能力。云計算對信息資源實施集中存儲的策略，檔案資源存儲于由“云”提供的由數量眾多的服務器組成的數據存儲中心，由數據中心對數字化檔案資源進行統一管理、資源分配、均衡負載和控制安全等等，能夠有效解決數字化檔案資源的存儲問題，還提供了低成本和高安全性的數字化檔案利用策略[1]。
3.基于云計算的高校數字化檔案管理的主要實現和應用模式
云計算概念的提出給高校數字化檔案管理帶來了新的信息服務與管理模式。以下嘗試從三個方面論述云計算環境下高校數字化檔案管理的主要實現和應用模式。
3.1基于云計算的高校數字化檔案資源整合框架
云計算環境下的高校數字化檔案資源整合的出發點就是實現資源的有效共享。因此，在云計算背景下，高校數字化檔案館的構建就是要為用戶提供靈活的部署和應用服務方式，對來自不同服務平臺和系統的服務進行整合，提供開放的API接口，實現統一的認證服務[2]。從邏輯結構上看，把云計算環境下的高校數字化檔案資源整合框架分為四層，包括基礎設施層、資源層、平臺層、應用和服務層。
3.2基于云計算的高校數字化檔案用戶的業務實現機制
針對高校數字化檔案的業務特點，云計算環境下高校數字化檔案用戶的業務實現機制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的網絡、計算、存儲等基礎設施構成，幾乎所有的數字化檔案數據和應用都可存儲在“云”里。云端作為服務端存在，對外提供接口供客戶端調用。包括PC、手機、PDA等統稱為數據終端，數據終端只需要擁有瀏覽器和操作系統，通過網絡接入“云”，經驗證授權后，即可使用云中的檔案資源。
3.3基于云計算的高校數字化檔案資源的虛擬存儲機制
大量數字化檔案資源，給數字檔案館的存儲帶來了巨大的壓力。云存儲可以將各種物理存儲單元通過軟、硬件技術轉化成為一個邏輯的虛擬存儲單元，并共同對外提供數據存儲和業務訪問功能。在高校數字化檔案館的應用中，采用典型的網絡虛擬存儲作為云存儲的具體實現[3]。
4.結束語
高校應充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高高校數字檔案管理的整體業務能力和服務水平，論文的研究對于高校數字檔案館的資源建設、管理模式、應用服務方式等方面都具有一定的積極意義。
參考文獻：
[1] 胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應用初探[J].蘭臺世界，2011，3月下
一、加快高校檔案管理數字化建設的現實意義
數字化檔案管理是指通過計算機建立檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫（照片、音頻、視頻等），以數字化為載體的檔案信息存儲提取模式。高校近年來發展迅速，學生數量和教職工數量逐年增加，這種增長使得高校檔案處于不斷變化的狀態，檔案的維護和更新需要更多的人力和物力資源，高校檔案管理工作面臨越來月大的挑戰。而高校檔案記載的信息對于學生、教師和高校來說都是十分重要的，因此，提高高校檔案管理的效率在檔案管理工作中占有著重要的地位。而目前幾乎所有高校的檔案管理，都面臨傳統紙質檔案和數字化檔案并存的過渡階段，目前高校檔案的存儲主要還是以紙質檔案為主，電子信息管理手段還僅被運用于檢索、備份等一些輔助的功能，電子信息技術處理信息的高效、穩定性在目前高校檔案管理中還沒有完全發揮優勢。問題的原因是檔案管理人員對于數字化檔案管理的重要性仍缺乏充分的認識。
（一）高校檔案數字化是信息時展的要求
社會發展對檔案的借閱需求不斷增加，紙質的檔案已經不能滿足社會的需求，必須建立完全、快速的數字化檔案存儲平臺，達到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時間去進行檔案數據整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內部辦公效率。
（二）高校檔案信息數字化是數字化校園的必然結果
在社會數字化的背景下，高校作為技術發展的前沿已普遍開展數字化改革，高校檔案部門的數字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數字化會將大量的檔案信息寫入計算機中，并實現聯網共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。
（三）高校檔案數字化是完善檔案管理的重要途徑
高校檔案數字化建設是高校檔案管理模式創新的方向。在將傳統檔案管理向數字化檔案管理轉化的過程中，必須打破檔案管理的傳統管理模式，實現新時期檔案管理的科學優化。檔案數字化能夠大量節省檔案存儲空間，有效減少紙質檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數字化可以縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。
二、高校檔案管理數字化存在的問題及對策分析
應當看到，高校檔案管理數字化目前仍存在一些問題。例如，一個突出的問題是數字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數字化檔案的管理當成一項緊迫的任務來抓，檔案管理人員仍遵循傳統觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計算機等多媒體硬件成為 “高檔打字機”。使得投入的人力和物力的價值沒有得到充分體現，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費。其次，檔案管理應用系統與校內辦公自動化系統的兼容性問題有待解決。為保證數字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統。目前高校內部的辦公自動化系統與其檔案管理部門使用的檔案管理系統來源往往不同，有時候并不兼容，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現的原因在于缺少科學規范的數字化檔案工作制度和專業化的數字化檔案管理人才。另外，有些單位數字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購和開發比較混亂也是困擾檔案數字化進一步拓展，影響檔案數字化的重要原因。為此，在實際的工作中需要把握以下幾點：
（一）首先要正確認識電子檔案與傳統檔案管理的差異
數字化檔案與傳統檔案的歸檔方式不同。電子檔案采用電子編碼技術，其具體內容和關鍵信息可以編輯修改而且不留痕跡，電子檔案的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子檔案在建立的過程中要特別注意加密保護，隨時進行數字簽名、信息和身份驗證，切實避免文件在傳輸和處理過程中出現錯誤，確保電子文件的原始性、真實性和準確性。
（二）盡快建立健全檔案信息管理標準
新型載體的應用和計算機智能化管理，必然要求信息處理規范和標準化。在實現由傳統檔案管理向現代信息管理轉變的過程中，必須遵守嚴格的業務規范和技術標準，即檔案信息管理標準化。其標準通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時，各單位也應充分發揮自身能動性，根據自身條件和檔案管理的特點制定詳細科學的管理標準，為檔案信息化管理打好框架，夯實基礎。
（三）不斷改進檔案管理數字化系統
電子文檔具有與紙質檔案不同的技術特性，檔案數字化管理的制度、標準以及具體實施辦法最終都要依賴軟件系統來實現，因此要重視以軟件系統為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統設計階段，依據數字化標準，充分綜合文件檔案業務部門、管理部門及技術開發部門的意見，統籌協調，通過技術手段把相關的管理性措施納入系統中，并根據實際運行中出現的問題，不斷通過軟件系統來滿足檔案管理數字化的功能需求，確保電子檔案的真實有效。
（四）加快硬件基礎建設
檔案管理數字化建設，需要計算機技術、數據庫技術、多媒體技術等高新技術作為載體，需要加大資金投入來引進先進的技術和設備。電子新產品的開發周期越來越短，如出現老版本不兼容、存儲格式淘汰等硬件和軟件的過時問題會引發一系列不良結果，要及時對系統關鍵設備進行更新換代和升級，以確保信息化建設的順利進行。
（五）突出數據庫建設
數據庫建設是檔案數字化管理系統建設的重要基礎。要實現檔案管理信息化，必須做好數據庫建設。在紙質檔案數字化過程中，必須嚴格做到正確、科學、規范。這一方面要求每個檔案工作部門必須做到根據制定得著錄規則和細則，在搞好傳統載體檔案數字化數據庫建設的同時，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。另一方面，在檔案管理數字化過程中，要注意館與館之間檔案數據庫建設的數據交換方式、信息分類編碼、系統匹配、功能設置和通訊規程等的統一性，從一開始就要樹立建設館際共享的數據庫長遠目標。
（六）不斷提高檔案管理工作人員的業務素質
要重視對檔案管理人員應用現代化新技術的業務能力和技能素質的培養。而且數字信息技術的發展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強檔案業務的專業知識、多媒體知識和相關的學科知識的學習，做到熟練地掌握計算機操作技術和基本的網絡信息技術。同時，加強檔案管理者的隊伍建設，適時引入激勵考核機制，為檔案管理數字化管理工作提供人才保障。
三、切實加強數字化背景下高校檔案的保護
電子檔案信息的獲取和共享必須借助局域網或互聯網，不可避免地帶來信息安全問題。電子檔案其內容信息具有可變性，且修改后不易被察覺，使得如何保證電子檔案的真實性、完整性、原始性是極大的挑戰。因此，切實加強數字化背景下高校檔案的安全性工作，包括防止泄密、防止數據丟失和病毒入侵，是高校檔案管理信息化建設過程中的重大問題和挑戰。要做好上述工作，需把握以下原則：
（一）提高數字化檔案管理人員的安全防范意識
首先，要提高檔案管理工作者的法律法規意識，嚴格按照《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規規范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運作、安全使用。其次，檔案管理單位要對數字化檔案的管理和制定詳細的規則和規范，從而規范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強對檔案管理人員的保密安全意識培訓，檔案管理人員必須對安全操作規程做到了心中有數，時刻做好安全防范措施，并重視對密碼技術的應用，不斷提高安全防范意識和防范能力。另外，對數字化管理人員的配備應嚴格把關，突出責任意識、紀律意識和信息道德品質，又要精通計算機知識，把合格的管理人員委派到關鍵崗位上。
（二）提高系統安全防范技術能力
一方面，要依托傳統的網絡信息保密技術，如最常用的是數據密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲過程中進行安全保護。另一方面，要充分發揮新型網絡信息安全保密方法的功能，進行以下幾種防范能力的開發：（1）授權控制。對網上信息用戶權限進行設定，設置不同用戶對各類信息的訪問權限，實行檔案信息獲取的分層管理。（2）數字簽名驗證。在計算機網絡中采用數字簽名，動態驗證用戶身份與數據的真實性，確保數據的真實性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技術。根據安全實際要求，可以將數據處理、數據存儲、安保功能制作集成電路芯片，開發智能卡管理功能；（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進、出兩個方向的通信，借以保護內部網絡不受外部網絡的攻擊，并防止內部網絡的用戶向外泄密。
（三）嚴格執行數據備份制度，提高系統容災能力
影響數字化檔案安全的因素眾多，有諸如網絡黑客、病毒及軟件缺陷等，也可能存自然災害等原因造成的存儲設備硬件損壞。因此，必須嚴格執行電子檔案數據備份制度，有效防止這些因素對系統造成損害，確保既有的關鍵數據、關鍵數據處理系統和關鍵業務在檔案管理系統發生災難后可以迅速恢復的數據備份系統。在實際執行數據備份過程中，隨著時間的增長需要備份的文件數量越來越多，因此備份中心面臨巨大的數據存儲難題。如何安全、科學地保存這些數據，是備份工作的關鍵。可以依托數字檔案館平臺，采取海量數據在線存儲（如磁盤陣列）和脫機載體存儲相結合的辦法。
關鍵詞 高校檔案 數字化 規范化管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
檔案信息是一種有價值的文獻歷史記錄。高校信息化的管理，對檔案館的發展提出了新要求，推進電子檔案，對檔案的數字化管理是一種必然要求。 檔案的數字化管理大大提高了檔案信息的搜索效率，它強大的社會功用已經讓人們從中受益，因此許多高校都在推進檔案數字化建設。
1檔案數字化管理的必要性
1.1檔案數字化是社會發展的必然需求
快節奏的工作要求人們以最快的時間得到最準確的信息，并迅速地做出反應或決策，時間就是效益。人們有著強烈的時間意識，尤其是在面臨重要事睛、重要變故時，此時會需要調動相關信息并及時查閱，上至國家機關、決策部門，下至學生、普通公民對檔案信息的需要量都在日益增加；信息量大，內容復雜，這些情況都不是原始的檔案管理所能應付得了的，這就迫使保管和提供信息的檔案館必須以最快的速度進行改革，從而實現檔案管理數字化，傳遞信息現代化、服務功能社會化。檔案的服務職能由傳統的分散性、單獨性、區域性日益轉變成綜合性、系統性、全局性。
1.2檔案數字化有利于提高工作效率
傳統的以文字、聲音、影片等為介質的檔案信息轉化為以計算機多媒體為載體的電子信息資料，有效實現了檔案的數字化管理。這樣，不僅減少了檔案的管理經費，而且方便所需信息的及時查閱，實現信息資源的共享。既免去反復復印資料而帶來的財力、人力和時間的浪費，提高辦事效率；又使檔案數字化管理有效實現了資料的及時歸檔，方便保存和再次使用；從而使檔案的數字化管理實現相關信息的快速傳遞、流通，讓工作人員在自己的辦公地點就可以隨意查閱所需的信息資料。
1.3檔案數字化加速了檔案信息的交流、傳遞和共享
電子信息技術的發展，為檔案的數字化管理提供了很好的平臺，也為檔案信息面向社會服務的工作提供了很好的環境。文件的制作工作與檢索工具的編制大體相同，可以使用同一個系統軟件對文件和檔案進行管理，以文件制作為基本的工作平臺。計算機作為檔案數字化管理的WEB服務器，用于檔案部門在網上進行檔案查詢的主要工具，也可以通過局域網、區域網等展開檔案的電子檢索工作，從而使信息在各部門間傳遞、交流和共享。
2高校目前檔案管理的狀況及存在的問題
2.1基礎建設方面，數字化設備嚴重短缺
基礎設施主要包括網絡環境建設、硬件環境建設、軟件環境建設等數字化信息的系統，數字化對基礎設施的標準要求很嚴格，數字化的設備一定要符合國家標準。從數字化檔案信息的可靠性、易更改性與長遠利用的原因，檔案館必須配備與之相匹配的數字化設備。由于經費不足，資金的約束導致了數字化設備的種類是有限的，計算機只能處理簡單的輸入、輸出、打印和普通檢索、電子檔案存儲等層面，也只能購買平板A3掃描儀、縮微膠片掃描儀、數碼相機等簡單的設備。相當一部分信息不能轉化為數字信息，例如圖紙檔案由于大幅面掃描儀價格昂貴，許多檔案館承擔不起這項費用，堆積如山的圖紙檔案只能在庫房中靜靜的等待機遇，很多歷史檔案也在存放和翻閱中變黃、破損了，這些都迫切需要解決。
2.2信息資源方面，不能正確劃定信息資源的范圍
部分高校，只是按部就班的把各類向社會開放的檔案通過掃描、縮微等方式錄人數據庫，或是把保管檔案的庫房紋絲不動的轉變成存儲檔案信息的數據庫。這樣都是對信息化的片面理解，實際上并不是所有檔案信息資源都有必要以數字形式存儲，數據庫所要保存的應該是利用率高的檔案信息，否則既會造成人力和物力資源浪費，也會加重數據庫的負荷，影響數據庫的正常運轉。
2.3專業人員匱乏，攻關能力薄弱
數字化需要信息、人才、設備三者和諧運作才能順利完成，人才是數字化的保證，技術再先進，也必須靠人才掌握和運作。檔案館是一個清水衙門，人才招聘相對于其它地方來說比較困難，導致人員在知識結構方面問題突出：（1）人員的背景專業和業務水平是單一的，各方面的人員比例不合理。（2）信息意識薄弱，不具備有針對性地快速挖掘信息的能力和對潛在的信息的超前預見能力和前瞻性。
3解決問題的辦法和建議
3.1基礎設施建設方面應加大投資，打好檔案數字化的工作的根基
學校領導要高度重視，有計劃并穩妥地進行設備的投資更新，如在計算機的硬件設施、軟件更新、安全設備上。至于軟件的開發，應由國家檔案行政主管部門出面，盡快建立一套完善的、有關檔案數字化管理的軟件，加速檔案數字化管理的進程，同時也有利于資源轉換和共享，提高利用率，更好地為社會服務。
3.2人才隊伍建設
素質提高的關鍵在知識水平的再提高，用新思路引導、新體制鼓勵、新方法培訓、新知識灌輸，在提升檔案管理人員工作素質的同時，積極引進國內外先進人才，爭取在較短的時間里踏上檔案數字化管理的新路子，建設數字化隊伍。
人才構成原則：一是多樣化原則。即人才的背景專業和業務水平是多樣化和多層次的，要使各方面的人員有合適的比例。二是精干原則。數字化檔案館是多種高新技術的應用部門，人員隊伍應少而精，盡量提高工作效率。三是協調原則。檔案館的內部關系應該能做到知識互用、能力互補、職能協調。四是動態原則。人才結構不是一成不變的，必須根據技術的發展需要及檔案信息需求的變化，隨時調整或變化，使機構內的構成關系經常處于最佳狀態。要求檔案人員要有較全面的知識結構，包括檔案學、文件學、計算機應用和英語知識等。
3.3數字化資源的范圍
1高校科研統計管理的意義
高校科研統計就是用數字來反映高校科研管理工作的實際情況，以便對科研信息實行計量化管理，是一種對科技現象數量方面的調查研究活動，是高校科研管理的重要制度和方法之一［4］。因此，高校科研統計的重要作用表現在:一是認識高校科研活動規律的有力工具。通過大量綜合的統計數字與統計分析，用數字來說話，清楚地認識科研活動的規律性。二是開展科研業務工作的客觀依據。從科研課題立項到完成、成果的社會影響及其轉化效益等情況，都離不開科研統計提供的數據，科研投入與產出的分析都需要可靠的數據［5］。三是學校科研工作科學管理的重要手段之一。科研統計在管理科研的過程中有兩個不可分割的功能———統計服務和統計監督。統計服務就是學校科研統計為學校科研管理決策服務;統計監督就是科研統計要及時地為科研工作的科學管理提供反饋信息，全面準確地反映學校科研這一“車輪”運轉的情況，以便管理者制定新的決策，排除運轉過程中的故障。另外，統計監督也在一定范圍和一定程度上起到預防學術腐敗、避免重復研究的作用。在數字化、網絡化環境下，高校科研統計信息的數字化管理既是高校科研日常管理和管理集成化、信息化發展的需要，也是高校科研規范化、科學化管理的需要和服務學校科研的需要，更是高校實施科技創新工程、開展產學研用合作和服務地方經濟社會發展的需要［6］。為了解和掌握國內高校的科研信息統計工作的數字化管理情況，推進高校科研管理的現代化水平，本文通過對江蘇高校科研統計管理現狀的調查，總結分析目前高校科研統計信息數字化管理的經驗和不足，具體研究大數據時代適合于高校科研統計管理工作的方式方法，為國內高校科研統計信息的數字化管理提供理論依據和可行性對策和建議。
2高校科研統計信息資源數字化管理現狀調查與分析
2.1江蘇高校的現狀調查
本研究于2014年12月—2015年1月，采用網絡調查方式，以江蘇的各類普通高校為調查對象。截止到2014年底，分布在江蘇全省各地的普通高校總數為134所，其中本科院校51所(部委屬10所，省屬30所，市屬5所，民辦4所，中外合作辦學2所)，高職高專院校83所(省屬38所，市屬22所，民辦22所，中外合作辦學1所)［7］。在實際調查中，從被調查對象中隨機抽取15所本科院校、20所高職高專院校作為調查樣本，所取樣本兼顧“985工程”、“211工程”院校、地方普通本科及專科院校和民辦院校，調查內容主要包括科研項目、科研成果、專家信息、企業需求等科研統計信息和科研管理系統設置情況等。具體調查結果如表1、表2所示。
2.2調查結果分析
2.2.1總體狀況上述調查樣本分布在江蘇省的不同地區。江蘇的蘇南、蘇中、蘇北3個地區的經濟發展水平具有一定差異性，蘇南地區(包括南京、蘇州、無錫、常州、鎮江)是江蘇省經濟發達地區，蘇中地區(包括揚州、南通、泰州)次之，蘇北地區(包括徐州、淮安、鹽城、連云港、宿遷)的總體發展水平相對較弱。因而，本課題的調查結果具有一定的代表性，基本能夠反映全國高校的科研統計信息的數字化管理現狀與水平。表1、表2顯示，除1所院校的網頁不可訪問外，其他25個單位在其科研管理部門的網頁有科研信息的統計管理欄目，占樣本總數的71.4%;9個單位沒有科研信息統計欄目，僅涉及學校立項課題、獲獎等信息的簡單報道，占樣本總數的25.7%。各院校統計的科研信息主要涉及各級各類立項科研項目、、獲獎成果、授權專利、制定標準、企業需求信息、內部專家信息等科研信息。在校內科研管理系統建設上，有20個院校已建立內部科研管理平臺，占樣本總數的57.1%;14個單位尚未設立，占樣本總數的40%。部分院校的科研統計信息不僅體現校內科技信息，還關注社會需求信息。另外，本科院校的科研信息統計數字化管理工作總體整體水平好于高職高專院校，涉及的信息內容也較為詳細而豐富。2.2.2主要成績根據上述調查結果可看出，高校科研信息統計工作的數字化管理已取得了一定成效:一是高校科研管理的信息化建設已發揮作用。已建立的校內科研管理平善了內部科研管理功能，高校科研信息統計工作逐步走向自動化、集成化、數字化和網絡化，科研信息管理水平在逐步提升。二是信息統計內容較為豐富。各個學校的數字化科研信息既有校內立項課題、縱橫向科研項目，又有獲獎成果信息、授權專利轉讓和專家學者信息等。三是科研信息統計公開化程度較高。眾多高校在校園網站或其科研管理部門網頁設置“科研成果”專欄，以分類統計的形式向校內外展示科研成果。四是科研信息統計管理工作重視產學研用的結合。一些學校(本科院校居多)專門搭建了成果轉化系統平臺或技術轉移中心平臺，以有效的信息統計為地方社會經濟建設服務。縱觀全國高校科研信息統計管理數字化建設發展的原因，主要歸結于:(1)信息化建設促進科研信息管理的數字化。進入21世紀，信息化對經濟社會發展的影響更加深刻，信息資源日益成為重要生產要素、無形資產和社會財富［8］。科研信息是信息資源的重要組成部分，對其進行數字化建設成為必然。(2)數字校園建設加速科研信息化。數字校園建設是由學校教務處、科研處、財務處、圖書館等各業務部門共同驅動、共同完成的信息化建設工作，科研信息化建設不斷推進，為學校科研管理和服務創造了一個良好的信息化環境，并已成為高校師生教學、科研不可或缺的一部分［9］。(3)產學研政的結合需要高校提供全面而豐富的科技信息。全國多個地區正在實施科技創新工程，這對科技信息資源的建設與服務提出了新的高要求。為此，各級政府依托所在地高校的技術力量，并把高校納入到本地區的數字化、智能化行業科技信息資源共享服務體系。為實現科技信息資源的開放共享，促進地方科學研究和成果推廣，高校科研管理部門通過加大科研管理力度，科研信息統計工作得到了前所未有的發展。2.2.3存在問題通過對調查統計結果的剖析，結合日常與省內外同行的工作交流，本文研究發現，目前高校科研信息統計數字化管理還存在以下問題:一是科研管理系統利用率低。雖然大部分院校搭建了科研管理平臺，但目前僅限于內部統計科研工作使用，校內外其他科研人員無訪問權限，這阻礙了本校、本地區同行之間的相互學習和交流，導致同類項目重復申報、重復研究。二是信息統計管理意識不強。一些學校缺少科研信息的統計管理理念，僅利用單位網頁，對立項課題、獲獎成果和成果轉化等情況進行新聞報道，尚未開展科研信息的專項統計和網上管理。三是信息統計內容有待完善。由于高校科研信息化管理起步較晚，各單位網站上公布的統計信息涉及的年度信息不齊全，自然科學成果信息多、社會科學類成果信息少，學校產生的很多有價值的調研報告、為政府提供的決策咨詢報告等成果信息被忽視，成果轉化的成功案例和大學生科技創新成果信息還沒有列入科研統計范圍。四是信息開放共享程度較低。學校承擔完成的各類科技計劃項目所產生的以及過去所積累的科學數據大多數仍擱置在資料堆、檔案柜乃至流散在個人手中，沒能得到有效管理和利用，面向社會的科研信息資源共享服務體系不健全，導致科研用戶、企業用戶對所需的數據無從查找。
3對策建議
在高校管理工作逐步網絡化、信息化、數字化的變革時期，高校科研管理人員應強化信息統計數字化管理意識，增強科研管理責任意識。以科研管理系統建設為基礎、數字化校園建設為契機，梳理學校科學研究活動各環節產生的科技信息，推動學校科研信息統計工作的數字化管理。
3.1建立健全學校內部科研管理系統
為完善科研信息的數字化管理，提升科研管理水平和服務能力，尚未建立科研管理系統的高校應盡快搭建科研管理平臺;已使用科研管理系統的院校，還需要不斷更新和完善系統平臺的功能模塊，增加科研成果信息分類統計和分類查詢子系統，建立科研項目與經費庫、論文庫、著作教材庫、獲獎成果庫、專利與標準庫、科技成果轉讓庫、專家信息庫等專題信息統計數據庫［10］。比如，南京大學的科研管理系統平臺在自然科學類科研項目方面分別設立了橫向項目和縱向項目信息檢索子系統，可以從項目名稱、負責人等途徑進行檢索。一些學校已建或正在建設的OA系統應充分考慮科研管理子系統的校內功用和社會化服務功能，把目前相對獨立的產學研平臺作為一個子系統，整合到學校科研管理的大系統中，以滿足校內科研信息的統計管理和查詢的需要，同時滿足社會科技人員、企業研發人員、企業管理決策者等用戶的科技信息需求。
3.2充實科研統計指標的信息內容
目前高校科研統計的基本指標是科研投入和科研產出(科研成果)，科研投入主要是科研經費，即當年實到科研經費(指當年撥入的科技和社科經費總和);科研產出的3個統計指標是論文論著(科技類、社科類)、鑒定與登記的科技成果和發明專利［11］。在各個單位網站能夠看到的科研統計信息很少涉及學校的科研投入或到賬科研經費，涉及經費內容的至多是獲批橫向項目的資助費用。為有效發揮科研統計在科研投入與產出效益核算方面的作用，科研管理部門可以把立項研究項目的資助費用和單位配套費用在公眾可訪問的項目管理模塊予以公開，一方面發揮公眾對科研經費使用的監督作用，另一方面鼓勵本單位職工合理使用經費，多出科研成果。對于科研產出即科研成果的信息統計，必須對科研產出的各類成果進行科學的匯總分析，既有按類按年的詳實統計，也要有成果變化的動態統計，同時兼顧自然科學與社會科學研究信息的統計。比如可轉化成果的統計信息，一定要在單位網站的相應統計公告欄有詳細的反映;已轉讓的專利等技術，要有轉讓時間和受讓單位等信息，以便于企業用戶引入新技術成果進行新產品開發，切實推進校企合作;研究與咨詢報告的統計既要包括正式提交給有關部門的調查報告、研究報告、咨詢報告等研究成果，也要有相關成果被采納的信息統計，這是高校科技智庫信息資源建設的需要。對于學校專家信息，目前僅有部分高校從事這方面的統計工作，眾多高校可以把校內專家信息提交到數字化管理平臺或網站專家信息專欄，因為技術專家對地方科技創新驅動具有直接的推動作用。專家信息統計具體以學校有名望的學科專家為基礎，整合其他各方面專家資源，建立多層次、多方位、多專業、高質量的“專家庫”，作為政府職能部門、校外研發機構、企業管理者等與校內專家聯系的樞紐，利用學校專家學者的特長服務于社會［12］。
3.3促進統計信息的高度集成與共享
關鍵詞：信息數字化高校檔案管理研究分析
一、 前言
信息時代的不斷進步與發展，促進了高校的檔案管理工作開始朝著信息化的步伐邁進，這對當代的高校來說具有重要的意義。傳統的檔案管理模式，往往采用人工紙質記錄的方式對檔案進行保存，這種方式目前已經不能適應高校發展的實際需求，局限性很強。取而代之的是信息化的檔案管理已經滲入到高校的管理中去，很多的高校檔案管理開始實現了信息化的管理模式，但是普及力度還遠遠不夠。很多的高校檔案管理依然以傳統的人工檔案管理為主，不僅浪費了大量時間，同時還是降低了工作效率，通過復雜的人工搜索，很難準確找到所需要的檔案。在高校大力推進信息化檔案管理的浪潮中，計算機技術廣泛應用于高校的檔案管理工作中，其作用已經變得無法被取代。檔案的信息化管理不僅給我國的高校檔案工作帶來了極大的便利，同時也給我國的檔案管理創新帶來了極大的挑戰，只有抓住這一挑戰，高校的檔案管理才會取得長足的發展。檔案的管理工作是一項非常重要的工作，近些年國家非常重視檔案的管理工作，他們不僅在檔案管理工作上加大了資金的投入力度，同時還對檔案的信息化管理加大了科研力度。在新時期下，檔案的管理是一項系統的、復雜的管理工作，它對我國的高校的檔案管理人員提出了更為嚴格的的要求。作為檔案管理者，不僅要具備專業的檔案管理知識，同時還要具備很強的檔案保密意識，充滿責任心，不能損害高校的利益。信息數字化的檔案管理模式是高校未來發展的必然趨勢，它對于提高檔案管理工作效率，提升檔案管理質量，具有重要的現實意義。
二、 我國的高校檔案信息化管理存在的問題分析
（一） 高校檔案管理人員素質偏低
高校檔案管理人員要想做好高校的檔案管理工作，首先要從加強自身的道德建設，提高自己的素質入手。但是從目前的實際情況來看，我國的檔案管理人員普遍存在著素質偏低的現象，這不僅不利于檔案管理工作的正常開展，同時還阻礙了我國高校的檔案管理工作朝著標準化的步伐邁進。很多的檔案管理人員單純地認為檔案管理工作實際上就是簡單的將檔案搜集與整理，必要的時候拿出來供高校參考與使用，這種想法是錯誤的。檔案管理工作實際上是一種非常復雜精密的工作，它要求檔案管理人員具有一顆細致的心，不放過檔案管理的每一個細節問題，在工作中要及時總結經驗教訓。我國的高校檔案管理人員還存在著一種更為嚴重的問題，那就是檔案管理人員對檔案的保密意識不強，很多的檔案已經不再是檔案了，大部分人可以隨便翻看或查閱。這種現象對高校的未來發展是非常不利的，作為檔案管理人員一定要“以身作則”，認真研讀《檔案法》中的相關規定，做好檔案的保密工作。計算機系統目前已經開始應用到高校的檔案管理工作中去，但是很多的檔案管理人員計算機水平比較低，不能勝任高校的檔案管理工作。作為檔案管理者一定要加強自己的計算機學習，提高自己的計算機水平，適應高校檔案管理工作的需要。
（二） 高校檔案管理工作任務量大，工作效率低
高校的檔案管理工作是一項系統的、復雜的工作，檔案信息量比較大，它要求檔案管理人員能夠快速找出所需要查閱的檔案。我國目前的高校檔案管理存在著以傳統管理為主的模式，人員還是依靠紙質記錄的方式進行歸檔、整理，在面對大量的檔案管理時，管理人員很難對大量的信息進行處理，影響辦事效率。高校應該從根本上意識到這種現象的危害性，并采取多種手段改變這種現狀。
三、高校檔案信息化管理策略分析
（一） 提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員是檔案管理的直接參與者，其素質高低與否直接影響檔案管理工作的效率。作為高校領導一定要全面培養檔案管理人員的素質，使他們認識到檔案管理工作的重要性，并加強他們的理論知識學習。對于檔案管理人員素質培養，我們可以從以下幾個方面入手：首先，加強他們的思想道德理論知識學習，使他們具備較強的檔案管理理論功底。其次，舉辦多樣化的公益活動，提高他們的法律意識。檔案管理是一項嚴密的工作，管理人員一定要了解《檔案法》的相關規定，遵紀守法，不，靠關系出賣檔案。對于一些違反法律法規的檔案管理人員，要按照法律的要求對其進行處罰。
（二） 引入高科技計算機檔案管理系統
計算機檔案管理具有很多傳統檔案管理所沒有的特點，它不僅可以以電子檔的形式儲存大量的檔案信息，同時在必要的時候我們可以通過檢索“關鍵詞”，很快查詢到自己所要找的檔案信息。引入計算機檔案管理系統，是目前高校檔案管理發展的必然趨勢，對于提高高校檔案管理工作效率具有重要的意義。
結束語
高校的信息化檔案管理模式，對高校的管理發展具有很大的推動作用。作為高校的檔案管理人員一定要“以身作則”，不斷加強自己的檔案管理理論知識學習，同時還要強化自己的計算機水平學習。信息化的檔案管理模式是時展的需要，它不僅可以快速、準確地查找出所需要的檔案信息，同時還可以最大化降低高校檔案管理工作的投入成本，提高檔案管理工作的效率。
參考文獻：
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【關鍵詞】高校；互聯網+；檔案管理
2015年，全國“兩會”政府工作報告將“互聯網 +”從民間智庫提升為國家戰略，把“互聯網 +”比作“風口”。對于新形式下的高校檔案管理工作來說，從思想認識到工作實踐，都需要主動適應和迎合新的變化，促進檔案管理工作與互聯網技術的有機結合，讓檔案管理工作更有效率、更為精確，促進檔案服務朝著數字化、網絡化邁進。
一、互聯網 + 檔案的目標與實質
1.存儲介質由紙質向電子、數字多媒體、網絡等等多元化介質互補融合的方向發展。數字化是實現檔案工作現代化的基本前提。檔案數字化之后存入電子介質，就有了比傳統檔案管理更加豐富的組織形式。文字、圖像、聲音、畫面都可以輕松地組織到一起，從而更加清晰生動地還原真實。數字化檔案的最大優勢還在于其可以利用網絡。各個不同地方的檔案信息通過網絡互聯就可以建立起一個大而可靠的檔案數據庫，統一進行保存、管理。同時它也可以為有檔案需求的人提供方便快捷的查閱修改等服務，從而打破了檔案“久居深宮”的狀態，更好的達到提升管理，服務社會的目的。
2.檔案信息的特點由真實性可靠性進一步向綜合性完整性轉變。在檔案網絡化轉變發生之后，管理體系最大的特點就是其綜合性。與辦公自動化系統、人事系統、層級文件審批系統等等各種系統相結合，使得檔案管理員從單位內部辦公文件的歸檔整理到單位之間人員流動文件審批的各個過程都可以快速清晰地在網絡檔案系統當中進行處理。同時文件處理、審批、交換的流程都可以在系統中有完整的保存。在文檔的整體組織框架中也可以對檔案數據庫進行分層次的管理，使各部門進行分別的管理與匯總，從而提升了提高資料保存的完整性。
3.檔案管理與檔案服務更有效率，成本更低。在檔案與網絡緊密結合的條件下，可以迅速而又方便地進行各方面的信息采集并將其納入單位內部局域網的建設中，使得信息在整個網絡環境當中能夠被快速的共享。達到簡化工作流程、節約人力、物力、財力資源，達到資源的高度共享，加強各部門、各工作環節的溝通交流，提高檔案管理效率乃至整個事業單位管理效率的目的。
二、高校檔案管理工作中存在的問題
1.檔案互聯共同、資源共享格局尚未形成。當前，教育系統電子檔案管理方面缺少相應的交流學習，缺乏深入細致的探討和研究，統籌發展的觀念欠缺，各自為政、管理水平參差不齊現象嚴重，無法實現資金共享、技術互補、資源共通。
2.檔案管理安全性能較低。目前，高校檔案管理各環節間所使用的安全防護軟件不配套，在短時間內需頻繁更換安全密鑰，安全防護軟件自動升級不頻繁，檔案管理各環節流程銜接不緊密，易在信息交接時出現安全隱患，導致管理網絡陷入癱瘓。
3.管理人員規范意識、技術水平欠缺。高校檔案管理人員技術水平和管理意識直接影響了高校檔案管理“互聯網+工作進程。然而，在實際工作中，部分檔案管理人員的技術水平達不到要求。加之對檔案管理人員技術培訓的缺乏，導致工作人員管理意識不強，不能實現自我提升。
4.檔案管理的風險評估體系不健全。高校檔案管理除了安全軟件防護，還應有完備的風險評估體系，以此來防范檔案管理中有可能出現的風險，規避安全漏洞，拿出應對風險相關應急方案。目前，高校檔案管理缺少相應的風險評估體制，導致檔案管理風險的發生。
5.管理模式標準化、規范化欠缺。不同高校所使用的電子檔案管理軟件五色雜陳，導致檔案分類差異萬千，導致全國高校檔案銜接不暢，增加檔案統一規范化管理工作的壓力。
三、檔案管理“互聯網+”的思考和探索
（一）打破思想藩籬，創新思維
檔案工作者應培養互聯網網絡思維，特別是移動網絡思維，善于將自身工作與網絡結合來開展工作。在“互聯網+”浪潮下，要積極應對新形勢，利用網站、微博、微信等新媒體公眾平臺提供檔案服務，利用網絡開展遠程業務指導、教育培訓、經驗交流、學術交流等。利用網絡組織檔案工作志愿者進行開放檔案的編目、關鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作臂膀，壯大檔案隊伍。在檔案服務方面，形成網絡創新思維，解決偽“互聯網+”的傾向。
（二）加強數字化建設，進行數字資源整合
目前，檔案管理人員應注重紙質檔案數字化，強化互聯網、新媒體信息的收集、整理、歸檔的意識，對互聯網信息、新媒體信息的分類等方面進行研究。此外，在政府部門牽頭下，檔案機構應共同協作，建設全國開放檔案信息資源平臺，真正將互聯網與檔案融合，不斷完善“互聯網+檔案”的資源建設，逐步把全國已上網開放的檔案信息集中收集起來。積極推進檔案信息資源共享，通過信息平臺或傳播渠道把檔案信息傳播到公眾中去。目前，國家檔案局網站已經開通“國家開放檔案信息資源共享利用系統”，但內容有待豐富與補充，要構建一個涉及內容更廣泛的信息利用平臺。
（三）換位思考，建立用戶思維，實現高效查詢利用
在建立“互聯網+檔案”模式中，檔案機構應建立用戶思維、產品思維和平臺思維。用戶需求與用戶體驗是此模式下的重要問題。互聯網+檔案可以形成一個檔案信息供給平臺，平臺的良好運作可以推動檔案事業的發展。2015年1月，溫州市檔案局及縣（市、區）檔案局（館）正式推出“智慧檔案”，實現跨館服務、異地查詢。此外，基于互聯網的開放系統，打造檔案服務評價平臺，從大數據中獲取檔案服務評價信息，促進檔案機構服務質量的提升。把檔案機構的服務對象進行細化，從而有針對性地提供“個性化”服務。
（四）做好互聯網下檔案信息安全防范
在傳統檔案安全問題中，主要涉及檔案實體安全及信息安全。在“互聯網+”時代，檔案的安全防范同樣存在于這兩個方面。保存時的安全問題，可以通過技術路徑進行解決，在“互聯網+檔案”模式下，主要安全問題突出表現為信息泄密問題。在“互聯網+檔案”的模式下，檔案利用的便利性與檔案泄密的高發性是一對主要矛盾，所以，在該模式下，對檔案利用者的身份認證及權限設置是個關鍵點，只有實現對檔案利用者的身份有效核實、權限準確分類，才能保證檔案信息的安全。隨著檔案信息資源平臺的建設，平臺可實現與公民身份證系統的有機嵌合，實現對檔案資源的實名查詢，根據身份信息確定應用權限分類。在互聯網時代、大數據時代，主趨勢是實現信息及數據的互聯、共享，消除信息“孤島”，加快各類信息平臺的整合，避免重復建設和數據“打架”。
“互聯網+”是一個新的機遇，在電商行業看來，互聯網時代，具體的產品或服務是競爭力的核心，如何吸引用戶的眼球、增加用戶的黏性及提高用戶的轉化率是關鍵。對于檔案事業的發展同樣適用，“互聯網+”檔案信息管理和信息高效服務，對于檔案事業的發展來說真可謂是“柳暗花明又一村”。
參考文獻：
[1]陳廣群，林慰平.檔案管理信息化建設的思考[J].科技廣場，2010（4）.
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