時(shí)間：2024-03-28 11:08:04
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇高校檔案如何管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
高校檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看,應(yīng)上一個(gè)新的臺(tái)階,使高校檔案工作始終順應(yīng)時(shí)展,為教學(xué)、科研事業(yè)服好務(wù)。
1.強(qiáng)化意識(shí),健全機(jī)構(gòu)
既要充分認(rèn)識(shí)高校檔案的價(jià)值、地位、作用和意義,還要充分認(rèn)識(shí)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對(duì)檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不充分,就會(huì)影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高校現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺,搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè),能促進(jìn)高校的全面發(fā)展。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上,要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化檔案意識(shí),要以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強(qiáng)檔案意識(shí),增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。認(rèn)真執(zhí)行檔案法,強(qiáng)化法制教育,增強(qiáng)法制觀念,把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計(jì)劃。在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學(xué)校的規(guī)劃和計(jì)劃、納入學(xué)校的各項(xiàng)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。
2.依法治檔,建章立制
法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢(shì),開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3.加強(qiáng)業(yè)務(wù),提高能力
檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí),還應(yīng)要求檔案員真正堅(jiān)持“業(yè)務(wù)精通,愛檔如珍,維護(hù)歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè),一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論,另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員,運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備提高管理水平,使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐,為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此,加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力(下轉(zhuǎn)第133頁)(上接第132頁)培養(yǎng)、提高檔案工作者素質(zhì),是加速檔案科技進(jìn)步、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
4.穩(wěn)定隊(duì)伍,改善條件
要采取切實(shí)措施,建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的相對(duì)穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍。專職檔案干部屬專業(yè)人員,與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對(duì)待,按有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調(diào)動(dòng)。檔案部門的經(jīng)費(fèi),應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算,統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備,從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè),應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃,逐步改善工作條件,維護(hù)檔案的完整與安全。
5.注重收集,科學(xué)管理
學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù),搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ),也是直接反映本單位工作實(shí)績的有力證明。學(xué)校文件材料收集整理,一方面,要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求,抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強(qiáng)化文書管理,抓好學(xué)校活動(dòng)所形成的文件材料的收集,使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對(duì)有請(qǐng)示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料,檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢,保證這類文件材料的按時(shí)歸檔。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí),對(duì)有價(jià)值且需要?dú)w檔的文件材料應(yīng)當(dāng)留下原件,以備日后歸檔。同時(shí),要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供檔案利用工作的需要。
6.提供服務(wù),開發(fā)利用
關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化建設(shè)
中圖分類號(hào)：G647.文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2012）03-0009-01
隨著高校信息化建設(shè)的快速發(fā)展,以電子文件為主體的電子檔案管理工作日益突顯出來,已成為檔案部門轉(zhuǎn)變管理模式、謀求創(chuàng)新發(fā)展的增長點(diǎn)。目前,高校電子檔案管理的建設(shè)仍處于起步階段,涉及建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、管理法規(guī)、人才培養(yǎng)和裝備、經(jīng)費(fèi)保障等各個(gè)方面,面臨著許多困難和問題亟需研究解決。實(shí)現(xiàn)高校電子檔案管理又快又好地發(fā)展,必須找到既符合高校信息化建設(shè)、又符合檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展路子。著力研究和加強(qiáng)電子檔案管理體系建設(shè),對(duì)于解決建設(shè)發(fā)展中的各種困難和問題、協(xié)調(diào)推進(jìn)電子檔案管理的深入發(fā)展,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1.開展高校檔案信息化建設(shè)的基本途徑
1.1把檔案信息化納入高校信息化建設(shè)的總體目標(biāo)。《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。高校在信息化建設(shè)開創(chuàng)初期，即應(yīng)將檔案信息化納入信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，為檔案管理配強(qiáng)專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，開發(fā)帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。在信息化工作中，始終把檔案信息化作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，專題回顧，認(rèn)真展望，使加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)深入人心。
1.2完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模。高校領(lǐng)導(dǎo)要始終高度重視檔案管理工作，專門建設(shè)檔案管理的專用庫房。對(duì)整個(gè)檔案庫房設(shè)計(jì)引入先進(jìn)的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備專用空調(diào)設(shè)備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。使整個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷加強(qiáng)，為檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.高校電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
雖然電子檔案比傳統(tǒng)檔案有許多優(yōu)勢(shì)，但也存在著一些問題：
2.1原稿被忽視，隨意遭刪改 .在計(jì)算機(jī)上起草、制作文件很方便。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2.2歸檔程序不明確，存貯載體不安全 .如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
2.3歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e .電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
3.提高高校電子檔案管理水平的對(duì)策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高高校電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
3.1樹立科學(xué)發(fā)展理念，用觀念創(chuàng)新助推檔案管理觀念創(chuàng)新是推進(jìn)高校檔案管理工作的前提， 重點(diǎn)要樹立三種觀 念。 一是“以人為本”的檔案工作觀念。 一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù) 和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊(duì)伍教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素 質(zhì)的提升。 二是全面發(fā)展的檔案工作理念。 堅(jiān)持高校檔案建設(shè)與院系、 職能部門二級(jí)檔案建設(shè)的全面發(fā)展，并通過宣傳 ，使全體師生員工增強(qiáng)檔案意識(shí)。 三是協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案工作觀念 ，加快高校檔案工作發(fā)展 步伐，促進(jìn)檔案 工 作 與 高 校 各 項(xiàng) 工 作 全 面 協(xié) 調(diào) 發(fā) 展 ，更 好 地 為 學(xué) 校 的 發(fā)展服務(wù)。
3.2發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加快高校檔案數(shù)字化進(jìn)程。 隨著高校信息化管理水平的不斷提高 ，電子文件和數(shù)字化信息大 量產(chǎn)生，牢固樹立科學(xué)發(fā)展觀，加快高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索 自動(dòng)化建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急。 據(jù)調(diào)查，迄今為止，全國各大高校除了一 些知名學(xué)府率先實(shí)現(xiàn)了部分檔案全文信息管理以外 ，大多高校館藏檔 案的數(shù)字化還 只 停 留 在 案 卷 級(jí) 、文 件 級(jí) 目 錄 上 ，有 的 甚 至 還 是 一 片 空 白，可見檔案數(shù)字化建設(shè)任務(wù)之艱巨。 目前切實(shí)做到在線同步接收、同 步歸檔，保證電子文件和數(shù)字化信息歸檔的齊全 、完整、準(zhǔn)確和安全保 管。 同時(shí)，要對(duì)館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管 理和在線利用。
關(guān)鍵詞： 高校 教學(xué)檔案 管理工作
檔案是歷史的真實(shí)記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的紐帶，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的作用。而教學(xué)檔案則是學(xué)校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀態(tài)的真實(shí)記載，是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，也是一所學(xué)校校風(fēng)、學(xué)風(fēng)的物化反映。
一、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的必要性
凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分。而二級(jí)學(xué)院是學(xué)校承擔(dān)教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的基本單位，因此科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案管理將有效提高整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理水平，對(duì)規(guī)范學(xué)校教學(xué)工作的秩序也有著十分重要的意義。但在實(shí)際教學(xué)管理工作中，人們往往忽視了對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理，致使教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)，歸檔材料不完整的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。從而導(dǎo)致教學(xué)檔案不能全面地反映教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理工作的全貌，嚴(yán)重影響了高校教學(xué)檔案的質(zhì)量和日后的利用，甚至影響了學(xué)校的發(fā)展。有的高校曾因教學(xué)檔案不全而嚴(yán)重影響了教學(xué)評(píng)估的質(zhì)量。因此，如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作就顯得尤為重要。
二、高校教學(xué)檔案管理中出現(xiàn)的問題
現(xiàn)階段不少高校把管理工作的重心放在教學(xué)和科研等日常事務(wù)上面，缺乏對(duì)教學(xué)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，甚至不少人只是把教學(xué)檔案管理工作當(dāng)成可有可無的輔工作，致使教學(xué)檔案管理領(lǐng)域存在這樣那樣的問題。
1.教學(xué)人員歸檔意識(shí)差。
近年來由于高校普遍比較重視科研成果，導(dǎo)致不少教學(xué)人員在工作過程中，錯(cuò)誤地形成了重科研、輕教學(xué)的風(fēng)氣。他們?cè)诠ぷ鬟^程中，把主要精力都放在科研上，而忽略了教學(xué)檔案資料的收集和整理。有些教學(xué)人員認(rèn)為材料歸檔是可有可無的工作，因而對(duì)教學(xué)檔案資料不加收集和整理。還有一些教學(xué)人員認(rèn)為個(gè)人的教學(xué)論文、論著、教學(xué)獲獎(jiǎng)等是個(gè)人成果，與學(xué)校無關(guān)，因此不愿意上交，以致上交歸檔材料不及時(shí)，歸檔材料不全，最終導(dǎo)致材料的缺失，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。
2.管理?xiàng)l件差、設(shè)備落后。
由于不少高校只重視科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)的管理工作，而對(duì)檔案管理工作重視不夠，因而高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案管理?xiàng)l件差、管理設(shè)備落后。很多獲獎(jiǎng)材料原件只有一份，歸到檔案館的只有復(fù)印件，有的甚至連復(fù)印件都沒有，從而降低了檔案利用價(jià)值。至于那些報(bào)獎(jiǎng)用的教學(xué)成果材料，現(xiàn)階段歸檔的大多也都是紙質(zhì)材料，與紙質(zhì)材料配套的電子文檔較少。特別是隨著信息化的發(fā)展，電腦、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)缺乏，使得無法通過網(wǎng)絡(luò)查找，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案查找利用的效率，滿足不了日常教學(xué)檔案使用的需求。
3.檔案管理制度不健全。
目前大多數(shù)高校雖然制定了教學(xué)檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的檔案管理規(guī)章制度。制度不夠完善合理，管理不夠全面，致使部分教學(xué)管理人員不按照工作流程認(rèn)真收集和分類整理應(yīng)歸檔材料，所有材料不加整理就全部交給檔案人員。這就容易造成檔案分類不清、歸檔不全，缺乏系統(tǒng)性和完整性，從而降低了教學(xué)檔案的利用價(jià)值。
4.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。
不少高校都存在檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的現(xiàn)象，具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是缺乏專門的教學(xué)檔案管理人員，不少高校的教學(xué)檔案管理人員都是教學(xué)秘書兼職，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)；二是對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，只把教學(xué)檔案工作當(dāng)做一件附屬的工作，缺乏積極性和主動(dòng)性；三是計(jì)算機(jī)水平不高、實(shí)際操作能力不強(qiáng)。尤其是近幾年因高校評(píng)估在引進(jìn)人才的同時(shí)，也調(diào)進(jìn)了不少家屬，這些家屬隊(duì)伍大多都被安排做了教學(xué)秘書。他（她）們沒有經(jīng)過任何的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就直接上崗，不可能在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)檔案管理工作。
三、如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作
為全面地反映教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的全貌，提高整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理水平，我們必須要從以下幾方面入手加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作。
1.轉(zhuǎn)變思想增強(qiáng)歸檔意識(shí)。
從思想上重視教學(xué)檔案管理，這包括轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)觀念。我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案不規(guī)范的首要原因是重視不夠，因此首先要在全校范圍內(nèi)開展強(qiáng)化檔案意識(shí)的宣傳教育工作，使全校師生員工充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性。認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，都具有十分重要的作用。其次是要加強(qiáng)與教學(xué)人員的協(xié)調(diào)和溝通，讓教學(xué)人員進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到材料的形成、積累、整理、歸檔是教學(xué)活動(dòng)必不可少的環(huán)節(jié)，是教學(xué)人員不可推卸的責(zé)任。最后是強(qiáng)化教學(xué)檔案管理員的服務(wù)意識(shí)。設(shè)法消除教學(xué)人員利用檔案不便的后顧之憂，調(diào)動(dòng)其歸檔的積極性，使他們能互相協(xié)作、努力配合，適時(shí)、主動(dòng)地報(bào)送教學(xué)材料和教學(xué)成果。同時(shí)檔案管理人員也應(yīng)改被動(dòng)為主動(dòng)，積極協(xié)助、指導(dǎo)教學(xué)人員做好教學(xué)材料的歸檔等工作。從而改變教學(xué)檔案工作滯后于教學(xué)工作的局面，推動(dòng)高校教學(xué)檔案管理工作的開展。
隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，國家對(duì)教育事業(yè)的發(fā)展重視程度不斷提高，目前我國高等教育已進(jìn)入大眾化階段，我國高等教育毛入學(xué)率不斷提高，在學(xué)總規(guī)模不擴(kuò)大，有了國家政策對(duì)教育事業(yè)發(fā)展的傾斜，財(cái)政拔款、銀行貸款等融資渠道較為暢通，高等院校的數(shù)量不斷增長，已有高校的辦學(xué)規(guī)模也不斷擴(kuò)大，一個(gè)個(gè)嶄新校區(qū)拔地而起。有些高校領(lǐng)導(dǎo)為了工程盡快開工上馬，搶抓進(jìn)度，快出成效，簡化程序，而對(duì)工程檔案建設(shè)重視和要求的不夠，甚至不作要求。意識(shí)上輕視必然導(dǎo)致建設(shè)與管理的不規(guī)范。在這種“重建設(shè)，輕資料”管理思想下，工程資料形成不規(guī)范、不完整、不及時(shí)、不準(zhǔn)確；工程檔案收集制度不嚴(yán)，不及時(shí)，造成文件散失，成套性和完整性存在缺陷；檔案整理不規(guī)范，系統(tǒng)性不夠，且存在各參建單位標(biāo)準(zhǔn)不一致現(xiàn)象；建設(shè)期檔案保管條件差，保護(hù)意識(shí)弱，造成檔案損毀、散失。這成了高校基建工程檔案管理的通病。
2、高校基建工程檔案通病產(chǎn)生的問題
這些通病使得各項(xiàng)工程驗(yàn)收困難、時(shí)間長甚至無法進(jìn)行；工程結(jié)算工作困難甚至引起經(jīng)濟(jì)糾紛；工程的質(zhì)量難以得到保證，綜合驗(yàn)收通不過，房屋驗(yàn)收合格證無法取得，工程質(zhì)量沒有得到保障，嚴(yán)重的甚至?xí)涣袨檫`建、勒令拆除。
2.1工程建設(shè)的質(zhì)量沒法保證
工程的建設(shè)是一個(gè)連續(xù)、有序的施工過程，而且是一環(huán)扣一壞的，每道工序都需要有資料的支撐，下一個(gè)工序開展必須取得上一工序的檢驗(yàn)合格證明文件，脫離了工程資料的保證，工程質(zhì)量就沒法得以保證。
2.1.1邊勘察，邊設(shè)計(jì)，邊施工
在很多高校的工程建設(shè)過程中，為了節(jié)約時(shí)間，往往先不進(jìn)行勘察工作，在沒的勘察報(bào)告的情況下，就先開始進(jìn)行施工圖設(shè)計(jì)并組織施工，邊施工邊勘察。這樣的“三邊”工程，違反了建設(shè)程序，很容易造成施工過程中存大量的方案、圖紙等各種各樣變更，給施工管理，造價(jià)控制，工程資料管理增加了難度，且違反建設(shè)規(guī)范，直接影響到工程的質(zhì)量安全。
2.1.2檢測(cè)、檢驗(yàn)報(bào)告未出結(jié)果，進(jìn)行下一道工序施工
施工過程中，樁基礎(chǔ)施工完成后，需取得檢測(cè)報(bào)告后方可進(jìn)行承臺(tái)以上的結(jié)構(gòu)施工。一此高校往往為了加快施工進(jìn)行，允許施工單位一邊進(jìn)行上部結(jié)構(gòu)施工，一邊做檢測(cè)。這種做法當(dāng)出現(xiàn)檢測(cè)不合格時(shí)，按規(guī)范必須進(jìn)行加倍抽檢，這時(shí)上部結(jié)構(gòu)已施工，已無法進(jìn)行加倍抽檢。此時(shí)，有些高校鋌而走險(xiǎn)，通過做假等手段硬把工程建設(shè)搞下去，這會(huì)給工程質(zhì)量帶來極大的安全隱患，工程的質(zhì)量完全得不保證。
可見，做好工程資料也是工程施工過程質(zhì)量、安全控制的保障和依據(jù)。
2.2工程驗(yàn)收困難、時(shí)間長甚至無法進(jìn)行
由于趕工期，高校基建管理工作的領(lǐng)導(dǎo)通常會(huì)向監(jiān)理單位提出“狠抓工程進(jìn)度，一切都要把進(jìn)度放在工作的首位”的指導(dǎo)思想，對(duì)工程資料檔案的管理工作重視不夠。這會(huì)使用工程資料嚴(yán)重落后于工程建設(shè)的進(jìn)度，工程的資料工作只能采取后補(bǔ)方式進(jìn)行了。往往一個(gè)工程下來，各單位的管理人員常會(huì)發(fā)生變化，時(shí)間長后補(bǔ)充資料的難度會(huì)加大，甚至無法進(jìn)行，工程資料的無法整理，竣工驗(yàn)收工作也因此變得困難、漫長甚至無法進(jìn)行。
2.3工程結(jié)算工作困難或引起經(jīng)濟(jì)糾紛
受聘于業(yè)主的結(jié)算公司主要是根據(jù)業(yè)主提出的工程結(jié)算資料進(jìn)行計(jì)算、審核，結(jié)算工作一切都建立在工程資料的基礎(chǔ)上。結(jié)算的資料主要包括招投標(biāo)文件、施工圖紙、開工報(bào)告、設(shè)計(jì)變更、竣工報(bào)告、竣工圖紙、工程簽證單、罰款通知單、工作聯(lián)系函、材料品牌的進(jìn)行確認(rèn)等涉及資金的相關(guān)函件。工程資料與工程建設(shè)脫節(jié)后，往往會(huì)造成上述工程結(jié)算資料的丟失，一旦丟失，補(bǔ)資料相當(dāng)困難。因?yàn)槎啻髷?shù)工程的結(jié)算都是在工程完工并通過竣工驗(yàn)收后才開展的，這往往需要很長時(shí)間，時(shí)間一長，很多東西都會(huì)被遺忘，如補(bǔ)工程設(shè)計(jì)變更，工程簽證單等沒有相關(guān)的證據(jù)材料，再要當(dāng)事的管理人員簽名確認(rèn)，是十分困難的事情。這會(huì)給工程結(jié)算工作帶來巨大的困難，涉及金額大的還會(huì)引起工程糾紛，需要進(jìn)行仲栽或法院訴訟才能解決。
3、高校如何做好工程檔案管理工作
3.1必須要高度重視工程檔案管理工作
首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)了解和學(xué)習(xí)工程檔案的相關(guān)知識(shí)，認(rèn)識(shí)工程檔案管理的重要性，從學(xué)校層面高度重視工程檔案工作，然后基建處領(lǐng)導(dǎo)要為工程檔案管理工作專門成立工程檔案管理室，檔案管理室應(yīng)符合文件檔案的必要環(huán)境要求，而且位置相對(duì)穩(wěn)定、獨(dú)立，要配備專人負(fù)責(zé)工程檔案管理工作，購置電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等檔案管理設(shè)備，購置了、檔案皮、檔案盒卷內(nèi)目錄、備考表等檔案管理材料。最后，還應(yīng)加大檔案資料編制與管理的宣傳力度，讓各部門加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的支持與理解，并積極配合開展工作。
3.2建立健全的管理制度是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)
工程檔案管理工作任務(wù)重責(zé)任大、要求高，只有建立健全工程檔案管理制度，才能明確工程檔案管理的目的、內(nèi)容和要求，切實(shí)提高檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，才能提高工程檔案管理的質(zhì)量，才能保證工程的檔案資料管理有法可依，若發(fā)生任何問題都有證可循。
基建處應(yīng)建立健全檔案收集制度、文件收發(fā)制度，圖紙簽發(fā)制度、檔案借閱制度、檔案監(jiān)督制度、責(zé)任追究制度、檔案驗(yàn)收制度等檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，制定檔案管理工作的各項(xiàng)具體實(shí)施細(xì)則和工程資料員工作守則，而且這樣制度的內(nèi)容詳細(xì)、具體，明確到工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能讓建設(shè)工程的檔案資料管理具有實(shí)用性、操作性。
3.3加強(qiáng)從業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)是做好檔案管理工作的保障
工程檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)建設(shè)工程檔案相關(guān)的法范制度，增強(qiáng)工程檔案管理意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)工程檔案管理工作的重要性，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，多與其他高校工程檔案管理人員進(jìn)行交流學(xué)習(xí)、定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，注重提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高工作能力，增強(qiáng)責(zé)任心和榮譽(yù)感，在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，使工程建設(shè)的檔案管理達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理水平。
同時(shí)，檔案室人員應(yīng)該對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料員加強(qiáng)指導(dǎo)。另外，檔案室人員還應(yīng)對(duì)監(jiān)理單位、施工單位的現(xiàn)場(chǎng)資料員進(jìn)行指導(dǎo)與培訓(xùn)。
4、結(jié)語
工程的資料是工程建設(shè)全過程的真實(shí)載錄，是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映，是工程質(zhì)量確認(rèn)、辦理驗(yàn)收、結(jié)算的唯一的權(quán)威憑證和依據(jù)，也為及日后維修、擴(kuò)建、改造等工作提供了重要依據(jù)。做好工程檔案管理工作必須提高對(duì)檔案管理的重視度，建設(shè)健全的管理制度，加強(qiáng)加強(qiáng)從業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)。
參考文獻(xiàn)：
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[2] 陳斐. 建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)狀和對(duì)策[J]. 科技信息,2011,(7)
關(guān)鍵詞 高校 基建檔案 管理
中圖分類號(hào)：G271
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
近幾年，我國的高等教育發(fā)展較快，高校基本建設(shè)的投資規(guī)模也逐步擴(kuò)大，很多高校都將院校進(jìn)行了擴(kuò)建、改建，成立了多所分校，或?qū)⒃盒ｉg合并與重組，這些都使高校發(fā)展日益壯大，那么高校的基建檔案管理工作也必須要跟上形勢(shì)，在加強(qiáng)學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的同時(shí)，也要做好基建檔案管理工作。因此，筆者針對(duì)提高基建檔案管理工作淺談以下幾點(diǎn)看法。
一、明確高校基建檔案的概念
高校基建檔案是高校檔案的組成部分之一，是高校進(jìn)行整體建設(shè)、規(guī)劃的重要組成部分，它是在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、 圖表及聲像載體，它不僅是學(xué)校建設(shè)過程中的真實(shí)記錄，更是為學(xué)校未來的發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)和參考依據(jù)。
二、抓住高校基建檔案建設(shè)的特點(diǎn)，提高檔案管理建設(shè)工作
基建檔案專業(yè)性強(qiáng)、在收集、整理過程中又涉及較多單位，使其對(duì)高校基建檔案在自身的質(zhì)量、項(xiàng)目的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、方便性上都提出了更高的要求，采用科學(xué)現(xiàn)代化的管理方法管理檔案信息資源，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化改革發(fā)展的需求，也是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在，其特點(diǎn)表現(xiàn)為：
（一）廣泛性。
每一個(gè)基建項(xiàng)目從項(xiàng)目開工前到工程全面竣工驗(yàn)收，基建檔案的審批、設(shè)計(jì)、材料來源涉及政府部門、設(shè)計(jì)部門、施工及監(jiān)理等多處單位的評(píng)定。
（二）成套性。
形成完整的基建檔案,需要工程項(xiàng)目前期到竣工驗(yàn)收后，每一項(xiàng)活動(dòng)、每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄, 其完整性決定每一個(gè)單項(xiàng)工程與整體工程項(xiàng)目之間的銜接。
（三）專業(yè)性。
基建檔案技術(shù)含量高，基本建設(shè)過程涉及到設(shè)計(jì)、 勘探、 施工、 安裝、 消防等多種專業(yè)內(nèi)容, 也是今后維修、驗(yàn)收、審查提供的唯一依據(jù)。
（四）龐大性。
基本建設(shè)項(xiàng)目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項(xiàng)目歸檔文件套數(shù)多等因素，所形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他檔案多。
（五）實(shí)用性。
學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建、改建；以后基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)、修理和對(duì)房屋的翻新改造；解決工程經(jīng)濟(jì)、土地、質(zhì)量事故糾紛等相關(guān)管理工作,基建檔案起到了尤為重要的證明作用。
（六）原始記錄性。
基建檔案記錄了每一個(gè)項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，真實(shí)反映了從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工過程中直接形成的歷史記錄，為基建工程以后的決策及規(guī)劃提供了有效的依據(jù)和憑證。
（七）滯后性。
由于基建項(xiàng)目是一個(gè)周期長、環(huán)節(jié)多、投資大的工程建設(shè)過程, 且涉及面寬而廣,當(dāng)驗(yàn)收工作完成后，經(jīng)過整改后要進(jìn)一步對(duì)其整理文檔材料，因而基建檔案的形成相對(duì)滯后。
二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題
長期以來，隨著高校基建項(xiàng)目的不斷擴(kuò)大，但基建檔案的管理卻沒有同步前進(jìn)，其檔案信息與利用率之間還存在著很大偏差，檔案資源沒有得到有效的共享與發(fā)揮用途，嚴(yán)重影響了檔案的價(jià)值與學(xué)校發(fā)展工作，其存在的問題主要?dú)w納為以下幾點(diǎn)：
(一 )檔案管理意識(shí)淡薄。
基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，因缺乏有效的管理和約束機(jī)制，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，造成基建檔案的材料收集不齊全、質(zhì)量不高、存檔圖紙不完整，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員，歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，嚴(yán)重滯后了基建檔案工作。
（二）基建歸檔質(zhì)量不高。
由于基建工程和檔案的專業(yè)性，基建檔案人員不僅要對(duì)基建項(xiàng)目的運(yùn)作熟知，也要掌握基建檔案的整理工作。工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力及相互溝通，使檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)。如一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件, 或者一些簽字、 蓋章都不全, 失去原有作用；文件歸檔材料、 紙張大小不統(tǒng)一, 個(gè)別材料用鉛筆、 圓珠筆書寫, 字跡模糊，對(duì)檔案資料簡單裝訂、圖紙隨意折疊，沒有系統(tǒng)專業(yè)化地按照要求管理,甚至還有經(jīng)手人員將項(xiàng)目資料隨便鎖進(jìn)自己的柜子, 沒有及時(shí)把資料移交給檔案員歸檔的現(xiàn)象, 造成不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，材料文件處在分散、損壞、丟失等情況下，直接影響了基建歸檔質(zhì)量,制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
（三）紙字檔案利用存在弊端。
基建檔案的材料套數(shù)多及復(fù)雜性，在長期利用中提供檔案原件和復(fù)印件時(shí)，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無其他備份可供復(fù)制，另外，往年基建檔案人員，考慮到避免在利用過程中遺失、缺漏等問題，將每一個(gè)項(xiàng)目的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣，雖然保證了每一個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性，但利用起來不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來極大的難度。
三、結(jié)合實(shí)際問題，合理提升治檔質(zhì)量
（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念。
“全員參與”和“與供方互利”是根本上提高基建檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。學(xué)校各部門及教職員工不僅是學(xué)校檔案利用者，同時(shí)也是高校檔案的最大供給方。本著“以人為本”，樹立科學(xué)的檔案觀，加強(qiáng)檔案宣傳力度，將收集、管理和保護(hù)好學(xué)校檔案資源成為全校每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)，使其變被動(dòng)為主動(dòng)，真切體會(huì)到“我為檔案，檔案為我”的責(zé)任意識(shí)。
（二）完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。
基建項(xiàng)目因其周期長、復(fù)雜性等特點(diǎn)，高校基建檔案應(yīng)從本校的實(shí)際出發(fā)制定基建檔案歸檔范圍，通過相應(yīng)的規(guī)章制度，突出崗位責(zé)任制的主導(dǎo)作用，明確管理職責(zé)，深化職能，落實(shí)到人，嚴(yán)格按照基建檔案的管理程序做好每一個(gè)工作環(huán)節(jié)。
（三）領(lǐng)導(dǎo)支持，提高檔案工作的重要性。
每一項(xiàng)工作的實(shí)施與成效，都需要依靠領(lǐng)導(dǎo)的決策及支持，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否, 是做好基建檔案工作的主要因素。基建檔案的管理不僅是專職或兼職檔案人員的工作，更需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門領(lǐng)導(dǎo)在所需的人、財(cái)、物和工作環(huán)境上給予檔案工作的大力支持，對(duì)保質(zhì)保量完成檔案歸檔工作的部門，對(duì)其進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)，這樣不僅肯定了檔案工作人員作出的成績，也調(diào)動(dòng)了歸檔的熱情和積極性，提高了歸檔效率。
（四）提高基建檔案管理人員工作業(yè)務(wù)水平。
1、不斷完善基建檔案人員的溝通能力。基建檔案管理工作，每一個(gè)項(xiàng)目階段都是一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)，任何一項(xiàng)檔案資料的缺漏都可能影響其他階段工作的開展，所以，在制定基建檔案收集范圍、歸檔的時(shí)間及質(zhì)量上要求的同時(shí)，基建檔案人員要及時(shí)與檔案部門相互溝通，檔案部門需全過程跟蹤服務(wù)，提出改進(jìn)方法，確保基建檔案及時(shí)移交歸檔。
2、基建檔案工作與基建工程建設(shè)同步啟動(dòng)，要求檔案人員的業(yè)務(wù)能力更具全面性。高校要積極組織各單位檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在基建檔案人員對(duì)自身工程建設(shè)程序了解的同時(shí)，檔案部門也要對(duì)基建檔案人員進(jìn)行基建檔案整理指導(dǎo)，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，共同學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面。
3、強(qiáng)調(diào)“以利用者為中心”的檔案利用服務(wù)理念。從過去以“整理保管”向現(xiàn)在以“提供利用”為中心轉(zhuǎn)變，深化利用，提高檔案服務(wù)效率，做好檔案管理工作。另外，基建檔案也具有性，檔案人員也應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)，提高檔案工作的責(zé)任感。
（五）檔案數(shù)字化、信息化。
采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式已跟不上現(xiàn)代檔案信息資源的收集的發(fā)展，因此，對(duì)高校基建檔案收集的質(zhì)量、查找的方便性上都提出了更高的要求，采用現(xiàn)代化的管理方式是全方位、多形式地提高檔案信息服務(wù)的發(fā)展需求。
信息化時(shí)代，檔案數(shù)字化也就是檔案信息化，檔案信息數(shù)字化就是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、使用檔案管理軟件，利用外包掃描、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管和開發(fā)利用，經(jīng)過數(shù)字化處理后，不僅節(jié)省了檔案存貯空間，也提高了檔案信息的檢索速度；減少檔案原件因使用頻繁而造成的破損等狀況，從而充分發(fā)揮檔案的信息優(yōu)勢(shì)，提升檔案信息的價(jià)值。
總之，基建檔案是高校的寶貴財(cái)富，它不僅為學(xué)校的現(xiàn)在而服務(wù)，更為學(xué)校未來的發(fā)展而服務(wù)，因此，我們必須嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，鼓勵(lì)每位員工積極參與到管理工作中來，主動(dòng)表達(dá)意見和建議，逐步實(shí)現(xiàn)基建檔案資源的完整性、提高高校基建檔案管理水平，做好進(jìn)一步的開發(fā)與利用工作，是我們義不容辭的重要任務(wù)。
（作者單位：長江職業(yè)學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校；檔案管理
一、信息時(shí)代的特征
1、 信息量劇增：隨著科學(xué)的進(jìn)步，社會(huì)文明的發(fā)展，人類各種生產(chǎn)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)與日俱增，各類信息量呈幾何數(shù)級(jí)增加，知識(shí)爆炸，信息爆炸。
2、 信息傳遞迅速：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和各種傳媒的日漸豐富，信息的傳播打破物理空間上的有形界限，變得更加迅速、
便捷。
3、 信息載體多樣化：信息載體多樣化，現(xiàn)代化，僅靠人腦記憶和紙媒記錄的傳統(tǒng)知識(shí)積累手段被徹底改變。
4、 信息管理現(xiàn)代化：科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息處理與傳遞的高度現(xiàn)代化，使得用智能化的管理系統(tǒng)來實(shí)施信息管理成為現(xiàn)實(shí)。
二、信息時(shí)代高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)
1、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和辦公自動(dòng)化的普及，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，其保管與利用方式對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了
挑戰(zhàn)。
2. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息的傳遞利用不受時(shí)空限制，方便快捷，信息網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高校檔案利用方式提出了挑戰(zhàn)。
3、信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的存儲(chǔ)、處理、數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)上的和傳遞，實(shí)現(xiàn)了分散于不同地區(qū)檔案信息資源的及時(shí)利用，資源共享，檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)檔案工作者的業(yè)務(wù)技能、綜合素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)。
4、信息時(shí)代，各種檔案信息泥沙俱下，魚目混珠，嚴(yán)重影響了人們獲取有效信息的效率，信息的海量增長與開放共享對(duì)檔案價(jià)值鑒定工作提出了挑戰(zhàn)。
三、信息時(shí)代如何做好高校檔案管理工作
1、館藏優(yōu)化策略
優(yōu)化館藏，即以最低限度的費(fèi)用消耗保存最大限度的檔案信息資源。開展檔案價(jià)值鑒定，是優(yōu)化館藏的重要途徑。檔案價(jià)值鑒定應(yīng)嚴(yán)格遵循“效益原則”，在決定檔案的去留和保管期限的長短時(shí)要從整體上把檔案的保管費(fèi)用即成本因素考慮進(jìn)去，力求以最小的成本保存最有價(jià)值的檔案。高校檔案部門應(yīng)高度重視此項(xiàng)工作的開展，成立相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，保證有計(jì)劃、有步驟地開展此項(xiàng)工作，把好文件材料的歸檔鑒定關(guān)及到期檔案鑒定關(guān)，以達(dá)到優(yōu)化館藏，方便利用的目的。
2、重視做好檔案查借閱登記和利用效果登記，并定期開展利用情況的分析研究
要堅(jiān)持做好檔案查借閱登記和利用效果登記。它不僅是整個(gè)檔案工作成果的一種反映，也是我們開展檔案收集工作的重要依據(jù)。在接待查閱利用時(shí)要多問，多記，登記的重點(diǎn)是利用檔案的內(nèi)容和目的。查得到的檔案要登記，查不到的更要登記，上門查閱的要登記，電話或來函查詢的也要登記。通過對(duì)檔案查借閱登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以幫助我們掌握各門類檔案的利用情況，哪一類的檔案利用率比較高，哪一類的檔案基本沒有得到利用，哪一類檔案沒有收集歸檔而又多次被人查找等等，從而使我們對(duì)整個(gè)檔案管理工作有所思考，相應(yīng)地在今后的收集，編研，檢索等工作中有所完善和改進(jìn)。
3、開展現(xiàn)行文件服務(wù)
通常檔案給人們的印象就是“過時(shí)的文件”，開展現(xiàn)行文件利用服務(wù)，實(shí)際上就是檔案利用工作的前移。一般來說現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高，以后就逐年遞減。開展現(xiàn)行文件服務(wù)一是可采用閱覽服務(wù)，即設(shè)置閱文室，提供文件原件閱讀及復(fù)制服務(wù)；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開放的文件內(nèi)容掛在網(wǎng)上，開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；三是咨詢服務(wù)，即以現(xiàn)行文件以及有關(guān)資料為依據(jù)，以解答問題的形式向利用者提供服務(wù)。高校開展現(xiàn)行文件服務(wù)，不僅拓展了檔案館（室）的社會(huì)服務(wù)功能，提升了檔案工作的社會(huì)影響力，而且可以有效提高檔案利用率，促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。
4、加快檔案信息化建設(shè)步伐
加快推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，以網(wǎng)絡(luò)為依托開展檔案利用工作。當(dāng)今信息時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)化消除了時(shí)空的限制，使人類在更大程度上實(shí)現(xiàn)了知識(shí)與信息的全社會(huì)共享。對(duì)于高校檔案工作來講，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化更是勢(shì)在必行。當(dāng)前的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)。首先要建立全面、系統(tǒng)、完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，在此基礎(chǔ)上，遵循優(yōu)先、實(shí)用原則對(duì)庫存的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行選擇性的數(shù)字化處理，使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字信息，并逐步以此為依托，借助高校局域網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案查詢服務(wù)，最大限度地為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效快捷的服務(wù)。
5、積極開展檔案編研工作
開展檔案編研工作是提高檔案服務(wù)質(zhì)量和利用率的重要手段，可以增強(qiáng)檔案提供利用的針對(duì)性和主動(dòng)性。通過檔案編研資料，利用者可不必查閱分散在各個(gè)案卷中的大批檔案就能滿足自己的需要，即使是必須要利用檔案原件，編研資料也能夠提供較為系統(tǒng)的線索，在檔案利用服務(wù)中發(fā)揮雙重作用。因此，高校檔案工作者必須高度重視檔案編研工作，將工作重點(diǎn)由傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)向檔案信息的重組和創(chuàng)新，將檔案中大量分散的信息按專題重新組合，為用戶提供更豐富、更全面系統(tǒng)的編研精品，使檔案信息的潛在效用得到充分發(fā)揮，更好為廣大用戶服務(wù)。
6、重視現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)
一名優(yōu)秀的現(xiàn)代檔案工作者，必須具備高知識(shí)素質(zhì)，包括高文化素質(zhì)、高專業(yè)知識(shí)素質(zhì)、現(xiàn)代科學(xué)管理素質(zhì)及心理素質(zhì)以及高尚的職業(yè)道德素質(zhì)。特別在現(xiàn)代化技能方面，應(yīng)具有較強(qiáng)的信息素質(zhì)，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理，了解檔案信息資源的分布、查找與情況，熟悉各種信息系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)工具的使用，能運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)。
當(dāng)前，專業(yè)檔案工作者中的“兩多”、“兩少”現(xiàn)象較為普遍，即低學(xué)歷者多，非檔案專業(yè)畢業(yè)者多、檔案專業(yè)畢業(yè)者少，懂信息管理技術(shù)者更少，并且現(xiàn)有的專職檔案人員由于缺乏知識(shí)更新的繼續(xù)教育，知識(shí)老化現(xiàn)象十分嚴(yán)重。因此，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)迫在眉睫。一、高校檔案部門應(yīng)有計(jì)劃、有步驟、多層次地對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行新業(yè)務(wù)知識(shí)、新技術(shù)技能的培訓(xùn)，應(yīng)突出檔案信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)教育。二、積極爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，引進(jìn)高科技及專業(yè)對(duì)口人才。三、要鼓勵(lì)員工自學(xué)現(xiàn)代化管理知識(shí)和技能，在部門內(nèi)營造濃厚學(xué)習(xí)氛圍，多訂一些檔案專業(yè)雜志，定期組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)研討，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)興趣。四、兄弟院校之間互相參觀，學(xué)習(xí)，加強(qiáng)同行間的學(xué)術(shù)、工作交流，相互促進(jìn)、相互提高。
參考文獻(xiàn)
[1]肖明超：信息時(shí)代的8大管理悖論，企業(yè)家信息，2006年第7期.
關(guān)鍵詞：高校教學(xué) 檔案管理 探究
高校教學(xué)檔案真實(shí)地記錄著過去發(fā)生的事情，是聯(lián)系過去，現(xiàn)在和未來的紐帶，對(duì)于高校教學(xué)有著不可替代的作用。高校教學(xué)檔案既能反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平，又能體現(xiàn)體現(xiàn)一所學(xué)校的校風(fēng)，對(duì)于促進(jìn)高校教學(xué)改革、合理配置教學(xué)資源、提高教學(xué)質(zhì)量等工作具有十分重要的實(shí)踐意義和指導(dǎo)意義。因此加強(qiáng)高校檔案管理工作十分重要。一旦高校教學(xué)檔案丟失，那帶來的損失是不可估量的。
1. 高校教學(xué)檔案管理工作的必要性
1.1高校教學(xué)檔案具有的特點(diǎn)
高校教學(xué)檔案有著許多特點(diǎn)，其中之一就是周期性。由于高校教學(xué)工作的開展大致分為學(xué)期制或?qū)W年制兩種方式，這使得高校教學(xué)檔案具有周期性的特點(diǎn)，高校教學(xué)管理一般由系部完成，因此，教學(xué)檔案的歸檔，整理應(yīng)按學(xué)期或?qū)W年構(gòu)建，形成周期性的檔案。周期性的檔案有利于管理和查詢，能夠有效地減少對(duì)檔案進(jìn)行時(shí)的操作時(shí)間。同時(shí)，高校教學(xué)的內(nèi)容比較廣泛，社會(huì)科學(xué)，自然科學(xué)等都是高校教學(xué)的內(nèi)容，對(duì)于不同專業(yè)的的人才高校有著不同的方案，因此也就建立了不同的檔案，所以這就造就了高校教學(xué)檔案專業(yè)化的特點(diǎn)。高校教學(xué)檔案還具有內(nèi)容廣，形式多，服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。
1.2加強(qiáng)管理高校教學(xué)檔案的意義
高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的一項(xiàng)重要的途徑，對(duì)于高校教學(xué)有著不可估量的促進(jìn)作用，它是教學(xué)，科研，管理的重要參考資料，具有極強(qiáng)的保存價(jià)值，在為學(xué)校教學(xué)的正常，順利開展提供保障的同時(shí)也為教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)，教學(xué)評(píng)估，學(xué)位評(píng)估提供真實(shí)可靠的歷史依據(jù)。同時(shí)高校教學(xué)檔案具有不可置疑的真實(shí)性，是連接過去，現(xiàn)在和未來的紐帶，對(duì)于高校教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的實(shí)踐意義和指導(dǎo)意義。其次，高校教學(xué)檔案是高校辦學(xué)水平和學(xué)生資格審核的重要依據(jù)，許多考核方式都是通過高校教學(xué)檔案，評(píng)估考核過程中各項(xiàng)指標(biāo)最直接、最具體、最生動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)主要是教學(xué)過程中所記錄的大量數(shù)據(jù)及信息，而這些數(shù)據(jù)及信息很大程度上要靠日常的教學(xué)檔案來保存的。因此，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的管理具有十分重要的作用。
2. 高校教學(xué)檔案管理過程中存在的問題
2.1高校教學(xué)檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)烈
在對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候存在許多問題，比如說高校教學(xué)檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)。一些高校在工作中沒有形成科學(xué)的檔案管理理念，沒有很好地意識(shí)到高校檔案管理工作是高校教學(xué)活動(dòng)最基本的信息記錄，是高校教學(xué)成效最直接的反映，這也就導(dǎo)致了在高校教學(xué)檔案管理過程中出現(xiàn)了信息丟失的情況。由于缺乏管理意識(shí)，一些高校在教學(xué)過程中對(duì)教學(xué)日志、實(shí)習(xí)計(jì)劃、教學(xué)安排、成績管理等重要環(huán)節(jié)都漠不關(guān)心，這就使得教學(xué)管理工作落實(shí)不到位，再加上行為得不到規(guī)范，這就導(dǎo)致了教學(xué)管理檔案亂散的現(xiàn)象出現(xiàn)，這樣對(duì)高校教學(xué)檔案的管理是十分不利的。
2.2高校教學(xué)檔案管理制度不夠完善
一個(gè)完好的管理系統(tǒng)必然要有一個(gè)完善的管理制度，然而現(xiàn)在許多高校的教學(xué)檔案管理都沒有完善的制度。管理制度不夠完善，這就導(dǎo)致了許多檔案管理工作得不到很好的落實(shí)，受不到良好的監(jiān)督。由于沒有完善的管理制度保障，一些高校的教學(xué)檔案就不能很好地發(fā)揮其權(quán)威性，逐漸地就很難對(duì)教學(xué)質(zhì)量起到促進(jìn)作用了。
2.3高校教學(xué)檔案管理的方法不夠先進(jìn)
隨著現(xiàn)代化技術(shù)的普及，科技越來越先進(jìn)，一些高校的教學(xué)檔案管理工作跟不上時(shí)代的步伐，不能適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的需要。一些高校對(duì)教學(xué)檔案管理的方法滯后，導(dǎo)致效率低下，缺乏規(guī)范化管理。在信息資源共享上存在比較大的差距，這就導(dǎo)致了教學(xué)檔案管理工作做的不夠好。
3. 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的措施
3.1提升高校的教學(xué)檔案管理意識(shí)
提升高校教學(xué)檔案管理意識(shí)對(duì)于高校的教學(xué)檔案管理工作有著重要的作用，若一個(gè)高校沒有很好的教學(xué)檔案管理意識(shí)，那么教學(xué)檔案將得不到很好的保留。為了讓教學(xué)檔案更好更真實(shí)地體現(xiàn)學(xué)生的記錄，必須加強(qiáng)高校的教學(xué)檔案管理意識(shí)，落實(shí)到每個(gè)高校的每個(gè)教師上，定期對(duì)教師進(jìn)行責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，塑造良好的檔案管理觀念，讓每個(gè)教師把教學(xué)檔案管理當(dāng)成是一種責(zé)任，如此一來高校的教學(xué)檔案管理工作將會(huì)得到很好的改善。
3.2完善高校教學(xué)檔案管理制度
一個(gè)完善的制度對(duì)與管理制度的實(shí)施起著中流砥柱的作用，要提高高校教學(xué)檔案管理工作水平就要建立健全教學(xué)檔案工作的各項(xiàng)制度和規(guī)章，通過完善的制度約束高校的行為，規(guī)范高校教學(xué)檔案管理步驟，從而不斷提高教學(xué)檔案管理工作的效能和質(zhì)量，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作制度化、規(guī)范化、信息化的目標(biāo)。建立了完善的管理制度，就能更好地發(fā)揮教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)、促進(jìn)教學(xué)的作用。
3.3提升高校教學(xué)檔案管理技術(shù)
隨著科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)越來越普及，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)共享資源。為了更好地加強(qiáng)高校教學(xué)管理檔案建設(shè)，高校教學(xué)檔案管理也應(yīng)該向那個(gè)方向發(fā)展，提高教學(xué)檔案管理工作的信息化水平，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，高校應(yīng)該致力于提高教學(xué)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度，完善網(wǎng)絡(luò)教學(xué)檔案管理信息庫，這樣一來，高校的教學(xué)檔案管理工作既得到了提升，又簡化了操作，節(jié)約了時(shí)間，又實(shí)現(xiàn)了資源共享。由此可見，不斷提高教學(xué)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化水平和信息化水平，對(duì)加快教學(xué)檔案的建設(shè)有著十分重要的作用。
總結(jié)：加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理是一件意義重大的任務(wù)，對(duì)于提升教學(xué)質(zhì)量有著重要的作用。同時(shí)，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。高校應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)又必須從思想上認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的重要性，如此一來，才能避免出現(xiàn)以上檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，充分使教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)建設(shè)起到巨大的作用。
參考文獻(xiàn)：
【1】盧清富$新形勢(shì)下如何提高高校檔案管理工作水平[M]內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)2009
一、高校科研檔案工作的重要性
（一）高校科研檔案是具有特別價(jià)值的信息資源，它不僅將科研活動(dòng)的整個(gè)過程記錄了下來，也將科研活動(dòng)的方法、思想、結(jié)果、經(jīng)驗(yàn)以及其中的創(chuàng)意性舉動(dòng)都一一的記錄了下來，從而成為高校科研等項(xiàng)活動(dòng)重要的參考依據(jù)；此外，從立項(xiàng)到研究完畢的整套完整的科研檔案，也是一種科學(xué)技術(shù)的表現(xiàn)形式，也能夠成為學(xué)科建設(shè)、科研以及制定長遠(yuǎn)的高校科研繼續(xù)發(fā)展規(guī)劃的依據(jù)。最后，科研檔案也能夠利用到科研項(xiàng)目的產(chǎn)業(yè)化過程當(dāng)中去，能夠促進(jìn)科研成果快速地轉(zhuǎn)化成為生產(chǎn)力。
（二）高校科研檔案能夠提供給科學(xué)研究人員一定的參考意見，避免走過多的彎路，節(jié)省科研經(jīng)費(fèi)投入，能夠更快、更完善地研究出成果。另外，高校科研檔案也可以給新教師及科研人員特別是上進(jìn)的青年教師以幫助，為他們之后的科研活動(dòng)提供理論依據(jù)以及前人的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
（三）在高校檔案管理工作當(dāng)中，科研檔案的質(zhì)量與規(guī)模是高校不同時(shí)期科學(xué)研究水平的一種記錄，也是每一個(gè)高校自身科研實(shí)力的憑證。是否進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化的科研檔案管理，直接關(guān)系到科研管理的水平、質(zhì)量以及效率，并且對(duì)高校教學(xué)和科研工作的發(fā)展也有一定影響。
二、高校科研檔案管理工作存在的不足
盡管高校科研檔案管理工作受到了高校管理層的重視，但是由于正處于起步的初期階段，也存在多個(gè)方面的不足。
（一）科研檔案管理認(rèn)識(shí)未能完全到位
其一，管理層未能完全認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作對(duì)于高校的重要性，感覺科研檔案管理是可有可無的，也舍不得投入較多的經(jīng)費(fèi)，并且多數(shù)檔案管理人員都是兼任，沒有專業(yè)的檔案管理人員；其二，科研人員、檔案管理部門也缺乏對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)，檔案管理意識(shí)薄弱，沒有制定出符合全局發(fā)展的管理與規(guī)劃，常常出現(xiàn)各自為政的情況，導(dǎo)致科研材料不能夠全面、及時(shí)地收集，這樣對(duì)科研檔案的完整性也會(huì)產(chǎn)生影響。
（二）沒有健全的科研檔案管理制度，缺乏專業(yè)技術(shù)人員
就目前高校科研檔案管理人員的組成來看，大部分都是其他專業(yè)的人員兼任擔(dān)當(dāng)，也導(dǎo)致了對(duì)于科研檔案重要性缺乏認(rèn)識(shí)，能夠真正從事檔案管理工作的人員可以說是微乎其微。此外，絕大部分高校都沒有制定科研檔案管理制度，使得管理上缺乏系統(tǒng)性，沒有制度的約束，檔案管理人員也不知道自己應(yīng)該做什么、應(yīng)該收集什么，甚至是科研人員都不知道應(yīng)該將什么資料上交，也不愿意上交，這也導(dǎo)致了高校科研檔案管理工作一度處于混亂狀態(tài)。
（三）出現(xiàn)了重藏輕用的現(xiàn)象
在高校科研檔案管理當(dāng)中，重保管、輕利用，在檔案的收集上一直都是一個(gè)認(rèn)識(shí)盲點(diǎn)。很多高校都是憑借對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)或者是保持檔案的保密性，從而將科研檔案“鎖起來”，久而久之，檔案室成為檔案材料堆放的倉庫，這對(duì)于科研工作后續(xù)的開展以及為了社會(huì)而服務(wù)完全沒有幫助。而這一現(xiàn)象與檔案管理人員的信息意識(shí)、專業(yè)水平都有密不可分的聯(lián)系，并且也是開發(fā)利用能力欠缺的一種表現(xiàn)。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)也使科研成果無法有效、全面地利用，科研檔案的社會(huì)效應(yīng)大幅度地降低。甚至是經(jīng)過長時(shí)間的擱置，失去檔案的時(shí)效性，科研檔案也會(huì)導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失現(xiàn)象出現(xiàn)。
三、高校科研檔案管理和利用的有效途徑
（一）理順程序，建立科研檔案的科學(xué)管理制度
針對(duì)國務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》當(dāng)中提到的歸檔要求，才能夠?qū)Ω咝？蒲袡n案管理工作進(jìn)行規(guī)范，才能夠防止科研檔案材料散落在外，不能及時(shí)收集的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，檔案管理工作也需要結(jié)合到計(jì)劃、課題以及成果等諸多方面的管理，才能夠走上建檔與科研工作相互協(xié)調(diào)的道路之上，才能夠理順科研檔案的歸檔程序，掌握規(guī)律，確保能夠系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的進(jìn)行高效科研檔案的收集，以此來確保科研檔案歸檔的效率以及質(zhì)量得以提高，并且讓高校科研檔案走上“正軌”。
（二）高校科研檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行現(xiàn)代化的規(guī)范管理
在現(xiàn)代化的科研檔案管理中，規(guī)范化是不可缺少的基礎(chǔ)。規(guī)范化的管理離不開現(xiàn)代化的管理理念作為理論支持，并且依托現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、光盤、復(fù)印機(jī)、多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實(shí)現(xiàn)高校科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。
（三）網(wǎng)絡(luò)化管理需要現(xiàn)代化技術(shù)的支持
現(xiàn)代化的科研檔案管理工作并非是傳統(tǒng)模式下的單一管理，而是需要滿足信息化時(shí)代的需求。而系統(tǒng)化的科學(xué)管理使得高校科研檔案管理的基礎(chǔ)在于科研檔案能夠推動(dòng)科研工作的進(jìn)一步發(fā)展。所以，在科研檔案管理當(dāng)中需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、復(fù)制技術(shù)等，才能夠提高檔案管理工作效率。在科研檔案管理當(dāng)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)，才能夠?qū)嶒?yàn)信息化的科研檔案管理。針對(duì)科研檔案，還可以開通網(wǎng)上咨詢?yōu)橛脩籼峁└鞣矫娴男畔⒎?wù)，以此來提升檔案服務(wù)質(zhì)量。此外，科研檔案資源網(wǎng)絡(luò)的共享，也是當(dāng)前高校科研檔案管理工作的重點(diǎn)。
（四）增強(qiáng)科研人員的歸檔意識(shí)
作為高校檔案部門以及科研部門都應(yīng)該讓科研人員認(rèn)識(shí)到歸檔工作對(duì)于科研的重要性，高校科研人員是科研檔案形成的主體，其檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高校科研檔案的管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階，同時(shí)也需要明確在科研檔案管理方面自己應(yīng)盡的義務(wù)以及享有的權(quán)利。科研人員在研究工作中付出了很多，也投入了很多，這些寶貴的科研成果是國家的財(cái)富，珍藏并發(fā)揮作用是每一位科研人員的義務(wù)和職責(zé)。
（五）合理的進(jìn)行高校科研檔案的開發(fā)與利用
在高校科研檔案管理工作的過程中，不可避免的會(huì)遇到開發(fā)與利用兩方面的問題。從目前高校科研檔案的使用來看，仍然有不少查閱依然使用手工的形式，與現(xiàn)代化信息技術(shù)不沾邊，這種方式，不僅浪費(fèi)了人力，也會(huì)耽誤較多的實(shí)踐。有些高校已經(jīng)投入了計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備的使用量，但也僅僅局限在錄入文檔的目錄之上，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)化、無紙化、電子化的檔案利用依然處于初級(jí)階段。這樣的管理，對(duì)科研檔案的利用效率也產(chǎn)生了影響。所以，目前網(wǎng)絡(luò)的利用，打開科研檔案管理的新窗戶，是高校檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。
