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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇金融檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、金融檔案信息的開發利用為人民銀行監管工作提供依據
金融檔案信息具有自身的特點：一是政策性。國家金融法規、金融政策文件具有法律效力，有很強的指導和制約作用。
以制定國家利率政策來說，我們可以從檔案信息中，通過分析了解其變化情況，預測其發展趨勢，掌握和調節全社會的消費、經濟結構和市場供求。從而發揮金融信息對經濟的宏觀調控作用。例如，1998年原人行海南省分行根據人總行的決定，對無力支付到期債務的海南發展銀行進行了關閉，為了防止社會上出現擠競現象，出現不安定的社會因素，查1992—1998年以來人總行頒布的利率情況，制定了相關的規定保證支付存款的正常運行，維護了海南金融的穩定和社會的安定。二是決策性。人民銀行在日常的工作中形成的文件資料具有很強的專業特點和操作性?？梢猿浞职l揮和利用，隨時向領導及有關部門提供有重要參考價值的資料，使之成為領導決策活動的參謀。例如，建省后，海南的典當行開始興起，由于典當行的主管機關及批設、管理混亂的局面，造成海南的典當行迅速膨脹，到1995年海南典當行達到300多家。這種管理無序、擾亂金融秩序的現象，潛伏著金融的風險。原人行海南省分行領導根據檔案室提供的信息：即人總行關于典當行的金融信息機構屬性及人行分支行的管理職責后，決定對全省典當行機構進行整頓，將不符合條件的典當行機構撤銷或合并，并經人總行批準保留符合條件的典當行，使海南的典當行從300多家減少到100多家，消弱了金融風險。同時為了規范典當行的管理，行里還制定實施了《海南省典當行管理細則》使我省典當行動作有規可循，有章可依。
二、金融檔案信息的開發利用為其他領域的經濟建設發揮了憑證的作用。
人民銀行在日常的工作中形成了大量的檔案信息，并真實地記載和反映了在開展金融業務以及管理工作中積累的文字、數據、圖表等綜合材料的內容，這些檔案信息不僅有潛在的使用價值，而且有重要的現實作用。主要表現在：社會使用價值和經濟價值。我們檔案室努力挖掘檔案信息資源，在處理經濟案件、民事糾紛等方面取得較好的社會效益和經濟效益，便是一個證明。
1、利用檔案調解貸款糾紛。1995年11月海南怡豐房地產開發公司向瓊海市喬泉信用社貸款200萬人民幣，還本付息的時間是11個月。貸款期滿后，怡豐房地產開發公司沒有按時歸還借款，瓊海市喬泉信用社在多次催促未果的情況下，上訴法院，要求裁決。喬泉信用社委托華合律師事務所趙軍律師就貸款糾紛一案到我們檔案室查閱有關文件。我檔案室根據案情為其提供大量證據和法律依據文件。經過二審開庭審理達成了協議，瓊海市喬泉信用社同意調解為按原期限推遲一年，罰息減少。此案為怡豐房地產開發公司和喬泉信用社挽回了經濟損失。
2、檔案材料使詐騙分子被繩之以法。1996年6月廣東中山市阜康城市信用社被人詐騙貸款1.18億元，公檢法機關在進行案件調查時發現，此筆貸款是由海南南方信托投資公司提供金融擔保的。因此，1998年6月11日，阜康信用社派人到我檔案室要求查詢海南南方信托投資公司的經營范圍及法定代表人等相關問題，我檔案室在1991年長期第32卷查到原人行海南省分行《關于海南信托投資公司經營問題的通知》；1991年短期第30卷查到《關于暫停朱邦益海南南方信托投資公司董事長兼法人代表職務的通知》。此后，從1991—1996年原人行海南省分行再沒有對朱邦益的職務問題下發文件。因此，朱邦益1996年以董事長兼法人代表的身份用海南南方信托投資公司作為金融擔保，向廣東中山市阜康城市信用社貸款1??18億元，其行為已構成了詐騙罪。公檢法部門多方取證，證實朱邦益犯罪事實成立，將其逮捕歸案。
關鍵詞：金融檔案、管理、利用
一、 前言
建立金融檔案的中心任務是積累業務經驗，為今后的工作提供指導。檔案工作完成的好壞，主要取決于檔案的利用。金融作為經濟建設的核心領域，其檔案包含了大量的經濟管理的相關資料，對現階段經濟發展有著重要的參考和指導價值。然而，現階段的檔案管理利用始終存在著較大的問題，以至于難以達到目標任務。隨著社會主義市場經濟的不斷完善和金融體制改革的逐漸深入，金融檔案工作需要圍繞這一變革，提供有效的經驗價值。所以，加強金融檔案的管理利用勢在必行。
二、 金融檔案工作的現狀和問題
隨著《檔案法》和《檔案法實施辦法》的頒布，人們對檔案工作的重視程度逐漸加強，各級金融機構在管理檔案的過程中也逐步向著檔案的開發利用功能邁進，但檔案的真正價值的發掘還存在著一定的問題，不能跟上金融事業的發展，對經濟建設的參考功能也未能體現，出現這種情況的原因有很多，以下列舉了三項主要影響因素。
1. 檔案管理人員的專業素質不足
檔案管理作為文檔資料管理的一部分，需要很多專業化的管理觀念和管理技巧，從檔案的建立到整理、匯編、升級、利用等多個環節均需要檔案管理人員的細致耐心的工作，才能發揮檔案的真正價值。然而，可惜的是，我國金融檔案的建立目的并非為了以后的參考利用，而僅僅是為了以備定期的監督機構的檢查，檔案至建立之初就缺乏系統規范的整理，使得后期的數據發掘、經驗累積變得像大海撈針。
檔案管理人員的專業素質與檔案的質量、利用的難易程度息息相關，檔案制作的專業、細致、條理清晰，那么后期的開發利用就異常方便，反之，檔案的利用就會如雞肋般食之無味，棄之可惜。現階段，我國大部分的檔案管理人員屬于臨時代管或者身兼數職，金融檔案管理僅僅是填寫表格并裝袋封存，保密工作倒是非常利落、干脆，可惜的是利用起來卻也是迷霧重重，讓人摸不到頭緒。
2. 檔案的分級保管制度缺陷
金融檔案的分級保管制度歷史悠久，各級金融機構均有自己的檔案制作和保管部門，這一制度的建立為檔案的保密工作提供了便利，因為部分檔案的流逝不至于顯露全局的金融計劃，但是，這為后期的檔案升級和檔案匯編造成了極大地不便，因為各種金融部門的劃分繁雜，專業界限清晰，不同專業內容和密級的檔案被分別保管在不同的科室檔案室中，一個金融案例的資料被拆散保管，使得后期的調研需要重新整合散逸的資料，這將耗費大量的人力、物力，效果卻很一般，所以，很多情況下，金融機構決策過程更愿意參照外國的案例資料也不參考自己的檔案系統，原因顯而易見。
3. 手工備檔的效率問題
我國檔案管理的效率一直較低，查閱資料的困難程度也很大，其原因很大程度上在于紙質資料和電子資料的備檔脫節，由于對檔案管理工作的投入重視程度不夠，一般的金融檔案均為紙質資料檔案，電子版資料隨著案例的結束而流失，這為后期的檔案整理和調用帶來了極大不便，隨著檔案資料的增多，手工檢索耗時將越來越長，這也極大地影響著檔案的利用效率。
三、 充分利用金融檔案的對策
1. 提高硬件基礎建設
金融檔案的數據量較大，紙質檔案既浪費資源又影響查閱效率，所以增大檔案管理的硬件投入是當下需要重點考慮的問題。配備電腦、掃描儀等電子設備，利用人工輸入或者掃描錄入等方法將檔案數字化，是提高檔案利用的第一步。
2. 提高專業人員素質
目前，金融檔案內容越來越豐富、形式越來越多樣，檔案的管理也更加信息化，對檔案管理人員的專業素養要求不斷提高。因此，必須將檔案管理人員從繁雜的零散工作中解放出來，建立專業的檔案管理團隊，進行系統的培訓，并制定完善的管理條例，使得檔案管理系統化、專門化、規范化，將傳統的兼職檔案管理轉化為專業管理，使得檔案從建立之初就細致全面，為以后的利用打下基礎。
3. 加強檔案的深度加工
由于各科室的檔案資料分開保管，所以，為了檔案的后期利用，除了檔案的基礎維護和制作外，還應該進行檔案的深度整理加工，全面收集各個項目的檔案資料，根據檔案的利用頻率、功能大小，將檔案進行匯編，為后期的查閱奠定基礎。
4. 增強檔案管理意識，重視檔案資源的開發
檔案信息的內容不應僅僅局限在案例的備檔，應該具有更廣泛的收集視角，利用多種形式廣泛征集散逸在社會更階層的信息資料，豐富館藏、編寫文獻，為今后的檔案研究利用提供更加廣闊的視野空間。這一過程所耗費的資源巨大，短期內收效甚微，但基礎資料的積累是經驗累積，業務發展的基礎，雖然短期內看不出他的重要性，但從長遠角度來看，檔案的資料完善程度將決定金融事業的前進速度。這也是為什么國外金融行業的檔案資料如此詳盡的原因。
雖然檔案管理利用是金融行業信息資源管理的基礎內容，但加強檔案管理意識，充分理解檔案管理和利用的重要性，對于金融行業的發展也是至關重要的。所以，在管理團隊的建設過程中，要著重培養從業人員的檔案重視水平，真正意義上的為了利用檔案而進行檔案管理，而不是單單的為了應付檢查。
總結：
金融事業的發展是國家經濟水平的重要體現，現階段我國的金融檔案管理水平有限，檔案的利用效率低下，很多情況下，需要利用和借助外國的檔案資料處理國內的金融問題，常常造成各種問題。建立和完善我國自己的金融檔案系統，為我國的金融行業發展保駕護航是現階段金融檔案管理從業人員的首要任務。希望本文提出的這些方法能夠給予讀者一定的啟發。
參考文獻：
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[2] 查印璋.金融檔案提供利用的問題及對策[J].管理學家，2009（10）
【關鍵詞】金融檔案外包管理
隨著金融體制改革的不斷深化，金融業務迅猛發展，隨之產生了大量內容豐富、載體多樣的金融業務檔案。如何對金融檔案進行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風險、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。
一、檔案在金融機構管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機構在工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。包括：各金融機構文書部門產生的文書檔案；會計、基建部門產生的各類專業檔案；信貸部門產生的信貸檔案；客戶辦理業務時留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機構的文書檔案中有工作計劃、目標、規章制度、會議記錄、總結、業務文件材料等等，具有一定的機密性，對金融機構的管理起著重要的指導作用。金融機構的會計檔案種類包括會計報表、會計賬簿、會計憑證及其他類，是金融機構籌措資金、發放貸款或內部財務管理產生的，真實反映了金融機構的經營管理活動的過程，反映了金融機構內部經營管理的狀況，這些重要的會計資料如發生丟失、損毀等現象，將會給國家和金融機構帶來不可彌補的損失。金融機構的信貸檔案是金融機構在辦理信貸業務過程中形成的，記錄和反映信貸業務的重要文件和憑據，它是金融機構防范信貸風險、依法收貸、化解不良資產和減少損失的重要依據。金融機構其他各類檔案也是金融機構的重要歷史資料，對金融機構的經營管理起著舉足輕重的作用。
金融是經濟的核心，金融檔案是金融機構運營發展的歷史記錄，它與金融機構的各項管理活動是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業務的不斷發展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機構帶來的資金風險中，有著不可替代的作用。
二、金融機構檔案管理現狀
（一）基礎設施不達標
檔案庫房是保存檔案的場所和基礎設施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫房內還要求配備設施包括消防設施、空氣調節設施、專用檔案裝具、監控防盜設施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數金融機構沒有符合檔案管理標準的檔案庫房，而如果金融機構自行建造符合檔案管理要求的檔案庫房，需要大量的財力、物力，因此金融機構往往利用辦公用房作為檔案庫房，導致有的金融機構現有的檔案庫房面積偏小，防火、防盜、防潮等設施不全；有的金融機構檔案庫接近水源，檔案受潮、霉變情況時有發生；有的金融機構辦公、閱檔、庫房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機構甚至將檔案和雜物堆放在一起，導致重要的檔案資料被當作廢品賣掉等情況的出現。
（二）管理機制不健全
金融機構的各項業務活動都是為金融機構的經營活動服務的，在各項業務活動中產生的檔案應該是一個不可分割的有機整體，是金融機構多方面、多層次信息的體現，反映了金融機構經營活動的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學又不利于金融機構發展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數金融機構實現了檔案的真正集中管理，大多金融機構各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會計檔案由會計部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產生部門自行保管，分支機構產生的各類檔案也由分支機構的內設各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進行管理，更缺乏統一檔案管理的標準和制度。這些情況勢必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對較弱，也容易出現人為方面的問題。因此制定統一的檔案管理發展規劃，采用統一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學化、規范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標志之一。金融機構制定規范的檔案工作制度，對自身檔案工作起著約束和導向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續發展。由于金融行業的特點，目前金融機構各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內容不全，沒有涉及檔案的統計、保密、利用等方面內容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現成制度的情況，不符合本單位實際，不便于執行；有的單位長期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對制度的完善修改，使制度的規定脫離了實際，不能起到規范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機構檔案管理執行上級單位的標準，有的金融機構則執行地方檔案局的標準，有的金融機構則執行了長期以來形成的習慣做法，使得檔案規范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質不高
檔案人員的素質如何，直接影響到檔案質量的好壞。金融機構檔案管理人員大多都是身兼數職，變動頻繁，新手多，沒有經過專業培訓，缺乏專業的檔案理論知識，沒有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個人摸索著干，無法對檔案進行科學有效的管理，加上制度建設不完善的問題，在檔案整理上往往出現分類、整理規則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規律可循，檔案編號錯號、漏號、跳號現象時有發生，應該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進袋子、鎖進柜子，停留在你查我調的階段，更不要說去對檔案進行現代化的管理，研究檔案的開發利用等了。
三、解決金融機構檔案管理困境的途徑
隨著現代經濟金融的不斷發展，金融機構檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質檔案海量增長，受到場地與資金限制，檔案堆積如山,金融機構每年需花費大量的人力、物力去整理、維護;由于庫房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機構要付出昂貴的租金或同值的機會成本；由于人手不足、無專業人才等問題導致了金融機構對其自身產生的金融檔案無精力進行標準化的管理；檔案的管理不善，導致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經濟損失，影響金融機構的業績和管理。而要建立一個規范的，符合檔案管理要求的檔案庫房，對于單個的金融機構來說是一項耗時、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業務的檔案管理人員也將直接影響金融機構的競爭能力。因此，無標準檔案庫房、整理不規范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現階段金融機構檔案管理普遍存在的問題。
“新木桶理論”主張經濟主體要找準自己的經營優勢，也就是做你最擅長的，其余的則交給別人。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。金融服務外包作為一個新興行業，正在全球化的背景下迅猛發展。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。專業化的外包服務分工與運作可以產生規模效益，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節約、質量的提高、服務速度的加快，以及使企業更多關注于核心業務，更有效地分配和使用資源。
金融機構可以將其非核心業務中的檔案管理業務交給專業的中介服務機構來進行集中管理，中介服務機構全面地、綜合地運用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進行整合，使得金融檔案管理規范、便于利用，使金融機構可以節約成本，集中優勢資源發展核心業務，優化其市場戰略，在市場競爭中取得優勢。金融機構檔案的外包管理，最大優勢在于通過一定的專業分工，獲得外部規模經濟效應，讓金融機構更多關注核心業務，繼而實現節約生產成本，獲得利潤最大化的目標。因此檔案外包集中管理成為解決金融機構檔案管理難題的唯一出路。
四、國內外先進經驗
在國外，檔案中介業已經發展得相當成熟，并形成了一套公認的運作規則和模式。美國的商業性文件中心就是由私人創辦的檔案寄存機構，配有現代化的文件存儲設施，專門為企業提供檔案的寄存服務，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應運檔案管理業務外包而產生的一種新型檔案中介服務機構，它專門提供支票影像檔案的存儲與查詢服務。2002年底，美國第三大信息管理與檔案文件保管企業Guarantee公司進入中國市場，向社會提供全方位的檔案文件保管寄存服務。
在國內，也有不少檔案中介組織為社會提供檔案的整理、裝訂、保管等服務。1993就已成立的上海檔案咨詢服務中心，是我國較早的一家檔案中介機構；北京碧海蘭臺咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機構也承擔了大量的檔案勞務性工作。西安銀博科技發展公司數據信息中心是主要從事銀行、政府機構和大中型企事業單位文件檔案的數字化工程及后續維護與加工服務的機構。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數據的掃描錄入服務，包括建行陜西省分行會計稽核中心的掃描補錄、個人住房檔案合同收件及掃描、個人貸款檔案掃描錄入等外包服務。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機構的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機構服務的檔案中介機構還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩定性等問題，對將重要的檔案資料交給社會上一般的檔案中介機構，金融機構也還存在著擔憂與顧慮。2008年，具有金融服務職能的人民銀行南京分行營業管理部所屬南京金融票據中心為南京地區金融機構建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務平臺，積極主動開展金融檔案管理服務，為金融機構提供了較更完善的金融檔案外包服務。
（一）為金融機構提供多種檔案管理服務
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫房和裝具進行存放，并負責庫房的日常管理，檔案的整理、調閱等由寄存者負責。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號、編制目錄、檔案調閱以及日常管理等服務。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價值，二是要自愿。接收的程序是：金融機構提出申請，檔案中心對金融機構的檔案數量、種類、寄存或托管時間以及費用等進行確認并接受申請；雙方根據國家有關法律規定，訂立檔案寄存、托管協議并簽名蓋章，明確雙方權利與義務；清點檔案數量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級等進行清點檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據移交方確定的檔案數量、種類、移交時間辦理交接手續。
（三）檔案的管理
1.檔案庫房硬件設施符合要求。檔案管理中心檔案庫房按照《中華人民共和國建筑工業行業標準檔案館建筑設計規范》乙級檔案館標準進行建設，配備了檔案密集架、空調機、去濕機、滅火器、溫濕度計、防蟲防霉藥物、防鼠板等設備和物品，并在庫區內設置24小時數字化視頻監控錄像系統和防盜報警裝置及消防設施，達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類制度。根據國家及省市各級檔案管理規定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責任制》、《會計檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫房管理制度》、《庫區安全制度》等十幾項制度辦法；同時還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫房溫濕度登記簿、庫房檢查登記簿、庫房出入登記簿等一系列工作臺賬，將工作臺賬責任到人，保證了檔案管理的規范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質培養。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會計人員從業資格證書。每年檔案管理中心還對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協議書，并組織他們參觀學習具有先進管理檔案工作經驗的單位，提高檔案管理業務水平。
4.科學合理保管檔案。按金融機構行業特征，檔案管理中心將托管檔案按機構、年度、類別等要素對檔案進行整理、編號、造冊、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進行登記，保證檔案能夠迅速準確地查找到檔案。對寄存的檔案，實行封箱管理。金融機構將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內，每箱填寫四張標簽貼在箱子四面，標簽內容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號、箱內卷數，備注等內容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權并未發生改變，只是將檔案暫時存放到了檔案管理中心。因此，對于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責任將保護好，同時也有義務保護檔案所有者的合法權益。
金融檔案管理中心為金融機構提供的檔案查閱方式有現場查閱和遠程網絡查閱兩種。現場查閱時，金融機構查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經檔案管理中心工作人員核驗無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監控設施的閱檔室內進行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權監督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進行修改、涂改等。查閱、復印檔案都必須進行登記。遠程網絡查閱需要金融機構首先要向檔案管理中心提出申請，登記用戶名使用人、身份證件及號碼、經所在單位蓋章確認后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進行遠程查閱時，首先填寫遠程查閱單，由檔案管理中心對需要查閱的檔案進行掃描后存入檔案管理系統并通知查閱者進行查閱，遠程查閱時需要對該份檔案的查閱有效期做出規定。已經寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經金融機構相關負責人簽字并經單位蓋章，規定歸還時間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進行查閱，確保金融機構檔案的絕對安全。
六、建立檔案管理外包中心應注意的問題
建立統一的檔案管理中心，可以發揮規模優勢，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機構從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來、專注于核心業務，這是南京金融票據中心最初建立檔案管理中心這一服務平臺的初衷。經過三年的發展，檔案管理中心目前已為南京地區十三家金融機構提供了檔案管理的外包服務，檔案的品種從最初的單純的金融會計憑證管理發展到了會計檔案中的會計報表、會計賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數量也達到了四百多萬卷。由此看來，對于檔案管理的外包，金融機構的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務平臺建成以來，已有全國各地多家金融票據中心前來參觀學習。金融服務是人民銀行的重要職責之一，各地金融票據中心應抓住這一契機，建立統一的檔案管理外包中心，向各金融機構提供包括會計檔案在內的各種檔案管理服務，切實解決金融機構的后顧之憂，真正體現央行金融服務內涵。
目前，國家對電子檔案先后頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》和《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》。雖然這兩個標準對基層檔案工作人員來說確實能解決不少問題，有了一個基本的操作依據，但是針對基層工作來說，文件的具體內容還不夠詳細，在實際過程中，電子檔案的移交接收依然沒有形成體系，沒有相對行之有效的操作規范，同時，由于缺乏統一規劃，新建成的OA系統及其它業務系統沒有標準檔案移交接口，大多只能導出數據重新進行歸檔，這完全違背了電子檔案保真、保密和保存的要求。此外，電子檔案收集與移交本身也存在思想意識不夠、知識積累薄弱的問題。這包含有兩個方面：一是檔案工作管理人員意識不夠、技術儲備不足的問題。電子檔案階段要求檔案人員對電子檔案的發展趨勢要有一個比較清醒的認識，同時由于電子檔案的載體規格不同、形狀不同、材料不同，檔案工作人員必須不斷掌握信息技術，積累電子文件與電子檔案方面的知識，才能更好地做好電子檔案管理工作。另一個是電子文件撰寫者檔案意識不夠問題。要求檔案人員要采取各種方法和手段大力宣傳電子檔案的積累與歸檔、電子檔案管理和利用，提高和增強他們的電子檔案意識。
基于電子檔案歸檔與接收存在的種種問題，研究如何最大限度地收集電子檔案，并保證其完整性、安全性，圍繞電子檔案歸檔管理現狀、電子檔案接收所面臨的問題、電子檔案的接收范圍、種類和數據格式以及電子檔案的移交接收方法和手段等問題進行研究成為電子檔案管理非常重要的事情。
廣東金融學院從全方位對電子檔案管理進行分析并做好技術研究，并重新梳理電子檔案歸檔流程，建立和完善電子檔案歸檔體系，設計一個操作性較強的電子檔案收集與移交規范，把電子檔案移交與接收納入到電子檔案管理的全局當中，并在研究過程中，充分考慮各方面因素，尤其考慮到電子檔案管理所涉及的各種技術問題，把提高檔案工作人員的知識積累放在了重要位置，以圖做到科學收集、管理、利用、檢測和保護檔案，也為檔案人員提前介入電子文件的形成階段，做到有效監控各部門電子文件形成、電子檔案歸檔工作做好技術儲備。
一、建立完善的電子檔案移交和接收體系
廣東金融學院在充分分析電子檔案產生及管理的各種影響因素，重新梳理電子檔案歸檔流程，建立了完善的電子檔案移交和接收體系。電子文件的有效管理不能依靠一項或幾項規范而需要一個科學、完備的規范體系，而規范體系也不是單個規范的簡單相加。這就從客觀上要求制定規范既不能“想當然”，也不能僅滿足于對當前實踐需要的“應付”。簡單地按照“需要一個，制定一個”的思路往往會導致規范制定的滯后、規范作用削弱、規范之間協調、配套性差等諸多問題。
二、建立了部門采集檔案的功能模塊
廣東金融學院檔案館在設計檔案管理系統的時候，增加了向部門采集檔案的功能，按照要求，學院各部門需在規定的時間內向檔案館移交檔案，圖1為系統采集截圖：
這里采集的是各部門以其他形式產生的電子檔案，OA系統產生的電子檔案直接由系統抓取，圖2是系統向OA抓取電子文件：
三、建立功能強大的采集審核模塊
對于不符合要求的檔案材料退回重新整理后再提交歸檔：圖3是審核功能截圖：
四、建立電子檔案檢查、隔離中心
在這個中心首先要確認所有需要移交的電子文件和對應的文字材料是否移交齊全，避免遺漏。其次，對照同時移交的原始文字材料檢查這些電子文件的真實性、準確性、完整性。然后對這些電子文件材料進行病毒或其他問題的檢查，這是一項非常艱巨的工作，它需要借助一套專業設備來完成，這套設備完全處于獨立狀態，即不與任何其他檔案信息網絡相聯結，這種獨立運行的環境可以使那些電子文件所攜帶的病毒或問題被檢查并解決時，不會影響和破壞檔案館保存的其他電子文件。最后，每一條檢查完的電子文件都要被同時轉換成兩種文件格式，一種保持其原始狀態，稱作“原始記錄版”，另一種是歸檔用的，被稱作“規范化格式版”，即經過規范化處理后被檔案館（室）長期保存的新的數據格式。目前以美國信息交換標準碼（ASC11碼）作為文本文件的標準代碼，用這種代碼存儲的文件成為“純文本文件”。這類標準形式可以被不同系統所識別，不管什么電子文件用什么軟件產生的都可以識別。
五、強化檔案信息管理員的整體素質
實現電子歸檔和做好檔案管理，首先要有掌握現代辦公技術的人員，檔案管理部門必須通過各種途徑積極地學習新知識，掌握電子檔案歸檔與管理所需要的各種技術，提高自身業務素質，做好電子檔案的管理工作。
摘要：目的 有效實施國家房屋按揭貸款制度，使國之惠民用之于民，方法 只有高度重視對個人住房按揭貸款的風險管理，建立健全按揭貸款房產檔案，確保其完整與安全，才能發揮按揭貸款房 產檔案的應有作用。
關鍵詞：房屋；按揭貸款；檔案管理
按揭貸款房產檔案是指個人在購房過程 中由金融部門發放個人住房抵押貸款，在辦理和管理貸款業務中形成的具有保存價值的專業材料，是房產抵押貸款業務活動的真實 記錄，是進行貸款管理，財務分析及資產管理的原始憑證和重要參考依據，是產權業務管理部門在產權監理過程中的重要文件[1]。隨著住房制度改革的深化，人民群眾購房和改善居住條件的要求不斷提高，房產按揭貸款機制的形成對房地產發展起著重要的推動作用。由于按揭貸款房產檔案是按揭購房的真實記錄、原始憑證，在維護抵押權人和抵押人的合法權益中有著不可替代的作用，因此按揭貸款房產檔案在處理貸款的糾紛、防范假按揭貸款和加強房地產金融管理中，發揮越來越重要的作用。
一、按揭貸款房產檔案的重要作用
1、按揭貸款房產檔案是解決按揭貸款糾紛必不可少的憑證在房地產市場中，開發商或個人欠債不還，蓄意出售抵押物，惡意逃債等現象時有發生，要解決此類問題，需要依法辦事、需要司 法部門的支持。按揭貸款房產檔案是按揭購房的最原始記錄，真實地反映著按揭購房的過程以及按揭購房雙方的權和責，是處理按揭貸款糾紛必不可少的憑證。目前我國按揭購房方面的法律法規還不健全，在管理方面也缺乏經驗， 各方當事人在操作中出現一些不規范的行為，從而導致房地產按揭糾紛的發生。
2、按揭貸款房產檔案能有效防范“假按 揭”現象的出現房地產按揭貸款中的“假按揭”現象屢見不鮮，有的房地產企業為了套取銀行資金，有的為了造成房屋緊俏熱賣的假象，以抬高房價，往往采用“假按揭”的手段[2]。“假按揭”侵占了銀行資金，形成了不良資產，危害了信貸資金的安全。之所以會有“假按揭出現，重要的原因就是沒有嚴格的按揭貸款房產檔案制度，因此產權監理部門要積極做好產權備案登記工作，凡辦理按揭貸款購房的， 應認真審查購房合同書，審核購房人的身份證明證件，及時將產權備案檔案歸檔。對房屋的銷售情況了如指掌，“假按揭”也就無機可乘了。
3、按揭貸款房產檔案能有效地防范房地產金融風險 一般地說，房地產金融業是安全性較高的信貸業務。但目前我國市場的競爭體制不夠規范，房地產市場發育還不完善，房地產市場的變化也難以把握，銀行的信貸風險約束機制和風險防范機制還不夠完善，個人信用體系尚未建立健全等等，這些都可能產生房地產金融風險。為防范房地產金融風險，①我們通過按揭貸款房產檔案信息的提取與整合，分析房地產供需整體走勢和產業結構變化，為管理和決策部門提供科學的信息，以利于他們調控市場、 監測房地產交易情況、防范風險.②通過房地產按揭貸款檔案分析房地產交易情況，監測商品房價格的增長趨勢，分析房價增長與需求增長是否成正比，如出現房價不斷攀長，就要預防房地產泡沫經濟.③通過按揭貸款檔案對房地產投資的分析，監測其投資與收益的幅度是否正常，如出現地價飛漲，增幅過高過大，就需采取調控措施.④通過按揭貸款檔案從房地產項目貸款 增長率，按揭利率方面的分析，監測房地產經 濟活動是否正常等。
二、按揭貸款房產檔案管理方式
加強按揭貸款房產檔案的管理是當務之急按揭貸款房產檔案是改革開放環境下的新工作，是社會主義市場經濟下的新產物。房地產檔案工作者對這項工作研究還不深、經驗也不多，而且目前還存在人員偏少、專業化水平不高等問題，同時隨著檔案信息化管理步伐的加快，按揭貸款房產檔案的管理必須從根本上加強、從技術上提 、高從觀念上突破、從服務上拓展。
1、從根本上加強，就是加強房地產檔案內部的管理和內部運行機制的完善。由于按揭貸款房產檔案的重要性和唯一性，所以要在源頭上保證按揭貸款房產檔案材料的完整與齊全，要把按揭貸款房產檔案工作列入重中之重，明確程序和要求，建立健全按揭貸款房產檔案管理的規章制度。人員素質的提高也是根本之一，檔案工作人員是連接檔案與檔案利用者的紐帶和橋梁，他們的素質直接 關系到檔案的利用以及檔案館在公眾心目中的形象。新的任務要求他們不斷調整自己的知識結構，學習新知識，掌握新技術特別是信 息技術，以及熟悉按揭貸款房產檔案業務和相關的法律知識。
3、從觀念上突破，就是用市場經濟規律來對待按揭貸款房產檔案工作，嚴格把好按揭貸款房產檔案關。按揭貸款房產檔案管理不能就管理而管理，在強調自主創新的年代，管理方法方式上要不斷創新。按揭貸款房產檔案工作要主動融入市場經濟，除了正常的嚴格按照工作流程操作，嚴把資料審核關，資料記載清楚，借據要素齊全，印章簽字完備等要求外，還要研究逐步與國際規范接軌有關事項，為房地產業的發展提供有力的保障。
2、從技術上提高，就是適應檔案工作信息化的要求，建立按揭貸款房產檔案現代化管理的環境和技術支撐。數字檔案館的建設， 己經進入快車道，按揭貸款房產檔案不能等 其他檔案管理數字化后才進行，必須與數字化建設同步。當前按揭貸款房產檔案數字化建設考慮的重點，一是系統軟硬件平臺的建設。對前期的網絡設施、數字檔案數據的輸入輸出方式、設備選型、存儲備份、安全策略，以 及管理系統軟件等，作統一全面的規劃設計。二是按揭貸款房產檔案數字化處理，要進 行全文掃描、建立卷內目錄、案卷目錄的檢索數據庫。在此基礎上建立文件和產權信息形成信息全面、查找快速、準確的按揭貸款房地 產檔案信息檢索系統。三是做好應用系統軟的開發，包括信息采集、管理、利用、服務、維護 等系統的建立。
4、從服務上拓展，就是按揭貸款房產檔 案工作要注重應用效果，拓展利用空間。檔案的開發利用是檔案管理的應有之義，在“購房熱”“按揭熱”的今天，按揭貸款房產檔案的開發利用，更是檔案事業發展的推進器。服務的拓展要緊扣利用的信息化手段，全方位延伸服務觸角，把部門、單位、企業、個人有機地融入按揭貸款房產檔案管理服務之中[3]。要堅持檔案工作與貸款工作同步管理，按揭貸款房產檔案的收集、整理、歸檔與按揭貸款的立項、發放、 回收同步進行；理順各業務環節之間的關系，確保按揭貸款房產檔案的齊全與安全。積極推進房地產檔案信息資源的二次開發，建立多種形式的按揭貸款房產檔案信息資源體系。依據 檔案信息，多做專題研究和編研工作，采取多種形式檔案信息，利用網上多媒體系統， 實現網上視頻點播，讓更多的用戶了解按揭貸款房產檔案，提高檔案的利用價值.
個人住房按揭貸款制度對深化住房制度改革，加快城鎮住房建設，解決城鎮居民的住房問題，改善居住條件，提高住房消費起到了巨大的推動作用。只有高度重視對個人住房按 揭貸款的風險管理，建立健全按揭貸款房產檔案，確保其完整與安全，才能發揮按揭貸款房 產檔案的應有作用.
參考文獻：
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財政監督檔案涉及的內容比較多，既有財政收支管理，也有會計工作監督；既有金融市場監督，也有國有資產管理；既有行政管理工作，也有黨務建設工作。這方方面面的工作就構成了財政監督檔案體系的架構。財政監督檔案建設就是要服務于財政監督工作的開展，體現出監督工作特點，重點圍繞財務、金融、會計監督等工作建立健全業務檔案，同時兼顧黨務、政務等方面檔案的建設，形成一個比較科學、全面、系統的財政監督檔案體系。
2.加快檔案信息化建設進度。
現代信息網絡技術，不僅給財政監督檔案管理部門和財政監督檔案信息用戶帶來許多便利，也給檔案工作發展帶來新的契機。網絡，縮短了人與人之間的距離，也縮短了人與信息的距離。在財政監督檔案信息化管理中，首先，計算機要有合理的硬件配置，這樣就可以充分考慮到本單位檔案管理工作的現時規模與發展前景和設備的適應情況、擴充能力、兼容性以及聯網能力。其次，要選擇合適的管理軟件，使其能夠嚴格按照檔案信息管理自動化技術數據規范要求和標準。再次，要加強財政監督檔案數據庫建設，一方面，檔案人員通過計算機網絡實現檔案信息的快捷傳輸、有效反饋、提供利用、資源共享；另一方面,財政監督檔案數據庫的建立可以極大地提高財政監督檔案信息的查全率和查準率。
3.提高檔案信息服務的質量和效率。
為財政部門各方面工作提供檔案的利用服務，是財政部門檔案工作的方向，也是檔案工作目的的體現。因此，要轉變觀念、拓寬思路，多角度、多途徑開展檔案利用服務工作。檔案工作者應做到“掌握”、“熟悉”、“主動”，即掌握單位的工作動向、熟悉檔案的基本內容、主動為各項工作服務。要充分利用財政監督業務檔案資源，努力提高檔案利用服務工作的質量和效率。
4.提高檔案管理人員政治素質和業務能力。
首先，努力提高檔案管理人員的政治思想素質。作為從事財政監督檔案管理工作的檔案工作者，要具備強烈的政治責任感和良好的職業道德素養，做到愛崗敬業、不斷進取、不斷創新，并在這個基礎上不斷地學習和進步，從服從服務于財政工作的大局出發，認真履行檔案工作者所肩負的工作職責，講政治、講大局、講服務，在思想和政治上提高自己，為財政監督工作發展和進步做出新的貢獻。其次，努力提高檔案管理人員的專業知識水平。檔案管理是一項專業性較強的工作，檔案工作者要想把工作做好并取得一定的成績，要掌握必需的專業知識和技能，只有如此，才能在工作中輕車熟路、游刃有余。同時，檔案管理人員應了解和掌握財政監督檔案的具體情況和基本內容，精通財政監督檔案的收集、整理、鑒定、統計等業務工作，并具有良好的學習新知識、接受新技能的能力，不斷地更新自己、提高自己，以便應對面臨的新挑戰。再次，努力提高檔案管理人員的信息化水平。
（淮南市住房公積金管理中心，安徽 淮南 232001）
【摘要】住房公積金檔案是公積金的經辦機構在辦理住房公積金業務活動過程中的真實記錄，主要包含了住房公積金的繳存、提取以及個人住房公積金貸款等方面的內容。伴隨著住房公積金業務的迅猛發展，住房公積金檔案的數量也相應的不斷增多，住房公積金檔案管理中也產生了不少的問題。
關鍵詞 住房公積金；檔案管理；對策探討
0 前言
隨著住房貸款數量以及住房公積金業務的不斷增加，住房公積金的檔案數量也急劇增加，住房公積金檔案的擁有量和使用量也隨之增多,如何加強新形勢下住房公積金檔案的管理，解決住房公積金檔案中暴露的問題和風險隱患，已成為住房公積金管理工作的一個重要課題。
1 住房公積金檔案工作的含義
公積金檔案是住房公積金管理工作的產物和住房公積金制度穩妥推進的基礎,在實踐中日益顯示出其重要作用。住房公積金的規范化管理包括繳存、提取、貸款等相關業務。住房公積金檔案是各級住房公積金管理機構管理和服務工作的重要載體,也是考量管理機構整體素質的重要體現。無論是管理機構內部的稽核，還是廣大繳存人進行外部監督,都需要依托住房公積金檔案作為基礎依據。住房公積金檔案是研究區域居民收入體系和房價運行軌跡和發展規律的珍貴史料。要充分利用住房公積金檔案資源,科學加以分析、研究。不僅可以完整體現當地住房公積金制度運行現狀,還能作為未來住房保障體系分析的依據。隨著住房公積金業務的發展,廣大繳存職工維權意識也不斷增強,特別是住房公積金貸款業務量的日漸增長,導致公積金檔案與貸款人的聯系日益密切。一方面,住房公積金檔案保留了貸款人的歷史真跡,具有原始性和法律效用,可以使貸款風險降到最低限度。另一方面,由于個人住房貸款跨越時間長,經辦人員變化大等因素,對貸款管理就必須始終以原始檔案為依據,強化風險意識。
2 住房公積金檔案管理中面臨的問題
2.1 檔案管理基礎設施落后
住房公積金管理機構建立較晚，辦公場所基本上都是租借的，因而在檔案庫房安排設計上都達不到檔案管理規定的要求，尤其是縣一級的條件就更為簡陋，連最基本的存放要求都達不到，更別說是“九防”措施了，檔案被遺失、毀壞的可能性隨時都存在。
2.2 缺乏統一的檔案管理制度
目前全國公積金檔案管理還沒有出臺統一規范的管理標準和制度，各省也缺乏可操作的《實施意見》，各地市住房公積金管理中心雖然依據自己的情況，制訂了一些檔案管理方面的規章制度，但由于缺乏參照和宏觀的指引，導致這些管理制度無法做到全面性和系統性，對住房公積金檔案的管理無法做到全面的指導作用。
2.3 檔案資源無法充分利用
公積金檔案在歸檔過程中，大量文件資料來源于其它社會部門，由于各個部門的軟件系統各自為政，難以對接，造成了公積金檔案資源難以共享，導致了檔案信息資源在利用上的不必要浪費。
2.4 住房公積金檔案信息化管理水平較低
一方面,由于檔案數字化、多媒體化和網絡化程度較低,不利于檔案信息的共享和公開,不利于提高利用服務效率,不利于檔案信息的直接利用。而且大量的紙質檔案既占據了空間,又造成管理成本的上升。另一方面,現行的“大而全”的住房公積金檔案資料保存理念造成了存檔資料的過度膨脹,不僅給繳存人帶來了不便,還增加了日常的工作量。
3 解決住房公積金檔案管理的措施
3.1 提高檔案管理認識并落實相關責任歸屬
住房公積金中心管理層要改變傳統的檔案管理思想，應充分認識到檔案管理在公積金管理工作中的地位和作用，須知檔案是住房公積金日常業務的真實記錄，檔案管理不僅是一個單位規范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障體系、化解防范公積金貸款風險、構建信用社會和諧社會的重要保證，因此做好檔案管理工作有助于更好的開展住房公積金工作，而只有提高了人的主觀認識，才有利于發揮人的主觀能動性，真正將提高檔案管理工作上升到應有的高度。另外，住房公積金檔案管理包括住房公積金繳存、提取，個人住房公積金貸款，財務會計和公文管理等多個門類，因此，要建立以住房公積金管理中心檔案室為依托，使形成各種檔案的業務部門能充分相互協調的網絡管理體系，落實責任人，加強日常工作的監督力度，建立科學的考核、獎懲和激勵機制，使每個人都能切實負起責任。
3.2 公積金檔案的獨特性，加大了檔案管理的難度
一是時間上的長期性。如住房公積金貸款工作，由貸前、貸中、貸后三個階段組成的，按照相關政策，每筆個人住房貸款的完成，最長需要30年的時間，這種長期性導致了檔案收集的不確定性和管理的動態性。二是內容上的多樣性。住房公積金工作涉及到開戶、賬戶轉移、銷戶、繳存、提取、變更、對賬、查詢、繳存基數調整、繳存比例調整、個人住房公積金貸款等多種業務，這種多樣性加大了住房公積金檔案在收集、整理、編目、分類、歸檔和管理上的復雜性。
3.3 加強領導，明確責任
各級住房公積金管理機構要切實擔負起責任，真正把檔案管理納入住房公積金目標管理考核體系，及時協調解決檔案管理工作中遇到的困難和問題。另外，基層住房公積金管理機構還應與檔案管理人員簽訂管理目標責任狀，將目標責任落實到人，建立對檔案工作人員的激勵競爭機制，完善獎懲制度，營造良好的依法管理住房公積金檔案的工作氛圍,充分調動檔案管理人員的工作積極性和主動性。
3.4 推進數字化建設,實現住房公積金檔案管理信息化
加大數字化檔案轉換工作,積極發揮計算機管理的優勢,推進住房公積金檔案信息化建設。選擇購買功能完善的數字化檔案管理操作系統軟件,建立以市級中心為樞紐,各管理部、分中心聯網,與受托銀行系統同步運行的網絡化聯合管理的模式,從而實現公積金檔案的輕松快捷錄入、完整高效統計、匯總和快速準確檢索。加大網絡安全和信息安全的維護力度,確保系統安全、穩定運行。
4 結語
住房公積金檔案管理對于住房公積金管理來說具有非常重要的作用，雖然當前的住房公積金檔案管理工作還存在若干問題，但是相信隨著各級相關部門對此項工作的重視程度加大，檔案管理工作也會得到不斷的完善，為住房公積金事業的健康發展提供更好的支持。
參考文獻
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【關鍵詞】住房公積金；檔案管理；存在問題；解決策略
隨著當前個人貸款數額及住房公積金數目的不斷提升，與住房公積金相關的檔案數目也不斷增加，由此為住房公積金的檔案管理工作帶來了很多困難，也出現了許多不足。怎樣基于當前時代的形勢下增強住房公積金的檔案管理工作，就變成了相關工作人員所要思考的首要問題。以下簡要論述了當前住房公積金檔案管理中存在的不足，并提出相關改進方法，希望可以為增強公積金檔案管理工作作出一些貢獻，貢獻一些思路。
一、當前住房公積金在進行檔案管理工作時存在的不足
（一）管理檔案的相關標準不一致
現今，我國關于管理住房公積金檔案的相關標準并沒有一個統一的要求，許多城市在進行住房公積金管理時，都是根據不斷摸索的經驗來開展工作的。然而，管理公積金檔案的工作原本就是一項新興的操作，在實際流程中缺少能夠參考的良好做法，所以，各個地區實行的管理住房公積金檔案的標準缺少統一性及全面性，導致工作開展較為困難，缺少有針對性的指導。
（二）收錄的公積金檔案不夠全面
當前，住房公積金的管理部門在管理流程及業務形式方面缺少統一的標準規范，就算在同一座城市，不同的地區在管理方面也都存在較大的區別。另外，從事住房公積金檔案管理的人員一般需要處理的事情較多，而人手不足，通常除了直接接手檔案的部門之外，剩余的業務檔案都被分散到住房公積金管理部門下屬的各個小組中，所以，極容易造成收集檔案時出現疏忽、遺漏，為以后的工作造成極大的不便。
（三）從事檔案管理的團隊缺少專業性
許多從事住房公積金檔案管理的從業人員都是由單位臨時選的，一般都不具有管理檔案的相關專業能力，另外，在計算公積金數額，了解貸款業務流程方面，電子設備的操作也不夠熟練，無法整體、細致的對其進行監管。因此，在操作時僅能夠處理部分較為簡單、普通的業務，無法應對復雜的工作。從而在一定層面上限制了檔案價值的發揮，降低了工作效率及質量。
二、造成管理住房公積金出現不足的因素
（一）住房公積金的檔案具有單獨性
對于住房公積金來講，其首要特點就在于時間相對較長。通常，住房公積金的業務貸款一般是由貸款前、貸款中與貸款后構成的，每個公積金的業務貸款都需要歷經幾年，甚至幾十年的期限，從而導致收集住房公積金檔案時存在較多的不穩定因素，動態性較高。同時，住房公積金在內容方面呈現多樣化也是造成管理困難的因素之一。住房公積金通常都會涉及到開戶、提取、變更、繳存、銷戶、圖案管等業務，如此繁多的業務形式也為管理住房公積金的檔案增添了難度。另外，也極容易導致檔案較為混亂，稍不謹慎，就容易導致檔案遺失，為以后的管理工作埋下隱患，嚴重的甚至導致無法挽回的損失。
（二）管理住房公積金檔案的條件較差
當前，很多從事住房公積金業務的企業領導都將注意力投放到開拓住房公積金業務貸款方面，從而忽視了管理住房公積金的工作。許多管理人員將檔案的管理工作看做僅需找人看管，放置在一個固定的區域就可以。上述這種思想方面不重視檔案管理的情況造成管理檔案的從業團隊建設、辦公場所、基礎設備等都較為落后，無法緊跟時展需求，無法符合檔案管理的相關標準。同時也導致管理住房公積金的從業人員不認真對待工作，消極怠工的情況。
三、提高住房公積金檔案管理能力的方法
（一）大力增強培訓工作，增強檔案管理從業人員的專業素養
在進行檔案管理時，應培養一些熟練掌握公積金業務，并且具有檔案管理專業知識的人員，一些有條件的地區還可以在部分高校中進行選拔，挑選一些優秀的檔案專業的學生，進而提高公積金檔案管理的質量及水平。另外，還應加大對原有檔案管理人員的培訓力度，選用因材施教、重視實效的方法，高薪聘請專業的人士進行教學，提高從業人員的專項技能，令其成長為具有管理才能寄綜合技術的復合型人才，確保公積金檔案管理工作順利、高質量的開展，為人們提供更好的服務。
（二）創建統一的規章標準，對檔案管理進行約束
各個階層的檔案管理企業都應在上級主管部門的帶領下，聯系本地的真實情況，創建一系列全面的、科學的管理檔案的規章標準，創建收集檔案、整理檔案的流程，將責任劃分到個人，進而確保管理檔案的工作更加標準。由此可以比較高效的推動檔案的管理工作順利、精準運轉。
（三）增強對檔案管理的認識
想要確保公積金檔案的管理工作順利開展，不但需要部門對管理要求進行規范，并且還需要創建全面的住房保障系統，防止并處理期間出現的問題，創建信用社會的保障。所以，各個階層的住房公積金管理部門都應認真履行自身職能，將檔案的管理工作劃入管理、考核住房公積金系統中，并盡快處理管理檔案過程中出現的不足。另外，處于基層的管理公積金部門還可以與管理檔案的從業人員簽署當前責任制度，把管理檔案的內容進行區分，落實到個人。同時創建相應的獎懲制度，對工作良好、態度積極的員工給予物資獎勵或職位晉升，如果發現消極怠工的管理人員，則責令其改正，并予以處罰，如屢教不改，則開除。通過這樣的方法可以激發員工的工作積極性，進而保證檔案管理的質量。
總結：
總而言之，隨著社會的不斷發展，住房公積金的檔案管理工作也越來越重要，相關人員應端正態度，重視檔案管理工作，通過培訓提高從業人員的專業技能，通過創建標準來提高管理質量，進而為民眾提供更優質的服務，促進社會和諧發展。
參考文獻：
