時間：2024-02-29 16:26:20
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇材料檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
在區、局檔案主管部門的領導下，教育中心的檔案工作在以往成績的基礎上，不斷深入。在檔案管理制度化、規范化上，在檔案利用率擴大上，在檔案工作人力、物力、財力的加強投入上，在檔案員的培訓上作了一些工作，取得了一些成效。現申報2004年度區檔案工作先進單位。
一．領導的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。
自從教育中心成立以來，原單位的職能擴大，職能處室增多，需要歸檔的材料猛增。中心領導及時調配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機構。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區檔案局組織的各項專業培訓。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領導多次與區檔案局領導協商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實施方案》、《教育中心2004年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學習了《歸檔文件整理標準》，分析了當前中心檔案工作的形勢，布置了《2004年檔案工作的計劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進中心檔案工作現代化的進程，中心領導還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復印機、一臺激光打印機；考慮到現在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。
二．加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平。
中心成立以后，新成立的檔案工作機構中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發展，檔案工作又出臺了一系列新的法規、制度及實施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學習，不斷更新自己的專業知識，提高自己的專業技能。為此，我單位堅持從兩個渠道對檔案人員進行培訓。一是積極組織檔案人員參加區檔案局組織的所有培訓，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關信息，不斷更新自己的觀念。二是結合本單位的實際，制定我單位的學習計劃，定期組織檔案人員學習。先后學習了《歸檔文件整理標準》、《文書檔案保管期限表》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《2004年檔案工作要點》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時還對所有檔案人員進行了使用《今易》軟件的培訓。通過這些培訓，提高了所有檔案人員的專業知識水平。從而保證了入庫檔案的質量，為檔案的開發利用打下了堅實的基礎。
企業檔案是企業管理的一項基礎性工作，也是企業持續健康發展的重要保證，它是企業發展成長的歷史見證，更是企業不可替代的資產和財富。為保證檔案管理工作的制度化、規范化，公司制訂了比較完備的檔案管理制度，如檔案管理辦法、檔案分類方案、保密制度、安全制度、統計臺帳、檔案交接制度、檔案借閱制度等，使檔案管理工作與企業現代化管理同步發展。
目前，我集團下屬有四個分公司，各分公司都有自己的檔案管理人員，由集團檔案室統一進行管理，有檔案管理專職人員4人。整個集團的設計工作量很大，但同時設計人員大量的時間花費在查找資料、查閱圖紙、更改審批等環節上，真正用于設計的有效時間不到40%；分散存放的圖紙等技術資料難以有效控制和管理，技術泄密時有發生；各設計者之間、產品與生產、采購、銷售、供應等部門之間信息流通不暢，技術資料分散存放在設計者本機上，難以集中收集，無法實時共享。針對以上的種種問題，我集團出資引進了《Caxa圖文檔管理20__》系統軟件，提高了檔案工作中對技術檔案資料的管理。下面對該軟件進行詳細概述。
CAXA圖文檔20__概述
CAXA圖文檔是面向中小型離散制造企業，為工程技術部門提供易于部署易于使用的數據管理平臺，重點解決各種圖紙和文檔的安全和共享問題。CAXA圖文檔結合CAXA電子圖板、實體設計、工藝圖表等CAD/CAPP軟件工具，可為中小企業提供較為完整的創新設計與協同管理解決方案。
CAXA圖文檔采用電子倉庫對圖紙和文檔進行集中管理， 并在管理時提供數據加密等安全性措施；在數據集中管理的基礎上，實現圖紙版本管理，支持快速查詢；針對機械制造企業，系統提品結構管理，以結構樹的形式描述產品部件、零件間的裝配組成關系；在數據共享的基礎上，CAXA圖文檔支持零部件的借用和復制， 幫助工程師在基礎產品上快速構建新產品；CAXA圖文檔還支持到產品數據管理系統(PDM) 的升級
CAXA圖文檔20__系統特點：
文檔安全
系統提供多種安全手段， 包括數據加密、本地不保留文件、封鎖CAD 系統的另存功能等多種手段， 配合系統本身的權限設置等，提供多級的安全控制手段。
圖紙導入
對大量的歷史圖紙， 系統支持從明細欄和標題欄中提取信息，自動構造產品結構樹， 并把相應的圖紙導入到電子倉庫中。此功能對DWG圖紙同樣適用。
在線操作
在電子圖板、AutoCAD 等CAD 系統中嵌入圖文檔管理菜單， 設計人員能直接執行查詢、出庫、入庫、保存等操作，在CAD環境下完成對數據的管理。
CAXA圖文檔20__的主要功能和特點
安全管理
包括的子功能模塊有用戶管理和數據加密。用戶管理中有人員管理、
角色管理、相關用戶管理，權限設置可以控制到零部件級；數據加密包括電子倉庫中文件格式的加密、電子倉庫所在目錄的加密、CAD內文件輸出控制等。
產品結構
結構樹是面向離散制造業用戶的主視圖，系統以結構樹的方式組織零部件，圖紙和文檔圍繞零部件進行組織。結構樹建立可以通過CAD圖紙信息提取和手工兩種方式建立。
文檔管理
包含對圖紙和文檔的管理，圖紙指的是CAD系統產生的二維圖紙、三維模型等各種電子圖型文件，文檔可以是各類電子文件。系統提供共享的文件夾對文檔進行分類管理。
版本控制
版本管理與文檔的生命周期相關聯，生命周期包含有新建、入庫、出庫、、重、歸檔等階段，對應的文檔有版本和工作版本之分。支持版本回滾和清除。
數據查詢
數據查詢在數據集中管理的基礎上，實現對企業設計數據和信息的查找。輸入查詢條件，服務器則把所有符合條件的結果返回給客戶端，對于查詢結果可以直接利用。
數據重用
為提高新產品的設計效率，對現有數據的應用，其中主要包括兩方面的內容，一是借用現有零部件和圖紙；二是復制現有零部件和圖紙，在原有圖紙的基礎上進行修改。
報表統計
CAXA圖文檔提供的報表類型有：產品明細表、 部件明細表、自
制件明細表、外購件明細表、標準件明細表，并提供分類報表。明細表報表格式由用戶定制。
支持工具
CAXA圖文檔提供的工具包括批量入庫、圖紙出庫、拼圖打印、表單定義、報表定義等。
系統運行在局域網環境下；
支持Windows98以上操作系統；
客戶端普通PC，128M以上內存；
服務端推薦PC服務器，1G以上內存；
服務端需要安裝SQL Server數據庫
【關鍵詞】干部人事檔案管理 重要性 存在問題 解決措施
企事業單位檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企事業單位沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經歷記錄不完整等。一些企業，尤其是私營企業或股份制企業的領導認為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案， 甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。
一、干部人事檔案管理存在的主要問題
管理是檔案工作的手段，開發利用檔案信息資源，提供優質服務，充分發揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國人事檔案的主體，時展要求人事檔案工作與時俱進。自第三次全國干部檔案工作會議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調整和職稱評聘等方面的內容，檔案的使用價值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現在：
（一）材料不齊全，手續不完備。
材料是檔案管理工作的對象，是開展各項業務工作的物質基礎。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個人在各個時期各個地方所形成的有關材料的集合體。要發揮人事檔案的依據作用，材料齊全、內容充實、能全方位地反映一個人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區交通事業的不斷改革和發展，人才流動空前活躍，影響了干部檔案資料的連續性。
（二）檔案材料失真，嚴肅性削弱。
真實性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發揮其有效作用的基礎。內容失真的檔案材料會給人事工作造成嚴重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時把關不嚴，致使一些虛假的材料順利進入個人檔案。
三、加強干部人事檔案管理工作的措施
新時期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質，為選拔任免干部、調整工資、解決待遇等工作提供依據，而且能為有關部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發人才資源提供準確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時俱進，更好地開發干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務，就必須做好以下工作：
（一）增強全民檔案意識。
檔案意識已成為制約我國檔案事業發展的關鍵，不增強全民的檔案意識，尤其是單位領導的檔案意識，我國檔案事業的發展就難以落到實處。要增強全民檔案意識，首先，要認真執行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，進一步完善檔案法律體系。法律是增強全民檔案意識的有力武器，只有加強立法、完善法律體系，才能促進全社會檔案意識的形成，規范干部檔案工作，推進檔案事業發展。
（二）增強職能部門的責任意識。
干部人事檔案具有權威性，重在真實可靠。真實是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責。職能部門責任意識的強弱直接關系到干部檔案材料的質量，要維護干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現的一些問題與職能部門的干部不無關系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續不完備，甚至有的檔案材料內容失真等問題，與有的職能部門干部的責任意識息息相關。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強職能部門的責任意識是確保干部檔案材料真實的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強辦事的責任意識。
（三）要加強自身建設。
新世紀干部檔案工作任重而道遠。首先，要加強學習。干部檔案工作的政治性、政策性很強，要求檔案工作人員運用馬列主義的立場、觀點和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國家的干部路線、方針政策，并用以指導工作實踐。檔案工作人員只有勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，才能在錯綜復雜的矛盾中排除各種干擾，堅定立場，為檔案事業建功立業。目前的首要任務是認真學習貫徹黨的十六大精神，結合干部人事檔案工作實際，認真實踐同志的“三個代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，有檔案專業知識、歷史知識、人事工作知識、管理學、情報學、系統學知識及計算機應用、縮微、復印等技術。要做好檔案工作，必須努力學習、掌握科學管理的原則和方法。在科技迅猛發展、日新月異的信息時代更要勤奮學習，不斷更新知識，拓寬知識面，掌握現代技術。解放思想，樹立創新意識，培養創新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創新，變革一切不合時宜的觀念和做法，創造性地開展工作。
（四）盡快實現檔案管理現代化。
扎實做好村級檔案管理工作,著力為新農村建設提供優質服務
平頂山市湛河區程莊村
（2008年3月16日）[找文章到 ()一站在手，寫作無憂!]
平頂山市湛河區程莊村成立于1995年，位于平頂山市的南大門，是出入市區的交通要道，咽喉部位，典型的城鄉結合村，地理位置非常重要，全村土地面積200畝，總戶數365戶，人口1060人。是我區新農村建設試點村。
近年來隨著農村產業結構調整和農村城市化進程的加快，我村經濟結構由單一的種植業向商業、養殖業、加工業、服務業等多元化經濟轉化，村務工作大量增加，村級檔案管理工作亟待加強，從而為新農村建設提供及時有力的服務。前些年，農村檔案管理工作基礎比較薄弱，農村干部檔案意識淡薄，不注意收集整理；經費投入不到位，沒有專房專柜專人保管，檔案資料存無定所，村干部誰用誰拿，致使檔案資料散放各家，損壞遺失比較嚴重，在一定程度上影響了村里的建設。比如有許多棘手的問題困繞著村兩委班子，不僅牽扯了大量的精力，也阻礙了兩委班子工作的正常開展。為盡快改變這種狀況，我們在區檔案局的幫助指導下，于1998年開始建立村級檔案，加強管理，發揮檔案在新農村建設中的作用，有效地促進了基層組織建設、村財務公開、農村社會穩定、人口計劃生育等方面工作的開展，提高了工作效率，使村里的全面建設躍上了一個新臺階。
一、轉變觀念，始終把檔案工作作為新農村建設的重點內容來抓。
農村和農村檔案工作是農業、農村現代化建設的一項重要基礎，在社會主義新農村建設中具有積極的作用，特別是有利于促進農村經濟和社會協調發展，提高農民的生活水平，擴大基層民主，維護社會穩定，密切干群關系，我們必須轉變觀念，提高認識，積極主動地做好村級檔案管理工作，為新農村建設提供及時、便捷和有效的服務。但是，在以前由于我們認識模糊，未顧及留下檔案是向歷史負責的表現，沒有安排專人負責管理檔案。隨著農村工作的全面展開，農村社會的不斷進步，新農村建設對檔案工作也提出了更高的要求。這引起了我們村兩委的高度重視，決心下工夫做好村級檔案的管理工作。1998年區委區政府根據工作實際制定關于切實加強村級檔案工作方案出臺后，我們村兩委領導非常重視，把檔案工作列入議事日程，專門成立了以村支部書記齊保有為組長的程莊村檔案工作領導小組。明確了專、兼職檔案員具體負責檔案管理工作。村兩委班子先后三次召開專題會議，現場辦公解決建檔工作中的具體困難和問題。在當時資金緊張的情況下擠出2萬元購置了檔案設備，完善基礎設施，達到了“五有六防一達標”的要求，即：有組織、有房子、有牌子、有柜子、有制度。防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防潮。案卷質量達標。還專門騰出一間辦公室作為綜合檔案室，懸掛了檔案室的標牌，配備了鐵皮檔案柜、防盜門、滅火器和電腦等硬件設施。我們還經常邀請區檔案局、辦事處業務人員來幫助指導村級建檔工作，為檔案工作的順利開展打下了堅實基礎，當年就被區里評為一級檔案室，連續八年榮獲區級檔案管理先進單位。
二、注重建設，始終把立卷歸檔作為村級檔案管理的關鍵來抓
檔案是歷史的真實記錄，農村檔案是農村工作的真實寫照，是村級檔案管理工作的重頭戲。為此，我們在完善基礎建設、建立健全各項制度（立卷歸檔制度、檔案收集整理制度、檔案人員崗位責任制、檔案借閱、利用制度、檔案庫房管理制度）的基礎上，還注重把好“三個關口”：一是把好材料形成關。變嘴上說，腦子記為紙上寫，本子記，規范農村文件材料的形成關。二是把好文件材料的收集關。收集工作是檔案工作的基礎，明確我們收集范圍，特別是農村經濟社會的不斷發展，農村檔案工作的領域不斷拓寬，在各類事務中形成的文件材料不斷增多，要緊跟時代步伐，不斷擴大收集范圍，確保檔案齊全完整。三是把好統一立卷關。一年一度的立卷歸檔工作是檔案工作的中心，檔案材料收集是否齊全，案卷質量是否符合要求，將直接影響著檔案的利用。為此，每年的4—5月份我們都投入了大量的人力，集中時間進行案卷整理歸檔。自1998年建檔以來，領導重視，檔案員認真負責，我村檔案室已規范建檔的有文書檔案、專門檔案、科技和聲像四大門類檔案，共整理出文書檔案70卷，會計檔案159卷，照片檔案32張。實現了在文件材料以及門類種類收集上的齊全完整，案卷分類準確科學，案卷整理整齊規范，按時保質地完成了每年的立卷歸檔工作，受到上級機關的好評。
三、健全隊伍，始終把提高管理人員的素質作為基礎工作來抓
農村檔案工作涉及面廣，專業性
強，技術要求高。檔案管理人員素質的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會還專門配備了一名政治思想好，工作積極負責，組織觀念強，具有大專文化程度的大學生村干部時春麗為專職檔案員，村會計主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識化和專業化的要求。村里還非常重視對檔案員的教育培訓，積極組織檔案人員參加區里的業務培訓，幫助檔案員系統掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在2001年5月份區檔案局組織的檔案員上崗培訓中順利通過了結業考試，年底還取得了由市檔案局頒發的檔案專業崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認真學習檔案管理知識，還經常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理條例》及《關于進一步加強農業農村檔案工作的通知》等組織兩委班子學習貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認識，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強管理，始終把提供優質服務作為檔案工作的重點來抓
開展農村檔案工作最終目的是要為“三農”服務。管好用好檔案，對于農業、農村工作特別是新農村建設具有積極的現實意義和深遠的歷史意義。程莊村在認真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎上積極做好檔案的利用工作。我們村規范建檔后，農村黨建、經濟、計生、綜治等工作檔案的門類齊全，內容較為完整。幾年來，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務政務公開，促進村里的經濟建設和社會穩定作出了積極的貢獻。比如有群眾向上級反映數年來的征地款去向不明，村兩委聯合審計部門，對村里1996年—1998年財務檔案進行審計，結果是征地款不但沒有絲毫損失，還辦了10多件好事實事，上了6個項目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發展黨員沒有嚴格按照程序進行，反映到區里，區委組織部到該村檔案室找出有關材料查證落實，認定發展程序合法，給了反映群眾一個滿意答復。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時為其查找到了原始證據，為打官司提供了有利的依據。轄區內流動人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認識到了檔案工作是一項功在當代，利在千秋的大好事。
我們村的檔案管理工作雖然取得一些成績，發揮了一定作用，但也存在許多薄弱環節，比如檔案管理工作還不全面、不深入、不平衡、與現代化檔案管理，特別是社會主義新農村建設的要求還有較大差距。我們決心在上級業務部門的精心指導下，加大工作力度，提高工作實效，更好地把村級檔案管理工作做實，不斷為新農村建設提供優質服務，促進農村工作的發展進步。
《扎實做好農村檔案管理工作經驗交流材料》來源于，歡迎閱讀扎實做好農村檔案管理工作經驗交流材料。
強，技術要求高。檔案管理人員素質的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會還專門配備了一名政治思想好，工作積極負責，組織觀念強，具有大專文化程度的大學生村干部時春麗為專職檔案員，村會計主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識化和專業化的要求。村里還非常重視對檔案員的教育培訓，積極組織檔案人員參加區里的業務培訓，幫助檔案員系統掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在2001年5月份區檔案局組織的檔案員上崗培訓中順利通過了結業考試，年底還取得了由市檔案局頒發的檔案專業崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認真學習檔案管理知識，還經常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理條例》及《關于進一步加強農業農村檔案工作的通知》等組織兩委班子學習貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認識，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強管理，始終把提供優質服務作為檔案工作的重點來抓
開展農村檔案工作最終目的是要為“三農”服務。管好用好檔案，對于農業、農村工作特別是新農村建設具有積極的現實意義和深遠的歷史意義。程莊村在認真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎上積極做好檔案的利用工作。我們村規范建檔后，農村黨建、經濟、計生、綜治等工作檔案的門類齊全，內容較為完整。幾年來，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務政務公開，促進村里的經濟建設和社會穩定作出了積極的貢獻。比如有群眾向上級反映數年來的征地款去向不明，村兩委聯合審計部門，對村里1996年—1998年財務檔案進行審計，結果是征地款不但沒有絲毫損失，還辦了10多件好事實事，上了6個項目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發展黨員沒有嚴格按照程序進行，反映到區里，區委組織部到該村檔案室找出有關材料查證落實，認定發展程序合法，給了反映群眾一個滿意答復。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時為其查找到了原始證據，為打官司提供了有利的依據。轄區內流動人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認識到了檔案工作是一項功在當代，利在千秋的大好事。
一、電子文件定義
及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：
1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；
2、電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
4、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件與傳統稅務檔案的區別
（一）電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
（二）電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
（四）電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
三、電子文件對稅務檔案業務管理工作的影響
（一）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊
性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
四、電子文件在稅務檔案管理中的運用
（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略
新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
（二）解決好電子文件的保存問
題
以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。
一、電子文件定義
及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：
1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；
2、電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
4、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件與傳統稅務檔案的區別
（一）電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
（二）電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
（四）電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
三、電子文件對稅務檔案業務管理工作的影響
（一）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊
性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
四、電子文件在稅務檔案管理中的運用
（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略
新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
（二）解決好電子文件的保存問
題
以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。
關鍵詞:醫療設備;合同檔案;管理
近年來，隨著醫院規模的擴大，醫療業務水平的提高，很多醫院的基礎診療設備和?？圃O備投入在增加，在采購醫療設備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫療設備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數量巨大。因此，為了進一步完善醫院固定資產管理，規范醫療設備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫療設備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當前地方三甲醫院的醫療設備采購合同檔案管理現狀出發，歸納出醫療設備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規范化的管理視角，提出醫療設備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進醫院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫療設備采購合同檔案管理現狀
由于醫療設備采購工作流程復雜、涉及的部門多、特別是大型醫療設備的采購周期較長，這就對醫療設備采購合同提出了新的挑戰和要求，而對應的采購合同檔案也就隨之出現了較為常見的問題。
（一）部分醫療設備采購合同檔案資料缺乏完整性
醫療設備采購過程經歷了使用科室提出申請、設備科組織院內市場詢價（金額較大的需外出招標）、報院領導班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產生了對應的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內容，報領導審批，在多個領導審批、使用科室確認簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認的過程中，難免發生漏簽字、忘記收集相關材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內容不全的現象時有發生。
（二）醫療設備采購合同檔案收集難度大
醫療設備采購合同檔案包含的內容豐富，從大多數醫院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協議、醫院內部送相關部門審核的內審合同、院領導班子的決策批示材料、招標（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標文件、成交通知書、評標報告等材料。這些檔案資料內容豐富，經手的人多（涉及到醫院設備科、招標辦、院領導、經銷公司等），每個檔案資料產生的時間沒有固定節點，而且有時經銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫療設備采購合同檔案歸檔后不能封卷
醫療設備采購合同檔案屬于醫療設備檔案的一個重要部分，也是整個醫療設備“生命線的開端”。醫療設備檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發生了故障，維修工程師到現場進行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設備對應的檔案盒中。因此，醫療設備檔案不能封卷，直到該設備報廢。
（四）醫療設備采購合同檔案檢索查閱方法單一
醫療設備檔案是醫療設備管理的信息之源，是醫療設備管理規劃化、科學化的基礎。一個全面、完善的醫療設備檔案庫，對設備管理具有深遠的意義。目前為止，很多醫院都尚未開展檔案信息庫建設，但醫療設備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數相關工作人員只能通過Exel表格來完成醫療設備采購合同檔案的內容錄入、查找工作，雖然也達到了一定的預期效果，但從長遠、系統的信息化建設來說，這樣的查閱方法還是遠遠不夠的。
二、醫療設備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析
（一）檔案意識不高
一方面，由于醫療設備檔案不像醫療、科研等檔案那樣能直接產生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領導、職工的重視，極少設有對應的醫療設備檔案管理員崗位，專職的醫療設備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫療設備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫療設備檔案管理的工作人員由于對醫療設備檔案管理工作的認識不夠，或者在兼任的醫療設備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫療設備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現許多醫療設備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規范
在醫療設備采購合同檔案中，從申購設備到醫療設備采購工作結束，經歷了提出申請、委員/專家論證、設備立項、設備招標/詢價、簽訂醫療設備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫療設備采購合同檔案資料，但是由于醫院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據，醫療設備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標材料、醫療設備生產廠家證件材料、成交經銷商證件材料以及授權書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導致了醫療設備采購合同檔案歸檔范圍的不規范。
（三）醫療設備檔案管理屬于動態管理過程
醫療設備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。醫療設備招投標工作完成后，將所收集的材料按規定進行整理，根據資料內容制作醫療設備采購合同，經醫院和成交經銷商溝通無異議后，送到醫院的合同審核部門審核合同內容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫療設備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結束，后續將涉及設備的安裝驗收、維修保養、付款、報廢等工作，所以醫療設備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫療設備采購合同檔案歸口管理問題
醫院檔案室，負責管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規定時間內統一移交到醫院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫療設備采購合同檔案在規定的時間內移交醫院檔案室，存在一定的利弊關系。利的方面，主要表現為檔案統一在檔案室管理，避免出現重復管理、多頭領導。弊的方面，主要表現為醫療設備統一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領域的檔案都具有一定的專業性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫療設備采購合同檔案規范化管理思路
要對醫療設備采購合同檔案進行規范化的管理，首先，要強化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強醫療設備采購合同檔案的管理意識
目前，醫院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進一步完善醫療設備采購合同檔案的管理，應在意識上有根本性的轉變。首先，要強化醫院上下的檔案管理意識，通過經典事件、實例展現醫療設備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫療設備采購合同檔案工作情況，統計好借閱的次數、內容等；最后，要加強檔案人員的專業培訓，從專業角度提升專職和兼職檔案員的意識。
（二）明確醫療設備采購合同檔案的歸檔范圍
1．醫療設備申請階段：大多數醫院的設備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫療設備請購表格、配置及技術參數要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領導的請示報告等。從醫院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領導會議討論結果的決策批示。從其他相關部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫用設備購置許可、同意增配大型醫用設備的批復等。所有這些涉及到設備購置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫療設備采購階段：醫療設備采購部門根據采購活動管理權限，整理需要采購的設備的主要參數及配置要求，通過媒體方式公開招標信息，組織召開招標會議，上報招標結果。其中，院內的檔案包含：招標議價記錄表格或書面記錄、上報院領導會議的招標情況報告、院領導的決策批復等。投標公司的提供的檔案包含：投標文件（報價表、廠家證件、授權書、經銷商證件、產品配置清單、產品介紹等）、外出招標的還需要提供中標通知書、評標報告等。
（三）完善醫療設備采購合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學地整理設備檔案，將其有序存放、系統排列，才能提高檔案的調取、利用效率。一方面，醫療設備采購合同檔案的歸檔現在大多數還只是由專職或兼職的檔案員負責收集整理，隨著當前信息化建設的快速發展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應建立對應的電子數據庫，為后續的調用、查閱檔案打下良好的基礎，也便于檔案的管理。另一方面，醫療設備采購合同檔案現在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫院綜合檔案室，二是直接保管在設備科。為了進一步加強檔案的管理，醫療設備采購合同檔案趨向于統一移交醫院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養、形成更加系統專業的檔案管理庫。
四、結語
隨著現代醫學科學的快速發展，各種先進的醫療設備陸續進入各級醫院，醫療設備的管理成為醫院醫療管理工作的重要環節，而醫療設備的檔案管理為醫療設備管理的重中之重。通過建立系統齊全的醫療設備采購合同檔案管理框架，才能用詳細的醫療設備分析報告為醫院購置醫療器械提供充分的決策依據；用詳實設備的申請審批手續資料、招議標記錄、招標承諾資料等為招標采購的法制化、規范化提供重要的保證；用合同規定的保修期限為醫療設備的維修、保養提供技術依據，為保證醫療質量，促進醫院可持續發展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫科大學第四附屬醫院柳州市工人醫院
參考文獻：
[1]史維新．醫院設備檔案的管理．蘇州絲綢工學院學報．2000（6）．
[2]鮑薇．淺析醫院醫療設備檔案管理工作．黑龍江檔案．2014（2）．
難點一：項目建設體制變革，投資及管理主體多元，造成檔案管理的不確定性。
隨著經濟體制改革的深入，重大建設項目在建設管理、投資、運行諸方面處于動態變化狀態。管理體制變化，主體多元化，造成了檔案管理的不確定性。
首先是檔案管理的主體不確定。重大建設項目在立項及可行性研究階段，一般由政府主管部門負責，文件也由其形成并保管，如計劃、水利、交通、城建等行政主管部門。這個時期短則幾年，長的需十幾年甚至幾十年，形成積累了大量可行性研究、立項申報材料。立項批準后，往往又成立一個臨時性指揮部，負責項目建設前期準備及工程實施工作。正式開工以后，建設單位、投資主體基本確定，十幾個甚至幾十個施工和監理單位進場。在建設過程中或交竣工后，還會發生投資、運行主體的變化。文件形成主體和檔案管理主體因建設主體、投資主體、參建單位的不同，呈現多元化態勢和不確定性，造成檔案來源復雜，管理難度大。
其次是檔案歸屬不確定。檔案的本質屬性是原始性、真實性、成套性、惟一性，文件形成的自然法則要求“誰形成，誰整理，誰保管”。但為利用之目的，要求檔案集中統一管理，同時還要從國家管理需要和大檔案概念出發，檔案需要多套形成，向城市建設檔案館、國家綜合檔案館及有關主管部門移交。這就帶來了檔案的惟一性和多頭性、集中統一保管和分散形成的矛盾。這一矛盾的存在，在文件材料形成階段必然導致目標不明確、步調不一致，容易陷入混亂。
第三是管理規范不確定。由于文件形成主體的多元性，不同的管理主體對檔案的側重點不同、要求不同、標準依據不同，存在著管理規范不確定性。另一方面看，檔案行政管理部門在出臺相應的規定、實施行政監管方面相對滯后，也導致了項目文件管理上的無規可依有規難依局面。調查發現，大部分項目在文件的形成和管理上普遍存在四重四輕：重項目批準文件輕附件材料保管，如成冊的可行性研究報告、勘察設計報告作為附件難以與批復文件一起妥善保管；重征地拆遷批文和紅線圖，輕征遷協議書管理，如重大建設項目大多數實行委托征地，形成的協議書不完整或多是復印件，有的甚至是復印件也沒有；重招標中標文件，輕開標會議材料和未中標文件的管理；重建設過程文件輕交工后試運行文件的管理。上述四重四輕現象，已經給項目審計、工程后評價、項目改擴建帶來了不良后果。一些工程在解決政策處理遺留問題時，文件材料不齊全與檔案管理不完善已成為引發矛盾糾紛和社會不安定的因素。
難點二：參建施工單位多，人員不穩定，形成施工文件質量較差。
施工文件是反映工程建設歷史面貌、體現工程質量的重要歷史記錄，也是工程運行、維護的重要依據，是工程檔案的主體。施工文件的重要性已得到社會各界的認同，各項目采用合同管理制、保證金制度等積極措施，以加強文件管理。但由于參建施工單位多，人員不穩定，對文件質量認識有差異，對檔案工作的認識也還有一定距離，施工文件不同程度地存在一些問題。一是施工技術表式文件格式混亂，存在不統一不規范問題，隨意性大。目前仍有不少項目的管理部門、質量監督部門尚未意識到施工技術文件對檔案的重要性，放任自流，沒有對施工技術文件做統一規定。大多數施工單位依據習慣做法自行制作表格，造成一個項目的表式文件內容、格式不一致，給檔案的統一保管、統一利用帶來不便；二是質保材料不符合要求，多為復印件且模糊不清，有的材料報驗單沒有做統一的歸檔要求，質保材料不完整；三是竣工圖繪制不符合規范要求，竣工說明未說明執行原設計的情況，未說明施工主要材料的來源及其質量，未說明施工中遇到的各種問題和采取的措施以及工程質量檢測情況，工程變更的依據圖文分離，變更文件與竣工圖不一致等問題；四是技術文件形成積累有序性不夠，未能體現工程文件的成套性特點，給檔案整理和利用帶來困難。此外，不少文件存在簽字不規范、字跡材料不耐久、文件的有效性不符合規范要求。
難點三：設計單位游離于檔案工作之外，檔案管理存在著盲區。
目前還有不少國家重大項目的設計依然是指定設計。設計階段處于項目建設的前期，在正式開工前設計單位即已開始項目運作，項目管理單位還無暇對之提出檔案管理要求，加上沒能像施工單位一樣受招標文件的約束，設計單位在工程檔案的管理中如入無人之境：施工圖大量使用復印的白圖，圖紙清晰度低，影響竣工圖編制質量；設計技術聯系單和變更文件沒有使用統一的文件編號，造成管理上無序；變更文件大量使用傳真件、復印件。不簽字不蓋章，為檔案永久保管埋下了隱患；竣工圖編制規范執行不力，存在編制說明不詳、編制方法不符合要求等問題。
難點四：監理單位未能切實履行檔案監理職責，檔案的真實準確性難以得到有效保障。
根據國家檔案局制定的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的規定，監理單位除了做好自身檔案管理以外，還需要對施工單位形成的文件質量和歸檔情況進行監理，包括施工單位各單位工程、分部分項工程齊全完整情況，歸檔的施工文件是否符合真實準確要求，等等。經檢查的文件，監理單位需在文件上簽字確認。當前，監理單位在職責的履行方面，因缺乏相應的約束，與設計單位一樣存在很多不足。有的對監理文件歸檔范圍不明確，很多該歸檔的沒有按規定歸檔；有的對施工單位文件的監理不到位，馬虎了事；有的不重視竣工圖監理，竣工圖存在沒有按實際變更或變更方法錯誤等現象；有的監理文件未能體現工程監理程序，有編造、偽造監理文件之嫌。
解決難點問題的對策
重大建設項目文件管理是否到位，直接關系項目檔案的質量，關系項目能否順利投產及其運行。有效解決重大建設項目文件材料管理的難點問題，需要一個良好的檔案法制環境，需要全社會檔案意識的共同提高，需要有關方面的高度重視和不懈努力。筆者認為，應著力抓好以下幾方面工作：
1． 完善標準，明確文件質量要求。文件是檔案的前身，是檔案的來源，文件管理在檔案管理中起著重要的基礎作用。近年來，國家出臺了一系列檔案管理規范，但是涉及文件材料管理階段的規定并不多，即使有也是原則性的，或操作性并不強，或規定不夠具體明確。如招投標文件的管理，相關標準規定了中標文件的管理要求，未中標文件是否保存及保存時間、保存方式，并沒有作明確規定，有的項目建設單位在招投標一結束，就將之作為不歸檔文件予以銷毀，實際上這些未中標文件在項目審計、稽核及違法行為的查處過程中，利用率還是挺高的。
2． 關口前移，建立文件質量控制機制。關口前移，就是指項目檔案工作，要從文件材料形成開始，把好檔案材料來源即文件的質量關。把好文件材料的質量關，關鍵是建立健全質量控制機制。一是要建立崗前培訓制度，將檔案業務培訓作為施工單位和監理單位人員上崗的必修課，同時建立項目檔案人員網絡。二是將文件材料質量管理納入相關人員的崗位職責，建立考核獎懲制度。三是健全建設項目招投標管理，完善施工合同和監理合同，在合同中進一步明確文件管理和檔案管理的具體要求，同時將檔案的質量作為歸還施工單位保證金的條件。
3． 同步檢查，實施文件質量的全過程跟蹤管理。文件與工程建設的每一個階段每一個環節同步形成積累，并實行同步檢查，才能及時發現問題并解決問題，確保文件在轉化為檔案時符合質量要求。同步檢查，要求檔案檢查與工程建設同步，尤其要抓住工程建設的幾個重要環節和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工竣工驗收階段，等等。文件材料的質量檢查可以單獨進行，也可以與工程質量、進度檢查一并進行。每一次檢查都要注重實效，避免走過場，發現問題要及時提出整改。
