時間：2023-12-29 15:07:23
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇檔案電子化的重要性，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
社會的發展，網絡的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項政策性、機密性、專業性較強的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據，是干部晉級職稱、升職加薪的主要根據。[2]在衛生事業單位中，加強電子化人事檔案的管理是加強行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術在人事管理中的應用，提高檔案管理的效率，體現電子信息化技術的價值，值得探討。
二、衛生事業單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業性，人事部門應重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現的問題。在衛生事業單位中，因為人員調動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛生事業單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續配備不齊全、手續不完備等問題。
某些醫院注重藥物管理工作，注重對醫生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫院負責人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現疏漏，直接導致了醫生升職時評判的片面性，導致某些優秀醫生對醫院不滿而出現跳槽等現象，幸好醫院管理者及時認識到問題的嚴重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫院的各方人事調動以及醫生升職等提供重要依據，醫院也因此而更上一層樓。
三、衛生事業單位人事檔案管理現狀
（一）人員不足現問題突出
在我國多數地區的衛生事業單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛生事業單位內部醫生、護士以及其他部門人員來講人數可忽略不計。在一些較小的衛生事業單位中，多數人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠專注。多數人事部門的檔案材料無人整理、無人監督，甚至出現人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業務技能水平普遍偏低
嚴格來講，人事檔案管理工作是一門專業性較強的工作，其對閱卷的規范、閱卷質量等要求較高。多數衛生事業單位因對人事管理方面的不重視，導致人事部門人員變動較為頻繁，導致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術水平不足，后期亦未受到專業化的培訓，造成管理檔案的人事技術水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數據的準確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在逐漸進行改革創新發展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發展卻仍顯欠缺。據調查，目前我國多數衛生事業單位的人事檔案管理仍然是較為傳統的紙質管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發達城市的大型衛生事業單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經進入信息化管理時代，電子化、科學化、規范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛生事業單位以及各企業的當務之急。
四、衛生事業單位人事檔案管理電子化應用分析
（一）在衛生事業單位建立電子檔案的必要性
在衛生事業單位之中，單位的衛生系統是一項較為復雜的系統，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛生事業單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質檔案轉化為電子化數據，方便管理人員管理的同時節省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數據庫存放檔案外，也應對衛生事業單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應用
在人事檔案管理中，相關檔案管理者可以利用計算機網絡將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫生也可根據心腦科、骨科等從事職位進行分類，節省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網內部進行資源數據的共享，當領導或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網查找，增加檔案透明度的同時，對數據庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應用中的風險
在電子化廣泛應用于人事管理檔案后，為企業部門帶來便利的同時也帶來了一定的風險。其一，網絡的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學以來的成長歷程、學習經歷、工作經歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網絡而存在，雖然壓縮了紙質檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網絡也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網絡的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風險控制在一定范圍內，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛生事業單位人事檔案管理的發展提供保障。
五、結語
一、醫療機構檔案電子化管理的必要性
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使醫療機構檔案的生成方式發生很大變化，文件的起草、簽發、催辦、歸檔等過程，以及化驗結果、病理報告、手術安排、療程控制等過程均可以在計算機和通訊線路中進行。這樣一來，檔案的前身就以機讀文件為主要形態，那么檔案自然也以機讀形式存在，這種檔案的利用方式與紙質載體檔案具有很大差異。這種變化預示著檔案電子化管理成為檔案管理工作發展的必然趨勢。
（一）電子化管理節省存儲空間
紙質檔案在立卷歸檔后需要占用大量的空間來存放，而電子檔案只需占據極小的存儲空間。例如，一張光盤的容量可達600MB―4000MB，它可以存儲35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁的圖形信息。這就相當于把一個文件柜里的檔案內容壓縮到一張光盤上，對于存檔量大而空間較小的檔案館（室），電子化管理可以節省大量的空間。
（二）電子檔案復制的精確度較高
紙質檔案復制或縮微品拷貝時經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制是通過數字化的信息處理，精確度較高，幾乎不存在這些問題，可以實現復制件內容與原件內容完全相同，有效避免信息丟失。
（三）電子化管理的操作簡捷，工作效率高
電子檔案的形成和歸檔都可以借助計算機及相關的軟件系統，減少了人工操作步驟，簡化了工作流程，提高了工作效率。在查詢利用時，還可以借助計算機對電子檔案進行查詢，只要輸入查詢條件，就可以迅速提供查詢結果。即使在檔案存儲量很大、查詢條件模糊的情況下，計算機也可以較快地顯示查詢結果，使得檔案查詢工作方便快捷。
（四）電子化管理的傳遞更加快捷
電子檔案是在一定的計算機和網絡環境下產生的，其傳遞既可以使用移動存儲設備來進行，也可以通過網絡來進行，傳遞起來更加方便快捷。與紙質檔案相比，電子檔案可以同時傳遞給多個利用者，不受存儲載體的限制，簡化了檔案的逐個傳遞過程，節省了傳遞時間，提高了工作效率。
（五）電子化管理可以促進檔案的新分類
實行檔案電子化管理后，醫療機構檔案傳統的分類方法將被打破，取而代之的是醫療信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分布在幾個管理模塊中，計算機按照規定指令，根據工作目標隨時設立和調整類目，檔案的分類更能貼近醫療工作各方面的實際情況，分類也將更詳細、更科學、更規范。
二、醫療機構檔案管理現存的問題
（一）對檔案管理工作缺乏足夠重視
檔案是醫療機構的重要資源，但不少醫療機構都存在“重醫療、輕檔案”的思想，認為檔案工作不能給單位帶來經濟效益，對檔案工作的重要性認識不足，致使醫療機構檔案信息資源開發不足，制約了檔案管理工作的發展。
（二）設施不完善，電子設施的投入力度不夠
重視不夠導致了對檔案工作的投入不足，管理設施不完善。當前許多醫療機構都存在檔案庫房面積狹小、安全保管不到位、辦公設施陳舊、管理工作手段落后等問題。雖然計算機、網絡、多媒體技術廣泛應用于醫療機構的日常工作之中，但檔案工作未能完全實現管理手段現代化的及時轉變，有些單位對實現檔案電子化管理所必需的計算機、掃描儀、管理軟件等相關電子設施的投入力度不夠，檔案的收集、整理、檢索大多還停留在手工階段，檔案管理的現代化水平偏低。
（三）標準化和規范化工作有待加強
檔案電子化管理的前提是基礎工作的標準化和規范化，但目前許多醫療機構的庫藏檔案業務基礎相對薄弱，案卷質量不高導致電子化轉換工作任務繁重;歸檔文件材料的多樣性造成現行的檔案整理、分類方法及有關規定已不能完全適應;各單位檔案管理系統和網絡建設各行其是、層次不一，其規范性、開放性、服務性、共享性較低，無法適應檔案信息資源共享的要求。因此，提高檔案管理的標準化和規范化水平，成為亟待解決的問題。
（四）管理人員的業務素質有待提高
實現檔案管理電子化，要求檔案管理人員必須具備較高的技術層次、完善的知識結構和熟練的操作技能。目前，很多醫療機構都缺乏具備現代高技術水平的高層次、復合型檔案管理人才，大部分管理人員的專業素質和文化程度偏低，缺少系統的專業培訓，難以適應檔案管理現代化發展的趨勢。
三、醫療機構檔案電子化管理的實施途徑
（一）提高對檔案工作及其電子化管理重要性的認識
檔案管理是醫療機構日常管理工作的重要內容，是一項基礎性管理工作。醫療機構檔案是各級各類醫療機構建設和發展過程的原始記錄和真實寫照，能為其當前的經營和管理提供研究依據和決策參考，所以應該提高對檔案工作重要性的認識。醫療機構實施檔案電子化管理，既符合新時期檔案事業發展的新趨勢，又是提升醫療機構整體管理水平的要求，各級衛生行政主管部門及其管轄單位對此項工作都應高度重視，加快推進。
（二）加強電子化管理設施建設
一整套現代化的軟件、硬件設施，是實現檔案電子化管理的物質基礎。在硬件方面，應購置計算機、掃描儀、刻錄機、服務器等;在軟件方面，應購置和開發檔案管理軟件，建設檔案信息管理網絡，并使檔案管理系統與本單位的其他各項工作相銜接，確保各類電子文件和電子檔案的收集、整合、控制和傳遞工作快捷、平穩、有序進行。
（三）建立健全電子化管理的標準化和規范化體系
為避免在檔案管理中出現無法可依、無章可循的混亂情況，醫療機構必須建立健全檔案管理的規范化和標準化體系。通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作具有統一科學的準則和依據，將檔案各項工作有機聯系起來，保證檔案管理工作的有序、規范、高效運行，實現經濟效益和社會效益的優化。各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等，都需要建立一系列具有可操作性的標準和規范，從而形成檔案管理標準化體系，并保證貫穿到檔案管理工作的各個環節之中。
（四）加強電子化管理人才隊伍建設
1.加強檔案基礎理論和業務技能培訓
為使檔案管理者具備扎實的檔案（下轉第73頁）（上接第76頁）學基礎理論和業務知識，應有計劃地組織檔案管理人員認真學習檔案工作的法律法規、規章制度、管理標準和理論知識，并在實際工作中考察他們的應用能力和實踐能力，不斷提高他們的業務技能。
2.加強檔案電子信息技術培訓
建立檔案電子化管理系統，要求檔案工作者必須熟悉計算機操作知識和電子信息管理系統的各種功能，以確保系統的平穩有序運行。對于計算機基礎薄弱的人員，應從基礎知識和基本操作入手，結合管理系統的基礎功能進行培訓;對于具有一定計算機應用基礎的人員，培訓的重點可以放在信息的規范采集、系統的全程運用和網絡知識的應用方面。為鞏固培訓成果，還應將檔案電子信息技術的理論水平和操作能力作為重要指標，納入對檔案管理人員的考核范疇中去。
3.留住現有人才，積極引進人才
關鍵詞：檔案管理；檔案保存；管理
中圖分類號： G270 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2015）08（b）-0000-00
檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎，以紙質或機讀形式為對象，對檔案文獻應用計算機這一科技手段進行收集、篩選和加工，使之轉化為方便人們利用的二次文獻信息，供利用者使用得過程。隨著數字化、網絡化和信息技術的迅猛發展，電子檔案已被我們廣泛應用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。
1電子檔案管理和保存的重要性和益處
1.1重要性
科學規范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項重要工作。檔案的歸檔包括紙質檔案歸案和文件電子化歸檔兩個方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護方面較為復雜，不同于傳統的紙質檔案。如何保存、維護值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發現且獲得國家歷史上任何時期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態。本著對科學、對歷史、對社會高度負責的態度，要聽取檔案工作人員的意見，切實加強檔案管理和保存的重視性，及時解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質條件。同時增強檔案干部隊伍人員的生機和活力、不斷提高檔案工作人員素質、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對檔案管理和保存工作具有深遠的影響。
1.2益處
檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計算機在檔案管理中的作用。目前，大多數基層檔案館、室只是單一應用計算機，使現代化設備不能充分發揮其作用。
二次文獻信息加工時間得到降低，檔案信息時效性得到提高。檔案電子化后形成的數字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計算機功能，快捷地加工出相應二次文獻信息。
檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產出。手工編研檔案信息需要的經費較多，這可避免由于編研經費緊張對檔案信息加工工作的不利影響。但在相當長的時期內，檔案管理部門難以從國家或地方或自籌獲得更多的經費用于檔案信息編研工作，這需要相關領導和管理部門認識到投入充足經費的關鍵所在。
檔案電子化后可多份拷貝相應的信息成果，在相關管理部門和領導中進行廣泛傳播可擴大社會影響力，拓寬服務范圍，檔案部門在經濟社會發展中的重要地位自然可以得到提高。
檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術接軌。
2做好檔案電子化的存儲軟硬件工作
完善的技術條件是檔案電子化管理的重要前提和關鍵。實際工作中，應根據保存電子檔案具體情況，配置計算機軟硬件平臺，并著眼遠期發展，配制相應的數據庫系統、網絡設備及相關的軟硬件。電子檔案是數字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網絡上，它的歸檔屬于無紙形式，應在一定技術環境和一系列技術保障措施下進行并高質量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質檔案的功能。電子檔案運用一般有直接運用、通信傳輸等方法。由于電子檔案在工程建設、生產部門等單位多樣化的運用，因此它的運用遠比紙質檔案復雜。因此，加強對電子檔案運用的存儲，就顯得特別重要。
3電子文件歸檔整理
符合歸檔條件的電子文件應按照檔案管理要求，將其存儲到可長期脫機保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因為在其利用過程中可造成損壞等現象，可以永久保存。
3.1檔案移交
以年度、組織機構、保管期限等分類方法對內部文件進行組盤。組盤方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統一組盤，二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件，可以方便利用。贏統一規范完成文書電子文件組盤，檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤，檔案人員應按照檔案管理要求，以統一的數據庫結構和規范命題，建立文書檔案盤內文件目錄，這有利于利用者查找計算機盤內文件，提高利用效率。
外來文件應以一定的設備，掃描成影像后進入局域網絡，在局域網內完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業務部門掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門根據相關規定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，經過管理人員審查后，加上分類號、檔案號等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數據庫中。在其權限范圍內，可以通過各網絡終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，方便利用和查詢。
3.2整理電子文件
文件接收歸檔時，檔案部門應集中完成。為便于計算機查找盤內文件，設定的數據庫結構和命題應統一規范，建立檔案盤內文件目錄。相關人員必須按照要求格式，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。
4電子檔案的保護
除了對電子檔案的環境要求外，應采取積極有效的措施加強對電子檔案文件保護。正確使用才能保存并有效地延長其壽命。在實際使用中，可用存貯載體光盤保存電子文件。因為光盤有利于長期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結構穩定性良好。應將歸檔電子文件轉儲到光盤上。
4.1加強病毒防范
要采取各種措施，確保保存電子文件的盤不帶病毒。
4.2把握存儲介質（主要是光盤、硬盤）質量關
質量直接影響到信息的保存壽命，而低質量盤使用時間相對較短，使用壽命過后不能讀取相應數據。目前市場所售存儲介質的質量良莠不齊，選購盤時要認真把好質量關。
4.3定期檢測和拷貝
對所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進行定期檢測和拷貝。定期檢測應采取隨機抽樣的方式進行，頻次為每年1次，抽取的樣品數量應在10%以上。
4.4規范保管條件
在理想的溫濕度環境中，光盤或磁帶在規定的期限內倒帶一次。倒帶后要保持在標準的讀寫狀態。
4.5掌握信息修復技術
信息一旦被破壞和污染后的恢復和搶救措施。如殺計算機病毒技術、數據庫修復技術、保持電子信息長期可讀性技術等物質載體破損的修復技術等。
為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時保存電子檔案與紙質檔案，在當日檔案當日網上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時，要將電子檔案轉化成為紙質檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬無一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實存紙質檔案完全一致，對于不能在網上處理的檔案，相關部門或人員應在處理完畢后，及時將其移交給檔案部門，由檔案部門負責提供給辦公網絡中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。
檔案電子化是檔案管理的方向。在實際工作中要不斷創新和優化，不斷提高工作的簡易性和穩定性。在這個高度信息化的時代，繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足檔案事業的發展需要，只有把工作重點放在電子化和信息化管理上，強化網絡資源化建設，充分利用電子科學技術的優越性，才能促進檔案電子化管理工作的順利開展。
參考文獻
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[3]李倩.圖紙類紙質檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業務，2014（9）：52-53.
關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；電子化
一、基層檔案管理工作現狀及存在的問題
近幾年來，隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，基層央行辦公自動化管理系統已逐步代替以往手續繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對此類文件的重要性缺乏足夠的認識，相應的配套管理措施和有效的技術支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現在：
一是電子文件檔案管理意識不強，文件丟失問題嚴重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認識上的誤區，認為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對電子文件缺乏管理意識。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認為拍攝完成、看完用完就算完成任務了，不需要歸檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，致使部分電子檔案長期在個人或業務部門內部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機構調整、人員變動等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了電子檔案的長久保護和開發利用。
二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規范。基層央行雖然健全了相應的檔案管理制度，然而對非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對電子文件的重要性缺乏足夠的認識，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態；也有的單位雖有管理制度，但落實不夠，執行不嚴，歸檔不及時，交接無手續，保管不規范，缺乏行之有效的管理措施。
三是檔案管理工作存在"一重一輕"現象，基礎設施建設相對滯后。由于部分領導存在思想認識和管理理念上的偏差，認為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統檔案管理的人財物投入，而對電子類文本檔案則相對忽視，存在"重傳統檔案管理，輕電子檔案管理"的現象，使檔案管理電子化建設進程發展滯后。
四是管理人員專業素質不高，缺乏現代化檔案管理專業知識和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對《檔案法》及有關檔案管理規定和要求知之甚少，對檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環節和程序也是一知半解，尤其是對檔案管理標準化、電子化的專業知識、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。
二、大力推進基層央行檔案管理電子化建設勢在必行
一是加強領導，提高認識。基層央行檔案管理工作的電子化建設是順應潮流、適應形勢發展的新舉措、新要求，是實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為人民銀行中心工作任務提供高效、優質服務的有效措施，是推進基層央行工作全面協調可持續發展的基本要求。基層央行檔案管理電子化建設要堅持以科學發展觀為指導，緊密結合基層央行工作實際，堅持實事求是，既要精心組織、真抓實干，又要做到統籌規劃、科學謀劃，為長遠發展打下良好基礎。
二是著力實現檔案管理標準化、規范化，大力提高檔案管理基礎工作水平。加強基礎工作是實現檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對原有檔案進行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規定對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、銷毀等各個環節要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時限，對檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環節認真加以規范。然后按照標準化、規范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實現標準化和規范化，為檔案管理電子化提供了充分準備。
三是建立健全相關管理制度，保證檔案管理電子化沿著標準化、制度化、規范化的軌道發展。要依據《檔案法》、《機關檔案業務建設規范》等有關規定，結合基層央行工作實際，進一步充實完善《檔案管理制度》、《檔案保密制度》和《檔案操作規程》，建立電子化檔案管理措施，規范工作程序，從檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱，直到最后的鑒定、銷毀，每個環節都要做到有章可循。同時進一步明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責，對歸檔范圍、保存期限、保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序，做到定期或不定期監督檢查和考核評價，發現問題，及時整改，以確保各項制度落到實處。
關鍵詞：企業；電子檔案管理；問題；策略
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01
一、前言
隨著計算機在企業辦公，管理工作中的廣泛運用，很多企業的資料，檔案都開始以電子檔的形式存在和儲存。傳統的企業檔案主要以歸檔立卷方法進行整理，通常比較繁瑣和復雜， 工作量大，而且缺乏客觀真實性，查找起來也不是很方便和快捷，而電子檔案管理相對于傳統的紙質檔案管理來說，有很多優勢，如智能管理與識讀、高效集成與可用性、信息存儲的海量和高密度性。本文作者通過分析我國目前企業檔案電子化的管理現狀，發現了一些存在的問題，并且提出解決的方案和建議。
二、企業電子檔案管理的概念和目前存在的問題
企業電子檔案主要包括在企業正常運行的過程中，產生的與公司業務有關系的文件，圖片，影像資料等。電子檔案相對于傳統的檔案來說，只是一種存在形式的區別，一般是指以字節、比特方式儲存于磁盤、光盤、磁帶等介質中，然后通過閱讀解碼的軟件將數據，圖表，文字等信息在用戶面前顯示出來。①
當前我國的企業檔案管理電子化存在以下幾個主要問題：
(一)企業檔案管理電子化普及程度不高
電子辦公在很多國內企業中都有普遍的運用，大多企業單位都在使用計算機進行文件處理和部門之間的溝通交流的工具以及日常會議通知等事務性工作。但是電子檔案管理是屬于企業電子化辦公的更深層更系統化的運用，國內企業中能夠真正使用計算機管理檔案的仍然很少。在實行有限的檔案管理電子化的部分公司中，即使是有將計算機運用于管理檔案中，但管理層次也僅僅局限于較簡單和膚淺的目錄管理，而處于不同目錄下的電子文檔等資料則仍然是很分散的，檔案管理電子化有名無實。
(二)企業人員對于檔案電子化管理認識不足
目前，在很多企業中，利用電腦進行文書的書寫，圖表的制作已經是很普遍的了。但是對于已經制作好的文件，在打印使用完之后，電子版的保存工作往往會被人忽視。長此以往，公司電腦中的文檔處于不斷被刪除，修改，或者覆蓋的狀態，對于這種檔案往往就沒有整理管理的價值了。②除了不同企業工作人員對檔案電子化管理沒有概念之外，連有些檔案管理人員都沒有一個正確的認識，他們認為檔案電子化管理就是在管理中應用一定數量的計算機、復機印、掃描機、刻錄盤。
(三)電子化管理自身的難題
首先，由于電子檔案的儲存方式主要是光盤，磁帶等形式，存在復雜性，不穩定性，和儲存方式的互換性。當儲存介質性質發生變化時，儲存的信息就很容易造成丟失缺損、覆蓋、刪除，不利于完整重現信息。③
其次，電子檔案的安全性較低。由于電子檔案存放位置沒有一個統一的標準和規定，具有一定的隨意性，而且電子檔案的開放性相對于傳統的文書檔案更加高，電子檔案的獲取也很容易，導致檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。
另外，電子檔案的儲存和顯示都需要一定的格式和軟件，但是不同的企業和單位使用的版本都會存在一定的差異，而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案，使得同一個電子檔案無法在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。
三、企業電子檔案管理的有效措施
(一)制定標準，完善企業檔案信息化規范體系
在以及實行辦公電子化的企業中，領導應當高度重視企業檔案電子化管理的重要性，并督促建立有關制度。應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。在檔案信息化建設中，必須嚴格執行檔案部門有關檔案數字化、電子文件歸檔管理等技術規范標準；結合企業的實際情況，制定系統標準化的企業檔案信息化管理標準、業務規范、技術規范等。將檔案電子化管理滲透到公司的每個角落。④
(二)提高企業檔案工作者的信息素質
要改掉傳統對于檔案管理人員的看法，在信息時代，為了適應電子化的管理，檔案工作者必須要有較高的計算機操作技術、信息網絡技術。除了普通的管理人員，還要有一批負責企業電子檔案的開發利用的精通信息管理應用技術的專業人才。
(三)用先進的的電子、數碼設備硬件來輔助檔案管理電子化發展
檔案電子化管理需要人才也需要必要的先進設備。企業要在設備方面加大投入，除了一些必須的設備，如計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數碼硬件等之外，還需要進一步建立檔案電子化的載體和數據庫，實施內部局域網絡，整合內部OA和ERP系統資源，為儲存、保護、利用、歸集、開發企業的檔案，創造有利的硬件條件。
(四)建立安全，共享性強的檔案管理的電子數據庫
在符合國家規定的標準下，選擇使用范圍最廣的統一檔案電子化的格式和軟件。將之前的文書式的檔案通過電子輸入、掃描、照相等手段，全部轉換成電子檔案，建立一個完整的檔案數據庫。在建立檔案數據庫的基礎上，還要保證數據庫的安全，這就要求在檔案數據庫之外設置安全防護墻，防止偷竊信息和黑客的攻擊，對于可以接觸到數據庫的人員要進行嚴格的審查。
四、結論
總之，企業要想真正實現電子化辦公，檔案管理電子化是其中的一個非常重要的部分。而要想實現檔案管理電子化，首先必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子檔案管理制度，從而實現電子檔案管理的標準化和規范化，提高檔案人員的個人專業素質，要適應信息技術發展的需要，積極采取措施抓好自身知識更新，企業要從上到下重視檔案管理這一工作，加大投入建立安全，完整地檔案電子數據庫，做好企業的電子檔案管理工作。
注釋：
①劉金川.企業電子檔案管理的問題與措施[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報),2009(05).
②李莉.企業電子檔案歸檔與管理研究[J].蘭臺世界,2008(07).
③秦艷梅,周玉英.淺談電子檔案管理中幾個關鍵問題及其對策和建議[J].黑龍江史志,2009(15).
④蔣艷霞.企業檔案管理與電子信息技術[J].河北農業科技,2008(23).
參考文獻：
[1]劉金川.企業電子檔案管理的問題與措施[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報),2009(05).
【摘要】檔案管理部門應不斷加強電子化基礎建設，加強對檔案管理人員的培訓工作，利用現代化信息技術提高工作效率的同時，還應做好檔案信息的安全保密工作。
關鍵詞 檔案信息；電子管理；問題；研究
全球信息化和知識經濟時代的到來，要求我國檔案管理工作能夠順應時代潮流，利用現代化的信息技術，由傳統檔案管理模式向信息化方向發展。近年來，我國檔案信息化建設已經取得較大成績，已經建設了較為完備的基礎設施，開發了一定規模的檔案信息資源，但檔案管理模式仍存在一定的弊端，無法滿足信息化時代的需求，是當前亟待解決的主要問題。
一、檔案信息電子化管理中存在的主要問題
（一）檔案管理軟件系統兼容性差。檔案管理各部門由于部門之間職能的不同，選擇計算機型號、規格及相應的軟件也各具特色，各自開發使用的管理軟件無法實現互用。如適用于文件檢索的軟件系統，無法完成檔案信息管理任務，當兩項任務需要同時完成時，工作人員不得不啟動兩種系統，分別完成以上任務。系統之間的不兼容性，減慢了信息編輯成果的輸出速度，制約了信息化技術在檔案管理中應用的廣度和深度。
（二）檔案信息的標準化和規范化較差。檔案信息電子化管理需要標準、規范的檔案信息，這是實現檔案信息電子化管理的基礎。我國眾多檔案館中普遍存在案卷質量不達標、檔案著錄細則各異、系統軟件移植性不高的弊端，這就使得檔案信息電子化管理僅局限于某一專業或某一館領域內，無法大范圍推廣使用。檔案信息電子化管理工作的開展，需要對檔案信息進行標準化、規范化整理。
（三）檔案系統數據需要進一步完善。我國當前的機讀目錄檔案系統，未達到數據交換的水平。檔案系統在信息系統和網絡建設方面表現為各行其是，其規范性、可開發性、服務功能、可共享性仍需要進一步完善，否則無法適應檔案信息電子化管理的要求，阻礙檔案管理部門電子化建設的進程。
（四）檔案電子化技術存在的不足。檔案電子化管理的實現需要以計算機硬件及相關軟件為基礎。硬件設備配置方面，應根據不同應用配置不同性能的硬件系統。例如，單機版系統需要計算機配置較高，而網絡版則可配置性能較低硬件，而將重點放在服務器、交換機和網線方面的配置。軟件配置方面，不僅需要熟悉計算機軟件的人才，還需要一批專業的軟件研發人才，以便能通過對檔案工作的調研，開發出具有實用性、科學化、現代化、規范化、簡潔化、通用化的系統管理軟件，滿足檔案電子化管理的需求。
（五）檔案信息管理人員綜合素質不高。檔案信息電子化管理需要管理人員具有較高的知識水平和技術水平，其中包括檔案信息管理知識、計算機操作技能、檔案信息系統軟件操作技能等，總之，檔案信息處理復合型人才的培養是實現檔案信息電子化管理的關鍵。當前檔案管理人員知識水平不高，甚至有現代文盲現象，在先進的電子化辦公系統面前無所適從，極大地影響了系統功能的發揮。
二、檔案信息電子化管理對策
檔案管理工作具有極高的技術性和極強的保密性，這一點已經為廣大檔案管理部門及相關管理人員所認可。為了達到上述兩點要求，應在現有基礎上對檔案信息管理進行完善和升級，利用先進的信息化技術，實現檔案信息的電子化管理。
（一）做好電子檔案的安全保密工作。檔案信息具有重要的歷史價值和參考價值，檔案信息電子化管理面臨的主要問題是檔案信息的安全性和保密性。一方面，檔案管理部門應對紙質檔案文件進行安全、妥善的保管，在電子檔案被損害或丟失的情況下，可利用紙質文件對電子檔案進行及時修補；另一方面，電子檔案共享空間應有嚴格規劃和限制。現代化信息技術提供資源共享的同時，也給信息安全帶來了挑戰。為避免黑客的技術攻擊，應根據檔案保密程度進行等級劃分，對于絕密文件應在本部門或局部范圍內實現公開和流通；而對于可公開檔案信息，則可選擇性地到互聯網。
（二）提高檔案信息電子化管理技術。檔案信息電子化技術發展不成熟，是當前廣大檔案管理部門及相關使用部門所面臨的主要問題。提高電子化管理技術應從硬件、軟件兩方面著手建設：硬件方面，應在檔案管理部門及相關部門配備性能良好、功能可靠的計算機硬件設備，為檔案信息電子化管理的實現提供物質保障；軟件方面，應加大規范、科學、實用、可兼容的信息管理系統軟件，推動檔案信息電子化管理的進程。
（三）加強檔案管理人員的培訓工作。首先，檔案管理部門應通過培訓，讓檔案管理人員充分認識到現代化信息技術在檔案信息管理中的優勢，并對該技術的不足有客觀了解，督促管理人員不斷學習新的管理技術和操作技能；另一方面，管理人員在對電子化管理系統具有公正、客觀的了解后，應積極學習新技術和新的管理理念，同時要提高自身的安全意識和保密意識，防止不法分子利用信息技術竊取機密文件。
參考文獻：
[1] 趙弋戈. 信息時代的檔案電子化管理初探[J]. 北京檔案，2010(10):34~35.
關鍵詞：電子化；檔案工作；影響；益處
一、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1.傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由技術人員、檔案人員所共享。這就使得檔案與文件之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作原則、方法及流程，如文件的立卷歸檔制度。檔案工作流程的起點是文件的歸檔立卷工作，也是檔案工作和文書工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，通常一年歸檔一次。而電子文件隨時更改，隨時產生，存貯在計算機光盤或磁盤中。因而，其對計算機具有很強的依賴性。倘若歸檔，必須采用光盤或磁盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2.由于電子文件載體與信息的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的內容特征和形式特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行多角度、有效、迅速的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的使用者可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3.由于電子文件的保存價值同時取決于其可讀性和自身價值，其鑒定的標準、內容、方法均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其參考價值和憑證價值確定保管期限，而電子文件一方面由于用戶的需要，數據和信息不斷地補充和修改，另一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其管理、鑒定方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管要求、方法以及對外利用和檢索等方面也與紙質文件有許多不同之處。
二、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以室藏檔案資料采用機讀形式做為主要物質對象，用計算機對檔案文獻進行不同層次的加工和篩選、收集，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1.可充分發揮和利用現有計算機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案室對計算機的開發功能簡單，應用單一，有的僅僅用于文件打字貯存或檔案著錄，使用的低效率造成時間、財力、物力和人力的極大？良費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材一編輯一出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，導致信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。而檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3.檔案信息電子化，可多次產出，一次投入，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，期望農場給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
4.檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到各個部門及領導，就拓寬了服務范圍，擴大了社會影響，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5.檔案信息電子化，可使最新技術順利地與檔案信息接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在建設階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的要求和變化，使現在的檔案電子化，為將來“信息高速公路”中有一份檔案信息打下基礎。
【關鍵詞】電子檔案 現代化 檔案價值 管理措施
一、檔案管理
近年來的社會發展中，隨著各種科學技術、經濟結構的出現，傳統的單純以手工檢索、人工調卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會發展和經濟建設要求，更是無法適應時展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現代化社會發展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統的靜態檔案為動態檔案、變紙質檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進社會發展的一種新型、現代化管理模式。截至目前的社會發展中，檔案管理事業和管理工作人員為了能夠順應時展潮流，在社會發展中逐步形成了以多個方向去進行教學和歸納，形成了一批有一拼的復合型人才，也是一個堅持不斷創新、用于探索和實踐的現代化檔案管理措施。檔案在目前的社會發展中越來越發揮出其重要性作用，是社會各行業在發展中都不可缺少和忽略的工作環節，也是目前社會發展中最值得我們關注和重視的工作環節。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統化、全面化和合理化的發展流程和發展體系，更是實現了以適應時展和社會經濟要求為一體的綜合性發展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現與完善，以電子計算機為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關注，并形成了一套綜合性的發展模式和發展趨勢，成為目前社會發展中人們關注的重點話題。
二、電子檔案的管理原則
（1）規范性原則。規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣做，不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。
（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案，包括最優化的工作流程、最合理的技術模式（信息存儲格式、信息組織模式）和最適宜、先進、高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優良的電子化加工系統，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統的建設配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點。構建良好的檔案信息電子化加工系統，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發展進程。
三、檔案管理工作中存在的問題
檔案管理作為當前社會發展中最為關鍵和重要的環節，其不僅在企業經營和工作中受到了人們的關注和重視，同時在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關注，成為了整個社會發展中最為關鍵和重要的環節。就目前的檔案管理工作進行總結和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對其進行研究和探索發現，其主要問題表現在以下方面：一是檔案管理缺乏系統的管理，并且在工作之中對管理人員專業知識和工作素質不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統化的管理方式，通過相關的科學技術成果促進企業工作方式的轉變，檔案作為企業工作的重點方式，其在管理和工作中通過信息技術的完善來促使檔案工作合理進行，并且形成系統化的工作模式和方法。二是管理人T的素質較低，導致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。
三、應對和研究措施
（1）檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發和建設好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態檔案信息，搞好信息資源的開發和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數據片中（包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網。
（2）增強經濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發利用。檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。所以，以開發、利用檔案信息為突破口，開展有償服務，既有利于社會進步，又有利于自身的發展。從開發利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現檔案的價值，盡快地把檔案信息轉化為生產力。
（3）加速觀念更新步伐。高新技術推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，還要有堅實的檔案理論基礎，掌握多專業、多學科的科學知識，有嚴謹的科學態度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風，也要有創新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。
綜上所述，檔案資源的開發與利用，是檔案管理現代化的核心，因此，面對經濟時代的迅猛發展，檔案管理必須因勢利導，運用信息技術改造傳統的檔案管理工作，實現檔案管理網絡化，加強檔案管理信息高速公路建設，大力培養檔案管理新型人才，更好地為社會主義現代化建設服務。
