時間：2023-10-17 10:53:13
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇人事檔案管理風險點，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
人事檔案是單位在人力資源、組織人事和社會保障管理活動過程中以及個人形成并經組織審查或認可、記述和反映個人經歷及德才表現等情況、以個人為單位組卷、按照有關規定整理、由組織集中保存以備查考的文字等形式的歷史記錄。它是考察和了解員工的重要依據，是影響個人就業工作和參加社會活動的主要憑證和重要資料。因此人事檔案安全風險管理是一個十分重要的事情，綜合現今的社會發展狀況，提出一套符合要求的人事檔案風險管理體系。
一、現今人事檔案管理之中存在的問題
（一）個人信息資料的質量普遍較低
在現在的人事檔案資料收集中，由于工作量巨大，工作內容繁瑣枯燥，個別的工作人員在工作過程之中易產生消極心理，很容易造成工作疏漏，例如個人信息資料的收集不全面、缺乏有力的證據、信息模糊等不利因素。而受到信息資料收集情況的影響，在人事檔案資料的形成過程之中很容易出現偏離實際的情況，影響檔案材料質量。這些人事檔案資料在以后的利用之中，其資料缺乏實際價值；有些人事檔案在個人經歷、學歷等不重要的內容所占的份額太多，不能夠突出重點；或者有些人事檔案資料編輯的內容缺乏客觀性，只是敘述個人的內容。
（二）人事檔案管理工作不具備完善的管理體系，檔案的損壞率高
所有的人事檔案資料在編寫完以后，都需要進行各層次嚴格的審查。由于企業在職人員眾多，其人事檔案資料的審查工作亦是十分繁重，資料的審查工作往往需要花費數個小時，甚至要花費數天時間去完成；人事檔案資料在完成之后不能夠及?r的做好保存和備份工作，如果出現一些嚴重的突發事件，很容易完成人事檔案資料的缺失，并且在損壞之后難以恢復；檔案資料多采用傳統的紙質記錄方式，如果是長時間的保存，字跡難以保持清晰程度，而且紙張質量要求亦是很高。檔案資料在保存之后，在經常性的查閱過程之中很容易完成資料的缺失現象，從而給管理工作造成較大的管理壓力。
二、人事檔案管理風險的預防和處理措施
（一）注重人事檔案管理人員的培養
1.加強領導責任態度的培養。所有的工作的核心都在于領導層次，如果在管理層次不能夠重視，做到盡職盡責，做好工作的帶頭作用，那么在基層檔案工作人員將很難達到理想的工作效果，最終造成整個工作的不利發展。因此，人事檔案管理工作做的好不好的根本原因在領導者，必須加強領導層次的責任態度的培養。
2.注重檔案管理工作人員的工作態度培養。社會總是在不斷地發展，人們的信息方案越來越復雜重要，對檔案管理工作者的要求亦是日益提高，逐步地趨向專一化、標準化。檔案管理工作人員的培養應該加強工作態度的培養，加大相關培訓工作的力度，開拓工作人員的視野，及時的做好企業工作體系的改革工作。不僅如此，檔案管理工作還包括業務管理，在工作人員進行檔案管理的同時，還需要進行業務綜合素質的培養和檢測，從而實現工作模式的全方面發展和延伸。積極地做好時事的關注力度，了解最新的社會需求，做出最恰當的檔案管理措施。
3.注重人事檔案的獨特性。由于企業中人事檔案材料的獨特性，工作人員在檔案的形成過程中很容易出現粗心、不認真完成任務等不良現象，而且所填寫的人事資料亦是存在內容不新穎和模仿的狀況，對于這些普遍性的問題，有關負責人和部門應該多加關注人事檔案內容的特點從而提高個人的工作特長描寫。具體而言，一方面人事檔案資料應該具有客觀性，從客觀的角度評價個人的各方面工作能力，例如領導能力、健康狀況、個人素質；另一方面要嚴格按照規定對人事資料進行分類、編排、整理，使人事材料形成規范的人事檔案，有利于人事檔案材料的保管和保護，也方便人事檔案的利用。
一、人事檔案管理流程中的風險
隨著社會的發展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場不斷完善和人事制度改革的進一步深入，傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要，人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應現代社會發展的需求，亟待人們加以解決。
1.人事檔案材料內容質量不高
當前許多人的人事檔案質量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細致的、實際性的少；反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少；反映過去情況的多，反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多，定量描述少；或者只講優點，避免缺點；內容空乏，個人總結和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。另外，由于鑒定審查不嚴、檔案管理人員責任心不強等原因，也導致了人事檔案造假問題日益嚴重，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性，給人事工作帶來諸多麻煩，同時也使得人事檔案在對人們職業信譽維持方面的作用大大降低。
2.人事檔案的管理不規范，檔案丟失、變更、損毀嚴重
檔案在歸檔后，需要大量的反復查閱。由于檔案量巨大，當需要查詢檔案時，需花費按小時計，甚至一天的時間在檔案室查找，耗時、耗力；檔案資料沒有安全可靠的備份，一旦出現人力不可抗拒的意外事件，原始檔案極易丟失、損壞，但恢復、修補困難。長時間保存，檔案紙張、字跡也極易褪色、霉變，將會造成無法挽回的損失。由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾；一些檔案的歷史已經很久遠，且紙質較差，已經不能適應當前查詢、翻閱的要求，而且，對這部分檔案的直接查詢，所造成的破壞將是無可補救的。
3.檔案的整理不規范，檔案管理工作者觀念上重政治輕業務
整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。
盡管我們對人的評價標準是從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材料的收集，能反映個人業務能力的材料相對較少，即使有也是數量有限或者補充不及時。
二、防范人事檔案管理的風險
針對人事檔案管理存在的風險，結合當前管理水平與實際，通過對人事檔案的內容、管理方法、管理制度等進行改革與完善以防范管理流程中的風險。
1.努力提高人事檔案材料的質量
1.1強化各級領導的檔案意識
檔案工作中出現的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領導的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領導的檔案意識，爭取領導的重視和關心，是解決當前人事工作中存在的問題，提高工作質量和水平的根本途徑。
1.2提高人事檔案工作者業務素質
隨著科學技術的飛速發展和廣泛應用，檔案工作者面臨著知識化、專業化的嚴竣挑戰，加強科學文化知識的學習，拓寬知識面，更新知識結構是檔案管理者的當務之急。此外，還應加強業務素質的培養，以適應人事檔案管理日益復雜、逐漸現代化的發展趨勢。及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當前人才流動規律，了解組織人事部門的現實需要，主動提供全面、準確的人事檔案，為人事管理工作服務。
1.3補充具有個性的人事檔案材料。
針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，有關部門應在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。具體而言，一是反映個人全面素質的檔案材料，如反映當事人身體素質、知識素質、能力素質和心理素質等方面的材料，其中有關個人心理素質和能力素質的材料應是重點補充的內容。在反映心理素質的有關內容中，應側重反映當事人的個性、合作與團隊精神、創新意識等；二是反映個人業務考績方面的檔案材料。對不同的工作崗位而言，具體業務考績的標準應有明顯不同。
2.加快人事檔案信息化管理進程，提高檔案工作質量水平
在人事檔案管理工作中，盡可能地運用當代科學技術的新成果，先進的管理方法、先進的科技手段與工具，提高人事檔案工作的效率和水平。通過文件掃描、光盤存儲等技術，實現檔案的備份存儲和計算機管理，減少原件的 損耗，并實現檔案信息的資源共享。
3.健全各種規章制度，建立適應時代要求的人事檔案管理體制。
應遵守《檔案法》，以及上級主管部門頒布的各種規章制度，各單位還應結合本單位的特點和實際，制定本單位的人事檔案收集歸檔補充制度、檢查審核制度、交接轉遞制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。規章制度制定以后，一定要認真貫徹執行，排除一切人情干擾，堅決按各種制度和規定手續辦事，做到有法必依，執法必嚴；對各種利用檔案進行造假或謀取私利現象，一經發現，必須嚴加處理，做到違法必究。
隨著現代信息技術及科技的不斷發展，特別是以云計算和互聯網等信息技術為載體的嶄新技術———大數據信息技術不斷崛起，人類社會的數據種類和規模正以幾何級數的速度增長，各個領域的人群都面臨著對復雜而龐大的數據進行有效管理的挑戰。醫院的管理首先是人力資源的管理，醫院傳統的人事檔案管理理念和方法已經不能滿足現代醫院管理的需要，因此，醫院人事檔案管理在現代信息社會需要大數據的支撐，需要改革創新、與時俱進，為醫院人才的發展融入新的元素，更新發展和管理模式。
1.1內部因素：優勢方面主要是隨著大數據技術的推廣，醫院人事檔案管理的信息化、科學化、規范化有利于醫院人力資源的績效管理，為醫院的人事工作提供重要、快捷迅速的依據，人力資源管理部門利用大數據的信息管理手段，特別對人員的自然變化追蹤，對員工的工作業績、能力等進行綜合評定，以最便捷的速度保證人事工作的科學化、合理化[1]，大大提升醫院人事工作效率。劣勢方面主要是醫院人事檔案管理模式落后，隨著醫院人力資源規模的日益壯大，人事檔案的卷數及個人資料的不斷增加，員工專業技術職務晉升、考核及工作職務變遷的日益頻繁，每位人才產生的原始人事記錄的材料越來越多，再加上大量現有的人事檔案積累材料，人事檔案管理人員對當前井噴的檔案數據信息管理產生了壓力感和緊迫感，傳統的人事檔案管理信息服務顯然已經不能滿足當前大數據信息時代的要求。
1.2外部因素：外部機遇主要是隨著計算機信息技術的不斷發展，利用信息技術和互聯網技術，借助科學軟件對人事檔案原始資料進行有效的存儲、查詢和調整，醫院人事管理工作程序迅速簡化，人事檔案管理人員的工作強度減輕，節約了醫院的人力資源運行成本，同時也為人力資源信息的開發、利用奠定了基礎。大數據技術的實施，促進了信息數據集中管理，提高了人事檔案管理的安全性和可靠性，保證了人力資源信息的保密性和完整性。因此，醫院人事檔案管理實現大數據信息化是當前醫院發展的必然。外部挑戰主要是在網絡環境下，能夠確保人事電子檔案的安全性、保密性、完整性和可用性。此外，“檔案-計算機”復合型人才的匱乏，特別是在專業技術人員云集的醫院，顯得尤為突出，這將嚴重阻礙醫院人事檔案信息化進程，不利于醫院電子檔案管理的長遠發展[2]。
2大數據時代醫院人事檔案管理的應對策略和建議
2.1醫院人事檔案管理從業人員的觀念轉變：在大數據時代，針對醫院人事檔案信息化落后現狀，人力資源部門工作人員及檔案管理人員必須全面認識醫院人事檔案的大數據建設的重要性，意識到人事檔案信息化在醫院發展中的推動作用，不斷加快人事檔案的大數據建設，提高信息化建設水平，進而實現醫院的跨越式發展。因此，在全社會對大數據理念認識不斷深入的情況下，在醫院人力資源管理方面，樹立大數據理念十分關鍵，只有這樣，才能有效提升醫院人事檔案的管理水平和人力資源的科學配置[3]。
2.2人事檔案管理人員業務能力的提升：當前，我國醫院人事檔案管理專業人員的專業素質、理論水平及文化程度等綜合素質參差不齊，突出表現在檔案管理專業知識缺乏、理論知識結構不合理、新技術新方法知識貧乏以及高層次的檔案專業人才較少，特別是檔案和信息的復合人才，當前這些弊端已不適合新形勢下大數據時代醫院人事檔案管理的要求。因此在大數據時代，醫院必須重點引進大數據管理經驗及更高知識層面的專業人才隊伍，加大對人事檔案管理人員培訓力度，構建多學科、多層次、交叉型新時代人事檔案管理團隊[4]。
2.3大數據時代防范人事檔案信息的潛在風險：在大數據時代，醫院人事檔案管理實現了信息化，這也使檔案轉遞和管理工作實現電子化和網絡化，但是人事檔案涉及許多的個人隱私，因此在醫院檔案管理工作中，需要購買專業的網絡安全軟件來保障檔案網絡管理安全并定期對安全軟件進行升級和維護[5]。對涉及職工的個人出生、健康、婚姻、財產、職業、宗教及家庭等方面的信息必須限制開發利用。在大數據背景下，醫院檔案信息還充分借助于大數據技術來確保醫院檔案信息的完整性，并對檔案信息數據進行深度挖掘。在日常工作中做好檔案數據信息備份工作，保護好個人隱私。因此，檔案管理在運用大數據技術時需要規避這些潛在的風險，通過制定法規、明確權限等措施來控制和應對這些潛在風險的發生。在大數據時代，醫院人事檔案管理，要充分運用大數據，分析內部優劣勢、面臨的機會和威脅的基礎上，創新人事檔案管理方式，提升人事檔案管理效率，推進人事檔案的信息化建設，防范并規避人事檔案信息的潛在風險，從而實現醫院人力資源管理的科學
參考文獻
[1]李晶，王秋蓉.醫院人事電子檔案管理的SWOT分析[J].中國衛生標準管理，2018，9（17）：1-3.
[2]謝童柱.檔案數字資源云備份策略的SWOT分析[J].蘭臺世界，2014，29（14）：23-25.
[3]楊碧倩.大數據背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰及策略[J].管理觀察，2018，38（28）：126-127.
1人事檔案管理信息化建設的意義
? ? ? ?1.1有利于實現現代化管理
? ? ? ?隨著網絡時代的全面到來，現代生活形態發生了顯著變化，各種信息技術普遍應用于各項生活、工作活動中，智能信息技術的應用，給人們的生活提供了便利的保障。而在事業單位人事管理領域，人事檔案作為重點管理內容，其工作形態理應跟隨社會形態發展變化，加以改進和更新。將信息技術與人事檔案相結合，構建信息化管理體系，能夠促進事業單位在未來市場領域實現現代化管理，對事業單位實現可持續發展具有重要的意義。
? ? ? ?1.2有利于實現檔案資源共享
? ? ? ?信息技術具有信息傳播速度快、傳播范圍廣的特點，將信息技術應用于人事檔案管理中，能夠有效實現資源共享。例如，當完成人事檔案信息化管理平臺建設后，用戶完全可以在家或者任意具有網絡的地方，利用電子設備對檔案信息進行查閱。如此一來，不僅能夠有效提高人事檔案管理的效率，還能夠實現資源共享，進而促進人事檔案信息實現最大化利用。
? ? ? ?1.3有利于實現檔案信息查閱
? ? ? ?以往，人事檔案管理方式比較滯后，由于檔案信息比較繁雜，檢索流程比較煩瑣，所以用戶在查閱檔案信息時，查閱效率比較低下。而選擇將信息技術有效應用于查閱平臺建設中，能夠有效解決傳統查閱體系效率低的問題。利用信息技術建立智能檢索平臺，對人事檔案信息進行分門別類。用戶可以利用現代化檢索軟件，對檔案信息進行有效檢索，從而提高用戶的信息查閱效率。
? ? ? ?1.4有利于檔案資源開發與利用
? ? ? ?眾所周知，信息技術與傳統管理手段相比，存在的優勢在于該技術手段具有加強的信息存儲和傳播的功能。因此，利用信息技術對人事檔案進行管理，能夠實現原有檔案信息基礎上的人事資源有效開發與利用。可見，將信息技術有效應用于人事檔案管理中，對此項管理工作未來深入發展，以及提高事業單位在行業中的整體競爭力與影響力，具有重要的作用。
2新時期人事檔案信息化管理中存在的問題
? ? ? ?2.1意識淡薄，缺乏重視
? ? ? ?目前，國內機關事業單位在人事管理方面不夠重視。很多事業單位在建設與發展過程中，重點關注內部業務開發，以及技術研發與創新，而對于人才在事業單位建設與發展中的作用，并未形成正確的思想認知。事業單位在人事檔案管理方面花費較少的人力、物力和財力，導致內部人事管理工作并不理想。因為思想缺乏重視，導致檔案管理發展受限，這對于事業單位未來發展都是極為不利的。因此，事業單位要想順利實現人事檔案信息化管理，當務之急便是在思想上加以轉變和更新。
? ? ? ?2.2數據庫系統不完善，信息安全建設滯后
? ? ? ?據了解，在信息化環境中，事業單位人事檔案管理工作系統逐漸衍生出一系列問題，由于數據庫系統建設不全面，導致事業單位構建的檔案信息管理平臺，存在較大的安全風險與漏洞。例如，在不健全的檔案管理體系運行過程中，經常會出現人事信息記錄錯誤、混淆，甚至出現重要人事信息丟失的問題。由于人事檔案數據庫建設不夠系統、完整，導致檔案信息管理效率低下，同時也因為記錄錯誤或混淆，導致部分人事信息失真，這對于事業單位實現人事信息資源共享也較為不利。
? ? ? ?2.3缺乏高素質、全能型的管理人才
? ? ? ?目前，在人事管理領域，關于檔案信息化建設效率低下的問題，主要在于在該領域缺乏高素質、全能型的管理人才。目前，檔案管理人才在管理意識與工作理念方面存在一定的問題，并未清楚地意識到信息技術在檔案管理中的重要作用，所以在工作中比較依賴傳統的檔案信息管理方式，而不重視建設信息化管理平臺。同時，在專業技能與素養方面，管理人員在信息技術方面所掌握的專業技能比較匱乏，信息化管理平臺建設與實施能力比較薄弱，導致事業單位現代化人事檔案管理體系建設遭受明顯阻礙。
? ? ? ?2.4現代化基礎設施滯后
? ? ? ?據了解，當前機關事業單位之所以在人事檔案信息化建設方面存在發展局限，主要原因在于事業單位內部缺乏完善的現代化設施和器材。事業單位因為投入資金有限，所以在計算機硬件方面存在明顯的功能障礙，對完善檔案管理系統功能十分不利。同時，事業單位當前在軟件方面的開發與創新，也存在很大的不足，正是因為基礎設施落后，才導致人事檔案信息化發展受到限制。因此，在新時期，事業單位必須采取有效策略，改善并解決當前信息化建設中存在的問題。
3新時期人事檔案信息化建設的路徑
? ? ? ?3.1更新思想，完善體制，加強隊伍建設
? ? ? ?事業單位若想在未來的市場競爭中占據有利地位，必須加強人事管理工作體制完善與創新，尤其是在人事檔案方面的管理，事業單位領導者一定要加強重視。首先，事業單位應該向內部管理部門和人員滲透正確的工作理念，要求從事人事檔案管理的工作人員，必須在思想上重視信息化管理，并根據事業單位自身人事管理發展需求，結合信息技術應用條件完善現代化管理體制。其次，確保在正確的思想、體制引導下，人事檔案能夠實現高效管理，真正實現信息化管理平臺建設。最后，事業單位應該重視內部信息化管理技術開發人才隊伍建設，在招聘環節重點考查應聘者的信息技術操作能力，并加強技術人員專業素質培訓，進而為實現信息化管理平臺開發與建設提供高素質的人才儲備。
? ? ? ?3.2加強人事檔案信息數據庫網絡化建設
? ? ? ?為解決人事檔案數據庫功能不健全問題，事業單位應該重點圍繞數據庫進行運行功能和安全系統建設，加強人事信息數據庫網絡安全，全面提高人事檔案信息化管理的質量。因此，事業單位可以重點發揮網絡服務器功能，將其用于數據庫建設。同時，事業單位應該針對不同部門，滿足人事檔案的信息檢索和查閱需求，并在數據庫中設定不同管理模塊，以確保內部各個部門能夠高效地實現人事檔案信息檢索和應用。
? ? ? ?3.3加強檔案管理人員素質與能力建設
? ? ? ?在事業單位人事檔案信息化建設與管理的過程中，檔案人員自身素質在很大程度上決定了檔案信息化管理發展的進程。因此，事業單位應針對內部檔案人員進行素質教育和培訓，向檔案人員滲透正確的信息化管理平臺操作方式，規范管理流程，從而保證人事檔案管理更加高效。同時，檔案管理人員需要掌握一定的計算機圖像處理、信息掃描、信息分類、存儲等功能，并定期對重要人事檔案信息進行備份、檢查，避免出現檔案信息泄漏、錯誤、丟失等問題，為真正實現檔案信息共享提供便利條件。此外，管理人員應積極學習與人事檔案管理有關的法律、法規，在進行人事檔案信息化管理時，應嚴格遵守管理規章體制，杜絕出現檔案信息惡意泄露問題。
? ? ? ?3.4加強人事檔案管理信息化系統網絡安全
? ? ? ? 在信息化管理平臺建設的過程中，確保網絡安全是事業單位人事檔案管理深入發展的必要前提。因此，事業單位應該重視管理平臺運行環境安全檢測與優化。首先，事業單位技術開發人員，應重點加強安全系統功能建設，在數據庫中安裝安全檢測軟件，即時監測人事檔案管理中可能存在的風險因素，一旦發現，需要及時進行專業操作處理，有效規避人事檔案信息化管理系統中存在的安全風險。同時，技術人員應該在數據庫中安裝病毒查殺系統，并定期進行數據庫垃圾信息清理、系統內部結構功能檢測，確保信息化管理系統運行環境安全，提高系統運行效率，全面提升人事檔案管理質量。此外，針對不同部門人事檔案信息檢索要求，設置不同類型的安全密鑰，以及數據庫訪問權限。
3.5加強現代化管理軟件的開發與應用
事業單位在建設人事檔案信息化管理平臺時，應重點關注管理軟件開發與應用，不斷完善數據庫的硬件和軟件設施，全面提高管理系統工作的效率和質量。事業單位應該加大資金投入，引進創新性的技術人才，專門致力于高科技、智能化管理軟件的系統研發，在做好系統功能安全和運行速度測試之后，將其與內部人事檔案管理要求相結合，完善管理系統內部結構和功能，在提高信息化管理平臺工作效率的同時，更要保證檔案信息管理的質量。
4結語
人事管理在當前事業單位管理領域，發揮的管理作用十分顯著。事業單位為了在未來的市場環境中占據良好的發展地位，應重點加強人事管理，完善檔案管理體系。因此，事業單位需要合理利用信息技術，構建現代化人事檔案管理體系，不斷更新思想、體制，加強信息數據庫、系統安全、軟件開發等實施力度，全面提高人事檔案管理的效率與質量。只有在信息技術的支撐下，事業單位的人事檔案管理體系才會不斷完善，進而為在新時期的市場環境中獲得快速發展，提供良好的人才數據依據。
主要參考文獻
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［3］黃順奎.新時期人事檔案管理信息化建設研究［J］.辦公室業務,2016(8).
關鍵詞：電子信息檔案管理;優點;風險控制;措施
隨著國家《檔案法》實施和教育管理科學化、規范化的進程和需要，各級教育、人事部門對人事檔案管理工作越發重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來，盡快提高工作質量，其最有效的途徑就是實現人事檔案信息數字化和網絡化。目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為工作人員辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對教育在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致數據被盜，所以，在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、教育人事檔案信息化建設的優點
(1)傳統的教育人事檔案管理模式，往往會在檔案利用中出現“死檔案”的現象，也就是我們在利用檔案的時候，明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料，但是查找時卻因為檢索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。
(2)利用計算機管理人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
(3)利用計算機管理人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上，大大節省了資源。按傳統的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
二、從服務手段上來革新
建立檔案館(室)網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館(室)內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案館(室)利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺(室)與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
三、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
黑龍江省電力科學研究院人力資源部
[摘要]在信息技術快速發展的帶動下，科研院所人力資源管理加快了科學化和現代化的發展步伐。但相對于其他行業來講，科研院報信息不僅種類較多，而且數量十分龐大，而在管理方式上卻較為落后，從而導致工作效率低下。所以在現代科研院所人事資源管理現代化的實現過程中，需要加快科研院所人事檔案管理信息化的實現。文中從科研院所人事檔案信息化管理的重要意義入手，分析了科研院所人事檔案管理系統的主要功能，并進一步對加強科研院所人事檔案信息化管理的措施進行了具體的闡述。
[
關鍵詞 ]科研院所；人事檔案管理；信息化；意義；功能；措施
人事檔案是人事部門對個人業務管理和評價的重要依據，是單位進行選拔人才、錄用人才的重要憑證。在科研院所人力資源管理工作中，對人事檔案進行管理屬于最基礎的一項工作，通過人事檔案可以考察和了解個人人力資本的提升情況。人事檔案信息化管理是以計算機技術為核心，從而對人事檔案信息資源實行數據化管理，不僅有利用人事工作效率和質量的提升，而且對加強人才隊伍建設，合理配置人力資源也具有十分重要的意義。通過人事檔案信息化管理，可以更好的將人力資源管理的優勢和潛力發揮出來，能夠為科研院所人才隊伍建設提供良好的服務。
一、科研院所人事檔案信息化管理的重要意義
（一）是當前社會網絡信息化發展的必然要求
目前在我國日常的工作和生活中，信息技術和網絡技術已成為不可或缺的重要工具，對工作效率和工作質量的提升起到了極其重要的意義。在這種情況下，科研院所為了能夠更好的與時展要求相適應，在人事檔案管理工作中加快了網絡技術和信息技術的應用，利用先進的技術手段來對人事檔案信息進行歸檔和儲存，并建立了檔案信息數據庫，加快推動了科研院所人事檔案信息化管理的進度，為科研院所人事檔案管理效率的提升起到了積極的推動作用。
（二）解決科研院所人事檔案管理不足的需要
長期以來我國人事檔案都是采用人工方式進行管理，不僅服務效率較低，而且程序較為繁瑣，不能全面實現對信息的獲取，工作強度較大。科研院所實施人事檔案信息化管理，利用計算機技術、網絡技術和通訊技術等來更好的滿足用戶對檔案信息的需求，可以隨時查詢檔案數據，有效的確保了人事檔案服務質量和工作效率的提升。
（三）科研院所加快發展的現實需求
在人事檔案信息化管理過程中，由于創建了不同類型的人事信息數據庫，科研院所可以通過各類不同的數據庫更好的了解和掌握本單位人員的各種信息，從而合理對人力資源進行配置，確保更好的將人力資源的重要作用得以發揮出來。
二、加強科研院所人事檔案信息化管理的措施
（一）確保人事檔案材料的真實性和有效性
目前科研院所加快了檔案管理的信息化建設工作，人事檔案已從傳統的紙質開始發展為電子檔案。從電子檔案的本質上來講，其屬于一種計算機數據，其建立是以紙質文檔數據為基礎，通過對其進行掃描、加工和處理，從而完成人事電子檔案的構建。這就需要在建立電子檔案時，需要確保信息來源的真實性和有效性，這是電子檔案存在的重要的基礎，對于電子人事檔案的真實性存在異議時，可以通過將其與紙質人事檔案來進行核對和驗證，從而對電子人事檔案的權威性和真實性進行明確。電子檔案建成后，人們可以通過人事檔案信息化管理系統來設置不同的查閱、查詢的訪問權限，有效的保證人事檔案的安全性和保密性。
（二）加強人事檔案信息化數據的安全性和保密性
電子檔案的建立、使用、管理，享受著現代計算機和網絡技術帶來的方便、快捷、高效的好處，同時也存在著程序漏洞、黑客入侵等計算機安全風險。一是做好安全、保密防范措施，在技術手段和制度管理上下功夫，做好系統維護與升級，降低崩潰風險；二是做好相應級別備份機制，定期備份，預防數據丟失，同時采取多種存儲介質保存檔案數據；三是明確數據公開范圍，嚴格設定修改、訪問權限，做到既適度公開又有一定保密性，預防重要信息數據外傳和非正常更改。在一些特殊人事檔案如涉密、人員調查、舉報材料上不適宜擴范圍，應該嚴格設置權訪問，以保護當事人的正當個人隱私不受侵犯。
（三）增強人事檔案管理人員的責任感和使命感
人事檔案信息化管理的關鍵在于檔案管理的工作人員業務素質，培養一支信息技術專業化的人才隊伍。要完善人事檔案管理工作細則，使人事檔案案卷的整理、歸集更科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。他們必須是在思想上作風優良，能不唯上、不唯書，實事求是的組織工作干部。他們同時還必須是在業務上理論知識扎實，能鑒別人事檔案的真偽性、全面性、時效性、重復性，進行正確的分門別類。人事檔案管理在人事管理在人才專業隊伍建設中起著重要的作用，人事檔案管理人員責任重大，使命光榮，勝任這一工作應該是具備較強的文字處理能力、綜合分析能力，既有人事檔案管理業務知識又有信息技術知識和優良品德的復合型人才。
三、結束語
科研院所實施人事檔案信息化管理，有效的將現代化先進的人力資源管理理念和信息技術結合起來，實現了科研院所人力資源信息的高度集中化管理，構建了適度開放和科學透明的人事檔案信息交互平臺，加快了科研院所人力資源管理工作的順利開展。科研院所人事檔案信息化管理的實現，其有效的將檔案管理人員從繁重的日常事務中解放出來，使其有了更多的時間和精力來強化自身的專業知識和技能，這對推動科研院所人事檔案管理工作的信息化、數字化、規范化的實現具有極為重要的意義，為科學技術研究事業的發展奠定了良好的基礎。
參考文獻
[1]劉英,杜清玲.加強人事檔案信息化管理保障人事檔案知情權[J].蘭臺世界,2010(1):57-58.
信息化發展和應用水平在一定程度上成為衡量一個國家或地區現代化程度的重要標志。我國的人事檔案管理從信息化入手，引入計算機為載體的信息化管理機制，有效促進了國家信息化建設和檔案管理的發展。檔案的信息化管理利用信息化帶動策略，建立一個完善的信息管理系統。檔案所有者將居民身份證作為人事檔案管理系統的檢索號碼，由個人自愿選擇契約委托關系的對象，將銀行、保險相關部門的個人信息資料納入其中，利用計算機在管理內部實現對各種數據資料的整理、更新和保存，建立以學業、業績和信用為主要內容的人事檔案，這是在個人與社會相互作用的基礎上形成的基本信息資料，是個人一生相對完整的公開記錄。建立以檔案部門為中心的管理模式，堅持“集中統一，分級管理”的工作原則，由各級檔案館對人事檔案進行信息化管理，在全國范圍內建立通用的和標準的信息庫，努力使人的管理從過去的單位管理向社會化管理邁進，使用人單位和各部門在任何地方都可以查到任何人的檔案記錄。檔案的信息化建設和管理實施已有十年之久，作為近期全國檔案事業發展的一個具體規劃，勢必為整個檔案管理事業帶來一股清新之風。
二、檔案管理模式改革的意義
檔案管理涉及到諸多方面，它的改革勢必為社會的發展、檔案管理制度的革新、檔案管理工作的改善和管理人員專業水平的提高帶來積極的影響。
(一)有利于推動檔案管理的發展。
人事檔案的信息化建設和管理可以避免重復建檔、偽造檔案等不良現象的發生。它為檔案管理的發展提供了一條可行的途徑，使得檔案的管理更加科學合理，增強抵御風險和解決意外事件的能力，在一定程度上促進了檔案管理信息化程度的提高。同時檔案管理的信息化建設是國家現代化建設的一部分，更好地滿足社會發展的需要。通過檔案的信息化管理，合理地處理個人、組織和國家之間的關系，實現國家和社會對個人、企業和事業單位的監督以及后者對國家的負責，有利于社會的和諧。
(二)有利于各部門進行人事制度的改革。
國家人事制度的改革要求用人制度的“聘用制”代替“終身制”，一個直接的后果就是人才的頻繁流動。人事檔案的信息化管理打破了地域和時間的限制，各個單位的聘用和解聘都不涉及檔案的轉遞，只需通過網絡將個人的基本信息下載下來作為參考，根據相對直觀和全面的信息圖表對人員作出客觀的評價從而進行科學決策，避免選聘工作中的種種不便。檔案信息化管理支持各用人單位對所需人才的選拔和管理，更好地實現“聘用制”的用人制度。另外，員工工作期間的表現同樣可以用數據的形式記錄到電子檔案中，不斷豐富和健全檔案資料，在加強對聘用人員監督的同時使工作人員有更好的表現。
(三)有利于對紙質檔案的保護。
人事檔案作為最基本、最客觀的個人信息資料，其重要性是不言而喻的。在實際的工作中，人事檔案資料的利用率也是很高的。據統計，平均每份檔案資料每年要翻閱2～3次，遇到人事爭議的時候翻閱的次數更多。但是紙質檔案經過反復拆裝、觸摸往往會出現字跡模糊、紙張折損、老舊和丟失的情況，這對于檔案的保存和管理是不利的。檔案信息化管理之后，人員的各種信息從紙質版的檔案中復制到電腦里，隨時查看，避免了工作人員與原始資料的過多觸碰，可以保證紙質檔案的完好。
(四)有利于提高管理人員工作效率。
傳統的人事檔案管理要求管理人員對紙質檔案進行收集、整理、編碼、管理和保存。工作量大，效率不高還浪費了大量的人力，同時檔案管理人員還要承擔檔案破損、丟失的風險，破壞了管理人員工作的積極性。檔案的信息化管理充分實現了檔案管理的自動化、實時化和網絡化。只需將個人信息錄入就可進行多次利用。個人使用身份證號碼登錄，進行信息的增減和改動，實現檔案信息的及時改動和準確性，大大縮短了查找檔案的時間，為管理人員節省了大量的精力，提高其工作效率。
(五)有利于提高管理人員的專業化水平。
人事檔案的信息化管理要求相關管理人員具備一定的信息理論基礎和熟練的計算機操作能力，這是新時期新階段對檔案管理人員提出的新要求。檔案的信息化管理將管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，為管理人員的進修和學習提供了充足的時間。在閑散的時間或者在檔案部門專門安排的管理培訓中，管理人員進一步學習有關檔案管理的專業理論知識、不斷總結實際工作中出現的問題，和同行進行業務探討進而不斷開拓創新，提高檔案管理水平和專業化程度，在職業生涯中不斷進步。
(六)為個人提供便利。
人事檔案的信息化管理堅持“以人為本”的價值取向，為個人檔案的管理和保存提供了一個服務的平臺，保障了每一位公民對自己檔案的基本權利。無論是個人的應聘、崗位調動還是離職，保證檔案信息的完整性和準確性，為公平公正地評價每一個個體提供了依據。另外，人事檔案的信息化管理作為人力資源管理的一部分，在一定程度上發揮了人力資源的積極性、主動性和創造性，有效實現人力資源的合理配置，更好地將我國人口資源的數量優勢轉化為人才優勢，增強國家競爭力。
三、結語
關鍵詞：疾控中心；人事檔案管理；創新途徑
人事檔案管理是指對人事檔案進行收集、處理、保管、鑒定、統計和加以利用的活動過程。人事檔案管理在疾控中心檔案管理工作中有著重要意義，合理高效的人事檔案管理可以保障和推進疾控中心各項工作的順利完成[1]。然而隨著人們生活方式的改變，各種傳染疾病、罕見疾病也孕育而生，這些頻繁發生的公共衛生事件使疾控中心人事檔案管理面臨著新的挑戰。因此，疾控中心應當開辟新的人事檔案管理模式以順應現代社會的進程。以下筆者提出了幾點意見，希望對疾控中心人事檔案管理模式的創新途徑有所啟示。
1改善人事檔案的收集管理模式
人事檔案管理的前序工作就是檔案的收集和整理，所以檔案的搜集和整理在人事檔案管理工作中起著很重要的作用，其可以為后序工作的開展打下堅實基礎。很長時間以來，疾控中心人事檔案的收集都是由人事檔案管理部門負責，這導致疾控中心的檔案管理工作的效率較低。因此，疾控中心應該打破常規，明確人事檔案的搜集工作不應局限于檔案管理部門，將收集任務下達到疾控中心的每個科室，讓每個職工都有搜集檔案的權利和意識，并且提倡思維方式的創新。
2努力提高工作人員的整體素質
在現代化技術應用普及的今天，檔案管理已不再是一項單純的保管工作，其需要一定的技術水平，比如軟件系統的開發和應用、硬件系統的保養和維護、網絡風險防范等，這些對人事檔案人員的專業知識要求都較高。而恰恰相反，不少的疾控中心人事檔案管理人員都不具備足夠強的專業能力，也沒有經歷系統、完整的檔案管理培訓和學習，這導致人事檔案管理出現技術性故障時難以解決。所以，疾控中心應當采取相應措施來提高人事檔案管理人員的整體素質，從而保障疾控中心的人事檔案管理工作能夠順利完成[2]。具體來說，有以下幾點措施：
2.1加強相關知識的培訓疾控中心應當定期對人事檔案管理人員進行系統的培訓，或者有針對性的對個別專業基礎知識較差的人員進行培訓，培訓過后要定期地進行考核，考核通過者可正常上崗，未能通過者可扣除適當地績效并加強教育，屢次培訓之后依然無法通過考核且問題較多的可直接辭退。
2.2實施輪崗制疾控中心人事檔案管理部門可制定定期的輪崗制，讓員工熟悉每個崗位的職能，熟悉整個人事檔案管理的流程，讓人事檔案管理人員成為真正意義上的復合型人才。
2.3開展競賽活動對人事檔案管理部門而言，可以定期開展專業知識大比拼，并給予表現優異者適當獎勵，以提升檔案管理人員的工作熱情，營造出一種積極的、良性競爭的工作氛圍。
人事檔案的整理編制是一個時間跨度較大的工作，也較為復雜，其編制過程被劃分為多個不同的階段，每個階段都有各自不同的任務安排。為提升準確性，所搜集的檔案應按不同地區、不同類型等來進行編制。例如，在編制前應詳細了解每個檔案資料的相關資料，然后做好對學歷、技能、人才履歷、職務等多個方面內容的搜集，做好分類和校對工作。
4加快疾控中心人事檔案管理的信息化建設
過去人事檔案的管理側重于檔案信息的收集與整理，而忽略了其本身的利用價值。此外，傳統的人事檔案管理主要依賴手工整理、資源的共享性較差。當今時代，隨著疾控中心制度改革的不斷深入，傳統的人事檔案管理模式已不能滿足發展的需要[3]。而將人事檔案信息與計算機網絡聯合起來建立一個完整的人事檔案管理系統已是大勢所趨，疾控中心應加大投入力度，全面推進人事檔案信息資源管理的系統化建設，努力完成人事檔案管理的網絡化和數字化。例如，整頓現有人事檔案資源、引進先進技術和設備，采取購買、自主研發或者兩者相結合的方式來建立檔案的數據庫系統，從而確保信息渠道的暢通和信息管理的便捷，還可以研究如何與學校豐富的教學資源、科研資源共享，從而促進檔案資源的開發和利用。
5落實人事檔案的法制化管理
在疾控中心工作中，檔案管理人員對人事檔案管理起著十分重要的作用，然而，疾控中心人事檔案管理部門具有一定的壟斷性，相關人員的非法或者不合理的檔案管理行為可能會導致檔案的遺失或出現其他嚴重問題。因此，加強檔案的法制化管理，可以有效地約束人事檔案管理人員的行為，提升檔案管理的水平。
6結論
人事檔案管理一直備受關注，疾控中心的人事檔案管理更是如此，人事檔案管理不僅可以將檔案材料進行整理和分類，而且對于疾控中心的發展也具有積極意義[4]。經濟社會和人類思維潮流的不斷演變使疾控中心的人事檔案管理發生了巨大改變，創造出適應社會發展趨勢的新型檔案管理模式成為疾控中心人事檔案管理需要思考的問題。本文通過對當前疾控中心人事檔案管理工作現狀的闡述，從人事檔案管理人員專業能力的提升、檔案編制、檔案收集管理模式的創新、檔案管理的信息化建設、檔案管理的法制化等幾個方面分析了疾控中心人事檔案管理模式的創新途徑。總而言之，只有疾控中心的全體員工共同努力，才能創新和完善疾控中心人事檔案管理模式。
參考文獻:
[1]劉薇莉.淺談高校檔案管理工作的信息化[J].山東檔案,2011(06).
[2]林曉云.關于人事檔案管理創新的幾點建議[J].北京檔案,2011(07).
