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面對網絡時代城市建設迫切需要遠程、公開、快捷的城建檔案信息，面對館藏日益增多的案卷，傳統的城建檔案保存方式已明顯難以適應迅速發展的新趨勢。以往一直采用的柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，而且易黃、易蛀，保管時易損壞；同時，城建檔案數據庫中分類信息復雜，靠手工查詢速度慢。由于城建紙質檔案量大，查閱起來耗時、耗力。傳統城建檔案使用的種種局限給城建檔案管理提出了更高的要求，信息技術的日新月異也給城建檔案工作帶來了新的研究課題。這一切，都使城建檔案數字化建設提上了議事日程。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，城建檔案數字化建設的問題引起了人們的關注。
城建檔案信息數字化就是把紙質檔案通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環節進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃好城建檔案管理的數字化之路，為今后的城建檔案數字化建設打好基礎。
1．確定城建檔案數字化指導思想與原則
城建檔案數字化指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發揮人力資源和數字化加工設備能力，保護館藏城建檔案原件完好，保證數字化城建檔案真實準確，更好地發揮城建檔案信息資源的作用。
城建檔案數字化原則是：遵循重要城建檔案數字化的價值性原則、常用城建檔案數字化的實用性原則、開放城建檔案數字化的開放性原則、褪跡城建檔案數字化的搶救性原則、解密城建檔案數字化的及時性原則、目錄數字化與全文數字化分步的時效性原則、城建檔案數字化加工與利用同步的一致性原則。
2.城建檔案數字化建設的步驟
城建檔案數字化建設需要投入，特別是建設初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細化城建檔案數字化建設的步驟，同時優化城建檔案數字化的各種資源配置，根據不同的情況，進行城建檔案專業人員和數字化技術人員、計算機和掃描設備的合理搭配，構建城建檔案數字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建檔案數據庫
第一步，輸入文件級目錄。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保城建檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。
2.2加強電子文件的收集和積累工作
電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數字城建檔案最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性，同時，也防止了存有信息內容的載體在個人手中發生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎。
電子文件的收集積累范圍，應嚴格按照國家有關規定執行。用載體傳遞的電子文件，要按規定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，防止出現差錯。
2.3城建檔案數字化與上網利用同步
城建檔案數字化及管理流程重組是一個管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現。
數字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯網，建立城建檔案資料網站，實施資源共享，在互聯網上向政府和社會提供城建檔案信息查閱。
3.不斷增強城建檔案數字化管理的技術含量
城建檔案數字化的建設過程重在管理，貴在控制。利用計算機進行城建檔案數字化，任何一個邏輯錯誤，都會給數據的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯網上公開不真實、不準確的檔案，將在社會上產生不良影響。特別是在網絡環境下的流水作業，上一道工序一定要為下一道工序負責，各道工序工作量的對等與匹配同樣重要。實踐證明，建立數字化進度數據庫、數字化質量反饋庫、城建檔案利用登記數據庫，通過技術手段將全面質量管理思想引入城建檔案數字化建設，實現全程管理、適時控制，才能達到強化數字化城建檔案質量保證體系的目的。
4.著力提高數字化城建檔案的系統整體水平
關鍵詞：檔案；信息化；數字化；檔案館；設想
隨著現代社會信息化程度的提高，檔案信息化和數字化建設成為檔案界普遍關注的問題，它是適應社會信息化發展的必然產物，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的一個不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網絡的建設，更是突破單位和行業界限，為當地引進資源，搞活經濟提供良好的信息服務軟件環境，突破區域界限，實現全社會的檔案信息共享，最大限度發揮檔案的自身價值。國家檔案館早在2000年的全國檔案工作會議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數字化建設在全國各類檔案館和機關檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設導論》一書對檔案信息化和數字化建設是這樣定義的：在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。
1 對檔案信息化建設的認識
檔案信息化建設是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以現代化的檔案信息實體的數字化信息處理和利用的這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。但是由于這方面的技術在我市發展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認為檔案工作是一個簡單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會大眾也把檔案部門看成是一臺“文件保險箱”，因此，要真正實現檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識、服務意識、法制意識、效益意識，通過檔案信息服務帶動整個檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現代化、數字化與信息化的關系。檔案信息化建設是一個長久的、系統的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數據庫的建立、檔案信息網絡的建設以及檔案信息資源的最終開發利用。檔案現代化是旗幟，數字化是基礎，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實現需要有明確的指導思想和領導的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實地的工作態度，需要資金和技術的保證，只有把現代信息技術手段的運用與現代信息管理方法的應用有機結合起來，才能確保檔案信息化建設取得最優化的效果。
2 我市檔案數字化建設進程
過去的紙質檔案在多次反復查閱的過程中都產生了或大或小的損傷，利用現代化的技術手段對紙質檔案進行全文數據處理就能長久的保管好紙質檔案，延長使用壽命。
這幾年來，我局領導高度重視檔案的數字化建設，投入了大量的人力、物力、財力為我局檔案的數字化建設提供了良好的發展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區、江岸區、青山區等其他的檔案管理部門學習檔案的數字化處理方法，并結合我館的實際對麻城市檔案館的重點全宗檔案進行了數字化處理，目前已錄入目錄數據接近100萬條，進行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機關單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對本單位的檔案進行全文數字化處理，這也為我館將來建設復合型數字檔案館打下了堅實的基礎。自2008年我館搬遷進新館以來，我館已逐步使用現代化的管理方法為利用者提供服務，在復退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護了這些門類檔案的紙質材料。延長了他們的使用壽命。
3 未來的復合型數字檔案館
（一）、復合型數字檔案館是發展趨勢
隨著社會的發展，人們獲取信息的方式發生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術的發展和進步，步入一個新時代。我們可以從信息產業部2001年6月的《國家信息化指標構成方案》中看出我國對檔案館未來建設的發展方向。檔案管理工作也將隨著社會的發展進入一個新的信息化時代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質上發生了根本的轉變，從最初單一的文字圖片資料擴展為音頻、視頻、數碼照片、數據通訊、文件傳輸、電子郵件、遠程登錄、網絡新聞、壓縮和存儲技術等各種信息資源。信息資源的重要存儲基地，網絡也就成為數字化信息資源服務的主要工具，網絡上的數字化信息資源的管理就成為建設數字化檔案的關鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應走在信息時代的前列，順應時代的潮流，以網絡作為一個全新的平臺為社會提供檔案服務，從現在已進入信息數字化時代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數字檔案館”是勢在必行之舉。
然而數字化檔案館的發展，還需要有個過程，數字化時代傳統檔案館不可能消亡，復合型檔案館是檔案館發展模式的現實選擇。也就是說，在未來社會里，將會有三種檔案館存在：一是純數字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統、跨地區的網絡檔案館；二是純傳統檔案館，主要是存在于一些基層或經濟欠發達地區，這些檔案館將隨著社會的發展，其館藏檔案結構也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實現計算機自動化管理的方向發展；三是傳統檔案館與數字檔案館有機結合的檔案館，有數字化程度高的，也有數字化程度低的，這將是目前改進中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復合型數字檔案館。
（二）、未來復合型數字檔案館發展前景的設想
未來的數字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時可以隨時訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務內容、國家新近出臺的有關檔案的政策法規，以及檔案簡訊、業界動態、熱點新聞等。檔案館可以將這些內容通過電子郵件提供給注冊用戶。另外，檔案館的網頁可以相互鏈接，可以在自己的網頁上創辦交流園地進行學術交流，可以設立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網上刊登。總之，可以開辦的業務不僅僅是對利用者進行查閱取證服務，數字化檔案館將為檔案工作開辟了一個全新的天地。
數字化檔案館絕非是在政府上網時創建的網頁上加一個選項或鏈接而已，應該有自己獨立的域名和網站。“數字化檔案館”應創建自己獨具特色的網頁，開發可多級查詢檔案信息的應用程序，發展注冊用戶，給予注冊用戶更多的訪問權限或提供更加優質的服務。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識。社會效益的提高就意味著經濟效益的獲得。如果檔案館的網頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經濟行為會隨之而來，這就會加強檔案部門的自身“造血”機能，緩解檔案館常年經費緊張的狀況。
隨著計算機網絡的進一步發展，信息高速公路進一步拓展，復合型數字檔案館將會離我們越來越近，數字化數據、信息將滲透到我們生活的各個領域，任何人和機構只要通過計算機網絡，均可擁有和使用數字檔案信息。在這個信息化建設的進程中，檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰，我們將會不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設一個符合我市實際情況的復合型數字檔案館。
參考文獻
[1]楊公之：《檔案信息化建設導論》
[2]陳春紅：檔案信息化建設初探[J]，上海檔案，2006（05）
[3]國家檔案局頒發的《數字檔案館建設指南》2010年6月
現階段隨著我國教育改革進一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學籍檔案數字化管理建設面臨很大的挑戰。高校招生人數增加，學籍檔案數量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學籍檔案數字化管理建設顯得比較重要。本文主要就高校學籍檔案數字化管理建設的重要性及主要特征進行分析，并就高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略進行探究。
關鍵詞：
高校；學籍檔案；數字化管理建設
高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究
2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。
第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。
總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。
參考文獻：
［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
［2］吳放.淺談高校如何建立服務型檔案館［J］.山西科技，2015（04）.
［關鍵詞］地籍檔案；管理；數字化
［中圖分類號］G237 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1005-6432（2010）49-0096-03
1 當前地籍檔案數字化的形勢和要求
2006年國土資源部《金土工程一期建設方案》中推進信息化建設的要求和《地籍管理“十一五”發展規劃綱要》中都明確指出：“要建立統一配置、管理各類數據的數據集成管理平臺,實現數據的可視化管理和服務”、“地籍檔案管理要實現數字化、可視化。”
長期以來,地籍檔案管理采用計算機輔助與手工操作相結合的方式,采用的載體都是傳統的紙質檔案材料和相關電子表格、文檔,按照新時期檔案信息化的技術要求,要實現城市地籍檔案管理數字化、可視化,還應該通過數字化加工處理,將紙質檔案內容轉換成計算機能夠存儲和識別的可視圖像文件。
延吉市國土資源局于2008年2月起結合全國第二次土地調查關于“建立四級土地利用數據庫和建立市縣地籍信息系統”的要求,開始進行檔案的掃描錄入工作。委托長春市某航遙信息技術公司承擔檔案數字化掃描加工,預計掃描加工檔案約10萬宗,約200萬頁,數據容量3.5~5T,工期預計為4個月。主要步驟是：①將每一卷檔案的所有卷內內容,即權屬資料、身份證明等申請材料、地籍調查表、審批表、相關圖紙、變更記錄等所有內容,經過掃描,以圖片格式存入計算機。②為掃描生成的圖片編制以地籍號為主的十級目錄文件名,并根據圖片文件名中的關鍵字段和現有的檔案信息系統實現鏈接。
對于今后接待的登記申請,將直接在辦證大廳窗口用掃描儀進行相關材料的掃描錄入,在完成土地登記后,可以直接生成地籍數字圖片檔案,同時形成紙質和電子兩套檔案數據。圖片數據按文件名中的關鍵字段和現有的檔案信息系統實現鏈接。該系統是延吉市國土資源局于2004年研發并開始應用的,是以JSP技術和B/S模式,以Appache和Tomnet開發服務器為平臺建立的地籍檔案查詢系統。
2 檔案數字化與數據處理的具體方法
地籍檔案與一般檔案相比,最突出的特點是圖文并茂和地理位置相關性,既有報告、批文、合同等文本性質的檔案,也有宗地草圖、地籍圖、宗地圖等圖形、圖像的檔案。掃描和錄入時除選擇合適的硬、軟件設備外,還必須針對不同類別的檔案材料數字化的要求、采用不同的工作流程和技術方法進行數據轉換與壓縮處理,以保障數字檔案材料的清晰、準確和便于存儲與應用。
3 文本類檔案的數字化與數據處理
地籍檔案的文本類檔案的數字化方法此次一概采用掃描錄入法(包括地籍檔案原件的文頭、手跡、圖表、印鑒等信息)。
3.1 掃描方式
針對檔案的清晰度采用不同的掃描方式,主要是黑白、灰度、彩色三種方式。對于比較清楚的紙質檔案可采用黑白方式掃描,對于模糊的紙質檔案采用8bit灰度方式掃描,對于有彩色圖章的紙質檔案采用16bit彩色方式掃描,這樣既可以滿足檔案數字化的要求,又能減少存儲空間。
3.2 分辨率
確定掃描的分辨率是檔案掃描的關鍵環節之一。掃描的分辨率過高,掃描文件占據存儲空間大、使用不方便；掃描的分辨率太低,掃描圖像不清晰,滿足不了數字化管理的要求。經多次試驗研究,我們認為,對于負載量不重的文件材料,選擇“200dpi”像素分辨率掃描比較合適、對負載量重的文件材料,載荷大的頁面,當字跡看不清楚或者很難看清時,采用更高的分辨率,直到能看清楚為止。分辨率以“50dpi”為步進遞增。
3.3 存儲格式
掃描文件的格式有很多,其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PCX等格式。BMP位圖格式的特點是包含的圖像信息較豐富,幾乎不進行壓縮,缺點是占用磁盤空間過大。GIF格式的特點是壓縮比高,磁盤空間占用較少,其缺點是不能存儲超過256色的圖像。JPEG格式用有損壓縮方式去除冗余的圖像和彩色數據,能獲得極高的壓縮率。TIFF格式的特點是圖像格式復雜、存儲信息多,且支持LZW無損壓縮方式,它存儲的圖像細微層次的信息非常多,圖像質量高,故而非常有利于原稿的復制。此次我們選擇的是無損壓縮的TIFF格式作為掃描文件的存儲格式。
3.4 掃描后的技術處理
對掃描圖像的處理主要包括糾偏、旋轉、去黑邊、亮度和對比度的調整、色階調整、去雜點、消藍去污、拼接等。局部消藍能夠對字跡褪變的檔案進行修復,一般情況下通過調整亮度,一頁檔案的大部分文字都會掃描出來,但有些地方會因太淺或太濃而看不清楚甚至看不出來,這時就需要根據不同情況,對灰度掃描后形成的圖像分別設置不同的亮度比較值,然后轉換成實際黑白二值文件進行存儲,從而使全篇檔案都能清晰地顯示出來。這對于修復歷史檔案具有十分重要的意義。
4 圖形檔案的數字化與數據處理
與文本檔案材料相比,圖形檔案材料最大的特點是空間定位性和可量測性。圖形檔案材料的掃描主要有兩種方法,一是掃描成圖像格式；二是數字化成矢量格式。后者要在掃描后,對掃描圖像進行屏幕矢量化或通過特殊的軟件自動矢量化,對于矢量化形式的數字化,還應該對圖形要素進行分類、分層和編碼。我局現有的檔案管理系統已經和地籍圖庫實現鏈接,所以此次采用的是前者。
4.1 圖形材料的掃描
地籍檔案的圖紙資料一般圖幅較大,大多是A1、A0幅面,A3、A4幅面的較少。因此,圖形掃描采用大幅面的掃描儀。對于1∶500、1∶2000比例尺的圖紙,圖面負荷不重,一般采用300dpi的掃描分辨率。對于1∶10000或更小比例尺的圖紙,由于圖面負荷較重,采用600dpi的掃描分辨率。
4.2 圖形數字化的精度
圖形數字化的精度要求較高,而且與圖紙的比例尺有很大關系。一般要求不大于原圖的0.3~0.5毫米。
5 掃描錄入的圖片文件名及目錄名命名格式和具體規范
5.1 文件名總體上采用定長編碼加上前綴的方式
5.3 具體規范的補充
第一,獨立宗地無棟號、戶號,應在相應位置補零。第二,原舊土地使用證的證號,在字頭補零處理。第三,自治州一級的批件,使用證號末尾加Z,如果不滿11位,在S后、證號前加零補齊,如州件證號為“2002009”,則先變為“S2002009Z”,因為位數為9位,不足11位,需在S后和“2002009Z”前補零,變為“S002002009Z”,最終變成了11位。第四,抵押檔案(包括多證抵押)中裝在同一檔案袋中的檔案袋文件,保存的目錄應在其原來應有的目錄下,而不是抵押檔案目錄中,文件名仍按“12.文件命名規則”制定。第五,關于版本修改歷史：版本1.1修改了文件名稱最后的頁號表示前添加“_”。版本1.1.1修改了“12.文件命名規則如下”例2中棟號位數的錯誤。版本1.1.2的修改內容：①在“檔案類別”后增加了檔案變更次數內容。②對州批件的使用證號做了詳細的命名規定。③對抵押檔案件的目錄命名和文件名命名規則做了規定。
6 檔案數字化存在的問題
6.1 數字檔案的憑證價值問題
第一,由于一系列技術和立法問題還未解決,數字化檔案目前還不具備法律憑證效力,所以數字檔案只有參考價值而無憑證價值。
第二,技術上的問題。①數字檔案具有易復制、修改、刪除的特點,使得檔案“原件”的概念變得難以確認。②計算機硬、軟件技術不斷更新換代,因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。
6.2 數字檔案信息的長期存取問題
第一,存儲的介質材料。數字介質,無論磁盤還是光盤的壽命都遠遠無法和紙質檔案相提并論。
第二,機讀語言格式。計算機語言平均每3個月就會問世一種,而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象,若干年以后,我們用現行的機器語言描述的數據,還能100%的還原。
第三,對設備的依賴。數字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出,如設備發生故障、系統癱瘓,電子文件就讀不出來；電子文件對其他設備環境的不兼容性,使其只能在某種設備上處理,而不能在其他設備上處理；不同軟件環境形成的電子文件存儲在載體上,有時難以互換；電子文件加密后,不解密就無法識別；技術設備更新時,不及時解決格式轉換問題,也無法讀取等。
6.3 數字檔案的失真問題
此次檔案數字化的主要方式是掃描加工,在這一過程中造成數字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一,技術參數選擇不當。針對不同色調、紙質和字跡,有時需調整不同的技術參數,如分辨率、明暗度、對比度等,選擇不當會直接影響掃描的質量,造成信息丟失、圖像模糊或產生額外信息,客觀上造成檔案原貌的改變。其二,工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動,難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序,或存錯,或在建索引時鏈接錯誤等,如不及時發現,將直接導致數字化檔案失真。其三,轉換過程中的失真。在進行數字檔案的遷移或在提供利用時,往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件,如果格式選擇不當,同樣會導致數據發生變化。
6.4 數字檔案信息的安全問題
主要表現為：其一,計算機病毒。網絡病毒的泛濫已對計算機網絡系統構成嚴重的威脅。其二,計算機黑客。黑客對信息資源的攻擊,程序設計高手可以篡改系統控制參數。其三,有竊取行為的間諜活動,窺視其機密信息進行復制或擴散。其四,有意破壞,摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通信裝置。其五,人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產生的不可預知的事件、網絡系統軟件硬件的故障、電子系統故障引發的系統問題等,所有這些,都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
6.5 技術過時問題
在飛速發展的IT業中,電腦硬件、操作系統、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產品所替代,雖然絕大多數新產品承諾向下兼容,但其兼容的“代”數在跨越若干年后,舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出。“技術過時”的陰影一直會籠罩著數字信息。也有專家們提出的解決方案是數據遷移,但遷移卻存在著一個致命弱點,就是每次遷移總會丟失一定的相關信息,這些丟失的信息積累起來會造成數字檔案信息無法準確恢復原貌。
6.6 數字檔案建設的標準化問題
地籍檔案數字化建設提出只是近十年的事,在全國開展的情況也各有差異,而且受信息技術發展速度的影響,檔案信息系統至今沒有相應的具體標準可遵循。此次延吉市國土資源局掃描錄入地籍檔案也是全州八個縣市的第一家,在吉林省也是名列前茅,具體的技術規程和方法還在實施中逐步研究探討。還遠不能達到信息標準化建設和實現檔案信息資源共享。
7 結 論
在新時期地籍檔案數字化在可視化查詢和統計等方面具有以往檔案管理無可比擬的優越性,但是也存在著由于自身的技術特點和介質特點等原因造成的不可避免的缺陷和弱點。今后的檔案數字化建設的最重要環節即是實現國際標準化。在選擇的硬、軟件設備和選擇標準的數字化與數據處理方法時,制定的數字化與數據處理工藝流程在兼顧標準化的同時一定要有前瞻性,盡可能和信息技術發展保持同步。減少信息資源和物資資源的浪費,實現階段性的可持續的發展。
參考文獻：
【關鍵詞】數字信息化 高校基建檔案管理
高校基建檔案是高校基建工程施工活動過程中形成的相關材料，這些材料通常是以圖表、文字等為載體的。高校基建檔案所記錄和保存的是高校基建工作的各個過程信息，是基建工程的重要憑證和依據。然而，仍然有許多學校在基建檔案管理上做的還不夠完善，在管理工作中出現了許多問題，這是由于學校沒有正確認清基建檔案管理的重要性造成的，由此可見，高效科學地開展高效檔案管理工作是極為必要和緊迫的。
一、高校基建檔案管理工作的特點
1.獨立成套
學校發展過程中的基建檔案應當單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應該是獨立的。基建檔案的整理對象是單位工程，應當包含工程各個階段的依據性文件，具體包括準備、設計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
2.來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規模較大，且設計專業因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設計部門論證、政府部門審批、材料設備單位供貨、施工單位施工以及監理單位質檢等。
3.實用性
作為高效基礎工程設施建設中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關于各種基礎設施建設的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
二、高校基建檔案管理工作的問題
1.缺乏檔案管理意識和規范的歸檔方法
由于高校基建部門以及相關領導缺乏對高校基建管理工作的認識和重視，因此在很多高校基建檔案部門往往存在著“重建設、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經常會出現圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。
2.檔案管理缺乏準確性和完整性
高校基建項目從最初到竣工涉及到的領域較廣泛、資料來源也比較復雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內部獲得基建檔案的內容，往往與政府部門也有較深的聯系。高校基建部門不主動對基本建設資料信息進行收集和歸檔，丟失許多工程建設過程中形成的重要信息資料。在工程建設期間，由于相關檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。
3.缺乏科學的檔案管理技術
高校基建檔案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學設備和師資力量，而忽略了對高校基建檔案管理工作的投入，因此，當前高校基建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現代化數字信息技術的運用、、查詢工具的應用還不夠充分，直接導致耗時耗力、效率低的后果。
三、數字信息化含義及發展趨勢
數字信息化是以計算機、通信、網絡、數據庫技術為基礎，對所研究對象各要素匯總至數據庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為相結合的一種技術，使用該技術后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動人類社會進步提供極大的技術支持。
隨著中國經濟的高速增長，中國數字信息化有了顯著的發展和進步，縮小了與發達國家的距離。我國數字信息化已走過兩個階段正向第三階段邁進。第三階段定位為新興社會生產力，主要以物聯網和云計算為代表，這兩項技術掀起了計算機、通信、信息內容的監測與控制的4C革命，網絡功能開始為社會各行業和社會生活提供全面應用。
四、建立數字化信息管理系統，實現數字化查閱和備份
計算機技術和網絡技術的發展為基建檔案管理建立數字化信息管理系統提供了強大的技術支撐，數字化圖書館管理系統也為基建檔案管理系統提供了經驗借鑒。通過設立系統的軟件管理系統，將現有的基建檔案進行數字信息化，實現數字化查閱和備份，不但能數十倍地提高查閱和使用效率，大幅度提高管理效率和降低管理的勞動強度，而且有效地避免了檔案資料的損壞和丟失。
在建立數字化信息管理系統的同時，對高校現有基建檔案的形式不統一、不齊全、缺失嚴重的歷史遺留問題，需要及時進行補充、完善、規范，同時進行數字信息化，實現基建檔案的完整性和現代化。對于在建及以后建設項目的檔案資料嚴格按照標準和規范要求進行驗收、移交、入卷和歸檔，在歸檔的同時進行數字信息化，歸入數字信息化系統實行規范管理。
高校基建檔案的復雜多樣性，要求檔案管理人員必須掌握一定的基建專業知識，才能有條不紊地面對復雜的基建檔案，科學地做好基建檔案的管理和利用。假如因經費等原因高校一時無法達到檔案館的硬件要求標準要求，高校檔案管理人員就要因地制宜，利用現有的實際條件，做好基建檔案的管理工作。在信息化時代，對基建檔案資料盡可能數字信息化，并采用信息化系統進行現代化管理。
參考文獻：
[1]齊瀟，潘會詳.高校基建檔案管理工作的探究[J].內江科技，2012（6）：64-67.
【摘要】信息技術的不斷發展使得城建檔案數字化管理變得日益重要。因此，應該根據當前城建檔案管理的發展現狀，運用數字化管理手段有效開發和利用城建檔案，使其發揮出更多的潛力，以豐富的信息資源服務社會。本文主要從城建檔案數字管理存在問題進行剖析，探討城建檔案數字化管理對策，為數字化城市建設提供有益的建議。
關鍵詞 城建檔案；數字化管理；對策
隨著信息技術的出現，城建檔案管理中融入了檔案信息管理系統，極大地促進了檔案管理信息的共享，初步實現了自動化處理。不過，這些新技術的運用大多是從方法改進上來優化傳統檔案管理，而管理方式還沒有出現徹底的變化。城建檔案數字化管理是城建建設中文化精神的重要保存途徑，也是數字城市的基礎數據源，能夠有力地提供數字城市建設所需的依據性檔案信息。所以，反思城建檔案數字化管理的現實困境，轉變管理理念及方式，是當前城建檔案數字化發展的基本要求。
一、城建檔案數字化管理的問題
城建檔案數字化管理滯后的問題有著多方面的因素，例如數字信息技術水平低，城建檔案管理體系單一，相關管理規定不完善等等。但實際上，城建檔案數字化管理存在的問題主要有三個方面：
（一）資金投入少。國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現象。城建檔案的數字化管理必須要有計算機以及其它輔助設備，而資金的投入不足導致計算機輔助設備缺少，無法為城建檔案數字化管理提供更多的幫助。
（二）數字化利用沒有形成氣候。城建檔案數字化管理中，政府相關部門是城建檔案利用的主要服務對象，比如勘察單位、建設單位、施工單位、設計單位等等，但這些單位在城建檔案數字化應用方面存在利用水平低的問題，很多習慣于利用紙質圖文檔案，在實際的城建工作中對數字化檔案利用不夠。應該改變這種現狀，以過去的紙質圖文利用服務方式為依據，加強數字化利用服務，讓城建檔案數字化利用環境更加成熟，這才是當務之急。
（三）數字化管理人才急缺。城建檔案數字化管理是一個比較復雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業、跨學科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設備知識數字化管理中，高素質的檔案業務人才、熟悉計算機信息技術的復合型人才將是管理中的關鍵。縱觀現實，一些地區的城建檔案管理者學歷不高、專業知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數字化管理的發展。
二 城建檔案數字化管理方法
城建檔案數字化管理一定要有科學的目標和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發，并符合社會對城建檔案數字化的需求。所以，城建檔案數字化管理的方法要包括三個方面的內容，即規范的管理體系、完善的基礎設施、高素質復合型人才。
（一）打造規范的管理體系。在建設城建檔案數字化管理過程中，一開始就應該重視信息化標準體系的建設，以三個方面的標準去規范管理，即管理、技術、業務，然后認真地落實這些標準，將具體的管理責任明確到每個管理崗位、每個責任人，讓城建檔案數字化管理更加科學、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數字化管理措施，以技術保障細則、經費保障法規等促進城建檔案數字化管理制度更加規范有效。
隨著企業辦公引入互聯網，運用計算機參與企業檔案工作也是當前要做的工作。目前企業檔案的數字化建設存在著不足之處，下文將對企業檔案數字化建設的認識表述相關觀點以及提出相關措施。
一、企業檔案數字化建設的重要性
檔案是企業重要信息的存儲倉庫，同時又是信息利用的源頭，因此檔案管理工作對企業具有舉足輕重的作用。隨著國民經濟的發展，檔案的管理和利用受到了越來越多的關注，并在企業單的發展中發揮著越來越重要的作用。做好檔案數字化將給企業檔案工作注入新的動力，提高檔案管理和利用水平。有效提升檔案管理工作的效率，激活蘊藏在檔案中的信息能量，使檔案信息能夠在更大的范圍內得到更充分的利用。隨著當前檔案信息的數量越來越龐大，企業工作人員信息、企業業務狀況等信息需要被詳細存儲，紙質檔案記錄已經無法滿足現代社會的要求。和過去紙質檔案相比，數字化檔案具有瀏覽方便、容量大、不占空間等優勢。
二、企業檔案數字化建設的現狀與問題
（一）缺乏企業檔案數字化建設標準化規范體系
當前企業檔案數字化建設還存在著較多的不足。例如企業檔案數字化管理體系沒有統一的標準，當前信息數字化管理的模式較多，對信息的分類、整理等均未實現統一。此外，當前企業對檔案數字化管理的工作人?T的擇選沒有一套標準的選拔標準，沒有專業的操作檔案數字化建設的工作人員，存在存儲操作失誤導致信息丟失的風險。
（二）缺少整體數字化建設流程的規劃與設計
當前檔案的數字化建設屬于實踐的初期階段，并未形成系統的操作程序。在信息收集、整合、歸類、存儲等環節，各個企業間的操作方式存在差異。企業同一部門內的信息存儲方式不同，影響企業內部工作人員的工作效率；就不同企業間的合作而言，信息的存儲程序不同，在一定程度上阻礙信息的交流與共享，阻礙企業間的進一步合作與發展。
（三）企業檔案數字化建設的關鍵技術不成熟
企業檔案數字化建設的關鍵技術不夠成熟。企業檔案數字化管理的核心技術即存儲信息的技術，廣義上的數字化信息存儲技術包括處理信息的全過程-----對獲取信息的分類、信息整合以及信息的存儲設備的擇選。實現信息數字化管理是整個過程最核心的環節是信息的存儲設備。當前我國企業還屬于信息數字化建設道路上的初學者，信息存儲設備還有較大的發展空間。
（四）數字化建設中的信息安全和保密技術問題
我國企業信息數字化建設面臨的難題是對于存儲信息的安全問題以及保密措施。保證信息的安全以及相關的保密措施是存儲信息、實現信息數字化的重要環節。存儲的信息的安全得不到保障，信息保密措施得不到完善，信息的泄露和丟失，不僅花費的存儲信息的人力、物力資源浪費，還存在給企業造成經濟損失的風險。因此，保證信息的安全問題以及信息的保密措施是當前企業需要重視的重要環節。
三、新時期企業檔案數字化建設策略
（一）加強檔案數字化的軟、硬件設施建設
加強檔案數字化建設的設備是加快企業信息數字化管理的重要途徑之一。優化人力資源、物力資源的配置，為企業檔案管理部提供必要的信息存儲設備。根據信息管理部分的實際操作需要，為信息管理部門提供相應的工作電腦、復印機、掃描儀、互聯網以及從事信息管理的專業人員，保障企業檔案數字化建設順利實現。此外，隨著企業的需求以及電子設備的更新換代，企業管理者也應當注意為相關信息存儲設備升級，提高信息存儲部門的工作效率。
（二）加強電子文件的收集、積累和歸檔管理工作
隨著電腦辦公的普及，以電子文件形式為主的信息載體越來越多，電子文件成為了實現檔案數字化管理需要重視的問題。注重電子文檔類型信息的收集、積累和歸檔，是保證企業大部分信息能夠實現存儲、安全妥善保管的重要方式。此外，電子文檔的收集、歸檔也值得企業信息管理部門的重視。電子文檔具有占地面積小，隨時可進行閱讀的優勢，重視電子文檔類信息的存儲是推動企業實現檔案數字化管理的有力方式。
（三）建立和完善檔案數據庫
建立并逐漸完善企業信息檔案數據庫是推動企業實現信息數字化管理的重要環節。建立信息數據庫，將信息集中存儲，按照相關的類別對信息進行分類存儲，能夠方便信息的快速查找和使用，提供企業工作人員的工作效率。此外，構建信息數據庫，大量信息的集中，對于推動企業信息實現系統化管理具有積極意義。信息數據庫的建立使各項信息一目了然，能夠幫助信息管理部門剔除無用、存在誤差的信息，保證信息的準確率。
（四）加強培訓，提高檔案管理人員的素質
提高檔案管理工作人員的工作素質是推動實現檔案數字化建設的重要途徑。信息管理部門的工作人員是信息的直接處理者，因此要求工作人員具有一定的工作素質。例如工作過程需要使用操作性復雜的設備或者工作程序繁雜等情況，均是對工作人員耐心以及仔細程度的考驗，提高檔案管理人員的工作素質是工作完成質量和效率的保障。
[關鍵詞]檔案 數字化 文件級目錄管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）07-0055-01
在科學技術迅速發展的今天，對檔案管理實現數字化已經是時代的需要。作為高職院校，在這樣的形勢下，應該跟上時代的潮流，為此，我校對檔案數字化進行了有益的實踐與探索。
一、檔案數字化含義、作用
檔案數字化是指：對于已有的各種載體形式的檔案采用數字化技術進行處理加工，以實現不同載體形式的檔案的數字化管理和檔案信息資源的數字化共享。實現檔案的數字化意義重大，它改變了檔案存在方式和利用方式。從檔案的存在形式上看，檔案不再是紙質的檔案，不需再為紙質檔案的損壞、保管擔憂。從利用方式上看，它改變了在利用檔案過程中時空的限制。在空間上，檔案不再是“孤本”檔案，很多人可以同時通過互聯網來使用同一個檔案；在時間上，實現檔案數字化以后，使用者可以隨時根據自己的需要調用自己所需要的資料。在高職院校內部，實現了檔案的數字化，就可以使各個部門根據自己的需要，隨時隨地調用所需要的檔案資料了。
二、檔案數字化的思考
檔案數字化的建立是個復雜的過程，我們需要做好技術上的處理，又要做好全方位的管理，以保證檔案數字化的合理實現。
（一）做好館藏情況的調查
要實現檔案的數字化管理，需要引進硬件設施。而需要購置什么樣的設備，需要了解文檔的類型、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。在充分了解的基礎上，再購置相應的設備，做好硬件設施的準備工作。
（二）在硬件設施到位以后，要進行軟件方面的建設
需要建立文件級目錄數據庫。它可以滿足一般檢索和管理的需要。目前，很多的檔案館由于沒有實現全部檔案的文件級目錄機檢，查找檔案不快、不準、不全的問題普遍存在。所以，把文件級目錄數據庫建設作為一項基礎性工作，在提高檔案的查全率、查準率的同時，利用計算機實現檔案以件數為基本單位的管理是非常必要的。在高職院校的檔案管理中，可以把檔案按照教學檔案、學生檔案、行政文件檔案進行分類，建立文件級目錄。在需要找某一類檔案時，在這一級別進行查找，以提高查找的速度。
三、選擇適當的時候建立專題數據庫
在檔案數字化的過程中，只實現文件級的目錄，有的時候，是不能解決全部檢索的需要的。隨著客觀需要的變化，對某一專題檔案有集中利用的需求是經常發生的，突擊建立專題數據庫，以滿足各部門的需求。為做好這項工作，主要把握三個方面：一是根據館藏檔案內容確定專題數據庫的總體布局；二是按需求分期建立專題數據庫；三是根據文件內容和檢索需要分別設立不同的專題數據庫結構。例如：為了加強對教務管理檔案的利用，可以設立教務專題數據庫。在設立教務專題數據庫時，可以按照時間進行分類，也可以找找教務管理制度、教師教案、教學成果等進行分類。總之，可以通過細致的分類，以達到高速運用教務檔案的目標。
四、檔案數據庫的管理
對檔案數據庫的管理，首先是要提高檔案管理人員的業務素質和思想素質。檔案工作是一件非常枯燥又重要的工作，需要檔案人員具備相應的業務素質和敬業精神。例如：檔案人員要掌握數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術；數字化檔案信息安全、保密技術；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制；數字化檔案信息知識產權等。同時，需要檔案管理人員發揮主人翁意識，做好檔案的保密工作的同時，要耐心細致地工作。
其次，加強對在建數據庫和成果數據庫的管理。所謂的在建數據庫是一個動態變化的數據庫，要進行及時維護和更新。成果數據庫是已經完成的數據整理，不需要再進行更改。但是要加強對使用權限的限制，以保證檔案信息使用的安全性。可以建立技術負責人、權限負責人，也就是設立專門的人員進行管理。一方面可以保證檔案使用部門快速使用，另一方面可以保證檔案的訪問權限，避免惡意地竊取檔案信息的行為。
總之，檔案數字化的建立是一項長期而復雜的工程，需要政策上的重視，檔案管理人員業務素質的提高，硬件設施的不斷更新。作為檔案管理人員，應該為檔案數字化的實現不斷進行探索。
【參考文獻】
[1]王萍著.電子檔案著錄標準及其應用.吉林大學出版社，2010-10-1.
