時間：2023-09-17 14:51:12
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇檔案儲存管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關鍵詞：檔案管理；電子文件；存儲技術
電子文件使用的文件載體是磁盤或者是磁帶，人們在查找文件的過程中，需要利用計算機，因為磁盤或者是磁帶僅僅是一種儲存的載體，因此需要利用計算機進行文件的傳輸。在生活中，電子文件的類型有很多種，電子文件的產生主要有兩種，一種是與科技有關的電子文件，這種文件是技術性的，例如光柵圖等，另外一種就是在日常辦公的過程中產生的電子文件，這種文件是在處理日常事務中產生的。這些電子文件都屬于檔案中的一種，因此在儲存技術上需要不斷的完善。
1 管理文件中存在的問題
1.1 未能夠有效的進行歸檔處理
我國企業在二十世紀九十年代的時候，使用的就是軟盤進行企業信息的存儲，之后又出現了光盤和計算機硬盤，這樣電子文件的存儲載體就取得了迅速的進步，文件的內容主要是日常的工作活動，除此之外，還有著源程序代碼和技術性文件，有些文件也沒有進行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關的企業文件放入硬盤和軟盤內，這樣文件在日積月累的過程中，就會出現泛濫成災的現象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會出現一系列混亂的現象。從存檔上來看，電子文件也沒有經過專業的質量審查，從技術上來看，沒有任何的時效性和正確性，文件也就出現了極大的缺陷，在利用的過程中，文件管理極容易出現歸檔性的問題，如果以上問退沒有得到有效的解決，就會出現一系列的問題，需要引起我們的注意。
1.2 版本管理存在著不足之處
現在有很多的科研產品在研究和開發的過程中，會產生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對本單位和上級的機關產生的文件進行管理之外，還有很多的項目文件進行管理。但是現在有很多的科研開發檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個部門的開發人員那里存檔，檔案管理人員就無法按照常規的程序進行收集，導致了檔案部門在收集的過程中面臨著程序性的問題。在程序運行的過程中，如果文件存儲的程序出現了一系列的問題，這時就需要進行正常到維護，在客戶自接的系統和開發人員的系統上進行及時的更正，但是如果在本企業電子文件的保存上并沒有及時的存檔，因此極容易出現重復更正的問題，這樣就會出現人力和財力上的極大浪費，對系統的運行也是極為不利的，尤其是在企業系統版本管理上會產生嚴重的困難，一定要引起我們的注意。
2 存儲技術
首先；在進行文件貯存的^程中，一定要使用比較特殊的存檔文件的存儲柜，最大限度的保證電子文件的安全性。當電子文件在存儲的時候，一把是在磁介質和光介質中進行電子文件的存貯，在存儲的過程中，一定要建立一個與企業的電子文件的儲存環境相符合的環境狀態。而存放電子文件的柜子在溫濕度上也要進行控制，這樣就可以保證存儲接觸能夠在正常的環境中保存。電子文件的載體在擺放的時候，一定要保證直立的狀態，在存儲環境上必須要避光，不能夠有大量的灰塵，也要與磁場遠離，這樣就能夠將整個運行的狀態處理好，使存儲介質能夠正確的保存電子文件。
其次，要按照國家關于檔案管理的規定進行電子當納的存儲，根據相關的原則在存儲的過程中，將軟盤中的文件轉移到光盤內，這樣便于對文件的版本進行有效的管理。在存儲方式上的轉移主要是針對長期儲存來說的，因為軟盤和磁盤在使用的過程中，有著一定的年限限制，經常出現操作失誤的現象，如果不經常更換就會導致文件出現損壞，無法復原。而且在使用的時候，常常會出現誤操作，這對于電子文件的使用非常不利。如果存儲制度完善，而且經濟條件允許，在管理版本文件的時候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發還能保證存儲技術的革新。
再次，在電子文件數量持續增加的時候，存儲文件就會使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲的成本降低，同時增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數據的時候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲是因為該存儲方式有較多優點：首先，將有限的存儲容量提高，是可以使用的網絡數據也增加。而且數據在存放的時候，有選擇性。從而使數據在吞吐的時候成串。其次使用這種存儲方式可以保證文件能夠快速存儲，即使是多臺的機器也能一同運轉，實現文件高效率傳輸。
在檢驗文件的時候有了必要的較驗技術，從而保證存儲的文件都是合理可靠的。將文件放入硬盤中存儲，如果硬盤出現了故障，那么會影響文件，帶來的后果也嚴重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因為一些文件在存儲的時候，會因為磁盤損壞等原因而丟失，使用這種存儲方式可以保證文件的安全。但是在使用的過程中，要根據本單位的實際情況出臺相應的管理措施。這些措施都成為電子文件存儲的依據。
最后，加強辦公自動化系統、檔案管理系統及電子文件的安全防護工作。做好辦公自動化系統、檔案管理系統及電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題，嚴格把好電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。第二，保證計算機網絡系統的實體安全。實體安全主要指環境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內環境，保證機器設備和磁介質不會因溫度太高或大幅波動及火災受到致命的傷害。第三，要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等。
結束語
由上述可知，將電子文件存儲是一個單位必要的工作，而且在存儲的時候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發展的重要資源，拓展單位的發展空間。盡管在存儲文件的時候，會遇到問題，但是在改革存儲方式之后，也取得較高效果，對于單位的發展有積極的作用。
參考文獻
[1]郭沙沙.試論電子檔案信息安全保障體系框架[J].黑龍江科技信息，2015（20）.
1.1檔案信息資源網絡存儲
隨著互聯網上檔案信息資源類型的日益豐富和數量的大量增加，如何安全有效地存儲這些檔案信息資源，就成為檔案信息資源管理工作者需要面對的實際問題。檔案信息資源固然可以有多種類型的存儲方式，其中，利用互聯網進行網絡云存儲是最具有優勢的存儲方式。網絡云存儲是指通過一定的技術手段和特定載體，將檔案信息資源永久存儲在云端的虛擬空間中的過程。對于檔案信息資源網絡存儲而言，云存儲最大的優勢在于，將各自獨立單位存儲的檔案信息資源，通過網絡變為云存儲系統中的一個組成部分，從而實現多個檔案信息資源管理單位所存儲的檔案信息資源實現云端的網絡存儲與服務。在檔案信息資源管理工作中，如果將大量的檔案信息資源與云環境下的網絡云存儲技術相結合，就可以實現檔案信息資源的高速、海量、穩定、安全存儲，從而為云環境下檔案信息資源的網絡化服務提供基礎條件。云存儲還可以充分節約本地的檔案信息資源存儲空間，從理論上講可以利用互聯網云環境下無限容量的云存儲空間，進行檔案信息資源的短期存儲、中期存儲、長期存儲或永久存儲。由于云終端是迄今為止最為經濟、安全的計算機網絡解決方案，檔案信息資源數據保存在具有專業安全人員保護的云環境中，黑客常用的傳統用戶終端攻擊會失去威脅。因此，云環境下檔案信息資源的集中化管理更容易升級安全保護措施，安全性也更高。
1.2檔案信息資源網絡存儲的意義
在檔案信息資源管理機構所建設和擁有的各種不同類型和數量巨大的檔案信息資源中，并非所有的檔案信息資源都需要予以存儲，需要根據其客觀利用需求為依據，既要考慮其現實利用的價值，更要兼顧其長遠的歷史保存價值和參考利用價值。按照檔案信息資源管理工作中有關檔案信息資源保存期限的規定，檔案信息資源的保存期限可分為無限期的永久保存、16一50年的長期保存和15年以下的短期保存3種。而如會計檔案信息資源的保存期限則分為永久和定期兩大類，其中定期保存包括3年、5年、10年、15年和25年共5個時間檔次。對于具有永久保存價值和長期保存價值的檔案信息資源，為了便于其內在價值可以得到長期地可持續性地有效挖掘、充分研究和開發利用，實現其價值的保值甚至增值，需要在特別安全的措施下予以存儲，而云環境下的網絡存儲即可達到這一目標。在云環境下檔案信息資源的網絡存儲，既包括永久性、長期性、短期性和臨時性不同時間期限的存儲，也包括保密性和共享性不同限制級別的存儲，還包括本地和外地不同地域范圍內的存儲。在實際的檔案信息資源網絡存儲過程中，存在著各種不同類型的存儲方式，其中就有利用互聯網開放存取模式下的網絡開放存儲方式，這也是幾乎零成本的檔案信息資源網絡存儲方式。因此，研究和探討云環境下檔案信息資源網絡存儲的各種方式具有十分重要的現實意義。
2云環境下檔案資源的網絡存儲方式
2.1利用檔案資源網站進行網絡存儲
對于數量巨大的原始檔案信息資源，檔案管理部門可直接利用云環境下的檔案信息資源網站的服務器，相當于代替該部門進行原始檔案信息資源的網絡存儲。利用這種原始檔案資源網站服務器網絡存儲的最大優勢，是可以完全不占用本地計算機的存儲空間。其次，由于檔案信息資源網站所收錄的檔案信息資源數據，無論在其更新頻率、服務范圍、文獻類型、文獻數量和安全保障等方面，都具有很高的可靠性，所以，檔案信息資源的內在質量可以得到充分的保證。另外，檔案信息資源網站由于建設專業化程度較強，因此也可以為用戶提供更加良好的檔案信息資源利用服務。網絡存儲方式在非云環境下，可能會受到檔案信息資源網站穩定性的影響，這樣一來，可能會給那些該網站獨有的檔案信息資源造成無法彌補的損失。而這種情況在云環境下將不復存在，由于所有的檔案信息資源都被存儲在具有安全保障的網絡公共云服務器上，在巨大的網絡存儲空間中，檔案信息資源會越來越豐富。
2.2利用網絡硬盤進行網絡存儲
網絡硬盤簡稱網盤，是一些網絡公司推出的網絡在線信息資源存儲服務，向用戶提供包括檔案信息資源在內的各種文獻信息資源的存儲、備份、訪問、共享等文件管理功能，使用起來十分方便，相當于設置在網絡上的移動硬盤。網絡硬盤的原理是網絡公司將其網絡服務器的硬盤或硬盤陣列中的一部分容量，分享給包括注冊用戶使用。隨著具有網絡存儲功能服務網站的出現和快速發展，網絡硬盤逐漸成為檔案信息資源進行網絡存儲的重要工具。而具有云存儲功能的網絡硬盤的快速發展，又使得網絡硬盤的存儲空間容量記錄也在不斷被刷新。如目前提供初始存儲容量最大的網絡硬盤是“速度盤”，其初始免費永久開放存儲空間的容量為5OOGB，單個文件容量可達ZGB，并可以實現批量巨傳存儲。再如作為云存儲網絡硬盤之.的“115網盤”，單個文件容量可達SGB，目前已經存儲的信息資源容量已經高達145PB，文件數量達到17億件的海量數據。因此，網絡硬盤成為云存儲檔案信息資源的重要工具，特別適用于進行大容量和需要永久存儲的珍貴或重要的檔案信息資源的網絡存儲。檔案管理機構也可以把網絡硬盤看作置于網絡云端上的移動硬盤，無論是在單位或在其他任何地方，只要可以連接到互聯網，就可以管理、下載或巨傳檔案信息資源到網絡硬盤中，而不需要隨身攜帶，更不怕丟失資源。目前，可用于檔案信息資源網絡存儲的網絡硬盤網站已有不少，可供用戶選擇利用。
2.3利用同步盤進行網絡同步存儲
關鍵詞：區縣檔案村級檔案檔案管理
隨著農村經濟的發展和鄉村社會的不斷進步，新農村檔案工作在新農村建設中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這也對新農村檔案工作提出了更高的要求，在新農村建設中做好檔案工作責任重大、意義深遠。筆者就區縣村級檔案管理工作中存在的突出問題和應采取的措施進行調研。希望能起到拋磚引玉的作用，能夠引起大家的重視。
一、區縣村級檔案管理基本情況
以延慶縣為例，據統計：全縣376個村的檔案工作的資金來源主要靠鄉政府和村委會，每年平均用于檔案工作經費約74元，主要用于購買檔案裝具。全縣村級檔案室保存檔案數量約26300卷冊，平均每年增長約875卷，增長最多的約853卷、最少的約223卷。全縣有45個村檔案室有獨立的檔案庫房，有55個村將檔案、辦公、閱覽、庫房合一，有276多個村與其他部門合用辦公空間，有213個村使用鐵皮柜存放檔案，74個村使用木質檔案柜存放檔案，70多個村使用塑料盒存放檔案。有300個村沒有安裝防盜門窗，344個沒有安裝空調，325個沒有滅火器。全縣有14個鄉鎮將檔案工作設在行政辦公室，1個鄉鎮設在黨建辦公室，全縣15個鄉鎮檔案員均為兼職，平均兼職3項，一般包括：婦聯、共青團、信息公開、保密、公文收發、傳閱等。
總的來說，通過落實《北京市新農村建設檔案工作測評辦法》和區縣檔案局、農委、民政局聯合下發的《區縣新農村建設檔案工作測評標準》，區縣各鄉鎮村檔案意識明顯增強，村級檔案工作呈現出領導重視、制度健全、措施具體、注重實效的良好局面。鄉村檔案工作各有特色，檔案的歸檔率和完整率有所上升，有效地促進了全縣鄉村檔案工作的規范化建設，村級檔案的歸檔范圍進一步豐富，鄉村重大活動、重點工程檔案及反應本地區特色檔案的收集得到了加強，村級檔案的主動收集意識逐步提高，村級檔案的集中統一管理逐步實現，鄉村檔案的安全意識不斷增強，促進了全縣鄉鎮村檔案工作整體水平的進一步提高和發展。
二、區縣村級檔案管理工作存在的突出問題
村級檔案在不斷規范的同時，隨著經濟社會的發展，各個方面、各個領域工作對檔案工作的要求越來越高，而現狀與不斷增長的需要之間的差距越來越引起社會各界的高度關注。因此，筆者認為村級檔案管理工作存在的問題，主要有以下幾個方面：
（一）村級檔案意識薄弱區縣各鄉鎮村之間的經濟發展不平衡，所以，村級檔案工作的發展也產生了不平衡。經濟條件較好的和檔案意識比較好的村，村級檔案工作做的就好一些。而經濟條件差的村，村級檔案工作的難度就大。還有的村干部缺乏檔案意識和法規知識，檔案工作在農村工作中的位置擺的不正，檔案的作用發揮的不好。有的村沒有專項經費或工資，總認為村級檔案工作上級不給經費，費時費力，產生不了經濟效益。所以，有的村干部積極性就不高。村級檔案管理人員有的為村會計、婦女主任等兼任。他們文化不高，有的年齡大，檔案業務不熟練，操作電腦有點差，總的來說，不能適應村級檔案工作開展的需要。但大多數村是村官幫助整理、管理檔案，他們在村時間短，最多兩年就考走了，造成檔案管理的斷檔，新來的村官還得從頭學起，造成了村級檔案整理的不銜接。
（二）村級檔案管理隱患較多
有的村檔案室沒有專設，檔案也沒設專柜，檔案存放沒有次序。首先是集中保管沒有實現，有的村檔案存放在村干部手里，各管各的，村級檔案丟失現象有可能發生。其次是村級檔案保管設施較差，有些村不按規范整理只是存放于大木櫥中，長時間下來，損壞現象嚴重。但也有些村建立有專門的檔案室，村級檔案整理比較規范，管理也符合要求。但普遍是村檔案室與村辦公室一起用，有的村檔案庫沒有鎖并和雜物庫房在一起，條件太差，個別村的檔案還保存在村干部的家里。檔案借閱沒有登記。個別村借用檔案，不及時歸還。這樣，就產生了一些重要的村級檔案嚴重不全，給村級各項工作造成了較大影響。
（三）村級檔案收集的不齊全完整
從保管的村級檔案數量看，有的村是上百卷；有的村是十幾卷；有的村檔案寥寥無幾。主要是沒有歸檔意識，使村級黨支部和村委會的會議記錄、干部名冊、村級的土地流轉、承包合同、林業和水務普查等重要文件、檔案材料不及時歸檔。產生了矛盾與糾紛時說不清，沒有檔案可以查詢考證，使村集體和村民利益受到損害。另外，有的村檔案不齊全完整，有的只歸會計檔案、不歸文書檔案，致使村級檔案資料收集不齊全，主要體現在：一是案卷中大多數材料是鄉鎮來文，而一些村里自身形成的涉及農民個人利益的經濟合同、土地流轉、林權改革、醫療養老保險、勞動就業、糧食直補、黨員補助等方面檔案沒歸檔；有的村反映農村實際工作等各個方面的會議記錄大多數在村干部手里沒有全部收集歸檔。二是村級重點工作和重點工程的檔案材料收集的少，如：對農村農業綜合開發和新農村改造重點建設項目、創先爭優、農民增收、結對幫扶、農村危舊房改造、陽光浴室、街道路燈、衛生改造及宜居工程等形成的檔案，收整工作較差。三是其他載體的村級檔案收集更少。
（四）村級檔案整理不規范
主要表現在：一是一些檔案材料的保管期限劃分不準確，少數村的檔案甚至未劃分保管期限，只是組成卷，裝訂成冊。二是檔案書寫材料不符合要求，有的用紙容易褪色，不宜長期保存。三是檔案裝具材料差，檔案卷皮質量不符合相關標準，什么樣的盒都有，案卷封面書寫不規范，標題不準確。四是檔案排列混亂，有的村缺少檔案目錄。
三、規范村級檔案工作建議
加強區縣村級檔案工作，改變村級檔案工作滯后現狀，達到《北京市新農村建設檔案工作測評辦法》和《區縣村級檔案管理辦法》的有關要求，推動新農村檔案工作上臺階、上水平，筆者認為應進一步做好以下幾個方面的工作：
（一）爭支持建機制是關鍵
爭取領導支持是做好村級檔案工作的關鍵。改變領導不重視的觀念，積極爭取領導支持，切實解決檔案工作中的人、財、物等實際問題，舍得投入，使村級檔案工作有保障。北京市和各區縣檔案局與農委、民政局等單位配合，發出了《北京市新農村檔案工作測評》的通知，同時各區縣也制發了相應的測評辦法和細則，并與各區縣、鄉鎮分管檔案的領導積極協商，爭取支持，從而使行政村的檔案檢查工作得以順利展開。有的區縣委、政府始終把檔案管理工作納入到對鄉鎮黨委、政府的年終考核，將考核結果作為評先的依據。區縣檔案局負責村級檔案業務指導工作。有的鄉鎮人民政府要把檔案管理內容列入村級工作目標考核，加強對村級檔案的指導，并適當加大對村級檔案工作的投入，沒有條件的村可以采取村檔鄉鎮管的方法，健全有效的長效機制。各村應將村級檔案工作列入議事日程，明確分管人員、建立規章制度，使村級檔案工作做到規范有序、科學發展。
（二）加強培訓是管理的手段
區縣檔案局應加強村級檔案人員的培訓和培養，提高村級檔案員的業務能力和業務水平。一是開展集中培訓。利用春季農閑時節，到各鄉鎮對村級檔案員開展集中現場培訓。培訓內容要深入淺出既有理論，更要重視實踐。各鄉鎮村級檔案管理人員每年要進行檔案業務培訓。二是開展個別培訓。對檔案業務知識相對較薄弱的行政村，各鄉鎮有針對性地開展個別、專項檔案業務培訓。并對有條件的村級檔案員，進行村級檔案編研、計算機應用、村史和歷史沿革等編寫的專題培訓，提高村級檔案員現代化管理水平，為新農村檔案工作開展服好務。
（三）明確歸檔范圍是整治的具體措施
為了更好地做好村級檔案工作，鄉鎮村檔案工作人員要明確村級檔案的歸檔范圍，努力做到應收盡收；齊全完整的把應歸的村級檔案材料收集到村檔案室。考慮到村級檔案管理人員的知識水平，區縣檔案局和各鄉鎮要根據各區縣村級檔案工作情況，結合各村的實際，制定好各村的檔案分類大綱、歸檔范圍、保管期限表，統一印發給各村供參考，使其知道哪些檔案應歸，哪些檔案不應歸，以及村級檔案的分類和保管期限。為了保證村級檔案的歸檔質量和檔案整理的規范化，應著重抓好以下兩項工作。一是嚴格實行年度歸檔制。鄉鎮檔案人員要積極督促、指導村級檔案管理員對上年形成的文件材料，于每年6月底前完成立卷歸檔，不能有積存文件。二是嚴格檔案立卷歸檔質量，不同類別檔案要符合相應檔案標準和質量要求。
（四）積極提供利用是管檔的目的
管好建好利用好村級檔案資源，是做好村級檔案工作的最終目的。區縣檔案局、鄉鎮、村檔案部門和檔案人員應努力做好村級檔案利用工作，方便農民。并通過檔案查詢、電話預約、政府信息公開、檔案展覽、檔案編研及檔案數字化信息網絡查詢服務和檔案館日活動、檔案超市、趕檔案大集等宣傳活動，方便農民群眾利用檔案信息資源，使農民不出村就能查詢利用檔案信息資源。要充分發揮檔案作用，讓農民認識到村級建檔的好處。
（五）依法治檔是規范管理的保障
區縣和鄉鎮、村各級部門要做好《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》的宣傳，多種形式地擴大檔案工作影響，進一步提高檔案意識，充分發揮檔案不可替代的憑證和依據作用，不斷提升村級檔案工作理念，創新村級檔案工作模式。并深入鄉鎮、行政村，對檔案工作開展專項執法檢查。對執法檢查中發現的問題給予及時反饋，并提出整改要求。對在檔案管理工作中的違法違規行為，要按照《中華人民共和國檔案法》、《北京市實施中華人民共和國檔案法辦法》等有關法律法規，給予行政處分或罰款。構成犯罪的，依法追究其刑事責任。通過檔案執法，優化環境，促進村級檔案工作依法開展，更好地為社會主義新農村建設服務。
1 目前我國街道辦事處檔案管理存在的主要問題
1.1 基礎設施設備的建設難以滿足街道辦事處的需求
科技的發展日新月異，也給我們的日常生活與工作帶來了巨大的改變，尤其針對檔案管理這一項關鍵工作，街道辦事處檔案管理者必須從理念層面進行思維的轉變，重視檔案管理模式的更新。可是由于目前很多街道辦事處管理人員的教育程度不高，年齡較大，難以跟上時代的潮流，思維被傳統模式束縛，很難在真正意義上領悟到先進技術對于檔案管理工作的深刻影響，因此直接導致街道辦事處檔案管理工作內部的資金投入不足，甚至很多管理者選擇將這有限的資金投入到其他工作領域中，完全忽略了實時革新給街道辦事處檔案管理工作帶來的優勢。如今很多街道辦事處的檔案管理室以及內部的設施設備尚未達到相關要求，使用的極其年代久遠，客觀上不能滿足街道辦事處整體機構對于信息的需求。另外，很多街道辦事處沒有實現信息數字化，仍然將許多重要的紙質文件資料安放在雜貨間中，這樣雜亂且沒有規律的儲存模式很容易造成重要資料的安全問題。同時，由于缺乏妥善的檔案管理制度，街道辦事處沒有完善的檔案儲存箱或者是?n案裝具，這樣不科學的安排給街道辦事處的檔案管理工作帶來了很多潛在隱患。
1.2 街道辦事處檔案管理工作人員專業素養不足且流動性高
由于街道辦事處所要接觸管理的事物相當雜亂且繁瑣，大多數工作項目也具有強烈的時效性，因此很多時候辦事處會出現工作量太大，員工數量不夠的現象。為了臨時解決這些問題，街道辦事處管理者往往選擇招聘一些兼職人員來填補空缺。再加上街道辦事處工作人員的流動性高，直接導致街道辦事處工作人員的專業素質難以提升，高頻率的人員變動直接影響其他人員的工作效率，同時也會擾亂檔案管理專業團隊的建設工作，從而導致街道辦事處檔案管理工作人員的培訓課程達不到理想的效果。如果這些問題得不到足夠的重視與解決，那么長久下去就會造成檔案管理工作內部員工的工作積極性差，專業技能跟不上辦事處的運轉速度，進而導致整個辦事處的工作效率下降。
1.3 街道辦事處檔案的收集整理工作不全面
目前，很多街道辦事處檔案管理工作的源頭即檔案資料的收集整理不全面。就現在的工作模式來說，街道辦事處都是采用各個部門負責整理自己部門的材料，相互之間并不進行實時交流與溝通，因而會存在很多重復整理的文件。并且，當其他部門的工作人員前來所索要相關文件時，本部門的人因害怕重要文件泄密，往往選擇放棄文件信息的共享。出現這種現象的主要原因還是因為街道辦事處管理者的管理理念尚未改變，管理模式依然停留在過去，再加上檔案管理工作人員流動性高，工作經驗不足，不能深刻意識到檔案科學有效管理的現實意義，只是單純地進行傳統的機械化的資料收集與整理。
2 街道辦事處檔案管理相關問題的合理應對方式
2.1 加強街道辦事處管理者對于檔案管理工作的重視度
提高街道辦事處檔案管理工作效率與質量的首要條件就是得到相關管理者的重視和支持。經過實地調研我們發現，街道辦事處管理者對檔案管理工作的認識程度直接影響街道辦事處檔案管理工作的效果。越高的領導重視度最終獲取的工作成果就越多，反之相反。可是，因為街道辦事處所要處理的事務太過繁瑣，大多數管理者都難以投入過多的精力與心思放在檔案管理工作中，所以這就需要依賴檔案管理工作人員可以沉靜下來，通過整體團隊的積極努力獲得上級領導的支持，按照要求實時向上級領導匯報工作進度與相關安排，包括在工作中出現的各類問題，不可以放過任何細節。在基層員工與上級領導的充分溝通和交流下，讓上級領導可以充分認識檔案管理工作在街道辦事處中所處的重要地位，只有管理者意識到檔案管理工作的實際價值，才有可能解決這些現實問題。
2.2 提高資金投入量，引入先進的設施設備
提高街道辦事處檔案管理的效率與質量，所需的基本條件就是優化檔案管理設施設備。街道辦事處在實施檔案管理的過程中，在加強領導者對其重視度的同時，還要努力提高上級領導對檔案管理相關設備的資金投入，優化老舊的檔案管理設備，在能夠保證街道辦事處其他相關工作順利盡心的基礎下，針對檔案管理合理配置一定的急救設施如防火、防濕等。唯有妥善提高這些硬件設備的資金投入水平，才能全面改善街道辦事處的檔案管理環境，確保檔案資料的安全性，逐步向科學合理有效的檔案管理工作邁進。
2.3 采用專業性強的檔案管理人才，建立科學有效的管理體制
街道辦事處處理的相關事務雖然從整體上來說流程較為簡單，但是信息量大，種類雜多，這就對檔案管理工作人員有著較為嚴苛的要求，在街道辦事處檔案管理部門工作的人員，必須可以迅速適應多變的工作環境，具有較大的開發潛力，在工作崗位上能夠充分展現自己的優勢，不斷提高自身的價值。因此，街道辦事處應該針對這些人員安排實時培訓，提高這些檔案管理員的工作素養的同時，保證檔案管理工作的服務性能。唯有較強工作能力和專業技能的員工基礎下，建設科學有效的檔案管理體制，從整體局面評價員工工作績效，才能實現員工之間相互團結，相互信任，共同進步。
[中圖分類號]R19[文獻標識碼]C[文章編號]1673-7210（2007）07（a）-155-02
醫院檔案是醫院在工作活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案。醫院檔案資料是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步經驗，推動醫療衛生事業的發展都有重要的參考價值。但是，在當前醫院檔案管理工作中，普遍存在著資料歸檔不系統，歸檔資料不完整、連續性差等現象，嚴重阻礙了醫院檔案管理工作的開展，對醫院整體水平的提高產生了不利影響。
1 醫院檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理格局混亂，管理機構職能不明確
醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，形成一個單位多部門管理檔案的格局。
1.2檔案管理制度不健全，檢查考核不落實
在醫院管理中，一般都按照衛生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。
1.3 檔案意識淡薄，檔案資料收集不全
很多醫院著重收集各種紅頭文件，忽略了其他方面的檔案信息，如醫務活動中形成的各種資料、學術活動的情況報告、發表的各種論文和進行的科研課題等，因此，許多醫院的檔案資料零星不全，不能真實準確地反映歷史；另一方面許多從事醫院檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案知識了解不夠。各種原因導致醫院檔案工作者對檔案管理的責任心不強，使許多重要的檔案材料流失。
1.4 觀念落后，創新意識不強
由于檔案工作效益的滯后性，大多數檔案工作者認為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環節完成后，基本上就“萬事大吉”了。在工作中，習慣于“坐等待收”的服務方式，對遇到新情況、新問題胸中無數，不善于捕捉新信息，難以開創檔案工作的新局面。
1.5 對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明
隨著社會的發展，檔案的內涵和外沿都在發生變化。在醫院，檔案的范圍也從當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、影像檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案、計算機磁盤檔案、計算機數據檔案等。由于對納入檔案管理的內容沒有明確的要求，各醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
1.6 檔案管理不能與醫療業務建設同步規劃、同步發展
在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。
1.7 醫院檔案現代化管理手段應用較差
隨著檔案管理的數字化，電子文檔應運而生，這些文檔無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質屬性、來源等方面都與紙質文件有很多不同。另外，檔案管理者缺乏專業培訓，對電子文件整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等，缺乏足夠的應付能力。
2 提高醫院檔案管理水平的處理對策
2.1 完善機構，健全網絡
醫院應設立全院綜合檔案室，配備專職、兼職檔案員，并成立醫院檔案綜合管理領導小組和監督小組，監督指導全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開發利用等工作；同時，醫院應建立較為規范的各類檔案庫房，并指定專人管理。
2.2 制訂合理的檔案管理制度及相應的考核制度
首先，檔案室要建立完善的規章制度，以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康持續發展；其次，要建立有效的激勵機制和考核制度，將檔案管理與部門領導工作實績考核獎懲掛鉤，以促進檔案管理的規范化；并將檔案建設作為各科兼職檔案員的年度考核內容之一，以提高他們的工作熱情，促進檔案事業的完善發展。
2.3 加強檔案管理者的職業道德修養，增強責任心
檔案管理者的職責是維護檔案的完整與安全，應做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指檔案保管應完好無損，不因各種不利因素而使檔案損壞；不丟指要保證檔案絕對安全，不因工作疏忽而使其遺失或被竊；不散是指檔案保管應相對集中；不亂，就是要求檔案保管整齊規范，有據可循、有目可查。
2.4 重視人才培養，提高人員素質
醫院檔案管理人員的專業知識普遍缺乏，如果再滿足于現有的知識水平，那么醫院檔案的現代化管理就會成為空談。因此，不但要對醫院檔案從業人員進行檔案管理現代化的知識培養，而且要提高檔案意識和法制觀念，同時作為醫院檔案的管理者，也要涉獵醫學書籍，懂得一些醫學常識，這樣在為臨床一線的醫、教、研服務時，會更加得心應手，有的放矢。
2.5 開發利用檔案資源，為醫院工作服務
檔案種類多，收集難度大，利用量大是醫院檔案工作的特點。這些檔案的歸檔時間、地點，各醫院的做法也不一致。不管何種形式，都應按照檔案工作標準化的要求、程序，及時、完整地收集，整理，立卷歸檔。大力開展檔案的編纂工作，編寫各種匯編材料，可以大大減少原始檔案、文件的直接利用，緩解保存與利用之間的矛盾，多角度多層次地為醫療、科研、教學、預防、管理服務。
2.6 掌握計算機操作的技能，建立信息網絡
作為新時代的檔案管理者，不僅要熟練掌握計算機應用的基本知識，還要學會建立各類檔案數據庫,提高計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務。將檔案內容分門別類輸入計算機，具有檢索快捷、方便、高效等優點，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的。
關鍵詞：檔案管理 存在問題
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
工程檔案管理存在的問題
1 檔案意識淡薄
目前存在施工企業，對工程檔案管理的重要性認識不到位，重施工生產輕檔案管理的現象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責任意識。工程技術資料的收集整理，本應始于工程開工，終于工程竣工，有的單位未能即使列入工程日程，與工程施工不能同步；有的專業技術人員，把資料的收集整理看作是額外負擔和份外之事，往往采取應付和湊合的態度。在一些工程項目中，平時不重視工程檔案和內業資料的收集和整理，一旦得知業主或上級要來檢查，就搞突擊、補資料，臨時抱“佛腳”；有的單位對檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對其工作的支持力度不夠，使工程檔案管理工作處于被動局面。
2.人員設備不足
這是一個較為普遍存在的問題。現在施工企業工程檔案的管理體制一般分為三個層次，一是集團公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項目資料室。就前兩個層次來講，目前的問題是人員較少，庫房擁擠，設備陳舊。有的單位甚至因為檔案無庫房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計算機是“退役”的，管理軟件落后，運轉速度慢，不利于工作的開展。對工程項目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項目經理臨時指派缺少檔案管理知識的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應的設備，往往使應該歸檔的資料分散在專業技術人員手中。由于工作繁忙，人員調動，個人保管不善等多種原因，有時寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非常可惜。
3.歸檔時間滯后
對一個工程項目而言，工程竣工以及檔案資料的移交，一般分為三個部分，一是工程項目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內容按事先規定的范圍辦理；二是工程項目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設單位（發包單位、業主）業主移交，移交內容按歸檔范圍進行；三是工程項目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團公司檔案管理部門。按規定時限，一般工程在工程竣工驗收后3個月內、綜合性大型工程在6個月內，必須按規定向有關檔案管理機構移交。現在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設單位（發包單位、業主）的工程檔案移交相對較好，而向集團公司和本單位（子公司）的移交工作則嚴重拖后。有的工程甚至竣工已經數年，工程檔案仍未能移交。檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業不能即時有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進技術進步和提高競爭能力，不利于維護企業的合法權益。
4.檔案質量欠佳
按規定，檔案資料應做到圖物相符、數據準確，填寫、審批、簽章手續要完備，不得擅自修改、偽造和后補，應達到完整、準確、系統符合歸檔要求。可目前的實際情況是，離規定尚有相當大的差距。有的項目部怕麻煩，原始資料填寫得不完整、不及時;對竣工資料不按規定進行整理;部份歸檔資料不具有完備的法律手續，應該提供原件，但只有復印件;個別項目還有弄虛作假現象，等等。
二、處理措施
1.提高認識，加強對檔案工作的管理
要搞好工程檔案工作，必須充分認識工程檔案的作用，尤其是要強化企業領導和廣大專業技術人員的檔案意識，使他們認識到工程檔案是國家基本建設項目檔案和科技檔案的組成部份，是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備，是國家和地方進行建設規劃的基礎和實施有效管理的重要依據，也是一切建(構)筑物進行維修、改建、擴建和進行防災、抗災、減災以及戰爭破壞后恢復重建的重要依據。充分利用工程檔案這個寶貴的信息資源，也可以促進施工企業的技術進步和經濟效益，維護企業的合法權益。
2.增加投入，配備必要的人員和設備
為了保證工程檔案工作的正常開展，應按照《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》等有關法律法規的規定，配備能保證檔案資料安全的庫房和設備;庫房內應當保持適當的溫度和濕度，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
要設置與工程檔案資料工作任務相適應的機構，配備檔案管理人員，形成一個從上到下的檔案管理網絡。對檔案人員不能臨時指派、隨意調動。如要變動，要做好交接工作，以便前后銜接。特別要指出
的是，相當一部份工程項目無專職檔案管理人員，不能及時收集、整理檔案資料，應該盡快改變這種狀況。
大中型項目由于工程量大，資料數量多，施工時間相對較長，擬配備經培訓合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應參加生產調度會或工程例會，參加工程安全質量檢查，參加工程驗收，使檔案人員了解工程動態，及時收集、整理原始資料，保證檔案工作與工程同步。
3.采取措施，提高檔案人員素質
檔案人員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，除必須具備良好的政治思想素質外，還應具備一定的土木工程專業和檔案專業知識，如應熟悉國家和相關省、市檔案工
作法律、法規、政策、規定、標準等;能看懂土木工程施工圖;了解各種建筑結構施工技術和方法;熟悉工程建設檔案的內容、范圍，掌握工程檔案收集、編制、整理的方法;了解文秘知識，熟練使用計算機等等。因此，對從事工程檔案工作的人員，必須選用適當，進行嚴格培訓，經考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。
同時，還要加強對檔案人員責任心、事業心的教育，組織業務學習。通過培訓、交流、觀摩、討論、搞知識競賽、單位間互相走訪學習等方法提高業務水平，提高檔案人員素質。
4.規范管理，進一步建立和健全相關制度
近十年來，國家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關的法律、法規，初步形成了檔案管理法規體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環節，使檔案工作有法可依，有章可循。
但就施工企業內部來講，雖對檔案工作有了一些具體的規定，但不系統、不完善、不精細，例如，有的企業對內部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰;歸檔內容、時間和流程不甚明確;考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業應進一步建立健全工程檔案及內部資料的形成、積累、整理歸檔制度;明確“分級管理、科學收集、統一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等，使施工企業的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進行。
5.嚴格要求，加強對檔案工作的指導與監督
工程檔案管理工作的專業性很強，在工作中難免會遇到這樣或那樣的問題，因此，上級檔案管理部門應定期或不定期地對下級檔案管理部門，尤其是對工程項目部的檔案工作進行檢查與指導。在工程
【關鍵詞】基礎工作；檔案管理；現代化
1.檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
我國檔案管理基礎工作存在的不足。
總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。
二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。
五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
2.實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
2.1全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2.2重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
2.3結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
2.4統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
2.5規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
3.加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
3.2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
[關鍵詞]醫院檔案管理 存在的問題 對策
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）31-0172-01
醫院檔案的管理是醫院管理工作的重要內容之一。但在部分醫院，往往由于重視醫療質量和醫療技術的管理和提高，而勿略了檔案管理的重要性，使其未能充分發揮應有的作用。有鑒于此，筆者總結近年來的工作體會，試從病案、醫療設備檔案、醫院人事檔案等幾個方面管理中所存在的一些常見問題及應對的策略做一淺述，以供同道參考。
1 病案的管理
病案是記錄病人從入院到出院全過程的詳細醫療診治情況的書面記錄，它不僅是臨床醫療、科學研究和教學的重要工具，而且還是國家法律認可的法律文書，具有提供醫學法律依據的法定功效，同時還是醫療保險索賠的必要參考依據。
1.1 病案管理中存在的問題
1.1.1 領導的忽視及機構建設問題：主要體現在病案管理工作人員配置及工作環境等方面上。工作人員不足，則使病案管理工作質量難以保證，進而導致病案信息的準確率下降；工作環境差，則使得病案的存放和借閱均受到影響，致醫務人員經常將病案外借帶回，極易造成病案不能按期歸還，甚至丟失的惡果。
1.1.2 人員素質問題：由于病案管理人員的專業水平與管理能力的不足，不僅使病案管理的質量下降，而且也不能完全滿足服務對象的需求。同時，由于部分醫務人員自身的素質等問題，其書寫的病案質量低下，信息填寫不完整甚至失真等情況時有發生，使病案的實用性大打折扣。
1.1.3 管理問題：由于病案信息不能直接為醫院創造經濟效益，因而醫院領導會疏于管理，加之某些臨床醫務人員的責任心不強，必然會出現這樣或哪樣的問題，使得病案的真實性在醫療糾紛中往往受到質疑。
1.2 對策
1.2.1 強化領導的管理作用：領導的重視是搞好病案管理的關鍵。要建立由院長牽頭，業務院長具體負責，各相關科室主任參加的病案管理和質量檢查小組，定期對病案管理中發現的問題進行研討解決。要充分發揮病案管理委員會的基本職能，使病案管理工作能夠細化、量化、常態化，定期或隨時對病案規范化管理上存在問題進行認真分析，拿出一些切實可行的解決辦法供院領導參考。
1.2.2 改善服務環境，強化硬件建設：盡可能改善病案的存放和借閱環境，最大限度的減少病案遺漏或丟失，確保病案的完整性、連續性和可靠性。同時，要加大病案管理的硬件投入，積極應用計算機等現代化的信息管理系統，提高病案管理的水平和使用效率。
1.2.3 完善病案管理制度：醫院要制訂完善病案管理的各項規章制度，確保病案的歸檔、借閱等均有章可循，杜絕病案歸檔、借閱過程中的種種弊端，更好地實施病案規范管理工作，提高病案信息資源的對外服務質量。[1]
2 人事技術檔案管理
人事技術檔案是單位在管理所屬人員時形成的以每個人為單位而集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面考察了解、正確評價和使用人材的重要依據。
2.1 人事技術檔案管理中存在的問題
2.1.1 管理制度和管理方式的相對落后 很多醫院不僅沒有嚴格的人事技術檔案管理制度，而且在管理的方式和手段上仍十分落后，如沒有獨立的檔案室存放資料，沒有配置單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員仍一直采取手工編輯、檢索，致使人事技術檔案材料不能及時歸檔整理。
2.1.2 衛生專業技術檔案的缺失或不完整 衛生技術檔案包括專業技術人員的學歷、學位、繼續教育、進修、專業技術任職材料以及論文、專著、科研成果及各種獎罰資料等，這些資料對專業技術人員的管理、職稱晉升、干部選拔等方面都有十分重要的意義。然而，目前很多醫院尚未建立獨立的衛生專業技術檔案，或雖有建立，但收集歸檔的資料很不完善。[2]
2.2 對策
2.2.1 健全檔案管理制度，改變落后管理方式 要建立完善各種人事技術檔案管理的規章制度，增強服務意識，由被動服務向主動服務轉變，及時對人事技術檔案進行補充、收集、更新，同時，要引進現代化技術和設備進行管理，建立人事技術檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事技術檔案資源的合理配置和利用。
2.2.1 建立健全衛生專業技術檔案 衛生專業技術檔案的建立是醫院檔案管理區別于其它單位檔案管理的特點之一，是醫院檔案管理的重要環節。因此，不僅要建立衛生專業技術檔案，而且一定要保證衛生專業技術檔案的全面性、完整性及時效性，進而為醫院在管理、選拔、使用衛生專業技術人員時提供準確及時的信息。
3 醫療設備檔案的管理
醫療設備檔案管理，是指醫療設備在申請、論證、購買到臨床使用、維修養護、報廢的全過程中所產生的各種載體資料的收集、歸納、存貯，它包括各種文字圖紙資料以及照片、光碟、軟件等等。
3.1 醫療設備檔案管理工作存在的問題
3.1.1 歸檔內容的缺失或不完整 由于部分醫院設備科管理人員責任心不強，不能積極主動的與相關設備使用科室進行積極溝通和了解，沒能及時的收集和掌握到相應資料，因而造成歸檔內容的缺失或不完整。
3.1.2 管理手段的滯后 部分醫院不僅沒有配置電腦等現代化的信息收錄設備，甚至還采用原始的手工操作等方法進行醫療設備相關信息的收錄，嚴重制約了醫療設備檔案的管理及使用價值。
3.1.3 檔案使用率不高，使用價值低下 由于醫療設備檔案歸檔的內容不完整，導致其使用率不高，如在設備的購置、更新、維修等方面，因沒有充分的參考利用已有醫療設備檔案，往往導致一些決策性的失誤，帶來不必要的經濟損失，甚至出現重復購置等情況，不僅沒能為臨床提供有效的服務功能，而且還造成了很大的浪費。
3.2 對策
3.2.1 強化歸檔內容的完整性 為保證醫療設備檔案的齊全、準確，必須將設備檔案資料的收集工作與設備的購置管理、設備驗收、安裝調試管理、設備使用管理及設備檢修管理等工作同步進行方可。
3.2.2 加強硬件配置，充分運用現代信息化管理手段 應在盡可能的條件下，對醫院現有的各種醫療設備檔案資料進行智能化管理，淘汰落后的手工操做，進而保證設備檔案資料的完整性、可靠性及時效性，使設備檔案管理水平不斷的得以提高。
3.2.3 充分發揮檔案的使用效率，提高其使用價值 應充分認識到醫療設備檔案在醫療設備論證、購置、使用、維修及醫、教、研等方面的重要作用，不斷提高其使用的效率，進而使其利用價值達到最大化，更好的服務于臨床的需要。
總之，醫院檔案管理是醫院管理的一個十分重要的內容，特別是病案管理、人事檔案的管理及醫療設備檔案的管理等，更是醫院各項管理工作中不可短缺的一個重環節，要不斷提高對醫院檔案管理重要性的認識，健全檔案管理制度，建立現代化的信息管理模式，通過多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，滿足醫療、教學、科研工作的需要，實現檔案信息資源的共享，進而使檔案信息資源在醫院現代化發展過程中發揮更大的作用。
參考文獻
