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關鍵詞：檔案管理；現代化；質量管理體系
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）16-0190-02
在檔案管理工作體系中，融入ISO質量管理體系標準，無疑使其工作更加具備系統性與專業性，所以這就需要現代檔案管理工作從業工作者能夠具備高度從業素質與社會責任感，有著踏實的工作上進心以及務實的工作態度，以此才能在ISO質量管理體系理論支持下發揮出檔案管理工作的實踐能力及工作水準。此外，處在目前國內產業化經濟逐步提高及其自動化領域技術的愈發完善的趨勢下，也無時無刻不在要求著檔案管理工作必須結合深刻的理論及基礎方法作為指導其工作順利進行的衡量標準。而ISO質量管理體系標準則正是新時期下檔案管理工作的重要執行依據與理論基礎。
一、ISO質量管理體系標準理論基礎簡述
ISO9001質量管理體系標準理論基礎主要包括：為客戶服務著想、組織管理、強調集體參與、基本方法及原則、基本體系標準、應用管理、實踐改革、以及決策安排等。也就是說，ISO質量管理體系主要強調的是以執行文件及其實踐理論、方法等的建立去為客戶群體服務，逐步通過體系標準的改革、應用實踐區展現其現代化全面、周到的服務，以滿足質量管理基本標準，以此才能讓客戶群體放心、滿意；其基本執行原則是深化改革及持續應用。如，根據產品提出一些質量要求，就完全可以通過質量管理體系的不斷深化改革、實踐來贏得客戶的一致好評與滿意。
二、質量管理體系主要內涵探究
ISO質量管理體系標準的內容側重點強調的是質量方面涉及的質量控制、質量管理、質量服務以及組織指揮等活動的管理體系實踐應用。同時，通過標準在內的聯系要素的實踐及改革，可不斷完善質量控制方針，進而達到質量生產與質量服務，使客戶及產業雙方都能滿意。
ISO質量管理體系最為顯著的特性就是其文件程序規范、完整、穩定，并且相關標準文件具備程序化性質。因此，質量管理體系能夠實踐的重要標志則是體系文件程序規范與完善；其主要體系構成要素則是信息載體與主要操作流程。而這些要素發揮作用時，這需要質量體系認證以及年度審核，進而才能決定企業產品生產的質量成果，是否利于其品牌效應擴張。
三、質量管理體系和檔案管理的密切關系研究
（一）體系內容緊密關聯
檔案是直觀反映組織機構單位的活動情況、歸檔、備查各種資料或文件的總稱。因此，檔案形成的主要來源自然是組織單位的一切活動作為載體，而直觀的保存載體媒介則是圖文、磁盤、以及電子媒介等特殊載體，且總體分為紙質載體與電子載體。因此，質量體系文件與檔案記錄等一系列工作流程的關系緊密相連且不可分割。
（二）職責劃分有區別及關聯
檔案管理和質量管理工作的各自職責范疇劃分清晰、明顯，即檔案管理自身自成體系，質量管理體系涉及的相關工作也包括檔案管理。當然，兩者在職責范疇、組織管理、管理方法等也各有不同，有著明顯差異。但不可否認，ISO質量標準程序文件與檔案管理工作在專業名詞、學術用語等方面有很多內容也極為相似。所以，文件與記錄的相當一部分工作流程實則也屬于“檔案”范疇。
（三）深化管理方法或管理手段
檔案管理工作和質量體系標準有著重要銜接與工作業務上的交叉，兩者之間正確實踐應用，可起到良好的制約效果，達到兩者體系內容的依存、輔助作用。因此，為了充分貫徹ISO質量管理體系標準，加強程序文件及資料資源的整合至關重要。其需要不斷深化文件生成、審核流程、統一格式等工作改進之處，使其更利于保全文件資料的真實性和可靠性。
四、應用質量管理體系標準對檔案管理的重要促進作用
檔案管理體系工作內容本身具備嚴格的操作性、專業性以及系統性，而應用質量管理體系執行標準能夠使檔案管理工作事半功倍，更能滿足其現代化從業要求，真正提高檔案管理工作的實踐效率，保證其執行成果完全實現有章可循與有據可依，進而能夠使從業工作者責任明晰，更具高度社會責任感，逐步形成一套權責利清晰的現代化作業模式，不斷促進從業水準與作業質量的大幅度提升。具體而言，在現代化檔案管理中應用質量管理體系標準具備的主要作用彰顯在以下幾方面。
（一）服務意識及質量觀念的促成
憑借質量管理體系標準及其理論、執行原則、方法等的不斷深化與實踐應用，能夠使現代化檔案管理更能滿足內業工作需求，同時能夠按照指導原則全面完成質量服務，把服務工作重心對象前移，即強調面向大眾，客戶最終評價服務標準是否能夠達到滿意需求。
當然，處在當前新時期下，檔案工作者自身也要正確樹立從業觀念，把質量服務工作做好，以此才能在服務工作實踐開展過程中，對客戶群體的服務滿意程度做到知根知底，心里有數，挖掘出主要信息資源，利于內部體系工作內容的決策實現及改革。而現代化檔案管理工作配合質量管理體系標準內容，可進一步提高自身工作范疇內的資源優勢，建設客戶關系網，并利于工作者或員工的服務觀念與意識的提高。
檔案反饋的收集、分析與匯編是提升檔案信息資源管理、進程執行力度、開發質量的重要舉措。憑借反饋信息的整理籌劃、分析與加工匯編，能夠及時掌握到市場發展建設需求，并使得檔案工作的建設思路更加暢通，從而才能高效地開發檔案信息資源，使得資源充分利用而非閑置，服務于市場經濟與社會各組織主體。
（二）促進工作規范化
檔案管理工作于ISO質量管理體系產業相關工作的服務宗旨及理念，必須具備超強的服務意識、工作責任觀、以及先進的管理模式，這樣才能使質量管理等一系列服務性第三方產業或者企事業等有關組織機構實現正規運作。以往，檔案管理工作流程要經過繁縟的文件起草、刪減修改、包括打印、傳遞、后續籌劃及歸檔等都需要紙質載體。而經過現代質量管理體系標準配合現代信息化產業技術的強力支持，能夠高效完成文件起草、索引、以及登記、統計籌劃等工作流程，讓繁縟的檔案工作流程實現高度自動化。因此，質量管理體系工作標準的實踐開發運用，能夠大幅度提高檔案管理工作的辦公效率及作業成果與質量。
（三）應用ISO質量管理體系標準，保證信息資源完整可靠
信息資源是公司或者相關其他產業單位的重要寶貴資源。而檔案信息資源更具絕密性，要求真實、完整、可靠、并且能夠保證公司或者機構的正常運轉，這樣才能使自身組織單位保持良好競爭優勢，利于企業資產的保全，使管理機制的實踐性更加突出。同時，在檔案管理業務工作方面，通過質量管理體系標準作為方法、理論的技術支持，能夠利于信息安全評估，降低決策不當造成的風險損益，實現全程控制化動態管理，保全信息資源的可控性與真實完整性。
五、為提高檔案管理工作成果應用ISO質量管理體系標準的主要措施探討
（一）加強信息化建設，保證工作執行成果
信息產業技術盛行的時代，檔案管理的內需建設尤為重點，即檔案管理內涵與外延服務強度逐步提升，信息屬性已經成為時代反映檔案實質的基本特征。光盤、刻錄、計算機信息技術對檔案管理系統工作的輔助作用很大。也就是說，信息產業技術已經成為了現代化檔案管理工作各項作業執行的堅實后盾，這就要求檔案管理工作需摒棄傳統僵化、桎梏的觀念及意識，要具備科學的現代化從業思想觀。而推行質量管理體系標準，就是推行全新檔案管理理念，使得檔案管理工作能夠與國際水準接軌，逐步更新觀念及充實體系知識內容等，以此才能提高質量管理體系標準內容的執行質量與效率。
（二）在檔案管理中制定執行標準
檔案的收入過程、啟封、登記時間、包括借閱操作、歸檔審核等多個流程都要以質量管理作為依據與憑證。其目的是為了更好的結合質量管理體系標準進行檔案從業工作，使檔案管理更具現代化、專業化與系統化。
（三）提高檔案管理質量與效率，需強化從業人員工作素質
對檔案管理工作而言，其工作人員必須要結合工作流程、自身職業判斷能力、服務意識、社會責任感、管理思想、管理手段等進行效率化工作。否則，在應用質量管理體系標準進行實踐時，影響的是整個檔案管理工作進度。因此，為保證從業人員的素質及工作水準的提高，必須要加強信息化建設、自身專業深化、以及掌握各項產業資歷技術等，以此才能不斷提高理論水準，更好地將檔案工作管理的職責、應用到實踐中去。
六、結語
ISO質量管理體系標準的不斷深化改革、實踐應用對檔案管理工作而言，所具備的現實作用和指導意義非常重大。因此，如何加強檔案工作者及相關從業人員的組織能力、從業素質，不斷提高基礎專業技能顯得異常重要。也就是說，檔案管理工作人員應堅持“加強領導、上下聯動、整體推行、積極創新”的基本執行方針，重視中高層干部示范作用以及落實全體人員的基礎與參與作用，最終獲得高效成果。
參考文獻：
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1.理論研究
自從企業內部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業檔案，一些管理專家也都提出內控管理機制中必須要加強檔案管理。如法國管理學家亨利•法約爾認為對“管理機器”加以考察可以評估并指導企業進行改進，他所指的“管理機器”即為“包羅現在、過去和將來的記錄系統”，這里的記錄系統可以理解為企業檔案系統。而另一位管理學家盧卡•帕西奧利也強調必須關心內部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內部控制”，這是早期企業檔案管理與內部控制的雛形。可見在經典管理學家們眼中，完整的企業記錄和檔案系統是企業極為重要的管理依據和控制手段。當前，有學者對檔案管理與企業內部控制關系研究現狀進行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(CNKI)數據庫為基礎，檢索出有效中文文獻18篇，相關書籍1本；以EBSCO數據庫為基礎，檢索出有效英文文獻12篇，相關法規標準2部；加上我國頒布的《企業內部控制基本規范》(以下簡稱《基本規范》)以及《企業內部控制應用指引》，共計35份文獻。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強調組織的檔案管理對組織內部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業內部控制關系的研究還處于探索階段，研究成果數量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實踐發展
自2001年以來，國內外相繼出現了一系列大型上市公司的會計欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業控制的嚴重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實性、完整性都做了強制性要求，同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認識到，作為市場經濟的主體，企業只有提高內部控制能力，使企業的各項活動和資源都能夠處于可控、優化狀態，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會制訂了《基本規范》，隨后越來越多的企業也開始執行并制定適用、有效的內部控制制度。通過閱讀可以發現，《基本規范》中多個條款與企業檔案管理直接或者間接相關，檔案管理作為企業信息控制的關鍵，在企業內部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業也逐漸認識到了這一點。如中國長城資產管理公司將檔案作為一個重要的控制點，建立了以“三鐵(即鐵規章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項工作在合規合法的前提下高效運轉。我公司在制定《內部控制手冊》時，也將相關的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業內部控制的相互關系
《基本規范》第五條提出企業建立與實施有效的內部控制，應當包括五大要素，即內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。其中“信息與溝通是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通”，這里的信息包含了企業檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務功能。可見，檔案管理與企業內部控制是緊密相關、不可分割的。
1.檔案管理對企業內部控制的作用
企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價值，即具有參考作用和憑證作用。在企業內部控制過程中，這一作用的發揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業各項活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說，在現代化企業管理中，檔案管理負責信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務的循環運行，參與到企業管理的各個階段，是企業信息控制的關鍵環節。企業檔案既是企業有形資產的記錄和憑證，也是專利權、商標權、知識產權等無形資產的依據和證明，在企業創新、企業管理和規避風險中具有不可替代的作用，并為規范企業管理、輔助生產經營、維護企業合法權益和企業職工利益、完善法制經濟、解決企業紛爭提供信息支持?？梢?，企業內部控制制度的有效運行，離不開完善的檔案管理工作。
2.企業內部控制對檔案管理的影響
企業的內部控制機制能夠有效記錄并監控企業所有活動信息，這對于企業檔案管理也具有積極的影響。首先，企業內部控制強化了檔案管理的規范性。依據內部控制制度的要求，檔案人員需對現有流程進行梳理，對現有記錄的合理、合規性進行重新確認，對遺留問題進行調整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進行核對清理，進而確保各項信息的準確。其次，企業內部控制進一步確保了檔案信息的真實性和完整性。由于檔案的特殊性，內部控制過程中的檔案管理需設置兩個風險防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時要認真履行交接手續，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時，要認真履行查、借閱手續，確保檔案文件材料在此過程中不會發生更改、破損、丟失等情況。再次，企業內部控制完善了檔案管理流程。企業內部控制要求企業的文件材料及其信息自產生時就要處于有效的控制管理狀態，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實現文件、檔案的全過程、系統控制管理，保證文件和檔案之間的連續性。同時由于信息是內部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉變為主動歸檔。總之，企業檔案管理與內部控制工作之間是一種良好的促進和循環關系。做好企業檔案管理工作就能夠促進企業內控能力的提高，而企業的內控機制又反過來完善企業檔案管理工作。
三、企業內部控制過程中檔案管理的強化措施
企業內部控制是一個依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內部控制的角度出發，應該對檔案管理采取相應的強化措施，從而為企業內部控制提供信息保障，促進內部控制工作的有效運行。
1.加強與檔案管理相關的企業法律法規建設
我國有關檔案管理的法律法規和企業檔案管理規定為現代企業檔案管理提供了依據和標準，而《基本規范》為企業內部控制的合理性開展提供了指導和方法。通過分析檔案管理法律法規和內部控制基本規范可以發現，兩者具備相關性，企業內部控制的實現需要檔案管理的支持，然而《基本規范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規定。但是隨著企業內部控制的發展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關部委制定的針對上市公司內部控制的規章中，逐漸對檔案管理提出相關要求。在全國政協十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關于在國家涉及企業的法律法規中對檔案管理作出明確規定”的提案，建議有關部門在制定、修改有關企業法律法規時，具體明確企業必須建立業務檔案和財務檔案，設立合理的保管期限，建立企業檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業檔案管理內容。明確企業檔案的重要性，加強與檔案管理相關的企業法律法規建設，這既是內部控制與檔案管理的相互影響與促進，也是從國家層面出發，建設企業內控與檔案管理長效合作機制的必然措施。
2.加強企業內部檔案制度建設，完善檔案管理體系
企業檔案管理體系是由多種要素構成的工作系統，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統、主要業務內容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設備設施等要素。其中檔案工作制度是企業關于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業務標準、操作細則，它是開展檔案管理的行動指南和業務尺度，是運行和控制檔案管理的標準和依據?！镀髽I檔案工作規范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內容作為一個制度體系予以重點列出，并指出其構成內容包含“檔案工作規章”、“檔案管理制度”、“檔案業務規范”三項內容，說明企業檔案制度的重要性。目前，我國大多數企業的檔案制度相對完善，但隨著時間的推移以及內部控制工作的發展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細則，權責分明，確保檔案的真實、完整，保證檔案工作的高效、規范。同時，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執行情況進行檢查，在實踐中自始至終對制度加以落實，從而滿足企業內部控制度對檔案管理的要求。
3.轉變檔案管理模式，實現工作流程重組
企業檔案是企業各項職能活動的產物，是隨著企業各項職能活動的開展而產生的。對企業內任何一個部門而言，它所產生的檔案是其各項行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內部控制正是針對企業各項活動開展的風險評價和審計監督。因此，各項活動中所產生的檔案是否完整系統，檔案管理是否科學有序，將直接影響到內部控制工作的有效性。在傳統管理環境下，企業檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實現企業檔案的有效管理，就應當增強企業檔案管理的靈活性、多樣性，將企業檔案管理的范圍擴展到企業文件材料形成之時，對檔案工作流程重組，構建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業信息一體化管理。即打破對現有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實現企業檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業職能活動同步進行，控制監督歸檔前的文件管理活動，實現對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業務部門配合，做好企業重要活動檔案的跟蹤工作，及時收集易散落的文檔，真正使企業內控在良好的檔案信息記錄習慣和充足的檔案資源基礎上實現。
4.提高人員參與意識，加強團隊合作
檔案管理在企業內部控制過程中的地位非常重要，而一個企業的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實現檔案管理在企業內部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業的檔案意識。首先，對于企業管理層而言，要充分認識到檔案在企業內部控制中所起的關鍵性作用。由于企業檔案的形成、產生和最終歸宿均在企業內部，對外無明顯產品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業內控的發展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現象的認知水平，是決定企業檔案管理水平的重要因素。因此要加強檔案管理人員對檔案工作內容和檔案工作相關領域內容的認識，提升檔案管理思想，學習現代企業制度和相關檔案管理知識，理解其職能在內部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內職責，并促使檔案工作促進并支持企業內部控制的有效進行。最后，對于其他業務部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業員工進行宣講來實現。要使業務部門的工作人員認識到檔案是其各項行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內部控制工作的進行都是緊密相關的。提高業務部門工作人員的檔案意識，有助于推進檔案管理與企業職能活動的同步運行，實現文檔一體化或企業信息一體化管理，從而促進檔案管理各個環節在企業內控體系中順利開展。
四、結語
關鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還
中圖分類號：TP393
文獻標識碼：A
文章編號：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數量也越來越大，傳統的文書工作手工作業以及紙質檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作?，F代科學技術的快速發展，計算機已經在社會的各個領域、各個行業中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯網技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發專門的文書工作與文書檔案管理系統來加快各個企事業單位的辦公質量與效率，最終實現企事業單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業單位辦公效率來說具有非常重要的現實意義。
2.文書工作與文書檔案管理系統開發的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。
第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。
第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計
文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。
首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。
其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系y要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。
基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。
如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。
1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。
2）檔案掃描錄人：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。
3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。
4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。
5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。
6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。
7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。
1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。
2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。
3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。
在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。
3.4系統設定
系統設定主要是對借閱人的管理以及文檔案基本狀態的設定。
【關鍵詞】 財務共享模式； 會計檔案管理； 路徑
財政部的一項研究(2006)勾勒出財務組織的未來：工作重心開始轉向以股東價值創造為基礎參與公司戰略，財務變革呈現出以決策支持為導向、面向經營提供服務、優化財務組織降低成本等趨勢，并最終構筑出一套高效精簡的企業財務系統。財務共享模式的建立正是這些變化中的重要一環。
企業建立財務共享模式必然導致企業財務體系、企業會計檔案管理環境發生變化，引導企業會計基礎工作、特別是企業會計檔案管理工作進行變革。
一、會計檔案管理環境：基于財務共享模式下的變化分析
一般認為，財務共享是成立專門內部機構（即財務共享服務機構，Financial Shared Service Center，以下簡稱 “FSSC”），在企業內部提供標準化、高效率的財務服務――基于企業集中處理規模化交易的成本效應。吳一平（2009）進一步認為，除了提供基于規模成本效應的事務性處理功能為主的服務外，財務共享所提供的服務內容還應包括以提高價值為主的專業建議，如稅務、資金管理等。財務共享模式的運用具有廣泛意義，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，還可以使企業集團優化資源配置、提高系統效率、提高客戶滿意度并強化核心能力等（張瑞君、陳虎、胡耀光、常艷，2008）。
2005年，由于急劇擴張帶來的管理壓力，國內大企業集團中興通信等開始推行財務共享模式，財務共享服務理念開始風行。財務共享模式在企業財務組織中的推行，為會計基礎工作，特別是會計檔案管理――環境帶來重要變化。
1.從會計檔案的管理體系上看，財務共享模式的建立往往導致財務管理體制重心從原來依賴經營實體的屬地化財務管理體系變遷到依賴FSSC構筑的標準化管理體系，在新體系尚不完善的情況下，推行財務共享模式可能會對傳統的屬地化財務管理體系、特別是屬地化會計檔案管理體系形成沖擊。
2.國內大部分FSSC建立的財務共享模式大多借鑒西方模式，即依賴建設影像系統遠程提供的影像資料（電子會計檔案）進行操作，紙質會計檔案在形成影像資料后受重視程度降低，其收集、整理、保管方式及時間安排，以及與FSSC生成的記賬憑證是否匹配裝訂等問題既受國內相關法規管理，也受企業建立共享模式后的成本預算約束。財務共享模式下的會計檔案管理在完整性、合規性方面受到考驗。
3.從會計檔案形成過程上看，會計檔案形成鏈條正在加長。推行財務共享模式的大企業集團財務管理模式從橫向的屬地化財務管理體系過渡到縱向的FSSC標準化流程管理體系，會計檔案的形成從單純在屬地變成從屬地一直延伸到FSSC，過程長、環節多、鏈條長，其間介入多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，而各崗位和職責可能分別隸屬于FSSC或屬地主體，存在交叉現象，使原來基于屬地主體的管理責任開始模糊，甚至隨著財務變革和共享模式建立過程出現缺失。屬地化管理可以輕易發現剔除的風險問題往往到會計檔案歸檔或歸檔環節后才發現，甚或一直無法發現。
4.會計基礎工作、會計檔案質量控制和責任主體發生變化，FSSC作為會計檔案質量控制的最終主體參與到會計檔案形成過程中，并對會計檔案質量承擔整體責任，會計檔案質量控制已經成為FSSC加強內部控制并滿足外部監管要求的重要環節。
5.除紙質媒介外，會計檔案的形成、保管、調閱環節還出現了電子媒介會計檔案。生成電子會計檔案可以為會計檔案信息存儲、利用等方面創造條件，但也產生了諸如新內控防范點設置、會計檔案完全數據化（影像化）難度、電子文檔存儲利用合法合規性、大量自動或半自動生成的過多集成、系統、清賬憑證等新問題。
二、環境變遷條件下會計檔案管理工作的特點與內涵
（一）會計檔案管理環境發生的變遷，導致財務共享模式下的會計檔案管理工作呈現以下特點
1.從工作地點上看，由于財務共享模式建立是變橫向的屬地財務管理體系為縱向的FSSC標準化流程管理體系，為符合《會計基礎工作規范》的會計檔案裝訂、完整性等要求，并滿足企業基于共享模式下紙質和電子會計檔案并行情況的內控要求，紙質和電子會計檔案會從屬地流向FSSC所在地，完成其空間轉移過程，無論其轉移發生時間是會計檔案發生當期還是以后各期。
2.從工作范圍上看，財務共享模式下的會計檔案從屬地流向FSSC所在地的過程還伴隨發生會計檔案收集整理、數據化（影像化，掃描）、流轉過程管理、質量管理、風險控制、成檔等多項工作。會計檔案管理的工作范圍與從前局限在成檔后的紙質會計檔案管理相比，又向前延伸到會計檔案成檔前的多個環節；從以前僅僅局限于某屬地，進一步延伸到FSSC提供財務共享服務的全范圍。
3.從工作內容上看，財務共享模式下的會計檔案管理不僅僅是事后收集整理，以及由此延伸出來的標準制訂和執行監督工作，還包括組織、協調會計檔案流轉各個環節對會計檔案中可能體現、包含的各種風險進行甄別、處理、控制，包括會計檔案信息的整合及多角度、全方位、長距離的充分、有效利用，包括會計檔案存儲保管模式、標準的研制與革新。
4.從政策條件配合上看，財務共享模式下的會計檔案管理對管理觀念、歸檔手段、存儲方式等的改革要求與現行相對滯后的法律法規要求存在一定差距，仍需要一定時期的磨合；政策方面對財務共享模式下的會計檔案管理工作的內涵、方式、范圍、觀念、要求等方面缺乏認識，短期內難以突破和創新。
5.會計檔案介質從傳統的紙質媒介為主轉向紙質和電子媒介并重，從屬地化紙質會計檔案流轉走向紙質和電子會計檔案流轉并行且日趨分離。由于財務共享模式下工作的流程化、標準化，日趨分離的會計檔案并行流轉流程實際上成為會計稽核體系和會計檔案管理工作重構的客觀條件。
（二）財務共字模式下，會計欄案管理工作的內涵
根據對財務共享模式下會計檔案管理環境變遷的認識，以及會計檔案管理工作的特點，筆者認為會計檔案管理工作的內涵已經發生了實質變化。財務共享環境下的會計基礎工作應該跳出傳統會計檔案管理觀念，從會計檔案的縱向流程和成檔鏈條上的多環節、多崗位角度考慮，從風險控制、質量保證和會計檔案基礎服務三方面重新確定會計檔案管理工作的內涵。
1.財務共享模式下，原來屬地財務管理體系下的會計稽核責任被取消并由FSSC取而代之，FSSC核算會計依賴影像系統會計資料進行局部會計稽核，進入FSSC的各種紙質會計檔案的真實性，其與相關影像資料是否保持一致，是否遵循統一的法律法規或內部規定，對原來不相一致的業務處理和會計檔案標準重新標準化等問題成為財務共享模式下需要面對的新的內控防范點，不加以防范可能會影響核算整體質量并造成支付風險。
因此，風險控制成為財務共享模式下會計檔案管理工作內涵的第一項，主要解決隨會計檔案流轉進入FSSC的外部風險。
2.財務共享模式是基于流程化、標準化的基礎業務規模化處理，以求節約成本。大量存在均衡性、標準化差異的會計檔案進入FSSC進行處理，其處理結果和質量是否能保持基本一致、并且在對外輸出時不影響核算質量及內控監管成為需要考慮的重要問題。質量保證就是希望通過標準化、專業化手段控制在FSSC內部流轉的會計檔案的加工處理質量，防止處理偏差，防范自身操作失誤可能帶來的風險，最終保證財務共享整體服務質量。
因此，質量保證是財務共享模式下會計檔案管理工作內涵的第二項，主要解決FSSC內部會計檔案處理質量瑕疵、失誤或不一致性的風險。值得一提的是，財務共享模式下出現的紙質和電子會計檔案并存情形，使保證雙方品質和一致性并得到政府行業管理部門認可成為日后推廣以電子會計檔案調閱為主、紙質會計檔案調閱為補充的檔案使用模式的基礎。
3.剔除和控制會計檔案外部風險和內部質量問題后需要考慮的是集中化管理會計檔案服務質量和感知如何提升、延伸和革新會計檔案基礎和規范管理等問題，具體包括紙質和電子會計檔案存儲、備份、日常保管、調閱及遠程調用、整合利用，以及原有存儲模式革新和低碳化問題等。
會計檔案基礎服務屬于傳統會計檔案管理工作范圍，但結合會計檔案管理工作電子化、低碳化、遠程調閱和決策支撐等行業變化新趨勢，這項工作被賦予新的內涵。
究其實質，財務共享模式下的會計檔案管理工作其實就是財務共享實施過程中各類會計檔案信息的標準化、數字化及檔案信息綜合利用，是基于會計檔案生成、流轉等環節形成的會計稽核和內控系統。
三、未來之路：基于共享模式的判斷
20世紀80年代，西方經濟發展緩慢，為追求成本節約，福特汽車在歐洲設立第一個財務共享服務中心。從那時起，財務共享模式成為全球絕大多數跨國公司、500強企業節約成本的重要工具，經濟全球化及網絡經濟推動了這一趨勢不斷增強。
中國企業推行財務共享模式對節約企業成本、增強企業集團財務管控力度等方面也有很大好處，但由于傳統管理理念以及特殊的發票管理體制等原因，中國企業推行財務共享模式的同時也面對國家對會計基礎工作、特別是會計檔案工作更加嚴格的管理，構成了中國推行財務共享模式不可避免的成本。
既然不可避免，就要努力轉化?？赡苈窂接校?/p>
（一）擴大處理規模
在財務共享的基本模式下，進一步整合與會計檔案各環節相關聯的會計基礎工作，在綜合平衡寄送、存儲、溝通的成本基礎上，建設統一的會計檔案標準化、數字化處理平臺，通過規模效應平衡與會計檔案處理工作相關的會計基礎工作成本；而在規模基礎上的標準化形成國家及行業標準后，大型企業FSSC會計檔案基礎處理能力甚至可以考慮對外承接更多會計檔案標準化、數據化處理工作，加快回收建設FSSC所投入的成本。
（二）增加處理事項
在財務共享的基本流程上，綜合利用會計檔案的生成、流轉等環節增加提取或處理審計、風險控制、其它業務管理等部門所需要的基礎信息或事項并進行初步加工，作為上述部門日常管理和發現問題的數據來源，減少上述部門日常基礎檢查工作成本及頻繁調用會計檔案導致的成本。比如在檔案形成后進行檔案稽核，不僅可以檢查以前環節會計基礎工作質量和存在的問題，還可以通過統計手段和標準化方式提取、記錄、整理會計檔案中體現的、不同業務處理可能存在的問題、瑕疵或征兆，尋找業務風險點，并定期出具檢查結果報告提供給相關職能部門進行共享。
在中國特定國情下推行的財務共享模式，企業會計檔案管理工作從原來橫向、屬地化處理特征轉化為縱向、流程化處理特征，并與縱向處理流程各環節進一步融合。無論從形式還是內涵上看，會計檔案管理工作都已發生變化，需要以新的眼光審視和積極把握。在財務共享模式剛剛起步的今天，最需要的就是盡快探索并推出基于新環境、新內涵的會計檔案基礎工作行業標準。
【參考文獻】
［1］ 上海國家會計學院.成為勝任的CFO
――中國CFO能力框架研究報告[M].經濟科學出版社，2006.
關鍵詞：社保檔案；管理；創新
社會保險檔案管理工作是社會保險事業的重要組成部分和基礎。在推進和諧社會建設和社會保險事業加快發展的新形勢下，檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問題，直接影響這項工作的有效推進，不能發揮社會保險檔案及其管理部門的服務作用，不利于社會保險事業的發展和人民群眾基本權益的保障，應深入研究，推進工作創新，盡快解決問題。
1社保檔案管理存在的主要問題
應依法實施社會保險檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會保險檔案發揮積極作用，為人民提供更好的社會檔案服務。但當前社保檔案管理還存在著一些問題［1］。
1.1依法管理社保檔案意識不強
一些單位缺乏依法管理社保檔案意識，存在造假現象，嚴重違法違紀，加重了社會保險檔案管理的不規范，影響社會保險事業的發展。辦理退休時，有很多人想蒙混過關，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來了很多問題。社保檔案管理法治意識薄弱，導致檔案管理工作惡性循環，不利于維護相關法律的嚴肅性，不利于構建法治社會［2］。
1.2社保檔案管理體制不順
社保涉及的范圍廣，流程復雜，包括社會保險、社會福利、社會救助等，從程序方面包括申報、審查、繳納費用、保費發放以及權益維護等，這些不同的內容和程序，構成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過程中會遇到很大的問題。雖然我們引進了先進的電子檔案管理系統，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發不成熟，實際工作中存在電子檔案管理與紙質檔案管理兩種形式，導致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中，由于信息網絡的開放性特點，可能會出現泄密、更改信息等不良現象。
1.3一些社保檔案管理人員不適應工作需要
雖然我國頒布了相關的法律法規和業務規范，在很大程度上對社保檔案管理進行了規范，但是對于檔案管理的具體工作流程，沒有統一的規范，社保檔案管理人員業務素質整體上不高，只會對社保檔案進行基本的收納，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計算機管理技能，不適應工作需要。一些社保檔案管理人員基本素質低，法律意識淡薄，在工作中出現社保檔案分類不明、劃分保管期限不當等問題，個別人員甚至受金錢等誘惑，進行檔案造假。
2社保檔案的價值和作用
2.1是維護參保人員權益的基本依據
社會保險檔案是參保人員維系自身利益的法律憑據。當自身的利益受到損害時，憑借社會保險檔案可以維護自身利益，也是決定參保對象能否有資格享受社會各種補助等權益的憑據。社保檔案管理部門應創新服務方式，管好用好社保檔案，為社保業務和社保對象提供更好的服務，充分發揮社保檔案和社保檔案管理部門的重要職能作用。
2.2有助于維護社會和諧穩定
社會保險檔案的管理有利于社會的穩定和諧，社會保險檔案是整個民生檔案的關鍵組成部分［4］。社會保障體系建設是現階段構建社會主義和諧社會的重要內容，管好社保檔案，可以有效推動社保事業的穩定健康發展，促進民生問題的解決。如果在管理過程中出現了差錯，嚴重的會危害到參保群體的基本利益，引起社會波動。對社保檔案進行有效管理，可以讓參保人得到必要的保障，促進社會穩定。
3社保檔案管理的創新途徑
3.1大力宣傳社保檔案作用
要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規宣傳教育活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價值，提高全社會對社保檔案管理重要性的了解和認識。在宣傳過程中應對管理人員和公眾進行《檔案法》等相關法律法規進的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據在刑事訴訟中發揮作用，為人民提供相關的保障［5］。《檔案法》規定，一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、社會事業單位和公民都有保護檔案的義務，各單位都應將檔案工作納入重要議事日程，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案管理過程中出現的問題。
3.2推進社保檔案管理信息化
針對當前檔案管理實際工作中存在電子檔案和紙質檔案兩種管理方式的問題，結合社會信息化的發展，應進一步提升檔案管理水平，讓社會保險檔案管理更為便捷高效；應利用信息技術條件，社會社保檔案管理部門可以對社保檔案的信息進行利用和共享，讓社保管理信息發揮更大的作用。對社會保險檔案進行電子化或者數字化管理，有利于節省空間，提升管理效率。應加大人力物力財力投入，加快推進社保檔案管理信息化，提升檔案管理信息化水平。
3.3完善社保檔案管理制度
針對社會保險檔案管理中存在的問題，進一步建立健全社保檔案管理制度，使優化和整合檔案資源，用網絡技術、數據技術管理檔案，為民生服務等都有章可循。應加強對社保檔案管理人員的法制教育，使其了解法律規定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保檔案。
【關鍵詞】“互聯網+”；醫院；檔案管理；特點：問題；對策
1“互聯網+”時代醫院檔案管理特點
1.1便捷化查找檔案
在“互聯網+”體系下建立檔案管理工作流程，主要是借助計算機科學信息技術，將零散的信息進行整合處理，形成電子檔案文件，其中涉及醫務信息、護理信息、網絡信息以及人事信息等[1]。借助數字化檔案能在醫院各個科室之間建立資源數據共享的管理體系，有效整合并建構搜索引擎，維護檔案資料的應用效率。
1.2全面收集檔案
在“互聯網+”時代，醫院檔案管理要對各項業務、行政工作中的文件、影像等資料信息進行集中收集。在醫院檔案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分關鍵，是提升檔案使用價值的根本，能在節約存儲空間的基礎上，確保信息處理和甄別工作更加有效。需要注意的是，在科學技術不斷發展的背景下，醫院利用計算機科學信息技術就能對檔案進行電子化管理，維護其全面性、流動性以及機密性，也為及時優化信息記錄和信息管控效率奠定基礎。也就是說，借助電子化信息處理工作能夠在節約人力資源成本的同時，確保信息的全面性。
1.3管理服務的多元化
借助“互聯網+”模式能有效建立全過程化信息收集機制，在查找檔案信息的同時，確保能提高檔案工作的服務職能和應用綜合價值[2]。應用互聯網管理體系構建信息處理平臺，確保信息收集、信息歸納以及分類工作的完整性，也為資料存儲和檔案管控提供保障，有效借助信息網絡實現線上線下資源共享管理，為充分提高檔案資源價值性奠定了堅實基礎。
2“互聯網+”時代醫院檔案管理存在的問題
盡管醫院已經認識到“互聯網+”醫院檔案管理工作的重要性，但是在具體執行體系建立的過程中依舊存在一些亟待解決的問題，需要引起相關部門的高度關注[3]。第一，檔案管理理念的滯后性。信息技術在不斷發展，但是，由于醫院內部檔案管理工作人員依舊存在觀念落后的問題，所以還存在利用傳統方式和理念進行檔案管理的現象，管理工作沒有得到改善，就算是將檔案信息收錄在電腦中，也僅僅只是更換了數據的存儲位置，沒有對其進行數據化處理和電子信息庫的應用，數據依舊無法發揮其實際價值，也不能對醫院檔案管理工作的全面優化提供保障。第二，網絡設備應用完整度缺失，在醫院內應用電子化產品對于網絡設備資源有著較高的要求，但是，因為多數醫院更加關注醫療業務，往往對檔案管理工作較為忽視，就會造成自身管理模式不能完全順應醫院發展的問題出現，網絡設備配置不足、存儲功能欠缺、分析合理性不足、醫院信息檔案提取滯后等現象較為明顯，使得醫院人員管理和檔案管控工作效率難以得到有效提升，都會對醫院的可持續發展造成制約。第三，管理人員綜合素質較低。在醫院檔案管理部門，多數工作人員的年齡較高，對于新技術和信息處理操作流程的認知度不足，加之自身專業能力和理論水平受到限制，就會出現實踐操作較差的問題?！盎ヂ摼W+”視域下醫院檔案管理專業化人才數量不足，技術水平和操作體系不能滿足實際需求，就會導致發展模式落實不到位。另外，因為檔案管理工作人員的綜合素質較低，創新意識不足，就造成患者檔案管理和醫生檔案管控體系不能發揮其時效性，間接造成了“看病難”“看病貴”等醫療問題[4]。
3“互聯網+”時代醫院檔案管理的路徑
3.1優化管理意識
在醫院檔案管理工作中，檔案管理觀念滯后是較為關鍵的問題，需要引起醫院管理層的高度關注，管理層要在集中優化醫療服務體系的基礎上，對醫院自身檔案管理工作給予一定的重視，確保能推動醫院檔案管理創新水平[5]。第一，領導部門要認識到“互聯網+”檔案管理體系對于醫院全面化管理的重要性，從而建立常態化管理監督機制，確保檔案管理工作能被納入到日常工作體系中，一定程度上制定檔案管理的常態化運維機制。第二，相關人員要結合醫院的實際情況和發展目標制定檔案管理規章制度，并且定期開展相應的督查工作，有效在檢查中發現問題并解決問題，提高檔案管理工作的常態化水平。針對整改流程要進行實時監督和管理，保證監管流程更加貼合醫院的發展需求。第三，醫院要組織內部檔案管理人員參與常規化培訓，不僅要提升其檔案管理專業知識，也要優化其崗位意識，合理性明確檔案管理部門中各個管理人員、科室部門的職責和任務。最重要的是，要確保管理人員能對相關檔案法律知識予以了解，利用定期考核和獎懲機制提高其工作積極性，形成良好的管理氛圍。第四，在信息化管理工作體系建立的過程中，檔案管理體系要將人員培訓項目、網絡設備購置項目和信息安全防護項目等進行聯合管理，建構一體化監督管理體系，維護管控流程的完整性[6]。與此同時，醫院內部相關領導也要將其納入到醫院基礎性預算體系內，確保能從根本上提升管理工作的節本水平和工作效率，維護管理流程的合理性。
3.2完善網絡設施
為了順應“互聯網+”視域下的管理趨勢，醫院要整合網絡設施管控工作流程，積極建立健全統籌性較好的監督機制，確保能依托網絡信息技術開展具體的工作，從而有效了解工作的進度和實踐要求[7]。一方面，醫院要加大管理力度和資金投入力度，確保能建立醫院檔案數字化管理的專項部門，及時進行設備設施的引進和改善，對一些陳舊的設備予以及時更換，以保證檔案數字化管理工作的完整程度貼合實際需求。另一方面，臨時領導部門要強化對檔案管理工作的重視程度，確保能結合醫院實際需求進行網絡設施架構體系的處理，落實具體的實施方案，維護設計檔案信息管理工作的流程。并且，要聘請或者是培養專業工作人員對網絡軟件、硬件設施等進行應用性管理和創新性升級改革，從而順應時展要求，提高醫院檔案管理工作的基本水平[8]。
3.3優化管理水平
對于醫院檔案管理項目而言，管理人員的綜合素質和管理機制較為關鍵，也就是說，醫院檔案管理體系和信息資源結構受到限制，只有及時更新要求才能有效提升管理工作的基本效率。因此，醫院要在“互聯網+”視域下積極建構資源為本、依法治檔的管理準則，確保能向患者和醫生提供有價值且具有實時更新優勢的檔案，維護醫療服務需求[9]。在醫院檔案中，檔案資源和信息資源較多，要建立健全互聯網+檔案的管控平臺，確保管理流程和管理效果能滿足實際需求，也為信息檔案共享體系和遠程體系維護提供保障，為提高服務工作的實時性和便捷化程度奠定基礎[10]。醫院檔案管理工作要將提高服務水平作為管理根本，借助信息系統技術建設醫院檔案控制平臺體系，為患者設置專門的檔案“身份證”，一定程度上將信息化記錄和常規化健康管理結合在一起，保證就醫診斷單元、體檢過程以及轉診等基礎信息都能得到及時的收錄和處理，維護“互聯網+”時代醫院檔案管理的整體效果[11]。例如，在“互聯網+”醫院檔案管理控制工作中，從架構體系層面對其進行分析，要將患者電子健康檔案作為基礎，一方面整合醫院科室信息，另一方面對信息進行收集和整理，從而形成健康體檢信息、電子病歷信息、婦保信息、計劃免疫信息以及藥品管理信息等模塊，從而保證電子檔案的完整性，也為后續提供良好的醫療服務奠定基礎。若是從檔案實際操作的層面進行分析，則要借助計算機技術對患者信息、醫生信息等進行檔案平臺的監督和處理，對醫療記錄予以有效管理，確保能解決看病難的問題[12-13]。
摘要：評價建筑工程的總體質量時，不可僅僅關注工程實際的性能和相關硬件條件，還要看有關的工程檔案是否真實、準確和完整。本文立足于目前我國工程檔案管理中的現狀分析，并基于筆者多年從事園林項目工程檔案管理經驗，提出了有積極意義的工程檔案管理新模式。
關鍵詞：工程檔案管理 項目管理 現狀分析 對策
一、傳統工程檔案管理模式的特點
（一）重視保管工作，忽視檔案的重要價值，園林知識薄弱。檔案的管理人員主要以工程文件、實體檔案保管為重點，且具有較強的封閉性，無法發揮檔案管理對工程項目監管的重要價值，也沒有體現利用工程文件和檔案為工程項目建設提供有效的服務的理念。有些園林檔案管理者對園林知識缺乏認識，只是憑借一些常規的理解去收集資料和檔案，一直以來收集的檔案不齊全，更談不上完整和系統。所收集的綠化工程檔案不能真實、全面、客觀地反映園林綠化建設種植的主要活動過程，直接影響了綠化工程檔案的整體質量和價值。
（二）大多是事后控制，缺乏全局性的控制。檔案管理工作在單位管理運行中處于“雞肋”的地位，檔案管理人員往往身兼數職，缺乏工作積極性。在文件的收集方面，檔案管理人員一般不會提前介入工程文件的管理，缺乏全局性管理的理念。同時，大多企事業有關部門“各自為政”，這就造成文件收集的不完整和檔案信息的極為分散，利用也極其不便。
（三）單方面追求經濟效益而忽視檔案管理。目前，工程項目管理相關部門忽視工程文件的收集、整理、保管、利用。企、事業單位通常將經濟效益放在日常工作的首位，但是，這種傾向使企、事業單位忽視了對工程文件和檔案的全面管理，不利于企、事業單位的健康有序發展。
二、基于項目管理的工程檔案管理模式的特色
園林綠化檔案作為園林綠化科技，生產活動的記錄，是在各項城市園林工作中所形成的的檔案與其他檔案相比，具有較強的專業性。一般會運用基于項目管理的工程檔案管理模式。其是指在有限的時間和資源條件下，以項目管理的理念和原則為理論指導，將工程文件、檔案管理和工程項目建設的程序和流程進行有機地結合起來，運用相關管理技術、方法使工程文件、檔案管理與工程項目管理之間相互推動。這主要包括以下三個方面：
（一）高效完成工程文件和檔案的管理職責。基于項目管理的工程檔案管理模式是一種高效的行動，也正是園林綠化工程文件、檔案和工程建設的基本要求。園林檔案管理人員應在一項工程開展之前就要了解工程文件和工程檔案的全部信息，并進行及時地匯總和歸檔。這項工作可以順利地保證工程文件和工程檔案的完整性，有助于有效完成工程文件、檔案的收集和歸檔等工作，并為下一步工作做好鋪墊。
（二）規范完成工程項目建設活動流程及各項業務。綠化效果的最佳狀態不是在建成之時，而是在日后。所以園林工程檔案人員要充當工程建設活動的“監察員”。工程文件和檔案管理人員能夠利用工程文件和檔案的流程來控制工程項目的有效運行。這是因為工程文件和檔案的各項工作要經過檔案管理人員的審閱和批準，而工程文件的生成、流轉和利用分別指導著工程項目建設過程中不同工作環節的具體工作的施行。當一項工程建設的基本工作結束后，工程文件和檔案管理人員應及時督促相關工作人員提交合格的工程文件的信息和數據，若文件未及時整合，整個工程建設是無法進入下一個階段的。
（三）為檔案管理工作及工程項目建設出謀劃策，提供多項渠道。園林綠化檔案的載體不僅有紙質、感光材料、磁性材料等制成的檔案，還有一些實物，獎杯，圖片，光盤之類的需要存檔的資料，這給檔案管理增加了難度，這需要園林檔案管理人員創新自己的工作方式和為本工作出謀策劃，提高本職工作以及工程項目建設的效率。這種特性是工程文件和工程檔案最大價值的體現，也是檔案管理工作的最終目標。在“基于項目管理的工程檔案管理模式”下，工程文件和工程檔案管理人員應進一步挖掘工程文件和檔案內在價值，并將相關工程文件在適宜的時間提供給需要的單位或個人，以實現有效地配置和優化工程文件和工程檔案信息資源。
三、構建基于項目管理的工程檔案管理模式的對策
（一）建立標準的工程檔案
有效進行和開展工程檔案管理工作，必須建立標準的工程檔案。其一，在填寫相關工程檔案時，檔案管理人員應依照標準化的內容進行填寫，明確提交工程文件方的責任，保證工程檔案中的信息和數據的完整性和真實度；其二，改革工程檔案的管理制度。項目管理建設時，是一項復雜而龐大的工程。必須制定有效的管理制度，日常規范工程檔案管理工作，不斷促進工程檔案管理的標準化進程。
（二）建立項目管理的組織文化
1、明確工作目標。為確保工程檔案管理工作能夠順利開展，檔案管理工作人員首先應全面分析工程檔案的意義和作用，并明確制定管理的目標和方向，然后分工協作來完成檔案管理工作的任務，通過管理人員工作上的溝通與交流，有利于創造良好的工作氛圍，有助于不斷創新管理方式，進而提高檔案管理工作的效率。
2、 建立健全相關獎勵機制，提高管理人員的專業知識。相關企業和部門應建立獎勵機制，以提升管理人員的工作熱情，使他們能夠更加重視檔案工作的重要性，最大程度刺激管理人員發揮他們的創造力，優化管理方式和工作流程。而且要加強對檔案管理人員專業知識的培養，特別是對園林、綠化方面的知識，促使從事檔案管理的工作者能夠清楚的了解本行業的相關運作流程，更利于做好本職工作
3、增強責任意識，構建和諧的企業文化。檔案管理工作不僅是檔案部門的工作，也是全體工作人員都應該參與的工作，增強部門之間溝通與交流，增強他們對檔案管理工作的責任意識，有利于不斷完善檔案管理部門的工作，為工程建設的開展提出有效地建議。總之，項目管理是一項任重而道遠地系統工程，必須從易到難、有順序地開展。
參考文獻：
一、當前企業會計檔案管理工作的現狀
1.會計檔案管理工作形式不斷豐富。隨著電算化環境下會計檔案管理工作的不斷深入，檔案管理工作的形式持續豐富，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理人員結構發生變化。財務部門不僅僅是由專業財務、會計人員組成，還需要了解一定財務知識的程序開發員、系統操作員、系統維護員和系統管理員等共同完成企業會計檔案管理工作。第二，會計檔案管理的業務處理范圍變大。電算化會計檔案除了保存會計憑證、會計賬簿和會計報表等主要資料外，還需要設計計算機系統可以識別的各種代碼、程序文件和數據結構文件等，例如用戶使用手冊、操作規范、科目代碼、計算公式等內容。這些項目雖然不是傳統會計核算體系的一部分，但它們是電算化會計檔案管理必不可少的前提條件，是對電算化會計系統進行維護、排除故障、降低風險的基礎，是新環境下會計檔案管理的新范疇。2.會計檔案管理人員職能不斷變化。會計檔案管理人員之間的授權批準控制是內部控制的重要組成部分。在傳統會計檔案管理中，每一項經濟業務的發生和確認、計量、記錄、報告的各個環節都需要經過具有相應權限管理人員的審核和簽章，不得越權審批。在會計電算化的環境下，檔案管理人員的職能劃分出現了巨大變化。由于電算化功能的高度集中，導致在以會計電算化系統為主的業務處理中管理人員職能集中，尤其是一些會計人員的職能由會計核算向會計管理轉變，某些會計人員既負責數據資料的輸入，又負責數據資料的輸出和報送，一人兼任多職，架空了授權審批程序。因此，需要加強企業內部控制，控制檔案管理人員對數據資料的輸入輸出管理，強化管理人員職責分離和授權審批的流程，降低因電子檔案易于復制、修改和刪除等不安全因素對會計檔案的可靠性造成的威脅和舞弊風險。3.會計檔案管理的法規制度尚不完善?！稒n案法》是檔案工作的基本法律，對企業檔案管理工作制定了明確的法律規定?！稌嫹ā芬矊嫏n案管理做出規定“：各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案并妥善保管。其中會計檔案的保管期限和銷毀辦法由國務院財政部門制定?！蓖瑫r，由國家檔案局和財政部聯合的《會計檔案管理辦法》也指出：“會計檔案管理工作的指導、監督和檢查由各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責。”然而，這些規定被一些企業錯誤地理解為檔案管理工作由企業會計部門負責人分管而非檔案管理負責人分管，從而削弱了企業內部檔案部門的職責，難以真正起到指導、監督、檢查會計人員的工作，使得單位內部建立的會計檔案工作的規章制度流于形式，在實際工作中經常發生企業會計檔案不正當地被失竊、損毀，甚至在發生法律糾紛時，會計檔案被當事企業雙方搶奪、銷毀。因此，在以法治為特征的市場經濟條件下，會計檔案管理法律法規的不完善不健全難以保證企業和社會的健康有序發展。
二、《企業內部控制基本規范》對加強會計檔案管理工作的影響
1.推進企業會計電算化與檔案管理工作的融合。《企業內部控制基本規范》第四十一條指出“：企業應當利用信息技術促進信息的集成與共享，充分發揮信息技術在信息與溝通中的作用。企業應當加強對信息系統開發與維護、訪問與變更、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制，保證信息系統安全穩定運行?！彪娝慊瘯嫏n案主要包括儲存在計算機硬盤中的會計資料，以光盤或其他磁性介質存儲的會計資料，這些會計資料一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等一系列數據。電算化會計檔案的管理工作是每個單位的一項重要工作，是形成企業會計信息系統的基礎。截至2011年，全國已有80%的單位實現電算化會計檔案的要求，加強電算化會計檔案的管理成為每個單位面臨的重要挑戰。企業在建設信息化電子檔案過程中，要加強對信息數據資料的整理、篩選和編輯能力，從而高效地利用會計信息。同時，在實現紙質檔案及時、規范、完整歸檔的基礎上，進一步建立健全電子檔案的邏輯歸檔和物理歸檔的制度和措施，確保企業不同版本電算化系統的兼容，從而確保檔案信息的可識、可讀、可用，實現紙質檔案和電子檔案的完整和一致，最終實現企業會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的不斷融合，實現信息技術在企業管理中應用廣度與深度不斷推進。2.健全企業電子會計檔案管理的內部控制流程。《企業內部控制基本規范》第七條指出“：企業應當運用信息技術加強內部控制，建立與經營管理相適應的信息系統，促進內部控制流程與信息系統的有機結合，實現對業務和事項的自動控制，減少或消除人為操縱因素。”會計憑證、會計賬簿和會計報表，可以了解企業經濟活動的來龍去脈，反映企業對財經法規的遵守情況。第一，制定規范的歸檔流程。計算機系統開發程序、數據結構程序、相關代碼等資料都應視為電算化會計檔案的一部分予以保存；計算機中的會計資料在未打印成紙質文檔前應妥善保管，不得隨意損毀。第二，制度規范的保管流程。按照《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，根據不同需求，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。電子檔案保存方式為只讀，并作備份分別存儲。對光盤、磁盤等載體進行編號，由專人保管，存儲于防塵、防熱、防磁、防潮、防火環境中，進行定期檢查，確保檔案可用性。使用光盤、磁帶、磁盤、膠片等介質保存會計檔案的還需報財政部、國家檔案局備案。第三，制定規范的備份流程。在電子信息化環境下，檔案管理人員應定期將數據資料備份到多種介質上，并對備份時間、人員和載體進行詳細記錄和定期檢查，防止信息丟失。3.加強會計檔案管理工作中的授權審批制度?！镀髽I內部控制基本規范》第三十條指出“：授權審批控制要求企業根據常規授權和特別授權的規定，明確各崗位辦理業務和事項的權限范圍、審批程序和相應責任。企業應當編制常規授權的權限指引，規范特別授權的范圍、權限、程序和責任，嚴格控制特別授權。常規授權是指企業在日常經營管理活動中按照既定的職責和程序進行的授權。特別授權是指企業在特殊情況、特定條件下進行的授權。企業各級管理人員應當在授權范圍內行使職權和承擔責任。”企業會計檔案管理的各項內容要規定不同的權限，普通數據資料可實現大范圍共享，涉及企業機密的數據資料需要一定權限才可查閱。針對電子會計檔案易于被修改、破壞且不會留下痕跡的特點，應從計算機程序角度出發，加強數據的輸入、輸出控制，設置密碼口令和恢復機制，加強操作記錄的控制功能；同時，實行不相容職位相分離，不同崗位賦予不同權限，防止越權操作，例如設置主管、系統程序員、系統維護員等崗位，完善不同崗位間的授權審批制度。4.完善會計檔案管理的法律法規建設。《企業內部控制基本規范》第三十一條指出“：會計系統控制要求企業嚴格執行國家統一的會計準則制度，加強會計基礎工作，明確會計憑證、會計賬簿和財務會計報告的處理程序，保證會計資料真實完整。”企業檔案管理人員要與財務負責人溝通交流，認真完成會計檔案指導、監督和檢查工作，對非法隱匿、損毀的會計檔案和檔案信息失真、虛假披露現象開展檢查，對會計檔案信息加強管理并進行會計工作評估。一方面，需要進一步強調《檔案法》的權威性，明確不同門類檔案管理工作的法律責任，另一方面，在《會計法》等具體法規中涉及會計檔案管理工作的具體規章制度要與《檔案法》實現統一。因此，需要根據我國的國情，根據不斷發展變化的社會經濟，對相關規章制度進行修訂和完善，使會計檔案管理法律法規真正成為具有可操作性、指導性和約束力的條文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 許志平 單位：邯鄲職業技術學院
