時(shí)間：2023-09-08 09:28:58
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇電子文件與電子檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、電子文件基礎(chǔ)理論概說
隨著辦公自動(dòng)化和CAD計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)的普及，越來越多的社會(huì)活動(dòng)和科技生產(chǎn)活動(dòng)的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境，人們進(jìn)行交流的手段也將從紙質(zhì)走向電子媒體，多數(shù)文件的部分生命將以電子形式度過，由此檔案工作人員將不得不關(guān)注并盡早介入電子文件的管理。對我國檔案工作者來說，隨著我國金卡、金橋、金關(guān)、金建工程的發(fā)展，以及國家“十一五”計(jì)劃要求到2010年CAD設(shè)計(jì)在機(jī)械、電子、航天、航空、汽車、船舶、紡織、建筑工程設(shè)計(jì)活動(dòng)中的普及率及覆蓋率達(dá)100%或90%，電子文件和檔案的管理問題將日益突出，從現(xiàn)在開始我們應(yīng)該充分重視電子文件及檔案的管理問題，否則我們將難以迎接信息技術(shù)給我們帶來的挑戰(zhàn)，難以對付電子文件給我們帶來的難題。電子文件具有如下特征：1.依賴性與不可識(shí)別性。電子文件相對于紙質(zhì)文件而言具有信息與載體相分離，不能直觀閱讀的特點(diǎn)，必須依賴于技術(shù)才能識(shí)別和利用。2.所用技術(shù)的不穩(wěn)定性。電子文件的有效利用必須依賴于一定的技術(shù)和設(shè)備，然而設(shè)備和技術(shù)的壽命一般都不超過10年。3.載體形式多樣性且體積小。4.載體不穩(wěn)定性且壽命短。電子文件相對于紙質(zhì)文件而言，對環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年。載體脆弱且不穩(wěn)定。5.信息的易控性、可變性與易丟失性。6.動(dòng)態(tài)性與虛擬文件特征。電子文件以電子形式存在具有動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，是一種虛擬文件。
二、電子文件對檔案管理工作的影響
（一）電子文件的出現(xiàn)對檔案管理工作的挑戰(zhàn)
1.電子文件的永久保存和永久利用上面臨的問題。傳統(tǒng)檔案保護(hù)工作十分強(qiáng)調(diào)工作的目標(biāo)是對檔案載體如何“延年益壽”，因?yàn)檩d體與所記錄的信息就是一體，有了載體就有了可用的信息。對電子文件而言，載體的耐久性可以通過再生性保護(hù)手段，無限延長其壽命。然而其載體與信息相分離，必須依賴于一定的技術(shù)（軟件和硬件）才能識(shí)讀，僅保存載體，離開了電子文件的工作環(huán)境，載體的保存將沒有意義，其上的信息無法進(jìn)行利用，等于沒有保存。因此傳統(tǒng)的保護(hù)觀念必須更新才能適應(yīng)電子文件的挑戰(zhàn)。眾所周知，任何文件和檔案保存的最終目的都是供人利用。因此電子文件和檔案的保護(hù)觀念應(yīng)該是首先樹立如何保護(hù)所存信息能被長久或永遠(yuǎn)的安全可用。其保護(hù)工作的構(gòu)成要素因而包括以下幾個(gè)方面:載體的保護(hù)、技術(shù)（軟件和硬件）的保護(hù)、工作環(huán)境的保護(hù)、保障數(shù)據(jù)安全（數(shù)據(jù)可靠、真實(shí)、不丟失、不被篡改）。
2.檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)。在電子文件時(shí)代，與傳統(tǒng)的文檔管理不同，檔案工作者應(yīng)成為高素質(zhì)、復(fù)合型的專門人才，除了具有基本的文化科學(xué)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)外還應(yīng)有較高的外語水平、豐富的法律知識(shí)和熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能維護(hù)電子檔案的完整與安全，與各種危害電子檔案的諸多因素進(jìn)行有效斗爭。
3.檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不兼容。進(jìn)入21世紀(jì)，檔案系統(tǒng)提出文檔一體化的管理模式。電子文件歸檔必須了解電子文件產(chǎn)生的背景、數(shù)據(jù)格式，以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)。但目前的情況是大多數(shù)單位的檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)各自為政，辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上運(yùn)行的電子文件是為服務(wù)，政務(wù)工作結(jié)束，電子文件就停留在辦公網(wǎng)絡(luò)中。機(jī)關(guān)檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)是檔案行政部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，系統(tǒng)環(huán)境不同，因而形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，造成辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容。
（二）電子文件對檔案管理工作帶來的機(jī)遇
1.大大降低檔案管理的管理成本。電子文件檔案是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、存貯、傳輸?shù)臄?shù)碼序列，其管理主要是在文檔一體化的框架下，通過計(jì)算機(jī)文檔監(jiān)控系統(tǒng)對文件和檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下自動(dòng)著錄、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)借閱，最終以磁帶、磁盤、光盤等形式來存貯和保管，這不僅避免了文書部門和檔案部門的大量數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，文件重復(fù)整理歸檔等許多重復(fù)的工作，而且檔案管理部門也不必要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來建造庫房、進(jìn)行裝訂等工作。
2.縮短檔案的檢索速度，實(shí)現(xiàn)資源共享。數(shù)字化信息使人們可以在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)通過網(wǎng)絡(luò)傳遞迅速獲得所需要的信息。同一份檔案可以在同一時(shí)刻為眾多人利用，人們通過網(wǎng)絡(luò)可以利用保存于數(shù)千里、甚至上萬里外的地方的檔案，檔案保存地點(diǎn)的遠(yuǎn)近不再成為制約人們利用的因素。
3.提高工作效率，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。由于電子文件內(nèi)容與載體的可分離性，文件的內(nèi)容將以數(shù)據(jù)單元的形式自由地存貯、分類、編輯、檢索和傳遞，并通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度整序，不再需要像對紙質(zhì)文件那樣的分類整理。可以完成文件的自動(dòng)著錄、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)檢索、自動(dòng)借閱和自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，縮短文件歸檔的運(yùn)作周期。建立的文件級目錄檢索體系，能極大地提高檔案的檢索速度和查準(zhǔn)率、查全率。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。
三、對電子文件管理的若干思考
（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
筆者認(rèn)為，即使在電子時(shí)代，也少不了作為主體的人的能動(dòng)作用的發(fā)揮，畢竟電子產(chǎn)品與電子技術(shù)最終還是要以人為本，為人服務(wù)。所以，在信息時(shí)代，同樣要求有著高素質(zhì)的人才來操縱信息化、發(fā)展信息技術(shù)。在檔案管理方面，筆者以為應(yīng)從以下兩方面綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)：一方面應(yīng)當(dāng)提高電子檔案信息安全意識(shí)。由于電子文件具有上述特點(diǎn)，對利用過程中的控制比紙質(zhì)檔案要困難得多，檔案工作人員又缺乏足夠的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，有時(shí)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，因此必須具有明確的信息安全意識(shí)。目前對提高電子檔案應(yīng)持謹(jǐn)慎態(tài)度，在無確定把握時(shí)可限制利用方式，以防出現(xiàn)泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。具有保密要求的電子檔案，上網(wǎng)時(shí)需要穩(wěn)妥的安全保密措施。其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用具有廣闊的前景。但是每一種利用方式的應(yīng)用都要靠人的設(shè)計(jì)和操作，因此，檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)電子檔案理論知識(shí)學(xué)習(xí)，努力開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，逐步創(chuàng)造條件，為利用者提供更多、更方面的服務(wù)。
（二）應(yīng)用“前端控制”理論介入電子文件的運(yùn)作和管理。
按傳統(tǒng)檔案的管理模式，檔案的管理與文件的管理是相分離進(jìn)行的。鑒于電子文件的特點(diǎn)，我國檔案學(xué)研究人員提出在電子文件的管理中應(yīng)用“前端控制”理論，使檔案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，從文件生成起建立文件檔案，對重要的文件實(shí)現(xiàn)全程管理。檔案行政部門積極地應(yīng)用“前端控制”理論對電子文件實(shí)行管理，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成、運(yùn)行到歸檔管理，指定專人或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，及時(shí)備份數(shù)據(jù)和對設(shè)備環(huán)境的備份，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量，電子文件生成用統(tǒng)一的專用軟件歸檔管理；已歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴(yán)格地制度和有效的技術(shù)措施保證其信息的原始性、真實(shí)性、完整性。長期保存的電子文件應(yīng)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和拷貝一起歸檔，確保歸檔電子文件的完整性、有效性。在網(wǎng)絡(luò)上定期把符合歸檔要求的電子文件信息聯(lián)機(jī)傳送，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的載體上，脫機(jī)保存。具有保密要求的電子文件，必須有安全保密措施，上網(wǎng)時(shí)必須符合國家安全保密的有關(guān)規(guī)定，確保電子文件的安全。
（三）加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)工作。
做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)工作，首先要抓好電子信息存儲(chǔ)載體，特別是磁性載體，定期拷貝是保證磁性載體可靠性的行之有效的方法。嚴(yán)把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。二是要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全，可設(shè)置登錄限制，使用文件權(quán)限的限制，在一定的范圍內(nèi)對服務(wù)器文件數(shù)據(jù)提供了保護(hù)。三是做好數(shù)據(jù)備份工作，保證信息安全。四是預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安裝防病毒軟件和其它先進(jìn)的防病毒措施，不允許隨使用外來的磁盤、光盤等，必須使用時(shí)嚴(yán)格地進(jìn)行病毒檢測，確認(rèn)安全方可使用。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理
中圖分類號(hào)： G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2012）10-0041-01
電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時(shí)，還可對電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識(shí)別困難。相比之下，相對紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。
電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息，對于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因次，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
一、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性，保證電子文件的法律憑證地位。
三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異
電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)的發(fā)展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進(jìn)行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。
四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同
因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件相應(yīng)的分類號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄方式，中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，是人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。
（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。
（3）健全電子文件的檢查審核制度。
（4）規(guī)范公文制作和控制程序。
（5）加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理。
關(guān)鍵詞：電子檔案；電子文件；管理
中圖分類號(hào)：G271.4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02
一、檔案管理電子化
隨著電子信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢已日益凸顯，成為了社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。
（一）檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢
辦公自動(dòng)化、無紙化的進(jìn)步，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機(jī)讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
（二）檔案管理電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。第二，可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。第三，檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。第四，檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
（三）檔案管理要適應(yīng)新時(shí)期工作的需求
檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經(jīng)不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程。現(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。
在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理電子化。
現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
二、對電子文件的認(rèn)識(shí)
信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列，從社會(huì)生活的角度來認(rèn)識(shí)，電子文件是人們在各種活動(dòng)中使用電子計(jì)算機(jī)作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如，OA（辦公自動(dòng)化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。
計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非常可觀。在中國較大的省、部級政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，每年約生成兩，三萬份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國的檔案工作者逐步認(rèn)識(shí)到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當(dāng)也會(huì)給人們帶來嚴(yán)重問題。
國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規(guī)劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對電子文件的特性和管理方法進(jìn)行研究，《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》的國家標(biāo)準(zhǔn)已完成報(bào)批稿，正在進(jìn)行試點(diǎn)工作，目前課題組正在制定我國的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》。
三、電子文件歸檔管理上遇到的問題
據(jù)了解，在很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識(shí)無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一些部門的電于文件管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲(chǔ)器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲(chǔ)過于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴(yán)重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時(shí)才考慮就已經(jīng)無法挽回了，下面對一些主要問題進(jìn)行分析介紹。
（一）網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源
電子文件之所以涉及范圍迅速擴(kuò)展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個(gè)角落，可以想象，網(wǎng)上的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。
（二）技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難
日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點(diǎn)或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標(biāo)準(zhǔn)信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。
（三）保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性的技術(shù)難題很多
摘 要 本文對電子文件的特點(diǎn)，電子文件的利用及安全保密等方面進(jìn)行了簡要的闡述。
關(guān)鍵詞 電子文件 數(shù)字化檔案 安全
隨著企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)也隨即展開，并使電子文件更加廣泛應(yīng)用普及，這些是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)、科研生產(chǎn)的原始數(shù)據(jù)，是企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理的重要基礎(chǔ)，能夠?yàn)槠髽I(yè)的后續(xù)發(fā)展提供借鑒，尤其在新品的開發(fā)和研制上，因此必須對電子檔案加以很好的保護(hù)和充分的利用。
一、電子文件的定義及特點(diǎn)
電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境下生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它與紙質(zhì)文件相比，有如下特點(diǎn)：
1.電子文件不具備直觀性，必須依賴特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。而且有些電子檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，非人工識(shí)讀性與紙質(zhì)文件有著本質(zhì)的區(qū)別。
2.電子文件可直接在計(jì)算機(jī)上迅速地處理和傳遞。而且具有易復(fù)制、修改、刪除等特點(diǎn)，使檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。因此對其真實(shí)性，可靠性有更高的要求。
3.電子文件的瀏覽不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，可實(shí)現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)共享，利用更加方便快捷。
4.電子文件對保存環(huán)境的要求更高，如溫濕度，防塵，防磁，防震等。
二、電子文件的利用及保密
電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要和必要的，而同紙質(zhì)檔案相比，它更加難以控制。全數(shù)字化的形態(tài)加大了日常維護(hù)的難度，在技術(shù)支持方面和人員素質(zhì)方面有較高的要求。
（一）技術(shù)支持方面的問題
電子文件為需求人員提供便利的同時(shí)，也導(dǎo)致了一些不容忽視的問題。其具有的共享性、交互性、多樣性、開放性等特點(diǎn)，使其對軟硬件平臺(tái)的依賴性更強(qiáng)，對支持其運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性要求更高。
1. 載體保護(hù)
首先要做好電子文件載體的軟件保護(hù)。電子文件的格式多種多樣，有文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等等。如歸檔時(shí)不加以控制，在以后相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)，也許能夠讀取它們的軟件不再使用，就不能保證其可讀性。因電子技術(shù)更新很快，對歸檔的電子文件就要規(guī)范幾種常用的少量的文件格式，用幾種通用性較強(qiáng)的軟件讀取，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。另外，要做好電子文件載體的物理保護(hù)。要盡可能防止電子文件載體劃擦記錄涂層，避免擠壓，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，與有害氣體隔離等。
2.信息保護(hù)
企業(yè)檔案是屬于商業(yè)秘密的范疇，是企業(yè)核心競爭力的保障。為了防止企業(yè)檔案信息被竊取、刪除和修改，通過簽署確認(rèn)、設(shè)置密碼、身份驗(yàn)證、安裝殺毒軟件、服務(wù)器備份等保護(hù)措施，對電子文件的真實(shí)性，儲(chǔ)存安全性，防范非法訪問和病毒侵害都有很好的保護(hù)作用。（1）防止修改。將電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。（2）簽署確認(rèn)。由于電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，電子文件的原始記錄性和憑證作用將不再確定，因此需要對歸檔的電子文件進(jìn)行電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證。只要數(shù)據(jù)未發(fā)生改變，則簽名信息依然存在。數(shù)字簽名技術(shù)是被公認(rèn)可靠的，被法律界所承認(rèn)的。（3）設(shè)置權(quán)限。根據(jù)業(yè)務(wù)職能的需求，設(shè)置不同操作權(quán)限。有管理級用戶、業(yè)務(wù)級用戶和瀏覽級用戶。各級用戶不能超越自己的管轄范圍。用戶在利用時(shí)，要特別注意不要泄密。（4）防病毒系統(tǒng)。安裝殺毒軟件，定期進(jìn)行病毒的檢測和清除。（5）數(shù)據(jù)備份。有條件的話，應(yīng)實(shí)現(xiàn)異地備份。即備份服務(wù)器與被備份服務(wù)器安裝在不同房間，以防止因火災(zāi)、水災(zāi)、高壓電等災(zāi)難造成同一房間內(nèi)的所有服務(wù)器同時(shí)損壞。條件允許的情況下，應(yīng)實(shí)現(xiàn)雙機(jī)熱備。如果實(shí)現(xiàn)雙機(jī)熱備存在困難，則必須利用數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)的維護(hù)計(jì)劃功能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)備份。
3．復(fù)制保護(hù)
由于電子環(huán)境日新月異，存貯介質(zhì)會(huì)老化，落后，電子數(shù)據(jù)格式要定期升級和更換，即在不同軟、硬件上進(jìn)行復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。
（二）人員素質(zhì)方面的問題
為適應(yīng)檔案數(shù)字化管理模式，要不斷提高檔案人員素質(zhì)，要有一支具有高素質(zhì)的專業(yè)化知識(shí)、并能熟練地運(yùn)用高科技手段處理企業(yè)電子檔案的人才隊(duì)伍。
一方面制定人才培養(yǎng)計(jì)劃，提高檔案管理水平。主要在計(jì)算機(jī)能力上，檔案人員要越來越深入地利用網(wǎng)絡(luò)開展存儲(chǔ)、處理、和傳遞利用工作，因此，檔案人員必將從文件的管理者變成了信息的管理者。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)
隨著時(shí)間的推進(jìn)，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復(fù)雜多樣的檔案文件進(jìn)行高效、科學(xué)的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現(xiàn)代檔案管理部門當(dāng)下的首要工作內(nèi)容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復(fù)雜、繁瑣，建立一個(gè)有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)非常關(guān)鍵。本文將對電子文件檔案管理進(jìn)行闡述，并分析如何設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)。
對于一個(gè)國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會(huì)對這個(gè)國家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生影響，也會(huì)對政治和文化等方面產(chǎn)生影響。檔案管理工作的發(fā)展，會(huì)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展，內(nèi)容也會(huì)隨之不斷增多，檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)的增多，促進(jìn)了檔案管理方法的改進(jìn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。本文將根據(jù)電子文件檔案管理的工作的特點(diǎn)要求，對于電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)提出個(gè)人建議，希望能夠?qū)﹄娮游募n案管理系統(tǒng)的建立有所幫助。
1.電子文件檔案管理工作的概述
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對需要進(jìn)行存儲(chǔ)的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進(jìn)行歸納分類，再進(jìn)行收藏保管的活動(dòng)，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內(nèi)容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質(zhì)材料，其形成與管理都是依靠信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。
一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲(chǔ)存、保管，還是從服務(wù)于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計(jì)算機(jī)故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發(fā)生。
總的來說，電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。
2.電子文件檔案管理存在的問題
電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發(fā)展的時(shí)間較短，經(jīng)驗(yàn)相對不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：
1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發(fā)生被篡改、刪除、遺漏等問題，對于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實(shí)性都很難得到判斷。
2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、硬件設(shè)施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象，所以要永久性儲(chǔ)存電子文件檔案面臨著一定的考驗(yàn)。
3.電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
為了更好地對電子文件檔案進(jìn)行管理，更好地服務(wù)于檔案利用者，設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)一個(gè)完善、安全有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)下檔案管理部門的一大任務(wù)。通過西方學(xué)者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個(gè)不同的生命周期，電子文件檔案管理系統(tǒng)的建立可以參照這三個(gè)階段的不同特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)：
1.電子文檔管理系統(tǒng)。由于電子文檔的載體與紙質(zhì)文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會(huì)有被改動(dòng)、遺失或者被惡意刪除等現(xiàn)象存在。所以為了保證電子文檔的真實(shí)完整性，在這一環(huán)節(jié)中要對其進(jìn)行嚴(yán)格審核。
2.電子文件管理系統(tǒng)。在保證電子文檔的真實(shí)完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統(tǒng)，對收集的電子文檔進(jìn)行合理分類、整理，然后儲(chǔ)存。對電子文檔的分類、整理要尊重規(guī)律符合邏輯思維，才能提高工作效率。
3.檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統(tǒng)要對電子文件檔案進(jìn)行維護(hù)、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題導(dǎo)致電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象。
關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別；醫(yī)院檔案
隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的迅猛發(fā)展，電子文件檔案化管理方式被社會(huì)企業(yè)廣泛推廣和使用，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統(tǒng)的檔案管理。因此，針對電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理特點(diǎn)的不同，將其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，找出二者之間存在的差異性。
1 電子文件檔案化管理的概述
電子檔案管理是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上被廣泛開發(fā)應(yīng)用出來的，從電子文件檔案的本質(zhì)體征來看，它是利用電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)手段對檔案進(jìn)行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動(dòng)化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動(dòng)化和社會(huì)化的管理模式。這種模式適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，能為醫(yī)院的檔案管理工作提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確、方便快捷、高效的檔案信息內(nèi)容[1]。
醫(yī)院檔案部門經(jīng)過用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)手段對檔案信息內(nèi)容集中管理，并把檔案中的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)保存，存儲(chǔ)成符合要求的電子檔案。然后再由相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行分類和整理存儲(chǔ)到磁盤中，在必要的情況下要對其進(jìn)行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對使用者進(jìn)行確認(rèn)，然后為檔案部門提供方便的信息內(nèi)容查詢途徑。
2 電子文件檔案化管理的特點(diǎn)
電子文件檔案是在社會(huì)生活中不斷發(fā)展起來的，它是指通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)和分類。電子檔案既與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，又與其相互關(guān)聯(lián)，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報(bào)表、文件以及電子圖書等。
電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)的檔案管理存在差別，因?yàn)殡娮訖n案一定要經(jīng)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行復(fù)雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內(nèi)容可以被粘貼復(fù)制存儲(chǔ)到不同的媒介之中，比如優(yōu)盤、磁盤等。當(dāng)醫(yī)療工作者想對其進(jìn)行利用時(shí)，就可以利用電腦等設(shè)備對它進(jìn)行調(diào)出然后查閱出相關(guān)的檔案信息內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個(gè)特點(diǎn)：①傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較直觀，醫(yī)護(hù)人員不用借助其他設(shè)備進(jìn)行查閱。而對電子檔案進(jìn)行查閱時(shí)，一定要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，比如電腦、手機(jī)等才能查閱利用。②傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行傳送交接時(shí)，需要通過人工進(jìn)行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行傳送和處理。③傳統(tǒng)的檔案在使用時(shí)，會(huì)受到時(shí)間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達(dá)到共享性，不受時(shí)間、空間以及距離等問題的影響。④傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較復(fù)雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應(yīng)的保存場地，但是電子檔案在進(jìn)行保存時(shí)需要防磁性能條件比較強(qiáng)[2]。
3 電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處
3.1在歸檔方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在歸檔時(shí)需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行整合、編碼和分類，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，它有相應(yīng)的載體，在工作人員進(jìn)行編輯的過程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行技術(shù)編碼，操作起來比較節(jié)省時(shí)間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對信息內(nèi)容進(jìn)行修改，這樣就會(huì)使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行身份和信息驗(yàn)證，減少在傳輸過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，以此來確保檔案文件的真實(shí)準(zhǔn)確性[3]。
3.2在歸檔時(shí)間上的差別 傳統(tǒng)文件檔案管理在歸檔時(shí)間上比較單一，需要系統(tǒng)的時(shí)間規(guī)定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫(yī)院檔案管理人員可以對其進(jìn)行隨時(shí)歸檔，還可以對計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行設(shè)置歸檔日期，在某一時(shí)期進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成以后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)自動(dòng)整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時(shí)歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現(xiàn)，快速便捷，提高檔案利用效率。
3.3在文件分類、編目等管理方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進(jìn)行人工系統(tǒng)操作，需要檔案工作人員的工作勞動(dòng)強(qiáng)度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對檔案文件進(jìn)行分類和編目。在技術(shù)條件允許的情況下，醫(yī)院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫(yī)護(hù)人員對檔案信息的檢索和查詢，進(jìn)而減少檔案工作人員的勞動(dòng)時(shí)間。
3.4在保管方式上區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在保管方式上，需要相關(guān)的檔案存儲(chǔ)室，檔案工作人員需要對檔案管理存儲(chǔ)室進(jìn)行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲(chǔ)到檔案管理中心的相關(guān)設(shè)備中或刻入到光盤中由相關(guān)工作人員進(jìn)行保管和整理，占用空間小保存時(shí)間久[4]。
3.5在查詢使用方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在查詢使用時(shí)，需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)入檔案室進(jìn)行翻閱查找，查閱的過程比較復(fù)雜。電子文件檔案在查詢和使用時(shí)，它只需要檔案工作人員注冊相關(guān)登記手續(xù)，然后在檔案管理中心進(jìn)行登陸就可以對檔案文件進(jìn)行查閱和使用。
4 結(jié)論
綜上所述，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術(shù)支持，但是從醫(yī)院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎(chǔ)經(jīng)驗(yàn)。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫(yī)院檔案管理中存在著一定優(yōu)勢，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統(tǒng)檔案管理對其進(jìn)行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務(wù)于醫(yī)院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統(tǒng)檔案存在差別，但是要讓他們共同發(fā)展服務(wù)于醫(yī)院工作的需要中。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案室 電子文件 管理
在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的形勢下，數(shù)字檔案室作為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)和管理，并通過網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)，發(fā)揮著不容忽視的作用。對于電力企業(yè)來說，在企業(yè)的運(yùn)營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數(shù)字檔案室重要的工作對象和建設(shè)內(nèi)容。筆者結(jié)合所在的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理情況，對兩者的關(guān)系進(jìn)行探討。
一、積極建設(shè)數(shù)字化平臺(tái)，作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)
一方面，搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件檔案管理的工作起點(diǎn)。圍繞電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)的要求，我公司緊跟信息技術(shù)和電力工作的新發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應(yīng)用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開發(fā)，多次配合省公司工作調(diào)試模塊設(shè)計(jì)，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化檔案室的建設(shè)中，檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數(shù)字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺(tái)。
另一方面，搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的落腳點(diǎn)。我公司的檔案信息平臺(tái)雖然是由國網(wǎng)公司統(tǒng)一建立和維護(hù)的，但在在實(shí)際工作中，檔案工作人員結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強(qiáng)電子文件管理等重點(diǎn)工作，認(rèn)真驗(yàn)證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時(shí)圍繞信息的前端控制和全程維護(hù)，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應(yīng)用提出功能需求，便于國家電網(wǎng)公司進(jìn)行系統(tǒng)的完善。同時(shí)，對已有的電子文件和數(shù)字化后的檔案，開發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計(jì)分析、查找利用等功能，實(shí)施了電子數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數(shù)據(jù)庫的作用，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據(jù)信息系統(tǒng)的程度、安全風(fēng)險(xiǎn)等因素，落實(shí)信息管理安全保密措施，保障應(yīng)用系統(tǒng)的安全運(yùn)行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。
二、積極構(gòu)建保障體系，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開
首先，領(lǐng)導(dǎo)重視為各項(xiàng)工作的有序開展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計(jì)劃當(dāng)中，使檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)工作同布置、同落實(shí)；每年印發(fā)《檔案工作要點(diǎn)》，召開檔案工作會(huì)議，明確檔案工作目標(biāo)和內(nèi)容；積極推行責(zé)任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內(nèi)容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機(jī)制。在數(shù)字檔案室建設(shè)初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學(xué)習(xí)咨詢，了解紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容、程序與方式，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的有效經(jīng)驗(yàn)與成果利用，確保檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目實(shí)施的科學(xué)高效。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，還專門組織召開了檔案數(shù)字化建設(shè)工作研討會(huì)，邀請上級業(yè)務(wù)主管部門、市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專家參加，充分聽取各方意見，全力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。公司還組織專人以數(shù)字化檔案室建設(shè)為主題開展課題研究，通過對傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)以及檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐等情況進(jìn)行分析探討，研究思考數(shù)字化檔案室建設(shè)的目標(biāo)、原則和方法等內(nèi)容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合，為數(shù)字化檔案室建設(shè)奠定了理論基礎(chǔ)。
其次，強(qiáng)化指導(dǎo)監(jiān)督。數(shù)字檔案室建設(shè)涉及企業(yè)多個(gè)部門，形成工作合力至關(guān)重要。一方面，明確各部門的工作職責(zé)，由辦公室總體牽頭負(fù)責(zé)實(shí)施檔案數(shù)字化全過程的進(jìn)度與質(zhì)量控制；由信息管理部門給予數(shù)字化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)的技術(shù)保障，配合做好數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和運(yùn)行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業(yè)，在做好市公司機(jī)關(guān)本部數(shù)字檔案室和電子文件管理工作的同時(shí)，積極開展對所屬單位檔案工作的指導(dǎo)，與檔案數(shù)字化項(xiàng)目服務(wù)單位簽訂《檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責(zé)任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進(jìn)行密級篩查，全面梳理和統(tǒng)計(jì)標(biāo)識(shí)密級文件，從源頭上區(qū)分檔案數(shù)據(jù)的安全保密層次。
再次，健全制度是完成各項(xiàng)工作的保障。在數(shù)字檔案室建設(shè)之初，企業(yè)就以國家檔案局、市檔案局有關(guān)電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)中關(guān)于國有企業(yè)全面推進(jìn)電子文件歸檔管理的要求為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照國家檔案局技術(shù)規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息資源數(shù)字化工作；在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開展數(shù)字檔案室建設(shè)的各項(xiàng)工作。此外，進(jìn)一步維護(hù)數(shù)字檔案室建設(shè)的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案的方式”，對信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案數(shù)據(jù)提出要求，嚴(yán)格規(guī)定查閱范圍，科學(xué)設(shè)定利用權(quán)限，規(guī)范電子檔案的管理。
三、不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展
一是強(qiáng)化統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化檔案室因?yàn)樾畔⒂涗浄绞脚c傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)電子文件管理與數(shù)字檔案室建設(shè)的功能要求，進(jìn)一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；要實(shí)施紙質(zhì)檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數(shù)據(jù)科學(xué)納入檔案管理范疇，實(shí)現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。
二是強(qiáng)化技術(shù)保障。要適應(yīng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展，配置滿足數(shù)字檔案海量存儲(chǔ)、查詢、管理要求的服務(wù)器和光盤、硬盤等存儲(chǔ)備份設(shè)備，并實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲(chǔ)等多環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的功能，為建設(shè)數(shù)字化檔案室提供良好的運(yùn)行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開發(fā)的建設(shè)原則，將檔案管理與本單位信息化建設(shè)總體格局相結(jié)合，并關(guān)注數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特殊性和專業(yè)性，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析，對不同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行分層保管，努力建設(shè)資源配置合理、使用科學(xué)便捷的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)文檔的實(shí)體生成、管理運(yùn)轉(zhuǎn)、信息利用的一體化。
三是強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。數(shù)字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務(wù)觀。要根據(jù)新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，提升檔案工作人員對數(shù)字檔案室的認(rèn)識(shí)，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案特點(diǎn)進(jìn)行合理組織、計(jì)劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動(dòng)緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，具備更專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和更豐富的信息技術(shù)知識(shí)，為科學(xué)開展檔案管理提供強(qiáng)有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。
（作者單位為國網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司）
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞] 檔案；檔案管理；雙軌制；措施
[中圖分類號(hào)] G740
[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] B
在全球化信息時(shí)代的影響下，傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)檔案已不能適應(yīng)當(dāng)今快節(jié)奏的傳播利用，由以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主導(dǎo)的這面旗子占領(lǐng)了檔案管理領(lǐng)域，并逐步取代紙質(zhì)檔案。隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的不斷普及應(yīng)用，圖書館檔案管理近年來也隨之由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件逐步向電子文件轉(zhuǎn)化，但這個(gè)轉(zhuǎn)化是復(fù)雜、持續(xù)的，由于各種原因，他們的并存期、依賴期會(huì)相當(dāng)漫長。不過電子文件的入檔比例呈逐年增長態(tài)勢，形成兩者并駕齊驅(qū)的局面，所以圖書館檔案實(shí)行雙軌制管理是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，是圖書館檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
一、檔案管理“雙軌制”的內(nèi)涵
從形式上看，電子文件僅是形成最終傳統(tǒng)意義上檔案實(shí)體的過渡性文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了無紙化辦公的情況，電子文件的優(yōu)勢越來越凸顯，從而對傳統(tǒng)檔案的管理方式提出新的質(zhì)疑和挑戰(zhàn)。
電子文件的出現(xiàn)，不僅是存儲(chǔ)方式的改變，更是檔案管理范式的轉(zhuǎn)變。總的來說，檔案“雙軌制”管理主要是指對檔案的存儲(chǔ)采取紙質(zhì)與電子并存的管理辦法。“雙軌制”不但是管理方式、方法上的調(diào)整或者說是某種擴(kuò)充，更重要的在于它還從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理的理念，是對傳統(tǒng)檔案管理理念的一次揚(yáng)棄，給傳統(tǒng)的檔案管理注入了新的活力。在管理層面上，“雙軌制”是對紙質(zhì)檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，“雙軌制”則意味著從對紙質(zhì)檔案的管理過渡到對信息、知識(shí)和數(shù)據(jù)挖掘、融合與輸出，是對信息洪流的疏導(dǎo)和規(guī)范。
二、實(shí)施“雙軌制”管理的必然性及意義
紙質(zhì)檔案與電子文件由于其各自的特點(diǎn)、文件運(yùn)行的生命周期以及在整個(gè)科研生產(chǎn)過程中所發(fā)揮的作用不同，決定了必須對具有同一信息內(nèi)容的文件施行紙質(zhì)檔案與電子文件并存管理的“雙軌制”。
電子文件的特點(diǎn)隨著其自身的不斷發(fā)展而豐富和擴(kuò)充。而其中的“可共享性”、“存儲(chǔ)的高密度性”以及“信息的可操作性”是電子文件被大眾認(rèn)可及迅速普及的主要原因。根據(jù)這些特點(diǎn)，相對于紙質(zhì)檔案而言，電子文件的優(yōu)勢在于提供方便、快捷的查詢、復(fù)制及數(shù)據(jù)交換、挖掘等信息服務(wù)上。這是信息社會(huì)或者說網(wǎng)絡(luò)社會(huì)對檔案管理提出的基本要求。這是一個(gè)信息爆炸的社會(huì)，如果不對電子文件施行有效的管理，而只是固封于對紙質(zhì)文件的管理上，那么對海量的信息進(jìn)行紙質(zhì)存儲(chǔ)以及從海量的紙質(zhì)文件中找出所需要的信息將是不可能的事。
雙軌制的管理模式能夠適應(yīng)現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)的需要，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理和信息化管理相容并有機(jī)地結(jié)合起來的現(xiàn)代管理模式。這種管理模式既能充分開發(fā)、利用檔案信息資源，同時(shí)也能起到保護(hù)檔案原件的作用。從而將更加重視知識(shí)管理在資源配置、業(yè)務(wù)流程和人才開發(fā)等方面的作用，使檔案管理工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化。提高檔案管理的水平，發(fā)揮檔案的更大作用。
三、構(gòu)建符合現(xiàn)代檔案“雙軌”管理機(jī)制的措施與對策
(一)加強(qiáng)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作
檔案工作是“利在當(dāng)代、功在千秋”的事業(yè)。所以要想加快實(shí)現(xiàn)雙軌制下檔案管理高效率，必須增加經(jīng)費(fèi)投入，購置實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化所必須的一些設(shè)備，如高性能的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、快速刻錄機(jī)、打印機(jī)等，以及維護(hù)檔案安全的保護(hù)設(shè)施、配套的軟件等，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。沒有堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)也就無從談起檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)問題。
(二)做好館(室)藏檔案的優(yōu)化工作
檔案館(室)對所保管的案卷進(jìn)行全面、認(rèn)真、細(xì)致的普查，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。首先要對館(室)藏檔案進(jìn)行全面的清查工作，剔除那些重份和無查考利用價(jià)值的文件和資料，然后按照管理規(guī)范和科學(xué)的方法重新進(jìn)行分類、組卷、編目、撰寫案卷標(biāo)題等，避免在實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案的過程中出現(xiàn)重復(fù)工作。同時(shí)，在重新整理的過程中還可以對破損、掉頁、字跡退變等案卷做一些修復(fù)和搶救工作，可以說是一舉兩得，也避免了工作效率低的情況發(fā)生。重新組卷不僅可以優(yōu)化館(室)藏、科學(xué)保管，而且可以提高計(jì)算機(jī)管理檔案的利用效率。
(三)解決電子檔案文件存儲(chǔ)問題，加固檔案管理的“雙軌”構(gòu)架
電子文件的存儲(chǔ)問題是“雙軌制”管理的核心問題之一。電子文件的存儲(chǔ)包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是海量存儲(chǔ)的問題，一是長期保存的問題。解決這兩個(gè)問題的辦法，就目前的科技水平而言，就是通過“在線存儲(chǔ)”、“離線存儲(chǔ)”和“近線存儲(chǔ)”的辦法，對海量電子文件加以長期保存和備份。在線存儲(chǔ)是指授權(quán)用戶可以根據(jù)需要，隨時(shí)下載數(shù)據(jù)，一般用于存儲(chǔ)被頻繁調(diào)用的數(shù)據(jù)。離線存儲(chǔ)，顧名思義，是對“在線”數(shù)據(jù)的“離線”備份存儲(chǔ)，因此又稱備份級的存儲(chǔ)。這部分?jǐn)?shù)據(jù)不經(jīng)常被調(diào)用。“近線”存儲(chǔ)是對“在線”和“離線”的折中，適用于存儲(chǔ)訪問量不是很大，但又有一定需求的數(shù)據(jù)。
(四)規(guī)范管理，統(tǒng)一接口，打通紙質(zhì)檔案與電子文件之間的物理隔閡
融合是時(shí)代的主旋律。紙質(zhì)檔案與電子文件并存的管理過程中，必然存在著不相協(xié)調(diào)的矛盾和沖突。在矛盾處發(fā)現(xiàn)一致，在沖突中尋求融合，是檔案“雙軌制”管理的根本出發(fā)點(diǎn)，也是構(gòu)建其“雙軌”管理的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐的必然選擇。根據(jù)時(shí)代特征和科研生產(chǎn)的實(shí)際需求以及現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的管理模式，構(gòu)建一套動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的，多接口、全兼容的電子文件管理體系業(yè)已成為現(xiàn)代檔案管理者的共識(shí)。“雙軌制”其實(shí)是一種混合管理模式，由于時(shí)代的變遷和科學(xué)的進(jìn)步，任何單一的檔案管理模式都難以適應(yīng)現(xiàn)今復(fù)雜的檔案信息格局。“雙軌制”的“雙”也不是字面上“兩種”的意思，或者可以說是一種“混合制”的管理模式。
全兼容是指不但要從軟件上保證紙質(zhì)檔案與電子文件的一一對應(yīng)，同時(shí)也要從硬件發(fā)展的角度，對歷史和將來的數(shù)據(jù)進(jìn)行兼容性維護(hù)，保證其電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案都長期可用，杜絕由于硬件系統(tǒng)的升遷而對歷史數(shù)據(jù)所造成的毀滅性破壞。唯一性是指一定要保證對包含同一信息內(nèi)容的紙質(zhì)檔案與電子文件的一一對應(yīng)。
其次，要建立健全管理制度，從設(shè)計(jì)軟件的開發(fā)論證，到整個(gè)局域網(wǎng)內(nèi)OA、PDM(PDS)等計(jì)設(shè)文件管理軟件的架設(shè)與管理入手，規(guī)范其歸檔和管理流程，統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和接口，明確從電子文件到紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換接口的唯一性，以保證電子文件的真實(shí)可用及與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，打通紙質(zhì)與電子文件之間的物理隔閡。
再次，運(yùn)用技術(shù)手段，保證紙質(zhì)與電子文件之間的動(dòng)態(tài)鏈接，以及紙質(zhì)與電子文件都真實(shí)可用，充分發(fā)揮“雙軌制”對現(xiàn)代檔案管理的作用與職能。數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，可以為海量電子文件以及紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)條目提供快捷的全文檢索或是條目查尋。進(jìn)一步完善的PDM系統(tǒng)和歸檔管理軟件的無縫對接，為電子文件的適時(shí)歸檔、動(dòng)態(tài)修改提供了可行的渠道，又從技術(shù)上確保了電子文件的真實(shí)可用及其輸出的紙質(zhì)檔案與實(shí)物的完全符合。
(五)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)工作
從目前看，許多檔案部門缺乏高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。加之整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，而現(xiàn)有的立卷歸檔工作隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，不僅需要檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，全面提高檔案人員隊(duì)伍素質(zhì)，提高其綜合業(yè)務(wù)能力，改善檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，盡快使他們熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備，掌握信息管理的基本知識(shí)和技能，這樣才能擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作和雙軌制下檔案工作的重任。
隨著雙軌制下檔案管理的進(jìn)一步開展，檔案管理將逐步進(jìn)入電子化、網(wǎng)絡(luò)化階段。我們要以檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)，按著全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)，認(rèn)真做好雙軌制下的檔案管理工作。是一種必然的發(fā)展趨勢。因而目前我們只有做好紙質(zhì)文件和電子文件的并存管理——“雙軌制”的管理，才能更好地迎接“無紙化”時(shí)代的到來，實(shí)現(xiàn)最為理想的檔案管理。
[參 考 文 獻(xiàn)]
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