時間：2023-09-05 09:33:01
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合同管理信息系統在開發設計過程中，需重點考慮起草合同和變更合同在審核處理過程中的狀態轉換情況。起草合同一旦錄入則置為待發送狀態，在進行審核時，會依據實際情況產生審核通過或審核未通過的狀態。在合同進行結項操作后還可以進行取消操作，恢復到審核通過狀態。起草合同狀態為審核通過時，如果需要對合同狀態進行修改，則需要啟動合同變更流程，變更合同的狀態與起草合同的狀態相同。審核通過的變更合同在審核通過狀態下可以再次進行變更。結項狀態的合同不能進行任何修改操作，如需要進行修改，則必須取消結項操作，將合同置為審核通過狀態，然后使用變更合同的流程對其進行修改。同時，系統應重點解決合同的起草、評審和執行情況監控，主要有合同起草和合同變更2個流程合同變更流程在新增合同審核通過后進行。業務流程。
2系統設計
2.1總體架構
合同管理信息系統總體構架共劃分為4層。
（1）數據層：主要用于數據的存儲，為其它各層提供基礎的數據支持。包括合同信息、變更信息審核信息、附件信息、統計信息、基礎信息6個數據庫
（2）支持層：對系統的基礎和公共功能進行整合，形成平臺，主要包括：組織機構管理、數據字典管理、數據導出管理、角色管理、權限管理、登陸管理等模塊。
（3）業務層：業務層是合同業務處理的核心內容，基于數據層和基礎層建立，包括：合同起草管理。合同變更管理、財務信息管理、合同執行管理和合同模板管理5個模塊。
（4）訪問層：使用平臺層的登陸管理，進行認證后，對業務和平臺操作在頁面中進行統一展現。
2.2系統功能設計
按照系統功能分析結果，為實現系統建設的目標，系統在提供人員部門、角色管理等基礎功能的情況下，需要實現5個應用系統的功能，主要包括合同起草管理、合同變更管理、財務信息管理、合同執行管理和合同模板管理。各業務模塊基于支持層建立，是實現企業合同管理規范的關鍵。起草合同在審核通過后，可以進行合同變更，變更合同也必須在審核后才能生效。起草合同和變更合同進入執行管理。只有錄入了財務數據的合同才能進行結項管理。在進行收、付款合同統計和合同管理統計時，不區分是否為結項合同。合同管理信息系統各子系統關系。
2.2.1合同起草管理起草合同管理是辦理合同業務的入口，為合同管理人員起草合同時使用，在此處提供新合同信息、審核未通過合同信息、待辦事項的提醒等功能。系統中要管理的合同關鍵信息包括合同基本信息（名稱、類別、對方單位、簽訂日期、起止日期、簽訂人等）、財務信息（合同金額、計劃到付款信息、多部門聯合分劈信息等）、合同文本等。
2.2.2合同變更管理當已簽訂的正式合同需要變更時，由合同管理人員發起變更申請業務流程。此功能主要包括合同內容修改和合同變更申請的提交，以及對未通過審核的變更合同的修改，并提供合同變更歷史和審核意見的跟蹤查看功能。
2.2.3財務信息管理財務人員對已簽訂的合同進行日常管理。包括財務工作號記錄、實際到付款信息、發票開具與接收信息、稅款信息等。
2.2.4合同執行管理執行管理功能主要對合同的執行情況進行監控和管理，重點是對合同查詢和統計功能。
（1）收/付款提醒：依據收付款計劃，提醒合同管理人員近期收付款信息；
（2）結項管理：當合同履行完成時，進行合同的結項操作，同時應對特殊情況，系統支付解除結項功能；
（3）查詢與統計：在對合同進行分類別、分形式管理的基礎上，重點統計與分析系統的收/付款情況、稅款情況、開具發票等。
2.2.5合同模板管理針對鐵路科研企業合同種類多而雜的特點，方便合同起草人正確的使用最新的合同模板，系統提供外部合同模板、企業內部合同模板以及版本管理。
2.2.6系統管理功能模塊主要為以上系統功能提供支持，主要包括組織機構管理、角色權限、人員管理、數據字典管理和系統日志等功能。其中數據字典涵蓋了合同內容中的所有選擇項的內容，包括合同類別、企業實體等內容，并與查詢與統計功能緊密銜接。
3結束語
一、背景
國外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美國就成立了合同管理協會NCMA，專門為企業做依據和參考。早期合同狀態分為七個部分，①合同執行，即合同準備、合同分析、合同類型、合同付款、合同執行文件、合同執行計劃。②日常合同執行。③合同變更，即變更基礎、加個變更、主題名稱變更及協議。④轉包合同和權利義務分配。⑤糾紛解決。⑥合同效力補救和終止。⑦合同結束。國內合同主要研究關注點大多是建筑工程、勞動合同、項目合同、招投標等。隨著信息技術的飛速發展,國內企業合同數量日益增加，計算機系統在企業管理中的作用日益突出，以企業需求為基礎，IT技術為支撐，通過構建信息管理系統，提供及時、準確、完整的合同數據,為管理者增添決策依據，從而提高公司運營效率和管理水平，已成為各類企業生存發展的必要條件。
二、開發思路
合同管理與銷售、項目實施、財務、物資、客戶關系等都有所關聯,涉及到相關部門問的協同。傳統的管理模式下,各部門間信息的一致性與溝通的及時性,往往是影響相關人員協同作業效率、進而影響公司效益的重要因素。合同管理系統通過信息化手段建立公共的合同相關數據平臺,對合同生命周期內所有信息及關聯操作進行了整合和控制,改善了部門之間的信息交互和作業協同,不僅使運營與管理更為規范、更為有效,而且有助于提高履約率、提高客戶滿意度、縮短合同收款周期等,為企業帶來直接和間接的效益。IT技術的革新,為合同管理系統的實現提供了新手段。B/S架構的興起對應用架構帶來了重大變革,統一將瀏覽器做為客戶端大大降低了開發難度及維護成本。服務端方面SSH框架越來越受到開發者的青睞成為Java開發的主流。異步腳本(AJAX)技術使得前后臺數據交互時不必刷新頁面從而提升了用戶體驗。JSON格式減少了前后臺交互的數據冗余。企業管理軟件開發經驗的日益豐富,使得業務需求越來越明確。功能展現不再能僅是簡單的數據堆積,更需要有意義的數據組合,并通過圖表、列表等形式,對比、多維度等手段,給用戶最直觀最友好的展現。ExtJs是在Js的基礎上進行封裝成為一組可擴展的頁面展現控件,統一了頁面風格,增強了開發效率,提升了展現效果。另外,相關技術能夠滿足合同管理系統其他系統間的數據交互需求,支持一體化的管理方案,并滿足對擴展性和可維護性的更高要求。本文針對一套B/S架構,基于SSH框架,采用ExtJs控件,適用于企業級應用的合同管理系統,依次就發展背景、核心技術、功能設計以及技術實現企業所要求的功能。
三、功能需求及設計實現
（一）權限要求
管理員具有最高級別權限，能夠開設、新增普通合同用戶，管理能夠對所有合同信息、包含新增處理、變更處理、違約處理等，對于刪除合同信息請謹慎使用，刪除時提示2次是否確認，同意后合同即被刪除；部門管理權限，對企業部門進行信息維護；合同類型維護，由于合同具有不同類型，且可以自定義類型，定義后普通用戶在新增合同的時候即可以選擇合同類型；付款方式維護,為規范付款方式，管理員對該信息字段進行維護，定義后普通用戶在進行合同結款的時候選擇付款方式。普通用戶能夠對合同進行正常維護，具有新增功能、變更功能、違約功能、續簽功能；進入合同系統后，在首頁能夠掌握合同基本數據信息，如合同總數、正常進行合同數、結束合同數量、延期合同數量等；合同起始需新增信息，編寫合同開頭編碼、合同編號、名稱、類型簽署部門、合同項目、金額、生效日期、終止日期等合同信息；新增合同乙方聯系人、聯系方式等信息；合同信息較多，用戶在使用的過程中需要各種查詢功能，為此，該系統應提供合同編號、合同名稱、乙方名稱、進展情況、終止日期、結束日期、使用部門、簽署部門、付款方式、是否預提的組合查詢，并且支持模糊搜索；針對合同信息量較大，在生成查詢結果后，導出excel存檔；預提合同，在合同維護里有預提合同維護，該維護里有預提資金記錄，此功能模塊針對合同未簽署前的資金流動。
（二）客戶管理
客戶為創建合同時的必選對象，基本資料共有兩個部分：客戶資料和關聯信息。基本信息包含客戶基本信息、開票信息、聯系人、客戶備忘、客戶附件等。關聯信息有多項內容，含合同信息、合同標的、審批信息等；對于客戶的基本資料和關聯信息此處設置必要的打印和查詢關聯。對客戶基本信息進行增、刪、改、查功能；查詢條件：客戶名稱、客戶編號、開票名稱、行業等。
（三）發票管理
發票管理用于發票在系統上的記錄。發票按來源分為兩類，接收、開具。接收類的發票根據對象不同分為合同類發票，非合同類發票，此類發票接收后，商務確認后，記錄接收發票記錄。開具類發票，根據對象不同分為合同類發票，非合同類發票，此類發票經領導審批后，才可開具，審批的同時登記開具發票記錄。相關功能：發票增、刪、改、查功能;查詢條件，發票類型、開票日期、發票對方、納稅識別號。
（四）統計查詢
合同簽訂數量進行統計，根據年月和簽訂數量進行計算，生成折線圖;根據合同簽訂狀態，正在進行、延期、已結束的狀態進行計算，生成餅狀圖;根據合同歸屬部門，對自定義部門的合同數量進行計算，生成錐形圖。
四、非功能需求
（一）授權和認證
對登錄用戶身份信息，反復認證，并提供數據庫認證，LDAP認證，USB-key（數字證書認證及串號驗證）認證等多種身份認證的方式，本課題主要采用LDAP認證方式。對已登錄用戶經行全局會話控制，認證會話超時或注銷時，實現門戶及其他應用統一注銷，為單點登錄功能開發相應的認證接口。
（二）約束與安全
1.需求約束：系統中跟其他系統的接口，統一使用webservice模式；界面要使用公司統一的軟件操作界面。2.軟件質量：正確性：以軟件需求為準，實現所有功能模塊；高效性：能夠在以秒計的時間中返回用戶操作響應。避免反應時間過長的情況；可靠性：系統中顯示的數據必須是正確的，能夠給用戶提供決策依據的數據；安全性：跟數據庫的交互只能通過軟件進行。系統中各個部分要包含身份驗證功能，不能通過頁面直接訪問；可維護性：系統主要采取模塊方式開發，降低不同模塊間的耦合度；可移植性：能夠在Windows、Linux、Solaris等多種服務器上進行部署。3.隱含約束：系統中的各個模塊中的子功能也要相互獨立，如：增刪改查都要作為單獨的功能分開，便于管理員的權限分配；盡量減少彈出窗口的使用。隨著數據整合的深入，在建立數據中心的同時，對信息來源數據實現抓取操作，將抓取后的數據作為身份認證的依據，以用戶身份用戶名舉例，用戶在數據整合之前記憶多個用戶名，在增加業務系統的同時也增加用戶身份的負擔。因此，建設認證服務來實現統一用戶管理勢在必行，隨后權限管理和身份認證也提升到日程。這樣，合同管理在企事業單位信息化平臺實現單點登錄尤為重要。
五、總結與展望
關鍵詞：合同管理 信息 財務
隨著長江南京航道局進一步強化經濟管理，尤其是對收入類合同、支出類合同的監督，結合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理的要求采用“統一管理、分級控制”的原則，我們提出了開發合同管理信息系統的設計構想。合同管理信息系統是把紙質合同關鍵信息電子化，并在系統中記錄合同的執行金額，以財務的角度監督合同覆行，既簡化管理，又抓住了合同最關鍵要素，提高管理的效率。通過合同管理信息系統，實現合同的執行管理，實現合同收、付款與財務的集成，最終實現合同實時管理，合同綜合分析和合同管理移動應用。
合同管理信息系統主要構想
合同管理信息系統是結合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理采取“統一管理、分級控制”的原則，進一步整合全局資源，強化合同業務財務一體化功能，同時強化合同審批、合同信息集中管理等職能，形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化總體構想是“統一管理”用合同管理平臺來實現，“分級控制”用合同業務執行平臺來實現，主要構想以下幾點：①實現合同的無紙化管理、實現合同的存檔，合同綜合信息查詢；②合同的跟蹤，全過程實現電子化；③實現合同從起草到簽訂有規范的流程審批，保證合同是合規，合法，同時確保合同管理部門對合同有審查的作用；④通過系統提醒，服務財務、經辦部門關注業務，確保合同按計劃執行；⑤合同查詢：按單位年度、單位、名稱、金額等維度；⑥合同統計：按一定的條件進行綜合分析；⑦合同預警分析：代辦事項提醒，合同審批，到期款提醒、合同執行提醒；⑧集成：以合同管理平臺為基礎，實現與已建成的財務系統、基建系統、等系統的信息集成；⑨合同管理采取全局統一管理、下屬單位分級控制的管理模式：架構統一的合同管理平臺，通過平臺實現對下屬單位的合同統計、分析和監控，實現全局合同管理規范化，合同統計統一化，提高合同管理水平和管理效率；⑩合同管理平臺后期更加深化應用：監控細化。例如：合同管理自動化、智能化：通過信息管理平臺，設置一定的約束條件，由系統自動產生對合同監控、分析的提醒和報告，對合同進行預警；合同管理便捷化：通過信息管理平臺，提供統一的工作平臺，也可以通過Andriod智能手機，實現移動應用對合同的查詢、分析、工作審批等內容。
合同管理信息系統總體架構
合同管理信息系統主要是依據局對合同指導要求，對全局合同的統一管理和監督的平臺。總體架構圖如下：
合同管理信息系統的應用
合同管理信息系統根據應用的功能不同分為合同管理平臺和合同業務執行平臺兩個層面，合同管理平臺主要用于合同的后臺管理者對合同執行的監督與管理，合同業務執行平臺為合同承辦部門的日常業務使用。
1、合同管理平臺主要功能
平臺基礎數據管理。合同管理信息與組織架構對應，便于分析下屬各單位的合同信息，保證信息的準確性。在合同管理平臺中對下屬各單位的各種數據信息進行定義，保證向下數據抽取的時候，能準確識別合同信息與單位信息匹配。
合同簽定前審批流程管理。合同草擬后，通過系統的標準工作流引擎預先的合同審批流程，對草擬的合同進行審批，審批通過后，合同才能簽定。簽定后的合同一方面繼續保證合同管理平臺對合同的跟蹤、記錄，另一方面作為合同業務執行管理平臺的輸入，由經辦部門對合同再進行過程管理，并實現合同業務財務的一體化管理操作。
合同查詢。以合同號作為查詢的根據，實現對合同的相關信息查詢，查詢的時候可以與基建系統等其它系統集成，帶出合同審批信息，便于基建等系統中對合同的審批信息和相關信息的查詢，全面了解合同的全過程信息。注意要實現此功能，必須保證合同編號在合同系統、基建等其它系統中都是相同的且唯一的編號。具體實現過程如下圖：
合同統計分析。局下達合同統計要求，在合同管理平臺中開發格式報表，成功后，由平臺按條件，自動的從下屬單位的數據庫中進行抽取，并按平臺要求的條件進行匯總、分析和展現。具體工作流程如下：
合同管理平臺權限管理。設置人員對各機構的查詢權，實現人員對各類合同的查詢權。在合同管理平臺中開發了各種分析、監控報表，報表可以通過用戶授權，實現不同人員的不同查詢范圍和查詢權限。
平臺集成功能。由平臺實現南京航道局及其下屬各單位的合同管理系統集成，主要包含賬套的集成。賬套集成了，才能保證下屬單位的數據能自上而下的抽取，自下而上的傳輸。
2、合同業務執行平臺主要功能
合同統計分析。主要是開發各種報表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一覽表、支出合同執行進度監控與分析、收入類型分析、資金類型分析等表。
合同執行預警。根據合同的計劃收款日期和系統當前日期對比，自定義提前預警的周期（天數），由系統自動提醒快到期未收款或付款的合同，提供給相關部門、人員參考，跟進合同的執行情況，保證合同的按期完成和財務業務對應工作的按期執行。設置預警項目和對應的預期規則等內容；設置預警觸發條件、發送內容、發送規則、接收對象等內容；系統自動預警，產生預警報表，自動發送給相關人員，跟進業務。
移動應用。移動應用主是是通過Andriod智能手機平臺，進行合同的相關業務操作，達到以下管理或工作價值：隨時隨地查詢合同執行狀況；隨時隨地進行合同相關流程的審批；通過移動終端快速的進行合同相關的查詢；系統的預警信息，發送到移動終端，保證業務信息及時有效的傳遞。
合同管理信息系統的安全保障
安全賬戶和登陸。合同管理平臺系統賬戶管理安全特點如下：賬戶密碼加密存儲；支持動態密碼登陸（認證）。
平臺安全記錄：用戶對系統訪問的記錄；用戶對資源操作的記錄；記錄數據的查詢；記錄數據的分析。
數據傳輸安全用戶終端和服務器的數據傳輸采用TCP/IP、ORM-RPC傳輸協議，數據包采用128位SSL加密，加密采用MD5算法。
數據庫訪問安全。數據庫訪問采用獨立的SQL語法體系和解析引擎，進行數據庫的查詢和更新操作。
結語
【關鍵詞】 建設工程 合同管理 信息化
眾所周知，建設工程合同是項目管理的重點，合同中不僅包含項目在建設階段的整體目標，也關系到質量控制、進度管理、成本核算等方面的問題，對于把握整個施工節奏，減少管理漏洞都有直接的關系。但是，以往的工程合同管理方式過于老套，資料長時間的存放會出現紙質發黃的問題，且一旦信息丟失則沒有恢復的可能，不便于查詢和統計。隨著信息技術的推廣，利用信息化技術對建設工程合同加以管理，有助于推進信息工程的建設，在突出技術優勢的同時更好的迎接大數據時代的到來，將合同輸入資料庫，用信息化的手段保存下來，完善管理水平。
一、信息化管理建設工程合同的重要性
近年來，信息技術深入推廣和廣泛實施，在建設工程合同管理上落實嚴格管控，突出信息技術的優勢，可以彌補原有管理模式的不足，在市場經濟活躍的狀態下，減輕工作量，減少工作時長。
首先，信息化管理工程合同的方式，可以整合各類信息，做好資料的歸檔和整理，在保存紙質資料的同時以網絡的形式保存下來，做好備份，防止出現丟失現象。
其次，建設工程合同管理以信息化的方式進行，可以縮短工作時長，減少工作量，在查詢數據和信息的時候也更加的便利和快捷。
最后，工程合同管理不是一成不變的，它會隨著工期的進展發生一系列變化，建設材料、人員、維修進度等的變化也使得合同管理處于動態的變化中。因此，利用信息化管理的方式，能夠更好的與技術融合，動態監管施工，提高經濟效益。
二、目前建設工程合同管理信息化存在的問題
（一）資金投入不足，信息化水平一般
對建設工程合同管理實施信息化管控的方式，必須有充足的資金作保證。但是，由于資金的限制和傳統理念的影響，目前我國應用于信息化建設中的投入還比較少，信息化水平不高。從審批工作上來看，一些建設單位沒有明確審批的規范化流程，權利存在交叉和錯位的現象，造成了信息化管理不嚴格的問題。
（二）信息化管理不規范
所謂的信息化管理不規范，一是說在整個工程合同管理中沒有建立一個大的管理框架，缺乏系統的管理體系，相關人員的具體工作也就缺乏指導；二是說，在管理過程中，建設工程涉及到的材料、人員、設備等的合同沒有分類保存，影響力工作的效率和規范性。
（三）合同管理人員的技術水平較低
有了信息化管理合同方法，是能夠實行的基礎，還要有高素質的人才作保證。然而，目前我國的建設工程合同管理人員在整個質量上存在較大的差異。有些建設工程資金多、管理嚴格，合同管理者基本上都接受過專業的學習，專業素養強，道德修養好。相反，有些小企業由于資金等原因的限制，合同信息管理人員常常找農民工替代，他們的專業水平不高，學習能力也差。
三、建設工程合同管理的信息化手段
針對上述問題，要解決建設工程合同管理在信息化技術使用中存在的不足，就必須結合實際，找到有效的管理方法。
（一）建立合同管理的分類模塊
建立合同實施控制模塊是對工程實施過程中質量、M用以及進度等多個方面信息不間斷地分析與進行動態的監督與管理，將合同計劃目標作為標準，對合同實施結果進行比對，找出其中不同的地方，進而對合同實施計劃進行調整的方法和策略。合同變更管理模塊主要是對工程實施過程中通常會出現的合同變更，可以自動化地生成變更清單，并對其中變更費用進行計算，再生成變更后的詳情表，對變更凈值進行計算，同時變更與原合同的對照表，及時將變更后總投資變動情況反映出來。
（二）加大合同管理信息化系統建設力度
建筑工程合同管理的信息化發展離不開信息化系統和信息化技術的支撐，信息技術在建筑行業的廣泛應用，為合同管理信息化系統的建立提供了可能。具體而言，建筑工程企業要在合同管理中大力引進計算機技術，加大軟件#硬件設施的應用力度，并在分步推行的基礎上開發合同管理信息化系統，然后以點帶面加大合同管理信息化系統建設力度，進而建立合同管理資源共享平臺。以此提高建筑工程合同的管理效率和應用效率，強化對建筑工程現場的監控和管理，進而提高建筑工程企業的綜合效益。
（三）提高合同管理人員的綜合素養
合同管理人員的能力和水平是保證建設工程合同嚴格管理的基礎，也是落實好相關制度的根本。信息化技術的普及和應用，也與人員的素質息息相關。對此，企業要做好人員的教育工作，定期組織學習，讓他們掌握先進的信息管理技術。此外，在招聘中也要選擇有經驗的、接受過專業學習的學生進入合同管理部門，培養先進的管理者。
結束語
推進建設工程合同管理信息化建設就是把傳統企業對建設工程合同管理與現代信息技術做到緊密結合，巧妙地找到和應用與現代信息技術的契合點。在推廣信息化管理的過程中，要以相關制度為基礎，引進先進的技術手段，做好合同的歸檔和分類工作，從而減少工作量、提高合同管理的效率。
【參考文獻】
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[3] 張偉，劉海青，秦崇仁.建設工程合同與索賠管理信息系統――工程施工中的合同管理計算機軟件[J].中國港灣建設，1999，05：64-66.
關鍵詞：企業 合同管理 信息化
合同早在古羅馬時代就受到了法學家的關注，在當代對企業也至關重要。合同是企業對外開展業務的主要依據憑證，無處不在，合同管理水平是企業綜合管理水準的集中體現。[1]合同管理不是簡單的要約、承諾，而且是全方位、全過程的動態管理，合同行為貫穿了企業管理活動的始終，如何管好合同，經常是困擾管理者的難題。
1.現狀
國內企業長期采用手工操作方式，涉及部門多、信息分散，存在管理不規范、效率低下、成本高、信息匯總與進度控制困難、風險提示缺乏等諸多問題。企業近年來非常重視信息技術應用，2006年中石油實施合同管理系統，2011年中石化推行CMIS系統。企業在信息技術應用方面情況多樣，水平參差不齊，部分企業僅使用通用辦公軟件或單機版合同管理軟件。在信息化程度較高的企業中，成熟的專用軟件、針對性強的定制軟件或ERP系統合同集成管理方案，都是信息管理專家的摯愛。在信息技術應用范圍上，有些企業只是部分管理領域局部使用，甚至還存在手工與網絡同時運行的現象。應用水平較高的則處于全面實施階段，部分企業已取得了豐厚的管理效益。
2.主要優勢與作用
2.1促進企業合同管理規范化、系統化。它改變了僅由業務部門分管合同的現狀，能夠優化工作流程，健全管理體制，合同管理真正意義上成為一個整體。合同管理部門能夠全面處理合同事務，解決了信息分散、進度控制難、管理不規范等難題，合同業務流程相對固化，保障了管理制度的全面落實與執行。
2.2為企業節約管理成本，創造經濟效益。第一，消除了空間距離，大副減少業務人員的異地往來，降低了差旅費等相關支出。據資料表明，中石油長慶油田在實施合同管理系統以后，每年差旅費節約額就在百萬元以上。第二，將管理人員從繁雜的手工勞動中解放出來，節約了人力成本，減少了資源投入。第三，通過信息數據共享，實現數據集成，避免了不必要的重復勞動與投入。
2.3提升企業管理水平與工作效率。第一，為企業提供強有力的信息數據支持，全面促進企業營銷、采購、制造、財務等領域管理水平的提升。第二，合同可在線申報、瀏覽、檢索、審查審批，足不出戶就可完成合同業務。第三，強大的商務智能報表與電子檔案對管理層掌握合同全局、業務人員履行合同、統計人員查詢統計都頗有助益。第四，實現網上動態監控管理，審計監察等企業管理部門可對合同隨時抽審。
2.4提高企業法律監督與風險防控能力。通過應用信息化技術，健全防控機制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上預防合同腐敗行為的發生。通過合同數據共享與集成，能夠動態監管企業合同活動，規范交易行為，有效防控合同風險。
3.主要缺點與發展瓶頸
3.1主要缺點：第一，對內容較多且無電子版的紙質合同，存在掃描時間長、申報上傳效率低的缺憾。第二，部分承辦人習慣傳統手工模式，網絡審批不如紙質合同看起來更直觀。第三，存在網絡故障、網絡入侵、數據毀損、系統配置和使用不當等風險因素。
3.2發展瓶頸：第一，市場主體在經濟活動中總是有意無意在創設新的交易方式，信息系統應用程序的相對固定性與市場交易的靈活性存在著矛盾與沖突。第二，合同管理信息技術的應用是受企業現行管理理念指導，并與其它信息系統相關聯，要受到企業整體管理水平與信息化整體發展程度的制約。
4.發展趨勢與管理措施
4.1發展趨勢：第一，采用信息化管理合同是大勢所趨，未來將會有更多的企業全面應用信息技術。沒有管理信息化，就沒有企業現代化，第二，隨著科學技術的進步，新的信息技術將不斷涌現。通過與其他信息系統有效融合，合同管理信息系統功能將更強大，作用將更顯著。第三，隨著電子商務的快速增長，合同的介質將不僅是口頭、書面、數據電文，還可能會有新的形式出現，合同管理信息技術使企業更易滿足電子交易的需求。第四，通過信息技術將挖掘出合同中蘊含的更多價值，使合同管理從事務性工作層次上升到戰略性管理高度。
4.2管理措施：第一，企業要不斷學習國際先進的經營理念與管理方法，健全完善管理機制，通過狠抓管理出效益。第二，要提高應用水平，將系統效用最大化。目前大部分企業所關注的是合同信息系統的基本模塊，合同風險提示、合同履行監督、合同相關法律法規、合同知識交流和共享等模塊尚未得到企業的重視，而這些恰恰是最有價值的部分。[2]第三，要加強后續開發，不斷增強信息系統的兼容性與適用性。第四，要加強信息安全建設，控制應用風險，保證信息管理穩固有效。
嚴格合同管理是國際慣例，隨著改革開放的逐步深化,我國企業面臨的市場競爭日益激烈。企業要適應市場經濟的要求，在國際市場上分一杯羹，沒有高水平的合同管理寸步難行。面對市場競爭的刀光劍影，企業需要持續提升合同管理水平，增強軟實力，以管理信息化助力企業發展。
參考文獻：
［1］《合同管理規范高效操作規程》李杰利著，中國時代經濟出版社，2004年版，P26
［2］《企業合同管理操作實務:來自中國百家大型企業合同管理實踐的啟示》陳麗潔、葉小忠著，法律出版社，2010年版，P173
企業信息化是指企業利用現代信息技術，通過對信息資源的深化開發和廣泛利用，不斷提高企業生產、經營、管理、決策的效率和水平，進而提高企業經濟效益和企業市場競爭力的過程。如今，信息系統在各企業已經越來越普及，工程管理企業也是其中一員，而且其信息系統也有自身的特點。
2信息系統應具備的基本功能
2.1信息總覽
目前,很多工程管理企業已有自己的門戶網站，如果采用WEB方式，信息系統的登陸頁面可以嵌入至其網站中。登陸后，首先進入的頁面應該是內容總覽界面，能夠把最新的事件、需要辦理的事項等各功能在同一界面中展示。如果采用客戶端方式，應有1個內容集合界面，顯示登陸用戶需要知道的信息及待辦事項等。
2.2基于工作流模式
工作流是工作任務在多人、多部門或多單位之間的流轉，主要解決的是“使多個參與者之間按照某種預定義的規則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現某個預期的業務目標，或者是促進此目標的實現”。信息系統實現工作流，可以實現一定程度的無紙化辦公，提高辦公效率，隨時得到歷史數據，隨時生成報表，提高辦公效率。工作流引擎可以相對獨立，根據企業自身需求，可采用不同的模式。一種是可通過設置進行修改的流程，優點是操作簡單，通過對企業相關人員的簡單培訓即可自行設定流程。缺點是工作流模塊獨立，無法和其他功能模塊進行聯動，并且基本是基于人到人的流程，無法應對復雜靈活的組織機構。還有一種模式，不同工作流程的數據可以互相聯通，同時可與其他功能模塊聯動，同時可以適應相對復雜的企業部門結構。缺點是需要比較多的開發工作。一般來說，小型企業可采用第一種方式，買到相應軟件自行設置。大中型工程管理企業會采用第二種方式，找專業人員或自行開發工作流程。本文主要討論第二種模式。
2.3基于工程項目的數據統計分析能力
工程管理企業主要的業務就是工程的咨詢、設計、施工、項目管理等。信息系統的核心也應該是基于工程項目的。每個項目在數據庫內部有一個唯一的ID標識，頁面既可以統計所有項目，也可以針對某一特定項目進行各種操作。信息系統針對工程項目的主要功能有：項目備案（項目建立）、投資（成本）控制、進度控制、合同管理、質量管理、資料管理、項目展示、圖表功能。項目備案為所有項目的初始建立，其他各功能將圍繞某一項目展開。投資（成本）控制的功能包括：項目的估算、概算、預算、標底、合同價、投資使用計劃和實際投資的數據計算和分析，進行計劃成本和實際成本的動態比較并形成報表。進度控制的功能包括：計算工程網絡計劃的時間參數，并確定關鍵工作和關鍵路線、繪制橫道圖、進度計劃的比較分析等。合同管理的功能包括：合同基本數據查詢和執行情況的查詢分析。質量管理的功能包括：記錄專項技術方案、過程檢查驗收、質量事故處理情況、問題記錄等。資料管理：工程涉及的各種存檔資料，可以統一進行電子版的管理，防止紙質文檔的分散、丟失。項目展示：每個工程自動生成本工程的宣傳網站，使得各方可在此相對獨立地交流。對于希望宣傳自己的工程項目的，工程新聞后可在專門的頁面進行分類展示（需要有域名的支持）。圖表功能：根據企業自身要求定制。顯示工程進度，近期內完成和正在進行的任務；財務報表，顯示全面的信息；對項目的各種或一種資源進行資源配置報表。
2.4協同辦公功能
理想的協同工作平臺能為企業提供1個好的電子化辦公環境。所有項目參與人員，包括業主方、設計方、施工方、項目管理方和監理方等，都可以在平臺上溝通交流工作進展。而對于信息系統的擁有單位，還可以進行企業內部的發文、人事管理、行政管理、資源管理等操作。公告通知（公司發文）：能夠實現公司內部的通知下發。辦公室人員只需在系統上1次即可，各部門人員都可以自行瀏覽。而系統應有記錄功能，將已查看的用戶進行記錄以備今后確認和統計。人事管理功能：單位人事方面的各種功能，包括員工調動管理、晉升管理、培訓管理、客戶信息管理等。行政管理功能：企業行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用車管理、圖書管理等。資源管理功能：也可以是知識管理，公司內的論文、圖紙、規范等統一錄入收集，本公司有權限的人可查看參考。
2.5與其他系統的數據交互功能
工程管理企業采用的專業軟件有很多，1個軟件不可能面面俱到具備所有功能，信息系統作為核心，需要把所有軟件結合起來，能夠較容易地編寫接口程序，與其他專業軟件進行數據交互。
3程序開發
3.1系統架構
目前信息系統分為B/S（瀏覽器/服務器）、C/S（客戶端/服務器）兩種，擁有各自的優缺點。可以根據環境不同，選擇不同的模式。軟件可采用3層架構，表示層（Presentationlayer）、業務邏輯層（BusinessLogicLayer）、數據訪問層（Dataaccesslayer），各層相對獨立。優點有：開發人員可以只關注整個結構中的其中某一層；可以很容易地用新的實現來替換原有層次的實現；可以降低層與層之間的依賴；有利于標準化；利于各層邏輯的復用；結構更加明確；在后期維護的時候，極大地降低了維護成本和維護時間。缺點是降低了系統的性能和增加了一定的開發成本。相應的，表示層既可以采用客戶端也可以采用WEB頁面，為減少重復的開發工作量，服務器端提供數據方式采用webservice，無論表示層采用何種方式，都可以調用同樣的webservice方法，同時考慮到移動辦公逐漸普及，這種方式也可預留移動程序的調用。此外，在數據量較大的情況下可以將數據庫和webservice部署在不同的服務器中以減小運行壓力和增加性能。
3.2功能模塊和工作流
如果采用通過設置即可進行修改流程的方式，功能模塊和工作流各自獨立，很難發生數據交互，只能實現各功能模塊的錄入查詢，流程則作為單獨模塊。而且工作流擴展性不高，很難實現多部門共用1個流程的情況。因此，一般大中型企業會進行定制開發。基于工作流模式，可實現每個功能模塊都可自行定義是否發起工作流的效果。開發時，每個模塊的數據都在定義好的數據表中，可實現各模塊的數據互通。采用1個好的工作流引擎，可擴展性強，可根據人員部門不同，自動判斷某個節點應該由誰審批。而表示層，可根據頁面不同，按功能模塊顯示所有數據或按工程顯示數據。比如，在項目備案中，顯示所有的項目信息及流程情況。或者，查看某一工程的所有資料與展示。這些，有可能會使用Web頁面與客戶端的結合來實現。
4結語
一、召開業務調查會
調查會由經營部經理主持，會上，工程管理人員對工程業務的范圍、內容、特點、存在問題以及對管理信息系統的要求和想法進行講述，開發人員應該將這些講述和內容記錄下來，以便在MIS系統中實現完成管理業務的功能。通過討論，盡量使工程管理人員和開發人員在新系統的功能和與之相聯系的管理業務方面取得一致的意見。
二、組織機構和職責的調查
調查中應詳細了解各部門人員對涉及合同的業務分工情況和有關人員的姓名、工作職責、存在問題和對新系統的要求等，如系統由誰來擔任管理員，各部門人員參與系統的權限設定等。了解清楚對象系統內部各級組織機構可以使系統分析人員明白企業中大概有多少部門和人員使用合同管理MIS，并且他們的分工是什么。明確調查對象的需求和方向。調查結果可以使用組織機構圖來表示。
三、管理業務流程圖
合同管理信息系統的主要完成業務流程為
經營部副經理與業主洽商合同，保留合同洽商記錄；合同簽訂修改版本；經營部副經理與業主簽訂合同最終版本；管理員制作合同交底，輸出合同交底表格發至各部門交底并存檔；按照公司財務要求結合合同，每月制作收款計劃，輸出合同收款計劃；管理員編制請款發函，將發函信息與實際收款和開票情況錄入合同管理信息系統，輸出合同收款臺賬和主合同臺賬；管理員進行合同結算，申報確認，輸出合同結算單；跟蹤合同動向，輸出合同跟蹤記錄。
四、數據分析
1、數據的靜態特性分析指數據的類型（字符型、數字型、日期型
）如“合同名稱”、“合同內容”、“負責人”是字符型數據，“服務金額”、“面積”、“工期”是數字型數據，“簽訂日期”、“登記日期”是日期型數據；數據的長度（字節數、小數位數等）如數字型數據保留小數位數四位、取值范圍（最大值、最小值等）和發生的業務量，如，可以輸入多少合同數等。
2、數據的動態特性分析
數據的屬性按動態特性可以分為以下三類：
（1）固定值屬性，這類特性的數據，其值基本上固定不變，如“項目名稱”、“合同名稱”等。
（2）固定個體變動屬性，這類數據項，對總體來說具有相對固定的個體集，但其值是變動的屬性，如合同中每月的計劃收款數，每一個合同每月必須固定收款，但是每月計劃收款數是隨公司財務計劃不斷變化的。
（3）隨機變動屬性，這類數據項，其個體是隨機出現的，值也是變動的，例如每月的實際收款數，業主批錢是每月不固定的，批錢數也是不固定的。
五、數據存儲分析
主要是分析存儲數據的內容和數據之間的關系。
分析中要確定各種輸出報表需要存儲的內容。
（1）根據新系統的功能確定是否有必要增加新的報表，對已確定的報表研究是否有必要增加新的字段項。
（2）去掉多余的字段項。
（3）為便于檢索，增加必要的代碼項。
六、數據查詢要求分析
調查清楚使用者可能提出的各種查詢要求是為了有的放矢的合理組織數據的存儲，采取高效率的檢索技術。系統分析應該將使用者經常需要的信息列出清單。例如，在幾百份合同中隨機查詢出一份合同的詳細信息，在監理合同中查詢出對應的施工合同，查詢出每一月的合同收款臺賬等等。
七、數據的輸入輸出分析
在輸入方面，需要分析各種數據輸入的目的和適用范圍、數據量的大小以及存在的問題，例如，輸入的數據是否都得到了有效的利用，哪些數據的輸入是多余的或者不符合實際需要的，要確定數據輸入方式，如臺賬查詢模塊采用邏輯輸入數據的方法，是否能滿足要求，是否使用簡便，還要分析數據的精確程度和數據間的相互關聯等。
在輸出方面除明確數據查詢要求外，還應分析各種輸出報表的目的和使用范圍，弄清哪些報表是多余的，哪些報表是可以合并的，盡量使得輸出結果簡易清晰。
八、新系統邊界的分析
分析新系統邊界就是要劃定哪些部分是由計算機完成，哪些部分由人工完成，明確新系統的人機接口。一般，項目、主合同、施工合同的輸入數據和修改數據由人工完成，計劃收款、主合同臺賬、合同收款臺賬、合作支付合同臺賬的生成和查詢由計算機完成，各種報表的導出由計算機完成。
九、功能結構圖設計
十、系統實施
1、程序設計
采用結構化程序設計，軟件工作的基本思想是利用工程原理，建立軟件工程環境來提高軟件開發效率。這種方法指導人們用良好的思想方法去設計程序，特點是三種基本邏輯結構，順序結構、選擇結構和循環結構。程序設計應該達到可維護、可靠、可理解和高效率的要求。
2、軟件開發工具
系統主要采用可視（Visual）BASIC編程工具實現。它是一種通用的宏語言，特點是可以跨越多個軟件平臺，方便地與其它軟件連結，如電子表格軟件、FOXPRO類型的數據庫、字處理軟件、繪圖軟件等。輸出采用OFFICE套裝軟件中的EXCEL表格導出接口，將各種報表導出到EXCEL表格，與原來人工管理合同臺賬、收款計劃、收款臺賬制作的EXCEL表格一樣。
3、程序和系統調試
（1）程序調試內容包括程序的語法調試和程序的邏輯檢查，程序調試時，可以編制正常的測試數據，也應編造異常數據和錯誤數據，用以檢測程序的正確性。系統調試需要經過分調和總調。
十一、項目管理
在合同管理信息系統建成之后，要利用系統工程的方法，對系統進行項目管理，需要多方面的人員統籌和協調、密切配合。項目管理可以使管理業務工作有條不紊地進行，并且可以預測到問題的發生，采取有效措施，變被動為主動，使系統的運行、業務的操作更完善成熟。
項目管理要做好以下幾方面的工作：
1、合理管理人員
發展合同信息系統需要以下幾方面的人才：
（1）系統工作人員：負責系統分析和設計，程序的編寫和調試，他們既懂經濟管理業務，也懂計算機；
（2）操作人員：即上機操作人員，包括經營部領導和管理員、各級部門用戶。
（3）硬件人員：負責計算機硬件、網絡的維護工作。
（4）項目負責人：對項目進行負責，應當精通管理業務，并熟悉計算機MIS系統，即經營部經理和系統管理員。
2、擬定和實現項目工作計劃
為了更好地運行、發展系統，要制定好項目工作計劃，一邊日常運行系統管理業務，一邊檢查、調整項目工作計劃，使計劃動態進行。
十二、系統評價
合同管理信息系統MIS開發建成之后，在系統驗收的時候要組織第一次系統評價。第一次系統評價由系統工作人員、領導和部門用戶來參與。系統評價的主要依據是要在平時運行管理業務的基礎上實時監測和記錄運行。第一次系統評價結束之后，以后每隔半年或一年需要組織常規的系統評價。這些系統評價由系統工作人員和用戶進行。評價結果可以作為系統改進的依據。
進行這項工作的目的是在系統的管理業務運行之中，檢測系統的功能是否達到了系統規劃的目的，系統是否充分運用了各種資源（硬件資源、軟件資源、數據資源和網絡資源）以及系統是否已經完善，還需不需要繼續進行功能改進和擴展等。
系統評價主要由以下幾個方面的內容：
1、對合同信息系統的功能評價；
2、對現有硬件、軟件和網絡的評價；
3、對合同信息系統的應用評價；
關鍵詞：信息化條件 企業 合同管理
企業合同管理是企業對以其自身為當事人的合同依法進行簽訂、履行、變更、解除、終止、審查審批、數據分析、控制監督等一系列管理行為的總和。隨著現代信息技術的不斷發展與進步，國內許多企業借助各類信息系統與管理軟件對合同進行全方位管理，以適量投入獲取最佳經濟效益。它改變了僅由業務部門分管合同的現狀，完善了管理體制，優化了工作流程，使合同管理真正意義上成為一個整體。
1.簽約授權管理
實施信息化管理的企業通過信合同信息系統對簽約授權管理實施集中管控。規模企業在傳統模式下難以實現統一集中管理，在信息化條件下，合同承辦部門在信息系統內提出授權申請，審批人員審批通過后形成簽約授權委托書，在得到授權許可后受托人員方可成辦理合同業務。企業對簽約授權進行統一集中審批監管，管理部門對整個企業的授權情況隨時掌握，動態管理簽約授權范圍、授權人員、授權時限、授權變動等項目內容。
2.合同文本管理
企業合同管理部門依據企業經營管理特點在信息系統中放置標準合同文本及相關法律法規，幫助合同承辦部門完成格式標準、形式規范、內容準確、易于管理的合同文書。合同承辦人選取模板網上制作合同，也可下載標準文本編輯制作后上傳申報，承辦人系統中填寫空白內容就可以完成合同制作。信息系統將企業合同文本規范化，實現法律管理關口前移。
3.合同評審管理
合同評審管理在信息管理系統中的應用是企業跨部門智能化管理的標志之一，合同可在線申報、瀏覽、檢索、審查審批，管理人員足不出戶就可完成合同業務。合同評審采用分級授權、逐級審批，下級單位評審通過后上級單位才能評審，杜絕了上級審完下級走過場的現象。
4.合同相對人管理
合同相對人信息可包含企業名稱、住所、性質、營業執照、稅務登記證、經營范圍、注冊資本等相關信息，無論是客戶還是供應商，無論是法人單位還是自然人主體，信息系統都可提供一份完整的檔案資料，也可以作為通訊錄使用。企業根據自身經營管理情況選擇管控范圍，應重點對供應商、客戶狀況進行動態監控。對資質較差的供應商、客戶在合同相對人數據庫予以標注，在簽訂合同時信息系統會做出警示。企業把供應商準入放置在信息系統中，供應商資格審核、供應商資質評定都通過系統加以認定，新增合同相對人只有先通過信息系統評定，才可以辦理合同簽訂與后續業務。
5.合同履約管理
企業通過信息系統對合同履約過程進行嚴格監控管理，通過生產管理軟件將合同履約信息集成到信息系統中，相關管理者可以掌握合同產品的材料采購、加工進度、倉儲發運、合同款結算、合同違約等相關信息。依據信息系統獲取的合同履約信息，企業調整相應供應鏈環節與市場營銷策略，在工作中做到有的放矢。企業合同管理周期較長，在合同履約的過程中，隨著條件的不斷變化進行調整，保證合同目標實現。對合同履約信息進行網上跟蹤，實現合同的全壽命周期監管，保證了合同信息的完整性，提高各單位及部門對合同管理過程的了解，確保合同管理良性發展。
6.數據共享管理
兼容性較強的合同管理軟件可以與企業ERP系統、生產加工執行系統、審計管理系統、檔案管理系統等信息系統實現數據共享。通過信息數據共享，實現數據集成，避免企業不必要的重復勞動與投入。合同信息系統為ERP系統提供各類合同數據、幫助審計部門實現網上合同審計監督、幫助檔案管理系統完成合同電子歸檔管理。合同信息系統從企業ERP系統、生產加工執行系統中抽取各類相關數據，供合同管理部門使用。
7.查詢統計與分析管理
企業通過信息系統動態采集、匯總、分析合同數據，從合同角度反映企業生產經營狀況。合同信息系統收集錄入的各類數據，通過自定義查詢字段、設定報表模塊，形成各類商務智能報表，統計合同信息。信息系統通過系統數據過濾分析合同信息，對合同簽訂、合同資金流向、合同履約、合同變更率、合同違約率、合同相對人信用度、合同相對人貢獻度等內容進行深入細致的分析，甚至還可以合同管理中的工作效率進行分析。信息系統在企業運行情況評價、經營狀況分析等諸多方面。助力企業管理者分析決策。
8.風險防范與違約管理
