時間：2023-08-23 09:17:31
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇公司合同管理流程，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
筆者結(jié)合企業(yè)調(diào)研情況，在強化動態(tài)管理、構(gòu)建履約監(jiān)控等方面提出若干制度構(gòu)想，以深化公司內(nèi)控制度為抓手，不斷完善公司法律風險防范機制。
一、 存在問題與現(xiàn)狀
企業(yè)在訂立和履行合同時，往往偏離相關(guān)的合同法律規(guī)定，缺乏依法訂立和依法履行合同的意識，使所簽訂的合同違反法律及行政法規(guī)的強制性規(guī)定。
例如：在逾期違約金處理的條款上，有的合同將“逾期1天支付違約金XX元”寫為“逾期1天罰款XX元”，這樣的條款就屬于無效條款。任何背離合同法所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護。
其次，只是將簽訂合同當作一種形式，沒有認識到合同是雙方權(quán)利義務(wù)實現(xiàn)的保障書。
例如：大額、長期的設(shè)備改造及基建安裝等合同，由于涉及金額大、執(zhí)行時間長，外部經(jīng)濟環(huán)境對合同的執(zhí)行往往會產(chǎn)生巨大影響。遇到鋼材漲價、銀行利率提高、通貨膨脹、供應(yīng)商生產(chǎn)能力因供不應(yīng)求而緊張等情況，供應(yīng)商就會以無利可圖、甚至賠本等原因要求前行終止合同，而我公司在沒有嚴格的合同違約條款制約對方的情況下，只能默認供應(yīng)商提價要求，增加生產(chǎn)成本，否則就要面臨影響企業(yè)正常生產(chǎn)的窘境，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來隱患。
此外，經(jīng)辦部門在合同簽訂前要進行一系列合同審批程序，這一階段合同受到高度重視。一旦合同簽訂即被束之高閣，成為付款的憑證。這種合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)的情況在履約過程中普遍存在。
二、分析及對策
（一） 進一步增強合同意識，加強法制宣傳教育
要做好合同訂立工作，人是關(guān)鍵因素[1]。只有當思想上真正意識到合同的重要性，公司全員強調(diào)按合同辦事、按管理辦事，才能使合同管理出成績、出效益。
公司決策層應(yīng)當重視這項工作。把法制教育，特別是《合同法》的教育，作為公司各級領(lǐng)導干部學習的重要內(nèi)容。定期參加《合同法》知識講座，在公司中層領(lǐng)導干部培訓中增加合同管理內(nèi)容，使公司領(lǐng)導率先建立起合同管理理念，營造人人重視合同管理的氛圍，強化全員管理意識。
著力打造一支業(yè)務(wù)專，素質(zhì)高，能力強的合同管理員隊伍。合同管理的專業(yè)性、技術(shù)性都較為復雜，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，也直接影響著合同管理質(zhì)量，因此企業(yè)對合同管理人員必須從嚴要求。招聘或選調(diào)一批素質(zhì)高、學習能力強、知識面廣、責任心強的人員充實合同管理隊伍。可以效仿一些施工建筑行業(yè)的合同管理人員職業(yè)資格制度，建立崗位責任制，在崗位系數(shù)及薪酬方面適當傾斜，鼓勵競爭上崗，完善崗位職責和績效考評機制，實行末位淘汰，對上崗人員組織定期學習，結(jié)合公司實際進行正方面的實例分析，通過專題學習提高業(yè)務(wù)水平、理論水平。
推行培訓制度。邀請專家學者定期對企業(yè)員工進行合同管理培訓及考核，促進全員合同管理素質(zhì)的提高。此外，還要加快推行相應(yīng)的合同示范文本制訂，統(tǒng)一合同統(tǒng)計臺帳，從根本上提高合同管理工作水平。
（二） 科學設(shè)計合同管理內(nèi)控流程與銜接環(huán)節(jié)
隨著合同關(guān)系的發(fā)展，經(jīng)辦部門辦理合同業(yè)務(wù)流程應(yīng)經(jīng)過：合同立項、合同簽訂（洽談、送審、訂立）、合同履行、合同付款、合同存檔等五大環(huán)節(jié)[2]（如圖1）。經(jīng)辦部門的業(yè)務(wù)流程相對應(yīng)著兩道審核監(jiān)督關(guān)卡：一是審核職能部門（企管、財務(wù)、審計、辦公室、公司領(lǐng)導）按管理制度規(guī)定，對合同業(yè)務(wù)可行性、規(guī)范性、合法性進行會審會簽，對每道合同環(huán)節(jié)層層把關(guān)的管理過程；二是由紀檢部門（監(jiān)察部、廉政監(jiān)督小組）對全過程的業(yè)務(wù)開展和審核流程進行廉政監(jiān)督、效能監(jiān)察的再監(jiān)督過程。
圖1 合同管理內(nèi)控示意圖
除部分特殊業(yè)務(wù)（不必簽訂書面合同或所簽訂合同可以不必送審）外，所有對外簽訂的合同均受采購管理、合同管理、付款管理、檔案管理四項管理流程控制。換句話說，項目全程管理流程是由此四項子管理流程構(gòu)成。四項子管理流程必須綜合考慮審批程序，設(shè)置統(tǒng)一的審批權(quán)限，明確各職能部門的審核職責，責任到崗，落實到人。子管理流程之間銜接工作環(huán)節(jié)，如商務(wù)談判、合同交驗等工作流程應(yīng)盡快納入流程控制范疇。將前一項流程控制所形成的管理記錄，作為下一項流程控制審核的支撐性材料，材料不全者一律退回，最終存檔時形成資料齊全、一項目一檔[3]。使合同的簽訂、履行、付款、存檔都處于有效的控制狀態(tài)。
同時，構(gòu)建由公司經(jīng)理層統(tǒng)一領(lǐng)導，合同管理部門專職管理和業(yè)務(wù)部門分管負責的組織網(wǎng)絡(luò)，是形成良性互動管理生態(tài)，強化動態(tài)管理的基本要求。企業(yè)管理部、審計部與財務(wù)部是合同管理部門承擔著合同的綜合管理，即對業(yè)務(wù)開展具有管理職責，又負有監(jiān)督業(yè)務(wù)開展的義務(wù)。而監(jiān)察部門（監(jiān)察部、廉政監(jiān)督小組）是流程控制的再監(jiān)督部門，以廉政監(jiān)督、效能監(jiān)察或受理投訴的方式，定期或不定期抽查項目進展情況，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)過程中存在違規(guī)違紀或不按規(guī)定辦事的行為提出整改或處理意見。
【參考文獻】
[1] 王斐、賈富民、王昊：《加強企業(yè)合同管理的實踐與探索》[J]；《石油工業(yè)技術(shù)監(jiān)督》，2004（3）
[2] 姜開勇：論企業(yè)的合同管理[J]；《現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)》，2008（07）
一、合同內(nèi)部控制的目標
企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。合同管理制度是企業(yè)經(jīng)營管理的重要制度，企業(yè)通過推行合同內(nèi)部控制，能夠有效地維護自身合法利益，規(guī)范合同管理流程，保證合同內(nèi)容、條款的完整和嚴謹，防范法律風險。合同內(nèi)部控制的目標具體體現(xiàn)在運營目標、財務(wù)目標和合規(guī)目標三個方面：
1．運營目標：根據(jù)經(jīng)營業(yè)務(wù)需求，在滿足時間、技術(shù)質(zhì)量要求的情況下，完成合同約定事項，提高合同的可靠性和執(zhí)行力，保證企業(yè)經(jīng)營目標的順利完成。
2．財務(wù)目標：確保資金安全，在預算范圍內(nèi)控制成本，合理安排資金。
3．合規(guī)目標：遵守國家相關(guān)的法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行審批程序和有關(guān)流程，防止合同簽訂和執(zhí)行過程中違法違規(guī)行為的發(fā)生。
二、梳理合同管理流程
在合同管理體系建立前，有必要對企業(yè)現(xiàn)有的合同管理流程進行梳理，既要分析合同管理流程每一個環(huán)節(jié)的控制活動是否有效，又要理順合同管理鏈與其他業(yè)務(wù)流程之間的聯(lián)系。合同管理流程上游銜接的流程有項目立項流程、招投標流程、預算審批流程等，下游與資金支付流程、驗收流程等流程相連，在制定合同管理流程時，要注意做到與上下游無縫對接，避免出現(xiàn)管理的真空。
合同管理流程可劃分為合同簽訂流程和合同履行流程，合同簽訂流程包括合同準備、合同談判、合同文本擬訂、合同報批審核、合同簽訂和合同分發(fā)存檔等環(huán)節(jié)。在這些環(huán)節(jié)中，需要有相應(yīng)的責任部門實施控制，其中合同經(jīng)辦部門負責合同的準備、談判組織、文本草擬，辦理合同報批工作；審核部門負責對合同主體資格、財務(wù)事項、技術(shù)要求、法律風險的內(nèi)容進行審核，為審批人把關(guān)；審批人在授權(quán)范圍內(nèi)承擔最終審批責任。
合同簽訂后，需加強合同的跟蹤，保證合同權(quán)利義務(wù)的有效執(zhí)行，當因內(nèi)部和外部環(huán)境變化，雙方無法完全按合同約定履行時，應(yīng)及時進行協(xié)商，辦理變更或解除合同，如協(xié)商不成，則進入仲裁或訴訟程序。上述合同管理過程稱之為合同履行流程，該流程由合同跟蹤履行、合同變更和補充、合同解除、合同糾紛處理和合同登記歸檔等控制活動組成。
三、風險分析
在合同簽訂和履行過程中，存在各種各樣的風險，導致合同風險的既有外部環(huán)境因素，也有企業(yè)內(nèi)部環(huán)境因素，通過分析評估，采取必要的應(yīng)對措施，使風險控制在可以接受的范圍內(nèi)。通常情況下，外部環(huán)境因素如宏觀經(jīng)濟環(huán)境、政策、法律、自然災害等因素，為不可控因素，企業(yè)在訂立合同時，需合理預測這類風險發(fā)生的可能性，可采用風險轉(zhuǎn)移的方式盡量減少可能發(fā)生的損失。內(nèi)部環(huán)境因素主要有合同決策、管理水平、操作人員素質(zhì)、財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力和技術(shù)水平等，導致的企業(yè)合同管理風險按照影響結(jié)果可以劃分為營運風險、財務(wù)風險和合規(guī)風險。
（一）營運風險
合同管理的營運風險，指企業(yè)在運營過程中，可能由于合同管理某一環(huán)節(jié)的缺失，導致經(jīng)營活動達不到預期的目標甚至產(chǎn)生損失。合同管理的運營風險有：
1．因業(yè)務(wù)評價不正確、不完整，導致決策錯誤，主要體現(xiàn)在合同需求與業(yè)務(wù)目標不一致，合同主體資格審核不當，定價策略失誤等；
2．因合同條款不嚴謹，對合同雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任表述不清楚，導致經(jīng)濟糾紛和經(jīng)濟損失；
3．因缺乏充分的溝通，信息缺失帶來風險；
4．違約風險：一方無法履行合同約定的義務(wù)，造成對方損失，或由于自身違約需承擔賠償責任。
（二）財務(wù)風險
企業(yè)在合同訂立和執(zhí)行過程中，由于合同條款和合同方商業(yè)信用等原因，合同履行最終結(jié)果和預期可能會發(fā)生偏差，導致收益的下降或遭受經(jīng)濟損失，其主要成因有：
1．預算制定不合理，未能有效控制成本。
2．合同的支付條件和付款進度不合理，令資金占用增加，產(chǎn)生資金損失。
3．合同各方權(quán)利義務(wù)的約定不清晰，可能產(chǎn)生額外的費用，造成成本增加。
4．稅收風險：忽略可能產(chǎn)生的稅費，沒有約定由哪一方承擔稅款繳納義務(wù)，導致費用增加和經(jīng)濟損失；采購合同沒有要求供貨商提供增值稅發(fā)票，未進項稅不能抵扣，增加了稅收負擔。
5．因合同糾紛產(chǎn)生資金損失。
（三）合規(guī)風險
因企業(yè)在訂立合同和履行合同時，未能遵循法律法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)則、公司管理制度，而可能遭受法律制裁或監(jiān)管處罰、重大財務(wù)損失或聲譽損失的風險。合同管理的合規(guī)風險有：
1.違反相關(guān)法律法規(guī)，合同被確認無效并需承擔法律責任的風險；
2.選擇的合同主體不具備合同所要求的資質(zhì)，不能保證產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)質(zhì)量的風險；
3.沒有按流程審核或?qū)徍税殃P(guān)不嚴，致使公司利益受損；
4.違反公司有關(guān)制度、，侵吞公司利益帶來的風險。
四、控制活動
企業(yè)在實施內(nèi)部控制時，相關(guān)制度、流程應(yīng)覆蓋合同管理的各個環(huán)節(jié)，尤其需對可能產(chǎn)生較大風險的關(guān)鍵控制點加以重點關(guān)注，采取切實可行的應(yīng)對措施，使合同風險得到有效的控制。針對上述風險分析，制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程控制活動。
關(guān)鍵字：公司；合同管理；優(yōu)化
中圖分類號：C35 文獻標識碼： A
正文部分：
1.背景
目前，中原公司的合同類型較多、涉及范圍較廣，公司的各類合同分別由各個執(zhí)行部門各自負責，包括合同文本的起草、評審、談判、簽訂、履行等。自去年公司組織機構(gòu)調(diào)整后，進一步明確了合同部作為公司合同統(tǒng)一歸口管理部門，過去的一年當中，相繼升版和編制了制度和程序，使用了一些信息化的手段，在一定程度上統(tǒng)一和規(guī)范現(xiàn)在公司的合同管理。這些制度和程序也執(zhí)行了一段時間，各個部門也提出了一些意見和建議，而這些意見和建議還是需要在執(zhí)行過程當中不需要不斷地結(jié)合實際情況進行修改和完善，以便持續(xù)提高公司的合同管理整體水平。
2.合同管理的現(xiàn)況
2.1制度和規(guī)定：目前公司的合同管理制度和規(guī)定分為兩個層面：
一是公司層面的合同管理制度，公司的合同歸口管理由合同部負責，目前，關(guān)于合同管理的公司層面制度有兩個，分別為《中原公司合同管理規(guī)定》和《中原公司重大合同評審和備案管理規(guī)定》。
二是項目層面的合同管理程序，是根據(jù)項目的特點和實際情況編制的。
2.2管理現(xiàn)狀：按照合同類型分別介紹如下：
2.2.1第一類 完全授權(quán)管理的合同，這包括人力資源合同和物業(yè)的租賃合同。這些合同分別由人力資源部和物業(yè)經(jīng)營部全權(quán)管理，負責合同管理的所有事宜。
2.2.2第二類 實行備案管理的合同，主要是公司駐外機構(gòu)簽訂的合同，包括上海采購經(jīng)理部和恰希瑪現(xiàn)場經(jīng)理部，實行備案管理。
2.2.3第三類 歸口管理的合同。現(xiàn)簡要說明一下這類合同管理過程，詳見下面流程圖：
環(huán)節(jié) 流程圖
合同評審
合同會簽
合同備案
3.優(yōu)化和建議
結(jié)合目前公司合同管理的現(xiàn)狀，調(diào)研了合同部和相關(guān)部門的一些建議和意見，在此基礎(chǔ)上，對以后如何進一步加強和規(guī)范公司合同管理，進行了較為深刻的分析，并提出了優(yōu)化和建議，具體如下：
3.1信息化
公司總部、恰希瑪現(xiàn)場經(jīng)理部、上海采購經(jīng)理部以及阿爾及利亞等其他駐外機構(gòu)，分處異地，形成了空間的分離，對整個公司的合同管理造成了一定困難。可以通過信息化對合同管理從合同起草、文本管理、合同評審、審批、合同簽訂、結(jié)算安排、執(zhí)行進展、合同變更、到實際結(jié)款以及對合同結(jié)款情況統(tǒng)計分析的進行全方位管理。合同的管理流程都需要通過信息化來固化，合同管理信息化除了要將原先大量的紙質(zhì)資料電子化，從而固化流程、解決工作量大的問題，還應(yīng)能夠?qū)贤邪氖袌鲂畔⑦M行深層次的信息統(tǒng)計分析。
目前公司的合同管理主要是根據(jù)企業(yè)內(nèi)部職能的分工，然后由不同的部門各自負責合同的不同內(nèi)容，這樣的管理模式給企業(yè)帶來了諸多不便，合同內(nèi)容管理太分散，很容易導致合同的后期實施跟進情況得不到及時準確的跟蹤記錄，并且當企業(yè)管理層要查看合同的整體情況也耗費一定的時間精力，這于企業(yè)的合同管理信息化顯得不匹配。因此，通過信息化的手段建立一個統(tǒng)一的管理平臺來對公司合同進行統(tǒng)一管理已經(jīng)勢在必行。
3.2分類分級管理
中原公司同時涉及工程、物業(yè)、國際貿(mào)易等多個行業(yè)，因此也就造成了合同類型多而雜。包括了工程設(shè)計、監(jiān)理、施工、調(diào)試、設(shè)備采購、勞動、租賃、修繕等多種合同。如何對合同進行分類分級管理，就顯得尤為重要。在此，建議現(xiàn)有的合同分類的基礎(chǔ)上，繼續(xù)進行科學合理的細化和分類，比如對于人力資源部的勞動合同、物業(yè)經(jīng)營部的租賃合同，是可以完全授權(quán)由人力資源部和物業(yè)經(jīng)營部進行合同管理；對于上海采購經(jīng)理部的設(shè)備采購類合同，根據(jù)重要性的不同，分別采取參與招投標等合同簽訂過程、監(jiān)督檢查合同管理過程、合同信息備案等手段進行合同管理；對于民用工程類的合同，可進行流程化、標準化的管理，尤其是合同的評審和審批；對于核工程類的合同，在流程化、標準化的基礎(chǔ)上進行重點的、全過程的管理。
3.3加強合同評審和審批
不少合同風險，主要還是集中的合同簽訂前的過程當中，而想要規(guī)避這些潛在的風險，合同的評審和審批是兩個最重要的環(huán)節(jié)。也正是因為如此，在過去的一年里，合同部作為合同歸口管理部門，正在逐漸加強合同評審和審批，并通過信息資料部的配合，使這兩個流程環(huán)節(jié)固化了下來。但是，還是存在著很多細節(jié)的問題，比如軟件不夠人性化、流程需要進一步明確和清晰、評審的方式和形式比較單一等。這些問題必須隨著合同制度的不斷完善、合同管理經(jīng)驗的不斷增加得到解決。一是要逐步升級合同管理軟件或引進新軟件；二是結(jié)合合同管理軟件和實際情況進一步明確合同評審和審批的流程；三是要豐富合同評審的方式方法，如針對重大的合同進行會議評審等。
3.4合同專用章需要統(tǒng)一歸口管理
目前，盡管合同的歸口管理部門是合同部，但是公司所有印章管理由辦公室負責，公司印章的管理制度也是由辦公室編制和負責解釋的。在一定程度上，造成了合同專用章使用和權(quán)限的不一致。因此，對于合同專用章需要有一個統(tǒng)一的管理和標準。考慮到《中原公司授權(quán)管理規(guī)定》規(guī)定較為明確，且經(jīng)過公司辦公會討論后確定的，建議按照這一規(guī)定使用合同專用章和修改相應(yīng)的印章管理制度或程序，以便保持合同專用章的使用一致和制度的統(tǒng)一。
3.5合同文本的標準化
中原公司合同管理嚴格來說是從2014年開始的，到目前為止已有10年。隨著中原公司合同管理水平的不斷提高，參考國家的法律法規(guī)和相應(yīng)的示范文本，結(jié)合自身的實際情況，逐步的出臺中原公司自己的合同示范文本應(yīng)該說一個趨勢。這么做的意義有以下幾點好處：
1.最大限度的保護中原公司的利益，規(guī)避潛在的合同風險。
中原有了自己的合同范本后，各個部門會更加熟悉和很快的掌握合同從簽訂到履行、變更直至終止的各項合同條款、盡早識別和規(guī)避其中合同風險，避免公司遭受不必要的損失
2.便于合同管理，包括合同評審、審批、履行、變更和爭議的解決等。
3.減小合同管理的難度和加大合同管理的深度。
其實，建立合同范本的難度應(yīng)該說并不是很大，比如設(shè)備采購、物業(yè)租賃以及一些合同已經(jīng)有了自己的合同范本，可以根據(jù)合同不同類型，由合同各個執(zhí)行部門和合同歸口管理部門共同編制公司各類合同的合同范文，再逐步完善。
3.6對駐外機構(gòu)的合同管理
對于駐外機構(gòu)負責的各類合同，包括采購經(jīng)理部、現(xiàn)場經(jīng)理部等，由于受地域條件和總部人員配置限制，比如采購經(jīng)理部設(shè)在上海，下設(shè)有合同、計劃、質(zhì)保及相關(guān)專業(yè)等多個部門，人員配備比較完善。且在以往過程當中都是由公司領(lǐng)導直接負責，合同的訂立和實施是由采購部自行實施，合同部并沒有進行實質(zhì)性的管理。目前，對于這部分合同主要是實行的是備案管理，即將合同的信息定期向總部備案，屬于事后的管理，可見備案管理的力度和深度是有限的。
從宏觀上分析來看，駐外機構(gòu)涉及的合同，主要還是上海采購經(jīng)理部負責的設(shè)備以及備品備件等采購合同，涉及金額大，部分設(shè)備制造周期比較長，對工程進展有重大影響，同時也是影響中原公司主要的經(jīng)濟效益的因素。建議采取以下方法對這部分合同進行管理：
第一，繼續(xù)實行備案管理，保證合同信息的及時性和準確性；
第二，對于重要設(shè)備的采購，所占金額比較大、工期較長等重要設(shè)備，比如主合同規(guī)定的25項重要設(shè)備，可以參與這些設(shè)備的招標、評標、定標、合同談判等合同訂立的過程。對于甚至于特別重要的關(guān)鍵設(shè)備，如壓力容器、主泵、蒸發(fā)器等可參與設(shè)備見證點的見證，對合同執(zhí)行過程中重要節(jié)點的支付進行復核；
第三，對于其他一般設(shè)備采購合同，由于金額較小、工期較短、對成本和工程進度影響不大。可以結(jié)合公司的稽核，對設(shè)備采購合同的簽訂、履行、支付等過程，進行定期和不定期的檢查。
4.結(jié)束語
綜上所述，中原公司在工程項目建設(shè)當中，是以工程總承包的角色，來進行工程項目管理。上游與業(yè)主簽訂總承包合同，下游與設(shè)計單位、施工單位、設(shè)備供應(yīng)商等分包單位簽訂分包合同。在某種程度上來說，中原公司的項目管理，就是對于合同的管理。因此，不斷加強和規(guī)范公司的合同管理，對于加強公司風險管理、提升公司項目管理水平、完成公司戰(zhàn)略目標都有著重要意義。
參考文獻（宋體五號字，多倍行距設(shè)置時1.5，以下給出個示范文）
[1]烏云娜，項目采購與合同管理，北京：電子工業(yè)出版社，2006：18-27
關(guān)鍵詞：管理目的；遵循原則；主要內(nèi)容；保障措施
一、開展全面合同管理的目的
1.遵守法律法規(guī)和市場規(guī)則，樹立誠實守信的經(jīng)營理念，做到依法經(jīng)營。2.規(guī)范合同管理行為，確保企業(yè)的經(jīng)濟行為合法有效，從源頭上避免或杜絕違法、違規(guī)以及各類糾紛的發(fā)生。3.適應(yīng)市場變化，增強市場駕馭能力，防御經(jīng)營風險，提高市場競爭力。4.完善合同監(jiān)管體制，使合同管理民主化、公開化、透明化，最大限度地避免或杜絕經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生問題。5.加強企業(yè)管理，提升企業(yè)管理水平、經(jīng)營全面合同管理效益和商業(yè)信譽，為公司戰(zhàn)略規(guī)劃的順利實施提供有力支持。
二、開展全面合同管理遵循的原則
（一）立足實際、注重創(chuàng)新。要立足實際，在總結(jié)、繼承、發(fā)揚已有工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，尋求突破和創(chuàng)新。（二）全面覆蓋、突出重點。建立全面覆蓋公司各層面、各單位、各部門的合同監(jiān)督管理體系，全面運行合同管理基本流程。關(guān)注重點部門、重點單位、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的合同管理。（三）統(tǒng)一規(guī)范，分級管控。制定集團公司合同管理制度和相應(yīng)的工作標準，各單位按照統(tǒng)一規(guī)范，在上級合同主管部門的指導、監(jiān)督下，分級開展合同管理工作。（四）統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)推進。各單位、各部門要按照集團公司的統(tǒng)一部署，逐級落實，協(xié)調(diào)推進。（五）加強監(jiān)管，注重效益。以提高經(jīng)濟效益為中心，建立符合本單位實際的合同監(jiān)管體系，加強合同全過程的監(jiān)督管理，提升企業(yè)經(jīng)營管理質(zhì)量。（六）合同管理與風險管理相結(jié)合。通過開展全面合同管理實現(xiàn)對合同管理風險的有效管控，并借鑒此項工作的經(jīng)驗和做法，探索管控其他重大風險的新方法，完善風險管理的內(nèi)容。
三、全面合同管理的主要內(nèi)容
全面合同管理是指通過完善合同管理組織體系，明確各層次、各單位、各部門在合同管理中的地位和作用，建立涵蓋集團公司及所屬各單位的合同監(jiān)督管理體系；完善立項、審批、調(diào)研、會簽、履行、驗收、結(jié)算等合同管理基本流程，使合同管理人員全面參與企業(yè)經(jīng)營管理工作，提高企業(yè)經(jīng)營管理的效益和質(zhì)量；開發(fā)運行合同管理信息系統(tǒng)，推動合同管理工作規(guī)范化、標準化、程序化和信息化，使合同管理成為公司及所屬單位開展經(jīng)營活動的重要方法和手段。（一）規(guī)范組織建設(shè)，完善合同監(jiān)督管理體系。在明確合同管理主管部門的基礎(chǔ)上，建立縱向管理系統(tǒng)和橫向管理系統(tǒng)相結(jié)合的合同監(jiān)督管理體系。縱向管理系統(tǒng)：由單位負責人、合同主管部門、合同管理員組成。保證集團公司經(jīng)營決策順利貫徹實施，并及時收集反饋信息，提高管理質(zhì)量和工作效率。橫向管理系統(tǒng)：由合同主管部門、法律、財務(wù)、審計、運營等部門以及合同承辦部門和使用單位組成，共同參與合同的監(jiān)督管理工作。縱向管理和橫向管理相輔相成，即可避免合同管理中個別部門權(quán)力過于集中和合同簽訂中推諉扯皮，又能保證合同管理工作高效運行。（二）規(guī)范合同管理工作，完善合同管理流程。合同管理過程分為立項、審批、調(diào)研、會簽、履行、驗收、結(jié)算、歸檔等環(huán)節(jié)。1.合同立項。各單位簽訂合同，以書面報告形式說明合同標的的基本情況及數(shù)量、價款等，經(jīng)本單位負責人審核同意，作為立項依據(jù)。2.合同審批。合同承辦部門按照立項報告的要求，根據(jù)合同標的性質(zhì)，推薦能滿足合同標的要求的相關(guān)方，填寫《合同立項審批表》，由主管部門、運營、財務(wù)等部門簽署意見，報單位負責人審批后，作為簽訂合同的依據(jù)。3.合同調(diào)研。合同項目需要調(diào)研的，由承辦部門會同財務(wù)、審計、運營等部門組成調(diào)研小組，對合同標的涉及的產(chǎn)品及市場情況、供應(yīng)商資信情況等進行市場調(diào)研，并出具《市場調(diào)研報告》。4.合同會簽。依據(jù)《合同立項審批表》、《市場調(diào)研報告》，合同承辦部門召集有關(guān)部門，與合同相對方采用商務(wù)洽談、競爭性談判或邀請招標等形式會商簽訂合同，形成初步意見并填寫《合同會簽單》，經(jīng)各相關(guān)部門及單位負責人審核后，蓋章簽字后合同生效。5.合同履行、驗收、結(jié)算。合同生效后，承辦部門與合同向?qū)Ψ礁鶕?jù)合同要求履行合同。履行完畢后，由參加訂立合同的部門按照合同的約定內(nèi)容進行全面驗收，填寫《合同驗收單》，驗收部門簽署意見。合同承辦部門簽署意見，單位負責人簽字同意后，送交財務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)。6.合同歸檔。合同承辦部門將簽批的《合同立項審批表》、《市場調(diào)研報告》、《合同驗收單》以及對方的資質(zhì)證明、報價單等與合同有關(guān)的資料收集齊全，編號入檔，以備后查。（三）建立保障合同管理工作有序開展的完善制度1.合同管理人員持證上崗制度；2.客戶信用管理制度；3.合同會簽制度；4.合同監(jiān)督管理制度；5.合同審查、備案制度；6.合同檢查考核制度。
關(guān)鍵詞：城市軌道交通；長沙地鐵；合同管理體系；建設(shè)實踐
城市軌道交通工程作為重大民生工程，具有規(guī)模體量大、建設(shè)周期長、涉及專業(yè)廣、參與單位多、合同數(shù)量大、合同風險高等不同于一般工程建設(shè)項目的特點，同時決定了其合同管理的周期長、難度大的特點。科學規(guī)劃合同管理體系、扎實推進合同管理體系建設(shè)工作、積極推動合同管理體系在實踐中的運用，成為規(guī)范對外經(jīng)濟行為、提高合同管理效率、防控各類風險、提升合同管理水平的舉措。
1合同管理體系建設(shè)成果
長沙市軌道交通集團有限公司（以下簡稱長沙地鐵）在合同管理體系建成之前，存在以下幾方面問題：（1）合同工作流程不明晰，主要體現(xiàn)為部門職能分工不清、部門之間信息溝通不暢、監(jiān)督管控不到位等；（2）合同簽訂行為不規(guī)范，主要體現(xiàn)為起草依據(jù)不充分、合同資料缺失、審查會簽流程缺失、事后補合同等；（3）合同簽訂效率不高，主要體現(xiàn)為合同文本不規(guī)范、合同條款不完備、合同用語不嚴謹、審查會簽時間長等；（4）合同執(zhí)行管控不到位，主要體現(xiàn)為不按合同履約、對違約行為未按合同執(zhí)行、變更管理不全面、對索賠工作不重視等。面對上述問題，長沙地鐵從2015年開始著手合同管理體系架構(gòu)研究和建設(shè)工作，提出了分階段實施合同管理體系建設(shè)的工作思路。第一階段建設(shè)從合同管理的源頭入手，通過出臺制度規(guī)范合同簽訂流程、編發(fā)標準化合同規(guī)范文本、開發(fā)和推廣使用軟件管控合同簽訂行為。歷時5年時間，到2019年完成第一階段建設(shè)工作，構(gòu)建了以合同管理制度體系和標準化合同體系為基礎(chǔ)、合約工作管理軟件為抓手的“兩基礎(chǔ)、一抓手”的合同管理體系，實現(xiàn)了合同簽訂流程有規(guī)矩、合同簽訂管控有手段、合同文本有標準，以及合同簽訂管理由“人管人”向“制度管人”的重大轉(zhuǎn)變。
1.1出臺合同管理制度
規(guī)章制度作為法律法規(guī)的延續(xù)，是企業(yè)各項工作流程的執(zhí)行依據(jù)。為此，長沙地鐵明確了“體系建設(shè)從制度編發(fā)著手，制度編發(fā)以合同管理辦法先行”的工作思路。2015年，長沙地鐵制定并下發(fā)了《合同管理辦法》，明確規(guī)范了合同工作的職責分工，合同起草、審查、簽訂、歸檔、履約，標準化合同的編制、修訂、監(jiān)督及責任的基本原則和具體要求；規(guī)定所有項目在組織公開招標、內(nèi)部競爭性談判及直接委托談判之前應(yīng)確定合同主要條款，并完成合同的起草、審查；規(guī)定合同重大變更、轉(zhuǎn)讓或終止應(yīng)由項目發(fā)起部門（子公司）報集團公司總經(jīng)理、董事長批準同意后方可實施。2018年，長沙地鐵在遵循“依法依規(guī)、集體決策、規(guī)范程序、提高效率、卡控關(guān)鍵、嚴防風險”基本原則的前提下，積極創(chuàng)新管理思路，創(chuàng)新提出并采用了“可根據(jù)項目實際情況自主選擇工作流程”的模式，制定并下發(fā)了《直接委托項目管理辦法》，其在精簡和優(yōu)化直接委托程序的同時，系統(tǒng)規(guī)范了從項目立項、確定單位、控制價審定到合同談判、結(jié)果確認、合同簽訂、資料歸檔全過程的工作流程，大幅度提高了直接委托項目的工作效率，有效預防了直接委托項目的廉政風險。截至2019年，長沙地鐵陸續(xù)制定并了《合同起草大綱》《委托建設(shè)項目內(nèi)部工作流程》《標準化合同管理辦法》《工程建設(shè)用地只用不征協(xié)議起草指南》等管理制度，建成了以《合同管理辦法》為主線的合同管理制度體系，實現(xiàn)了長沙軌道的合同管理制度化、合同工作流程化。
1.2構(gòu)建標準化合同體系
在推進合同管理制度體系建設(shè)的同時，長沙地鐵同步著手標準化合同體系建設(shè)。以“合同管理工作回頭看”為契機，通過對2016年全年及2017年上半年總計一年半以來簽訂的合同進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、科學分析，按照“區(qū)分輕重緩急，優(yōu)先對工程影響大、簽訂合同數(shù)量大的合同類型”的原則制訂了詳細可行的工作方案，明確了時間節(jié)點、職責分工、編審流程，于2017年9月全面提速標準化合同體系建設(shè)工作，至2018年9月基本建成由建設(shè)版塊、運營板塊、經(jīng)營版塊、通用版塊四大版塊組成的標準化合同體系，實現(xiàn)了合同體系的結(jié)構(gòu)化、合同文本的標準化、合同起草行為的規(guī)范化，進一步提高了合同起草的效率，有效防控了合同風險和廉政風險。
1.3開發(fā)合約工作管理軟件
2016年長沙市軌道交通建設(shè)進入快速發(fā)展階段，合同管理的復雜度增加，工作量急速增長，人工模式難以滿足日益增長的工作需求。為此，長沙地鐵于2016年底啟動合約工作管理軟件的開發(fā)工作，于2018年10月1日上線試運行。2019年5月5日，基于系統(tǒng)運行穩(wěn)定、功能模塊滿足需要、各級用戶熟悉掌握系統(tǒng)操作，合約工作管理軟件正式上線運行，實現(xiàn)了利用信息化手段推行標準化合同使用和集中管控合同簽訂行為，降低了辦公成本、提高了工作效率、打造了預防腐敗的有力抓手。
2合同管理體系運用效果
合同管理體系第一階段建設(shè)工作完成后，長沙地鐵以合同管理制度體系和標準化合同體系為基礎(chǔ)、以合約工作管理軟件為抓手，實現(xiàn)了合同簽訂工作的集中管控，有效地防控了合同簽訂環(huán)節(jié)風險、提高了合同簽訂效率。合同起草部門使用合約工作管理軟件按照系統(tǒng)設(shè)置流程依次起草合同、發(fā)起審查和會簽審批、定稿編號、打印輸出。在起草合同時，起草部門按照“集團了標準化合同的，應(yīng)采用標準化合同起草合同；集團未標準化合同的，應(yīng)參照國家或行業(yè)制定的合同示范文本起草合同；既無集團公司下發(fā)的標準化合同、又無國家或行業(yè)制定的合同示范文本的，由合同起草部門依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)自行起草”規(guī)定執(zhí)行，優(yōu)先使用標準化合同起草合同。在合同審查過程中，審查部門緊緊抓住“是否立項”“流程入口是否正確”“是否采用標準化合同”三個關(guān)鍵點，從源頭上杜絕了合同起草不合規(guī)的行為。在審查環(huán)節(jié)，合同審查部門經(jīng)辦人員對工作進度一目了然，合同起草人與審查人可建立快速有效的溝通。由于采用了標準化合同起草合同，合同審查工作量大幅下降，節(jié)約了合同起草部門及審查部門的時間與精力。合同會簽審批前，合同起草人發(fā)起會簽資料復核，經(jīng)集團合約部復核確定會簽資料完整后，合同方可進入會簽審批環(huán)節(jié)。合同經(jīng)系統(tǒng)編號后，系統(tǒng)自動生成防偽水印，合同起草人通過正文信息頁面打印含防偽水印的合同文本（合同文本必須經(jīng)由系統(tǒng)線上打印才會輸出含防偽水印的合同文本，在系統(tǒng)上導出、下載或另存為的合同文本不含防偽水印），并以此版本為母本按合同約定份數(shù)進行復印、裝訂/膠裝。
3合同管理體系未來的建設(shè)與發(fā)展方向
結(jié)合長沙地鐵改革轉(zhuǎn)型要求，下一步應(yīng)重點從以下幾個方面推進合同管理體系第二階段建設(shè)工作，形成合同管理“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、分類運行、全面監(jiān)督、高效運轉(zhuǎn)”工作機制，真正實現(xiàn)“用制度管權(quán)、按制度辦事、靠制度管人”。
3.1健全合同管理組織體系
按照縱、橫兩個維度完善合同管理組織體系，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建由各層次的管理機構(gòu)組成的全方位合同管理體系。縱向維度為在集團總部、各子公司分別設(shè)立合同管理部門；橫向維度為在縱向維度設(shè)立的合同管理部門中再細分為合同管理小組，根據(jù)合同的性質(zhì)、類別進行統(tǒng)一管理，從而使合同管理機構(gòu)覆蓋到每個層次、每個方面，對合同的立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、糾紛處理等履行監(jiān)督、檢查和指導的職責。
3.2建立合同管理人員體系
通過對外公開招聘、內(nèi)部選拔等方式，培養(yǎng)一支懂法律、懂經(jīng)營、會管理的合同管理隊伍。加強對合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓，使其熟練掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的專業(yè)知識水平和實踐技能。建立合同管理人員的崗位責任制、競爭上崗機制。建立合同管理激勵機制，對提出合理化建議、避免重大損失或是給企業(yè)爭取額外經(jīng)濟效益的人員予以獎勵，激發(fā)和提高合同管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性。
3.3建立合同管理運行體系
建立合同管理執(zhí)行監(jiān)管和評價考核制度，把合同管理的內(nèi)容和主要指標納入集團目標考核中，定期開展合同管理大檢查，對合同管理情況進行監(jiān)管，對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正，不斷總結(jié)合同管理的經(jīng)驗和成效。建立科學合理、切實可行的合同管理運行機制，通過制度來規(guī)范、協(xié)調(diào)各方的工作，合同管理機構(gòu)和其他部門之間協(xié)調(diào)配合形成合力，使合同的簽訂、履行和爭議處理都處于有效的控制狀態(tài)。3.4建立企業(yè)信用評價體系建立對參建單位的信用評價體系，通過對參建單位合同管理水平、合同履約能力、合同履約狀況和企業(yè)合同信譽度等方面進行量化、細化的綜合評價考核，把信用好、履約率高的企業(yè)列入白名單，把信用能力不理想的企業(yè)列入黑名單，在后續(xù)項目合作中進行運用，提升防范合同風險的能力。
關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；合同管理；應(yīng)用
經(jīng)濟合同是指法人、其他經(jīng)濟組織，個體工商戶、承包經(jīng)營戶之間，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的、明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。目前已成為市場經(jīng)濟環(huán)境下各單位之間來往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業(yè)關(guān)系的表達，更具有法律效力。加強合同管理，不僅實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部控制需求，更有利于進一步提高醫(yī)院管理水平，維護醫(yī)院合法權(quán)益。
1審計合同管理存在問題
集團中心審計部于2016年9～10月對中心（集團）各院區(qū)2015年簽訂的經(jīng)濟合同，包括設(shè)備采購、物資采購、建筑工程、設(shè)備維保、總務(wù)類等進行審計，主要采取合同登記審閱，財務(wù)查賬，付款逐筆核實，倉庫調(diào)查到貨入庫情況等方式，對經(jīng)濟合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項的支付情況等方面進行審核。審計出集團各院區(qū)合同管理存在的問題。（1）合同簽訂不夠規(guī)范。審計部門對合同審閱時發(fā)現(xiàn)，存在個別10萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個別總務(wù)物資采購合同文本重要條款空白或與會簽單上內(nèi)容不一致等欠規(guī)范的情況。（2）合同文檔編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區(qū)各部門合同編碼沒有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團合并前的編碼方式，集團化后沒有進行統(tǒng)一，院區(qū)內(nèi)的總務(wù)合同也沒有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經(jīng)濟合同均以紙質(zhì)形式存檔，使得查閱合同費時費力，效率低下。（3）合同會簽進程、付款進度等難以控制。由于合同會簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時間，而且難以追蹤具體已簽至哪個部門，需要逐個部門進行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長時間簽字流轉(zhuǎn)，效率較低且流程監(jiān)管困難。（4）存在合同到期沒有續(xù)約情況，無預警機制。存在部分房租收款合同沒有續(xù)簽仍然出租，部門維保合同沒有續(xù)簽導致醫(yī)療設(shè)備存在運行風險。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時間都能銜接的很好。
2針對合同管理審計問題解決思路
針對審計部門提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關(guān)人員與2016年11月參觀學習三門核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運行流程以及相應(yīng)的查詢統(tǒng)計功能，一致認為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問題，于是2016年年底集團領(lǐng)導層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ERP系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構(gòu)建一些常用合同文本，并實現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預警提示、聯(lián)查采購入庫付款等功能。
3用友ERP合同管理模塊應(yīng)用
（1）提供合同標準模板，統(tǒng)一合同編碼。針對審計提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標準模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團統(tǒng)一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設(shè)計好后可以保存為標準模板，方便以后直接調(diào)取使用；如果該合同模板已經(jīng)不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實現(xiàn)編碼自動生成，解決了各部門合同編號方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問題。（2）實現(xiàn)信息跟蹤功能。針對審計提出的合同會簽進程、付款進度等難以控制的問題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對合同審批流程進行跟蹤，申請人可是隨時查看合同審批進度。③系統(tǒng)可對合同收支款項進行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務(wù)時系統(tǒng)會將款項發(fā)生時間及金額反寫至合同管理模塊，實現(xiàn)全程款項信息跟蹤。（3）實現(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對審計提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應(yīng)商代碼或名稱、經(jīng)辦人工號、合同狀態(tài)等進行查詢合同，可查看該合同的所有詳細信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質(zhì)版合同省時省力。（4）實現(xiàn)預警提示功能并控制付款總額。針對審計提出的合同續(xù)約沒有預警機制的問題，合同管理系統(tǒng)對即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購管理、應(yīng)付系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)，對設(shè)備采購以及合同的付款進度進行監(jiān)督，對付款總額進行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。（5）實現(xiàn)審核權(quán)限界定功能。系統(tǒng)按部門及經(jīng)濟合同類型設(shè)置審批流，并將關(guān)鍵簽署人單獨作為一個字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時再次確認關(guān)鍵簽署人是否已簽字，嚴把審核關(guān)。（6）實現(xiàn)與其他模塊關(guān)聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過聯(lián)查，對采購合同標的物的采購、入庫、付款情況進行跟蹤追溯，實現(xiàn)資源整合。（7）實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。通過系統(tǒng)對合同內(nèi)容、付款情況進行統(tǒng)計分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計事務(wù)中解脫出來，更加高效高質(zhì)量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。
4用友ERP合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃
2017年4月起，用友公司對集團及各院區(qū)經(jīng)濟類合同相關(guān)部門進行了操作培訓，大家對該模塊逐漸適應(yīng)并熟練使用相應(yīng)功能，截止7月，共計有140份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團與用友公司協(xié)商對系統(tǒng)進行后期規(guī)劃。（1）合同管理與移動報銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，進行合同的移動端審批并開通短信通知接口。目前集團正在與紅橘公司聯(lián)合開發(fā)移動APP報銷，為了實現(xiàn)合同管理能隨時隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會與移動APP報銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)手機端審批查閱合同，并且在合同進入審批流后，下游審核人員會收到短信通知。（2）合同管理與采購管理模塊進行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)對設(shè)備采購的監(jiān)控。ERP采購管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關(guān)聯(lián)可實現(xiàn)物資從合同訂立到采購入庫數(shù)量、單價、型號等是否與合同一致等由系統(tǒng)進行監(jiān)控。（3）合同管理系統(tǒng)與預算相關(guān)聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項經(jīng)濟合同按照系統(tǒng)設(shè)置的預算項目自動歸類，預算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設(shè)備維保費等項目的預算，也可以獲取大額資金付款項目。
參考文獻
(一)存在的問題
1、合同立項階段的問題
（1）未與科研項目預算有機結(jié)合。部分項目在立項前未審核科研項目的預算，存在超預算或無預算的情況。（2）存在分解采購、規(guī)避招標等行為。為加快執(zhí)行進度，或簡化采購流程，同一個外協(xié)項目被拆解成若干金額較小的項目。（3）采購論證調(diào)研工作不充分。部分醫(yī)院科研外協(xié)合同缺少詢價比較過程，同時由于缺少專業(yè)人員的監(jiān)督，采購價格無法控制。
2、合同簽訂階段的問題
(1)合同無專業(yè)人員審核，內(nèi)容不嚴謹。科研外協(xié)合同無統(tǒng)一模板，多數(shù)醫(yī)院使用對方公司提供的合同，部分合同漏洞百出，內(nèi)容不完整。（2）授權(quán)審批程序不完善，職責分工不明確。（3)倒簽合同現(xiàn)象普遍存在。在合同簽訂過程中，經(jīng)常出現(xiàn)先履行合同，在需要付款時才簽訂合同或付款之后補簽合同的情況。（4）合同會簽流程繁瑣，周期過長。（5）合同簽訂范圍不明確，合同用章不規(guī)范。
3、合同執(zhí)行階段的問題
（1）未嚴格按照合同規(guī)定付款。部分項目由于臨近結(jié)題，課題負責人為避免資金結(jié)余，不按實際執(zhí)行情況申請付款，資金安全存在隱患。（2）成果驗收缺乏有效監(jiān)控。大多科研外協(xié)合同的成果驗收僅由課題負責人把關(guān)，醫(yī)院科研處無相關(guān)專業(yè)人員。（3）合同變更和解除程序不規(guī)范。（4）未對合同執(zhí)行進程進行監(jiān)控和管理。
4、合同評價階段的問題
（1）缺乏對合同管理情況的分析總結(jié)。大部分醫(yī)院未定期總結(jié)經(jīng)驗，查找合同管理過程中的缺陷和不足。（2）未開展合同管理評價工作。合同簽訂和執(zhí)行情況等未納入醫(yī)院績效考核，不利于合同管理水平的提升。
(二)主要原因
（1）醫(yī)院領(lǐng)導對科研合同管理重視程度不夠。目前多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導更加重視醫(yī)療工作，沒有意識到經(jīng)濟合同管理的重要性。（2）合同管理制度不健全。大部分醫(yī)院比較重視合同簽訂和執(zhí)行環(huán)節(jié)的制度，而常常忽視對合同變更、解除尤其是對合同監(jiān)督和控制的相關(guān)制度；部分醫(yī)院合同管理制度過于籠統(tǒng)，無具體細則，缺乏可操作性。（3）合同管理信息化水平不高。目前大多醫(yī)院的合同管理系統(tǒng)比較簡單，合同管理還是采取紙質(zhì)和人工方式。
二、對醫(yī)院科研外協(xié)合同管理的建議
(一)制定完善的合同管理制度并嚴格執(zhí)行
醫(yī)院要對現(xiàn)行的合同管理制度進行完善和修訂，合同管理制度要涵蓋合同管理的全過程，包括合同的簽訂、執(zhí)行、變更、解除和結(jié)束，以及糾紛處理等。明確合同簽訂的范圍和審批流程，以及各審核部門的職責權(quán)限。同時合同管理制度要盡可能細化，充分征求各相關(guān)部門的意見，使之具備可行性和可操作性。在合同管理過程中應(yīng)嚴格按照制度執(zhí)行。
(二)完善合同管理組織機構(gòu)，提高人員素質(zhì)
合同管理人員的素質(zhì)直接影響到合同管理的水平，醫(yī)院可以吸收既懂科研業(yè)務(wù)又懂合同管理知識的復合型人才。要完善培訓制度，不定期地組織合同管理人員和相關(guān)審批部門參加培訓，包括相關(guān)法律法規(guī)、專業(yè)知識等各方面的講座。同時還可以組織合同管理人員到合同管理水平較高的醫(yī)院進行交流學習，取長補短。
(三)加大對合同管理信息系統(tǒng)的投入
建立完善的預算合同管理信息系統(tǒng)，合同信息化管理，實現(xiàn)合同網(wǎng)上審批流程，提高合同會簽效率，實現(xiàn)合同信息共享。此外，合同管理信息系統(tǒng)要與設(shè)備處物質(zhì)系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)和人事系統(tǒng)等集成起來，建立人、財、物統(tǒng)一的HRP系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞：建筑類；漏洞；治理
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A
建筑類企業(yè)隨著社會的發(fā)展，在市場經(jīng)濟環(huán)境中異軍突起，并長期保持了蓬勃發(fā)展勢頭。大慶油田工程建設(shè)公司作為油田企業(yè)中建筑業(yè)務(wù)板塊的龍頭公司，每年承接大量建筑類業(yè)務(wù)，相應(yīng)的也產(chǎn)生很多的交易行為和合同數(shù)量。其中以建設(shè)工程合同為主，主要包括建設(shè)工程主包合同、專業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同以及涉及到建設(shè)工程施工的材料買賣合同。
一、公司合同管理模式
按照上級公司管理原則，我公司著重健全與完善合同組織體系和合同管理體制（包括各成員單位），對合同選商、簽訂、履行等實行全過程規(guī)范化管理。公司設(shè)立合同管理委員會，由公司主要領(lǐng)導為主任，各專業(yè)主管領(lǐng)導為副主任，機關(guān)各相關(guān)職能部門負責人為成員的合同管理委員會，公司合同主管領(lǐng)導主持公司合同管理委員會日常工作；合同綜合管理部門，全面負責合同的管理和監(jiān)督工作；各專業(yè)部門分別是對應(yīng)專業(yè)合同的主管部門，負責本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的訂立和管理工作，實行“誰主管，誰負責”的原則；公司所屬各單位是合同具體承辦主體。
二、合同管理做法
（一）實行例會制度，解決疑難事宜：公司實行合同及招投標例會制度，以便落實責任、明晰流程、信息同步、齊抓共管、快速推進，有效解決招標、合同管理中出現(xiàn)新問題、疑難問題、久拖未果事宜。
（二）強化協(xié)調(diào)溝通，保證信息暢通：一是進行基層走訪，現(xiàn)場解決疑難問題，想基層所想，急基層所急，使問題解決在萌芽中；二是加強與上級部門聯(lián)系，及時匯報需解決事宜，在短時間內(nèi)得到解決；三是與網(wǎng)上審批人員溝通，以電話或短信的方式及時督促公司及油田公司領(lǐng)導對網(wǎng)上合同進行審批，減少因?qū)徟鷾螅斐墒潞蠛贤F(xiàn)象。
（三）嚴格準入審查，提高隊伍質(zhì)量：對新準入的承包商，一是由預選單位按公司準入規(guī)定及流程，進行初審推薦；二是公司法規(guī)部門組織生產(chǎn)、質(zhì)量、安全、紀檢人員對承包商評價，完善承包商準入手續(xù)及資料；三是報公司承包商準入委員會批準后，納入公司承包商名錄。
三、合同管理存在的問題
（一）業(yè)主原因?qū)е率潞蠛贤瑔栴}：公司每年都會簽訂部分外部工程合同，在辦理工程總包合同的過程中，由于業(yè)主簽訂合同的流程繁瑣，待業(yè)主蓋章將總包合同返回公司時，已過開工日期，也包括國際項目的總包合同，如與中海油公司簽訂的總包合同，中標后業(yè)主先發(fā)放中標通知確認函，并注明開工時間，施工單位依據(jù)確認函開工后，雙方人員才對合同內(nèi)容進行反復磋商，合同內(nèi)容確定下來至少需數(shù)月時間，造成總包合同及相關(guān)的支出類合同成為事后合同。此類合同事后非主觀因素造成，施工單位無法控制。
（二）合同前置工作（審批）滯后問題：一是生產(chǎn)工序流程受制約。作為油田產(chǎn)能建設(shè)主體，公司沒有土建施工能力，只能將土建工程分包，按照先基礎(chǔ)后工藝施工要求，土建完成后，才能進入工藝程序，因產(chǎn)能工程計劃下達較晚，工期短，并為保證油田穩(wěn)產(chǎn)，迫于建設(shè)單位壓力，在主包合同簽訂后即入場施工，違反基建程序。
二是分包合同談判耗時間。與分包單位商談合同結(jié)算方式、讓利標準或合同金額時，為維護公司利益，防止分包工程款超付等，承辦人員嚴格控制價款，而分包單位為維護自身利益，千方百計爭取權(quán)利，拖著不簽訂合同，要求提高合同金額、降低讓利標準等，需反復磨合，耗費一定時間。
三是工程為屬地分包甲指。部分工程為屬地施工或甲方指定分包單位，指定的分包或?qū)俚厥┕さ姆职鼏挝唬Y質(zhì)手續(xù)不齊全，指定專業(yè)或內(nèi)容又不符合公司相關(guān)規(guī)定，此類合同只能按規(guī)定以報告形式履行審批手續(xù)，承辦人員追討資質(zhì)材料或報批手續(xù)占用一定時間。
（三）合同類型多樣化導致審批延遲問題：因施工單位性質(zhì)決定，公司涉及各類合同都可能發(fā)生，新增加的合同類型在簽訂時遇到如下困難：
一是管理逐步規(guī)范，許多建設(shè)單位不能簽訂的合同，要求承包單位去簽訂，如租賃臨時供電設(shè)備（帶部分材料）合同，過去我們沒有簽訂此類合同，在簽訂中由于沒有明確專業(yè)部門管理，導致合同不能正常簽訂，甚至多次溝通，仍無法得到解決。
二是有些合同是建設(shè)單位無法簽訂的合同（違規(guī)），則委托到施工單位簽訂，施工單位同樣面臨著相同局面，由于處于弱勢地位，無法回絕，只能滿足建設(shè)單位要求，使我們面臨著許多合同簽訂風險。
四、合同管理建議
（一）大力提升合同管理專業(yè)化水平。一是要加強合同管理人員隊伍建設(shè)，加強業(yè)務(wù)培訓，提升專業(yè)素質(zhì)；提升準入門檻，提升職業(yè)素養(yǎng)；強化垂直領(lǐng)導，人員相對固化；二是要加強合同管理流程的規(guī)范化設(shè)計，優(yōu)化流程，實現(xiàn)簽訂環(huán)節(jié)的及時高效；要明確合同履行環(huán)節(jié)的權(quán)利義務(wù)，加強信息資料傳遞標準化，各系統(tǒng)職能無縫對接，實現(xiàn)履行環(huán)節(jié)的順暢運行；三是要使合同人員專職化。合同員的業(yè)務(wù)范圍應(yīng)當從合同簽訂管理向前延伸至合同立項階段的資質(zhì)審查、合同談判，向后延伸至合同履行階段的合同交底、現(xiàn)場人員授權(quán)委托管理、農(nóng)民工工資發(fā)放監(jiān)督檢查等環(huán)節(jié)。
