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關鍵詞：文書處理；檔案管理；策略
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，只有秉承系統、科學、規范原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。
二、提升文書處理規范性，優化檔案管理
良好的文書處理需要依據規范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用于細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規范工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現了各個工作環節的緊密聯系、互相滲透、有效制約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規范處理，只有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，并在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。
三、科學制發公文，優化文書處理
公文是檔案形成的基礎，其制發科學性對于自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此制發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視制發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關系，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經過幾次修改的文稿均應全面收納，良好保存。對于字號的編制，應依據文件形式進行統籌編制，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編制字號虛位。對于主題詞內涵的解析應體現準確規范性，即應依據詞表規定進行選擇，對于特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文制發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編制。作為正文內容的有效補充并提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位于正文后進行附件題目及順序的標注，體現公文制發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。
四、人性化實施歸檔立卷，契合現代化檔案管理目標
現代化檔案管理目標要求，對于相似公文不應重復歸檔立卷，同時應實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現檔案信息的廣泛利用價值、令其發揮優質應用效果，體現立卷管理的規范整體性，便于工作人員的個性化檢索應用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應基于自身發展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學把握以我為核心的實踐工作原則，有效區別各類資料與文件，注重內容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準各類高度相似的資料與文件。同時應確保卷宗處理的一致完整性，應依據鐵通公司發展特征、經營業務類別、經濟發展形勢明確主次，樹立人性化管理目標，將不應歸檔文件合理篩除，并注重預防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學實現現代化檔案管理目標。
五、引入現代化文書檔案管理手段，提升工作效率
為顯著提升工作效率，應科學引入現代化文書檔案管理手段，借助網絡系統平臺、計算機、信息化管理技術，創建文書檔案優質管理體系，實現前文后檔單次錄入、廣泛應用的科學目標。應借助計算機系統、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現文件檔案的快速、穩定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯系、性質同樣的工作做一體化連接，實現數據共享與高效轉儲。再者，可引入多媒體實踐技術，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規范錄入、細化標引、綜合統計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術含量的文書檔案工作，發揮核心服務價值。
六、結語
總之，基于文書處理、檔案管理科學重要性，互相作用影響特征，我們只有依據鐵通公司經營業務特征，開展規范性文書處理、科學制發公文、實施人性化歸檔立卷、引入現代化檔案管理手段，才能優化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優質的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續健康發展提供優質保障。
參考文獻：
1.1應用優勢
1.1.1檢索速度快。與傳統的紙質檔案管理相比，將信息技術應用到檔案管理中，會顯著提高檔案管理的整體水平，在具體操作中，只需要將與檔案有關的關鍵字、關鍵詞放在檢索欄中，就能在很短時間內檢索到信息，這會為相關人員工作節約大量時間。
1.1.2存儲量大。在信息技術的支撐下，檔案管理工作內容已經得到了優化，不需要大量的紙張來記錄信息，自然也不需要消耗大量的空間儲存，保證了單位內部空間利用效率。而隨著現代管理工作不斷發展，檔案管理已經由傳統的文字檔案發展為圖片、文字、視頻、語音多種形式于一體的檔案，而這些檔案內容也是紙質檔案無法解決的，信息技術型檔案的出現有效的解決了這個問題。
1.2在檔案管理應用信息技術中存在的問題
1.2.1系統操作不熟練。對檔案管理工作而言，實現信息技術與檔案管理的融合雖然顯著提高了檔案管理水平，但在這種情況下，管理人員無法及時掌握有關檔案管理的技術，不利于保證工作效率。同時，近幾年信息技術的發展速度較快，信息化檔案技術也迎來了幾次更新，雖然進一步提高了檔案管理系統質量，但工作人員必須要面對系統操作不熟練的問題。
1.2.2資金安全問題。在應用信息技術過程中，必須要面對互聯網所帶來的安全問題，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述問題發生，就可能導致系統數據庫崩潰，一旦一些不可恢復的文件受到破壞，將會造成巨大的損失。
2、改進檔案管理信息化的建議與方法
2.1注重檔案管理人員的服務意識與技術培養
優化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關部門與相關人員參考。所以檔案管理工作人員應當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務意識，堅持服務相關部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統管理觀念的同時加強自身專業素養，建設信息化檔案需要相關工作人員具有足夠的專業才能得以實現，信息化檔案管理相關工作需要具有較高的專業素養的綜合型人才，提高相關工作人員的專業素養加強對管理人員的技術培養，對檔案信息化管理具有重大意義。
2.2提高檔案信息管理水平
在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠對信息化檔案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內容朝檔案信息化方向發展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發揮其潛在的經濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業素養，前后兩者均對提高管理質量起到重要作用。
2.3加強檔案信息管理
在進行檔案信息化建設過程當中，應當提前制定好相關工作流程，在整個建設過程中都應保持認真嚴謹的態度。信息化檔案建設應當結合當前社會需求進行規劃，在構架檔案管理網絡平臺時，應充分發揮網絡平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結合社會需求，拓展開發相關功能，更新軟件系統，保證檔案信息化硬件設施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關人員應從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應注重對專業人才的培養，同時逐步改革相關培訓與考評，提高檔案工作人員的專業素養與工作能力。另外充分結合計算機網絡技術，通過相關管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網絡管理技術發展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關計算機網絡技術所構建的網絡平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節約絕大多數人力資源。
3、檔案管理中信息技術應用的重要性
3.1應用信息技術是創新檔案管理工作的必要條件
人們日益豐富和多樣化的信息需求給新時期檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理工作必須加大創新力度才能適應新的社會發展形勢，滿足人們的信息需求。在檔案管理工作中應用現代化的電子信息技術，能夠打破傳統的檔案管理工作中時空的限制，人們可以利用現代化的信息和網絡技術進行檔案信息資源的查閱和使用。同時檔案管理人員也可以利用先進的電子信息技術和檔案管理理念完善檔案管理的工作模式，提高檔案管理工作的效率，從而為人們提供更優質的檔案信息資源服務，開創新的檔案管理服務模式。
3.2有助于實現檔案的精細化管理
在檔案管理工作中應用電子信息技術，有助于實現檔案的精細化管理。這主要是因為在檔案管理工作中應用電子信息技術必須要有科學的規范和標準作為工作指導，才能實現檔案管理工作人員的優化配置，才能實現利用電子信息技術對大量的檔案信息資料數據進行存儲、維護、更新、共享等，使檔案管理工作的每一個環節、每一個流程都有章可循、有據可依，真正實現檔案的精細化管理，提高檔案管理工作的整體水平。
摘 要 公路工程檔案管理具有十分重要的意義，但是由于公路工程建設具有專業性、范圍廣、階段性等特點，我國公路工程檔案管理工作還存在諸多的不足。本文在分析公路工程檔案管理重要性的基礎上，指出了我國檔案管理工作存在的不足，并提出了相應的政策建議。
關鍵詞 公路工程 檔案 建設 問題；
公路工程檔案記錄了公路工程建設過程中十分重要的技術資料以及整個公路施工的過程，這些資料是以后對公路施工質量評價及公路維護、擴建及改建工作的十分重要依據，不僅能夠影響公路的日常管理維護，同時也涉及到科技資料的保管，對于相關部門來說十分重要，所以，相關部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關工作。
一、公路工程檔案管理的重要性
公路工程建設對于地方經濟建設具有十分重要的意義，在公路工程建設過程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設的整個過程，同時對于公路以后的維護等各個方面也具有十分重要的意義。
（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設的一個關鍵的環節
公路工程檔案記錄了工程施工的過程，是公路工程的一個組成部分，可以直接反應公路工程質量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經開始了。公路工程的立項文件是整個公路工程項目決策、審批及確立過程的一個很真實的記錄，也是公路工程項目經費落實以及公路工程項目具體實施的根本依據。公路工程項目的預算編制、概要設計以及招投標文件都需要依據項目的立項文件。在施工過程中，公路施工的建筑材料的監測報告、使用說明等都是公路工程質量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設項目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設的水平與質量。
（二）公路工程檔案是公路工程驗收的重要依據
公路工程驗收是交通管理部門根據各種公路工程檔案對建設單位、施工單位及監理單位所完成的公路工程建設情況進行驗收。在這一過程中，交通管理部門除了對公路實體工程進行檢測，還需要對各種資料進行審查，例如建筑材料的檢驗結果、施工試驗數據等，完成公路工程的驗收，這一過程中，需要查驗大量的公路工程檔案。
（三）開發利用公路工程檔案可以提升經濟效益
公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識財富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識與了解信息的一個重要途徑。公路檔案工作人員可以據此編制地方交通史、技術成果匯編等材料，為公路工程建設提供技術資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經濟效益。
二、公路工程檔案管理工作中存在的問題
公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業性、范圍廣、階段性等特點，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國公路工程檔案管理主要存在以下問題。
（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監管
雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設上，對于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導致整個公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時整理，導致大量工程檔案缺失。即使完工后進行突擊補充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質量相對較差。同時，部分公路建設單位沒有將公路工程檔案統一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴重。
（二）公路工程檔案案卷質量有待提升
一套完整高質量的公路工程檔案應當按照相關要求進行整理，但是在公路工程檔案管理的實際過程中，卻普遍存在著歸檔檔案質量不高、檔案的原始性、系統性差等多方面問題，主要表現在檔案資料收集不全、真實性存疑等方面，這些問題嚴重影響了檔案的價值，對于以后檔案的開發利用也會產生一定的不利影響。
（三）公路工程檔案的開發利用不夠
公路工程檔案的開發利用是公路工程檔案的一個重要用途，但是現實中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負責將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發揮檔案的價值。
三、加強公路工程檔案管理的對策建議
（一）進一步提高重視程度。公路工程建設的相關部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領導及檔案管理人員必須提高認識，提高重視程度，嚴格按照檔案管理的相關要求做好工作。同時，必須注重公路工程檔案的開發利用工作，提升經濟效益。
（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設相關單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實施“統一領導、年終考核、分級管理、定期檢查”制度，細化相關內部制度，設立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強對公路工程檔案人員培訓，提升其工作水平。
（三）注重檔案的過程收集，提升質量。公路工程建設的過程也就是公路工程檔案形成的過程，這一過程中形成的有價值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過程中，要注意隨時收集，防止出現遺漏，并且注意收集原始文件。
參考文獻：
[1] 劉倩.公路工程檔案管理工作探討[J].現代商貿工業，2012（10）.
[2] 潘振英，田麗敏.淺談公路工程檔案管理[J].科技信息，2011（8）.
關鍵詞：數字；稅收；檔案；人才；安全；應用
一、引言
現代社會發展日新月異，稅收檔案工作也需要與時俱進，實現稅收檔案管理的有序發展，關鍵在于現代數字化技術的應用，能否輻射到稅收檔案管理之中，數字化技術是計算機、網絡技術的整體化發展技術，這些技術可以實現稅收檔案管理工作效率的提升，可以進一步構建現代化的檔案管理新次序，不斷提高稅收檔案管理的服務能力。
二、稅收檔案數字化建設的必要性
首先，稅收檔案管理的工作效率進一步提升。計算機技術、網絡技術在稅收檔案管理過程中應用之后，與原來的人員檔案歸檔、整理等方式來說，電腦化的管理可以大大提高工作效率，實現管理人員工作量的大幅度降低，使得更多的稅收檔案管理人員從繁重的工作中解放出來。其次，稅收檔案整理的準確性進一步提升。稅收檔案管理具有嚴肅性，必要保證其客觀、準確的記錄，相關資料保存必須萬無一失，數字化技術的應用之后，人員整理檔案過程中的準確性將進一步提升。最后，實現稅收檔案資料保存的多元化。以前的檔案管理工作在整理紙質檔案的時候，相關資料保存相對比較單一，隨著時間的推移，資料保存需要付出更多的精力和時間，同時在管理過程中需要進一步構建現代化的管理手段，將實現這些資料的有效保存，另外，一些其他形式資料可以進一步實現更好的保持效率，不斷推進稅收檔案管理的多元化發展。
三、稅收檔案數字化建設的具體措施
1.管理人才數字化技術的培養。稅收檔案數字化管理主要就是解決的紙質檔案管理過程中出現的標準不齊，內容不全，歸檔準確度不高等問題，實現數字化管理之后，稅收檔案的標準化、齊全性、準確性等大大提升，但是需要對相關人才進行有效提升。這些管理人員僅有高尚的道德、優良的職業準則是不能勝任具體稅收檔案管理工作的，從事稅收檔案管理工作需要有相對專業的技能。就管理人才的培養應該是一種系統化的管理，進一步提升他們日常化、指標化、數字化、累積化、導向化的管理。不同類型的檔案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人員掌握相關的專業技能。現代化的數字化技術也是稅收檔案管理人員需必須掌握的專業知識，電腦、信息技術可以實現稅收檔案管理的高效性以及零誤差，這樣的管理可以使管理人員更加方便地管理檔案。具體來說，針對不斷優化的信息、計算機等技術，組織稅收檔案管理人員及時學習，不斷更新他們的知識結構。多創造一些學習稅收檔案數字化技術，對應該學習了解的大數據、云存儲等概念進行有效掌握運用。開展數字化技術學習的傳幫帶工作，讓那些具有一定數字技術水平的人員幫助其他管理人員。2.構建稅收檔案管理網絡安全屏障。稅收檔案管理需要對網絡安全問題提高認識，因為很多稅收檔案信息都可能通過網絡泄漏出去，這樣的管理更多的需要管理部門進行系統化的網絡安全措施應用，不斷提升服務主機的安全性，全局性統一更新病毒庫，同時嚴格遵守稅收檔案調閱的相關規章制度，更好的實現檔案管理的有效開展。嚴格細化稅收檔案管理數字化在內部網絡傳遞的級別，根據其信息的重要程度、核心程度設置不同的等級，這樣可以保證一些核心稅收檔案管理信息不泄漏。同時需要進一步規范單位內外網的使用制度，不能將內外網進行互通使用。數字化的管理可以實現電子化的數據存儲，雖然紙質的檔案資料也保存，在查閱的時候，一般都選擇電子化的查閱方式，這種方式更多方便、快捷，對于管理人員調取檔案資料也相對簡單。大大提高的工作效率，然而這種借閱、審批流程需要嚴格管理，保證每一次借閱的記錄都可以查詢到。提供更加優質的網絡安全條件，這樣的環境下，稅收檔案管理的網絡化建設推進。3.強化稅收檔案數字化推進力度。稅收檔案的數字化發展需要進一步構建其相關紙質資料的電子化系統，穩步推進原始檔案的整體化發展，組織相關技術人員對原始稅收檔案進行拍照、掃描。數字化的稅收檔案管理需要在企業中將相關事宜辦結之后，及時進行掃描進入電腦，這種隨時變化稅務檔案管理不再需要進行裝訂，只需要對其按照時間的先后順序進行編號。一方面需要對原始資料的完整性進行有效保存，另一方面需要進一步加強這些資料電子化發展的推進，研究一套符合檔案保存規律的措施和手段。具體的推進措施：第一，以“件”為單位確定稅收檔案管理的基本要求。可以將處理的一個業務環節所涉及到的所有資料作為一“件”。第二，將檔案進行有效分類。根據檔案管理的不同環節，將其進行有效分類，目前的主要種類有：稅務登記、管理認定、納稅申報、稅款征收、發票管理、會統核算、納稅評估、稅務稽查。4.推進稅收檔案數字化發展的軟硬件建設。現代的稅收檔案數字化管理掃描的清晰度相對就是比較高，企業法人的簽字、相關部門的審核意見和公章相對都是比較清楚。在電腦上查閱這些稅收檔案，可以有效實現對檔案的查閱，那些不全、申報的時候出現問題等，都是可以進行事前檢查。稅收檔案數字化管理的這些優勢需要通過其軟硬件的完善實現。首先需要提高稅收檔案數字化基礎設施建設的重視程度。不斷強化部門領導對稅收檔案管理數字化工作的重視程度，這是現代稅收檔案數字化設施優化的基礎和前提。其次，構建系統化的管理制度。管理制度是一項工作有效開展稅收檔案數字化發展的必要條件，例如調閱稅收檔案管理的具體規定可以降低檔案的缺失率，使得更多的檔案管理具有規范化、系統化。進一步構建稅收檔案數字化管理的具體流程，保密管理制度，信息查詢和維護辦法等。最后，進一步強化稅收檔案管理的設備更新，在條件允許的情況下，不斷優化稅收檔案管理的硬件設施，實現檔案設施的數字化，不斷構建符合大數據時代特征的稅收檔案管理設備。目前稅收檔案整理工作基本電腦等硬件設施都已經配備齊全，大大提升了整理的工作效率。有時在網絡信息化硬件推進的過程中需要進一步強化，不斷提升網絡速度，優化更加廣闊的網絡交流平臺，有助于稅收檔案整理工作。這些硬件建設都是需要加大政府的財政支持，不斷提高相關設備的政府采購力度，更好地滿足稅收檔案管理的有序化發展。
四、結語
稅收檔案是政府對企業進行稅務管理的有效依據，具有嚴肅性。同時隨著企業數量的增加，稅收檔案管理工作成倍增加，數字化管理工作需要進一步加強人才培養，完善網絡安全、有效推進工作力度、優化軟硬件建設，從而避免出現人為檔案管理誤差，提升工作效率，進一步實現稅收檔案管理的質量。
參考文獻：
[1]趙利民.科技檔案數字化管理[A].煤礦自動化與信息化——第21屆全國煤礦自動化與信息化學術會議暨第3屆中國煤礦信息化與自動化高層論壇,2011,06:145-146.
[2]莫尚東.淺談“問題導學”的內涵及模式解讀,《導學案》規范制作,使用和管理[A].2015年9月現代教育教學探索學術交流會,2015,09:129-130.
（一）規范化、標準化的檔案歸檔
檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作，以實現信息化和現代網絡化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺，歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發揮出整體優勢。
（二）醫院部門之間的共同協作
在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，醫院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。
二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施
（一）轉變傳統的方式，促進高效檔案管理
在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統性的特點。
（二）制定標準化、規范化的檔案管理制度
辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點，同時伴隨著這些優點下的問題就是檔案管理工作必須要標準，統一和規范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標準，規范檔案的管理工作。第二，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。
（三）建立專業檔案管理隊伍
【關鍵詞】居民健康檔案；健康檔案管理；對策
隨著城鄉居民保健意識的逐漸提高，定期到醫院查體的人群越來越多，加之醫保及新農合醫保人群的越來越多，如果繼續采用傳統的就診及治療方式，在各大醫院醫療資源嚴重不足的情況下，這種落伍的診療方式會浪費有限的醫療資源，加重醫務人員對醫療行業的職業倦怠感，不能針對性的對患者做出有效科學的治療，為此，建立居民健康檔案乃醫院提升醫療質量的必然之舉。還有，很多醫院設立了查體人員健康檔案管理處，這一處室主要負責查體人員健康檔案的日常管理，由于缺乏一套較完整科學的檔案管理制度，使得現有的健康檔案管理處于一種失序的狀態，比如有的患者的健康檔案受約束性較差，這些患者的健康檔案在借走時不能按時歸還，假如沒有專門的管理員負責檢查很可能丟失，而檔案的丟失則會影響到以后對該患者診療的準確性，因此，從這一層面上來說，加強患者健康檔案的管理，規范居民健康檔案的借閱流程，是新形勢新情況對醫院發展的客觀要求。
1 居民健康檔案管理的重要意義
居民健康檔案是居民健康管理全程的規范、科學記錄，記錄的內容涉及到居民疾病防治、健康保護、健康促進等方面的信息，其是以居民個人健康為核心，貫穿居民整個生命過程，牽涉到影響居民健康的各種相關因素，并對居民健康相關信息實行動態搜集，以滿足居民自我保健、健康管理和決策需要的信息資源。居民健康檔案對提高醫療服務質量及醫療效率，及對于提高居民健康診治的準確性和有效性具有重要的意義。
首先，加強居民健康檔案的管理，可有效改善醫患間的關系。媒體曝光的“醫鬧”問題，若我們追根溯源，探究原因，除個別醫務人員的服務態度易引發“醫鬧”問題外，更重要的原因是醫生的專業技術水平及診療效果，而在現有醫療資源嚴重不足的情況下，居民健康檔案對于提高居民診療的有效性，改善患者對醫療服務的滿意度具有重要的作用。
其次，對于醫療衛生機構而言，加強居民健康檔案管理可以發揮居民健康檔案輔助治療、減少醫療事故的發生、提高醫療衛生的質量、提高醫護人員的工作效率、提供醫療研究的實踐依據、提供醫療糾紛的證據、加強患者與醫務人員的溝通交流等功能。
最后，對于居民來說，加強居民健康檔案管理具有幫助居民查看個人健康記錄、了解醫生的服務質量記錄、選擇和預約求診醫生、網絡遠程就診、身體檢查、鍛煉日程、飲食安排提醒、病癥/藥物查詢等功能。
2 居民健康檔案管理存在的問題
通過如上對居民健康檔案管理意義的分析，居民健康檔案對醫院和居民意義重大。很多醫院針對居民健康檔案都設有專門的管理部門，然而在健康檔案管理方面尚未形成科學規范的管理制度，這使居民健康檔案的管理較為松散和混亂，檔案管理人員缺乏一定的專業素養和保密意識，不能按照一定的流程對檔案進行規范化管理，甚至有的醫院只是把居民健康檔案管理當作是一項口頭上的任務，并沒有在具體實踐中想著如何做好這項管理工作，為此居民健康檔案也就成了一堆存放在檔案柜里的廢紙，其真正的價值并沒有在醫療實踐與醫療研究中體現出來，這與上級醫療衛生部門建立居民健康檔案的初衷背道而馳，無論是對于醫療衛生機構還是對于居民個人，抑或是對于國家整個醫療衛生事業的發展都是巨大的損失。
可見，居民健康檔案管理存在的主要問題是：第一，建立居民健康檔案的受阻因素太多，集中表現在居民建立健康檔案的積極性不高，及居民的健康意識普遍不強等方面。第二，居民健康檔案管理缺乏一定的規范和標準，居民健康檔案的相關材料的歸檔不及時，有些文件材料甚至出現損毀和丟失現象，這嚴重影響居民健康檔案材料的完整性，不利于對居民后期疾病變化的有效診療。第三，居民健康檔案的利用率太低，很多珍貴的檔案資料得不到利用，沒有多渠道加強檔案信息的橫向聯系，失去了管理的價值。第四，居民健康檔案的跟蹤回訪投入不足，缺乏一定的專業的檔案管理人員，缺乏統一的、規范的檔案操作流程，以及健全的、完善的居民健康檔案管理制度。
3 加強居民健康檔案管理的對策
根據如上對居民健康檔案管理問題的分析，本文提出如下居民健康檔案管理的對策：
首先，加強居民健康檔案建立的宣傳與教育。通過對居民進行建立健康檔案的宣傳和教育，提高居民的健康意識，促使居民主動到醫院進行體檢，并將體檢資料及健康信息反饋給有關的人員，認識到居民健康檔案的重要性和潛在價值，為促進我國醫療衛生事業的向前發展提供依據。
其次，建立居民健康檔案管理的統一標準，提高健康檔案管理人員的專業素質。居民健康檔案管理是一項系統的工程，其涉及到居民健康檔案的收集、整理、歸檔、保密、統計、借閱、銷毀和開發利用等環節，各環節檔案管理員的操作流程及應盡職責都要規定好，統一的操作流程可以極大的避免檔案資料的損壞和遺失，也可以使檔案管理員結合工作中的新情況、新特點對檔案管理制度做出修訂、補充和完善。另外，要加強對檔案管理人員的專業知識的培訓，工作中可以結合健康檔案管理的新問題進行研討，可以向居民健康檔案管理做的不錯的兄弟醫院進行取經，并把一些有潛力的檔案管理員選派到高等院校進行進修學習，通過采取如上措施可以全方位的提升健康檔案管理員的專業素質，把學習到的先進的管理理念和管理手段引入本單位的健康檔案管理中。
再次，加大居民健康檔案的開發與利用，充分發揮居民健康檔案的價值。居民健康檔案作為開展社區衛生服務的重要依據，建立并完善居民健康檔案有著重要的意義。居民健康檔案不應該總是沉睡在檔案柜中，而應是要充分挖掘其自身的應用價值。要發揮居民健康檔案在醫療輔助、疾病診斷、醫療研究、技術開發等方面的功能，加強居民健康檔案在醫院各部門、各科室之間的橫向聯系，利用其提高醫療衛生機構的服務質量和醫療效率，改善醫療機構及醫者和患者之間的關系狀況，全面提高全民健康意識、健康體檢和健康決策。
【參考文獻】
[1]高斌，馬海燕.居民健康檔案管理存在的問題與對策[J].中國衛生事業管理，2010（4）：281-282.
1.1知識管理的含義
知識管理是對基于現代信息技術實現知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等活動的總稱。它是發揮知識價值、提高知識的有效利用并且最終達到加強企業核心競爭力目標的有效途徑和手段。知識管理多以網絡化、智能化的運作方式，以用戶的實際需求為核心，提供具有實用性和專業性的高效管理服務。
1.2知識管理與檔案管理的聯系
1.2.1管理對象重疊
檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當密切的相互聯系。
1.2.2管理目的相同
檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會各界所使用，通過檔案管理的相關工作和活動，為服務對象提供便利的檔案查閱和使用服務。知識管理的最終目的是讓知識的價值得到具體實現，提高服務對象的核心能力，從而實現知識服務的目標和作用。所以，知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務對象提供知識或者檔案方面的服務，滿足服務對象對知識和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務范圍。
1.2.3管理流程相似
當今我國的檔案管理已經不再受傳統檔案管理八環節的程序限制，還融合了全程監理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等一系列流程活動，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現象。都有對管理對象進行收集、甄別、整理、利用的程序和環節。
1.2.4管理手段相近
檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現代化的信息技術實現對其管理對象予以智能化、網絡化管理。而目前我國的檔案管理也已經改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動當中使用計算機進行輔助，融合了現代化信息技術，初步實現了檔案管理與現代信息化技術的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數字化、網絡化管理。
1.3知識管理背景下企業檔案管理模式的含義
基于知識管理背景的當今企業檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法，運用先進的信息化技術，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實現為服務對象提供更具實用性、便利性和效率性的個性化服務的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務方式卻從被動轉向為主動，從實體材料管理轉向為對信息加工處理。企業檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經轉化為以企業檔案和相關信息資源為管理對象的知識管理模式。
2知識管理背景下完善企業檔案管理模式的重要作用
知識管理背景下的企業檔案管理模式是一種結合知識管理與現代化企業檔案管理優勢和特點的新型管理模式。是知識管理與企業檔案管理的完美結合，可有效修正傳統企業檔案管理理論創新能力不足的弊端，還可以為知識管理實踐活動提供基礎和途徑。
2.1改善當前企業檔案管理模式的弊端
我國當今企業的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導致企業檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業當中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時，信息化進程的加速導致大量電子類型文件集中出現，傳統的檔案管理模式無法滿足當今的管理需求。企業檔案管理工作應當符合企業生產經營活動對于證明、責任、信息等方面的要求，合理使用現代化的先進管理技術和管理理念，科學進行資源的開發和利用，為企業的未來技術研發、增加生產、開拓市場、強化管理、擴大企業規模等需求和活動提供理論支持和檔案服務。我國當今多數企業的檔案管理工作已經從手工管理為主時期，經歷計算機為輔時期，到現在的網絡智能管理時期。檔案管理工作已經開始使用智能化和網絡化等先進手段，但是仍然難以應對當前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務對象的個性化管理需求。企業檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時調整工作方式和服務理念，為企業檔案管理水平的提高提供相應的技術基礎。
2.2改善當前知識管理工作當中的不足
我國多數企業的知識管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實踐較少的現象。另外，某些將知識管理付諸實際的企業也存在執行力度不足，貫徹程度不夠的現象，甚至一定范圍內出現停滯現象。企業的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領域存在相似甚至相同的現象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎。檔案管理是一種早已在各企事業單位普遍存在的工作內容和形式，具有一定的認可度和使用基礎，是知識管理的良好引入契機。知識管理可以依托檔案管理形式實現自身理論和實踐之間的結合，并以實踐情況為參考進行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實踐進行相互融合，并實現雙方共同進步的最終目標。
2.3實現知識管理和企業檔案管理的共同發展
傳統的企業檔案管理更注重對于相關記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關記錄文檔資料的利用。使企業檔案管理偏離了價值的創造和開發目標，在相當范圍內局限了自身價值的體現和發揮。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨立的知識資源框架和系統。結合知識管理的企業檔案管理具有更為開闊的活動空間，也對文檔資料的開發和利用具有更為積極主動的推進作用。因此，知識管理可以有效擴展企業檔案管理的工作范圍，提高企業檔案管理工作的作用和價值，提高檔案管理部門與工作人員在企業當中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關注企業各項生產經營活動的過程和結果，有效地進行記錄和保存，預防相關信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動對于知識的積累和整合十分有利，也為知識管理提供了資源基礎和實施途徑，其對文件流通方面的效率優勢也可有效促進知識的傳遞、交流和整理，對于知識的了解和認識也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護，在企業維護自身知識產權以及生產合作權益等方面具有重要作用。因此，企業的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯系，二者相互貫通并相互促進，找到雙方的準確結合契機，就可有效發揮兩者的自身優勢，發揮更大的作用，推動企業的良好發展。
3知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施
3.1更新現有企業檔案管理的傳統觀念
知識管理背景下的企業檔案管理與傳統模式的企業檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉變對于企業內部檔案管理工作的固有認知和觀念是建立新型以知識管理為基礎的檔案管理模式的前提和關鍵，需要企業檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業發展，實現檔案管理的高效轉化。改變企業檔案管理工作只重保存輕視利用的現象，轉變檔案管理工作關注點，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識管理為基礎的企業檔案管理模式得以實施。
3.2使用信息化手段完善企業檔案管理模式
知識管理是基于現今社會信息技術發展的產物，知識管理的實施途徑主要依靠先進的計算機科技、現代通訊科技以及網絡傳播科技等技術手段。知識管理主要針對各類型獨立的文件或檔案進行集中化處理，使之實現有序化、高效化管理，在其實現自身價值的全部過程當中都不能脫離現代化信息技術或設備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設施，來保證以知識管理為基礎的企業檔案管理工作的順利實施，使之實現為服務對象提供高效服務的最終目標。
3.3建立以知識管理為依據的企業檔案管理制度體系
以知識管理為基礎的企業檔案管理模式是一種對于傳統檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結構和工作資源，實現對于企業檔案管理效果的提升，使檔案管理的價值得以更好地實現的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎的企業檔案管理模式區別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實體文檔保管轉化為信息的管理。科學完善的企業檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩過度和連接，實現企業檔案管理的服務價值。
4結語
【關鍵詞】企業行政 機關 文檔一體化軟件
1 關于企業行政機關電子文檔一體化管理的含義
雖然說文件與檔案是同一事物的兩個不同發展階段，但究其實質，二者同源一體。可以說沒有文書工作就沒有檔案管理工作，文件是檔案的基礎，檔案來源于文書，文書工作的質量決定著檔案工作的質量，檔案是文書的變體、精華以及歸宿。因此，文件管理和檔案管理的物質對象是一致的，也是統一的。
結合對企業行政機關文件、檔案一體化管理的認識，綜合多方對文檔一體化的理解，電子文檔一體化管理的含義概況言之，可以科學地定義為：為實現企業行政機關現行文件乃至館藏檔案管理的高效和優化，從系統論的角度出發，借助計算機及網絡技術，在文件生命周期理論的指導下，對企業行政機關文書工作和檔案工作進行統籌規劃、科學管理，實現文檔管理的系統化、規范化。
具體而言，這一含義包括四個方面的內容：系統思維是文檔案一體化管理的科學指導思想，以計算機技術和網絡技術為代表的信息技術可以從技術方面保障文件、檔案一體化管理。
2 企業行政機關文檔一體化管理的意義
在企業行政機關實現文檔一體化管理有利于最大限度地開發文件和檔案信息資源。通過文檔一體化管理，人們不但可以通過辦公自動化系統，了解到現行的文件信息，而且可以借助超文本的鏈接方式查詢到相關的檔案信息。如此一來，大大提高了企業行政機關信息的共享程度，也便于最大限度地開發和利用文件與檔案信息資源。
文書工作與檔案工作進行規范街接，這是企業行政機關辦公室的主要工作之一，也是提高檔案質量的基礎工作。
隨著企業行政機關向電子政務的邁進，電子公文在企業行政機關的管理中正發揮著日益重要的作用。相比于紙質文檔，無論在形成過程、物理形式、還是存儲特性等方面，電子文檔的都與其有著本質的區別。所以，在當今網絡時代，應及時、適時地建立起新型的文檔管理規范。
企業行政機關文檔一體化管理適應了文件和檔案工作的改革要求和發展規律，有利于提高機關文件和檔案管理的工作效率和管理水平。可以說，文檔一體化體現了企業行政機關管理信息網絡化程度及其行政管理水平。
3 企業行政機關文檔一體化管理中存在的問題
雖然企業行政機關文檔一體化管理具有重要的意義，但在其實際施行中，現狀卻不盡如人意，影響文檔一體化管理的實施即其存在的主要問題有：
3.1 缺少統一的標準和制度
由于長期以來文件工作和檔案工作沿用的一直都是文件和檔案工作分開管理體制， 文書、 檔案工作各自為陣，文件和檔案部門在文檔一體化管理問題上總是不一致。這種不一致及矛盾不但影響了文檔一體化管理進程的實現，而且造成檔案服務于社會工作職能滯后。
3.2 文檔一體化管理軟件具有局限性
目前已有的文檔一體化管理軟件中，有很大一部分還停留在模擬手工文件管理的水平上。這就導致了如今文檔一體化管理軟件出現了如下一些共性問題，如低水平重復，功能雷同；檔號不統一，導致可讀性差；通用智性差，且安全性低，科技含量少，檢索質量也不高。
3.3 文檔一體化管理隊伍整體素質偏低
在文檔一體化管理中，文檔管理人員不但要精通文件及檔案的管理業務，而且要能熟練操作計算機等現代辦公設備。可是大多由職工家屬或隨調人員等組成的文檔管理人員不僅缺乏文檔管理的專業背景而且知識結構老化。不僅如此，文檔管理人員還更換頻繁。加之文檔人員的學習培訓、進修提高的機會又偏少，所以在企業行政機關的文檔一體化管理中，兩者都懂的專業人員寥寥無幾。
3.4 企業文檔一體化管理案例試析
隨著中國海油信息化進程的持續推進，信息化手段在日常辦公、行政管理、公文處理等領域的運用已經日漸深入。為了更好的提升海洋在文件處理方面的效率與規范性，進一步推動企業政務辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化，海洋石油總公司于2009年啟動文檔一體化系統建設項目，并于2011年1月正式發文向二級單位推廣系統。
2013年中海石油化學股份有限公司海南基地開展了文檔一體化管理系統的建設工作，實現了體系化公文管理。該項目完成了服務器配置、系統搭建、系統配置等工作，實現與化學公司總部系統實現對接，實現了與蘭臺系統、OA系統進行集成，完成收發文件的實時歸檔及并在海南基地OA上集成系統入口。2013年8月30日系統正式上線運行。文檔一體化系統的建設，有力的支持海南基地的辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化，實現海南基地文件處理的全面信息化。公司文件的收、發、歸檔等完全實現線上流轉，真正實現了無紙化辦公，并且可以即時發送文件到各所屬單位，減少了中間傳輸環節的時間和成本。縮短了發文審核、會簽、簽發、排版、分發和收文登記、擬辦、閱批時間，由原來的公文處理全流程辦理時間2個工作日時縮短為現在半個工作日即可完成。海南基地全年大約收發文300余件，公司級會議紀要100余件，全年節約600個人天的工作量，可節省36萬元的人工成本。
文檔一體化管理系統實現了上級與下級單位、平行單位間的公文傳輸，大大提高了公文傳輸的效率。文檔一體化管理系統使用流程圖形化跟蹤技術，實現審批流程操作過程的可追溯性。根據用戶需求快速地對軟件系統進行調整，降低了軟件開發、部署實施和維護過程中的成本和風險。區別于以往公文系統與檔案系統的割裂性，文檔一體化管理系統實現了文檔自動歸檔到檔案管理子系統的功能，提供用戶對檔案進行著錄、編研、銷毀、借閱和查詢等操作。
目前，文檔一體化管理系統已在總公司及十四家二級單位獲得良好運行并也同時得到了用戶的充分認可，特別是在中海石油化學股份有限公司海南基地獲得了良好應用。
綜上所述，企業行政機關文檔一體化管理具有重要意義，但其現狀卻仍有隱憂。做好文檔一體化管理，仍任重道遠，需要我們為之付出努力。
