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對于學生的高校學籍檔案而言，是一份極為重要的資料，同時也是記錄在校每一位學生學習情況、社會實踐以及體現他們德、智、體美等多方面的重要資料和原始數據。可是就目前而言，在我國高校學生學籍檔案管理過程中，依然存在很多問題有待解決，本文就根據實際情況，從歸檔、整理、收集以及轉遞等四方面入手，對當今學生學籍檔案管理工作進行闡述。
【關鍵詞】
高校學生；檔案；管理；策儀
就學生學籍檔案而言，其中包括了學生的總成績、學籍卡片、學生名冊、學生變更資料、獎勵材料以及畢業生材料等等，它是衡量學生在校期間總體表現和日常學習情況的一個重要數據。當學生的學籍檔案被收集整理好之后，需要經過歸檔到最終的保存。可是，在這一系列繁雜的過程中，由于學籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉遞、保管和利用過程中時常出現各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學籍檔案管理工作，確保學籍檔案管理工作的整體質量。
一、學籍檔案所具有的作用
（一）學籍檔案具有憑證作用
正如之前所說，高校學生學籍檔案可以真實有效的反映出一個學生在校期間學習的基本情況、社會實踐以及體現他們德、智、體美等多方面，學籍檔案自身同樣具備真實性、可靠性以及準確性等特點，它可以客觀的反映出高校學生整體思想素質以及品德表現。除此之外，站在物跡特點的角度上講，學籍檔案還將學生的成長情況等資料記錄在內，是學生將來就業、升學或者留學的根本憑證。
（二）學籍檔案具有參考作用
除了上述內容之外，學籍檔案還詳細記錄了學生的轉學情況、退學情況、升學情況以及品行的優劣等等，為學校以及將來的用人單位提供了學生更加詳細的個人資料，方便學校或今后的用人單位更加全面、細致的了解每一位在校學生的整體情況，為學生綜合素質等各方面提供參考。學籍檔案同時也是社會選拔、培養、教育、上任人才的一個重要依據。
（三）學籍檔案具有評估作用
一個學校的辦學理念是否能適應社會需求，是否能夠幫助社會培養出更多優秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學水平的重要指標。而學籍檔案則有學生就業方面、招生方面的內容，可以切實有效的反映出該學校生源的多少、各門專業受歡迎程度以及畢業生的就業傾向等等。對于學籍考核以及管理而言，則可以真實有效的反映出一個學校的教育質量以及教學水平，是評估教學、專業的一項重要內容，同時通過這些評估也可以直接看出一所學校的好壞。
（四）學籍檔案具有人才信息庫的作用
對于學校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優秀人才，而眾多的學籍檔案則可以組成一個強大的學生資料數據信息庫，這種數據庫可以有效的為將來用人單位提供學生的各種數據以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時，學籍檔案可以有效地發揮出人才信息庫的作用。
二、當今我國學籍檔案現存的缺陷
（一）正是因為學籍檔案的特點，決定了管理方面的困難
對于學籍檔案工作而言，其自身具備很多特點，例如：首先，學生接受的教育形式相對復雜，其中有學歷教育，但同樣也存在非學歷教育。而單從學歷教育上講，又分成了脫產學習以及業余學習等等。非學歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學籍檔案的收集、轉遞以及歸檔等過程復雜，所花時間也相對較長。正是因為學籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現困難。
（二）學籍檔案管理渠道較多
現如今，我國很多高校在學籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務處只負責學籍的變更以及成績變更；學生處只負責學生的獎懲情況；學生在日常學習生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導員負責，正是由于這樣的原因，致使學籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。
（三）高校領導以及管理人員對學籍檔案管理工作不夠重視
就從我國來看，現在還有少數部分的校領導以及檔案管理者對學籍檔案工作不夠重視，因為對于學籍檔案而言，其發揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經濟利益，因此并沒有得到校領導或管理人員的重視。
三、提高學籍檔案策儀
（一）讓學籍檔案受到足夠重視
對于學籍檔案管理人員而言，尤其是教學管理部門以及黨政部門等，要切實提高學籍檔案工作的認知度，加強學籍檔案管理工作，使高校學籍檔案發揮出自身應有的作用。
（二）不斷對學籍檔案進行規范化管理
要想切實做好學籍檔案管理工作，那么就應當加強學籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規范化。要對在校每一位學生的學習成績以及學籍進行“文檔一體化”管理。根據規律統一編訂學生的學號，嚴格遵循學號唯一性原則，杜絕重號情況發生。在此基礎上，根據高等教育統一招生錄取名單，對剛如學的新生進行一一核對，確保資料與個人準確無誤。除此之外，還應當使學籍異動管理逐漸規范化，對每一位學生實行嚴格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學”的情況發生。最后，要根據教育部頒發的電子注冊文件中的各項要求，對滿足畢業要求的畢業生進行畢業證書電子注冊號。
（三）當學籍檔案被錄入進計算機之后，要做好應有的安全防范工作
現如今，隨著信息化時代的到來，計算機已經成為了我們日常辦公中必不可少的一項重要設備。當學籍檔案管理工作逐漸實現自動化過程中，我們一定要嚴加重視學籍檔案保密工作。當學籍檔案入網之后，一定要對利用者進行權限設置，因為學籍檔案一檔被錄入進電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點，如果被篡改將很難查證。所以學籍檔案管理者要對檔案使用者進行權利限制，從根本上確保學籍檔案的安全性。
參考文獻：
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[3]趙奎安.高校學生學籍檔案的利用研究[J].青春歲月，2013，243-246
關鍵詞：高校；留學生；學籍管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023
文章編號：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6
隨著國際間教育交流規模的日益擴大和我國高等教育質量的提高，來華留學的人數近年來快速增長，越來越多的外國留學生選擇在我國接受教育。隨著外國留學生人數的不斷增加，外國留學生學籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學生學籍檔案管理與國內學生學籍檔案管理有相似之處，但是由于外國留學生教育的特殊性，留學生學籍檔案的管理與一般的高校教學檔案還存在一些差別。如何科學、規范地管理外國留學生學籍檔案，并加大開發利用的力度，是新時期高校檔案部門所面臨的一個重要問題。
一、外國留學生學籍材料的特點
外國留學生在整個留學期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學管理文件的屬性，同時，還有其區別于外事類和教學類文件的自身特點，而這些文件的特點是由留學生自身來源的廣泛性和所學專業的多樣性所決定的。留學生學籍材料呈現出多樣性的特點：
1.由于外國留學生來源范圍的不斷擴大和來源地區的廣泛，留學生學籍材料呈現多樣性的特點。因為各個國家制度不同，外來留學生所提供的申請材料中的個人履歷材料的數量和內容均不同。以我校2010年畢業的外國留學生為例：留學生遍及六大洲，49個國家。其中以亞洲留學生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。
2.由于外國留學生學歷層次和學制不同，使外國留學生學籍材料內容多種多樣。如，目前我校外國留學生按學歷層次分為博士、碩士、本科生、進修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對應的學制也分為博士、碩士生學制三年：本科生學制四年（醫科五年），進修生和漢語言生分春、秋班，學制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時間。博士、碩士、本科留學生會形成從申請到畢業的一整套留學生學籍材料；而進修、語言和中文短期班的留學生形成的留學生學籍材料僅局限為留學名冊、留學階段證書。
3.由于外國留學生到我國留學時選擇專業分散在所在高校的文科、理工科、醫科等的各個院系，使留學生學籍材料形成呈現分散性的特點。
4.由于外國留學生的留學資金來源不同，使留學生學籍材料中的審批材料的數量和內容也不同。留學資金來源有國際組織資助留學、中國政府資助留學、本國政府資助留學、學校間交換留學、自費留學等。
二、外國留學生學籍檔案管理現狀
（一）外國留學生學籍管理部門不統一，造成留學生學籍材料階段性不完整
高校留學生一般由留學生管理部門和教學部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學生學籍材料形成的分散，因而給留學生材料的完整收集帶來了很大困難。同時，留學生學籍材料形成時間跨度大，需留學生畢業時突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。
（二）外國留學生學籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當前留學生學籍材料特點，影響檔案的管理和利用
1994年《高校檔案實體分類法》頒布以后，高校的留學生檔案一直按照《高校檔案實體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實體分類法中，外事類檔案下設五個二級類目，外國留學生檔案被設置為其中的一個二級類目。因為當時外國留學生數量不多，所以歸檔范圍相對教學類的學籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對簡單。
近幾年來，隨著留學生數量的增加，留學生產生的文件材料也越來越多，內容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統和簡單，已無法體現和適應當前留學生學籍材料的特點。比如，有的留學生由于一些客觀原因，需要休學、離校、復學等，會跨年度產生各種手續類文件材料；有的留學生由于不能適應課業的難度，會產生轉系、轉專業、降級等相關材料。這樣，部分留學生的學籍文件材料相對會有很大增加和不同，歸檔范圍也應適當加以完善和補充。
（三）外國留學生學籍檔案電子化程度低，影響外國留學生學籍檔案的開發利用
教育部在2007年頒發、試行了《普通高等學校外國留學生新生學籍和外國留學生學歷證書電子注冊試行辦法》，該《辦法》規定了對普通高等學校外國留學生接受學歷教育的新生學籍和外國留學生學歷證書統一實行電子注冊，建立外國留學生學歷從入學到畢業的完整信息，供外國留學生和有關機構網上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠遠不能適應留學生檔案查詢需要，還有待于完善和實施。
三、改善外國留學生學籍檔案管理工作的對策
（一）全程管理，加強收集
收集工作是檔案管理工作的前提和基礎，關系到外國留學生學籍檔案的管理和利用。針對高校負責管理留學生的部門多且交叉、留學生日常管理和教學管理分開的特點，檔案部門應扎扎實實地加強協調工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動、積極深入到留學生所涉及的外事管理部門和教學單位進行專業的檔案收集指導，做到經常收集與集中收集相結合、定期收集與常年收集相結合、主動送交與上門收集相結合，以確保留學生學籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應從外國留學生入校后開始對留學生的文件材料收集、積累、歸檔工作進行具體指導；然后全程負責并協調整個留學生在校學習期間所設部門、院（系）的文件的采集；最后，留學生畢業時，再指導外事留學生部門對已收集積累的文件材料進行整理立卷。這樣，才能保證留學生學籍檔案齊全完整。
（二）健全和完善外國留學生學籍檔案的歸檔范圍
針對來華留學生數量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點和發展趨勢，高校檔案部門應根據利用需求，不斷補充健全留學生學籍檔案的歸檔內容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學生在教學流程中形成的各個階段材料，并增加了錄取通知書、護照復印件等反映學生個人信息比較完整的一些材料。
（三）合理改進組卷方法，便于留學生學籍檔案的保管、利用
目前，留學生學籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國留學畢業生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應當前日益變化的形勢。針對這種情況，可以借鑒教學類學籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學生學籍文件材料按留學生畢業年度，以留學生個人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統、規范地立卷歸檔，同時方便留學生學籍檔案的保管和利用。
（四）拓展外國留學生學籍檔案的信息化管理，積極探索網絡化服務
摘要：從高等院校教育人才培養的目標來看，學生管理和學籍管理將有新的內涵。學生學籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學生學籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專業化、管理手段信息化、檔案管理整理規范化、檔案利用規范化、強化領導機制。
關鍵詞：高等院校；學生學籍；管理
高等院校學生在校的各方面情況一般都是記錄在學籍檔案，學生在校時，學校教務處負責整理和保管學籍檔案，學生離校后，學籍檔案的整理和保管工作就交由學生所在單位人事部門負責，也可以交由學生所在地人才中心負責，學籍檔案既記錄了學生在校時的成績考核，又記錄了學生參與各種涉外活動情況，除此以外，還有學生在校遵守的紀律表現以及綜合相關老師的評價等都記錄在案。根據高等院校學籍檔案的內容，學校和各個用人單位不但能掌握學生的基本情況，而且可以了解學生的社會能力。因此，管理好學生學籍檔案，不僅有利于保障學生的身心健康和合法權益，還有利于國家利益的維護以及教育質量的保障。
一、學籍管理的內涵
1.學籍，實際上也可以說是對學生在校時期的整個過程的記錄。而學籍管理的過程，是指建立學生學籍檔案的過程。學籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學生報到、新生注冊、發放學生證；第二，記錄學生成績和其補考情況，處理學生的休學、退學、轉學以及復學等事宜；第三，獎勵以及處分，進行畢業證書的辦理以及發放。完成學籍檔案管理的整個過程會耗費較長時間，但這個過程能夠客觀并整體反映出學生在校時的各方面表現，包括德、智、體等方面。
2.高等院校學生學籍管理的特性
首先是應用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養模式、培養目標以及任務而言，它主要以一線中急需的技能型應用型人才為培養方向，因此，高等院校的學生學籍檔案，不僅要把普通高校學生在校期間的學習生活情況以及成績考核記錄下來，還要記載學生的黨、團材料。另外，在學生檔案里，不僅僅只有學生專業技能檔案和藝術素養檔案具有應用性，還有綜合素質考核檔案等其它學生檔案也具有應用性，綜合來看，學生檔案具有應用性這一特點，這一點是尤為重要的。
其次是多樣性 高等院校的生源復雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉入學生。另外，高等院校還有許多來自省外各個地區的優質生源，生源地區的文化以及其它各方面存在差異，導致高等院校的學生檔案也具有多樣性。
最后是周期性 在高等院校里，一批畢業離校學生帶走學生檔案的同時，又會有一批新生檔案注入，因此，學生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學制短、流動性強、穩定性差的特點，學生檔案管理的周期性就尤為明顯。
二、高等院校學生學籍管理的重要性
1.學生學籍管理工作的目的是提供利用。學生在就業、參軍、考級考證、入黨、資助等時候往往需要用到學籍檔案，學籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學籍檔案也成了整個工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業教育，對學生就業及創業而言，學籍檔案的管理工作尤為重要。
2.高等院校教育目的在于培養高素質人才，其學院教學與教育的整個過程都被記錄在了學籍檔案中，因此，學籍檔案管理工作對于實現高等院校教育人才培養目標，以及保障教育質量與水平而言具有重大意義。把產學研相結合進行教育當高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務區域經濟，凸顯產業特色作為辦學的方向，把工學結合作為教學模式的同時還應結合校企合作模式，通過學籍檔案工作可以把凸顯綜合素質并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來。可見，學籍檔案管理對于教學評估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學質量和教育水平。
3.學籍檔案記載著一個學生在校時的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學生的就業，因此，對于促進高等院校的畢業生就業這一程度而言，學籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經達到一個高度，用人單位對人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉向于電子信息檔案，用人單位考察畢業學生往往會參考學籍檔案。而于學生而言，就應該不斷完善自己，以通過重重考核。
三、高等院校學生學籍檔案管理工作中的不足
隨著高等院校的擴招，在校學生的增多，高等院校學生學籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現在以下幾點：
1.學籍檔案管理工作人員態度不認真
學生在校期間的各方面情況通通記錄在了學籍檔案中，學籍檔案也因此成為了用人單位用人時的考慮因素。但在學籍管理過程中，會出現相關工作人員工作馬虎的情況，主要表現在填寫太隨意，字跡潦草，內容不統一，評價不客觀等方面，從而導致原始檔案喪失真實性與完整性，實現不了學籍檔案原本的作用。
2.學生對個人檔案的意識性不強
學生沒有意識到個人檔案的重要性，對待個人檔案不認真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結不認真，三言兩語地應付完，典型的是在寫思想與生活表現時，不僅內容太片面，而且表述都有問題，甚至還會出現錯別字。另外，在畢業離校后，由于不大在意學籍檔案的保管，可能會造成檔案丟失。
3.電子檔案管理不到位
目前，計算機技術與網絡技術正在快速發展，學籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統化，因此，對于學籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統的紙質學籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對于電子檔案而言，大多數高校更為傾向于紙質檔案，導致學籍檔案容易丟失。
四、加強高等院校學生學籍管理的具體措施
學生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現代化、檔案人員專業化、檔案材料規范化、強化領導力量和責任意識管理這“五化”對策，從而促進高等院校完成人才培養目標和教育目標。
1.深刻體會學籍檔案的重要性。
學生學籍檔案記載著學生的重要信息，全體師生都應該意識到其重要性。一方面，對于學生學籍管理的工作人員，應該建立相應的考核機制，并提供給他們專業培訓的機會，實現學生學籍管理工作的價值。另一方面，學校應帶動其它各個部門參與管理工作，使得學籍檔案管理工作取得更好的效果。
2.加強學籍檔案工作管理規范化
學籍檔案管理工作主要是整理學生在校期間的各種材料，提供學籍檔案的利用。學籍檔案管理工作是一個動態的過程，要求這個過程標準、規范并科學，為了使得學籍管理工作達到這一水平，實現學籍檔案的價值，確保學生身心健康成長，素質全面發展，需要建立一套完備的學籍檔案管理制度來規范整個工作過程。
3.加強學籍檔案信息化。
如今，網絡與計算機幾乎已經進入了家家戶戶的生活與工作，學籍檔案管理越來越趨向于信息化。學籍檔案管理工作也應與現代靠攏，對學姐檔案信息化管理引起重視，強力支持管理信息化。高校學籍檔案管理部門可以利用網絡來創建一個信息平臺，把學生的學籍檔案整理好并存放在這一信息平臺上，為個人或單位查詢資料提供方便。
4.強化學籍檔案管理人員的素質。
一方面，學籍管理人員自身應該努力完善自己。在業務上，學籍管理人員應該努力加強自己的工作能力，不僅要擅長實踐操作，還應努力學習理論知識，牢牢掌握專業技能，不斷提升自己的業務能力；在思想政治上，檔案管理人員應認真學習黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業，并認真學習工作相關法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學校不僅要努力做好學籍管理人員的思想工作，穩定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關心，以使他們能夠專心、踏實的工作，還需要加強對學籍管理人員的業務培訓，進一步提升他們的業務能力，同時提高業務素養。
5.做好學籍檔案管理工作， 提供滿意服務
目前，學籍檔案管理在畢業階段進行得有些雜亂無章。學生在即將離校時，往往需要轉走檔案，新生入校時會轉進檔案，此時工作會顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規范學籍檔案的流動，并不能隨意轉進轉出，盡量在畢業時就安排好檔案的進出，以避免工作扎堆。一方面要服務于學校。學籍檔案有助于學校各項工作的進行，學校辦學離不開學籍檔案管理，做好學籍檔案管理工作有助于學校辦學質量的提高。學籍檔案可以為學校提供查詢服務，學校通過查詢部分學籍檔案，可以大致總結出某一階段的教學水平，從而制定出有針對性的教學檔案，以期辦學水平再上一個臺階。技師院校的學籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數量以及各專業的招生人數、畢業生分配去向及社會對其給予的評價等在學籍檔案里有所記載，學校在實施招生計劃時，可以適當地借用這些內容，做好招生宣傳，吸收優質生源。另一方面學籍檔案要為學生服務在畢業離校后，學生會經常需要用到學籍檔案，以下是需要利用學籍檔案的幾種主要情況：
一是辦理繼續深造時 如今，就業難問題愈演愈烈，因此，專科學生傾向于升本，本科學生忙著考研或留學。在這種情況下，這些學生申請報名時往往需要用到學籍檔案，因為無論你申請的是哪所學校，它們都需要了解你的相關資料，如：原就讀學校蓋章的高考成績和大學時期的成績，畢業證明以及學位證明。而如果是出國留學，國外的一些學校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學生更為全面的信息，如：學生在原就讀學校的思想政治表現、紀律表現以及學校推薦信，這些都離不開學籍檔案。
二是辦理免修課程 有些學生可能會出國深造，而在國外的學校學習的某些課程可能會與原就讀學校的課程重復，也可能與某些學生自修或自考時的課程相同，這種情況下，學生可以申請免修課程，而申請免修課程需要學生在原就讀學校的該門課程的成績證明，這就需要從學籍檔案里面查詢。
三是補辦畢業證明書。
部分學生未保管好畢業證，導致畢業證丟失時，需要進行重新辦理，而補辦手續需要一些材料，如：錄取證明、成績單、畢業證號。
另外學籍檔案要為社會服務。一方面，社會往往會從學生的政治素質、專業素質以及身體素質來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學籍檔案來了解，而且學籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對于學生而言，學籍檔案也是學生人際交往與就業的一張名片，以便于學生更好地向社會推薦自己。
五、結語
總之，學生學籍管理就是一項比較復雜的工作。因此，為了提升此項工作的質量，確保學籍檔案的真實性與完整性，從而充分實現其服務價值，工作人員一方面需要不斷創新，不斷改進工作方法，使之與現代化接軌，另一方面，工作人員還應該深刻認識到此項工作的重要性，增強責任意識，明確工作職責，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業技術學院）
參考文獻：
關鍵詞：人才培養目標 學籍檔案 學生學籍管理
高職教育以培養高素質技能型人才為己任。構建現代職業教育體系的切入點是實現中高職銜接，尤其是在招生與考試制度、課程與教材體系、專業教學標準、教育教學過程、人才培養模式、教師培養培訓、不同層次交際間合作、教育質量評價體系、行業指導和企業參與體系、實訓條件技術水平等方面實現緊密銜接。顯然，對于大批升格或合并的高職院校來說，學生管理工作和學生學籍管理必須服務于高職教育的人才培養目標。以人才培養目標為視角，創新學生學籍管理機制成為新的課題。
1 高職學生學籍檔案管理的特征
1.1 應用性 從人才培養模式、目標和任務去看，高職院校主要培養一線中急需的技能型、應用型人才，這必然決定了高職院校學生檔案，除了主要記載普通高校學生在校期間的學習生活情況、成績材料，以及黨、團材料之外，更加重要的是學生專業技能檔案、藝術素養檔案、綜合素質考核檔案等集中反映的應用性為主的檔案特征。
1.2 多樣性 延安高職院校的生源主要由三類學生構成：即三年制普高生、五年一貫制高職生、“ 3+2”轉入學生。而且，高職院校出于多種考慮，紛紛從省外生源市場爭奪優質生源，使得學生的來源地更加豐富。生源地區的多樣性和差異性決定了高職院校檔案的多樣性。
1.3 周期性 高職院校學生檔案除了隨高考招生而來又隨著學生畢業就業而走的學生檔案的特征之外，又因其學制短、流動性強、穩定性差，使得周期性的特點更為突出。
2 學生學籍檔案管理的重要性
2.1 學籍檔案的利用是整個檔案利用工作的關鍵 檔案工作的靈魂是提供利用。主要為學生就業、參軍、考級考證、入黨、資助等提供學歷證明或在校情況。學籍檔案管理工作就顯得尤為重要。某種意義上講，高職教育就是就業教育，學籍檔案及其利用對學生就業及創業攸關重要。
2.2 學籍檔案工作是驗證高職教育人才培養目標和教育質量和水平的關鍵 高職教育是以培養一線所需的高素質高技能人才為目標任務，學生學籍檔案記載著在校期間學院教學、教育過程。高職教育必須走產學研結合，以服務區域經濟，凸顯產業特色的辦學路子，工學結合、校企合作成為主要的教學模式；凸顯綜合素質，凸顯技能鍛造的過程教育和過程記載。因此，學籍檔案工作記載教學教育過程，驗證著教學質量和教育水平，成為重要的考核評估依據。
2.3 學籍檔案工作是為高職院校畢業生就業搞好服務的關鍵 學籍檔案就如人際交往的一張“名片”，名片效應往往產生事半功倍的效果。隨著科技信息化水平的提高，用人單位對人才檔案需求趣向電子化發展。要求更高，畢業生要實現自己的價值，就要經受社會的考驗和挑選。學籍檔案記載的所有內容，是用人單位必須考察的材料。提供的材料越充實，得到的保障就越有利。
3 服務人才培養目標的高職學生學籍檔案管理的舉措
針對學生檔案管理的特征及重要性，采取“五化”對策，即強化領導力量和責任意識管理、檔案人員要專業化、檔案材料要規范化、傳遞檔案要制度化、管理逐步現代化，以期有助于高職人才培養和教育目標的實現。
3.1 人才培養目標引領，強化領導指導作用 學生檔案是全面反映院校培養教育學子，提高其綜合素質的第一手資料，是校方舉薦畢業生升學就業的權威性材料，也是學生走出校門，參與社會工作的重要依據。誠然，沒有堅強的具體領導，就沒有持久的強有力的工作措施。院校領導與全體教職工都要強化學生檔案意識，自覺支持做好、做精學生檔案工作。首先，院校要把學生檔案管理工作納入議事日程，納入職能部門的目標管理，把學生檔案建設當作院校一項重大的基礎性工作常抓不懈。在布置、檢查、總結學生管理工作的同時，要布置、檢查、總結學生檔案工作。其次，“業精于勤而貴于專”，要在學工部編配懂業務、會管理的負責人專門分工管理檔案隊伍管理和檔案建設工作，非常必要和重要。第三，要認真落實當前檔案管理中專職人員、經費、設備等幾個急需解決的問題，做到人員落實，目標落實，責任落實，經費到位，設備到位。
3.2 檔案管理人員要專業化 任何事業的振興，關鍵在于人才；沒有專業人才，就沒有專業化創新，更不會創造出專業化成果。檔案員落實到位，可采取送出去、請進來的辦法。對學生管理部門的有關人員和檔案員進行專業培訓，學習基本知識，掌握檔案管理與現代化建設的內容和手段，取得檔案員資格證書后方可上崗。對專職檔案員，要列入保密人員系列，要嚴格制度，明確職責，實行目標管理，誠心實意為生服務，在實踐中不斷提高管理水平。通過培訓組建起一支覺悟高、作風硬、業務精，比較穩定的檔案隊伍。
3.3 檔案材料整理規范化 在檔案專業隊伍組建的同時，院校學工部要依據學生檔案收集整理之總體工作量，作出詳細計劃安排，集中力量，統一時間，統一目標，統一要求，對現存學生檔案進行一次徹底的收集整理。應由學工部協調各系部領導具體負責，以專職檔案員為中心，配合班主任、輔導員嚴格按照檔案管理中的有關規定，限期高質量、高水平地完成學生檔案重新收集整理，徹底改變學生檔案“散、亂、差”局面，為今后檔案管理的現代化奠定基礎。具體設想是：檔案材料要完整（涵高中材料）；事實要真實；評定要公正；紙張要統一；書寫要規范；字跡要工整。除傳真件需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。特別是學生所參與的各種社會實踐材料，學生優秀模范材料，處分材料和等級證書、資格證書、競技獲獎證書、發明創造證書等復印件，建議應全部列入收集歸檔范圍。學年度班主任、輔導員鑒定要根據學生實際，盡量能真實地反映出各個學生的正能量和德、智、能、績特點。檔案材料整理基本結束后，要按時序裝入正規檔案袋，填寫封面目錄，做到內外名稱一致，順序一致。一定要經校方組織專門人員認真驗收、認同，最后交由專職檔案員，按照檔案管理有關規定，統一管理。從此，按年度階段性收集整理，妥善保管和傳遞利用等。
3.4 檔案利用傳遞要制度化 經驗教訓我們，檔案傳遞千萬不能馬虎。稍有不慎，就會釀成難以彌補的損失或困難。凡需調出、轉入的學生檔案，必須嚴格按照保密制度規定的程序進行。如填寫傳遞單-填寫轉檔登記-嚴密包封-通過機要傳遞-檢查收存回執-回執來退的應在一月之內及時催查。一定要注意接收單位是否具備文件規定的“縣（處）級以上的組織人事部門或縣級（含縣級）以上人才交流服務中心”等具有管理檔案資格的機構。若用人單位不具備保管條件的，應送所在地的人事部門所屬的人才交流服務中心保管。這樣，可有效避免檔案傳遞中檔案丟失現象的發生。在前面所述中，重新收集建檔中，對畢業生檔案中能夠體現其德、智、能、績的綜合材料，如學生成績表、畢業生登記表、畢業生實習鑒定等最基礎性的材料，可搞一式兩份，其中一份存檔，另一份存放于學生的學籍檔案中。便于個別學生檔案丟失后，作為重新建檔的依據。同時也可有效地避免或杜絕個人利用重新建檔之機，做假材料、開假證明，涂改材料等事件的發生。
3.5 管理手段現代化 任何事業如逆水行舟，不進則退。當前已進入信息現代化時代，隨著職教事業的迅猛發展，信息技術革命也為院校學生檔案建設手段現代化提供了可靠保證。面對學生檔案數量增大，項目增多，質量要求趨高，流動方向多樣化、流動速度加快，存放時間變短，就業方式多元化，投寄單位眾多等特點，原有的學生檔案建設與管理手段顯然已不適應巨變的形勢。加快推進院校學生檔案建設與管理手段的現代化，確實成為時代之要求，改革創新之必須。院校應舍得投資，與時俱進，充分利用現有之人才、設施，搶抓機遇，創新工作，以生為本，追求卓越，逐步實現學生檔案管理現代化。
總之，學生檔案管理工作是院校管理工作的重要組成部分，是一項十分繁瑣、量大面寬的基礎性工作。“始于至誠、終于至善”。通過強化指導、責任問究，組建專業隊伍，專業培訓，重視收集整理，傳遞建制，手段現代化等科學開創工作，緊貼高職人才培養目標，切實發揮學生學籍檔案的重要作用。
參考文獻：
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關鍵詞：職業學院；學生檔案；管理；策略
中圖分類號：G718 文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）04-0033-01
隨著國家對職業院校的重視，職業院校無論從招生規模還是學校管理等方面都面臨著新的形勢和要求，特別是管理理念和手段的發展，也給職業院校管理帶來了新的機遇和挑戰。而學生檔案管理工作本身就是一項涉及社會機構多個方面的服務性工作，尤其是高職院校的檔案管理，更是涉及學生個體和高校整體的重要工作，不管是學生的學歷認證、考評、就業，還是未來的晉級和提干，都離不開學籍和檔案，所以這是一項關乎學生現在和未來的重要工作，作為學生學籍檔案管理的主要負責人的輔導員要緊跟時代步伐要求，積極改革創新，為學生檔案管理服好務。
1.加強對學籍檔案管理工作的重視
隨著社會發展和用人單位對高校畢業生要求越來越高，對畢業生鑒定的一個最重要也是最直觀的方法就是看畢業生的學籍檔案情況，高職院校的學籍檔案充分體現了學生在校的實際表現情況，所以占據院校管理工作的重要地位。輔導員作為學生學籍檔案管理人員，要充分認識到自身工作的重要意義，正確認識學籍檔案管理對院校順利發展的重要性，而且要認識到當前信息技術等手段的影響，以及學生社會實踐、頂崗實習等非在校或非考試內容等新形勢，對學生學籍檔案管理帶來的新變化和新要求，積極提高自身管理素養，采用科學合理的方式管理檔案，并有效利用，全面推進學校各項管理工作的有序發展。同時，要強化管理意識，要求輔導員在管理學籍檔案的過程中，一定要認真負責，嚴格把關，細致做好建檔工作，規范遵守學籍檔案移交和保存制度，杜絕弄虛作假、敷衍了事。此外，要加強普及檔案知識，提高學生認真對待自己檔案的意識，讓學生認真填寫每一份資料，盡量避免在將來就業時因檔案問題出現麻煩。
2.提高學籍檔案管理工作的規范性
學籍檔案是跟隨學生一生的、具有考察功能和利用價值的文字性資料，其中主要包括：成績單、考核表、學籍表、畢業登記信息等，真實有效的記錄了每一位學生的成長經歷。由此可見，學籍檔案是反饋教學質量的重要載體，也是學校教學工作的重要記錄，我們要不斷提高和強化對學籍檔案的重視程度，完善學生的學籍檔案，力求做到真實和完整，充分發揮學籍檔案應有的作用，體現學籍檔案的真實價值。輔導員在建立學籍檔案時，應采用統一的格式，并要求各部門對學生的基本信息進行及時完善和更新，并認真考核和鑒定，給出客觀公正的考核意見，用詞用語要準確。所有需要手工填寫的材料一律采用碳素墨水和黑色簽字筆填寫，并保證內容真實、字跡工整、內容準確、無隨意涂改等現象，全面提高學籍檔案的利用率和有效率。此外，由于高職院校的學生人數較多、類型較廣，并具有多元化、開放性、多層次性等特征，所以高職學校的學籍檔案管理工作不但要具有很強的開放性，還要有周期性、重復性，比如，學校中經常出現學生中途休學、退學、轉學等變化，使得日常管理工作量增大，再加上學籍檔案管理本身就比較復雜，且直接關系到學生的切身利益，所以作為學校管理者，應注重完善學籍檔案管理制度，提高檔案管理的規范性和政策性，這是高職學校管理工作的重要方面，做好此項工作，有助于推進教育體制改革的全面發展。
3.采用信息技術加強管理工作
隨著科學技術的快速發展，推進院校學籍檔案管理工作的信息化與科學化，成為高職院校管理工作發展的必然趨勢。然而從實際調查中發現，很多高職院校學生學籍管理也在走數字化的道路，但開展的程度達不到形勢的發展要求，很多輔導員在實際管理中存在著不同程度的問題。作為高職院校輔導員，更要充分利用現代化信息技術，加強各項管理工作，以此為管理的工具和載體，提高學生學籍檔案的管理效率。同時要加強學籍檔案管理部門和院校其他各部門之間的聯系與對接，建立統一規劃的操作平臺，最大限度的節約學校資源，減少不必要的浪費，提高院校管理工作的效率。在推行檔案電子化進程的過程中，要做到電子文檔與紙質檔案共存，同步更新和完善，實現檔案的雙重保障，防止因意外而造成數據丟失。在信息化建設過程中，要充分利用網絡資源進行信息采集，對于從網上錄取學生的學校，要與教育部高校學歷電子注冊系統聯網，實現直接從檔案庫中下載學生的信息資料。例如，通過網絡中的學籍管理系統，可以錄入學生的姓名、年齡、專業、身份證號碼、學籍變動等基本信息，還可以借助音頻功能錄入學生的照片和音容笑貌，使學生在畢業后可以根據企業需求發送自己的檔案信息，給予企業更加直觀的印象，提高學生的就業率。此外，在學生各項成績管理方面，也可以通過現代化信息技術加強管理，通過網絡上傳學生的成績查詢信息，不但可以減輕管理者的工作量，還可以及時反饋學生的學習情況。因此，必須根據院校的實際情況建立完善的網絡學籍管理系統，在各部門、各院系中進行數據共享，也可以在結合自身特點的前提下，完善現有的軟件系統功能，從而滿足院校學籍檔案管理的要求，或者可以采用引進先進學籍管理軟件的方式，在不斷積累經驗的過程中推動院校學籍檔案管理數字化的進程。
4.從整體上提高輔導員綜合素養
由于輔導員是高職院校學籍檔案的管理人員，所以要系統掌握相應的檔案管理知識，并具有扎實的檔案管理能。眾所周知，理論與實踐密不可分，任何理論都來源于實踐，檔案管理工作亦是如此，作為輔導員，首先要全方位的掌握檔案管理的基本知識與技能，不斷提高自身的綜合素養。特別是當前學籍管理網絡化的大趨勢下，輔導員作為學生學籍檔案管理主要負責人，就必須要通過參加培訓和自學等途徑，不斷提高自身計算機操作水平以及各種電腦管理軟件的應用能力，從整體上提高自身的檔案管理水平和能力，適應新形勢下學生檔案管理的要求；其次，輔導員在收集、整理、保管檔案資料時，一定要伴隨分析、探究、判斷、綜合等各種研究活動，只有不斷深入調研，才能在實踐操作過程中發現問題、分析問題，并自主解決問題，也只有這樣才能進一步適應學生學籍檔案管理的新變化和新要求；其三，輔導員要不斷提高自身的思想政治覺悟，加強保密意識，在做好本職工作的同時，為領導解決服務問題。實際上，檔案管理工作效率的高低，不但要做好相關記錄，而且要充分利用學籍檔案，發揮其優勢作用。因此，要想適應新形勢下職業院校學生學籍檔案管理的要求，無論從學院層次還是從輔導員自身都要認識到管理者綜合素養的重要性，并為輔導員們提供各種途徑加強培訓，同時輔導員個人也要積極參與學習，從整體上提高自身管理的素養。
總之，作為高職院校的輔導員，一定要認識到高職院校學生學籍檔案管理的新形勢和新要求，從思想上高度重視學生學籍檔案管理的重要性，并在實際的管理過程中積極采用科學合理的管理方法，適應社會發展需求，不斷完善學籍檔案的管理制度，強化信息資源的開發與利用，逐步提升管理效率，真正做好高職院校學生的學籍檔案管理工作。
參考文獻：
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【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。
4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。
【參考文獻】
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（一）學生檔案管理重視不夠，制度不健全。
學生檔案是高校檔案的一部分，然而一些高校僅對學校的教學檔案管理工作較為重視，卻忽略了學生檔案的重要性。還有些學校認為“學生檔案是跟著學生走的，學生畢業了就與學校無關了”，所以沒必要對學生檔案進行過多的管理，在學校議事日程中對于學生檔案管理工作也很少提。不但不將學生檔案管理工作的優劣作為檔案管理部門業績評比的標準，也不對學生檔案管理工作進行必要的檢查監督和指導，更是缺乏領導的重視，沒有相關的制度建設，管理體制也不完善，一些學校甚至沒有專職的學生檔案管理人員。
（二）學生檔案管理手段落后，程序不夠規范。
雖然如今已是信息化數字化時代，檔案管理方面也有了改善，無論是檔案管理的內容還是服務方式及手法都比以往有了突飛猛進的變化，但是一些高校的檔案管理人員已經習慣了老舊的手工操作方法來進行檔案管理和文書的分類，雖然操作熟練，但遠不及現代化辦公手段的速度。由于一些高校建立時間不長，一些管理工作還沒有步入正軌，還沒有科學規范的管理制度，相應的檔案管理方法也落后，程序也不規范。
（三）學生檔案數量龐大，深度開發利不到位。
一些學校盡管已經提出了建設信息化檔案館，但是落到實際上就不盡人意，學校各個部門的檔案信息資源沒能有效的整合，也沒有做到深加工、細致化檔案信息，更別說從學校的檔案信息資源中提煉出有結論性并且有規律的數據資料，所以這些檔案資源就無法對教學管理、教學改革、領導決策服務。如今一些用人單位需要學生提供檔案來辦理相關手續，但是由于檔案具有保密性，嚴重制約了用人單位工作的開展，讓檔案管理者也是無奈。
（四）學生檔案管理經費投入不足，發展緩慢。
如今高校不斷擴大招生規模，學生增加了，學生檔案管理工作也隨之增加，然而學校在學生檔案管理方面投入的經費并不夠，這讓學生檔案管理工作很是被動，不能與其他部門建立統一的管理平臺，使學生檔案管理工作無法順利的開展。檔案信息化建設的人才缺乏也是高校檔案管理工作的困難之一，制約著高校檔案信息化進展的腳步。高校檔案工作不像經濟領域一樣能產生立竿見影的社會與經濟效益，所以理解與支持檔案工作的人較少。這些客觀與人為因素嚴重影響了高校檔案實現數字化管理的進程。
（五）畢業生檔案傳遞方式原始，管理落后。
隨著高校畢業生就業制度改革，畢業生實行雙向選擇，自主擇業。畢業生生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，畢業生的檔案在兩年擇業期內由人才市場、人才交流中心或畢業學校待管，待畢業生落實就業單位后再將其檔案轉至就業單位。這樣就導致畢業生學籍檔案轉遞環節復雜，導致一些學生檔案丟失。嚴重影響了學生的就業前景。
二、高校學生檔案管理工作的改善對策
（一）重視學籍檔案管理，提高人員素質。
加強高校領導以及教職人員的檔案意識，將學生檔案管理工作當成學校的一項基礎工作。學校要認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位。選拔“業務精、素質高、覺悟高”的人員充實到檔案管理隊伍中，積極加強檔案管理人員的檔案業務培訓，建立檔案工作網絡，充分利用計算機輔助檔案管理，建立學生檔案信息數據庫，進而全面提高檔案管理水平和服務水平，使學校學生檔案工作跟上辦公自動化的步伐，為學校教學。科研和其他工作服務。
（二）完善學籍檔案內容，提高檔案質量。
只有收集好學生的各類資料，才能確保學生檔案材料的完整性，也能更全面更直接的反應出學生在校期間的能力。學生檔案資料收集能否齊全完整，一方面，定期對檔案資料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化檔案管理，根據學生學習生活特點，增設“信用檔案”、“心理健康材料”內容，充分反映學生個性化發展特征。注意收集反映學生成長進步的材料。包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等方面，充分反映學生多方面的潛能。
（三）充分開發學籍檔案信息資源，提高服務利用價值。
學生檔案信息資源的開發與利用，我們應堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。努力開發檔案的教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。要加強檔案的開發利用，實現信息共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全的檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供，滿足學生檔案利用工作的需要。同時適應社會需求的變化。尋求更為有效的服務新途徑，以提高學生檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發揮學生檔案的作用。
（四）嚴格畢業生檔案的轉遞工作，確保安全完整。
學生畢業季的檔案傳遞工作具有時間緊、流量大、涉及面廣等特點。所以要結合其特點設置科學合理的傳遞方式和周密的傳遞環節，參與傳遞的人員較多，要嚴格要求傳遞手續，來防止畢業生檔案的丟失。
一、技工學校學生檔案管理的一般特點
檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、學習和工作能力、學習和工作表現、學習和工作成績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。因此，許多技工學校根據《中華人民共和國檔案法》制訂了相應的學生檔案管理的規定，并具有以下特點。
1.學生檔案歸檔范圍趨同。許多技工學校明確規定學生檔案的歸檔內容為，學生在初中、高中（職高）畢業的相關材料、學生在校期間獲得的獎勵與處分材料、有關政治面貌的資料、學籍表、學生教育實習鑒定表、體檢登記表等。同時有些學校為了適應學校學生管理的需要也規定了可以將“其他應當歸檔的材料”作為歸檔內容。但是由于這一規定過于模糊，操作性不強，學校基本上沒有此類檔案。
2.學生檔案表現介質單一。許多技工學校規定，學生檔案歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，由承辦部門蓋章，注明形成材料的時間。學生檔案材料的載體一般應使用16開規格的辦公用紙。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水盒復寫紙書寫。除電傳材料須復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。由此可見，目前，技工學校學生檔案的表現介質為紙質檔案。
3.學生檔案利用規定嚴格。例如，技工學校一般都嚴格規定了只有管理者才有權查閱學生檔案，而學生無權查閱和借用檔案。學生只有在兩種情況下才能接觸到檔案，第一種情況是，在擇業期內就業的學生可憑就業協議書復印件或用人單位調檔函調取檔案；第二種情況是，升學的學生可憑所升入學校開具的調檔函或錄取通知書調取檔案。當然，對于其他人員和組織要查檔案需履行相應的手續方能查閱。
二、技工學校檔案管理創新的思路
眾所周知，學生檔案是反映學生個人經歷、學歷、思想政治素質、業務素質和能力素質等情況的文字材料。因此，學生檔案管理工作應當體現依法辦事、規范管理、服務學生、服務社會和專人負責的原則，并在此基礎上力求創新。
1.學生檔案信息收集應當實用化。所謂實用，就是技工學校學生的檔案要能夠反映學生在校學習成長的過程和痕跡。過去，我們收集的學生信息基本上是靜態的信息，不能反映出學生的接受技工學校教育后素質水平的進步，因此缺乏實用性。如果我們從實用化的維度思考學生檔案信息的收集，就會突破已有檔案管理理念的禁錮。使學生檔案信息的收集變得豐富起來。
2.學生檔案信息表現應當多樣化。所謂多樣，就是應用多種介質反映學生成長信息。現在，已有成熟的電子化的管理系統可以記載有關學生的靜態信息。這為我們拓展記載學生成長信息介質，提供了有利條件。因此，我們有必要重視利用影像等記錄手段，將學生的成長信息以多樣化的方式給予記載，這對于學生樹立學習信心，提高自我效能感；對于構建學校教學資源，展示學校教育教學水平，促進學生就業有著積極的作用。
3.學生檔案信息服務應當靈活化。所謂靈活化，就是要用現代檔案管理理念，重新審視我們的檔案管理規定，實現檔案管理在服務上的創新。提倡檔案管理服務是目前檔案管理改革的熱點。我們當然要將涉及學生權益的檔案信息加以妥善保密。但是，隨著檔案管理內容的拓展，有些信息是有利于學生成長的。因此，需要我們將學生檔案中既有利于學生發展，又不侵害學生權益的信息提煉出來，靈活使用，以達到服務學生，服務社會的目的。
三、技工學校學生檔案管理創新的措施
技工學校的中心任務是為國家培養一線實用性技術人才。因此，技工學校學生檔案管理就應著力從各個方面反映學生在校期間的成長歷程，將其既作為學校考察、培養學生的原始材料，更要作為推薦學生就業的重要憑證和手段。這是應對競爭日趨激烈的就業用人市場挑戰，所必須予以重視的工作。
1.應將反映學生技能水平的實習實踐作品作為學生檔案的內容之一。反映學生技能水平的實習實踐作品，可以說是很多技工學校檔案管理的一個重要缺失。當然，這與我們長期以來，凡是檔案就應保密的理念有關。正是這種理念，讓我們覺得學生實習實踐作品沒有保密價值，也就沒有必要歸檔了。我們看到，許多發達國家在學校檔案管理中，特別注重將反映學生成長經歷的信息歸檔，予以長期保存，并將其作為反映學校文化底蘊的重要內容。因此，作為培養高技能人才的技工學校，應將學生實習實踐作品有選擇的加以歸檔。
2.應將有利于學生就業的檔案信息整理復制，并向新生、學生家長和用人單位展示。學生檔案的高效使用關系著學校、學生、用人單位各方面的切身利益。所以，在遵循有關檔案管理規定的基礎上，將那些無需保密但有利于滿足學生和學校發展需要的檔案信息，有計劃的加以整理和復制，是技工學校檔案管理創新的必要措施。
3.應將畢業生就業后能體現學生教育教學績效的信息，追加收錄到其檔案中。當前，終生教育已成為人民的共識，畢業生也是學校發展和在校生成長的重要資源。我們要破除“學生畢業，與學校無關的”看法。所以，我們建議，技工學院要重視畢業生發展信息的收集，這會提示畢業生對母校的歸屬感和責任感，也會激發他們在工作中的榮譽感和成就感。
4.應將學生作為自己檔案建立、完善的主體之一。以人為本，發揮學生自我教育、自我成長的潛能，是當代教育哲學的重要命題。作為學生管理重要內容的學生檔案管理業必須與時俱進。因此，我們認為，讓學生在自己檔案信息構建的活動中有話語權，本身就是對學生的有效激勵，能激發他們的榮譽感。所以，發揮學生作為教育主題的主觀能動性，是提升技工學校學生檔案管理水平的一個重要表征。
