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【關鍵詞】“三化”理念；學生檔案；過程管理
高校學生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業(yè)生情況。目前學生檔案材料包含的內容主要有：畢業(yè)生登記表、入團入黨材料、體檢表、學生成績表、各種獎勵材料、處分材料、綜合測評表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實體性、原始性和唯一性等特點，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對學生進行客觀、真實而全面的了解。檔案是人事檔案部門對當事人進行轉正、定級、職稱評定、計算工齡等問題時的重要依據。每個人在職業(yè)生涯中會遇到職稱評定、工齡計算、工作更換等情況，由于近幾年畢業(yè)生工作流動性較大，人事檔案部門只能依據檔案的記載情況進行相關核算，另外，在辦理養(yǎng)老保險、出國深造手續(xù)和考研、考公務員時，也要用到檔案。
一、高校學生檔案管理的創(chuàng)新思路
檔案管理看似一個程式化刻板的工作，其管理卻應該是一個不斷動態(tài)更新的過程。本人的創(chuàng)新思路便是將刻板的工作動態(tài)化，全過程、分階段的對檔案進行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個階段：
（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導，強化學生檔案管理基礎性工作。面對當前的就業(yè)形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學生就業(yè)中所起的特殊作用，改變過去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的情況發(fā)生。
（二）檔案過程管理階段。強化服務功能，通過設計完善誠信檔案、臺帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創(chuàng)新學生檔案管理模式。
（三）檔案追蹤管理階段。發(fā)揮檔案管理功能，設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業(yè)生信息反饋調查問卷》及《宿遷學院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調查問卷》，作調查、統(tǒng)計、分析，構建畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)。
二、創(chuàng)新舉措——以宿遷學院五系學生檔案管理為例
（一）提出并運用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強學生檔案管理，充分發(fā)揮學生檔案在就業(yè)服務中的作用。學生檔案管理的“三化”，即規(guī)范化、精細化、動態(tài)化。規(guī)范化是以統(tǒng)一的辦法和標準對學生檔案進行管理；精細化是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理；動態(tài)化是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現學生現實的表現情況。
（二）制定實施《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》、建立《五系學生檔案管理臺帳》、建立《學生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業(yè)生檔案轉遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學院學生檔案管理的要求，結合五系一直以來學生檔案管理的做法，經系部例會討論，制定《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責、歸檔材料、檔案管理要求、學生檔案查（借）閱五個大的方面作了規(guī)定。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業(yè)、班級順序存放學生檔案，便于識別及統(tǒng)一管理。從2005級開始建立全系學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作全系每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數。建立學生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應征入伍等情況需使用時，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還。建立五系畢業(yè)生檔案轉遞交接表。使檔案保管轉遞責任到人，確保學生檔案的安全。實行對學生檔案的動態(tài)管理。臺帳及檔案的更新通常在在每次評獎評優(yōu)以后、學生受處分后、以及畢業(yè)班畢業(yè)前幾個時段。
（三）設計《五系學生誠信檔案》，并動態(tài)記錄，最終歸檔。誠信檔案包含學生親筆簽名的誠信承諾書，個人基本情況（專業(yè)班級、政治面貌、貧困生認定信息、助學貸款信息等），誠信記錄（四學年的學風考風情況、拖欠費用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現情況及誠信情況總記錄）。
（四）設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業(yè)生信息反饋調查問卷》及《宿遷學院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調查問卷》，并作調查、統(tǒng)計、分析，給系部學生檔案管理、教學及就業(yè)指導工作作參考，為進一步完善各項工作提供依據。
三、創(chuàng)新效果—以宿遷學院五系學生檔案管理為例
（一）自系部檔案考核以來，五系學生檔案2008屆—2011屆畢業(yè)生檔案考核出錯率為0。
（二）五系在2008—200年、2009—2010學年獲學生檔案管理條塊工作先進。
（三）目前，已完整保存五系2005級—2008級四屆全體畢業(yè)生檔案臺帳，正更新完善2009級—2012級四屆在校學生檔案臺帳。建立2010屆、2011屆畢業(yè)生信息反饋電子檔案系統(tǒng)。
（四）根據本人幾年學生檔案管理工作實際，2012年5月《淺談高校學生檔案管理創(chuàng)新》。
四、高校學生檔案過程管理的推廣價值
對學生而言，高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會活動中的真實歷史記錄，它真實而具體地體現學生在校期間的品德作風、學識水平、綜合能力及健康狀況等，是大學生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。本著真實、誠信為本的建檔原則，以方便就業(yè)、服務用戶為導向，加強高校學生檔案管理，零出錯率保證了檔案的真實準確性，給學生人事檔案的完整性和學生的切身利益提供了保障。在現今嚴峻的就業(yè)形勢下給學生順利就業(yè)提供一些便利。充分發(fā)揮了學生檔案在就業(yè)服務中的作用。
對就業(yè)市場而言，動態(tài)化管理保證了學生檔案的及時更新，體現學生入學以來的現實表現情況，為用人單位政審、了解情況及畢業(yè)生檔案的完備轉遞提供保障。根據《畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調查問卷》反饋，適時的加入單位共需了解的誠信檔案等信息，使檔案管理與時俱進，符合當今用人單位的需求。
對輔導員而言，《學生檔案管理辦法》的制定實施，使檔案管理規(guī)范，有章可循。在基礎工作做好后，檔案常規(guī)管理會輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設置，使學生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規(guī)范、以學生為本。臺帳的建立，能夠對全系學生的檔案信息一目了然，可以準確迅速的查詢全系每個專業(yè)、每個班級、每位學生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學生目前檔案袋內容的完備程度。便于統(tǒng)一管理、查找、調閱等，這種優(yōu)勢在畢業(yè)班學生政審時體現的尤為明顯。即使在學生畢業(yè)后，也可以作為檔案查詢的依據，是一份極有意義的存檔。
對學院、系部而言，完備的畢業(yè)生檔案在就業(yè)市場可以提升學院的形象，反應學院扎實的基礎性工作。畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)的構建，及時反饋畢業(yè)生信息，根據所反饋的畢業(yè)生工作后的知識結構、思想道德、專業(yè)技能、心理素質等的具體信息。了解用人單位對人才的標準和需求，及時調整招生計劃、專業(yè)設置、教學計劃、教學內容、教學方法和手段，主動適應人才市場，培養(yǎng)學生基本技能和綜合素質。
參考文獻：
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[2]徐向玲.增強創(chuàng)新意識 做好高校學生檔案管理[J].中國成人教育，2007（3）.
隨著科學技術的發(fā)展，先進的通信技術和計算機技術在我國得到了迅速發(fā)展，在計算機技術和通信技術飛速發(fā)展的基礎上，電子檔案管理方法在我國開始發(fā)展。在很長的一段時間內，受到經濟條件或者技術條件的限制，我國的許多高等院校在實施電子檔案管理的過程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技術發(fā)展水平的限制而影響了采用電子檔案管理方法進行高效檔案管理的具體實施；也有的學校受到計算機資源的限制，由于沒有足夠的計算機去從事教學工作，購買或者分配來的計算機被高效的其他教育項目占據，真正分到高校中專門從事檔案管理部門的計算機數量非常少，根本無法滿足龐大的檔案管理工作的要求等等各方面的原因，最終導致了我國紙質檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理局面。
（一）紙質檔案和電子檔案并存階段的檔案管理理念
在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，整合管理是此檔案管理階段最為主要的管理理念。所謂整合管理理念是指在高等院校進行檔案管理的過程中，將檔案的紙質文件和電子文件進行整合管理，使他們成為一一對應的關系，由于以紙質文件為材料的檔案管理和以電子形式保存的檔案管理方法各有優(yōu)劣點，以紙質形式形成的檔案可以實現隨時隨地的查看，但是工作量比較大，只要檔案管理妥當就不會存在文件丟失的情況；以電子檔案形式保存的檔案查閱起來非常方便，只需要在保存檔案的計算機中輸入關鍵詞進行搜索即可，省時省力，但是電子檔案的查閱必須由電力保障和計算機運行正常為前提。不同的檔案管理形式具有不同的優(yōu)缺點，在當時我國在諸多原因的影響下，選擇了以紙質檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理模式，將紙質檔案和電子檔案一并進行保存。在紙質文件和電子文件并存的檔案管理階段，我國普遍的認為紙質檔案和電子檔案具有相同的價值和說服力，二者都被承認，都可以作為證明自己的有效憑據。
（二）紙質檔案與電子檔案并存的檔案管理階段主要采用的管理方式
“雙套卷”是在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中經常出現的詞匯，所謂“雙套卷”是指電子檔案和紙質檔案構成的兩份相同的檔案信息。在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，在檔案管理方式上有兩種，一是將現有的人為書寫的紙質檔案通過掃描儀等先進設備轉化為計算機可以進行識別和編輯的電子檔案；二是將已經存儲在計算機中的電子檔案通過打印機等設備傳輸轉化為紙質文件，供人們使用和保存。眾所周知，在我們的戶口管理過程中，我們每個人都會對應一個號碼，這個號碼是一一對應的也是唯一的，如果在戶口管理的過程中出現兩個人擁有相同的號碼則說明戶口在管理過程中出現了錯誤。同樣高等院校的檔案管理也是如此，每個高等院校的學生都對應著唯一的檔案號碼，每個學生的檔案號碼是不變的，也就是說無論是采用電子形式保存的電子檔案還是以紙質形式保存的檔案，其檔案號碼是一樣的，檔案的內容信息也是完全吻合的，當然由于紙質檔案在制作過程中存在一定的滯后性，所以當電子檔案和紙質檔案存在微小的偏差時也是有可能的。
二、以電子檔案為主的檔案管理方式
隨著科學技術的不斷發(fā)展和信息化程度的不斷提高，我國的許多高等院校為了節(jié)省時間、提高辦公效率都建立了屬于自己的OA網和各式各樣的管理系統(tǒng)，例如財務管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等。近幾年，隨著電子簽名技術的發(fā)展，以電子檔案為主的檔案管理方式正在迅速發(fā)展。在計算機技術和通信技術的大力支持下，我國的數據處理技術也取得了飛速發(fā)展。采用電子檔案為主的檔案管理形式可以將各個部門形成的檔案進行匯總，具體來講就是每所高等院校都建有自己的檔案管理數據庫，當分管部門對學生的檔案形成可靠的電子文件以后，可以通過本校的專用網絡系統(tǒng)，將個人檔案發(fā)送到學校的檔案數據管理庫中，實現檔案的匯總與融合。同時采用這種檔案管理形式，可以使學生的檔案在管理形式上統(tǒng)一化、正規(guī)化，在學校的檔案管理過程中，專門從事檔案管理工作的學校教務人員會對學生的檔案進行實時監(jiān)控，統(tǒng)一管理，有效防止不法分子對既定的檔案進行修改，使之失去建設意義。采用電子檔案為主的檔案管理方式在管理形式上主要是通過網絡交流，制作學生檔案的分管部門在檔案制作完成后將檔案文件通過某一接口將檔案傳送至固定的服務器，由檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，上傳到服務器上的學生檔案被事先編制好的歸檔程序按照一定的規(guī)律進行邏輯歸檔和物力歸檔，以確保電子檔案存放的完整性和規(guī)律性，便于需要提檔的學生進行實時提檔。采用電子檔案的形式進行檔案管理可以實現電子檔案在網絡上的及時提供和利用，檔案管理部門可以將制作好的檔案按照需要分發(fā)給學生，例如，當我們快要大學畢業(yè)時，我們都需要擁有自己的成績單檔案，學校就會將我們的成績單逐個的發(fā)到我們的郵箱中供我們打印和使用。電子檔案具有快速、準確的優(yōu)點，大大提高了我國高等院校檔案管理的效率。
三、結語
關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點變化
1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象
21世紀的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,除普通高校外,成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發(fā)展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發(fā)展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學校,有利于促進所有高等學校檔案工作的發(fā)展。
新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校”,特別把成人高等學校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規(guī)范成人高校的管理。根據新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學校的檔案工作管理辦法,這為提升學校的管理能級、規(guī)范檔案管理工作和促進學校更加科學發(fā)展奠定了堅實的基礎。
2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制
新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領導體制,規(guī)定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查職責,明確了高校檔案工作的領導關系和業(yè)務指導關系,領導體制層次清晰、責任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項基礎性工作,又是一項服務性工作。要做好這項工作,學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人,強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任,《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況,應當立即向校長報告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領導更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。
3.規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責
新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學校檔案工作朝著規(guī)范化的目標發(fā)展,使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”,規(guī)定了各部門負責檔案工作人員的具體職責,保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學生類”檔案管理內容
高等學校的主體是教師和學生,原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學,而忽視了學生和學習。教育以學生為本,學生以學習為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容,具體內容“主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業(yè)生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業(yè)結束,檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性,體現了學校對學生的人性化管理。
5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設
隨著社會信息化的發(fā)展,數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行,新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。
新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規(guī)定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應當設立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等,為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件”。
6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷
新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員,實行專業(yè)技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規(guī)定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面,為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎。
對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇,并可以按照有關規(guī)定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補助得到了落實,體現了以人為本的檔案科學發(fā)展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
1.改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要
在當前科學技術迅猛發(fā)展,知識經濟和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現新的局面,使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發(fā)、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發(fā)利用,不斷拓展業(yè)務范圍和服務領域,才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人員的業(yè)務素質
要實現成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業(yè)心、責任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時,要加強對檔案管理人員的業(yè)務技能培訓,不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機會、更新檔案專業(yè)知識,通過系統(tǒng)學習,使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。
3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現代化的新途徑
隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理,實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理軟件,從錄取新生開始,將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫,將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索,將學生在校期間的學科、專業(yè)、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應檔案管理發(fā)展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份,減少紙質檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護和安全工作。
總之,成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一,也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規(guī),不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發(fā)和利用,實現檔案的數字化管理,充分發(fā)揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。
參考文獻:
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關鍵詞:成人高校 檔案管理 機制創(chuàng)新
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
引言
隨著我國社會經濟的快速發(fā)展,檔案管理工作也取得了很大的進步。新形勢下檔案管理工作開始由紙質檔案管理向網絡化管理方向發(fā)展,傳統(tǒng)環(huán)境下積累的檔案管理知識與經驗,已不能適應新形勢的要求。因此,新形勢下要做好檔案管理工作,實現檔案工作的持續(xù)發(fā)展,必須解放思想,樹立新的觀念,推動檔案管理工作的創(chuàng)新服務。創(chuàng)新是人類走向進步的有效方式,是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新形勢下檔案機構必須研究檔案管理工作面臨的新問題,拓展服務領域,創(chuàng)新性的開展檔案管理與服務工作。當前如何實現檔案管理工作的創(chuàng)新服務已成為檔案工作者面臨的重要問題。
一、成人高校檔案管理創(chuàng)新的重要性
1、檔案管理創(chuàng)新是對舊有的陋習的摒棄
成人高校檔案形成于成人高校各個時期、各個方面,是反映學校歷史面貌和發(fā)展變化的真實記錄。實踐證明,成人高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質量、科學管理學校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業(yè)績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作,是高校管理不可缺少的環(huán)節(jié),也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案,有的放矢地開發(fā)檔案信息資源,以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而,目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在成人高校仍占主導地位,成人高校的檔案利用率仍很低,多數珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識”的階段,掩埋在歷史的灰塵之下。實現檔案管理創(chuàng)新就是要克服舊有的陋習，真正做到物盡其用，資源的全方位綜合利用，最大限度地發(fā)揮其價值。
2、檔案管理創(chuàng)新是改革的進行曲
成人高校檔案作為一種客觀實體,它的作用發(fā)揮并不是主動的,而是潛在的,需要通過人的勞動,通過一定的科學的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此,成人高校檔案管理部門必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托,實現檔案管理服務模式的改革創(chuàng)新,從社會需要、學校需要的角度出發(fā),以學校內外的利用者為服務對象,以庫藏檔案信息為服務內容,以多種服務方式為手段,為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個廣闊的空間,實現高校檔案信息資源的共享。檔案管理創(chuàng)新是檔案管理改革的途徑、動力，更是改革的進行曲。
3、檔案管理創(chuàng)新是成人高校科學發(fā)展的基石
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開發(fā)利用價值。加強檔案信息資源的開發(fā)利用,對經濟發(fā)展和社會建設具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養(yǎng)高級專業(yè)技術人才的搖籃,在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果,并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來,才能體現它們應有的價值。檔案管理創(chuàng)新是高校改革的重要組成部分，是高校科學發(fā)展的基礎。
二、成人高校檔案管理觀念創(chuàng)新
在新的歷史時期,高校檔案事業(yè)作為社會主義文化建設的重要組成部分,務必迅速、有效地提供檔案材料,為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務,充分發(fā)揮學校檔案在教育事業(yè)中的作用。因此,高校檔案管理服務模式的創(chuàng)新已是勢在必行。成人高校檔案管理觀念實現三個轉變：
1、檔案數量要求向質量要求轉變
服務內容創(chuàng)新,從檔案數量要求向質量要求轉變。檔案管理服務模式創(chuàng)新的內容是多方面的,高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉,而是要充分挖掘自身潛能,通過不斷完善、豐富、創(chuàng)新工作內容,推動服務工作向高水平、高層次發(fā)展。近年來,隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學化管理的軌道。檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變,已成為一種必然的趨勢。高校檔案工作者要實現服務模式的創(chuàng)新,很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針,加大檔案編研的工作力度。
2、由被動服務向主動服務轉變;
新時期高校檔案部門應立足館藏、面向未來,大膽改革現有的高校檔案管理模式,在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣,建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制,改變“重保管、輕利用”的做法,將重點放在檔案資源的開發(fā)利用上,努力實現服務方式的社會化、多元化、優(yōu)質高效化。檔案管理者要強化參與意識,在校領導的重視和支持下,緊緊圍繞學校的中心工作,積極參與學校的重大活動,及時了解、掌握學校發(fā)展動態(tài),經常深入教學、科研第一線,熟悉教研業(yè)務工作的流程和具體內容,了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求,有針對性地開展信息服務工作。
3、由傳統(tǒng)的手工管理模式向現代化管理模式轉變
服務手段的創(chuàng)新是檔案服務工作創(chuàng)新的載體,隨著計算機和多媒體網絡技術的加速融合發(fā)展,數字化檔案館的建設是21世紀檔案業(yè)務建設的必然發(fā)展趨勢。因此,必須加快檔案信息化建設步伐,把現代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去,改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式,實現現代化管理。
三、成人高校檔案管理機制創(chuàng)新
新時期對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊的觀念；要與時俱進，樹立大服務理念；要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。檔案工作機制創(chuàng)新首先要處理好三層關系：
1、創(chuàng)新與現狀的關系
創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，必須在原有基礎之上進行。改革開放以來，高校檔案工作得到了較快發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，這些對今后的檔案工作仍具有較強的指導意義，是創(chuàng)新的根基。因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。創(chuàng)新就要重視現實，面向未來，從實際出發(fā)，解決現實存在的問題，在打好基礎、快速發(fā)展上求突破。
2、創(chuàng)新與學習、借鑒的關系
借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學習行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經驗和方法，又要學習和借鑒相關專業(yè)、其他行業(yè)知識、經驗。要堅持“推陳出新”原則，運用批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創(chuàng)新。
3、創(chuàng)新與實踐的關系
創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經過實踐來檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。
四、成人高校檔案管理手段創(chuàng)新
創(chuàng)新服務手段是檔案工作創(chuàng)新的主要內容：
1、建立檔案網站，開展網上利用服務
檔案館（室）內部建立局域網，檔案部門通過在此基礎上建立檔案網，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好更便捷的服務。
2、電子文件的自動上傳收集
與傳統(tǒng)紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，改變了檔案傳統(tǒng)工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作容器，在第一時間將其收集，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。
3、開展在線服務
傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布等，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重時效性，希望通過信息系統(tǒng)和網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
4、開展現行文件閱覽服務
隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門文件的人員逐年增多。公民出于維護自身合法權益、投資興業(yè)等需求，希望能夠更加便捷地了解有關政策信息。為適應新形勢發(fā)展要求，檔案部門要進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護群眾根本利益。
結論
加強創(chuàng)新與服務是檔案工作的永恒主題，最大限度地發(fā)揮檔案的價值，是檔案工作的性質使然，更是檔案工作者的職責所在，只有不斷地探索創(chuàng)新與服務這個主題，才能永葆檔案工作的生機與活力。
參考文獻:
[關鍵詞]現代遠程教育 檔案管理 以人為本 檔案數據庫
學員檔案管理是高校遠程教育管理工作的一項不可缺少的工作，這項工作做得好壞將直接影響到學員的切身利益，影響到檔案憑證作用的有效發(fā)揮。而現代遠程教育的普及，給學員檔案管理帶來了難度。
一、現代遠程教育及其學員檔案
現代遠程教育是指學員和教師、學員和教育機構之間主要采用多種媒體手段進行教學和通信聯系的教育形式。學員可以不受空間和時間的限制進行學習，受教育者可以擴展到全社會。由于參加現代遠程教育的主要對象是成人學員，其在檔案管理方面具有流動性、分散性、廣泛性、模糊性等特點。
二、現代遠程教育學員檔案管理存在的問題
現代遠程教育由于其興起時間較短，在學員檔案管理方面不存在不少問題。
1.檔案管理觀念落后
遠程教育管理工作者的檔案意識淡薄，對學員檔案管理工作缺乏正確的認識，導致責任心不強，給學員填寫歸檔材料時不積極主動，材料不完整、不規(guī)范等，給學員就業(yè)或晉升埋下了隱患。
2.檔案管理內容不完善
首先，在現代遠程教育下，大多數學校建立的學員檔案仍只包括報名表、審核表、入學通知、注冊表、花名冊、成績冊、學籍卡、學員證、準考證等證件和文字資料，沒有形成電子檔案。其次，能夠反映學員綜合素質的各種材料也還未進入歸檔的范圍，比如，學員在校期間，許多評先評優(yōu)材料應該進入學員檔案的沒有進入學員檔案。又如，因為就業(yè)壓力較大，某些部門為了學員能順利就業(yè)，一些處分文件就沒有進入學員檔案。由此，檔案材料無法具體地反映學員綜合素質。另外，有些學員在填寫檔案材料時不認真、不仔細，有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫，使用圓珠筆，有的項目填寫不全、不準確，有的基于連名字都寫錯或寫別名等。這些不符合要求的做法，造成了檔案材料質量不高、不規(guī)范。
3.檔案管理模式陳舊
如今，高校遠程教育學員檔案管理基本上還采用傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式。隨著遠程教育招生人數的擴大，學員檔案也隨之不斷遞增，加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點，層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成，致使信息資源得不到充分開發(fā)利用，不能為用人單位及時有效地提供所需信息。由于不實行計算機管理檔案，就不能使學員檔案材料信息化，也就沒有開發(fā)、利用可談，檔案將成為死檔。
4.檔案管理隊伍薄弱
高校檔案管理隊伍作為高校學員服務工作的重要組成部分，檔案管理隊伍的建設未得到應有的重視與加強，高等遠程教育這方面的問題更為突出。據調查，由于人力、物力所限，許多學校的辦學條件還不能盡如人意，教管人員緊缺，信息技術掌握的還不適應試點工作的要求：有的學校由教師和輔導員兼任學籍檔案管理工作，工作頭緒多，忙于應付，沒有時間也無力探討研究學籍電子檔案工作，有時甚至影響了檔案管理工作；有些即便是有專職的學員檔案管理人員，也是一個人或者兩個人，少數幾個檔案管理人員根本滿足不了高校學員人數激增的現狀；同時，即使有專職的檔案建設和管理人員，也大多是非專業(yè)的檔案管理人員，專業(yè)知識缺乏。
以上狀況與我國高校遠程教育發(fā)展和社會用人要求相脫離，建立內容豐富、具有個性的學員檔案的重要作用迫在眉睫。
轉貼于
三、加強現代遠程教育學員檔案管理的建議
1.樹立“以人為本”的檔案管理觀
以人為本的學員檔案管理，就是要從學員的特點或實際出發(fā)，從尊重學員的人格和尊嚴出發(fā)、從服務學員的成長成才的過程出發(fā)，學員檔案管理員工作的方法、手段、規(guī)章、措施，對學員講話的方式技巧等都要體現學員是主體、是與學員檔案管理員具有平等人格的服務對象，學員的學習、發(fā)展、自尊等需要應當成為學員檔案管理員工作的出發(fā)點和歸宿。以人為本就是要把學員檔案管理工作和學員就業(yè)、終極價值聯系起來，使服務育人真正成為人的教育。
2.完善學員檔案內容
從現行管理情況來看，高校遠程教育學員檔案應包學校對學員的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學員德、智、體、美、勞等方面的第一手材料，既要涵蓋學員素質的全貌，也要體現當代大學員的時代風貌。學員素質檔案內容應分為兩大類，一類是學員人事檔案，一類是素質拓展檔案。這兩項內容涉及學員在校期間各方面的記錄。
另外，在形式上，學員檔案應包括文字檔案與電子檔案。學員檔案還應該按專業(yè)、類別分層次建檔，有學科、年級等集體檔案，也有學員個人檔案。學員檔案個體化與集體化的相互轉變，使學員檔案的主體型、多邊型、多角型展現在管理者和學員的面前，為促進學習、研究教學、搞好管理提供了快速、便捷。
3.建立遠程教育學員檔案數據庫
網絡化已成為時代的主旋律，網絡技術的應用更推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案數據庫的建立是網絡時代的要求，是實現數字化檔案館一個重要步驟，也為其它門類檔案的數字化提供了一種可行的模式。建立學員檔案數據庫能提高學員檔案的管理效率、檢索速度和查準率，如果沿用傳統(tǒng)的手工目錄查詢學員的檔案已經不能適應當前形勢發(fā)展的要求。
4.提高檔案管理人員素質
檔案人員的素質包括職業(yè)道德素質與業(yè)務素質。職業(yè)道德可以概括為：履行職責、保護歷史資料、保守機密、周到服務。在業(yè)務素質方面，由于設備的現代化、檔案種類及載體的多樣化，檔案管理水平的不斷提高，學員檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還應熟悉并掌握檔案學、檔案管理學、檔案保護技術等專業(yè)知識，隨著電子文件等多種新型載體的大量出現，要掌握計算機、光盤存貯、縮微技術及網絡技術等先進的管理手段，這樣才能使學員檔案管理從經驗管理、科學管理，過渡到現代化管理。
總之，現代遠程教育以新的教育形式和特有的優(yōu)勢，向人們展示著強大的生命力和廣闊的前景，其辦學的開放性、社會性以及基層教學班的分散性和學員對象的差異性給整個檔案管理工作提出了新的要求。完善學員檔案，正確認識學員檔案工作的重要性，真正實現以人為本的管理，對于提高現代遠程教育的管理服務水平有著重要意義。
參考文獻
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Key words： engineering archive；"three rates"；measures
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）19-0033-02
0 引言
隨著技術進步和企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)工程建設項目規(guī)模愈來愈大，生產經營與工程建設項目交叉進行也愈來愈多，而在工程建設項目中，業(yè)主單位大多會將很多精力投入工程建設項目的立項、設計、招標、合同、造價、進度、質量、安全及現場施工管理等環(huán)節(jié)上，對工程項目檔案的收集、整理、歸檔等管理工作卻很容易忽視。加之參建單位和人員數量多，分布面廣，流程繁瑣，因此與普通辦公室檔案管理工作相比，工程檔案管理工作更具有挑戰(zhàn)性。面對嚴苛的工作要求，我們首先要提高思想意識，高度重視檔案管理在工程建設中的重要作用。領導要率先垂范，監(jiān)督和強化工程檔案機制建設，做到提前介入，實時跟蹤，全面搜集，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設期間抓工程，工程結束以后抓檔案”的事后控制，轉為全程動態(tài)控制，將檔案管理關口前移，使善后工作變?yōu)榍爸脳l件，確保工程項目檔案真實完整，準確無誤。為此，筆者結合多年工程檔案管理實踐經驗，就如何提升工程項目檔案歸檔率、完整率和準確率三項指標，應采取哪些有效措施提出如下觀點，供同行商榷。
1 檔案歸檔率、完整率和準確率是衡量工程項目建設檔案工作水平的標準
工程項目建設檔案是反映工程項目建設過程的重要依據，是企業(yè)檔案中最重要的部分。一套完善的工程項目建設檔案，涵蓋了從工程項目立項、可行性研究、設計勘探，到招投標、投資控制、進度計劃、安全質量、施工過程及管理以及竣工驗收等多個流程，期間每道工序所用材料、人員數量等細節(jié)全部囊括其中。那怎樣衡量工程項目建設檔案工作的水平呢？工程項目建設檔案的歸檔率，檔案的完整率和檔案案卷質量的準確率一般作為衡量檔案工作的關鍵指標，業(yè)內主要根據這三個指標來綜合評估工程項目建設檔案管理水平。
早在1996年4月，國家檔案局就頒布了《企業(yè)檔案工作目標管理辦法》。該法規(guī)給出了具體的檔案管理體系評估標準，即歸檔率和準確率必須達到100%，完整率應該達到90%。歸檔率是前提、是基礎，缺少了歸檔率，其它兩個指標就會失去依托；完整率是歸檔率的深化和細化，它直接反映出檔案資料的實用價值；準確率是“三率”的核心，沒有準確率，工程建設項目檔案就失去了其存在的意義，檔案的憑證作用不但無法保證，有時甚至會起負作用。因此，三者的關系是緊密相連，相輔相成的。
2 做好收集工作是提高工程項目建設檔案“三率”的基本保證
歸檔工作是檔案工作各個環(huán)節(jié)的首要環(huán)節(jié)，因此歸檔率在三項指標最為重要。在提高工程項目檔案歸檔率的過程中應采取以下措施：
①要按照“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴要求”的方針，保證工程項目檔案的“三率”達到100%。建立縱向到底、橫向到邊覆蓋工程建設各個方面、各個層面的工程檔案收集管理三級網絡體系。即一級管理網絡由企業(yè)檔案部門領導掛帥，專業(yè)員分系統(tǒng)進行指導監(jiān)督管理驗收工程項目檔案；二級管理網絡由項目經理部領導負責，收集職責落實到工程各專業(yè)員，項目專職檔案員負責指導并兼任工程項目檔案收發(fā)管理；三級管理網絡分別分解到設計勘探、施工單位和監(jiān)理單位，明確總工負責，各專業(yè)員配合，專職資料員負責工程項目檔案過程收集、竣工后整理和移交管理。同時，在工程項目建設初期，工程項目項目經理部成立之時，必須設置檔案資料室和配置檔案管理設施、設備，設立專職檔案人員，進一步明確檔案管理制度、歸檔標準、質量及進度要求，確保檔案管理與工程建設過程同步。
②要依據工程項目建設檔案收集涉及面廣，周期長，難度大等檔案形成的特點，區(qū)別不同情況，按照“三率”指標采取科學的檔案搜集辦法。有的檔案資料形成周期較長，需要參考投資計劃劃分時間區(qū)段進行搜集整理，也可以按照工作階段或工作內容來劃分。另外，還要核查當年年度已竣工驗收的工程項目是否全部歸檔，并在簽訂設計、施工、監(jiān)理合同時，明確工程項目檔案的版本、份數、質量及移交方式，保證所有資料全部歸檔。
③制定工程項目檔案編制規(guī)范。檔案管理部門應該密切聯系各職能部門，從監(jiān)理、造價、施工等部門選調經驗豐富的專家組建課題組，根據工程項目建設管理部門和國家、省檔案行政管理部門有關文件的規(guī)定以及“三率”指標，編制一套適合本單位的《企業(yè)檔案歸檔范圍和案卷組成標準》，為企業(yè)內部的工程檔案管理工作提供參考依據。
3 把控工程項目竣工檔案形成全過程，是提高工程建設項目檔案“三率”的根本保證
工程項目建設的原始資料和技術檔案是全面鑒定工程項目建設質量的依據，是以后工程項目維修、改擴建的重要參考資料，也有助于我們總結施工經驗，提高技術水平，積累實踐經驗。因此，工程檔案管理應貫穿于從項目規(guī)劃、施工開始到竣工驗收的全過程。為確保工程項目檔案收集、整理、歸檔工作達到收集齊全、內容真實、數據可靠，應采取如下措施：
①做好事前策劃工作。工程項目檔案的完整率是衡量每個案卷內歸檔材料是否齊全的指標，它反映的是檔案案卷內歸檔材料的完整程度，所以它是一項重要指標。檔案管理部門在收到施工圖紙后，要與工程管理部門共同根據工程的專業(yè)、規(guī)模，劃分單位工程，對每個單位工程中所包含的分部工程、分項工程、檢驗批進行了預劃分，經過監(jiān)理單位、業(yè)主單位的認可，把資料劃分為工程項目管理資料、工程項目質量保證資料、工程項目評定資料，明確工程資料收集范圍，作為資料收集整理的依據，為工程項目檔案案卷有較高的完整率打好基礎。
②參與過程監(jiān)控。為確保資料收集及時，數據真實準確，做到資料與工程同步，形成對工程實體及資料的過程檢查制度，根據工程進展情況，參加企業(yè)工程管理部門對工程項目建設階段性監(jiān)管，分別對不同階段項目的資料收集情況進行檢查評價，并將評價結果列入工程進度考核，實現工程建設過程與檔案形成積累同步，及時整改存在的問題，確保預定目標實現。
③加強對施工單位和監(jiān)理單位的業(yè)務指導。從源頭入手，督促施工單位建立完整的質量管理體系，配備專職質量及資料管理人員，有專門存放資料的場所，提出歸檔要求，定期進行培訓、檢查、督促、完善。在編制監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理細則、各項監(jiān)理管理制度（包括資料收集、驗收管理制度）以及參加由業(yè)主組織的圖紙會審、設計交底等各環(huán)節(jié)，指導監(jiān)理人員的檔案管理工作。
4 把好項目竣工檔案驗收關是提高工程項目檔案“三率”的措施保證
①按照檔案管理的要求，指導監(jiān)督監(jiān)理單位要對以下資料的同步性進行嚴格審核驗收，確保資料與實體基本一致。一是工程項目管理資料，這部分資料主要形成于施工前，主要包括施工組織設計方案、施工單位質量管理制度、體系、圖紙會審、設計交底等，對于這部分資料主要審查針對性、時效性及對施工管理的指導作用。二是工程項目保證資料，包括各種原材料、設備合格證、各類試驗檢測記錄、測量、沉降記錄、隱蔽記錄等，這些資料與工程強制性條文都具有對應性，是確保結構主體安全及設備穩(wěn)定運行的過程管理資料，也是資料審核驗收的重點。三是工程項目質量評定資料，依據單位、分部、分項、檢驗批的劃分，重點檢查這部分資料數據的真實性，各級質量管理人員及項目負責人驗收記錄的合規(guī)性，與工程項目評定資料的對應性。四是加強設備隨機資料的接收，根據設備合同中的設備清單，提前設定設備隨機資料接收目錄，實行有依據接收。
②案卷質量的合格率也是工程項目歸檔工作不可忽視的指標。按照“工程完工一個，驗收一個”的原則，要求工程管理部門組織由檔案管理部人員參加的交工驗收協調會，提出工程項目檔案驗收要求和存在問題。并以國家標準為依據，按照國家對科技檔案工作的要求，以《科學技術檔案卷軸構成一般要求》為標準，制定工程項目檔案案卷的整理規(guī)范。同時開辦檔案整理培訓班，將工程項目檔案的整理規(guī)范，向工程技術人員及各部門的兼職檔案員做出明確的解釋，必要時檔案工作人員還要上門指導、實際操作。
③做好竣工驗收階段工程項目檔案的整理編目、組卷等工作。在竣工驗收階段按照檔案管理的要求，對形成的資料由項目經理部按照單位工程進行整理、編目、組卷，經監(jiān)理單位、工程管理部門、工程質量監(jiān)督部門的審核，將合格的檔案資料移交業(yè)主單位和檔案管理部門。
5 實例分析
太鋼檔案部門在新建150萬噸不銹鋼工程中實踐了以上做法，為保證此工程榮獲國家優(yōu)質工程金獎（山西省首項金獎項目）創(chuàng)造了條件。此工程估算總投資165.78億元，建設工期30.5個月，參加工程建設的中外單位共計88個（設備廠家52個，施工單位36個）。檔案部門與太鋼提出的將150萬噸不銹鋼工程建成世界上“無與倫比的精品工程”相匹配，推行檔案人員“首問負責制”，承擔工程建設項目檔案資料管理包括項目資料的收發(fā)、查閱、保管，成為工程建設項目成員，參加設備開箱，隨時參加工程例會給予業(yè)務指導和定期檢查評價、監(jiān)督驗收，不僅使工程項目檔案管理前移，而且直接參與整個施工全過程，實行預立卷制度，統(tǒng)一存放于工地檔案室，以保證工程完工后，檔案的完整與安全。還對未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的建設單位考核工程質量保證金。由于在工程建設過程中檔案工作實現了事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程控制的管理，以“四個同步”為主線貫穿整個工程施工過程，保證了工程項目檔案齊全、完整、準確“三率”達標。
關鍵詞:高校;基建檔案；檔案管理;實踐探索
基建檔案工作是學校建設管理中的一項重要內容，使其充分發(fā)揮應有的作用，認真做好基建檔案工作，是基建檔案工作人員義不容辭的職責。隨著辦公自動化的普及，檔案管理工作也越來越多的運用信息技術,網絡技術進行現代化管理，已經從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過渡到信息管理，這從根本上使檔案管理工作跨上了一個新臺階，確實有效地減少了工作中的重復勞動，節(jié)省了大量時間和人力、物力，大大提高了工作效率。
檔案管理部門應積極與基建部門聯系，對基建部門檔案工作人員提出詳細周全的歸檔范圍，特別是針對立項材料，報批材料,工程圖紙，設計變更等一些重要的文件要盡可能地全面，以便于檔案部門的對兼職檔案員進行檢查。
建設工程檔案的特點：
首先是真實性，工程檔案的產生與工程的施工是同步進行的，是按照圖紙及洽商一步步施工的，因此工程檔案應與工程實體完全一一對應，是工程的原始記錄，從工程圖紙及相關資料能夠完全還原出當時的施工狀況及隱蔽了得相關項目。
其次工程檔案具有成套性的特點，基建檔案從工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用是一個完整的過程，在這個過程中，形成了大量的、有機存在相互聯系的文字資料、圖紙、聲像資料，這些資料集合起來才能反映出工程的全貌，因此工程檔案具有成套性的特征，在檔案的收集過程中，一定要收集完整，全面的反映出工程的狀況。
基建檔案具有技術含量高、難度大的特性，有些大的工程，結構復雜，施工難度大，環(huán)節(jié)眾多，各個專業(yè)交叉作業(yè)等原因造成了基建檔案的復雜性。
基建檔案收集具有周期長、參與單位眾多的特點,一個完整的工程項目本身就是一個系統(tǒng)工程，要經過多個階段的實施；另外，涉及多個部門的管轄,上級主管部門,市建委,規(guī)劃局,要以及監(jiān)理單位、施工單位及各個分包單位，及相關的溝通協作。
基于這些特點，因此對基建檔案的管理要做到：在城建檔案管理部門、基建項目主管部門指導下,基建單位實行事前介入、事中控制、事后驗收檢查的全過程掌控的管理模式。
首先要事前有指導，在建設工程檔案立卷之前，要對建設工程部門的兼職檔案員進行輔導和培訓，學習相關的法律法規(guī)，對基本建設歸檔的范圍，以及本年有哪些建設工程項目材料需要歸檔了如指掌。對參與建設的各方以及所產生的檔案,兼職檔案員應該作到心中有數；
事中控制就是要在施工過程中,對所產生的檔案材料的及時收集,作好預立卷工作,使歸檔工作與工程施工同步進行。施工過程產生、形成的工程檔案材料是建設工程檔案的重要組成部分，這些材料直接記述和反映工程建設的內在結構和質量,在施工的過程中,總是會有一些進一步完善的地方,總會有設計變更,或著是施工洽商,那么對設計變更和施工洽商的收集就是非常重要的,否則無法保證該階段工程檔案與所記錄的對象保持一致,要做到這一點，在具體管理工作中應堅持三同步。 首先，從工程可性行研究開始就要全程參與，工程建設一開始就與收集檔案工作同步進行。其次,要堅持項目歸檔材料的收集、積累與結算施工進度款同步。工程竣工驗收要與竣工資料驗收同步。堅持施工現場預立卷，
事后驗收檢查
事后檢查驗收是對整個工程完工時進行的一次全面的檢查，城建檔案館,建設單位,施工單位,設計單位的歸檔范圍各不相同,以建設單位對歸檔的要求最高,內容最多。檔案驗收應重點檢查:工程前期各種批復文件、上級主管部門對項目立項的批復，規(guī)劃部門的的批復文件，消防部門、防疫部門、環(huán)衛(wèi)部門的審批意見，土地征用，拆遷補償協議，校園土地規(guī)劃紅線等前期工作的重要文件；基建單位與各方簽署協議，合同，招投標文件；及設計變更洽商、監(jiān)理驗收文件、施工技術文件、各種隱蔽工程記錄、和各項專業(yè)驗收文件、質量檢驗評定、事故處理記錄、竣工圖編制，竣工驗收備案表，及最后委托保修協議。另外，對照片和圖紙電子版的收集也是非常重要的，盡可能的做到紙制檔案與電子版檔案同步歸檔。檢查檔案內容是否齊全、手續(xù)是否完備、質量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應極力維護和確保建設工程檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全，認真地進行檢查。
基建工程檔案管理的有效措施，首先要在思想上重視檔案管理工作, 更新觀念，在施工過程中,不僅要保證施工質量,也要對工程檔案足夠重視,工程檔案管理的好壞,直接反映出工程管理者的水平;另一方面要制定符合高校特點的基建檔案管理制度和保障措施，保障管理制度的落實，使歸檔工作有章可循,充分發(fā)揮檔案其應有的作用；
1完善檔案管理制度，建立同步管理機制
當前，許多工程建設的單位檔案意識薄弱，對工程建設檔案工作缺乏應有的重視，存在“重建設、輕檔案”的思想，沒有認識到工程檔案是項目建設和管理的重要依據，缺乏歷史責任感。尤其在工程項目的勘探、審批、立項前期工作中，檔案管理人員沒有介入前，在工程準備過程中形成的文件材料又比較分散，有的在學校文書處理部門，有的在規(guī)劃部門，還有的在工程項目管理部門。這些分散的資料如果不及時收集，隨著時間的推移，會加大這部分文件資料的收集難度，甚至丟失。
為確保基建工程檔案及時、準確、完整，必須建立事前介入控制，事中監(jiān)督檢查，事后嚴格把關的全程動態(tài)管理機制。工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。因此，主管項目的領導要高度重視，建立工程建設與檔案管理的長效機制。特別是在施工階段，由于施工任務重，參建單位往往比較重視工程建設的進度、質量、資金等問題，而忽視了檔案工作，等到工程要竣工驗收時，才投入大量的人力、物力，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收。致使工程檔案的成套性、準確性、真實性得不到保障，從而影響工程檔案的利用。只有將工程檔案管理用法律文書的形式規(guī)定下來，作為硬任務列入工程條款中，引起參建單位的足夠重視，才能保證檔案資料的完整性、準確性和及時性。
2提高檔案人員的業(yè)務素質，加強崗位培訓
一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管領導的重視程度、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。建設單位自立項建設開始，就應組織其學習、強化崗前培訓，貫徹國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規(guī)及辦法。促使施工單位增強建檔、歸檔意識，掌握工程檔案資料歸檔整理標準、收集范圍、歸檔要求等。檔案人員只有不斷調整知識結構，掌握基本的識圖和基建工程業(yè)務流程，歸檔范圍、分類原則等，才能做到統(tǒng)一要求、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一格式。
3嚴把審核關，確保檔案移交的完整、準確
由于基建檔案具有成套性、專業(yè)性、形成周期長、涉及部門多等特點，使基建檔案的收集工作具有相當難度。另外基建檔案相對而言除了我們所觀察到的地面以上的建筑物以外，還包括隱蔽工程、地下管網等，這些工程多隱藏于地下或墻體內，具有不可見性，這種不可見性往往導致相關檔案收集時的疏漏或缺失。在建設工程文件歸檔前，工程技術人員與檔案人員應嚴格把關，認真審核，把不合要求的文件拒之門外。
1)文件是否是原件:歸檔中不能使用復印件，只有原件才具有法律效力，才能作為維權的憑證和依據。
2)文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備，文件的內容是否填寫完整，有的材料和圖紙不注明日期，有的有日期卻無原始簽名和印章，讓人難以分辨真?zhèn)巍?/p>
3)隱蔽工程驗收記錄是否準確、整理是否規(guī)范。由于是地下工程，如沒有完整詳細的記錄，會給日后線路的維修、改造帶來很多的麻煩。
4)文件中數據是否存在涂改現象，這些都不利于基建檔案的保存和利用。
5)竣工圖編制是否規(guī)范，有些單位用施工圖代替竣工圖，圖中也無任何標識說明該圖有無變動情況。圖實不符，竣工圖也就失去了應有的價值。
