時間：2023-07-18 09:35:22
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇人事檔案日常管理工作，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關鍵詞：人事檔案；問題；措施
Abstract: the personnel file is an important carrier of information talents reflect, enterprise or business the unit selects talented person plays an important role. The development of human resources and personnel files to the inseparable relations, is the human resources development of the most important aspects. In this paper, the enterprise personnel file management discusses the existing problems, and puts forward the corresponding measures.
Keywords: personnel file; Problem; measures
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A文章編號：
科學技術是第一生產力，是企業長期發展的重要因素，而人才是企業發展的核心力量。人事檔案管理作為企業日常管理中的一部分，直接影響著人力資源的可持續發展，研究人事檔案工作有著重要的意義。
人事檔案是人事工作的重要組成部分，是歷史全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息的載體，合理使用人事檔案信息，有利于管理者安排各類人才在合適的工作崗位上充分發揮工作積極性、主動性和創造性，是知人用人的重要依據，也是企業改革改制、生產經營、科研開發、人力資源戰略開發等方面的重要依據和信息庫。
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護企業人力資源管理，促進人力資源可持續發展的重要保障。然而，當前很多企業的人事檔案管理出現了諸多問題，阻礙了人力資源健康、持續的發展。現狀主要表現在：
1.審核把關不嚴。社會經濟的繁榮使得市場上的人才流動量增大，很多用人單位在招聘員工時并未打算長期聘用，只是為了緩解一時之急。造成了用人單位對于人事檔案的審核工作不嚴，少數企業則直接跳過檔案審核，對于檔案資料也是抱著可有可無的態度。
2.材料不實或信息不準。人事部門未按規定對材料進行認真鑒別,從而給“造假”行為提供機會，很多求職者為了謀求工作機會，而在自己的檔案上填寫不真實的信息，這對于企業在今后的人力資源管理上將帶來很大的實際問題。
3.管理者素質不高。現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應企業人事檔案工作的需要。
4.檔案收集不當。管理意識的薄弱使得大多數企業招工時對于求職者的檔案資料沒有認真審閱，大量的檔案沒有完全收集到企業的人力資源部門進行保管。而在考察職員工作業績、能力時，管理者也未能完善人才建檔工作，使得檔案收集不當，“拋檔、棄檔”問題嚴重。
5.人事檔案管理手段滯后和基礎設施差，保管條件落后，管理水平較低。現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發。目前，很多部門的人事檔案管理還是以傳統的手工操作為主，設備簡陋，技術落后，耗費大量的時間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實用。
6.人事檔案信息資源的開發利用不充分。保存檔案的最終目的是為了“用”，而在現實中，由于人事檔案強調保密性，檔案的利用范圍小，利用率低。
目前部分企業單位人事檔案的現代化管理水平不高，制約著檔案作用的充分發揮，已不適應新形勢下企業人事檔案管理工作的要求，這就亟需當前企業人事管理部門在檔案管理工作上改進和創新。
1.加強領導，健全制度
加強對人事檔案管理，要切實從思想意識上提高對人事檔案重要性的理解。結合實際情況，在檔案管理部門的指導下，制定一套管理辦法，如檔案的接收、轉遞、查閱、保管、建立人才庫制度。針對檔案管理人員的聘用，企業應當通過競爭選拔的方式擇優錄用，通過競爭環節讓管理者上崗就業。
2. 狠抓培訓，提高素質
對于檔案管理工作者而言，提高自身內在知識水平，積累豐富的管理經驗是保證工作順利開展的前提。這就要求人事檔案管理人員積極提升自己的專業知識，實現知識創新，盡可能使檔案管理人員專業化。同時，采取“請進來，走出去”的辦法加大對管檔人員進行政治和業務培訓，用新的理論知識武裝頭腦，開闊眼界，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，并要穩定檔案專業隊伍，加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、嚴謹認真，要有能吃苦、耐勞，甘于奉獻的精神。
3.注重收集，規范管理
在整理人事檔案時，要注重收集檔案材料，拾遺補缺，發現缺少的材料要及時向交接單位索要或詢問本人，如有丟失應主動與單位聯系，及時補齊。人事檔案內容復雜，案卷內常有材料的收入取出，如工資調整、年度考核、調配錄用、職稱晉升材料等不得拖延，要及時傳遞歸檔，保證歸檔材料完整齊全，維護人事檔案的安全，定期總結經驗，研究解決檔案接收過程中存在的問題。另外，干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，都必須認真貫徹執行有關的法律、法規和黨的組織干部人事等工作的政策、規定。
4. 創新手段，大力拓展信息服務功能
一、采用信息化管理，促進人事檔案發展
醫院主要是為大眾提供安全、優質的醫療服務，對如何提高醫療質量，促進醫藥業務的發展成為管理人員關注的重點，而忽視了其他方面的工作，特別是醫院的行政后勤等方面的工作。因此，導致了各個科室對個人檔案意識不重視，對歸檔和檔案利用的意識都不強烈，缺乏這方面的動態信息，導致醫院人事檔案不能全面反應工作人員的真實工作情況。由于在管理上沒有對人事檔案進行足夠的重視，因此，帶來的直接后果就是對此工作投入大大減少，基礎設施陳舊落后，主要的收集，整理歸類等工作都沒有做到真正的無紙化、網絡化、電子化，因此造成了檢索困難、校對費時費力、保管困難等情況。各個醫院應根據自身醫院的實際情況選擇一個適合的人事檔案管理制度。因為人事檔案在不同的渠道、部門和時間移送給檔案管理部門，由于差異性導致移送材料的不規范。另外，隨著人事制度的不斷發展，人員的流動，導致醫院人事檔案都變得相當簡化。要想提高人們對醫院人事檔案管理工作重要性的認識，需要在日常管理工作中將人事檔案管理工作納入到平日的決策議事日程中來，另外可以安排一個專門負責監督單位人事檔案管理工作的團隊，進一步明確各級單位領導對人事檔案管理工作的責任。單位對人事檔案工作制定出每年相應的財政預算，利用制度化的預算體系建立人事檔案管理工作的配套設備，設置專門的檔案室和檔案柜，在檔案保管中保護措施上應多下功夫，最好是將原件進行掃描，以便更好的保護原始檔案，避免原始檔案在不可抗力的因素下丟失或受損。強化人事檔案信息化管理和現代化的建設，主要是提高人事檔案的管理效率，利用現代化的信息技術，通過一系列的技術處理，將檔案轉化為數據資料，讓紙質和電子版的并存，使得人事檔案管理效率不斷向新臺階邁進。建立完善的人事檔案管理制度可以使得人事檔案管理更加的規范化、程序化和專業化。從檔案的收集、整理、歸檔到移交檔案室管理以及對檔案的日常保養工作等一系列業務流程都要制定出嚴格的制度，檔案管理的每一步都要嚴格依照制度執行，如對于檔案的借閱查閱要嚴格執行檔案登記制度，以防止檔案泄密和篡改。對檔案管理執行過程中出現的問題，要嚴格按照所定制度追究其相應的責任。
二、總結
通過對醫院人事檔案管理應用價值的分析，就目前我國人事檔案管理所存在的問題發現，無論是醫院或是個人的角度，做好人事檔案管理的工作具有重要的現實意義，最重要是在只有依據人事檔案中的信息，才能有助于醫院做好人才選拔的工作。另外，人事檔案管理，不僅僅人事檔案的保管，還包括人事檔案的填寫和完善。對于個人來講，人生豐富的經歷濃縮在人事檔案中也許只有幾頁紙的內容，所以，我們必須要加強人事檔案管理工作，奔著對個人負責的態度，嚴肅工作紀律，客觀全面的管理人事檔案。
作者：田麗杰單位：山東省煙臺市煙臺山醫院
行政事業單位在我國社會中發揮重要影響，其屬于智力密集類型企業單位，企業工作人員是企業作為寶貴財富和資源，在企業發展中發揮重要影響。在設疑發展情況下，企業需要做好人力資源管理工作，把工作人員檔案歸納處理，降低人力資源管理工作壓力和難度，提高事檔案資源管理工作效率，保證人事檔案管理質量。
1、弊端闡述
行政事業單位在發展中，人事檔案管理工作意義重大。其對企業的發展，對企業日常管理工作，和團隊建設等等工作影響大，可以為行政事業單位日常管理工作和團隊建設提供理論依據，實現資源合理應用目標，行政事業單位可以依據人事檔案對工作人員升值，開展工作調整、對工作人員工作考核和績效考核等等工作影響較大。但是當下我國企業在人事檔案管理工作中存在自身弊端，特別是當下行政單位中，人事檔案管理難度較大，阻礙企業發展，需要加以完善和及時處理。下文將詳細對人事檔案管理弊端進行分析和研究。
1.1人事檔案管理意識弊端
人事檔案管理管理意識低、觀念關注度不高，是影響人事檔案管理有序開展主要問題之一。行政事業單位管理人員發展中，較為關注行政事業單位自身經濟發展，認為人事檔案管理不重要，沒有實際價值，對政事業單位長遠發展沒有實際意義。政事業單位主要管理負責人員存在這一思維誤區，導致下級管理工作人員對人事檔案認知度不高，行為散漫，人事檔案管理財務支出較少，人力資源和財力無法保證，降低管理效率。其次，由于管理意識薄弱，行政事業單位沒有建立合理化管理目標和管理關注方案，管理工作人員在關注期間，沒有標準依據，關注效率低下，沒有方向[1]。
1.2信息化技術弊端
現階段行政事業單位信息技術技術水平低下，由于政事業單位主要負債人員和管理人員對政事業單位忽視，沒有引進先進科學技術開展管理關注，導致在實際管理環節，依據人力資源手工開展管理關注，降低工作人員關注積極性，影響管理關注有序開展。其次，工作人員自身關注能力低下，人事檔案管理團隊構建缺失凝聚力，由于個人工作能力低下，影響整個團隊工作能力，一些工作人員在關注中，沒有結合人事檔案特點，開展管理關注，缺失管理科學性和規范性[2]。
2、政事業單位人事檔案管理工作有序開展
2.1提高對人事檔案管理關注重視度
行政事業單位需要樹立全新發展目標，結合市場經濟發展特點，建立全面人事檔案管理方案和目標，提高對人事檔案管理關注重視度和關注度，在單位內部和管理部門宣傳，增加工作人員認知度，讓關注人員了解自身想法，利于工作人員全面貫徹檔案管理關注要求，有方向開展管理關注。其次，行政事業單位也需要給予人事管理這工作人力支持和物力支持，優化制度弊端，構建一個一體化制度體系，為工作人員實際管理工作提供理論依據和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標準化方向發展[3]。
2.2提高信息化應用水平
信息技術是當下社會不同企業人力資源和人事檔案管理的主要方法，行政事業單位也要提高對信息技術關注，利用信息化技術開展人事檔案管理工作，提高 人事檔案管理工作有序開展。詳細來說，其主要包括兩個不同方面信息化建設，其一：做好信息化硬件建設工作。行政事業單位需要增加財務支出力度，大力采購 信息裝置和設備，引進先進技術和設備，為工作人員營造良好工作條件。例如：行政事業單位可以購買掃描設備、電腦設備等等。把傳統紙文本形式運作為電子文檔形式，實現數字化建設目標，其二：行政事業單位完善軟件系統建設，構建人事檔案管理體系，保證體系建設合理性[4]。
2.3完善團隊建設，提高工作人員工作能力
人事檔案管理工作人員是主要工作人員，和檔案管理質量和效果具有較大影響。為了實現行政事業單位人事檔案管理目標，首先要完善團隊建設，構建一個高效率、高凝聚力、高素養人事檔案管理團隊。樹立科學合理人事檔案管理團隊建設目標，建立培訓和教育目標，對工作人員及時培訓和教育，分析培訓需求，分析工作人員工作水平和能力，合理配置工作人員，保證每個工作人員可以在滿足自身需求，可以充分發揮自身能力崗位中，完善工作人員工作弊端。其次。為了做好人力資源布置工作，行政事業單位在工作人員開展工作時，對工作人員工作行為監督管理，發現工作人員存在行為弊端，及時指導和教育。為了提高工作人員工作積極性，行政事業單位可以建立獎懲制度，對工作積極性高，表現好工作人員獎勵，在行政事業單位內部培養骨干，為工作人員提高全新發展機遇[5]。
1 人事檔案管理的作用
1.1 為選用干部人才提供參考 人事檔案管理是企業人事管理活動的重要內容和對象，其較為全面的記錄了每個企業干部員工的工作和學習經歷、政治思想、工作能力和業績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態性、機密性、真實性、系統性等特征的文件材料，具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是企業考察任用干部時重要的參考資料，對企業干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與企業的發展有著密切的關系。
1.2 為規劃人力資源戰略提供支持 企業制定科學的人力資源整合規劃，是企業可持續發展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內容是真實反映企業全體人員的全方位信息，包括以往與現階段。人事檔案科學化的管理，能夠為企業科學合理的預測人才的需求數量級類型，為人力資源戰略規劃提供支持，促進人力資源開發。
2 當前人事檔案管理存在的問題分析
2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業領導不夠重視人事檔案管理。目前部分企業領導忽視檔案管理，認為檔案管理是企業內部的小工作，對企業的經營發展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎設施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責任意識差。由于上級領導的不重視直接導致了檔案管理部門對自身所肩負的責任認識不夠明確，使工作觀念產生了偏離，不認真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業沒有專業的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權威性。
2.2 缺乏專業的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復雜、繁瑣以及連續性較強的工作，否則就會對檔案管理的質量和管理水平的提高產生影響。有的企業分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔負多方面的工作，例如企業文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。
2.3 人事檔案管理的科學信息化水平低 人事檔案管理工作內容多、要求高、任務重，僅就檔案信息管理信息化建設而言，諸如標引著錄、數據錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發揮其應有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數據化以及科學化的廣泛應用，部分企業的人事檔案管理在計算機系統的應用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調閱則進行手工操作，導致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。
3 改革人事檔案管理的建議
3.1 強化人事檔案管理意識 企業領導要充分認識到人事檔案管理的意義，其是企業的一項隱形財富。各企業在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩定，提高管理人員的責任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業務培訓、政治教育、專業知識與技能的學習以及完善定期交流與培訓進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質和業務水平。人事檔案管理工作的領導責任要明確，在管理工作過程中，做好監督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業務指導，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責令迅速整改到位。
3.2 規范、完善制度和程序 要進一步系統檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規范地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據材料的內容、時間以及屬性等條目，優化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據企業人員的流動實況制定相關的每周、每月或者季度更新方案。
3.3 信息化管理 時代科學技術的發展要求企業人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現代化的技術以及結合企業的實況改變管理方法，來提高人事檔案管理的科學化水平和工作效率，以促進企業的發展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數據系統，例如運用人事檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實性、時效性。此外應積極利用現代化的設備，如計算機、掃描儀等，實現紙質檔案向數據檔案的轉變，推動以及加快人事檔案管理信息化的建設，使企業人力資源得到合理、靈活的開發與利用，從而促進企業更好的生產經營以及服務社會。
【關鍵詞】醫院管理；人事檔案；保護；整理
1.前言
對于現代醫院來講，人才的重要性已經開始凸顯出來[1]。在這樣的情況下，作為人事調動的重要依據，人事檔案對醫院的長遠發展也有著重要影響。因此，做好人事檔案的保護與整理工作，是現代醫院管理工作的基本要求。鑒于目前的管理工作中存在諸多不足，人事檔案保護與整理工作的方法還需要進一步的調整。
2.醫院人事檔案保護
2.1必要性分析
對于醫院來講，人事檔案的作用主要體現在參考上，因此，其在醫院管理中充當著參考資料及憑證的角色，是人事調動工作正常進行的保障。具體來講，人事檔案中不僅記錄醫院人員的基本情況[2]，還能夠反映其工作能力，甚至是價值取向，而這些正是醫院人事管理中最重要的參考。因此要想保證人事調動的合理性與科學性，就必須重視保管好檔案，確保其參考價值。
2.2策略建議
鑒于醫院人事檔案的重要性，在具體工作中，就必須重視搜集、保管好檔案資料。對此，本文認為可行的改進措施主要包括下述兩項：
2.2.1及時更新資料。
定期收集是一種比較高效且實用的檔案收集方法。資料搜集看似簡單，但實際上也需要注意一些問題[3]。醫務人員的能力與行為均具有動態性特征，始終處于變化之中，因此，要想保證現有資料與實際情況相符，資料搜集的及時性就顯得格外重要。因此，在檔案管理中，有必要及時更新現有資料，并將缺失、不完善之處補充齊全。
2.2.2規范相關操作。
在日常管理中，因醫院各項工作的需要，經常會對檔案進行查、借等。為避免檔案遺失、缺損，醫院必須對以檔案資料為對象的相關操作進行規范，對于部分沒有必要或者不符合規定的查閱行為應予以禁止。另外，為方便管理與查閱，醫院應堅持檔案保管與人員調動同步的原則，確保檔隨人走。對于離職或者調動的人員，對其的檔案應進行及時的調整，以提高檔案資料的有效性，保證其參考價值。
3.實例分析醫院人事檔案整理
3.1案例分析醫院人事檔案管理中存在的問題
盡管現代醫院的檔案管理效率已經有明顯提高，但是，依舊有部分醫院的檔案管理模式滯后，與現實要求相去甚遠。對于此種情況，醫院必須充分重視檔案的參照作用，在明確現存問題的基礎上，對管理方法進行創新。我國不少醫院的人事檔案整理中均存在下述問題：對于人事檔案整理的重要性認識不足，在思想上不重視，日常管理中要求不嚴；沒有充分應用先進技術，使得整理效率低下；工作人員工作態度消極，不具備與當今要求相符的管理能力。以某三甲醫院為例，在2010年之前，其人事檔案管理工作中存在很多不規范之處。究其原因，除醫院本身不夠重視之外，管理方式陳舊也是造成效率低下的原因之一。該醫院的人事檔案管理中采取的是人工模式，基本工作均由人力完成。此種工作模式下，檔案存在錯誤的幾率較高，同時，資料也相對比較陳舊，很難及時的更新。再加上數字處理以及縮微拍攝等手段很少被使用，該醫院的檔案管理效率長期處于偏低水平。
3.2改進對策及實施效果
檔案整理工作改進對策主要從其基本環節，比如，搜集來的資料應對其真偽進行鑒別，以保證檔案的可信度與有效性；在紙質檔案加工過程中，應注意事先將上面的書釘等金屬物取下來，以提高整理效率；在檔案歸類環節，應進行鑒定，明確檔案間的關聯，并以此為據，合理排列檔案資料；在人事檔案整理過程中，編目是最關鍵的環節，具體操作中，應盡量保證目錄細致、規范、準確，以保證查閱的便利性；在裝訂環節中，需要先將資料整齊，打洞過程中應注意控制好孔洞與邊緣的間距；在最后的驗收環節中，需要注意對分類情況進行驗收，以明確排序是否正確、目錄是否與現實相符。針對案例醫院人事檔案管理現狀，該醫院自2012年初開始對人事檔案管理模式進行正式調整，相繼實施下述措施：醫院重點強調人事檔案的重要性以及對醫院的貢獻，并在規章制度上對檔案管理工作進行支持；由院長帶頭，成立專項小組，主管檔案相關工作；對于工作人員進行月度考核，并輔以獎懲措施注重新技術的引進與推廣，積極加大計算機和相應管理軟件的應用力度，推進信息化；在制度方面，醫院確認檔案在人事管理中所發揮的重要作用，并撥出專項資金用以聘請專家指導自身的檔案管理工作。通過這些措施，該醫院目前的檔案管理工作已經進入正軌，不僅檔案查閱更加方便，其參考價值也得以更充分的發揮出來。
結語
人事檔案在醫院的人事管理中充當著十分重要的角色，是醫院進行人事調動及任免的依據。所以，為保證醫院充分發揮人才的作用，就必須保證檔案資料的可信度及有效性。而要想做到這一點，就必須重視檔案的保護及整理工作。
參考文獻：
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[2]子雪妃.醫院人事檔案管理存在的問題及解決辦法[J].中國科技縱橫,2015,(21):204-204.
關鍵詞：人事檔案;信息化管理;要求;探索
在高校的整體管理環節中，人事檔案管理工作是非常重要的一項工作，它負責整個高校教職員工的晉升、晉級、職稱評定與考核評定的檔案管理;這些繁雜的甄別、整理工作目前仍然由人工進行操作。隨著高校的快速發展及規模的擴大，高校人事檔案管理的工作量也大大加重;隨著計算機應用的發展，高校人事檔案管理工作者迫切希望能夠將大部分煩瑣的工作交給計算機去處理，實現信息化，以減輕人工操作的壓力并提高工作效率 。高校人事檔案管理的主要任務是為實現高校的整體戰略目標提供合適可用的人才，為學院的發展選拔賢能創造一個良好的工作環境，使教職員工人盡其才、用其所長;也使教職員工無后顧之憂，充分發揮自己的潛能，提高工作激情，積極地、創造性地開展工作。
一、高校人事檔案信息化管理的含義
高校人事檔案的信息化管理就是在人事檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務。人事檔案信息化建設的目標是通過對人事檔案信息化建設所需的計算機、網絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，達到人事檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，實現人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享，促進人事檔案管理事業持續健康快速發展。
信息社會人才流動越來越頻繁，人事檔案管理工作也變得越來越復雜，因此，人事檔案信息資源管理就更顯得尤為重要。如果能夠實現人事檔案管理的信息化，無疑將會給高校檔案管理部門帶來很大的便利。這就需要把教職員工的人事信息實行統一、集中、規范的收集管理，建立分類編號管理、電腦存儲查詢等現代化、專業化的管理系統。高校人事信息管理為高校人事檔案管理和個人提供信息輸入、信息修改、信息查詢、工資調整、依據信息出具個人的基本檔案等服務;為學院和個人提供檔案信息的收集、整理、保管服務。
二、高校人事檔案信息化管理的基礎及要求
高校人事檔案源于高校一切人事管理活動。追溯自有官吏選拔制度實施開始，人事檔案就已經同步開始發展，經過日積月累，其數量和種類逐步擴展，同時，高校人事檔案也在參照公務員檔案管理的基礎上，在領導的重視下，高校人事檔案管理也得到了較快的發展。
針對目前高校人事檔案數量大、內容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠等一系列新情況新問題，進一步加速高校人事檔案管理工作向信息化、數字化方向轉變，利用計算機網絡存儲容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點，實現高校人事檔案管理工作的新跨越，是當前信息化社會的必然選擇。
1.人事檔案管理信息化
目前，伴隨著計算機以及網絡技術的迅猛發展，過去傳統的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，加速高校人事檔案管理信息化進程已經成為共識。在高校人事檔案信息化管理中正確輸入教職員工人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分;將原有的紙質型檔案實現電子型檔案的轉化，把人事檔案更多相關信息輸入到計算機中，依托電子手段構建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數據庫，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的相互協同配合，從而解決當前人事檔案中存在的現實難題。
2.人事檔案管理信息網絡化
整合人才信息資源是人事檔案社會化管理的目標之一，人事檔案信息化整合的手段在于依托系統軟件支持，快捷方便地實現查詢、篩選和統計功能，以達到共享整合信息資源的目的。
人事檔案網絡化是指人事檔案電子化的基礎上，在遵循檔案保密規定的前提下，更好地利用網絡的優勢，全面實施人事檔案信息資源的異地共享。要有側重地加強專業人員的培訓，使其成為既精通檔案業務，又能熟練運用相應軟件的優秀人才，進一步樹立創新觀念，不斷開拓創新，加速數字檔案的建立進程，加強技術處理，確保檔案保密，依托現代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。
三、加強高校人事檔案信息化管理的對策
高校人事檔案信息化管理是組織系統信息化工作的重要組成部分，應按照統籌規劃、資源共享、安全高效、分步實施、重點突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統，更好地為高校人事檔案管理工作服務。
1.完善平臺，實現資源共享
應將高校人事檔案信息管理與干部選拔任用工作緊密結合，充分發揮現代信息技術在人事檔案管理方面的優勢。加強網絡建設，充分發揮網絡優勢，構建信息平臺。以信息中心為樞紐，實現網絡化管理;對領導和相關處室進行授權開放、資源共享，實現信息服務的良性循環。充分利用現有資源推進人事管理信息化、網絡化的進程。注重完善硬件設施，在信息收集和利用等方面加大投入，將信息技術應用到干部選拔任用管理的全過程，以人事檔案信息化促進干部工作的民主化、科學化和規范化。
2.安全固本，加強人事檔案信息化建設
高校人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，做到檔案內部局域網不連外網，以保證安全;要制定信息錄入、信息維護、設備管理、網絡維護等系列管理辦法和規定，確保系統的安全性、可靠性和可控性，以科學、規范、嚴密的制度來保證系統的可靠運行。
3.注重系統維護與管理，提升價值。
[關鍵詞] 新時期； 學生； 檔案管理； 管理機制； 創新
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 075
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）01- 0133- 01
隨著經濟的發展和社會的進步，新時期學生檔案管理工作面臨著新的挑戰。在新時期學生檔案管理工作中，為了不斷適應時代的變化，要改變過去的管理機制，堅持管理創新，提高學生檔案管理工作的效率。
1 堅持在信息管理上創新
目前，部分單位的學生檔案管理基本上還處于手工操作階段，一些現代化的管理方法和手段沒有很好地得到運用。傳統的手工管理方法使工作人員勞動強度大，工作效率低，沒有足夠的時間和精力開發案卷內在的信息價值，人事檔案動態管理效果甚微。因此，要從信息資源的角度看待學生人事檔案，用信息管理的方法創新學生檔案工作，加強對檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現學生檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務的轉變，進一步提高學生檔案工作的現代化水平。
1.1 加大硬件投入力度
改善檔案工作的環境和基礎設施是提高工作質量的基本保證。《學生檔案工作條例》對學生檔案的保管提出了明確要求，對庫房面積、設施及所需器材作了具體規定，這是保證檔案安全和科學管理的必備條件。要創造條件，實行檔案庫房、閱檔室和檔案工作人員辦公室“三室”分開。要配備必要設施，達到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光）要求，特別是要在檔案室配備空調、去濕機使庫房內保持符合要求的溫度和濕度。要配置統一的現代硬件設備，比如計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀、碎紙機等設備，只有硬件到位了，才能運用計算機進行學生檔案日常管理，使硬件建設躍上新的臺階。
1.2 探索建立軟件管理系統
逐步探索建立學生人事檔案數據庫系統，充分發揮信息管理更易保存、查詢、修改的優勢。建立學生人事檔案管理系統，通過現代硬件設備進行相應的技術處理，把考察材料、任職文件、照片等轉化成電子文件，上傳至學生人事檔案數據庫系統，實現人事檔案紙質與數據格式并存，減少紙質案卷因長期使用而損壞所造成的影響；建立學生信息管理系統，將學生人事檔案的一些基本信息通過專門的學生人事信息軟件輸入，制作形成電子檔案，以便于人事信息的查閱流轉；建立學生人事檔案檢索庫和學生人事檔案目錄庫，將管理范圍內的學生檔案號和檔案目錄全部錄入庫內，有效地提高查（借）閱學生檔案的工作效率；建立學生人事檔案網絡化管理體系，實施學生人事檔案的分級管理；逐層逐級建立學生人事檔案局域網，實行學生檔案的網絡化管理，進一步提高學生檔案工作效率和服務質量。
1.3 擴大信息采集范圍
目前，學生檔案信息采集大多停留在原有的基礎上，遠落后于時代的要求。可嘗試適當擴大信息收集范圍，對管理權限內的學生的基本情況、學歷、學習簡歷、獎懲情況、年度考核情況、家庭成員、學習中的表現等信息，分為業績檔案、能力檔案、認可檔案、考察檔案、成果檔案等類別，經過嚴格審查，最后全部錄入系統。要認真細致地做好采集、制作、分類、存儲等各個環節的工作，保證數據準確、真實、規范、統一。對變動的學生信息及時進行更新維護，做到隨變隨改、隨動隨調，確保學生信息的準確性和實時性。
2 堅持在工作制度上創新
學生人事檔案工作頭緒多、瑣碎繁雜，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循。應結合學生檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，在落實中把好關口，不斷提高檔案工作質量和服務水平。
2.1 堅持在健全完善制度上求“全”
要編印下發學生人事檔案管理制度匯編，收集有關制度及文件裝訂成冊，使檔案管理工作有章可循，逐步實現制度化。要根據有關學生人事檔案工作法規與有關工作條例，結合本地實際，不斷完善、修訂、健全學生人事檔案材料的檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等，做到制度上墻、賬簿成冊，為規范學生檔案的管理提供政策依據。要針對日常管理工作需要，建立完善《學生檔案查（借）閱登記簿》、《接收學生檔案登記簿》、《移交學生檔案材料登記簿》等各種登記簿冊，為學生人事檔案走上制度化和規范化的軌道奠定堅實基礎。
2.2 堅持在執行制度上求“嚴”
要注重檔案材料歸檔的及時性，各單位負責檔案工作的人員要嚴格執行收集整理材料工作制度，主動與檔案管理部門聯系，做到及時做好檔案材料報送工作；檔案管理部門要嚴格執行定期整理檔案工作制度，分批分次對學生人事檔案材料進行歸檔、分類、整理、審核，做到不拖延、不積壓、認真鑒別。要注重檔案材料的完整性，在對學生人事檔案材料進行歸檔過程中，要本著完整、真實、條理、精練、實用的要求，對檔案中缺少的材料一一登記在冊并進行補齊補全，確保學生人事檔案材料完備，與實際情況同步；要注重檔案材料的真實性，抓好檔案審核、轉遞、利用等關鍵環節，及時發現并糾正學生檔案內容失真的問題，確保檔案真實可靠，維護學生檔案工作的嚴肅性。
關鍵詞：高校；人事檔案管理；對策
人事檔案是個人經歷、學歷、思想品德、業務能力、工作狀態、社會關系以及獎勵、懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。高校人事檔案作為高校管理工作的重要組成部分，能夠客觀地反映教職工的綜合素質和能力，直接影響著高校的人才選拔、培養、作用和考評，間接關系到高校的管理水平、教學水平和科研水平。因此，在新的形勢下，積極推動高校人事檔案的科學發展勢在必行。
一、高校人事檔案管理存在的問題
（一）重視程度不夠。無論對于人事檔案管理者還是人事檔案當事人來說，對人事檔案的重視程度都還不夠強烈。許多高校領導和檔案管理人員認為檔案就是簡單存放于檔案室里，他們只負責把每份零散的材料整理裝訂在一起做成檔案并加以保管，提供一些被動性的服務。而對于人事檔案當事人來說，由于人事檔案的保密性要求高，導致長期以來人事檔案只有組織人事部門和相關領導才有權利用，大多數人根本不知道自己的檔案中有些什么，認為人事檔案管理與自己無關，是組織人事部門的事。這些都是對人事檔案在認識上的重視程度不足造成的，從而嚴重影響了人事檔案在高校管理工作中功能的正常發揮。
（二）制度落實不足。高校人事檔案管理依據《檔案法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等，制定了一系列人事檔案管理規章制度（如人事檔案管理工作細則、收集歸檔制度、安全保密制度等等）。這些規章制度的建立為人事檔案的管理工作提供了依據，奠定了良好的基礎，但是在具體落實上還存在一些不足。例如“檔隨人走”和“人檔統一”是管理人事檔案的基本原則，但由于人才流動的日益頻繁，高校人事檔案常出現“有檔無人”、“有人無檔”、“重新建檔”’的現象；檔案材料的收集不及時，整理歸檔更新滯后，材料缺失嚴重等等，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的正常運轉，歸根結底是人事檔案管理制度落實不足的表現。
（三）隊伍建設不健全。
1、人員配備不足。隨著社會的發展，各高校的辦學規模不斷擴大，教職工的數量迅速增長。同時，隨著人事制度的改革和深化，人才的流動也不斷加大，因此高校人事檔案管理的工作量與以往相比有了大幅度的增加。根據國家檔案管理局的要求，每管理一千人的檔案就必須配備一名專職檔案管理人員，然而各高校專職工作人員配備并不充足，兼職現象屢見不鮮。在這種情況下，檔案管理人員只能加班加點來完成基礎性業務工作，沒有時間和精力去學習先進的技術方法，人員素質有待提高。
2、業務知識不精。目前，各高校從事人事檔案管理工作的人員大部分不是檔案專業科班出身，而是因為各種原因從其他管理崗位或專業技術管理轉崗來從事此項工作。而且從事人事檔案管理工作的人員結構不合理、隊伍不穩定、年齡偏大、不能熟練操作計算機系統進行信息錄入等等，這些不論是從業務知識還是從崗位延續方面都不能完全滿足人事檔案管理的要求，更談不上充分發揮挖掘檔案的價值，提高檔案服務的質量了。
（四）硬件設施不完善。根據《檔案法》規定，人事檔案管理部門要做到“三室”分開，設置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內閱檔或辦公。但是在日常管理工作中，大多數高校由于經費、空間等原因的限制，在硬件設施上難以滿足工作要求，不能達到“三室”分開標準，無法配備計算機等設備。硬件設施配備不足導致人事檔案管理信息化嚴重滯后，無法對檔案信息進行有效的篩選、排序、分類和匯總。
二、高校人事檔案管理的對策
（一）提升檔案管理意識，提高檔案管理質量。人事檔案管理工作要求高、任務重、責任心強，要切實做好檔案管理工作，與高校領導和廣大教職工對檔案及檔案管理工作的認識和支持是密不可分的。首先，高校領導對人事檔案管理工作要予以重視，將其提升到一定的認識高度，轉變原來“說起來重要，排起來次要，用起來重要，忙起來忘掉”的現象，把人事檔案工作提到議事日程，在檔案管理建設方面予以充分的重視和支持，更好地發揮其作用。其次，對檔案管理人員要加以關心。檔案工作很瑣碎，難以做出成績，檔案管理人員缺乏成就感和被尊重感，領導應關心其工作和生活，尊重其人格和勞動，并在評定職稱、晉升職務等方面為檔案員的發展創造機會，提供發展空間。再次，檔案管理人員要加大對檔案及管理工作的宣傳力度，利用校園廣播、校園網絡、會議等渠道，不斷提高全體教職員工對檔案的認識，促進檔案管理工作發展。
（二）完善規章制度，實現規范管理。一切工作的順利開展，需要有完善的制度予以保障。人事檔案工作專業性強、技術性高、保管要求和保密程度嚴，這就要求從事高校人事檔案工作的管理者必須嚴格按照制度辦事。因此，高校應立足于本校的實際情況，制定完善的規章制度，實現各部門之間的通力合作，最大限度地確保檔案材料的真實性、規范性和完整性，從而做到讓制度說話，用制度來管理檔案。特別是在人事檔案材料的收集、登記、傳遞、保管等環節銜接時，要從嚴把關，做到不錯、不漏，萬無一失。
（三）加強隊伍建設，提高工作水平。高校人事檔案管理人員的素質直接決定人事檔案管理工作的質量，建立一支政治素質高、工作責任心強、業務精的專業人才隊伍，是提高高校人事檔案工作質量的關鍵。
1、爭取高校領導的重視。首先按照國家檔案要求，配備充足的專職檔案管理人員，保證人事檔案管理的正常順利開展；其次建立科學合理的檔案人才培養體系，在可持續人才發展戰略的高度上建立系統的才培養機制，促進人事檔案管理人才的多元化、專業化，保證人事檔案管理隊伍的穩定性。
2、努力創造條件優化人事檔案管理隊伍。一方面吸引和選拔具有檔案管理學科背景或工作經驗的專業人才，提高隊伍的專業素質；另一方面定期組織工作人員參加相關業務培訓，開展校際的參加學習、交流活動，不斷提高管理人員的專業知識和業務能力，從而做到用豐富的檔案理論知識來指導日常管理工作。此外，高校人事檔案管理人員還需要加強計算機知識的學習，成為既懂專業知識又符合檔案數字化和信息化要求的管理人才，為提高高校的人事檔案管理水平提供有力保證。
（四）加大投入力度，提高管理效率。針對高校人事檔案管理的重要性，高校要加大對人事檔案管理建設的資金投入力度，將人事檔案管理經費列入單位的財務預算，不斷完善基礎設備，使人事檔案管理各方面都達標。如按標準設立檔案庫房、查閱室和辦公室，做到“三室”分開；配備齊全的辦公設備（電腦、掃描儀、復印機等），及時更新，改善工作環境，提高檔案管理人員的積極性和工作效率。
主要參考文獻：
［1］廖惠娥.高校人事檔案管理工作現狀與對策［J］.東莞理工學院學報，2012.12.19.
