時(shí)間：2023-07-14 09:43:39
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理的目的和意義，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
事業(yè)單位體制改革的目的在于激活事業(yè)單位內(nèi)在的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，而機(jī)制能否被激活則取決于是否調(diào)動(dòng)起了單位內(nèi)部的組織資源。通過(guò)對(duì)人事檔案管理目的、手段、評(píng)價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容可圍繞著理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能和完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)等四個(gè)方面來(lái)構(gòu)建。
關(guān)鍵詞：
組織人事檔案管理；事業(yè)單位；新常態(tài)
隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡(jiǎn)稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當(dāng)前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無(wú)疑問(wèn)，對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)調(diào)動(dòng)和合理配置成為重中之重。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動(dòng)態(tài)管理上。與之相對(duì)應(yīng)的便是，組織人事部門(mén)的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。
一、新常態(tài)下檔案管理存在的問(wèn)題
1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系事業(yè)單位作為向社會(huì)提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來(lái)。實(shí)則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢(shì)，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊(duì)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵(lì)職能，但往往被忽視。
2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素傳統(tǒng)人事檔案管理嚴(yán)格規(guī)范流程，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門(mén)協(xié)同激勵(lì)職工實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。
3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求體制改革就是要人力資源進(jìn)行充分整合和有效配置，也是對(duì)當(dāng)前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評(píng)價(jià)的新常態(tài)來(lái)。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機(jī)制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。
二、人事檔案管理的新常態(tài)
1.人事檔案管理目的的新常態(tài)人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理”并舉的軌道上來(lái)。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價(jià)值取向，面對(duì)體制改革這一現(xiàn)實(shí)背景，管理者應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，調(diào)整單位的內(nèi)控機(jī)制，以及在實(shí)施一系列管理職能之前首先明確管理目標(biāo)。
2.人事檔案管理功能的新常態(tài)通過(guò)管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門(mén)形成良性互動(dòng)，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢(shì)中來(lái)。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開(kāi)，又能使得人事管理與“自由度”日益增強(qiáng)的市場(chǎng)環(huán)境相適應(yīng)。
3.人事檔案管理評(píng)價(jià)的新常態(tài)人事檔案管理的新舊差異還在于對(duì)人事檔案管理工作績(jī)效的評(píng)價(jià)上。根據(jù)管理學(xué)原理可知，一項(xiàng)管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制也應(yīng)發(fā)生改變，進(jìn)而使新的評(píng)價(jià)機(jī)制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績(jī)效評(píng)價(jià)中的“新”，應(yīng)與是否與動(dòng)靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。
三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)
1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實(shí)現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標(biāo)。管理層的重視和被管理層的認(rèn)識(shí)取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問(wèn)題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。
2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)組織人事部門(mén)作為檔案管理的職能部門(mén)，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長(zhǎng)期以來(lái)，組織人事部門(mén)在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動(dòng)意識(shí)。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和黨建工作中，通過(guò)多個(gè)途徑來(lái)轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識(shí)。實(shí)踐表明，實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使他們能深刻感受到體制改革對(duì)事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。
3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能在動(dòng)態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊(duì)的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。這就要求，需要在管理手段上進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計(jì)算機(jī)信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認(rèn)真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。
4.完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)對(duì)人事檔案管理工作績(jī)效的評(píng)價(jià)，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標(biāo)來(lái)展開(kāi)。在新常態(tài)下，組織人事部門(mén)應(yīng)在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下完備評(píng)價(jià)指標(biāo)，完備的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)人事檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門(mén)、其他業(yè)務(wù)部門(mén)、黨委等三方參與下的評(píng)價(jià)模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門(mén)在評(píng)價(jià)中的權(quán)重。
四、問(wèn)題的拓展
在檔案審核過(guò)程中，主要做到以下幾點(diǎn)。一是明確責(zé)任和要求。在檔案審核工作開(kāi)始之初，及時(shí)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案審核的標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求。二是重點(diǎn)明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料，認(rèn)定干部的“三齡一歷”時(shí)間清楚，事實(shí)準(zhǔn)確，說(shuō)服力強(qiáng)。三是目的明確。把檔案工作的準(zhǔn)確、真實(shí)作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項(xiàng)審核確定，力求材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
五、結(jié)論
本文通過(guò)對(duì)人事檔案管理目的、手段、評(píng)價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能、完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)等四個(gè)方面組成。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：火電廠；基建項(xiàng)目；檔案管理；管理途徑
隨著我國(guó)改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制不斷改革和完善，檔案管理工作的體制在經(jīng)濟(jì)體制的促進(jìn)下也不斷變化和完善。火電廠基建項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目每個(gè)階段的工作內(nèi)容，包括項(xiàng)目的決策階段、立項(xiàng)階段、施工階段以及驗(yàn)收竣工階段，項(xiàng)目檔案是火電廠基建項(xiàng)目建O的主要組成部分，也是其中的關(guān)鍵性要素。所以，火電廠基建項(xiàng)目的檔案管理工作必須嚴(yán)格把關(guān)到位，從而確保基建項(xiàng)目的檔案管理工作能有效落實(shí)，確保火電廠基建項(xiàng)目能順利完成。
一、項(xiàng)目檔案管理的意義
項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所積累下來(lái)的寶貴文件，它具有很高的技術(shù)含量、具有實(shí)際性較強(qiáng)、系統(tǒng)性較強(qiáng)、規(guī)范性較強(qiáng)的特點(diǎn)。項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目前期工作中是作為申報(bào)和編制材料的主要依據(jù)；在項(xiàng)目施工階段是施工方案確定的主要參考文獻(xiàn)；在竣工驗(yàn)收階段，主要根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中記錄的檔案來(lái)確定項(xiàng)目的質(zhì)量、工序、施工方法等各個(gè)方面是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，是最主要的質(zhì)量驗(yàn)收的必備條件和憑證；更是投產(chǎn)后生產(chǎn)運(yùn)行，管理、使用、維護(hù)、檢修，改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)，是企業(yè)不可估量的寶貴財(cái)富。
二、火電廠基建項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀
（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)項(xiàng)目檔案的重視
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度不夠，認(rèn)為項(xiàng)目檔案重要的是后期的整理歸檔，前期沒(méi)有檔案人員什么事，檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)參與到項(xiàng)目的的前期工作中，使項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)未能同步進(jìn)行，造成檔案管理的脫節(jié)；同時(shí)未認(rèn)真落實(shí)檔案管理的“三納入”、“四參加”、“五同步”，造成檔案部門(mén)的管理職能未能充分體現(xiàn)。
（二）檔案管理的組織和制度體系不健全
檔案管理相關(guān)制度不完善，制度的執(zhí)行力度和操作流程中存在控制措施不到位現(xiàn)象，缺乏明確的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。
（三）管理人員素質(zhì)不高
檔案管理人員的管理素質(zhì)、基本技能、業(yè)務(wù)水平有待提高，主動(dòng)開(kāi)展檔案形成、收集、服務(wù)等工作的意識(shí)有待提升。火電廠項(xiàng)目有的管理人員缺少檔案管理的意識(shí)，并且對(duì)檔案管理沒(méi)有一定的認(rèn)識(shí)，這就導(dǎo)致火電廠各部門(mén)的檔案管理工作中存在溝通不足，未能盡到各自的責(zé)任，對(duì)自身的管理工作沒(méi)有做到位，對(duì)外部的監(jiān)督管理沒(méi)有落實(shí)檔案管理制度，久而久之，使得基建項(xiàng)目的檔案管理與項(xiàng)目的建設(shè)存在嚴(yán)重的漏洞。
（四）缺乏專業(yè)檔案管理人才
施工單位多數(shù)是技術(shù)人員兼職資料員，檔案管理概念不高，而資料的整理、組卷較多是外聘的當(dāng)?shù)氐呐R時(shí)工，人員較為復(fù)雜，人員素質(zhì)參差不齊，缺少專業(yè)知識(shí)，并且，這些人員都是在需要組卷時(shí)才招聘的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，因此，所歸檔的資料存在較大的質(zhì)量問(wèn)題。
（五）缺乏監(jiān)督機(jī)制
項(xiàng)目建設(shè)單位及監(jiān)理沒(méi)有對(duì)施工單位的資料進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理及審核，導(dǎo)致施工單位上交的竣工資料不能完全滿足要求。
三、加強(qiáng)火電廠基建項(xiàng)目檔案管理的有效途徑
（一）充分認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性
充分認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性，加強(qiáng)檔案的培訓(xùn)及宣傳力度，提高全員檔案意識(shí)和重視度，端正檔案管理工作的作風(fēng)，以便提高基建檔案管理的水平。需要管理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位的檔案管理人員之間相互配合、溝通協(xié)調(diào)，在管理工作中不斷增加自身的檔案管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，不斷促進(jìn)基建檔案管理的真正意義。
（二）加強(qiáng)檔案管理工作的組織體系建設(shè)
實(shí)行項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能部門(mén)、各項(xiàng)目檔案工作負(fù)責(zé)人；建立以企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)為首，檔案部門(mén)為核心，各職能部門(mén)、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以及各部門(mén)文件材料歸檔的崗位責(zé)任制及考核機(jī)制；建立健全項(xiàng)目檔案的各項(xiàng)制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，制定有效措施保障項(xiàng)目文件材料的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性和系統(tǒng)性。
（三）建立專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)
由擁有充分專業(yè)知識(shí)和豐富管理經(jīng)驗(yàn)的人員組成專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并明確各自的職責(zé)。不斷加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)中人員的專業(yè)學(xué)習(xí)和定期培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的各個(gè)影響因素進(jìn)行分析，對(duì)管理工作的提高措施進(jìn)行改進(jìn)和完善，增加檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
（四）加強(qiáng)制度執(zhí)行力度，實(shí)行過(guò)程管控，規(guī)范檔案管理工作
項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)各檔案制度的執(zhí)行力，檔案人員應(yīng)提前介入，全程參與、實(shí)現(xiàn)“前期策劃、過(guò)程控制，同步形成，及時(shí)歸檔”，使基建項(xiàng)目每個(gè)階段的檔案工作都能得以規(guī)范管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。
[關(guān)鍵詞]高校檔案管理；信息化建設(shè)；實(shí)踐與探索
0引言
隨著教育的不斷發(fā)展，很多學(xué)校為了迎合國(guó)家擴(kuò)招的趨勢(shì)，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，無(wú)論是從整體的規(guī)模還是整體人數(shù)來(lái)看，各項(xiàng)數(shù)據(jù)都在迅速發(fā)展。高等學(xué)校的每項(xiàng)任務(wù)都是十分復(fù)雜的，也是數(shù)據(jù)量巨大的，這就使檔案管理成為最主要的難題。在這種大環(huán)境下，建設(shè)檔案管理流程化以及信息化成為當(dāng)前高校發(fā)展的主要任務(wù)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的快速性以及整體性，創(chuàng)新檔案管理流程，促進(jìn)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
1高校檔案的含義
我們所說(shuō)的高等學(xué)校的檔案管理，指的是學(xué)校在進(jìn)行活動(dòng)中形成的一系列文件，比如教學(xué)、科研等管理方面。這些檔案對(duì)學(xué)校的發(fā)展有著十分重要的意x，對(duì)于研究學(xué)校發(fā)展以及社會(huì)發(fā)展有著重大的意義。這些文字以及圖像承載著不同時(shí)期的特點(diǎn)。這些檔案能夠從各個(gè)方面來(lái)顯示高校教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)校的辦學(xué)水平。在學(xué)校檔案重要性日益顯著的大背景下，加強(qiáng)高校檔案管理已經(jīng)成為高校發(fā)展的重中之重，也是外界不可阻擋的。但是，從現(xiàn)狀來(lái)看，高校檔案管理存在著許多不可抗拒的問(wèn)題，急需有效的措施去處理。只有這樣，才能夠在不占用太大空間的同時(shí)，將檔案進(jìn)行分類，能夠快速找到所需的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化處理，進(jìn)行資源共享。
2高校檔案信息化建設(shè)的意義
2.1提高了管理效率
提高高校檔案管理效率的主要途徑就是檔案管理的信息化。目前，全國(guó)各大高校的規(guī)模都在擴(kuò)大，目的就是為了迎合國(guó)家擴(kuò)招的指示，這就使得學(xué)校的檔案越來(lái)越不好管理，傳統(tǒng)管理模式的弊端日益顯現(xiàn)，優(yōu)化檔案管理的模式，提高管理的效率已經(jīng)迫在眉睫。充分發(fā)揮檔案管理信息化優(yōu)點(diǎn)的主要方式就是加快信息化的步伐，高校檔案信息化能夠使管理檔案時(shí)更加快捷，如果優(yōu)化流程建成，能夠永久進(jìn)行使用，這就使得整體的成本大大減少，檔案管理的效率也就大大地增加了。
2.2提高了高校管理水平
高校管理水平大大提高的主要方式就是高校檔案管理的信息化建設(shè)。高校檔案管理工作的主要部分就是高校檔案管理的信息化。要想達(dá)到這一目標(biāo)，首要任務(wù)就是提高高校的教學(xué)管理水平，通過(guò)對(duì)信息化建設(shè)力度的加大，進(jìn)一步對(duì)流程進(jìn)行管理，提高高校整體工作效率，一方面節(jié)省成本，另一方面給教師們減少了任務(wù)量。檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的主流，也是推進(jìn)高校發(fā)展十分現(xiàn)實(shí)的選擇，加快檔案管理信息化現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，使得學(xué)校的發(fā)展提高一個(gè)層次。
2.3提高了高校檔案開(kāi)發(fā)效益
高校發(fā)展的必然要求就是高校檔案管理的信息化，高校推進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，對(duì)于信息共享以及資源的再利用有著十分重要的意義，對(duì)于開(kāi)發(fā)有著極大的幫助作用。需要發(fā)揮死檔案的優(yōu)勢(shì)，為高校建設(shè)發(fā)展服務(wù)，對(duì)高校檔案管理有著十分重要的意義，對(duì)于打破管理人員的慣性思維，創(chuàng)新檔案的使用方法，改變檔案使用的權(quán)限，使得檔案從管理向使用信息采集進(jìn)行轉(zhuǎn)變，加快檔案智能化發(fā)展，促進(jìn)檔案管理部門(mén)的發(fā)展更好服務(wù)學(xué)校政務(wù)，方便教學(xué)教研活動(dòng)更加順利地進(jìn)行。
3高校檔案管理存在的問(wèn)題
3.1缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)
高校檔案管理沒(méi)有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏科學(xué)性。隨著信息化發(fā)展，高校檔案管理也應(yīng)該逐漸更新自己的管理模式，加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)的步伐。最終目的就是為了實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，將資源進(jìn)行遠(yuǎn)程操控。而實(shí)現(xiàn)這些的前提就是必須要制定統(tǒng)一的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)。要建設(shè)統(tǒng)一的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的前提就是各個(gè)學(xué)校制定出切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)，不斷探索高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，建立起統(tǒng)一的軟件設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，增加實(shí)時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并且將地方性的數(shù)據(jù)庫(kù)融人其中，確保高校檔案信息管理的安全性，目的就是為了給高校檔案管理信息化建設(shè)提供便利條件。
3.2基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善
信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善是高校檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。一部分高校認(rèn)為信息化就是計(jì)算機(jī)增加，這是錯(cuò)誤的。這就是對(duì)信息化缺乏一定認(rèn)識(shí)，并且缺少規(guī)劃。大部分高校并沒(méi)有專門(mén)的服務(wù)器，一般情況下都是使用普通計(jì)算機(jī)來(lái)代替。還有一部分學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全不配套，檔案管理也存在一定的缺陷，這就使得檔案信息化管理存在一定的漏洞，很多高校信息化管理硬件不夠完善，檔案管理系統(tǒng)也沒(méi)有進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)性，信息不夠完善。雖然有的學(xué)校配備了相應(yīng)的軟件，但是由于整體的軟件與之不對(duì)應(yīng)，不能夠兼容，使得整體的功能不能發(fā)揮出來(lái)。
3.3缺乏信息管理人才
人才的缺失是制約高校檔案管理信息化發(fā)展的根本原因。使得檔案信息發(fā)展相對(duì)落后一些。這使得高校檔案管理發(fā)展速度大大減緩。目前來(lái)說(shuō)，高校檔案管理人員以及信息化人員比較缺少。熟悉檔案管理也了解信息技術(shù)的人員更加少。懂得檔案管理的人員不懂得信息化技術(shù)，懂得信息化技術(shù)的人員不懂得檔案管理，這就大大制約了檔案管理信息化發(fā)展。除此以外，受到了資金以及人力等方面因素的影響，高校數(shù)字技術(shù)發(fā)展還要滯后于社會(huì)，加上人才的匱乏，檔案數(shù)據(jù)的建立變得更加困難，信息化發(fā)展落后于其他的行業(yè)。因此，培養(yǎng)人才也是高校發(fā)展信息化檔案建設(shè)的重中之重。
3.4改進(jìn)思想觀念
隨著時(shí)代的發(fā)展，高校檔案管理應(yīng)該呈現(xiàn)其特色。但是，大部分的學(xué)校并沒(méi)有了解檔案管理信息化的意義，其重要性和必要性是影響檔案管理發(fā)展的主要因素，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化在檔案管理建設(shè)中的作用，進(jìn)而沒(méi)有對(duì)其制定相應(yīng)的策略。同時(shí)，大部分的檔案管理人員都有其慣性思維，思想觀念也比較落后，不能夠積極創(chuàng)新自己的工作方式。單純地認(rèn)為檔案管理只是高校工作的附屬部分，對(duì)于學(xué)校整體的教學(xué)質(zhì)量以及發(fā)展沒(méi)有意義。這種落后的思想觀念使得他們懶散與不思進(jìn)取，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展前景是百害而無(wú)一利的，嚴(yán)重制約了高校的發(fā)展。
4高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索
高校檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，也是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程。信息化建設(shè)是其發(fā)展的主要手段。我們必須將眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，統(tǒng)籌兼顧，創(chuàng)新信息化建設(shè)的方式。高校檔案管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐需要每一個(gè)高校積極去探索，這對(duì)未來(lái)信息化體系標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)有著十分深遠(yuǎn)的意義。
4.1加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系化的建設(shè)
高校檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系目前還沒(méi)有明確，加強(qiáng)其建設(shè)對(duì)高校檔案管理有著十分深遠(yuǎn)的意義。由于受到檔案?jìng)鹘y(tǒng)模式的影響，檔案管理方法近些年也沒(méi)有很大的改善，高校檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也變得更加的復(fù)雜。在出現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)以后，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范。所以，使得目前的檔案管理存在著各執(zhí)一詞的局面，使得檔案管理的信息管理困難大大加大。目前需要不斷加強(qiáng)檔案的收集力度，并且對(duì)其進(jìn)行歸納，使用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行管理，將檔案管理信息化建設(shè)得更加規(guī)范。只有制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以后，才能夠更加規(guī)范檔案管理流程，創(chuàng)新出統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著時(shí)間的推移，國(guó)家也會(huì)制定一些規(guī)范檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，加大檔案管理的力度。
4.2建立健全全面的數(shù)據(jù)庫(kù)
健全數(shù)據(jù)庫(kù)是各個(gè)行業(yè)的必要條件，加快高校檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并對(duì)其進(jìn)行全面的更新與補(bǔ)充，是建設(shè)信息化檔案管理的主要途徑，也是其必要的手段。建設(shè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)之前首先應(yīng)該了解檔案的特點(diǎn)是什么，找出適應(yīng)檔案特點(diǎn)以及發(fā)展前景的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息建設(shè)是檔案信息化的主要內(nèi)容。檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的水平直接決定了檔案管理的質(zhì)量，這也關(guān)系到高校發(fā)展的方向。充分開(kāi)發(fā)利用各個(gè)高校的檔案資源。一方面，應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校各個(gè)資料的搜集，并且對(duì)其進(jìn)行歸檔，建立起基本的數(shù)據(jù)庫(kù)。另一方面，高校應(yīng)該加快檔案管理的信息化進(jìn)程，對(duì)學(xué)校的資源進(jìn)行數(shù)字化整合，以便于對(duì)檔案進(jìn)行整合和再利用，不斷地填充更新數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的更新與健全是建設(shè)信息化檔案的必要條件。
4.3完善高校信息化建設(shè)平臺(tái)
高校信息化平臺(tái)的建設(shè)對(duì)高校檔案建設(shè)有著十分重要的意義，這需要依托于校園網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)。目前，學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)屬于局域網(wǎng)，依托于其建設(shè)信息化平臺(tái)，這對(duì)于推進(jìn)信息化建設(shè)檔案有著十分重大的意義。隨著信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，就需要借助網(wǎng)絡(luò)快速性以及及時(shí)性的特點(diǎn)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)。準(zhǔn)確收集相關(guān)的資料以及檔案信息。這些就是為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的檢索更加自動(dòng)。在校園網(wǎng)上開(kāi)設(shè)信息化站點(diǎn)，將學(xué)校多方面的信息融入到站點(diǎn)內(nèi)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)共享信息資源，這就大大地增加了檔案管理的效率，利用率也大大地增加了。
4.4加快培養(yǎng)專業(yè)化的人才
人才的培養(yǎng)一直都是重中之重，引進(jìn)先進(jìn)的人才對(duì)于加強(qiáng)檔案管理有著十分重要的作用。另外，也需要不斷加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)，改變他們的思想觀念，最大程度上加快檔案管理的建設(shè)步伐，加快信息管理隊(duì)伍建設(shè)。采用從外面引進(jìn)人才以及加強(qiáng)內(nèi)部人員建設(shè)雙方向的方式，來(lái)培養(yǎng)專業(yè)人才。高校管理人員應(yīng)該制定相應(yīng)的機(jī)制以及政策，調(diào)動(dòng)起管理人員的積極性，通過(guò)保留相關(guān)的人才隊(duì)伍，實(shí)行一帶一路的方式，培養(yǎng)建設(shè)專業(yè)人才。檔案管理需要專業(yè)的人才在技術(shù)性以及專業(yè)性方面對(duì)整體人員進(jìn)行培訓(xùn)，更需要一批心理素質(zhì)過(guò)硬以及事業(yè)心強(qiáng)的人員，建設(shè)起一批全面的復(fù)合型的人才楦咝＝ㄉ櫳畔⒒檔案管理做出貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；管理
醫(yī)院檔案記載著這個(gè)醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。所以，加強(qiáng)對(duì)這一信息的管理有著極其重要的意義。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理， 是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。
現(xiàn)我院檔案管理正向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作的關(guān)鍵；加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)；對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，是檔案管理工作的保證；建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，是檔案規(guī)范化管理的根本；檔案開(kāi)發(fā)利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫(yī)院檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的充實(shí)和培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。
1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)
加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無(wú)的認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級(jí)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，才能使檔案工作順利開(kāi)展。
2 重視檔案的利用
檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編寫(xiě)各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。
3 健全制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。 檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要充實(shí)檔案管理人員并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。
4 開(kāi)發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過(guò)深層次、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。
一、高校檔案管理的重要意義
關(guān)于普通高校檔案管理的重要性，可從國(guó)家明確規(guī)定的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定高校應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作作為高校基礎(chǔ)管理工作，并應(yīng)當(dāng)將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學(xué)檔案資料、學(xué)生個(gè)人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對(duì)于高校的發(fā)展和規(guī)劃具有重要意義。
（一）高校檔案管理對(duì)于提升高校教學(xué)水平具有重要意義。教書(shū)、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對(duì)于社會(huì)的最重要的價(jià)值所在。高校的教學(xué)檔案主要包括高校在教育過(guò)程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學(xué)的資料。這些教學(xué)資料往往是集高校所有教師的知識(shí)、文化和教育方法等之大成，是高校教學(xué)過(guò)程中教師與學(xué)生們勞動(dòng)成果、學(xué)習(xí)成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發(fā)展的歷史變遷和當(dāng)時(shí)的思想動(dòng)態(tài)以及最先進(jìn)的教學(xué)理念、教學(xué)思想等。高校教學(xué)檔案資料對(duì)于今后的教學(xué)不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學(xué)生在教學(xué)過(guò)程中可以借鑒的寶貴資料。同時(shí)高校教研部門(mén)通過(guò)研究高校教學(xué)檔案，能夠適時(shí)評(píng)估當(dāng)前高校的教學(xué)質(zhì)量，為推進(jìn)教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。
（二）高校檔案管理對(duì)于提升高校科研水平具有重要意義。在開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的同時(shí)開(kāi)展科研活動(dòng)是高校建設(shè)的主要目標(biāo)之一。高校檔案管理對(duì)于科研檔案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研檔案記錄了高校在進(jìn)行科學(xué)研究過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)方法、科研成果、科研目的、科研經(jīng)費(fèi)等關(guān)鍵要素。通過(guò)科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過(guò)程中存在的問(wèn)題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。
（三）高校檔案管理是高校進(jìn)行學(xué)生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學(xué)生檔案資料，主要記錄了高校學(xué)生的個(gè)人資料、學(xué)習(xí)成績(jī)、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會(huì)伴隨學(xué)生終身。高校學(xué)生檔案資料對(duì)于高校管理學(xué)生有重要作用[2]。通常高校學(xué)生都多大數(shù)千甚至上萬(wàn)人，學(xué)生的整體狀況，包括學(xué)習(xí)狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實(shí)際管理過(guò)程中必須掌握的原始材料，通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的管理、分類，對(duì)于學(xué)生的家庭狀況了解，可以按需為學(xué)生申請(qǐng)?zhí)乩И?jiǎng)學(xué)金；通過(guò)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)狀況，給學(xué)生分發(fā)獎(jiǎng)學(xué)金；通過(guò)了解學(xué)生的特長(zhǎng)與愛(ài)好，有針對(duì)性地培養(yǎng)學(xué)生的特長(zhǎng)；通過(guò)對(duì)于學(xué)生檔案的掌握，為學(xué)生未來(lái)的升學(xué)、就業(yè)提供幫助。這些都是高校檔案對(duì)于高校學(xué)生管理的意義。
（四）高校檔案管理對(duì)于高校黨政工作開(kāi)展的意義。黨政工作也是高校的生存與發(fā)展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對(duì)于高校的人事管理和各個(gè)教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務(wù)資料等。高校黨政工作檔案對(duì)于高校教職工隊(duì)伍的管理，對(duì)于高校教職工、高校黨團(tuán)組織、黨團(tuán)活動(dòng)的開(kāi)展以及高校整體政治生態(tài)具有現(xiàn)實(shí)意義。高校黨政工作是保證高校科學(xué)發(fā)展觀的理論依據(jù)，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開(kāi)展提供了理論基礎(chǔ)，記錄了黨政工作開(kāi)展?fàn)顩r。通過(guò)黨政檔案管理，提高了高校行政機(jī)構(gòu)改革，高校院系設(shè)置與調(diào)整，高校教職工績(jī)效考核，高校人事調(diào)動(dòng)管理等提供參考與評(píng)定依據(jù)，有利于高校黨政工作的順利開(kāi)展。
二、高校檔案管理中存在的問(wèn)題
高校檔案管理伴隨著高校的發(fā)展不斷進(jìn)步，然而由于當(dāng)前高校的國(guó)際化進(jìn)程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業(yè)化程度不斷加強(qiáng)，高校檔案管理在實(shí)際工作中也出現(xiàn)了一些與高校當(dāng)前發(fā)展速度不相符的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：
（一）高校對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現(xiàn)今的高校的高速發(fā)展不匹配，高校的教學(xué)規(guī)模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒(méi)有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過(guò)程中片面重視高校對(duì)于教育、科研的作用，但沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據(jù)發(fā)達(dá)國(guó)家著名大學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)，高校檔案管理對(duì)于學(xué)校積累教學(xué)方法、分層管理學(xué)生、積累科研經(jīng)驗(yàn)有重要意義。
（二）我國(guó)高校檔案管理手段滯后。信息化的發(fā)展使檔案管理全面進(jìn)入了信息時(shí)代，然而我國(guó)多數(shù)高校的檔案管理發(fā)展水平嚴(yán)重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數(shù)高校沒(méi)有較為先進(jìn)的信息化管理體系來(lái)對(duì)高校檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設(shè)、分類、檢索等手段落后，導(dǎo)致檔案利用率低，不能充分發(fā)揮檔案在高校學(xué)生教育培養(yǎng)，科研過(guò)程控制以及重要資料的保存，教學(xué)過(guò)程的優(yōu)化和記錄等中的作用。同時(shí)高校對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作滯后，使檔案管理相關(guān)人員難以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作的實(shí)際需要。高校檔案管理信息化系統(tǒng)沒(méi)有形成，一些形成了初步的檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)與高校校園網(wǎng)絡(luò)共建信息平臺(tái)中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國(guó)高校檔案管理中存在的主要問(wèn)題。
三、高校檔案管理模式創(chuàng)新的路徑
（一）構(gòu)建高校高效檔案信息管理系統(tǒng)。高校先進(jìn)化的信息管理系統(tǒng)是提高高校檔案科學(xué)化管理的必要手段,在當(dāng)前社會(huì)信息化的進(jìn)程中,面對(duì)高校的教職工規(guī)模不斷擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí),高校的科研、教學(xué)、學(xué)生信息檔案等檔案信息越來(lái)越復(fù)雜，海量檔案信息利用傳統(tǒng)手工檔案管理方式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，因此構(gòu)建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創(chuàng)新的必經(jīng)之路。構(gòu)建高校檔案信息管理系統(tǒng)的首要任務(wù)是調(diào)研檔案管理和檔案應(yīng)用過(guò)程中的實(shí)際需要，統(tǒng)一高校檔案管理信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和聯(lián)網(wǎng)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網(wǎng)、高校數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源等統(tǒng)一協(xié)議，確保高校檔案信息化管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、教育網(wǎng)等信息在有權(quán)限范圍內(nèi)共享，實(shí)現(xiàn)信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，建議統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，避免重復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。再次，在高校檔案信息化管理體系構(gòu)建過(guò)程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點(diǎn)就是安全性，安全性在網(wǎng)絡(luò)體系中可能會(huì)造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構(gòu)建過(guò)程中必須通過(guò)加強(qiáng)系統(tǒng)操作應(yīng)用權(quán)限，通過(guò)數(shù)據(jù)加密保護(hù)以及信息認(rèn)證和信息傳輸加密以及網(wǎng)絡(luò)簽名等方式加強(qiáng)高校檔案管理信息化體系的構(gòu)建。
（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對(duì)于高校教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)水平以及高校基于高校檔案管理在提升高校教學(xué)水平、提升高校科研水平、提高高校進(jìn)行學(xué)生管理水平、提高高校黨政工作開(kāi)展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現(xiàn)高校學(xué)術(shù)研究水平和科研技術(shù)水平的重要手段，高校管理者和政府相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過(guò)整合高校信息化檔案管理資源，合理規(guī)劃高校檔案管理的未來(lái)出路，通過(guò)不斷加大對(duì)高校檔案信息化管理的投資，構(gòu)建科學(xué)現(xiàn)代化的高校檔案信息化管理系統(tǒng)。國(guó)家對(duì)于檔案管理建設(shè)制定和出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在高校檔案管理體系的建設(shè)中應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提高高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)水平。同時(shí)應(yīng)當(dāng)加大高校檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)、培養(yǎng)力度，專業(yè)人員，通過(guò)檔案管理理論和實(shí)際管理培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的人員素養(yǎng)，提升高校檔案管理的整體水平。
（三）創(chuàng)新高校檔案管理的實(shí)際應(yīng)用。高校檔案管理的主要目標(biāo)之一是為高校日常教研活動(dòng)和開(kāi)展校園文體活動(dòng)提供幫助。創(chuàng)新高校檔案管理模式的主要目標(biāo)之一是提高檔案對(duì)高校各項(xiàng)管理工作的開(kāi)展提供切實(shí)幫助。提高高校檔案管理的實(shí)際應(yīng)用首要任務(wù)是提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，應(yīng)當(dāng)與高校各個(gè)院系和相關(guān)職能部門(mén)之間做好信息聯(lián)動(dòng)，深層次研究和總結(jié)高校檔案信息中的對(duì)科研、教學(xué)和人事管理有價(jià)值的信息資料。其次應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化高校檔案信息的檢索、開(kāi)發(fā)和利用。高校信息檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合各個(gè)部門(mén)、院系、科研小組的實(shí)際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權(quán)限范圍內(nèi)方便地檢索相關(guān)資料，從而提高高校檔案的利用和實(shí)際應(yīng)用，使檔案管理起到為科研、教學(xué)和校園管理服務(wù)的作用。
（四）創(chuàng)新高校檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制。高校檔案管理模式的創(chuàng)新和提升離不開(kāi)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)和管理人員。創(chuàng)新高校檔案管理模式必須培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)強(qiáng)、思想道德素養(yǎng)高的高校檔案管理團(tuán)隊(duì)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校檔案管理的崗位職責(zé)需要，優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，明確各個(gè)崗位的崗位職責(zé)和人員素質(zhì)條件。其次應(yīng)當(dāng)通過(guò)健全的管理制度和績(jī)效考核制度，規(guī)范檔案管理人員的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作績(jī)效，提高工作效率提高準(zhǔn)確率和積極主動(dòng)性，通過(guò)激勵(lì)制度保證檔案管理工作及時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。再次，通過(guò)可持續(xù)發(fā)展的教育工作和再學(xué)習(xí)制度保證檔案管理人員持續(xù)進(jìn)步、提高，及時(shí)學(xué)習(xí)最新、最前沿的檔案信息化管理知識(shí)，開(kāi)展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術(shù)研討會(huì)等活動(dòng)保證檔案管理知識(shí)、人才培養(yǎng)的有效性。
四、結(jié)語(yǔ)
1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用
檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其主要是以檔案資源為主要對(duì)象，以管理檔案的有關(guān)理論為指導(dǎo)，依托檔案工作，結(jié)合國(guó)家檔案管理以及信息社部門(mén)的相關(guān)要求，而展開(kāi)的收集、整理、開(kāi)發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢(shì)，同?r也是保障社會(huì)文明進(jìn)步的重要前提。在我國(guó)的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對(duì)于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。
2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 管理技術(shù)、人才缺乏
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過(guò)程中，工作人員管理技術(shù)缺乏，專業(yè)信息技術(shù)人才缺乏，管理經(jīng)驗(yàn)以及管理意識(shí)缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問(wèn)題。而由于檔案管理人員缺乏相關(guān)的信息技術(shù)以及管理知識(shí)，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現(xiàn)了各種各樣的問(wèn)題。同時(shí)由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應(yīng)用和推廣，加之相關(guān)管理工作缺乏一定的統(tǒng)一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進(jìn)。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理行業(yè)的發(fā)展也面臨較大的挑戰(zhàn)。同時(shí)在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的過(guò)程中，信息技術(shù)以及管理知識(shí)的相對(duì)缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開(kāi)展受到了阻礙。因此必須引進(jìn)大量的檔案管理專業(yè)人才，同時(shí)不斷增加專業(yè)信息技術(shù)人才，才能促使信息化檔案管理能夠達(dá)到較高的水平。
2.2 檔案管理性質(zhì)理解不正確
檔案管理工作不僅僅是簡(jiǎn)單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時(shí)它也是領(lǐng)導(dǎo)考察工作的重要憑證和制定決策的基礎(chǔ)依據(jù)，甚至還是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及科學(xué)研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領(lǐng)域中，相應(yīng)的管理人才非常少，主要原因有兩點(diǎn)：一是針對(duì)檔案管理的工作內(nèi)容，很多人的理解都不正確，這就使得開(kāi)發(fā)和利用檔案資源方面出現(xiàn)了一定的缺陷。二是針對(duì)檔案管理工作的性質(zhì)，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開(kāi)展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務(wù)，且對(duì)象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業(yè)務(wù)等不斷在拓寬，且檔案保密、開(kāi)發(fā)、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過(guò)程中，比較喜歡見(jiàn)效早、上手快的工作，且普遍認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關(guān)工作。
2.3 信息化檔案管理理念缺乏
目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問(wèn)題。同時(shí)管理技術(shù)落后、管理模式陳舊，未能順應(yīng)時(shí)展，采用先進(jìn)的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，也是其面臨的重要問(wèn)題。目前，國(guó)內(nèi)各大行業(yè)，如銷售、設(shè)計(jì)、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應(yīng)用到了信息化技術(shù)，但是在檔案管理領(lǐng)域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進(jìn)，則需要相關(guān)工作人員堅(jiān)持不懈地進(jìn)行建設(shè)，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過(guò)程中面臨的各種問(wèn)題。
3 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略
3.1 增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)
針對(duì)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問(wèn)題，首先相關(guān)部門(mén)需要采取一定的措施，不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，即組織其進(jìn)行定期的管理技術(shù)教育和培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)其檔案管理責(zé)任意識(shí)，使管理人員能夠形成一個(gè)具有嚴(yán)明紀(jì)律的工作隊(duì)伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務(wù)。而在對(duì)管理人員開(kāi)展教育培訓(xùn)的過(guò)程中，需要不斷增強(qiáng)其檔案管理安全保密意識(shí)，并對(duì)信息化檔案管理加強(qiáng)建設(shè)，同時(shí)根據(jù)我國(guó)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定出嚴(yán)格的檔案管理安全保密制度，并對(duì)安全保密人員加強(qiáng)實(shí)踐和教育，從而增強(qiáng)其應(yīng)用水平，以便達(dá)到信息化檔案管理的基本要求。
3.2 樹(shù)立信息化檔案管理意識(shí)
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機(jī)構(gòu)、工作人員以及相關(guān)機(jī)構(gòu)需要對(duì)該項(xiàng)工作的發(fā)展前景進(jìn)行明確，并且要對(duì)檔案管理工作的具體性質(zhì)進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)和解讀，特別是針對(duì)檔案管理的安全保密工作，必須對(duì)管理人員加強(qiáng)安全保密意識(shí)的培養(yǎng)，避免不法分子通過(guò)各種途徑對(duì)檔案信息進(jìn)行非法竊取，從而避免給社會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)在加快建設(shè)信息化檔案管理的過(guò)程中，還需要科學(xué)地規(guī)劃?rùn)n案信息管理工作，增強(qiáng)檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應(yīng)有的價(jià)值。例如企業(yè)在對(duì)檔案信息管理進(jìn)行推進(jìn)的過(guò)程中，不能對(duì)信息技術(shù)人才進(jìn)行大量的招攬，同時(shí)也不能招攬一些不具備檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的人才，因?yàn)檫@些人才往往缺乏相應(yīng)的檔案管理素質(zhì)，而已經(jīng)招攬的人才，則必須對(duì)其進(jìn)行集中培訓(xùn)和教育，不斷增強(qiáng)其信息化檔案管理的意識(shí)，增強(qiáng)其檔案管理安全保密意識(shí)。
3.3 加快實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關(guān)的管理結(jié)構(gòu)必須具有較為長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目光，且對(duì)于檔案管理行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律以及發(fā)展趨勢(shì)具有較為清晰的認(rèn)識(shí)。同時(shí)既要加強(qiáng)研究檔案管理安全保密的技術(shù)性，也要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理制度以及技術(shù)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改革，以確保檔案管理的絕對(duì)保密性。同時(shí)要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行有效的匹配，不斷增強(qiáng)信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進(jìn)行有效的落實(shí)，不斷制定出先進(jìn)的檔案管理信息化制度，以便快速推進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。例如，由于當(dāng)前信息化檔案管理的相關(guān)軟件相對(duì)較少，因此在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對(duì)信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)加以明確，以確保真正意義上實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)工程；檔案管理；真實(shí)性
最近幾年，我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)出迅猛的發(fā)展趨勢(shì)，在房地產(chǎn)工程建設(shè)當(dāng)中產(chǎn)生了大量的建設(shè)資料，這些資料涉及到房地產(chǎn)工程建設(shè)的方方面面，能夠全面反映工程建設(shè)過(guò)程，對(duì)項(xiàng)目管理、住宅建筑的維護(hù)等具有重要的意義。一直以來(lái)，管理人員對(duì)房地產(chǎn)工程檔案管理工作沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，雖然檔案管理制度呈現(xiàn)出不斷完善的趨勢(shì)，但是仍然存在一些問(wèn)題，如當(dāng)前管理材料不齊全、缺乏有效的管理模式等等，這些問(wèn)題制約了檔案管理水平的提高。研究這一課題有助于我們正視這些問(wèn)題，找到解決這些問(wèn)題的方法，推動(dòng)房地產(chǎn)工程檔案管理水平不斷提高。
一、房地產(chǎn)工程檔案管理中內(nèi)容、特點(diǎn)以及存在的問(wèn)題
1. 房地產(chǎn)工程檔案管理中內(nèi)容、特點(diǎn)
房地產(chǎn)工程建設(shè)中產(chǎn)生的大量的施工建設(shè)資料，這些涉及到工程建設(shè)方方面面的資料，只要對(duì)工程管理具有一定的意義，都可以稱之為檔案，如設(shè)計(jì)、施工、竣工使用、維修及改建擴(kuò)建等文件。具體來(lái)說(shuō)房地產(chǎn)工程檔案的內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：（1）綜合性文件材料，主要是有關(guān)房地產(chǎn)工程建設(shè)方面的一些綜合性的材料，如計(jì)劃任務(wù)書(shū)、工程地質(zhì)水文勘察資料、工程地區(qū)抗震資料等等。工程設(shè)計(jì)方面資料，如初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)。（2）工程施工、工程監(jiān)理資料，工程設(shè)計(jì)變更資料等等，這些資料是工程建設(shè)檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，關(guān)系工程建設(shè)的竣工和工程竣工以后的維護(hù)。（3）工程建設(shè)中的各種圖紙資料，如設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖等等。
房地產(chǎn)工程的檔案管理工作與建筑工程項(xiàng)目的其他管理工作相比有著明顯的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：（1）單一獨(dú)立性，在房地產(chǎn)工程檔案管理當(dāng)中，一般采用的單項(xiàng)目管理的方式，并且在項(xiàng)目管理當(dāng)中具有相對(duì)獨(dú)立性的特征。（2）真實(shí)性特征，對(duì)于檔案管理的內(nèi)容來(lái)說(shuō)，應(yīng)該是工程建設(shè)的真實(shí)性的反應(yīng)，是工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程中的最真實(shí)的原始記錄，與工程建設(shè)的總體過(guò)程保持一致。（3）實(shí)用性的特點(diǎn)，在檔案管理中的所有資料應(yīng)該對(duì)工程建設(shè)具有一定意義的內(nèi)容，無(wú)論是工程管理，還是對(duì)工程建設(shè)都具有實(shí)用意義。
2.房地產(chǎn)工程檔案管理中存在的問(wèn)題
雖然房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)工程檔案管理的認(rèn)識(shí)逐漸加深，在實(shí)踐中也采取了一些措施提高檔案管理水平，但是 在檔案管理當(dāng)中仍然存在很多問(wèn)題。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）檔案材料收集不完整
檔案材料收集不完整的問(wèn)題在房地產(chǎn)檔案管理當(dāng)中最為突出，現(xiàn)在房地產(chǎn)企業(yè)沒(méi)有在檔案歸檔上建立起一套完整的體系，在檔案材料收集上只注重綜合性資料和建設(shè)中產(chǎn)生的一些資料，歸檔面非常窄，不能完全反應(yīng)房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過(guò)程。一些與工程建設(shè)密切相關(guān)的資料常常被忽視，如配套工程檔案、、地下管線、園林綠化等檔案資料，這些也是房地產(chǎn)工程檔案管理的重要內(nèi)容，這些內(nèi)容的缺失嚴(yán)重影響了房地產(chǎn)工程檔案管理的完整性。
（2）檔案管理人員的素質(zhì)和能力偏低
檔案管理工作水平很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)和能力，但是現(xiàn)在極少有房地產(chǎn)公司有專業(yè)的檔案管理人員，從事檔案管理工作的多數(shù)情況下是行政管理工作兼職的，主要是由辦公室負(fù)責(zé)。由于不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，他們?cè)跈n案管理知識(shí)、能力、素質(zhì)等方面的水平較低，由于管理能力和素質(zhì)的限制，導(dǎo)致房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理無(wú)法做到詳細(xì)細(xì)致，與當(dāng)前快速發(fā)展的房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)產(chǎn)業(yè)嚴(yán)重不符。另外，由于非專業(yè)人員管理檔案，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案編制比較混亂，根本沒(méi)有按照檔案的編制的要求編制檔案材料，也沒(méi)有按照規(guī)定建立詳細(xì)的檔案索引，檔案的保存也是凌亂無(wú)序，查找起來(lái)非常困難。
（3）竣工階段的檔案管理常被人們忽視
房地產(chǎn)工程的檔案管理應(yīng)該貫徹于房地產(chǎn)工程建設(shè)的始終，但是在竣工階段，檔案管理人員往往認(rèn)為檔案管理已經(jīng)結(jié)束，因此被房地產(chǎn)項(xiàng)目的管理者忽視。實(shí)際上在竣工階段產(chǎn)生工程資料也不在少數(shù)，這些資料與工程建設(shè)的可以說(shuō)是密切相關(guān)，由于部分建設(shè)單位，施工單位和技術(shù)檢測(cè)單位及建筑材料供貨單位之間相互拖欠工程款，有的相互以各自檔案材料作為交換條件等情況發(fā)生，因而造成檔案的歸檔出現(xiàn)停滯的狀態(tài)，使檔案資料殘缺不全。即使是本單位的工作人員，對(duì)于竣工階段的一些交付的檔案資料，很容易被忽視，導(dǎo)致這材料無(wú)法及時(shí)歸檔。
二、房地產(chǎn)工程檔案管理問(wèn)題的對(duì)策
要想提高房地產(chǎn)工程檔案管理的水平，必須分析這些問(wèn)題形成的原因，在此基礎(chǔ)上根據(jù)現(xiàn)有的資料采取針對(duì)性的措施，來(lái)解決這些問(wèn)題，促進(jìn)房地產(chǎn)工程檔案管理的完善。
1.要重視檔案管理工作
房地產(chǎn)工程建設(shè)的管理者負(fù)責(zé)人應(yīng)該意識(shí)到檔案管理的重要意義，重視房地產(chǎn)檔案管理工作，在工程立項(xiàng)階段就開(kāi)始收集整理與本項(xiàng)目有關(guān)的工程建設(shè)資料，這樣一方面能保證資料收集的完整性，使檔案資料能夠及時(shí)的歸檔，避免匆匆忙忙的開(kāi)展檔案管理工作引起的各種混亂的情況發(fā)生。另一方面，從項(xiàng)目的開(kāi)始就進(jìn)行歸檔工作能夠保證檔案歸檔的順序性，減少后期歸檔整理的工作量。在這一方面，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)要派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，還要通過(guò)制度建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作檢查監(jiān)督力度，并在企業(yè)的績(jī)效管理中體現(xiàn)出來(lái)，用嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度激勵(lì)檔案管理工作者的積極性、責(zé)任心。
2.建立健全房地產(chǎn)檔案管理制度
當(dāng)前房地產(chǎn)工程檔案管理中的問(wèn)題與房地產(chǎn)工程檔案管理制度的缺失密切相關(guān)，在房地產(chǎn)工程檔案制度建設(shè)當(dāng)中，應(yīng)該對(duì)歸檔的程序做出詳細(xì)的規(guī)定，使房地產(chǎn)工程建設(shè)的各個(gè)階段的檔案資料都能實(shí)現(xiàn)有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范和完整。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、監(jiān)理單位、施工單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。完整的前期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。在檔案制度建設(shè)當(dāng)中，責(zé)任制度的建設(shè)的最為關(guān)鍵，在責(zé)任制度建設(shè)中責(zé)任追究制度處于核心的位置，在明確各自的管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該明確規(guī)定檔案管理人員應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。
3.重視竣工階段的檔案歸檔工作
檔案管理人員在房地產(chǎn)工程竣工階段，檔案管理人員可以與工程項(xiàng)目管理人員一起，按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求，按照分類和順序，對(duì)工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的資料進(jìn)行全面的檢查、審核，確保資料文件材料的真實(shí)性、客觀性和完整性。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)該做到隨時(shí)發(fā)現(xiàn)隨時(shí)解決，盡可能的做到查漏補(bǔ)缺，保證檔案材料的完整性。在竣工階段的歸檔中要認(rèn)真貫徹《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《工程竣工驗(yàn)收備案制度》等文件中的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)把竣工質(zhì)量關(guān)，把檔案的驗(yàn)收、移交作為工程竣工工作的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容來(lái)抓，做到工程竣工與檔案歸檔工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在檔案移交的過(guò)程中，建設(shè)單位應(yīng)該按照檔案移交的實(shí)際情況決定是否出具《建設(shè)工程檔案合格證》，以保證檔案移交和工程竣工工作的圓滿完成。
4.全面提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)
關(guān)鍵詞：高校；試卷檔案；紙質(zhì)試卷；技術(shù)性問(wèn)題
高校試卷內(nèi)容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會(huì)涉及各個(gè)學(xué)院、各個(gè)系和相關(guān)的老師。試卷的歸檔是一個(gè)復(fù)雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒(méi)有科學(xué)合理的管理方法，就會(huì)出現(xiàn)管理混亂，也就說(shuō)明高校的管理水平低。因此，建立一個(gè)科學(xué)合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學(xué)校的管理水平。
一、試卷檔案管理存在的問(wèn)題
目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問(wèn)題。由于信息技術(shù)的發(fā)展，一部分試卷從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問(wèn)題，高校對(duì)于紙質(zhì)試卷的管理是有經(jīng)驗(yàn)的，但是在管理的過(guò)程中，還會(huì)出現(xiàn)紕漏。高校對(duì)于電子試卷的保管，還有一定的技術(shù)性問(wèn)題。試卷檔案建立的目的是為了讓學(xué)校和老師充分利用，以便改善教學(xué)質(zhì)量和明確教學(xué)方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。
二、規(guī)范高校試卷檔案管理
1.試卷檔案管理制度應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)
當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì)，因此學(xué)校要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續(xù)和縮短過(guò)程。過(guò)去我國(guó)的高校對(duì)于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個(gè)龐大的工程，涉及各個(gè)學(xué)院和各個(gè)系，過(guò)程十分繁瑣，浪費(fèi)人力、物力和時(shí)間。所以，試卷檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時(shí)樹(shù)立科學(xué)的、先進(jìn)的管理理念，有助于規(guī)范試卷檔案管理。
2.優(yōu)化試卷檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能
（1）教務(wù)系統(tǒng)信息的整合與利用
試卷管理是教務(wù)管理的職責(zé)之一。在教務(wù)管理中，有關(guān)試卷的內(nèi)容繁多，因此在查詢?cè)嚲碛嘘P(guān)信息的時(shí)候十分不易。但是在信息化時(shí)代，教務(wù)系統(tǒng)也要信息化，所以要整合教務(wù)系統(tǒng)中有關(guān)的試卷信息。根據(jù)試卷的年份、學(xué)院、班級(jí)、科目和老師進(jìn)行整理。同時(shí)可以建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復(fù)記錄相同的信息，減少學(xué)校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。
（2）試卷檔案系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)與優(yōu)化
優(yōu)化試卷檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，可以降低重復(fù)錄入信息量，避免信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，可以節(jié)省查找數(shù)據(jù)的時(shí)間。科學(xué)合理地設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸出路徑，設(shè)計(jì)查找條件，比如學(xué)院、科目、班級(jí)等。實(shí)現(xiàn)試卷檔案信息系統(tǒng)的升級(jí)和優(yōu)化，可以統(tǒng)一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致管理混亂的問(wèn)題，方便抽查試卷信息。
3.簡(jiǎn)化試卷歸檔程序
由于試卷的內(nèi)容十分多，所以根據(jù)不同的內(nèi)容進(jìn)行歸檔也是十分復(fù)雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡(jiǎn)化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個(gè)學(xué)院及老師都有關(guān)系，因此在確定簡(jiǎn)化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進(jìn)行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。
4.保證試卷檔案的真實(shí)性
試卷是檢驗(yàn)學(xué)生學(xué)習(xí)成果和學(xué)校授課質(zhì)量的有效手段，所以試卷檔案管理就關(guān)系到學(xué)校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內(nèi)容必須是真實(shí)有效的。試卷需要及時(shí)回收，記錄試卷相關(guān)信息，并且保證在這一階段沒(méi)有人能更改有關(guān)信息。只有保證試卷檔案記錄的真實(shí)性，才能在調(diào)取檔案的時(shí)候輕易地找到。
5.簡(jiǎn)化試卷檔案查詢程序
高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學(xué)質(zhì)量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調(diào)取查詢程序，減少不必要的手續(xù)。
三、高校試卷檔案管理的意義和重要性
高校試卷檔案管理是考核學(xué)校的管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是學(xué)校的教學(xué)成果。試卷記錄的不僅僅是學(xué)生的成績(jī)，還有考核老師和學(xué)校之間的配合，這就間接地考核了學(xué)校各部門(mén)之間的配合能力和執(zhí)行能力。同時(shí)老師還可以根據(jù)試卷的測(cè)試結(jié)果，調(diào)整接下來(lái)的教學(xué)方向和重點(diǎn)，讓學(xué)生更容易接受老師所教的內(nèi)容。
高校建立科學(xué)合理的試卷檔案管理機(jī)制，可以提高學(xué)校的管理水平。高效節(jié)能的管理方法，可以極大地節(jié)省人力、物力和時(shí)間，同時(shí)可以保證試卷保存完整，簡(jiǎn)化了查找試卷檔案的步驟和手續(xù)。只有認(rèn)識(shí)到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發(fā)揮試卷檔案管理的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]鄧斐蔚，葉小泮，羅云卿，等.構(gòu)建高校試卷檔案管理模式的實(shí)踐探討[J].黑龍江檔案，2011（3）：33.
