時(shí)間：2023-07-13 09:23:18
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【摘要】本文主要分析與探討檔案管理在公園管理中的特點(diǎn)與作用。
關(guān)鍵詞 公園管理；檔案管理；特點(diǎn)；作用
公園檔案的管理是有效經(jīng)營(yíng)公園業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)與前提，但長(zhǎng)期以來，公園檔案管理工作存在著基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，管理者素質(zhì)較低，管理技術(shù)滯后，以及檔案內(nèi)容不全等方面的問題。
一、公園檔案管理工作的作用
作為國(guó)家檔案的組成部分，公園人事檔案翔實(shí)地反映了職工公園工作期間的實(shí)踐情況，能真實(shí)反映公園工作人員的工作經(jīng)歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對(duì)于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為公園人才發(fā)展計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料，為公園發(fā)展建設(shè)的周期性與連續(xù)性提供重要參數(shù)與憑證。而且公園綠化檔案的經(jīng)濟(jì)效益也相當(dāng)可觀。公園綠化部門對(duì)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建或改建等，均需要公園綠化檔案。
二、公園檔案管理工作的特點(diǎn)
（一）檔案來源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來自公園本身，同時(shí)也來自相關(guān)方面的各類資料。來源廣泛性，增加了公園檔案收集與整理工作的難度，同時(shí)也是公園檔案管理重要性的充分反映。
（二）載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字，同時(shí)還有錄音帶、照片及錄像帶等，由此才能達(dá)到聲形并茂、動(dòng)靜結(jié)合的效果。
（三）保存具有針對(duì)性。公園檔案具有較高使用價(jià)值，該特點(diǎn)有檔案內(nèi)容來決定，很多檔案內(nèi)容一旦損失就不可能彌補(bǔ)，比方說，有些錄音、照片、錄像損失就不能再復(fù)制。
三、公園檔案管理中存在的問題
（一）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。公園檔案填寫與存檔主要以手工為主，而且建設(shè)公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內(nèi)部檔案保存主要為紙質(zhì)形式，缺乏計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p害，直接影響到公園檔案管理。
（二）管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)不高。很多公園檔案員并沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。
所以加強(qiáng)公園檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)顯得尤為必要和迫切。
（三）管理技術(shù)滯后。大部分的公園檔案管理機(jī)構(gòu)仍在進(jìn)行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進(jìn)”的工具，而這樣的工具對(duì)相關(guān)資料的記錄是簡(jiǎn)單的不完善的，并且嚴(yán)重缺乏技術(shù)革新意識(shí)，管理技術(shù)具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現(xiàn)代化信息技術(shù)操作手段。
（四）服務(wù)意識(shí)薄弱。隨著社會(huì)發(fā)展的需要，檔案開放程度有了明顯的提升，各級(jí)檔案部門通過積極向社會(huì)開放檔案信息資源促進(jìn)了人才市場(chǎng)的發(fā)展，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益。服務(wù)性工作是對(duì)檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。龐大復(fù)雜、知識(shí)密集是檔案管理事務(wù)的特點(diǎn)，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進(jìn)行，還要考慮到這些資料的查閱利用。
四、加強(qiáng)公園檔案管理的建議
（一）提高公園檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。公園檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要指得是計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)現(xiàn)信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學(xué)化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務(wù)之一，就是將檔案管理制度和相關(guān)的機(jī)制完善，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。
（二）加強(qiáng)公園檔案安全保障體系建設(shè)。由于電子公園檔案和紙質(zhì)公園檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子公園檔案管理特點(diǎn)有針對(duì)性地實(shí)施防護(hù)，按照“分層實(shí)施，均勻防護(hù)”原則針對(duì)公園檔案的安全性建立安全防護(hù)體系。安全防護(hù)體系的建立一方面可以通過對(duì)計(jì)算機(jī)安裝最新防火墻和殺毒軟件來達(dá)到安全防護(hù)的目的；另一方面是對(duì)電子公園檔案系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，安裝加固軟件，預(yù)防受到外界的安全威脅。
（三）提高公園檔案管理者綜合素質(zhì)。首先，要在人員進(jìn)入崗位之前進(jìn)行嚴(yán)格的審查，對(duì)于一些素質(zhì)低下，專業(yè)知識(shí)不精和有關(guān)方面知識(shí)不精的人員謝絕錄用，錄用高素質(zhì)和高技能人才，只有這樣，公園檔案管理工作才能更快地發(fā)展。其次，注重對(duì)在職人員業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，特別是對(duì)多年從事檔案工作的老同志，鼓勵(lì)其學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高專業(yè)技能，在職稱評(píng)定時(shí)重視從事基層檔案的老同志，給予一定的傾向政策，盡量減少基層檔案人員不安心工作和人員的嚴(yán)重外流現(xiàn)象。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；特點(diǎn)；問題
事業(yè)單位是國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要力量，在推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展上發(fā)揮著重大作用，其中，人事檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作重要內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位人事工作有著直接影響。首先，人事檔案管理管理工作要負(fù)責(zé)管理人才資源信息；其次，人事檔案管理工作為企人才的選拔與晉升等提供主要依據(jù)。然而，當(dāng)前人事檔案管理工作中面臨著許多方面問題，具體如下：
一、人事檔案管理工作的主要特征
(一)現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)
人事檔案管理是事業(yè)單位中一項(xiàng)重要工作，主要作用是為事業(yè)單位人事管理提供重要的管理依據(jù)。比如，提供人事管理所需要的人員考核、鑒定等方面資料信息。通過查看這些資料內(nèi)容，便于事業(yè)單位全面了解與考察個(gè)人情況。事業(yè)單位只有在全面了解個(gè)人情況后，才能夠進(jìn)一步客觀的、合理的對(duì)個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行分析，既實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人內(nèi)在潛能的發(fā)掘，又可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的優(yōu)化配置。
(二)機(jī)密性特點(diǎn)
事業(yè)單位人事檔案工作的主要特點(diǎn)是保密性強(qiáng)，為此，事業(yè)單位開展人事檔案管理工作之中，務(wù)必要嚴(yán)格的執(zhí)行保密制度，要切實(shí)保證人事檔案管理工作機(jī)密性，避免出現(xiàn)機(jī)密泄露的問題，最大程度的減少事業(yè)單位的損失。
(三)真實(shí)性特點(diǎn)
真實(shí)性是對(duì)人事檔案資料的基本要求，只有保障了人事檔案資料的真實(shí)性，才能夠準(zhǔn)確的反映出人才的經(jīng)歷。為此，作為檔案管理工作人員，要認(rèn)真細(xì)致的做好自身的工作，對(duì)資料的整理與鑒別務(wù)必要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)保證材料具有足夠的真實(shí)性與權(quán)威性，嚴(yán)厲禁止隨意篡改人事檔案資料的行為。
(四)動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)
人事檔案資料主要是對(duì)當(dāng)事人經(jīng)歷的記錄，為此，在當(dāng)事人的經(jīng)歷發(fā)生變化時(shí)，要相應(yīng)的對(duì)人事檔案資料做出調(diào)整與更新。為此，對(duì)于人事檔案管理工作的開展，要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)化的原則，實(shí)時(shí)更新人事檔案資料，確保能夠充分發(fā)揮人事檔案資料作用。
二、事業(yè)單位開展人事檔案管理工作需要注意的問題
(一)完善相關(guān)制度，明確崗位職責(zé)
為了保障人事檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)重視完善相關(guān)制度，明確各個(gè)崗位的工作職責(zé)。因此，事業(yè)單位應(yīng)立足于自身發(fā)展情況，根據(jù)調(diào)查的結(jié)果，改進(jìn)工作方式并建立規(guī)范化制度。除此之外，事業(yè)單位要做好整理、審查、歸檔以及收集人事檔案資料工作，落實(shí)清理與鑒定人事檔案工作，充分發(fā)揮自身服務(wù)職能。
(二)構(gòu)建完善的管理組織體系
在事業(yè)單位的整體檔案管理工作中，人事檔案管理工作屬于重要組成部分。為此，針對(duì)于人事檔案管理工作，事業(yè)單位要合理分配管理責(zé)任與權(quán)限，采用統(tǒng)一化管理模式，既可以有效提升人事檔案管理質(zhì)量與效率，而且可以節(jié)約人事檔案管理成本，促進(jìn)信息容量的提升，保障檔案信息管理工作全面性。通過構(gòu)建一體化的管理組織體系，可以提升人事檔案管理工作地位，使其獲得多方面的支持與配合。
(三)改進(jìn)人事檔案工作方式
傳統(tǒng)的人事檔案管理工作忽視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，既無法提升檔案查閱與利用的效率，又加大了檔案管理的壓力，無法滿足如今檔案管理工作需要。因此，針對(duì)于這一問題，事業(yè)單位應(yīng)加快改進(jìn)檔案管理方式，采用新型的檔案管理方式，推進(jìn)檔案管理工作效率提升，促進(jìn)自身的服務(wù)職能的提升。
(四)加大開發(fā)檔案資料的力度
人事檔案管理工作要充分考慮事業(yè)單位發(fā)展需要，做好收集各種人事檔案資源的工作，不斷的充實(shí)檔案的內(nèi)容。然而，就傳統(tǒng)檔案資料內(nèi)容來看，其主要存在的問題是忽視整合人事管理工作所需的德、能、勤以及績(jī)等方面材料，無法有效反映與體現(xiàn)人才實(shí)際情況。此外，為了提升檔案信息時(shí)效性，人事檔案管理工作中要融入動(dòng)態(tài)化管理思想，為事業(yè)單位進(jìn)行人才考察、選拔與培養(yǎng)等工作提供重要參考依據(jù)。
(五)建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍
管理人員作為人事檔案管理工作主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其個(gè)人素質(zhì)高低直接影響著工作質(zhì)量。為此，高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是保障人事檔案管理工作落實(shí)的基礎(chǔ)。因此，作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，而且要擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員在平時(shí)工作生活中要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，全面的了解先進(jìn)的管理思想與技術(shù)，并且積極采取科學(xué)的管理方式。此外，事業(yè)單位應(yīng)組織檔案管理人員參與組織建設(shè)與思想作風(fēng)活動(dòng)，強(qiáng)化全體人員對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮工作人員的作用，保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作的推進(jìn)落實(shí)。
(六)加強(qiáng)信息化的建設(shè)
傳統(tǒng)的檔案管理主要是補(bǔ)充人事檔案管理，避免由于信息癱瘓而造成檔案數(shù)據(jù)的損壞，然而，在信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理要加強(qiáng)信息化建設(shè)，積極構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，從而保障人事檔案管理的安全性與便捷性。因此，有必要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化建設(shè)，建立起完善的檔案信息平臺(tái)，提高信息平臺(tái)的管理功能，在符合檔案數(shù)據(jù)信息共享同時(shí)，確保各個(gè)部門具有不同的操作權(quán)限。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化平臺(tái)維護(hù)，促進(jìn)信息化管理水平的提升。
三、結(jié)語
總而言之，隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作的多元化發(fā)展趨勢(shì)愈加明顯。為此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的改革，采用開放化與社會(huì)化的發(fā)展思想，充分的發(fā)揮出人事檔案自身的服務(wù)功能，從而推進(jìn)事業(yè)單位健康、快速、可持續(xù)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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1林業(yè)科技檔案的主要特點(diǎn)
1．1專業(yè)性
科技檔案與其他檔案的最根本區(qū)別在于它產(chǎn)生、形成于科技活動(dòng)中，而科技活動(dòng)是分專業(yè)進(jìn)行的，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，專業(yè)性的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的重要依據(jù)之一［1］。林業(yè)科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業(yè)特點(diǎn)。以咸寧林科院為例，在對(duì)竹類、杉木、油料作物等方面的研究時(shí)，歸檔材料就含有調(diào)查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)；如潛山森林公園規(guī)劃建設(shè)工程項(xiàng)目就包括建筑施工圖、工程預(yù)算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個(gè)方面、多個(gè)專業(yè)的內(nèi)容。
1．2成套性
林業(yè)科技項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、調(diào)查研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程施工、竣工驗(yàn)收整個(gè)過程中都體現(xiàn)了成套性的特點(diǎn)，即圍繞著一個(gè)獨(dú)立的科研項(xiàng)目或課題形成，每一項(xiàng)都是相互關(guān)聯(lián)，密切聯(lián)系，記錄了完整的科研項(xiàng)目活動(dòng)。
1．3階段性
由于有的林業(yè)科研項(xiàng)目周期長(zhǎng)，可以根據(jù)項(xiàng)目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段進(jìn)行歸檔，每完成一個(gè)階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補(bǔ)充到該科研項(xiàng)目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學(xué)、有序。
1．4保密性
林業(yè)科技檔案是廣大林業(yè)科技人員在科學(xué)試驗(yàn)、生產(chǎn)實(shí)踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業(yè)建設(shè)真實(shí)記錄，在某些方面具有專屬性和獨(dú)創(chuàng)性，屬于國(guó)家和單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)范疇，必須得到尊重和保護(hù)，要加強(qiáng)對(duì)科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內(nèi)容，適當(dāng)調(diào)整保密范圍和密級(jí)，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。
2林業(yè)科技檔案管理存在的問題
2．1檔案管理模式傳統(tǒng)
林業(yè)科技檔案是林業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的記錄和憑證，又是林業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)必要的參考和依據(jù)，在林業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中具有重要作用［2］，但長(zhǎng)期以來，由于受傳統(tǒng)模式的影響，林業(yè)科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多林業(yè)科技單位只是簡(jiǎn)單地把檔案信息要素錄入計(jì)算機(jī)，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。
2．2科技人員存檔意識(shí)淡薄
部分科技人員對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔意識(shí)淡薄，只重視科學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和科技成果論文的發(fā)表，輕視檔案資料的收集，沒有認(rèn)識(shí)到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項(xiàng)目建設(shè)工作中的重要組成部分，是項(xiàng)目驗(yàn)收的重要依據(jù)，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動(dòng)配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。
2．3管理人員專業(yè)水平不強(qiáng)
檔案的信息化管理給新形勢(shì)下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業(yè)科技單位，檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒有時(shí)間、沒有精力去學(xué)習(xí)更多專業(yè)知識(shí)或進(jìn)行專門培訓(xùn)以此提升自己的專業(yè)技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動(dòng)或科技項(xiàng)目具體過程中，對(duì)科研項(xiàng)目本身缺乏基本了解和認(rèn)知，僅憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分類，導(dǎo)致歸檔不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了林業(yè)科技檔案收集質(zhì)量。
2．4檔案管理規(guī)范化程度不高
有的林業(yè)科研單位對(duì)林業(yè)科技檔案管理認(rèn)識(shí)不足，對(duì)科技檔案資源運(yùn)用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。
2．5檔案管理體系不完善
盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業(yè)科技檔案統(tǒng)一管理方面，由于我國(guó)還沒有建立統(tǒng)一的林業(yè)檔案規(guī)章制度，各類林業(yè)資料往往沒有統(tǒng)一由林業(yè)科技檔案管理部門或管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成林業(yè)科技檔案不健全、不完全、不集中問題。
3林業(yè)科技檔案管理的基本規(guī)范
3．1明確歸檔范圍
林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，必須保證林業(yè)科技檔案整理的規(guī)范化程度，切實(shí)遵循林業(yè)科技檔案以課題成套進(jìn)行歸檔的特點(diǎn)。一般按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、技術(shù)考察及調(diào)研報(bào)告、課題論證報(bào)告、科研課題研究計(jì)劃和協(xié)議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗(yàn)分析報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告，專利申請(qǐng)的有關(guān)文件；設(shè)計(jì)文件、圖紙、重要的往來技術(shù)文件、課題鑒定申請(qǐng)書、工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎(jiǎng)勵(lì)、申報(bào)材料及審批材料、獲獎(jiǎng)證書、推廣應(yīng)用經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明；推廣應(yīng)用方案，技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，協(xié)議書，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，成果宣傳報(bào)道等等。
3．2確定歸檔時(shí)間
歸檔時(shí)間的確定直接影響到歸檔文件的質(zhì)量，決定著歸檔工作能否正常進(jìn)行。歸檔時(shí)間應(yīng)根據(jù)林業(yè)科技活動(dòng)的規(guī)律和科技文件的形成特點(diǎn)來確定。對(duì)于周期較長(zhǎng)的林業(yè)科研項(xiàng)目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段進(jìn)行歸檔，每完成一個(gè)階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補(bǔ)充到該科研項(xiàng)目檔案中去。對(duì)于活動(dòng)周期不太長(zhǎng)的林業(yè)科研項(xiàng)目，可在該項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行歸檔。此外，有的林業(yè)科研項(xiàng)目不僅周期長(zhǎng)，而且由若干子項(xiàng)目、子課題組成，這些子項(xiàng)目、子課題一般相對(duì)獨(dú)立，可在每個(gè)子項(xiàng)結(jié)束后對(duì)該子項(xiàng)進(jìn)行歸檔。為便于記憶簡(jiǎn)易分為：按階段歸檔；在一項(xiàng)科技活動(dòng)結(jié)束后歸檔；按子項(xiàng)歸檔；按年度歸檔；隨時(shí)歸檔。
3．3劃定保管期限
林業(yè)科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的應(yīng)該永久保存；凡是在一定時(shí)期內(nèi)，具有利用價(jià)值的可以定期30年保存；凡是在較短時(shí)期內(nèi)，具有利用價(jià)值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長(zhǎng)。
3．4注重日常管理
在林業(yè)科技檔案中新技術(shù)、新品種、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和種質(zhì)資源都具有非常高的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值，作為存儲(chǔ)這些信息的載體—林業(yè)科技檔案的管理就顯得尤為關(guān)鍵。因此，在日常管理中要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法及其《實(shí)施辦法》等法律規(guī)章，建立健全檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、移交和檔案人員崗位責(zé)任制等等，以嚴(yán)格的制度管人管事。
4強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的對(duì)策措施
4．1強(qiáng)化認(rèn)識(shí)
作為林業(yè)工作部門要充分認(rèn)識(shí)到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動(dòng)林業(yè)科技進(jìn)步的必要資源；是發(fā)展林業(yè)經(jīng)濟(jì)、創(chuàng)造林業(yè)效益的基礎(chǔ)工作。特別是基層科研單位領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案管理工作，將所需經(jīng)費(fèi)列入單位年度財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算，加大資金投入，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的硬件設(shè)施設(shè)備，建立利于檔案內(nèi)網(wǎng)在線查詢的信息化管理系統(tǒng)。另外，林業(yè)科技檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，檔案管理人員要強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，除了學(xué)習(xí)檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)外，還需要補(bǔ)充林業(yè)科技專業(yè)知識(shí)，不斷提高綜合管理水平。同時(shí)，有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)組織檔案管理人員參加林業(yè)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，抓好專業(yè)技術(shù)教育。只有這樣，林業(yè)科技檔案管理才會(huì)科學(xué)、規(guī)范、有序，檔案信息化管理水平才會(huì)得到有效提高，檔案開發(fā)利用才會(huì)便捷有效。
4．2完善制度
林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用，離不開檔案管理制度的保障，相關(guān)林業(yè)科技單位應(yīng)以國(guó)家有關(guān)檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合本單位實(shí)際，按照林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會(huì)發(fā)展需要，建立健全相關(guān)制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設(shè)水平。
4．3加強(qiáng)應(yīng)用
林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價(jià)值，服務(wù)于現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)與林業(yè)科技發(fā)展，服務(wù)于國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。林業(yè)科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學(xué)化程度、提高工作效率。林業(yè)科研人員要主動(dòng)挖掘本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展特點(diǎn)，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務(wù)范圍、深入開展送科技下鄉(xiāng)活動(dòng)，將實(shí)用的致富信息送到林農(nóng)手中，為林業(yè)生產(chǎn)提供可靠依據(jù)。檔案管理人員要根據(jù)科學(xué)研究的實(shí)際，圍繞特定課題及時(shí)地、連續(xù)地向科研人員提供對(duì)口徑的各種檔案文獻(xiàn)資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務(wù)，使研究者及時(shí)獲得攻克難關(guān)的資料，避免重復(fù)勞動(dòng)，充分發(fā)揮好服務(wù)保障作用，使課題研究人員不斷充實(shí)、修正、完善自己的研究?jī)?nèi)容和方法。
4．4實(shí)現(xiàn)信息化管理
檔案信息化建設(shè)是目前林業(yè)科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要組成部分進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理工作人員要緊跟社會(huì)發(fā)展潮流，從收集完整齊全、真實(shí)可靠的檔案信息著手，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實(shí)施一體化管理。
4．5建設(shè)相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍
林業(yè)科技檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，檔案管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，必須抓緊抓實(shí)做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，充分調(diào)動(dòng)從事檔案工作的積極性、創(chuàng)造性。同時(shí)要根據(jù)林業(yè)科技工作的特點(diǎn)和需求，不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批有專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，安排相對(duì)固定的人員管理林業(yè)科技檔案，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，從而促進(jìn)林業(yè)科技檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
4．6完善檔案管理體系
關(guān)鍵詞：文書檔案；管理
作為服務(wù)型及高技術(shù)型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業(yè)具有重要的作用，還因?yàn)闀r(shí)代的進(jìn)步有著巨大的發(fā)展空間。為了保障檔案質(zhì)量，發(fā)揮其服務(wù)性能，就需要在安全、操作等方面進(jìn)行優(yōu)化，完善其制度和規(guī)范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強(qiáng)信息資源的開發(fā)和利用價(jià)值。
一、文書檔案管理概況
1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業(yè)管理工作中最基礎(chǔ)、最根本的工作，是信息化建設(shè)的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內(nèi)容，在業(yè)務(wù)決策、企業(yè)發(fā)展上都承擔(dān)著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對(duì)企業(yè)事業(yè)單位等歷史資料的總結(jié)和保存，實(shí)際上還肩負(fù)著行政管理、科學(xué)研究、業(yè)務(wù)開展以及宣傳教育等多項(xiàng)職責(zé)，是企業(yè)和單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理發(fā)展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發(fā)現(xiàn)，其通過收集和歸檔進(jìn)行服務(wù)工作的價(jià)值也越發(fā)受到社會(huì)的關(guān)注，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善管理制度和方法，提升其技術(shù)水平與保密等級(jí)等，已成為企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的一項(xiàng)核心內(nèi)容，因此規(guī)范文書檔案的保密管理、創(chuàng)新管理手段和方法，不僅是時(shí)代潮流，也是一種必然的現(xiàn)實(shí)需求。
2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設(shè)計(jì)人員較多、標(biāo)準(zhǔn)化過程難以控制，因此實(shí)際工作中常出現(xiàn)各種問題。研究文書管理方法必須對(duì)現(xiàn)有問題進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，以實(shí)現(xiàn)深入的結(jié)構(gòu)調(diào)整和改進(jìn)。文書檔案管理的概念產(chǎn)生已久，但部分人員對(duì)文書檔案的管理意識(shí)還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號(hào)文件，使得檔案時(shí)間不連貫、準(zhǔn)確性低、工作效率和工作質(zhì)量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業(yè)或單位檔案意識(shí)淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對(duì)文書檔案保密管理原則、方式的設(shè)計(jì)和規(guī)定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準(zhǔn)確性，使得相關(guān)人員在實(shí)際工作中得不到有效的借鑒和指導(dǎo)，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業(yè)當(dāng)中，檔案與文書分屬不同的管理?xiàng)l塊，兩部分人員若不能得到及時(shí)的信息溝通和一致的管理規(guī)范，就極容易出現(xiàn)銜接方面的脫節(jié)與不順暢，造成漏歸、錯(cuò)歸等現(xiàn)象的產(chǎn)生。
3.未來文書檔案管理特點(diǎn)及發(fā)展趨勢(shì)。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展數(shù)據(jù)來源，同時(shí)作為行政管理中的后臺(tái)基礎(chǔ)工作，又決定著企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業(yè)的核心價(jià)值，因此具有極強(qiáng)的保密性。不同企業(yè)對(duì)此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標(biāo)準(zhǔn)化控制、分級(jí)管理兩個(gè)方面。前者通過對(duì)文書檔案實(shí)行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級(jí)的形式，將責(zé)任落實(shí)落實(shí)到具體個(gè)人，從而保證檔案管理的質(zhì)量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現(xiàn)今文書檔案管理的新趨勢(shì)。傳統(tǒng)的方法采用紙質(zhì)檔案和人工填寫，對(duì)環(huán)境和人員有較高的要求，且隨著時(shí)間的發(fā)展，必然出現(xiàn)一定的問題和弊端。現(xiàn)階段企業(yè)電子文檔雖然普及，但部分企業(yè)和單位僅僅局限于將手寫內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本，并未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發(fā)和利用。
二、新形勢(shì)下文書檔案管理改進(jìn)方向
1.健全文書檔案管理規(guī)章制度。為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)開展，需進(jìn)一步細(xì)化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責(zé)，同時(shí)根據(jù)企業(yè)或單位的實(shí)際情況以及相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)關(guān)鍵問題如歸檔期限等進(jìn)行規(guī)范和管理。各單位在制定文書檔案管理規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)對(duì)突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，資金和人員投入較少，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識(shí)較差、責(zé)任心不強(qiáng)，因此，適當(dāng)加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監(jiān)督考核機(jī)制，將促進(jìn)檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時(shí)代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設(shè)和系統(tǒng)管理應(yīng)具備完整的防御能力，能夠有效地對(duì)檔案的實(shí)體安全和信息安全做出保證。建立這一科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設(shè)計(jì)和具體環(huán)節(jié)的安全信息管理，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及保密需求。
2.強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)技能。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，專業(yè)水平和專業(yè)技能直接決定了能否應(yīng)對(duì)檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識(shí)以及責(zé)任感。企業(yè)或單位在招聘檔案管理人員時(shí)，從人才引進(jìn)的角度，應(yīng)甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當(dāng)量。而在日常培訓(xùn)時(shí)，可以通過培養(yǎng)管理人員對(duì)資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業(yè)技能的學(xué)習(xí)來實(shí)現(xiàn)整體素質(zhì)的提高。培訓(xùn)的內(nèi)容和形式可以多樣化，例如聘請(qǐng)相關(guān)學(xué)校的老師現(xiàn)場(chǎng)講解、開展團(tuán)隊(duì)競(jìng)賽活動(dòng)等，通過加深學(xué)習(xí)體驗(yàn)達(dá)到強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)的目的。此外，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與企業(yè)文化建設(shè)部門及相關(guān)部門積極配合，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，通過文化宣傳來提高企業(yè)或單位內(nèi)部對(duì)文書檔案管理工作的了解，從而將強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感。檔案管理人員的整體素質(zhì)決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量，多維度的培訓(xùn)不僅有利于個(gè)體的自我提升，還有利于充分發(fā)揮文書檔案的最大價(jià)值。
3.搭建信息化文書檔案管理平臺(tái)。傳統(tǒng)文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動(dòng)且資源遺漏嚴(yán)重等問題。為此，企業(yè)或單位應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)文書檔案收集模式進(jìn)行改進(jìn)，在原有模式的基礎(chǔ)上搭建新的信息化文書檔案管理平臺(tái)。在平臺(tái)的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進(jìn)信息收集、保管的技術(shù)方法，例如圖像、聲音與文本的轉(zhuǎn)換方法，以此加深對(duì)資料的連續(xù)性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關(guān)的保密級(jí)別，對(duì)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)化檔案的安全性。最后，企業(yè)在選擇合適的管理軟件時(shí)應(yīng)慎重，目前已較為成熟的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)或單位提供了更多的選擇，新技術(shù)的發(fā)展也使得數(shù)據(jù)錄入等更為簡(jiǎn)潔，選擇管理軟件時(shí)應(yīng)對(duì)其操作難易程度、后期維護(hù)以及保密性能作出充分考量，建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)同時(shí)適合自身發(fā)展的信息化文書檔案管理平臺(tái)，充分發(fā)揮文書檔案的服務(wù)性質(zhì)。信息化的管理平臺(tái)代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強(qiáng)日常的軟硬件設(shè)備維護(hù)，完善信息應(yīng)急措施，才能從根本上發(fā)揮信息化平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，確保檔案的安全。
三、Y語
文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程的記錄者，也是核心技術(shù)和數(shù)據(jù)的承載者。明確文書檔案管理工作的特點(diǎn)，充分意識(shí)其價(jià)值，是各單位及企業(yè)不可缺少的任務(wù)之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發(fā)展，其保密性和傳承性也將不斷被強(qiáng)化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學(xué)的檔案管理平臺(tái)不僅是個(gè)體需要，也符合時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需求。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】城鄉(xiāng)居民；社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理
引言
在城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)過程中，檔案資料能夠提供為其提供科學(xué)的指導(dǎo)和有利的依據(jù)，因此養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理非常重要。這些檔案資料的形式多樣、內(nèi)容豐富，能夠更好的展現(xiàn)參保人的實(shí)際情況，屬于我國(guó)檔案資源的有機(jī)組成部分。在當(dāng)前發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的重要性更加凸顯，并且已經(jīng)成為我國(guó)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦部門的首要工作任務(wù)。
一、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的意義
1.事關(guān)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革進(jìn)程。隨著社會(huì)的進(jìn)步，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)正在實(shí)現(xiàn)全國(guó)并軌，在推行的過程中，養(yǎng)老保險(xiǎn)制度根據(jù)實(shí)際情況增加了很多切實(shí)符合人民利益的新內(nèi)容。鑒于中國(guó)社會(huì)的實(shí)際情況，所需要承擔(dān)起的社會(huì)系統(tǒng)的工作量是極其龐大的，想要完整無誤的記錄每個(gè)人的詳細(xì)信息，那么對(duì)整個(gè)保險(xiǎn)部門的工作都是一項(xiàng)極大的挑戰(zhàn)，也促進(jìn)了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的進(jìn)一步改革。2.事關(guān)城鄉(xiāng)居民的切身利益。參保人自辦理參保手續(xù)開始再到退休之后享用養(yǎng)老保險(xiǎn)所提供的福利，在此過程中需要辦理很多手續(xù)。首先在辦理入保手續(xù)時(shí)，需要錄入詳細(xì)的個(gè)人信息，將其作為原始資料保存在個(gè)人信息檔案中，建立個(gè)人賬戶，之后所交的保險(xiǎn)費(fèi)都會(huì)將其劃到你的個(gè)人賬戶。新農(nóng)保制度和老農(nóng)保制度在進(jìn)行鏈接時(shí)，或者是居民和職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)過渡之時(shí)，需要辦理保險(xiǎn)關(guān)系和基金的轉(zhuǎn)移手續(xù)，其原始的個(gè)人檔案信息記錄是以后享受社會(huì)保險(xiǎn)福利的重要依據(jù)。城鄉(xiāng)居民個(gè)人的養(yǎng)老保險(xiǎn)信息好壞程度極大的影響參保人所能享受的待遇。
二、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的特點(diǎn)
1.涉及面廣。我國(guó)作為世界上的人口大國(guó)，據(jù)第六次全國(guó)人口普查數(shù)據(jù)顯示我國(guó)有近50%的人口分布在農(nóng)村，還有龐大的城鎮(zhèn)居民，我國(guó)的城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)所囊括的群體異常龐大，相對(duì)于其他保險(xiǎn)其工程量是極其巨大的。再從信息上看，所具有參保條件的參保人的信息錄入，開戶，繳納保險(xiǎn)費(fèi)，基金管理，保險(xiǎn)和基金轉(zhuǎn)移等等。整個(gè)業(yè)務(wù)檔案所涉及的信息繁冗復(fù)雜，數(shù)量龐大，包含方方面面的問題。2.變動(dòng)性大。農(nóng)村、城市的居民大都屬于城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的服務(wù)對(duì)象，這些對(duì)象基本都沒有固定工作，因此流動(dòng)性很大，戶籍也會(huì)隨著遷移而調(diào)動(dòng)。尤其是在城市規(guī)模不斷擴(kuò)大的今天，城市人口數(shù)量不斷增多，農(nóng)村人口向城市涌入的趨勢(shì)更加顯著，農(nóng)村勞動(dòng)力也大量向城市移動(dòng)，這些居民常年居住在城市，遠(yuǎn)離家鄉(xiāng)，并且工作單位也經(jīng)常發(fā)生變化。這就為檔案管理工作帶來了很大難度，居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案構(gòu)建到繳納中的很多問題都在變化。3.政策性強(qiáng)。我國(guó)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)要遵從保基本、可彈性、覆蓋廣等基本原則，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理也必須要與其相適應(yīng)，要采取公平、公正的原則，給予不同參保群體的尊重，雖然這些群體具有一定流動(dòng)性、差異性，但是檔案管理必須要做到一視同仁。保存好參與保險(xiǎn)居民的信息、參保時(shí)限、待遇水平等內(nèi)容，這些都與參保人利益之間有密切聯(lián)系，同時(shí)也關(guān)系到黨的惠民政策是否能夠真正落實(shí)。
三、涉及城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的建議
1.建立和完善現(xiàn)有的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制。根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)操作流程的相關(guān)規(guī)定，要根據(jù)當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)際狀況和養(yǎng)老保險(xiǎn)的特點(diǎn)，建立健全城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)信息檔案管理，做到有理可循，有章可遵。完善管理機(jī)制，及時(shí)入檔，及時(shí)歸檔，切實(shí)做到信息資料的真實(shí)完整，完善制度中檔案管理工作人員的權(quán)利與義務(wù)，績(jī)效考核以及獎(jiǎng)懲制度，做到城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的程序化和規(guī)范化，使得養(yǎng)老保險(xiǎn)信息檔案能夠成為切實(shí)的為人民群眾謀福利的最好依據(jù)。2.提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平。想要檔案管理工作實(shí)現(xiàn)效率化，檔案管理工作人員的作用是不可忽視的。因此，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，督促其進(jìn)步，提升工作人員的整體素質(zhì)。相關(guān)部門可以舉辦專家講座，專業(yè)化培訓(xùn)等，從而提升檔案管理工作人能夠熟練掌握工作內(nèi)容，工作流程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，促進(jìn)我國(guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。除此之外，檔案管理人員自己要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，促進(jìn)自己提升，樹立積極管理工作的觀念，從而增強(qiáng)檔案管理人員工作的自主性和責(zé)任感。3.提升檔案管理工作的信息化程度。隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，老齡化現(xiàn)象越加嚴(yán)重，導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)工作量不斷增加，這也成為了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理從紙質(zhì)化向信息化管理過渡的關(guān)鍵原因。在這種工作模式下，就需要信息檔案管理人員提升個(gè)人專業(yè)技能，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作技能的學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)軟件的使用方式，增強(qiáng)對(duì)電子信息文件的分類，歸檔，整理系統(tǒng)化管理力度，促使城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作更加具有效率和質(zhì)量。結(jié)束語做好城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，能夠?yàn)槲覈?guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)工作順利開展，提供更加有力的支持，并更好的保障居民利益，促進(jìn)和諧社會(huì)構(gòu)建。隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的不斷發(fā)展，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作也呈現(xiàn)出了一些新的特點(diǎn)，本文對(duì)其相關(guān)管理對(duì)策進(jìn)行了分析，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理者提供一些建議和參考。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞:高校財(cái)務(wù)檔案 特點(diǎn) 改進(jìn)措施
中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,辦學(xué)層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發(fā)展。當(dāng)前,加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè),提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容,其中,加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理是一個(gè)重要的方面。本文介紹了高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn),當(dāng)前管理中存在的問題,探討改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的幾個(gè)措施。
一、高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)
1.高校的財(cái)務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個(gè)重要方面。
2.財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門歸集,一般是先在財(cái)務(wù)部門保存1~2年以后,才移交到學(xué)校綜合檔案室。這就涉及到財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時(shí)間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時(shí)間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。
3.在高校財(cái)務(wù)實(shí)務(wù)中,財(cái)務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容:一方面是會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料,比如會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對(duì)賬單及其余額調(diào)節(jié)表,以及會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等;另一方面,是財(cái)務(wù)收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內(nèi)收據(jù)等。這兩方面的財(cái)務(wù)檔案構(gòu)成了高校財(cái)務(wù)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的收入和支出情況,完整地反映高校財(cái)務(wù)狀況。
4.隨著高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的普及,會(huì)計(jì)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式,歷年的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存,還以電磁信號(hào)的形式存儲(chǔ)在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。
二、高校財(cái)務(wù)檔案管理的當(dāng)前狀況
1.檔案管理意識(shí)淡薄,管理制度不完善。財(cái)務(wù)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄,連接當(dāng)前業(yè)務(wù),并作為未來財(cái)務(wù)預(yù)算的重要依據(jù),是財(cái)務(wù)管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是,作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員,在意識(shí)上普遍地對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠,在高校財(cái)務(wù)工作人員少、工作繁雜的情況下,對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)。《會(huì)計(jì)法》規(guī)定,出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案管理。目前,高校財(cái)務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財(cái)務(wù)檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個(gè)財(cái)務(wù)人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時(shí)其他相關(guān)的財(cái)務(wù)人員手中都有檔案資料,各自為政。這對(duì)財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制的實(shí)施,防止經(jīng)濟(jì)犯罪都有不利的影響。
3.財(cái)務(wù)檔案沒有專門的庫房。高校財(cái)務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財(cái)務(wù)辦公室,有的財(cái)務(wù)資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財(cái)務(wù)人員隨意查閱。有的財(cái)務(wù)部門因辦公條件有限,存放財(cái)務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進(jìn)出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn),缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性。
三、改進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案管理的措施
1.增強(qiáng)管理意識(shí),加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標(biāo)志之一。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認(rèn)識(shí),把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財(cái)務(wù)檔案工作,明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當(dāng)前,高校財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識(shí)的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn),財(cái)務(wù)部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責(zé)任制等,從根本上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè),以保障財(cái)務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。
3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的庫房建設(shè)。財(cái)務(wù)部門是高校的一個(gè)行政服務(wù)窗口,財(cái)務(wù)辦公室可以說是一個(gè)公共場(chǎng)所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴(yán)密的措施。因此,加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案庫房建設(shè)是高校硬件建設(shè)的一個(gè)重要方面。
4.加強(qiáng)專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大,各種科研經(jīng)費(fèi)的增多,會(huì)計(jì)核算和崗位設(shè)置的規(guī)范,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的普遍應(yīng)用,相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案資料數(shù)量日益龐大,由會(huì)計(jì)人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進(jìn)行管理,負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常管理,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的日常維護(hù),以及財(cái)務(wù)部門的日常查賬工作,確保財(cái)務(wù)檔案的安全性、完整性和檔案管理活動(dòng)的規(guī)范性。
5.加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案的管理。會(huì)計(jì)電算化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)日常要進(jìn)行備份保存,財(cái)務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行日常維護(hù)和及時(shí)升級(jí),年終形成會(huì)計(jì)電子檔案存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙備份,備份時(shí)注明形成檔案的時(shí)間和操作人員的姓名,并貼上寫保護(hù)封簽,存放在兩個(gè)不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時(shí),保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。財(cái)務(wù)工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)高,業(yè)務(wù)能力強(qiáng),并且保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性,具有腳踏實(shí)地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng);另一方面,不僅要熟悉財(cái)務(wù)部門的職責(zé),會(huì)計(jì)檔案的分類,以及對(duì)不同的文件材料能按照管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時(shí)事政策、財(cái)政稅務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),要進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在提高理論知識(shí)的同時(shí),注重實(shí)際工作能力的培養(yǎng),多提供學(xué)習(xí)先進(jìn)的機(jī)會(huì),多提供創(chuàng)新實(shí)踐的平臺(tái),以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財(cái)務(wù)檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個(gè)方面,在高校的教學(xué)評(píng)估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn),改進(jìn)管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財(cái)務(wù)檔案的安全和完整。
參考文獻(xiàn):
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一、建立規(guī)范化檔案管理模式對(duì)民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)發(fā)展的重要意義
（一）建立規(guī)范化的檔案管理模式，是企業(yè)自身保持穩(wěn)定、持久發(fā)展的需要
檔案管理部門及人員要幫助民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)盡快樹立正確的檔案管理規(guī)范化意識(shí)，自覺形成和建立科學(xué)規(guī)范的基本檔案管理模式，以達(dá)到完整保存、科學(xué)管理和有效利用檔案的目標(biāo)，使檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也能有效地提高民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)的管理水平。
（二）建立規(guī)范化的符合企業(yè)自身特點(diǎn)的檔案管理模式，是促進(jìn)民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)健康發(fā)展的有效途徑
民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)的生成主要有兩個(gè)途徑：1、靠民間資本土生土長(zhǎng)發(fā)展起來；2、由國(guó)有中小企業(yè)改制而來。不論何種形式生成的民營(yíng)企業(yè)，都是按產(chǎn)權(quán)明晰、責(zé)任明確、政企分開、管理科學(xué)的現(xiàn)代公司制運(yùn)作的。企業(yè)檔案管理作為民營(yíng)企業(yè)管理的一部分，為了能提供與企業(yè)制度特征相一致的有效服務(wù)，應(yīng)當(dāng)建立檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律、行政監(jiān)管的檔案管理制度。
（三）民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)建立規(guī)范化的檔案管理模式，是建立水上安全鏈的需要，是建立水運(yùn)企業(yè)安全管理機(jī)制的需要
隨著民營(yíng)船舶修造企業(yè)、民營(yíng)船舶運(yùn)輸公司的發(fā)展，民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)及其船舶也成為水運(yùn)企業(yè)中不容忽視的一部分。他們是否擁有真實(shí)可信、完整科學(xué)的檔案管理體系，成為水運(yùn)安全管理部門關(guān)心的焦點(diǎn)。水運(yùn)企業(yè)的高風(fēng)險(xiǎn)性質(zhì)，社會(huì)的高風(fēng)險(xiǎn)時(shí)代特征，都需要民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)建立規(guī)范化的檔案管理模式成為水上安全鏈的重要一環(huán)。
二、民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)檔案管理特點(diǎn)
（一）多元性
民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)大多屬中小企業(yè)，按所從事的業(yè)務(wù)領(lǐng)域可分為船舶設(shè)計(jì)企業(yè)、船舶修造企業(yè)、船舶運(yùn)輸企業(yè)，不同領(lǐng)域的民營(yíng)企業(yè)檔案內(nèi)容有所不同，檔案管理模式也會(huì)有所差異，各領(lǐng)域的企業(yè)要著力研究適合本企業(yè)的檔案管理模式，找到最優(yōu)的管理辦法。
（二）效益性
效益，一是指管理成本最小，二是收效最大。民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)檔案工作講求效益性是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀要求和體現(xiàn)。所以，民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)在“建檔內(nèi)容”應(yīng)著重建立能創(chuàng)造企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有關(guān)檔案。
（三）靈活性
民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)檔案管理方式靈活，管理地點(diǎn)靈活，管理手段靈活。企業(yè)自身作為檔案管理的主體，民營(yíng)企業(yè)檔案具體的收集、整理等由民營(yíng)企業(yè)自身決定，民營(yíng)企業(yè)必須在遵循《檔案法》第十六條的前提下，靈活選擇適合自身企業(yè)特點(diǎn)的檔案管理方式。例如船舶運(yùn)輸企業(yè)有關(guān)船舶的船舶檢驗(yàn)證書、船舶登記證書、船員適任證書、船舶保險(xiǎn)文書及財(cái)務(wù)擔(dān)保證明等文件須按主管部門的法規(guī)隨船攜帶。
三、民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)檔案管理模式
（一）企業(yè)要主動(dòng)按照水運(yùn)主管部門和檔案行政部門的要求開展建檔工作
民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)特殊的行業(yè)特點(diǎn)決定企業(yè)檔案管理必須按照海事主管部門的法規(guī)要求進(jìn)行建檔，企業(yè)與海事部門之間要形成良好的互動(dòng)關(guān)系。海事部門要在企業(yè)自愿的基礎(chǔ)上，通過調(diào)研、研討等方式，將企業(yè)、各地檔案行政部門及各相關(guān)部門組織起來共同制定民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)檔案管理辦法，努力促進(jìn)水運(yùn)企業(yè)檔案工作的發(fā)展。檔案行政部門在調(diào)研基礎(chǔ)上，幫助企業(yè)理清思路，著手建立企業(yè)較關(guān)心的、事關(guān)企業(yè)自身利益的如產(chǎn)品、設(shè)備、基建等科技檔案、營(yíng)銷檔案、企業(yè)信用檔案。
（二）積極建立民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)體系，為企業(yè)提供檔案人員支持保障
企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案工作的健康發(fā)展，檔案人員的文化素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)和操作技能是關(guān)鍵。檔案行政部門要面對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況主動(dòng)宣傳、積極引導(dǎo)，有針對(duì)性地與海事部門共同舉辦民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)檔案人員培訓(xùn)班，使檔案管理人員能夠便捷系統(tǒng)地掌握相關(guān)的法規(guī)與工作技能，為民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)培養(yǎng)素質(zhì)高的專業(yè)檔案管理人員。
（三）樹立典型，以點(diǎn)帶面，有力推動(dòng)民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展
檔案行政管理部門對(duì)于基礎(chǔ)較好的民營(yíng)水運(yùn)企業(yè)要重點(diǎn)培育和扶持，幫助他們總結(jié)出管理經(jīng)驗(yàn)與模式，在行業(yè)內(nèi)起到示范效應(yīng)。對(duì)于基礎(chǔ)較差的企業(yè)，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況指導(dǎo)建檔，幫助他們逐步走上正軌。
（四）檔案管理人員要主動(dòng)服務(wù)，使檔案工作緊密為企業(yè)發(fā)展服務(wù)
作為基層檔案管理人員，面對(duì)的檔案材料數(shù)量多，信息量廣，如何從大量的檔案中挖掘有價(jià)值的信息，為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)是檔案專業(yè)人員的重要任務(wù)，檔案管理人員要按檔案管理的要求搞好分類、整理、登記、編目、上架等工作。企業(yè)檔案的信息匯編，不僅企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益，還可以增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
（五）建立檔案管理中介組織，為水運(yùn)企業(yè)提供服務(wù)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；特點(diǎn)；開發(fā)利用
醫(yī)院檔案，是醫(yī)院實(shí)施行政管理的重要?dú)v史記錄，是反映醫(yī)院行政管理，醫(yī)療護(hù)理管理，黨務(wù)管理等活動(dòng)的重要憑證，涵蓋著醫(yī)院中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料，會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、基建項(xiàng)目、通告、通知等內(nèi)容，醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院來說，具有不可替代的參考價(jià)值，其管理更是一項(xiàng)十分重要的工作。
1 醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)
醫(yī)院檔案涉及領(lǐng)域?qū)挕⒎N類多、綜合性強(qiáng)，基本反映了醫(yī)院各項(xiàng)工作及活動(dòng)情況，其具有不同于其他專業(yè)檔案的特點(diǎn)：
1.1 醫(yī)院檔案管理具有綜合性
醫(yī)院檔案幾乎都是通過醫(yī)院辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行管理，從檔案的類型來看，它統(tǒng)管了諸如人事、基建、科研、財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)、總務(wù)、設(shè)備以及黨務(wù)等各種載體材料；從文件的來源看，除了有來自上級(jí)印發(fā)或本院制定的各種規(guī)定性、政策性和指導(dǎo)性， 業(yè)務(wù)性文件外，還涉及到與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。
1.2 醫(yī)院檔案具有內(nèi)容上的專業(yè)性
醫(yī)院是以醫(yī)療工作為主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實(shí)反映。因此，它所記述的內(nèi)容無疑帶有很強(qiáng)的專業(yè)性，如，醫(yī)院發(fā)展計(jì)劃、業(yè)務(wù)診療和技能操作常規(guī)和制度，醫(yī)療科學(xué)研究以及院務(wù)管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業(yè)性。
1.3 醫(yī)院檔案管理具有相對(duì)的保密性
檔案管理的最終目的是提供利用，而醫(yī)院檔案具有業(yè)務(wù)性強(qiáng)，相對(duì)保密性等特點(diǎn)，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務(wù)。
1.4 醫(yī)院檔案管理具有階段性
醫(yī)院行政管理科室多，產(chǎn)生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫(yī)院在某一短時(shí)間內(nèi)某項(xiàng)工作（如醫(yī)院管理年活動(dòng)、醫(yī)療質(zhì)量萬里行活動(dòng)、優(yōu)質(zhì)護(hù)理活動(dòng)等）所產(chǎn)生的文件材料的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，目前，大部分醫(yī)院檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。
2 醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用
檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。隨著醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用已為醫(yī)院管理中起到了非常重要的作用，因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)尤其重要，科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量醫(yī)院業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。
2.1 實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)是做好開發(fā)利用的手段
檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)和利用也顯得更為重要。HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個(gè)領(lǐng)域，電子病歷的使用，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使醫(yī)院檔案管理信息化已迫在眉睫。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)、教、研、學(xué)提供豐富、翔實(shí)的信息資源，而且也能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供準(zhǔn)確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，而檔案信息化在充分發(fā)揮檔案的這些功能方面有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能改變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化也是順應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時(shí)展的必然要求。
2.2 規(guī)范管理制度是做好開發(fā)利用的前提
檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。
2.3 完善檔案信息資源是做好開發(fā)利用的條件
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動(dòng)畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。長(zhǎng)期以來，醫(yī)院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對(duì)文書檔案未予以足夠的重視，沒有專門的、統(tǒng)一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對(duì)納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各醫(yī)院大多數(shù)根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，致使各醫(yī)院檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多樣，室藏結(jié)構(gòu)是否科學(xué)、合理，直接影響到檔案儲(chǔ)藏的質(zhì)量。因此，要有針對(duì)性地拓寬有價(jià)值的檔案歸檔范圍，優(yōu)化室藏檔案種類、數(shù)量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲(chǔ)藏的檔案完整、有價(jià)值、可利用性。同時(shí)，檔案集中統(tǒng)一管理，配置信息系統(tǒng)管理設(shè)備，把檔案資源建設(shè)成為綜合的信息庫，是醫(yī)院檔案發(fā)展的客觀要求。建立規(guī)范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。
2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)是做好開發(fā)利用的保證
檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性相對(duì)較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員由醫(yī)院辦公室人員兼職，且平時(shí)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創(chuàng)新和活力，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。
檔案管理工作是一門專門的學(xué)問，尤其對(duì)于醫(yī)院來說更是關(guān)鍵，必須要有大局之眼，細(xì)致之心，對(duì)每一道程序，每一個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格把關(guān)，必須建立健全科學(xué)的管理制度，在管理模式，人才隊(duì)伍等方面不斷創(chuàng)新舉措，推陳出新，努力實(shí)現(xiàn)歸口化，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的目標(biāo)管理，變死材料為活材料， 使有限的檔案材料發(fā)揮無限的作用。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管鍾工作保持特色和活力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的憑證和依據(jù)。
參考文獻(xiàn)
[1]寧延美.淺談醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)與開發(fā)利用田[J].世界今日醫(yī)學(xué)雜志，2004，5（1）：68.
