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關(guān)鍵詞： 新醫(yī)改 醫(yī)院檔案管理 改進方法 醫(yī)院管理 管理思想 檔案管理方法 管理人才 管理手段 檔案工作 檔案管理人員
中圖分類號：G27文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791(2011)02(c)-0000-00
所謂醫(yī)院檔案，指的是為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料、以及醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料，它是醫(yī)院在工作活動中所形成的各種文件，比如工作記錄、圖表、錄音、影像資料等各種書面材料及載體材料。這些醫(yī)院檔案記載了各自醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，可以用來研究醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)績、同時也對醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展方向提供了第一手資料；科學(xué)系統(tǒng)分析醫(yī)院檔案利于在今后的醫(yī)療事業(yè)中揚長避短，是醫(yī)院的寶貴財富。醫(yī)院檔案管理工作可以對醫(yī)院的行政管理工作、學(xué)術(shù)研究、科技交流以和法律糾紛等方面起一定的指導(dǎo)作用。
當(dāng)前，根據(jù)新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，如何加強醫(yī)院檔案管理，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對促進醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有決定性的作用。所以我們應(yīng)該以新醫(yī)改為導(dǎo)向，研究醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理，力求醫(yī)院檔案管規(guī)范化、信息化、完整化、現(xiàn)代化。
但隨著新醫(yī)改的推進，醫(yī)院檔案管理也暴露了一些問題。
1制度不健全性與收集效率低下性
檔案管理都是各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)性。而且大部分醫(yī)院對收入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，也缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，更沒有制定統(tǒng)一的收檔制度；同時醫(yī)院在日常管理考核中，也未將檔案管理納入目標(biāo)考核，導(dǎo)致檔案收集效率不高，檔案不齊全。
2檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
在醫(yī)院的各項管理中，例來只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高與繼續(xù)教育，尚未對檔案管理人員的素質(zhì)提出計劃和要求。大部分檔案管理人員專業(yè)出身的較少，知識面較窄、學(xué)歷普遍偏低，檔案管理知識貧乏；甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的。從而導(dǎo)致他們在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊。而且在平時的工作當(dāng)中，檔案管理人員進修學(xué)習(xí)的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，以致于使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
3檔案缺失嚴(yán)重，安全性能差
由于長期以來的歷史原因檔案管理設(shè)施不全又缺乏現(xiàn)代化檔案管理，以及醫(yī)院管理的要求，醫(yī)院設(shè)立了管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物、音像檔案的綜合檔案室。而各個科室管理各自醫(yī)療文書檔案、X 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案，就形成了多部門管理檔案的格局。醫(yī)院檔案管理不夠規(guī)范，設(shè)施不全，設(shè)備陳舊、技術(shù)落后等問題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。
在新醫(yī)改不斷深入中，必須探索一條適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路，對醫(yī)院檔案工作提出了新的要求。為了搞好檔案管理，促進醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理應(yīng)如何改進？
（1）以學(xué)習(xí)為第一任務(wù)
加強對檔案法的學(xué)習(xí)，增大對檔案法的宣傳，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提。將檔案管理納入醫(yī)院管理中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使全醫(yī)院從領(lǐng)導(dǎo)到職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。
（2）重視人才培養(yǎng)，提高人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)
檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，則應(yīng)不間斷提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平，并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃。不斷總結(jié)檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提升。檔案管理人員也要主動培養(yǎng)自身業(yè)務(wù)，在工作與學(xué)習(xí)中必須以主人翁的姿態(tài)為醫(yī)院的各項活動統(tǒng)籌安排和服務(wù)，使檔案管理工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密，為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。要有不斷創(chuàng)新的意識，要不斷解放思想，拓寬思路，開拓創(chuàng)新，增強對新生事物的敏感度和接受力。同時，可積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為使用者提供多方面、有實效的信息。
（3）大膽改革，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的。通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、日常管理及患者服務(wù)。同時，合理利用檔案可以為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和一定的經(jīng)濟效益，從而提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設(shè)。
要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施；二是要加強檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，使醫(yī)院檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。
（4）積極調(diào)研、獻計獻策、合作共享。
醫(yī)院檔案工作者要深入臨床一線進行調(diào)研，了解各科室醫(yī)療工作對檔案信息要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動服務(wù)。同時，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強管理，提高檔案利用率。打破院與院之間的界限，加強與各級醫(yī)院的信息聯(lián)系，互通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研需要，逐步實現(xiàn)檔案信息資源共享。
（5）加強病案的規(guī)范化建設(shè)。
檔案管理必須強調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強對醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高對病案嚴(yán)肅性的認識，使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認真的工作作風(fēng)。落實病案書寫規(guī)章制度，加強病案書寫規(guī)范化的培訓(xùn)，要實行專人負責(zé)。當(dāng)前在病歷書寫中存在代上級醫(yī)師簽名的現(xiàn)象，反映了各級醫(yī)師對病案書寫的嚴(yán)肅性缺乏應(yīng)有的認識，要強化管理抓落實。實行監(jiān)督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下，很可能由此引起醫(yī)患糾紛。
（6）制定相應(yīng)的考核制度。
檔案管理是一項長期工作，建立相應(yīng)的考核制度，必須層層嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人。醫(yī)院應(yīng)將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，將檔案管理與科室工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)管理、使醫(yī)院檔案管理工作步入新的臺階。
隨著時代的不斷進步與發(fā)展，與人民群眾生命健康息息相關(guān)的醫(yī)療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國正在進行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會醫(yī)療保險制度的改革，對醫(yī)院的管理工作提出了更多的要求。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進取，以滿足社會進步和醫(yī)院發(fā)展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國特色的社會主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻，總之，我們要把醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)成是一個專門的學(xué)問，調(diào)動全員意識來共同配合，以達到新醫(yī)改預(yù)期目標(biāo)。
參考文獻
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[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案管理； 信息化管理； 方法分析
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 032
[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）16- 0054- 02
企業(yè)檔案管理在企業(yè)管制工作中具有十分重要的地位。近幾年，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人才變動日漸活泛，企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐漸暴露。企業(yè)檔案工作怎樣推陳出新，逐漸變成我們一定要認真對待的一個主要問題。不僅在企業(yè)檔案管理體制上進行變革外，信息化管制同時是一個必要的發(fā)展。
1 加速檔案管理制度的變革
陳舊的企業(yè)檔案管理制度已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，因此對檔案管理制度進行變革已刻不容緩。確立改革的路線，使當(dāng)代企業(yè)的檔案管理工作可以持續(xù)發(fā)展。只有經(jīng)過改革，才可以給平穩(wěn)、連續(xù)、和諧的運行理清阻礙、逃脫困境，才可以幫助人的潛力發(fā)揮提出最廣闊的平臺。中國正在施行的一場關(guān)于社會各方面的變革，變革的成功將給我國社會的可持續(xù)運行提供可信賴的保證。檔案管理工作身為社會大團體中的一個子部分，是所有社會團體的首要組成環(huán)節(jié)。因此，檔案管理工作的可持續(xù)運行一定要改革，換句話說改革就是檔案管理工作可持續(xù)運行的促進力。
2 實施制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理
首先，全面調(diào)查案卷，取其精華去其糟粕。這是實現(xiàn)檔案管理度化、標(biāo)準(zhǔn)化的首要工作。另外平常的檔案管理部門由于歷年來沒有進行徹底的調(diào)查，還有移交部門規(guī)定管制期限不準(zhǔn)確，都存在一些重復(fù)或者沒有參考價值的案卷，因此，第一步要除去一些無用的案卷才能杜絕今后實施數(shù)字管制時發(fā)生重合和效率低下的狀況。其次，重新整理文件，實現(xiàn)文件制度化。將一些文件過多、內(nèi)容雜亂的文件進行再次整理。整理案卷的原則是最大努力地把一些存在關(guān)聯(lián)信息的案卷整理在一起。在整理文卷的過程中要把一些沒有頁碼、沒有案卷目錄、無文卷題目或題目不清晰的文卷重新整理、補全并保證所有文案更加規(guī)范。整理文案不僅使館藏文案優(yōu)化，還可以更加科學(xué)地保管文件，并且還能提高實行數(shù)字管制檔案后的有效利用的效率。
3 構(gòu)建全面的檔案信息安全管制體制
檔案信息化的完善構(gòu)建以及最后的確實都應(yīng)該依靠檔案管理職員來運行，因此說檔案管理職員是檔案的信息化安全保證的第一個保障。所以，構(gòu)建全面的安全管制機制，改善職工運行手段，增強檔案職員的警戒性，能夠從基本上減少個人錯失所帶來的信息遺失，降低電腦黑客對企業(yè)檔案信息體系的危害。與此同時，對于信息化管制，在檔案信息的應(yīng)用需要采取職工確認身份、備份數(shù)據(jù)、殺毒軟件等安全保護手段，運用這種方法增加檔案管理的安全。
4 加強檔案管理法治化建設(shè)
改革開放到現(xiàn)在，黨及政府有關(guān)機構(gòu)特別重視檔案的管制工作，先后了許多政策用來改善檔案管理工作。法制化是管制檔案管理工作的根本，要做好檔案管理工作就必須要依法管制，達成檔案管理的制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案類型的多樣化決定了檔案管理方法要繼續(xù)改革，只有堅定與時俱進，才能適應(yīng)新形勢，創(chuàng)立檔案管理工作的新局面。萬象更新的形勢對檔案管理人員在業(yè)務(wù)水平、知識水平及管制操縱能力等方面都說明了新的要求。檔案事業(yè)的拓展必須堅持按依法管制的道路，唯有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮原有的作用。為了增強對檔案的管制和搜集、整理工作，更方便地保護和使用檔案，《中華人民共和國檔案法》就此產(chǎn)生。
檔案管理作為一個體系嚴(yán)密的管制科學(xué)，是我國經(jīng)歷千載的智慧成果。尤其是最近幾十年，伴隨信息化的來臨，加速了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化體系發(fā)展，檔案信息化的管制已經(jīng)逐漸變成檔案管理運行的新目標(biāo)，變成當(dāng)代企業(yè)管制發(fā)展的主要標(biāo)志。
5 構(gòu)建一支素質(zhì)高的信息化檔案的專業(yè)隊伍
目前信息化的社會檔案管理者一定具有相應(yīng)的計算機技術(shù)以及這方面相應(yīng)嘗試。也就需要企業(yè)檔案管理職員應(yīng)當(dāng)依照檔案信息化運行的現(xiàn)實要求，逐漸地改變自己的理念，掌握新的電子計算機知識，了解信息管制新的技術(shù)，建立保證企業(yè)服務(wù)的工作態(tài)度，所以構(gòu)建一支素質(zhì)高、水平高的信息化檔案管理隊伍，才能保障企業(yè)檔案的信息化建立的需求。
6 結(jié) 論
綜上所述，信息化檔案管理作為一個完整，同時又周密的主要管制事務(wù)，不但要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)賦予高度的重視，更應(yīng)該得到全部檔案管理職員密切合作、積極參加。尤其是目前，信息化運行早變成為世界變革的一個目標(biāo)，更好地解決檔案管理事務(wù)中所面對的問題，才可以變成為企業(yè)的經(jīng)濟運行提供有效服務(wù)的根本保證，才能更好地為企業(yè)服務(wù)，為社會服務(wù)。
主要參考文獻
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【關(guān)鍵詞】建設(shè)項目；檔案管理；管理方法
檔案工作是企業(yè)建設(shè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，各有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將其納入項目建設(shè)的全過程，做到檔案工作與項目建設(shè)進程同步，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理檔案的原則，管理好建設(shè)項目檔案，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。下面針對如果做好檔案管理工作以及具體的方法措施進行敘述。
一、拓寬檔案管理服務(wù)渠道
隨著經(jīng)濟化與信息化的時展，檔案管理工作進行了更廣泛的延伸，不僅僅是面對各個單位檔案管理中的一些社會問題進行合理調(diào)配。也將面對一些檔案管理中的一些特殊人物群體的服務(wù)。隨著信息量的不斷加大，如果對信息化的范疇進行合理的控制，是檔案工作中所面臨的問題。科學(xué)技術(shù)以及科學(xué)生活都是在此基礎(chǔ)上進行，行政工作的繁雜性也增加了信息服務(wù)工作的難度，對于檔案管理工作中的一些基礎(chǔ)的檔案、書本信息檔案都要進行科學(xué)的管理與保存，將檔案管理中的一些基本的圖書或者信息以網(wǎng)絡(luò)的形式進行替代，這樣就能通過信息化的技術(shù)進行篩選，進行綜合性替代，經(jīng)濟快捷的選擇自己所要找的檔案。
1、加強服務(wù)意識
在信息化發(fā)展的今天，比的不僅僅是技術(shù)，還需要從服務(wù)意識上進行比較，對于信息資源中的開發(fā)以及調(diào)控，還應(yīng)該將檔案管理中所存在的一些相應(yīng)的調(diào)控進行合理的分析。從整體上調(diào)控企業(yè)的檔案信息，加大檔案信息管理中心的工作，建立信息交流與發(fā)展，檔案館不僅僅是收藏資料的機構(gòu)，還需要變成提供服務(wù)的機構(gòu)，這樣企業(yè)調(diào)查資料以及儲存資料的查詢時都較方便。加強檔案管理的服務(wù)意識，創(chuàng)建檔案管理的服務(wù)業(yè)群體，這樣將企業(yè)的發(fā)展與檔案的搜集工作同時進行，從根本上調(diào)整企業(yè)的服務(wù)內(nèi)容。
2、建立檔案管理平臺
隨著信息時代的發(fā)展，面對不同種類的情報，需要進行合理的分類與控制，這樣才能夠在浩瀚的文獻情報資料下，才能夠做到合理的調(diào)整和分類，方便查找，達到信息資源共享。建立一體式的檔案管理制度，加強檔案管理不僅需要打破之前的檔案資源建設(shè)，還需要調(diào)解決檔案管理中存在的一系列問題，充分發(fā)揮優(yōu)勢，在系統(tǒng)中建立依法存檔，合理存檔的管理理念，保證檔案管理工作的信息技術(shù)管理，最終將信息與社會共同分享。
建立信息式的資源共享，實現(xiàn)文獻與資料的互補，這樣不僅能夠?qū)n案資源進行有效整理，還能降低材料，能夠在檔案館的利用率上提高效率，增加空間利用資源，向有特色專業(yè)方面進行發(fā)展。
3、注重檔案管理的反饋工作
檔案管理作為提供檔案管理建設(shè)工作的一個途徑，不僅需要加強檔案管理一系列問題，還需要加強對檔案管理中存在的問題合理的調(diào)配，而場設(shè)反饋式的信息資源開發(fā)工作，細致的進行發(fā)揮，最終細致的將材料控制開發(fā)利用的更加科學(xué)性、合理性和系統(tǒng)性。
二、完善檔案管理措施
1、建立門戶網(wǎng)站，完善檔案管理工作
隨著檔案區(qū)域網(wǎng)的不斷完善，如何將檔案管理中存在的一些問題進行分析和篩選，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行便捷的操作。充分利用網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)網(wǎng)上自由檢索，并將各個單位的資源做好有價值的共享。
檔案管理工作開展檔案管理的網(wǎng)上服務(wù)工作，已經(jīng)成為了檔案管理中國普遍存在的一些問題，進一步加快檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，并依據(jù)檔案管理工作的規(guī)定的將新的技術(shù)合理的利用到檔案管理中來，這樣以電子文件的檔案作為管理存檔的依據(jù)，將電子書形式的檔案逐步代替紙張形式的檔案，提高檔案管理工作的主導(dǎo)地位，就能將檔案管理更富有生機與活力。
2、收集檔案信息
電子文件的收集工作，是在檔案管理中存在必須要完成的工作，這樣在檔案管理中的收集工作中，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)的資源存在著一定的差別，因此，電子資源具有更加便利性，許多文件只要通過下載或者簡單的操作就可以完成，在一定的時間內(nèi)收集完畢后，還能及時的上傳上或者下載，這樣在整個檔案服務(wù)平臺中進行歸檔。為了保證檔案管理工作的合理性和保密性，對于一些資源進行密碼設(shè)置，加強對公開的資源以及存在差別的資源管理，這樣更加利于單位的資料調(diào)查工作。
3、在線進行服務(wù)與咨詢
現(xiàn)代新型的檔案管理不僅是在傳統(tǒng)的檔案管理中進行的拓展，還是在加強檔案調(diào)整的基礎(chǔ)上實質(zhì)性的工作。在信息時代內(nèi)，人們更加注重信息的時效性，通過信息系統(tǒng)進行查詢，不僅拓寬了公司內(nèi)部的領(lǐng)域，還能通過學(xué)習(xí)以及生活將各種檔案信息進行統(tǒng)一的調(diào)配，最終將檔案服務(wù)信息做到完善。
在檔案管理工作中存在的信息疑問以及對于單位利民的一些存在爭議的問題進行分析，對于網(wǎng)絡(luò)匯編以及網(wǎng)上的資金調(diào)控等都需要加強檔案管理工作的統(tǒng)一調(diào)配，利用數(shù)據(jù)庫信箱或者網(wǎng)絡(luò)溝通平臺，完善數(shù)據(jù)資源，讓讀者利用再和呢固體的調(diào)控進行相應(yīng)的信息交流，得出一些合理檔案信息調(diào)控方式，這樣對于整體的檔案控制以及服務(wù)對象等加強對提供的信息的真實性，為使用者提供查詢以及咨詢的服務(wù)。
三、結(jié)語
綜上所述，利用檔案管理現(xiàn)代化的手段，加重對檔案資源的管理，憑借信息化的平臺進行調(diào)控，將整體的資源進行有效的強化，真正的提升信息資源的管理水平，使檔案管理工作更加具有與時俱進氣象。檔案管理在面向智能化、信息化以及提高檔案管理的整體水平，更好的服務(wù)于單位的資源共享，促進社會的進步以及事業(yè)的前進。
參考文獻
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[關(guān)鍵詞]系統(tǒng)科學(xué)方法；現(xiàn)代檔案管理；關(guān)系分析
系統(tǒng)科學(xué)方法是按照系統(tǒng)科學(xué)的理論和觀點，把研究對象視為系統(tǒng)來認識和解決實踐中各種問題的方法的總稱。系統(tǒng)科學(xué)方法要求我們，把研究對象及其內(nèi)部要素看作一個整體，運用普遍聯(lián)系和永恒發(fā)展的眼光將其看成一個動態(tài)過程，把握研究對象的內(nèi)外環(huán)境之間的相互關(guān)系，以便從整體上，更科學(xué)、有效地認識和改造對象。常用的系統(tǒng)科學(xué)方法有信息方法、控制方法、系統(tǒng)分析方法及功能模擬方法等。科學(xué)研究的方法，是人類長期進行科學(xué)研究的結(jié)晶。系統(tǒng)科學(xué)對方法論雖然產(chǎn)生的實踐不久，但它是科學(xué)方法論發(fā)展的一種方向，反映了現(xiàn)代科學(xué)研究方法的特征。既然現(xiàn)代檔案管理是一個復(fù)雜的人造系統(tǒng)，具有系統(tǒng)的各種特性，就應(yīng)該也可以運用系統(tǒng)科學(xué)方法論來指導(dǎo)我們的研究工作。系統(tǒng)學(xué)的主要任務(wù)是考察系統(tǒng)與系統(tǒng)之間、系統(tǒng)各部分之間必然出現(xiàn)的相互聯(lián)系，并試圖確定它們的性質(zhì)、行為、發(fā)展、消亡和再生。系統(tǒng)科學(xué)方法論的產(chǎn)生，為發(fā)展和提高現(xiàn)代檔案學(xué)研究水平找到了一種科學(xué)的方法。這些系統(tǒng)科學(xué)方法在筆者的檔案管理工作中發(fā)揮著巨大的作用。從檔案管理的角度看，檔案工作主要包括檔案的收集、整理、挖掘、保護、規(guī)劃及其利用。當(dāng)我們把檔案管理看做一個系統(tǒng)時，系統(tǒng)的幾個主要特點就是我們在實際工作中必須要注重和遵循的。其中，整體性、層次性、開放性等系統(tǒng)的三個突出特點在現(xiàn)代檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用。
一、現(xiàn)代檔案管理
檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門主動連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進社會現(xiàn)代化而進行的變革傳統(tǒng)檔案歸現(xiàn)代檔案管理的過程。現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個方面。
檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會同步。但由于現(xiàn)代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)以這些特征作為努力方向。檔案管理現(xiàn)代化是一個改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個系統(tǒng)工程；既是長期的，又是動態(tài)的，在本質(zhì)上表現(xiàn)為對社會的順應(yīng)和超越。
二、系統(tǒng)的整體性對檔案管理工作的要求
所謂系統(tǒng)，是由若干相互聯(lián)系、相互作用的部分（要素）組成的具有特定結(jié)構(gòu)和功能的有機整體。系統(tǒng)是各個要素按一定的方式構(gòu)成的有機整體，系統(tǒng)是諸要素的有機集合而不是各要素的簡單地機械相加。因此，各要素一旦構(gòu)成系統(tǒng)，就失去了其作為獨立要素的性質(zhì)和功能，形成了系統(tǒng)新的規(guī)定性，使得系統(tǒng)表現(xiàn)出整體性的特點，從檔案管理工作來講，系統(tǒng)分析方法是為確定系統(tǒng)的組成、結(jié)構(gòu)、功能及效用而對系統(tǒng)各構(gòu)成要素、過程和關(guān)系進行考察的方法，也就是從整體性的觀點來審視整個檔案管理工作，從整體上協(xié)調(diào)各個檔案科室的相互關(guān)系，使其成為具有相互關(guān)聯(lián)、相互制約關(guān)系的有機整體。
哈肯認為：“每個系統(tǒng)都表現(xiàn)出它自己的不可還原的特點”。如果我們想要對它們有更多的了解，就必須把它們當(dāng)做系統(tǒng)，也就是說，當(dāng)作擁有它們自己的特性的整體。用這種方式，我們就能并消除這些系統(tǒng)某些方面的問題。在這種條件下它們有什么樣的行為，他們怎樣進化和衰退，在其內(nèi)部，哪一部分或哪個子系統(tǒng)發(fā)揮著控制作用，以及其他問題。檔案的管理工作就是一項系統(tǒng)工程，不同民族、不同種類的檔案資料互相關(guān)聯(lián)，互相制約，從對檔案資料甚至大量文化遺產(chǎn)保護的角度出發(fā)，應(yīng)該在實際工作中設(shè)計和實施系統(tǒng)工程，從整體的觀點去看待對象，處理問題，這將對檔案整理工作實現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)發(fā)展的效果起到推進作用。為此，我們要看到在檔案管理工作中，每個局部的工作都是全局的一部分，各個局部之間不是毫無關(guān)聯(lián)的，而是有機整體，并且各個局部工作的順利推進也能對全局結(jié)構(gòu)合理化和功能效用的充分發(fā)揮起著巨大的推動作用。
三、系統(tǒng)的層次性對檔案管理工作的要求
所謂系統(tǒng)的層次性，—方面是指系統(tǒng)由一定的要素組成，而這些要素又是由更低一層次的要素組成的子系統(tǒng)；另一方面，系統(tǒng)自身又是更大系統(tǒng)的組成要素。它本質(zhì)上揭示了系統(tǒng)之間縱向的或垂直的有序關(guān)系。既然檔案整理工作仍是一個系統(tǒng)，那么就可以分析其內(nèi)部的層次結(jié)構(gòu)，在縱向的構(gòu)成性和橫向的相關(guān)性關(guān)系中理解和把握系統(tǒng)的性質(zhì)及其變化規(guī)律，利用下層系統(tǒng)對上層系統(tǒng)的基礎(chǔ)作用以及上層系統(tǒng)對下層系統(tǒng)的改造、約束作用來控制和改造系統(tǒng)，這必將對檔案的收集和整理研究工作向縱深領(lǐng)域發(fā)展起到促進作用。系統(tǒng)論認為：“諸多事物能夠被整合成為一個系統(tǒng)整體，必有互補互利、合作共生的重要性，這是產(chǎn)生有序的基礎(chǔ)。”這點，在檔案管理過程中體現(xiàn)得尤為重要。對檔案的收集，需要檔案館及各級單位積極配合，需要認真整理檔案材料，收集整理歸檔后，移交上一級檔案單位。在收集和整理過程中出現(xiàn)的問題要及時與檔案管理機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，保證檔案材料的完善和準(zhǔn)確。系統(tǒng)論認為：“外部條件的改變將使系統(tǒng)的某種確定的狀態(tài)變得不穩(wěn)定，并且能夠為一種新的，有時甚至完全不同的狀態(tài)所代替。”檔案管理工作要求有序進行，因此，在實際工作過程中就要不斷調(diào)整自身以克服系統(tǒng)的確定性，使系統(tǒng)穩(wěn)定地保持或達到某種特定狀態(tài)或者使系統(tǒng)按某種規(guī)律變化的過程。在筆者工作中對于—些單位處于特殊工作環(huán)境下，譬如沒有足夠的檔案存檔空間，人員編制不到位，人員檔案法制意識淡薄，檔案管理混亂的情況，有必要進行指導(dǎo)及特殊情況特殊對待的人性化管理。另外，建立檔案管理制度和檔案管理的規(guī)范化流程，提出其整改意見并同時獲取對方單位的提議及要求。促使檔案管理走向規(guī)范化道路，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展要求，也是保持檔案管理系統(tǒng)有序性的必要環(huán)節(jié)。
四、系統(tǒng)的開放性對檔案管理信息的要求
系統(tǒng)可以分為三種類型：與其環(huán)境之間沒有物質(zhì)、能量、信息交換的孤立系統(tǒng)；與外界環(huán)境沒有物質(zhì)交換但有能量交換的封閉系統(tǒng)；與外界環(huán)境自由地進行物質(zhì)、能量和信息交換的開放系統(tǒng)。檔案管理工作系統(tǒng)與環(huán)境存在著信息的交換，因為檔案管理工作的重心就是讓珍貴的歷史和個人資料得以持續(xù)存在。可以說，檔案工作尤其是針對珍貴檔案管理工作而言，其管理的目的就是為了使史實資料更好地為現(xiàn)實服務(wù)，是一項功在當(dāng)代利在千秋的事情，檔案管理系統(tǒng)的開放性使檔案工作的“知古鑒今”作用得以更好地實現(xiàn)。
為了適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的要求、檔案管理需要信息化轉(zhuǎn)變，這已經(jīng)成為信息化社會發(fā)展的一個重要組成部分。今天，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)提升工作效率的制勝法寶。檔案工作是一項既有著古老傳統(tǒng)又具有現(xiàn)代化需求的社會基礎(chǔ)工作，檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，就要進行檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)，通過對各種載體形式的檔案信息獲取、傳輸、加工、處理、利用、反饋等過程，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。加大檔案的接收和征集力度，擴大其接收范圍，把檔案收集作為資源重點，要應(yīng)用先進的科技手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定和利用，同時對檔案管理系統(tǒng)進行開發(fā)、升級和改版，加快檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式、有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，在一定范圍實現(xiàn)檔案信息的共享，為檔案利用者提供高效便捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，徹底改變“重收藏，輕利用”的檔案管理模式。
從未來檔案發(fā)展的角度來看，將常用的系統(tǒng)科學(xué)方法應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理越來越有其必要性和緊迫性。總之，現(xiàn)代的檔案管理是一個系統(tǒng)工程，把系統(tǒng)論的觀念、思想、方法應(yīng)用到現(xiàn)代檔案管理，能夠讓現(xiàn)代檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，更能夠促進檔案事業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，提高檔案為社會經(jīng)濟建設(shè)和文化建設(shè)的服務(wù)能力。
參考文獻：
醫(yī)院的人事檔案的發(fā)展是有年代感的，它是在醫(yī)院從建成到現(xiàn)在所有人事的信息慢慢積累起來的。人事檔案對于醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者的信息進行真實的記錄和存檔，包括醫(yī)生、護士以及其他工作人員等。人事檔案是醫(yī)院人事工作的基礎(chǔ)，對于醫(yī)院的整體管理有著不可忽視的作用。但是隨著醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模越來越大，人事檔案的信息量也越來越大，在管理方面存在的問題也就越來越多。筆者結(jié)合自身的經(jīng)驗，主要從以下幾個方面對完善和提高醫(yī)院人事檔案管理工作的方法和途徑進行闡述。
1 關(guān)于醫(yī)院實施檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1 檔案管理的制度過于單一
隨著科技和經(jīng)濟水平的進步，醫(yī)院的人事檔案管理工作也應(yīng)該隨之做出相應(yīng)的調(diào)整，但是現(xiàn)在醫(yī)院當(dāng)中的管理方法大多都還是很多年前的老方法，管理制度單一，不能夠更好的為醫(yī)院服務(wù)，因此，在醫(yī)院人事檔案的管理制度上需要改進，建立信息化的管理模式。
1.2 檔案管理的方式落后
在醫(yī)院當(dāng)中，人事檔案具有較高的機密性，因此具有很高的重要性，這種機密性檔案的管理應(yīng)該由具有專業(yè)管理知識的人員來進行管理，但是現(xiàn)在醫(yī)院當(dāng)中相關(guān)的專業(yè)人員非常欠缺，專業(yè)的管理設(shè)備也很缺乏，在這方面同樣需要改進。
1.3 檔案的立卷過于陳舊
現(xiàn)在醫(yī)院的人事檔案大多都放在檔案室里，多年沒有人翻動，需要什么信息的時候查閱非常困難。而且檔案信息的內(nèi)容大多也不是很真實，或者存在信息根本不對稱的現(xiàn)象，所以需要改進的地方同樣有很多。
2 完善醫(yī)院人事檔案管理的途徑和方法
2.1 從事檔案管理的工作人員要提高相應(yīng)的工作意識
提高檔案管理的工作意識，要從和檔案管理有關(guān)的三個方面展開闡述。首先，就是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的作用，他們要首先對醫(yī)院人事檔案的管理工作給予高度的重視，采取一些規(guī)范化的管理措施，對于人事檔案管理現(xiàn)狀以及出現(xiàn)的問題要及時給予整理的措施，用他們重視的態(tài)度引起實際工作人員對這份工作的重視；其次，就是從事檔案管理的工作人員，他們要不斷的提升自身的管理素質(zhì)，要經(jīng)常參加一些相應(yīng)的培訓(xùn)，意識到人事檔案管理工作對于醫(yī)院全體工作人員以及醫(yī)院的榮譽形象等方面的重要性，不斷的改善醫(yī)院的人事檔案管理工作；最后，就是在檔案管理方面的法律意識，要拓寬資料的收集渠道，建立檔案的保存、傳遞等程序科學(xué)化方式，確保檔案信息的規(guī)范、完整和真實。
2.2 對于檔案的監(jiān)管制度要進行完善
人事檔案主要記載職工的履歷、鑒定（考評）、自傳、入黨入團、任免、獎勵、處分、工資等方面的自然狀況，記錄職工的個人成長過程，思想發(fā)展歷史，能全面系統(tǒng)的展現(xiàn)職工家庭情況、主要社會關(guān)系、專業(yè)學(xué)習(xí)情況、個人發(fā)展情況等各方面內(nèi)容，能概括反映職工的個人全貌[1]。因此，檔案的管理要實現(xiàn)法制化、規(guī)范化、制度化。
2.3 檔案管理工作崗位要設(shè)置專業(yè)人員
醫(yī)院當(dāng)中從事人事檔案管理工作的人大多是一些年齡比較大，或者一些其他職務(wù)的兼職做人事檔案管理的工作，這對于管理水平的提高是非常不利的。所以，這個崗位要引進專業(yè)的管理人員，在招聘的時候要挑選各方面素質(zhì)都比較綜合的工作人員，同時，在以后的工作當(dāng)中還要不斷的完善他們的素質(zhì)，經(jīng)常做一些專業(yè)化的培訓(xùn)等等，讓他們把醫(yī)院的人事檔案管理工作做到時代的前沿[2]。
2.4 對于醫(yī)院的人事檔案管理工作要實現(xiàn)信息化管理
在這個信息多元化的社會，我們在從事醫(yī)院人事檔案管理工作的時候也一定要注意實現(xiàn)檔案管理的信息化。那么什么是醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化呢？就是把現(xiàn)有的人事檔案的信息都實現(xiàn)數(shù)字化，把這些資料通過信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源各數(shù)據(jù)的合理配置，以及科學(xué)有效的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息的社會共享。實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，是管理人事檔案信息的必由之路[3]。計算機在我們生活中的普及程度是非常高的，因此，現(xiàn)在有很多醫(yī)院都已經(jīng)實現(xiàn)了醫(yī)院人事檔案信息的數(shù)字化，可以通過一些相應(yīng)的軟件進行查詢。實現(xiàn)信息化之后，如果我們需要查詢某個醫(yī)務(wù)工作者的信息，只需要通過目錄或者輸入簡單的檢索條件就可以很快的找到我們所需要的信息，既減輕了檔案管理工作人員的工作量，又提高工作效率。
1、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析
學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢
哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之學(xué)校檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國學(xué)校檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
2、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。
2.1 全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的學(xué)校檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2.2 重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
2.3 結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
2.4 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
2.5 規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
3、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1 分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
3.2 分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
在當(dāng)前社會，交通運輸行業(yè)發(fā)展機會迅速增多，檔案管理的難度也在隨之增大。而在交通運輸行業(yè)，檔案管理非常重要。檔案能夠反映出交通運輸?shù)木唧w情況，包括交通運輸?shù)慕?jīng)濟業(yè)務(wù)能力、交通運輸?shù)墓芾硭降鹊龋⑶夷転榻煌ㄟ\輸相關(guān)部門和管理人員提供重要的依據(jù)[1]。檔案管理工作需要做到保證檔案的真實性和完整性，保證檔案管理工作的質(zhì)量，最終為我國的交通運輸行業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供一定的依據(jù)。
1 交通運輸業(yè)檔案管理的重要性
檔案管理工作是交通運輸管理工作中的一部分，但是許多人對檔案管理工作認識不清，未認識到檔案管理的工作的重要性[2]。檔案管理是將交通運輸行業(yè)的相關(guān)信息收入起來，并采用科學(xué)合理的方法保管好這些信息資料，檔案管理實際上是保存歷史真實性的一種重要手段，也是作為交通運輸業(yè)未來發(fā)展的重要依據(jù)。此外，相關(guān)的檔案管理工作人員或者相關(guān)的專業(yè)人士需要對交通運輸行業(yè)進行研究、需要找到更好的管理辦法，管理好的檔案可以提供大量并且有效的信息。尤其是檔案管理在鐵路運輸中具有十分重要的意義，一方面我國鐵路運輸方面的相關(guān)政策進行了改革，檔案管理需要適應(yīng)鐵路運輸發(fā)展的需要。另一方面，鐵路運輸當(dāng)中涉及到一些相關(guān)的技術(shù)資料，做好檔案管理能夠為鐵路運輸業(yè)的發(fā)展提供極為寶貴的資源。
就交通運輸行業(yè)的具體情況而言，當(dāng)前我國的經(jīng)濟水平在不斷提高，交通工具形式多樣，運輸頻繁[3]。在這一過程中也存在許多新的問題，我國交通運輸?shù)膲毫υ谥饾u增大，各部門的工作不能很好地銜接，因此檔案的管理質(zhì)量也隨之下降。交通運輸業(yè)檔案的內(nèi)容記錄了車輛的一些基本信息以及這些車輛的基本信息，但是目前全國的交通運輸流通極為快速，記錄在冊的檔案的完整性與真實性受到一定的影響，同時也會影響到工作人員的檔案管理進度與質(zhì)量。當(dāng)前，我國交通運輸管理朝著信息一體化的方向發(fā)展，因此檔案管理就更顯得重要。工作人員需要在充分了解交通運輸業(yè)發(fā)展趨勢與特點下，做好其檔案管理工作。
2 交通運輸業(yè)檔案管理的問題
2.1 缺乏檔案管理工作意識
檔案管理工作屬于“后勤”工作，不能為企業(yè)產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，因而多數(shù)交通運輸企業(yè)不重視檔案管理工作，雖然檔案管理工作屬于日常工作內(nèi)容，但是檔案管理工作不重視資料整理歸檔，而資料整理歸檔是檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點[4]。不少交通運輸企業(yè)不僅不重視資料整理歸檔，甚至認為整理和歸檔資料反而浪費企業(yè)的時間和精力。由于交通運輸企業(yè)缺乏檔案管理意識，不重視資料整理歸檔，許多具有價值的資料丟失或變質(zhì)，失去原有價值。
2.2 檔案管理工作不規(guī)范
檔案管理是一項規(guī)范系統(tǒng)的工作，需要專業(yè)的檔案管理機構(gòu)作為支撐，為檔案管理提供組織和制度保障。但是部分交通運輸企業(yè)的檔案管理工作極為不規(guī)范，檔案管理工作接線模糊，檔案管理工作缺乏專職人員，管理工作多由其它崗位職工兼任，甚至部分企業(yè)未設(shè)置檔案管理部門。由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理部門，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，各部門檔案管理工作缺少協(xié)調(diào)，導(dǎo)致工作效率低下。
2.3 檔案管理工作人員的水平不高
檔案管理工作并非由專業(yè)人員負責(zé)，而是由各個部門非專業(yè)人員兼職管理。由于缺乏專業(yè)知識培訓(xùn)和工作經(jīng)驗，檔案管理工作只能借鑒其他人員檔案管理經(jīng)驗[5]。這種做法導(dǎo)致檔案管理工作存在較大的主觀性，無法保證檔案的完整性和安全性，檔案流通及使用也存在許多問題，檔案的保存價值下降。
3 交通運輸業(yè)檔案管理方法的建議
檔案管理在交通運輸業(yè)發(fā)展中具有非常重要的作用，并且隨著社會各方面的進步，交通運輸業(yè)的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時俱進，不斷完善檔案管理工作。本文以下則就交通運輸業(yè)檔案管理工作方法，結(jié)合鐵路運輸?shù)膶嶋H，提出幾點建議。
3.1 加大檔案的數(shù)字化管理
檔案管理工作發(fā)展至今，已經(jīng)累積了大量的檔案信息，如果要快速準(zhǔn)確地找到相關(guān)的檔案資料，交通運輸業(yè)中目前存在的檢索設(shè)備以及相關(guān)的技術(shù)設(shè)備實際上已經(jīng)不能達到現(xiàn)代社會的要求，檔案資料的查找與使用比較繁瑣和困難。而檔案管理的意義就在于能夠得到充分的利用，否則檔案管理的價值就不能得以體現(xiàn)。因此，關(guān)于交通運輸業(yè)的檔案管理可以結(jié)合時展的先進科技產(chǎn)物進行管理，利用計算機技術(shù)采用數(shù)字化管理方法。
例如，在鐵路運輸當(dāng)中，檔案數(shù)字化管理實際上已經(jīng)實現(xiàn)并在不斷完善改進的過程當(dāng)中。鐵路運輸管理信息系統(tǒng)已經(jīng)得到推廣應(yīng)用，一些基層站段、分局、路局的計算機網(wǎng)絡(luò)體系已經(jīng)形成了一定的規(guī)模。通過檔案的數(shù)字化管理，檔案信息既可以以文件的形式存在，也可以以電子的形式得以保存，并且減輕了工作人員的檔案信息錄入、檢索等工作，檔案管理工作的質(zhì)量也有所提升，并為鐵路運輸行業(yè)提供了更好的服務(wù)。
3.2 建立健全檔案管理制度
在充分利用先進計算機管理平臺下，交通運輸業(yè)的檔案管理工作效率可以得到極大的提升。此外，為保證檔案管理工作的順利進行，交通運輸業(yè)還需要結(jié)合該行業(yè)特點建立健全相關(guān)的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)與基礎(chǔ)，因此，根據(jù)交通運輸業(yè)的特點，管理制度需要進一步規(guī)范化。例如，在鐵路運輸業(yè)中，檔案管理制度結(jié)合基層站段、分局、路局的實際情況并站在全局的角度，細化、具體化檔案管理工作，實現(xiàn)鐵路各局各段檔案管理工作有序進行。值得一提的是，管理人員在立卷歸檔工作中，應(yīng)堅持“以本單位為主”的原則，嚴(yán)格以國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》為指導(dǎo)。
3.3 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員
在當(dāng)前社會，檔案管理工作需要高素質(zhì)的新型的管理人員。在檔案管理工作中，工作人員需要具備無私奉獻、甘于吃苦、默默無聞的精神素養(yǎng)。此外，檔案管理工作對管理人員的業(yè)務(wù)能力和知識水平也具有一定的要求。交通運輸業(yè)的檔案管理工作涉及到各個部門，工作量非常大。為此，交通運輸相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人員的建設(shè)，不斷加強管理人員的業(yè)務(wù)能力，鼓勵管理人員專研學(xué)習(xí)相關(guān)的技術(shù)知識與專業(yè)知識。在不斷學(xué)習(xí)的過程中，檔案管理人員可以相互交流溝通，進而解決實際工作中的問題。值得重視的是，交通運輸業(yè)的檔案管理人員的工作環(huán)境與條件相對比較艱苦，相關(guān)部門需要給予一定的關(guān)心與愛護，關(guān)心管理人員的工作情況，針對已存在的問題幫助解決，保護檔案管理人員的工作積極性，從而保證檔案管理工作的長久進行。
4 結(jié)語
總而言之，交通運輸業(yè)的檔案管理工作對交通運輸業(yè)未來的發(fā)展具有重要作用。雖然目前關(guān)于檔案管理的工作還存在許多的問題，但是交通運輸業(yè)中的檔案管理部門可以逐步地采取一定的措施，提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平，進而促進交通運輸業(yè)的發(fā)展。本文提到的有關(guān)交通運輸業(yè)的檔案管理的相關(guān)建議研究并不是非常全面，但還是希望能提供一些參考。
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；問題；方法對策
房地產(chǎn)檔案管理是城市房屋管理部分在實際房地產(chǎn)調(diào)查測繪、權(quán)屬登記、權(quán)屬轉(zhuǎn)移以及變更房地產(chǎn)權(quán)等管理工作形成的具有高保存價值的圖表、文字、聲像等不同形式的歷史登記，它是房地產(chǎn)權(quán)屬登記的具體記錄。房地產(chǎn)檔案具有憑證性、真實性、共享性、動態(tài)性等特征；在產(chǎn)權(quán)檔案形成過程中，產(chǎn)權(quán)管理具有數(shù)量大、涉及面廣等特點，通過圖表、文字結(jié)合，包括建筑、法律、測繪等專業(yè)知識。產(chǎn)權(quán)檔案作為重要的資料，為解決房產(chǎn)糾紛、深化住房制度改革、加快舊城改造步伐發(fā)揮了具體作用；為解決房屋產(chǎn)權(quán)不清、戶籍不明等問題提供了法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案管理，是在滿足廣大檔案用戶資源信息需求的同時，確保檔案及時開發(fā)、利用。因此，在實際房地產(chǎn)檔案管理過程中，必須正確認識、處理檔案利用以及保護關(guān)系，提高和規(guī)范房地產(chǎn)檔案產(chǎn)權(quán)管理，充分發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案作用。
一、房地產(chǎn)檔案管理存在問題
房地產(chǎn)檔案管理隨著產(chǎn)權(quán)變化、房屋拆遷損壞、城市建設(shè)發(fā)展不斷變化著，具有極長的歷史跨越時期。不同歷史時期，檔案管理要求、檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)素養(yǎng)不一樣，對于房地產(chǎn)檔案管理認識也不一樣。根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示：我國房地產(chǎn)檔案管理主要存在以下一些問題：
（一）產(chǎn)權(quán)檔案缺乏抗風(fēng)險能力
房地產(chǎn)檔案管理作為寶貴的歷史資料，在實際檔案管理中，由于經(jīng)濟水平以及觀念制約，導(dǎo)致房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險能力不足。檔案管理過程中采取的防潮、防火、防蟲、防盜等處理措施，在泥石流、山洪、戰(zhàn)爭、地震等不可抗力因素影響時，產(chǎn)權(quán)檔案抵抗風(fēng)險的能力直接受到影響。例如：2008年汶川大地震中，很多地方被毀為平地，不僅造成了巨大的人員傷亡、財產(chǎn)損失，很多產(chǎn)權(quán)所屬物頃刻毀滅，給財產(chǎn)保險理賠工作造成了很大影響。
（二）產(chǎn)權(quán)檔案質(zhì)量差異
在實際房地產(chǎn)檔案管理中，由于產(chǎn)權(quán)檔案歷史跨越周期長，不同時期，產(chǎn)權(quán)檔案存在很大差異；隨著科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新和發(fā)展，我國各方面都取得了相應(yīng)的發(fā)展。不同時期，居民對產(chǎn)權(quán)檔案認識不一樣，檔案管理經(jīng)過不同的管理人員，產(chǎn)權(quán)檔案具有不同的時代特征。由于產(chǎn)權(quán)檔案管理人員文化、專業(yè)水平存在很大差異，部分管理人員缺乏專業(yè)知識，不能及時發(fā)現(xiàn)管理問題，導(dǎo)致很多不規(guī)范產(chǎn)權(quán)資料流入權(quán)屬檔案。在計算機技術(shù)以及影像技術(shù)普及之前，產(chǎn)權(quán)檔案主要由紙質(zhì)檔案組成，檔案產(chǎn)權(quán)過于簡單，普遍只有產(chǎn)權(quán)平面布置圖，導(dǎo)致很多產(chǎn)權(quán)情況缺乏描述。
（三）產(chǎn)權(quán)檔案體裁單一
在檔案管理中，產(chǎn)權(quán)檔案除了必須具備紙質(zhì)資料以外，還必須包括相關(guān)記錄；例如：拆遷審批、影像資料照片、重要底片、調(diào)查處理過程中形成的相關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)資料，計算機產(chǎn)權(quán)管理過程形成的光盤、磁盤等材料等。由于這些特殊體裁比紙質(zhì)檔案更容易受到破壞，因此在實際保管過程中，產(chǎn)權(quán)管理部門必須針對特殊體裁采取特殊保管方式；在保管過程中由于管理部門對特殊體裁檔案收集不齊全，相關(guān)重要檔案不能及時進行特殊管理，導(dǎo)致很多產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容不完整，整體欠缺等現(xiàn)象。
（四）產(chǎn)權(quán)檔案收集面窄小
房地產(chǎn)作為國家經(jīng)濟發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)，近年來，各種企業(yè)單位不斷參與到經(jīng)濟活動中；例如：房屋拆遷、舊城改造、企業(yè)改制、房產(chǎn)買賣、資產(chǎn)重組、繼承抵押、交換等，只要涉及產(chǎn)權(quán)活動，就會有相關(guān)文件資料；除了檔案等級，還有其他項設(shè)立、檔案撤銷、產(chǎn)權(quán)注銷、檔案登記、房地產(chǎn)代管檔案、房屋拆遷檔案、房地產(chǎn)交易檔案等。在實際檔案管理過程中，由于檔案管理人員很少參與業(yè)務(wù)活動，產(chǎn)權(quán)檔案收集只局限于登記部門，導(dǎo)致很多房地產(chǎn)現(xiàn)狀和產(chǎn)權(quán)檔案不一致。因此，在實際收集過程中，產(chǎn)權(quán)檔案必須滲透相關(guān)工作和產(chǎn)權(quán)登記各個環(huán)節(jié)。
（五）當(dāng)權(quán)檔案資料糾正困難
在實際房地產(chǎn)檔案管理過程中，由于檔案資料歸屬于整個權(quán)屬管理的工作流程，當(dāng)業(yè)務(wù)進行歸檔環(huán)節(jié)時，各種手續(xù)進行完畢；導(dǎo)致檔案管理人員材料驗收時，缺乏資料，相關(guān)資料不準(zhǔn)確、不規(guī)范，退還登記人員重新補齊、更正困難。另外，由于各種檔案文件資料數(shù)據(jù)信息具有很強的關(guān)聯(lián)性，當(dāng)一處出錯時，其他方也會跟著出錯，經(jīng)辦人員規(guī)定復(fù)雜，程序繁瑣，具有很大的工作量，導(dǎo)致具體操作十分困難。
二、房地產(chǎn)檔案管理對策
（一）增強產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險能力
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷普及，在實際房地產(chǎn)檔案管理過程中，必須不斷提高認識，增強產(chǎn)權(quán)抗風(fēng)險能力。例如：借鑒股市、金融風(fēng)險，采取可行性控制措施，進行創(chuàng)新和完善；在股市中，客戶交易通過異地備份資料等方法不斷增強抵抗風(fēng)險能力。通過政府支持，在耗費大量人力、物力的同時，完善新入庫資料電子化工作。
（二）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，規(guī)范檔案管理體系
檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，是相關(guān)制度的直接貫徹者。隨著科學(xué)技術(shù)、社會發(fā)展不斷進步，檔案管理人員必須不斷適應(yīng)新標(biāo)準(zhǔn)、新要求。在實際工作中，必須不斷提高業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，增強產(chǎn)權(quán)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，增加房地產(chǎn)檔案管理人員責(zé)任心、素質(zhì)、知識層面以及業(yè)務(wù)水平。通過嚴(yán)格產(chǎn)權(quán)登記業(yè)務(wù)流程，保障產(chǎn)權(quán)資料，增加產(chǎn)權(quán)檔案相關(guān)資料歸檔進程。
（三）增強產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)功能
隨著計算以及音像技術(shù)普及，給房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)收集提供了有效手段，科學(xué)技術(shù)作為產(chǎn)權(quán)檔案的質(zhì)量保障。在實際管理工作中，產(chǎn)權(quán)檔案人員必須充分利用檔案信息；通過計算機技術(shù)不斷整理、分析、查閱、保護音像信息；通過及時掌握工作流程、工作動向，在確保現(xiàn)有工作穩(wěn)定的同時，開辟新渠道，將集中收集和經(jīng)常收集有機的結(jié)合起來，從根本上保障房地產(chǎn)檔案管理直觀、形象、齊全。
（四）規(guī)范檔案產(chǎn)權(quán)更正，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)
在檔案產(chǎn)權(quán)更正過程中，對于原件重新辦理手續(xù)，檔案人員必須根據(jù)檔案服務(wù)，提醒調(diào)閱人及時注意備考提示，查閱檔案更正信息；通過增加附加更正表，仔細說明更正原因、日期及時更正。同時，通過制定相關(guān)規(guī)章制度，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)；通過國家具體的檔案法準(zhǔn)則，逐步完善單位法規(guī)制度體系，推動檔案信息資源有效開發(fā)利用，及時維護國家相關(guān)檔案以及規(guī)章制度完整性。另外，通過建立檔案管理機構(gòu)，采用相同標(biāo)準(zhǔn)電子化產(chǎn)權(quán)檔案，在充分發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)功能的同時，方便檔案人員管理進程。
三、結(jié)束語：
房地產(chǎn)檔案管理作為歷史活動的重要產(chǎn)物，是居民經(jīng)濟活動的主要憑證。在實際管理工作中，我們必須根據(jù)實際問題，在大力開展檔案管理的同時，制定相關(guān)規(guī)章制度，加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平；通過增強檔案法制宣傳學(xué)習(xí)，推進法制檔案工作，提高檔案管理人員素質(zhì)；從根本上完善檔案管理工作效益。
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