時間：2023-07-06 09:28:12
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇畢業生的檔案，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、畢業生應如何對待自己的檔案
現在，企事業單位招聘員工，國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關資訊作為甄選人力資源的重要證據。另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明等也都需要人事檔案。由于國家相關政策規定畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人力資源服務機構托管了。其實，學校保存的只是你的“學籍檔案”，而真正發揮作用的是你的人事檔案，如你的轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規定，大中專畢業生畢業（以報道證人社部門簽署日期為準）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人力資源服務機構批準轉正定級；本科畢業生畢業工作一年（以報道日期計）、大中專畢業生畢業工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人力資源服務機構負責辦理。由此可見，學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用。
二、充分認識畢業生“學籍檔案”與“人事檔案”的區別及聯系
畢業生的學籍檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現和獎懲情況等。畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業后，在其學籍檔案中放入該畢業生的報道證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人力資源服務機構。這時學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委托的人力資源服務機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序并取得報到證后，才得以實現。
三、畢業生就業后檔案、戶口如何轉移
畢業生的檔案由學校按其就業的單位或生源地，發機要交通專遞到各地市畢業生就業指導中心。個別高校由學生本人自帶檔案的辦法是錯誤的，畢業生就業指導部門有權拒絕接收此類檔案。畢業生的戶口由學校派出所按報到證上標明的就業單位遷移。就業報到證、升學的錄取通知書是畢業生檔案轉出的憑證。報到單位開到哪里，戶口、檔案就轉到哪里，沒有工作單位的簽發到畢業生生源地。單位沒收到檔案，則需要畢業生向各學院負責畢業生就業工作的老師查詢，看檔案發到什么地方去了，只要發的是機要交通專遞，都有詳細的地址和接收人，一般都能查到詳細情況。
四、畢業生的檔案應如何托管
按國家政策規定，組織、人事部門或其所屬的各級人力資源服務機構才有資格保存大中專畢業生就業后的人事檔案，畢業生考取公務員的，其檔案應由組織人事部門管理。各種私營民營企業、鄉鎮企業、中外合資、獨資企業都無權管理大中專畢業生的人事檔案，一般由委托的各級人力資源服務機構托管。畢業生也可以以個人名義委托人力資源服務機構托管人事關系。另外，各級人力資源服務機構，如省人力資源、市人力資源、各區人力資源等，它們的區別只是所屬部門不同，其他無任何區別。哪些畢業生的檔案適合到人力資源服務機構托管呢？主要是那些不想回本地而想將戶口落在學校所在地的畢業生、準備考研的畢業生、還無法確定能否在現單位長期干下去的畢業生，以上這些畢業生都可選擇將自己的檔案人事關系放在人力資源服務機構托管。對那些申請出國（出境）的學生戶口和檔案，由畢業生聯系本地人力資源市場或者其他地方落實接收戶口、檔案，簽訂協議書領取報到證，到保衛部辦理戶口轉出手續，到學院辦理檔案轉寄手續。戶口、檔案的轉入手續由學生自己負責。
五、畢業生檔案托管的內容及享有的服務
畢業生辦理檔案托管主要包括以下內容：（1）以保存人事檔案關系為主的人事，包括檔案管理、婚育管理、出具人事證明等；（2）以社會保險為主的，主要包括為單位和個人代辦養老、失業、醫療、住房公積金等保險；（3）為畢業生辦理黨員轉正、職稱評定等手續；（4）辦理出國手續；（5）畢業生可以隨時流動，省內改變單位，出省就業辦理調動手續等有關內容。只要辦理了人事檔案，就會享有畢業生的轉正定級、檔案工資的晉級、職稱晉升申報、辦理落戶手續、出具省份證明、落戶證明、購房工齡證明、計劃生育證明、出國政審等，并可以享有代收代繳養老、失業、醫療保險等服務。
關鍵詞：大學畢業生 人事檔案 科學分析
高校畢業生的檔案問題，原本不是一個很難破解的難題。探究問題出現的原因，多由大學生主觀因素而造成，從而導至畢業生個人工作生活上的被動局面。大學生不能正確地對待檔案問題，歸由于對檔案的重要性認識不夠，認為只要有了畢業證、學位證，就可以相對輕松地上崗就業。于是長期對自己的檔案置之一邊，不管不顧，將記錄自己重要人生履歷的歷史信息主要載體放諸腦后。等到真需要檔案的時候，又一時取不到手，錯失人生中有限的幾次絕佳機會。
1、大學生畢業后的檔案留存現狀
經在工作中調查，大學生畢業后的檔案多放于高校與人才中心（人才市場）。
1.1 仍將檔案放置于高校
當前，高校畢業生多為自主擇業，有的畢業生畢業一兩年甚至畢業幾年時間仍沒有找到合適的工作，因沒有工作單位，就沒有辦理檔案移交手續，檔案仍存于高校中。有的畢業生已找到了工作，由于所找的工作單位對檔案要求不嚴格，對畢業生的檔案沒有強制性的轉移要求，學生本人也就將檔案問題放置一邊，甚至忘記個人檔案一事。有的畢業生即使找到了工作，也不愿將檔案轉入相應的人才市場，因為各地的人才市場每年數百元的存檔費對剛畢業的大學生們來說是一筆不菲的開支，不如放在高校之中，即無存檔費一說，又有安全性系數可言。
1.2 檔案放在各地人才市場
各省市的人才檔案管理中心一般經常對失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案進行網上公示，以促使相關人員回人才交流中心交納檔案保管費。從各地公示的檔案中，公示的檔案份數規?？胺Q龐大。有的省市的人才中心在公示期滿后仍沒有前來辦理相關手續的畢業生，進行解除原檔案的托管關系。 部分人才市場，即使多次公示，許多檔案的相關人員一直也不露面，所存的檔案也成了“死檔”，有的檔案一二十年了，都無人前來過問，更何談交納檔案保管費了。
2、“棄檔”原因分析
當前的就業形勢十分嚴峻，大學生找工作難已成一個普遍的社會問題。由于人才流動的加快，幾十年前的那種受制于檔案、戶口的就業模式已早不適應于當今大學生就業的選擇。這一方面說明了社會的進步，另一方面，也引發了不重視檔案問題的趨勢，這種人才擇業模式，導致了整個社會漠視檔案的現象。由此也發生了大量“棄檔”現象的發生。
2.1 就業單位不重視檔案
在人事制度改革不斷深化的前提下，人事檔案的重要性有所減弱，它不再是就業單位考察、選拔人才的惟一標準。 大學生的擇業觀和思想上追求自由的個性，人才流動也處于頻繁的狀態，完整的人事檔案不再成為就業與人才進步的重要根據。由于畢業生工作單位的不確定性、不穩定性，致使有的大學生寧愿將個人檔案放在高校內，也不愿意轉到人才市場，除非找到了相對來講比較正式的工作單位，才想到去找自己的檔案。有的由于工作變動過于頻繁，最后主動放棄了個人的檔案。 部分事業單位在選拔人才時，不再以檔案為準，人力資源部門將本單位的人員分為事業編制、長期合同編制、短期合同編制、非固定工等三六九等的用人機制，也導致對檔案的要求不再那么嚴格。重視專業和技能，已成為最大的用人標準，檔案則放置一邊了。
2.2 對檔案的用途知之甚少
盡管人事檔案的作用正在進一步弱化，從而減少了檔案中客觀記錄的科學性。在當前的社會轉型期，人事檔案的作用仍不能由其他方面來代替。大學畢業生不重視自身檔案問題，很大程度上是由于對檔案的認識上有欠缺，對檔案的重要性認識不足。
3、長期不重視檔案易發生的問題
盡管檔案的作用在部分大學畢業生中沒有引起足夠的重視，但當他們在選擇就業時，尤其在報考國家公務員或事業單位崗位時，檔案是必須要過的一關。檔案中有不良記錄，勢必影響到大學生的就業選擇。重視并妥善安置自己的檔案，作為一個忽視的問題，擺在了大學生的工作日程上。
3.1 檔案放高校工齡難計算
沒有完整的人事檔案，用人單位將不能為其計算工齡。畢業生到人才交流服務中心辦理了人事后，人才中心將為其辦理轉正定級、年度考核、檔案工資審批等手續，計算成本工齡。畢業生檔案放在高校中，畢業生與學校之間無人事隸屬關系，學校沒有資格為畢業生出具涉及人事關系的證明。檔案留在學校，不但不能計算工齡，還會影響到今后的轉正定級及職稱評定事宜。
3.2 檔案保存不善沒有資格報考公務員
有的高校由于與畢業生的聯系不暢，把畢業生的人事檔案轉回原生源地的人事部門，而畢業生本人不想在自己的原籍就業。致使他沒有資格在目前居住的城市報考國家公務員，嚴重影響了個人的發展。
3.3 戶口難以落戶
有的畢業生不重視檔案問題，在畢業后的戶口落戶時，遇到了很大的麻煩。按照國家的戶籍管理規定，大學生的戶口落戶，需要相關的檔案、干部介紹信、落戶證明等手續，由于檔案管理不善，或不知個人檔案在何處，即使找到了工作，在相關城市落戶時也是一件麻煩事。戶口落不下，就辦不了新的身份證。不但如此，在畢業生的工齡計算、研究生考試、公務員考試、職稱評定、醫療養老保險的上交、出國手續辦理、結婚生育審批上等都離不開個人的檔案。
[關鍵詞]高校畢業生 檔案管理
[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）02-0077-01
一、高校畢業生檔案管理的重要性
中國網絡電視臺CNTV報道，人力資源和社會保障部最新統計顯示，2012年全國普通高校畢業生預計680萬人，創歷史新高。近年來全國高校畢業生每年大體在600萬人左右，并且呈逐年遞增態勢，高校畢業生就業工作成為各級政府教育行政部門和人力資源和社會保障部門的重要工作。在高校畢業生就業工作中，檔案管理工作存在的問題日益突出，切實做好高校畢業生檔案移交和管理工作，對于做好高校畢業生的就業工作至關重要，因此有必要認真研究高校畢業生檔案管理存在的問題，有針對性地找出解決高校畢業生檔案管理的對策，是高校檔案管理部門和教育行政部門乃至人力資源和社會保障部門和用人單位的重要任務。
二、畢業生《報到證》的歷史作用
在自主擇業就業制度下，高校畢業生檔案管理存在的主要問題是《報到證》制度已經過時，根本不適應自主擇業就業制度的需要。
在統招統配制度下，高校畢業生《報到證》的作用：一是，《報到證》是教育主管部門正式派遣畢業生的憑證；二是，《報到證》是畢業生到用人單位報到的憑證，憑《報到證》報到以后，方可開始計算工齡；三是，《報到證》是用人單位接收畢業生的重要文字證明；四是，《報到證》是任何一個合法的人才中心、檔案管理機構接收畢業生檔案的證明；五是，《報到證》是用人單位給畢業生落戶、接管檔案的重要憑證和依據；六是，《報到證》證明持證的畢業生是納入國家統一招生計劃的學生；七是，《報到證》是畢業生的干部身份證明；八是，《報到證》的有限期和畢業生的報到期限：畢業生報到的期限原則上為一個月，畢業生領取《報到證》以后，應盡快到工作單位或人事局報到，沒有特殊原因或延期報到的，所造成的一切后果由畢業生本人承擔。如果沒有《報到證》，畢業生將會失去干部身份，成為社會勞動人員（工人編制）；而且人才中心無法接收畢業生的檔案。按照我國目前的人事管理規定，由人事局管理干部（檔案一般放在人才中心），由勞動和社會保障局管理工人（檔案一般放在職介所）。《報到證》目前仍在中國人事管理體制中扮演著重要的角色，因此，畢業生們應注意保管好自己的《報到證》，不要丟失?！秷蟮阶C》原則上不補辦，應屆畢業生如不慎遺失《報到證》，須及時向學校報告遺失過程，先由本人提出申請，再由畢業生所在院系負責人簽署意見后，由學校報請省畢業生就業指導中心核準后予以辦理新證。
三、關于畢業生《報到證》的建議
《報到證》制度是計劃經濟體制下，大學生統招統配制度下的產物，在當時歷史條件下對于人才合理調配起到了一定的作用。隨著市場經濟體系的逐步完善，用人制度真正實現了自主擇業雙向選擇，在當前市場經濟體制下，沿用計劃經濟時代的《報到證》制度，對于人才合理流動和高校畢業生就業絲毫促進作用也沒有，并且成為高校畢業生就業的一大障礙，建議立即予以廢除。
一是沒有法律依據。翻遍中國法律，找不到一條有關高校畢業生《報到證》的法律依據。
二是高校畢業生持有《報到證》無法報到。目前全國各個高校畢業生大體上在畢業前半年左右就開始為就業問題奔波，參加各種招聘會。一旦遇到適合的工作崗位就要履行報名、考試、面試，過五關斬六將，好不容易被用人單位選中，還要耐心等待教育行政部門頒發那個所謂的《報到證》，對于用人單位而言，有沒有那個《報到證》根本無所謂，他們需要的是真才實學，需要的是有能力、有水平的員工。一些限制戶籍的大城市用人單位，即便畢業生拿到高校出具蓋有鮮紅大印的《報到證》，也無法報到，因為該用人單位沒有進城戶籍指標，畢業生檔案還得打回原籍，交給戶籍所在地人才交流中心代管。
三是《報到證》無法解決人檔分離的問題。京滬津等一些限制戶籍的城市，即便是研究生、博士生，手持《報到證》也無法將人事檔案落到用人單位。這些城市的許多用人單位即便招收了異地戶籍應屆高校畢業生，由于戶籍限制，無法接受高校畢業生檔案，只能與該畢業生簽訂勞動合同，檔案還得移交到戶籍所在地人才機構，造成人檔分離的問題十分突出。據不完全統計，僅北京市企業招收的異地戶籍畢業生90%以上人在北京工作，檔案仍然在戶籍所在地保管。這個《報到證》怎么出具？教育行政部門只好閉著眼睛讓該畢業生回戶籍所在地報到，這種《報到證》有何實際意義？
關鍵詞: 中職畢業生 人事檔案管理 問題 對策
中職畢業生檔案內容包括:學生學籍登記表、軍訓登記表、中考報名表、在校成績表、中職畢業生登記表、黨(團)材料、在校期間在校表現、體檢表、畢業生介紹信等。中職學校肩負著為國家培養技能人才的重任,面對激烈的人才市場競爭,中職學生比普通本科院校的學生面臨著更大的挑戰。中職畢業生人事檔案是學生從入學到畢業整個培養過程在德智體等方面發展狀況的真實記錄和反映。強化對中職畢業生的人事檔案管理,對深化教學改革,提高教育質量和管理水平,開拓人才信息資源,拓寬畢業生就業、擇業提供重要憑證,有著十分重要的意義。但由于種種原因,有些畢業生身份丟失,影響自己的職業生涯。
一、中職畢業生人事檔案管理中存在的問題
1.畢業生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用不大”,另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生更是“遺忘”了自己的檔案,懷著一種要不要檔案無所謂的態度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識,勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。
2.檔案管理不規范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;管檔人員在管理上流于形式,僅充當檔案“保管員”的角色,對接收到的畢業生檔案,只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號,導致檔案內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案工作效率,更談不上為畢業生提供優質服務了。
(3)檔案管理人員素質有待提高。目前檔案管理人員比較保守,缺乏創新意識,在用新方法、新技術管理檔案方面還缺乏新思路。當代檔案職業管理人員不僅應具備傳統技能,而且應具有信息技能,特別要加強計算機應用能力的學習,為檔案現代化管理提供準確快捷服務。
二、中職畢業生人事檔案管理的對策
為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用,為廣大的畢業生提供高效、優質的服務,畢業生人事檔案管理部門應從以下幾方面入手:
1.規范中職學生人事檔案管理制度,提高中職人事檔案管理和服務質量,強化對畢業生的檔案觀念教育。中職必須對學生人事檔案的價值重新定位,重視學生人事檔案的建檔質量,加強畢業生人事檔案管理,嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位,暫未就業的要及時向相關人才服務機構送達,杜絕隨意擱置。中職學校要加強對畢業生的檔案意識教育,樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。
2.創新管理模式,實現現代化的檔案管理。首先,要增強創新意識。在立卷制度上更新,在工作手段上改進。其次,要應用現代技術。加強現代化技術在檔案管理工作中的應用,提高管理效率和水平。目前,計算機已應用于人事檔案管理工作當中,信息技術的應用使得借閱歸還檔案的速度大大提高,在檔案管理方面既安全可靠,又方便快捷。
3.采取措施實現中職畢業生人事檔案的動態管理。中職畢業生人事檔案動態管理,是指在檔案管理的生命周期內,注重管理活動的前后銜接和相互影響,體現全程與全方位的管理思想,強調管理過程的延續性和科學性,結合管理活動的各個環節,輔助現有信息技術,不斷進行檔案信息的挖掘與更新,從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態,產生最佳的效果。中職畢業生人事檔案動態管理是系統論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應充分利用現有的信息技術,結合傳統的檔案管理流程,即在“收、管、用”的過程中合理靈活地運用動態管理模式,以達到目標與過程的統一。
4.加大人事工作力度,徹底解除畢業生的后顧之憂。隨著市場就業機制的實行,畢業生擇業時間進一步延長,根據這種情況,應加大為廣大畢業生實行人事的力度,使人事成為畢業生就業的有力保障。一是人事的范圍不斷擴大,在繼續做好“個人”的基礎上,積極向各高校聯系,宣傳人事政策,并制定對畢業生實行人事的優惠政策,對畢業生實行以學校為單位的“集體”;二是人事的內容進一步完善,對畢業生的轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位,徹底解除畢業生的后顧之憂。綜上所述,在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作,既是社會主義市場經濟發展的需要,又是人事人才工作者義不容辭的責任。
5.整合資源,規范檔制管理。一個人的經歷和事件,不一定會在一時一地,所以,對大中專畢業生一生中所形成的各種材料搜集整理,要個人、有關部門和用人單位密切配合,整合資源,包括個人的學歷、技術職務、準入資格、遵紀守法、個人誠信及個人的工作經歷等方面的材料,有關部門和單位都有義務向其人事檔案管理部門提供。保證一人一檔,資源共享。
6.提高透明度,信息化管理。人事檔案管理信息化,主要就是人事信息電子化,人事信息查詢網絡化。在一定的授權范圍內,有關單位可以及時全面地了解其個人情況。同時在允許的范圍內,個人也可以了解自己的檔案信息,為檔案管理營造一個公開、公平的環境。
7.優化服務,“一站式”管理。人事檔案管理部門要提高為民服務的意識,提高服務質量;要創造方便、快捷的檔案轉遞、查詢途徑;要保證檔案的原始性、真實性和唯一性;要與其他有關部門一起拓展服務的范圍,讓這些管理對象也享受社會發展的成果。目前,應該積極尋求有關部門的支持,先期成立流動人員黨支部,搞好黨員管理;設立人才中心戶籍專戶,搞好戶籍管理。
參考文獻:
[1]馬良生.檔案管理概論[M].合肥:安徽人民出版社,2003.
關鍵詞：高職院校 畢業生 檔案管理 問題 對策
高職院校畢業生檔案管理工作也是高職院校畢業生就業工作的一個重要環節。一所學校畢業生檔案管理工作是否制度化、規范化，不但事關高職畢業生的切身利益，也衡量著學校畢業生就業工作的整體管理水平。
一、高職院校畢業生檔案管理存在的問題
1.缺乏畢業生檔案管理的相關規章制度。健全的規章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標志，是學校規范化管理的基礎，也是開展工作的政策基礎。與學校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業生檔案管理制度。以為例，全區37所高職院校中，目前僅有3所學校制定了畢業生檔案管理相關規章制度，其它學校在這方面基本處于空白。
2.畢業生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業生檔案管理工作，多將其作為年度畢業生就業工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業生檔案管理看作是畢業生就業工作的邊緣化工作，在畢業生檔案管理部門的設定方面存在諸多問題。現在許多高職院校畢業生檔案管理部門多為就業工作部門和各系部兩級管理；也有的是由就業工作部門或由系部單獨管理；個別院校甚至沒有固定管理部門，由校領導臨時指定部門管理。由于政出多門，給畢業生檔案規范化管理造成了障礙。
3.畢業生檔案整理不規范。由于高職院校畢業生檔案管理部門非學校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業生檔案管理規章制度和專業檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業生檔案整理不規范，突出問題在畢業生檔案資料歸檔方面。由于對檔案管理業務不熟，缺乏統一的標準，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業務不熟悉，導致畢業生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業生，其檔案資料標準不一，相差甚遠，給用人單位選用、任用畢業生造成了一定障礙。
4.畢業生檔案保管不規范。畢業生檔案保管是畢業生檔案管理工作的重要環節，卻也是高職院校畢業生檔案管理的一個弊端。由于學校每年都有未就業畢業生，也有一些用人單位不接收畢業生檔案的情況，致使一部分畢業生檔案留在了學校由學校保管。為解除未就業畢業生的后顧之憂，讓他們安心地繼續尋找工作，教育部規定，未就業畢業生檔案其學校應免費為其保管兩年。這是學校為畢業生做好后繼服務的重要舉措，但這項便生措施并未得到很好的落實。一些畢業生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉遞事宜，由于一些高職院校畢業生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業生檔案成為“死檔”，失去了檔案應有的功能，甚至一些畢業生的檔案由于年頭較長，出現了檔案丟失的情況。
二、規范高職院校畢業生檔案管理的措施
1.制定畢業生檔案管理規章制度。高職院校必須將畢業生檔案管理規章制度建設作為規范畢業生檔案管理的首要問題去抓。要適應新時期高校畢業生就業體制改革的需要，適時制定學校畢業生檔案管理相關制度，對諸如畢業生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉遞、留校檔案管理等問題在規章制度中予以明確規定，用制度去規范學校畢業生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。
2.加強畢業生檔案管理人員的培養。畢業生檔案管理工作是一項認真細致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識和工作經驗，還必須熟悉高校畢業生就業工作流程且認真負責，細致耐心。由于目前多數高職院校都沒有設置檔案館，專職檔案管理人員相對較少，如果將畢業生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題。基于這種情況，高職院校應立足現實，以學生管理人員及畢業生就業指導人員為根基，通過校內外多種途徑，加強他們的檔案知識及業務培訓，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識，成為合格的畢業生檔案管理人員。
3.積極探索畢業生檔案管理的新模式。隨著我國社會主義市場經濟的確立，我國高校畢業生就業體制發生了根本性的變革，畢業生就業渠道呈現出多元化模式，這給高職院校畢業生檔案管理造成了新的問題，傳統的畢業生檔案管理模式已無法適應現行的畢業生就業體制，亟待創新。
高職院校要牢固樹立“一切為了學生”的人本理念，以服務學校畢業生就業工作大局，服務學生為根本目標，以盤活畢業生檔案效用為目的，積極探索畢業生檔案管理模式。對于畢業生檔案管理機構、檔案材料歸檔、轉遞、留校檔案的保管等易發問題，進行創新改革，構建起符合高職院校校情的畢業生檔案管理新模式，使畢業生檔案管理制度化，規范化，能夠促進高職院校畢業生就業服務體系更加完善，更好地為學校畢業生就業工作及畢業生服務。
【關鍵詞】高校畢業生 人事檔案管理 對策與思考
隨著我國市場經濟的發展,我國教育體制和用人制度進行了相應的改革,國家培養人才的方式方法發生了很大變化,大中專畢業生的就業制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養,統一分配的傳統做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優錄用的高校畢業生就業工作新機制。隨之而來的是高校畢業生的人事檔案管理的管理機構、檔案內容、轉遞渠道、管理方法、開發利用、重視程度等各方面出現了很多與市場經濟發展不協調的現象,出現了隨意涂改檔案內容、檔案自我管理、由于企業破產造成檔案丟失、企業員工不能辦理退休、因為檔案內容不全不能夠辦理社會保險繳納、轉移等諸多問題,大大制約了高校畢業生的就業與合理流動。近期,就進入我市就業的高校畢業生采取了座談交流會、書面統計和實地調查形式,對高校畢業生人事檔案管理的情況進行了深入調研。
1 我市高校畢業生檔案管理工作現狀
高等學校畢業生檔案是畢業生政治表現、學習成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業生,挑選人才,合理使用人才的重要依據。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業生的人事檔案管理工作,東營市畢業生就業辦公室和東營市人才服務中心是專門負責我市生源畢業生和來我市就業的大中專畢業生就業服務的專門機構。主要服務范圍是學生報道、檔案轉遞、就業協議簽訂、就業培訓、創業扶持、三支一扶考試、職業介紹、社會保險繳納等一系列針對畢業生就業的管理與服務工作。2009年,我市接收高校畢業生共計有12108人,登記就業10590人,未就業1518人,就業率達到87.5%。
2 存在的主要問題
(1)管理機構不統一
我市現管理高校畢業生檔案的部門大致有五類機構:一是考取了機關事業單位的高校畢業生,由用人單位上級行政部門進行管理。二是未就業或到非公企業就業的高校畢業生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務中心和職業介紹中心管理;三是師范類高校畢業生由教育行政部門進行管理;四是具有人事管理權限的國家企業或國有控服企業,例如:國有四大銀行、商業銀行、保險機構、電力部門等。五是由于學校和學生個人的原因,還有相當數量的學生檔案目前還存放在原學校、學生個人手中或非公企業人力資源部。
(2)轉遞渠道不規范
現在高校畢業生的檔案大部分由學校直接寄往學生畢業前所簽約單位所在城市的高校畢業生就業機構,然后再由畢業生就業機構根據高校畢業生畢業生所簽約單位所在市縣區將其人事檔案轉遞至所在市縣區人才服務機構。有的高校為了就業率,直接將學生檔案寄往學生所簽約用工單位。過了幾個月這個學生要求到其它企業工作時,企業把檔案扣住,造成嚴重混亂。有一部分在學生畢業前將檔案讓學生自帶回家。有一部分學生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學校。
(3)檔案內容更新不及時、內容簡單、檔案內容與檔案相對人不統一,個別有不真實的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發現同是研究生畢業的學生,有的有畢業設計書(論文)和學位認定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業生的人事檔案材料。還有的內容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價值,特別是高職類或技工類學校畢業生的檔案內容,很不完善。轉入人才服務機構的學生檔案,后續檔案材料不全面,無法依據檔案材料為其出具社會化證明材料。
(4)學生的檔案意識不強,認為“可有可無”。有的學生畢業十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險、考資格證等各項社會化人才服務項目,結果耽誤了自己的職業發展。
3 對策建議
(1)統一管理機構,從制度上避免高校畢業生檔案多頭管理的現狀。大部分高校畢業生畢業后分布在在非公有制企業,屬流動人員范疇。人發【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確:流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。此《規定》的頒布明確了高校畢業生檔案的管理機構就是各地人才服務機構,其他任何機構不得擅自管理高校畢業生人事檔案,這為高校畢業生人事檔案價值的實現提供了制度保證。下一步工作中必須加強人才流動服務機構的檔案管理職能,加強人才流動服務機構與畢業生就業部門的工作銜接,切實維護高校畢業生人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才的合理流動。
(2)統一轉遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業生檔案管理混亂的局面?，F在高校畢業生就業或未就業都必須在高校畢業生就業信息網上注冊個人信息后,才能夠離開學校。所以各級各類學校、各級畢業生就業管理部門要充分利用高校畢業生就業信息網,在學生網上注冊時,提前告知學生將其人事檔案轉遞到工作單位所在地人才服務機構或戶籍所在地人才服務機構,其他任何機構不得接收學生檔案。然后各級人才服務中心再根據實際情況再細分到縣區人才服務機構。這樣就不會出現學生找檔案,檔案找不到當事人的情況。學生畢業后,用到人事檔案時,會自覺到當地人才服務機構來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發揮人事檔案的價值。
(3)提高檔案意識,拓寬服務內容,發揮檔案價值。高校畢業生人事檔案是人才信息的重要載體,準確、齊全、完整的畢業生人事檔案,歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業生綜合素質的最重要依據。所以各級各類學校要重視學生在校期間的表現,本著對社會負責、對學生負責的態度,及時準確的將學生本人的各類檔案材料歸檔。為學生走向社會做好做一些必要的準備。比如學生在校期間的榮譽、參加社會活動的證明、畢業論文設計等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務機構也應該適應新形勢發展,就需要對人事檔案的內容進行調整,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。創建能力檔案,重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。
關鍵詞：高校；學籍檔案；管理
中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A
文章編號：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南財經高等專科學校講師；湖南，長沙，410079
學籍檔案，對于即將走向社會的畢業生來說是極為重要的“信譽卡”，原因在于他記載著大學生成長經歷，思想品德、學習成績、個人特長及身理心理健康狀態等信息。是反映學生綜合素質的重要依據。準確齊全、完整規范的學籍檔案，既是大學生在校學習期間德、智、體、美等方面的真實寫照，又為學生畢業時用人單位招聘人才提供重要依據，而且在畢業生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發揮重要憑證作用。所以規范高校學籍檔案、建全管理制度是前提。
一、學籍檔案的特點
學籍檔案作為教學檔案管理工作的重要組成部分，是學校對學生在校期間進行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區別。
(一)、學籍檔案形成的周期性
學生在校的活動形成了學生檔案，學生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規定跨年度的文件，除年度計劃、總結等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內文件形成時間不受年度約束；教學檔案整理則要求，以一個學年度為單位進行歸檔。而學生學籍檔案作為教學檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點，每個畢業生的學籍形成周期是從學生入校起至畢業為止四年的連續記錄，因此學籍檔案形成是有它自身的周期性。
(二)、學籍檔案內容的廣泛性
學籍檔案的內容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學生的個人情況，而且反映了院(系)常規教學和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內容不允許組在一個案卷中，而學籍檔案的內容包括學生在校四年各門課程的學業成績、獎懲情況、學籍變動情況、畢業資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。
(三)、學籍檔案電子文件與紙質文件的共存性
院(系)學籍檔案的管理通常采取紙質檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調閱所需的內容，大大提高了學籍工作的管理效率，檢索速度和查準率。
二、目前高校學籍檔案管理的狀況
學籍檔案作為學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占比率較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相當滯后，很難適應當前形勢發展的需要。主要表現在以下幾個方面：
(一)、原始學籍檔案的信息數據不完整，整理不規范。
學生畢業前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經常出現缺欄、少目現象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準確：容易造成同名同姓學生的檔案混亂；給畢業生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數量太多，有的沒有制作相應的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。
(二)、檔案材料內容空泛，不能真實反映學生綜合素質。
集中體現在畢業生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺泛個性特點。由于畢業生檔案材料的內容只記載其在校學業、成績及政治表現，而他的社會活動能力，組織創新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。
(三)、檔案使用效率低，轉遞較為混亂。
一方面雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統，畢業生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發揮。另一方面，目前高校畢業生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現象
(三)利用現代化技術進行開發利用的程度很有限。主要表現在國家實施電子注冊制度之前相關的學籍檔案管理，屬非公開上網范圍，但實際操作起來有諸多的困難：
其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統一標準，涉及學籍檔案管理材料的管理潛在著不規范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經手的人眾多，書寫難以規范，其中涉及的數據繁復，表格規格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。
其二，紙質與磁性介質材料的收集脫節。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校學生成績進行計算機著錄，待學生畢業后形成一份完整的紙質材料移交給檔案部門，由于受到技術維護、保密措施、病毒預防等因素的制約，歷時幾年后與紙質材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現代化管理的進程。
三、網絡招生對學籍檔案的影響
目前高校遠程網上錄取或局域網錄取，與傳統的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網上錄取考生的紙質檔案的管理方面存在較多混亂，表現在以下方面：
一是考生電子檔案所反映的內容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。
二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正?！薄昂细瘛钡茸?，有的省份干脆是空白。
三是被錄取考生紙質檔案建檔、寄發存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復查。實行網上招生后，紙質檔案寄發變成多途徑，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生學籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。
四、規范學籍檔案管理的對策與措施
高校學籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的增加，原來的學籍管理體系已不能適應高校發展的要求。因此， 運用先進的信息傳播技術建立一套完整的、規范的學生學籍信息資料管理系統，以便快捷地錄入、統計、查詢、檢索學生的各類信息，及時了解學生的學習情況，使不同校區、系部的分級管理達到資源共享，協同管理，實現管理信息化、規范化和科學化。筆者認為學籍檔案的管理機制應根據高教改革的發展趨勢和高校學籍檔案管理的需要，對學籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規范：
(一)、加強對學籍檔案的基本管理。
1、增強檔案意識，健全規章制度。增強全員檔案意識是搞好高校學籍檔案工作的重要保證?？刹扇【幹啤稒n案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。
2、抓好各個環節，規范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉遞等都必須統一規范。
3、采取計算機檢索，提高利用率。學校檔案室應購置專業的檔案管理軟件將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。并可采取以下構想：
(1)網絡版學籍管理系統的構想。根據當前高校學籍檔案信息管理的發展趨勢，以及本?？缧^延伸管理和二級學院分級管理的實際情況，可建立網絡版學籍管理系統的構想。它由學籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統從學生入學、在校期間到畢業發證等全過程實現“一條龍”學籍檔案信息化管理。
(2)學籍信息管理模塊的構想。學籍信息管理模塊不但可以批量錄入數據，而且可以從招生庫等其他數據庫導入相關學生資料，按不同校區、系所、專業、學制編班編學號，建立全校學生的基本信息數據庫。可以根據不同條件快捷地查詢各年級、各專業的學生情況，并進行學生休學、復學、留級、退學等學籍異動管理。學生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學校學籍學歷管理系統”的相關數據進行導入、導出處理。
(3)成績管理模塊的構想。成績管理模塊把過去的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網絡版的成績庫，庫里有學號、姓名、分院、系所、培養層次、班級、專業等字段，可供查詢學業成績用。在滿足不同的條件下，可以統計不同年級、不同專業的學業成績、年級排名，各種數據報表的統計、制作、打印等。
(4)成績報送。各科考試完畢，相關教研室登陸校園網上的“學生綜合信息管理系統”，錄入學生成績并進行試題分析、打印學生成績頻數圖及成績冊，同時將考試成績從網上“提交”給學籍管理科，學籍管理科審核后，再將成績“提交”到學校學生總成績庫，有關人員即時可在校園網各終端機上查閱學生的考試成績。
(5)學籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區，二級學院、教研室及相關人員可以根據操作權限在校園網上查詢在校學生人數、學生的個人資料和各科成績；學生可以通過校園網查閱并校對自己的學籍資料，查詢各科學業成績；學生的在學成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打印出來；二級學院、政治輔導員可在校園網上查閱學生的補考、重修人數、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。學籍信息管理系統的應用，可以避免數據錄入過程的人為誤差，減少重復勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學管理系統實現資源共享，實現教學管理規范化、信息化和科學化。
(二)加強網上招生檔案的管理。
1、制定相關規定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案；被錄取的考生檔案中，應包括電子檔案和紙質檔案；被錄取考生的紙質檔案一律由招生辦歸中管理。
2、保證考生檔案填寫內容的真實性與檔案內容的完整性?？忌堎|檔案歸檔項目要統一規范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應歸入紙質檔案，內容包括畢業生登記表、考試成績登記表、學生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應包括其中工作期間的檔案材料。
3、各招辦應承擔學生紙質檔案寄發職責，確保考生檔案的安全性與及時性。為保證數據的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。
4、各校應盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。
(三)、加強檔案干部隊伍建設，提高檔案工作人員素質。
【關鍵詞】大學生 檔案 管理系統 數據庫 設計
【中圖分類號】 G 【文獻標識碼】A
【文章編號】0450-9889（2014）08C-0186-02
幫助大學生就業是各高校的主要工作之一。傳統的畢業生雙選會由于其時間所限，給畢業生和用人單位“雙選”的時間很短，相互的了解程度有限，在一定程度上影響了就業的簽約率和學生就業后工作的穩定性和持續性。為了解決上述問題，我們在健全學生傳統檔案的同時，開發了大學畢業生檔案信息管理系統，保存和管理畢業生求職時需要展示的、用人單位需要了解的檔案信息電子副本，解決了檔案信息查詢時空的限制。
一、系統組成
系統采用客戶端瀏覽器、Web服務器、數據庫服務器組成的三層B/S結構。用戶使用統一的瀏覽器界面，終端用戶幾乎不需要培訓，降低了系統應用成本，更適合于全校大規模推廣應用。
系統使用Microsoft Visual Studio 2010為Web編程工具。Microsoft SQL Server是Microsoft公司推出的功能強大的數據庫系統，與Windows系統緊密集成，具有良好的性能和可伸縮性。本系統使用的數據庫系統是Microsoft SQL Server2005，系統開發和運行環境為Microsoft Windows2003，主要功能模塊如表1所示。
表1 大學畢業生檔案信息管理系統主要功能模塊
數據管理 檔案信息審核 綜合查詢
登記修改檔案信息 數據備份 用戶及權限管理 班級審核 院系審核 學工處審核 檔案室歸檔 校內檔案信息查詢 就業狀態查詢與統計 用人單位查詢
二、主要實現技術
（一）數據庫設計
系統的數據庫使用Microsoft SQL Server 2005，利用SQL Server Management Studio可以可視化地完成數據庫設計工作。
系統的數據庫與原有的大學生注冊繳費管理系統的設計與實現、大學畢業生就業信息管理系統等管理系統共用一個數據庫，并共享其中的數據詞典等基礎數據，用戶表則添加檔案管理相應的角色和權限字段，新增加的表只有檔案信息表，大大簡化了數據庫設計，同時也保證了數據的統一，便于管理和使用。
檔案信息表的字段包括基本信息、簡歷、素質評價、課程成績、處分、獲獎、任職、資格證書、畢業鑒定等幾部分的字段。其中的個人相片、綜合素質評價表、在校任職評價、課程成績表、獲獎證書、各類資格證書、實習鑒定總表、畢業生登記表、處分決定等字段均用于保存相應的圖像路徑及名稱，以充分展示信息的原貌。
（二）文件上傳
檔案的建立涉及大量各類圖像文件的上傳。使用.NET的文件上傳控件FileUpload可以方便的完成。通過Request.PhysicalApplicationPath屬性可以獲取當前正在執行的服務器應用程序的根目錄的物理文件系統路徑。調用 SaveAs 方法即可將文件保存到Web服務器上的指定路徑。但在使用中必須注意兩個問題：限制上傳文件的類型和限制上傳文件的大小以防上傳木馬文件、大文件到服務器。使用PostedFile 屬性來訪問基礎 ContentLength 屬性并返回文件的大小（字節），通過比較上傳文件和設定的文件大小，即可控制最大上傳文件的大小。調用Path.GetExtension方法返回要上傳的文件擴展名，然后和設置的文件擴展名進行比較，即可限制上傳文件的類型。通過使用AJAX技術實現網頁異步更新、在不刷新建檔頁面的情況下就可以獲取上傳的文件路徑及文件名信息。
（三）用戶密碼使用MD5加密
MD5就是采用單向加密的加密算法，不能對加密了的密文數據再解密成原來的明文數據。MD5算法有兩個重要特性：第一是任意兩段明文數據，加密以后的密文是不相同的；第二是任意一段明文數據，經過加密以后，其結果永遠是不變的。也就是不可能有任意兩段明文加密以后得到相同的密文、加密特定的數據得到的密文一定是相同的。
本系統將用戶密碼等關鍵數據采用MD5加密后再存儲到數據庫可以保證密碼安全。微軟在.NET架構中引入了MD5算法，在使用Visual Studio 2010編程時可以直接使用.NET 架構中提供的相關類來實現MD5 加密，這些類位于命名空間“System.Security.Cryptography”中。
（四）使用觸發器保護已審核信息
觸發器是SQL Server數據庫應用中一個重要工具，是一種特殊的存儲過程，當對表執行INSERT、UPDATE或DELETE操作時，觸發器就會自動執行。SQL Server為每個觸發器都創建了兩個專用表Inserted表和Deleted表，這兩張是系統在內存中創建的、與應用觸發器的表結構相同的兩張邏輯表，其中Inserted表的數據是插入或是修改后的數據，而Deleted表的數據是更新前的或是刪除的數據。當觸發器完成工作后，這兩張表就會被刪除，不會存儲在數據庫中。
本系統在檔案信息表中設置了觸發器，如果檔案信息已經審核并經檔案室歸檔，當數據被修改時觸發器會自動把數據重新更新回來，如果記錄被刪除則回滾，達到保護已審核信息的目的。
（五）權限控制
根據登錄用戶的角色不同，利用Session變量實現對其權限的控制。用人單位必須獲得畢業生本人提供的驗證碼或取得學校教育管理部門的授權碼、并在規定的時間內方可查詢學生的檔案信息。
使用函數DATEDIFF可以限制用人單位的查詢天數。當DATEDIFF（ day， '開放查詢的日期'，Now（） ）的計算結果大于允許查詢的天數時，禁止查詢。
三、關鍵代碼設計
（一）文件上傳及其類型控制
Dim savedir As String = "upfile＼" '定義上傳文件保存相對目錄
Dim apppath As String = Request.PhysicalApplicationPath '獲取上傳文件的物理路徑
Dim extension As String = System.IO.Path.GetExtension（FileUpload1.FileName） '獲取上傳文件的擴展名
If （FileUpload1.HasFile） Then
Dim savepath As String = apppath & savedir & FileUpload1.FileName
If （extension = ".jpg"） Or （extension = ".JPG"） Then '指定上傳文件類型
FileUpload1.SaveAs（savepath） '保存上傳文件
Else： Lable1.Text = "該類文件禁止上傳 "
End If
End If
（二）控制圖片顯示大小
Dim Photo As Drawing.Image = System.Drawing.Image.FromFile（savepath） '獲取上傳的圖片
Dim sourceWidth As Integer = Photo.Width'取得圖片寬度，以像素為單位
Dim sourceHeight As Integer = Photo.Height'取得圖片高度
If sourceWidth2 > 600 Then'如果圖片寬度大于600像素
Dim tuWidth=600'定義顯示的寬度為600像素
Dim tuHeight = 600 * sourceHeight / sourceWidth'同時按比例縮小其高度
End If
（三）MD5加密
下面以修改密碼為例說明MD5加密的方法。
Dim md5Hasher As New MD5CryptoServiceProvider（）
Dim hashedBytes As Byte（）
Dim encoder As New UTF8Encoding（）
hashedBytes = puteHash（encoder.GetBytes（TextBox1.Text）） '計算MD5
Dim sBuilder As New StringBuilder（） '創建可變字符串
For i = 0 To hashedBytes.Length - 1 ' 將每一個 Byte的 hash 碼格式化為十六進制字符串
sBuilder.Append（hashedBytes（i）.ToString（"x2"））
Next
Dim newmm_16 As String = sBuilder.ToString ' 返回十六進制字符串，用于寫入數據庫。
接下來是連接數據庫并寫入新密碼的代碼，從略。
四、實際應用及效果
（一）系統部署
系統的WEB程序和數據庫分別部署在兩臺Windows2003上。WEB程序需要IIS6.0以上及.NET4.0的支持并設置Internet 來賓賬戶對文件上傳目錄擁有寫權限。
考慮到安全性，數據庫服務器使用局域網地址，SQL Server 2005需要啟用本地和遠程連接以及SQL Server Browser 服務；在 Windows 防火墻中需要為 SQL Server 2005 創建例外，設置SQL Server 2005每天一次自動備份作業和定時刪除過時備份數據作業。
（二）使用流程
系統使用流程如圖1 所示。
圖1 系統使用簡明流程
學生未提交審核前均可以隨時修改，提交審核后，各班輔導員、院系均可以執行退修操作，院系已經審核后則需要院系管理員權限才可以執行退修操作。院系已經審核并經檔案室歸檔的信息不允許修改。
（三）應用效果
系統的應用為各類檔案信息需求者提供了高效、靈活、便捷的查詢服務，得到了學校領導、老師、學生和用人單位的好評。系統應用不僅推進了就業工作的效率和質量，也促進了學生的檔案積累和自我提高的意識，從而間接促進了教學質量和綜合素質的提高，提高了高校檔案的信息價值和社會效益。
【參考文獻】
[1]王海政.試析無紙化衛生專業技術資格考試新模式[J].電腦編程技巧與維護，2011（14）
[2]張洪 Session的原理及應用[J].電腦編程技巧與維護，2011（2）
【基金項目】廣西教育科學規劃課題（2011C0160）
