時(shí)間：2023-06-29 09:31:45
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案分類方式，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程。檔案價(jià)值是客觀存在著的，而人們對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)知卻是主觀的。檔案鑒定由于缺少較為符合當(dāng)前需要和客觀具體的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，這項(xiàng)工作便存在著許多的主觀性和很大程度的S意性。檔案鑒定越發(fā)加重對(duì)經(jīng)驗(yàn)的依賴。而用一些狹隘的片面的甚至是過(guò)時(shí)的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)廣泛的、日漸深人的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的檔案鑒定實(shí)踐，必然產(chǎn)生許多的不適應(yīng)性，甚至對(duì)實(shí)踐產(chǎn)生誤導(dǎo)，引出消極的結(jié)果。
一、困惑的提出
（一）檔案分類工作以“雜亂”形容是基本上恰當(dāng)?shù)摹Ｈ舾煞N檔案分類方式中，有以年代、類別、文種、地域、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、保管期限單一分類的；也有以年代結(jié)合機(jī)構(gòu)、年代結(jié)合問(wèn)題、年代結(jié)合期限、類別結(jié)合機(jī)構(gòu)分類的；最為常見(jiàn)的是年代結(jié)合機(jī)構(gòu)參考問(wèn)題分類，或年代結(jié)合問(wèn)題參考機(jī)構(gòu)分類這兩種方式。檔案工作隨意性造成的問(wèn)題等等狀況，更加劇了檔案分類工作的紛亂。
（二）以單份文件為最終歸檔單位的分類方式是一種積極的、創(chuàng)新意義的改革，但是這種分類方式存在著三個(gè)方面的缺陷。一是這種全新的文件分類方式，失去了案卷分類的基礎(chǔ)，或使得案卷類的特征不復(fù)存在，或使傳統(tǒng)的案卷概念發(fā)生嬗變，與過(guò)去的分類方式無(wú)法吻合而割斷了歷史的延續(xù)。二是這種文件級(jí)分類方式僅僅實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案分類的改革，其它門(mén)類檔案由于繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的分類方式，便使得原本有機(jī)聯(lián)系著的檔案板塊發(fā)生了異步變化，必將引發(fā)檔案管理基礎(chǔ)上的紊亂。三是實(shí)行這種文件級(jí)分類，對(duì)于手工檢索存在由于取消了案卷分類號(hào)、案卷標(biāo)題等案卷級(jí)檢索標(biāo)志和檢索途徑，無(wú)法實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)檢索，而按歸檔文件目錄查找文件則變得繁瑣起來(lái)。
（三）檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)和分類方法沒(méi)有得到認(rèn)真總結(jié)和及時(shí)推廣。檔案分類理論研究一直沒(méi)有在實(shí)踐中找到合適的切入點(diǎn)，一直沒(méi)有以基層的檔案分類實(shí)踐為依托，建立在為指導(dǎo)檔案分類實(shí)踐服務(wù)的基礎(chǔ)之上。
二、走出困惑
首先檔案分類是檔案管理工作重要的一環(huán)，應(yīng)當(dāng)遵循“維護(hù)歷史真實(shí)面貌、利用原有管理基礎(chǔ)、便于管理利用”的原則，全面、慎重地加以考慮。尊重整體性原則有利于維護(hù)檔案真實(shí)面貌，而不能由于分類規(guī)則的不一致將檔案面貌搞得支離破碎；還要考慮到如何與原管理基礎(chǔ)加以協(xié)調(diào)，搞好新舊兩種分類方法的過(guò)渡，這是實(shí)現(xiàn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的必要措施；最后要考慮到這種分類是否便于檔案管理利用；尤其是是否便于手工檢索。
其次，檔案作為一個(gè)有機(jī)整體，即使僅僅改變某一門(mén)類檔案的分類方式，也是牽一發(fā)動(dòng)全身，易引起全局性的不協(xié)調(diào)問(wèn)題。單一門(mén)類的檔案分類方式改革，往往受到其它門(mén)類檔案原有分類方式的制約而使其積極作用黯然失色。檔案分類規(guī)則改革，應(yīng)當(dāng)是全局性的、同步的、相互兼顧并考慮到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的這么一種模式，才是積極有效的、科學(xué)系統(tǒng)的檔案分類規(guī)則，才可以具備普遍實(shí)行的意義。
再者要實(shí)現(xiàn)檔案分類方法改革，除了遵循檔案管理三原則，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、整體推進(jìn)之外，還需要理論上的整合與實(shí)踐上的踏步。在這個(gè)基本理論觀念指導(dǎo)下，檔案分類實(shí)踐應(yīng)當(dāng)是有目的的、整體推進(jìn)和分階段實(shí)施的這么一種實(shí)踐活動(dòng)。因而大多數(shù)企業(yè)的檔案分類實(shí)踐不再是盲目的、自發(fā)的或不自覺(jué)的狀態(tài)，而是按照統(tǒng)一部署、先進(jìn)行某一方面的實(shí)踐，再進(jìn)行另一方面的實(shí)踐，分步實(shí)施，相互協(xié)調(diào)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出方案。這就是檔案分類實(shí)踐的踏步。理論整合與實(shí)踐踏步的最終目的，是建立一個(gè)完整的、系統(tǒng)的、可以適應(yīng)全國(guó)檔案分類需要并適應(yīng)于計(jì)算機(jī)檔案管理的一個(gè)分類規(guī)則。
最后，制訂出一個(gè)檔案分類規(guī)則，體現(xiàn)出檔案分類的原則性、統(tǒng)一性、權(quán)威性，把大的管住管好，又允許檔案分類保留一定的差異性。貫徹這個(gè)分類規(guī)則，應(yīng)當(dāng)分步實(shí)施，分階段完成，允許企業(yè)根據(jù)自己的情況逐步實(shí)現(xiàn)分類工作標(biāo)準(zhǔn)化。總之，沒(méi)有這樣一個(gè)分類規(guī)則，全國(guó)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化就無(wú)從談起；沒(méi)有這樣一個(gè)分類規(guī)則，國(guó)家檔案部門(mén)對(duì)全國(guó)檔案工作有效的宏觀管理就無(wú)法實(shí)現(xiàn)；沒(méi)有這么一個(gè)分類規(guī)則，全國(guó)的檔案信息科學(xué)分類體系及高效率網(wǎng)絡(luò)化管理亦無(wú)從規(guī)劃。
三、結(jié)語(yǔ)
在檔案管理工作中，由于不同單位、部門(mén)的性質(zhì)及檔案不一樣，每個(gè)人的工作方法和經(jīng)驗(yàn)都不一樣，在現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的今天，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理可以大大增加檢索的難度，因此手工管理的辦法遲早都要朝著信息技術(shù)的方向發(fā)展。因此本文提出的一些方法僅供借鑒，希望可以給其他檔案管理者帶來(lái)啟發(fā)和幫助。
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幾十年來(lái)，照片檔案一直沿用的基本管理方式是根據(jù)照片內(nèi)容分類、裝本、上架，根據(jù)照片內(nèi)容查找所需照片。實(shí)踐證明，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間里，尤其是在手工管理照片檔案的情況下，這是一個(gè)行之有效的被人們接受和認(rèn)可的管理方式，也是大多數(shù)圖書(shū)館、檔案館、情報(bào)資料和信息部門(mén)通常采用的傳統(tǒng)管理方式之一。但是，隨著時(shí)間的推移、照片檔案數(shù)量的不斷積累和日入庫(kù)量的爆炸式增長(zhǎng)，其弊病愈顯突出：
1、分類是圖書(shū)、檔案、情報(bào)及照片檔案管理的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作為唯一的管理方法和唯一的檢索途徑，勢(shì)必會(huì)造成漏檢率高。
原因一，在某些情況下，一張照片可能反映的是一個(gè)類或主要是一個(gè)類，但是很多情況下，一張照片可能反映的是兩個(gè)類或三個(gè)類或更多的類，隨著時(shí)代的發(fā)展，一張照片涵蓋的信息呈多元化，這就為準(zhǔn)確分類帶來(lái)難度。尤其是現(xiàn)在新聞發(fā)稿照片涉及的面之廣、照片涵蓋的信息之多，使得現(xiàn)在的“類”越來(lái)越難分。原因二，人們對(duì)一張照片所屬類目的理解難以統(tǒng)一。不同分類人可能把同一張照片分到不同的類，這也為查找?guī)?lái)難度。而且，在分類的把握上，人的主觀判斷帶有的隨意性也會(huì)導(dǎo)致類目確定的不穩(wěn)定性，而將這種主觀的判斷作為唯一的檢索路徑，就容易出現(xiàn)找不到或找不全檔案的情況。
2、裝本是分類之后的重要工作，通常的做法是首先審核分類，然后根據(jù)類目裝本。這種做法存在三個(gè)問(wèn)題：
首先，因?yàn)榉诸惡脱b本不會(huì)是一個(gè)人，這樣就可能出現(xiàn)原分類和后裝本的類目不一致，就可能出現(xiàn)分類的人找不到本，或不是自己裝的本找不到，或即便自己裝的也可能由于記不清裝在哪個(gè)本等情況。其次，成本后本冊(cè)脊背上標(biāo)簽的標(biāo)引必須準(zhǔn)確，但是人為的標(biāo)引必然帶有主觀隨意性，容易誤導(dǎo)檢索路徑。再次，通常情況下，一張照片不是裝一次本就可以的，還需要根據(jù)照片的增加不斷調(diào)本、整本。比如，當(dāng)某位領(lǐng)導(dǎo)同志的照片只有一張時(shí)，裝在一個(gè)本里即可，如果超過(guò)五六十張的時(shí)候，就需要再裝下一個(gè)本，同時(shí)需要調(diào)整本內(nèi)的照片內(nèi)容，或再按內(nèi)容分本，或再按時(shí)間分本。又如，當(dāng)非洲的照片不多時(shí)，可能會(huì)裝一個(gè)本，而隨著照片的增多，就會(huì)根據(jù)非洲各國(guó)照片的多少再按國(guó)家分出埃及、肯尼亞等等；如果埃及的照片再增加了，那就需要再按時(shí)間重新排列或再分出埃及政治、埃及工業(yè)、埃及農(nóng)業(yè)、埃及文教等。一張照片需要多項(xiàng)工序，反復(fù)作業(yè)、手續(xù)繁雜。
3、按照照片內(nèi)容分類、裝本后，需要把裝好的本根據(jù)類目排列上架。這里的問(wèn)題是，類目之間要留有空位置，如果留得多了，會(huì)造成庫(kù)房空間空置，以后需要向前移位；如果留得少了，空位置不夠，就需要向后倒位。比如：原設(shè)置政治類預(yù)留出1架，可放200本，第2架201本開(kāi)始經(jīng)濟(jì)類，如果實(shí)際裝本時(shí)政治類超過(guò)200本，那就要從201本起后移，并以此后移下去。如果到一定時(shí)間需要定本時(shí)，政治類只有150本，那么后面經(jīng)濟(jì)類的本就要前移，再后面其他類的本依次順序前移。這種倒架工作費(fèi)工費(fèi)時(shí)，但是，如果按分類裝本上架又不能不倒，或往前倒或往后倒，否則，同類照片檔案就不能放在一起。
4、及時(shí)給檔案固定存放位置，是檔案管理工作的原則。但是按照目前的管理方式，照片檔案多年定不了位。原因是，按照照片內(nèi)容分類、裝本、上架，由于難以預(yù)測(cè)此類目下還將有多少照片，所以常常是在很長(zhǎng)時(shí)間后重新整理時(shí)(多年來(lái)照片檔案館是按照五年一個(gè)斷代整理的)才能定位。
綜上所述，由于傳統(tǒng)的照片檔案整理工作手續(xù)繁雜、工作量大，使得照片檔案整理工作壓力過(guò)大，工作人員的主要精力用于照片檔案的加工和整理，專業(yè)能力和管理水平難以提高。尤其是目前照片檔案利用的多角度和傳統(tǒng)管理方法的唯一性之間的矛盾，為全方位、多角度查找照片檔案帶來(lái)一定困難。因此，照片檔案工作必須根據(jù)實(shí)際情況，尋求改革出路。
改革管理方式的條件
2000年12月6日，國(guó)家檔案局的中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22－2000《歸檔文件整理規(guī)則》，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行了改革，其宗旨是“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”，這個(gè)宗旨不僅對(duì)全國(guó)綜合檔案館的整理工作具有指導(dǎo)意義，也為照片檔案整理工作指明了方向。
與此同時(shí)，2000年中國(guó)照片檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)立項(xiàng)并進(jìn)行設(shè)計(jì)，2001年開(kāi)始正式運(yùn)行。該系統(tǒng)以其強(qiáng)大的隨機(jī)處理海量圖片數(shù)據(jù)的功能，全方位、多角度、深層次的檢索方式，秒級(jí)反應(yīng)的檢索速度較好地實(shí)現(xiàn)了“深化檢索”的目的，為照片檔案整理工作的改革提供了基礎(chǔ)和前提。進(jìn)入新世紀(jì)，中國(guó)照片檔案館根據(jù)“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的原則，依托數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)照片檔案管理工作實(shí)行了徹底的改革。
新型管理方式的具體做法
中國(guó)照片檔案館進(jìn)行新型管理方式改革，是將傳統(tǒng)的按照分類裝本、上架的管理方式改為按照照片的時(shí)間順序裝本、上架的整理方式，簡(jiǎn)稱“類改序”。這種方式將傳統(tǒng)方式中一張照片檔案承擔(dān)的多種功能(檢索路徑、保存單位等)，變?yōu)橐粡堈掌皇且粋€(gè)保存實(shí)體，即只承擔(dān)一個(gè)功能――保存單位(當(dāng)然，由于其按照時(shí)間順序排列，也可以按照時(shí)間順序檢索)，其他檢索功能均由圖片數(shù)據(jù)庫(kù)全方位、多角度、深層次的檢索手段來(lái)解決。
具體做法如下：按照照片時(shí)間順序。每100張(指底片數(shù)量)的固定數(shù)量裝本、上架，每張照片經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)一次實(shí)現(xiàn)自動(dòng)定庫(kù)、定架、定本。從發(fā)稿系統(tǒng)直接打印圖文并茂的發(fā)稿記錄作為照片檔案實(shí)體，并根據(jù)發(fā)稿目錄核對(duì)照片檔案實(shí)體。照片檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)一次性物理歸檔。該照片的定位數(shù)據(jù)與該照片的其他數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)檔案中同時(shí)生成保存，物理歸檔與檔案數(shù)據(jù)邏輯歸檔一并解決。
圍繞“深化檢索”，合理安排工作流程、簡(jiǎn)化工作手續(xù)、減少檔案套數(shù)，努力實(shí)現(xiàn)“簡(jiǎn)化整理”，以提高工作效率。
新型管理方式的特點(diǎn)
1、簡(jiǎn)單。按照照片時(shí)間排列整理，使工作流程簡(jiǎn)單明確、手續(xù)簡(jiǎn)化、易于操作。
2、高效。從照片系統(tǒng)直接生成照片檔案，生成過(guò)程為照片發(fā)稿之后的秒級(jí)時(shí)間，較之傳統(tǒng)管理方式的生成時(shí)間：1月、2月、3月……，極大地提高了效率。
3、完整。由于及時(shí)生成照片檔案、及時(shí)核對(duì)發(fā)稿目錄，減少了多環(huán)節(jié)流程中檔案的流失，維護(hù)了檔案的完整。
4、準(zhǔn)確。由于經(jīng)發(fā)稿系統(tǒng)直接生成照片檔案，減少了人工程序因而減少了錯(cuò)誤，尤其是不會(huì)出現(xiàn)文字說(shuō)明和照片貼錯(cuò)的情況，維護(hù)了照片檔案的準(zhǔn)確。
5、全面。由于發(fā)稿系統(tǒng)直接打印的照片檔案除具有原照片檔案的全部信息外，還有檔案生成的背景材料，如編輯、簽稿人、打印人、簽稿時(shí)間等，使得實(shí)體檔案涵蓋的信息更全面。
1 學(xué)生類檔案不適合一人一卷
1.1 檔案數(shù)量急劇增加。以一個(gè)學(xué)生規(guī)模為15000人的普通高校來(lái)說(shuō)，庫(kù)房檔案量?jī)粼?5000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數(shù)量。案卷數(shù)量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。
1.2 動(dòng)態(tài)管理難度加大。以人為單位組卷需動(dòng)態(tài)管理，即學(xué)生在校期間陸續(xù)產(chǎn)生的檔案，要逐一補(bǔ)充到各自相應(yīng)的案卷中。動(dòng)態(tài)管理使檔案管理難度增加。
1.3 重復(fù)歸檔很難避免。一份涉及N名學(xué)生信息的文件，歸檔時(shí)為滿足不同案卷需要，該份文件須重復(fù)歸檔N次。
1.4 保管期限難以確定。學(xué)生類檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價(jià)值不同，本應(yīng)確定不同的保管期限，但因?yàn)槭且蝗艘痪恚荒芫透叽_定保管期限。這樣勢(shì)必增加庫(kù)房壓力和管理成本。
1.5 檔案分類層級(jí)太多。為甄別同名同姓學(xué)生，須增加分類層級(jí)，有人建議把學(xué)生所在學(xué)院、系別、專業(yè)、班級(jí)等信息，甚至學(xué)生姓名作為二級(jí)以下類目號(hào)處理。類目層級(jí)太多，不利于管理。
2 學(xué)生類檔案分類組卷需考慮的問(wèn)題
2.1 利用原有管理基礎(chǔ)。學(xué)生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門(mén)類中的學(xué)生檔案整合而成，因此，學(xué)生類檔案的建立并不是“從無(wú)到有”的過(guò)程，而是“變零為整”的過(guò)程。正因?yàn)槿绱耍瑢W(xué)生類檔案不可避免帶有原先所在檔案類別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護(hù)和管理工作延續(xù)性角度考慮，筆者認(rèn)為，在制訂分類組卷方案時(shí)，應(yīng)充分利用原有管理基礎(chǔ)。
2.2 延續(xù)部門(mén)立卷習(xí)慣。部門(mén)立卷制度在高校實(shí)行多年，既提高了立卷質(zhì)量又減輕了專職檔案員工作量，現(xiàn)已達(dá)成共識(shí)并形成習(xí)慣。為延續(xù)下去，就要盡量避免多個(gè)部門(mén)材料組合立卷。學(xué)生類檔案來(lái)源于學(xué)校多個(gè)部門(mén)，確定組卷方案時(shí)尤其要注意這一點(diǎn)。
2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，
使檔案管理人為復(fù)雜化的分類與組卷方式都不可取。學(xué)生類檔案數(shù)量龐大，涉及學(xué)生人數(shù)眾多，利用價(jià)值大，這些特點(diǎn)決定了學(xué)生類檔案無(wú)論管理還是利用，都要耗費(fèi)檔案員很多時(shí)間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學(xué)生類檔案更有必要實(shí)行簡(jiǎn)單化管理。
3 學(xué)生類檔案的分類、組卷與管理
3.1 按檔案形成領(lǐng)域分類。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，高等學(xué)校檔案采用檔案形成領(lǐng)域分類標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生檔案因當(dāng)時(shí)未單獨(dú)成類，依其形成領(lǐng)域被分散保管在10大類檔案中，從而形成10大類的既成事實(shí)。《辦法》頒布后，從利用學(xué)生檔案原有管理基礎(chǔ)和延續(xù)部門(mén)立卷習(xí)慣角度出發(fā)，筆者認(rèn)為，在設(shè)置學(xué)生類檔案二級(jí)類目時(shí)，應(yīng)繼續(xù)沿用檔案形成領(lǐng)域這一分類標(biāo)準(zhǔn)。具體做法見(jiàn)下表。
各校可根據(jù)本校學(xué)生檔案組成的實(shí)際情況，調(diào)整二級(jí)類目設(shè)置，比如基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版等類別，如確系無(wú)學(xué)生檔案形成，可不予設(shè)置。
3.2 按文件問(wèn)題特征組卷。從組卷方式統(tǒng)一性來(lái)看，高校10大類檔案大都采用了問(wèn)題特征組卷，學(xué)生類檔案也應(yīng)該采用問(wèn)題特征組卷；從問(wèn)題特征組卷的靈活性來(lái)看，問(wèn)題的概括可大可小，方便檔案管理者根據(jù)學(xué)生檔案數(shù)量的多少酌情組卷；從學(xué)生類檔案的特點(diǎn)來(lái)看，學(xué)生類檔案因數(shù)量大，組成復(fù)雜，來(lái)源渠道多，不適合按照文件時(shí)間、文件名稱、文件作者等特征來(lái)組卷。為保證學(xué)生類檔案組卷質(zhì)量，不排除必要時(shí)靈活使用多個(gè)文件特征進(jìn)行組卷。
關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；差異共性
傳統(tǒng)檔案是記錄個(gè)人或者組織在社會(huì)和國(guó)家發(fā)展中的各種重要的文字文獻(xiàn)，在歷史的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會(huì)發(fā)展的重大事件和發(fā)展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質(zhì)或者實(shí)物的方式來(lái)進(jìn)行記錄和登載。而電子檔案是利用當(dāng)前最先進(jìn)的科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進(jìn)行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進(jìn)行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。
1電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理上的差異
1.1電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔時(shí)間具有差異性
紙質(zhì)的檔案和電子檔案的歸檔時(shí)間是不同的，紙質(zhì)檔案一般要在進(jìn)行細(xì)致的登入，進(jìn)行相關(guān)的編號(hào)和分類處理，再進(jìn)行細(xì)致的核對(duì)和審核整理后才能進(jìn)行相應(yīng)的歸檔的工作，完成后還要進(jìn)行日常的處理和看護(hù)，歸檔時(shí)間還必須進(jìn)行嚴(yán)格審核。而電子檔案可以進(jìn)行隨時(shí)的登記和確認(rèn)，利用電子計(jì)算機(jī)快速的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)分類管理功能可以將繁多的檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發(fā)送給檔案保管和管理部門(mén)進(jìn)行管理。
1.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔方式存在差異
電子檔案文件可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)中的電子編碼技術(shù)，將需要記錄的文字進(jìn)行數(shù)字化，再利用文件將這些數(shù)字化的數(shù)據(jù)記錄下來(lái)，不僅記錄耗費(fèi)空間小記錄信息全面，而且可以實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案錯(cuò)誤的修改，將原始憑證中的關(guān)鍵信息進(jìn)行特殊記錄，但是卻較難以進(jìn)行辨別和確認(rèn)。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在歸檔時(shí)則只能進(jìn)行傳統(tǒng)的書(shū)面記錄，且無(wú)法進(jìn)行更改，存在較大的局限性，但卻沒(méi)有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實(shí)的問(wèn)題。
1.3檔案文件分類和編目方式的不同
電子檔案文件在進(jìn)行分類和編目時(shí)主要還是利用了電子計(jì)算機(jī)的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時(shí)，可以利用數(shù)字化程序?qū)n案文件進(jìn)行唯一文件號(hào)的編制，根據(jù)文件號(hào)的規(guī)律進(jìn)行進(jìn)一步的分類號(hào)和歸檔號(hào)的編制，管理人員可以根據(jù)分類號(hào)的歸檔號(hào)進(jìn)行分類管理。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關(guān)鍵詞和主題詞進(jìn)行錄入和分類，在管理時(shí)需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行主題詞的分類歸納，分類完在進(jìn)行歸檔管理。
1.4電子檔案和傳統(tǒng)檔案保管方式存在差異
電子文件主要利用的是高內(nèi)存的硬盤(pán)等載體進(jìn)行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質(zhì)的影響使其性能大不如前，其可讀性也會(huì)遭受一定的損害，但是由于科技的發(fā)展，文件的新載體和新儲(chǔ)存載體的不斷發(fā)展也促進(jìn)著電子檔案的發(fā)展提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保管方式利用紙質(zhì)的文件載體，這也給改善電子檔案保存環(huán)境的提供了一個(gè)有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質(zhì)版的檔案用來(lái)輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個(gè)方式。
1.5電子檔案和傳統(tǒng)檔案的查詢利用方式存在差異
傳統(tǒng)的檔案的查詢方式主要是利用關(guān)鍵詞來(lái)進(jìn)行相關(guān)的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費(fèi)人力、物力和精力。而相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，電子計(jì)算機(jī)可以搜索到用戶輸入的所有的相關(guān)的內(nèi)容，以便讀者的選用，同時(shí)讀者還可以通過(guò)成為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)會(huì)員進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄操作，在線上線下都可以進(jìn)行相關(guān)的檔案文獻(xiàn)操作和查詢。
1.6不同檔案管理方式對(duì)檔案管理工作人員有不同要求
不同的檔案管理方式對(duì)于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統(tǒng)檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識(shí)和技能，能夠?qū)n案的管理進(jìn)行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計(jì)算機(jī)操作和使用素質(zhì)，要掌握最基本的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的操作要領(lǐng)和技巧，能夠進(jìn)行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時(shí)還要有創(chuàng)新能力，對(duì)電子檔案的管理方式能夠進(jìn)行高效率的和高水平的提升，利用相關(guān)軟件，將操作技能大大提升，優(yōu)化電子檔案的管理現(xiàn)狀。
2電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性方面
2.1傳統(tǒng)檔案是電子檔案的形成基礎(chǔ)
電子檔案并不是能夠憑空進(jìn)行記錄的，其發(fā)展的基礎(chǔ)仍然是紙質(zhì)檔案，檔案資源的電子化是建立在計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上的，而紙質(zhì)檔案的信息來(lái)源都是來(lái)自于社會(huì)的各項(xiàng)實(shí)際活動(dòng)信息的記錄，也是反應(yīng)社會(huì)情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無(wú)法自覺(jué)地進(jìn)入電子系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的，需要通過(guò)電子檔案化的手段進(jìn)行錄入和傳播，才能形成電子檔案來(lái)進(jìn)行更好的記錄。
2.2電子檔案管理基本原理是傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展
電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統(tǒng)檔案的管理方法和理論，而是在其基礎(chǔ)上進(jìn)行了極大的創(chuàng)新和提升，具有著傳統(tǒng)檔案管理方法不具備的多個(gè)功能，但是其發(fā)展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案不相適應(yīng)的缺點(diǎn)和不足，有針對(duì)性地從服務(wù)和管理方面改善電子檔案的信息服務(wù)能力和保存能力，因此從服務(wù)手段、服務(wù)品質(zhì)、管理能力和管理效果進(jìn)行對(duì)比，電子檔案的發(fā)展都是對(duì)傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展，而其為社會(huì)服務(wù)的功能也將會(huì)比傳統(tǒng)檔案更加突出和優(yōu)秀，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的實(shí)際管理功能。
2.3電子檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息來(lái)源
電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進(jìn)的電子科技技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開(kāi)拓性地將檔案信息記錄變?yōu)榱穗娮佑涗浀姆绞剑沟秒娮影娴臋n案可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統(tǒng)檔案所不具有的一大進(jìn)步之一，傳統(tǒng)檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統(tǒng)一些較好的優(yōu)點(diǎn)外，信息來(lái)源的豐富更好地完善檔案的社會(huì)功能和服務(wù)功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務(wù)。
3結(jié)論
綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案的要求也越來(lái)越高，傳統(tǒng)檔案的記錄和保存方式已經(jīng)越來(lái)越難以適應(yīng)快節(jié)奏發(fā)展的社會(huì)腳步，因此電子檔案順應(yīng)時(shí)代的需求出現(xiàn)并慢慢取代了傳統(tǒng)檔案的存在，但是電子檔案的發(fā)展也不是空穴來(lái)風(fēng)，也是從傳統(tǒng)檔案這一土壤發(fā)展而來(lái)的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運(yùn)行方式、管理方法和傳播服務(wù)中都具有極大的共性特點(diǎn)，這也是電子檔案發(fā)展的基礎(chǔ)，從這些共性中取得發(fā)展的指導(dǎo)，但是電子檔案和傳統(tǒng)檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強(qiáng)，力求能夠更好地為社會(huì)服務(wù)和大眾服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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一、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案類別及內(nèi)容
（一）質(zhì)量監(jiān)督檔案的主要內(nèi)容。包括工程質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記資料、工程監(jiān)督工作方案及監(jiān)督交底資料、工程質(zhì)量監(jiān)督工作記錄資料、工程質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督記錄資料、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、工程質(zhì)量事故報(bào)告及相關(guān)資料、行政執(zhí)法資料、需要保存的其他文件資料等。
（二）竣工驗(yàn)收備案檔案主要內(nèi)容。包括市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案表、工程施工許可證、工程質(zhì)量評(píng)價(jià)資料、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、相關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)可文件、工程質(zhì)量保障文件、法律法規(guī)要求的其他文件資料等。
二、分類整理方法
（一）類號(hào)的確定。將工程質(zhì)量監(jiān)督檔案確定為專業(yè)檔案，采用混合號(hào)碼制方式確定類號(hào)，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案確定為“Z1”，竣工驗(yàn)收備案檔案確定為“Z2”。
（二）分類方法的確定。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案圍繞工程建設(shè)分階段逐步自然積累，以工程項(xiàng)目為中心，對(duì)象明確，實(shí)體單一，聯(lián)系密切，構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)的整體。檔案資料有明確的內(nèi)容，外部界限清晰，便于歸類。基于上述特征，采取“性質(zhì)―工程項(xiàng)目分類法”進(jìn)行分類。
（三）檔案號(hào)的確定。市政工程大多跨多年施工，以年度為單位整理難以完整反映工程建設(shè)全過(guò)程，在編制檔案號(hào)時(shí)不以年度為限，直接以流水號(hào)順序排列，采取“分類號(hào)+案卷順序號(hào)”的方式編制檔案號(hào)。
（四）檔案保管期限的確定。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是與工程質(zhì)量密切相關(guān)的原始資料記錄，是工程一旦發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題、出現(xiàn)投訴后進(jìn)行調(diào)查處理的重要依據(jù)，是監(jiān)督機(jī)構(gòu)和監(jiān)督人員履職盡責(zé)的有效憑證，依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及《湖北省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理暫行辦法》，確定保管期限為永久。
三、結(jié)合檔案實(shí)際的特殊處理
（一）兩類檔案的對(duì)應(yīng)。每項(xiàng)工程既有一套質(zhì)量監(jiān)督檔案，又有一套竣工驗(yàn)收備案檔案。為照顧其相互聯(lián)系，在分類整理過(guò)程中，對(duì)兩類檔案分別確定類別號(hào)，但使用相同的案卷號(hào)。如此，通過(guò)工程名稱按照案卷號(hào)查閱到質(zhì)量監(jiān)督檔案后，同一案卷號(hào)對(duì)應(yīng)該工程的竣工驗(yàn)收備案檔案，反之亦然。
（二）工程建設(shè)周期的對(duì)應(yīng)處理。利用流水號(hào)方式順序編排案卷號(hào)，直接從檔案號(hào)中無(wú)法反映檔案的生成年度和工程建設(shè)周期。整理過(guò)程中，采用增加備注、編制專用檢索工具的辦法予以解決。首先在檔案裝具封面上標(biāo)注質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記號(hào)和竣工驗(yàn)收備案號(hào)，直接反映工程的開(kāi)工建設(shè)時(shí)間和驗(yàn)收時(shí)間；其次是在編制檢索目錄時(shí)，在案卷號(hào)后備注對(duì)應(yīng)工程的質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記號(hào)和備案號(hào)，在檢索工具中實(shí)?F一目了然。
（三）特殊檔案的處理。市政工程情況復(fù)雜，有的工程完工后遲遲不辦理竣工驗(yàn)收備案手續(xù)，造成質(zhì)量監(jiān)督檔案已經(jīng)形成，竣工驗(yàn)收備案檔案無(wú)從整理。按照兩類檔案對(duì)應(yīng)一致設(shè)置案卷號(hào)的原則，已形成的質(zhì)量監(jiān)督檔案也難以編號(hào)整理。為解決上述問(wèn)題，對(duì)單獨(dú)形成的質(zhì)量監(jiān)督檔案，采取類別號(hào)剔除阿拉伯?dāng)?shù)字只確定為“Z”，案卷號(hào)仍以流水號(hào)方式編排的方式加以整理，集中保管時(shí)歸為臨時(shí)檔案，待對(duì)應(yīng)的竣工驗(yàn)收備案檔案形成后再重新編號(hào)整理。
四、相關(guān)工作體會(huì)
（一）根據(jù)檔案實(shí)際合理分類。各地工程質(zhì)量監(jiān)督體制多樣，質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)承擔(dān)的工作職責(zé)也不盡相同，有的監(jiān)督站可能并不承擔(dān)工程竣工驗(yàn)收備案的工作職責(zé)。在工程質(zhì)量監(jiān)督檔案分類整理過(guò)程中，檔案人員應(yīng)從已有的檔案資料出發(fā)，合理確定分類整理方法，保證檔案資料得到妥善保管。
知識(shí)管理對(duì)于我們而言，是一個(gè)比較艱巨的挑戰(zhàn)，需要我們具備較為專業(yè)的知識(shí)背景和知識(shí)辨識(shí)能力。知識(shí)相對(duì)于資訊（信息）來(lái)講，其哲學(xué)高度和理論深度都有所增加。知識(shí)不再是一個(gè)一個(gè)的個(gè)案，而是具有普遍正確性的概念集合，它依賴資訊而產(chǎn)生，它代表每一個(gè)具體的資訊個(gè)體，同時(shí)又不是每個(gè)資訊個(gè)體的具象。它是一系列同類個(gè)體的規(guī)律性總結(jié)和推斷，并經(jīng)檢驗(yàn)為正確的結(jié)論。有學(xué)者基于企業(yè)知識(shí)疆域，提出知識(shí)辨識(shí)的五項(xiàng)原則：系統(tǒng)性原則、協(xié)同性原則、核心性原則、有效性原則、可得性原則。這些原則在很大程度上契合后保管時(shí)代文件鑒定的基本原理，可以作為我們從檔案材料和檔案信息中提煉知識(shí)原則的參考。但這些原則只適合針對(duì)某一機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案材料的知識(shí)提取。從檔案工作知識(shí)管理的視角出發(fā)，某一機(jī)構(gòu)知識(shí)疆域在某種程度上需要突破，需要橫向或縱向的綜合視野，提煉更宏觀層面的知識(shí)理論。檔案部門(mén)對(duì)知識(shí)的管理，可以比較明顯地表現(xiàn)出顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的分類特征。顯性知識(shí)較為直觀，直接存在資料或者資訊中，對(duì)此我們所需要進(jìn)行的工作有兩個(gè)方面：第一，知識(shí)的辨識(shí)工作。對(duì)于知識(shí)和其他資訊共存的情況下，我們應(yīng)當(dāng)辨識(shí)出哪些屬于知識(shí)層面，哪些只是資訊；第二，知識(shí)的提純工作。在知識(shí)和資訊共生的情況下，我們應(yīng)當(dāng)可以將知識(shí)較為單純的提煉出來(lái)，盡量減少其他噪音影響。較為復(fù)雜的是隱形知識(shí)的管理。顧名思義，隱性知識(shí)是隱藏于資訊甚至資料背后，位于難以直觀感知的深層次位置。對(duì)于隱性知識(shí)，我們更加需要?dú)w納和推理的能力。隱性知識(shí)的復(fù)雜性在于，我們所面對(duì)的是難以探知其規(guī)律性的“現(xiàn)象”個(gè)體，有的知識(shí)可以從單份文件或者資訊中提取，有的則需要兩件甚至更多的系列資料才能總結(jié)其中的知識(shí)和規(guī)律。從這個(gè)角度說(shuō)，檔案管理部門(mén)不再單純是信息的集散地，而是知識(shí)的加工廠。
二、知識(shí)管理模式：知識(shí)庫(kù)的建立與知識(shí)管理平臺(tái)的建構(gòu)
我們?cè)?jīng)建立了檔案庫(kù)、信息庫(kù)，以滿足人們對(duì)檔案材料和檔案信息的需求。知識(shí)庫(kù)所儲(chǔ)存的不是一個(gè)個(gè)的實(shí)體和信息，而是一個(gè)個(gè)的知識(shí)單元和知識(shí)群落。知識(shí)庫(kù)和信息庫(kù)、實(shí)體庫(kù)；知識(shí)管理和信息管理、實(shí)體管理是并行的幾種數(shù)據(jù)庫(kù)和管理模式，知識(shí)的管理和信息的管理一樣，不是事實(shí)上的實(shí)體管理，更多的是一種邏輯的管理。盡管從實(shí)體到信息再到知識(shí)在對(duì)象上逐漸趨向高端，但并不是對(duì)原有管理模式的取代。至少在目前來(lái)看，三種管理模式都是必須保留而且應(yīng)當(dāng)高度重視的。
1.知識(shí)庫(kù)的層級(jí)
知識(shí)庫(kù)作為來(lái)自檔案的知識(shí)保管地，與檔案庫(kù)一樣，應(yīng)對(duì)知識(shí)分類分級(jí)管理。筆者以為，對(duì)于知識(shí)的分類，完全不同于檔案的分類，同時(shí)，由于知識(shí)管理的邏輯管理性質(zhì)，我們也不必局限于一種分類方式，多種分類方式共存，將更有利于貼近社會(huì)公眾的知識(shí)獲取渠道，有利于知識(shí)服務(wù)和知識(shí)共享。知識(shí)的分類方式，主要有以下幾種：
（1）按領(lǐng)域劃分：可以分為哲學(xué)知識(shí)、社會(huì)科學(xué)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)。
（2）按用途劃分：可以分為科學(xué)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)、文化知識(shí)。
（3）美國(guó)俄亥俄州立大學(xué)教授Towers等將知識(shí)作如下分類：描述性知識(shí)、規(guī)范性知識(shí)、實(shí)踐性知識(shí)、形式性知識(shí)。
（4）世界經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織把知識(shí)分為以下四種：知事類、知因類、知能類、知人類。以上列舉幾種分類方式，并不能夠完全適應(yīng)各級(jí)各類檔案館的實(shí)際館藏情況，可以根據(jù)自身特點(diǎn)選擇合適的分類方式進(jìn)行知識(shí)庫(kù)的建構(gòu)。當(dāng)然，分類也不能止步于此，各類下還可根據(jù)實(shí)際情況增加屬類，對(duì)知識(shí)進(jìn)行細(xì)化分類，從而建構(gòu)層級(jí)分明、屬類完全的知識(shí)庫(kù)體系。比如在一級(jí)分類采取按領(lǐng)域分為哲學(xué)知識(shí)、社會(huì)科學(xué)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)，那么在其下還可以按照學(xué)科進(jìn)行進(jìn)一步的二級(jí)分類；如果一級(jí)分類按用途分為科學(xué)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)和文化知識(shí)，其下還可以按行業(yè)進(jìn)行下一步的分類。通常來(lái)講，一級(jí)分類、二級(jí)分類以及其下的屬類應(yīng)該具有合邏輯的對(duì)應(yīng)關(guān)系。
2.知識(shí)管理平臺(tái)的建構(gòu)
建構(gòu)知識(shí)管理平臺(tái)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以下管理功能：
（1）知識(shí)管理、知識(shí)檢索與知識(shí)服務(wù)的兼容。知識(shí)管理平臺(tái)作為知識(shí)管理操作的基本工具，它至少必須具有知識(shí)的管理、檢索和服務(wù)等功能。知識(shí)管理功能是知識(shí)管理平臺(tái)的基本功能，通常來(lái)講，它應(yīng)該建立在知識(shí)庫(kù)建構(gòu)的知識(shí)分類體系之上，與知識(shí)分類層級(jí)相對(duì)應(yīng)，建構(gòu)知識(shí)管理功能程序。同時(shí)，對(duì)于采取多種分類方式的知識(shí)庫(kù)，應(yīng)同樣具備多種分類管理體系。知識(shí)檢索功能與信息、檔案材料的檢索功能有所不同，除了與信息、檔案材料相同的標(biāo)識(shí)或者關(guān)鍵詞的機(jī)械匹配之外，知識(shí)檢索還要具有語(yǔ)義、內(nèi)涵、概念等方面的拓展。知識(shí)與信息相比，從利用者的角度講，其差異知識(shí)更多的在于理解而非表述，同時(shí)，知識(shí)群落、知識(shí)單元所蘊(yùn)含的信息量更大、更深層。因此，必須對(duì)檢索工具的功能進(jìn)行前述拓展才能提高檢索工具的精準(zhǔn)度，提高查全率和查準(zhǔn)率。知識(shí)服務(wù)即是在此平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)利用者對(duì)知識(shí)的直接或間接利用和獲取。知識(shí)服務(wù)是此前一系列工作的最終目的，也是前期工作效果的檢驗(yàn)。所以，在知識(shí)管理的最后環(huán)節(jié)，我們一方面要注意知識(shí)服務(wù)的提供質(zhì)量，另一方面也要注意收集利用者的信息反饋。
1、電子文件的來(lái)源和電子檔案的發(fā)展
在人類進(jìn)入21世紀(jì)后，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度愈發(fā)之快，為人們的生活帶來(lái)了翻天覆地的變化，同時(shí)，高科技也逐漸滲入到了各行各業(yè)之中。檔案管理這一行業(yè)也不例外。在過(guò)去，人們主要是依靠文字記載對(duì)檔案進(jìn)行記錄，這一方式具有諸多不便之處，其一是容易損壞，一旦遇到水火，就會(huì)損壞檔案，造成無(wú)法挽回的后果。如果檔案丟失，同樣也很難找回，所以，紙質(zhì)的檔案在過(guò)去的管理環(huán)節(jié)是需要耗費(fèi)大量人力物力的。但是自從有了電子檔案這一形式，檔案管理人員的工作就清閑的不少，只要將重要的信息輸入進(jìn)計(jì)算機(jī)中就可以了。人們不必再擔(dān)心檔案的損壞或遺失了。同樣，在對(duì)檔案進(jìn)行查找時(shí)，也變得更加的便捷。只要在互聯(lián)網(wǎng)中輸入關(guān)鍵詞，所需要的信息就會(huì)出現(xiàn)，大大縮短了查找資料的時(shí)間。在電子信息化發(fā)展的今天，無(wú)論是企業(yè)還是各政府部門(mén)，都要使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公，如果在過(guò)去，人們很難進(jìn)行相互交流，在信息的傳送方面也具有很大的不便之處。但是在現(xiàn)代化的社會(huì)中，只要具備了互聯(lián)網(wǎng)，就能將信息在短時(shí)間內(nèi)傳送出去，使各部門(mén)之間的信息傳送變得更加快捷，這是科學(xué)技術(shù)為人們帶來(lái)的便利，這一便利在電子檔案管理中得到最大化的發(fā)揮。
我們要認(rèn)識(shí)到電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理各具優(yōu)勢(shì)，同時(shí)，其優(yōu)勢(shì)也是相互之間的劣勢(shì)所在。例如紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性，但是電子檔案卻受到網(wǎng)絡(luò)信號(hào)等影響，不具有穩(wěn)定性，如果發(fā)生斷電的情況，人們就很難通過(guò)計(jì)算機(jī)查閱到所需要的資料。這是其不便之處。但是人們同樣發(fā)明了光盤(pán)等信息化的產(chǎn)物，通過(guò)將檔案存儲(chǔ)其中，就能夠有效的避免上述問(wèn)題的出現(xiàn)。這是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人們帶來(lái)的便利之處。在電子檔案的管理過(guò)程中，歸檔是一項(xiàng)重要的工作，過(guò)去要想將檔案進(jìn)行歸檔，一般需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，有些檔案存在關(guān)聯(lián)性，對(duì)檔案的歸檔增加了一定的難度，但是通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，能夠有效的對(duì)檔案進(jìn)行資源的整合，可以將檔案進(jìn)行編目，同時(shí)也能夠加快檔案整理的時(shí)間，形成具有實(shí)際價(jià)值的檔案資源。綜上所述，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)或各個(gè)部門(mén)必然要進(jìn)行的信息資源的管理，在長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程中，電子檔案必將會(huì)成為相關(guān)部門(mén)主要的工作重心，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行合理的歸檔，能夠有效地保證檔案的真實(shí)性以及可靠性，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
2、電子檔案的分類
由于電子文件信息與載體的可分離性，打破了原有檔案實(shí)體的屬性聯(lián)系，單線排列的分類方式也可能將被概念分類整理所取代、在電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那佯的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。但考慮到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況及所產(chǎn)生的文件類別，我們將電子文件采用檔案全宗號(hào)和檔案分類號(hào)劃分為：黨群管理文件、行政管理文件、經(jīng)營(yíng)管理文件、生產(chǎn)管理文件、財(cái)務(wù)審計(jì)文件、人事勞資文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、科研文件、基本建設(shè)文件和設(shè)備設(shè)施文件。同時(shí)，考慮到我國(guó)現(xiàn)行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的調(diào)研和實(shí)踐而制定出來(lái)的，具有相當(dāng)?shù)目茖W(xué)性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價(jià)值，因此，在電子檔案的歸檔中，也基本上將此歸檔范圍及其保管期限表作為依據(jù)，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際制定相應(yīng)的歸檔范圍和保管期限，以保證電子檔案分類的系統(tǒng)性和合理性。
3、電子檔案在管理工作中的影響
過(guò)去，檔案管理人員主要管理的是紙質(zhì)的文件，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的文件一般都是文字材料，所以管理起來(lái)有所不便，一定要保證管理人員具有足夠的耐心以及責(zé)任心。但是在計(jì)算機(jī)得到發(fā)展后，人們不再拘泥于同一種方式，而是通過(guò)磁盤(pán)錄入的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，紙質(zhì)檔案由此發(fā)展成為電子檔案。電子檔案的形成不僅加快了資源共享的速度，同時(shí)也促進(jìn)了電子信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。人們通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，逐漸形成了統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，這樣便極大的減少了檔案管理人員的工作量，同時(shí)效率也得到了進(jìn)一步提高。所以說(shuō)電子檔案的發(fā)展，為檔案管理工作帶來(lái)了重要的意義。
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。
關(guān)鍵詞：國(guó)土檔案；MapGIS；空間特征；MapGIS IGSS；GIS；MVC
中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）01-0094-04
The Design of Territorial Archive Management System Based on Mapgis
LIU Pei， TANG Jun
（School of Earth Science，Yangtze University， Wuhan 430100， China）
Abstract： To improve the efficiency of territorial archive management， achieve automation and information technology，spatialization of territorial archive，the territorial archive management system based on MapGIS is proposed.The obvious special character of territorial archive is studied，based on MapGIS IGSS，which is a internet oriented and large enterprise-class application development platform，could make use of the spatial characteristics，apply GIS function to the management，eventually break through the traditional management mode.Finally，the flow of territorial archive management is analyzed，in addition，the function modules are designed and classified，based on which the MVC3.0 framework is adopted to manage and maintain vector images，archive pictures，thematic map and archive documents.
Key words： territorial archive； MapGIS； special character； MapGIS IGSS； GIS； MVC
國(guó)土資源檔案是指國(guó)土資源主管單位及下屬單位在開(kāi)展各項(xiàng)專業(yè)工作中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等原始記錄[1]。國(guó)土資源檔案是國(guó)土資源管理各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是歷史的見(jiàn)證，是國(guó)土資源管理事業(yè)最寶貴的財(cái)富[2]。傳統(tǒng)縣級(jí)國(guó)土資源檔案管理采取手工方式，檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等工作都主要以手工為主。而一些現(xiàn)存的檔案系統(tǒng)普遍存在功能結(jié)構(gòu)單一、數(shù)據(jù)封閉等問(wèn)題[3]。這些方式工作效率較低，國(guó)土資源檔案得不到充分利用。所以建立優(yōu)質(zhì)、高效、具有國(guó)土資源特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)國(guó)土資源局?jǐn)?shù)字檔案室，不僅從根本上解決傳統(tǒng)管理方式所帶來(lái)的諸多問(wèn)題，而且能更好的促進(jìn)國(guó)土資源局信息化建設(shè)的快速發(fā)展，保障土地檔案信息的有效管理利用。
國(guó)土檔案中最主要的兩類檔案是地籍檔案和用地檔案，地籍管理的基本單位是宗地，任意一塊宗地在地理空間中都有特定的位置、具有一定的形狀和面積，空間參考是地籍調(diào)查、土地詳查和地籍測(cè)繪的基礎(chǔ)，通過(guò)空間參考來(lái)描述宗地的空間特征。因此，將GIS應(yīng)用于國(guó)土檔案管理中，有效地把國(guó)土檔案的非空間屬性與空間特征聯(lián)系起來(lái)，不僅克服傳統(tǒng)檔案管理方式的缺點(diǎn)，而且可以提高國(guó)土檔案的利用和效率，更好地為國(guó)土資源管理工作服務(wù)[4]。
1 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)環(huán)境
1.1 MVC簡(jiǎn)介
本系統(tǒng)為BS結(jié)構(gòu)，采用 MVC3.0的框架模式，將輸入、處理、輸出流程按照Model、View、Controller的方式進(jìn)行分離，將應(yīng)用分為三層結(jié)構(gòu)：模型層、視圖層、控制層。其中視圖（View）代表用戶交互界面，用于視圖上數(shù)據(jù)的采集和處理，以及用戶的請(qǐng)求，模型（Model）用于業(yè)務(wù)流程/狀態(tài)的處理以及業(yè)務(wù)規(guī)則的制定，控制（Controller）從用戶接收請(qǐng)求， 將模型與視圖匹配在一起，共同完成用戶的請(qǐng)求。Mvc的三層結(jié)構(gòu)圖如下[5]：
圖1 MVC結(jié)構(gòu)圖
1.2 MapGIS IGSS 簡(jiǎn)介
MapGIS IGSS即IGSServer是一個(gè)面向互聯(lián)網(wǎng)的大型企業(yè)級(jí)GIS應(yīng)用開(kāi)發(fā)平臺(tái)。它是構(gòu)建于MapGIS跨平臺(tái)產(chǎn)品DCServer之上，采用面向服務(wù)的體系架構(gòu)，并且繼承了MapGIS DCS數(shù)據(jù)中心的設(shè)計(jì)理念，基于數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)和功能倉(cāng)庫(kù)服務(wù)，提供一套功能全面、接口簡(jiǎn)便的開(kāi)發(fā)框架。MapGIS IGSS采用跨平臺(tái)微內(nèi)核群技術(shù)。微內(nèi)核技術(shù)則是把GIS不同應(yīng)用方向的系統(tǒng)的核心功能分別形成單獨(dú)的微內(nèi)核，這些微內(nèi)核集合在一起形成微內(nèi)核群。微內(nèi)核群技術(shù)使得MapGIS IGSS具有高效、與硬件架構(gòu)同步、跨平臺(tái)的特性[6]。
宗地的空間信息在地籍信息中占據(jù)著重要地位，是其他宗地信息的基礎(chǔ)和依托。為了使工作人員直觀快速的查找到檔案所屬的宗地，準(zhǔn)確地找到宗地的地理位置，需要豐富的空間信息進(jìn)行定位，根據(jù)系統(tǒng)要求，所需的空間數(shù)據(jù)主要包括：基礎(chǔ)地理數(shù)據(jù)、遙感影像數(shù)據(jù)、宗地專題圖數(shù)據(jù)和地類圖斑專題圖數(shù)據(jù)[7]。
MapGIS IGSS管理的地理信息數(shù)據(jù)包括GIS數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)。GIS數(shù)據(jù)庫(kù)中包含以統(tǒng)一的MapGIS數(shù)據(jù)格式（HDF方式進(jìn)行存儲(chǔ)的GIS數(shù)據(jù)）的數(shù)據(jù)以及其他數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)（例如DB2、Oracle等）[8]。基礎(chǔ)信息地理數(shù)據(jù)包括：影像數(shù)據(jù)、矢量數(shù)據(jù)、瓦片數(shù)據(jù)等，它們都是以文件形式存放的空間數(shù)據(jù)。MapGIS IGSS的數(shù)據(jù)調(diào)用都是基于MapGIS，充分發(fā)揮了平臺(tái)管理海量數(shù)據(jù)能力和并發(fā)訪問(wèn)數(shù)據(jù)能力。
2 需求分析
2.1 系統(tǒng)可行性分析
MapGIS 國(guó)土資源檔案管理系統(tǒng)以MAPGIS為基礎(chǔ)平臺(tái)，將GIS技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與辦公自動(dòng)化高效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理；實(shí)現(xiàn)了日常綜合事務(wù)的辦理如公文流轉(zhuǎn)、人事管理、會(huì)議管理、網(wǎng)上會(huì)審、內(nèi)部交流、考勤等。
系統(tǒng)采用多層結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)原理，且包括B/S檔案管理系統(tǒng)并提供對(duì)已有案卷數(shù)字化的CS建庫(kù)系統(tǒng)。具有集中的請(qǐng)求和訪問(wèn)控制，以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)應(yīng)用，基于MVC模式靈活的頁(yè)面合成技術(shù)，使內(nèi)容存儲(chǔ)與表相分離，具有強(qiáng)大的安全性和事務(wù)處理能力。
各類數(shù)據(jù)統(tǒng)一采用SQL Server存儲(chǔ)管理，采用DCServer（數(shù)據(jù)中心管理器）的方式完成對(duì)矢量、柵格、影像、圖片、文檔資料的統(tǒng)一管理和維護(hù)，前臺(tái)應(yīng)用采用MapGIS IGSS（地理共享服務(wù)）的方式實(shí)現(xiàn)專題數(shù)據(jù)瀏覽、查詢、分析，全方位一體化的服務(wù)于國(guó)土資源審查、審批決策支持。
2.2 系統(tǒng)功能分析
根據(jù)業(yè)務(wù)流程分析，系統(tǒng)分為11個(gè)模塊：配置模塊、檔案管理、檔案檢索、檔案權(quán)限、檔案銷毀、檔案借閱、檔案查閱、日志、檔案統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理、檔案接口，如圖所示。
圖2 系統(tǒng)功能模塊
系統(tǒng)框架繼續(xù)沿用政務(wù)系統(tǒng)框架，欄目，菜單，用戶，數(shù)據(jù)字典等功能可以直接使用。另外增加檔案日常業(yè)務(wù)，集合檔案整理，管理，檢索，借閱，查閱，統(tǒng)計(jì)，日志等功能，并與政務(wù)系統(tǒng)，“一張圖”系統(tǒng)結(jié)合。提供web服務(wù)接口，政務(wù)系統(tǒng)里的案卷電子歸檔后，可以將案卷的基本信息，附件信息批量導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)里，方便進(jìn)行統(tǒng)一管理。并且政務(wù)系統(tǒng)，一張圖能查看檔案的基本信息，檔案系統(tǒng)里能查看圖形信息。后期還要考慮檔案的數(shù)字化工具，能夠?qū)霐?shù)字化數(shù)據(jù)。整個(gè)檔案處理過(guò)程流程圖如下：
圖3 檔案處理過(guò)程流程圖
3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)
MapGIS國(guó)土資源檔案管理系統(tǒng)是基于B/S結(jié)構(gòu)的應(yīng)用系統(tǒng)，整體界面布局采用淡藍(lán)色基調(diào)。界面橫向分為左中兩部分。其中左部為系統(tǒng)名稱、欄目菜單、等功能按鈕；占據(jù)總界面的大部分空間的中部則放置了所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)顯示界面。
1） 配置模塊：包括檔案分類配置、目錄模板配置、分類屬性配置、案卷與檔案關(guān)系配置、檔案權(quán)限配置、編號(hào)規(guī)則配置。對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息進(jìn)行配置，維持系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程正常運(yùn)行。
2） 檔案管理：對(duì)檔案進(jìn)行添加、編輯、刪除、查看、下載、打印等操作
3） 檔案檢索：包括全文檢索、高級(jí)檢索。遍歷所有類型檔案的公有表，和私有表，匹配符合檢索條件的記錄。
4） 檔案權(quán)限：檔案內(nèi)容頁(yè)面里，根據(jù)前面配置的檔案權(quán)限控制用戶對(duì)檔案的操作。
5） 檔案銷毀：對(duì)已經(jīng)過(guò)期的檔案進(jìn)行銷毀操作，先進(jìn)入回收站，然后根據(jù)需要對(duì)回收站的檔案進(jìn)行清理，并且回收站的檔案可以隨時(shí)恢復(fù)。
6） 檔案借閱：包括檔案借閱期限設(shè)置、檔案借閱登記、檔案歸還登記、檔案借閱歸還查詢、借閱超期收費(fèi)。需要借閱的人到窗口借閱，并且要拿領(lǐng)導(dǎo)的批條。由窗口的人登記，然后提供借閱服務(wù)，由窗口的人對(duì)紙質(zhì)檔案的借閱情況進(jìn)行登記。根據(jù)配置的借閱天數(shù)，自動(dòng)計(jì)算歸還期限。
7） 檔案查閱：包括查閱申請(qǐng)、查閱審批、檔案查閱。申請(qǐng)人使用，顯示自己申請(qǐng)查閱的檔案列表，如果審批通過(guò)了，可以查看詳情，過(guò)了查閱截止時(shí)間，無(wú)法繼續(xù)查看詳情。
8） 日志：自動(dòng)記錄系統(tǒng)里的大部分操作記錄日志信息。
9） 檔案統(tǒng)計(jì)：包括統(tǒng)計(jì)各分類某時(shí)間段內(nèi)的檔案總數(shù)、統(tǒng)計(jì)各分類某時(shí)間段內(nèi)的借閱次數(shù)、統(tǒng)計(jì)各分類某時(shí)間段內(nèi)的借閱明細(xì)、統(tǒng)計(jì)各分類某時(shí)間段內(nèi)的借閱收費(fèi)金額、統(tǒng)計(jì)各分類某時(shí)間段內(nèi)的借閱收費(fèi)明細(xì)。顯示統(tǒng)計(jì)列表、統(tǒng)計(jì)圖，可導(dǎo)出excel，打印報(bào)表。
10） 庫(kù)房管理：用于記錄每個(gè)分類存放的庫(kù)房的位置，主要有：檔案分類，子類名稱，目錄，開(kāi)始案卷，結(jié)束案卷，庫(kù)房號(hào)，排架號(hào)，庫(kù)格號(hào)等。能夠添加，修改，刪除這些信息。
11） 檔案接口：檔案系統(tǒng)提供web服務(wù)的方式。為政務(wù)系統(tǒng)和“一張圖”系統(tǒng)中的審批案卷歸檔提供歸檔掛接的接口，提供國(guó)土信息業(yè)務(wù)一體化服務(wù)。
4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
4.1 邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
系統(tǒng)采用mvc三層邏輯結(jié)構(gòu)，各模塊的模型，視圖，控制器按照設(shè)定的規(guī)范定義，具體如下：
4.1.1 模型
表1 模型詳情表
4.1.2 控制器
表2 控制器詳情表
4.1.3 視圖
表3 視圖詳情表
4.2 物理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了三個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，分別為臨時(shí)庫(kù)，正式庫(kù)，回收庫(kù)。所有配置表都在正式庫(kù)里，臨時(shí)庫(kù)，回收庫(kù)只有業(yè)務(wù)表。考慮到各分類的業(yè)務(wù)屬性不一樣，將業(yè)務(wù)表分為公共表和私有表兩種，其中私有表可以動(dòng)態(tài)配置。并且三個(gè)庫(kù)的私有表一模一樣，公共表大部分字段一樣，個(gè)別有出入，詳細(xì)表結(jié)構(gòu)如下：
表4 正式庫(kù)ARCHTYPE檔案分類表
表5 臨時(shí)庫(kù)ARCHINFOCOMMON檔案公用信息表
表6 回收庫(kù)ARCHINFOCOMMON檔案公用信息表
5 結(jié)束語(yǔ)
本文基于MapGIS平臺(tái)，采用MVC技術(shù)設(shè)計(jì)了國(guó)土資源檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有一下等特點(diǎn)：技術(shù)先進(jìn)，GIS技術(shù)與檔案管理信息化的無(wú)縫集成；強(qiáng)大的海量數(shù)據(jù)管理能力；
系統(tǒng)功能齊全，適合國(guó)土資源部門(mén)各處室（科室）的需求，實(shí)現(xiàn)了國(guó)土資源檔案管理的全面信息化；統(tǒng)一的平臺(tái)、統(tǒng)一的功能，完全實(shí)現(xiàn)了信息的交匯與共享，避免了信息孤島的發(fā)生；具備各種類型的文件、檔案、資料的管理功能；流程化的借閱管理，強(qiáng)化了檔案利用。
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