時(shí)間：2023-06-27 15:25:24
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇醫(yī)院的檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案；管理工作；探討；對(duì)策
一、醫(yī)院人事檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題的具體表現(xiàn)
（一）醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案利用率低
醫(yī)院作為一個(gè)特殊的行業(yè)，很多單位把絕大部分的時(shí)間和精力投入到臨床一線管理中去，而人事檔案管理工作看起來(lái)并不能給醫(yī)院帶來(lái)直接的利益，并未認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。在這種認(rèn)識(shí)的指導(dǎo)下，必然會(huì)帶來(lái)一系列問(wèn)題，如基礎(chǔ)設(shè)施不到位、沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案室、沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員。大部分的檔案管理工作重“保密”而輕“使用”，往往關(guān)注的是人事關(guān)系變動(dòng)之時(shí)檔案的轉(zhuǎn)移和保管工作，檔案的利用率較低。
（二）檔案收集工作力度不夠，檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單粗糙
在實(shí)際的工作中，醫(yī)院人事部門(mén)人員主要精力集中在人員工資、考核、培訓(xùn)、合同管理等上面，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)，在對(duì)歸檔進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，收集制度還有待完善，這就造成了歸檔信息不全面、制度執(zhí)行能力不強(qiáng)，人事進(jìn)檔材料管理不科學(xué)、具體的人事管理數(shù)據(jù)不精準(zhǔn)、對(duì)于變更的人事消息不能夠及時(shí)地進(jìn)行反映、人事信息內(nèi)容不夠完善、檔案卷本在處理過(guò)程中過(guò)于雜亂、檔案材料在查找的時(shí)候費(fèi)時(shí)費(fèi)力。上述問(wèn)題在無(wú)專門(mén)人事檔案管理人員的醫(yī)院尤為突出。這種狀況使得檔案不能全面準(zhǔn)確地反映員工的真實(shí)面貌，可能僅僅記錄一些技術(shù)人員考核檔案、學(xué)歷、職稱等基本信息，很難為選賢任能提供有效的參考，影響人員的流動(dòng)，不利于推進(jìn)人事制度的改革。
（三）人事檔案管理力量弱、水平低、手段落后
目前在醫(yī)院從事人事檔案管理的人員大多沒(méi)有專業(yè)的檔案管理的知識(shí)能力，所以就不具備先進(jìn)的管理意識(shí)，意識(shí)不到人事檔案管理的重要性，在工作中對(duì)檔案管理工作中的信息收集、歸檔、整合、更新等一系列的工作流程并不十分熟悉，主要的工作方法還是依靠著多年的整理經(jīng)驗(yàn)。并且由于醫(yī)院的特殊性，很多管理人員身兼數(shù)職，沒(méi)有精力對(duì)人事檔案進(jìn)行嚴(yán)密、精準(zhǔn)的分門(mén)別類(lèi)，在使用人員適應(yīng)后，也不能夠及時(shí)將所調(diào)閱的信息資料放回到原來(lái)的位置，這樣就導(dǎo)致了人事檔案內(nèi)容缺少了一定的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
二、就醫(yī)院人事檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題提出相應(yīng)的策略
（一）提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識(shí)
醫(yī)院的人事檔案是記錄醫(yī)院人才信息的主要依據(jù)，也是醫(yī)院能夠?qū)ΜF(xiàn)有的或者過(guò)去的人才信息進(jìn)行整合、管理的主要來(lái)源，人事檔案能夠充分反映醫(yī)院在某一時(shí)間段內(nèi)工作人員的個(gè)人信息、工作詳情、獎(jiǎng)懲情況、歷史背景及等重要的個(gè)人總結(jié)，能夠有效地幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)完成知人善任的人事安排工作。
（二）建立醫(yī)院人事檔案管理制度
醫(yī)院人事檔案的管理是醫(yī)院進(jìn)行人事管理中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，能夠有效幫助醫(yī)院內(nèi)部的人事部門(mén)進(jìn)行內(nèi)部的人事管理。所以，針對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理建立起一套服務(wù)與管理的制度是非常必要的。在這樣的制度指導(dǎo)下，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院人力資源的利用率，讓醫(yī)院內(nèi)部的人事工作井然有序地遵循著制度的流程進(jìn)行運(yùn)作。確保人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。充分發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院中的作用。
（三）加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)的提升
醫(yī)院的人事檔案管理的工作，既注重服務(wù)性又注重保密性，是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性都較強(qiáng)的工作。我院現(xiàn)有1700多人，檔案工作量大，人事部門(mén)專門(mén)設(shè)立了專職管理人員，建立醫(yī)院人事接收檔登記簿、借閱檔案登記簿，在借閱材料時(shí)必須確保明確借閱人員的信息，保證歸檔材料能夠及時(shí)得到整理和核對(duì)。提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)檔案人員責(zé)任感，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高鑒別能力，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，對(duì)已經(jīng)無(wú)誤的材料做到心中有數(shù)，在排列的過(guò)程中要做到有序、及時(shí)、定期檢查。對(duì)檔案信息內(nèi)的質(zhì)量問(wèn)題一定要一絲不茍，保證檔案的真實(shí)、可靠與完整。
（四）加快信息化建設(shè)的步伐
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，尤其是人力資源管理系統(tǒng)、人員晉升、考評(píng)、考核、履職等電子檔案系統(tǒng)，充分應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和檢索效率。
關(guān)鍵詞：綜合檔案管理；醫(yī)院；持續(xù)性發(fā)展
醫(yī)院職能部門(mén)和臨床醫(yī)技科室在職能和醫(yī)療護(hù)理活動(dòng)中所形成、積累、歸檔保存并有利用價(jià)值的各類(lèi)檔案統(tǒng)稱為醫(yī)院綜合檔案，包括有人事檔案、文秘檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)科研檔案、病歷檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、圖書(shū)館檔案等，具有廣泛性的特點(diǎn)，涉及醫(yī)院的每個(gè)部門(mén)，融入醫(yī)院的全方位信息。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人民群眾的醫(yī)療衛(wèi)生需要的增長(zhǎng)，如何做好綜合檔案管理和開(kāi)發(fā)利用工作，保障和促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展，已經(jīng)成為我們檔案工作者的一個(gè)挑戰(zhàn)，本文就此問(wèn)題展開(kāi)討論。
1綜合檔案對(duì)醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展的重要性
1.1檔案屬于醫(yī)院整體的一部分 醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院管理者與醫(yī)務(wù)人員辛勤勞動(dòng)的見(jiàn)證、智慧的結(jié)晶，記錄著醫(yī)院成長(zhǎng)經(jīng)歷和演變過(guò)程，是醫(yī)院精神文明與文化建設(shè)的重要內(nèi)容。
1.2檔案是醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療護(hù)理活動(dòng)實(shí)時(shí)記錄 醫(yī)療檔案是醫(yī)療護(hù)理活動(dòng)的實(shí)時(shí)記錄，能為后人總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供直接依據(jù)，為推動(dòng)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的先決條件。醫(yī)療活動(dòng)是一門(mén)經(jīng)驗(yàn)學(xué)科，醫(yī)務(wù)人員需要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，就離不開(kāi)檔案資源的幫助，以避免耗費(fèi)多余的人力、物力、財(cái)力。
1.3檔案利于醫(yī)學(xué)科研成果的總結(jié)、開(kāi)發(fā)、推廣和應(yīng)用 在生命醫(yī)學(xué)研究中，按照事物的客觀規(guī)律，要想扎實(shí)進(jìn)行科學(xué)研究，獲取更多的成果，總結(jié)前人的經(jīng)驗(yàn)，就必須掌握大量充分可靠的資料，這就要檔案材料的支持。同時(shí)，通過(guò)客觀的醫(yī)學(xué)科研檔案資料的交流，才能達(dá)到說(shuō)服的目的，以便更好的推廣應(yīng)用和服務(wù)。
1.4檔案是醫(yī)患雙方權(quán)益的保障 病歷檔案是醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療護(hù)理活動(dòng)中的記錄，是維護(hù)醫(yī)患雙方權(quán)益的依據(jù)，檔案對(duì)于處理醫(yī)療糾紛、保證醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序、促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)性發(fā)展等具有不可替代的作用。
1.5檔案管理對(duì)推進(jìn)醫(yī)院工作的益處 伴隨辦公自動(dòng)化、電子病歷的廣泛應(yīng)用，檔案工作的信息化建設(shè)已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作發(fā)展的重點(diǎn)與必然趨勢(shì)。檔案的信息化管理，能有效的推進(jìn)醫(yī)院的規(guī)范化管理，能滿足醫(yī)療衛(wèi)生方面更多的需求，詳實(shí)、豐富、便利的檔案服務(wù)能為醫(yī)務(wù)人員提高臨床診療水平，促進(jìn)教學(xué)、科研能力具有現(xiàn)實(shí)的意義。建設(shè)完善良好的檔案管理體系能為醫(yī)療業(yè)務(wù)帶來(lái)優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。便利綜合檔案利用能為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和管理的決策提供原始依據(jù)，對(duì)促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)質(zhì)量的不斷提升，增強(qiáng)醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力，具有現(xiàn)實(shí)意義。
2目前醫(yī)院綜合檔案管理中的不足
2.1醫(yī)院檔案管理制度不完善，水平不高，效率低下。
2.1.1部分醫(yī)院檔案管理制度體系不健全 從整體上看，多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案工作的重視程度還是偏低的，綜合檔案管理呈現(xiàn)的是多頭管理的局面，部門(mén)間沒(méi)有明確的制度規(guī)定，各個(gè)部門(mén)管理職責(zé)不明確，再加上部門(mén)間管理方式的差異性，造成醫(yī)院檔案管理的混亂局面，管理的標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)隨著新的先進(jìn)設(shè)備和管理手段不斷更新，相關(guān)的檔案管理制度并沒(méi)有得到及時(shí)補(bǔ)充修訂，致使有些很有價(jià)值的科研科技成果，未能及時(shí)整理歸檔，有些雖進(jìn)行整理歸檔，但由于執(zhí)行的是舊的檔案管理制度，存在著檔案資料內(nèi)容重點(diǎn)不突出，缺項(xiàng)漏項(xiàng)，圖表資料和文字資料不符等現(xiàn)象。還有就是檔案收集歸檔過(guò)程相對(duì)緩慢，根本不能發(fā)揮科技手段在管理中的作用，沒(méi)有適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。
2.1.2檔案管理水平不高 由于檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，匯編資料時(shí)缺乏外部信息，專題匯編資料多來(lái)自院內(nèi)信息，跟不上形勢(shì)發(fā)展要求，工作人員缺乏主動(dòng)積累、主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)的意識(shí)，多是需要時(shí)才著手編，甚至才開(kāi)始補(bǔ)，從而使檔案編研和材料的搜集滯后，未能及時(shí)地反應(yīng)出檔案信息情況，不便于檔案資源的利用。
2.1.3檔案管理手段落伍，效率低下 傳統(tǒng)的手工管理制度存在著檢索困難，查準(zhǔn)率低、費(fèi)力耗時(shí)等諸多不足，但很多醫(yī)院檔案管理仍保留在傳統(tǒng)的模式上，缺乏完整的檢索工具，檔案檢索和內(nèi)容查找都很困難，資源的利用效率低下，造成通過(guò)檔案資料的查閱和分析獲得信息資源的作用不能充分發(fā)揮。
2.2醫(yī)院檔案管理不規(guī)范。
2.2.1檔案管理格局混亂，管理機(jī)構(gòu)職責(zé)不明確 醫(yī)院檔案管理多由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而人事檔案有人事部門(mén)管理，科研檔案由科教科管--醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，膠片檔案、病理切片檔案、各種影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局，較為混亂，導(dǎo)致部門(mén)間職責(zé)不明確。
2.2.2醫(yī)院檔案常常不能及時(shí)完好歸檔 在檔案材料搜集過(guò)程中，由于檔案觀念較淡薄，制度約束不夠，各部門(mén)、各人經(jīng)常將一些重要的檔案資料隨意存放，造成檔案資料零星不全，歸檔不系統(tǒng)、不完整，歸檔資料連續(xù)性差等現(xiàn)象。
2.2.3人才人事檔案的監(jiān)管缺失 由于醫(yī)療技術(shù)人才的激烈競(jìng)爭(zhēng)，醫(yī)療單位在招聘人才時(shí)，多來(lái)自人才交流中心，該部分人員都是通過(guò)人事的途徑來(lái)管理人事檔案。一旦涉及調(diào)入調(diào)出等人才流動(dòng)問(wèn)題，在檔案交接和轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，由于缺少第三方審查監(jiān)管，出現(xiàn)檔案材料的丟失或損壞的現(xiàn)象極為普遍。
2.2.4醫(yī)院對(duì)科技科研檔案管理不到位 醫(yī)院的科研或重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生許多寶貴的資料，從項(xiàng)目計(jì)劃到項(xiàng)目報(bào)告，包括其中的、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益信息統(tǒng)計(jì)、人才梯隊(duì)培養(yǎng)和建設(shè)等，沒(méi)有跟蹤性紀(jì)實(shí)性的材料積累，造成隨后材料的無(wú)法收集，并且隨著醫(yī)院人才的流動(dòng)，這些成果往往會(huì)被帶走，大量的資源都被浪費(fèi)掉，因此難以推動(dòng)醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新和研究工作。
2.3檔案管理方式整體協(xié)調(diào)性差 由于管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，形成醫(yī)院各檔案管理部門(mén)間相互分割、各自為政的封閉狀態(tài)，各部門(mén)間管理協(xié)調(diào)性差。還有各自使用不同的檔案管理軟件，管理方式及數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)也不同，難以在醫(yī)院檔案系統(tǒng)內(nèi)自由、方便地交換檔案數(shù)據(jù)。在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)上，有的醫(yī)院還在低水平狀態(tài)下重復(fù)徘徊，造成人財(cái)物浪費(fèi)；即使許多醫(yī)院已經(jīng)意識(shí)到資源共享的重要性，但未健全部門(mén)協(xié)調(diào)合作機(jī)制，也不利于綜合檔案資料的共享。
2.4醫(yī)院檔案管理人員觀念陳舊及業(yè)務(wù)素質(zhì)滯后。
2.4.1檔案管理人員觀念陳舊 醫(yī)院檔案管理人員的"重藏輕用""為保管而保管"的傳統(tǒng)觀念仍然存在，長(zhǎng)期形成的封閉、被動(dòng)、單一等傳統(tǒng)觀念，嚴(yán)重拖延檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的進(jìn)行。
2.4.2檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高 檔案管理部門(mén)一般屬于二級(jí)科室，人員本來(lái)就偏少，特別是檔案專業(yè)人員更是缺乏，檔案管理人員多由非專業(yè)的相關(guān)技術(shù)人員擔(dān)任，大多由其他的科室分流來(lái)的。雖然經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后，他們懂得基本的查找、歸檔的工作，但其相關(guān)的專業(yè)知識(shí)掌握還是很少，很難對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，更不用提對(duì)檔案管理工作進(jìn)行突破和創(chuàng)新了。在業(yè)務(wù)上尤其缺乏在醫(yī)學(xué)和檔案學(xué)兩方面都能精通的人才，形成對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用能力水平低下，工作積極性不高，缺乏主動(dòng)性與創(chuàng)新性的局面，根本不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)療行業(yè)對(duì)檔案管理的需求，使得醫(yī)院的檔案管理無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。
2.4.3檔案管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)不夠 由于對(duì)檔案管理工作的重視不足，醫(yī)院側(cè)重于醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人員的素質(zhì)培養(yǎng)，對(duì)檔案管理人員重視不夠，沒(méi)有對(duì)該部分人員進(jìn)行系統(tǒng)、全面的培訓(xùn)，使得檔案管理工作人員在知識(shí)更新方面更顯得落后很多，素質(zhì)不高。
2.5對(duì)檔案管理工作的意義認(rèn)識(shí)不足 醫(yī)院很多人都認(rèn)為檔案管理工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致員工對(duì)檔案工作的關(guān)注度不足，醫(yī)院對(duì)檔案重要性的宣傳力度也不足，沒(méi)有認(rèn)識(shí)檔案工作建檔是基礎(chǔ)，管理是關(guān)鍵，利用是目的，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到充分開(kāi)發(fā)現(xiàn)檔案資料能為醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展充實(shí)的依據(jù)，造成很多人檔案意識(shí)較淡薄，隨意處置醫(yī)院檔案，導(dǎo)致檔案材料的丟失和損壞。
2.6醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平低，信息化程度不高，缺乏專業(yè)的管理軟件。
2.6.1檔案管理的現(xiàn)代化水平低 很多醫(yī)院檔案管理信息化設(shè)備和軟件系統(tǒng)使用率低，信息存儲(chǔ)量小，沒(méi)有達(dá)到充分開(kāi)發(fā)利用的目的。目前科技的發(fā)展，信息化管理已經(jīng)是今后檔案管理最重要、最基本的手段之一，比如很多醫(yī)院都開(kāi)始嘗試著使用電子病歷檔案、局域網(wǎng)管理與辦公自動(dòng)化、實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)、影像學(xué)信息系統(tǒng)、醫(yī)院信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等已經(jīng)廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在醫(yī)院管理中起著越來(lái)起越重要的作用，如果醫(yī)院不加快檔案管理的信息化建設(shè)，那醫(yī)院的檔案工作將明顯滯后于時(shí)展的步伐。
2.6.2檔案管理軟件利用效率差 目前各行業(yè)管理軟件發(fā)展得相當(dāng)完善，但在軟件設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)過(guò)程中，檔案管理者參與較少，很多檔案管理軟件設(shè)計(jì)者不能將檔案管理的專業(yè)要求很好地實(shí)現(xiàn)，因此不能使管理軟件體現(xiàn)出快捷、方便、高效的特點(diǎn)，造成軟件使用中經(jīng)常出現(xiàn)信息輸入困難、歸類(lèi)不嚴(yán)謹(jǐn)、搜索結(jié)果錯(cuò)誤等問(wèn)題。市場(chǎng)上缺少良好的管理軟件，也嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案資源的利用效率。
3綜合檔案管理如何促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展
3.1以科技科研檔案促進(jìn)醫(yī)院科研發(fā)展 醫(yī)院發(fā)展離不開(kāi)科技技術(shù)的支撐，醫(yī)學(xué)屬一門(mén)實(shí)踐性科學(xué)，有許多疑難問(wèn)題尚未得到解決，這使得醫(yī)務(wù)人員要不斷總結(jié)前人經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在實(shí)踐中反復(fù)總結(jié)、探索，才摸索出行之效的醫(yī)療技術(shù)解決難題。這些都離不開(kāi)科技科研檔案信息的收集管理。我們要將科研管理與科研檔案管理有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，挖掘科技科研檔案中蘊(yùn)藏的科技信息，充分利用好科技科研檔案，使之成為科研立項(xiàng)、實(shí)施以及科研成果推廣應(yīng)用的重要依據(jù)。"科技興院、科教興院"已成為廣大醫(yī)務(wù)工作者的共識(shí)，充分利用科技科研檔案，開(kāi)發(fā)、推廣和應(yīng)用科研成果，加快醫(yī)院科研能力的提高，能為醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展提供強(qiáng)勁動(dòng)力。
3.2以病歷檔案促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量 醫(yī)院綜合檔案最主要的就是病歷檔案，他是評(píng)價(jià)和衡量醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的重要依據(jù)。病歷檔案信息的利用率高、時(shí)間性、實(shí)用率強(qiáng)，專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，其必須在短時(shí)間內(nèi)做好收集、整理、組卷、登記、分類(lèi)、編目、編碼、排號(hào)、貯存和檔案的檢索、利用等工作，病歷檔案中包含了醫(yī)患雙方大量的醫(yī)療信息，對(duì)之進(jìn)行系統(tǒng)全面的收集分析，能準(zhǔn)確及時(shí)的反映出醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的變化，以及醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，為醫(yī)院決策層提供最有價(jià)值的原始信息。病歷檔案的查閱利用包括醫(yī)院感染、新農(nóng)合、醫(yī)療保險(xiǎn)、公費(fèi)醫(yī)療、公檢法、計(jì)劃生育、醫(yī)療事故糾紛案件、傷殘事故、民事案件、疑難病例、轉(zhuǎn)院會(huì)診病歷復(fù)印件等。做好病歷檔案管理，能直接體現(xiàn)醫(yī)院業(yè)務(wù)管理水平，影響醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)的決策，便于科室總結(jié)提高醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療質(zhì)量控制，為醫(yī)院持續(xù)性發(fā)展提供的有力保障。
3.3以設(shè)備檔案促進(jìn)技術(shù)質(zhì)量 醫(yī)療設(shè)備的配置情況能真實(shí)反映出醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平，醫(yī)療設(shè)備檔案管理直接聯(lián)系日常的醫(yī)療護(hù)理工作，完善的醫(yī)療設(shè)備檔案能為醫(yī)院全面、準(zhǔn)確地了解設(shè)備購(gòu)置、使用情況提供了可靠的依據(jù)和查考憑證，也是設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障。設(shè)備檔案在大型儀器的引進(jìn)和維護(hù)必不可少。充分利用好設(shè)備檔案考查、大中型儀器設(shè)備的論證，對(duì)了解設(shè)備使用頻率、使用壽命，做好預(yù)測(cè)服務(wù)，為及時(shí)購(gòu)置、更替設(shè)備提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，避免資源浪費(fèi)，是加強(qiáng)醫(yī)院宏觀調(diào)控、保障醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量的重要途徑。因而，設(shè)備檔案也是保證醫(yī)療技術(shù)水平和質(zhì)量，影響醫(yī)院全面發(fā)展的關(guān)鍵之一。
3.4以人事檔案促進(jìn)人才選拔 醫(yī)院的發(fā)展，最關(guān)鍵是人才，其是推動(dòng)醫(yī)院不斷的向前發(fā)展的動(dòng)力。隨著人事制度改革力度的不斷加大，全面真實(shí)的干部人事檔案倍受重視，干部人事檔案真實(shí)記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，是組織人事工作不可缺少的重要依據(jù)，是評(píng)價(jià)人才必不可少資源。此外，各類(lèi)醫(yī)療技術(shù)人員的合理配置，資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門(mén)結(jié)構(gòu)的調(diào)配等方面，都離不開(kāi)對(duì)人事檔案利用。加快人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，我們就可利用信息化技術(shù)，通過(guò)科學(xué)的檢索，提供借閱全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的人事檔案信息，保證醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用上充分實(shí)現(xiàn)合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進(jìn)而為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.5以醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案促進(jìn)行風(fēng)建設(shè) 行風(fēng)建設(shè)是醫(yī)院建設(shè)中必不可少，醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案囊括醫(yī)院實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制中形成的各類(lèi)規(guī)章制度及崗位職責(zé)，包括患者對(duì)醫(yī)生醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)質(zhì)量的評(píng)定、醫(yī)院?jiǎn)T工的年度考核、患者及其家屬的表?yè)P(yáng)與投訴等，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案是綜合檔案管理的重要組成部分。良好完善的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案建設(shè)，將每位職工的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、服務(wù)態(tài)度、廉政建設(shè)情況等作為專題考證，為醫(yī)院將根據(jù)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案評(píng)選出專家名醫(yī)、優(yōu)秀學(xué)科帶頭人、優(yōu)秀管理人才、專業(yè)技術(shù)骨干、優(yōu)秀護(hù)理人才、服務(wù)明星、先進(jìn)工作者等提供便利，為宣傳醫(yī)院文化，保證醫(yī)院聲譽(yù)，促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展有積極作用。
4如何推進(jìn)綜合檔案管理工作，為醫(yī)院持續(xù)性發(fā)展助力
要做好綜合檔案管理，為醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展提供有力保障，我認(rèn)為要做到以下幾點(diǎn)：
4.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理 綜合檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化，領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須率先增強(qiáng)檔案意識(shí)，切實(shí)把檔案管理納入重要議事日程，使之與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。同時(shí)，醫(yī)院要建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理規(guī)章制度，檔案管理部門(mén)要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，了解一線醫(yī)護(hù)人員的需要，提供及時(shí)、可靠的服務(wù)；要充分利用掌握信息資源的條件，密切關(guān)注醫(yī)院建設(shè)各方面工作，為醫(yī)院管理提供資政決策服務(wù)；要不斷完善檔案服務(wù)的新手段、新措施，確保將相關(guān)檔案收集好、保管好、利用好。
4.2加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。
4.2.1檔案管理人員除加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)外，要注意側(cè)重計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)教育。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)在很大程度上決定著檔案管理的水平。大家要樹(shù)立終生教育的觀念，廣泛開(kāi)展多種形式的教育培訓(xùn)。同時(shí)，還要注重加強(qiáng)檔案管理者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。通過(guò)交流，使之了解別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)查找自身不足，吸取好的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用于實(shí)際工作中。
4.2.2強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立"工作就是服務(wù)"的觀念。以"增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)"和"主動(dòng)服務(wù)"作為檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，不要僅局限于檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面。
4.2.3因循守舊、墨守成規(guī)的工作方法已不適應(yīng)時(shí)展要求，檔案管理呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)，檔案管理者就要勇于探索、創(chuàng)新，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，在思路上不斷創(chuàng)新，在工作方法上創(chuàng)新，不斷提高工作效率和質(zhì)量。
4.3加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作 提高檔案質(zhì)量主要是抓好收集、整理、立卷、歸檔、編目、保管等基礎(chǔ)工作。檔案的收集是檔案管理最基礎(chǔ)的工作。檔案收集不到，就談不上立卷歸檔等其它各個(gè)環(huán)節(jié)。在檔案質(zhì)量問(wèn)題上，檔案管理部門(mén)和人員要認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不合格檔案要拒收，對(duì)不按期歸檔的單位和個(gè)人要督促其按期歸檔。檔案質(zhì)量問(wèn)題還可列入人員績(jī)效考核中，以保障提高檔案質(zhì)量，做到及時(shí)收集、準(zhǔn)確整理、完整歸檔、安全保存。
4.4實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
4.4.1要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施。
4.4.2要加強(qiáng)檔案管理工作的信息化，改進(jìn)管理手段，實(shí)現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院檔案按照行政管理、黨群管理、基本建設(shè)等進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，然后輸入到計(jì)算機(jī)里，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)具有檢索的功能，進(jìn)行快速的檢索，使得醫(yī)院的檔案管理工作既方便又高效，如此，不僅可以節(jié)約人力、財(cái)力以及物力，更可以避免人工操作帶來(lái)的失誤，使得醫(yī)院的檔案管理能夠得到準(zhǔn)確、快速的體現(xiàn)，獲得良好的效果。
【中圖分類(lèi)號(hào)】R197 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1004―7484（2013）10―0840―02
我國(guó)公立醫(yī)院改革工作伴隨著衛(wèi)生部《關(guān)于印發(fā)公立醫(yī)院改革試點(diǎn)指導(dǎo)意見(jiàn)通知》的，在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展，《通知》強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持公立醫(yī)院的公益性質(zhì)，把維護(hù)人民健康權(quán)益放在第一位，實(shí)行政事分開(kāi)、醫(yī)藥分開(kāi)、管辦分開(kāi)、營(yíng)利性和非營(yíng)利性分開(kāi)，調(diào)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員積極性，推進(jìn)體制機(jī)制創(chuàng)新，滿足人民群眾基本醫(yī)療服務(wù)需求，提高公立醫(yī)院運(yùn)行效率，切實(shí)緩解群眾看病貴、看病難問(wèn)題。公立醫(yī)院改革的推行，給作為醫(yī)院管理內(nèi)容之一的醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。因此，如何在新形勢(shì)下及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新工作方式、滿足改革需求，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作具有深刻的意義。
我院在經(jīng)歷一年多的改革嘗試中取得了一些成果。這些成果既體現(xiàn)了檔案管理在醫(yī)院改革中的重要性，也驗(yàn)證了檔案管理在公立醫(yī)院改革中的進(jìn)步與發(fā)展。
1 醫(yī)院檔案為醫(yī)院改革提供了可靠依據(jù)
醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)中重要的信息資源，它全方位記錄著醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展，是醫(yī)院宏觀管理與微觀管理的原始信息，它能為決策者提供理性思考的基礎(chǔ)，促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的不斷提高，增強(qiáng)醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。隨著新一輪醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的全面鋪開(kāi)，其中的每一項(xiàng)決策都可能影響著醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的命運(yùn)，因此，充分閱覽并借鑒各類(lèi)檔案并汲取其中的有效信息，是各級(jí)行政機(jī)關(guān)和醫(yī)藥衛(wèi)生部門(mén)在做出改革決策時(shí)必須慎之又慎的首要工作。比如，此次公立醫(yī)院改革嘗試實(shí)行醫(yī)藥分開(kāi)，為此，當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政部門(mén)必須查閱歷史數(shù)據(jù)，深入了解此前藥品收入在各醫(yī)療機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)收入中的比重情況，并結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際，制定實(shí)行本地醫(yī)藥分開(kāi)的步驟及計(jì)劃。簡(jiǎn)而言之，只有立足本地實(shí)際，才能在堅(jiān)持中央確定的改革方向和原則的基礎(chǔ)上，因地制宜，大膽探索創(chuàng)新，建立適應(yīng)自身發(fā)展的醫(yī)院改革模式，才能使醫(yī)院做出正確決策，更切實(shí)有效地服務(wù)于社會(huì)。
2 公立醫(yī)院改革對(duì)檔案管理的新要求
2.1 醫(yī)院改革擴(kuò)大了檔案收集范圍，檔案歸檔范圍應(yīng)及時(shí)更新隨著醫(yī)院改革的深入，各設(shè)區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)逐步拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，改變服務(wù)模式，如門(mén)診實(shí)行全天候服務(wù)、無(wú)假日醫(yī)院，導(dǎo)醫(yī)導(dǎo)診、電子病歷、臨床路徑、優(yōu)質(zhì)護(hù)理、信息化管理、健康教育、計(jì)劃生育輔導(dǎo)、對(duì)口支援、雙向轉(zhuǎn)診、巡回醫(yī)療等，為患者提供多方位、深層次的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。伴隨著服務(wù)項(xiàng)目的拓展和服務(wù)內(nèi)涵的深化，各類(lèi)醫(yī)療護(hù)理文件、原始診療資料、數(shù)據(jù)信息急劇增加。近年就增加了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、臨床路徑、優(yōu)質(zhì)護(hù)理、社區(qū)家庭健康檔案等數(shù)十種內(nèi)容，在豐富醫(yī)院檔案內(nèi)容的同時(shí)，也給檔案的收集增加了難度。特別是醫(yī)療資源共享、檢驗(yàn)結(jié)果互認(rèn)等措施的全面普及，更使檔案收集渠道更加分散化。
因此，為適應(yīng)不斷出現(xiàn)的改革內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案收集方法，注重收集的及時(shí)性，完整性，針對(duì)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)的共享內(nèi)容，嘗試建立相應(yīng)的聯(lián)合建檔的收集方法和管理制度。對(duì)新增服務(wù)項(xiàng)目、擴(kuò)大服務(wù)范圍中形成了檔案資料要分門(mén)別類(lèi)通過(guò)多種渠道予以收集，形成良好的收集歸檔循環(huán)；對(duì)增設(shè)的專科門(mén)診、診療科室、服務(wù)部門(mén)還應(yīng)做好兼職檔案、信息員的建檔指導(dǎo)工作。在這些工作的基礎(chǔ)上，要定時(shí)調(diào)整或更新檔案的歸檔范圍，使各部門(mén)的兼職檔案員有“法”可依，及時(shí)歸檔，避免歸檔材料的流失。
2.2 醫(yī)院改革使檔案管理模式更加現(xiàn)化化
信息化建設(shè)是此次公立醫(yī)院改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，信息化的普及在方便病人就診、縮短病人等待時(shí)間、提高醫(yī)務(wù)人員工作質(zhì)量效率以及緩解“看病難、看病貴”等方面起到了積極作用。（醫(yī)院信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)）當(dāng)前，各大公立醫(yī)院投入了不少人力、物力加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)病人而言，可以通過(guò)自助模式在電腦上完成相關(guān)信息的錄入，如自助預(yù)約、自助掛號(hào)、自助存款、自助評(píng)價(jià)等；對(duì)醫(yī)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，則可以實(shí)現(xiàn)OA辦公自動(dòng)化、電子病歷、移動(dòng)查房、移動(dòng)護(hù)士站等多種智能化的信息系統(tǒng)。這些載體形式的變化，為醫(yī)療服務(wù)單位的改革和發(fā)展注入了無(wú)限生機(jī)，也給醫(yī)院檔案管理模式帶來(lái)了新的課題。這些信息資料的匯總、存儲(chǔ)及歸檔必然使檔案管理更加檔范化、精細(xì)化，特別是使檔案管理的前端控制顯得更為必要。檔案室可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，自動(dòng)向計(jì)算機(jī)終端工作站適時(shí)收集掛號(hào)信息、預(yù)約數(shù)據(jù)、病人反饋意見(jiàn)等原始信息；對(duì)政務(wù)信息則在工作業(yè)務(wù)中進(jìn)行文件信息數(shù)據(jù)處理的同時(shí)，執(zhí)行電子文件形成與歸檔的功能，使檔案室成為更加現(xiàn)代化的信息儲(chǔ)藏中心和利用中心，使醫(yī)院向數(shù)字化醫(yī)院邁進(jìn)，為未來(lái)的信息資源全面共享打好基礎(chǔ)。
此外，信息化也應(yīng)該被應(yīng)用到檔案自身的管理中。醫(yī)院改革過(guò)程中，各方面對(duì)檔案信息的需求有增無(wú)減，并且要快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供。但目前，許多醫(yī)院的檔案管理仍停留傳統(tǒng)的手工管理方式，無(wú)論從數(shù)量上、內(nèi)容上、速度上都難以適應(yīng)醫(yī)院改革的快節(jié)奏。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)為檔案管理的現(xiàn)化代奠定了基礎(chǔ)，可建立檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案從目錄到內(nèi)容全面信息化，在特殊情況下甚至可以實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程管理。實(shí)踐也證明，檔案管理工具越科學(xué)，檢索時(shí)間越縮短，檔案查找的準(zhǔn)確率、全面性會(huì)越高，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)就越廣泛而深入，那些沉睡在恒溫庫(kù)房中的歷史書(shū)卷才能真正被喚醒，才能顯示出其歷久彌新的生命力和價(jià)值。
2.3 醫(yī)院改革要求檔案資源的開(kāi)發(fā)利用更加深入
長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院檔案特別是綜合檔案更多地注重案卷數(shù)量、整理及保管，在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作中存在明顯的被動(dòng)性和盲目性，制約了檔案信息的二次加工和開(kāi)發(fā)利用，嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)自身的發(fā)展。為了更好地適應(yīng)醫(yī)療改革，醫(yī)院檔案工作者要更加積極主動(dòng)地參與醫(yī)院管理，融入公立醫(yī)院改革的大潮中，主動(dòng)了解改革的重點(diǎn)和難點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與醫(yī)院改革的同步規(guī)劃、同步發(fā)展，而檔案管理的重心也迫切需要在整理、保管的基礎(chǔ)上向收集、開(kāi)發(fā)利用轉(zhuǎn)變，為醫(yī)療改革提供多渠道的信息服務(wù)。
要加強(qiáng)與醫(yī)院各管理部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)了解醫(yī)院各項(xiàng)工作的需求，探索檔案流向和服務(wù)的有效途徑與方法，研究檔案利用規(guī)律，為利用者的決策準(zhǔn)確提供檔案信息參考；要圍繞醫(yī)療改革中的重點(diǎn)問(wèn)題和關(guān)鍵問(wèn)題，有針對(duì)性、創(chuàng)造性地開(kāi)展編研工作，以便于用者進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)，為下一階段的改革提供有效的借鑒；要推動(dòng)檔案館藏由“單一型”向“綜合型”方向發(fā)展，搞好檔案、資料、情報(bào)信息的一體化服務(wù)，這樣可以使醫(yī)院的各種信息互相補(bǔ)充，互相滲透，構(gòu)成醫(yī)院信息的完整體系，為醫(yī)院改革的穩(wěn)步推進(jìn)打造良好的基礎(chǔ)。
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【關(guān)鍵詞】檔案管理；運(yùn)行機(jī)制；綜合性醫(yī)院
檔案是指可真實(shí)反映歷史面貌及既往事實(shí)的原始文獻(xiàn)，是人們用于歷史還原的重要參考依據(jù)，因此對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)期、有效保存及管理現(xiàn)實(shí)意義重大。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常工作之一，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部具有重要價(jià)值的文件、圖表、圖片、影像資料等進(jìn)行整合即醫(yī)院檔案。本文主要通過(guò)對(duì)我院醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)行分析，創(chuàng)新檔案管理運(yùn)行機(jī)制，以全面提高我院檔案管理水平。
一、綜合性醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制現(xiàn)存問(wèn)題分析
（一） 管理體系落后。通過(guò)對(duì)綜合性醫(yī)院當(dāng)前檔案管理體系進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其體系設(shè)計(jì)未從戰(zhàn)略層面進(jìn)行考慮，不具有全局意識(shí)，長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光及戰(zhàn)略意識(shí)，造成當(dāng)前檔案管理運(yùn)行機(jī)制落后，不能實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理，其連續(xù)性較差，不能為有效開(kāi)展醫(yī)院檔案管理提供前提保障。檔案管理機(jī)制落后，且缺乏監(jiān)督管理制度及檢查考核辦法，造成部分科室檔案材料不能及時(shí)轉(zhuǎn)交，降低檔案收集效率。
（二） 檔案管理運(yùn)行機(jī)制不完善。醫(yī)院檔案管理雖制定出臺(tái)了相關(guān)管理制度，但是在實(shí)施過(guò)程中缺乏高效管理流程及相應(yīng)管理運(yùn)行機(jī)制，導(dǎo)致管理流程模糊，很難為提高醫(yī)院醫(yī)療工作水平提供服務(wù)。醫(yī)院檔案管理過(guò)程中不能持續(xù)對(duì)服務(wù)流程及動(dòng)態(tài)管理的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，導(dǎo)致檔案管理中存在的問(wèn)題不能及時(shí)有效解決，降低工作效率，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部整體工作的開(kāi)展及管理水平提高均產(chǎn)生了影響。
（三） 檔案管理信息技術(shù)開(kāi)發(fā)利用率低。醫(yī)院方面在檔案管理工作中投入的資金及精力均受控，不能確保檔案管理硬件設(shè)備的完善，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作中對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用效果不佳，不能有效地將以往檔案管理與信息管理相結(jié)合，在一定程度上對(duì)醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用程度造成制約，對(duì)檔案工作效率的提高造成影響，無(wú)法提高檔案服務(wù)能力，降低了醫(yī)院檔案可利用水平。
二、 綜合性醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制建構(gòu)措施
（一）建立并完善新型檔案管理運(yùn)行機(jī)制。1. 提高檔案管理基礎(chǔ)工作管理力度。新型檔案管理運(yùn)行機(jī)制的建構(gòu)可將基層管理工作人員自身價(jià)值進(jìn)行有效發(fā)揮，通過(guò)對(duì)各種資源的有效整合，將醫(yī)院各科室內(nèi)兼職檔案管理工作的人員均列入科室日常檔案管理工作監(jiān)管范圍，確保檔案材料的及時(shí)有效收集及整理。通過(guò)醫(yī)院各部門(mén)檔案管理人員對(duì)檔案的整理及區(qū)分，資料送至檔案室后可發(fā)揮其最大優(yōu)勢(shì)，按照分層級(jí)管理方式進(jìn)行可確保檔案收集工作的順利開(kāi)展，確保檔案管理規(guī)劃化及標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理工作效率。2.加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用。通過(guò)對(duì)檔案開(kāi)發(fā)工作的加強(qiáng)將傳統(tǒng)信息管理平臺(tái)與信息化管理平臺(tái)相結(jié)合，通過(guò)提高醫(yī)院檔案利用率對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的有效開(kāi)展及檔案合理化應(yīng)用進(jìn)行統(tǒng)一管理及提高。檔案管理工作的重點(diǎn)即檔案的開(kāi)發(fā)利用，新型檔案管理運(yùn)行機(jī)制注重對(duì)信息進(jìn)行反饋，通過(guò)對(duì)檔案資源價(jià)值的最大限度利用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案價(jià)值最大化，為醫(yī)院創(chuàng)造社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益，確保醫(yī)院健康、穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。3.著重加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)。醫(yī)院應(yīng)針對(duì)檔案管理部門(mén)工作人員以及各科室兼職檔案管理負(fù)責(zé)人員定期開(kāi)展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)知識(shí)講解，使其提升檔案管理業(yè)務(wù)水平，掌握檔案管理技巧，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)確保醫(yī)院各科室檔案材料的合理化管理，減少醫(yī)院檔案管理部門(mén)工作人員壓力，為醫(yī)院培養(yǎng)檔案管理人才，通過(guò)對(duì)各科室檔案管理優(yōu)勢(shì)的利用，確保檔案資料應(yīng)用的有效性。
（二）新型檔案管理運(yùn)行機(jī)制相關(guān)措施構(gòu)建。通過(guò)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度的建構(gòu)，推動(dòng)運(yùn)行機(jī)制的有效開(kāi)展，為醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)造積極向上、注重人才培養(yǎng)應(yīng)用、服務(wù)能力好的工作氛圍。通過(guò)對(duì)工作手段進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)并明確各個(gè)部門(mén)檔案管理的職責(zé)，設(shè)立相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，幫助醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制的運(yùn)營(yíng)，確保醫(yī)院檔案管理工作順利有序開(kāi)展。
對(duì)醫(yī)院檔案管理體系進(jìn)行有效整合，通過(guò)建立相關(guān)保障制度，對(duì)檔案管理工作的實(shí)施進(jìn)行規(guī)范，增添檔案管理人性化氣息，使醫(yī)院檔案管理更全面，管理與服務(wù)工作共同開(kāi)展，加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案自身最大效用。
醫(yī)院推動(dòng)新型檔案管理運(yùn)行機(jī)制過(guò)程中需著重人才培養(yǎng)，通過(guò)培養(yǎng)應(yīng)用檔案管理人才，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作推動(dòng)進(jìn)行調(diào)整，借助信息技術(shù)操作確保檔案管理工作分工明確、更具先進(jìn)性，可對(duì)醫(yī)院實(shí)時(shí)檔案信息進(jìn)行收錄，使醫(yī)院檔案管理人員掌握全方面現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及管理手段，將醫(yī)院檔案管理推向新的發(fā)展方向。
三、結(jié)語(yǔ)
隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理內(nèi)容更豐富、技術(shù)更先進(jìn)、分工更專業(yè)，也對(duì)檔案管理人員專業(yè)能力提出了更高的要求，只有通過(guò)自身不斷學(xué)習(xí)提高，有效實(shí)施檔案管理運(yùn)行機(jī)制才能確保醫(yī)院各項(xiàng)檔案理工作有序開(kāi)展。
【參考文獻(xiàn)】
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[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案; 管理; 規(guī)范化
[中圖分類(lèi)號(hào)]R197.32[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)] 1005-0515(2010)-8-184-02
[Abstract]Objective To describe the importance of hospital records management and records management of the hospital to implement standardized management.MethodsThe records management staff to improve the quality of scientific research to strengthen the institutional construction,improve the scientific research archives management.Results The file standardization management enabled each link's movement of the file management has alegal basis,raised the using efficiency of file,and built a good foundation for implementing hospital information resource sharing.Conclusion Realizes the hospital file standardization management,is advantageous in the promotion file construction,is advantageous in the promotion file for the hospital to create good social efficiency and the economic efficiency,and is advantageous in the impetus development of health enterprise.
[Keywords]Hospital file; File management;Standardization
醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理及醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用,作為醫(yī)院管理和實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄,檔案不僅僅在教學(xué)科研活動(dòng)中體現(xiàn)出重要地位,而且隨著市場(chǎng)化進(jìn)度的不斷加快,檔案已經(jīng)成為評(píng)估醫(yī)院管理水平的重要依據(jù)之一。如此一來(lái),加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理,是我們所迫切需要解決的問(wèn)題。筆者就這一問(wèn)題,提出以下觀點(diǎn)。
1醫(yī)院檔案的含義
通過(guò)聲像、圖標(biāo)及文字等形式對(duì)醫(yī)院內(nèi)具有保存價(jià)值的各項(xiàng)歷史活動(dòng)的記錄,系指醫(yī)院檔案。這些記錄在形式與內(nèi)容特征上,都因其形成于客觀的醫(yī)院工作活動(dòng),表現(xiàn)出自身事實(shí)的準(zhǔn)確性及所記錄資料的原始性[1]。醫(yī)院檔案無(wú)疑是記載醫(yī)院發(fā)展的寶貴歷史資料,真實(shí)的反映著一個(gè)醫(yī)院的歷史及現(xiàn)狀,對(duì)于工作活動(dòng)有著歷史考證作用和憑證作用。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院的管理,需要以這些歷史信息資料作為借鑒。規(guī)范化管理醫(yī)院檔案,也就是將醫(yī)院檔案的考證作用、憑證作用、保存價(jià)值、借鑒利用作用等最優(yōu)化。
2存在于醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題
2.1檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、格局混亂。一般是由設(shè)在行政辦公室的檔案室負(fù)責(zé)管理醫(yī)院的檔案。因醫(yī)院行業(yè)管理的要求,將一些X線膠片、各種檢查影像圖文檔案、醫(yī)療文書(shū)、病例切片等分配給相應(yīng)的科室及部門(mén)管理,而檔案室只對(duì)于一些科技檔案、文書(shū)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案等進(jìn)行管理。這樣就形成了多部門(mén)管理檔案,且容易造成檔案管理的重疊,格局混亂。
2.2錯(cuò)誤的理解檔案管理。某些單位普遍錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理只屬于檔案管理人員的工作。2008年4月,國(guó)家檔案局,衛(wèi)生部頒發(fā)了《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》,明確的對(duì)醫(yī)院檔案工作從人員、體制、庫(kù)房、開(kāi)發(fā)利用、歸檔范圍等方面提出了要求。必須動(dòng)員醫(yī)院所有職工,共同配合,做到對(duì)醫(yī)院檔案保存的充分完整及利用。
2.3只重視病例檔案。病例檔案室對(duì)醫(yī)院工作的全面記錄,對(duì)疾病能客觀的反應(yīng)出其診治、轉(zhuǎn)歸的全過(guò)程,故對(duì)于醫(yī)院有其特殊的意義。病歷不僅是醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)的重要資料,而且還是醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、管理水平、技術(shù)發(fā)展等方面作出綜合評(píng)價(jià)的重要依據(jù),已經(jīng)是現(xiàn)代醫(yī)院管理中醫(yī)療活動(dòng)信息的主要載體[2]。故大多數(shù)醫(yī)院自建院其就設(shè)立了病案室來(lái)管理病例檔案,而對(duì)于其他檔案,卻只是分配給其他部門(mén)分散管理。
2.4封閉的檔案管理工作。檔案管理人員一味的服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示,對(duì)于送交來(lái)的資料一味的收藏,檔案管理工作過(guò)分的保密,導(dǎo)致某些可利用回顧的檔案資料只有領(lǐng)導(dǎo)或者只能科室人員可以查閱,而其他人無(wú)法查閱。而檔案人員也習(xí)慣于單一的服務(wù)對(duì)象,缺乏主動(dòng)與創(chuàng)新,往往是“送交什么就收藏什么”。“要什么提供什么”,加之檔案工作保密的需要,墨守成規(guī),缺乏檔案管理的自主創(chuàng)新與主動(dòng)精神,形成自我封閉式管理。
3規(guī)范化檔案管理
3.1領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)的強(qiáng)化。一切工作的進(jìn)行必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視,這也是每項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行的前提。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作重視,使檔案管理人員建立的工作的信心,才能更好的對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化。因此,必須要讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代的意愿管理工作是要建立在規(guī)范的檔案管理工作基礎(chǔ)之上的,認(rèn)識(shí)到信息資源的重要性,檔案管理工作的好壞直接體現(xiàn)出一個(gè)醫(yī)院的管理水平。此時(shí),需要領(lǐng)導(dǎo)縱觀全局,把握重點(diǎn),做出正確決策,提供有力依據(jù)。使醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作通過(guò)完善的檔案信息材料得以更好的實(shí)現(xiàn),如此更有利與開(kāi)展科研工作信息的交流。檔案管理工作的開(kāi)展,領(lǐng)導(dǎo)層的重視是起到?jīng)Q定性作用的。
3.2加強(qiáng)硬件設(shè)施、提高人員素質(zhì)。《檔案法》中明確規(guī)定“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí)”。作為醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的具體實(shí)施者,醫(yī)院檔案管理人員要求提高其綜合素質(zhì)。提高醫(yī)院檔案管理人員學(xué)習(xí)積極性,對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的培訓(xùn)指導(dǎo),熟練業(yè)務(wù),熟悉專業(yè)知識(shí),掌握業(yè)務(wù)程序,了解業(yè)務(wù)要求。加強(qiáng)對(duì)管理人員的日常考核,提高管理人員的崗位責(zé)任心,確保檔案收集及歸檔工作的持續(xù)性、嚴(yán)密性、完整性。醫(yī)院檔案管理工作的成效,與合理的硬件建設(shè)是密不可分的,在某種程度上,檔案管理的硬件建設(shè)同時(shí)反應(yīng)著一個(gè)醫(yī)院的管理水平[3]。安全是檔案室建設(shè)的前提條件,必須要達(dá)到防止自然因素及人為因素的破壞的專用檔案庫(kù)房,要求與閱覽室、辦公室等分開(kāi),同時(shí)要配備除濕機(jī)、消防滅火器、防盜報(bào)警系統(tǒng)等保障儀器。為方便整理及節(jié)省空間,可配備軌道式密集架。現(xiàn)代化的檔案室,是檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。
3.3網(wǎng)絡(luò)化管理和健全的檔案管理制度的建立。內(nèi)容復(fù)雜繁瑣,技術(shù)性、專業(yè)性強(qiáng),部門(mén)繁多分散,保管要求、機(jī)密晨讀差異懸殊等,是醫(yī)院檔案工作的特點(diǎn)。這樣就需要根據(jù)醫(yī)院具體情況,來(lái)制定一個(gè)合理的檔案管理制度。同時(shí),要在檔案的收集、歸檔、利用、保管、保密、銷(xiāo)毀、移交等方面不斷地完善和規(guī)范,認(rèn)真制定工作流程表、保管期限表、歸檔范圍表等,使檔案管理工作細(xì)致到位、有章可循,使每個(gè)環(huán)節(jié)都有制度約束和明確的要求。將醫(yī)院不同類(lèi)別、不同科室、不同部門(mén)的檔案統(tǒng)一管理,使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核,同步發(fā)展。醫(yī)院內(nèi)完整的檔案工作網(wǎng)絡(luò)形成是非常重要的,由于各部門(mén)、各技術(shù)人員,都是文件材料的形成者,如此分散的材料形成,勢(shì)必會(huì)影響檔案的收集工作。這就需要各部門(mén)配合檔案管理工作,配備一名兼管收集本部門(mén)檔案資料的專人,并接受檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)業(yè)務(wù),定期對(duì)本部門(mén)檔案資料進(jìn)行初步整理并移交。最終形成一個(gè)統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一保管的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度。
3.4醫(yī)院管理建立信息一體化管理模式。一般情況下,醫(yī)院各職能部門(mén)的信息資源系統(tǒng)是獨(dú)立存在的,利用、更新工作滯后或無(wú)法實(shí)現(xiàn)。如此就要求醫(yī)院必須實(shí)行檔案、信息管理的一體化,建立一個(gè)功能齊全、結(jié)構(gòu)合理、高效的醫(yī)院管理信息中心。實(shí)現(xiàn)信息,檔案一體化管理有利于統(tǒng)一規(guī)劃,統(tǒng)一收集整理,加工統(tǒng)計(jì)相關(guān)信息,統(tǒng)一目標(biāo)體系,統(tǒng)籌各類(lèi)信息結(jié)構(gòu),這樣不僅便于檢索、利用,更蓐要的是為建立醫(yī)院管理系統(tǒng)實(shí)行全院計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng),為實(shí)行信息資源共享打下良好的基礎(chǔ)。
3.5提高檔案開(kāi)發(fā)利用。實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的最終目的是為了讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè),提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮更重要的作用。檔案的價(jià)值只有在不斷的開(kāi)發(fā)利用中才會(huì)體現(xiàn)。通過(guò)利用檔案,為醫(yī)院業(yè)務(wù),醫(yī)院管理及患者服務(wù),為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,體現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī),提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用,促進(jìn)檔案建設(shè)。
醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化是醫(yī)院醫(yī)院實(shí)現(xiàn)基本職能的關(guān)鍵,應(yīng)得到醫(yī)院及省市各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持。培養(yǎng)綜合素質(zhì)高的專業(yè)檔案管理人員,是《檔案法》、《衛(wèi)生檔案管理規(guī)定》得以堅(jiān)決的貫徹與執(zhí)行,為醫(yī)院管理發(fā)揮重要的作用。
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關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策
檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務(wù)的，并且與醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間都有著非常緊密地聯(lián)系。醫(yī)院管理層要不斷地樹(shù)立新型的信息化觀念，并不斷更新醫(yī)院檔案的管理方式，將檔案的管理方式和信息化的管理模式有機(jī)結(jié)合在一起，同時(shí)持續(xù)深挖醫(yī)院檔案信息化管理工作的策略和措施，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展而不懈奮斗。
一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
檔案管理工作貫穿于醫(yī)院各個(gè)科室中，對(duì)患者的病情康復(fù)、醫(yī)生診療順利實(shí)施具有十分重要的影響作用。但是，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作基本上依靠人工統(tǒng)計(jì)、記錄，不僅消耗了醫(yī)院大量的人力資源，人工效率低下、精準(zhǔn)度欠缺等因素也不利于檔案管理工作順利發(fā)展。隨著信息化技術(shù)在生活中廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)尋找自身嶄新的發(fā)展空間，為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。1.制度不健全，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的關(guān)鍵性。經(jīng)過(guò)調(diào)查顯示，目前醫(yī)院內(nèi)的檔案管理環(huán)節(jié)較為薄弱，主要原因是由于檔案管理的工作并不歸屬于醫(yī)療工作的范疇之內(nèi)，并不像醫(yī)療過(guò)程中，診斷和治療的環(huán)節(jié)中會(huì)為醫(yī)院帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益。所以，很多醫(yī)院會(huì)忽略到對(duì)內(nèi)部的檔案進(jìn)行管理，只是一味地一味地重視經(jīng)濟(jì)的效益，對(duì)檔案管理的規(guī)章制度制定不夠完善，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵性。2.管理不具備規(guī)范性，歸檔的各項(xiàng)內(nèi)容不明確。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的現(xiàn)代化技術(shù)被廣泛的運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域之中，但是由于醫(yī)院的檔案管理意識(shí)相對(duì)較為薄弱，并沒(méi)有將提升檔案管理效率提上工作的日程，導(dǎo)致當(dāng)管理的工作相對(duì)較為落后，管理的質(zhì)量和效率低下，不具備較強(qiáng)的規(guī)范性，歸檔的各項(xiàng)內(nèi)容不是十分的明確，導(dǎo)致檔案隨意丟棄，需要的時(shí)候不能夠在第一時(shí)間內(nèi)找到，從而嚴(yán)重地制約著醫(yī)院的發(fā)展。
二、當(dāng)下檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的原因
1.管理制度落后。由于醫(yī)院工作復(fù)雜多樣，檔案管理人員在協(xié)調(diào)配置檔案的過(guò)程中出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤是無(wú)可厚非的，但是這種情況一旦未能及時(shí)有效處理則會(huì)誘發(fā)“蝴蝶效應(yīng)”的消極影響，嚴(yán)重威脅患者的利益，產(chǎn)生醫(yī)療糾紛和醫(yī)患矛盾。檔案管理人員由于各種原因，在檔案登記、納入的過(guò)程中審核不當(dāng)，導(dǎo)致檔案庫(kù)存與輸出中存在誤差，造成賬目不符情況，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)收益也存在不良影響。2.檔案信息復(fù)雜。醫(yī)院所用檔案種類(lèi)多樣、信息復(fù)雜，導(dǎo)致電腦錄入時(shí)存在誤差和更新不及時(shí)現(xiàn)象。并且一部分檔案包裝計(jì)量較大，患者使用需要拆零，檔案在藥房中散落現(xiàn)象也造成檔案調(diào)配不當(dāng)。一部分檔案的保存方式特殊，散落之后未經(jīng)過(guò)特殊管理，自身的效能也會(huì)出現(xiàn)變化。與此同時(shí)，檔案管理中還存在擺放不當(dāng)現(xiàn)象，一部分檔案在藥房中有獨(dú)立貨架，而在長(zhǎng)時(shí)間工作中，貨架上放置的檔案種類(lèi)混亂，擺放檔案被分散開(kāi)來(lái)，盤(pán)點(diǎn)時(shí)就會(huì)被工作人員忽略。3.檔案管理人員能力有限檔案管理人員日常工作較為繁重復(fù)雜，常規(guī)的檔案管理形式主要是依靠人工，檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力有限，即便是一部分藥房已經(jīng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，但是工作人員的應(yīng)用效果并不是十分理想。與此同時(shí)，借助人工盤(pán)點(diǎn)和管理的藥房系統(tǒng)，經(jīng)常出現(xiàn)漏記、失誤等方面的問(wèn)題，且后續(xù)的查驗(yàn)工作缺失，一部分檔案出現(xiàn)的問(wèn)題要經(jīng)過(guò)數(shù)月之后才能夠發(fā)現(xiàn)，在此期間產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失是不可逆的。
三、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的對(duì)策
我國(guó)檔案管理在一定時(shí)期內(nèi)得到了充分的發(fā)展，自身的管理機(jī)制和管理流程建設(shè)也具有科學(xué)性，但是與國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家的管理水平和能力相比仍舊存在一定的局限性，對(duì)于醫(yī)藥行業(yè)的整體發(fā)展具有阻礙作用。在本節(jié)的論述中根據(jù)問(wèn)題的產(chǎn)生和表現(xiàn)提出具有一定先進(jìn)性的整合措施，進(jìn)而能夠有效促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量和水平提升。1.健全檔案信息化管理系統(tǒng)。醫(yī)院是全天24小時(shí)運(yùn)營(yíng)的一個(gè)特殊場(chǎng)所，并且不會(huì)因?yàn)楣?jié)假日而放假休息，因此，在如此高強(qiáng)度的工作模式之下，醫(yī)院收集和留存的檔案信息就會(huì)越積越多，如果不能及時(shí)地將這些信息進(jìn)行整理、歸納和分類(lèi)，會(huì)使得大量的檔案信息丟失或是失效。此時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員有限，面對(duì)如此繁冗復(fù)雜的檔案信息，不僅增加了相關(guān)工作人員的管理壓力，而且管理效率遲遲難以提高，這樣的情況使得醫(yī)院管理層逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用。因此，醫(yī)院要及時(shí)建立并健全相關(guān)管理系統(tǒng)，這樣除了可以改善以上的諸多情況，還可以使得醫(yī)院內(nèi)對(duì)檔案信息有需求的人員去實(shí)時(shí)共享醫(yī)院的部分檔案信息，因?yàn)獒t(yī)院的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質(zhì)的，另一部分是具有開(kāi)放性質(zhì)的，這可以實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的公開(kāi)。與此同時(shí)，醫(yī)院可以融入扁平化的管理模式。這種管理模式的優(yōu)勢(shì)就在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息的共享和互動(dòng)，促進(jìn)醫(yī)院信息化管理的全面發(fā)展，電子檔案中患者信息讀取內(nèi)容（見(jiàn)表1）。2.加強(qiáng)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的建設(shè)。一方面信息化的實(shí)現(xiàn)是以計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施作為載體的，計(jì)算機(jī)擁有一定的使用壽命，醫(yī)院要有專門(mén)的制度，定期對(duì)醫(yī)院內(nèi)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，并且醫(yī)院人員不能有效解決的時(shí)候，要及時(shí)上報(bào)，并請(qǐng)專業(yè)人士維修，以免醫(yī)院人員維修失誤對(duì)計(jì)算機(jī)造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運(yùn)行。根據(jù)現(xiàn)狀，醫(yī)院人員不難發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)一類(lèi)的電子類(lèi)產(chǎn)品會(huì)在短時(shí)間內(nèi)不斷更新硬件設(shè)施，這些情況都要求醫(yī)院在計(jì)算機(jī)的使用上做一些具體規(guī)定，如規(guī)定計(jì)算機(jī)的使用時(shí)限，超過(guò)規(guī)定時(shí)限要及時(shí)更新，保持硬件設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性；另一方面管理人員需要運(yùn)用相關(guān)的軟件系統(tǒng)去整理檔案信息，而軟件系統(tǒng)會(huì)隨著人們的要求增多而不斷發(fā)生變化，醫(yī)院要跟緊最新的軟件系統(tǒng)，使得檔案信息管理的質(zhì)量可以不斷提升。與此同時(shí)，軟件系統(tǒng)在更新的時(shí)候可能會(huì)和醫(yī)院之前使用的系統(tǒng)有很大差別，醫(yī)院在更新系統(tǒng)后，要請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員對(duì)醫(yī)院內(nèi)的檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使得他們可以認(rèn)識(shí)和了解新系統(tǒng)的各種功能，并達(dá)到熟練使用的效果。3.培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人才。現(xiàn)如今，我國(guó)醫(yī)院對(duì)信息化管理方面的人才逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關(guān)人員能夠摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，并努力學(xué)習(xí)豐富的信息化管理方面的知識(shí)，同時(shí)要將檔案管理相關(guān)工作從紙質(zhì)化辦公方式朝著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公方向發(fā)展，并能夠快速獨(dú)立地完成網(wǎng)絡(luò)收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作。與此同時(shí)，醫(yī)院管理層要不斷增強(qiáng)人才培養(yǎng)意識(shí)，醫(yī)院的基層檔案管理人員也要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)和終身學(xué)習(xí)的觀念，跟緊檔案管理信息化發(fā)展的步伐，畢竟任何培養(yǎng)方式和激勵(lì)模式都是一時(shí)的，只有員工自身努力才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才培養(yǎng)的目標(biāo)。首先，一個(gè)檔案管理方面的人才是有著一定的標(biāo)準(zhǔn)，必須具備豐富的相關(guān)信息化知識(shí)；其次，是能夠熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的結(jié)合；最后，是要實(shí)現(xiàn)信息化管理的真正價(jià)值。檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務(wù)的，各個(gè)部門(mén)對(duì)于檔案的內(nèi)容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關(guān)人員積極主動(dòng)地去和醫(yī)院其它部門(mén)的人員進(jìn)行溝通和交流，深入調(diào)查和了解醫(yī)院各個(gè)部門(mén)在檔案信息方面的需求，并且虛心聽(tīng)取他人提出的有關(guān)檔案管理的有效建議和意見(jiàn)。4.利用信息管理系統(tǒng)。在醫(yī)院住院部藥房盤(pán)點(diǎn)管理工作中需要引進(jìn)高效的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)協(xié)助管理，將藥房、門(mén)診、住院部之間形成互通信息的有機(jī)整體。與此同時(shí)，在征求相關(guān)部門(mén)同意和配合之后，可建設(shè)醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，編寫(xiě)檔案出入分析程序，每一種、每一劑檔案流出都需要在整體系統(tǒng)中錄入，保證檔案進(jìn)出的精準(zhǔn)性。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)能夠減少人工盤(pán)點(diǎn)的失誤和漏洞，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。由此可見(jiàn)，信息技術(shù)管理需要借助先進(jìn)的管理設(shè)備和管理形式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理機(jī)制中的局限和漏洞，能夠保證醫(yī)院的管理工作順利進(jìn)行，促進(jìn)醫(yī)院管理工作水平提升的同時(shí)，建立更為穩(wěn)定和諧的醫(yī)患關(guān)系。應(yīng)當(dāng)全面分析醫(yī)院檔案的管理形式，挖掘其中存在的問(wèn)題和隱患，制定相應(yīng)的管理制度。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照既定規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理與盤(pán)點(diǎn)，保證檔案輸出的詳細(xì)信息，發(fā)放的準(zhǔn)確性。將醫(yī)院劃分成若干區(qū)域，每一位檔案管理人員負(fù)責(zé)不同區(qū)域的工作，將檔案發(fā)放、日常管理、盤(pán)點(diǎn)工作落實(shí)在每一個(gè)人身上，引導(dǎo)工作人員明確自身責(zé)任。對(duì)于醫(yī)院相關(guān)科室的情況及時(shí)總結(jié)上報(bào)，辦理詳細(xì)的檔案出入證明，減少資源浪費(fèi)現(xiàn)象。患者診療結(jié)束之后，需要接受用藥、手術(shù)等不同的治療模式。通常情況下，醫(yī)生都會(huì)針對(duì)患者的情況加以叮囑，保障患者預(yù)后階段穩(wěn)定性。但是一部分患者對(duì)醫(yī)囑并未完全理解，在自我調(diào)節(jié)和自我管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，造成病情反復(fù)和延誤。利用電子化護(hù)理管理，建立醫(yī)生、護(hù)士、患者的“康復(fù)小組”，階段性對(duì)患者進(jìn)行電話回訪，詢問(wèn)患者的康復(fù)進(jìn)程。也可以建立微信康復(fù)群，患者在生活中的相關(guān)事宜能夠直接與醫(yī)護(hù)人員聯(lián)系，避免自我管理的弊端。5.嚴(yán)格編排檔案擺放碼。檔案的多樣性是影響盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確性的重要因素，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的盤(pán)點(diǎn)工作表，將檔案擺放窗口作為基礎(chǔ)，設(shè)定每一個(gè)貨架的編碼與檔案編碼，保證貨架與檔案之間編碼配置正確，并且設(shè)定專項(xiàng)人員負(fù)責(zé)檔案編碼工作，及時(shí)增減藥房中的檔案種類(lèi)，負(fù)責(zé)信息維護(hù)和調(diào)整工作。在進(jìn)行檔案盤(pán)點(diǎn)的過(guò)程中，檔案管理人員需要在自身負(fù)責(zé)的貨架上整理獲得數(shù)據(jù)，打印盤(pán)點(diǎn)的項(xiàng)目表，按照順序依次錄入，能夠有效防止盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中出現(xiàn)漏算、漏記現(xiàn)象。與此同時(shí)，為了提升盤(pán)點(diǎn)的準(zhǔn)確性，保證盤(pán)點(diǎn)工作能夠高效完成，在得到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息提示之后再進(jìn)行檔案擺放，能夠規(guī)避全人工擺放的偏差和問(wèn)題。建立患者基本資料檔案。患者入院接受診療的同時(shí)建立患者信息檔案，其中主要內(nèi)容有患者疾病史、過(guò)敏史、年齡、性別、就診原因、診療需求、是否有醫(yī)療保險(xiǎn)等。醫(yī)生能夠根據(jù)患者當(dāng)下的基本情況進(jìn)行診療，避免就診中長(zhǎng)時(shí)間詢問(wèn)患者基本情況，消耗大量診療時(shí)間。建立患者檢查項(xiàng)目檔案。患者在確診之前需要進(jìn)行多樣化的醫(yī)學(xué)檢查，在搜集多樣化的檢驗(yàn)信息之后醫(yī)生方可確診。電子檔案的構(gòu)建能夠避免患者“樓上樓下跑結(jié)果”，醫(yī)生“左等右等不見(jiàn)人”的尷尬境地，醫(yī)生能夠在患者就診系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查詢到患者的檢驗(yàn)結(jié)果，患者持有就診卡也能夠隨時(shí)查看檢驗(yàn)報(bào)告。建立患者信息保障系統(tǒng)。電子化病例均存留在醫(yī)院互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)中，患者的個(gè)人信息面臨著互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加控制病例提取的準(zhǔn)入、準(zhǔn)出原則，患者使用身份證掃描、醫(yī)生使用證件掃描方可提取病例，保證患者的個(gè)人信息安全。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，眾多醫(yī)院在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的依托下進(jìn)行了變革和發(fā)展，并且醫(yī)院管理是以信息技術(shù)為載體的，這使得醫(yī)院檔案信息可以自由地進(jìn)行交流和溝通，在一定程度上提高了檔案信息的傳播和輸送速度，增強(qiáng)了醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量和檔案的隱私性，促進(jìn)了現(xiàn)代化醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。信息技術(shù)管理是當(dāng)下全新的管理形式與管理理念，強(qiáng)調(diào)理論與實(shí)踐相結(jié)合，基于實(shí)際情況進(jìn)行工作劃分，保證每一個(gè)管理細(xì)節(jié)有序開(kāi)展。隨著現(xiàn)代化管理形式與理念的推進(jìn)，醫(yī)院藥房盤(pán)點(diǎn)工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，追求人性化、高效化的管理機(jī)制，為患者提供切實(shí)有效的服務(wù)，提升醫(yī)院的診療、護(hù)理滿意度。
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【關(guān)鍵詞】 檔案管理;聲像檔案
聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步,醫(yī)院在日常管理和診療活動(dòng)中形成了大量聲像材料,聲像檔案已成為醫(yī)院檔案的重要組成部分。現(xiàn)實(shí)工作中,由于對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足,管理措施沒(méi)有及時(shí)跟上,導(dǎo)致大量聲像檔案分散流失,或是被科室和個(gè)人據(jù)為己有,沒(méi)有發(fā)揮出聲像檔案的綜合效益。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案,現(xiàn)對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案的管理談幾點(diǎn)體會(huì)。
1 加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)
加大檔案工作宣傳力度,提高全民檔案意識(shí),積極主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視,是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提條件,做好聲像檔案管理工作更是如此。要提高員工的檔案意識(shí),就必須營(yíng)造一種良好的檔案工作氛圍,要讓大家都能認(rèn)識(shí)到搞好檔案工作不僅是檔案主管部門(mén)的事,更是各科室乃至每個(gè)人的事。
2 嚴(yán)格制度、加強(qiáng)管理
要改變聲像檔案目前管理混亂的現(xiàn)狀,必須制定一套切實(shí)可行的管理辦法,建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,并嚴(yán)格付諸實(shí)施。從聲像材料的形成、收集、整理、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一保管,以及日常保管、借閱、利用等,都必須要有一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。建立健全制度后,必須狠抓落實(shí),明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使聲像檔案的管理逐步走上良性循環(huán)的軌道。
3 分類(lèi)指導(dǎo)、加強(qiáng)監(jiān)督
要使醫(yī)院的聲像檔案完整地保存下來(lái),并發(fā)揮它的作用,除了建立健全相應(yīng)的管理制度外,還應(yīng)有專職檔案管理人員參與其中,以確保聲像檔案的真實(shí)性和完整性。醫(yī)院檔案室要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把它作為醫(yī)院綜合目標(biāo)管理、年終檢查的重點(diǎn)內(nèi)容之一。同時(shí),要針對(duì)各科室不同的具體情況,采取不同方式進(jìn)行分類(lèi)指導(dǎo),力爭(zhēng)提高整體水平。對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒(méi)跟上的科室,應(yīng)著重在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督。對(duì)有設(shè)備,人員不專業(yè)的科室,重點(diǎn)是加強(qiáng)攝錄人員、檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。對(duì)聲像檔案的整理一定要按照《DB216189聲相檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理歸檔,統(tǒng)一管理,方便各方面利用。
4 妥善保管、有效利用
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.03.092
醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)、重大事件、業(yè)務(wù)發(fā)展、科研教育、醫(yī)院管理、財(cái)務(wù)管理、大型醫(yī)療設(shè)備管理等重要的史存資料。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，特別是做好醫(yī)院檔案的歸檔管理，對(duì)于提高醫(yī)院綜合管理水平，指導(dǎo)醫(yī)院今后的改革與發(fā)展有著無(wú)法替代的作用。
1 醫(yī)院檔案歸檔管理工作現(xiàn)狀
隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，必須適應(yīng)新的形勢(shì)，搶抓機(jī)遇，加快推行醫(yī)院檔案管理規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)，更好地服務(wù)于臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，滿足醫(yī)務(wù)人員、患者和社會(huì)公眾的醫(yī)療信息需求，充分發(fā)揮檔案信息資源在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。目前，醫(yī)院檔案歸檔管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題不容忽視，必須采取切實(shí)措施加以解決。
1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案歸檔管理方面的認(rèn)識(shí)淡薄 有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，檔案管理不重要，只注重醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化，為醫(yī)院管理者通過(guò)對(duì)多年檔案信息的收集、匯總、加工、儲(chǔ)存、分析，形成科學(xué)決策提供有效依據(jù)，使檔案管理更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)；有利于醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療技術(shù)的管理，為開(kāi)展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)的依據(jù)；有利于醫(yī)院的設(shè)備設(shè)施管理，保證醫(yī)療設(shè)備的利用效果；有利于醫(yī)學(xué)科研成果與醫(yī)學(xué)技術(shù)的形成與推廣應(yīng)用，促進(jìn)臨床科研與學(xué)術(shù)活動(dòng)的開(kāi)展。
1.2 醫(yī)院檔案管理體制落后，沒(méi)有完全實(shí)行一體化管理 長(zhǎng)期以來(lái)，由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，我國(guó)醫(yī)院的檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式，通常設(shè)在醫(yī)院行政辦公室的綜合檔案室，一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)會(huì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書(shū)檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，且基本停留在手工收集、檢索階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。
1.3 歸檔制度不健全，檔案收集效率不高 檔案室是集中統(tǒng)一管理本單位檔案的機(jī)構(gòu)。檔案室的檔案收集工作是文件歸檔管理工作的第一道關(guān)口，是依照各項(xiàng)歸檔制度來(lái)完成的。建立歸檔制度，是做好檔案工作的前提和條件。目前，很多醫(yī)院對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒(méi)有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入到管理之中。另外，目前在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標(biāo)考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。
1.4 醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，人員素質(zhì)亟待提高 在現(xiàn)代化檔案管理工作中，醫(yī)院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)，只有這樣，才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。但是，習(xí)慣于傳統(tǒng)管理方法的醫(yī)院檔案管理人員在意識(shí)上還無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，還不能對(duì)現(xiàn)代化的信息設(shè)備運(yùn)用自如。
2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案歸檔管理的對(duì)策與建議
2.1 建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò) 醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)。推行醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，就是對(duì)醫(yī)院在全部醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)院兩個(gè)文明建設(shè)中形成的檔案進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的現(xiàn)代化管理，以便更好地服務(wù)于醫(yī)療工作。因此，必須建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確文書(shū)檔案以機(jī)關(guān)職能部門(mén)為主，其中包括黨群工作、行政管理、醫(yī)療、護(hù)理、預(yù)防保健、基本建設(shè)、設(shè)備儀器和會(huì)計(jì)管理。業(yè)務(wù)管理檔案則以臨床科室為主體，包括內(nèi)科、外科、婦產(chǎn)科、兒科等。科技檔案以科研教學(xué)為主。各部門(mén)或科室都應(yīng)明確1名負(fù)責(zé)人兼管檔案工作，形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)收集、接收和初步整理所在部門(mén)管理范圍內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案資料，以保證檔案的系統(tǒng)完整。
2.2 創(chuàng)新醫(yī)院檔案歸檔管理方式 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究和治療技術(shù)與聲學(xué)、光學(xué)、磁學(xué)、電子學(xué)以及信息論、控制論、核物理學(xué)及生物工程等多學(xué)科不斷結(jié)合并應(yīng)用于臨床實(shí)踐，推動(dòng)醫(yī)療工作不斷向前發(fā)展，必然不斷地產(chǎn)生新的類(lèi)型的檔案，這就要求檔案人員還應(yīng)不斷地了解相應(yīng)的背景知識(shí)，創(chuàng)新思維，更新知識(shí)，改變傳統(tǒng)的手工歸檔、人工檢索等管理方法，能很好地利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行醫(yī)院檔案資料的起草、修改、生成，完成醫(yī)院行政管理工作中形成的公文處理和流轉(zhuǎn)程序，實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔，并保證電子文件傳輸過(guò)程中的安全，以便對(duì)電子文件、電子檔案進(jìn)行科學(xué)地管理和有效地利用。
2.3 進(jìn)一步改進(jìn)醫(yī)院檔案歸檔管理服務(wù)模式 醫(yī)院檔案工作者要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。變被動(dòng)接受各科室文件歸檔為主動(dòng)上門(mén)指導(dǎo)科室開(kāi)展指導(dǎo)檔案立卷整理業(yè)務(wù)，主動(dòng)與立檔者或檔案利用者建立聯(lián)系，按照檔案管理的要求，隨時(shí)收集檔案材料，并積極為檔案利用者提供服務(wù)。要深入臨床一線進(jìn)行調(diào)研，了解各項(xiàng)醫(yī)療工作對(duì)檔案信息要求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，開(kāi)展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，提高檔案利用率。
