時間：2023-06-26 10:16:28
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[關鍵詞]醫院；人事檔案；管理
醫院干部人事檔案工作是干部工作的重要組成部分，是組織人事工作的基礎，事關干部職工的切身利益，事關醫院改革與發展的大局。我院現為三級乙等醫院，共管理人事檔案2122卷，其中在職干部人事檔案1543卷。近年來，我院對干部人事檔案工作高度重視，加強管理，創新服務，提高了干部人事檔案管理水平，實現了更好地為醫院中心工作服務的目標。
一、加強領導，夯實干部人事檔案工作基礎
認真分析當前工作形勢，結合醫院實際，堅持“三抓三到位”，為干部人事檔案工作奠定了堅實的基礎。
一是抓關鍵，領導重視到位。醫院對干部人事檔案工作高度重視，成立了院長掛帥的檔案管理領導小組，院領導經常聽取檔案管理工作情況匯報，深入庫房督促檢查檔案管理制度的落實情況，在人力、物力、財力等方面，對檔案工作實行“三個優先”：即在辦公用房緊張的情況下，優先安排檔案室；在辦公經費緊張的情況下，優先購置檔案用品；在人員緊張的情況下，優先安排專職檔案管理人員。
二是抓規范，基礎工作到位。完善基礎設施是開展好醫院檔案管理工作的有力保障。醫院專門騰出四間辦公用房，實現了檔案室庫房、微機室、閱檔室、辦公室“四室”分開，并投資五萬多元購置了“三鐵”、空調、溫濕度計、消毒柜、加濕器、計算機、掃描儀、復印機、打印機，新上了密集架、新型檔案盒，還安裝了防盜門窗、火災警報器、滅火器等消防裝置，確保“六防”措施落到實處。
三是抓素質，隊伍建設到位。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案管理出現了新情況、新問題，對檔案管理人員的綜合素質提出了新要求。面對新形勢，醫院采取先配后調和以老帶新的方法，選調了一批政治素質高、保密意識和服務意識強、業務較熟悉的同志，從事干部人事檔案管理工作。同時，認真抓好教育培訓，積極組織有關人員參加檔案工作學習及業務培訓。從整體上提高了檔案管理隊伍的綜合素質，促進了干部人事檔案管理工作上檔次、上水平。
二、強化措施，推進干部人事檔案管理規范化建設
干部人事檔案是記錄干部個人經歷、活動、表現的有力載體，為確保其原始客觀、真實有效，醫院從抓制度、抓規范入手，嚴把三關，保證了檔案工作有序開展和科學管理，使干部人事檔案步入規范化軌道。
一是嚴把收集鑒別關。堅持定期收集和日常催收相結合，對年度考核、專業技術任職、獎勵等形成時間相對固定的材料，做到事前安排、事中指導、事后催要，定期集中收集；對新形成的檔案材料，堅持隨形成、隨辦結、隨歸檔，確保各類檔案材料即時歸檔、隨時整理，進一步健全了干部人事檔案材料收集的長效機制。為確保干部檔案精煉、翔實，對收集到的每份材料都一一進行仔細鑒別，對不該歸檔的堅決退回，不符合要求的一律拒收，對缺漏的及時催交。
二是嚴把審查核實關。檔案內容的真實準確是干部人事檔案的生命和價值所在。為確保干部人事檔案信息準確，醫院建立了一套嚴格的審核制度，對不符合政策規定的學歷、出生時間、參加工作時間等，依照有關規定給予重新認定；對符合標準的，填寫驗收卡，經審核人簽字后入庫，切實做到干部檔案內容完整、分類準確、目錄工整、查閱方便。
三是嚴把規范管理關。醫院堅持以制度管人，以制度管檔案，將安全保密、查閱借閱、檔案轉遞等八項制度全部上墻，建立了《查（借）閱干部檔案登記簿》、《檔案轉遞登記簿》、《檔案材料銷毀登記簿》、《接收檔案登記簿》、《收、發檔案材料登記簿》等臺帳。為嚴肅紀律，醫院實行“五不查”、“三不轉”制度，即：無《干部檔案查閱審批表》不準查、非正式黨員不準查，本人不準查，未經批準不準查，涉及親屬不準查；個人帶檔不轉，沒有調函不轉，接收單位不明不轉。這些制度實施以來，有效地規范了檔案查借轉遞工作，沒有發生一起泄密、涂改和丟失檔案的事件。
三、創新服務，實現干部人事檔案利用效能化
加強干部人事檔案管理的目的，是為了充分利用干部人事檔案。為此，醫院進一步創新服務手段，拓寬服務領域，通過強化服務來促進信息資源的開發，使干部人事檔案更好地為干部工作服務，為醫院改革與發展服務。
一是實行信息式服務。為了更好地發揮計算機信息技術在干部人事檔案管理工作中的作用，醫院安裝使用《干部人事檔案管理系統》軟件，建立和完善了干部人事檔案數據庫，并及時做好更新維護工作，動態化管理干部人事檔案信息，可以準確快捷地進行打印或瀏覽，為干部選拔任用等工作提供了便捷服務。
二是實行咨詢式服務。一方面建立干部業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為后備干部、中層干部任職前資格審查提供了重要信息。另一方面建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業技術水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試等資料，確保真實、準確、完整、立體地反映干部的情況，為醫院選好用好干部提供了重要依據。
關鍵詞：人事檔案；信息化管理
一、企業干部人事檔案管理的現狀
目前，大部分企業都能夠按照《干部檔案工作條例》，加強企業干部檔案工作，提高科學管理水平，有效地保護和利用檔案。特別是2014年《干部人事檔案專項審核工作實施方案》文件下發后，對干部“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會關系等信息進行審核，注重審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準確，重要原始依據材料是否完整規范，通過這項工作的開展，企業的干部人事檔案規范化、制度化等方面均得到了進一步加強，有效地對原有干部檔案管理松懈、人事年齡信息不準確、檔案涂改等亂像進行了整改和治理。個別單位以干部人事檔案信息數據化平臺為基礎，建設了檔案編碼管理系統，實現干部人事檔案信息化、規范化、動態化管理，集制度查詢、編碼信息、統計分析、預報提醒、查借閱管理等工作內容和服務功能為一體的全新系統，減少了查找時間和檔案原件的使用率，為干部工作提供優質高效的檔案信息服務，保護檔案原件、提升工作效率。
二、檔案管理信息化平臺建設的必要性
（一）檔案管理信息平臺是綜合平臺，能夠使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。
（二）面對檔案工作的新形勢，企業干部人事檔案工作的外部條件和內部需求都在發生新的變化，在新時期，要適應檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業發展的體制弊端，檔案管理信息化平臺建設可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。
（三）企業干部人事檔案管理信息化是提高工作效率，節約資源的必然要求。傳統檔案工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動為主的管理模式，花費了大量的人力、物力。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進了節約型社會的建設。
三、制約檔案管理信息化平臺建設的主要因素分析
（一）檔案的本質屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上。在檔案管理信息化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發都在計算機上進行，具有便于修改、便于復制特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。
（二）缺乏統一標準和規范，法律法規不完善。檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。
（三）在日常檔案管理中只有根據其來源，才能形成相應的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。
四、檔案管理信息化建設的幾點對策
檔案信息化平臺建設需要制定企業干部人事檔案信息化管理的有關標準，統一檔案管理應用軟件；做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，具體講，檔案管理信息化建設的主要對策有以下幾點：
（一）組織人員研究建設企業干部人事檔案信息化統一平臺，規范企業各單位在硬件設施的投入和建設、做到硬件配套、數據導入導出格式統一，內容上要包括發展的總體框架、規劃、措施、技術支撐、標準規范以及相關內容，使檔案信息化建設駛入規范、有序的發展軌道。
（二）建立電子文件管理的圖文記錄系統，保證檔案的真實性可靠性。由于電子化、信息化手段的應用，檔案資料大多可以進行數字化處理，并按數字化手稿進行管理，以磁盤、光盤存貯量，已經有效地解決了傳統檔案管理中存在的“保存”問題，在新建檔案或整理原始檔案的過程中，要注意圖文掃描收集，通過密鑰、口令等手段控制圖文修改權限，做到收集、掃描、存檔三同時，做到紙制材料與圖片資料的一致，保證檔案的真實性可靠性。
做好干部人事檔案管理工作有利于加強對政治責任的重視。干部人事檔案管理工作中對干部的個人資料的搜集及整理記錄，不僅反映出了一個干部和整個干部隊伍的歷史面貌，同時也深刻地反映出了不同歷史時期我黨的人事組織工作的內容和發展規律，這對我黨以及國家的歷史了解及研究提供了重要的文獻資料，并且為我黨的執政規律的探尋以及進行相應的愛國主義教育提供很好的素材。
二、做好干部人事檔案管理工作所應遵循的原則
（一）安全性原則
安全性原則是干部人事檔案管理的基本原則，要想做好這項工作，就必須要對干部資料進行有效的保存和保護，特別是企業檔案室的庫存管理，必須要完全嚴格按照規定的硬件標準來執行建設，在檔案管理工作中的“六防”原則，要完全執行，所謂的“六防”即防火、防蟲、防潮、防盜、防腐和防強光照射。防盜門窗、鐵質檔案柜設施堅固，空調、溫濕度計、加濕器、復印機、切紙打孔機、滅火器、防腐防蟲物品齊備，庫房面積和人事檔案卷數匹配，檔案庫房、閱覽室、辦公室“三室”分開，管理人員具有高度的政治責任感和責任心，自始至終把安全放在首位，把好進出人事檔案室安全關。
（二）規范化原則
我國干部人事檔案工作應該充分依照現行的《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》及上級檔案目標管理規定，建立健全各項管理制度，特別是要從保密、安全、歸檔、立卷和查閱等方面，來建立起相當完善的規章制度，對人事檔案管理工作的每一個細小環節都要進行嚴密的規范化管理。在干部人事檔案管理工作中，最主要的工作就是搜集信息、鑒別信息、歸檔資料和進行業務建設，這是充分提高我國人事檔案管理質量的前提和基礎。在干部人事檔案管理環節中，放在第一位的必定是信息的搜集，因此為了進行規范化管理，就必須要建立起一個網絡狀的收集體系，各個工作位置上，必須要明確自身的工作責任，收集自己需要的內容。在各司其職的前提下，管理工作必須要進行相應的創新，在堅持網絡狀收集的基礎上，同時還應該進行經常性收集和針對性收集，普通收集和重點收集相結合的收集方式；另外，檔案人員具有較強責任心，積極主動收集缺少材料；四是嚴把材料“入口關”，加大送交材料鑒別力度。如涂改造假、材料手續不全、錯裝錯收等不符合要求的材料，要及時與材料形成部門聯系，整改完善。
（三）保密性原則
干部人事檔案管理工作中，工作人員必須要謹記保密性的原則，嚴格地遵守個性保密規定，以制度為準繩，以程序為標準，摒棄私情，嚴格保證檔案內容不被泄露，時刻保證嚴謹的工作態度及狀態，以嚴格地紀律性和嚴肅性規范自己的工作。堅持每半年對人事檔案案卷進行一次檢查核對，發現問題及時解決。
（四）服務原則
提供利用是檔案價值的重要體現。開發干部檔案信息資源，為干部人事工作服務，是干部檔案工作的最終目的。強化服務意識，增強服務功能，創新利用手段，以“全、準、新”的信息量，為組織、領導決策和職工的排疑解惑服務。二是正確處理好檔案利用與保密的關系。檔案利用有利于保密，保密是為了保證檔案能在一定的范圍內得到更好利用，積極為干部選拔任用、政審、技術職稱評定、辦理離退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服務支持。三是積極探索和研究干部檔案利用的特點和規律，加強信息資源處理與管理。
三、結束語
【關鍵詞】干部檔案；審核整理；規范化
干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項基本工作，工作人員根據檔案的分類進行分區管理。通過干部檔案的管理可以真正認識熟悉干部的工作經歷、學習經歷等等，也是普通工作人員通過領導督促自己學習的好方法。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進行人事檔案審核整理兩個方面的內容。
一、干部人事檔案審核整理的重要性
《干部檔案工作條例》第二條指出：干部檔案是干部個人經歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德、業務能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據。同時，干部的人事檔案審核主要包括年齡、工齡、黨齡（三齡），學歷、工作經歷等。由于這些檔案資料對干部升級、職稱評比有著非常重要的作用，同時由于我國機關事業單位落后的人事檔案管理隊伍和檔案管理工作人員的能力欠缺，從而使得干部人事檔案審核整理變得越來越重要。
（一）干部人事檔案管理的重要性。干部檔案管理工作是一項重要的工作內容，也是認識和了解干部的基本依據，只有認真管理好干部人員的檔案，才可以為干部所在的機關事業單位帶來便利。但是，有的機關事業單位對干部檔案管理中，雖然設立了專門的檔案管理室，但是并沒有給檔案管理室配備專業的檔案管理人員，其中的許多檔案管理人員都是招聘的退休人員或者是沒有相關知識經驗的工作人員。這些人員由于沒有專業的檔案管理知識素養，并不能很好地去管理檔案相關工作。比如，檔案管理人員認為只要檔案內容不丟失、不泄露就認為他們的工作做的夠好了，但是，對干部檔案資料內容不丟失、不泄露是檔案管理人員必須具備的工作素質，此外，還需要保證管理人員對干部的檔案管理熟悉，如果需要找某個領導的相關資料，而不用去隨便翻找，直接就可以知道所需資料的具置。因此，整理和管理好干部人事檔案變得越來越重要。
（二）干部人事檔案審核的重要性。檔案可以說幾乎包含了一個人的所有信息，不論是領導干部還是普通人，檔案材料都是重要的。同時，對于干部檔案中干部的學業經歷、工作經歷等，這些材料對于后期干部的升遷有著非常重要的影響。特別是對于干部尋找新的工作崗位時，用人單位便會根據該干部以前的工作經歷、學習經歷等確定干部以后的工作方向。但是，由于檔案管理工作人員沒有接受檔案管理相關專業的學習，對檔案中材料的填寫規范或填寫要求不是很清楚，從而導致，很多干部檔案資料的內容填寫不規范，內容填寫也不完整，更有甚者發生比較嚴重的問題。因此，為了避免發生比較嚴重的問題，對于干部的檔案資料必須進行嚴格的審核，只有審核通過才能進行檔案的存檔。從而，干部人事檔案審核對檔案的正常管理起著非常重要的作用。
二、如何進行人事檔案審核整理
（一）如何進行人事檔案整理。人事檔案整理的好壞對干部本人和用人單位都有著很重要的影響，因此，為了使檔案管理工作規范化，可以從以下兩個方面人事n案整理研究。一方面，人事檔案的整理可以通過不同省份進行整理，這樣不僅可以獲取同一機關單位的干部人員各省份的分配，同時也給檔案管理工作人員帶來了很大的便利性。另一方便，由于檔案管理工作人員專業水平較差，如果不能從根本上提高檔案管理人員的能力，也會給以后的檔案管理埋下不必要的麻煩，因此，需要通過對檔案管理工作進行相關方面的培訓，只有這樣才可能在根本上解決問題。
（二）如何進行人事檔案審核。由于干部人事檔案填寫不規范、不完整將會對干部以后的工作帶來一定的影響，因此，需要對人事檔案審核。同時，干部人事檔案的審核可以從以下兩個方面介紹：一方面，對于干部的檔案資料填寫需要檔案管理相關的領導審核，若領導審核通過后需再次找到檔案管理相關的專家審核，最后檔案管理部門的最高領導審核，只有全部通過才可以認為該干部的檔案信息填寫完整、規范、正確。另一方面，干部的檔案資料進行審核時，須嚴格執行審核的要義：嚴、細。只有嚴格地審核所有檔案，才能使檔案不會出錯，并且審核檔案時還要保持一定的耐心，認真仔細地一條條審核，特別是“三齡二歷一身份”中每一項內容都要嚴格審核。
三、結論
干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項基本工作，工作人員根據檔案的分類進行分省管理。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進行人事檔案審核整理兩個方面的內容。只有做好檔案管理人員培訓、加強對檔案管理工作的監督檢查，才會實現檔案管理的規劃化。
【參考文獻】
[1] 理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學，2013.
在干部人事管理工作當中，干部人事檔案工作是其中十分重要的一部分，不僅要對干部個人資料進行收集、整理和保管，同時還要對檔案提供利用，是組織人事等部門在進行培養選拔和任用干部等工作中所形成的記載個人經歷、思想、作風、業務、工作、業績、薪酬、福利等多項內容的材料，可以作為選拔和任用人才的重要依據，是對工作人員進行審核的重要憑證。通過全面、準確的對干部人事檔案進行記錄，可以形成一份充實完整的人事檔案，有效的體現出干部的成長經歷。盡管在目前的工作中，人事檔案的工作與組織人事部門及個人有著密切的關系，但人事檔案的重要作用還沒有使人們真正的認識到，在實現管理工作中還容易忽視，管理中各種問題不斷突顯出現，使干部人事檔案的管理水平受到了較大的制約。
1 干部人事檔案管理存在的問題分析
1.1 干部人事檔案管理的重要性認識不足
長期以來我國檔案工作的管理都處于管理中的一個薄弱環節，所以干部人事檔案工作無論在人員配備、資金投入還是管理設備上都存在著嚴重的不足，使干部人事檔案管理工作存在著嚴重的滯后情況，這也導致長年以來，我國在干部人事檔案管理上的工作基本處于停滯不前的狀態。同時人們對人事檔案的重視性也存在著缺乏認識的狀況，這就導致一些流動性較大的人員，存在著無檔、檔案不全、及人檔分離的情況，由于檔案不能及時進行歸檔，從而導致檔案丟失及資料不全等情況時常發生，因此在對人事檔案進行管理中，常常存在著檔案內資料不全的情況。
1.2 管理力量薄弱，管理水平不高
目前我國人事制度改革的力度不斷加強，隨著改革的不斷深入進行，對干部人事檔案管理工作提出了更高的要求，而且干部人事檔案工作涉及的環節較多，這就需要具有專業化知識的人員及資金的支持，但在當前我國的干部人事檔案管理工作中，不僅缺乏專業的檔案管理人員，同時也因為缺乏必要的重視，從而導致投入上的不足，在很大程度上影響了我國人事檔案管理水平的提升。
1.3 材料收集的機制不夠健全，渠道不夠暢通
檔案管理工作是一個需要長期性及連續性的工作，因為干部人事檔案在管理過程中需要對干部個人各個時期及不同方面的材料進行收集、整理及保管，因此為了收集的全面性和及時性，需要建立有效的材料收集網絡，但在當前的情況下，還沒有一個健全的材料收集網絡和收集渠道，這就導致材料在收集上存在著不暢通的情況，導致檔案收集的全面性和質量性都有所下降。
1.4 收集材料不規范，不真實
檔案的收集工作需要檔案管理人員進行嚴格的把關和審查，因為在現在干部人事檔案管理工作中普遍存在著紙張大小不一、材料前后不一致、真偽難辯等情況，這就給檔案在使用過程中會受到較大的影響，使檔案的真實性、法律性和質量受到較大的影響。
1.5 管理手段還沒有實現信息化，開發利用率低
目前干部人事檔案管理工作很大程度上還處于原始的手工操作階段，信息化建設工作沒有得到全面的開展，即使進行了相關的建設工作，但卻都存在著設備配備不足、軟件開發不符合社會發展要求等情況。因此導致實際干部從事檔案管理信息化工作還處于簡單的打擊和檢索狀態，使軟件的為上級提供決策的功能，由于組織結構及業務能力等眾多問題的存在，使之處于虛設狀態，使檔案的開發利用和編研工作都受到了較大的影響。
2 干部人事檔案改革的意義
2.1 干部人事檔案改革是實施人才強國的要求
我國市場經濟的大環境下，處于激烈的競爭當中，而一切競爭的根源歸根結底都是人才的凈，所以利用干部人事檔案進行人才的管理，是在市場競爭中取勝的關鍵。而且國家也把建立社會化的人才檔案公共管理服務系統作為加強人才工作的基礎。這一切都說明人事檔案工作的重要性，也充分體現了進行人事檔案改革的迫切性和必然性。
2.2 干部人事檔案改革是干部人事工作自身的需要
干部人事檔案是一個長期性和連續性的工作，可以說是隨著有歷史的發展，使檔案的內容得以不斷充實和完善，最后形成了具有自身特點的發展規律。當前我們處于一個特殊的歷史發展時期，社會的不斷發展及變革需要從檔案中進行完整的體現，這也給當前干部人事檔案管理工作帶來了一些新的問題，所以需要改變傳統的人事檔案管理模式，對干部人事檔案進行改革，從而使其能夠與時俱進，積極適應社會改革發展的要求，從而滿足當前社會干部人事管理工作的需要。
3 干部人事檔案改革的措施
3.1 提高人事檔案材料的質量
首先，要從思想和行動上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項重要基礎性工作。同時，還應建立與完善適合本部門質量考核體系，對工作進行量化與考核。促進檔案管理向標準化、科學化邁進。也可以通過建立競爭淘汰機制，來增加檔案工作人員的責任心和危機感。其次，要及時補充具有個性的人事檔案材料。人事檔案的內容要與人事檔案主體多元化、社會職能多元化相適應。
3.2 加強檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠
建立健全材料收集工作的協調機制，加強與相關部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結合”“集中收集和經常性收集相結合”“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時應嚴格把關，對于內容不實的材料堅決不予歸檔。保證檔案材料形成規范真實、收集齊全、歸檔及時。
3.3 加快檔案的規范化、現代化建設
規范人事檔案的內容、分類、檔案用品標準，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側重點放在反映干部員工工作能力、工作業績等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，從紙張規格到字體都要嚴格要求，拒收不規范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料；進一步落實人事檔案的相關管理制度，在查閱、流轉等各個工作環節中，嚴格按規章和程序辦理。
3.4 完善人事檔案管理的法律法規，提高人事檔案的利用效益
傳統人事檔案管理強調人事檔案的保密性。在越來越強調誠信的現代法治社會里，為適應人才工作的開放性，應當揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國家和社會公共利益的少數的人事檔案外，大部分人的人事檔案應當在一定的條件下適度開放。因此，要從人才的開放性和流動性的實際出發，同時兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統人事檔案管理制度，修訂和完善現行人事檔案管理的法律法規。
3.5 不斷提高人事檔案管理人員的素質
在現代的社會發展下，人事檔案發生了較大的變化，這就對人事檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員要具有專業的檔案管理知識，同時還要充分的運用現代化的管理方式，在人事檔案管理工作中需要復合性的管理人才，因此檔案管理工作部門需要加快檔案管理人員的培訓和教育工作，努力提升人員的整體素質，從而打造出一支具有高技能和高素質的復合性人才的檔案管理隊伍。為我國人事檔案信息化建設奠定良好的基礎，也是推動檔案管理工作得以快速發展的關鍵。
3.6 利用新技術、新設備提高人事檔案現代化管理水平
首先，開發研制既有標準統計口徑，又切合本系統、本單位干部管理實際的軟件，將干部履歷、自傳、鑒定考核資料、學歷職稱、政歷審查資料、黨團材料、獎勵處分記錄、任免記錄等全部錄入計算機。完善檔案輔助管理軟件系統，提高查詢統計、目錄打印機數據交換的效率。
其次，利用相關管理軟件，提供相關干部年齡、學歷、職稱等參考價值的信息及統計資料，對隊伍結構、崗位設置、考核結果等及時進行有深度、有預測性的分析和調查報告，為領導決策服務，充分開發人力資源。
1高校干部人事檔案工作存在問題及原因分析
目前高校干部人事檔案工作存在著以下幾個方面的主要問題：
1.1高校干部人事檔案缺失
在實際工作中存在著高校干部人事檔案工作人員素質偏低的現象，由于他們的業務能力不高、責任心不強，工作中很容易出現差錯，從而造成了部分檔案丟失。如在高校干部人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作中，管理人員因缺乏基本的檔案管理知識，不熟悉高校干部人事檔案材料的構成情況，該歸檔的不及時歸檔，或在利用工作中不按有關規定辦理借閱手續等等，都可能造成檔案材料收集不全或丟失。一些檔案沒有報送高校干部人事檔案管理部門，而是掌握在個人自己手中。如受上級業務部門表彰，取得第二學歷等情況下形成的檔案，不及時報送高校干部人事檔案管理部門,而是由自己私家珍藏起來。這些檔案掌握在個人自己手中，就造成了高校干部人事檔案中檔案的缺失，這樣，對于檔案的利用是極為不利的。高校干部人事檔案的缺失，破壞了檔案的完整性，給全面了解干部的基本情況帶來了困難。
1.2高校干部人事檔案內容陳舊，無法真實地反映高校教職工的實際情況
目前高校干部人事檔案的內容普遍老化,長期以來,高校干部人事檔案的內容側重于記載和反映教職工個人的社會經歷、政治面貌、思想表現、職務變化等方面的內容,而個人的知識結構、能力特點、業務專長、工作實績等更有價值的材料則明顯缺乏甚至根本沒有。例如,反映教師教學任務完成情況的材料,存放在教師業務檔案和部分文書檔案的教學類中,而科研成果檔案則存放在文書檔案的科研類中或科研機構中等等,形成一人多頭的局面。現有的高校干部人事檔案,在評價教職工的政治態度、思想表現等方面的內容時,基本上是千人一面,使用的都是固定的、籠統的政治性術語、套語,反映歷史情況的多,反映近期情況的少,反映過去面貌的死材料多,反映現實活動的活材料少，根本無法反映教職工的真實情況和個性特點。從而使高校干部人事檔案只能提供一些膚淺的內容,在人才的選拔、利用、考評、管理等方面失去了真正意義上的參考價值。
1.3高校干部人事檔案管理方法單一,管理手段落后,管理水平低
有的高校干部人事檔案的收集、整理、儲存、檢索以及提供利用等一系列業務環節,仍沿用單一的傳統管理手段,檔案材料的收集靠行政命令,檔案材料的整理靠小作坊式加工,檔案材料的利用靠手工檢索等等。由于受種種舊觀念和人力、物力的影響,高校干部人事檔案管理的手段和方法仍然比較落后。有的還沒有配備計算機及其專業人員,或管理人員缺乏計算機應用的能力,工作基本上靠手工操作,缺乏基本的管理設備和先進的管理手段。有的高校干部人事檔案管理人員素質低,習慣于默默無聞的保管員角色,缺乏積極探索開拓新路子的精神。美國學者莫斯說：“開放和利用檔案是檔案工作的最重要的職能之一，如果沒有利用，檔案也就沒有了實用價值。”
上述問題在相當大的程度上對于高校干部人事檔案的開發利用產生了負面的影響，可以說,高校干部人事檔案工作嚴重滯后于高等教育的改革和發展。由上述問題可知，目前高校干部人事檔案還遠不能適應信息化時代社會經濟發展和高等教育改革發展的迫切需要，這種狀況亟待改變。
2提高高校干部人事檔案管理工作效益的舉措
改革高校干部人事檔案管理,是進一步開發高校干部人事檔案信息資源的需要。高校干部人事檔案應該為高校人才的培養、選拔、管理、利用,為學校的人才隊伍建設提供科學的、有效的、完備的信息,從而促進學校教學和科研水平的不斷提高,促進高校事業的加速發展。要達到這樣的目的,應主要從以下幾個方面入手：
2.1加強高校干部人事檔案管理基礎工作，提高服務意識
要全面、系統的進行高校干部人事檔案材料的收集、整理與鑒別工作，將收集到的高校干部人事檔案材料嚴格把關，確保高校干部人事檔案材料內容齊全、完整、系統、真實、準確、精練和可靠。要根據《干部檔案工作條例》的要求，結合工作實踐，建立健全七項制度、七種簿冊，規范檔案的管理。要充分利用七種簿冊提高服務水平、服務質量、服務效率，做好咨詢、借閱、利用等服務，為更好地適應新時期高校干部人事檔案利用的需要發揮應有的作用。要提高對高校干部人事檔案管理地位的認識，加強檔案管理標準化、規范化、科學化和現代化建設，用科學的理念、體制和手段對高校干部人事檔案進行有效的管理，做好扎實的基礎工作，為組織人事部門提供及時、準確、高效的有關信息服務，為高校的發展奠定良好的基礎。
2.2轉變高校干部人事檔案材料收集的側重點
高校干部人事檔案管理不同于國家機關干部人事檔案管理,不應過于突出政治性和保密性的一面,而是必須以高校的發展為中心，為高校的人事信息資源開發、利用提供優質的服務。因此,首先，高校干部人事檔案材料必須改變過去那種注重個人社會經歷、學歷、思想表現、自我鑒定等歷史性內容的側重點,更多地突出個人的一些現實的、真實的工作業績和能力。其次,針對高校干部人事檔案的特點和要求,要客觀地綜合反映和合理利用教師的能力,必須強調增加教師的能力表現、教學效果反應、教學科研成果等材料內容,包括科研課題的立項與完成情況、教學任務的完成與學生對教學效果的評價情況、學術論文成果與獲獎情況等等。再次,在通過詳盡的個人檔案材料來綜合、全面地反映其真實情況的基礎上，必須進一步樹立檔案材料的開發利用意識和利用實效,將相關內容進行分類整理、比較、匯總,簡化手續,為學校建設發展規劃、人才預測與利用等方面提供及時、全面、公正、客觀的決策參考。
所謂軍休干部主要是指一些由曾經在軍隊，通過軍隊向各地的地方政府定向轉移的退休干部，移交過程中，軍休干部的人事檔案相關信息等資料也需要一同進行轉移，因此，軍休干部人事管理的相關工作不容忽視，做好管理工作可以更好的使軍休干部繼續為社會發揮余熱，同時也能最大程度上為軍休干部的退休生活提供一定的保障。
一、軍休干部人事檔案信息化管理的重要性
當前我國的軍休干部人事檔案管理部門缺乏一定的科學性和規范性，在互聯網時代的今天，很多軍休干部管理部門依然沒有應用信息化管理模式進行管理，這在一定程度上不僅制約了整個軍休干部檔案管理的發展，同時也不利于對于軍休干部相關信息的查詢和在處理，筆者認為軍休干部人事檔案信息化管理工作是十分重要的，未來軍休干部人事檔案管理相關工作部門可以從三個方面進行完善，首先要擁有專業性較強的技術人才，掌握對軍休干部管理的相關技術和專業知識，并且具備創新精神，擁有良好的責任心和工作態度；其次，在互聯網時代中軍休干部檔案管理工作需要融合信息技術，建立一套完善的信息系統來改變以往的傳統管理模式，更好的為軍休干部提供服務；最后，對于軍休干部的資料的整理工作不能馬虎，要融合大數據等先進的信息技術，通過對現有軍休干部的相關數據的研究挖掘出軍休干部的真實需求，更好的完善自身服務。
二、軍休干部人事檔案管理工作現狀
1.投入的資金不多，重視程度不夠
因為傳統的思維已經根深蒂固，因此相關部門的資金投入有限，并且很多檔案管理的工作人員對于軍休干部人事檔案管理工作并不重視，工作內容也只是進行一些簡單的整理和錄入，絲毫沒有創新和服務意識。
2.管理缺乏規范性
當前很多地方的軍休干部人事管理部門都缺乏一定的規范性，對于干部的檔案搜集和整理缺乏統一的標準和方法，導致檔案管理工作效率低下，所提供的咨詢和查詢服務品質隨之下降，同時對于軍休人事檔案管理部門的相關管理制度和法規也并不完善，很多檔案在整理過程中遺失了也不會對工作人員采取任何的問責措施，因此管理方面十分疏松。
3.人事檔案資料完整度不高
由于檔案管理部門本身存在很多缺點和不完善的地方，再加上很多干部在退休后會出現頻繁調動的情況，因此在人事檔案資料的完整性方面很難做到盡善盡美，但是作為檔案管理部門，保障人事檔案的完整度是其工作職責之一，很多人事檔案資料丟失了會造成很大的損失，其造成的損失是不可逆轉的。
4.服務不完善且效率低下
由于當前軍休干部人事檔案管理工作的制度比較滯后，因此造成了其提供的相應服務的效率很低，在互聯網時代的今天很多管理部門仍然沒能將信息技術融入到人事管理中，可以說與時代嚴重的脫節，而效率低下也是必然的結果。
三、軍休干部人事檔案管理的信息化發展對策
1.加快檔案管理信息化進程
相關部門應當積極開展軍休人事檔案信息化管理的相關標準的制定工作，開發一套專屬于軍休干部的個性化人事檔案管理信息系統，并加以推廣，對于退休干部的檔案信息做好電子存檔和備份工作，并設立國家級的公共服務器，將各地的零散的檔案信息資源工頭匯集到國家的公共服務器上，供管理部門進行統計和分析，同時還要搭建一個全國范圍內的軍休干部信息化網絡，方便各個地區的檔案管理機構共享和傳遞資源，逐步的將軍休干部的人事化管理帶入正規化信息化的道路上，轉變傳統老舊觀點，使之更好的實現現代化信息化的發展和完善。此外這樣一來還會使軍休干部人事管理部門提供的服務質量得到一定的提升。
2.管理部門要統籌兼顧，尋求長久發展
檔案管理部門所管理的檔案信息屬于歷史資料，軍休人事檔案的管理也是如此，其檔案管理中體現的數據和干部地區分布等資料都是未來研究軍休干部的最有價值的參考資料，因此檔案管理部門需要統籌兼顧，明確檔案工作的主導思想，針對軍休干部檔案這種特色資源要給于一定的重視，爭取將其對未來發展的作用發揮到最大化的程度。此外人事檔案管理的領導機構還應當放眼未來，將目光放長遠，制定出適合長久發展的戰略策略，充分的對不同時期出現的先進的科學技術加以應用，盡可能的融入到軍休人事檔案的管理工作中，提高軍休干部檔案管理部門的工作效率。這樣一來還能夠對軍休干部人事檔案管理部門未來的發展提供一定的指導。
3.制定相關法規，完善管理制度
當前我國的軍休干部人事檔案管理制度并不完善，或多或少的都存在一些問題，然而我國對于這方面出臺的法律法規政策也很好，這在一定程度上無法促進其制度的完善，筆者認為當下最重要的就是有關部門制定出一套相對全面的法規，在這個法規的指導下，軍休干部人事檔案管理部門應當研究出一套適合軍休干部人事檔案管理的規章制度，統一進行標準化、規范化的管理，使軍休干部人事檔案的管理有法可依，有規可循。只有這樣才能最大限度的保障管理部門的工作效果和軍休干部的利益。
4.提高管理人員的專業化水平
一個機構的好壞很大程度上取決去工作人員的能力和水平，軍休檔案管理部門一直都不受到足夠的重視，因此其工作人員的專業化水平也十分有限，知識結構比較單一，甚至有很多工作人員無法熟練的掌握信息化軟件的使用，這些對于未來軍休檔案管理部門的發展是十分不利的，因此筆者認為提高管理人員的專業化水平是很重要的，針對于招聘方面，可以將準入門檻提高，盡量招聘一些技術性強的工作人員，此外還可以重點招聘一些跨專業的復合型人才，而針對于在職人員相關檔案管理部門應當舉辦適當的培訓，使其能掌握信息化辦公軟件的使用，只有人才的配備得到了滿足，才能使整個軍休干部人事檔案管理部門得到發展，工作得到優化，適應時代的腳步和發展的要求。
一、干部人事檔案的重要作用
干部人事檔案是記述和反映干部個人經歷、德才表現、工作業績、獎勵與處分等記錄干部個人的原始材料和歷史證件，他真實地記述著檔案人的成長“軌跡”，是直觀地、歷史的考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，特別是在經濟社會高速發展，人員流動日超頻繁的當下，干部人事檔案為干部人事工作提供著可靠的依據，為人才資源的合理使用提供信息參考，在干部人事工作中發揮著重要作用。
（一）在干部管理上的歷史作用
干部人事檔案是檔案人本來面貌的客觀反映，在實際工作中經常會碰到年齡、工齡和學歷等涉及到個人待遇方面的問題，這時就可以充分發揮檔案的歷史效能，堅持以檔案為基準，以歷史材料為依據，及時準確地提供有價值的信息，為正確解決問題提供依據。
（二）在干部選用上的基礎作用
隨著干部選拔任用、監督管理的日益嚴格，檔案管理部門要及時提供干部的真實信息，為實施干部競爭上崗、公開選拔干部提供好重要的決策參考依據，為全面掌握干部隊伍和人才隊伍的整體狀況提供第一手的資料。
（三）在人力資源開發上的促進作用
現代管理理論強調，管理的核心是人的管理，人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，可以使各類人才揚其長、避其短、司其職、用其智，最大限度地發揮人才的作用，促進人力資源合理配置，因事擇人、用人以治事。
二、干部人事檔案工作中存在的問題
（一）材料收集不便，管理不夠完善
由于一些單位機構改革，管理體制發生變化，部分人員變動工作崗位，檔案沒有及時轉遞，干部檔案材料收集整理歸檔不及時，造成了檔案材料缺損。有的管檔人員業務不熟，檔案管理制度執行差，缺乏專業知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、材料的收集、整理、歸檔等業務不了解，在接、轉、調出、轉入、工資、退休時需要檔案時不嚴格履行手續按規定辦事。甚至為了各自方便，檔案本人自己提，造成在接轉檔案時不密封，借出手續不完善，讓個別人鉆了空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。
（二）檔案材料立卷不夠規范，案卷質量不高
真實性是干部人事檔案最基本的要求，但目前檔案材料內容上填寫前后不一，“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，造成個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。根本的原因就是干部人事檔案對個人的切身利益極為重要，如選拔干部、評定職稱、退休等等，因而使個人因功利方面的因素而有意造假。其次，檔案的用紙規格不一，雖然規定檔案材料要統一使用16開規格辦公用紙，但現選擇公文材料大部分是A4紙，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。再次，檔案材料的歸類不準確，目錄書寫不正確。有的歸檔材料未編頁碼或頁碼與目錄不相符，有的不該歸檔的材料歸了檔，零散材料沒有及時歸檔，這些都直接影響了案卷的質量。
（三）硬件設施解決落實差
對干部檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室；有的單位檔案多，檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，檔案夾都被蟲蛀多處小孔，嚴重影響了檔案的美觀、整潔、完整；有的管檔單位甚至必備的切刀、統一的檔案夾都無法購置齊備。在使用上，技術手段落后，運行效率低，一些先進手段無法采用，還要靠手工操作，費時、費力、效率低，這些都與新時期檔案管理的現代化、信息化、科學化管理不相適應。
三、加強干部人事檔案工作的對策
（一）加強材料收集、管理工作，重樹干部人事檔案的真實性
干部人事檔案內容的真實性關系到干部人事檔案的使用價值，關系到每個干部的切身利益。要圍繞干部檔案的利用價值，在收集干部基本情況的基礎上，對缺少的材料要做到口勤、手勤、腳勤，把檔案管理工作變被動為主動，加強聯系溝通，及時追補和不斷補充新的材料。檔案人員要本著對組織負責，對個人負責的原則，嚴把干部人事檔案材料歸檔前的審核鑒定關，做到不經審查的材料不歸檔，內容不實的材料不歸檔，手續不全的材料不歸檔，填寫不規范的材料不歸檔，國家不承認的不歸檔，確保干部人事檔案材料的真實性和實用性。
（二）加強檔案材料的收集力度，使干部人事檔案內容更全面
大量收集反映個人業績、素質和綜合能力等方面的材料，建立檔案資料收集責任制，對負有提供資料責任的部門和人員提出歸檔的內容和時限要求。在接收、補充、整理檔案時，發現缺少材料應及時向有關部門索要，對普遍性、階段性工作中形成的材料如普調工資等材料，檔案人員應主動與部門聯系，及時收集歸檔。使收集整理工作做到經常化，不拖延、不積壓，確保干部人事檔案材料的完整性。
（三）加強隊伍建設，強化檔案意識，提高人員素質
