時間：2023-06-25 09:21:47
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇規(guī)范合同管理流程，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：高校 合同管理制度 意義
高校為保障學(xué)校各方面工作有序運行，制定了一系列制度，在對制度落實的過程，進行對學(xué)校的管理。管理是否有效在于制度的落實，制度再好，落實不到位，也難以發(fā)揮出應(yīng)有的效力。相反，即使一套存在缺陷的制度，如果能夠認(rèn)真落實不斷改進，也會最終完善成一個合理的制度。
一、合同管理制度的含義及其重要性
制度也稱規(guī)章制度，是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為了維護正常的工作、勞動、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文，是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。現(xiàn)代高校的業(yè)務(wù)往來以及教職工的管理等活動，主要通過合同形式進行，合同是高校開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，是高校運行的保障。合同管理的內(nèi)容包括：合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止。合同管理的本質(zhì)是要求高校規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。高校要想實現(xiàn)合同管理工作規(guī)范有序，必須形成合同管理制度。通過制度化建設(shè)，提高管理的科學(xué)化，可以避免因為合同糾紛給學(xué)校造成的不良社會影響和經(jīng)濟損失。
二、合同管理制度的建設(shè)背景分析
合同管理制度是一種約束機制，其產(chǎn)生實際效力依賴于被執(zhí)行、遵守的程度。雖然高校制定了一系列的規(guī)范，保障合同得到科學(xué)的管理，但是由于在制度落實過程中，存在著一系列主客觀因素，造成制度并沒有得到有效落實。只有充分了解了目前的狀況和存在的問題，才能真正去建設(shè)一個科學(xué)的合同管理方式和合理的合同管理制度。
（一）合同管理制度化水平不高
縱觀合同管理制度運行的情況，可以發(fā)現(xiàn)學(xué)校制度本身原則性規(guī)定較多，但也存在著操作性不強、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和細(xì)化不夠等問題。主要包括：一是合同行文格式不規(guī)范，不同部門制定的合同內(nèi)容格式不一致，部分合同管理制度以工作通知、便函等形式出現(xiàn)；二是合同管理制度中缺乏制定目的、適用范圍、解釋權(quán)歸屬、施行日期、監(jiān)督與考核等形式要件；三是合同管理制度暫行（試行）時間過長；四是應(yīng)急性制度比較多，宏觀制度不足。五是不同制度間相互矛盾的現(xiàn)象還很突出，制度和流程數(shù)量眾多，格式多樣，詳略不一，關(guān)系復(fù)雜，存在重復(fù)、沖突、缺失、冗余及描述不清晰的問題。這些現(xiàn)象削弱了制度應(yīng)有的科學(xué)性和嚴(yán)肅性，使制度的權(quán)威性大打折扣，也使制度的作用得不到充分發(fā)揮。
（二）合同管理制度系統(tǒng)化不夠
高校在發(fā)展過程中不斷地引入并應(yīng)用各種先進的管理理念和方法，這些理念和方法的引進一般都以項目實施的形式展開，并隨著項目的結(jié)束以各種制度和流程文件的形式給單位留下一套套管理體系。這些項目通常是以一個或幾個部門為單位展開的，職能部門由于職責(zé)分工所造成的邊界效應(yīng)也進一步加劇了所謂“管理體系孤島”的形成。“管理體系孤島”給高校造成的直接問題就是使職能部門的邊界不清楚，業(yè)務(wù)界限不太清晰、部門間溝通不夠通暢，管理鏈條過長等諸多問題。同時，合同主管部門分散，每個部門自行制定合同管理規(guī)范，權(quán)限、分工不明晰，造成部門之間、工作人員之間責(zé)任不明、推諉扯皮，各行其是。合同管理制度作為制度管理的重要內(nèi)容，更應(yīng)該系統(tǒng)化，使合同管理帶有自己的工作特點，自成一體。
（三）合同管理制度落實方式不完善
合同管理過于依賴人去執(zhí)行。工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、領(lǐng)悟能力、熟悉程度、工作自覺性、執(zhí)行規(guī)章的原則性等等，都會影響到制度執(zhí)行的準(zhǔn)確性、全面性和及時性。同時工作人員執(zhí)行制度意識不強，缺乏責(zé)任心和持久執(zhí)行的韌勁，使合同管理制度落實不徹底。同時，由于手工操作具有一定的隨意性，使流程在實際操作中容易出現(xiàn)偏失，從而使合同管理制度實施的效果受到影響。另外，由于缺乏高效的合同管理程序，合同經(jīng)辦人員和管理部門在合同簽訂和審核過程中無法按一定的方式、時間和順序進行工作，致使辦事效率降低；而合同簽訂后沒有一定的傳遞、監(jiān)督程序，使合同的執(zhí)行處于無序狀態(tài)，影響合同的正常履行。
（四）缺乏專業(yè)的合同管理人才
由于沒有成立專門的合同管理機構(gòu)，合同管理人員大多不專業(yè)，造成制定的合同條款不規(guī)范，合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)。合同管理的意識差，管理的技術(shù)含量相對較低，思想上不夠重視。合同法制觀念淡薄，缺乏合同法律的相關(guān)知識，風(fēng)險意識不強。簽訂合同時缺乏了解對方當(dāng)事人，對方的履約能力不了解，沒有嚴(yán)格審核對方的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)，不能認(rèn)真根據(jù)國家法律和學(xué)校文件制定合同，對合同的主要條款沒有認(rèn)真推敲，隨意草率地簽訂合同，致使在履行合同過程中時常出現(xiàn)糾紛和違約現(xiàn)象，給學(xué)校造成了不良的社會影響和不必要的經(jīng)濟損失。
三、合同管理制度的構(gòu)建
文章在總結(jié)本校合同管理制度、借鑒國內(nèi)外高校與其他單位合同管理制度的基礎(chǔ)上，認(rèn)為科學(xué)的合同管理制度應(yīng)該包括以下要件：
（一）合同管理的全生命周期管理
確定制度的生命周期。合同管理制度的全生命周期，可以概括成從部門內(nèi)部最初的確定管理機構(gòu)和明確職責(zé)開始，經(jīng)過合同訂立依據(jù)、合同談判組織、合同審批，到合同授權(quán)、合同簽署、合同生效，再經(jīng)過合同履行與合同終結(jié)，對合同運作全過程進行逐步改進與優(yōu)化，形成整個單位的合同管理制度。
首先，從組織上采取措施，實施規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理，制定一整套合同管理的有關(guān)工作制度和規(guī)定，對合同管理的組織、合同管理的程序以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、檢查、清理等每一個工作環(huán)節(jié)均作出明確規(guī)定。
其次，實現(xiàn)全過程、動態(tài)的合同跟蹤管理。對合同實施過程中的變更、調(diào)整、補充等的管理，保證合同履行的統(tǒng)一性和連續(xù)性。重視合同變更處理的程序和依據(jù)，發(fā)生重大變更時，應(yīng)同時進行合同變更；發(fā)生與約定不符的情況時，要及時協(xié)商，簽訂補充協(xié)議，并明確相應(yīng)作廢的條款、協(xié)議，以便對建設(shè)項目合同管理進行動態(tài)控制，真正實現(xiàn)全過程管理。
（二）合同管理業(yè)務(wù)處理制度化
制度是管理的基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)操作的規(guī)范。針對合同管理，建立一套嚴(yán)密的合同管理工作制度，建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)”的管理體制，制定工作發(fā)展所要求的新機制、新規(guī)范，并通過政策來保障制度的運行。
首先是合同管理制度標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計。合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，對合同管理程序體系建立、合同流程規(guī)范化、合同管理模式、合同形成、合同內(nèi)容、合同有效執(zhí)行等所做的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范。結(jié)合管理實際，對制度存在問題進行復(fù)核，提出對原制度改造、整合、拆分或廢止、增刪等建議，對常用合同進行文本格式化和通用條款要約優(yōu)化等工作。合同訂立的依據(jù)參考，是否符合國家法律法規(guī)和上級的有關(guān)要求，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)和學(xué)校合同管理辦法，制定合同。確定合同權(quán)限管理，對不同文本、不同金額、不同類型等合同明確合同權(quán)限，例如用人合同、采購合同等審核的權(quán)限。
其次，完善單位合同管理崗位責(zé)任制。主要目的在于對于合同管理的主辦部門、協(xié)辦部門以及主管部門的職責(zé)和合同管理人員的日常工作的責(zé)任明確，建立完整清晰的權(quán)責(zé)利關(guān)系，監(jiān)督合同管理人員認(rèn)真完成工作范圍內(nèi)的管理工作，明確職責(zé)分工，形成完善的合同管理體系。學(xué)校合同管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)的原則。校長全面領(lǐng)導(dǎo)合同管理工作，分管校領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能部門依照崗位和部門職責(zé)履行相應(yīng)的合同管理職責(zé)。
（三）合同管理制度內(nèi)容表式化
為能更好地理解和掌握合同管理制度的內(nèi)容，更加形象化的瀏覽合同管理制度，將合同管理制度進行表式化，用表格化的方式展現(xiàn)內(nèi)容。一是對合同內(nèi)容進行匯總簡化，認(rèn)真設(shè)計表格行列格式和內(nèi)容，確保表格簡單化和美化。一張張簡單明了的表單，以直觀的圖形或簡潔的文字將文字制度執(zhí)行中的關(guān)鍵節(jié)點以表單的方式予以體現(xiàn)；二是確定合同管理標(biāo)準(zhǔn)件，全省采取統(tǒng)一的填寫格式或者審核格式，確保工作的可行性和有效性。照表單中項目和步驟執(zhí)行，就是遵章實施的過程。實行表單化管理，員工“照單執(zhí)行”，避免了由于對文本制度理解上的差異，大大降低了員工的執(zhí)行成本。員工作業(yè)時，只需要嚴(yán)格執(zhí)行表單，照表單既定的步驟和內(nèi)容執(zhí)行就可以了，不需要靠記憶和對文本制度的理解執(zhí)行，使復(fù)雜問題簡單化，能夠得到“想違章”都難的效果。例如合同審核表、合同履約單和合同終結(jié)表。三是表述合同管理權(quán)限，對合同管理制度中明確的不同合同審核權(quán)限具體明確，并運用表格的形式確定。固化審批業(yè)務(wù)流程和審批權(quán)限，明確審批責(zé)任，杜絕人為偏差，使操作流程更加規(guī)范化，真正達(dá)到依靠制度規(guī)范牽引。
（四）合同管理制度的表式內(nèi)容流程化
各種制度和流程之間的關(guān)聯(lián)直接決定了整個管理體系是否有效銜接，也決定了其運轉(zhuǎn)的效率及效果。業(yè)務(wù)流程管理就是對業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行、管理、監(jiān)控以及優(yōu)化的過程。通過進一步固化流程，讓制度更廣泛的“落地”。制定在線審批流程，合同簽訂后，按照系統(tǒng)預(yù)先固化的步驟和權(quán)限，在起點開始傳送帶式自動在線流轉(zhuǎn)，在預(yù)先設(shè)計的控制點自動停留，等待處理。
本節(jié)點人員審批處理完成后，自動向下一節(jié)點流轉(zhuǎn)，直至業(yè)務(wù)流程終點，不受人為干擾。借助信息系統(tǒng)平臺，將合同涉及的各部門活動固化到信息系統(tǒng)，實現(xiàn)在線流轉(zhuǎn)。將所有與合同相關(guān)的制度、崗位職責(zé)、權(quán)限指引通過業(yè)務(wù)分類與流程進行一一關(guān)聯(lián)，并全部固化到系統(tǒng)中。通過對內(nèi)容的流程管理，使合同的運行情況一目了然。
（五）流程內(nèi)容信息化
以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對合同各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，將合同過程數(shù)字化，并加工生成新的信息資源，提供給各層次的人們洞悉、觀察合同業(yè)務(wù)中的一切信息。信息化管理使合同制度在橫向和縱向上集成，展現(xiàn)出完整的端到端的流程，真正實現(xiàn)所謂管理的“橫向到邊，縱向到底”。
合同管理模塊的各部分，如合同訂立、合同審核會簽、合同簽署、合同履行、合同終結(jié)等要件，全部數(shù)字化，合同概況信息可查詢、檢索，合同內(nèi)容可在線瀏覽、全文檢索；合同與業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用實現(xiàn)數(shù)據(jù)級的共享交換；合同與業(yè)務(wù)部門的工作流程實現(xiàn)應(yīng)用級的互聯(lián)互通。
借助現(xiàn)代信息化技術(shù)和手段，將業(yè)務(wù)流程、審批控制點和權(quán)限在系統(tǒng)中進行格式化固定，實現(xiàn)網(wǎng)上區(qū)分業(yè)務(wù)，流程自動流轉(zhuǎn)，審批控制點不可逾越的審批模式，如果超出權(quán)限，則系統(tǒng)會發(fā)出業(yè)務(wù)預(yù)警。通過建設(shè)授權(quán)機制，明確不同級別流程的管理權(quán)限，部門與合同類型的對應(yīng)；合同類型、合同金額與合同權(quán)限的對應(yīng)；合同履行與合同審核對應(yīng)；合同結(jié)算與合同履行對應(yīng)；合同終結(jié)與合同履行對應(yīng)，從而使合同管理更加有效。信息化管理能動態(tài)跟蹤業(yè)務(wù)活動的信息，實時提供歷史數(shù)據(jù)，可以有效掌握合同活動過程。這樣可提高合同審批的效率和透明度，誰拖而不辦流程就會停止在誰那里，責(zé)任顯而易見。
四、合同管理制度建設(shè)的意義
經(jīng)過對合同管理制度的實行，從效果上來說，既能保證合同不折不扣的被嚴(yán)格遵守，還取得了不少其他成果。
（一）實現(xiàn)半紙化、無紙化辦公
充分利用OA系統(tǒng)和綜合處理系統(tǒng)，啟動半紙化辦公。實現(xiàn)了從訂立、復(fù)核、履行和終結(jié)等一系列程序，基本取消了紙質(zhì)審批。從有紙化到無紙化辦公的轉(zhuǎn)變，這不僅節(jié)約了辦公成本，促進了厲行節(jié)約，建設(shè)節(jié)約型機關(guān)，還極大提高了辦公效率，提升了信息化工作水平。
合同管理系統(tǒng)可實現(xiàn)遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)處理，改變過去以人力攜帶紙質(zhì)資料逐環(huán)節(jié)辦理業(yè)務(wù)的審批方式，業(yè)務(wù)審批依托網(wǎng)絡(luò)自動流傳，審批流程透明，審批速度加快。減少紙質(zhì)憑證的人工傳遞，免除了業(yè)務(wù)人員在各辦公場所區(qū)間的往返，使審批業(yè)務(wù)由固定場所、固定時間的審批，轉(zhuǎn)變?yōu)槿我鈭鏊⑷我鈺r間的審批，解決了因內(nèi)控流程復(fù)雜、審批流轉(zhuǎn)單據(jù)多，數(shù)據(jù)量大而造成的管理成本高、效率低的問題，實現(xiàn)“無紙化、無腿化、省錢化”辦公。
（二）節(jié)省費用
合同管理系統(tǒng)的運用，節(jié)省了物力和人力資本，直接結(jié)果是運營成本的降低，由于減少了事故的發(fā)生，也節(jié)省了因不當(dāng)操作帶來的損失。在工作實施中，每一步都精確標(biāo)明，或文字或示圖。該項工作的開展，只需按照表單的說明一項項操作就可以順利完成。傳統(tǒng)的審判方式是固定時間、固定場所、固定人員的審批方式，這種方式使業(yè)務(wù)操作人員因?qū)徟唛_會、出差等原因造成無法及時審核而增加工作量甚至影響業(yè)務(wù)開展，而在線的管理方式則消除了這種弊端，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)遠(yuǎn)程控制，使內(nèi)部控制及審批業(yè)務(wù)，由固定場所和固定時間的審批，轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時隨地的審批，有利于提升工作效率，節(jié)省了辦公費用。另外，加強單位的合同管理可以更好地提高合同的履行率，在很大程度上能夠避免一些不必要的經(jīng)濟損失。
（三）制度無形執(zhí)行
實施信息化的管理系統(tǒng)，將其固化在信息系統(tǒng)中，讓員工不得不按既定的制度和流程辦事。制度的執(zhí)行按程序進行，各部門各負(fù)其責(zé)，使制度運行合理，使員工養(yǎng)成遵守制度，遵守章程的好習(xí)慣。合同管理制度成功推行后，員工們感受到制度落地帶來的便捷和成就感，會自然而然地認(rèn)同并習(xí)慣這些制度。在這種基礎(chǔ)和環(huán)境下，順勢陸續(xù)推行其它制度就會更加順利。同時充分發(fā)揮員工的首創(chuàng)精神，鼓勵員工結(jié)合實際大膽地探索一系列行之有效的合同管理方式，并及時總結(jié)經(jīng)驗、予以推廣。
讓員工自覺樹立按流程辦事的觀念和流程管理的思想，改善了培育遵章習(xí)慣的途徑，提高了生產(chǎn)人員的工作效率。由于標(biāo)準(zhǔn)一致且執(zhí)行過程不因人而異，工作成果的不確定問題得到控制。由高調(diào)高壓式靠人推行管理，轉(zhuǎn)變?yōu)殪o悄悄靠系統(tǒng)踐行自我管理，形成“制度至上”的單位文化。
（四）有效避免事故的發(fā)生
關(guān)鍵詞：高校合同管理；內(nèi)部控制設(shè)計；合同管理機制
一、引言
合同管理是高校經(jīng)濟活動的重要組成部分，是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權(quán)益的有力武器。本文從高校合同管理的現(xiàn)狀入手分析了高校合同管理意義、涉及類別及現(xiàn)存問題，提出了高校目前合同管理中存在缺少統(tǒng)一歸口管理機制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系統(tǒng)防控等問題，導(dǎo)致高校合同管理內(nèi)部控制存在一定的風(fēng)險。鑒于以上問題和風(fēng)險，本文通過對合同組織、合同訂立、合同履行、合同歸檔評估等方面的業(yè)務(wù)流程梳理和內(nèi)控環(huán)節(jié)設(shè)計，提出了應(yīng)通過信息化的聯(lián)動手段，逐步研究建立健全合同的歸口管理、履行監(jiān)控、擬定審核以及歸檔評估等機制，對合同管理進行一定規(guī)范，減少高校合同管理過程中面對的風(fēng)險。
二、高校合同管理現(xiàn)狀
(一)高校合同管理意義
合同管理貫穿于高校經(jīng)濟活動的始終，涉及高校日常管理的多項主要業(yè)務(wù)，需要單位各部門共同參與和管理。高校在經(jīng)濟活動中通過簽訂合同，規(guī)范合同雙方的經(jīng)濟活動開展。一方面有助于高校防范法律風(fēng)險，預(yù)防經(jīng)濟糾紛，維護合法權(quán)益，保證高校經(jīng)濟活動符合法律法規(guī)；另一方面有助于控制高校財務(wù)風(fēng)險，通過合同管理幫助高校節(jié)省交易時間，降低交易成本，加速資金周轉(zhuǎn)，減少費用，提高高校資金使用效率。同時，高校通過加強合同管理，可以有效協(xié)調(diào)高校內(nèi)部各方關(guān)系，有利于提高單位內(nèi)部管理水平，提升高校公共服務(wù)的效率和效果。
(二)高校合同涉及類別
本文所稱的合同是指高校與其他法人之間的協(xié)議。根據(jù)合同訂立的不同形式，主要包括書面形式、口頭形式和其他形式訂立的合同。高校經(jīng)濟合同一般以書面合同為主，即指通過合同書、信件和數(shù)據(jù)電文等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式而訂立的合同。根據(jù)高校合同涉及的主要業(yè)務(wù)，主要包括科研合同、人事與勞動合同、教育合作合同、商標(biāo)使用許可合同、基建合同、儀器設(shè)備租賃和不動產(chǎn)買賣、租賃合同、修繕合同、貨物采購合同、技術(shù)服務(wù)合同、外事合同等。
(三)高校合同管理問題
1.缺少統(tǒng)一歸口管理機制
根據(jù)財政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評價指標(biāo)要求，高校應(yīng)建立合同歸口管理機構(gòu)，且對所有合約展開集中劃分與不斷編號，針對法律關(guān)系較為復(fù)雜的合同資料，需要聯(lián)合各機構(gòu)展開集中審核。目前，高校合同由不同部門管理，未建立統(tǒng)一歸口部門，例如，設(shè)備采購合同由資產(chǎn)管理部門管理、工程合同由基本建設(shè)部門管理、科研合同由科技部門管理、重大合同訂立由學(xué)校法律事務(wù)室審核。合同不能統(tǒng)一歸口管理和備案，管理方式方法不能統(tǒng)一，各部門工作職責(zé)分工不明確，組織領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機制不完善，可能會造成多部門共同管理的邊際盲區(qū)，影響公共服務(wù)的效率和效果。
2.缺失部分合同管理流程
根據(jù)財政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評價指標(biāo)要求，高校應(yīng)對合同履行情況進行有效監(jiān)控，確定合約實施的責(zé)任人，以最快速度對合約施行狀況進行審查、研究與驗收，針對必須補充、變更或解除合約的狀況，需要根據(jù)法律展開相應(yīng)的審查工作。目前，高校合同管理制度和流程尚不健全，存在缺少合同驗收和結(jié)算規(guī)定、未能實現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合、缺少對合約簽訂、實行、變更狀況等進行登記工作與管理工作，缺乏對合約按期進行劃分匯總和歸檔管理、缺少關(guān)于涉密合同管理的具體規(guī)定、缺少合同糾紛管理規(guī)定等問題，合同管理過程中流程制度的缺失，會阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險防控。
3.缺乏合同信息系統(tǒng)防控
根據(jù)財政部的內(nèi)控建設(shè)要求，高校應(yīng)以信息化為抓手，遵循內(nèi)部控制的原則，全面識別和評估相關(guān)業(yè)務(wù)風(fēng)險，梳理業(yè)務(wù)流程，通過對各個主要經(jīng)濟業(yè)務(wù)的流程銜接點，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的聯(lián)動效應(yīng)，有效實現(xiàn)合同內(nèi)控管理的信息化落地。目前，高校合同的信息化管理往往僅包括合同線上申請、線上審批等功能，缺少合同執(zhí)行、結(jié)算、變更、備案、終止以及歸檔等程序的信息化管理，重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)未實現(xiàn)一體化，缺乏與收支、資產(chǎn)、采購等系統(tǒng)的鏈接，這就導(dǎo)致無法有效依據(jù)合同進行結(jié)算、無法以預(yù)算為來源進行管控等問題，會阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險防控。
三、高校合同管理機制內(nèi)控設(shè)計和措施建議
高校合同管理主要分為合同訂立與履行兩個關(guān)鍵流程。合約簽訂流程涉及合同調(diào)查、擬定文本、審核、簽署等一系列程序。合約履行涉及合約實施、補充、變更、終止、糾紛解決、結(jié)算、歸檔及后評估等一系列程序。在合同管理的各項關(guān)鍵流程中，應(yīng)確定業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控要求，按期審查與評估合同管理的薄弱流程環(huán)節(jié)，使用有效控制手段，最大限度避免風(fēng)險出現(xiàn)的可能性，保障高校根本利益，達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)。
(一)健全合同管理組織體系
對合同組織環(huán)節(jié)的控制是指對合同組織體制、制度流程、部門間溝通協(xié)調(diào)的內(nèi)部控制。合同管理制度的規(guī)范和齊備、合同管理機構(gòu)設(shè)置的合理和協(xié)調(diào)是合同內(nèi)控風(fēng)險防控的基礎(chǔ)。
1.完善合同管理制度和業(yè)務(wù)流程控制機制
建立規(guī)范的合同管理制度和業(yè)務(wù)流程，實行合同管理的分級授權(quán)制度，明確上級單位、高校決策機構(gòu)、業(yè)務(wù)部門、合同歸口部門、監(jiān)管部門的合同管理權(quán)限和職能，確保高校對外簽訂合同經(jīng)過合法授權(quán)，不簽訂超出有關(guān)規(guī)定范圍的合同；同時，高校應(yīng)定期梳理合同管理各個環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程，針對合同的風(fēng)險領(lǐng)域查找、界定關(guān)鍵控制點，明確合同管理在各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制要素，確保合同管理全過程的有效控制。
2.建立合同歸口管理和崗位責(zé)任控制機制
高校應(yīng)明確合同歸口管理部門，設(shè)置合理的合同管理崗位，明確合同管理職責(zé)分工，建立合同歸口管理制度，完善合同管理溝通協(xié)調(diào)制度。高校需要指定非合同執(zhí)行機構(gòu)的其他部門或者是獨立的機構(gòu)視作合同歸口管理機構(gòu)，對所有合同資料采取集中管理方式，構(gòu)建財會機構(gòu)和合同歸口管理機構(gòu)之間的協(xié)調(diào)制度，完成合同管理與預(yù)算管理、收支管理的有機整合。詳細(xì)而言，應(yīng)該確定不同環(huán)節(jié)的具體規(guī)定，參加重大合約的起草工作、談判工作、審查工作與簽署工作，參加高校合約糾紛的調(diào)節(jié)、仲裁、訴訟環(huán)節(jié)，定期或不定期地檢查合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，高校需要科學(xué)設(shè)定相關(guān)崗位，確定合約的授權(quán)審批與簽訂權(quán)限，對專用章進行合理的保管，禁止未經(jīng)授權(quán)私自以公司名義對外簽署合約，禁止不法簽署擔(dān)保合約、投資合約和借貸合約。
(二)加強合同訂立控制體系
合同訂立環(huán)節(jié)控制是指通過開展合同策劃與調(diào)查，規(guī)范合同談判過程，明確合同文本擬定和審核要求，在權(quán)限范圍內(nèi)簽署合同文本，對合同訂立情況進行登記備案，確保單位合同訂立過程規(guī)范有序。
1.建立合同策劃和談判控制機制
合同策劃是合同控制的起點，高校應(yīng)明確合同簽訂的業(yè)務(wù)和事項范圍，凡是應(yīng)當(dāng)簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項均應(yīng)簽訂書面合同，嚴(yán)禁將需要招標(biāo)管理或需要高級別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的重大經(jīng)濟合約拆分若干小金額的經(jīng)濟合同，嚴(yán)格審核合同策劃目標(biāo)是否與高校職責(zé)使命和戰(zhàn)略目標(biāo)一致，加強合同的計劃管理，防止因簽訂合同導(dǎo)致超計劃投資、超成本支出。訂立合同前，還應(yīng)根據(jù)市場實際情況組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判團隊、選擇適宜的洽談方式開展談判，充分做好簽訂合同的準(zhǔn)備。
2.建立合同擬定和審核控制機制
高校在對外發(fā)生經(jīng)濟活動時需要擬定正式的書面合同，一般合同應(yīng)由業(yè)務(wù)部門或項目負(fù)責(zé)人進行起草、歸口管理部門審核，法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同或重大合同應(yīng)由歸口管理部門參與起草、法律管理部門審核，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。合同擬定結(jié)束之后，高校的相關(guān)機構(gòu)需要對其規(guī)范性、經(jīng)濟性、可行性和嚴(yán)密性進行嚴(yán)格審核，建立健全的審查控制或合同會審制度。
3.建立合同簽署和登記控制機制
高校應(yīng)合理劃分各類合同的簽署權(quán)限和程序，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當(dāng)事人簽署合同，確保合同簽署權(quán)限程序合理、登記備案手續(xù)完善。合同應(yīng)實行合同連續(xù)編號管理，按照統(tǒng)一編號對合同訂立情況進行登記，建立合同管理臺賬，合同經(jīng)編號、審批及簽署后，方可加蓋合同印章。
(三)加強合同履行控制體系
合同履行環(huán)節(jié)控制是指高校借助對合約實施狀況的監(jiān)督，規(guī)范合同補充、轉(zhuǎn)讓和解除等合同變更程序，明確合同結(jié)算要求，妥善處理合同糾紛，詳細(xì)登記合同履行和變更情況，確保高校合同履行過程管控嚴(yán)格。
1.建立合同履行監(jiān)控機制
合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)加強對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)控，實行對合同從訂立、履行到終結(jié)的全過程管理，確保合同履行環(huán)節(jié)得到監(jiān)控與監(jiān)督。與高校經(jīng)濟活動相關(guān)的合同應(yīng)當(dāng)同時提交財會部門作為賬務(wù)處理的依據(jù)并督促對方積極執(zhí)行合同條款，保證合同有效履行。如果發(fā)現(xiàn)對方或自身因素造成無法按期履行合同的情況，需要以最快速度提示風(fēng)險并馬上使用相應(yīng)對策止損。
2.建立合同變更控制機制
高校應(yīng)結(jié)合自身實際情況構(gòu)建合同履行監(jiān)督審查機制，對合約實行過程中簽署補充合約，或變更、解除合約等根據(jù)法規(guī)進行相應(yīng)的審查。與此同時，需要確定合約終止的條件以及應(yīng)當(dāng)辦理補充、變更、解除、終止的相關(guān)程序，安排專門人員對合約手續(xù)進行二次審核。
3.建立合同糾紛控制機制
當(dāng)合同出現(xiàn)糾紛問題時，高校需要在規(guī)定期限內(nèi)和對方進行商量與談判。如若達(dá)到一致意見的，二者需要簽署書面協(xié)議；如若經(jīng)協(xié)商無法處理時，經(jīng)辦工作者需要向相關(guān)負(fù)責(zé)人進行報告，且按照合同約定選取仲裁或訴訟方法進行處理。高校應(yīng)梳理可能存在的合同糾紛問題，明確合同糾紛類型和相關(guān)解決方法方式，建立健全合同糾紛管理方面的制度流程。
(四)建立歸檔評估控制體系
1.建立合同保管與歸檔控制機制
高校應(yīng)在登記并統(tǒng)計合同訂立、履行和變更情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)需要對合同文本進行科學(xué)分類和統(tǒng)一編號，按照類別和編號妥善保管合同文本，建立合同臺賬，并與合同訂立、履行的全過程進行信息系統(tǒng)臺賬管理，規(guī)范合同查詢、流轉(zhuǎn)和借閱程序，對合同保管情況實施定期和不定期檢查，確保合同保管安全可靠、查詢快捷方便。合同履行完成后，合同管理人員應(yīng)及時辦理歸檔手續(xù)。
2.建立合同檢查與評估控制機制
高校應(yīng)建立合同管理檢查評估控制機制，定期對全過程的合同管理總體情況進行分析評估，確保合同管理中存在的問題得到整改落實。具體檢查評估合同簽訂是否符合程序、合同審核意見是否得到合理采納、合同是否全面履行、合同糾紛是否得到妥善處理，對合同管理分析評估中發(fā)現(xiàn)的不足應(yīng)及時加以改進。
(五)加強合同管理系統(tǒng)建設(shè)
加強合同管理系統(tǒng)建設(shè)，建立全程聯(lián)動、模塊銜接、信息系統(tǒng)控制機制，建議高校借助業(yè)界先進的內(nèi)控管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)控管理的一體化、可視化、自動化管理。將預(yù)算、采購、資產(chǎn)等管理模塊與合同管理相連接，形成高校關(guān)鍵業(yè)務(wù)模塊的信息系統(tǒng)聯(lián)動機制，使“事前規(guī)劃—事中控制—事后監(jiān)督”有效銜接，實現(xiàn)以預(yù)算管理為主線、以資金管控為核心的合同訂立及履行過程管控。
參考文獻：
[1]財政部.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)[Z].2012-11-29.
[2]財政部,教育部.高等學(xué)校財務(wù)制度[Z].2012-12-19.
合同管理是建設(shè)工程項目中的核心部分，工程項目管理的各方面工作都要圍繞著這個核心來開展。由于工程項目合同管理本身具有難度大、變量多，周期長等特點，合同內(nèi)容比較多，同一項目甚至有多個合同，在動態(tài)的執(zhí)行中，合同又很容易受到時間的影響，產(chǎn)生大量的變量信息和一些不可預(yù)見的信息內(nèi)容，合同信息數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理在合同控制、傳遞和變更管理中尤顯重要。因此，面對工程合同管理數(shù)據(jù)大且繁雜的信息量，主要依靠人為力量的傳統(tǒng)合同管理模式將會耗費管理人員大量的時間和精力，影響工作的效率。也難以滿足合同管理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、嚴(yán)密、精細(xì)、快速提取的要求，對合同執(zhí)行狀況難以進行動態(tài)跟蹤，甚至因為不能隨時快速有效提供信息數(shù)據(jù)給企業(yè)管理層做決策，而不能有效滿足建筑企業(yè)之間的競爭要求。當(dāng)前，我國正處于信息化快速發(fā)展時期，為工程項目合同規(guī)范化管理建設(shè)創(chuàng)造了良好的實現(xiàn)條件，只有充分利用先進的信息規(guī)范化管理技術(shù)，才能全面提高工程項目管理人員的合同管理效率，從而提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)競爭力，促進企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。
二、國內(nèi)工程項目合同管理的基本情況
1.傳統(tǒng)工程合同管理的現(xiàn)狀。傳統(tǒng)的工程項目合同管理主要體現(xiàn)在合同管理意識不強、管理不嚴(yán)格、職責(zé)不明確等方面，給工程項目的發(fā)展帶來一定負(fù)面影響。主要現(xiàn)狀有：（1）沒有完善的合同管理網(wǎng)絡(luò)，大多數(shù)企業(yè)都沒有形成職能明確的管理網(wǎng)絡(luò)，部門職責(zé)不清，現(xiàn)有管理人員的綜合素質(zhì)不高，尤其是缺乏專職合同管理人員；（2）沒有規(guī)范的合同管理工作流程，工作要求及職責(zé)不明確，且管理方式還以手工管理方式為主，合同管理水平低下，使得施工項目工程的管理和執(zhí)行得不到有效保障；（3）沒有規(guī)范的文檔管理制度，在簽訂書面合同時，往往不夠規(guī)范，周期長，合同履行過程中不夠理想且易給企業(yè)造成不可預(yù)計的損失；（4）合同管理數(shù)據(jù)不能形成統(tǒng)一規(guī)范的管理，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，查找調(diào)用費時費力，造成后期合同管理困難。總的說來，合同體系不規(guī)范不健全，合同管理水平低，仍是我國建筑行業(yè)普遍存在的現(xiàn)象。基于此，傳統(tǒng)的合同管理已無法滿足現(xiàn)代化建設(shè)工程項目發(fā)展的需求。2.工程項目合同規(guī)范化管理建設(shè)存在的問題。存在的問題主要如下：2.1思想認(rèn)識不足，投入力度不夠。大多數(shù)企業(yè)對合同管理的重要性認(rèn)識不夠，沒有建立完善的合同管理機構(gòu)，對合同風(fēng)險缺乏防范意識，沒有認(rèn)識到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。因此在機構(gòu)設(shè)置、人員配備和經(jīng)費等方面支持不夠。2.2工程項目合同管理流程不夠明確，職責(zé)不清。大多數(shù)企業(yè)都沒有制訂統(tǒng)一規(guī)范的合同管理工程流程，由于缺乏統(tǒng)一的要求，各部門權(quán)責(zé)不分明，意見很難統(tǒng)一，造成權(quán)力大家爭、責(zé)任大家推的局面。甚至有些企業(yè)合同管理部門與其它相關(guān)部門缺乏溝通，各自為政，造成合同管理脫節(jié)，效率低下。這些都是企業(yè)管理之大忌，最終將給企業(yè)帶來重大的隱患。2.3合同文檔不規(guī)范不統(tǒng)一。建筑行業(yè)是一個高風(fēng)險行業(yè)，需要有規(guī)范統(tǒng)一的合同文檔來全面體現(xiàn)雙方的責(zé)任、權(quán)利和風(fēng)險。但有些業(yè)主和承包商不能完全按照合同規(guī)范文本簽訂合同，采用一些自制的、不規(guī)范的文本進行簽約。有些業(yè)主甚至通過自制的、籠統(tǒng)的、含糊的文本條件，避重就輕，轉(zhuǎn)嫁工程風(fēng)險。2.4合同監(jiān)督管理不到位。現(xiàn)階段，在工程項目合同管理過程中，合同的申報審批、談判簽約、合同評審、履行等整個環(huán)節(jié)因無規(guī)范化管理，難以對合同全過程進行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理。2.5工程項目合同管理中信息化程度還比較低。不少企業(yè)在進行工程項目合同管理的過程中，常常還是以傳統(tǒng)的手工操作為主要的管理方式，比如，在簽約前的合同審批和評審環(huán)節(jié)，涉及人員眾多，程序復(fù)雜，周期長，造成有些合同長時間不能簽定，嚴(yán)重影響工程項目的進展。不僅在一定程度上增加了建筑工程項目合同管理的成本費用，還嚴(yán)重影響了建筑工程項目合同管理效率，制約了建筑工程項目合同管理的現(xiàn)代化進程。2.6合同管理人員素質(zhì)不高。許多企業(yè)合同管理人員思想品德不過硬，文化水平不高，業(yè)務(wù)不精通，沒有受過正規(guī)的法律教育，缺乏系統(tǒng)的法律知識，無法對合同涉及的各項法律問題作出正確判斷，無法對合同進行有效的管理。
三、實現(xiàn)工程項目合同規(guī)范化管理的措施
規(guī)范化的本質(zhì)是“統(tǒng)一”，目的是“獲得最佳秩序和社會效益”，這也是規(guī)范化的基本出發(fā)點，是建設(shè)工程合同管理規(guī)范化的根本目的。針對以上工程項目合同管理的現(xiàn)狀和存在問題，筆者提出以下幾點措施對規(guī)范化管理建設(shè)進行探討。1.加強思想引導(dǎo)，加大宣傳力度，制定科學(xué)合理的合同規(guī)范化管理建設(shè)實施措施。不斷強化思想的引導(dǎo)，加大宣傳的力度，讓工程企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員樹立正確的工程合同管理意識，促進企業(yè)對工程項目合同管理的重視。積極組織工作人員學(xué)習(xí)建筑企業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)和合同管理知識，尤其是對于相關(guān)的《合同法》、《建筑法》等，從根本上提升從業(yè)人員的法律意識和專業(yè)知識，進而制定科學(xué)合理的合同規(guī)范化管理建設(shè)實施措施，有效增強建筑工程項目合同管理水平。2.結(jié)合行業(yè)特點，引進技術(shù)，建設(shè)集合度較高的工程項目合同統(tǒng)一管理平臺。傳統(tǒng)的管理方法效率相對較低，在當(dāng)前信息化時代，運用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)來進行合同管理是現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必然趨勢。應(yīng)鼓勵工程企業(yè)根據(jù)相關(guān)工程行業(yè)的實際情況，結(jié)合企業(yè)自身特點，引進相關(guān)科學(xué)技術(shù)，以合同相關(guān)法律法規(guī)作為基本原則，結(jié)合合同操作全過程中的因素，構(gòu)建具有網(wǎng)上申報、審批、審查、簽訂管理、履行管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析匯總等功能，屬于企業(yè)自己的集合度較高的工程項目合同統(tǒng)一管理平臺，有效推進本企業(yè)工程合同規(guī)范化管理進程。3.建立工程項目合同規(guī)范化管理流程。要確保工程項目合同統(tǒng)一管理平臺有效運作，實現(xiàn)工程合同的規(guī)范化管理，筆者認(rèn)為前提是需建立統(tǒng)一且規(guī)范的合同管理流程。首先，企業(yè)需形成一個完善的合同管理網(wǎng)絡(luò)，明確合同主管部門、承辦部門及其它相關(guān)部門的工作職責(zé)及要求，從而保障統(tǒng)一管理平臺各個環(huán)節(jié)運作的有效性。其次，企業(yè)需形成一個標(biāo)準(zhǔn)化的合同操作流程，明確每個操作環(huán)節(jié)的功能及要求，以及操作的標(biāo)準(zhǔn)流程指向，使操作人員有明晰、規(guī)范的工作指南，從而確保統(tǒng)一管理平臺快速、有效、規(guī)范的運作。最后，企業(yè)還應(yīng)制定一系列與合同相關(guān)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)程序文件，如在建工程一覽表、合同項目申報表、合同評審表、合同標(biāo)準(zhǔn)模板、合同管理數(shù)據(jù)臺帳等，以保障統(tǒng)一管理平臺操作的有效性。建立工程項目合同的規(guī)范化管理流程，除了能夠保障統(tǒng)一管理平臺的有效運作，還能夠全面完善合同管理數(shù)據(jù)，易于對合同各個環(huán)節(jié)的控制，易于對合同項目全過程的監(jiān)管，也易于企業(yè)管理層查閱調(diào)用合同管理數(shù)據(jù)，快速做出經(jīng)營管理決策。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：石油企業(yè) 合同管理 風(fēng)險評估風(fēng)險控制 大港油田
中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914(2011)09-245-02
一、石油企業(yè)合同管理風(fēng)險評估的方法
合同管理的風(fēng)險評估方法是指采取何種方式對合同風(fēng)險進行評估。從邏輯上來說，風(fēng)險識別與風(fēng)險評估是前后先繼的，先進行識別然后進行評價與估計。但從企業(yè)管理工作的宏觀角度來說，合同風(fēng)險評估需要結(jié)合企業(yè)自身的特點進行。筆者認(rèn)為，企業(yè)合同風(fēng)險的評估是一項基于經(jīng)驗的科學(xué)，需要依據(jù)一定的方法對企業(yè)合同運行中的各個環(huán)節(jié)進行分析。筆者認(rèn)為，可以運用生產(chǎn)，業(yè)務(wù)流程法和調(diào)查表法識別與評價合同風(fēng)險。在掌握合同流程的基礎(chǔ)上設(shè)計調(diào)查表，先選取少量調(diào)研對象發(fā)放調(diào)查表，聽取調(diào)查表試填者反饋的意見和建議后。修改和完善風(fēng)險調(diào)查表。調(diào)查表經(jīng)過幾輪的試填一反饋一修改后，形成正式的合同風(fēng)險調(diào)查表。按照上述方法將調(diào)查結(jié)果進行篩選和分析，按照統(tǒng)計學(xué)的方法，大致可以估算出企業(yè)合同管理過程中各個環(huán)節(jié)的風(fēng)險系數(shù)水平，在此基礎(chǔ)上分析得出此次合同風(fēng)險調(diào)查反映出的問題和建議。可以說，石油企業(yè)合同管理中的風(fēng)險評估工作是一項既具有科學(xué)性又具有強烈管理實踐色彩的創(chuàng)造性工作。
二、石油企業(yè)合同管理風(fēng)險評估的案例分析
按照上述生產(chǎn)，業(yè)務(wù)流程法和調(diào)查表法我們可以首先設(shè)計出石油企業(yè)風(fēng)險評估調(diào)查表的內(nèi)容。調(diào)查表的內(nèi)容設(shè)計是否科學(xué)以及是否符合現(xiàn)實需求是調(diào)查是否能夠成功的關(guān)鍵。筆者認(rèn)為，對于合同風(fēng)險進行評估的調(diào)查應(yīng)該是基于對企業(yè)現(xiàn)有合同管理工作的關(guān)鍵點以及同行業(yè)企業(yè)合同風(fēng)險的顯露點來進行設(shè)計。
參照中石油公司合同風(fēng)險評估調(diào)查表的設(shè)計原則與設(shè)計內(nèi)容，筆者對大港油田合同管理的風(fēng)險評估調(diào)查表設(shè)計了內(nèi)容。并依據(jù)合同管理風(fēng)險與合同法律風(fēng)險將上述調(diào)查表進行了分別設(shè)計。設(shè)計了兩大類7小類29個具體的指標(biāo)。在本研究中，筆者將上述29個具體指標(biāo)設(shè)計成了調(diào)查問卷，對大港油田及其所屬公司進行了問卷調(diào)查，下面筆者將對下述兩大類7個小類29個具體指標(biāo)進行介紹，并對調(diào)查結(jié)果進行統(tǒng)計。
1.合同外部風(fēng)險要素調(diào)查與統(tǒng)計。合同外部風(fēng)險要索主要指的是從宏觀上來說影響合同運行的因素。筆者認(rèn)為，影響合同外部運行的主要指標(biāo)體系有：(1)合同管理人員指標(biāo)體系。合同管理人員是企業(yè)當(dāng)中專門從事合同管理的專業(yè)人員，是否具有合同管理人員以及合同管理人員的素質(zhì)與水平直接影響著企業(yè)的合同管理水平與風(fēng)險評估水平。因此影響石油企業(yè)合同管理風(fēng)險評估水平的首要因素是人力資源因素，即合同管理人員指標(biāo)體系應(yīng)該設(shè)計為合同風(fēng)險評估的首要指標(biāo)體系。該指標(biāo)體系可以具體設(shè)置如下幾個分項指標(biāo)：公司負(fù)責(zé)人的法律意識、合同管理部門負(fù)責(zé)人的法律工作水平、合同管理人員的業(yè)務(wù)操作能力、相關(guān)部門對法律工作的支持程度、法律人員配備的充足性、法律隊伍的穩(wěn)定性六個子項。除了上述平面設(shè)計的內(nèi)容之外，還要考慮上述人員的數(shù)量以及穩(wěn)定性與有效性等。(2)合同管理制度指標(biāo)體系。良好的制度是預(yù)防危機與管理危機的重要構(gòu)成要素。因此筆者認(rèn)為，石油企業(yè)的合同管理制度是影響企業(yè)合同運行的主要外部因素之一，圍繞該部分應(yīng)該設(shè)計相應(yīng)的指標(biāo)體系。筆者認(rèn)為該項可以包含：制度健全程度、制度明確程度、制度動態(tài)調(diào)整性、制度和諧性四項內(nèi)容。制度健全程度考察制度的全面性；制度明確程度考察制度的明晰性；制度動態(tài)調(diào)整性著重考察隨時間發(fā)展，制度能否及時調(diào)整，以減少制度對實踐的不適應(yīng)情況；制度和諧性重在考察有無政出多門、相互矛盾的情形。(3)合同管理流程指標(biāo)體系。管理是一種流程控制，合同管理的流程控制直接影響著合同管理的質(zhì)量。石油企業(yè)合同應(yīng)該按照《石油企業(yè)合同管理規(guī)定》等行業(yè)性操作過程進行操作，從合同簽約依據(jù)維護，到理順管理流程，最后到合同驗收環(huán)節(jié)。都要傲到合規(guī)性操作。筆者認(rèn)為該部門可以具體設(shè)計業(yè)務(wù)流程規(guī)范性、業(yè)務(wù)流程效率性、業(yè)務(wù)流程可操作性、業(yè)務(wù)流程有效性四個子項共同構(gòu)成合同管理流程風(fēng)險。業(yè)務(wù)流程規(guī)范性以考察各予公司所制訂的合同管理業(yè)務(wù)流程是否符合公司規(guī)定和管理要求為主；業(yè)務(wù)流程效率性考察合同管理業(yè)務(wù)流程的便捷性；業(yè)務(wù)流程的可操作性主要考察所制訂的業(yè)務(wù)流程是否符合管理實踐，有無不合理之處；業(yè)務(wù)流程的有效性著重考慮流程操作的效果，業(yè)務(wù)流程能否有效地防范預(yù)計到的合同管理中的各種風(fēng)險。(4)合同管理系統(tǒng)指標(biāo)體系。隨著《中國石油合同管理系統(tǒng)》的進一步應(yīng)用，系統(tǒng)用戶能夠全面掌握合同簽訂的流程，及時跟蹤合同的審批情況，縮短了合同的簽訂周期。同時使合同經(jīng)辦人員和審批人員加強了合同簽訂、履行、驗收的自覺性和主動性，方便了合同的日常管理，基礎(chǔ)資料的檢索、合同運行狀態(tài)的跟蹤，明確各類合同的流程。在選擇了合同類別后，合同將在系統(tǒng)中自動匹配相應(yīng)的類別和審批流程，使合同審批更加方便，推進了合同管理的進步，提升了合同管理的水平。筆者認(rèn)為對于中石油合同管理系統(tǒng)的執(zhí)行情況應(yīng)該單獨設(shè)計指標(biāo)體系進行調(diào)查，具體可以分為信息及時性、可靠性、有用性和網(wǎng)絡(luò)安全性四項。
2.合同內(nèi)部風(fēng)險要素調(diào)查與統(tǒng)計。(1)合同締結(jié)指標(biāo)體系。合同締結(jié)指標(biāo)體系是指在合同內(nèi)部運行過程中，合同締結(jié)階段所產(chǎn)生的風(fēng)險因素而形成的調(diào)查指標(biāo)體系。締結(jié)合同風(fēng)險的指標(biāo)體系可以設(shè)置合同相對人風(fēng)險(合同相對人在資信、資質(zhì)、履約能力方面存在瑕疵)、書面合同風(fēng)險、合同審查風(fēng)險、人風(fēng)險(合同簽定人是無權(quán)人)等。目前，石油企業(yè)的大型合同都需要按照招投標(biāo)的法律程序完成合同的邀約與承諾過程，因此合同締結(jié)的指標(biāo)體系可以依據(jù)招投標(biāo)過程中具有風(fēng)險的環(huán)節(jié)來進行設(shè)計。具體來說，可以設(shè)計如下子項目：招投標(biāo)合法性風(fēng)險、招投標(biāo)規(guī)范性風(fēng)險、招標(biāo)人風(fēng)險(此種情形下石油企業(yè)是投標(biāo)人)、投標(biāo)人風(fēng)險(此種情形下石油企業(yè)是招標(biāo)人)、評標(biāo)專家風(fēng)險(此種情形下石油企業(yè)是招投標(biāo)活動的一方當(dāng)事人)。評標(biāo)專家風(fēng)險主要是指招投標(biāo)管理機構(gòu)對評標(biāo)專家選擇不規(guī)范以及評標(biāo)專家職業(yè)道德是否很好執(zhí)行存在風(fēng)險。(2)合同文本指標(biāo)體系。標(biāo)準(zhǔn)合同對于防止合同文本風(fēng)險具有重要意義，能夠極大地提高企業(yè)防范合同風(fēng)險的水平。中石油花費巨資開發(fā)并在其系統(tǒng)內(nèi)推廣標(biāo)準(zhǔn)合同影響重大，意義深遠(yuǎn)，可以提高合同管理效率、改善合同管理質(zhì)量，所以將其單獨考察。標(biāo)準(zhǔn)文本風(fēng)險重點考慮了標(biāo)準(zhǔn)文本的覆蓋率、文本的質(zhì)量水平、標(biāo)準(zhǔn)合同的適用性三個方面。標(biāo)準(zhǔn)文本的覆蓋率能夠反映是否覆蓋了合同業(yè)務(wù)的全部領(lǐng)域、標(biāo)準(zhǔn)文本的質(zhì)量高低能夠反映合同文本的質(zhì)量水平，標(biāo)準(zhǔn)文本的適用范圍能夠表明是否明確，標(biāo)準(zhǔn)合同的適用性能夠反映標(biāo)準(zhǔn)合同在實踐中的使用程度。(3)合
同履行指標(biāo)體系。合同履行指標(biāo)體系是將依據(jù)法律經(jīng)驗的判斷及行業(yè)經(jīng)驗的判斷，對合同履行過程中容易出現(xiàn)風(fēng)險的環(huán)節(jié)設(shè)計而成的風(fēng)險調(diào)查指標(biāo)。筆者認(rèn)為，合同履行環(huán)節(jié)的風(fēng)險點主要有合同履行風(fēng)險(交易雙方或者合同相對人未按照約定方式履行合同；在合同履行過程中沒有行使或者不當(dāng)行使了相關(guān)的抗辯權(quán)利)、合同變更的風(fēng)險(未按照國家合同法律或者合同的約定而變更了合同標(biāo)的，使合同履行的時間、地點、方式等發(fā)生了變動)、合同解除風(fēng)險(未按照國家法律或者合同約定正確行使合同解除權(quán)等)、違約責(zé)任風(fēng)險(合同當(dāng)事人出現(xiàn)了違約事由，而沒有按照法律或者合同約定追求其違約責(zé)任)。
三、石油企業(yè)合同管理風(fēng)險控制的基本路徑
上文中筆者對石油企業(yè)合同管理風(fēng)險評估的方法進行了介紹并結(jié)合大港油田合同管理的風(fēng)險評估調(diào)查進行了個案推演。結(jié)合風(fēng)險識別的基本方法與路徑，我們可以總結(jié)出石油企業(yè)合同管理風(fēng)險控制的以下幾個方面：
1.合同風(fēng)險控制應(yīng)納入危機管理體系。合同風(fēng)險不是石油企業(yè)的偶發(fā)事件與突發(fā)事件，而應(yīng)納入企業(yè)的危機管理進行系統(tǒng)管理。合同是企業(yè)微觀運行的法律表征，合同的風(fēng)險在一定程度上就是企業(yè)的風(fēng)險，因此合同風(fēng)險的控制應(yīng)該納入企業(yè)的危機管理體系，形成制度化的管理模式，建立起石油企業(yè)合同風(fēng)險的防范與控制的制度體系。
2.合同風(fēng)險的識別是風(fēng)險控制的基礎(chǔ)。合同風(fēng)險的識別是合同管理的起步，也是對合同風(fēng)險進行控制的基礎(chǔ)。石油企業(yè)應(yīng)該建立起合同風(fēng)險識別機制，由專業(yè)人員利用專門知識與專業(yè)方法對企業(yè)合同的運行進行風(fēng)險分析，找出動態(tài)運行著的合同可能存在風(fēng)險的關(guān)鍵節(jié)點，有目的、有重點地進行風(fēng)險評估與防控。
一、引言
隨著大數(shù)據(jù)、云會計[ 1 ]、移動互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，從2012年開始，重慶海事局持續(xù)建設(shè)以財務(wù)集中核算為核心業(yè)務(wù)的財務(wù)云平臺。2013年制定了《重慶海事局經(jīng)濟合同管理辦法（試行）》，并根據(jù)財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱《內(nèi)控規(guī)范》），開發(fā)了“經(jīng)濟合同管理子系統(tǒng)”，初步實現(xiàn)了合同管理內(nèi)部控制信息化，為實現(xiàn)單位合同控制目標(biāo)、降低合同風(fēng)險、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。
在合同從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變到信息化管理的過程中，信息網(wǎng)絡(luò)化對信息質(zhì)量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來學(xué)者們一直關(guān)注信息技術(shù)如何影響合同管理的問題。閆秀杰[ 3 ]認(rèn)為合同款收付進度是判斷合同履行風(fēng)險的重要參考證據(jù)，可以從會計核算角度，增設(shè)“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業(yè)務(wù)進行獨立歸集，實現(xiàn)合同款收付過程明細(xì)管理。劉華等[ 4 ]認(rèn)為可以應(yīng)用知識管理的理論與方法構(gòu)建合同管理信息平臺，其原理是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在總的合同管理信息平臺下構(gòu)建合同庫、知識庫、專家?guī)旌椭R交流中心四個模塊。馬穎[ 5 ]認(rèn)為建立合同內(nèi)部控制系統(tǒng)的過程是以控制為導(dǎo)向，使其在制度安排上更注重在合同準(zhǔn)備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態(tài)風(fēng)險在每個過程中都有相應(yīng)的控制手段發(fā)揮作用，成為一個適時的動態(tài)過程控制系統(tǒng)。
綜觀現(xiàn)有研究，這些文獻主要是從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構(gòu)建、控制方法等方面進行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制問題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財務(wù)云平臺的合同管理系統(tǒng)為研究對象，通過實地調(diào)研重慶海事局的合同管理內(nèi)部控制情況，然后從信息系統(tǒng)的角度去研究探討合同管理存在的內(nèi)部控制問題，并提出基于信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制改進及優(yōu)化措施。
二、重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問題分析
（一）合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)流程
重慶海事局是交通運輸部設(shè)置在長江干線負(fù)責(zé)重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機關(guān)，下設(shè)12個海事處及26個海事執(zhí)法大隊。該單位于2013年7月1日起實施《重慶海事局經(jīng)濟合同管理辦法（試行）》，對合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責(zé)任等作出了詳細(xì)規(guī)定，基本形成了合同管理的內(nèi)部控制體系。
重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)媒介流轉(zhuǎn)的方式進行，合同履行和合同檔案管理兩個階段已經(jīng)實現(xiàn)信息化管理。基于財務(wù)云平臺的合同管理，結(jié)合智能終端APP應(yīng)用，實現(xiàn)了合同的移動審批、實時查詢和執(zhí)行分析等功能，解決了因為下屬機構(gòu)眾多、地理位置分散而導(dǎo)致合同無法集中管理所帶來的風(fēng)險。通過線下的經(jīng)濟合同調(diào)查、談判和在財務(wù)云平臺線上執(zhí)行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達(dá)到了重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)。重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的具體流程如圖1所示。
目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進行，由合同承辦部門具體負(fù)責(zé)經(jīng)濟合同的前期準(zhǔn)備、調(diào)查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經(jīng)濟合同審查表》為流轉(zhuǎn)媒介進入審批流程，相關(guān)職能審查部門負(fù)責(zé)人審查后再由復(fù)核小組進行審核，之后簽訂經(jīng)濟合同。合同履行階段流程由基于財務(wù)云平臺的合同管理系統(tǒng)進行，由合同承辦人通過“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數(shù)據(jù)，并將合同文本及相關(guān)資料通過掃描的方式上傳到云平臺上以附件的形式保存，同時填寫合同的收支計劃并設(shè)置到期提醒功能。在計劃收支時間的前十日，系統(tǒng)會自動提示財務(wù)會計處的財務(wù)人員進行合同款項收付操作，根據(jù)項目的進度由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批復(fù)核完成之后由財務(wù)人員向簽約對象收付款。履行完合同中明確的各項義務(wù)之后，財務(wù)會計處進行項目結(jié)算，由合同承辦部門進行歸檔操作。
經(jīng)濟合同相關(guān)職能審查部門及合同復(fù)核小組成員可以借助智能手機或平板電腦等移動智能終端通過APP應(yīng)用隨時完成合同的審核，合同經(jīng)辦人員及財務(wù)人員也能夠隨時接入云平臺，實時查詢合同執(zhí)行進度，借助臺賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內(nèi)部控制的水平和效率。
（二）合同管理內(nèi)部控制存在的問題分析
合同的履行階段和檔案管理階段已經(jīng)通過云平臺初步實現(xiàn)對合同的信息化管理，但是合同管理內(nèi)部控制仍然存在下面的問題。
1.云平臺未實現(xiàn)合同調(diào)查信息化，存在無法有效分析簽約對象資信的風(fēng)險
簽約對象的資信調(diào)查是簽約前一項非常重要的工作，該工作的落實可確認(rèn)簽約對象是否有能力履行合同，從而降低交易風(fēng)險。在進行合同前期調(diào)查時，基本上都是以傳統(tǒng)的方式在網(wǎng)上收集調(diào)查對象的資料或進行實地考察訪問，再進行主觀判斷其財產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力、經(jīng)營能力等。使用這種方式進行合同調(diào)查，比較主觀，容易受個人偏好影響而導(dǎo)致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風(fēng)險。重慶海事局雖然構(gòu)建了云平臺，卻沒有充分利用云平臺的數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)來構(gòu)建合同調(diào)查對象的資信主題數(shù)據(jù)庫，以數(shù)據(jù)為依據(jù)客觀、全面地分析簽約對象的資質(zhì)、誠信度、業(yè)務(wù)能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業(yè)務(wù)和合同類型都相對比較單一，并且有較穩(wěn)定的合作對象，但是一旦面臨新的合作對象，若未對簽約對象的資信情況進行全面分析，就會給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔(dān)經(jīng)濟損失的風(fēng)險。
2.云平臺不能及時反映項目執(zhí)行進度，風(fēng)險預(yù)警能力較弱
目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺進行，利用合同管理系統(tǒng)可以實時查詢所有合同的執(zhí)行進度，在很大程度上解決了未實現(xiàn)信息化管理之前無法隨時了解每個合同執(zhí)行進度的問題。但是，由于風(fēng)險的發(fā)生可能存在于合同管理的各個階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項、檔案管理階段面臨合同或相關(guān)資料丟失的風(fēng)險等，這就需要云平臺有一套較完備的評價機制對合同進行全生命周期的風(fēng)險管理。在合同履行階段系統(tǒng)設(shè)計了“到期提醒”的風(fēng)險防控功能，雖然利用該功能可以根據(jù)計劃收付款時間自動判斷并于十日前提示工作人員收付款項，但是由于系統(tǒng)無法主動監(jiān)控項目的執(zhí)行進度，存在項目進度和計劃收付款項進度不符的情況，使得到期提醒功能無法發(fā)揮其價值。因此，合同款項收付時間仍然由人為控制，逾期支付的現(xiàn)象還是可能出現(xiàn)，風(fēng)險得不到控制時就會導(dǎo)致單位經(jīng)濟利益受損或面臨訴訟的風(fēng)險。
3.云平臺上合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)資源價值挖掘不夠，風(fēng)險防控水平較差
大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)被視為新的生產(chǎn)要素會反饋到合同業(yè)務(wù)活動中，是進行合同管理決策、風(fēng)險預(yù)測與規(guī)避的重要依據(jù)。重慶海事局合同管理涉及政府采購、建設(shè)項目、國有資產(chǎn)等多個業(yè)務(wù)板塊，這些業(yè)務(wù)過程都在云平臺上運行，形成了大量有價值的數(shù)據(jù)。盡管在重慶海事局利用云平臺對合同進行管理后，臺賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺中合同管理只是圍繞其業(yè)務(wù)過程進行，對掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的利用不足，并沒有從大數(shù)據(jù)分析的角度去實施合同的電子檔案管理，因此對數(shù)據(jù)價值的挖掘還不夠，致使合同管理風(fēng)險防控能力較弱。
三、基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進
重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)是實現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風(fēng)險管控。根據(jù)合同管理的生命周期，結(jié)合財務(wù)云平臺設(shè)計，簡單地將重慶海事局合同管理系統(tǒng)分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關(guān)票據(jù)文件管理、風(fēng)險預(yù)警、消息提示、合同檔案管理、統(tǒng)計與評估、合同查詢等功能，如圖2所示。
下面，針對重慶海事局合同管理內(nèi)部控制中存在的問題，結(jié)合財政部頒布的《內(nèi)控規(guī)范》中的合同控制內(nèi)容和合同全生命周期管理過程，基于現(xiàn)有云平臺中的合同管理系統(tǒng)功能應(yīng)用，財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進流程如圖3所示。
主要從簽約對象資信的調(diào)查、合同草稿的擬定與初審、合同風(fēng)險預(yù)警及風(fēng)險防范等方面重點闡述基于財務(wù)云平臺對合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)化與改進措施。
（一）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫，全面分析簽約對象的資信情況
在合同簽訂前的合同調(diào)查階段，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)拓寬數(shù)據(jù)采集來源，從云平臺和互聯(lián)網(wǎng)上采集到不局限于傳統(tǒng)的合同調(diào)查對象資信數(shù)據(jù)，包括云平臺上記錄的簽約對象的基本信息、相關(guān)項目、相關(guān)合同和資金統(tǒng)計、合同執(zhí)行進度、款項收付計劃執(zhí)行進度、合同狀態(tài)、金額分布統(tǒng)計等數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)上關(guān)于合同調(diào)查對象的財務(wù)報表、納稅信息、業(yè)務(wù)活動等半結(jié)構(gòu)或非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。所有關(guān)于合同調(diào)查對象的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)地收集、存儲，利用大數(shù)據(jù)對海量的數(shù)據(jù)源做分類處理，整合構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫，為大數(shù)據(jù)資信分析做基礎(chǔ)，使對簽約對象的資信調(diào)查更加科學(xué)、全面、準(zhǔn)確。
同時，通過運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對簽約對象的資質(zhì)、信譽和能力進行綜合評估，可以分析合同調(diào)查對象的競爭力和潛在風(fēng)險，以此規(guī)范對合同調(diào)查對象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風(fēng)險。但是，對簽約對象的評級不能固化，可以根據(jù)其合同履行情況進行動態(tài)評價；對簽約對象的財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等做采集、存儲、處理與分析，用信用等級來綜合評定簽約對象。
（二）增加及規(guī)范合同起草及初審功能，建立合同風(fēng)險數(shù)據(jù)庫
在云平臺合同管理系統(tǒng)中增加合同起草功能，采用兩種方式實現(xiàn)合同信息的錄入。一是標(biāo)準(zhǔn)合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫有關(guān)合同的關(guān)鍵性要素即可自動生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數(shù)據(jù)庫中，在起草時可將合同文檔按照通用框架列出，從數(shù)據(jù)庫中提取備選條款，即可通過選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內(nèi)容填寫不完整和不規(guī)范，增加了對合同草稿的初次審批流程。系統(tǒng)可以自動檢索數(shù)據(jù)庫及合同樣本，通過預(yù)先設(shè)定的規(guī)范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補充完善文本內(nèi)容，避免提交審核后被退回，從而節(jié)省時間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統(tǒng)將文本內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)化模板進行對比，對于存在規(guī)定但未填寫或者填寫有錯誤的地方給出提醒消息。
由于不同類型的合同風(fēng)險點不一致，利用信息技術(shù)可以使系統(tǒng)基于合同分類來梳理不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險點和初審要素。在合同管理系統(tǒng)中，對重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進行風(fēng)險梳理，然后形成風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，并存儲在云平臺中。這樣，系統(tǒng)進行初審后可以在合同審核流程的每個環(huán)節(jié)提醒相關(guān)職能部門的審核人員及復(fù)核小組成員在該環(huán)節(jié)需要重點防范的風(fēng)險，這個過程需要界定審核過程中不同部門的審核職責(zé)，以降低合同訂立過程中的風(fēng)險。例如，在合同管理系統(tǒng)中通過對合同類別進行區(qū)分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統(tǒng)會將此類合同自動傳輸?shù)接嘘P(guān)職能部門負(fù)責(zé)人進行審批。合同審批過程中流經(jīng)的具體審批部門會根據(jù)合同的類型及金額限定而有所不同，其流經(jīng)的具體審批步驟要求也會根據(jù)合同的類型有所差異。此外，系統(tǒng)存在審批流程而審批人未執(zhí)行該操作時，就會以待辦事項做出自動提示。
（三）建立合同執(zhí)行跟蹤機制，設(shè)計差異化的系統(tǒng)風(fēng)險提示與預(yù)警功能
在云平臺的合同管理系統(tǒng)中增加合同實施進度階段信息錄入，建立合同執(zhí)行跟蹤機制，在合同管理各個階段的關(guān)鍵節(jié)點設(shè)置提醒來防控風(fēng)險，實現(xiàn)對合同的全生命周期動態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點推送消息提醒，借助智能手機或平板電腦等移動智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關(guān)人員及時跟進履行進度，規(guī)避合同履行風(fēng)險。根據(jù)合同類型的差異，可以采用預(yù)警逐漸升級的方法對超期的合同做不同程度的提醒，使相關(guān)人員知曉合同的執(zhí)行情況，防范合同違約的風(fēng)險。
合同履行過程中，根據(jù)合同中的具體條款會生成收付計劃，并通過系統(tǒng)對合同中界定的責(zé)權(quán)利及完成情況進行監(jiān)控，具體包括合同款項收付提醒、實際收付執(zhí)行情況記錄和項目執(zhí)行情況。對合同款項收付時間和收付金額需要進行嚴(yán)格控制，及時提醒按照合同計劃進行收付。通過對合同起草階段的信息化，將《內(nèi)控規(guī)劃》嵌入合同管理過程，實現(xiàn)從合同的錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評估、查詢、統(tǒng)計等全生命周期的信息化作業(yè)模式，可以幫助實現(xiàn)合同的全流程規(guī)范化管理控制目標(biāo)。
（四）強化合同管理全過程的數(shù)據(jù)分析與利用，提高合同管理風(fēng)險防控水平
重慶海事局可以運用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)合同的電子檔案管理，將合同文本及相關(guān)資料以文字、圖像等電子文件儲存在云上，為大數(shù)據(jù)分析提供海量的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。對合同管理數(shù)據(jù)進行深度分析時，可以利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術(shù)從互聯(lián)網(wǎng)和云平臺上獲取不同維度的目標(biāo)數(shù)據(jù)集，再應(yīng)用數(shù)據(jù)清洗、自動分類的方法把數(shù)據(jù)分別劃成不同的類別，然后對這些數(shù)據(jù)按采購人合同管理水平分析、合同執(zhí)行效率分析和簽約對象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對合同管理風(fēng)險進行分析，根據(jù)合同全過程管理的要求，針對采購合同的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域展開數(shù)據(jù)分析，分析合同在簽約對象調(diào)查、審核簽約、履行及歸檔各個階段所涉及的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，通過統(tǒng)計分析合作對象資信情況、審查復(fù)核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進度、合同款收付進度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計等不同?h節(jié)的具體指標(biāo)，對合同風(fēng)險進行全面分析評價，并為合同風(fēng)險管控提供輔助決策支持。
一、電子商務(wù)合同規(guī)范化建設(shè)的意義
首先，是市場經(jīng)濟發(fā)展的內(nèi)在要求。隨著市場經(jīng)濟機制的發(fā)展和完善，傳統(tǒng)的合同管理已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的經(jīng)營需要，而電子商務(wù)合同在節(jié)約交易成本、提高工作效率、降低經(jīng)營風(fēng)險等方面成效顯著，所以，廣泛應(yīng)用并且使之規(guī)范化，這是企業(yè)市場經(jīng)濟發(fā)展的要求。
其次，是企業(yè)規(guī)范化建設(shè)的需要。企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展，在很大程度上歸功于企業(yè)管理的科學(xué)性和規(guī)范性，所以，企業(yè)管理的規(guī)范化建設(shè)體現(xiàn)在方方面面，作為企業(yè)管理的一部分，電子商務(wù)必須規(guī)范化建設(shè)必須與企業(yè)的規(guī)范化建設(shè)保持高度一致，才不會拖后腿。
第三，是企業(yè)增強競爭力的需要。有市場就有競爭，企業(yè)在經(jīng)營過程中時刻都存在競爭，提高競爭力是企業(yè)發(fā)展壯大的根本。加強企業(yè)電子商務(wù)合同的規(guī)范化管理，建立行之有效的合同管理制度，才能提高企業(yè)的綜合競爭力，促進企業(yè)健康有序地發(fā)展。
二、電子商務(wù)合同規(guī)范化建設(shè)的途徑
（一）規(guī)范文本
一是簽訂有效合同。切實掌握住締約資格、履行能力、締約要件缺失等環(huán)節(jié)，避免在根本不具備條件的情況下簽訂合同，如無權(quán)人訂立的合同、單位內(nèi)部不具備簽約資格的職能部門對外訂立的合同、不具有獨立享有民事權(quán)利和承擔(dān)民事責(zé)任主體訂立的合同等等。二是嚴(yán)謹(jǐn)合同文字。嚴(yán)謹(jǐn)是合同的命脈，不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，就容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實意愿。而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確明晰的合同文字。三是清晰明確地表述合同條款。如果合同內(nèi)容不全面、不完整，不明確，有缺陷、有漏洞、前后矛盾等，就會造成具體執(zhí)行時的困難。故而要形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、達(dá)成共識，避免糾紛。同時要對其進行周密的預(yù)計和詳細(xì)的規(guī)定，同時在條款里真實、明晰而準(zhǔn)確地表述。
（二）規(guī)范制度
一是加強企業(yè)內(nèi)部合同管理。建立以合同管理為核心的組織機構(gòu)，明確合同管理的工作流程，在管理過程中抓住“四個環(huán)節(jié)”，將合同管理融入項目管理全過程，提高經(jīng)濟和社會效益，增加企業(yè)的實力，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營的良性運行。二是重視合同文本分析及合同變更管理
合同文本分析著重兩個部分，第一是合同的合法性。包括：當(dāng)事人是否具備相應(yīng)資格；合同內(nèi)容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。第二是合同的完備性分析。包括合同涉及的問題是否全面、合同用詞是否準(zhǔn)確等等。三是建立電子合同管理信息系統(tǒng)。信息化管理給工程項目管理提供了一種先進的管理手段。合同在簽訂、履行乃至終結(jié)過程中會產(chǎn)生大量的信息資源，這些信息資源既是現(xiàn)有合同的總結(jié)，又為今后的合同管理提供寶貴的經(jīng)驗資料。
（三）規(guī)范流程
操作程序是執(zhí)行的依據(jù)，程序科學(xué)合理，工作才會有條有理，才能取得良好的效果，合同愿景才能夠順利實現(xiàn)。故而要在合同簽署、合同履行、合同關(guān)閉三個環(huán)節(jié)制定詳盡周密的工作流程，才可以保證在操作和執(zhí)行過程中不出偏差和紕漏。
1、合同簽署階段
一是加強資信審查。首先要對合作單位進行資信調(diào)查，對重大合同可委托中介機構(gòu)或律師進行，確保合同主體具有民事行為能力和民事行為能力。其次要對合同主體方提供的資信資料要進行核實，向?qū)Ψ疆?dāng)?shù)毓ど滩块T進行咨詢，必須要時可親自到對方進行調(diào)查。再次要求對方提供的資信復(fù)印件必須加蓋單位公章，有法人簽字，身份證復(fù)印件必須有本人簽字。二是嚴(yán)守合同簽署流程。嚴(yán)格按照合同簽訂流程進行簽署，必須做到先簽合同后施工。對于重要重大合同，可咨詢外聘律師，力求合同條款約定嚴(yán)密。對于違約、爭議解決、質(zhì)量保證、法院管轄等重要條款要約定清晰，明確責(zé)任。規(guī)定合同會簽部門必須寫清會簽者意見、會簽日期，否則退回主辦單位。
2、合同履行階段
一是實行動態(tài)管理。為防止合同簽署后，束之高閣的現(xiàn)象，在實踐過程，洪荊處采用動態(tài)管理的辦法，采取定期不定期對合同履行情況進行檢查，一般合同管理部門對合同一個月檢查一次，要求合同主辦部門兩周進行一次檢查。二是嚴(yán)把結(jié)算環(huán)節(jié)。為杜絕合同履行過程中不按合同約定進度付款甚至付款隨意的現(xiàn)象，在實踐過程中，合同管理部門嚴(yán)格審查，不按合同約定結(jié)算，堅決不予簽字放行。三是加強資料管理。嚴(yán)格執(zhí)行工程資料保證金條款，工程資料不交齊，一律不予簽字確認(rèn)，各項資料在規(guī)定期限內(nèi)必須歸檔保存。四是加強督促檢查。經(jīng)常加強合同履行檢查，對于合同履行過程中內(nèi)容變動較大的，如超標(biāo)的20%以上，要及時履行合同變更手續(xù)，避免合同漏洞。
3、合同關(guān)閉階段
一是加強教育力度及時提醒。在合同關(guān)閉流程中，個別合同主辦單位對合同關(guān)閉重視不夠，主要是對合同關(guān)閉的意義認(rèn)識不清，沒有意識到合同關(guān)閉是合同管理流程控制中，最后一次彌補過失、拾遺補闕的機會，關(guān)鍵要加強教育，提高合同管理部門和人員的素質(zhì)。二是與質(zhì)量保證條款掛鉤。在實踐過程中，有些合同主辦單位，合同關(guān)閉不及時，導(dǎo)致合同長期無法形成閉環(huán)管理，不利于提高合同管理和控制的水平，可以與質(zhì)量保修條款掛鉤，合同管理部門可以要求，合同主辦部門在合同未閉時不能辦理質(zhì)保金結(jié)算手續(xù)。三是及時歸檔，加強考核。合同關(guān)閉后，要及時歸檔，對不能按時關(guān)閉合同的單位和負(fù)責(zé)人進行考核，將其與經(jīng)濟責(zé)任制考核掛鉤，嚴(yán)格獎懲兌現(xiàn)。
關(guān)鍵詞：合同管理 采購 流程
中圖分類號：F253 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2014）05-0063-01
物資采購合同是煙草企業(yè)聯(lián)系專賣體制外市場與企業(yè)的橋梁、紐帶，是煙草企業(yè)管理的重要部分和環(huán)節(jié)。對合同風(fēng)險管理研究具有一定的理論和現(xiàn)實意義。
一、煙草物資采購合同管理內(nèi)容與現(xiàn)狀
1.合同管理及流程
合同管理一般指的是合同當(dāng)事人為實現(xiàn)單位的合同目的，根據(jù)本單位的具體情況，依據(jù)合同法等有關(guān)法律法規(guī)，對合同進行訂立履行、變更、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。合同管理換分為四個階段：合同準(zhǔn)備階段、合同簽署階段、合同履行階段、合同履行后管理階段。
2.合同范圍及內(nèi)容
采購合同的主要內(nèi)容就包括了當(dāng)事人的名稱或姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法、包裝方式、檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法、結(jié)算方式、合同使用的文字及其效力等。煙草行業(yè)涉及的合同分為工程投資、物資采購、宣傳促銷三大類。
3.合同管理現(xiàn)狀
在組織管理上，煙草行業(yè)實行的是合同授權(quán)管理，合同管理機構(gòu)一般設(shè)于法規(guī)部，審計、財務(wù)、其他部門配合履行相應(yīng)管理職責(zé)，同時委托第三方單位（律師事務(wù)所）進行合同會審。
二、物資采購合同管理的風(fēng)險識別
1.合同管理制度是否健全，制度執(zhí)行是否到位
是否存在一套管理制度覆蓋到物資采購合同行為的每個方面，能讓企業(yè)采購合同管理的每個環(huán)節(jié)都是按照合同管理制度在進行，這就是合同管理制度健全程度的風(fēng)險。
2.合同策劃的風(fēng)險
是否能夠準(zhǔn)確評價、確定合同對象。在合同調(diào)查階段，首先要確保沒有出現(xiàn)“尋租”或內(nèi)外串通的情況，確保參與合同對象調(diào)查人員的獨立性。其次，在評價合同對象時，應(yīng)對被調(diào)查對象的履約能力和商業(yè)信譽給予準(zhǔn)確的評價。
3.合同文本擬定是否嚴(yán)密、明確
經(jīng)過合同談判，合同文本的條款內(nèi)容己大體確定，但在文本擬定階段仍然會存在風(fēng)險。主要是條款是否嚴(yán)密、清楚、明確，并且不違反法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，若合同條款內(nèi)容表述不當(dāng)使對方產(chǎn)生誤解會給將來的合同履行帶來沒麻煩，甚至造成損失。
4.流程設(shè)計的合理有效性
對于合同的前期調(diào)研，招投標(biāo)、談判、審核、簽定、履約、終止、登記等流程，每個企業(yè)都有每個企業(yè)適合自身的規(guī)范，但是，不管業(yè)務(wù)流程怎樣設(shè)計，都必須要適應(yīng)企業(yè)自身的業(yè)務(wù)需要、立足于自身的內(nèi)外部環(huán)境。
5.合同驗收環(huán)節(jié)存在的問題
《政府采購法》第四十一條規(guī)定，采購人或者委托的采購機構(gòu)應(yīng)當(dāng)組織對供應(yīng)商履約情況的驗收。驗收的主體包括采購人、采購機構(gòu)和國家認(rèn)可的質(zhì)量檢測機構(gòu)。實際驗收中采購機構(gòu)基本不介入合同的驗收，也鮮有委托法定的檢測機構(gòu)參加驗收。
6.人力資源的風(fēng)險
首先，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視合同管理工作，才能從戰(zhàn)略上引導(dǎo)合同管理工作，從大局出發(fā)預(yù)防和規(guī)避風(fēng)險；其次合同管理人員業(yè)務(wù)操作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)是更影響合同管理工作順利開展的因素；最后是相關(guān)專業(yè)人員配備的充足性。在對合同管理崗位進行調(diào)查的發(fā)現(xiàn)，專門的合同管理人員非常醫(yī)乏。
7.合同違約或糾紛處理不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險
合同雙方在履行合同過程中，因自身原因主要是經(jīng)濟原因，或者是對合同條款內(nèi)容理解有出入雙方不能統(tǒng)一，造成供應(yīng)方不能恰當(dāng)?shù)芈男泻贤幸?guī)定的義務(wù)，是合同履行階段最為常見的風(fēng)險之一。
三、物資采購合同風(fēng)險應(yīng)對措施
1.強化簽約前管理與監(jiān)督
首先通過公開招標(biāo)建立各類物資的定點供貨商庫，每類物資確定3―5家定點供貨商，對供應(yīng)商進行首次遴選，其次在采購實施階段，大金額的項目需進行公開招標(biāo)，小金額的項目可選取定3家點供應(yīng)商進行競爭性談判，最終確定供貨商。充分的前期準(zhǔn)備工作可以提升采購管理質(zhì)量。
2.嚴(yán)格進行合同內(nèi)容管理
招標(biāo)文件和中標(biāo)或成交供應(yīng)商的投標(biāo)文件中既定的實質(zhì)性條款不能做任何改動，所簽合同要與其保持一致性。采購人必須無條件遵守政府采購法律法規(guī)，尊重依法產(chǎn)生的招標(biāo)結(jié)果，尊重而不要挾供應(yīng)商；供應(yīng)商必須嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)文件規(guī)定，不得再對設(shè)備配置、質(zhì)量要求、售后服務(wù)、付款方式等實質(zhì)性條款進行協(xié)商談判。
3.加強合同履約過程管理
合同糾紛是合同履約階段主要的風(fēng)險之一，合同糾紛處理措施中可以進一步明確部門和崗位分工。
4.完善合同管理流程
企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同管理內(nèi)部控制的基本要求及日常業(yè)務(wù)中發(fā)現(xiàn)的問題，遵照采購合同的管理周期，改進和優(yōu)化物資采購合同的管理工作，將合同前期準(zhǔn)備、合同談判、合同訂立、合同履行、合同結(jié)算、合同歸檔分析等步驟納入統(tǒng)一的合同管理流程中，從而提高合同管理的規(guī)范性和合同管理效率，降低合同管理風(fēng)險。
5.加強合同的驗收環(huán)節(jié)管理
一是引入專家力量，驗收專家可以由采購人自行組織，也可以向采購管理部門組建的專家?guī)斐槿＜摇６强梢钥紤]讓采購項目的其他競標(biāo)人提供專家參與驗收，把握好了驗收關(guān)，才能真正實現(xiàn)采購項目的完整性，也為雙方依法維護自己的權(quán)益提供了保障。
6.合同管理人力資源控制
通過加強人員培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《政府采購法》、《招投標(biāo)法》及《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，使采購工作人員掌握在合同管理中應(yīng)履行的職責(zé)、義務(wù)，簽訂政府采購合同應(yīng)具備的法律條件，所應(yīng)遵守的規(guī)范程序，政府采購合同變更與解除的前提、內(nèi)容、要求、方法等政府采購合同方面的法規(guī)知識。
7.制定合同管理審計監(jiān)督及績效考評辦法
要制定適合自身的合同管理審計監(jiān)督辦法，以開展合同管理審計工作，對合同管理工作的準(zhǔn)備、談判、擬定、簽署、執(zhí)行、變更、結(jié)算、歸檔等各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)狀況進行全面審計監(jiān)督，督查考評部門與合同業(yè)務(wù)管理相關(guān)的內(nèi)控制度的完善程度及有效執(zhí)行等情況進行監(jiān)督、考核。
參考文獻
[1] 沈敏.合同風(fēng)險研究.成都：四川大學(xué)，2002：21-55
[2] 李天昊.電力物資采購過程中風(fēng)險的產(chǎn)生與控制.電力技術(shù)經(jīng)濟，2005， （2） ：45-48
[關(guān)鍵詞]電力物資采購；合同管理；采購合同風(fēng)險；應(yīng)對措施
中圖分類號：F426.61 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0066-01
1 電力物資采購合同風(fēng)險的分析
電力物資采購合同管理的各個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險，筆者認(rèn)為可以將其歸納為如下幾個方面（見表1）。
2 電力物資采購合同風(fēng)險的應(yīng)對措施
2.1 構(gòu)建完善的電力物資采購合同管理內(nèi)控制度
第一，電力物資采購合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對合同管理部門的設(shè)置和相關(guān)人員的職責(zé)進行界定，在組建內(nèi)部組織機構(gòu)時考慮必要的控制措施，從而使組織設(shè)置自開始之初就具備防錯糾弊的功能。電力物資采購合同管理的組織控制要遵循如下兩個原則：一方面是不相容職務(wù)分離，即授權(quán)與執(zhí)行分離、執(zhí)行與審核分離、執(zhí)行與記錄分離等；另一方面是組織機構(gòu)相互牽制，即部門在授權(quán)范圍內(nèi)職權(quán)不受外界干預(yù)、合同需經(jīng)不同部門會簽并保證在有關(guān)部門進行相互檢杳等。
第二，電力物資采購合同管理的授權(quán)批準(zhǔn)控制。在電力物資采購活動發(fā)生前，電力公司要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對相關(guān)部門及人員處理業(yè)務(wù)的權(quán)限進行控制，對采購合同的合法性及合規(guī)性進行審批，從而確保各項活動的發(fā)生都經(jīng)過正當(dāng)授權(quán)，促使合同管理活動的合法及有效。
第三，電力物資采購合同管理的人力資源控制。電力物資采購合同管理人力資源控制是對合同管理相關(guān)人員素質(zhì)考核的控制，貫穿于人員招收、培訓(xùn)以及使用的過程，其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務(wù)相適應(yīng)（包括主管機構(gòu)及人員、合同承辦及管理人員、相關(guān)法律部門人員、印章管理及合同檔案保管人員等）。
2.2 發(fā)揮內(nèi)部審計作用來促使合同管理內(nèi)部控制的完善
第一，制定電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督辦法。電力公司要制定電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督辦法，對合同管理工作的合法性、規(guī)范性和效益性，合同的簽訂及履行情況，與合同管理相關(guān)的內(nèi)控制度的建立健全及有效性進行審查和評價。在電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督過程中，電力公司要高效執(zhí)行合同管理審計監(jiān)督辦法，結(jié)合電力物資采購合同管理的實踐活動來及時發(fā)現(xiàn)合同條款中存在的不嚴(yán)密、不規(guī)范及其他問題，為電力物資采購合同管理有效實施過程控制提供依據(jù)。
第二，事前、事中和事后審計的緊密結(jié)合。內(nèi)部審計要以電力物資采購合同管理的事前審計和事中審計為切入點，以事后審計為落腳點，采用合適的審計方法，從需求計劃、供貨商資質(zhì)、合同簽訂、合同履行、合同終結(jié)等環(huán)節(jié)進行全過程的審計監(jiān)督，從而對采購過程合同管理狀況提出審計意見。
第三，開展專項審計。對重點項目或電力物資采購金額較大的項目，內(nèi)部審計部門要組織實施合同管理方面的專項審計，針對合同管理的授權(quán)控制、組織控制、責(zé)任控制、目標(biāo)控制、流程控制以及法紀(jì)控制制度進行測試和評價，對不健全或已過時的控制制度，提醒相關(guān)管理部門進行及時制訂或修訂，從而確保電力物資采購合同的所有事件都處于有效控制之中。
2.3 構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理
電力物資采購合同管理屬于動態(tài)管理，從合同簽訂前的準(zhǔn)備工作到履行終結(jié)，電力物資采購合同管理始終處于不斷變化的環(huán)境之中。為此電力公司要根據(jù)在內(nèi)部審計及日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題，根據(jù)電力物資采購合同管理及內(nèi)控管理的相關(guān)對應(yīng)，圍繞電力物資采購合同管理的周期，將合同訂立、合同執(zhí)行、合同變更、合同付款、合同結(jié)算、合同履行、合同歸檔分析等納入統(tǒng)一管理，建立嚴(yán)謹(jǐn)完善的合同管理業(yè)務(wù)流程。在此流程下，合同管理層次清楚，部門職責(zé)明確，合同管理相關(guān)的各部門可全程跟蹤合同的會簽、審核、執(zhí)行、統(tǒng)計、分析等過程，使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態(tài)，從而切實提高電力物資采購合同管理的規(guī)范性和效率。
2.4 其他措施
第一，加強電力物資采購合同履約過程的管理。電力公司要加強電力物資采購合同的履約管理，嚴(yán)格按照電力物資采購合同約定的設(shè)備生產(chǎn)工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等履行合同，同時在電力物資采購合同履行過程中，做好相關(guān)資料的積累與保管工作，建立完善的資料記錄，對設(shè)備的生產(chǎn)進度、質(zhì)量以及付款狀況進行認(rèn)真系統(tǒng)的積累和管理，遇到有糾紛發(fā)生的情況，也可以在協(xié)商不能解決的條件下，為準(zhǔn)確及時運用法律解決問題提供證據(jù)材料。
第二，提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)。一方面，電力物資管理部門應(yīng)定期聘請相關(guān)法律人員、財務(wù)人員及電力技術(shù)人員等舉辦諸如合同法規(guī)、合同知識和財會、電力物資等方面基本知識的培訓(xùn)，對電力物資采購合同管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及合同經(jīng)辦人員進行重點培訓(xùn)，為提高電力物資采購合同管理水平奠定基礎(chǔ)（只有促進各級管理人員增強風(fēng)險意識，才能有效防范電力物資采購合同風(fēng)險）；另一方面，電力公司要通過重點培訓(xùn)以及培養(yǎng)，造就一支具備相應(yīng)專業(yè)背景，熟悉電力物資采購合同管理環(huán)節(jié)、掌握企業(yè)管理流程、具備合同相關(guān)管理知識的合同管理和合同經(jīng)辦人員隊伍，并保持其隊伍的相對穩(wěn)定性。此外，電力公司要重視合同管理人員知識的更新，定期進行合同管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，促進合同管理和合同經(jīng)辦人員隊伍的相對穩(wěn)定性，防止合同管理及經(jīng)辦人員隨時指派的情況發(fā)生。
3 結(jié)語
市場經(jīng)濟條件下加強電力物資采購合同的風(fēng)險應(yīng)對，對于電力公司防范經(jīng)濟風(fēng)險、促進自身的法制化、科學(xué)化及規(guī)范化具有重要意義。筆者認(rèn)為，電力公司只要從構(gòu)建完善的電力物資采購合同管理內(nèi)控制度、發(fā)揮內(nèi)部審計作用來促使合同管理內(nèi)部控制的完善、構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理、強電力物資采購合同履約過程的管理、提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)等方面入手，就可以有效應(yīng)對電力物資采購合同中發(fā)生的各種風(fēng)險，切實提高自身的風(fēng)險控制和管理能力。
參考文獻
[1] 蔣旭東.電力物資采購合同風(fēng)險管理研究[J].經(jīng)濟視野，2013（24）.
[2] 董付梅.電力物資采購合同管理流程探討[J].中國電力教育，2012（33）.
