時間：2023-06-25 09:21:35
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論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數字檔案館的建設變成了可能，本文首先對相關概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關的策略意見。
檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
2.高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。
高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數字化建設中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
3.2技術層面的問題
⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫；
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展；
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范；
⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關策略建議
4.1加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設
數字檔案館建設是一項高科技項目，要根據建設需要，培養和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能；其次要根據檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質現代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發檔案信息化的項目和產品等。
5.結語
數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。
參考文獻
[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內蒙古電大學刊，2007（09）
關鍵詞：檔案館數字化信息化高校
一、檔案信息化與數字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
二、高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。
高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數字化建設中存在的問題
1、觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
2、技術層面的問題
⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫。
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范。
⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
四、相關策略建議
1、加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4、重視檔案信息化人才隊伍的建設
關鍵詞：高校數字檔案館；知識管理；知識資源利用
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）07-0171-02
高校數字檔案館是現代信息技術環境下應運而生的新型檔案館。從目前高校數字檔案館的建設情況來看，大多數數字檔案館建設水平停留在信息管理階段，即對元數據的關鍵詞檢索。這種檢索方式有諸多的缺陷，如檢索的結果是數字化的檔案文件，需要利用者進一步閱讀文件，篩選與提煉出所需要的知識；此外，檔案文件所包含的知識是相互關聯的，該檢索方式不能有效地檢索這種復雜的知識網絡，提供給用戶的只是孤立的檔案文件，不能滿足利用者的知識需求。因此，如何運用知識管理來引領數字檔案館知識資源建設和開發利用是知識經濟時代環境下高校應該思考的創新性工作。
基于知識管理的數字檔案館是以知識管理理念為指導，采用科學管理與人本管理，以檔案館所擁有的檔案資源為核心，以檔案業務工作為基礎，以檔案知識挖掘與開發為手段，以檔案知識運用與創新為目標，推動檔案知識傳播與共享的系統[1]。高校數字檔案館知識資源的產生，主要包括兩大部分：（1）對傳統的館藏紙質檔案經過一定技術的數字化再生產和深加工增值，通常連接著計算機和網絡技術的管理系統，建立起具有高附加值的數據庫系統，諸如檔案目錄、檔案全文數據庫等；（2）高校數字化檔案信息資源的開發與再生產，即對高校各職能網絡檔案信息資源進行自動的信息采集和知識信息的模式轉換保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法，利用建成的知識數據庫系統的分析和提取，生產出較高品質的知識管理產品，實現網絡檔案信息資源的深加工。
一、知識資源建設是數字檔案館為用戶提供知識服務的前提
進入計算機和網絡管理時代，檔案館用戶對檔案信息需求本質上是一種知識的需求。利用者通過網絡管理系統提供的檔案目錄或者是檔案全文的檢索途徑查找自己所需要的某些檔案；目的是為了能夠從檔案原始記錄中存在的某方面的知識以解決自己所要解決的某個問題或者得以憑證：檢索結果出的檔案的原始信息并不真正是利用者真正需要的東西，利用者真正所需要的是知識的服務。在知識經濟的環境下，任何事物的運行都是以支付最低的經濟成本，獲得最大的經濟效益為追求。檔案利用者通過網絡提供的數字檔案知識信息的同時，由此獲取知識所支付的時間成本迫切需要降低，檔案館用戶希望檔案館能直接提供更加便利又更加經濟的知識服務。檔案館的知識服務是高層次、知識含量較高的信息服務，是檔案館為用戶提供的知識型、知識化，以用戶為中心的服務。為了實現檔案知識服務，檔案館必須預先建成隨時可用的檔案知識庫，并通過專業手段和方法對知識庫中的檔案知識進行發現、挖掘、提取與科學組織，以便及時響應用戶的知識服務請求。檔案知識服務是為檔案用戶提供針對性較強的深層次知識資源。知識服務通常對這些知識單元先進行系統分析，根據檔案用戶的不同問題和問題環境，通過知識的析取與重組形成易于理解和使用的、恰好符合用戶需要的知識內容，它通過對檔案中的知識資源進行充分挖掘、綜合整序，將有更多關聯關系的知識單元提供給用戶。知識單元就是將各種關聯關系知識資源組織起來的信息，那么知識庫就是將這些信息網織成各種關系的模式管理。數據庫表面上是知識庫的一部分，但知識數據庫要真正成為檔案知識服務的信息源和知識源，還必須解決基于知識單元的描述與標引過程，建立高校數字檔案館的知識庫，目的是積累和保存信息和知識資產，實現內部信息快速流通和內部知識的網絡共享。這是實施知識管理的基礎性工作。
二、高校數字檔案館進行知識資源建設的能力分析
首先，在充分了解檔案信息資源的特點的基礎上，開展對知識資源的合理評估，保證檔案資源的真實性、完整性和可靠性。作為社會生活的真實記錄，要求檔案包含的知識資源內容準確、可靠。那些適合轉化成知識的檔案資源一般是相對完整的、具有本館館藏特色的檔案，也具有一定的知識價值、深度和廣度，這樣才能滿足用戶的個性需求。同時，要根據館藏檔案的實際情況來確定檔案知識資源的類型。
其次，要對數字檔案館自身人、財、物、技術等能力進行全方位的分析。配備既熟悉檔案專業知識，也掌握了基本的知識管理技能的專業人才，撥付專項經費、專款專用，保證數字檔案館知識資源建設無后顧之憂；提供實施檔案知識資源建設的相關設備等必要的物質條件，保證檔案知識資源建設的正常開展，學習和掌握先進的知識管理方法、技術、善于運用相關的知識管理工具，為檔案知識資源建設提供必要的技術保障。
第三，數字檔案館開展知識資源建設目的是為數字檔案館的用戶，即檔案利用者提供與檔案館藏相關的知識資源，開展有針對性的、能夠切實滿足用戶知識需求的知識服務。因此，數字檔案館要在充分了解檔案資源的特點以及人、財、物、技術等能力的基礎上，開展檔案利用者的用戶類型以及不同類型的檔案知識需求的調查和分析。
三、高校數字檔案館知識資源開發利用途徑
1.保持數字檔案館知識資源的動態更新，滿足對用戶開展知識服務的需要
知識是一種動態的資源，具有及時性的特點。檔案知識庫也不應該是一成不變的。檔案知識庫的目的是為了更好地滿足檔案館和社會各界對于檔案資源的利用需求。檔案知識庫的生命力在于知識的更新，只有在保持檔案數字庫及時動態更新的基礎上，才能提高數字檔案館對用戶需求的快速反應能力，滿足數字檔案館對用戶開展知識服務的需要，解決用戶所面臨的問題。因此，要了解檔案館知識庫內資源的使用情況，根據用戶的需求考慮及時調整知識庫的內容，對知識進行去偽存真，去粗取精工作。同時，制訂知識庫更新計劃，采取定時更新和不定時更新等多種方式進行庫中數據資源的替換更新工作。
2.通過繪制知識地圖，實現檔案知識服務的搜索導航需要
“知識地圖”是知識管理實現的重要手段。它是一種知識（既包括顯性的、可編碼的知識，也包括隱性知識）資源的導航系統，顯示了整個知識資源的分布狀況，它是知識管理系統的輸出模塊，輸出的內容包括知識的來源，整合后的知識內容，知識流和知識的匯聚[2]。繪制檔案知識地圖的作用在于協助檔案部門更好地發掘檔案知識資源的價值，所有權和使用方法，以便顯性知識并進而內化為有組織關聯關系的知識資源。知識地圖實質上是通往檔案知識庫的向導，幫助檔案利用者擺脫尋找知識過程中的混亂狀態，知識地圖發揮對所含概念和知識關聯的切實表述或分類，以便使檔案利用者快速找到他們所想要的知識節點后，重新返回到與之相關的知識信息源。通過檔案知識地圖追溯到原創的檔案知識點，從而構成高價值的數據庫，滿足讀者在選擇與獲取中發現――選擇――獲取――加工――創新過程的需求。知識地圖還可以通過支持模糊查詢、可視化地圖和“語義入口”瀏覽等手段，將知識單元逐項聯系起來并進行詳細的描述，使用戶很容易地定位他們所要尋找的相關的信息，讓利用者能夠找到他們需要的卻無法詳細描述的知識。對于數字檔案館來說，知識地圖的繪制非常重要。知識地圖有利于引導用戶擺脫尋找中的混亂狀態，順利獲得知識，有利于知識共享的實現；有利于檔案知識庫結構的合理化，并能有效防止冗雜知識的出現等等。
3.運用知識管理工具管理檔案知識資源，實現其服務過程中的價值增值
從知識的生命周期來看，知識處理包括知識生成、知識編碼和知識轉移三個階段。知識管理工具是實現知識的生成、編碼和轉移技術的集合。相應的，知識管理工具也包含了三類：（1）知識生成工具。檔案知識數據庫需要多種生成模式，如知識的獲取、整理、創新等。知識產生模式的不同方式有不同的知識生成工具對其進行支持，搜索引擎和數據挖掘技術是最具代表性的知識獲取工具。通過專用的軟件工具來實現對檔案知識的整理模式，通過一些輔的知識創新工具和引導人們突破思維定式來則可以實現檔案知識創新模式。（2）知識編碼工具。知識編碼則是通過標準的形式表現知識，目的是使利用者能夠方便地共享和交流同一編碼規則和形式的知識，比較常見的知識編碼工具就是知識倉庫和知識地圖。兩者不僅存儲著知識的條目，同時也存儲了很多相關的信息，諸如與查找知識的來源線索，相關的材料，知識的使用記錄等。知識倉庫通常收集了各種用于支持決策的知識經驗和備選的技術方案，知識編碼工具模式通過對這些經驗和技術方案進行識別、優化算法和人工智能等方法，實現對知識倉庫中成千上萬的知識信息加以分類，并提供最后的決策支持。（3）知識轉移工具。在知識流動的過程中，存在許多障礙，使知識不能毫無阻力地任意流動。這些障礙包括時間差異、空間差異和社會差異[3]。根據各種障礙的特點，設計相應的工具，使知識更有效地流動。現在已經有許多工具能夠幫助人們進行知識轉移。
高校檔案館的知識資源建設和開發利用，就是對館藏檔案中豐富的知識資源借助高新技術進行組織、分析、開發、傳播、利用與創新，使之發揮效用的過程。必須以知識生產和處理技術為基礎，采用包括智能搜索引擎為代表的知識合成工具、知識獲取技術以及知識創新工具等知識生產技術。知識資源建設更多地表現為一個技術應用問題，貫穿知識的發現，提取，標引，最終完成開發、利用的一套知識組織體系。知識組織工具與系統，采用知識編碼技術、建立以檔案工作經驗庫、檔案編研成果庫、檔案管理方法庫、相關新聞庫、用戶資料庫、檔案工作專家庫等內容的知識倉庫，并幫助用戶了解如何找到相關知識地圖以固化與數字檔案館相關的各種知識，形成檔案館知識資源體系以進行管理，知識資源建設解決的不是某一個檔案實體或者是單份電子文件的描述問題，而是解決建立在知識單元基礎上的互為關聯知識信息的描述與標引過程。
參考文獻：
[1]萬波，羅敏超.基于知識管理的高校數字檔案館建設探討[J].蘭臺世界，2013(8).
一、高校檔案數字化建設的必然性
1、高校檔案數字化建設是高校信息化建設的必然趨勢
高校信息化建設的實施，數字校園的成功運轉，為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境。一方面，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，使傳統以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變，形成了大量的數字化檔案信息。另一方面，計算機大量應用于高校教學、科研及管理，產生了大量的電子文件，進而形成數字化形態的檔案信息。面對數量眾多的新型形態和載體的數字文件材料，開展檔案數字化建設，規范其管理，更好地為學校各項工作提供檔案信息服務，成為高校檔案部門的當務之急。
2、高校檔案數字化建設有利于高校檔案信息資源的開發利用服務
高校檔案數字化建設是以數字技術和數字化信息資源為基礎的建設，當高校檔案轉化為數字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的開發利用。首先，數字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，可以利用網絡的傳輸便利，提供快速有效的利用服務，使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，使檔案工作社會化服務的時效性、廣泛性更加突出，最大限度地實現檔案信息資源的共享。其次，數字化檔案信息還便于利用計算機進行快速檢索，促進各種高新技術在檔案管理中的應用，更有利于檔案信息資源的開發利用。
二、高校檔案數字化建設中存在的問題
1、數字化、輔助管理滯后
事實上現有的高校檔案計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而是大大增加了額外手工勞動的投入。
2、缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自我發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作，大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館標準化、自動化和網絡化的進程。
3、標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路，各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。
4、數據庫建設滯后
主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺乏全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源可共享。
5、經費保障率低
目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館數字化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館數字化建設的經費非常有限，無法購置好的軟硬件，建立高起點的檔案館數字化模式，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍然是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。
三、高校檔案館數字化建設的基本原則
基于高校檔案館數字化建設中存在的諸多問題，如何順利推進高校檔案數字化建設，高校檔案部門應堅持以下相關原則。
1、可行性原則。高校檔案館進行數字化之前，應該對館藏的實際情況有一個全面了解與把握，有進行數字化建設所需要的組織保證、物質保證、技術保證及人才保證。
2、全局性原則。高校檔案館在數字化建設中，必須將數字化技術標準、對象選定、數據庫、網絡建設等納入學校數字校園建設進行整體考慮，才能隨著數字校園的現代化建設一起發展。
3、標準化原則。檔案管理的標準化是實現檔案數字化的前提，加強各類標準的制定工作，在遵循國家專業標準的前提下，根據自身特點，制定更為具體和切實可行的部門標準，才可能實現資源共享。
4、經濟性原則。選用數字化設備方面應根據自身財力，注意適用、節約，不能盲目地追求“高、精、尖”，需與本單位的具體情況相結合，追求經濟投入的最小化，實現效益的最大化，使有限的人力、物力、財力得到最大限度的發揮。
5、重點性原則。校檔案館館藏豐富，在進行數字化建設時，如果要把全部館藏都轉化為數字化信息，不但任務繁重，耗費大，且毫無必要，應選擇利用率高的檔案優先實施數字化，在計劃上重點籌劃，在人力、技術以及經費上保證重點，突出重點。
6、安全性原則。在檔案數字化過程中，形成的數字文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中普遍存在數據丟失、數據失控、數據竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，因此，檔案數字化轉化過程中通過錄入或掃描方式得到數字化信息的，要確保檔案原件的安全;在處理和存貯數字化檔案信息時，要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合;確保檔案內容不泄密;確保在新的技術環境下能夠對數據信息進行檢索、使用以及數字信息長期可存取。
四、高校檔案部門如何應對檔案數字化的挑戰
數字化時代，高校檔案部門面臨著前所未有的挑戰。檔案部門必須迎接挑戰，適應檔案數字化管理的迫切需要，著眼于檔案工作的可持續發展。
1、培養檔案復合型人才
高校檔案部門應以培養管理型人才為基礎，以復合型人才為重點的指導思想，要求人才隊伍具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數字檔案館的建設和正常運行的需要。
2、加快高校檔案數字化建設
高校檔案數字化工作，應分步驟、突出重點進行。首先將較高價值的檔案數字處理，然后再考慮學校特色檔案，利用率高的檔案等情況由點到面，分步驟進行數字化處理。
3、主動提供利用，將檔案部門建設為豐富、完備、權威的信息資源庫
高校檔案部門應主動開展檔案利用調查，改變過去坐等上門的被動服務方式，通過走訪調查，了解用戶需求，宣傳介紹檔案館館藏檔案的信息，主動解決用戶利用中存在的問題。
4、建立相應的規章制度
高校檔案部門要根據數字檔案的特點，制定一套特定的規章制度，如文檔一體化制度、數字檔案歸檔制度、保密制度、數字檔案鑒定制度、數字檔案備份制度、網上利用者身份確認制度、網絡安全管理制度等，是高校檔案數字化建設能夠安全、順利地開展的保障。
總之，高校檔案數字化建設需要經歷一個不斷探索、不斷進取、不斷發展的過程，只有遵循合理的原則，設立科學的目標，采取正確的方法，才能逐步做好此項工作，才能充分發揮高校信息為學校教學、科研和管理服務應有的作用。
參考文獻
1、《南京大學檔案信息化建設實施意見》，2003年5月16日。
2、張照余:《檔案信息網絡化建設研究》，中國檔案出版社，2001年。
關鍵詞：高校；檔案館；數字化；建設
高校檔案數字化建設是高校檔案工作的重要環節，數字化檔案真實、準確、完整地展現了高校管理工作的整個過程，是高校各項工作記錄、參考、總結的依據。進行科學、規范的檔案數字化建設是非常必要的。高校檔案工作是學校的重要基礎工作，為人才培養、科學研究、學科建設等工作提供保障。隨著高校信息化建設進程的快速推進，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質量和效率。而檔案數字化建設的合理開展，可以在確保高校檔案建設質量的基礎上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數字化建設是當前高校值得深入思考的重要課題。
一、構建數字化檔案館的必要性和緊迫性
高校檔案數字化主要利用計算機和互聯網、局域網等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發生；相比較傳統檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。在在檔案進行數字化建設之后，是檔案上的內容會被進行掃描和整理，再將數字化的資料進行歸類，通過計算機設備錄入到學校的數據庫中，通過數據庫的方式來對檔案資料進行管理，這樣就能夠在短時間內迅速實現查找和搜索。減少了勞動強度，提高了檔案服務質量，便于檔案無限制存儲，提高了檔案利用率，節約了成本，節省了空間，方便了維護，還能實現安全存儲和資料共享。通過對數字檔案信息的開發、處理、傳遞和廣泛利用，充分發揮數字檔案效用，提高檔案的利用價值。因此，高校檔案部門應該充分發揮高校的優勢，積極創造條件建設數字化檔案館，實時收集各類電子文件及各種有保存價值的數字化檔案材料，同時要在網上、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、信息服務網絡化，最大限度地發揮館藏檔案的作用。
二、高校圖書館檔案數字化建設的原則
（一）效益性。之所以要進行圖書館檔案數字化建設，主要是為了實現便捷、高效的收藏、管理、存儲和利用檔案信息資源。基于此，在進行檔案數字化建設時，效益性原則是必須要堅持的，統籌兼顧，實現圖書館檔案數字化建設的同時，降低檔案數字化建設的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個圖書館檔案數字化建設過程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發揮檔案數字化對高校圖書館，乃至是對高校的重要作用。
（二）一致性。高校圖書館檔案數字化建設是一項長期、龐大、系統的工程，涉及的學科比較廣泛，由于建設周期長，建設中，載體、形式、門類以及數量都具備多樣性及巨大性，需要多個部門及多領域專業技術人才的支持，由此一來，要想實現數字化，就必須保證涉及到的部門及人員協同一致，在統一標準的指引下，完成檔案數字化建設工作。
三、高校圖書館數字化檔案建設的途徑與措施
（一）加大基礎設施投入。高校圖書館在進行檔案信息收集時，依據自身工作專業性、服務性以及學術性的特點，將收集范圍適當的增加，保證信息收集的全面性、多樣性，同時，對于收集完成的信息進行有效的整理和存儲。高校圖書館檔案數字化的建設需要與國家的法律法規相符合，并實現規范化管理，保證分類的科學性，主題標引的準確性。對高校圖書館檔案進行管理時，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學性，保證檔案的完整性、系統性與安全性。
（二）加強網絡化建設。高校圖書館在進行檔案信息化建設時，需要利用信息技術，檔案編目、檢索、統計、借閱等均需要利用此項技術，同時，檔案收集和登記也需要利用信息技術。通過信息技術的利用，實現復雜立卷程序簡單化，利用網絡的優勢，可以將數字化資料傳送給各個部門，各部門依據自身的要求完成檔案管理。在檔案領域中，網絡技術的應用促使數字化技術的應用越來越深入，并且應用效率也越來越高，傳統單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務管理層次也更加深入。
（三）充分開發利用資源。開發與利用是為檔案數字化建設的最終目的，通過檔案數字化資源的開發與利用，促進圖書館及其他各項工作的發展，也因此使得檔案的作用充分發揮。檔案數字化建設中，依據計算機技術建立檔案管理系統，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時隨地利用圖書館檔案信息資源，發揮檔案的服務作用。
（四）加強檔案人才培養。人才是檔案數字化建設的核心，提升檔案管理人員綜合素質、業務能力和數字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養；高校檔案部門要重視打造一支高素質、專業化的人才隊伍。要加強檔案工作人員的理論知識培養，確保他們具備扎實的檔案專業理論知識；同時要注意提高他們計算機技術等數字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發展潛力的青年檔案管理人才去積極參加專題講座、學術交流以及業務研討會等盡快提升他們掌握計算機技術的水平和能力
（五）做好檔案數據庫建設。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。n案數據庫包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、檔案數據資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數據庫相關的數字資源處理。數字檔案信息加工包括數字檔案信息整理、格式轉換、數字檔案信息錄入、數字檔案信息集成等基本功能。數字信息轉換的主要功能是將經過加工處理的各類非結構化數字信息轉換成能被數據庫管理系統進行處理的結構化數字信息。這個功能主要是由數字檔案管理系統的數字檔案信息導入功能加以實現的。
（七）網絡環境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規標準體系外，還需有相應的技術措施進行自動控制。為了保證密級檔案的安全性，需設置安全密碼，為其上一把放心鎖。對于非開放性檔案根據其性質界定不同密級檔案的查閱人員范圍，設置不同的密碼和訪問權限，普通密級的檔案密碼可提供給有查閱權限的人員，絕密級的檔案可不上網或只在本單位內部的局域網上按查詢權限訪問。為保證網站的正常運行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護技術，如對“ 元數據”的研究、拷貝與遷移技術的應用等。
參考文獻
[1]張強.高校檔案數字化建設探究[J].檔案天地.2016，（10）.
隨著計算機、網絡技術的發展和普及，信息的生產、存儲和傳遞的方式發生了翻天覆地的變化。數字信息資源以傳統信息資源難以比擬的優勢逐漸成為信息資源的主體。
國內高校大多建校歷史悠久，歷史遺留下來的檔案豐富，原始記錄性強，進行高校檔案數字資源建設將具有一定的歷史價值、科技價值和文化價值，可以實現管理高校檔案的信息化、規范化、標準化和科學化，更好的保護與搶救珍貴的高校檔案。
二、數字檔案資源建設的內容
進入數字時代，以計算機、網絡為載體的信息資源以幾何級的速度產生、傳播。檔案信息資源具有獨特的價值，承載著國家、民族、社群以及個體的過往歷程。
數字資源建設，就是運用數字化的技術手段，將文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息，進行數字化的處理和加工，同時對已經形成的數字信息資源進行科學的規劃、選擇、采集、組織，使之形成可資利用的數字信息資源體系的全過程。數字資源建設內容一般包括數字資源建設規劃、數據庫建設、網絡信息資源的開發和組織、電子資源的購買、數字資源的整合等內容。
高校數字檔案資源建設，基于互聯網、計算機，以檔案數字化為主體，以文本、圖片、音頻、視頻等各種形式記錄，構建反映高校文化和歷史進程的資源庫。
高校檔案館數字資源的來源，主要在于兩個層面：館藏檔案的數字化，包括檔案目錄數據庫、檔案全文數字化、數據庫的建設等；電子文件的采集和接收，包括各類型電子文件及其元數據的收集和接收、專題數據庫的采集、互聯網上其他具有檔案價值的信息下載等。
高校數字檔案資源建設具有非常廣的拓展性，基于內容豐富的數字資源體系，可以進行多種形式的再開發，形成多種多樣的衍生產品，進行學校文化教育、學校形象宣傳等。
高校數字檔案資源建設主要包括以下幾個方面：
（1）館藏檔案的數字化成果
館藏檔案的數字化成果是將接收歸檔資料進行數字化處理形成的數字資源，以及經加工獲得的二次文獻、三次文獻等開發產品的數字資源。檔案館數字資源建設的重點內容就是館藏的內容的數字化。高校檔案館開展數字資源建設，首先必須致力于館藏資源的數字化。高校檔案館保存了大量的歸檔資料，這些資料有的以電子版直接提交檔案館，有的以其他保存方式提交然后被檔案館進行數字化處理。
（2）歸檔部門提交的電子文檔
高校各個部門歸檔的電子文檔包括各種電子文件、圖紙的數字化光盤以及各種數據資料。檔案材料具有原始性，在歸檔后內容不能更改。在材料內容進行數據化處理的過程中，材料數據所包含的信息等內容都要與非數據化的原件保持一致。所以說，數據化的過程是根據館藏內容來分批逐步實現數據化，歸檔部門不斷移交電子文檔是對數字檔案資源的不斷補充。
（3）檔案館專門數據庫
檔案館提供各項服務，需要建立專門數據庫，同時需要在工作中維護、更新數據庫。專門數據庫大致包括：文件數據庫、教學學籍管理數據庫、科研項目數據庫、基建項目數據庫等。
（4）檔案館日常工作所形成的數字資源
高校檔案館在日常工作中會形成大量的管理文件、文檔資料、電子傳真等材料以及單位參加或組織的會議、活動所形成的具有保管意義的數字資料。
三、數字檔案資源建設的管理
（1）建立和維護數據庫
檔案工作人員根據相關的分類標準整理檔案輸入專門的信息數據庫，最后形成數據庫。數據庫不僅包括所有的檔案信息還要包括在信息整理中形成的有關的注冊、登錄、加密等一系列的信息數據。數據庫建立起來以后，依靠網絡技術實現檔案數字資源交換、利用。
（2）數字檔案資源的質量控制
檔案館館藏是當前數字檔案館信息資源建設的基礎。檔案館館藏豐富，其中很大一部分無法得到有效有用，若能予以數字化，通過網絡實現有效共享和利用，就能成為當前數字檔案館信息采集最主要的來源。館藏檔案數字化的質量控制一般有以下幾個方面：1、館藏數字化的質量控制，在進行館藏檔案數字化進程時，檔案管理部門應根據實際情況，制定嚴格的數據質量驗收指標。檔案館驗收人員必須對數字化檔案信息進行全面進行驗收，確保數字化檔案信息的完整、準確。2、電子文件接收的質量控制，高校數字檔案館檔案信息資源的重要來源是學校各部門、單位形成的電子文件。為確保進館電子文件的真實性和完整性，必須重視進館電子文件的鑒定工作。對于不符合技術標準規范的電子文件，要求立檔單位重新發送；對于無須進館的電子文件，堅決拒收。
（三）數字檔案資源的安全機制
為保證數字檔案的信息安全，我國已經制定并公布了一些相關法律，如《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》，《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《網絡安全法》等。
檔案工作部門應建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度，對每份電子檔案均實行“全過程管理”，從每一個環節解決信息失真的隱患。數字檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個環節。必須建立一整套科學、合理、嚴格的制度規范，在完善監督機制的同時，保證制度規范的嚴格執行。
（四）數字檔案資源的長期保存
數字檔案資源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征帶來了數字檔案資源的易消亡性。因此，數字資源長期保存自然有著非同一般的價值和意義以及迫切性。數字資源逐漸成為信息時代生產和利用的重要對象，數字資源長期保存已成為數字檔案館以及其他數字信息系統的戰略問題。運用各種手段使得數字資源能夠長期、可靠的存取，保存管理是數字資源長期保存的核心與關鍵所在，只有做好長期保存管理，存取服務才能持續而穩定的進行。
（五）數字檔案資源的備份機制
為了確保檔案信息資源的絕對安全，必要的備份機制以防問題的出現和帶來的不良后果。一般來說，數字檔案資源存儲的形態可分為傳統方式、數字方式、縮微方式。當前，為了解決數字檔案資源因保存不當帶來的信息損害，一般采用異質備份和云備份。
（六）數字檔案資源的服務機制
在當前的網絡環境下，借助于多途徑的網絡接入方式和現代網絡技術，檔案館數字資源能夠突破時空的限制，更能方便為師生提供利用。高校檔案館數字資源營造的數字化環境不僅能夠讓校內用戶隨時隨地獲取需要的信息，也能為跨高校數字檔案信息資源整合創造可能和便利。高校檔案館應為利用者提供更加方便、準確、快捷的信息服務，加快檔案信息化、數字化管理，以滿足各類用戶的需求。
【關鍵詞】高校；檔案數字化；電子檔案
【中圖分類號】G250.76 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01―0341―02
1、前言
隨著信息時代的發展，計算機網絡技術的普及，高校檔案數字化已成為檔案管理的必然趨勢。紙質檔案目前也多是以電子形式生成，管理需要一定的空間，檢索復雜，浪費大量的人力和資源。檔案數字化能夠使檔案信息長期保存，出錯率低，便于檢索和資源共享，大大提高利用率。因此，高校的檔案管理工作要加強檔案數字化的建設，建立完善的檔案管理系統，提高檔案管理水平。
2、高校檔案數字化的意義
紙質檔案管理由于檢索不便，其主要工作僅僅是收發、保存和查閱，利用率較低，不能充分發揮檔案資源的價值。隨著計算機使用的普遍，紙質檔案由原來人工變為電子形成，提高了檔案形成的速度，縮短了檔案收發、傳遞、歸檔等的時間，同時提高了準確性，減少了紙質檔案所造成的人力、物力、財力的浪費。隨著計算機和網絡技術的廣泛的使用，校園網絡建設逐漸完善，這為檔案的數字化提供了良好的基礎。由于高校檔案設計的內容繁多，且人員流動頻繁，傳統的紙質檔案更新速度較慢，不能及時反映當前情況，而通過建設數字化檔案，能夠快速及時地更新檔案資料，并能便捷地實現共享，使高校中的人員隨時了解動態。同時，目前國家檔案局對于檔案數字化建立和完善十分重視，高校檔案數字化勢在必行。
3、高校檔案數字化現狀
3.1 檔案實體保存不完善
由于傳統紙質檔案管理沿用時間交長，對檔案進行數字化，首先需要將檔案實體數字化，當紙質檔案受到時間和溫度、濕度等因素的影響，紙張逐漸變脆，字跡不清，且受到火災的威脅，為了做好檔案的防火防潮工作，需投入一定的維護成本。由于紙質檔案需要一定的空間，在進行檔案整理時，可能會造成一些資料的丟失，同時，隨著時間的流逝，保留的紙質檔案也會存在一些信息的缺失。在建立高效檔案數字化時，由于檔案實體的缺失，導致數字化檔案信息不健全。
3.2 檔案管理人員素質較低
一般高校對于檔案管理工作的重視程度較低，普遍認為檔案管理只是收發、管理檔案的簡單工作，在選擇檔案管理工作人員時，要求較低，很多人員都是由其他工作崗位中剩余的閑散人員充當，同時，經常在其他工作較忙時，檔案管理人員就會被調去做其他工作，導致檔案管理人員的專業水平和綜合素質普遍較低，而且人員更新較慢。而檔案數字化除了需要管理人員具備檔案管理的專業知識外，還要具有相關的計算機技術，高校中現有的檔案管理人員一般不具備這些條件，學校由于對檔案管理工作的不重視，也忽略了對管理人員專業知識和技能的培訓，技術水平落后，不能滿足檔案管理工作發展的需求。
3.3 電子文件管理缺失
目前檔案數字化建設處于初步階段，缺乏對于電子文件管理工作的相關規定，監管不到位，在收集、保存電子文件的過程中，沒有設立專人監督，這就為電子文件的流失帶來了隱患。現在雖然檔案數字化逐漸建立，但紙質檔案管理仍占有很大的比重，不能完全實現檔案的同步數字化，電子文件的完整性和真實性也就無法保證。檔案數字化的管理制度缺乏，導致管理電子文件工作不能收到嚴格的監督管理，文件流失現象嚴重。在進行檔案數字化規劃時，對于電子文件的格式也沒有統一的規定，數字化的技術水平和質量較低，不利于檔案數字化建設的長遠發展。
3.4 基礎設施落后
檔案數字化需要相應的人員和設備支撐，如計算機、掃描儀、網絡、相關軟件，以及專業的管理人員和技術人員，這需要一定的資金投入。然而目前高校對于檔案數字化建立沒有引起足夠的重視，資金投入不足，基礎設施相對落后，不能滿足檔案數字化的基本要求，且人員不足，沒有高專業水平的技術人員。健全的基礎設施是實現檔案數字化的基本，而高校本身的資金有限，這也是阻礙高校檔案數字化建設最主要的影響因素。
4、促進高校檔案數字化建設措施
4.1 提高重視
加強高校檔案數字化建設，首先需要提高高校對檔案管理工作的重視，改變原有的觀念。檔案記錄了高校的發展過程，具有很大的歷史價值，同時為高校的發展提供依據，而傳統的紙質檔案受到時間的影響，逐漸變脆，較為久遠的檔案保存難度較大，且受到氣候、潮濕和火災的威脅，管理困難，建立數字化檔案能夠解決這些問題。檔案數字化檔案除了能夠長期保存檔案之外，同時能夠節省空間，加快檔案資料傳遞速度，便于資源共享。認識到檔案數字化建設的重要性，將檔案管理工作納入到高校工作的日常議程，才能不斷推動檔案數字化工作的發展。
4.2 完善基礎設施
基礎設施的完善，是保證檔案數字化建設的基本條件。檔案數字化建設的基礎設施包括硬件和軟件兩個方面，硬件是指由紙質檔案轉為電子檔案所需的計算機、掃描儀等，保存電子檔案的存儲設備，以及實現電子檔案資源共享的網絡設施等；軟件指的是與管理檔案相關的系統軟件，利用這類軟件能夠便于檔案的歸類、統計、檢索等。電子檔案的載體要有足夠的存儲空間，高質量的存儲性能，減少信息的損失，系統軟件要保證安全穩定。完善檔案數字化的基礎設施需要高校逐漸加大投入，不斷完善。
4.3 加強檔案管理隊伍培養
檔案數字化建設對于檔案管理人員的專業水平要求較高，不僅要具有檔案管理方面的知識，還要具備一定的計算機技術和相關軟件的操作技能及維護能力。這樣才能熟練地進行紙質檔案的數字化，電子檔案保存，在遇到網絡故障時，能夠及時解決問題，確保電子文件不會由于軟件和網絡的損壞造成不必要的流失。因此，高校要加強對檔案管理人員專業知識和技能的培訓，進行先進檔案管理方法的教學，定期檢查專業知識和軟件操作水平，使檔案管理人員能夠及時掌握檔案數字化建設和管理的新動態和進展，保證管理人員能夠熟練操作相關軟件，建立專業的檔案數字化管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質。
4.4 確立明確的工作目標
高校的檔案數字化建設是一個長期的、系統化的工作，需要確立長遠的工作目標和階段性目標，以及實現階段性目標科學可行的實施方案。首先，需要確立一個明確的總體目標，以此作為具體實際工作的指導依據；其次，根據高校檔案管理工作的實際情況，確定階段性的目標，并制定詳細可行的方案，逐步實現，最終實現長遠目標。
4.5 建立嚴格的規范制度
無規矩不成方圓，沒有嚴格的規章制度，檔案數字化的建設也不能順利地實現，管理體系的規范化是檔案數字化建設的基礎之一。檔案數字化建設要對電子檔案的分類、程序、方法、格式、質量等做出明確的說明，還要確定電子檔案在進行入庫、修改、備份和刪除等操作時要遵守的原則和程序，同時，對于保密文件的管理、文件使用權限和使用范圍要遵守的制度做出明確地規定，防止重要文件的泄露和丟失。目前國家對于電子檔案的管理制度尚不完善，因此高校在建設檔案數字化時，要根據自身的實際情況，制定適應本校的規章制度，并嚴格執行，保證數字化檔案系統與其他工作系統兼容，數據完整，更新及時，實現檔案數字化的價值。
4.6 注意數字化檔案備份
雖然電子檔案能夠彌補紙質檔案受到火災和潮濕危害的不足，保存相對安全，但受到計算機和網絡安全性的威脅，同樣存在一定的安全隱患，因此在保存數字化檔案時要注意安全。數字化檔案的安全性包括三個方面：系統安全，即硬件系統和網絡的安全性，網絡的發展十分迅速，但尚需不斷提高安全性，在使用檔案數字化系統和網絡時，要采取安全訪問和身份認證等措施；物力安全，數字化檔案的存儲設備雖不像紙質檔案對環境的要求較高，但電子存儲設備對于溫度和濕度也有一定的要求，否則會造成資料數據的損失；數據安全，要建立健全的系統、檔案備份和操作日志，并對信息的完整性進行檢查，檢測和記錄非法入侵，保護檔案數據，對于保密文件，要與公共網絡隔離，防止泄露。
4.7 電子檔案與紙質檔案共同保存
紙質檔案是電子檔案的主要來源，是最原始的檔案，具有很大的保存價值。目前檔案數字化雖然已經成為檔案管理工作的趨勢，但紙質檔案仍有很重要的價值，不能完全合棄，在價值檔案數字化建設和數字化檔案的保存時，也要注重紙質檔案的保存工作。由于電子檔案需要將紙質檔案電子化，并進行其他數字化操作，在操作過程中容易造成資料的刪減或錯誤，如果沒有紙質檔案的參考，則電子檔案的真實性無從考證，也就不能保證檔案數字化建設的可靠性，失去了檔案數字化應有的價值。
4.8 制定合理的數字化策略
高校檔案數字化主要包括全部檔案的數字化、重點檔案數字化、特有檔案數字化、高頻檔案數字化和需要檔案數字化，全部檔案數字化是將高校的所有檔案信息全部進行數字化，工作量大，耗費大量的人力、物力、財力和時間；重點檔案數字化是將對于高校具有較高的利用價值的檔案進行數字化；特有檔案數字化是指針對其他檔案館沒有的檔案數字化；高頻檔案數字化是指在對出現頻率較高的檔案資料數字化；需要檔案數字化是指只在需要的情況下，對所需的檔案數字化。每種數字化都有一定的利弊，在建設高校檔案數字化時，根據實際需求選擇合適的方法，制定合理的策略。
5、結束語
檔案是記錄了高校的發展歷程，對于高校的發展具有很大的歷史意義和指導意義。檔案的數字化建設處于初步階段，尚存在一些問題，加強檔案數字化建設，首先要提高高校對檔案數字化的重視；加大投入，完善基礎設施；加強檔案管理隊伍的培養；確立明確的長遠和階段性目標；建立和完善相關的規章制度，并嚴格執行；提高數字化檔案的安全性；注意紙質檔案與電子檔案的共同保存；制定合理的數字化方法和策略。
參考文獻
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關鍵詞：高校;學籍檔案;數字化管理建設
高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析
對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析
高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究
2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析
從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。
總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。
作者:戴雷雷 單位:應天職業技術學院
參考文獻：
［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
