時間：2023-06-16 09:27:59
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1.高校人事檔案管理系統未能升級導致管理系統過于繁瑣。目前的一些高校還在用傳統的紙質人事檔案進行分類整理，對于高校人事檔案管理的相關檢索、查閱，或者是調取極為不便。關于高校的人動及相關資料的變更還采用人工整理收集的方法，這種方式大大耗費了人力、物力以及財力，在保管相關的高校人事檔案的時候也會耗費相當多的人力、物力、財力。所以未能及時的升級高校人事檔案管理系統會給高校人事檔案管理的使用以及保管帶來不少的麻煩。
2.高校人事檔案管理的觀念薄弱。新聞媒體曾報道過，某大學有24名研究生檔案無緣無故失蹤，而且兩年內校方并未給學生任何通知，直至學生畢業才發現本應校方保管的檔案失蹤。經過某大學的檔案部門的調查及翻找也未能找出學生的檔案。檔案的失蹤成為了學生們的就業最大障礙。其實從這個例子上就可以看出，高校對于高校人事檔案管理的管理觀念相當薄弱。檔案管理人員不能從本質上重視檔案的整理與保存，從而導致檔案的失蹤及學生的不知情。其實為何檔案管理問題頻發，歸根究底還是因為觀念的薄弱，責任心不強。所以高校人事檔案管理的檔案觀念薄弱也是高校人事檔案管理所面臨的重要問題。
3.未能有效對高校人事檔案進行利用，導致資源浪費。高校人事檔案管理的普遍應用就是因為高校人事檔案管理對于高校發展有著十分重要的意義，所以高校的人事檔案應該在一定的范圍內合理的利用資源，按照規定制度去使用檔案資源，但往往許多高校的檔案還處于一個形式化的層面上，未能真正的利用檔案資源，從而造成了資源的浪費。
4.高校人事檔案無相關備份，一經損毀無法修補。許多的高校人事檔案并無相關的備份，正常來講，相對比較重要的高校人事檔案應該有正本與副本，來保障人事檔案的完整與安全。檔案室是一個安全隱患比較多的地方，容易引發失火或是水災。高校許多人事檔案一經損毀便無辦法修補，像一些活動經歷和申請表都無法補辦。這個問題在高校人事檔案管理之中也比較常見。5.有些高校數字化人事檔案管理運維不當。有部分高校采取數字化、信息化的方式管理人事檔案，更新管理方式是個很好的范例，但同時也要注重人事檔案的管理安全。例如某企業運用廠家東方飛揚數字化檔案管理，由于使用不當導致了內網信息泄露等諸多問題，最后采取了更改所有客戶信息密碼加強信息存儲技術的方法。數字化人事檔案管理很好地方便了高校管理，但與此同時也存在了一定的安全隱患，所以在使用的過程中安全問題也是高校在人事檔案信息化管理過程中所要注意的重要問題之一。
二、對于高校人事檔案管理的新問題提出相關的改革措施
1.強調高校人事檔案管理的規范化和流程性。高校人事檔案經常出現丟失的主要原因就是因為高校人事檔案管理存在不夠規范、隨意化的檔案管理模式，所以針對于此類問題我們要制定嚴格的高校人事檔案的管理制度。相關的具體制度我們可以借鑒企業的人事檔案管理模式，像《干部檔案工作條例》中對于人事檔案的調取有著嚴格的規定“如必須借出使用時，要說明理由，經過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還。”所以嚴格的工作條例不僅僅能夠提高這些人事檔案的管理安全性，還能夠通過嚴格的方式來保障人事檔案的真實性及權威性，不允許隨意篡改。檔案的重要性也都源于此，所以強調高校人事檔案的管理的規范化和流程性至關重要。
2.細化整理類別，提高高校人事檔案管理的專門性及集合性。通常整理高校人事檔案一旦檔案過多，分類不夠細就會給檔案的翻找增添麻煩，所以細化整理的類別對于提高高校人事檔案管理的專門性及集合性是十分必要的。可以從工作單位性質、職責專業、人員管理權限、職務級別及影響程度甚至是政治面貌、在崗情況及載體形式來進行收集分類。高校人事檔案的分類被細化，其專門性以及專業性就會被凸顯出來，從而促進高校人事檔案管理的發展。
3.提高高校人事檔案管理水平及人員配備。當高校人事檔案的管理不斷細化的同時,也是高校人事檔案的管理水平不斷提高的過程。為了應對人事檔案的管理不斷升級，人員的配備應該更加完整。傳統的高校人事檔案管理中，大都是設立一個檔案部，只配備一到兩名管理人員，有些高校甚至并沒有設立專業的檔案部門與管理人員，僅僅以教職員工輪班的方式來進行管理。在此類管理方式的背后不僅僅體現了高校的檔案意識的薄弱面，也體現了目前普遍高校在檔案管理這方面的人員配備情況。提高人員配備不僅僅是增加相關管理人員的數量，并且階段性地要對管理人員進行培訓，確保管理人員的專業檔案的管理水平。及時進行培訓也有助于高校人事檔案管理的進步性與時效性，從而提高其高校人事檔案的管理水平。在進行人員配備的同時，要明確每一個管理人員的職責，防止檔案管理出現問題互相推諉或是含糊其詞的情況發生。所以做好工作劃分及人員配備，是有利于高校人事檔案管理水平的提高與發展的。
4.升級相關高校人事檔案管理的硬件及軟件設施。高校人事檔案管理上不僅僅要采取傳統紙質檔案的模式，也要適時引進數字化的檔案管理模式，針對高校人事檔案管理的硬件及軟件上要做到實時性、高效性及安全性。不斷進行更新與升級，不僅可以有效的為高校人事檔案的管理規避一定的風險，并且大大減少了人物、物力、財力的耗損，提高高校人事檔案使用過程中的效率。無論是從整理收集資料、查閱檔案或者是調取檔案來說，都是可以大大節約時間并且是十分便利的。也是一所高校緊跟時展的重要體現，更是可以從側面推進校園整體性的數字化發展。
三、結語
【關鍵詞】人事檔案；開放與實用；改革
人事檔案管理的效果如何，將在一定程度上影響檔案所屬人的發展。在社會經濟持續發展的過程中，人事檔案管理已經發展到了一定的階段，并且也已經取得了一定的成就。但是從人事檔案管理工作開展的實際效果來看，不同的地方工作態度與積極性不同，致使人事檔案的真實性、客觀性、流動性與完整性具有不同的發展水平。在社會經濟逐步發展的過程中，傳統的人事檔案管理體系弊端逐漸暴露出來。因此，有必要基于目前的人事檔案管理現狀實行創新改革。
一、人事檔案管理存在的問題
隨著社會的發展，我國的人事檔案管理工作從實際意義上說已經取得了一定的成就，但是即便如此，難以否認檔案管理工作中存在的問題。在經過系統的分析發現，人事檔案管理工作存在的問題主要體現在以下幾點。
（一）功能逐步弱化。
在經濟水平逐步上升，社會漸漸發展的過程中，人們的生活方式在一定程度上發生了很大的變化。在生活方式發生變化的過程中，人們的生活行為越來越自由，有的情況下根本沒有對檔案進行要求。檔案功能在生活中的作用逐漸弱化，而這種弱化的現象在年輕人身上表現得非常突出，甚至有的群體已經出現了“棄檔”的現象。
（二）“棄檔”現象嚴重。
隨著社會生活的日漸開放，越來越多的企業對檔案已經開始沒有太多的要求。但是在檔案轉移方面卻要花費比較長的時間。與此同時，隨著私營企業的增加，人們靠自己的生意生存，對檔案的要求更是沒有太大的關系，致使越來越多的人棄檔。據調查，我國各地均出現了不同程度的棄檔現象。棄檔問題的存在給人事檔案管理工作增加了一定的難度。
（三）檔案管理方式存在問題。
在檔案管理的過程中，檔案流轉出現了不同程度的問題，《流動人員人事檔案管理條例》中規定，檔案的轉移必須由專人送取。但是在實際中就會發現，檔案轉移的時候大部分人都是由自己攜帶檔案到單位，甚至有的人將檔案保存在自己的身邊，自己建檔。人事檔案采用這樣的管理方式很難在實際工作中獲得理想的效果。
（四）檔案存在造假現象。
工作人員在管理檔案的過程中會發現，工齡越來越長，年齡越來越小，學歷也越來越高的現象在檔案中表現得越來越嚴重。檔案造假現象的出現不僅不利于檔案管理工作的順利實施，同時也會給檔案所屬人產生一定的影響。
二、基于開放與實用的人事檔案管理改革措施
即便人事檔案比較小，但是關系社會各層面人的切身利益。就目前的人事檔案管理情況，人事檔案在育人、用人與選人方面具有重要的作用。而實行開放與實用的人事檔案管理屬于有效的管理方式。
（一）開放管理思路。
相較于過去，傳統封閉的人事檔案管理方式，開放的人事檔案管理內容比較多。而所謂的開放，從本質意義上來說就是個人開放與社會開放。在檔案管理工作實施的過程中，建立以人為本的理念，在檔案管理工作實施的過程中應當樹立以社會服務的觀念。唯有如此才能夠適應目前市場經濟體制下流動人口增多的實際情況，同時還應當以開放式的管理模式。而所謂實用，簡單來說就是要保證人事檔案本身能夠起到切實的作用。人事檔案要對個人起到實質性的作用，就必須具備生動豐富，符合時代內容的特點。在人事檔案管理工作的過程中，需要保證各行業多應用的檔案具有真實可靠的特點。在人事檔案管理改革的過程中將實用作為目標，更有益于社會對人才的調配與使用，可以有效強化個人對社會的服務。
（二）改革方式。
對人事檔案實行社會開放式的管理模式，主要涉及了人事事務所、人才交流中心以及人事檔案文件寄存中心這幾部分。在人事檔案管理的過程中需要建立一個相對集中的人事檔案保管機構，這樣就可以有效保證人事檔案的質量，保護人事檔案信息的安全。為了能夠更好地管理人事檔案，可以在人事檔案管理工作改革的過程中建立有限知情權與雙向審核制度。檔案所屬人有權知悉檔案內容是否真實可靠。根據檔案的性質與檔案保管的范圍可以適當地向本人公開。有限知情并不是將檔案信息全盤托出，可以對當事人開放。在開放、實用的管理理念下，人事檔案不僅要充分體現靜態價值，還需要展現出動態價值。這樣才能夠有效提高人事檔案管理工作效率。
三、結語
總而言之，在人事檔案管理工作實施的過程中，基于開放與實用對人事檔案管理工作進行改革，可以有效提高人事檔案管理的有效性，轉變當前人事檔案管理工作存在的不足，提高人事檔案的利用率。
【參考文獻】
[1]張志敏,賀未英.從“棄檔”看人事檔案管理的發展趨勢[J].韶關學院學報,2013,12(8):78.
關鍵詞：人事檔案管理；問題；改革措施
一、人事檔案管理的現狀和問題
1.人事檔案管理理念與社會發展不適應。
檔案當事人無法知曉個人檔案中的內容，對個人檔案沒有知情權。人事檔案管理缺少有效的監管機制，部分用人單位可以接觸檔案，在當事人不知情的情況下記錄不實內容，為當事人今后的工作和生活埋下隱患。社會的發展要求檔案管理要實現透明化，真正做到有檔可查，隨時可查。
2.人事檔案管理制度有待完善。
在國家檔案管理規定中，只有機關、國有企業和事業單位才有人事檔案管理的權利，而外資企業、合資企業和民營企業無法管理人事檔案，只能將人事檔案寄存在人才交流中心。這種管理規定已經無法適應社會的發展需要，而人事檔案管理一旦出現疏漏，對企業和員工都會造成很大的損失。
3.人事檔案管理方式落后。
當前我國的人事檔案管理主要采用手工管理的模式，這極大地制約了檔案管理的發展。雖然部分管理機構采用了計算機輔助管理，但是管理的方式也大多應用于目錄錄入中，沒有實現真正意義上的檔案管理，檔案管理效率依然較低。目前我國的檔案管理規定是檔案隨本人流動，而且檔案轉移的流程較為復雜。隨著社會的發展，人員跨區域的流動性不斷增強，檔案管理和人員流動之間的矛盾日益突出。部分單位為了防止人才流失，阻撓、干預檔案的轉移。因此，規范檔案管理制度迫在眉睫。
4.人事檔案管理的監管機制缺失。
人事檔案材料的歸檔缺乏明確要求，檔案的歸檔和整理工作也相對粗糙。很多檔案袋中的紙張材質單薄，加之檔案保存時間較長，破損、變黃和蛀蟲的現象比較明顯。檔案材料的紙張大小不一，檔案的真實性和準確性無法得到保證。人事檔案管理過程中缺少必要的檢查和監管機制，部分檔案材料凌亂，檔案管理的漏洞明顯，這為不法分子提供了可乘之機。由于缺少有效的檢查和監管，檔案當事人材料更新的連續性無法得到保證，這對當事人的工作和發展帶來了難以估量的風險和損失，檔案材料的真實性和可信度也因此大打折扣。
二、人事檔案管理的改進措施
1.加強人事檔案管理的法制建設。
政府應推進人事檔案的立法工作，強化執法力度。雖然目前我國已經出臺了一系列檔案管理規定，但是由于檔案涉及面廣，管理情況復雜，要做到真正意義上的有法可循、有法可依，任務仍然非常艱巨。而且，現有的法律法規要求比較籠統。因此，相關部門必須加強人事檔案管理的法制建設，強化人事檔案行政執法的主體建設。
2.建立人事檔案管理監督和檢查機制。
人事檔案管理的監督和檢查機制尚未建立。當前，人事檔案的管理水平參差不齊，部分管理機構不重視，管理人員不作為，人事檔案更新不及時等現象屢見不鮮。因此，建立健全的人事檔案管理監督和檢查機制勢在必行。有管理責任的機構和單位，應建立相應的考核和管理指標，從軟件和硬件上評估，不斷完善檔案管理的方式、方法，使檔案管理的時效性和真實性得到保障，從而在根本上維護檔案所有人的合法權益。關于人事檔案的檢查和監管機制，有關人員不僅要從宏觀上把控，還要在微觀上進行管理，即檢查檔案材料的真實性和合法性。無論是當事人自己填寫，還是單位填寫材料，都要做到公開、透明，確保材料信息的真實性和評估的客觀性。
3.加快人事檔案管理的電子化進程。
科技的發展使人們的生活和辦公更加智能和便捷，其不斷改變著我們的思維方式與學習習慣。人事檔案管理工作因此也迎來了發展機遇，無紙化、電子信息化將成為其未來發展的必然趨勢。在西方發達國家，每個人都擁有屬于自己的電子檔案，當事人和企業單位可以隨時隨地快捷查詢，這種方法非常值得我們學習、借鑒。應用特殊載體進行電子檔案的存儲和管理，不僅效率高，成本也將大幅度降低。應用現代化管理手段對人事檔案進行管理，是社會發展的必然要求，其通過數字化、網絡化的技術手段，建立標準化和統一化的人事檔案管理制度，為企業和個人提供服務。人事檔案管理在新的社會環境下面臨著諸多挑戰，創新人事檔案管理方式，提高檔案管理水平，構建檔案管理監督和檢查機制，是時代賦予的全新課題。現代人事檔案管理應該立足于社會需求，應用數字化信息系統，建立全面、真實、可靠的檔案管理制度。
參考文獻：
關鍵詞：人事 人才流動 檔案管理 改革
隨著人才流動的頻繁，傳統意義上的流動人員在迅速增長，人事檔案數量大幅攀升，人才中介機構也由政府人事部門單家獨辦變為其他政府部門、民營、外資共同參與的多元結構。這對如何管好用好人事檔案提出了嚴峻的挑戰。
一、人事及人才流動檔案管理的內容
人事檔案是在人事管理活動中形成的記述和反映個人經歷、思想品德、業務能力、工作狀況以及所受獎勵、處罰等方面情況并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。流動人員人事檔案管理的范圍主要包括行業的大中專畢業生、自費出國留學人員；辭職或被辭退的機關人員、企事業人員；外商投資、鄉鎮以及各類民營企業等；與用人單位解除勞動合同的人員；駐華外國企業機構中方雇員等。
流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構。檔案管理的具體工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等；流動人員身份認定、檔案工資記載、出國（出境）政審工作；經授權的職稱資格考評、合同簽證、社會保險等社會化服務工作。
二、人事和人才流動檔案管理的主要問題
1.“檔案商品化”和“檔案管理盈利化”問題日益突出。目前從每年大量的大學畢業生，到從國有單位流向其他所有制單位的專業技術人員，從高科技的私營企業，到國有性的事業單位，涵蓋了我國幾乎所有行業和人群。但是由于我國發展條件的制約，流動人員人事檔案管理還沒有實現完全的公益化，人事檔案管理的經費來源還要依靠收取檔案管理費，這一定程度上為某些部門提供了尋利空間，輕服務而重盈利的趨勢開始出現。“檔案商品化”和“檔案管理盈利化”的問題日益突出，最終導致檔案多頭管理，檔案的公益性程度不高，面臨失信危險。流動人員人事檔案管理中的盈利化傾向造成的一個直接危害就是人事檔案面臨失去信譽的危險，同時刺激多頭管理現象產生。造成檔案管理混亂，嚴肅性、公信力不足。一些中介機構受利益驅使，“搶奪”、騙取、截留、扣壓檔案以及涂改、抽取、銷毀、偽造等違規現象時有發生。嚴重擾亂了正常的人事檔案管理工作有序開展，阻礙了人才流動。此外中介機構舍本逐末，惡性競爭的情況時有發生，影響了中介機構自我發展和人才市場健康有序運行。
2.檔案管理效能低下，嚴重影響檔案管理發揮應有作用。現行人事檔案在內容上仍然保持著計劃經濟時期的特點，偏重靜態性資料描述，不能動態反映個人信用。市場經濟條件下檔案的主要功能是對個人的工作能力和道德信用進行綜合的動態評價，為人才的高效流動提供參考，但現行人事檔案顯然無法滿足這一點。同時，隨著流動人員群體的逐漸壯大，“人檔分離”正在成為趨勢，以往檔案收集方法和程序無法施行，尤其是在一些私營企業，人事管理非常不規范，很少對員工進行規范化的考核，個人的業績資料進入檔案信息非常困難，很多人才中心存放的檔案很長時間沒有信息補充。較為普遍地存在重收檔（收費）、輕管理的現象。一些單位檔案管理力量薄弱，缺乏熟悉檔案管理政策和業務的專業人員，檔案不能及時收集、整理、分類、補充和更新，“死檔”較多，檔案信息應用也就少之又少了。
三、人事檔案及人才流動檔案管理改革思考
1.借助計算機技術實現社會化檔案管理。在同一的管理制度指導下，實行人事檔案與人在特定條件下的適度分離，借助于現代網絡信息手段，實現對有關于人員的全面了解。具體說，就是利用現代計算機技術和網絡通信技術等，把以往分管與不同處所的人事檔案，在信息的查詢與利用上實現社會化服務。社會化、開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢。我們所處的這個新世紀，是一個更加開放的時代。知識經濟的發展，人力資源的競爭將會越來越激烈，人才流動的數量和質量會逐步加強，這種社會發展趨勢，也為在更大范圍內實行社會化、開放式人事檔案管理提供了可能性。
2.改革人事檔案管理機構實現機制變破。今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、聯合辦公的大口徑管理方式將被采用。人事檔案管理制度的改革總之不僅應有利于管理，更應著眼于保護跟人的權利，特別是知情權、再調查的請求權、錯誤的改正請求權、提出異議的權利、檔案資料傳播和使用目的的控制權等。另外，對人事檔案管理部門也應強調一下義務和責任：確保人事檔案質量的義務、負有保護人事檔案信息安全的義務、以及保證人事檔案被正當使用的義務等。
參考文獻
[1]流瀅.淺述完善企業流動人員人事檔案管理工作的措施[J].科技致富向導，2012（9）：320
關鍵詞：流動人員；人事檔案；網格
一、引言
人事檔案是個人身份，工作、學歷、人事關系等最真、最直接的記載，是社會和用人單位了解人、使用人的重要載體和依據，直接關系到人事安全和人才利益。流動人員人事檔案是人事檔案的一個重要的組成部分，在過去的20年里，流動人員人事檔案管理對人才合理的配置和有序的流動做出得很大的貢獻，但傳統的流動人員人事檔案的管理模式已無法適應新的形勢，而基于網格的流動人員檔案管理是一個很好的選擇。
二、網格的相關理論
（一）網格的含義
網格（grid）是科學家針對當今的一些科學難題于20世紀90年代初提出的新概念，目前尚無精確定義，但大多數學者認為網格是一個一致、開放、標準的計算環境的信息基礎設施，它作為虛擬的整體而使在地理上分散的異構計算資源以達到資源共享，協同工作等目的。
（二）網格的特征
1、集成性與異構性。網格把地理位置上分布的各種資源集中在一起構成一個有機整體，協調分散在不同地理位置的資源使用者。
2、共享性和協商性。網格中的任何資源都能夠被共享協商使用，資源請求者和提供者通過協商可以得到不同的服務，滿足不同的需要。
3、自治性與統一性。網格資源的擁有者對該資源具有最高管理權限，網格允許資源擁有者對它的資源有自主的管理能力，同時它又需要接受網格統一管理。
（三）網格的系統結構
常見的網格體系結構主要有五種，但目前較為重要的是五層沙漏結構和在五層沙漏的基礎上結合Web Service提出的開放網格服務結構。五層沙漏體系結構是一種以“協議”為中心的結構，它從底層開始分別為構造層、連接層、資源層、匯聚層和應用層。開放網格服務結構與五層沙漏體系結構一致，但是它符合標準的Web Service框架，是強調以服務為中心的“服務結構”。
三、網格在流動人員人事檔案管理中的應用探討
（一）網格技術在流動人員人事檔案管理中的可行性分析
1、技術上的可行性。網格技術的研究始于20世紀90年代中期，如今已經成為當今信息技術研究的一大熱點，國際上涌現了大批網格研究項目，許多IT企業也積極行動參與相關的技術研究，推出相關支持網格的軟、硬件產品。網格標準、網格瀏覽器、服務器、數據庫以及網格操作平臺的出現證明網格的應用在技術上已經成為可能。
2、實踐上的可行性。網格計算在全球有了許多應用的案例，尤其是企業網格近年來取得了一定的進展。在我國網格技術也已經在生物醫藥、鐵路運輸、電子政務、資源勘探以及農、林、水利、航空、金融等行業得到應用。另外，目前我國的人才機構大部分已經擁有了信息化建設的基本設施，其原有的內部技術為網格的應用提供了實踐上的可能。
3、經濟效應上的可行性。目前，我國各地的人才機構雖都已經開始了信息化建設，但由于沒有統一的規劃與標準，造成重復建設嚴重，許多資源無法合理的運用，而網格技術能把已有資源進行整合充分發揮它們的作用，在不增加投資的情況下，有效、高效地使用現有資源，提高服務性能，這在經濟效益上為網格技術的應用提供了可行性。
（二）網格技術在流動人員人事檔案管理中的必要性分析
1、管理中存在的問題需要網格技術。在過去的20年里，我國流動人員人事檔案管理雖然取得了不俗的成績，但是也存在不少的問題，缺乏統一的戰略規劃，各個部門的應用軟件系統在平臺、數據庫、網絡、接口等各方面千差萬別，相對孤立的應用軟件體系無法適應需整體協作的管理運作體系，隔離的檔案網絡形成了檔案資源流通的障礙，造成個管理部門檔案資源開發分散、綜合利用共享程度低、信息孤島現象嚴重，而網格技術能很好地解決這些問題。
2、新的管理模式與發展趨勢需要網格技術。傳統人事檔案制度是計劃經濟體制下的產物，其本質所體現的是個人對國家機關、企業單位的依賴關系，而目前在市場經濟條件下，人才正逐步由“單位人”轉為“社會人”，社會化、信息化和標準化是流動人員人事檔案的管理未來的發展方向，個人誠信體系的建立也將是大勢所趨，而相對的人事檔案需要整合的資源、服務的種類和需要處理的數據也會急劇增加，由于各機構地理分布廣泛，管理域不同，管理策略和安全需求的不同，這就需要一種技術能很好的協調和解決這些問題而網格技術是其最好的選擇，它能夠很好地適應這種趨勢的發展，并為其提供技術基礎和標準平臺。
（三）網格技術對流動人員人事檔案管理的作用
1、引發人事檔案管理模式更深層次的變革。傳統經濟的人事檔案是以手工與紙介質管理為主的，檔案的更新、傳遞、查閱都很不方便，而網格環境下檔案管理是協作的、開放的，能夠方便單位、個人對檔案進行及時更新、查閱、適用流動人員的發展趨勢，而這必將引發管理模式更深層次地變革。
2、有利于檔案資源共享，實現“一點受理，多點服務”。目前由于管理政策不統一、平臺系統不統一和數據庫結構不統一等造成檔案資源難以共享，而網格的共享性、異構性能很好地解決這些問題，實現流動人員的檔案委托中心或工作站保管，并可以就近地在任何分中心或工作站開展相關檔案的后續服務。
3、有利于管理部門、單位、個人的協作互動、促進人事檔案的更新。動態的業績更新是人事檔案的一項重要內容，是提高檔案價值的所在，網格技術能夠使地理位置不同區域的管理部門、單位、個人擁有不同的權限通過不同的入口對檔案進行查閱、及時更新等。
4、有利于檔案的利用和開發及個人誠信體系的建立。利用網格技術可實現流動人才的人事服務的跟蹤和輻射，拓展檔案部門與社會其他部門（如公安、銀行等）的信息交換，實現個人誠信檔案的建立與更新。
四、基于網格的流動人員人事檔案管理的實現
（一）流動人員人事檔案管理信息網格的整體模式
流動人員人事檔案信息網格就是利用計算機網絡把地理上廣泛分布的、各級流動人員人事檔案管理機構擁有的計算資源、存儲資源、網絡資源、軟件資源、信息資源等連成一個邏輯整體，然后像一臺超級計算機一樣為用戶提供一體化的人事檔案信息應用服務。
流動人員人事檔案信息網格的建設可以與流動人員區域性人事檔案建設的結構相同，如圖1所示。
可以分為不同的層次，以行政區域為主，輔以地理區域相結合。但從整體上看，它存在一種層級遞進的關系，縣級聯入市級，市級聯入省級，最后構成國家級。各級之間以及各隸屬關系之間的資源是共享的，其結構如圖2所示。
因此，流動人員人事檔案信息網格建設可以采取“總體規劃、分步實施、循序漸進”的方法，通過試點示范工作逐漸鋪開。
通過建立流動人員人事檔案信息網格，人事檔案管理部門可以充分利用現有的工作基礎，整合和管理分散在各個部門的信息資源，建立一個靈活的、富有彈性的人事檔案管理信息基礎設施，最大限度地減少信息化建設方面的重復投資。
（二）分層的一體化網格信息平臺結構
流動人員人事檔案信息網格建設是一個廣域、長時的動態建設過程，它需要將不同地域、形式各異的資源進行整合，需要兼容各種產品的更新換代。流動人員人事檔案管理信息平臺是這一建設中最基礎的部分，為了最大限度地實現人事檔案各部門間的資源共享、協同操作，實現任何操作系統平臺上的數據交換和程序連接，進而集成各種新技術和新產品，這種基于網格技術的分層一體化信息平臺體系結構由六個部分組成：
1、數據網格與計算網格。它是流動人員人事檔案信息平臺的基礎組成部分。數據網格集成多種異構、分布的數據源，進而為海量數據的存儲、傳輸、處理與融合提供基礎框架。計算網格由多個服務器集群構成，通過集群技術將各企業的服務器融合成為一臺透明的、強大的高性能計算機，用于提供高性能計算服務。
2、信息資源網格。該層基于數據網格和計算網格構建，對來自數據網格和計算網格的數據與結果進行處理形成信息資源并將信息資源提供給服務網格層。
3、服務網格。提供流動人員人事檔案管理系統所支持的各種服務，同時對于各人才機構的應用系統提供支持，這種服務支持包括信息服務、計算服務和智能信息服務等。
4、系統建模與應用模板。根據來自應用系統和個性化服務訪問接口的不同要求，相應地生成專有的系統模型和應用模板。服務網格根據其生成的系統模型和應用模板，向應用系統或用戶提供符合要求的服務。
5、個性化服務訪問接口。針對各企業和個人的不同應用要求，人事檔案各個應用系統通過該接口可以很好地與人事檔案信息平臺進行交互，進而獲取量體裁衣的個性化服務，是信息平臺通用性、交互性、實用性的重要表現部分。
6、開發規范與控制平臺。它是信息服務平臺的中央控制中單元，通過該平臺的集中統一控制，使得新建的服務網格、信息資源網格、數據網格和計算網格等各個子系統符合統一規范。利用實現系統的互通、互聯相互操作，進而在管理控制平臺的統一控制、協調下發揮流動人員人事檔案管理信息平臺的最大優勢。
五、結束語
流動人員人事檔案管理正逐步走向標準化、信息化、社會化，網格技術作為一新興的研究領域也正在逐步走向成熟化、開放化、標準化，并逐步進入實際生產應用階段。將網格技術應用到檔案管理，它不但能彌補由因特網的不足而帶來的人事檔案管理中存在的問題，而且有利于檔案的查閱、異地更新以及單位、部門間的互動，為流動人員人事檔案管理改革和發展提供新的環境和廣闊的前景，為其信息化建設帶來新的契機，對促成新的管理模式起著不可估量的作用。
參考文獻：
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一、死亡人員人事檔案的歸屬與流向基本情況
1. 組織部門：一般能按要求管理權限范圍內的死亡干部檔案，不定期地向同級國家綜合檔案館移交，無檔案銷毀情況。組織部門能基本掌握死亡人員情況，目錄齊全，編目編號規范，能提供電腦檢索。但大多數沒能按《干部檔案工作條例》規定及時將死亡人員人事檔案移交檔案館。另外，有的組織部門缺檔案移交、登記臺帳。
2. 勞動人事部門：我們選擇了社會保險處、勞動就業處為調查樣本，其死亡人員人事檔案數量大，存在底子不清、收集不全、未及時歸檔等情況。無移交綜合檔案館、無銷毀情況。縣級勞動人事部門普遍存在應該接收國有企業、國有改制企業、非國有企業的人事檔案資料收集不齊全的問題，相當部分未能及時登記、分類、編目，沒有做到有序排放和有效監管，存在“生者與死者檔案混裝”的情況。同時，多數縣級勞動人事部門對死亡人員情況不夠了解，對檔案的數量、來龍去脈等底子不夠清晰。
3. 機關、群團組織：死亡人員人事檔案未統一歸口管理，沒有移交綜合檔案館和銷毀檔案的情況。市級機關中，有的主管部門除本系統副處級以上干部人事檔案組織部門統一管理外，系統及直屬單位科級干部人事檔案自行管理，其他人事檔案則由直屬單位自行管理，新錄用人員人事檔案則多由人才交流中心托管。縣級機關中，除部分區、縣機關、群團組織人事檔案由組織部門統一保管外，大部分區、縣機關、群團組織人事檔案由組織部門和勞動人事部門管理，干部檔案在同級組織部門，職工檔案在同級勞動人事部門，流向與歸屬情況各不一樣，管理存在漏洞，甚至出現“無頭檔案”的現象。
4. 國有企事業單位：除了由黨委政府任免的干部檔案由組織部門保管外，一般職工人事檔案或自行保管，或部分由主管部門保管，或由人才交流中心托管，無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。
5. 國有改制企業：移交情況不一，管理情況各異，沒有銷毀情況。有的行業主管部門管理改制前相關人事檔案，因無人申報而對死亡人員情況不知曉，對死亡人員數量、情況無法統計，登記、管理不到位一直未移交。有的企業保存改制前的人事檔案，清理與整理不到位，登記和分類不及時，部分沒有保存死亡人員人事檔案，改制期間調離、解聘、退休人員其檔案隨人走。也有的企業改制前的人事檔案包括死亡人員人事檔案在改制期間已移交勞動人事部門，而改制后沒有建立人事檔案，或將招聘人員檔案打捆保管，沒進行裝袋、整理，數據不清楚。
6. 非國有企業：部分企業自行保管人事檔案，但多數沒有保管死亡人員人事檔案；部分企業委托專業機構托管人事檔案。據查，非國有企業多數人事檔案建立欠規范，欠完善，無統一標準，甚至少數沒有建立人事檔案。無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。此外，個別縣由鄉鎮勞動保障站負責管理當地非國有企業人員人事檔案。
7. 高校：由學生部自行保管學生檔案，管理較規范，底子清楚。無移交情況，無銷毀情況，極少數死亡學生檔案被死亡學生家屬提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事業單位委托、企業委托、個人委托托管的人事檔案，數量大，沒有移交、銷毀情況。因為很難掌握死亡人員信息，委托管理往往僅限于簡單存放、保管，所以對于死亡人員人事檔案的情況底子不清，無法準確統計，不少生者、死者人事檔案未分開。
9. 社區、居委會：從選取的調查樣本來看，很少建立和保存死亡人員人事檔案，少數存有或建立了人事檔案，但都不存在移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。當轄區內有人員死亡情況時，一般是報送當地派出所，由派出所負責戶籍薄（卡）上核銷，并登記管理。個別社區試點保存縣勞動人事部門移交過來的企業退休職工人事檔案，但是否死亡情況不清楚。個別縣由鄉鎮管理村委會、社區的人事檔案，但這些人事檔案普遍存在資料少、內容缺、不齊全、不規范的問題。
二、存在的主要問題及原因分析
1. 重視不夠與認識不足，檔案管理要素欠缺保障。調查顯示基層單位普遍重視不夠，認識不足，更多地是強調人少、錢少、事多等客觀因素，投入人事檔案工作的力度不夠，而死亡人員人事檔案工作更是被邊緣化。拿被調查單位的檔案員來說，檔案員更換頻繁，不懂業務的有之；檔案員兼職過多，疲于應付的有之；檔案員履責不力，責任心不強，認為“人死賬亡”無關緊要的也有之。有的死亡人員人事檔案被拆卸檔案外殼，單獨存放在類似雜屋的房間，沒有任何保管保護措施；有的死亡人員人事檔案被“束之高閣”置之不理，部分已有發黃、褪色、發霉、丟失等現象。
2. 政策體制與利益等因素，致使檔案管理主體分散、各自為政、歸屬流向不一。一是體制改革、企業改制人為地形成了“人檔分離”，此類人事檔案的歸屬與流向已失范，容易出現“無頭檔案”乃至丟失現象。二是多頭保管加之聯系機制未建立，造成信息溝通不暢，死亡情況無人申報無人查實，死亡登記不及時，管理跟進不到位。尤其勞動人事部門“生者與死者檔案混裝”普遍存在。三是雖然改制有政策，但也存在因利益難以貫徹落實的情況。如有的企事業單位改制期間，存在改制單位缺乏移交托管經費沒有按政策移交托管，后多由主管部門代管系統內改制單位職工人事檔案。
3. 日常指導與監管缺位，檔案業務水平參差不齊。部分組織、人事部門更多重視對在職、在世的人事檔案建立、整理、審核等，而忽視了對死亡人員人事檔案的指導、監督和檢查。而檔案行政部門由于上級沒有政策和要求，平時很少介入其中。死亡人員人事檔案工作的業務水平令人堪憂。一是檔案資料收集不齊全。主要原因是檔案資料移交和接收不及時。一般來說，如果對死亡人員人事檔案不催不要，檔案或材料就會長期滯留在單位或個人手里，不能及時歸檔，容易散失；二是日常管理不善。具體表現為檔案裝訂、分類、編目、利用等不夠規范，分開存放、流轉登記、統計檢查等工作不落實，管理粗放隨意；三是整理質量不高。尤其是企業死亡人員檔案整理標準不統一，內容不完整，建檔欠規范；四是檔案信息化程度低。由于缺乏相關意識，或是受客觀因素制約，相關單位只把人事檔案的目錄、個人信息錄入電腦，而檢索、查閱仍采用手工操作。個別單位雖建立了人事檔案信息庫，但存在信息更新不及時的問題。
4. 現有制度少且約束有限，無章可循、無規可依的問題突出。在調查的9種類型單位中，僅組織部門有《干部檔案工作條例》等依據。然而組織部門普遍沒有按要求及時移交綜合檔案館。據組織部門反映，難以落實的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁雜。有綜合檔案館的同志認為組織部門檔案難存放，或是不想管了才會考慮移交，并且移交的隨意性大，手續難到位。現實中，各級、各行業經過調研形成人事檔案管理制度的很少。調查對象中僅一家自行制訂了制度，其中涉及死亡人員人事檔案工作的只有“死亡人員檔案，每年進行一次清理，重新編號，另行歸檔”一句。由于大多無章可循、無規可依，死亡人員人事檔案管理往往流于形式，既無工作內容、目標任務，也無原則手續、操作流程，更無職責權限，責任追究，久而久之便形成了被動應付的局面，多滿足于“用時記得起，閑時擱一邊”的現狀，這不僅使得工作無所適從，也使得檔案面臨安全隱患。
三、對死亡人員人事檔案管理的建議
1. 高度重視提升認識。各級各類單位要以對黨和人民負責、對歷史負責的高度來重視死亡人員人事檔案工作。一是要保證有專人負責。死亡人員人事檔案工作是單位人事工作、檔案工作的一項重要內容，具有很強的政治性、原則性、業務性，應明確專人負責，納入單位工作總體規劃。二是要切實將檔案工作與其他日常工作同部署、同推進、同檢查、同考核。在現行體制下，死亡人員人事檔案工作多由政工、人事部門承擔，其工作職責、任務要求等必須明確，并且有領導負責督促檢查。三是要宣傳學習相關法規和業務知識，提升人員的檔案意識和整體認識水平，營造一個良好的、給力的人事檔案工作氛圍。同時鼓勵、支持專業人員參與學習培訓，通過“走出去、請進來”以及學習先進、學用結合等方式，了解相關工作的規律，掌握專業知識與技能，不斷增強業務素質和專業水平。
2. 實施歸口統一管理。將死亡人員人事檔案全部歸口至國家綜合檔案館保管，成立“死亡人員人事檔案管理中心”，對各類死亡人員的檔案進行資源整合，集中管理，建立死亡人員人事檔案數據庫。單位檔案室、專業檔案館、專業機構等管理的死亡人員人事檔案可依法移交至綜合檔案館“死亡人員人事檔案管理中心”，實施歸口統一管理，有利于防止政出多門、人為過失，有利于檔案工作“三個體系”建設。此外，勞動人事部門管理的人事檔案較多，死亡人員人事檔案也會越來越多，檔案管理責任重大，有必要成立行業直屬并接受檔案行政部門指導的專業檔案館，實行專人專管，專門管理。
3. 建立健全管理機制。國家檔案行政部門要通過修改《檔案法》，補充死亡人員人事檔案工作內容和規定，明確檔案行政部門的職責。省級檔案行政部門應在廣泛開展死亡人員人事檔案工作調研的基礎上聯合相關部門出臺實用性和操作性強的管理制度、辦法，嚴格控制死亡人員人事檔案的歸屬與流向，使其有規可依、有章可循。出臺的制度應結合實際，突出整體聯動和協作互動機制，針對檔案鑒別接收（移交）、收集整理、保管保護、查閱利用、安全保密、流轉銷毀、信息化等程序和內容有具體而明確的規定，強化業務培訓指導、信息溝通、監督管理及責任追究體系建設。對接收（移交）的時間、內容、要求、手續、費用等進行整體考慮。
（一）人力資源工作。人力資源指的是人在先天的基礎上，經過有差別的生活和實踐所形成的腦力和體力方面的勞動能力。而相比于物力資源來說，人力資源的側重點在人，也就是人是創造性的主體，因而具有主觀能動性。而以人為主的管理模式目的在于平衡個人與整體之間的關系，并發揮個人能力的優勢。而人力資源工作的最終目標在于組建起一支素質有保障且整體性出眾的隊伍，并在不斷進步中形成獨特的企業文化。換言之，就是讓人才決定企業發展的未來方向，這種全新的理念也必然使未來的企業發展模式產生巨大的變化。
（二）人事檔案工作。人事檔案是國家機構和社會組織的一項事務，主要目的在于將個人經歷和工作表現等數據進行記錄，從而為今后的使用提供重要的資料。人事檔案的內容包括個人經歷、業績、性格、工作狀態等，且具有高度的機密性和精確性，是企業對于人才培養和人才考察的重要內容，也是企業日常管理工作中不可或缺的部分之一。
二、企業變革期人力資源實踐的匹配觀點
業內學者的觀點是企業在不同的發展環節上其所面臨的問題也不同，因此會對人力資源管理提出不同的標準，所以必須有符合實際生產的人力資源管理實踐活動與之相適應，將不同生產階段的實踐互相搭配，對比其效果，引出所需的材料，有利于將不同的實踐組合有可能會產生的效果進行對比，找出最佳的方案。但因為生產條件不一樣、策略方針各異，所以人力資源管理的具體需要也會發生變化，因此人力資源管理具有較強的場景依附性，對其進行相應的理論研究力度也會大幅度增加，現存的研究成果并不多，而且大多數是具體的案例分析。人事檔案管理是人力資源管理體系中重要的組成部分，是檔案管理的重要工作內容，也是企業員工業務審計、績效考評的首選資料。并且，人事檔案資料能夠協助企業人力資源管理部門真正以人本思想為指導方針，應用科學有效的手段對人力、物力進行組織與調配，促使其長期處于最佳比的狀態中。總之，其兩者是密不可分、唇齒相依的，彼此發展的情況對對方均會產生一定的效應。
三、基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理變革分析
（一）人事檔案的信息收集機制變革。從現代人力資源管理視角出發，人力資源檔案不能只包括員工基本信息資料，同時還需要能夠通過人事檔案反映出人員所具備的隱形知識，如職業技能、職業素質、職業道德等狀況，這些有關信息就需要經過人事檔案管理人員活躍搜集，不斷開掘。為深度開掘這些隱形信息，檔案管理人員可對人員進行定時考評，考評內容應包括職業技能水平、工作完成狀況、職業道德等方面，并將查核成果歸納到各人員的人事檔案中。在人力檔案管理的工作中，不但要全部搜集人員的基本資料，還應在此基礎上，搜集使用人員關于事業單位具有積極意義的信息及意見，從而為管理層管理決策的擬定提供重要參閱，促進事業單位形成一種不斷優化的良性循環機制。這就需要人事檔案人員加強和各級人員的溝通，積極聽取人員的工作意見，并加以收集、整理、匯總、保存。
（二）提升服務意識。人員的服務意識是人事檔案管理工作質量提升的關鍵。在未來，人才必將成為各大企業競爭的主要因素，所以人事檔案的管理人員也要從自身的觀念入手，從態度上做到端正，從而改變一直以來的被動服務模式，提升服務意識。這樣以來可以使人事檔案工作更好地為人力資源管理服務，促進人力資源管理水平的提升。
（三）具備競爭意識。知識經濟時代下，知識的作用性被進一步放大，換而言之，知識成為了一項非常重要的資源。而檔案管理工作也需要體現出企業的工作效率。這就要求人事檔案管理部門首先要將信息準確、及時地提供，并加強與其它部門的密切合作。在這一過程中，管理人員要具備競爭意識，將人力資源管理的理念深入人心，在競爭中加強目標的管理。
（四）完善人事檔案管理體系。人事檔案管理工作也要隨著時代的發展而轉變管理模式，而在新形勢下，人事檔案體系的轉變也是時代的必然需求。而對于無法適應新形勢或是缺乏科學性的制度和體系，就要加大力度進行改革，與實際情況相結合，從而讓人事檔案管理工作更加制度化、科學化。例如在收集檔案時，要注意檔案的時效性；在整理檔案時，要根據其科學性進行篩?x等。這些工作都是保證檔案及時、完整的有效措施，也是結合企業的內部情況而決定的。所以，要根據時代的變化來完善檔案管理體系，從事人事檔案工作的完整性，為企業的發展提供重要的理論依據。
一、高等教育綜合改革對高校人事檔案管理工作提出了新要求
高等教育綜合改革就是按照建設現代一流大學要求，以建立和完善具有中國特色的現代大學制度和治理體系為目標，對我國高校開展的全方位、整體性改革，從而提高高校的整體辦學實力和水平。本次高教領域綜合改革的“深水區”和“突破口”是人事制度改革，通過改革傳統人事管理制度，實施“分類考核評價制”“競聘上崗制”“非升即走制”“準聘長聘制”“預聘―長聘制”“教師分流制”“一人一議專門人才引進制”等適應現代高等教育發展的人事管理制度[2]，打破高校人事管理“鐵飯碗”，建立能上能下能進能出、分類分層管理，廣納賢才、激發廣大教職工活力的現代大學人事管理制度。人事檔案管理作為高校人事管理工作的重要組成部分，為高校人事改革順利進行起到保駕護航的作用，必須適應高校人事改革需要，配合人事管理制度改革，及時調整人事檔案管理模式，在管理人員素質、軟硬件配置、制度調整與完善、管理方法、手段與模式改革等方面盡快建立完善有利于教職工管理、人才引進與分流適應高教改革的現代人事檔案管理新體系。
二、高等教育綜合改革背景下的高校人事檔案管理改革
1、加強學習，提高綜合素質。高校人事檔案管理人員要深入學習領會高等教育綜合改革的背景、意義和內涵，尤其要透徹理解人事管理制度改革的精神實質和改革方向，把握綜合改革對人事檔案管理的新要求。要加強理論學習轉變傳統檔案管理理念，從檔案是約束人、管理人理念轉變為服務人、了解人[3]；人事檔案管理是為全校教職工保留個人信息，為人才流動提供便利，為學校任用提拔干部提供參考；高校檔案管理人員要定期出外考察學習外校人事檔案管理工作的先進經驗和好做法，不斷加強業務學習，提高業務管理能力，尤其是教育管理信息化環境下的人事檔案管理能力。
2、搭建適應人事制度綜合改革檔案管理新體系。本次高校人事綜合改革力度大、變化多，特別是機構撤銷、院系合并，人員分流與分類評價，人才引進條件變化等，這就對高校人事檔案管理提出了新要求。需要重新搭建人事檔案分類體系、調整檔案歸類、精簡檔案內容、增加新的檔案項目，擴充新信息，設立引進人才專門檔案庫等，以適應人事綜合改革需要。
3、加強信息溝通及時收集整理人事檔案材料。高校綜合改革人動大，作為檔案管理部門要及時與學校各院系及有關機構部門如組織、人事、教務、科研、后勤等部門加強聯系與溝通，及時收集整理人員調整、引進、調入調出、職務職稱變動、教學科研成果、獲獎證明、資格證書等方面的變動文件、材料，及時收集歸類上架，確保不漏一人，不失一證，不缺一件。
4、改革傳統檔案管理模式，提升檔案管理利用效率。高校人事檔案管理不僅僅是保管檔案，更重要的是如何利用檔案，充分發揮人事檔案在人員考察、干部任免、評優評獎、出具證明、工作績效考核評估、人才引進推薦、職務職稱提升、工資待遇變動乃至調動退休、離世評價等方面的作用。高校干部人事檔案在符合保密原則前提下，應盡最大限度向外公布有關可以公布的信息（如個人的職稱職務變動情況、學歷、獲獎、工作業績、加入組織、特長優勢等），為有關單位機構了解、掌握引進人員提供充分的參考信息。
5、加強信息化建設提高人事檔案信息化管理水平。隨著教育管理信息化不斷向前推進，如何基于網絡平臺和學校OA（辦公自動化）系統等各種信息化平臺，建立高校人事檔案數據庫，以提高高校人事檔案管理效率，是當前高等教育綜合改革對高校人事檔案管理工作提出的新要求[4]。為此，要盡快向學校提出申請搭建基于校園網的人事檔案管理計算機網絡系統軟硬件平臺，購買或自建適合本校使用的人事檔案數據庫，管理人員要及時培訓學習掌握檔案管理信息化技術；將原來的紙質人事檔案逐步電子化、數據化、網絡化，為學校每個教職員工建立個人數字化檔案庫，便于查詢、更新和反復使用，以提高檔案信息利用率。更好地為學校各有關部門提供多角度、多功能、全方位的人事檔案信息服務。
