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關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；利與弊；分析；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。
參考文獻：
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關鍵詞：面向服務架構；Web service；企業服務總線
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2011)15-3582-03
It Began with SOA for Data Integration of System of Petrochina's Archives Management
WANG Xiu xia, QIAN Bo
(The Research Institute of Automation for Petroleum and Chemical's Commpany of Lanzhou, Lanzhou 730060, China)
Abstract: This article began with objective need for data integration of system of China Petroleum’s archives management, analysed present situation of system of China Petroleum’s archives management, and combining with highly duplicative and across platform characteristic of SOA, thought SOA’ architecture model can solve question of data exchange and bring more large market efficiency for enterprise.
Key words: service oriented architecture; web service; enterprice service bus
隨著市場競爭的日益加劇，企業越來越重視信息系統的建設及應用，通過信息系統以支持或改進企業業務流程，提升企業總體競爭實力和工作效率。但隨著信息系統的逐步增多，信息孤島現象普遍存在，以前建立的信息系統大部分是解決一個具體業務部門的工作職能和效率的問題。而現在更多的需要信息系統之間具備良好的數據交換接口，以實現信息資源和數據共享，更好地為企業跨部門、跨業務提供服務。針對企業信息整合需求特點，為了實現高效的業務數據整合，實現異構業務集成的技術成為集成的首選，這樣既可以增強企業面向市場的適應性，還大大提高了企業各遺留系統的高重用性，從而為企業的發展帶來更高的效益。
SOA(Service Oriented Architecture, 面向服務的架構)，是一種業務驅動的IT架構方式，支持企業將業務整合為一系列相互銜接的服務或重復性業務任務，從而使企業能夠高效重復地利用現有IT技術[1]。SOA技術標準有服務組件架構(SCA，Service Component Architecture)、服務數據對象(SDO，Service Data Object)和業務流程執行語言(BPEL，Business Process Execution Language)，這三個技術分別解決了服務構建、數據模型和流程編排領域的問題，被稱為“SOA鐵三角”[2-3]。
面向服務架構(Service―Oriented Architecture，SOA)對各系統平臺規范性無相關要求和標準，它本身在遵循統一標準和規范的基礎上開發服務，依據需求將企業應用分解和封裝成服務，通過企業服務總線(Enterprise Service Bus，ESB)對服務進行集中管理，使這些服務能在總線上安全的進行交互通信，從而使整個系統更易維護和擴展。中國石油檔案管理系統的建設階段正處在一個組織結構不斷變革的階段，組織的不確定性導致業務需求的不確定性，對辦公管理系統的靈活性提出了更高的要求。同時，辦公管理業務自身業務零散、橫向協作和縱向擴展等特點，要求系統架構松散但可集成。以上的環境因素和內在因素都決定了松耦合、易集成的SOA是最適合集團公司辦公管理系統的架構。
1 建設思路
基于SOA的中國石油檔案管理系統數據整合的建設，在充分調研現狀，全面了解需求的基礎上，進行整體規劃，解決數據整合問題。并在解決信息孤島與孤立應用的集成與整合的基礎上，重點考慮新應用的規范接入；通過建立一個統一的應用系統框架與基礎支撐平臺，為應用提供明確的數據接口、應用接口、用戶接口規范與服務，實現對原有應用的集成與新應用的建設。此外，應用檔案管理的“知識中心”、和“憑證中心”的理念于系統的設計之中；應用成熟的方案、先進的技術和產品來搭建系統；優化文檔信息管理工作流程和管理策略；貫徹真正的“文檔一體化”的管理理念和實施方式；采用相關的行業技術、業務標準和規范來設計和開發系統，使系統具有堅實的理論基礎；這些都為構建“珍存企業記憶，提升公司價值，構建知識平臺，實現信息共享”的檔案管理系統提供可靠的保障。
2 總體設計與實現
2.1 集成需求
從檔案管理的業務角度來看，檔案記錄著企業的生產、銷售和研發各環節業務數據，業務數據的收集、保管、利用，成為企業發展新的經濟增長點和優勢。中國石油面對激烈的市場競爭環境，引入先進的管理理念和信息技術來改造傳統產業，啟動了ERP、MES等信息系統。但是各個系統是相對獨立的，數據無法共享，造成了很多不必要的重復工作，使信息化的優勢沒有得到充分顯示，同時也不利于檔案數據的收集、保管及利用。企業為提高工作效率和檔案利用率，免除不必要的業務流程，使各業務之間的數據信息能夠集成共享,中國石油需利用松耦合、易集成的SOA平臺，以實現檔案管理系統數據的保管和應用，提升企業核心競爭力及綜合價值。
2.2 系統架構
SOA是一種服務導向的組件模型。服務是指軟件中的一些處理過程或是包裝成獨立業務模塊的程序邏輯單元，可以通過標準協議來訪問和調用，且接口公開。基于SOA的業務分析由三個部分組織，分別是服務請求者（Service costomer）、服務注冊中心(Service UDDI)以及服務提供者(Service provide)。服務請求者從注冊中心查詢需要的服務，并通過傳輸機制綁定服務，然后通過接口契約規定的格式來執行服務。服務注冊中心包含可用服務的網絡可尋址目錄，它是接受并存儲服務描述的實體，供服務消費者查詢服務用，服務提供者將服務的描述信息到服務注冊中心。服務提供者是一個可以通過網絡尋址的實體，它接受和執行消息者的請求。把自己的服務注冊到服務注冊中心，以便服務消費者能夠發現和訪問該服務。
根據中國石油檔案管理系統的建設目標和原則，使用SOA的技術架構，把相關應用系統、模塊功能等進行統一的服務包裝和整合。基于本架構，可以把檔案管理系統整體邏輯架構圖從縱向分為四個層次，分別是：基礎設施層、應用系統層、企業服務層（SOA部署）以及檔案管理系統層，如圖1所示。
1）基礎設施層：它是信息系統建設和應用的基礎條件，主要包括存儲設備、應用服務器、掃描儀以及計算機等資源設備。
2）應用系統層：它是支持數字檔案管理系統的應用系統，主要包括MES系統、ERP系統、OA系統、電子公文系統、網上報銷系統、A3管道生產系統以及合同管理系統等。
3）企業服務層（SOA部署）：SOA集成平臺主要由服務請求者、服務注冊中心以及服務提供者三個部分構成。SOA將不同系統中的應用功能通過服務之間定義良好的接口和規范契約聯系起來，用WSDL描述服務并在UDDI中WSDL文檔，UDDI中按照用戶需求從中查詢數據，當服務消費者發現提供服務的WSDL文檔，通過訪問服務注冊中心表來實現，并通過SOAP協議來與要訪問的服務通信。
4）檔案管理系統層：檔案管理系統的應用緊緊圍繞檔案的生命周期管理，主要解決檔案的自動收集、科學保管和知識利用三方面主要功能。檔案管理系統需要提供標準、統一的歸檔接口，支持常見的接口技術，如Web Service、文件交換、數據庫訪問等，接口既能對電子文件實體進行歸檔，也可以對元數據進行歸檔，歸檔接口的實現應基于SOA的理念，在統一的數據總線上實現，要避免系統間直連的方式，通過數據總線，實現系統間的松耦合。
2.3 主要實現技術
系統的分析設計采用面向對象的方法，開發模式采用循環迭代模型的開發方式。在軟件實現階段，采用面向對象的程序設計方法，將軟件開發過程分為問題的定義及規劃、需求分析、軟件設計、程序編碼以及軟件測試五個階段，每個階段又具體為一個個的循環迭代的過程。為了提高系統開發開發效率和規范性，采用統一建模語言UML和成熟的面向對象的CASE工具。
2.3.1 J2EE（Java 2 Platform, Enterprise Edition, Java2平臺企業版）
J2EE為我們提供了一個建立在開放和標準的技術之上、非常靈活的端到端的多層體系架構，從而滿足企業各種不同應用需求。J2EE是一個開放、基于標準的開發和部署的平臺，用于構建N層的、基于WEB的、以服務端為核心的、模塊化的企業應用。J2EE應用的組件如企業JavaBcan、JSP和Servlet運行于J2EE容器中，通過連接器訪問企業信息系統，如MES系統、ERP系統以及其他應用系統。J2EE應用可以集成一系列的客戶端，包括獨立運行的臺式客戶端、無線客戶端以及Web瀏覽器的客戶端等。J2EE為開發企業應用提供了高可靠性能和可伸縮性的運行支持環境。在設計J2EE應用時，首先需要選擇的是J2EE客戶端類型，應根據用戶的使用模式和應用環境特點來選擇合適的客戶端類型和通信協議，如Java Web Start客戶端適合于復雜的圖形用戶界面，如大量的數據錄入、數據統計等應用，能滿足高效地用戶交互需求，根據具體應用環境的不同，可選擇HTTP、RMI或JNLP等通信協議。
采用J2EE開發平臺是不錯的選擇，它是目前為應用提供分布式的、高可靠性的先進解決方案。在中國石油檔案管理系統這樣的大型建設項目中，選擇J2EE也就意味著選擇了一個開放、自由、大型的技術應用平臺。
2.3.2 采用Web Service技術，允許異構的客戶端調用以使用它提供的服務
Web Service是一種新的web應用程序分支，他們是自包含、自描述、模塊化的應用，可以、定位、通過web調用。使用一種共通的通信標準可以使不同的客戶端實現與各種不同技術編寫的Web Service互通，它可以使用標準的互聯網協議，像超文本傳輸協議(HTTP)和XML，將所有功能綱領性地體現在互聯網和企業內部網上。目前，最常用的是簡單對象訪問協議SOAP，SOAP是XML規范的一個應用，它非常依賴XML標準來進行定義和編寫函數，并以XML標準封裝調用遠程服務的格式，有別于其它分布式對象模型調用特定的調用格式。由于SOAP以XML封裝調用格式，因此它可以使用任何的實體傳輸層來傳送，例如TCP、HTTP等。通過這樣一個架構，Web Service實現動態的應用集成，使檔案管理系統實現信息共享、資源共享。
2.3.3 采用XML實現數據導入導出
XML是一種元標記語言,它是Internet環境中跨平臺的，依賴于內容的技術，是當前處理結構化文檔信息的有力工具。XML的簡單使其易于在任何應用程序中讀寫數據，并成為唯一的數據交換公共語言，雖然不同的應用軟件也支持其它的數據交換格式，但它們都支持XML，這就意味著程序可以更容易的與Windows、Linux以及其他平臺下產生的信息結合，然后可以很容易加載XML數據到程序中并分析它，并以XML格式輸出結果。采用企業服務總線或中間件產品在異構服務與傳統端點之間連接、調解和管理交互，并將企業服務總線的集成功能與單一產品中的操作服務管理結合起來。基于SOA基礎服務，可以快速配置服務間的交互，而無需過多的重復開發工作，可以降低變更的部署和操作成本，并為新計劃釋放IT資源，使用戶可以遠離復雜的、緊耦合的、脆弱的點對點集成實現，加速跨異構基礎架構的服務重用和部署。
2.4 集成效果
綜上所述，筆者主要結合企業數據整合現狀，介紹了數據整合總體思路和目標，數據集成架構以及實現的主要技術。通過SOA數據集成平臺，實現了企業業務和數據的有效整合，提高了從生產、銷售等業務領域電子歸檔效率，實現了檔案管理的“知識中心”和“憑證中心”建設目標。具體有以下優點：
1) 充分利用現有的資源，消除了信息孤島。基于SOA的協同軟件提供了應用集成功能，能將諸如MES系統、ERP系統等已存在的異構系統的數據進行有效集成和應用。
2) 更易于集成和管理復雜性。可以方便地實現企業之間的互連互通，使管理和集成更易操作。
3) 更快地整合和實現。可以快速地開發新的業務服務，縮短開發時間，使企業迅速地對外界變化做出響應。
4) 降低成本和增加重用。協同軟件就是一個全新的應用領域，管理信息由完全結構化的數據，拓展到非結構化信息的應用領域。
5) 提供良好地運行監控功能。支持SOA的技術和原理使得對業務流程的監控更加輕松。這種監控類型支持來自日常運行的反饋。
參考文獻：
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【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.
【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施
【Keywords】contract file management； risk ；measures
【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02
1 引言
我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。
2 合同檔案管理風險的主要類型
根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。
2.1 管理不善導致的風險
上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：
①合同格式錯誤與內容缺失
雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。
②合同檔案整理方法不符合要求
在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。
③只簽不存造成的混亂
在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。
④“人治”取代合同檔案
中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。
2.2 必要或者不必要的違約風險
一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。
2.3 保存過程中的安全風險
合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。
3 合同檔案管理中規避風險的具體措施
上文對企業合同檔案管理過程中容易產生的風險的類型和主要表現做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風險，其產生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責不到位和具體措施不規范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規避風險的措施。
一、基于RFID的檔案管理信息系統的優點
近年來隨著物聯網技術的發展，更多的新一代電子通信技術應用于各個行業，RFID技術作為下一代信息識別技術和管理信息系統結合起來會提高系統的智能化和自動化程度，具有更多的優勢。
基于RFID技術的檔案信息管理系統的優勢有：電子標簽存儲的信息量較大，可以反復多次使用，使用的壽命長；由于信息識別只需要通過儀器掃描不需要直接接觸就可以，所以一次讀取數據時間短，單位時間內處理數據量較大；電子標簽的組成簡單，存儲用電子芯片即可，所以體積小，安全性高，可以實現防盜等功能；在識別電子標簽中的數據時，距離較遠也可以實現數據的讀取，可以實現無屏障讀取數據，同時穿透性強。
二、基于RFID技術的醫院綜合檔案管理信息系統結構設計
在綜合檔案管理工作中引入信息電子化的概念同時結合最新的物聯網RFID技術不但可以有效的提高信息管理的效率，還能提高檔案管理的安全性。本文設計了結合RFID技術的醫院綜合檔案管理信息系統，本系統由系統管理、資產設備信息管理系統、醫院工作人員信息管理系統、醫院工作檔案信息管理系統、RFID門禁管理等功能模塊組成。其系統功能模塊結構框架圖如圖1所示。
圖1基于RFID技術的醫院綜合檔案管理信息系統結構框架圖
1、系統管理模塊
本模塊使管理員通過對密碼和權限的設置保證了綜合檔案管理系統的安全性。可以根據管理員的工作職責來分配權限等級，對管理員的信息進行修改等。
2、資產設備信息管理模塊
本模塊的功能是對醫院的設備進行統一的信息化管理。管理員使用該模塊可以對醫院中設備的具體信息進行添加、刪除、修改等，由于每一個設備上都有RFID標簽信息，所以可以通過閱讀器讀取設備的具體信息并錄入系統中。管理員還可以通過設備上的RFID標簽信息時時掌握設備使用、維修、報廢等情況，并對系統中的設備數據隨時進行更新。其中，設備上RFID標簽信息包括設備編號、名稱、具體型號、價格、生產廠商名稱、生產廠商電話、所屬部門、功能、生產日期、購入日期、維修狀況、報廢時間、備注信息等內容。同時，在醫院關鍵通道上架設RFID閱讀器，可追蹤設備位置，防止設備被盜和遺失。
3、醫院工作人員信息管理模塊
本模塊的功能是對醫院的工作人員的具體信息進行管理。醫院需要對每一位工作人員的人事信息和檔案信息進行統一管理。管理員可以對工作人員的信息進行錄入、編輯、刪除等操作，對工作人員的考勤信息進行管理，同時檔案信息管理對在職和離退休工作人員的詳細情況進行管理。
4、醫院工作檔案信息管理
本模塊的功能是對醫院日常工作檔案進行信息化管理，其中行政工作信息管理可以對各行政部門的工作檔案進行添加、刪除、修改；黨務工作信息管理可以對醫院的黨員工作信息進行管理；基建工作信息管理可以對醫院的各個基建項目具體信息進行管理；財務工作信息管理可以實現對醫院各項開銷的管理；工作日志信息管理可以對各科室、行政部門的工作日志進行統計和管理。
5、RFID門禁管理
本模塊的功能增加了醫院綜合檔案室的安全性，其中，對綜合檔案室的管理員和普通用戶的權限設置有所不同，合法的普通用戶只能進入綜合檔案室進行檔案查詢，但是檔案室的管理員可以使用本模塊中的添加、修改、刪除等功能對合法的普通用戶信息進行編輯，編輯的對象是RFID標簽中的信息，RFID標簽中的信息可以包括標簽編號、標簽地址、姓名、員工號碼、性別、科室、聯系方式、照片、備注等內容。
6、RFID身份確認
在醫院現有信息化系統中，集成RFID系統，實現全院信息系統身份確認、權限審核、分模塊登錄功能。
三、基于RFID技術的醫院綜合檔案管理信息系統功能模塊設計
由于檔案信息由電子數據和紙質檔案文件兩部分組成，因此在綜合檔案管理信息系統中都會將每一個紙質檔案文件加上RFID標簽，RFID標簽中會存儲檔案的摘要信息，通過RFID終端對這些信息進行讀取和修改。對于系統中每個結構模塊都包含RFID數據管理和檔案信息管理功能，綜合檔案信息管理系統通過對RFID數據管理模塊進行數據請求來獲得檔案的相關數據，以此為基礎，對檔案進行電子化管理。具體的系統功能模塊圖如下。
圖2基于RFID技術的醫院綜合檔案管理信息系統功能模塊圖
1、基于RFID技術的數據管理
RFID數據管理模塊由系統數據庫和RFID終端組成，RFID終端可以將數據庫中的信息寫入RFID標簽也可以將RFID標簽中的信息寫入數據庫，管理員可以利用RFID終端采集檔案信息，并把這些信息導入數據庫，系統通過數據庫對檔案信息數據進行操作。
2、綜合檔案信息管理
2.1檔案入庫管理的功能可以通過RFID標簽實現自動識別檔案編號，提供檔案存儲的位置編號等信息，更快更有效的實現檔案出入庫時準確的位置定位。
2.2檔案查詢管理功能可以實現對某一特定編號的檔案信息進行查詢，當提供檔案編號時，系統查詢到該檔案所處位置，可以通過檔案架上的指示燈提醒管理員檔案詳細位置，對檔案進行提選。
2.3檔案銷毀管理功能可以實現過期檔案的銷毀以及歷史檔案記錄等功能。在檔案入庫之前為每份檔案設置一個保管期限，在保管期限到期之前進行倒計時提醒，銷毀檔案之前，提醒管理員檔案失效的相關信息。管理員可以通過檔案中RFID標簽的信息對已過期的檔案進行銷毀或繼續保管處理，同時將歷史檔案的相關信息進行記錄、統計、修改等功能。
關鍵詞：互聯網+；檔案管理；數據庫
基金項目：本文為承德市科學技術研究與發展計劃項目“京津冀一體化環境下基于‘互聯網+’的檔案管理數據庫平臺建設與服務研究”（編號：201606A133）的研究成果之一。
2014年總理在政府工作報告中提出，要加強環渤海及京津冀地區的經濟協作，認為實現京津冀協同發展是一個重大的國家戰略，堅持優勢互補、扎實推進及互贏互利，加速科學持續的協同發展道路。基于此，就要求三地檔案管理工作能夠全面創新及改革，完善目前檔案管理中的軟件及硬件設備不到位、數據庫建設落后、服務水平較低等一系列的問題，實現檔案管理工作的信息化、現代化及網絡化，從而提高檔案管理工作效率。
1 基于互聯網+環境分析檔案管理系統的構建理念
1、系統結構
檔案管理系統的結構應該以創建檔案管理系統的原則開展，選擇數據庫要從檔案管理的安全性、高效性、便攜性等全面的進行考慮。檔案管理中的數據連接能夠通過簡單動態網頁實現用戶訪問，也為后臺管理人員提供了簡便的控制腳本。檔案數據的存儲中可以創建多種數據庫實現數據的不同形式儲存，比如文本形式、圖像形式、視頻形式等等，這種管理方式能夠為不同的用戶提供不同的格式需求。系統在使用過程中還具有一定的功能性，并且還能夠有效保證數據的安全性。
2、安全功能
基于互聯網+背景下，檔案管理系統總是面臨著各種各樣的安全問題，所以在創建檔案管理數據庫的時候要尤其注意系統的安全問題，其主要包括數據管理及操作過程兩方面。在進行設計的時候，要進行多重保護，首先可以設置登錄密碼，用戶登錄的時候可以進行雙碼驗證，有效的防治他人通過用戶授權密碼進入到數據庫中。另外，為了避免數據庫遭到計算機病毒的破壞，或者由于操作誤差出現問題時，可以將數據信息提前備份，防止數據的丟失。 [1]
2 基于互聯網+環境分析檔案管理系統的技術開發
本文中的檔案管理系統是為了實現京津冀一體化發展戰略背景的發展理念，并且能夠滿足現社會不斷發展的需求，實現京津冀三地檔案管理工作的信息化、現代化及網絡化，并且還能夠全面優化檔案管理工作、提高服務時效性等目的，并且有效解決目前檔案管理中存在的各種問題，比如信息化水平落后、數據庫建設問題及軟件/硬件設備不到位等。檔案管理系統要根據實際用戶的需求定制數據結構，包括編目格式、打印報表等等，并且根據國家檔案的分類結合用戶的實際需求對檔案記性分類管理。
1、選擇數據庫
檔案管理系統中的數據庫要使用大型數據庫管理數據，因為大型數據庫能夠支持大量數據的檔案信息管理，并且具有較高的安全性及完整性，有效解決傳統數據庫中存在的問題，提高數據庫的使用效率。
2、圖像數據及多媒體存儲
基于互聯網+背景下的檔案管理系統不僅能夠支持文字錄入，還支持多媒體數據的存儲管理，并且能夠使用掃描儀直接輸入，能夠將圖像數據進行壓縮并存儲，支持各種多媒體設備、不同格式電子文件信息的存儲。
3、檔案管理系統功能
以檔案管理流程為基礎，全面符合檔案管理流程，具有多樣的輸入方式，系統用戶界面清晰且直觀。用戶可以對記錄、數據文件、字段進行分層管理，并且設置權限，使系統中數據具有安全性。具有多樣且靈活的查詢方式，強大的數據加工能力，并且報表的輸出靈活。能夠隨時的查看數據日志，并且反應系統的情況，統計系統的日、月、年訪問量，對于每位用戶的訪問及使用都具有詳細的記錄。[2]
3 選擇檔案管理系統體系結構
軟件體系結構指的是描述某一個特定應用領域中系統組織的使用模式，在互聯網+背景下，一般使用的軟件體系結構為兩種，其一，瀏覽器/服務器模式（B/S）；其二，客戶/服務器模式（C/S）。
瀏覽器/服務器模式使用的結構為應用服務器、客戶機及數據庫服務器三層分布式，用戶可以通過瀏覽器解決用戶與應用服務器之間的交互。應用服務器的主要目的就是接受客戶機應用程序的請求，之后將客戶機發送的請求轉變為數據請求，然后和數據庫服務器進行相互交互，并且將兩者交互的結果傳遞為客戶機應用程序。數據庫服務器軟件以應用服務器請求為命令，以此進行數據的操作，之后將操作的結果傳送到應用服務器中。
瀏覽器/服務器模式具備客戶端零安裝的功能，有效降低了系統的維護機率。因為客戶機和數據庫系統不是直接交互的，那么就有效減少了服務器的SQL請求，具有較強的性能。另外，此結構還有效提高了系統的安全性能、執行效率，提高了系統的延伸性。
客戶/服務器模式的主要特點就是基于非客戶機結構中的兩層結構應用軟件。客戶端是通過數據庫及應用程序組合而成，服務器中的軟件為數據庫系統，系統的開發簡單快捷。
但是，兩者都是有缺點的，客戶/服務器的缺點就是用戶安裝軟件較為復雜，并且數據庫系統不能有效的滿足多個終端同時聯機的要求，其一般使用在局域網中； 瀏覽器/服務器模式的缺點是具有較弱的批量處理、修改、備份數據能力。
由于兩者模式的使用都具有優點和缺點，那么就要結合檔案管理系統的功能需求，將兩者體系結構相互結合，使其在檔案管理系統中發揮自身的優點。[3]
4 結束語
基于互聯網+的檔案管理系統開發是一項系統性的功能，在構建過程中涉及到了數據安全、網絡技術及數據庫技術等多個方面。另外，在系統構建及開發的過程中，還要以檔案管理相關的業務流程為基礎，并且滿足相關法律規定的要求。上述檔案管理系統實現了檔案管理的網絡化、安全化及信息化，并且完善了傳統檔案管理中的不足，使檔案管理工作能夠充分的發揮自身的功能。
參考文獻
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[3]梁敏. 基于網絡平臺的考生檔案管理系統設計與實F[D]. 電子科技大學， 2011.
作者簡介
湯桂清（1971―），男，河北省灤平縣，本科，檔案師，承德廣通信息網絡有限公司灤平分公司，研究方向：檔案管理。
關鍵詞：組織機構代碼管理系統；組織機構代碼電子檔案管理系統；整合.
1.組織機構代碼管理系統及信息管理系統的應用優勢
組織機構代碼管理系統是對上萬條代碼進行信息化管理，易于實現資源共享。多少年來政府各部門及各企業都非常重視信息收集和整理工作，同時有相關的信息收集和整理制度，從而保證了機構信息的準確、全面。將這些信息輸入組織機構代碼管理系統，能夠實現管理功能的系統化，其優點也就充分體現。信息化時代的到來以及網絡通訊技術的快速發展，為組織機構代碼管理水平提供了機遇。不斷提高組織機構代碼管理及服務水平，提高辦公效率，實現資源共享，組織機構管理信息化勢在必行。
1.1組織機構代碼管理系統
組織機構代碼數據庫是以機構代碼為索引，由上萬條代碼數據組成的一個數據庫，數據量比較大，為了在政府管理企業應用中更好的發揮作用，數據質量一定要得到保證，錄入和查詢都要真實、快速、有效。全國有各種組織機構幾百萬，每個機構都需要辦理組織機構代碼證，而且政府對代碼證都要進行定期審驗。我們已經清楚，組織機構代碼管理系統是典型的管理信息系統。目前我國大中型城市已全面覆蓋和實現代碼網絡化管理，具有先進性、實用性、穩定性、可擴展性的代碼管理系統已成為當前代碼管理工作中不可或缺的重要的基礎內容。
1.2信息管理系統在組織機構代碼管理上的優越性
1.2.1在管理模式上采用先進的客戶機/服務器網絡通信方式進行各級代碼管理機構之間的數據交換，構建代碼信息網絡，交流數據簡潔方便。
1.2.2功能完備。包括組織機構代碼管理機構的局域網和廣域網的建立、網絡管理、組織機構代碼的管理業務、組織機構代碼IC卡的管理業務。
1.2.3在數據庫方面對數據庫用戶的訪問、使用權及數據對象的訪問和使用權，進行了嚴格的規定，對數據庫備份與恢復采用了先進可靠的措施，使系統的安全性能有了保證。
1.2.4保證數據質量。系統通過網絡對代碼數據采集進行監控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產生，保證了代碼數據的完整性、準確性和真實性。
1.2.5有效加強對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。
2.組織機構代碼信息管理系統特征分析
2.1組織機構代碼信息管理系統需求分析
2.1.1管理模式上采用先進的客戶機/服務器網絡通信方式，進行各級代碼管理機構之間的數據交換，構建代碼信息網絡，交流數據簡潔方便。
2.1.2功能完備，包括組織機構代碼管理機構的局域網和廣域網的建立、網絡管理、組織機構代碼的管理業務、組織機構代碼IC卡的管理業務。
2.1.3在數據庫方面對數據庫用戶的訪問、使用權及數據對象的訪問和使用權：進行了嚴格的規定，對數據庫備份與恢復采用了先進可靠的措施，使系統的安全有了保障。
2.1.4保證了數據質量。系統通過網絡對代碼數據采集進行監控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產生，保證了代碼數據的完整性、準確性和真實性。
2.1.5加強了對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。
2.1.6采用window界面，集菜單、控制條、工具欄、圖形顯示于一體，加強用戶界面可操作性和一致性，開發運用數據管理界面自動生成技術，簡化數據庫維護操作。
2.1.7提供多樣和豐富的報表輸出功能。
2.2安全性設計要求
2.2.1不同級別的資源和數據訪問，用來防止偶然性的破壞。
2.2.2訪問規則。定義網絡的口令保護策略和規則，把對服務器上文件的訪問權限按不同口令分為：不可讀寫執行、可讀可執行、只能讀或執行等。
2.2.3網絡聯網設備的訪問。考慮哪些設備應該鎖在集線室內，只允許哪些人員管理和使用這些設備。
2.2.4網絡互連的需求和訪問級別。在不同的子網中使用哪些路徑選擇路由器和網橋過濾器。在路由器和網橋內用硬件和軟件定義不同的訪問級別。
2.2.5軟件升級、審計和安裝策略。某些病毒是通過商用軟件傳播到網絡上的，因此由專門人員集中進行軟件升級和安裝，任何人不能擅自安裝或升級網絡上的通用應用軟件。
2.3組織機構代碼管理系統的流程分析
代碼業務豐要是面向企事業單位、機關和社會團體組織機構的，每個組織機構都必須辦理代碼證，代碼證是唯一表征各個單位及社會團體的“身份證”。我們國家要求代碼信息要真實、準確，并且要求每個單位和團體都要進行定期的檢驗。根據代碼業務特點而開發的組織機構代碼管理系統，既要做到信息采集準確無誤，又要按照企業要求隨時變更，并且將變更信息數據及時更換存儲到數據庫中，同時還要方便、檢索、查詢。
2.4可行性分析
目前我國有各種組織機構幾百萬，國家要求每個機構都需要辦理組織機構代碼證，而且每年代碼證都要定期審驗。我們原有代碼系統的數據庫龐大，代碼查詢很慢，在代碼辦理高峰期時很難適用于窗口的行政審批和各個機構進行年檢，這樣不可避免的會使部分機構出現重碼、錯碼，甚至是逃避機構年審，讓政府的行政審批捕獲不到準確無誤的機構信息。現在國家對代碼數據信息逐漸重視起來，原來的系統已經無法滿足現在的數據處理量。新的系統會大幅提高窗口的工作效率，既方便企業辦理代碼業務，也讓工作人員辦公流暢、準確、迅速，更重要是有利于政府捕獲到準確無誤的組織機構信息。近幾年不斷更新和研發的新系統不斷被應用與代碼管理的日常工作中，且優勢越來越明顯，不斷解決了舊有系統存在的遺憾。
3.組織機構代碼管理系統及其電子檔案管理系統流程改進
目前技術條件下，代碼管理系統和組織代碼的電子文件系統進行集成的工作并不難。第一，需要重新設計組織機構代碼的業務流程、協調和執行代碼業務和代碼電子檔案業務的同步進行確保滿足整合后的系統進程。第二，要確定新系統的軟件體系結構，特別是要注意選擇的軟件體系結構在軟件開發中的重要性，而軟件體系結構主要取決于功能的系統和應用程序環境和客戶的需求。
組織機構代碼管理系統和組織代碼電子檔案管理系統，具有不同的業務流程體系，因此在對兩者進行整合前，必須對其業務流程進行必要的優化和改進。整體業務組織機構代碼可以被視為信息采集終端和中心的數據庫之間的交互流數據流。在采集基本數據后進行處理上，再傳到數據庫進行處理。事實上。電子檔案的記錄管理過程應最終融化的代碼管理系統組織的業務流程。改進的過程中，電子檔案工作和不作為代碼的先決條件證書印刷工作，即進行響應數據傳輸的數據采集終端在中心，進行電子檔案商業組織，當信號的電子檔案服務返回的商業交易，代碼開始邁出的下一步即進行代碼證書打印。這一過程不僅保證同步代碼業務代碼電子檔案的服務組織，并可以對其進行有效保護，對于代碼總體業務而言具有積極作用和意義。
4.組織機構代碼管理系統及其電子檔案管理系統整合效能展望
組織機構代碼管理系統和組織機構代碼電子檔案管理系統的集成和整合，整體提升了代碼業務流程的更高效。代碼電子檔案業務融合進入代碼整體業務流程，進一步規范了代碼電子檔案。實現代碼業務系統進程的高效、統一和有序。
組織機構代碼管理系統和組織機構代碼電子檔案管理系統的集成和整合效能，在 BS模式下運行更方便，系統維修也更簡單。代碼管理系統和代碼電子檔案管理系統的組織、 資源利用也使得代碼業務流程更合理、 充分達到代碼業務數據共享的一體化。兩者的有效融合和整合也使得組織機構代碼工作將更高效、 有序、 快速發展助力我國經濟，從而提供積極作用。
參考文獻：
關鍵詞：電力企業；合同檔案管理；責任成本
中圖分類號：F206 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1723（2013）02-0089-02
一、引言
合同管理貫穿電力企業生產經營的始終，是一項重要的管理工作。尤其在當前的背景下，世界金融危機的長期影響仍將持續，國家拉動內需的方針不會改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實際上，良好的合同管理可以避免、預防或減少各種糾紛，促進工程建設有序開展，實現良好的經濟效益。
本文將具體分析合同管理在電力企業生產經營管理中的作用，總結進行合同管理的措施和方法重點，并從責任成本的角度，探討電力企業合同檔案管理的實施思路和改進策略。具體而言，本文將結合電力企業的實際，分析其合同管理的概念、特點，以及合同管理在責任成本管理中的地位和作用，結合責任成本管理的關鍵環節，闡述實施合同管理的工作要點和應用實施，建立可持續的創利和創譽運行機制。
二、合同管理在電力企業生產經營管理中的作用分析
一般而言，合同是指平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。對于電力企業來說，總合同是主合同，是一切經濟活動的根本大法。為履行主合同，在實施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認單據。因此，電力企業合同管理除了對合同文本進行管理，還要對書面原始證據進行保存和管理。項目目標分解過程中，派生出的各種經濟合同包括勞務、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進行積極的管理。總體來看，合同管理對于電力企業而言具有以下特點：一是合同標的以獨立工程項目為中心，多結構、多層次的特點明顯。二是項目的邀約條件存在差異，地域性和行業性特征明顯。三是合同標的內容復雜、金額較大，合同具有長期性和復雜性特點。四是合同簽訂后，各種要素必須按計劃到位，計劃性嚴格。
合同管理在電力企業生產經營管理中的作用表現在以下幾個方面：
（一）合同管理是進行成本管理的核心
電力企業的項目實施全都是通過一系列承發包合同來實現。通過對承包的內容、范圍、工期和質量標準、索賠條款等條款的制定和履行和對管理目標責任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責任成本管理工作需要建立有效的合同管理機制。
（二）合同管理在具備紐帶作用
責任成本管理實際上貫穿了項目的全過程，責任單元的責任預算以合同文本形式實現，是合同管理的基礎，也是制約合同雙方行為的準則，是聯系的紐帶。
（三）合同管理能夠保障企業的合法權益
合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環境關系，與承包人的切實利益相關，電力企業可以結合工程特點利用合同權利組織施工，提供符合約定質量標準的產品，對其違約行為進行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進責任風險的分攤。
三、從責任成本的角度談合同管理的工作和要點
責任成本，即按照責任者的可控程度歸集責任者所應負擔的成本。責任成本管理指的是將直接發生成本和費用歸結到各生產單位和業務部門，將其作為責任單元，并采取合同形式逐級進行承包的方法。責任成本管理包括設計和施工方案優化、變更索賠管理、管理費用控制等關鍵環節。當前，電力企業競爭日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識淡薄、經營運作不規范、履約不力等管理責任缺陷造成。因此，企業在實施責任成本管理過程中，要能夠以企業合同檔案管理部門為中心，以項目合同管理為重點，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經濟活動處于可控狀態，提高企業現代化管理水平。從責任成本的角度看，合同管理的工作和要點如下：
（一）加強對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，建立專門的合同管理機構
要加強電力企業對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，使其掌握合同管理知識，并在此基礎上建立專門的合同管理機構。實際上，合同管理涉及工程招投標、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業內部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經濟合同。因此，要針對項目特點，采取外培內訓相結合的方式，加強施工技術、工程造價等相關知識的培訓，培養一批業務過硬的檔案合同管理人員，在實踐中提高綜合素質，將企業合同管理工作有效地組織起來，形成管理網絡，覆蓋施工企業各個層次。同時，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業應該確保簽訂嚴密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎。在施工項目投標階段，合同管理部門要會同有關部門對招標文件進行評審，分析合同難點、風險，形成書面報告，有效指導投標報價。在合同簽訂階段，要再次對合同文本進行研究，對發現業主開脫責任的條款等問題反復論證，降低合同風險。
（二）對合同履行情況要進行實時跟蹤
在履行階段，合同檔案管理部門要嚴格按照合同要求，明確各方的責任義務，由各責任人具體控制，對費用與控制指標經常進行對比，對超標情況及時反饋并查找原因。企業檔案合同管理部門要從宏觀角度對管理過程中的各種問題及時予以指導。
（三）加強索賠管理
項目履約中，要認真分析研究合同，把準變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強分包、分供合同的管理。同時，要及時組織項目竣工清算與結算，集中管理資金和財務。
參考文獻
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關鍵詞：建設工程；勘察設計；合同管理
合同管理是保障建設工程勘察設計有序進行的依據，我國《中華人民共和國合同法》中，對合同管理提出了明確的要求，而且建設工程行業中，也在合同管理方面提出了新的規章、規范，充分發揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項重點的工作，與合同應用存在直接的聯系，建設工程勘察設計中，必須全面落實合同管理措施，便于完善合同的實踐應用。
一、建設工程勘察設計的合同管理措施
建設工程中，為了規范勘察設計的方式，促使其符合市場原則，在合同管理中落實《建筑工程勘察設計合同管理辦法》，要求建設工程嚴格按照管理辦法控制勘察設計。建設工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場原則，因此重點分析建設工程中，勘察設計合同管理的措施。
1、細化合同管理的辦法
合同管理措施中，需根據建設工程勘察設計的實際情況，細化合同管理的辦法，嚴格劃分勘察設計中的技術責任，利用合同的方式規定相關的權益，同時確保權益的合法性[1]。首先建設工程在勘察設計中，依照規定內容，要求雙方簽訂合同，合同內的條例對工程中的新建、改建等都存在規范性；然后按照建設工程市場的實況，規定合同管理，以免合同中出現違規的內容，確保合同管理的細節部分；最后依照合同中的條例，細化雙方的責任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢進行約束，主要是針對可能發生的糾紛，提前進行規范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設工程勘察設計的實踐需求。
2、強化合同管理監督職能
監督職能是合同管理中的有效措施，發揮合同在建設工程勘察設計中的作用。由于建設工程現場的環境、地質不同，所以不同建設工程內，勘察設計的行為、活動存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監督職能的方法，有利于輔助合同內容，為建設工程勘察設計提供指導策略，促使勘察設計能夠與周圍的自然環境、地質環境保持和諧性[2]。
3、深化合同管理的法規控制
法規控制是勘察設計合同管理中的一項方法，因為建設工程勘察設計中，雙方簽訂合同后，合同已經具有法律效應，采用法規控制的方法管理合同，可以充分發揮行政部門的責任，維護勘察設計現場的秩序。建設勘察設計中出現違法行為時，行政部門可以要求司法機關依照合同進行審判，如果當事人對處罰有異議，也可實行復議或訴訟，表明法規控制管理方法的公平、公正，也能體現出合同的執行權力。目前，各地區建設工程勘察設計中的合同管理，非常重視法規控制的應用，以此來規范合同的管理方法，提高合同管理在建設工程勘察設計中的規范性水平。
二、建設工程勘察設計合同的檔案管理方法
建設工程勘察設計的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務的特性，而公款支付、經濟處理等事務，都是由勘察設計合同進行調解的，為了提高建設工程勘察設計合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實檔案管理方法，服務合同管理措施的應用。
1、收集合同檔案的資料
檔案資料收集，是合同管理的基礎部分，全面收集合同中的資料、內容，考慮到經營業務的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應該保障勘察設計的真實性，以便確保收集資料的完整性，預防合同丟失或缺陷[3]。建設工程勘察設計中收集合同資料時，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對資料收集的重視度，主動進行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規劃檔案中的材料內容，隨時做好接收資料的準備。
建設工程勘察設計單位，遵循資料收集的相關要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發揮合同管理的實踐價值。一般情況下，建設工程勘察設計中的合同管理，進行收集的材料有：（1）勘察中標時的資料，包括勘察地點、費用以及方案，經相關部門簽字認可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。
2、歸檔合同管理的資料
合同管理時的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對合同重新進行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設工程勘察設計的合同管理中，不僅要管理合同的相關事宜，還要對文件資料進行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內容的主要依據。因為勘察設計的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經辦部門，沒有實現系統性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實現合同管理的系統化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進行收集，以免合同資料管理時出現缺陷。
合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時，應該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實性，存有缺失的合同資料，不能進行歸檔管理，要求經辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識。
三、建設工程勘察設計合同管理的實踐分析
建設工程勘察設計合同管理的實踐，規范了合同管理的行為，一方面維護合同本身的價值，另一方面規劃合同管理的手段。
1、委托方的合同管理
合同中規定，建設工程勘察設計的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負責工作資料的真實性。合同管理時，根據委托的內容，執行相關的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術的規劃，并且附圖，提供勘察設計中的技術資料。
2、承包方的合同管理
承包方的資質、能力要符合委托方的要求，由建設工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關系。委托方的合同管理中，應該遵循合同的現行標準，承擔相應的設計工作，如承包方違反合同而造成經濟所示，按照合同中的違約規定進行賠償。
3、合同文件的編制管理
建設工程勘察設計中，委托方有可能提出變更要求，此時需針對變更的項目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負責承包方實際工作中的增加費用，嚴謹管理由合同變更引起的費用或責任問題。
4、勘察合同的監督管理
監督管理實踐中，落實勘察設計合同中的內容，監督合同管理的執行力，保障雙方的權益，體現合同管理的實踐職責，完善合同管理中的實踐活動，保障建設工程勘察設計的優質行為。
結束語：
合同管理對建設工程勘察設計具有基礎維護作用，輔助解決勘察設計中的合同糾紛，提供相關的依據。合同管理的工作內容，符合勘察設計的特殊性，在管理措施中實行檔案管理方法，同時結合條例應用，強化合同管理的工作內容，發揮合同管理的作用，體現合同管理措施應用的積極性。
參考文獻：
[1]楊翠萍.建設單位對建設工程合同管理的研究[D].武漢工程大學，2014.
