時間：2023-06-12 09:11:27
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇行政檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
從事檔案管理工作，首先必須對檔案的概念和特征有所了解。檔案是機關、組織和個人在社會生活中直接形成的，保存備查的文字、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。檔案的特征主要有以下3方面：
（一）社會性
檔案是在社會實踐中形成的，其內容是對社會實踐活動的內容、過程及結論的原始記錄，而非自然界的產物。
（二）歷史性
檔案是過去形成的而非正在形成或尚未形成的東西，也就是所謂的“讓過去告訴現在”、“讓歷史告訴未來”。檔案將過去、現在和未來聯系在一起，維系人類社會的時空統一性和整體連續性。
（三）原始記錄性
原始記錄性是檔案的本質特征，是檔案區別于其他事物的本質所在。這也從根本上決定了檔案管理方法上的取向。我們管理檔案時，無論采取何種方法，都不可改變成傷害檔案的
本質特征。檔案管理的核心只能是充分實現檔案對以往歷史事實的原始記錄價值。
（一）醫院行政檔案的定義
醫院行政檔案，即醫院行政管理檔案，又稱文書檔案，是在醫院的行政管理活動中，由各種行政性公文（如請示、決定、通知、通報等）轉化而成的檔案。這種檔案是在醫院管理和組織活動中形成并被保存下來的檔案，它是一所醫院保持連續工作必須查考的憑據，是做好醫院行政管理工作的必備工具。
（二）醫院行政檔案的形成條件
1.辦理或處理完畢的文件才能成為檔案。所謂辦理完畢，是指完成了收文和發文處理程序，已經發出或承辦完畢的公文。對于辦畢文書，要經行政管理人員嚴格界定。辦畢文書的界定原則是：
（1）對于不必辦復的公文，如決定、通知、調查報告等，在印發完成或有關領導閱知、有關部門傳閱辦理后無其他意見的，即為辦理完畢；（2）對于回復性質的公文，如請示、問函等，只有當醫院收到結論性文書（復文）后，才視為辦理完畢；（3）對于一些需要長期貫徹執行的公文，如醫院規章制度、醫院長期計劃等，當完成了定稿和印發行文后，也屬辦理完畢公文。
2.只有對醫院日后工作具有一定查考利用價值的文件，才有必要成為檔案對于辦畢公文，要根據有關規定和實際工作情況，確定其價值，決定其“去”、“留”、”存”、“亡”，一般有4種結果：立卷歸檔、清遲、銷毀和暫存處理。因此，要對辦畢文件進行認真鑒別挑選，將辦理完畢和具有查考、保存價值的公文，立卷歸檔保存。
3.按照一定規律保存起來的文件，才能最后成為檔案檔案的特點和優點之一，就在于它不是一份份孤立的、雜亂的文件，而是具有內在聯系的文件體系。所以，未經整理的、雜亂無序的文件，尚不是科學意義上的檔案。所以說，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。
（三）醫院行政檔案的管理要求
1.充分發揮檔案室的作用醫院檔案室是對醫院除病案之外的所有檔案進行集中管理的場所。檔案室的地位主要表現在以下兩個方面：一方面，檔案室是醫院具有參謀和咨詢作用的部門，是醫院領導和各行政科室的助手，是提高醫院行政工作效率和工作質量的必要條件，是醫院管理工作和業務職能得以延續的重要手段。另一方面，檔案室是做好檔案管理工作的基礎。
因此，應充分認識到醫院檔案室的重要性，重視檔案室的建設，為實現醫院檔案管理的規范化、標準化、科學化奠定基礎。
2.加強檔案工作人員的培養，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性當前，制約醫院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對檔案工作人員素質提出了很高要求。醫院領導和行政管理部門應加強對檔案工作人員的培養和教育，不斷豐富他們的專業素質和職業道德水平，提高工作的積極性和主動性，充分發揮工作的主觀能動性。
3.“檔案工作人員，均屬檔案專業技術人員，其業務能力的考核、技術職務的評定和晉升，應按國家有關規定執行，并實行檔案專業技術職務聘任制（或任命制），檔案專業技術人員享有醫藥衛生專業技術人員同等待遇。檔案工作隊伍要保持相對穩定。”在實際工作中，醫院管理者應在職稱晉升、待遇、培訓等方面為檔案人員創造條件，提供機會，以激勵檔案人員的工作，促進檔案管理水平的提高。
4.加強檔案信息化建設，提高工作效率近年來，隨著辦公自動化（OA）的普及，使用計算機制作文件的醫院越來越多。大部分醫院將文件打印成紙制文件，經正式簽署后歸檔保存，原電子文件仍保存在各形成部門。也就是說，電子文件多處于分散保存狀態，沒有完全歸檔。醫院應重視電子文件的收集，努力實現其統一管理。
三、醫院行政檔案的歸檔范圍
（一）黨政管理方面
凡是本部門黨、政、工、團，包括紀撿、人事、保衛、財會、基建、生產、科研、外事
等單位和臨時機構形成的具有保存價值的收、發文（電）和內部形成的會議文件、會議記錄、
重要電話記錄、各類統計報表、出版物原稿和樣本、剪報（不另行文的）等文件材料.以及反映本部門工作活動的影片、照片、錄音帶、錄像帶等聲像材料，均應收集齊全，立卷歸檔。
企業行政管理部門是政令，管理辦公室事務、人力資源、財產管理的部門，其在工作中會產生大量有價值的文件，這部分文件就是文書檔案的前身。其中最常見和重要的是行政公文，行政公文是行政部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。它能為企業負責人在計劃或決策時提供參考作用，能為單位或個人在訴訟、解決紛爭時提供憑證的作用，所以，它是有價值的，必須得到很好的保存。企業的行政管理部門必須將辦理完畢的、按照有關規定將確定為檔案的那部分文件向檔案部門移交，檔案部門接收后必須按檔案管理的規定進行管理。
二、檔案管理人員必須具備全面的崗位知識
檔案管理人員要做好文書檔案的收集、分類整理、利用保管等工作必須要對文件的種類、運轉和檔案整理知識有所了解，才能掌握文件的完整性、準確性、有效性，才能真正做好檔案管理工作。通常所講的文件是指公文。公文的文種有黨、政之分，黨的公文文種有14種（決議、指示、公報、條例、規定、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等），行政公文文種有13種（命令（令）、公告、通告、議案、決定、通知、通報、意見、報告、請示、批復、函、會議紀要等）。公文的寫作都有規范、嚴謹的格式。版頭是發文機關標識，居中套以紅色的大號字體，下方是發文字號，再下方為紅色橫隔線；發文字號，由機關代字+年份+序號組成；標題，由機關名稱、內容、文種三部分組成，小標宋體2號字，引用公文應當先引標題，后引發文字號，一份公文只能用一種文種，不能同時用兩種文種，“請示報告”、“關于…的通報的通知”是兩種文種，都是錯誤的用法；正文，始于主送機關名稱下一行，采用三號仿宋體字，文件的結構層次為：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每頁22行，每行28字，行距為固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2個字符；發文日期使用漢字，零寫成〇；公文生效的標志，印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證，鄭重蓋在日期上。收文的處理，簽收、審核、批辦、承辦、催辦、歸檔；發文的處理，草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、歸檔等程序。檔案管理人員掌握上述基本知識后，要檢查接收的文件準確性，必要時可以指導行政工作。
三、行政管理人員必須確保文件的質量
關鍵詞：行政執法；檔案管理；問題及對策
隨著我國政府越發重視檔案的管理效率，使得我國檔案管理水平得到了顯著的加強。但結合實際情況而言，我國行政執法檔案管理中存在了很多問題，如：行政檔案管理方法不統一、檔案管理人員素養低、檔案損壞情況嚴重等問題，這些問題的存在嚴重阻礙著我國行政執法檔案管理水平的提高，因此，如何解決好行政執法檔案管理中的問題是我國各地區有關機構需要重點研究的問題。
一、強化行政執法檔案工作的必要性
1.有助于各項檔案法律法規更好的落實和執行。當前，我國形成了較為健全的檔案法律法規體系。但如何使有關檔案管理的法律法規得到更好的執行，這就需要借助于有關檔案行政部門力量，進而解決行政執法檔案管理中出現的問題。
2.有利于加強人們社會檔案法制意識。在逐步開展檔案普法與行政執法過程中，檔案法制建設得到了令人滿意的成績，社會檔案法制意識也有了顯著的提升，但結合實際情況來講，還需要進一步提高。目前，對于違法行為，只是提出了一些整改意見，一般情況下不會實施行政處罰。相對而言，消極行政行為要多于積極行政行為，尤其是在行政執法檔案管理過程中這一情形特別明顯。
3.有利于防止檔案違法行為的發生。自從我國出臺《檔案法》后，各級檔案行政管理部門都嚴格按照這部法律要求自身的工作，加大了執法力度，也提高了工作水平，檔案行政執法工作獲得了很好的成績。但不能因為取得一點成績而沾沾自喜，需要看到在檔案行政執法中存在的違法行為，并且這些違法行為還是很突出，唯有強化檔案執法工作，才可以妥善解決這些違法行為，真正促進行政執法檔案管理工作的高效化與規范化。
二、深圳市寶安區文體旅游局行政執法檔案管理的現狀
1.檔案管理方法不統一。通過調查發現，寶安區文體旅游局在整理檔案工作中，其方法不統一，具體體現在如下兩點：第一點，在裝訂檔案中并不使用部門統一的裝訂方式，有的是使用組卷方式裝訂，有的是使用裝盒方式裝訂。第二點，在排列行政執法檔案中使用不同的排列方法，有的檔案是以文書檔案形式展開排列，而有的檔案是單獨進行排列的。這兩點問題的存在，很大原因在于我國并沒有專業的行政執法檔案管理規范，并未結合各類行政執法的特征，明確規定出專業的、統一的保管形式，進而導致行政執法檔案管理出現了多種工作格局。
2.行政執法檔案管理安全隱患太多。可以說信息化管理行政執法檔案還處于不成熟的階段，當前多數行政執法檔案管理依然運用以前老套的管理方法，很難滿足信息時代的今天對行政執法工作提出的多樣化要求，造成管理過程中出現了很多與標準不符的要求，在收集和處理檔案中經常出現問題不及時、隨意修改等問題。同時，寶安區文體旅游局中的檔案管理部門并未做到明確權責，導致檔案管理人員不知道自身該負責什么工作，造成出現了問題也找不到相應責任人的混亂局面。再加上在職責分工中交叉現象過于嚴重，檔案管理工作人員在做有交叉的工作中，就會產生懈怠心理，導致檔案管理整體效率不高。
3.檔案管理隊伍職業素養低。當前寶安區旅游局行政執法檔案管理隊伍整體水平參差不齊，與信息時代背景下對檔案管理人員的要求有著很大的差距。真正出身于檔案管理專業的人員是少之又少，大多數都是其他專業出身的，再加上整體隊伍學歷水平并不高，缺乏現代科學理論知識，實踐能力又不強。從這幾點狀況而言，行政執法檔案管理人員隊伍急需要整改。4.檔案歸檔過程混亂。相對而言，行政執法檔案管理是一項嚴格按照流程進行的工作，它需要管理檔案的人員遵循具體的規范和要求來管理。但在具體工作中，因為檔案管理人員多數都是專業水平有限的，在管理檔案中，不知道如何分類檔案，對檔案管理的理論知識也不了解，導致在查閱和管理檔案中出現了重重困難，嚴重影響著執法工作的順利進行。
三、強化寶安區文體旅游局行政執法檔案管理工作的措施
自從頒布和實施《檔案法》后，在各級檔案管理部門共同配合與努力下，檔案管理工作質量得到了明顯的提高，已經基本形成了依法治檔的格局。但也要明確，因為深圳市安保區檔案管理部門在實際工作中，并未嚴格有力進行行政執法工作，造成依法治檔水平依然沒有得到提高，影響著檔案事業的繼續發展。所以，為了更好的進行檔案行政執法工作，將檔案管理與法制結合，真正落實每部與檔案管理的法律法規，這對于提高檔案管理部門工作效率意義重大。
1.建立健全的檔案法規機制。雖然相繼頒布了很多部有關于檔案管理的法律法規，但總體上來講這些法律法規內容過于籠統，而真正與檔案管理有關的法律并未完善，這確實給行政執法檔案管理帶來了很大的難度。所以，深圳市寶安區應嚴格以《中華人民共和國檔案法》為依據，根據自身具體狀況，盡可能在短期內制定出與自身發展需求相符的方案，并制定相應的規定，加強檔案管理的可行性與操作性，促使執法人員能夠切實的做到依照相關法律嚴格辦事。各大法律法規既然將行政執法權賦予給了檔案行政管理部門，此部門就應該充分發揮自身價值，從法律法規的嚴肅性與權威性來真正做到維護檔案法律的權威性與嚴肅性。唯有做到這樣，才能夠真正按照相關法律規定來解決檔案管理中的問題。
2.加大對檔案管理人員的培訓力度。行政執法檔案管理工作并不是一蹴而就的，這是一項長期的工作，并且對專業性、工作能力要求非常高。想要確保安保區文體旅游局行政執法檔案管理部門能夠真正做到檔案工作，首要任務就需要培養專業的、素質高的檔案管理人才。可以通過定期或者不定期給檔案管理人員發送行政執法資料，并經常培訓他們的執法意識，讓他們從根本上意識到執法資料的重要性，強化他們處理執法文件的能能力，進而成為新時代檔案信息管理的專業人才，為促進檔案事業的健康發展而發揮更大的力量。
3.做好移交和轉檔行政執法檔案工作。結合行政執法資料特征，制定有效的收集檔案資料制度，根據文件材料分類方法，保管好和收集好檔案信息；結合每一類行政執法檔案管理要求實施整理和合理組卷，有序排列檔案內的文件，簡單標明上檔案標題與序號，確保檔案封面的整潔和美觀。同時，在管理檔案中，有關人員還需要不斷學習檔案管理理論知識，便于不斷提升自身工作能力。4.注重檔案安全管理工作與構建完善激勵機制。一是，從思想上和行為上高度重視行為執法檔案的安全管理。有關工作者應對《檔案法》深入了解，加強自身保護檔案的意識。保護檔案的安全和完整，這是作為一名檔案管理者需要做好的基本工作。確保行政執法檔案的有效與安全，還需要嚴格把關檔案管理每一環節工作，保證在利用檔案中不會損壞和涂改檔案，保證檔案信息不會泄露出去。二是，建立完善的激勵機制，對于檔案管理中表現優異的職工，給予獎勵，以此來提高他們工作的熱情和積極性。
四、結語
總而言之，在信息時代的今天，行政執法檔案管理工作水平日益提高，但還需要有待于提高。深圳市寶安區文體局旅游局中的檔案管理人員應充分意識到信息時代背景下給檔案管理工作帶來的機遇與挑戰，應充分抓好機遇，并迎接好挑戰，對于出現的問題第一時間內妥善處理，最大程度上保證行政執法檔案管理效率，進而推動現代化檔案管理工作的順利穩定進行。
參考文獻：
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[關鍵詞]衛生；檔案管理；人員素質
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.107
[中圖分類號]G271；R197.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-01
1 衛生行政檔案概述
行政檔案指的是國家行政機關在法律規定的職權內，開展領導和管理工作時形成的歷史記錄。這些檔案資料反映了國家行政機關的歷史面貌，是提高工作效率、改善工作質量的基礎和保障。為了方便管理和利用，一個機關的全部檔案會組成一個卷宗，由專門機構進行管理，各種檔案會按照組織機構、年代進行分類，從而保持文件之間的歷史聯系。
衛生行政檔案涉及人事、財務、醫療衛生服務、公共衛生服務、衛生監督執法等內容。利用這些檔案信息，能夠為社區服務、醫療資源分配等決策提供依據，具有重復利用、不可再生的特點。正因如此，對檔案管理人員提出了較高的要求，一方面要求其具有高超的管理技術；另一方面要不斷提高自身能力，只有這樣才能發揮出檔案的應用價值，指導各項工作的開展。
2 衛生行政檔案管理中的問題
2.1 檔案建設不完善
從目前衛生部門的職能表現可以看出，行政指揮傾向明顯，例如行政干預、行政控制等。但部門領導的公共衛生意識不足，缺少宏觀的衛生觀念，醫療衛生服務工作的開展，大多依照上級文件，沒有調研基層衛生情況，因此，服務工作和實際狀況可能不符。由于衛生服務信息的收集不到位，相關檔案資料缺乏，導致領導決策存在盲目性，甚至浪費衛生資源。
2.2 檔案利用水平差
從檔案管理人員的角度看，由于自身業務水平低，存在有檔難用的問題。如，檔案室內的檔案資料常年原封不動，一些有價值的資料也沒有翻動；從表面上看檔案數量不斷增加，管理人員對其進行分類存放，但卻是為了應付檢查而為之，實際上造成了資源閑置和浪費。有學者的研究認為，檔案利用水平差，和宣傳不到位、認識程度低有關。在歐美發達國家，衛生行政檔案宣傳工作開展地有聲有色，能夠走進人們的視野。
2.3 檔案管理效率低
在信息技術時代，對檔案進行電子化改造是必然的趨勢，按照目錄查找檔案已不能適應當前的工作需求，會降低檔案管理效率。計算機和網絡技術具有高效、便捷、及時的特點，用于檔案的保存、查詢、管理等具有諸多優勢。然而當前衛生部門的信息化建設不完善，體現在缺乏共享平臺、編碼不統一，各自為政的局面，不利于檔案數據的開發和利用。
3 提高管理人員素質的措施
3.1 樹立正確的政治意識
檔案管理工作具有一定的機密性，因此管理人員必須政治合格。要想做到這一點，就應該學習黨的十精神，理解各項制度方針，保證自己的思想、行動和黨的發展一致；采用辯證唯物主義觀點和方法處理問題，落實國家提出的行政事業單位檔案建設管理工作原則；同時分析自身單位的實際情況，以促進各項管理制度的完善，為檔案管理工作創造有利的環境。
3.2 具有主動奉獻的精神
行政機關的檔案管理人員和疾病防治、衛生監督等領域的管理人員，是不一樣的，因為領導更加注重一線行政管理人員，從而會提高行政管理效率和效能，滿足新形勢的發展需求。這在一定程度上要求檔案管理人員要具有奉獻精神，正確對待不同分工帶來的角色差異，不產生消極怠工的心態，保證干一行、愛一行，切實為檔案管理工作貢獻自己的力量。從另一個角度看，主動奉獻要求管理人員加強服務意識，落實各項制度要求，并提升其自身水平、培養綜合素質。
3.3 豐富專業理論知識
對于檔案管理人員而言，應該具有扎實的檔案專業理論知識，這是開展日常管理工作的基礎。同時也不能故步自封，應該接觸和檔案相關的文化知識、操作技能，如，公共衛生、社會管理、衛生管理、圖書分類學、圖書館學等。努力形成復合型人才，是當今時展賦予的使命，也是提高檔案管理質量的必要條件。
3.4 掌握信息技術技能
分析衛生行政檔案工作的現狀，可知，各項工作均轉向數字化領域，包括衛生資源統計、疾病統計、醫院管理、人力資源管理等。而衛生資源共享平臺的構建，對管理人員的信息技術水平提出了高要求。管理人員只有熟練操作計算機，掌握各項辦公技能，了解不同軟件的功能作用，才能實現無紙化辦公的目標，做好檔案數據的保存、調用、統計、分析、管理等工作。另外，云計算平臺的發展異常火熱，能夠避免數據丟失、篡改、系統損壞等現象，但該平臺的應用前提是要求管理人員科學使用電腦，嚴格按照云計算的操作要求，開展數據的輸入、輸出、傳輸、存儲等工作。掌握先進的技術和原理，學習計算機和網絡技術知識，并能夠處理一些常見的系統故障，保證檔案運用的安全性，提高管理工作的效率。
4 結 語
衛生行政檔案管理工作的開展，能夠為社區服務、醫療資源分配等決策提供依據。當前管理工作存在的問題，集中在檔案建設不完善、利用水平差、管理效率低。因此，管理人員的應該樹立正確的政治意識，具有主動奉獻的精神，豐富專業理論知識，掌握信息技術技能。
主要參考文獻
行政單位各類檔案是指在行政單位各項活動中，對行政活動，科研項目、行政管理以及人事管理等等信息和資料，通過文字、圖片、聲音、影像等其他方式進行記錄，保存下來的載體。而行政單位各類檔案管理就是對這些載體進行有效的管理。行政單位各類檔案形成主要包括以下幾個方面：首先，我國的文化已經有了幾千年的歷史，在發展過程中蘊藏著大量的政治思想、文化以及技術等內容，也為行政單位各類檔案的建立打下了基礎。其次，在現代行政單位的治療過程中，通過接診、診斷、治療以及康復善后工作的全過程，也孕育著行政單位各類檔案的形成。
行政單位的檔案管理記載著行政單位發展的歷史過程，既是工作研究的基礎，也是各項事業活動正常有序展開的基本前提，更是行政單位進行宣傳和教育的生動的并且具有說服力的資料。行政單位的檔案既為行政單位服務，也為社會服務，更為人民服務。行政單位各類檔案管理是行政單位管理工作的重要部分，做好行政單位各類檔案管理工作，有利于提高行政單位的工作效率和工作質量，是維護行政單位歷史面貌和推動行政單位發展的必要條件和重要工作。在行政單位管理過程中，檔案管理工作是非常重要的一個環節，也是行政單位發展的基礎性工作之一。行政單位各類檔案關系到行政單位各項工作的決策性，它記錄著行政單位各種工作事跡或者科研項目的優秀成果，為行政單位的經營活動和發展，提供了基礎性資料，是行政單位管理和計劃制定的基礎依據。行政單位各類檔案完善與否體現了這家行政單位管理制度的規范性、科學性和基礎性，同時還關系到行政單位面向社會的形象，因此行政單位管理中必須重視對檔案的管理，它對行政單位的整體發展發揮著不可替代的作用。行政單位各類檔案涉及范圍較廣，管理十分復雜，如何有效提高檔案管理水平，對廣大行政單位各類檔案管理人員是一種挑戰，因此在現階段行政單位體制改革的大旗下，我們要敢于轉換思路，不斷創新，為推動行政單位各類檔案管理工作的發展，創造良好的發展機遇。
一、行政單位各類檔案管理發展現狀及存在的問題
隨著社會發展速度的加快，我國人民生活質量有了顯著的提高，對行政單位的服務質量的要求也變的越來越嚴格了，目前行政單位管理水平整體發展速度呈現跨越式發展，自行政單位體制改革以后，不管從硬件還是軟件方面與原先相比都發生了翻天覆地的變化，取得了許多優秀的成果，尤其作為行政單位基礎工作的檔案管理方面，管理理念和管理方法都有了很大的改善，各大行政單位建立了行政單位各類檔案體系，實行了信息化管理，有效地推動了行政單位的發展，但是我們也看到，目前行政單位各類檔案管理中仍存在著一些難題，有待我們去解決，主要體現如下：
（一）重視程度不足，管理理念落后
目前，很多行政單位對檔案管理工作的重視力度不足，行政單位的主要精力仍然只是單純的放到了經營、行政、科研等方面，對作為行政單位基礎管理的檔案工作只是一帶而過，簡單的認為檔案管理就是對行政資料進行立卷、歸檔以及保存。行政單位對檔案管理的投入甚少，使得行政單位各類檔案管理軟、硬件設施陳舊，工作環境較差，這種落后的管理觀念，嚴重影響這行政單位各類檔案管理工作的發展速度。
（二）缺乏有效的檔案管理制度
有的行政單位雖然對檔案管理加強了重視，但是在行政單位各類檔案管理制度建設方面，做的仍然不夠到位，存在制度內容的制定缺乏科學性、實際性和可行性。例如，首先，對檔案信息建立的實效性、準確性等方面缺乏統一的標準作為規范，導致行政單位各類檔案管理工作比較盲目。其次，對檔案管理工作的職責范圍、崗位設定方面，存在不夠明確的問題，使得責任不能到人，出現互相推諉現象，給工作的推進帶來了一定的阻礙。第三，在檔案管理工作流程方面，缺乏科學的評測，使得各檔案崗位銜接工作存在很多漏洞，造成各種糾紛的發生。
（三）行政單位各類檔案管理人員管理能力較差
現階段，行政單位各類檔案管理人員的管理理念、業務能力以及文化水平等方面各不相同，但從整體形式看檔案管理素質較差。一方面，是由于行政單位對檔案管理人才的培養機制不重視，把職工教育和選拔的重點放到了行政、科研、經營等方面。另一方面，檔案管理人員自身觀點理念的錯誤，自認為檔案管理崗位屬于行政單位二、三線工作，于是自暴自棄，缺乏對工作業務學習的進取心，只是墨守成規的開展工作。
二、推動行政單位各類檔案管理的有效措施和方法
通過對上述行政單位各類檔案管理中存在問題進行的分析，讓我們感到發展行政單位各類檔案管理工作，仍然任重而道遠，那么如何有效推動行政單位各類檔案管理工作呢，我認為應當從以下幾個方面入手：
（一）加大檔案管理重視力度，轉變落后的管理觀念
思想上得到了足夠的重視，是推進行政單位各類檔案管理工作向前快速發展的基礎，首先，要轉變傳統落后的只重經營，而輕管理的觀念，行政單位管理人員要充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，對檔案工作對行政單位發展的作用有一個正確的認識，將行政單位各類檔案管理正式歸入行政單位各項的重點工作之中，并給予落實。其次，加強對檔案管理工作的投資，在硬件方面引進國內外先進的檔案管理設備，改造行政單位各類檔案管理環境，實現行政單位各類檔案管理的信息化。在軟件方面，加強現代行政單位各類檔案管理理念的學習，并迅速掌握，與行政單位實際情況相結合，應用到現實工作中，快速推動行政單位各類檔案工作的發展。
（二）建立健全的檔案管理制度，強化科學、規范性的管理
行政單位各類檔案管理工作的有效開展，需要制度進行約束、規范與管理，建立健全行政單位各類檔案管理制度是推進行政單位各類檔案管理發展的必須。行政單位各類檔案管理制度的建立應當首先根據國家有關部門頒布的《檔案法》和《行政單位衛生檔案管理辦法》等相關規定作為指導，結合行政單位自身檔案工作的特點，進行制定。內容一般涉及到行政單位信息檔案立檔、入檔、保養管理制度、行政單位各類檔案崗位及工作流程管理制度、行政人員考核檔案管理制度、工作風氣檔案制度、行政人才檔案管理制度等等方面。同時為了加強落實管理制度的執行，需要有嚴格的考核管理制度作為基礎。通過建立一系列切實可行的管理制度，實現行政單位各類檔案規范化、制度化、科學化的管理。
（三）加強行政單位檔案人員技能素質的培養
首先，行政單位管理人員應當將檔案管理教育正式納入年度行政單位職工培訓大綱，將對檔案管理職工培訓工作當做重點教學工作去抓。其次，引進目前先進的行政單位各類檔案管理理念和方法，使檔案管理人員能夠迅速掌握，不斷更新他們的知識，使其保持管理理念和技術能力的新鮮性。第三，建立人才選拔機制，對檔案管理人員進行定期考核，做到優勝劣汰，促進檔案管理人員自我學習的意識。
參考文獻
關鍵詞：檔案管理；創新；以人為本
行政檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、價值鑒定、統計和提供利用的活動。行政人事檔案的重要性隨著信息時代的到來，以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。針對高校行政檔案管理工作遇到的各種挑戰，本文從檔案工作創新，要解決好四個關系問題行政人事檔案的重要性、行政檔案服務手段創新、行政檔案拓展服務領域、高校行政檔案管理工作的創新途徑、等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創新與發展。
一、行政檔案服務手段創新
（一）建立行政檔案館（室）網頁，開展網上利用服務
隨著行政檔案館（室）內部局域網的建立，行政檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使行政檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現行政檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。
（二）建立“電子文件（檔案）數據管理中心”
行政檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在學校檔案館（室），是學校信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動上傳收集
目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為行政檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質行政檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，行政檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在行政檔案館（室）的服務器上歸檔。
（四）開展在線服
傳統的行政檔案利用方式，如到行政檔案部門利用行政檔案、參加行政檔案展覽、閱讀行政檔案復制件或公布件，特別是到行政檔案部門利用行政檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的行政檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的行政檔案服務方式所代替。
二、高校行政檔案管理工作的創新途徑
（一）完善各項規章制度
充分認識行政檔案管理的重要性，健全行政檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。一是根據我國《檔案法》等法律法規和有關行政檔案管理規定，結合實際，從行政檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的行政檔案管理制度。二是引進先進的行政檔案管理軟件，制定電子行政檔案的管理、分類標準。逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，同時借助先進的行政檔案管理技術，逐步建立和完善行政檔案管理機制，促進檔案事業的發展。
（二）提高信息化管理水平
以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。在現代化過程中，高校行政檔案的載體發生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了行政檔案的信息存儲量，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校行政檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及行政檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發展趨勢，這就對行政檔案管理工作提出了新的要求。實現行政檔案管理工作信息化可以將行政檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究行政檔案的各種規律，不斷改善行政檔案的管理水平，有助于學校管理水平的整體提升。
（三）提高管理人員素質
新時期的高校行政檔案管理人員不但要具備較全面的行政檔案業務知識和實際能力，還需要樹立行政檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。建立一支高素質的專業人才隊伍，組織行政檔案管理人員系統地學習行政檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術，靈活運用行政檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質。鼓勵大家樹立終身學習的意識，逐步提高對行政檔案管理工作重要性的認識，使行政檔案管理人員有很強的責任感與事業心，做到愛崗敬業，堅持原則。
另外，做好檔案工作，還需處理好四個關系，即創新與基礎的關系、創新與現實的關系、創新與學習、借鑒的關系、創新與實踐的關系
總之，加強高校行政檔案的管理，要從完善各項規章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質等方面著手。行政檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，行政檔案管理工作才能跟上時展的步伐。只有不斷地創新，行政檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業才能真正實現可持續發展。我們要努力做到人無我有，人有我優，人優我新，使檔案工作常常變，時時新，這樣才能使我校行政檔案工作立于不衰之地。
【參考文獻】
計劃經濟時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業務指導來完成，檔案要想發揮行政管理職能則必須依據行政命令才能實行。所以在計劃經濟時期，指令性的業務指導有效推動了檔案事業的健康發展。在計劃經濟時期，人們雖然也將其理解為業務指導，但都意識到這種類型的業務指導帶有明顯的強制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進行，帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當中，在計劃經濟時期全部行政機關都帶有這樣的特點。
我國實行改革開放已經30多年了，當前已經發展為社會主義市場經濟時期，政府式的行政管理已與當前發展的時代不相適應。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經濟時期的指令性業務指導已與當前時展不相適應，因此務必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業務指導與法規的制訂工作。但由于受到傳統意識的影響，人們的日常行動還沒有體現這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業務指導依然占有較為重要的成分。
一、法定的檔案行政管理職能簡釋
依據《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業，同時具有指導與監督當地機關、團體、企業事業單位檔案工作的責任。”從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統一個單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內部檔案實體。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作，但卻得不到相關部門的認可。
二、 如何才能做好檔案行政管理工作
(一)檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統計數字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規就有17部之多。這些與檔案管理有關的法律法規全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發揮這些涉及到檔案事務法律法規的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現的“不到位”問題。
(二)檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據法律規定去落實，不然就有可能出現“越位”現象。如在實際工作過程中，在業務考核指標中把村級建檔工作下發到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規定，沒有遵守自身行政管理職能的規定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉鎮、民政部門的檔案機構工作進行指導與監督。也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據，同時結合與檔案管理工作有關的法律法規開展規范性管理。真正做到分級管理，實現對檔案管理部門的指導與監督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現“越位”現象。
在當前的檔案行政管理部門當中，都設置有業務指導與法規科，要求業務指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執法監督等，制訂檔案業務標準、規范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。
(三)增加機構，加強內部監督。要想實現依法行政的目的，首先要做好內部監督工作。在一定條件下，可以設置檔案執法處，也可以稱為“檔案執法隊”，主要負責強制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規處的主要職責就是檔案行政監督、審核執法隊處理一些案件的情況、制訂業務標準等，負責監督同級檔案館的工作、監督下一級檔案部門的工作、進行行政監督等。檔案管理指導處的主要任務就是執行一些非強制性指導命令。
行政法是調整國家行政管理中各種社會關系的法律規范的總和，行政法的“重心是控制和規范行政權，保護行政相對人的合法權益”。[1]《檔案法》（包括《檔案法實施辦法》）是行政法，但是，檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，這不僅不利于依法治檔，也不利于檔案行政管理依法行政，應該引起檔案界同仁的重視。
1 對《檔案法》的認識與實施
《檔案法》的頒布實施之初，對《檔案法》的認識還是比較到位的。在《檔案工作》雜志1987年第10期的社論中指出：“我國《檔案法》具有顯明的社會性，它不只是為檔案部門行使權力的一種立法，而且是立足于國家和著眼于讓會，……正確地調節國家與集體和個人之間正當利益的行為規范。各級檔案部門和檔案工作者，必須明確，在法律面前不僅應當和其他普通公民一樣享有完全平等的權利，而且，從自身工作職責而言，應當具有更加嚴格的遵法義務和高度的遵法意識。這就要求，我們必須認真學習《檔案法》，全面理解其精神實質，而且，要以身作則，……自覺地樹立嚴格依法辦事的法制觀念。要虛心接受人民群眾的監督，……使自己成為執行《檔案法》的模范。”[2]1987年9月7日印發的《國家檔案局關于認真貫徹執行<中華人民共和國檔案法>的通知》中也強調：“各級檔案部門在開展檔案工作中，要依法辦事，制定各種規章制度必須以《檔案法》為準繩；處理一切檔案事務必須遵循《檔案法》的原則，絕不能超越《檔案法》允許的范圍。”[3]從中看出，當時，已認識到《檔案法》既賦予了檔案行政管理部門一定的權力，又將其控制約束在一定的范圍內，并強調檔案行政管理部門要依法辦事，不能超越《檔案法》允許的范圍，做執行《檔案法》的模范。然而，隨后的認識卻發生了變化，形成幾乎“一邊倒”的現象，就是基本上把《檔案法》作為管理檔案事業的權力工具來看待，最典型的是把《檔案法》當“武器”的觀點。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中以“《檔案法》”并且包含“武器”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，共檢索到相關文獻815篇，時間從1987年一直持續到2012年。這里，隨手摘錄幾段：
把《檔案法》當“武器”的認識，最早是1987年王慶成提出的，他認為：“《檔案法》作為法律是檔案工作者手中的一種武器。”[4]
1988年，石懷川認為：“《中華人民共和國檔案法》的頒布施行，……為我們檔案工作者依法行使職權，發展檔案事業給予了思想武器和法律武器。”[5]
2002年，張姣榮認為：“《檔案法》是搞好檔案工作的有效武器。”[6]
到2012年，依然有人認為：“《檔案法》是我國檔案事業的準繩，……又是各級檔案部門和廣大檔案工作者做好檔案工作的有力武器。”[7]
從上述來看，把《檔案法》當做“武器”的認識在檔案界很普遍，這種認識值得商榷。所謂“武器”，是用來對付敵人，把《檔案法》當做“武器”，實際上，有把檔案行政管理相對人當“敵人”來對付之嫌。“‘武器’從來是對別人不對自己，而《檔案法》對各級檔案行政管理部門和各級各類檔案館也都有規定和約束，它們都是《檔案法》管理的對象，把《檔案法》當做武器，實際上，是將檔案行政管理者自己置于《檔案法》的約束之外了。”[8]明顯地有違于行政法“控制和規范行政權”的重心。
把《檔案法》當做“武器”來使用的典型做法，就是把《檔案法》當手電筒只照別人，不照自己。應該說在《檔案法》實施之初，1988年由國家檔案局、國務院法制局組成聯合檢查組進行的執法檢查與國家檔案局對《檔案法》的認識是相一致的。那次檔案執法檢查的對象包括“各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作，各級檔案行政管理部門的工作，各級各類檔案館的工作”。[9]“那次檔案執法是‘手電筒’，也是‘鏡子’，照別人，也照自己。”然而，“那次全國性的檢查后，各地在檔案執法實踐中，出現了檢查范圍的‘縮水’。漸漸縮小為只對所轄區域內各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檢查。檔案行政管理部門和國家綜合檔案館從被檢查的范圍內退出，不再是檔案執法的對象。檔案執法成了‘手電筒’，只照別人，不照自己”。[10]以至于“某些檔案人員至今仍有一種誤解，‘依法治檔’就是我用法來治人”，[11]從而導致檔案行政管理部門一直游離于《檔案法》的約束控制之外。
檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，也可從文獻中反映出來。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中分別以“對檔案局執法檢查”、“對檔案行政管理部門執法檢查”或以“《檔案法》”并且包含“行政權制約”、“控制行政權力”、“控制行政權”、“行政權力約束”、“行政權約束”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，檢索到期刊相關文獻均為0篇。從中看出對這個問題，無論是實踐還是理論研究都基本處于空白。
2 《檔案法》對檔案行政管理權力的約束
《檔案法》對檔案行政管理權力的約束主要有兩個方面，一是《檔案法》本身的約束，二是要遵從行政法基本原則的約束。就《檔案法》對檔案行政管理權力的具體約束，可分為兩個方面：
2.1 管理范圍的約束。管理的范圍又分為“事”和“物”兩個方面
2.1.1 管理“事”的范圍。《檔案法》第六條規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”《實施辦法》第八條第三款規定：“監督、指導本行政區域內的檔案工作，依法查處檔案違法行為。”第四款規定：“組織、指導本行政區域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。”也就是說，《檔案法》將檔案行政管理“事”的范圍限制在檔案工作、檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓這些方面。
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2.1. 2 管理“物”的范圍。管理的“物”就是“檔案”，需要說明一下，檔案行政管理不直接管理“檔案”，而是，通過管理擁有檔案的檔案行政管理相對人的檔案事務來管理的。《檔案法》調整的檔案范圍，即《檔案法》第二條的規定：“本法所稱的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治……活動直接形成的對國家和社會有保存價值的……歷史記錄。”就是說，檔案行政管理部門管理“物”的范圍是那些產生和保管“對國家和社會有保存價值的”檔案的國家機構、社會組織以及個人的檔案事務。
2.2 具體管理權的約束。《檔案法》對檔案行政管理權力約束控制的具體條款并不多，也不太明顯，但這并不等于沒有約束控制。按照行政法對行政管理機關“法無規定不可為”的基本原則，《檔案法》對檔案行政管理部門賦予了一定的權力就等于約束限制了權力，檔案行政管理部門只能行使《檔案法》規定的權力，超出規定的權力范圍，就有違法之嫌。下面，就主要的具體管理權作以闡述。
2.2.1 對監督和指導權的約束。《檔案法》第六條規定了監督和指導的權力，對此，《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》中的解釋為：監督是指“通過對法律、法規、規章實施情況的檢查，督促有關方面依法做好檔案工作”。指導是指“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”。[12]這實質上是對監督和指導的權力進行了約束限制。尤其對“指導”權力的約束是非常明顯的，這里的“指導”與常說的“業務指導”大相徑庭，是指行政指導。
2.2.2 對查處檔案違法行為的約束。《檔案法實施辦法》第八條第三款規定，“依法查處檔案違法行為”，這就要求檔案行政管理部門在查處檔案違法行為時，要程序合法、規范，要以法律為準繩依法查處。這里的法不僅指《檔案法》，還包括其他相關法律，主要是相關行政法律。
2.2.3對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理約束。對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理不能像國有檔案的檔案事務那樣細，管到“集中管理”、“定期向檔案館移交檔案”等。只能按照《檔案法》第十六條規定來管理，即“對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購”。實際是在限制檔案行政管理部門管理非國有檔案所有者的檔案事務的程度。
2.2.4 對行政強制權的約束。《檔案法》第十六條對集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案，采取代為保管、收購或者征購的規定，是《檔案法》中唯一的行政強制項目，并對其行使限制了條件。雖然條件比較籠統需要細化，但表明不能隨便行使這一權力。
3 超越《檔案法》對檔案行政管理權力約束的現象
3.1 擴大管理范圍現象。以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》第二條規定：“本辦法所稱民營企業檔案，是指民營企業在生產、經營、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的……歷史記錄。”按照《檔案法》的規定，檔案行政管理部門對非國有檔案只管其中那些“對國家和社會有保存價值的”檔案事務，具體管理程度范圍應該限制在第十六條的范圍內。該《辦法》明顯的是越權擴大了管理范圍。其他一些地方檔案行政管理部門制定的《民營企業檔案管理辦法》、《家庭檔案管理辦法》、《社區檔案管理辦法》、《村級檔案管理辦法》基本大致相同，而且有些連立法依據的條款都沒有。
3.2 擴大管理權限現象
3.2.1 擴大對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務管理權限現象。還以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》對民營企業的檔案的管理如建立檔案機構、明確檔案管理部門與人員、實行集中統一管理、檔案工作部門的職責、分類、歸檔時間等都作了規定。明顯超出了《檔案法》第十六條的范圍，是越權擴大了管理權力。再以《哈爾濱市家庭檔案管理辦法（試行）》為例，該《辦法》第五條規定：“家庭應確定一名家庭成員負責家庭檔案的收集、整理、保管和利用，學習掌握必要的檔案法律知識和檔案管理技能，定期整理家庭檔案，并向家庭成員通報家庭檔案整理情況。”這明顯地超出了《檔案法》的管理權限范圍，顯然，有侵犯公民權利、干涉公民對家庭事務處置權之嫌。
3.2.2 “指導”權力的擴大。對于“指導”，檔案行政管理部門至今很少是按照“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”的要求去進行的，多數情況下，還是按照計劃經濟時代的“業務指導”方式去行使“指導”權的，“業務指導”的權力明顯地超過“行政指導”的權限，而且，在現在還有擴張的趨勢，最明顯的表現，就是將業務指導與檔案執法相結合。有的是“執法與業務‘合力’增強”，使“業務指導更有權威了”；[13]有的是“檔案業務指導工作必須借助檔案行政執法來促進，兩者應緊密結合”。[14]這些做法，實際是在超越《檔案法》的約束擴大“指導”權力。
3.2.3 超越《檔案法》權限的現象。在現實中，超越《檔案法》權限的現象時常發生，甚至引起了行政訴訟，最典型的是湖南省芷江縣村民狀告縣檔案局案。案由是：芷江縣檔案局“芷檔法字[1999]o1號”《關于宣布芷江檔案館保存的126號全宗125號案卷第138頁和140頁檔案后添寫部分不具有法律效力的通告》（簡稱“1號通告”），致使村民以失去15畝山地所有權為由，向縣人民法院提起檔案行政訴訟。經法院審理，縣檔案局敗訴。法院作出判決的理由是縣檔案局的“1號通告”“運用法律錯誤”。“檔案行政管理部門應當依法行政，而縣檔案局作出添寫的檔案內容無效的宣布，法律依據不足。”[15]其原因就是該縣檔案局超越了法定職責權限。
4 控制約束行政管理權力的趨勢
依法行政的首要標志就是要加強對行政權的控制，隨著依法行政的深入，對行政管理權力控制約束也越來越嚴。一是從立法上，行政立法正由部門立法向專家學者立法轉變；二是限制行政許可。依據《行政許可法》和行政審批制度改革的有關規定，國家檔案局按照要求分三批取消33項國家檔案局行政審批項目，到2004年只保留行政許可項目3項和非行政許可審批項目3項。許可項目在逐漸減少。從這種趨勢看，無論《檔案法》如何修改，擴大檔案行政管理部門行政權力的可能性是不大的，而控制約束的可能性會增大。
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