時間：2023-06-11 08:23:11
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇采購檔案管理的重要性，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、綜合性醫院醫療設備檔案管理現狀
（一）醫療設備檔案管理的部門歸屬不明。醫療設備檔案的管理涉及多個部門。如作者所在的醫院，是三級甲等醫院，目前正在使用的中大型醫療設備有1350臺，其中2015年購置中大型醫療設備50臺，2016年1至10月購置38臺。形成的設備檔案1264卷，其中萬元以下335卷，1-5萬元436卷，5-20萬元265卷，20萬元以上228卷。這些醫療設備前期的采購以及日常維護、保養屬于醫療設備科，具體使用則是由使用科室進行操作，設備檔案管理部門則負責檔案的采集、照管和調用。但在實際的醫療設備檔案管理過程中，各部門之間未明確分清職責，工作不協調，重點是未明確醫療設備檔案管理權限的歸屬，沒有一個具體的部門來統籌協調、負責檔案的管理工作。在實際檔案管理過程中，往往出現以下情形：管理科室僅僅關注設備的考察、議價和采購；使用科室僅僅關注設備的安裝、調試和驗收，而對于醫療設備相關資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設備檔案。
（二）醫療設備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫院醫療設備檔案的管理工作重視不夠，相當一部分醫院未認識到醫療設備檔案管理工作的重要性，導致設備檔案管理活動混亂無序，缺乏一定的系統性和科學性，普遍未建立規范的、有效的規章制度，重視文書檔案或人事檔案的管理，形成管理規范，忽視了對醫療設備檔案的管理，相關部門的職責分工不明確，互相推諉，醫院管理部門缺乏行之有效的管理和監督手段，難以協調三者的關系，造成醫療設備檔案管理混亂，不能及時、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務于臨床、醫技科室，甚至造成檔案遺失的現象。比如未建立完整適用的醫療設備檔案管理系統，設備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發揮設備檔案的作用和深入挖掘設備檔案的深層價值等。2015年筆者所在的醫院新購進一臺高新設備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購置合同遺失，給醫院帶來難以挽回的損失。因此應充分重視醫療設備檔案的規范管理，醫療設備檔案管理作為一項經常性、系統性的工作，是醫院醫療設備穩定運轉的重要技術支持和保障。
（三）設備檔案管理人員專業培訓未完善。醫院對設備檔案重視不足，認為設備檔案是一項無關緊要的工作，常常由設備維修人員或其他行政管理人員兼任設備檔案管理員，甚至沒有經過專門的檔案管理培訓，更不可能選擇檔案專業技術人員來擔任設備檔案管理員。由于缺乏專業的檔案管理技能與知識，對檔案管理的具體內容不了解、不熟悉，導致出現檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問題。同時，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來比較困難，個別情況下還會出現資料殘缺丟失的問題。此外，部分醫院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續不規范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續不清，對于一些久借未歸檔的資料未能及時進行催還，最終導致設備檔案的永久遺失。
二、提升醫療設備檔案管理水平的途徑
（一）提高醫療設備檔案管理意識。首先必須從院領導到具體管理人員都要從思想上認識到醫療設備檔案管理的重要性以及必需性。對于綜合性醫院來說，醫療設備是醫院現代化水平的體現，更是保障其長期經營以及今后發展的重要因素。認識到設備檔案的重要性才能最大程度提高設備的使用效率，提高醫院的經營管理水平。在醫療設備的日常使用中，設備檔案可以提供或記錄設備各方面的信息，為醫院管理層制定相關決策提供可靠依據，提高采購活動的科學性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費，實現醫療資源的科學配置。醫療設備從最初的論證、議價、采購，到設備的調試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經歷一個周期性的過程，整個過程與設備檔案的管理密不可分。因此，作為醫院的管理者，應該把設備檔案的管理列為醫院的重點工作之一。
（二）明確醫療設備檔案收集的內容。要做好設備檔案的收集工作，保證檔案內容的完整性，首先要明確需要收集的內容，一般來說醫療設備檔案內容主要源自兩個方面：一是采購過程中產生的文件。二是使用過程中形成的各種資料。因此完整的醫療設備檔案內容也應包括兩大方面：一是院務會議上討論同意采購立項的會議紀要，以及采購過程中簽定的具有法律依據的合同書；與設備配套的相關證件、說明書、手冊等。二是設備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護記錄、合格證、設備使用的效益分析等，這些都可以為后續的售后服務、維修活動以及日后購買設備提供有效的參考和依據。其中，對于合同書的收集主要是為了保證各項合同條款的有效性，防止醫院的合法權益遭到侵害；對于設備說明的收集則是為后續的檢測和維護提供原始的技術資料支持，從而維護設備的安全、穩定運行。當醫療設備進入報廢環節時，需要根據設備檔案中記錄的資料來進行報廢審核，以評估設備的真實價值，確保資產的合理報廢，杜絕資產的流失和浪費。由此可見，醫療設備檔案與醫院的各項管理活動息息相關，日常收集過程中應注意把醫療設備在論證立項采購、安裝監測檢查、故障維修、日常維護以及審核報廢等過程中產生的相關檔案資料及時、準確地收集到設備檔案中。
（三）完善醫療設備檔案管理制度。建立一套科學、完善的規章制度是醫療設備檔案工作走向規范化、法制化的重要基礎。根據綜合性醫院的實際工作情況，以《檔案法》等法律法規為準繩，建立一套適用于本單位工作的醫療設備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調用、借閱等各個環節有章可循，使醫院設備檔案管理步入標準化、制度化的正軌，從而真正挖掘設備檔案的潛在價值，確保醫療設備的正常使用，提高醫療設備的使用效率，為醫院的醫療、教研工作奠定堅實保障。另外，要從當前的設備保養、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質較高、專業能力過硬的人員來組建一支專門負責設備檔案管理活動的檔案工作小組，并由醫院檔案中心進行統籌管理，以充分協調醫院的設備檔案管理工作，并具體負責檔案管理制度的編制和修訂。
（四）加大醫療設備檔案管理的硬件以及軟件設施投入。要做好設備檔案的管理，提高醫療設備檔案管理重要性是第一步，同時重視硬件和軟件設施的投入，還應給檔案管理工作提供必要的條件。應按要求嚴格選擇設備檔案管理場所和設備檔案存放的庫房。其次，應配備設備檔案管理的工具，如空調、密集架（或文件柜）、防磁柜、除濕機、加濕器、溫濕度計、打印機、掃描儀、二氧化碳滅火器等。第三，應引進先進的設備檔案智能化管理系統，促進設備檔案管理的信息化，信息化的基礎硬件設施主要包括網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、檔案數字化加工設備以及其他支撐設備等，同時做好軟件建設，選擇適用的設備檔案管理軟件，有條件的綜合性醫院可根據本院特點來自行研發一套功能全面、使用方便的設備檔案管理系統，并設置相應的檔案信息數據庫，同時做好檢索設計等配套工作，以滿足?t院的檔案信息檢索需求。此外，還要增加一套檔案統計分析工具，為檔案管理、數據分析提供詳細、準確的統計信息，以更好地為醫院工作提供便利。
關鍵詞：民辦高校;招標;檔案管理;措施
民辦高校在迅速發展過程中，各類教育教學設備投入不斷增加，民辦高校招標采購工作內容日趨增多。民辦高校招標采購工作是學校管理工作的重要內容之一，是保證學校教育教學、科學研究、人才培養任務目標實現的前提。在招標采購的過程中，招標檔案積累的數量逐步增多，科學、合理的做好招標檔案的管理工作，是保證招標采購工作規范開展、有效實施的重要途徑。做好招標檔案規范化管理，是服務學校教育教學發展的重要方式，是衡量民辦高校管理水平、管理能力的重要標準。招標檔案作為民辦高校招標活動的重要歷史記錄，是民辦高校各項招標采購活動的真實反映，在民辦高校檔案管理工作的重要組成部分。因此，招標檔案規范化管理是民辦高校必須要給予充分重視的內容。
一、民辦高校招標檔案管理的現狀
招標檔案是招標項目具體實施及驗收執行的依據，是對招標項目完整、真實的歷史記錄，是不斷完善民辦高校招標體制、實現招標采購工作規范化的重要環節。雖然很多民辦高校都建立了符合自身實際的招標采購制度，并建立了相應的招標采購檔案管理制度，但在實際實施過程中，缺乏具體實施的機制，對招標采購檔案管理工作沒有給予足夠重視，存在較多的問題，主要表現在以下幾方面：
（一）招標采購檔案管理制度有待健全
各民辦高校根據國家相關規定及自身實際，建立了檔案管理制度，并形成自身的檔案管理體制。但招標采購檔案管理制度存在一定的真空，在制度層面不健全，招標采購部門與學校的檔案管理部門缺乏有效的溝通，在招標采購檔案材料移交歸檔時，經常出現檔案材料不全的問題，這為日后的檔案管理、查閱、利用帶來很多問題，沒有實現檔案應有的作用。同時，由于很多民辦高校負責招標采購工作的人員是兼職，對招標采購檔案管理重視程度不夠，責任心不強，對檔案的搜集、整理、歸檔工作不熟悉，容易造成檔案材料的丟失。因此，從制度層面完善招標采購工作內容，強調招標采購檔案管理的重要性，形成相應的問責機制，確保檔案材料的完整、真實、有效。
（二）招標采購檔案管理人員業務能力有待提高
招標采購工作本身是一項系統性、綜合性、復雜性的工作，從采購申請提出、招標文件的制作發售、招標會召開、招標項目的評議確定、合同簽訂、合同執行、合同內容驗收、招標采購項目材料的整理歸檔等，涉及諸多方面，這就對招標采購檔案管理人員提出較高要求，具備較高的綜合素質，不但要對招標采購的各項制度、程序、實施方式等熟悉掌握，而且要具備堅實的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的各項要求。但是，目前很多民辦高校招標采購檔案管理人員都是兼職從事此項工作，沒有固定的專業檔案管理人員進行招標采購檔案的管理工作，部分民辦高校的檔案管理人員學歷較低，專業水平有限，這給招標采購檔案管理工作產生較大的困難，沒有形成招標采購檔案規范化管理模式，檔案管理的隨意性較大，無法充分發揮檔案的歷史鑒證的作用。重視招標采購檔案管理人員素質的提高，是民辦高校適應我國高校快速發展的客觀要求，同時也是民辦高校自身檔案管理建設的必然要求。
（三）招標采購檔案管理手段有待完善
招標采購是一項系統性的工作，每一項采購都會形成大量的紙質檔案材料。每一項采購發售的招標文件都具有時效性，要求投標單位在規定的時間內容做出投標的響應，這些都是通過紙質材料進行反映，保證招標采購的公開、公平、公正原則得以實現。但紙質檔案材料的保管在現實中存在的最大問題就是保管年限問題，由于紙張在經過長時間保管后，容易出現字跡模糊、紙張斷裂、粉碎的現象，會出現重要數據、資料丟失的可能。因此，必須利用信息化的手段保證招標采購檔案材料完整有效，同時提高查閱效率。
二、民辦高校招標采購檔案管理的對策
（一）健全招標采購檔案管理制度
民辦高校招標采購檔案內容主要涉及學校貨物、工程、服務三大類，要保證招標采購檔案管理的科學、規范、有效，必須健全民辦高校檔案管理制度，從學校層面完善檔案管理制度內容，從具體業務部門層面完善相應的招標采購檔案管理措施，對不同層次檔案管理人員的職責予以明確;健全相應的監管、安全保密、獎懲等制度，形成有效的問責機制，提高檔案管理人員工作的積極性、主動性及責任感，實現招標采購檔案管理工作的制度化、規范化操作，確保招標采購檔案材料的連續性和完整性。
（二）提高招標采購檔案管理人員業務能力
招標采購檔案管理人員業務能力的高低決定著檔案管理水平的高低，檔案管理的任何一個環節都離不開高素質的管理人員，而招標采購檔案管理工作又是一項系統性、綜合性、復雜性的管理工作，要求從事管理的人員要具備較高的業務能力，具備相關的業務知識，具有較強的工作服務、責任意識。
首先，要有具備較高的業務能力。業務能力的高低是在工作過程中不斷積累、不斷提升的，是一個循序漸進的過程。不論是學校檔案管理部門還是具體招標采購業務部門，都要重視檔案管理人員業務能力的提升，以此保證檔案管理工作的有效開展。
其次，要具備相關的業務知識。做好招標采購檔案管理工作，需要通過不斷的學習，掌握檔案管理相關的知識和技能，并且在工作過程中要認真思考，深入研究，不斷創新工作方法和思路，提高業務技能，既要掌握檔案管理的理論知識，又要熟悉、掌握有關招標采購的業務知識，具備較高的綜合業務素質和能力。
再次，具有較強的工作服務、責任意識。檔案管理工作是一項服務性的工作，要積極主動的做好檔案管理和服務工作，不論是檔案材料的搜集、整理、裝訂、歸檔，還是檔案材料的借閱、保管工作，都要嚴格按照相應制度執行。同時，又要具有較強的責任意識，確保招標采購檔案材料的安全。
三、結語
招標采購檔案管理工作是一項綜合性、細致繁瑣的工作，是學校在其發展過程中重要歷史鑒證內容之一，對學校的權益保障具有重要意義。對于招標采購檔案管理人員，要具備招標采購專業知識、技能和檔案管理專業知識、技能，同時要具有較強的創新思維和較強的責任心，能夠在工作過程中不斷總結經驗，提出科學、合理的檔案管理建議，對工作認真負責，保證招標采購檔案管理工作的持續、有效開展，為學校的發展提供可靠的信息資源。（作者單位：齊齊哈爾工程學院）
參考文獻：
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關鍵詞：醫療設備 合同檔案 管理
中圖分類號：C939 文獻標識碼：A
醫療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫院的生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在醫院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫院檔案工作中的一項重要內容。
隨著許多高新技術醫療設備的引進，醫療服務質量和診斷水平的提高。醫院采購管理工作成為不可或缺的重要環節，科學、規范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫療設備購置的歷史，在整個醫院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫療設備合同檔案管理的重要性
（一）現實憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發現，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫療設備合同檔案是處理醫療設備糾紛的依據。醫療設備管理中，難免發生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規程使用損壞設備或配件、經濟效益發揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據醫療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發生。因此，在醫療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據，也是醫院內部協調的憑據。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。
（二）轉化參考作用
合同檔案可以為醫院再次購置同品牌同型號醫療設備及領導決策提供歷史依據，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫院采購的歷史合同、兄弟醫院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據，使醫院在采購過程中節約大量的資金，保證以最優的價格購置需要的設備。
（三）潛在預備作用
當醫療設備突然出現故障時，為工程師判斷出現故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫療設備招標采購時，我們會依據設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風險
（一）合同的規范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規范，是否能夠在現實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用。現在的醫療設備購置合同，很多都存在不規范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現它重要的憑證作用。醫院作為醫療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫院在訂立醫療設備采購合同時可能會存在的問題。
（二）檔案資料收集的完整性
對于醫院醫療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫療設備采購的合同檔案管理包括：醫療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫院大型醫療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規醫療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫院根本沒有將醫療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫院信息化的發展，紙質文件的保存已經跟不上現代化醫院發展的腳步，醫療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫院后期發展的需要。
三、關于醫療設備合同檔案管理的幾點建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規范醫療設備合同檔案管理
將醫療設備的合同檔案管理納入醫院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫療設備合同檔案是醫院發展的重要環節。
除此之外，制定完善的醫療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規范管理的重要保證。醫院只有制定醫療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫療設備合同的合理、合法及實現合同集中管理，才能實現合同檔案齊全收集及規范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時
通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫療設備合同檔案需要了解醫療設備的相關政策法規，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫療設備的合法性、合理性。基本醫療設備資料有醫療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發展的眼光來看待醫療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運用信息化手段管理醫療設備合同檔案
運用信息技術科學地管理醫療設備合同檔案，實現醫療設備合同檔案數據采集自動化、檔案管理規范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統，是針對合同的信息化管理系統，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統的紙質資料，更便于查詢、統計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫院管理中的一項重要內容，是維護醫院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫院的經營決策提供依據，有利于促進醫院的發展。隨著經濟生產和人們生活對醫療需求的增加，醫院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發揮合同檔案的重要作用，為醫院的良好發展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業的發展提供了新的機遇。總之，機遇與挑戰并存，基層的檔案事業發展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
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關鍵詞:電網建設工程;檔案管理;思考
1電網建設項目檔案管理的重要性
電網建設項目中不可缺少的部分就是電網建設項目的檔案，它切實記錄著工程項目中相關數據，也是公司的重要“財產”。工程項目竣工驗收工作中不可缺少的就是電網建設項目檔案的驗收，在驗收項目時，如果不合格，是不允許進行竣工驗收的，而且對于每項工程，驗收項目以及標準的指標都是統一的。為了我國電網有一個良性的發展的同時整個電網建設的工程從開始到完成都可以安全、毫無差錯的進行下去，對于每一個工程的檔案管理工作必須有一個嚴格的制度約定并且增強。檔案管理工作也在不斷進步，以適應社會的發展和企業的發展。
2新時代下對于電網建設的思考
2．1應加強對電網建設中檔案管理的認識
1)各項項目的重要性。電網建設中的項目管理就是對于整個電網建設工程從開始建立項目一直到完成任務結束包括審批、采購、勘測、設計、施工、調試、監理等一切工作的全部過程中所有應該被保存的圖像、文字以及聲音等所有文件被分類保存。這項工作不僅僅應該由所有檔案管理的相關從業人員所負責并在最大程度上更好地完成，而且還應該讓工作人員都意識到這項任務的重要性，把這項任務歸入到項目管理程序中與“項目法人制、招投標制、合同管理制、工程監理制”等歸納到一起，便于管理。2)提升相關人員工作認識。在每個項目中，檔案管理工作中的所有相關從業人員只有對檔案管理工作有更好的認識才會使得整個項目可以十分順利地進行下去。所以每一項工程中的每一級的檔案管理機構對于推廣檔案管理的意義而且還要對所有相關從業人員，都要進行很多次有強度的訓練，從而使得他們對于檔案管理有著很深的認識。3)加強檔案管理工作。對于企業開展的有關項目檔案管理訓練，必須要側重于以下幾部分內容:《中華人民共和國檔案法實施辦法》《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》《國家電網公司輸變工程達標投產考核辦法》以及《國家電網公司輸為優質評選辦法》等的相關規定。
2．2確定項目檔案歸檔時間的重要性
對于每一個項目的檔案分類時間必須有一個十分準確的標記，不僅僅是國家電網還有企業的相關管理部門在參與工作后的一個月之中都要對項目的法人以及建設的相關部門提供所有有關項目的資料。①在這個項目中所涉及到的相關部門都必須將工作完成以后的每一份文件包括文字、圖像、聲音等都有在歸納整理以后在一個月的時間之內轉交給有關建設管理的部門。②負責設計的部門應該在項目檔案管理與工程的進度相一致的規定下，對于已經經過審批后的包括施工圖資料等文件都轉交給有關建設管理部門。③對于施工中的相關采購以及有關供應單位必須將整個項目中的所有購買的設備以及材料中所簽訂的文件以及協議在一個月之內轉交給有關物資管理單位(招投標管理中心)，然后在該單位進行詳細核查之后在轉交給所對應的有關建設管理部門。
2．3在檔案轉交的過程中必須簽訂相關協議
1)我國有關法律規定。在《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法(試行)》(以下簡稱《管理辦法》)中相要求:“電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款明確有關提交項目檔案的責任。”我們從這一段話可以很清楚的認識到，在部門與部門之間轉交所有有關項目的設計以及施工中的相關協議時，應該制定嚴格的制度從而使得轉交的文件數目、時間等詳細信息都擁有一定的法律權利。通常情況下來說，合同或者協議都是在多個角度對多方賦予一定法律權利保護的資料，這在市場的經濟交易來說是十分普遍的。只有將檔案轉交到賦予法律權利的合同中，才會使得檔案管理擁有法律的保護。當檔案管理完全走向法制的道路，電網建設項目中檔案管理就會起到十分重大的作用，同時這也屬于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。對于合同來說，要使得其在整個項目的建設中起到重要的作用，就必須不僅僅對于項目檔案管理、轉交的過程中相關部門以及所有參與人員都要制定嚴格的規章制度，相關單位還要想方設法使得檔案管理的相關從業人員多加入到有關招投標的合同、協議以及轉交過程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人員能夠在很大程度上保證對于檔案管理的有關條件以及規定都與實際相符，還要讓檔案管理的相關單位也參與進來。只有在合同的作用下，項目中的檔案管理才能有條不紊地進行下去，而且還能在最大限度上保證檔案的高效性、高速率等。
2．4確定要求然后做好手中事
項目建設的全過程與電網建設項目檔案管理密切相關，它是項目建設工程中的關鍵，這也就表明檔案管理的全過程就是項目建設的全過程。《管理辦法》提出“統一領導、分級管理、層層負責”的理論，規定了建設管理單位、項目法人以及包含調試、采購、施工、監理、設計等各種與管理職責有關的檔案，明確規定檔案管理機構有嚴格的管理職責，進而，將工作標準與崗位責任制納入有關人員、相關部門的職責范圍內。工程建設全過程的監督、檢查、組織和各種服務型工作都由項目法人全權負責，同時，項目法人還需進行工程建設檔案管理工作。當兩方或多方單位進行項目施工時，項目法人應選擇其中一個單位作為建設管理單位。其他建設單位需配合建設管理單位，負責與自己有關的檔案工作。工程建設項目所有檔案全過程的有關工作都由項目法人負責，同時，還需有關規定實行統一領導、層層負責、各級管理的原則，構建較為完善的管理體系。各部門、各單位及采購人員不僅要做好自身工作，還需要在工作時按照“誰形成，誰負責”的原則進行，并總結與記錄相關數據，保證項目檔案的系統、準確、完整。
2．5構建完善的監管體系
想要保證項目建設與檔案管理工作同時進行，就需要各級領導、各部門認真地實行與自身有關的檔案管理方面的職責，同時，還應該構建完善的監管體系監督檔案管理工作。首先，依據有關規定，建設工程相關單位檔案管理工作的指導、協調和組織工作，都要聽從項目法人的安排，各有關單位的檔案工作還需管理單位進行監督;其次，監理單位需要履行自己的職責，承擔部分工作。例如:施工與設計單位的檔案管理監督工作等。
2．6做好項目檔案最后的驗收工作
項目檔案驗收作為，項目竣工驗收的重要組成部分。如果未進行檔案驗收或驗收不合格，不能進行項目竣工驗收。國家發展改革委員組所驗收的項目是由國家發展改革委向國家檔案局提出驗收申請，在由國家檔案局組織檔案驗收。各個區域的電網公司電力公司組織所驗收的項目，由各區域的電網公司、電力公司的檔案管理部門提出驗收申請。并且由檔案局負責組織項目的驗收，將驗收結果上報國家電網公司備案。項目檔案專項驗收，是由建設管理單位提出申請，申請內容主要有:項目建設體及檔案管理的情況。采取適當措施，保證檔案的完整準確性。項目文件材料的收集整理，歸檔情況。竣工圖的質量情況及編制情況。檔案在建設管理運行中發揮的作用。發現問題以及采取適當的解決方案。
3結語
有關工程竣工驗收備案工作需要結合項目工程檔案管理工作，通過各部門檔案管理機構進行管理，進而，完善電網建設工程管理體系，加強了有關檔案各種工作力度，這對完善工程建設相關的監督體系是非常重要的。
參考文獻:
關鍵詞:醫療設備;合同檔案;管理
近年來，隨著醫院規模的擴大，醫療業務水平的提高，很多醫院的基礎診療設備和專科設備投入在增加，在采購醫療設備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫療設備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數量巨大。因此，為了進一步完善醫院固定資產管理，規范醫療設備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫療設備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當前地方三甲醫院的醫療設備采購合同檔案管理現狀出發，歸納出醫療設備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規范化的管理視角，提出醫療設備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進醫院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫療設備采購合同檔案管理現狀
由于醫療設備采購工作流程復雜、涉及的部門多、特別是大型醫療設備的采購周期較長，這就對醫療設備采購合同提出了新的挑戰和要求，而對應的采購合同檔案也就隨之出現了較為常見的問題。
（一）部分醫療設備采購合同檔案資料缺乏完整性
醫療設備采購過程經歷了使用科室提出申請、設備科組織院內市場詢價（金額較大的需外出招標）、報院領導班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產生了對應的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內容，報領導審批，在多個領導審批、使用科室確認簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認的過程中，難免發生漏簽字、忘記收集相關材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內容不全的現象時有發生。
（二）醫療設備采購合同檔案收集難度大
醫療設備采購合同檔案包含的內容豐富，從大多數醫院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協議、醫院內部送相關部門審核的內審合同、院領導班子的決策批示材料、招標（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標文件、成交通知書、評標報告等材料。這些檔案資料內容豐富，經手的人多（涉及到醫院設備科、招標辦、院領導、經銷公司等），每個檔案資料產生的時間沒有固定節點，而且有時經銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫療設備采購合同檔案歸檔后不能封卷
醫療設備采購合同檔案屬于醫療設備檔案的一個重要部分，也是整個醫療設備“生命線的開端”。醫療設備檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發生了故障，維修工程師到現場進行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設備對應的檔案盒中。因此，醫療設備檔案不能封卷，直到該設備報廢。
（四）醫療設備采購合同檔案檢索查閱方法單一
醫療設備檔案是醫療設備管理的信息之源，是醫療設備管理規劃化、科學化的基礎。一個全面、完善的醫療設備檔案庫，對設備管理具有深遠的意義。目前為止，很多醫院都尚未開展檔案信息庫建設，但醫療設備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數相關工作人員只能通過Exel表格來完成醫療設備采購合同檔案的內容錄入、查找工作，雖然也達到了一定的預期效果，但從長遠、系統的信息化建設來說，這樣的查閱方法還是遠遠不夠的。
二、醫療設備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析
（一）檔案意識不高
一方面，由于醫療設備檔案不像醫療、科研等檔案那樣能直接產生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領導、職工的重視，極少設有對應的醫療設備檔案管理員崗位，專職的醫療設備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫療設備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫療設備檔案管理的工作人員由于對醫療設備檔案管理工作的認識不夠，或者在兼任的醫療設備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫療設備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現許多醫療設備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規范
在醫療設備采購合同檔案中，從申購設備到醫療設備采購工作結束，經歷了提出申請、委員/專家論證、設備立項、設備招標/詢價、簽訂醫療設備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫療設備采購合同檔案資料，但是由于醫院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據，醫療設備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標材料、醫療設備生產廠家證件材料、成交經銷商證件材料以及授權書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導致了醫療設備采購合同檔案歸檔范圍的不規范。
（三）醫療設備檔案管理屬于動態管理過程
醫療設備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。醫療設備招投標工作完成后，將所收集的材料按規定進行整理，根據資料內容制作醫療設備采購合同，經醫院和成交經銷商溝通無異議后，送到醫院的合同審核部門審核合同內容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫療設備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結束，后續將涉及設備的安裝驗收、維修保養、付款、報廢等工作，所以醫療設備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫療設備采購合同檔案歸口管理問題
醫院檔案室，負責管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規定時間內統一移交到醫院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫療設備采購合同檔案在規定的時間內移交醫院檔案室，存在一定的利弊關系。利的方面，主要表現為檔案統一在檔案室管理，避免出現重復管理、多頭領導。弊的方面，主要表現為醫療設備統一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領域的檔案都具有一定的專業性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫療設備采購合同檔案規范化管理思路
要對醫療設備采購合同檔案進行規范化的管理，首先，要強化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強醫療設備采購合同檔案的管理意識
目前，醫院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進一步完善醫療設備采購合同檔案的管理，應在意識上有根本性的轉變。首先，要強化醫院上下的檔案管理意識，通過經典事件、實例展現醫療設備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫療設備采購合同檔案工作情況，統計好借閱的次數、內容等；最后，要加強檔案人員的專業培訓，從專業角度提升專職和兼職檔案員的意識。
（二）明確醫療設備采購合同檔案的歸檔范圍
1．醫療設備申請階段：大多數醫院的設備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫療設備請購表格、配置及技術參數要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領導的請示報告等。從醫院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領導會議討論結果的決策批示。從其他相關部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫用設備購置許可、同意增配大型醫用設備的批復等。所有這些涉及到設備購置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫療設備采購階段：醫療設備采購部門根據采購活動管理權限，整理需要采購的設備的主要參數及配置要求，通過媒體方式公開招標信息，組織召開招標會議，上報招標結果。其中，院內的檔案包含：招標議價記錄表格或書面記錄、上報院領導會議的招標情況報告、院領導的決策批復等。投標公司的提供的檔案包含：投標文件（報價表、廠家證件、授權書、經銷商證件、產品配置清單、產品介紹等）、外出招標的還需要提供中標通知書、評標報告等。
（三）完善醫療設備采購合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學地整理設備檔案，將其有序存放、系統排列，才能提高檔案的調取、利用效率。一方面，醫療設備采購合同檔案的歸檔現在大多數還只是由專職或兼職的檔案員負責收集整理，隨著當前信息化建設的快速發展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應建立對應的電子數據庫，為后續的調用、查閱檔案打下良好的基礎，也便于檔案的管理。另一方面，醫療設備采購合同檔案現在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫院綜合檔案室，二是直接保管在設備科。為了進一步加強檔案的管理，醫療設備采購合同檔案趨向于統一移交醫院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養、形成更加系統專業的檔案管理庫。
四、結語
隨著現代醫學科學的快速發展，各種先進的醫療設備陸續進入各級醫院，醫療設備的管理成為醫院醫療管理工作的重要環節，而醫療設備的檔案管理為醫療設備管理的重中之重。通過建立系統齊全的醫療設備采購合同檔案管理框架，才能用詳細的醫療設備分析報告為醫院購置醫療器械提供充分的決策依據；用詳實設備的申請審批手續資料、招議標記錄、招標承諾資料等為招標采購的法制化、規范化提供重要的保證；用合同規定的保修期限為醫療設備的維修、保養提供技術依據，為保證醫療質量，促進醫院可持續發展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫科大學第四附屬醫院柳州市工人醫院
參考文獻：
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[2]鮑薇．淺析醫院醫療設備檔案管理工作．黑龍江檔案．2014（2）．
關鍵詞 漁業檔案管理；作用；問題；建議
中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2015）08-0309-02
Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.
Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations
隨著傳統漁業向現代漁業發展，檔案管理在現代漁業生產中的重要性日益突顯，本文就檔案管理在現代漁業生產中的應用進行探討。
1 檔案管理在漁業生產中的作用
1.1 檔案管理在選種選育中的應用
1.1.1 引種馴化。通過廣泛的天然魚類資源調查，根據養殖目的要求有選擇性地進行品種試養，確定其是否有養殖價值。這種方法可以較快地培育新品種。在調查中，要對天然魚類各品種進行系統資料記錄整理，包括魚種名稱、數量、來源地、水體水溫情況、生態情況、氣候條件等內容。在試養殖中，也要做好資料記錄整理，包括魚種名稱、數量、來源地、水體水溫情況、飼養管理情況、生長發育情況等內容。
1.1.2 選育提高。在魚類生長發育各階段，選擇優良性狀個體，淘汰劣質個體，避免近親引起的退化現象。這就需要有原品種完整的遺傳系譜檔案，包括個體編號、出生日期、來源、譜系、生長發育、繁殖、圖片等。
1.1.3 雜交培育。選用2種不同魚類進行雜交，利用雜交優勢產生所需的新品種。在雜交遺傳培育過程中，要詳細做好相關性狀的數據記錄及資料收集保存。
1.2 檔案管理在魚料研究中的應用
漁業養殖的規模化、集約化發展，在一定程度上促進了魚用飼料的研究和工廠化生產，檔案管理在魚料研究中有重要作用。
1.2.1 魚料原料品種情況調查。魚料在養殖生產中占50%以上成本。因此，對魚料原料品種情況的調查了解、檢測分析、記錄存檔顯得十分重要，這是確保配合魚料生產質量的基礎工作。如果沒有各原料品種的基礎檔案，比如含水量、粗蛋白質、能量、維生素等成分的分析檔案管理，就不可能研究出科學合理的魚料配方，就無法滿足魚類生長發育的需要，甚至造成魚料營養浪費[1-2]。
1.2.2 魚料原料或添加劑的采購與使用。魚料原料或添加劑生產供應方必須備有各種魚料原料或添加劑的質量清單檔案。魚料原料或添加劑采購方在采購各種魚料原料或添加劑時，必須向原料方索取相關質量清單，同時采樣檢測是否符合質量清單標注的指標，確認后方可采購，這樣才能確保采購的魚料原料或添加劑的質量與使用安全。
1.2.3 配合飼料。配合飼料是根據各魚類品種不同生長階段的營養需要，在充分了解掌握魚料原料成分的基礎上，經過科學合理搭配而成的全營養魚料，這一過程離不開建立或查閱相關檔案。
1.3 檔案管理在魚料生產、銷售與使用中的應用
每生產一批魚料都必須建立有營養成分比例、生產日期、保質期、添加有保健藥物的休藥期、使用說明等檔案。銷售過程中必須建立有進出庫時間和數量、保質期、客戶名稱地址等檔案。使用過程中必須建立有采購日期、保質期、使用數量和效果等檔案。
1.4 檔案管理在魚病防控中的應用
1.4.1 規模養魚場備案管理。漁業管理部門應當對規模養魚場進行備案登記管理，登記內容包括養殖場名稱、地點、業主姓名、魚類名稱、養殖面積、投放魚苗數量、產量等，并建立紙質文檔和電子文檔備查。
1.4.2 防疫檔案。漁業疫病防控機構應當建立養魚場防疫檔案，內容包括養魚場名稱、地址、魚類名稱及數量、預防藥品名稱、投藥方法、投藥日期、休藥期、處方人及投藥人姓名等。
1.4.3 疫病監測檔案。包括流行病學資料、魚病監測技術標準、規程、程序等相關資料。
1.4.4 疾病治療檔案。疾病治療檔案包括病魚所在池塘編號、臨床癥狀、實驗室檢測報告、確診病名，用藥名稱、用藥量、給藥方法、用藥時間、休藥期，治療效果以及處方人、用藥人姓名等。
1.4.5 病死魚處理檔案。包括魚死亡時間及原因、處理方式（深埋、焚燒、煮沸、化學處理、微生物處理等）、處理時間、負責人員等。
1.5 檔案管理在生產管理中的應用
建立完善的生產管理檔案，有利于規范管理及進行成本核算。
1.5.1 引種。建立品種、來源、規格、數量、健康情況等檔案。
1.5.2 生產檔案管理。養魚場應當建立養殖檔案，包括品種、來源、養殖數量、繁殖情況和進出場數量日期等檔案。
1.5.3 投入品管理和使用檔案。建立魚料、添加劑和藥物采購的來源、名稱、數量、入庫時間、領用名稱和時間、使用對象和用量、經手人等有關情況。
1.5.4 發展養魚戶檔案。包括農戶姓名、所在鄉村屯地址，品種名稱、數量、投放魚苗規格及日期，領用魚料和用藥情況，產量等。
1.5.5 產品銷售檔案。包括產品產地、業主名稱、養殖時間、用藥情況、產品數量、客戶名稱地址、銷售日期人、運輸車輛牌號等[3-4]。
2 檔案管理在漁業產品質量監管中的作用
建立和完善質量監管檔案，有利于確保產品質量安全及其可追溯。
2.1 生產環節質量監管檔案
包括引種來源，魚料、藥品等的采購與使用，防治情況，休藥期情況，銷售情況；崗位責任制及責任人；技術操作規程等等。
2.2 運輸環節質量監管檔案
包括裝載地點，運輸數量，卸載地點、時間，運輸車輛號牌，運輸人。
2.3 加工和銷售環節質量監管檔案
包括來源、數量、時間、用藥情況，檢疫情況，加工過程記錄，包裝儲藏記錄；銷售數量、時間、產品規格、客戶等。
3 檔案管理在漁業經濟運行分析中的作用
通過信息檔案留存分析，可以了解某一時期漁業發展動態、特點，從而預測某一階段發展趨勢，為政府提供決策依據，為生產者提供指導服務。
3.1 價格、銷售信息
包括市場價格動態信息、銷售動態信息等情況。
3.2 各類魚養殖面積
包括魚苗需求變化情況、養殖面積動態等。
3.3 各類魚產量
包括養殖、加工生產量及同比環比，與全國或相關省比較分析情況。
3.4 產值和增加值
包括各品種的產值和增加值及同比環比，與全國或相關省比較分析情況等。
4 漁業檔案管理現狀及存在的問題
4.1 重生產輕檔案管理
不管是傳統漁業生產，還是現代漁業生產，絕大多數養殖業主根本沒有檔案管理的概念，只注重如何擴大生產和銷售。由于缺乏檔案的管理，在成本效益、工作效率、開源節流等管理方面無從下手。隨著我國傳統漁業向現代漁業發展，特別是規模化、標準化、健康養殖的不斷發展，漁業生產的檔案管理工作逐步擺上了議事日程，但重生產輕檔案管理的現象依然普遍存在，無論是漁業監管部門還是養殖業主，絕大多數未建立相應檔案，即使建立有檔案，也存在較多的缺、漏項現象，記錄、整理、歸檔、保存不完整。由于各環節缺乏檔案管理，一旦發生事件時，無檔可查、無法追根溯源，嚴重者失信于消費者、失信于社會，最終損害自己的利益。
4.2 缺乏有效約束機制
漁業生產的檔案管理仍然是以業主自愿施行為原則，加上檔案管理是一項繁雜工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效約束機制，業主自然不愿開展此項工作，即便開展了檔案管理工作也是應付了事。
5 漁業檔案管理的建議
5.1 加大培訓宣傳力度
加大對漁業檔案管理重要性的輿論宣傳力度，營造漁業行業重視檔案管理的氛圍，加強對涉及檔案管理的相關人員進行系統檔案管理的業務培訓，提高對檔案管理重要性的認識和檔案管理的水平。
5.2 建立監管約束機制
辦理漁業相關許可、審批事項、相關證照時，必須強調相關檔案的完整性，否則，不予審批；在申報和審批漁業相關項目時，將檔案管理作為項目管理要求；將檔案管理作為檢查驗收項目的重要內容。
5.3 強化服務立法
制定漁業生產各環節的檔案管理技術規范；將檔案管理納入漁業相關法規規定內容。
6 參考文獻
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[2] 陶衛忠，張良.海域使用權檔案管理初探[J].海洋開發與管理，2008（C00）：45-47.
文獻標識碼：A
文章編號：16723198（2015）13007801
醫療設備檔案是指在醫療設備申請、論證、購置、到貨、驗收、安裝、使用、質量控制、計量、維修、養護直至報廢各個環節所形成的具有保存備查價值的各類技術資料及證明文件。隨著醫療新技術的不斷發展，醫院引進的設備數量逐步增長，精密度愈發提高，醫院對于設備的檔案管理工作也日益重視。
1醫療設備檔案管理的重要性
醫療設備檔案能夠為強化資產管理、開展設備養護、臨床應用風險評估以及追溯監督采購行為提供準確、詳實和可靠的依據。醫療設備檔案具有涉及環節眾多、資料文件復雜多樣及歸檔時間較長等特點。一臺醫療設備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報廢，具有相當長一個周期，涉及眾多職能部門和使用科室，將會形成大量的文件和證明材料。醫療設備檔案能為醫院提供詳盡而準確的設備信息資料，有助于領導合理配置醫療設備，使現有的設備效能充分發揮，避免醫療設備閑置浪費，也避免盲目重復引進同樣的醫療設備。醫療設備的全生命周期管理是近年來設備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現醫院精細化管理的重要部分。
2新建醫院醫療設備檔案管理面臨的問題
某院是在優質醫療資源下沉、市校合作的基礎上的新建三甲醫院。其引進的設備均是參考省內一流三甲醫院的標準配置的優質資源。醫院臨床醫學工程部是醫療設備管理職能部門，在醫院籌建階段一直在不斷探索和實踐醫療設備的全生命周期管理，以期為醫院資源的合理利用，設備的合理引進發揮更大的作用。新建醫院設備檔案管理主要面臨以下問題。
2.1人員短缺
新建三甲醫院開業必備的醫療設備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫療設備從立項審批到組織考察、資金落實、立項招標到安裝、驗收等過程中產生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價值。然而在醫院籌建期間，采購職能科室基本沒有專職的檔案管理人員來負責檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購員兼職管理。由于籌建期間采購任務重，時間緊迫，采購項目是接連進行。采購員幾乎是分身乏術，無暇進行精細化、完善化的管理。
2.2管理缺少規范和制度
新建醫院萬事待興，既沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，醫院更沒有針對醫療設備檔案管理制定專門的規章制度，對于醫療設備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒有更為深入的管理。
2.3技術手段落后于需求
醫院籌建期間，信息化系統的建設遠遠落后于需求。盡管新建醫院都標稱是數字化醫院，但信息化建設一般是優先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統，而涉及固定資產管理的OA系統或者HRP系統，則是延后進行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購的設備相關的檔案信息。尤其是設備的驗收、何時開始保修、何時進行PM修護等信息都只有工程師的手工單，查閱起來非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。
3如何加強新建醫院醫療設備檔案管理
根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等法規和JIC標準、等級醫院評審要求，新建醫院要在既定時間內通過相關的評審，必須從開始就提高管理層對設備檔案管理的重視，加強醫療設備檔案管理工作。
3.1建立完善的制度
首先要從管理層面，根據各級監管部門的規定，制定符合規范的醫院醫療設備檔案管理制度。明確需要歸檔范圍，一般而言對于價值1千元以上的設備都需要有申購審批材料、招標資料和采購合同及供應商的三證、安裝驗收報告及PM維護記錄等。對于單價10萬以上的醫療設備要做到一機一檔。做到醫療設備檔案資料的收集與設備立項、招標、安裝、驗收、維護維修、調撥、捐贈、報廢同步。
實行醫院、設備科、使用科室操作人員的三級管理。使用科室必須要做好日常維護保養記錄，每半年將整理好的記錄上報設備科。設備科核查并整理完善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個有效管理流程。
3.2信息系統管理
醫療設備檔案資料文件復雜多樣，收集整理過程涉及環節眾多，加之歸檔時間較長，完全依賴人工進行
管理容易出現人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導
致資料完整性難于查驗、資料檢索困難，不利于調閱使用等情形，利用信息系統是醫療設備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案。目前已有成熟的軟件開發公司在進行醫療設備的固定資產管理信息系統開發，可以借助其開發經驗并根據醫院實際需求，進行醫療設備檔案的動態實時管理，有效提高資源的利用率。
3.3提高管理人員的意識和素質
醫院管理層需重視醫療設備檔案管理，在設備科設置專職的檔案管理人員，負責醫療設備的全程檔案資料的收集整理、歸類工作。有計劃、有目的對設備檔案的專職人員和業務相關人員開展設備管理和建檔工作培訓，提高整體專業人員業務素質。
【關鍵詞】國有資產；檔案管理
高校國有資產檔案是指在高校國有資產管理工作中形成的具有招投標文件、購買合同、資產檔案、出入庫文件、報廢文件、捐贈文件等材料。高校國有資產檔案是高校國有資產管理工作的真實記錄，是高校資產監管部門工作的依據，是高校建設發展的憑證，維護國家財產安全的重要組成部分。過去十幾年，高校規模快速發展，國有資產短期內迅速膨脹，國有資產管理工作跟不上高校發展速度，面對這種新的國有資產管理工作新形勢，高校國有資產檔案管理存在諸多問題。
一、當前高校國有資產管理工作的主要問題
（一）國有資產檔案材料不齊全。由于歷史原因，國有資產檔案在校區搬遷過程或者是人員交接過程中，造成資產檔案材料不齊全。由于高校規模快速發展，資產采購量較大，資產檔案管理任務繁重，導致直接或間接造成資產檔案的流失。如對國有資產申購、驗收、使用、維修、改造各個環節中形成的文件材料沒能及時歸檔，造成檔案材料的缺失與不完整，使得國有資產出現了故障后因為不能得到良好的維修和保養。
（二）資產檔案制度不健全。有些高校對資產檔案管理工作的重要性缺乏認識，沒有健全資產檔案管理制度和資產管理員，資產檔案工作沒有納入學校的資產管理工作中去，沒有與資產的計劃管理、采購供應和使用等工作緊密結合，這是造成高校資產檔案缺失和不全的主要原因。有些部門進行資產采購過程中未將檔案沒有列入項目管理工作中，資產檔案管理員處于服務于項目工程的被動的從屬地位，致使采購結束后不進行國有資產檔案驗收。
（三）資產檔案管理手段的原始化。在信息化時代，手工仍運用于資產檔案的文書整理立卷、歸檔等工作中。這樣就造成立卷程序和方法仍很傳統，根據文件的主要類型或文件的特征進行區分和初步組合，擬寫案卷題名，排列卷內文件并編號，填寫卷內文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。隨著科技的發展，很多的紙質文檔轉換成電子文檔，掃描紙質文檔，建立電子檔案，已經是迫在眉睫。
（四）資產管理員人員素質參差不齊。高校的固定資產規模較大，一般高校國有資產處人員編制較少，多由各部門人員兼任，沒有檔案管理知識背景，沒有經過培訓就上崗，專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊的問題十分突出，因而很難將資產檔案收集整理完整，這樣就會造成資產檔案整理分類缺乏系統性、準確性，致使資產檔案存檔材料不規范，給今后的利用工作帶來極大的不便。
二、提高高校資產檔案管理的措施
（一）健全資產檔案管理體制。國有資產管理工作是高校工作的組成部分。由于國有資產工作涉及面廣，工作量大，因此，高校要把國有資產管理工作納入學校的整體發展規劃，其中做好資產檔案管理工作是保證國有資產不流失，提高利用率的最行之有效的途徑，因此高校需對國有資產檔案的管理工作的要引起足夠的重視，健全資產檔案管理制度，實行領導負責制，明確責任，落實到人。
（二）提高資產管理員的業務水平。專職資產檔案管理員須有檔案管理知識背景，能夠很好的把全校的國有資產資料進行分類歸檔，定期為各類兼職的檔案管理員進行業務培訓，強化自主工作意識，認識資產檔案的管理的重要性。及時做好各類資產檔案的整理、歸檔。每年進行一次資產大清查，進行檔案的查漏補缺，對資產。
（三）提高國有資產檔案的利用率。國有資產檔案存檔的好多利弊問題都是在調閱國有資產檔案的過程中發現的，合理的修正檔案目錄的樹狀圖，科學的將國有資產檔案進行分類，提高國有資產檔案存檔后的使用率，最大發揮國有資產的價值。
（四）建立資產檔案管理系統。開發國有資產管理系統，將所有的資產采購，立項，驗收，歸檔，通通在國有資產管理系統上進行操作。這樣既免去所有工作人員跑來跑去的申報，提高工作效率，同時對國有資產檔案管理工作實現現代化管理，最大化的保證國有資產檔案的完整性。既方便今后檔案的查找、調閱，節省保管檔案的空間，同時也對所有過程進行很好的監控，對國有資產的管理提高到一個新臺階。
針對高校資產檔案管理中存在的問題，科學的提高國有資產檔案管理，促進國有資產檔案工作更好地服務于學校的科學發展，確保國有資產的完整，實現國有資產的科學配置，實現國有資產的價值。
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