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關鍵詞：紙質檔案 電子檔案 管理模式 并存
在改革開放和經濟社會全面發展的新形勢下，信息網絡技術飛速發展。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，也使城建檔案工作發生了深刻的變化。網絡技術的廣泛應用，不可避免的產生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統的紙質檔案向電子、紙質檔案共同管理發展。這種紙質檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續發展。
一、電子檔案與紙質檔案相比的優勢
紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數字電子計算機處理的檔案，具有保存和利用價值。電子檔案本身依賴于計算機識別、處理并儲存，以電子文件的形式存在。當前，作為高新技術產物的電子檔案越來越引起人們的關注和重視，自然是因為它有其不可替代的優勢。
1、電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了以往紙質檔案單一的以紙張為載體的傳統。并且相對于紙質檔案占用庫房空間大這個缺點來說，電子檔案容量大、體積小，可以大大節省檔案的庫房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲空間的矛盾。
2、電子檔案是直接由計算機進行處理，省去了傳統紙質檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環節，使檔案信息的處理快捷、方便，節省了大量的整檔時間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統的紙質檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時間。
3、相對于紙質檔案容易損壞、老化的缺點，電子檔案有很好的復用性。電子檔案重復利用多次也不會有任何損失和破壞。電子檔案的重復利用在另一程度上也增長了紙質檔案的壽命。
二、紙質檔案與電子檔案相比的優勢
1、傳統檔案學理論強調，檔案文獻必須有原始性，即必須是原生載體和原真內容，以確保檔案文獻的歷史憑證價值。傳統的紙質檔案就具備原始性與真實性兩個方面。一是通過內容與原載體的結合來確認；二是通過文件的固定結構與格式來確認。紙質檔案一旦形成，其所記載的數據，信息就不易更改。而計算機更改數據、信息可以做到完全不被覺察，因此紙質檔案的生命力在于它在很大程度上保護了原始數據，信息安全、可靠。
2、檔案不同于一般的文字材料，不是所有網上辦公形成的數據都可作為檔案，而是必須經過篩選具有保存價值的材料。紙質檔案的表現和存儲形式直觀簡單明了，并具有方便保存閱讀等特點。紙張記錄材料的穩定性特點更是電子檔案所不具備的。
3、目前，各國仍愿意接受將傳統信息體現的紙質檔案作為有力證據。紙質檔案的原始性鑒定，通常采用“原件”鑒定法，一般包括對檔案的載體是否為產生該檔案所屬時代產物的鑒定。主要信息形態包括：印章、簽字和筆跡等真實性鑒定。例如，本單位部分年代久遠的基建檔案，房產檔案，其印章、發文部門經辦人簽字、紅線圖標志等，依然清晰。這些紙質檔案在任何時候都可為法律提供有力證據，并作為權威材料。而新技術產生的電子文件若要成為證據，要受到更多的審查。所以，目前解決這一問題的方法仍然是在保存電子檔案的同時，將電子文件拷貝輸出成為紙質檔案文件。
三、電子檔案在檔案管理中存在的風險
信息技術在給檔案制作和管理方面給予了許多饋贈的同時，也必然為之帶來更多的隱患，這也是所謂的“高技術、高風險”。
1、電子檔案是信息技術的產物，它在大大豐富了檔案的表達形式、結構和性能的同時，也把兼容性、安全性等方面更為復雜的技術難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來了極大方便的同時，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來更多的可能。
2、檔案管理工作的分布由相對聚集轉變為分散。在電子環境中，檔案的生成、處理和流轉功能是嵌入各個自動化業務系統之中的，對檔案的安全監控、原數據捕獲等工作分散在不同的業務點上。這樣，一部分責任就會由專門文件管理人員轉移到業務系統中每個節點的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風險就容易產生，并貫穿于整個檔案形成環節中，對于后期可能造成一系列連鎖反應，甚至于無法彌補。
3、因為檔案由某一特定的載體轉變為相對獨立的符號體系，電子檔案的處理和傳遞可以由順序推進轉變為多向同步進行。這樣，檔案管理中的某些問題就可能同時存在于不同的節點上，其風險便由異時性轉變為共時態。
四、紙質檔案與電子檔案應并存
國家信息化發展戰略的實施，對社會的各行各業產生著劃時代的影響，尤其對傳統的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優勢，而紙質檔案的優點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發現紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。紙質檔案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經濟的發展發揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
參考文獻：
[1] 張志敏.《再論數字城建檔案館及其建設》[J]．城建檔案，2003（5）；
知識管理模式是一個新型的知識信息管理模式，在這種模式下對檔案產的管理采用后保管范式，能夠解決傳統檔案管理中的一些問題，但是因為這種檔案管理模式和一般的模式大相徑庭，所以本文就向大家介紹什么是基于知識管理背景下的檔案后保管范式，同時對其技術的特點進行相應的特點。
【關鍵詞】
知識管理；檔案管理；后保管范式
計算機為世界的產業變革造成了重大的影響，很多產業都發生了顛覆性的改變。因此在檔案管理方面也受到了相應的沖擊，隨后知識經濟的誕生，知識經濟不斷吸收依賴于信息的一些產業，逐漸形成了一種以知識的生產、分配和使用來創造利益的一種形式。知識管理這種模式下能對知識快速創新，快速認知。另一方面檔案就是一種知識和信息的聚合體形式。所以知識管理和檔案管理相結合能夠使兩個產業的都得到相應的發展。
1檔案后保管范式的特點
檔案后保管范式指導檔案管理工作總流程，它由三大方面基本內容組成，“新來源理論”、“宏觀鑒定理論”、“檔案知識服務理論”。檔案后保管范式指導檔案管理
1．1檔案知識獲取:檔案收集工作
檔案后管理模式是在三個基礎理論之上建立的，所以檔案管理有三項內容，信息新來源的理論體系、宏觀信息鑒定的辦法、檔案的信息服務工程理論。信息新來源的理論是一個強調來歷的檔案管理體系，在傳統的信息來源上主要就是產生對原始企業信息發展需求，在原始的紙質文件上建立檔案資料庫。信息新來源體系就是在發展的信息的新技術，然后將新技術運用于信息的收集之中，因此在收集信息中，不一定會形式實體文件，可以采用計算機或者其他技術，將信息轉變為電子數據，或者其他形式下的信息，比如二維碼，圖片，等同時也可以直接利用員工的頭腦進行信息的儲存。因此檔案的保管工作就是從主要的管理實體文件，轉變為隱形的信息管理工作，同時要將檔案的管理劃分為多種環節，這些環節相互獨立有存在相應的聯系。所以信息和檔案文件被變成兩個不同的管理模式，不同以往的同樣的管理模式。只有在查找文獻資料是，檔案和信息才會一一的對應上，這種模式下文件的安全性更好，進過現在管理作用的價值轉別為不由現在管理作用的文件，這樣的信息或者文件才能被存檔或進行檔案進行保存。但是實際上文件和信息的聯系都是不能被完全切斷的。同時會形成很多相關的歷史聯系，這是在檔案在使用中信息和檔案過程中，歷史聯系會不斷增前，同時形成一種暗示的效應，這種產生的聯系也能夠幫我們掌握信息的內容，因為這些聯系傳遞了很多信息來源、信息發展、以及暗示指令等一系列知識。檔案后管理范式就是加強了檔案和信息之間的聯系，從一個分散式的經營轉變為集成式的，一體化的總體知識綜合管理機制。
1．2檔案知識評價:檔案鑒定工作
檔案管理的鑒定方便和快捷由于信息化時代的到來，信息處于爆炸化趨勢，所以對于大量的信息來說，一般的傳統檔案鑒定模式以及不能應對檔案管理的新要求，所以按照傳統式的文件形式不能滿足需求。傳統式文件中要對信息的來源、用途、以及內容有一套具體的標準，其就是為了保證信息的有效性，但是這樣的方式和處理速度以及不適合現在的檔案管理了，在在檔案的管理中，因為存儲技術的發展，以及最新的云技術。理論上我們的文件傳輸速度極快，儲存量機趨近于無限，所以在發展云技術的信息存儲能力，不管好的信息還是沒有價值的信息都收集過來，然后利用大數據的分析模式，采用數據挖掘的技術講有用的數據就行篩選。著就是利用管理后保管范式的技術特點，同時因為數據庫龐雜，不法分子就算能突破系統的防火墻，但是對于大量的無用信息，它是無法從中查找到有效信息的。因此這樣的方式不能應對信息爆炸的結果，同時對信息的保護上也有自己獨特的優點。
1．3檔案知識服務:檔案服務工作
隨著政務信息公開力度的不斷加強，公民檔案意識逐漸強化，越來越多的人不斷呼吁檔案信息公開化，毋庸置疑，檔案開放與利用這一話題一直是檔案學界探討的熱烈話題。在傳統檔案利用服務中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何從大量雜亂無章的案卷文件中迅速準確的提取出用戶所需信息這一復雜過程留給用戶自行煩惱，在這樣的服務方式之下，檔案無法滿足檔案載體以及群眾需求日益豐富復雜的變化。
2基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務特點
知識服務的理念是以用戶為工作重心，后保管工作中的檔案工作人員不僅是物理實體的保管者、整理者，更是引導用戶走進知識庫的領路人，他們的工作重心是以用戶提供知識，提供解決問題的具體方案，以滿足用戶的知識需求為服務目標，個性、靈活、智能地為用戶提供具有針對性、超前性的全過程服務，主動的將服務工作的著眼點調整到知識的探尋、傳播、理解上來，重新審視檔案信息的地位，重點要為知識、信息價值的實現做出貢獻。檔案后保管范式是知識管理理論在檔案學領域中的具體體現，可以說知識管理帶動并完善了“檔案后保管范式”，而“檔案的后保管范式”體現了知識管理的內在要求。首先檔案知識服務(知識服務)開發文件內容進一步創造了價值。“檔案后保管范式”不僅注重對顯性知識加以管理，更注重挖掘背后的隱性知識;不僅重視對檔案實體的管理，更注重對檔案內容價值的發揮;不僅重視對文件表面、內容上的文字信息的研讀，更注重對文字背后相關聯的深層的社會記憶的追溯;就檔案學而言，新范式并非必然取代原有的范式。
3結語
基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理是一種優秀的檔案管理模式，與傳統檔案管理相比，該模式下的檔案文件存儲方式多種多樣，包括傳統文件、電子文件、以及人腦的知識儲備。所以在這樣的文件方式下，對檔案信息的管理就是要管理檔案文件和信息之間的聯系，將文件和信息進行獨立，同時又互相聯系。在管理中加強基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務質量，為檔案管理工作探索出一條全系道路。
作者：胡春梅 單位：肇州縣人才開發流動服務中心
參考文獻:
［1］杜江南．論信息污染［J］．情報探索，2004(04)．
[關鍵詞]涉外；電力工程；檔案管理
工程總承包是國際通行的工程建設項目組織實施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設計、設備采購、施工、試運行等服務工作，實現設計、采購、施工各階段工作合理交叉，科學銜接，并對工程質量、安全、工期、造價等全面負責。
項目文件資料管理是工程項目管理的一項重要工作。對此，做好國際工程總承包項目文件資料管理，對各類文件資料進行分析歸類，系統整理，優化組織，使之成為準確翔實地反映國際工程總承包項目真實面貌和有價值的信息，從中總結出有利于項目順利實施的做法和經驗，使我們的項目管理逐步與國際接軌，符合國際標準。自我國入世以后，我國經濟逐步融入國際經濟，越來越多的企業進入了國際市場。近幾年來，中電投電力工程有限公司在國外的工程業務增長較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項目，越南項目，巴基斯坦等火電項目，采用國際慣用的通用方式，對工程建設項目的勘察設計、設備和材料的采購供應、建筑安裝施工、指導試車和生產考核等實行全過程的總承包或部分承包。由于各環節的多樣性，檔案管理仍按過去僅在資料、圖紙外發時留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過程，檔案材料的不完整性，將影響企業在市場的競爭優勢；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會給企業帶來不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項目總包工程的檔案管理問題，進行粗淺的探討。
1國際工程總承包項目文件資料形成的特點
第一，語言特點。國際工程總承包項目文件以國際通用語言英語為主。英語是國際工程總承包項目的工作語言，如招投標、合同文件、設計圖紙、設備安裝運行維護手冊、各類檢測試驗報告、重大節點完成證明文件以及與業主之間的來往信函、電子郵件、傳真、會議紀要等。第二，文本特點。由于承接國外總包工程，除在工程前期、設計階段產生大量紙質合同文本、技術資料及圖紙等，隨著工程的進行，業主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網絡傳輸電子信息，還產生大量的電子郵件、光盤、U盤等。
此外一些設計變更問題，出現同一名稱、同一件號、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數越多，這種現象越來越嚴重，形成替換頻率高的特點。
2做好國際工程總承包項目文件材料歸檔前的必要準備工作
第一，人員要求。首先要求企業檔案人員了解合同歸檔內容，形成文件的特點，學習新的知識。從國際工程總承包項目形成的文件材料文本的特殊性看，國際工程總承包技術文件、圖紙多以英文為主，對檔案人員綜合素質提出了較高要求。檔案人員需要學習國際工程總承包項目專用術語，了解技術資料、圖紙規范格式。了解學習國際工程總承包項目流程，掌握技術資料、圖紙的特征等。同時還要了解掌握與國際接軌的工程總承包內涵，了解本企業開展工程總承包構架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項目文件資料，包括從項目投標報價、合同簽訂到工程竣工驗收整個過程中形成的各種文件、圖紙、數據、表格、音像資料等，了解項目進度控制、質量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機械設備管理、資金管理、技術管理、組織協調、竣工驗收、考核評價等各方面狀況的真實記錄，為做好各類文件材料的分析歸類、系統整理打好基礎。
第二，制度保證。制定國際工程總承包項目檔案管理細則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規范的管理系統，明確責任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監督、指導各承包單位（分包單位）將項目檔案工作與工程建設同步進行。
第三，重視現場。重視完善項目在安裝、調試、生產考核過程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現場記錄、來往文電，以及財務支付憑證等重要材料。如會議紀要、承包單位與業主、國內外分包單位之間往來的各類文件、供貨商提供的產品設備文件資料、動態反映項目實施進度的日報周報月報、施工技術程序文件、技術檢查文件、項目管理文件、驗收文件、變更索賠談判文件等。施工現場文件材料和圖紙需明確專人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無法補救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴格履行簽批手續，管理人員應按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實性。
第四，網絡安全。國外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設定現場專人管理電子文件。加強網絡電子文件傳輸、動態信息的補充、存儲管理。注意文件管理的憑據性、嚴肅性和服務性，保證文件管理真實、可靠、保證對內對外網絡信息安全。
3檔案管理的具體實施
土耳其阿特拉斯項目是中電投電力工程有限公司貫徹落實中電投集團公司“走出去”戰略第一個海外EPC總承包項目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項目正式開工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設節點進度，本著服從和服務于施工生產，進行了積極的探索與實踐，現將涉外檔案管理進行分析，思考和總結涉外總承包項目檔案管理特點。
3.1招標文件管理
阿特拉斯項目雖然是海外項目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項目，所有設備均由中國進口。因此，招標工作在國內進行。
3.2合同管理方面
所有設備合同、工程合同、物資及材料采購合同、服務性合同、技術協議、補充協議由PAP軟件進行管理，電子版已上傳ATLAS項目PAP合同管理模塊中，便于項目部人員查詢及利用。每份合同均進行了合同評審及會簽。分公司設備、材料采購合同、代簽合同須有委托書才予以代簽，流程與國內相同。
3.3施工圖紙管理方面
根據業主要求，每份圖紙出圖前由設計院項目經理上傳服務器，在服務器中建立并上傳初步樣圖。經業主項目負責人批準同意后，再由項目設計經理在服務器中上傳并建立施工圖，最后出版發至施工現場。需要查閱圖紙既能通過紙質版查詢，也能通過電子版進行查詢。
3.4設備圖紙管理方面
項目設備圖紙與設備都是通過海運同時到達現場，并經EPC物資部門清關，組織施工單位物資部及EPC相關專業人員進行開箱驗收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫《設備資料移交申請單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點后移交資料室，經專業技術人員及資料室根據合同核對無誤后，資料室方可接收設備資料。如發現缺件，由物資部門負責聯系廠家補供。
由于海外項目PAP網絡版剛開發，存在網絡差、開發不全，導致現場資料管理困難。經與各單位溝通，達成一致意見。EPC收到設備圖紙資料后，運用Excel制作分發單，制作的分發單要求寫明設備名稱、生產廠家、分發份數、具體的圖紙資料名稱、設備型號及編號，同時須有中英文對照，經主管領導簽發同意后，方可發送至各相關單位，同時將電子版上傳至服務器中。
3.5文檔管理方面
目前，文檔管理沒有軟件，表格由EPC統一，施工單位將須報審文件送至EPC，經EPC專業人員及領導簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進行掃描，發至相關專業人員及領導，將電子掃描件按文種、專業進行分類保存，通過Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。
3.6設計變更管理
第一，設計方提出的變更。由設計院進行變更，將變更的通知單發至EPC總承包領導及相關專業和業主項目經理及相關專業，經業主項目經理同意批復后，設計院打印紙版，EPC總承包商專業人員及業主技術負責人簽字確認后，發至施工單位進行。第二，施工單位提出的變更申請。經設計院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業主技術負責人簽字確認后，發至施工單位進行。
3.7供貨商資質
內容與國內要求一致。因大多數材料在國內采購，供貨商資質幾乎通過電子郵件傳遞到現場。因此，只有采購部門一個公章，而無供貨商（鮮）公章。
3.8驗評資料
雖然管理也是根據DL/T 5210《電力建設施工質量驗收及評價規程》，焊接執行美國ASME 標準，施工單位分專業報送ITP計劃清單，即《施工質量檢驗項目劃分表》。
3.9竣工檔案的質量及歸檔要求、組卷原則與移交
第一，竣工資料的質量要求：比國內要求少些，所有資料幾乎無印章，一般工程文件郵件由業主項目經理批準，紙質文件由項目現場主管經理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據EPC總承包合同，需要移交業主的資料為：已批準的圖紙電子版，進度，技術要求和其他文件，已批準的圖紙，測試過程報告，設備測試證書，運行維護手冊，竣工圖，合格證及檢驗報告、試驗報告、質量證明。需要移交業主的文件為：需與業主進行溝通：凡中英文對照聯系單、報業主的供貨商資質、設計變更單、設計修改單、TIP清單、施工記錄、調試記錄、部分驗評記錄、施工圖、竣工圖、設備廠家說明書、圖紙、合格證、試驗報告、檢驗報告、質量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁式裝訂，既簡單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設備資料隨到隨移交，工程資料為機組發電后一個月內按專業進行移交，調試檔案應在工程竣工時，乙方應對該部分負責，應使該部分符合合同規定要達到的目標；以及竣工試驗開始前，乙方應按照規范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護手冊。
3.10現場驗收情況
并網發電驗收。現場驗收只產生驗收記錄及簽證。與國內相比，無驗收記錄，整套啟動后，由國家能源部組織驗收，驗收合格后方可上網發電，國外項目不太看重168小時試運。
3.11軟件管理
統一使用服務器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網絡，隨時隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務器中生成，簡單、直觀，不限制上傳文件大小。
3.12竣工圖要求
竣工圖應按合同約定出圖，竣工圖編制深度應與施工圖的編制深度一致，有變更內容的竣工圖，應用云線圖圈出更改部位，并標明變更依據文件號，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標欄上方空白處，編制竣工圖總說明及分冊說明，敘述竣工圖編制原則、各專業目錄及編制情況，竣工圖應按GB/T 10609.3的規定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標欄應外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊發一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認后正式出版竣工圖。
4存在的問題及建議
第一，由于海外項目沒有PAP統一管理軟件，無法實現資源共享，資料管理工作難度加大，建議開發海外統一管理軟件。第二，現場設備幾乎都由中國進口，導致部分廠家提供的安裝維護說明書、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準確，業主不認識也無法接收，來回催繳給我們工作帶來很大困難。第三，設備廠家的外購件資料份數幾乎不按合同要求提供，無法滿足業主需求。第四，廠家提供的電子光盤資料內容少于紙質文件內容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統一，比較亂。第五，有些廠家提供的說明書深度不能服務于現場。第六，根據目前到達現場的設備資料情況，根本不適宜過程移交，因為設備資料到達現場比較凌亂，比較分散，同一廠家設備開箱時間不一致，過程移交導致不專業的業主資料管理混亂，如成套設備儀器儀表、鍋爐補給水設備、斗輪機設備、帶式輸送機等，由于設備購件多，資料也比較復雜，這些資料到達現場后，資料人員都要經過3～4天時間才能清點出來，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對，清理出來的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對設備招標時，一定要嚴格要求廠家提供完整、準確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機兩大主機圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊（即活頁夾），如主變、起備變、保變等說明書及圖紙管理方便，便于查找。同時提供電子與紙質文件對應的PDF電子版本，才能適應國際化發展的需要。第七，業主要求移交竣工資料份數過多，根據現場實際產生文件份數根本滿足不了合同要求。
5結論
通過對涉外電力工程項目檔案管理實踐，順利完成項目檔案移交和歸檔。同時，面對總承包項目存在的問題和困難，有待繼續探索解決，我們愿與項目參建部門單位共同努力，推動涉外總承包項目檔案管理更加規范化、科學化、標準化和程序化。
參考文獻：
[1]土耳其阿特拉斯項目合同[Z].中電投電力工程有限公司.
[2]國家能源局.火電建設項目文件收集及檔案整理規范（DL/T 241-2012）[M].北京：中國電力出版社，2012.
1、過去企業檔案的類型及特點
過去沉淀下來的檔案一般有數據型、信息型、知識型三種，且各自有一定特點，也有一定關系，這是我們在考慮檔案知識資源管理必須認真對待的。
1.1數據型檔案
所謂數據型檔案是對事(或物)實際事實的記錄。例如，財務憑證檔案、物品材料變動記錄檔案。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的都是紙質憑證；
(2)各憑證即使按類別分開，各數據項也很難規范統計；
(3)這種檔案的量很大，基本上是做為“歷史”記載。在考慮管理時，這類型檔案轉化成信息和知識的難度很大，所以仍然要獨立管理，即按照“歷史”記載的思想進行管理。
1.2信息型檔案
所謂信息型檔案，就是對事(或物)實際過程的記錄。例如：會議紀要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來帳目文件檔案，質量陳述文件檔案等。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的都是紙質文檔；
(2)有些文檔可以轉成電子文字型，有些只能掃描成數字圖片型；
(3)檔案量也是很大的，有些可以作知識資源上升其管理，如會議紀要、重要事件記錄等，有些則只能做為“歷史”存檔。
1.3知識型檔案
所謂知識型檔案就是對事(物)及其運行規律認識(或下結論)的文檔資料。
如：科研報告、工藝文件、企業規劃計劃報告、部門工作總結等。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的大多是紙質文件；
(2)有些文件可轉換成電子文字型，有些也只能掃描成數字圖片型；
(3)檔案量也很大，但都是知識資源管理的主要內容。
1.4各類型檔案對管理的要求
從以上各類型檔案的分類分析，可以歸成以下幾種形式的文檔：
(1)“歷史”數據型文檔
在管理時，按照信息分類存貯、查詢使用的方式進行管理
(2)電子文字信息型文檔
在管理時，也按照信息分類、存貯與查詢方式進行管理
(3)數字圖片信息型文檔
在管理時，可以按照知識資源管理方式進行管理
(4)知識型文檔
在管理時，直接按照知識資源管理方式進行管理
2、今后企業檔案的類型及管理特點
由于今后的檔案，已經是在數字化、網絡化下產生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化
2.1檔案來源多樣化
(1)按內外分，可以分為內部工作產生文檔、對外收集的文檔、外部主動發給的文檔等；
(2)從媒質形式分：可以分為紙質、電子化、數字化
(3)從表達形式分：可以分為文字、數據、圖表、語言、圖像、視頻
2.2檔案依然有數據型、信息型、知識型
在今后，數據型主要產生于生產物流系統和財務系統，信息型主要產生于情報系統、辦公系統。知識型的產生面就最廣。
今后的三種類型檔案幾乎都是數字化的，并且是有規范的，所以在管理時可以遵循：
(1)數據型按照統計數學模型轉化成信息型、知識型文檔進行管理
一般來講，統計的數學模型必須依據管理者或需求者規定的目標進行設計，對數據定期或不定期進行統計，形成信息型文檔。
再對積累的信息型文檔按專家委托分析手段進行匯總判斷形成知識型文檔。
(2)信息型檔案按照需求可直接應用，也可以轉化成知識型文檔進行管理
有些信息檔案(如客戶信息)就可以直接按文檔看成是知識，進而按知識資源進行管理；有些信息型檔案(如數據圖表)可按專家委托分析方法進行分析、判斷形成知識型文檔，再按知識資源進行管理。
2.3檔案處理的個性化、專家化
由于大多檔案來源于專業人員，并都在網上形成或收集，那么這些專業人員本身就是非常好的檔案收集者，只是收集整理時，還可能沒有比較標準的規范化模板，因此，檔案管理者的任務之一是對檔案來源進行規范化，即提供給來源者以填寫的標準模板。
專業人員按模板提交以后，可以送達檔案管理者，也可以直接送達檔案管理者委托的審查專家進行審查。這樣的處理解決了檔案處理專業化的問題。
2.4檔案應用的及時化
未來檔案管理的關鍵就在及時應用，盡快產生效益。做到這一點，也并不難，首先就須按上節敘述管理方式，由專業人員和專家委托方式快速整理，再根據檔案知識多面性分類，確定相關工作環節或相關工作崗位的需求程度，采取推送方式、訂閱方式等，將知識及時地送到需要它的人手中。
3、企業檔案知識資源管理的目標
經過前面的闡述和分析，我們已基本說明了檔案知識的特點和在知識經濟時代管理的要求。但具體該如何推動與實施檔案知識資源管理，還需要有更明確的目標定位。
3．1、檔案管理必須上升到知識資源管理
作為方向性目標，這里我們重申企業檔案管理的需求，目的是要：
解決目前企業檔案管理存在的問題
以前檔案管理就是信息時代下的管理，具有通常所講的信息時代檔案管理的問題，即有：收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業人 才，也需耗費大量的時間；檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規則。這都脫離了實際工作規律或習慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實際相關的信息；檔案中有信息類、有數據類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時代的檔案管理中都成了信息，這是不對的；信息時代的檔案管理沒有真正理解網絡化帶來的革命。
通過知識資源管理，不僅要解決以上問題，還要做為知識管理的的先導做出樣板，推動企業各個部門的管理邁上知識管理的臺階。
真正發揮企業檔案知識的作用
檔案知識的作用，歸納起來，在知識經濟時代，應該發揮如下作用：
(1)決策支持“寶典”，即成為企業領導或管理高層進行決策的最主要依據和最有效方法；
(2)崗位技能“搖籃”，即成為企業員工學習掌握崗位工作經驗，方法的最主要來源；
(3)新品研究“跳板”，即成為每一個新產品研究中的最主要參考資料；
(4)企業競爭“基石”，即讓眾多的檔案知識成為具有知識產權的企業核心競爭知識；
(5)企業歷史“窗口”，即發揮傳統的檔案記載“歷史”的作用。
以上作用，特別是前四個作用，正是企業實施知識資源管理提升檔案知識作用的初衷！
3.2企業知識資源管理要支持企業管理及其發展戰略
任何管理都是企業管理的部份，都要符合企業管理總體戰略的全局，企業知識資源管理也不例外，但由于知識資源管理是深入到企業各個環節的基礎性管理，那就應該在各個管理環節表現出它的基礎支持作用。
支持企業人才戰略
企業擔負著調整產品結構、開拓擴展、創新管理的一系列重大發展，這個發展中最重要的是人才和人才培養。快速地、高質量地培養出合格的專門人才是企業人才戰略的核心目標，而知識資源管理必須擔負起培養內容(專門企業技術與管理實戰知識，企業文化知識)、培養方式、培養渠道支持的關鍵工作。
支持學習型企業組織建設
對中大型企業來說，再采取傳統塔式、計劃審批式管理已經不能釋放出廣大員工的創造力，而要建設學習型組織，采用學習型組織管理的方式，實現員工自我調節。讓員工向工作學習、向問題學習、團體學習，為實現愿景目標，充分調動員工的創新能力。要實現或推動這個學習型組織目標的建設，最主要的就是檔案型知識資源的及時支撐，因為這些知識本身就來源于工作、來源于實踐、來源于集體共同的智慧。而達到支撐學習型組織建設的關鍵是知識資源要適合員工工作實際，及時有效的提供，也及時有效地沉淀與規范。
支持企業跨地區指揮管理
今后，一般的企業集團大多分布在多個地區，這給各地區機構的指揮調度增加了難度、也會降低效率。能否讓大家共享成功的方法，共享失敗的教訓，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到這一點，最主要的是要求檔案型經驗知識資源的統一管理、及時支撐工作。達到這種支撐的關鍵是要熟悉管理層的工作內容和過程，適時地把相關經驗知識資源配備在工作者的面前。
支持企業員工跨地區協同工作
除了領導層、管理層要共享知識以外，多地區的工作既有分工、又有協作。而要達到良好的協作，關鍵就在于知識與信息的溝通。對此，知識資源管理主要地將各地區工作情況、工作成果、工作經驗等知識統一管理共享起來，并根據協作要求，用知識資源構成及時的協作空間，讓大家在協作時，全面地了解和掌握相關知識和信息。
3.3知識資源管理要為今后企業的知識管理打好基礎
企業在未來開展全面的知識管理是必然的，而知識管理開始的前提是“有知識可管”，因此，知識資源的管理的進展決定了知識管理啟動的時間。
但畢竟知識資源管理是知識管理的部份，在建設和推動時應該協調整體與局部的關系，因此要求：
知識資源管理要明確其地位和作用，要留有充分地接口
其實，這從知識資源管理主要是顯性知識管理的特點出發，就可以明確其在知識管理中的地位，同時也要明確它作為工作支持的基礎管理，隨著與工作結合的深度，知識資源管理也就有其發展的深度空間。
知識資源管理要成為企業知識管理的先導
先要“有知識可管”，這是知識管理的前提，也就注定了知識資源管理的先導作用。但能否起到這個作用，還是要看知識資源管理能否解決信息時代檔案管理的問題，并能否真正發揮出檔案知識的五個作用。
3.4知識資源管理的具體目標具體
上面概述了知識資源管理需求的重要方面，但究竟該做什么？達到什么目標？還并不明確。這里，我們按照企業知識資源管理的特點要求，分解列明為：
(1)檔案管理知識資源化、信息化
這表明，把檔案(包括數據型、信息型、知識型檔案)按照前述知識資源管理的要求進行資源化、信息化；
(2)知識資源及時支持領導決策
這表明，要把知識資源與領導決策工作結合起來，讓知識資源在領導進行決策時很容易獲取，很及時提供；
(3)知識資源及時支持員工學習
這表明，要把知識資源與員工的入職學習、崗位學習、深入學習結合起來，提供隨時隨地地學習的內容、渠道與空間；
(4)知識資源及時支持員工工作
這表明，要把知識資源與員工的實際工作結合起來，讓知識資源在工作的不同環節、不同程序上很容易獲取，很及時提供。同時，也讓實際工作的成果和經驗及時轉換成知識資源；
(5)知識資源管理IT平臺化
從上述目標也看到，知識資源管理必須依托IT網絡，用平臺來實現，并把平臺引進到領導決策、員工學習和員工工作中；
(6)知識資源管理的安全化
即確保知識資源是安全的。
加強廣播電視檔案的管理和利用的措施
單位領導層面的人員要轉變觀念,從自身做起,明確單位領導者是進行檔案管理和利用的第一責任人,加強對單位的領導力度。結合單位檔案管理的實際和需求,制定適用于本單位的檔案管理制度,規范員工工作行為。單位檔案管理部門的領導要經常性地對本單位的檔案管理工作進行審查和評估,及時發現并更正問題。建立檔案管理責任制,將管理責任落到實處。并依照檔案管理相關規定和規范標準,對單位內的檔案進行歸檔范圍和管理職責的劃分,將重要聲像檔案的管理作為檔案管理的重點,對日常檔案管理和利用工作進行嚴格的監督指導。針對比較有專業特色的檔案資料構建按照專業劃分的歸檔管理制度,這為及時歸檔和保證檔案的完整提供了很好的保障。要加強對廣播電視檔案管理從業人員的培訓,培養出同時掌握廣播電視業務知識和廣播電視檔案管理和利用能力的高端人才。定時定期籌集一定資金投入到檔案管理工作中,從點滴積累起來,使檔案管理設施和技術越來越完善。轉變觀念,增強檔案管理和開發意識廣播電視檔案是知識經濟時代的一種重要知識資源,在廣播電視事業發展過程中發揮著重要的作用。廣播電視媒體工作人員,從電視臺辦公室的檔案管理人員到電視臺領導層領導,每一個從業人員都要對廣播電視檔案管理和利用工作的重要性有清晰的認識,從思想上重視檔案管理工作,重新塑造檔案管理與服務的良好形象,讓檔案資料信息作為重要的服務公眾生活的手段。可以加強與廣播電視用戶的交流與溝通,積極收集用戶反饋信息,作為今后自身工作方向的指導,從多個層面滿足社會公眾對廣播電視檔案的信息需求。還要提高檔案管理人員的素質,培養他們在檔案管理工作中的耐心和責任心,提高他們的專業素質。提高檔案管理和利用信息化程度為了提高檔案管理和利用的信息化程度,首先要對廣電單位內信息化檔案管理體系做出合理準備和規劃,在實現檔案信息化管理的過程中,進行相關的新聞信息數據收集是基礎,要搜集各種類的檔案信息資料,并加以整理和歸檔。要確定選用何種應用軟件,確定進行信息化系統管理和維護的方法;其次要在廣播電視單位內建立和完善廣播電視檔案網絡數字平臺,將其重點放在功能性和互動性上。根據我國廣播電視目前的狀況,現階段至少應該對在線咨詢與答疑、檔案查詢與參考、雜志郵件及個性化頁面等具有互動功能欄目進行開放和管理;實現信息化的重點是在檔案管理多媒體信息系統中建立檔案管理數據庫,實現處理相關的文字和多媒體信息。在數據庫中,相比簡單的文字文件來說,圖像和視頻數據的存放、管理和使用等相對比較復雜和困難,所以要重點對數據庫進行選擇和建設,進一步加強廣播電視檔案管理和利用程度,真正體現信息化給檔案管理帶來的好處。
廣電檔案中聲像檔案的管理和利用
聲像檔案種類多、涉及范圍廣,是廣播電視檔案中最重要、最有價值的一部分,由于其以旨像錄制技術為基礎,以傳遞豐富多彩的畫面和聲音為特點,一直是最具有史料鑒賞和文獻收藏價值的檔案,是電視節目中記錄效果最好的載體,所以,對聲像檔案的管理工作是廣播電視檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員首先要做到增強自身的服務意識,要積極了解當前形勢下廣播電視工作的各種新聞、政策和要求,培養自己開闊的思路和敏捷的思維,掌握當前廣播電視大局,并建立服務大局的意識;要努力學習廣播電視檔案管理和利用的知識經驗,提高自身業務素質;要有敏銳的洞察力,善于發現和利用檔案資源,充分了解各類檔案信息,結合當時廣播電視工作重點,敢于搶抓熱、難點問題。對檔案資料進行合理編研,使聲像作品更加生動、形象和真實,也就是說要提高音像檔案的利用率,在原有檔案基礎上創造性地挖掘出更多、質量更好的電視音像資源。廣播電視檔案是廣播電視管理工作的重要內容,是廣播電視事業得以向前發展的有利信息支撐。聲像檔案本身不僅具有重要的保存收藏價值,還能夠很大程度地促進廣播電視臺的發展,加強廣播電視檔案中聲像檔案的管理和利用,具有重要意義。
作為廣播電視行業發展全過程真實寫照的廣播電視節目檔案資料管理，在當前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，闡述了廣電節目檔案資料管理制度建設的內容，論述了加強此項檔案資料管理的重要性，提出了新形勢下廣電節目檔案資料管理制度建設的路徑。
關鍵詞
廣電事業；檔案資料；管理；制度
隨著我國改革開放進程的不斷推進和我國經濟社會的迅猛發展，我國廣播電視事業取得了長足發展。可以這樣說，人們的生產生活過程中幾乎無時無刻不受到廣播電視的影響，廣播電視和網絡一樣，是人們須臾不可缺少的信息資訊來源渠道，在提供新聞信息服務和開展輿論監督、促進社會公平正義方面發揮了越來越重要的作用。作為廣播電視行業發展全過程真實寫照的廣播電視節目檔案資料管理，在當前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，只有我們敢于積極面對新形勢對廣播電視節目檔案資料管理帶來的挑戰，尋求政府及其相關部門的支持配合，探索管理制度建設的方法，結合當前廣播電視事業發展的實際做好廣播電視節目的檔案資料管理工作，才能更好且更充分地挖掘廣播電視節目檔案資料在促進經濟、社會、政治發展中的巨大潛能價值，實現新形勢下廣播電視節目檔案資料管理的效益最大化。
一、廣播電視節目檔案資料管理制度建設的內容
新形勢下的廣播電視節目檔案資料管理制度建設，其制度建設的范圍應包括廣播電視節目檔案資料管理工作的流程規范、管理技術的提高兩個方面，通過規范管理流程、提高管理技術，實現廣播電視節目檔案資料管理的標準化、科學化，提升檔案資料的利用效益，從而更好地滿足廣播電視采編人員的需求，最終達到促進廣播電視事業更好更快地發展的目的。因此，廣播電視節目檔案資料管理制度建設的內容可概括為如下兩個方面。
1.規范檔案管理的流程。
規范檔案管理的流程，是進行廣播電視節目檔案資料管理制度建設的重要內容。廣播電視節目檔案是一種專門檔案，與一般的文書檔案、藝術檔案有著巨大的區別，具有自身獨特的特點。比如，廣播電視節目具有靈活、廣泛、新穎、快捷等特點，而廣播電視節目檔案資料具有多樣性的顯著特征，主要是其內容牽涉經濟、社會、政治、科教文衛體等眾多領域，而如何通過規范其管理的流程更好地管理此類檔案，也就成為當前檔案管理工作中亟待加以研究解決的重大問題。實際上，廣播電視節目檔案資料雖然具有自身的顯著特征，但是其管理的過程中依然必須遵循一般的檔案管理規律。正因如此，按照廣播電視節目檔案資料現代化管理的流程，切實強化相關制度建設，強化對廣播電視節目檔案資料的前端控制、過程控制、后續開發方面的制度建設，對廣播電視節目檔案資料效能的發揮大有裨益，其流程管理方面的制度建設也就成為一項十分重要的事項[1]70。
2.促進管理技術提升的制度構建。
除了切實規范檔案管理流程之外，促進管理技術提升的制度構建，同樣是新形勢下推進廣播電視節目檔案資料管理制度建設的重要內容。當前，信息技術等現代技術不斷推進和發展，這極大地方便了廣播電視節目檔案管理技術的提升。網絡技術、信息技術等現代技術發展十分迅速，可謂“一日千里”，在這樣的情況下，如何及時通過運用現代信息技術、網絡技術以提升廣播電視節目檔案資料管理效能，也就成為管理過程中必須引起高度重視的問題。管理人員由于意識、能力等各方面的限制，廣播電視節目檔案資料管理人員的管理技術無法跟上現代信息技術的情形較為普遍，這就導致管理效能無法提升。因此，通過健全完善制度體系，及時提升管理人員的現代信息技術能力，通過運用現代信息技術強化廣播電視節目檔案資料管理，成為每一名廣播電視行業管理者尤其是節目檔案資料管理者及其主管領導應該具備的重要意識，以此更好地實現節目檔案資料管理部門和采編部門之間的良性互動，讓各種資料得到高效處理和運用[2]27。
二、新形勢下廣播電視節目檔案資料管理制度建設的重要性
目前，廣播電視節目日益豐富。與之相適應的是，廣播電視節目檔案資料的種類也越來越豐富而多樣化，且數量呈現幾何級的增長，人們對此類資料的利用頻率、利用價值均在不斷增長。在此新的形勢下，人們已經充分認識到了切實強化廣播電視節目檔案資料管理制度建設的緊迫性、重要性。然而，當前我國在此方面的實際情況是，廣播電視節目檔案資料管理制度建設在新的形勢下已經逐步凸顯出更多的問題，比如內容較為滯后、缺乏體系性、執行力明顯不足等，部分廣播電視管理機構所制定的制度已經遠遠落后于時代的發展，無法滿足現代化管理的需求，其可操作性、指導性、依據性嚴重欠缺的情形較為常見，這些問題如若不加以解決，必將嚴重影響我國廣播電視事業的健康、長遠發展。信息技術、網絡技術的迅猛發展，促使人們將這些新技術運用到廣播電視節目檔案資料管理的過程中，我國許多廣播電視專業機構對此問題作出了積極的探索實踐。在實踐中目前已經被廣為運用的媒體資產管理系統，融合了數字技術，有力地促進了我國廣播電視節目檔案資料管理的現代化、數字化進程，極大地提升了節目檔案資料的使用效益，促進了廣播事業的發展。但是，目前我國的媒體資產管理系統還不夠健全完善，其處于積極的探索過程之中，在功能模塊上還顯得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，極大地浪費了人力、物力和財力，對于今后我國廣電媒體資產管理統一平臺的建立、廣電事業的長足發展帶來了極大的困擾，這些問題亟待通過制度完善予以解決。因此，切實加強新形勢下廣播電視節目檔案資料管理制度的建設，系不斷促進我國廣電事業發展、滿足廣大人民群眾廣電文化需求的現實需要[3]45。
三、新形勢下加強廣播電視節目檔案資料管理制度建設的路徑
加強新形勢下廣播電視節目檔案資料管理制度建設，能夠更加及時全面地總結廣電節目檔案資料管理工作中的經驗，通過制度保障更進一步地完善和規范廣電節目檔案資料管理工作的開展，更好地發揮廣電節目在提供信息資訊、服務社會大眾、滿足人民群眾精神文化生活需求方面的作用。
1.切實提升廣電節目檔案資料管理重要性認識。
當前我國切實加強了廣電管理制度，對廣電節目的播出實施嚴格的審查制度，少數廣電節目還因未弘揚主旋律、主題思想存在偏差等因素而被管理機構禁播，廣電節目管理制度體系逐步規范化。但是，當前廣電節目的檔案資料管理制度建設還無法適應新形勢下廣電事業健康長遠發展的需要，檔案資料管理制度的欠缺和滯后對廣電事業發展、滿足群眾廣電文化需要帶來嚴重障礙，其根源在于對廣電檔案資料管理重要性的認識不足。據此，當前應不斷更新觀念、提升意識，充分認識到廣電節目檔案資料管理對廣電事業發展的極端重要性，將其作為事關廣電事業發展前途命運的關鍵性工作狠抓落實，為更加深入推進新形勢下廣播電視節目檔案資料管理制度建設提供思想認識上的保障，讓廣電節目檔案資料管理成為廣電經營模式、發展趨勢、改革創新的權威憑證，同時通過這些節目檔案資料真實客觀記錄時展的軌跡[4]26。
2.切實提升廣電節目檔案資料管理規范化程度。
目前，檔案管理的現代化手段不斷豐富，比如通過光盤、U盤、電子文件、網絡存儲等現代化手段進行檔案管理，這極大地方便了管理人員、提高了檔案資料管理的工作效率。但由于電子檔案存儲方式存在穩定性差、容易喪失磁性而丟失數據等問題，電子檔案如果保存的磁場、溫度、濕度等不符合要求，再加上管理方法的不科學規范，便容易導致數據資料的丟失，造成無法挽回的損失。為此，在現代化管理手段不斷豐富的情形下，必須對廣電節目檔案資料的管理予以高度重視，嚴格要求、從嚴管理，以規范和嚴格的條款對此項管理工作進行有效約束，切實提升廣電節目檔案資料管理規范化程度，包括歸檔、保管等方面的具體規定必須予以進一步健全完善，同時切實加大監督檢查力度，及時發現、糾正管理中的不規范行為，避免由于管理不規范而造成不必要、無法挽回的損失[5]36。
3.切實提升廣電節目檔案資料管理科學化程度。
目前，我國廣電節目檔案資料管理制度存在科學化程度較低的問題，管理的不科學導致查找資料較為困難，嚴重制約了廣電節目檔案資料的利用效益。同時，因為管理的不科學容易導致紙質檔案資料的霉變、數字化檔案資料的喪失和改變。因此，必須改變當前我國廣電節目檔案資料管理科學化程度較低、系統性較差的弊病，對檔案資料的管理從整理到歸檔、從基本的查詢到有效的開發利用，均應形成科學、系統管理體系結構，切實提升廣電節目檔案資料管理的科學化程度，以科學化的管理提升檔案資料利用質效。作為廣電事業的管理者，必須改變當前依然存在的對檔案資料管理投入人、財、物較少的現狀，加大對廣電節目檔案資料管理的支持力度，加大在此方面的投資力度，改善管理硬件、軟件兩個方面的工作環境，向科學管理要效益、要回報。
4.切實提升廣電節目檔案資料管理一體化程度。
廣電節目檔案資料是廣電人辛勤工作換來的寶貴資料，能夠真實、客觀記錄時代進程，這些資料隨著時間的推移而越發彌足珍貴，如若由于管理不善而導致毀損、喪失，就會造成無法彌補的損失。相反地，通過采取切實有效措施加以妥善管理，這些廣電節目檔案資料就會在今后的適當時間被加以利用，成為廣電部門乃至全社會的巨大精神財富。除此之外，部分廣電節目資料在今后能夠從其他不同的視角進行再開發，對之前的舊有素材從新的角度進行闡述，實現廣電節目資料的“循環利用”。然而，從目前的情形而言，在此方面的重視程度還遠遠不夠，導致廣電節目資源的極大浪費。為此，必須通過加快廣電節目檔案資料管理一體化進程的方法，以網絡信息技術的應用建立不同部門之間溝通協作和資源共享的平臺，各部門在自有數據庫的基礎上融入跨部門的數據總庫，以管理的一體化實現廣電節目檔案資料的多重備份、循環利用，避免資料的損毀、喪失，同時提升資料利用效益。
5.切實提升廣電節目檔案資料管理專業化程度。
廣電節目檔案資料管理工作的極端重要性決定了必須由高素質、專業化的人員進行管理，但由于認識上的不到位等諸多綜合因素，導致管理人員專業化程度明顯欠缺，許多非檔案專業的人員從事此項工作，甚至部分廣電檔案機構沒有專門人員進行管理，而是由兼職人員從事節目檔案資料的管理，嚴重影響了管理質效。基于這樣的現實狀況，必須切實提升廣電節目檔案資料管理的專業化程度，打造過硬隊伍建設，培養更多的業務管理人才，切實提升新形勢下廣電節目檔案資料管理的質效，更加充分發揮其各種效用。要認真把好管理人員的“入口”關，讓更多的專業人員從事此項管理工作。切實強化對管理人員的在職教育培訓，實現管理人員觀念的及時更新、專業知識技能的及時充實提高。加強職業認同感、責任感教育，讓管理人員能夠主動適應新形勢下廣電節目檔案資料管理的新要求。
作者：楊秀紅 單位：山西省臨汾市廣播電視臺
參考文獻
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關鍵詞：高職院校；人事檔案；檔案管理
人事檔案是反映個人經歷、德才能績、工作表現的歷史記錄，是考察人才，科學用人的重要依據，在干部選拔任用、人員調動、職稱評審、退休等方面發揮著非常重要的作用。高職院校現行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著高職院校建設，限制高職院校各方面工作。
一、目前高職院校人事檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理意識薄弱、管理思想陳舊
高職院校領導不重視檔案管理工作，認為檔案的管理僅僅是學校輔的工作。高職院校沒專門負責檔案管理的機構部門，只是從人事部門安排較少的人員以兼職形式管理。大多高職院校對于檔案持有“重藏輕用”的落后觀念，沒意識到檔案管理的重要性。學校對于人事檔案工作不夠重視，投入的財力、物力及人力不足，管理工作仍停留在傳統的管理模式。傳統的人事檔案管理模式是將檔案接收和保存當作主要工作內容，采用手工操作方式整理完善檔案，存在效率低，易出錯、查閱困難等缺點。對于新的信息化人事檔案管理模式，不太愿意投入資金，不愿意去嘗試，固步自封。
（二）檔案管理制度不健全
在人事檔案管理工作不被重視的情況下，大多數的高職院校沒有制定關于規范管理人事檔案的相關規章制度。檔案管理工作缺少制度的規范，導致當前檔案管理工作繁雜、混亂、無章可循。檔案管理的大部分工作需要根據規章制度開展，對于檔案進行嚴格的管理、審查，以及對檔案資料的收集、完善和歸檔。同時，很多學校沒有安排專門的檔案管理崗位，即使有專人的管理也是缺乏檔案管理知識的背景，無形中使檔案管理工作專業度不夠，檔案工作做不好。
（三）檔案管理信息化程度低
高職院校人事體制改革不斷深化，無形的加重了人事檔案的工作，傳統的管理模式已不能滿足當下新形勢的需要，高職院校檔案信息化的建設工作比較滯后。高職院校的人事檔案基礎設施落后，收集、整理、歸類等一系列的工作還需依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化的程度不高，影響了檔案管理工作的效率、利用率。
（四）工作人員不夠專業
檔案管理工作的開展，歸根到底要依靠“人”來推動。高職院校的檔案管理工作人員通常都學歷不高，沒有檔案管理知識背景。工作人員不是全職的從事檔案管理工作，只是臨時安排人員負責，沒有形成長期化、延續化，專業化的管理模式。對人事檔案管理投入的經費不足，工作人員沒有太多的系統的、專業的培訓以及技術指導，使得檔案管理能力得不到提升。
二、加強高職院校人事檔案管理的幾點思考
（一）更新觀念，提高對檔案管理工作的認識
為適應高職院校人事的發展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，提高對檔案管理工作的認識。檔案的管理不僅僅是簡單的收集、整理、保管，更重要的是檔案服務。在工作中，要加強檔案服務的主動性、及時性，使檔案工作由被動存放、保管變為主動提供利用。檔案管理工作要為高職院校的人事選拔、職稱晉升、評優評獎等提供真實可靠的檔案信息。高職院校領導及檔案工作人員務必跟上發展形勢，轉換觀念，提高對檔案管理工作的認識。
（二）建立健全人事檔案管理制度
任何工作開展之前都需要制定相關制度，做到有法可依、有章可循，檔案管理工作也不例外。高職院校對檔案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作規范和章程，確保檔案管理工作制度化、規范化和標準化。人事檔案管理必須明確職責，對人事檔案工作中存在的問題，要及時研究、及時解決，加強指導和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項工作得到落實。
（三）運用信息化手段進行管理
傳統的人事檔案工作以紙質為載體存儲資料，而應用計算機后，電子文件取代了紙質材料，檔案管理將進入信息化的時代。越來越多的高職院校利用現代技術手段管理人事檔案，將檔案的資料數字化、集成化、高效化，通過信息檢索系統進行人事檔案的檢索，為高職院校人事調動、科研開發、人員晉升、評優評獎等各種用途提供方便、快捷、準確的服務。檔案信息電子化實現檔案現代化管理，實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息的共享，規范了檔案管理的各項工作。檔案管理工作的信息化需要提高工作人員掌握計算機能力，將檔案電子化、數字化，建立起存儲信息的數據庫。檔案管理信息化很好的將檔案資料系統地、規范地整理出來，發揮了檔案的信息作用，體現檔案的信息價值。
（四）提高工作人員的素質
加強對檔案工作人員的培養，打造一支具有高素質、高水平的專業隊伍。加大對檔案人員教育培訓力度，鼓勵支持他們參加檔案管理工作培訓、研討會、學歷教育，甚至到外地考察學習、交流經驗等。通過多種是培訓途徑，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的培訓，不斷提高檔案人員的業務素質、工作素質。人事檔案管理是一項專業程度較高的工作，工作人員應具備檔案管理的知識背景，最好是有檔案管理類的技術職稱資格。
三、結語
高職院校的人事檔案管理是為師資隊伍管理和利用提供相關人事數據和信息服務，在為學院選拔干部、職稱評聘等工作提供了真實可靠的信息。高職院校應重視檔案管理工作，明確檔案工作的服務目的，拓寬人事檔案利用領域，使人事檔案更好的服務于高職院校的發展。
參考文獻：
[1]李淑艷.高職院校人事檔案管理信息化探析[J].經濟研究導刊，2010（18）.
【關鍵詞】圖紙檔案；電子化；問題
長久以來，檔案管理工作不被人們所重視，因為管理者認為檔案管理僅僅是對于案件或人事的保存，因而檔案管理工作不能發展自身優勢為企業帶來利潤。隨著管理者觀念的轉變，檔案管理越來越受到人們的重視，其中圖紙檔案是檔案中最多的成分，在實踐中合理開展圖紙檔案的電子化管理不僅能加強檔案科學化管理，還能保證檔案的秘密化保存，在關鍵時刻被管理者所用。電子化管理檔案可以為管理者的決策做出依據，為企業帶來利潤，加快企業發展腳步。
1 電子化管理技術
由于傳統的圖紙檔案存在不易保存，且對其編目、整理、保管、檢索時常遇諸多不便，中原油田檔案管理處對其所保存的圖紙檔案進行了電子化管理的嘗試。現將其所用技術簡述如下：
1.1 合理運用圖形掃描
通過手動及自動參數設置進行技術開發，形成針對蘭曬圖、清繪圖、鉛筆草圖及受潮變形圖的綜合掃描技術，以保證蘭曬圖的掃描質量。運用二維自適應閾值掃描技術，較好地解決了鉛筆草圖掃描難的問題；運用自動電子扭曲拄術，解決了受潮變形圖掃描的輸入圖形失真的難題。該處早期保管的圖紙文件由于長期卷放，有些圖紙發黃變脆，發生粘連，將這些重要的圖紙檔案利用上述方法掃描進計算機變成電子文件，可以永久保存。
1.2 光柵圖處理技術在電子化管理技術中的運用
該項技術用于對掃描過程中不能消除或不能徹底消除的光柵圖質量缺陷作最后修正，以提高光柵圖質量，并為自動矢量化準確識別光柵圖的圖元細節作準備；光柵圖處理技術，可完成光柵圖的角度旋轉，傾斜校正，消蘭去污，光柵圖分割，局部提取與合并，光柵圖透明疊加，光柵圖的編輯，為舊圖翻新、衍生及重復利用提供了技術方法。利用此項技術可以將保存的白圖、膠片圖、地形圖等圖紙翻新或進行電子化處理。
1.3 開展光柵圖矢量化技術
此項技術可完成光柵圖到矢量圖的轉換，采用自動矢量化和手動矢量化方式，完成光柵圖線條及區域的輪廓線、中心線輪廓線及中心線的矢量化追蹤，文字的模式識別，形成在工種及專用領域內廣泛使用的矢量圖的雛形。
1.4 開展矢量處理技術
這項技術利用矢量加工程序提供繪圖工具及命令，對已矢量化的矢量原始圖形的矢量實體進行編輯、區域平滑填充等，生成供繪圖儀輸出的完美的矢量圖。
1.5 光柵矢量混合處理變動對象
此項技術可對光柵圖局部需要變動的對象做手工矢量化，而其余部分仍以光柵圖像格式保留，并以光柵矢量混合方式輸出。該項技術可快速生成圖形，常用于報告插圖。
1.6 圖像的輸出
利用大幅面彩色噴墨繪圖儀完成AO以下幅面的彩色掛圖、彩色圖冊（雙面/單面）的成套繪制出版。
2 圖紙檔案電子化管理的缺陷與不足
2.1 組卷分類混亂。一個企業有多種各個部門的卷宗，按照不同時段、不同類型的分類各種各樣。多種卷宗沒有一個統一的分類，會導致主題與內容不明確，還會導致組卷的重復與缺漏。所以按照統一的標準分類卷宗，不僅可以使檔案案卷的科學性規劃，還能保證案卷不丟失、不重復，因而在方便使用。
2.2 由于電子文件易于修改并可不留痕跡，因此，在進行整理、鑒定、復制、調閱等各個環節的工作中應遵守操作規程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護電子圖形檔案的可靠性。
2.3 由于早期受計算機軟、硬件環境的限制，使制作形成的圖紙文件沒有足夠的存儲空間來存儲電子圖形文件，應優先將利用較頻繁的圖紙檔案利用掃描儀掃人計算機轉儲在光盤上保存。
2.4 電子文件不同于普通圖紙文件，它不需要防腐等防護措施，它需要加強對計算機系統的防御。如果計算機操作系統中病毒，很有可能導致對于圖紙檔案的損壞或缺失。只有保證計算機操作系統本身的平穩運行才能保證圖紙檔案的完整的保存。
2.5 為了延長光盤的使用壽命，有條件的單位可使用“空氣夾層”型光盤，此種結構光盤的記錄介質位于兩個盤基的中間，密封性好.或避免灰塵、水分、熱、有害氣體對記錄介質的直接影響。
2.6 安全系統不夠先進，由于管理者對檔案秘密化管理意識不強，在電子化保存圖紙檔案時沒有設置密碼，很容易加大非法分子進入檔案管理系統，對檔案機密進行泄露或損壞，而一旦檔案被損壞，很難重新健全相關圖紙檔案。所以設置進入密碼，以防非法分子進入相關管理系統，保證檔案的秘密性。
3 案件科學管理的措施
3.1 統一分類，加快檢閱速率
隨著計算機行業的發展，統一分類號操作變得方便快捷。所以相關工作人員利用現代化管理知識，應統一分類號，保證案卷的合理性與統一性，做到檔案的不丟失、不重復，方便尋找與使用。管理人員應更新管理觀念，加大對檔案管理工作的投資，配備先進的硬件軟件設施，使檔案管理工作有序的進行。
3.2 加強對工作人員的專業培訓
要使案件能夠被清楚、真實的收集整理，必須保證案件電子化管理中的各個關節環環緊扣，這就要求了檔案管理工作人員認真、踏實的工作，并且自身有著豐富的專業知識儲備。如今國有企業的案件檔案管理工作人員大多沒有經過專業的培訓，無法掌握專業知識，做好本職工作，所以強化專業培訓，提高團隊專業素質成為了檔案管理工作的核心。培養專業化人才，加強圖紙檔案電子化管理。
3.3 統一標準，增強可操作性，確保歸檔質量
要確保案件檔案的真實性與可靠性，要做到明確歸檔方式與時間、嚴格保證歸檔檔案的質量、按個按照歸檔程序歸檔，減少操作失誤，填寫歸檔的說明，為檔案提供依據。認真整理好每一分案件，減少案件在歸檔時因操作失誤給企業帶來的不便。
4 結束語
圖紙檔案不僅可以記錄企業發生的典型案例或者公司員工的重要信息，還是一種對信息的處理與分享。它在企業生產、技術科研、大學生就業以及干部考察等方面起著重要的作用。規范化、科學化、現代化的檔案管理是必不可少的一部分。電子化的檔案管理能夠有效地提高企業的人力資源管理水平，所以有效的提高檔案管理效率是提高企業整體的核心，直接影響到了企業的發展。總而言之，檔案管理在社會進步的同時也在進步，檔案管理者要想使檔案管理機制實現科學化，順應時代的腳步，就必須轉變觀念，開展圖紙檔案電子化管理。
【參考文獻】
