時間：2023-06-08 09:14:27
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇財務(wù)檔案的管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
雖然財務(wù)檔案管理具有至關(guān)重要的作用，但由于種種原因所限，高校在管理財務(wù)檔案方面存在一系列亟待解決的問題，具體體現(xiàn)在以下幾點：
（一）對財務(wù)檔案管理重視不足。財務(wù)檔案管理工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實的重要工作，但是由于高校財務(wù)工作人員的數(shù)量比較少，承擔(dān)的任務(wù)也比較繁雜，所以對財務(wù)檔案的收集、整理重視不足，導(dǎo)致部分有價值性的財務(wù)檔案損毀、缺失，無法發(fā)揮真正的功能。
（二）高校財務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。如今，大多數(shù)高校都沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，基本是會計人員兼任的，他們沒有接受過專門的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，缺乏足夠的檔案管理工作經(jīng)驗，所以對財務(wù)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不甚清晰，導(dǎo)致整理出來的財務(wù)檔案質(zhì)量不高、分類不科學(xué)、裝訂也不夠規(guī)范。久而久之，就會導(dǎo)致財務(wù)檔案隨著其他無用資料被一起銷毀。
（三）財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)。財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)是實施財務(wù)檔案管理工作的重要保障，其重要性不言自明。但是目前大多數(shù)高校并沒有設(shè)置此機(jī)構(gòu)，所以導(dǎo)致財務(wù)檔案管理工作是由不同的人完成的，比如由辦公室人員完成檔案歸檔工作，由會計人員完成會計檔案裝訂工作。很顯然，這樣的管理工作比較分散，不成體系，直接影響了高校財務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量。
二、提升高校財務(wù)檔案管理效率的策略
針對已經(jīng)存在的一系列問題，高校可以采取以下幾點方法予以解決：
（一）提高對財務(wù)檔案管理工作的重視程度。只有對財務(wù)檔案管理工作提高重視程度，才會對其投入人力、物力和財力。高校領(lǐng)導(dǎo)要意識到財務(wù)檔案管理工作的重要性與必要性，積極構(gòu)建財務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并根據(jù)學(xué)校的實際情況設(shè)置專職人員管理財務(wù)檔案，還要完善相關(guān)的規(guī)章制度，將財務(wù)檔案管理工作納入到學(xué)校的總體工作中，使學(xué)校上下都能意識到財務(wù)檔案管理工作的重要意義。
（二）提高財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。財務(wù)檔案管理工作至關(guān)重要，從事這項工作的人員必須素質(zhì)高、能力強(qiáng)，還要具備一定的法律知識，因為部分財務(wù)檔案涉及學(xué)校機(jī)密。在安排財務(wù)檔案管理工作人員時，要綜合考察他們的德、能、勤、公、廉、儉等若干方面，配置最合適的人才從事財務(wù)檔案管理工作。另外，高校還要為這些工作人員安排多形式、多途徑的教育培訓(xùn)，組織他們到先進(jìn)單位進(jìn)行參觀，引導(dǎo)他們參加專題講座，以此提高他們的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，增長見識、開拓視野。并對他們進(jìn)行思想政治教育，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)、腳踏實地的工作作風(fēng)。
（三）設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)。高校配置了穩(wěn)定的財務(wù)檔案管理人員隊伍，還應(yīng)該設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，并落實目標(biāo)管理責(zé)任制，將財務(wù)檔案管理業(yè)績作為工作人員參加晉升、評比的重要標(biāo)準(zhǔn)，通過獎優(yōu)罰劣，最大程度地調(diào)動工作人員做好檔案管理工作的積極性與主動性。（四）加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化建設(shè)。進(jìn)入21世紀(jì)之后，已然邁入信息技術(shù)時代，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，社會各個領(lǐng)域都深受其影響。所以高校加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化建設(shè)有其自身之義。為了實現(xiàn)與時俱進(jìn)，高校必須提高財務(wù)檔案管理的信息化程度，加快財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并實現(xiàn)財務(wù)檔案信息的資源共享，盡快實現(xiàn)高校財務(wù)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、使用快捷化和服務(wù)現(xiàn)代化，使財務(wù)檔案信息能夠發(fā)揮最大化的效用與功能。
三、結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；財務(wù)檔案管理；現(xiàn)狀
一、醫(yī)院財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀審視
（1）認(rèn)識不足，重視不夠。財務(wù)檔案是醫(yī)院保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實，承上啟下的一項重要工作，但不少醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負(fù)責(zé)人并沒有從根本上認(rèn)識財務(wù)檔案工作的重要性，覺得無關(guān)緊要，在潛意識中存在應(yīng)付思想。領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案工作的認(rèn)知觀念無形中會影響著干部職工對財務(wù)檔案工作的態(tài)度，同時，領(lǐng)導(dǎo)忽視往往導(dǎo)致財務(wù)檔案工作出現(xiàn)人員缺少、經(jīng)費不足、設(shè)備陳舊等不利局面，在很大程度上制約了醫(yī)院財務(wù)檔案工作的有效發(fā)展。（2）財務(wù)檔案管理制度不健全，落實不到位。一般來說，大多數(shù)醫(yī)院都比較重視內(nèi)部管理制度的建設(shè)，建立了較為完備的醫(yī)院管理制度體系，但涉及財務(wù)檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少。由于缺乏系統(tǒng)、完備的財務(wù)檔案管理制度，使得醫(yī)院財務(wù)檔案管理松散無序，嚴(yán)重影響了財務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。（3）財務(wù)檔案沒有配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理。許多醫(yī)院沒有設(shè)置專職人員管理財務(wù)檔案，由會計人員兼管的現(xiàn)象較為普遍，會計人員雖然熟悉會計專業(yè)知識，但大多未經(jīng)檔案專業(yè)知識的相關(guān)培訓(xùn)，容易導(dǎo)致整理出的財務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高，難以達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，不符合檔案管理的要求，更談不上進(jìn)行科學(xué)化的管理。財務(wù)檔案管理人才素質(zhì)不高成為制約醫(yī)院財務(wù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。（4）經(jīng)費投入少，管理落后。財務(wù)檔案管理不能給醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此醫(yī)院財務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)往往被忽視，由于經(jīng)費不足，財務(wù)檔案管理部門無法購置好的硬軟件，設(shè)備得不到及時的更新。這也造成了目前部分醫(yī)院的財務(wù)檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，效率非常低下，信息化管理手段運用很少。這種管理很難適應(yīng)信息化的發(fā)展要求，財務(wù)檔案管理難為醫(yī)院的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動服務(wù)。（5）財務(wù)檔案開發(fā)利用率低。財務(wù)檔案是醫(yī)院的重要經(jīng)濟(jì)史料，目前財務(wù)檔案部門的管理職能僅停留在收集保管與提供簡單利用方面，而對于檔案的開發(fā)利用幾乎沒有展開，難以真正體現(xiàn)檔案的價值，這直接影響了人們對財務(wù)檔案重要性的認(rèn)識，不利于財務(wù)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；財務(wù)；檔案管理；困境；措施
在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的大環(huán)境之下，已然對醫(yī)院財務(wù)檔案管理提出了全新的發(fā)展要求。眾所周知，醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，其水平的提高與醫(yī)院的良好運行及發(fā)展是成相關(guān)性的。而現(xiàn)如今實踐過程中，醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的一些新問題亟待解決，這也是我們謀求我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)新發(fā)展的途徑之一。
1 醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境
1.1 未建立體系化的醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度
目前，我國醫(yī)院普遍對于醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度工作不夠重視，導(dǎo)致制度建立不完整。這就使醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作陷入了執(zhí)行困難，管理工作人員在財務(wù)檔案歸類及整理中無規(guī)范章程可循。由此，一些醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員按照其經(jīng)驗工作，這又不利于建立體系化的、完整的醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度。
1.2 未建立完善的醫(yī)院財務(wù)檔案管理機(jī)制
我國目前醫(yī)院財務(wù)檔案管理機(jī)制及水平不高，即未能建立完善的財務(wù)檔案管理機(jī)制，這也進(jìn)一步導(dǎo)致了醫(yī)院財務(wù)檔案管理的一系列問題出現(xiàn)。例如，據(jù)實踐調(diào)查，大多數(shù)醫(yī)院未能為本院財務(wù)檔案管理人員設(shè)立專業(yè)辦公區(qū)域，而面對檢查時，這些醫(yī)院一般采取臨時設(shè)立的方式進(jìn)行應(yīng)付。因此，醫(yī)院財務(wù)檔案管理的水平是有待于進(jìn)一步提升的。
1.3 醫(yī)院財務(wù)檔案管理者水平普遍不足
醫(yī)院財務(wù)檔案存儲對于醫(yī)院發(fā)展而言，是一項重要資源。在此程度之上，這也就對醫(yī)院財務(wù)檔案管理者的管理即整體水平提出了新的要求。然而，我國醫(yī)院的現(xiàn)實發(fā)展情況是：醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員的責(zé)任心、辦事細(xì)心程度均存在或多或少問題，均有待提升。由于財務(wù)檔案管理工作本就要求人員認(rèn)真、細(xì)致，因此，大多數(shù)醫(yī)院中的非專業(yè)財務(wù)檔案管理工作人員須得到進(jìn)一步篩選，以規(guī)制其專業(yè)度不足、管理水平不高、工作不認(rèn)真、重視程度不夠等問題。
1.4 醫(yī)院對財務(wù)檔案管理認(rèn)識及重視程度不足
目前，我國大多數(shù)醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀是：任務(wù)較重、人員數(shù)量不足、人員對于檔案管理認(rèn)識不足等。因此，一些管理人員在財務(wù)檔案歸類整合工作過程中，存在僥幸及應(yīng)付心理、將合同文件等重要文件不規(guī)律存放，最終導(dǎo)致醫(yī)院在做年終結(jié)算、報表制作及匯報等多項工作時存在較大困難。
2 醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境應(yīng)對措施
2.1 進(jìn)一步建立體系化的醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度
對于醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作而言，建立完善的制度是保證醫(yī)療工作良好進(jìn)行的前提。為推進(jìn)我國醫(yī)院的進(jìn)一步良好發(fā)展及醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，則應(yīng)進(jìn)一步持續(xù)良好發(fā)展醫(yī)院的財務(wù)管理工作。醫(yī)院在財務(wù)檔案管理多方面工作中均需不斷調(diào)整其自身發(fā)展目標(biāo)，變革相關(guān)體制，調(diào)整醫(yī)院的財務(wù)檔案管理及財務(wù)發(fā)展運行體系，進(jìn)一步進(jìn)行完善，處理好各方面問題，以提升醫(yī)院自身的經(jīng)濟(jì)運轉(zhuǎn)能力，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)能力及競爭力的發(fā)展，以進(jìn)一步使醫(yī)院在新形勢下的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中謀求發(fā)展地位。因此，醫(yī)院應(yīng)如何進(jìn)一步調(diào)整自身的財務(wù)經(jīng)營管理模式、進(jìn)一步提升自身的財務(wù)檔案管理水平以提升醫(yī)院的發(fā)展水平具有重要作用。醫(yī)院應(yīng)不斷調(diào)整發(fā)展目標(biāo)，使財務(wù)檔案管理體系化運行及發(fā)展，并進(jìn)一步進(jìn)行制度完善。例如，在醫(yī)院財務(wù)檔案管理過程中，需分析具體財務(wù)資金的用途。
2.2 進(jìn)一步完善及優(yōu)化醫(yī)院財務(wù)檔案管理機(jī)制及水平
醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化自身的管理機(jī)制及提高管理水平。財務(wù)檔案信息化管理是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的全新重要趨勢，例如，醫(yī)院應(yīng)對檔案存放設(shè)備等及時更新。隨著經(jīng)濟(jì)形勢等的不斷更新及發(fā)展，傳統(tǒng)的財務(wù)管理多表現(xiàn)在檔案存放及管理方面，而財務(wù)檔案管理的應(yīng)用在工作中逐漸加大了比重。目前，財務(wù)檔案管理制度仍處在逐步完善及體系化形成的階段過程中，醫(yī)院財務(wù)檔案工作人員需逐漸推進(jìn)財務(wù)工作各方面內(nèi)容的整合化管理。對于管理人員的要求方面，也需得到提升，如運用技術(shù)管理、信息化管理財務(wù)檔案等多個方面能力均需得到提升。醫(yī)院也需完善自身財務(wù)管理體系、途徑等多方面內(nèi)容。總之，進(jìn)一步完善及優(yōu)化醫(yī)院財務(wù)檔案管理機(jī)制及水平，注重醫(yī)院的財務(wù)檔案管理是醫(yī)院進(jìn)行全面規(guī)范化管理的重要途徑之一。
2.3 進(jìn)一步提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員水平
在提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理水平過程中，進(jìn)一步提高財務(wù)檔案管理人員自身品質(zhì)、道德、不斷加強(qiáng)其自身專業(yè)水平具有重要作用。而醫(yī)院從事財務(wù)檔案管理的工作，將易于影響醫(yī)院的綜合發(fā)展水平。醫(yī)院需擅長運用多種機(jī)制管理人員，增強(qiáng)醫(yī)院的財務(wù)檔案等方面的綜合實力。培養(yǎng)優(yōu)秀的財務(wù)檔案管理隊伍，最終使醫(yī)院通過不斷提高多種機(jī)制而使其自身謀求良好的發(fā)展。醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)認(rèn)識到其自身的財務(wù)檔案意識、責(zé)任感對于醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作及良好發(fā)展的重要意義，因此，提升財務(wù)檔案整合人員工作上的責(zé)任性與創(chuàng)造性具有重要作用。醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員自身需從實際情況出發(fā)，也需不斷完善多種機(jī)制下的實踐應(yīng)用，進(jìn)而全面促進(jìn)醫(yī)院財務(wù)檔案管理等多種機(jī)制的發(fā)展的水平，最終促進(jìn)醫(yī)院的良好發(fā)展。
2.4 進(jìn)一步提升醫(yī)院對財務(wù)檔案管理工作的重視程度
醫(yī)院需建立嚴(yán)密的內(nèi)部控制財務(wù)檔案管理制度，完善財務(wù)業(yè)務(wù)流程與管理機(jī)制，需進(jìn)行多項工作的具體安排，使各財務(wù)檔案管理人員分工明確，規(guī)范財務(wù)檔案管理的流程，整理檔案，實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的規(guī)范化、信息化、專業(yè)化，以此確保管理檔案的體系化、完整性。醫(yī)院在如今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的環(huán)境下，其需建立健全自身多種財務(wù)管理機(jī)制及制度，將醫(yī)院的良好發(fā)展建立在科學(xué)化的財務(wù)管理工作的基礎(chǔ)之上。
總而言之，在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，其也存在著一些問題，醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)面對自身不足，提升自身水平，建立完善的管理制度及機(jī)制，進(jìn)一步提升醫(yī)院對財務(wù)檔案管理工作的重程度。
參考文獻(xiàn)
[1] 迪力努爾?吐爾遜.淺談醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境及措施[J].財會金融，2014，（3）：23.
[關(guān)鍵詞]財務(wù)檔案 科學(xué)管理 新方法
中圖分類號：B01 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）40-0086-01
一、財務(wù)檔案概念
財務(wù)檔案是一種在會計核算活動中形成的具有一定保存價值的會計記錄，各種會計記錄都是經(jīng)濟(jì)活動的生動記錄和客觀寫照。對會計檔案的重視程度如何，也反映了有關(guān)單位經(jīng)濟(jì)秩序是否正常和合法。會計檔案在保證一個單位的正常工作秩序、生產(chǎn)秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用價值。
二、財務(wù)檔案管理的重要意義
財務(wù)檔案是一種在財務(wù)核算活動中形成的具有一定保存價值的會計記錄，各種財務(wù)記錄都是經(jīng)濟(jì)活動的生動記錄和客觀寫照。對財務(wù)檔案的重視程度如何，也反映了有關(guān)單位經(jīng)濟(jì)秩序是否正常和合法。主要體現(xiàn)在：第一，為企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)團(tuán)體等基層單位加強(qiáng)內(nèi)部的微觀管理，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益提供豐富的原始數(shù)據(jù)；第二，它為國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)計劃和決策，對國民經(jīng)濟(jì)進(jìn)行宏觀管理和監(jiān)督提供真實可靠的會計信息；第三，它為保護(hù)國家財產(chǎn)和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域里的不法行為提供有力的證據(jù)；第四，為研究財政、經(jīng)濟(jì)歷史和發(fā)展提供可靠的史料。總之，財務(wù)檔案工作的好壞，對國民經(jīng)濟(jì)的正常進(jìn)行，經(jīng)濟(jì)秩序的確立，各項財政政策、預(yù)算的貫徹實施都有著直接的影響，財務(wù)檔案在社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有極其重要的作用。
三、財務(wù)檔案主要工作內(nèi)容
1、財務(wù)檔案的特點
財務(wù)檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了化具有自己獨有的特點，首先，財務(wù)檔案具有來源廣泛性，凡是實行獨立經(jīng)濟(jì)核算、財務(wù)收支的單位都會形成財務(wù)檔案。其次，財務(wù)檔案具有內(nèi)容的專業(yè)性，再次，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了財務(wù)檔案形成過程的嚴(yán)密性。
2、作用
財務(wù)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用，首先，上市公司需要對外披露真實準(zhǔn)確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)和經(jīng)營成果都儲存在財務(wù)檔案中，其次，企業(yè)單位對外融、投資都需要協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，而財務(wù)數(shù)據(jù)也都來源于財務(wù)檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，財務(wù)檔案是國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)重要組成部分，為國家各部門分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供了重要的依據(jù)。
3、價值
是制訂財務(wù)計劃的重要數(shù)據(jù)源；是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證；是研究經(jīng)濟(jì)文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻(xiàn)源；是開展歷史研究的記憶庫；是儲備會計工作經(jīng)驗、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫。
4、管理職責(zé)
按規(guī)定和要求定期收集與征集需要歸檔的會計文件和會計檔案；對會計文檔的數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容進(jìn)行必要的審查核對，并整理組卷，編制會計文檔目錄，委派專人保管，嚴(yán)防丟失和損壞；對所藏會計檔案實行科學(xué)管理，裝具齊備，備有目錄或索引，存放有序，嚴(yán)格實行庫房管理制度，不隨意堆放，防止會計檔案的實體散失和內(nèi)容泄密；利用會計檔案手續(xù)要嚴(yán)格，查閱時嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案利用工作制度；對已滿一定保管期限的會計檔案，要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置；對單位合并撤消解散破產(chǎn)分立調(diào)動離職等事項發(fā)生時檔案管理人員有責(zé)任將檔案移交或轉(zhuǎn)交有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門。
5、職業(yè)道德
忠于職守，愛崗敬業(yè)；遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密；博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)參照以上的要求把在工作當(dāng)中碰到的實例寫進(jìn)去是怎樣去實際操作的，總結(jié)實踐工作中遇到的問題和今后改進(jìn)的方法、財務(wù)檔案的特點及作用。
四、財務(wù)檔案的科學(xué)管理有效方法
1、統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識
各單位要加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對加強(qiáng)會計檔案管理的重要性的認(rèn)識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作，提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2、制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度
要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責(zé)令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。
3、規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
4、加強(qiáng)會計檔案人員知識培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。
結(jié)語
在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
參考文獻(xiàn)
［關(guān)鍵詞］財務(wù)檔案管理;現(xiàn)狀;改善;對策
所謂財務(wù)檔案，實際上就是指一個企業(yè)單位在開展經(jīng)濟(jì)活動的過程中涉及的財務(wù)活動，其包含的數(shù)據(jù)信息被反饋、梳理以及整合形成系統(tǒng)化的財務(wù)信息。財務(wù)檔案具體指的是不僅包含了企業(yè)單位在決策、規(guī)劃方面的信息，甚至還是整個企業(yè)單位開展的經(jīng)濟(jì)活動信息的來源。就企業(yè)單位的財務(wù)管理、整合方面來說，其核心就體現(xiàn)在企業(yè)單位內(nèi)部的財務(wù)檔案的管理方面。隨著國內(nèi)的社會進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，企業(yè)單位的財務(wù)檔案管理進(jìn)行入了一個全新的發(fā)展階段。因此，要加大力度地創(chuàng)新和完善現(xiàn)代化財務(wù)檔案管理，促使其能夠有效地適應(yīng)社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
1財務(wù)檔案管理的重要意義
財務(wù)檔案是要企業(yè)單位運營發(fā)展過程中涉及各項經(jīng)濟(jì)活動的開支、收入進(jìn)行真實、精確、完整的記錄，能夠客觀、間接地表明企業(yè)單位的日常經(jīng)濟(jì)活動。財務(wù)檔案管理屬于單位、企業(yè)整個財務(wù)管理工作中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，是企業(yè)單位開展各項活動的基礎(chǔ)前提，對企業(yè)單位的運營發(fā)展有很大的推動作用。其重要意義具體表現(xiàn)在以下幾點:第一，財務(wù)檔案管理是企業(yè)單位在開展日常各項工作，其參考、落實科學(xué)管理措施的基礎(chǔ)條件。就企業(yè)單位來說，在進(jìn)行日常的社會活動過程中必然出產(chǎn)生不同形式的財務(wù)檔案，譬如:經(jīng)濟(jì)活動的收入、企業(yè)內(nèi)部開支等。現(xiàn)階段企業(yè)單位正致力于創(chuàng)建和完善現(xiàn)代化管理模式，增強(qiáng)自身管理能力，在這一發(fā)展過程中，財務(wù)檔案信息能夠成為其發(fā)展的可靠的信息依據(jù)。企業(yè)單位要制定重大的經(jīng)濟(jì)決策，完善和改進(jìn)制度，都是需要借助財務(wù)檔案中反饋的各種有價值的信息得以實現(xiàn)，同時也是維護(hù)和確保企業(yè)單位能夠正常、良好發(fā)展。第二，財務(wù)檔案也屬于是企業(yè)單位涉及的經(jīng)費開支的主要憑證，在很大程度上可以創(chuàng)造出間接的經(jīng)濟(jì)效益。雖然財務(wù)檔案無法直接地創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，然而其在某一時刻可以發(fā)揮出至關(guān)重要的憑證價值。就財務(wù)檔案的內(nèi)容、外形特征方面來說，其可以有效地客觀反映出過去某一時段所發(fā)生的真實情況事，能夠成為證實某一事件的書面文件。通過上述表明，財務(wù)檔案管理工作與企業(yè)單位運營發(fā)展之間是相互促進(jìn)的關(guān)系，因此，財務(wù)檔案管理對企業(yè)單位的運營發(fā)展，甚至是社會發(fā)展有很大的推動作用。
2財務(wù)檔案管理中存在的主要問題
在進(jìn)行財務(wù)管理工作的過程中，或多或少會出現(xiàn)一些問題，但是必須準(zhǔn)確地抓住重點，采取有效的措施進(jìn)行處理，進(jìn)而能夠完善和深入企業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作。在財務(wù)檔案管理中存在的主要問題有以下兩個方面。
2.1對建立財務(wù)檔案管理的重視程度還有待提高
企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展不僅為國家創(chuàng)造了大量的財富，同時還向社會提供和創(chuàng)造了非常多的就業(yè)崗位。由此表明，企業(yè)發(fā)展的根本任務(wù)是盡可能地創(chuàng)造出更大的社會價值、經(jīng)濟(jì)財富。處于現(xiàn)代化時代背景下，要實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展運營，需要不斷地強(qiáng)化和完善企業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作。財務(wù)檔案屬于是企業(yè)單位在運營過程中涉及的各項活動的書面反映形式，也可被稱為一種憑證，必須要認(rèn)識到財務(wù)檔案管理的重要性。其有效的管理能夠促進(jìn)企業(yè)單位處于合法軌道上運行發(fā)展，使其能夠在市場上占據(jù)一定的地位和優(yōu)勢。這些都充分表明了財務(wù)檔案管路工作的作用和意義，在市場上開展的各項活動都不能脫離財務(wù)檔案管理具備的引導(dǎo)性作用。現(xiàn)階段在進(jìn)行財務(wù)檔案管理過程中遭遇的關(guān)鍵性問題是，人們對于其認(rèn)識和理解存在不足和偏差，特別是在財務(wù)檔案管理方面的有關(guān)制度上。處于這種狀況下，企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對財務(wù)檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有正視其對企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致整個財務(wù)管理無法有效地開展，甚至影響了企業(yè)單位的發(fā)展運營效率。
2.2對相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行不積極
企業(yè)單位沒有創(chuàng)建統(tǒng)一的財務(wù)管理章程，國家先后出臺了《檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關(guān)的政策，并在其管理工作方面取得了一定的成效。但是基于整體的角度來看，很多企業(yè)單位中從事財務(wù)方面的工作人員、管理人員對于財務(wù)檔案管理的理解不足、有關(guān)程序的操作的自覺性差，從而造成操作環(huán)節(jié)的工作落實不到位。除此之外，還要認(rèn)清一個事實:雖然國家有關(guān)部門針對財務(wù)檔案管理方面制定了相關(guān)的法律法規(guī)，但這些法律法規(guī)絕大多數(shù)都是處在宏觀層面上的規(guī)定，偏重于形式。
3解決當(dāng)前財務(wù)檔案管理工作問題的幾點建議
由以上的闡述，可以對企業(yè)單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題有一定的了解，有效地解決這些問題，必須采取真實有效的方法進(jìn)行處理，要將財務(wù)檔案管理工作真正地落到實處，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)單位良好地運營發(fā)展。財務(wù)檔案管理屬于企業(yè)單位發(fā)展的不竭動力。
3.1制定統(tǒng)一的財務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
就財管檔案管理工作的開展來說，必須要嚴(yán)格遵循對應(yīng)的管理章程制度，這是由于制度是維護(hù)財政管理工作正常運行的保障。如果不遵循規(guī)章制度做事，就無法對財務(wù)管理工作的開展成效進(jìn)行統(tǒng)一的評價指標(biāo)。對于任何性質(zhì)的工作，對應(yīng)的規(guī)章制度都能夠達(dá)到一定的約束效力，針對財務(wù)檔案管理也是一樣的。設(shè)計健全、有效的、統(tǒng)一的指標(biāo)成為現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理工作的主要任務(wù)。除此之外，還要創(chuàng)建具有系統(tǒng)化的檔案管理，為互訓(xùn)的工作需要提供便利;強(qiáng)化對財務(wù)檔案管理的保養(yǎng)和維護(hù)，才能深化企業(yè)單位財務(wù)管理工作，進(jìn)而能夠為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更多的貢獻(xiàn)。
3.2加強(qiáng)管理者重視和財務(wù)檔案管理隊伍建設(shè)
首先要強(qiáng)化財務(wù)檔案管理方面的制度性監(jiān)督。要根據(jù)現(xiàn)實專業(yè)培訓(xùn)的具體情況，企業(yè)單位內(nèi)部要對財務(wù)檔案管理的工作人員、負(fù)責(zé)人參加的有關(guān)培訓(xùn)進(jìn)行評價和考核。而只有評價考核過關(guān)的人員才能夠從事財務(wù)檔案管理工作;而對于考核沒有過關(guān)的人員要采取相應(yīng)的懲罰措施，并要求其繼續(xù)參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在完成考核后在進(jìn)行工作。其次，就懲罰措施方面，需要在規(guī)章制度中制定明細(xì)的監(jiān)督處罰措施，要定期地考核相關(guān)管理工作人員的工作情況，并把財務(wù)檔案管理融合為整個績效考核當(dāng)中的一部分。要對管理工作變現(xiàn)比較優(yōu)秀的人員按照相應(yīng)的工資標(biāo)準(zhǔn)上調(diào)工資;而對于工作成效差的人員也要根據(jù)對應(yīng)的工資標(biāo)準(zhǔn)下調(diào)工資，進(jìn)而激發(fā)和調(diào)動財務(wù)檔案管理人員能夠正視自身的本職工作。
3.3建立信息化的財務(wù)檔案管理體制
必須要完善、規(guī)范管理程序。現(xiàn)階段企業(yè)單位主要任務(wù)之一就是要有效地實施和落實財務(wù)檔案管理方面的安全性管理、使用要求。在進(jìn)行財務(wù)檔案管理過程中，企業(yè)單位必須要有效地維護(hù)財務(wù)檔案管理的真實性、完整性以及安全性，同時還要在運營管理過程中規(guī)范、合理的運用財務(wù)檔案，進(jìn)而可以向企業(yè)單位的運營發(fā)展、經(jīng)濟(jì)活動的開展提供有效的支持和幫助。就財務(wù)檔案借閱方面來說，只準(zhǔn)許政府有關(guān)的經(jīng)濟(jì)監(jiān)察部門在進(jìn)行核查、工作時能夠查看，其他都禁止借閱，還有企業(yè)可以進(jìn)行內(nèi)部查閱。除此之外，財務(wù)部門自身也要做出改變和改革，規(guī)定部門管理人員沒有查閱財務(wù)檔案信息的權(quán)力，甚至是公司的領(lǐng)導(dǎo)層對此也有一定的限制。
4結(jié)論
綜上所述，處在新的時代背景下，必須要充分地認(rèn)識和了解到財務(wù)檔案管理工作對于企業(yè)單位發(fā)展的各個方面的產(chǎn)生的影響的作用。必須要根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展特點，針對財務(wù)檔案管理中存在的問題，采取針對性、有效的解決措施，使其充分地發(fā)展自身的功能作用，進(jìn)而能夠為企業(yè)單位各項經(jīng)濟(jì)活動的開展提供可靠的書面保障。
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企事業(yè)單位在進(jìn)行財務(wù)管理過程中對財務(wù)檔案管理工作的重要認(rèn)識水平不足，不能充分有效地利用其對管理進(jìn)行服務(wù)。財務(wù)檔案管理工作是一種對企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動等相關(guān)信息進(jìn)行保存的重要依據(jù)。但是由于管理人員缺乏管理認(rèn)知，造成財務(wù)檔案管理工作人員不足，工作業(yè)務(wù)繁重而效率低下的局面。另外，管理上不被重視造成員工對財務(wù)檔案資料的收集、整理往往也不積極，管理意識淡薄，以致部分財務(wù)檔案缺失、損毀。財務(wù)檔案管理工作人員的專業(yè)能力較低，財務(wù)檔案管理工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善，財務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性不夠
二、財務(wù)檔案管理工作效率提升的主要舉措
1.加強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作的理性認(rèn)知
第一，財務(wù)檔案管理認(rèn)知水平的提高需要進(jìn)行綜合方面的宣傳與引導(dǎo)，企事業(yè)單位中應(yīng)當(dāng)積極開展針對財務(wù)檔案管理工作重要性的學(xué)習(xí)與探討，對財務(wù)檔案管理的有效利用以及再利用問題進(jìn)行深入探討和分析，使企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與管理者充分認(rèn)識到財務(wù)檔案管理的重要意義。企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者們也應(yīng)當(dāng)發(fā)揮主觀能動性，進(jìn)行積極的學(xué)習(xí)，自覺接受財務(wù)檔案管理問題方面的學(xué)習(xí)。第二，財務(wù)檔案管理工作具有重要意義。相關(guān)的企事業(yè)單位管理工作應(yīng)當(dāng)充分分清主次，相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)充分創(chuàng)造條件配合財務(wù)檔案管理工作的開展，實現(xiàn)部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業(yè)單位管理工作效率。
2.實現(xiàn)財務(wù)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)水平與能力提升
企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適時開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，目的是為了促進(jìn)財務(wù)檔案管理工作的效率提升。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當(dāng)形成獎勵機(jī)制，對從事該項工作業(yè)務(wù)能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進(jìn)行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情。相應(yīng)的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
3.財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)充分加強(qiáng)
在進(jìn)行企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)不斷完善財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)環(huán)節(jié)才能真正做到管理效能提升。
4.財務(wù)檔案管理工作的信息化管理
企事業(yè)單位進(jìn)行財務(wù)檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的電算化系統(tǒng)建設(shè)，只有這樣才能真正做到財務(wù)管理數(shù)據(jù)構(gòu)件信息化，并實現(xiàn)高效的信息建設(shè)。加強(qiáng)庫房建設(shè)也是確保財務(wù)檔案管理的有效性的關(guān)鍵，企事業(yè)單位需要考慮到財務(wù)檔案存檔所需要的基本條件，建設(shè)其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，紙質(zhì)財務(wù)檔案需要管理人員加強(qiáng)對庫房干燥度和通風(fēng)工作的重視，而移動硬盤等技術(shù)型數(shù)據(jù)存儲設(shè)備要求企事業(yè)單位加強(qiáng)對其的技術(shù)管理。
三、小結(jié)
從本質(zhì)上講，電子檔案是一種建立在存儲載體上的虛擬數(shù)字組合，是利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，將信息以數(shù)字形式存儲與磁盤、光盤等現(xiàn)代化介質(zhì)載體中。高校財務(wù)電子檔案是指將財務(wù)相關(guān)票據(jù)、憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)資料以數(shù)字形式進(jìn)行存檔，滿足財務(wù)檔案的各項功能和要求，具備傳統(tǒng)實體性質(zhì)的財務(wù)檔案功能。另外鑒于信息技術(shù)的諸多優(yōu)勢，財務(wù)電子檔案同時又具備許多新的特點。簡單來說，其存儲載體多元化、靈活化，修改維護(hù)便捷化，技術(shù)含量要求高，需借助外部設(shè)備進(jìn)行讀寫、查看及維護(hù)。財務(wù)電子檔案在提供更為靈活便捷服務(wù)的同時，也給其提出了更高的要求。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案突出特點主要包括以下幾個方面：一方面，從存儲載體看，電子檔案突破了紙質(zhì)實體介質(zhì)，更加多樣化，并且其信息存儲量大大超過紙質(zhì)，同時也更方便保存、修正、拷貝和重置，其體積也大大縮小；另一方面，從載體本質(zhì)看，電子財務(wù)檔案的視、讀、寫等操作都需要外界設(shè)備予以支持，借助結(jié)算及技術(shù)，能夠提供更為快捷的查詢、核對；較高的技術(shù)含量要求從業(yè)人員具備較高的職業(yè)素質(zhì)；電子財務(wù)檔案從內(nèi)容上也有較大突破，除具有傳統(tǒng)財務(wù)檔案的內(nèi)容外，還包括會計電算化中各種軟件及程序。
二、當(dāng)前高校財務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀
隨著數(shù)字信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，高校財務(wù)檔案管理也開始逐漸向會計電算化模式轉(zhuǎn)變，就目前高校財務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀來看，仍然存在不少問題。首先，財務(wù)電子檔案的存儲載體不同于傳統(tǒng)載體，其存儲環(huán)境也相應(yīng)不同。目前絕大多數(shù)高校財務(wù)電子檔案的存儲環(huán)境并沒有達(dá)到電子媒體介質(zhì)的存儲要求，主要體現(xiàn)在環(huán)境的通風(fēng)、干燥等基礎(chǔ)要素，環(huán)境的抗干擾、抗磁化等深層次要素。其次，電子財務(wù)檔案出現(xiàn)的時間并不長，因此在高校中還未有相應(yīng)齊全的管理制度。目前財務(wù)會計電子檔案管理的依據(jù)是《會計檔案管理辦法》，其管理的對象是傳統(tǒng)紙質(zhì)財務(wù)快信息，對于近些年興起的電算化會計檔案信息并未涉及，因此這種相對滯后的管理方法已經(jīng)不太適應(yīng)發(fā)展需求。再次，因為沒有健全的電子財務(wù)檔案管理規(guī)范和制度，其管理流程也不甚明確，這就造成有些時候管理工作做不到位。由于沒有得到應(yīng)有重視，大多數(shù)高校財務(wù)電子檔案的管理工作由會計人員代為執(zhí)行，沒有設(shè)置專門的電子檔案管理崗，導(dǎo)致一些混亂想象的出現(xiàn)，這就導(dǎo)致既給財務(wù)電子檔案管理工作帶來不變，又造成學(xué)校人力、財力的浪費。最后，財務(wù)電子檔案的后續(xù)利用不充分。在多數(shù)高校內(nèi)，財務(wù)檔案通常屬于保密類型檔案，一旦封存很少再會用到，并且在全新的社會經(jīng)濟(jì)模式下，高校的過往財務(wù)信息沒被重視，很少拿出來被利用，用以檢查和反思以往的經(jīng)濟(jì)活動，一定程度上造成了高校財務(wù)電子檔案資源的浪費。
三、現(xiàn)念下的高校財務(wù)電子檔案管理
從高校財務(wù)電子檔案的產(chǎn)生及后續(xù)利用過程來看，電子檔案管理流程包括收集編制、整理、保存、利用四個環(huán)節(jié)。
(一)財務(wù)電子檔案的收集編制
從四個方面或環(huán)節(jié)入手財務(wù)電子檔案的收集編制，分別為財務(wù)信息收集區(qū)間的設(shè)定、收集程序的編制與固定、電子檔案編制軟硬件環(huán)境的更替收集程序、有關(guān)登記資料的收集。收集區(qū)間要具有連續(xù)性和不間斷性，區(qū)間的固定可根據(jù)財務(wù)工作及業(yè)務(wù)量的大小來確定；電子檔案載體介質(zhì)要選擇高質(zhì)量、安全性能高的材質(zhì)，電子檔案數(shù)據(jù)根據(jù)會計需求進(jìn)行備份，備份數(shù)量依高校自身需求確定；軟硬件環(huán)境的更換前提是所有操作信息備份，在以后的復(fù)查詢中便于轉(zhuǎn)換。由于數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展太快，軟硬件及數(shù)字信息的讀取方式更新?lián)Q代較快，需隨時關(guān)注技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢，必要時最初最有效的轉(zhuǎn)換；同時，軟硬件的設(shè)備最好同步保留備份，以便技術(shù)更新后的電子檔案信息轉(zhuǎn)換。
(二)財務(wù)電子檔案的整理與保存
財務(wù)電子檔案整理與保存是電子財務(wù)檔案管理的關(guān)鍵，是關(guān)系整個管理工作實施有效性的重點，因此在實際的財務(wù)電子檔案管理中，不但要配備專業(yè)的電子檔案管理人員，還要提供良好的電子檔案保存環(huán)境。由于磁性會改變或破壞數(shù)字信息的完整性和準(zhǔn)確性，因此在進(jìn)行財務(wù)電子檔案整理和保存時，磁性介質(zhì)電子檔案的保存要原理磁場或?qū)ＴO(shè)磁場屏障；光盤介質(zhì)的整理和保存需保障合適的清潔度和空氣濕度，光盤保護(hù)膜應(yīng)完好，避免擠壓或刮擦；
(三)財務(wù)電子檔案的利用
論文摘要: 對于這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案，進(jìn)行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務(wù),是高等學(xué)校會計電算化應(yīng)用中的重要環(huán)節(jié)，也是當(dāng)前高等學(xué)校財務(wù)檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。
在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識前沿的高等學(xué)校的會計電算化已廣泛普及。由會計電算化產(chǎn)生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務(wù)電子檔案的管理工作，進(jìn)行有效地保管、維護(hù)與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。
一、財務(wù)電子檔案特點：
財務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開發(fā)運行中使用的各種基礎(chǔ)語言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物—財務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，有了許多新的特點：
1、財務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。
2、財務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。
3、財務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。
4、財務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)；但易于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。
5、財務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。
6、財務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報表等傳統(tǒng)會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。
二、高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理的狀況
高等學(xué)校會計電算化生成了財務(wù)電子檔案。對于新介質(zhì)的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當(dāng)前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在：
1、儲存環(huán)境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機(jī)色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟(jì)條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。
2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期dos系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。
3、老化機(jī)器的淘汰以及機(jī)器設(shè)備的快速更新，造成了新、舊運行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機(jī)上運行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機(jī)器上順暢運行。
隨著會計電算化的不斷發(fā)展，財務(wù)電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財務(wù)檔案的功能和效用，財務(wù)電子檔案的管理也得到了應(yīng)有重視。許多高等學(xué)校投入了大量資金，用于必要的保護(hù)、查詢、復(fù)現(xiàn)設(shè)施的購置和管理人員專業(yè)技術(shù)的再培訓(xùn)，其財務(wù)電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設(shè)施得到了全面改善。
三、高等學(xué)校財務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理
財務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理是指運用現(xiàn)代技術(shù)手段對財務(wù)電子檔案實施有效管理，包括四個環(huán)節(jié)即財務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。
（一）財務(wù)電子檔案的收集
1、設(shè)定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務(wù)量大小，按月、季或年度來設(shè)定；也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設(shè)定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無間斷。
2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財務(wù)數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時應(yīng)在磁性介質(zhì)上，附加其運行的語言程序版本及操作環(huán)境標(biāo)識，作為以后復(fù)現(xiàn)時的參照。
3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應(yīng)首先備份原有的操作系統(tǒng)及語言運行程序，以備舊資料的往復(fù)查詢。對轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無誤后，再做謹(jǐn)慎轉(zhuǎn)換。
4、制定硬件更新的收集程序。詳細(xì)記錄微機(jī)主板的級次、型號，內(nèi)存的大小、硬盤的容量以及外部設(shè)備的配套類型等，有時還可記錄下微機(jī)的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設(shè)備，預(yù)防意外。
5、有關(guān)登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)分業(yè)務(wù)具體操作人，以便于后續(xù)追詢。并認(rèn)真填制電子檔案移交清冊，區(qū)分責(zé)任。
（二）財務(wù)電子檔案的整理與保存
財務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵，關(guān)系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務(wù)、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識的專業(yè)人員來管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實施不同的整理與保存措施。
1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)遠(yuǎn)離磁場或者專設(shè)磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份，應(yīng)載明操作員姓名、運行環(huán)境和形成時間，連續(xù)順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。
2、貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜；光盤的保護(hù)膜應(yīng)完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應(yīng)附有硬質(zhì)護(hù)殼，避免擠壓損毀，不可讀取。
3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。
財務(wù)電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的，保持清潔，定期通風(fēng)，控濕溫，創(chuàng)造良好的儲存環(huán)境，使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài)，以期最佳利用效果。
（三）財務(wù)電子檔案的利用
財務(wù)電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn)，也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財務(wù)電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復(fù)現(xiàn)媒體，方能充分發(fā)揮其效能。
1、財務(wù)電子檔案的查閱。
查詢帳目，可直接利用微機(jī)檢索，參照版本記錄標(biāo)識，打開相應(yīng)程序和運行環(huán)境進(jìn)行讀取，省時、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專設(shè)查閱微機(jī)，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。
2、財務(wù)電子檔案的計算與分析。財務(wù)電子檔案的數(shù)據(jù)匯集，通過微機(jī)計算，集成產(chǎn)生多項分析結(jié)果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應(yīng)指定專業(yè)人員，在內(nèi)控專用機(jī)器上調(diào)閱、操作，避免實在危險。同時還要注意各介質(zhì)的運行環(huán)境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打印、復(fù)制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數(shù)據(jù)信息。
隨著數(shù)字化、信息化時代的到來，財務(wù)電子檔案會有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，使財務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。
參考文獻(xiàn)：
