時間：2023-06-07 09:01:30
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇檔案管理分類方法，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關鍵詞：教學檔案；分類標準；管理系統
一、教學檔案研究的現狀
目前，不少高職院校的教學檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業知識與技能培訓、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現在：一是對檔案管理工作的重要性認識不夠。教學檔案數量大、內容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對檔案管理工作持得過且過態度，更談不上創新；部分工作人員認為教學檔案管理工作輕松簡單，不需要專業知識，致使教學檔案管理質量和效率難以突破。二是檔案基礎工作不規范。需要歸檔的材料沒有及時歸檔，造成了在評估和重點項目申報中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時裝盒整理；相當一部分檔案材料散存個人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時候亂翻亂抽，借閱、轉閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應用信息化技術少，與信息發展形勢不匹配，檔案管理效率差。
二、教學檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關經驗和做法，收集到更多有關教學檔案管理工作辦法，尋找本課題實施的理論依據以及可以借鑒的優秀經驗；二是比較研究法。將現代化的檔案管理與傳統的檔案管理方法相比較，找出兩者的優缺點，將兩者優點相互結合。三是個案研究法。以湖南水利水電職業技術學院（以下簡稱“我院”）教務處檔案為實例進行試點。
三、教學檔案管理系統研究的結論與對策
（1）建立了教學檔案分類標準：DA/T22——2000規則同樣適應于高職院校教學檔案的管理，并能在配套制度環境中發揮作用，能夠為教學檔案管理提供有效規范。可以建立與DA/T22——2000規則相適應的教學檔案分類標準。通過建立的教學檔案實體分類目錄，按照《歸檔文件整理規則規范》建立相適應的編號，以教務處的檔案為案例，以“件”的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，要體現出文件之間的內在聯系，使教學類檔案成為一個有機整體，便于系統的提供利用，而且對排列、編目后續工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結合我院實際工作以及機構設置的特點，參照《歸檔文件整理規則》中關于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機構（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復式分類法。一級類目的標識，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學）的簡稱。檔號模式規定為“年度號+分類號+案卷號”。如2014年教學綜合性第1號卷的檔案為2016-JX11-001，分類號（類目）的設置學院文件數量的多少可分為一級、二級或三級類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時從“1”～“N”件排列流水件號）（2）建立教學檔案管理制度：通過建立檔案分類標準來規范教學檔案管理，必須有配套的制度，需依據檔案相關法律法規，研制學院的檔案管理工作規范框架。在調查的過程中發現，大家對檔案不夠重視，很多的檔案規章都不是很熟悉，檔案意識的加強，需要全院的各個部門都引起重視，我們根據《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會《高等學校檔案管理辦法》等檔案法規，并結合學院檔案工作實際，形成《湖南水利水電職業技術學院檔案工作規范體系》，為加強學院的檔案工作，充分發揮各類檔案的作用，更好地為學院教學、科研及其他各項工作服務。對于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和編研提供利用等業務環節有以下相應的制度《湖南水利水電職業技術學院檔案管理實施辦法》《湖南水利水電職業技術學院檔案實體分類方案》《湖南水利水電職業技術學院各類檔案工作規范》《湖南水利水電職業技術學院綜合檔案室工作職責》《湖南水利水電職業技術學院檔案材料保管期限規定》等制度，組成檔案工作規范體系。通過學習檔案規章和學院檔案工作規范，對加強全院職工檔案歸檔意識，促進檔案建設的標準化、規范化起到重要作用，進而提高學院檔案管理水平，更好地發揮檔案資源的社會、經濟效益。（3）提出教學檔案信息化管理系統開發方案：采集.NET技術與物聯網技術研究檔案管理系統，結合DA/T22——2000規則，通過建立的檔案實體分類標準，進行信息交換和通信，以實現智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理，可以有效地提高檔案管理質量和效率，能極大地提升學院檔案管理信息化水平。檔案管理系統的功能需求：檔案管理系統是建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實現檔案的網絡查詢、借閱、歸還、催還，對檔案查詢和利用情況進行統計分析，使檔案管理人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統的管理員能夠對錄入的信息要求準確、完全；對錄入的數據隨時作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統管理員和一般用戶設置建立完善的權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。加快檢索速度，促進檔案的規范化和正規化，對做好學院檔案信息化工作，對檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統計與利用有著積極的推動作用。總而言之，隨著高職院校的發展，根據人才培養質量的需要，發現原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應當前教學改革發展，給當前的檔案建設工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數據時代高職院校的教學檔案與DA/T22——2000規則相適應的教學檔案管理系統研究，為教學檔案的規范管理和教學檔案管理系統的分類提供了依據，適應當前人才培養的需求，對教學檔案分類進行研究，以適應檔案現代化管理發展的需要。
參考文獻：
[1]錢愛華.完善高校教學檔案歸檔范圍與分類標準的思考[J].蘭臺世界，2013（5）.
［關鍵詞］合同檔案；風電企業；管理分類
合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。
1企業合同檔案的基本特征
對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。
1.2憑證性
近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規范性
規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業合同檔案管理分類的優化措施
2.1強化企業合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。
2.2加強合同檔案之間的聯系
企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。
2.3實施合同檔案的統一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
2.4定期進行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項動態的工作，隨著企業各項業務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。
3優化企業合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業合同檔案管理分類的效率，與傳統的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優勢，這也是集分式分類方法在企業合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優勢得到完美的體現。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發揮著重要的作用。
4結語
在日趨激烈的行業競爭環境中，合同檔案成為關系到企業經營業務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發揮。作為風電企業的管理者，應當重視合同檔案在企業經營發展中所發揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻
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［2］蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企業破產法》第十八條為切入點［J］.特區法壇,2016(5).
［3］陳雪萍.重視合同檔案管理維護企業合法權益——如何做好企業合同檔案管理的探討［J］.祖國,2013(6).
[關鍵詞] 復式分類法；多級目錄；檔案分類
[中圖分類號] G27 [文獻標識碼] A 文章編號：1671-0037（2014）01-42-2
檔案分類是檔案管理工作中的重要環節，既是上承檔案收集的基礎工作，又是下啟檔案整理的關鍵程序，是資料組織從無序到有序、從原始到科學的第一步；影響檔案管理人員選擇檔案分類方法的因素復雜多變，能恰當運用科學的方法將檔案分類，有助于實現檔案便于利用的目標，值得每一位檔案員深入了解，認真學習。本文將介紹一般的檔案分類方法及其使用過程中的常見問題，逐步深入了解目前檔案分類中的復式分類法及多級目錄結構編制之間的關系，探索復式分類法與多級目錄配合使用的妙處。
1 檔案分類方法
1.1 常用的三種檔案分類法
1.1.1 年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標準，將檔案分成各個類別。適用于使用文書檔案逐年歸檔工作制度的單位。
1.1.2 組織機構分類法。組織機構分類法是根據文件的承辦單位將檔案進行分類，即按照立檔單位的內部組織機構將檔案分成若干類別。適用于內部機構穩定、機構頭緒不多的單位。
1.1.3 問題分類法。問題分類法是以文件內容所設計的問題為標準，將檔案分成各個類別。適用于存在時間不長，組織機構模糊不清、檔案數量不大的終結全宗。
2 檔案分類法使用過程中的常見問題
2.1 使用年度分類法時難以正確區分文件年度
由于文件產生過程的成文日期、簽署日期、日期等不盡相同，因此檔案員在鑒定文件所屬年份時需多動腦筋、細心思考。以下的文件值得檔案管理員認真思考，區分歸檔的所屬年度：
《**公司2013年工作計劃》（成文日期：2012年12月15日）
《**公司2012年工作總結》（成文日期：2013年1月6日）
《**公司2012～2015三年發展規劃》（成文日期：2013年1月15日）
《**公司第三屆科研成果交流會》（該會議于2012年12月16日召開，2013年1月4日閉幕，會議材料需歸檔的包括會議通知、會議議程、開幕詞、交流的科研論文、獲獎名單等）
以上文件的年度劃分，沒有一成不變的參考標準，必須從文體種類入手，細心分析，遵循原則，正確處理：
2.1.1 法規性的文件以批準日期為依據；
2.1.2 指導性的文件以簽署日期為依據；
2.1.3 會議記錄以開會日期為依據；
2.1.4 計劃、總結、預算、決算、統計報表以該文件內容針對的時間為依據；
2.1.5 跨年度計劃以開始年度為依據；
2.1.6 跨年度總結以最后年度為依據。
2.2 在使用組織機構分類法時，文件屬于多個組織機構（部門）的或為多個組織機構（部門）所利用的，檔案管理員往往為圖工作簡便，只在其中一個組織機構（部門）的檔案中保管該份文件。這有悖于檔案管理便于利用的最終目的。正確的做法應該是在各組織機構（部門）分別備份。
2.3 問題分類法常見的類別設置，檔案工作者在為立檔單位設類之前，用通過調研，對立檔單位的主要職能、內部機構設置等情況有深入了解，根據實際情況擬定類別，試以某公司為例：
問題分類法容易遇到年度跨度大、涉及部門多的情況，可歸入“綜合管理類”或設“總類”。
檔案管理員應注意在檔案管理過程中不斷完善類目，其體系應為逐漸完善的動態過程，對不盡合理之處或實際工作有變動的情況需及時調整改良。
因此，單一的檔案分類方法在現實情況下是無法滿足實際工作需求的，將上述三種單一的檔案分類方法綜合使用，能使檔案分類呈多維立體的態勢，最終服務于檢索與利用，這就是檔案分類中普遍運用到的復式分類法。
3 多級目錄
多級目錄在電子檔案出現以后發展迅速，該目錄結構也稱為樹形結構。在多級目錄結構中，每一個根目錄包含若干子目錄，在子目錄中又包含下一級子目錄，這樣類推下去就構成了多級目錄結構。采用多級目錄結構的優點是建檔單位可以將不同類型和不同功能的文件分類儲存，方便檔案的管理和查找。如果僅僅依據以上的檔案分類方法，可將檔案目錄平面鋪開，形成多級目錄。然而，這種單一、扁平的結構在工作中是無法滿足實際需求的。只有將多級目錄與復式分類法的巧妙結合結合，使扁平的結構立體起來。
4 復式分類法
以年度分類法、組織機構分類法、問題分類法為基礎，由年度和組織機構、年度和問題靈活組合形成的檔案分類方法叫復式分類方法：
4.1 復式分類法的常見類型：
4.1.1 年度-組織機構分類法。
即先將立檔單位內的檔案按年度分類，然后在每個年度類下再按組織結構（部門）進行分類。適用于內部組織機構經常變化但不復雜的立檔單位，適合現行機關的檔案使用。
4.1.2 組織機構-年度分類法。
即先將立檔單位內的檔案按照組織機構分類，然后在每個組織機構（部門）下按年度分類。適合內部組織機構穩定的立檔單位，一般多用于撤銷機關的檔案分類。
4.1.3 年度-問題分類法。
即先將立檔單位內的檔案按照年度分類，然后在每個年度下按問題分類。適用于立檔單位內部組織機構變化復雜，或由于組織機構間分工不明確、文書工作不正規等難以區分文件所屬機構、沒有內部機構或內部機構簡單的立檔單位。
4.1.4 問題-年度分類法。
即先將立檔單位內的檔案按照問題分類，然后在每個問題下按年度分類。適用于撤銷機關檔案和歷史檔案。
檔案管理員能根據上述四種復式分類法，編制多級目錄，如圖所示：
如此，復式分類法的立體維度結構形成。
4.2 使用復式分類方法應以立檔單位的實際情況靈活設置，適當變動。試看以下例子：
某公司在成立之初由辦公室、生產車間、采購部、銷售部和研發部五個部門組成，由于該公司主要經營范圍是加工生產，檔案管理人員按組織機構-年度分類法來分類整理檔案；其后幾年內，企業人員變動較大，因為加工訂單充裕，公司領導層決定增設生產線，提高盈利效率，生產車間增加到3個，撤并研發部，辦公室分立成行政辦公室和總務后勤兩個部門。這樣的例子在企業檔案管理中是頗為常見的，檔案管理人員應及時作出靈活的應對，對企業檔案的分類方法做出調整，以免影響檔案的利用效率，甚至導致檔案管理混亂。該單位可將原先的組織機構-年度分類法調整為年度-組織機構實現檔案的科學管理。
4.3 在以上復式分類法的基本模式下，按照檔案管理的實際情況與保管年限結合使用，組合成以下的復式分類方法，使檔案管理更趨條理化：
小結：檔案管理的分類方法是將檔案資料從內容到形式理出立體層次、縱橫維度的過程。是一門充滿理趣的學科，需要檔案管理員用心用腦關注本單位的實際情況，用耐心和恒心去構筑適用好用的框架，在此過程中，多級目錄的使用千變萬化，但萬變萬變不離其宗，把握好根目錄和二級目錄的維度是關鍵，不少檔案管理員將多級目錄編成簡單的序列，抹殺了多級目錄的價值，實在可惜。在二者的完美配合下，實在不難建立合理的檔案實體管理體系，更好地對檔案實行科學管理與信息資源的開發利用。
參考文獻：
[1]中華人民共和國檔案法實施辦法[S].
[2]張虹，姬瑞環.檔案管理基礎[M].中國人民大學出版社，2008.
企業一般將檔案實體分為文書檔案、科技檔案、聲像檔案和專門檔案。在這種分類體系下，將照片、錄音、錄像、獎杯等特殊介質檔案稱為聲像檔案。這種分類方法雖然在理論上存在劃分標準不一，同一層級的內容相互交叉等不足，在實際的檔案管理工作中因可操作性強，管理方便，在企業逐漸成為一種檔案分類習慣。近幾年，筆者所在企業在各類生產和經濟活動中形成的聲像檔案越來越多，聲像檔案已成為企業檔案的重要組成部分，成為檔案管理工作的重要內容之一，怎樣做好聲像檔案管理工作已成為擺在企業面前的一個重要課題。與此同時，上級檔案主管部門對于聲像檔案的檢查驗收也越來越嚴格。為了更好地做好聲像檔案管理工作，發揮聲像檔案的作用，確保聲像檔案的完整、準確、系統、有效，為提升企業檔案工作管理水平打下良好的基礎，筆者所在企業積極探索聲像檔案管理工作的新方法，建立了適應企業自身管理方式的聲像檔案管理模式，下面就具體措施做一介紹。
強化制度建設，聲像檔案必須實行集中統一管理。
針對聲像檔案管理工作的現狀，企業根據實際情況，制定落實相應的規章制度和管理辦法。從立檔部門與檔案工作人員的責任落實抓起，明確聲像檔案的攝錄、整理、歸檔、保管、利用等工作要求；明確聲像檔案歸檔范圍，建立歸檔控制措施，防止分散、流失，杜絕歸為己有；明確聲像檔案保存時效，對永久、長期保存的聲像檔案定期向檔案部門移交，并對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。同時，按照企業聲像檔案管理辦法誰主管、誰歸檔的原則，建立聲像檔案目標考核制度，使聲像檔案管理得到足夠重視而成為日常工作的自覺行動，從根本上改變目前重視文字檔案，輕視聲像檔案的局面。企業對聲像檔案實行集中統一管理，維護聲像檔案的完整與安全，便于企業各項工作的利用，明確責任，嚴格管理，解決了聲像檔案由個人保存或隨意處理造成流失的問題。
控制攝錄源頭，做好聲像檔案的收集工作。
聲像檔案的收集工作是檔案管理工作的源頭，聲像檔案的管理工作也必須從源頭做起，確保聲像檔案各種要素齊全，特別是企業在生產經營活動中直接形成的，具有保存價值的以攝影影像為主要反映方式的專門載體。聲像檔案的收集主要由攝像人員具體負責，檔案部門協助。采取以下方法和措施：方法一：通過正常移交收集聲像檔案。企業各部門按照程序和歸檔制度的有關規定，對聲像資料進行整理，向檔案部門移交歸檔，這是正常聲像檔案的收集形式。方法二：通過重點單位、重點科室收集聲像檔案。企業重點單位、重點科室產生的聲像資料，檔案部門應該明確具體的收集對象，定向、定內容的進行收集。方法三：通過重點人員直接收集聲像檔案。部分攝錄人員不僅承擔本部門的攝錄任務，有時還被指派到其他單位攝錄重大活動、重要會議、外事活動等，對保存在這部分人手中的屬于歸檔范圍的聲像資料，檔案部門抓住重點攝錄人員，不失時機地做好收集和征集。
為保證聲像檔案所記錄的信息齊全、完整，檔案管理人員及時地記錄所攝錄的時間、地點、人物、事由、攝影、攝像者等相關要素，根據記錄中的內容再通過計算機進行登記、整理相關要素，準確地反映出聲像資料的內容，避免出現聲像資料積壓和信息含混不清的情況發生。為保證聲像檔案及時歸檔，及時解決收集過程中的各種具體問題，特別是對企業重大活動、重要會議、企業建設、外事活動等重要聲像資料的收集，檔案部門采取開會集中協調，面對面交流，電話溝通等多種方式與相關部門進行及時溝通協調，共同努力，確保聲像資料收集完整、及時、準確、有效。
科學立卷歸檔，推進檔案工作規范化、標準化。
企業聲像檔案產生的領域十分廣泛，而且內容交叉的情況很多，我們根據聲像檔案管理的特點，按照企業的自身需要和管理要求，選擇了聲像檔案單獨立卷，分庫保管的管理模式。采取分年度整理，把一組具有共同主題內容關系密切的若干份聲像資料排列在一起，對每份聲像資料編號，按介子類型+問題+案卷號組成案卷，集中編放的編制模式。按案卷編寫文字說明，填寫卷內目錄，并利用一系列手段完善這一編制模式。如企業在重大活動中，一般會形成文字、照片、錄像、錄音、領導題詞等檔案，在立卷編號時，如果按介子類型分別立卷編號，就將這些檔案之間的聯系割裂開來，不便于展現整個活動的全貌，為了彌補這一分類方法的不足，在聲像檔案與其對應的紙質檔案可作出參見號或指引卡，編制對應目錄，便于查詢和提供利用。采用介子類型+問題+案卷號組成案卷這種檔案分類模式，使所形成的聲像檔案突出反映出檔案的分類體系，既完整、又準確，存取更方便。為檔案工作的規范化、標準化管理，奠定了堅實的工作基礎，從而達到了為檔案各項工作服務的目的。
嚴格保管制度，確保聲像檔案長期保管
聲像檔案的保存必須根據聲像檔案載體的化學性、物理性等特點創造條件，妥善保管，確保聲像檔案長期保存下去。聲像檔案保管主要做好以下幾點：一是聲像檔案與紙質檔案分庫保管，使用音像磁帶柜或密閉鐵柜單獨存放，入庫前要進行安全檢查，發現有被污染、破損的，要及時進行處理。二是聲像檔案庫房要恒溫、恒濕，遠離光線、磁場，對錄音、錄像制品采取定期倒帶檢查、刻錄光盤等保護措施。三是依托計算機系統進行保管。目前聲像攝錄工具都是數碼產品，與計算機系統進行連接，在計算機上觀看或保存。利用計算機保管還有不易丟失、操作、查閱方便等優點，代表了未來聲像檔案保管的方向。
五、加強隊伍建設、提升檔案管理人員的能力和素養。
一、正視林業科技檔案管理存在的現實問題
當前，林業科技檔案管理存在五個方面突出問題。一是設施落后。從檔案保存方面看，紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像，檔案管理現代化水平低，很多單位只是簡簡單單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。二是科技人員存檔意識淡薄。部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄,上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，致使檔案管理難以順利開展。三是管理者專業技能低。隨著人事制度改革、機構調整、競爭上崗等因素的影響，很多工作人員沒有經過專業檔案管理知識培訓，對科技檔案管理工作程序不了解，導致管理人員對檔案工作重要性認識不足，影響了林業科技檔案管理質量。四是規范化程度不高。有的林業部門對林業科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規范化建設投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。五是管理體系不完善。盡管很多林業單位設立了專職或兼職管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業的林業科技檔案管理制度，存在著林業檔案統一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。
二、切實遵循林業科技檔案管理基本規范
林業科技檔案管理有其自身的特點和規律，其基本規范體現在四個方面。一是歸檔范圍。按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。二是歸檔形式。林業科技檔案的歸檔形式主要有文字文件、圖紙文件、圖形文件、圖像文件、多媒體文件、數據庫文件、光盤、磁盤、磁帶、聲像資料、審定證書、品種審定文書、轉基因安全評價證書、獲獎證書、專利、規程等16種。三是分類方法。對林業科技檔案的分類分六步走，即：工程項目分類法、產品設備型號分類法、課題分類法、專業分類法、時間分類法、地域分類法。這六種分類方法雖然各有不同，但遵循的原則是一致的，就是便于查詢利用。四是日常管理。按照《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案管理條例》，建立健全檔案人員崗位責任制、檔案復制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度、檔案史料編研制度、文書材料歸檔制度、檔案移交制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案利用制度、檔案統計制度，以嚴格的制度管人管事。
三、強化林業科技檔案管理的對策措施
【案例】某建筑公司初創時，領導不太關心檔案工作，僅指派一名年事已高又體弱多病的人管理，公司的檔案管理處于無檔可查、無據可尋的狀態。近年來，由于公司的業務量大增，人力資源、勘察測繪以及建筑施工等檔案的基本信息資料也不斷增加，檔案管理與公司的發展極不協調。于是，單位招聘了13名檔案專業人員，分設數據、音像、人事和綜合4個類別的檔案室，進行集中統一管理。至此，單位的檔案管理才有了新起色。
【點評】檔案機構的合理設置，是檔案工作的組織基礎，它直接關系到檔案工作的質量和效率。中小企業一定要考慮自身特點，根據需要建立適宜的檔案工作機構。在此，筆者針對現實中存在的問題，結合工作實際，就中小企業檔案管理，從中小企業建立檔案機構的職責、中小企業檔案工作的管理體制、中小企業選擇檔案分類的方法、中小企業檔案管理要符合基本程序等四個方面進行探索。
一、中小企業建立檔案機構的職責
企業內部的檔案機構，是單位檔案工作的主要承擔者。主要職責包括：貫徹執行檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項規章制度；統一管理本單位的檔案工作；對本單位及下屬單位的檔案工作進行監督和指導。檔案機構的設置既要依據相關的法規，還要考慮單位實際和檔案工作現狀、發展和檔案管理成本。
二、中小企業檔案工作的管理體制
從廣義上說，中小企業檔案工作的管理體制是指機構設置及隸屬關系、行政職權的劃分及運行等各種相關制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對檔案工作進行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務的轉移機構的設置、職能分工、運行方式等內容。而中小企業的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對其檔案工作進行管理的內部體制，包括檔案的領導關系、檔案工作機構的設置及職責、檔案工作人員的配備等內容。
三、中小企業選擇檔案分類的方法
由于企業規模大小不一、性質不同，檔案管理分類方法也有區別。
1.年度分類法
一般來說，年度分類方法簡單易行，運用也最為廣泛，適用于組織機構界限不清、檔案數量少的中小企業單位。
2.組織機構分類法
此方法能較好地保持檔案在來源上的聯系，歸檔較準確，共同內容的文件相對集中，便于查找利用檔案，適于內部機構較穩定的中小企業單位
3.問題分類法
采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯系，集中同性質的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數量少的中小企業單位。
四、中小企業檔案管理要符合基本程序
關鍵詞：基礎工作;檔案;管理;現代化
檔案管理是一項系統的工作，不僅需要應用先進的管理技術，還需要利用專業的設備，只有對管理方法進行不斷的創新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現代化發展，相關工作部門需要做好基礎工作，解決檔案管理基礎工作中存在的問題，應該建立完善的檔案保管系統，提高檔案管理人員的服務質量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進檔案管理工作的現代化。
1 檔案管理基礎工作存在的問題
隨著社會的不斷發展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數量比較大，案卷的數量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務就是單純的對檔案資料進行保管。很多檔案管理員的專業性比較差，沒有經過專業的培訓，也沒有掌握檔案管理的技術與技巧，在日常工作中，缺乏創新意識，而且服務熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準則，這使得我國檔案基礎工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現象，在檔號設置時存在不規范操作的情況。有的案卷標題不規范，在制定標題時沒有考慮案卷的內容，標題無法準確反映案卷的內容，這些標題一般都存在缺少基本要素或者要素設計不準確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標題無法涵蓋檔案的全部內容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統一的標準進行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數量越多，而且存在的問題也越嚴重，為了改善我國檔案館基礎工作較差的現狀，管理部門應該引進先進的技術與設備，提高工作的效率與質量。
2 加強檔案管理基礎水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對檔案館的案卷進行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進行剔除，要定期對檔案進行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現案卷重復或者檔案丟失的問題。在對案卷進行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。
2.2 保證案卷整理的規范性
檔案管理工作需要利用先進的設備，在利用計算機技術后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進行細致的檢查，做到案卷的形式規范化。
2.3 統一分類號
在整個檔案管理工作中，對檔案進行統一分類是非常重要的。工作人員應該在遵守相關的法律法規的前提下，根據實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關工作人員對這項工作有充足的認識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統一的標準。達到相對規范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎。
2.4 規范題名
和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進行后期的查證;將題名不規范不全面的檔案進行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規范化要求，保證檢索的查準率。
3 推進檔案管理現代化
3.1 分清主次
進行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應用計算機管理的時候，對重要的檔案優先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級次
在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣既節約了時間、人力、與財力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關鍵詞”
“主題詞”雖然有規范統一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認為，可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內容的詞匯、關鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。
檔案管理事業在發展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設備以及管理理念，一定要保證檔案基礎工作的質量，這樣才能提高檔案館的現代化發展水平。檔案管理人員要重視基礎工作，要保證操作的規范性，對傳統的管理方法進行創新，以及避免出現檔案丟失或者檔案標題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學習，提高專業技術，這樣才能推進檔案管理工作現代化建設。
參考文獻
[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業，2014（4）.
關鍵詞：地理信息系統；城建檔案；應用；
Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.
Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;
中圖分類號：TU74文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
地理信息系統從50年代開始提出概念到現在，不斷得到發展和完善，并廣泛得到應用。日益發展起來的城市信息系統作為地理信息系統的一個重要部分，已被視為現代城市建設管理的一項重要指標。80年代，城市地理信息系統開始在我國“登陸”，其影響和作用不斷擴大。現在，我國有十幾個城市已建立具有一定規模的城市地理信息系統。各個城市建立起來的城市地理信息系統在規模上可能有一定差異，但是，基本上都是以城市基礎信息數據庫為核心，以服務于建設各行各業為目的而進行開發建立的。
(圖一) 一個完善的城市地理信息系統
一個完善的城市地理信息系統包含的功能內容大致可以用(圖一)進行說明。
城建檔案館作為城市建設檔案資料的中心，從(圖一)可以看出，它是城市地理信息系統的一個重要的數據源。城市地理信息系統可以在城建檔案管理中充分得到運用發展，并可以把城建檔案管理帶入全新領域。雖然目前國內充分利用城市地理信息系統來管理城建檔案基本上還是一塊空白，但地理信息系統在城建檔案管理中的廣泛應用已是一種勢不可擋的潮流，是大勢所趨。而且，與現在大多采用的檔案管理系統相比，具有極大優越性，在許多方面是一般檔案管理系統不可能做到的。
城建檔案館現在對城建檔案的管理是按檔案三級分類進行的，微機自動化檔案查詢檢索管理系統也是基于檔案分類分級管理方法而開發設計的。城建檔案的分類分級管理方法，確實使城建檔案進入了科學有序的管理階段，應該說是一個較好的管理方法。然而，城建檔案不同于文書檔案，也不同于圖書資料，它具有自己的特點，筆者在長期的檔案管理過程中，發現檔案的分類分級管理及微機自動化檢索查詢在管理、操作上有一定難度。地理信息系統應用于城建檔案管理不僅對傳統管理方法是一個有益補充，而且可以把城建檔案事業建設引向一個全新領域。
城建檔案按門類劃分為十八個大類，一百多個屬類。但是，如果對城建檔案按性質劃分，大體可以分為三方面：
①城市基礎信息的檔案資料(如規劃、地形勘測、道路管線等)；
②城市建設業務管理檔案資料；
③工程性質檔案資料(含聲像)。
對于城市基礎信息方面的檔案資料的管理，由于城市地理信息系統具有強大的圖形功能，不僅能建立圖形數據庫，而且能建立圖形要素的拓撲關系，具有較強的多層次空間疊置分析統計功能，既可以保持對城市歷史基礎信息資料的查詢、統計、分析功能，又可以保持城市基礎信息資料的現時性，實現城市信息資料的動態管理，及時、準確、方便、可靠地提供利用，是一般檔案管理軟件系統無法實現的。
對于城市建設業務管理方面的檔案資料，由于其直接形成于城市建設的各個部門，有一定的時間順序，條目清楚，只需建立一個相應的數據庫(最好在地理信息系統的支持下)，就可以方便地對有關資料進行管理查詢。
城建檔案材料中量最多、最復雜的就是工程檔案。現在城建檔案館對工程檔案按門類進行劃分，利用微機，基本上能夠完成檔案的科學有序、自動化迅速檢索的管理過程。就這一點而言，由于地理信息系統強調側重的是圖形屬性，似乎與工程檔案的管理沾不上邊。可是，現在檔案目錄分類分級的管理方法及微機自動化檢索管理方法在操作上有時不好把握，而利用地理信息系統恰恰可以彌補這一方面的不足。
城建檔案傳統管理方法在管理操作過程中不好把握之處，體現在以下幾方面：
一、城建檔案按大類、屬類、小類進行劃分，有時在大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間不好把握與操作，處于模棱兩可，不知所措的境地。
二、城建檔案按門類進行管理，庫房里大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間都需要預留空間，既浪費庫房、空調，同時還不可避免地要經常發生倒柜現象，增大工作量。
三、更為嚴重的是，微機自動化檢索問題。微機自動化管理檢索就是要達到方便、快速、準確、可靠的效果，必須注意避免微機檢索出現陰差陽錯、張冠李戴.及“死”檔現象。然而，基于使用分類分級管理方法而開發的管理數據庫軟件，往往不可避免地出現這種現象。
常規工程檔案的檢索方法大體分為以下幾種：分類號檢索法、時間檢索法、地點檢索法、名稱檢索法(工程名稱、單位名稱)等。分類號檢索法，要求分類正確而不含糊；時間檢索法，要求能提供確切的時間，然而隨著時間的推移，經辦人員的調離，不可能知道得很確切；地點檢索法，由于地點范圍廣而含糊，也不好操作把握。上述提到的檢索方法，都只是縮小到一定的檢索范圍，還不能快速、準確、唯一地查詢到所需要的檔案，都必須再利用名稱檢索法。
工程從報建到竣工以及管理過程中，工程名稱有其重要的意義，然而，由于工程名稱的更改、籠統、不規范等原因，就給檔案管理、微機自動化檢索造成困難和麻煩。其表現在：·
①工程名稱更改問題
工程從報建到竣工及其管理過程中，歷經時間長，由于一些客觀需要，名稱說法會有所變化，若建設管理單位沒有及時作出有關說明，勢必給檔案管理造成混亂。尤其是小區建設中，一期商品房的幢號到二期建設，常有隨便更改現象。
②工程名稱的含糊、籠統、重復問題
例如：xx單位住宅樓、辦公樓、綜合樓，xx學校的教學樓、綜合樓，甚至出現xx房地產開發公司商品房、安置房等工程名稱，這些工程名稱隨著時間的推移，就會出現重復、混亂現象。
③單位名稱問題
單位名稱也是五花八門，全稱與簡稱、機構的調整增減、歸口隸屬關系的變化、名稱的更改等，都給檔案管理檢索帶來困難。單位名稱編碼，雖可靠準確，但不直接。
④名稱寫法輸入的規范性問題
一個單位全稱榆入與簡稱輸入，一個工程全稱輸入與簡稱輸入，按人的判斷邏輯，是完全可以認可的，但是微機卻不可能作出同樣的判斷。因此，檔案就有可能變成“死”檔案。
