電子檔案的概念8篇

緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇電子檔案的概念，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

一、現行政策標準對電子文件管理對象的描述

《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T 18894-2002)是國內檔案界關于電子文件管理最權威、最基礎的標準，各地出臺的有關電子文件管理的地方性標準和法規幾乎都是以此為藍本制定的。在這個標準中，電子文件被定義為：在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

這是一個非常寬泛的定義，在這個定義下所有計算機中的文件都是電子文件?，F在任何一臺個人計算機中都至少有十幾萬個這樣的文件，更不要說大型的服務器和存儲系統。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項無法完成的任務。

應該說在這里我故意混淆了概念，我所說的“計算機中的文件”是指計算機科學中的文件概念，而不是文書學、檔案學中的文件概念。作為一個檔案行業的標準，《電子文件歸檔與管理規范》中的“文件”確實更可能指向文書學、檔案學中的文件，而非其他學科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規范》沒有定義“文件”這個概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來風。事實上，我的確懷疑標準中的“文件”的含義更多地來自計算機科學。

在標準中還有關于電子文件分類的規定：

電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數據文件。

如果說文件概念還存在歧義，那么這個分類標準毫無疑問是計算機科學的。只有計算機科學中的文件我們才能嚴格按照這個分類劃分，而一份文書學、檔案學意義上的文件往往是上述多種類型的混合。

或許有人會說，對于一個事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學和檔案學中，我們對于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對于電子文件這種與計算機密切相關的文件形態，引入計算機科學的分類方式也不無道理。

必須承認，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關于電子文件的定義和分類是否科學。但是這種定義和分類至少在檔案學角度上是不夠清晰的，或者說它離我們熟悉的、實踐中必須使用的概念、術語是有距離的。實際上，在對于電子文件管理對象的研究乃至整個電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術化的傾向，即過于關注電子文件管理所需的計算機技術細節，而忽略了從檔案學角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統檔案管理的關系。這種泛技術化的傾向在研究中未必不是一個必須的階段，但是在實踐中則造成了很多的問題。

二、泛技術化傾向給電子文件管理實踐帶來的問題

1、電子文件與傳統載體檔案的關系復雜

電子文件是一個單獨的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統檔案的一種不同形態?

檔案界在最初研究電子文件時是把電子文件作為一種新型載體的檔案來看待的，現在雖然我們已經認識到電子文件與傳統檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來管理的趨勢。這種趨勢是有其傳統的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個專門的檔案門類，有著獨立的編號、獨立的目錄和獨立的保管要求。但是電子文件與過去那些新型載體不同，無論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統的紙質檔案之間雖然在內容上存在著千絲萬縷的聯系，但彼此之間是補充關系，紙質、照片、音頻、視頻可能同時用來記載一個活動，但是它們的具體內容和表現形式各不相同。但電子文件與傳統載體檔案的內容和表現形式可以完全相同，呈現出一種替代關系。

如何在檔案管理中把握這種關系呢?一個現實的問題是，當我們接收一個單位的傳統載體檔案和電子文件時，電子文件的目錄是應該單獨建立數據庫還是并入傳統載體檔案目錄數據庫?如果單獨建立電子文件數據庫，那么同一份文件既有傳統載體又有電子文件，在檔案統計時如何計算?這些都是電子文件管理的細節問題，但是尷尬的是在檔案界對電子文件進行的大量研究中我們很難找到這些細節問題的答案，甚至是解決思路，而這些細節又恰恰是我們開展實際工作必須解決的問題。

2、電子文件管理的指導和實踐之間存在錯位

在所有關于電子文件管理的政策、標準、規定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實踐中，幾乎所有的地區和單位都依然把傳統載體檔案當作真正的檔案(即便它是根據“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說，如果我們把所有的電子文件看成是傳統載體檔案經過數字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統檔案的電子副本，表面看起來是個定義問題，是個看問題的角度問題，但實質上這個問題關系到我們電子文件管理研究和實踐的重點應該放在哪里。

3、跛足的“雙套制”

現階段電子管理的一個重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品”。這個原則從一出臺就在學術界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發展。如果說學界的批評還多少包含理想化的成分，顯得有些激進，那么在實踐中“雙套制”帶來的困難已經開始真正阻礙電子文件管理的發展?，F有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強調電子文件的紙質化，而沒有把傳統載體檔案的數字化與之結合起來。這就使得傳統載體檔案特別是紙質檔案和電子文件不是嚴格的一一對應，一方面很多紙質檔案沒有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質版本。傳統載體檔案與電子文件并存但不能一一對應，這種不徹底的“雙套制”無論對于機關檔案室對電子文件的保管和利用還是對于將來向各級檔案館的移交都帶來了很多問題。

三、從實踐角度對電子文件管理對象的再認識

電子文件管理是信息時代檔案工作面臨的最嚴峻挑戰，是一項長期而艱巨的任務，對此我們必須有清醒地認識。電子文件管理必須依據統籌規劃、分步實施的原則，有計劃、有重點、循序漸進地展開，不能一蹴而就。開展電子文件管理實踐的首要問題就是要明確電子文件管理對象，根據電子文件的不同性質和特點有針對性地開展工作。

我認為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數字信息。

原生性電子文件是指在計算機中產生，并且在實際業務活動中本身具有法律效力的電子文件，或者說是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件，或者說是當前電子文件管理學術研究中真正關注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們去前端控制、去全程管理，需要我們運用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達百項的元數據來確保其真實性、完整性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見，從自動取款機提款到各種電子消費，從企業網上年檢到網上申報納稅，這種電子文件在社會生活中發揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來看，或者更明確地站在檔案事業的主體——檔案館的角度來看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數都不在接收進館的范圍內。雖然不進館的定期檔案我們也要管理，但是對于電子文件管理而言長期保存才是難題所在，而對于短期保存我們完全可以相信技術部門有很好的解決方案。

電子副本，也可稱為傳統載體檔案的數字化副本。它包括除了我們通過傳統載體檔案數字化工作生成的電子文件外，還包括幾乎所有OA系統產生的電子公文。雖然在一個有較為完備的OA系統運行的單位中，紙質文件的產生后于同內容的電子文件，嚴格來說紙質文件才是副本。但是由于在現行的法律框架和管理體制當中，紙質文件才是最終具有法律效力的文本，所以我們完全可以把電子文件視為紙質文件的副本。這種角色的轉換可以避開電子文件管理中最復雜、最核心的問題，即電子文件真實性的長期保存，因為作為副本其真實性的判定有一個簡單的方法，即與原件相對照。因此，只要一份電子文件存在著一個同內容的具有法律效力的傳統載體的文本，我們就可以把這份電子文件看做是電子副本，我們對這份電子文件的管理就可以集中在完整性和有效性保障方面，而電子文件的完整性和有效性就當前的理論和技術而言都是有著充分的保障的。

篇2

關鍵詞：電子文件；電子文件管理；電子文件管理系統

1 引言

電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統檔案學的理論基礎與管理實踐，無論是作為一種獨立的管理領域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國都基本形成了比較明確的電子文件管理機制、體制，開發和制定了相關的應用系統、標準規范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發現，盡管二十多年來人們對電子文件認識不斷深化，管理內容在不斷擴展，但在電子文件及電子文件管理領域中，名詞術語普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規范、不統一的現象，甚至由此引發“語言缺陷”，嚴重影響了電子文件管理理論研究、實踐發展和國際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實踐廣泛應用的三個核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統，似乎都沒有一個統一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔并完成的國家電子文件管理部際聯席會議辦公室課題――《電子文件管理術語規范》 ，在中外有關資料的分析和有關專家的建議基礎上，對于這三個核心概念作一個探討，以明確其概念的內涵，以及概念關系。

2 關于“電子文件”概念

中外關于電子文件的用語及解釋比較復雜。二十多年來，電子文件有多種稱謂，類似有“機讀文件”、“數字文件”，也有“數字文檔”、“電子文檔”、“計算機文檔”等似是而非的同類名稱。個中關系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關標準規范、術語表、論著中的定義表述不一。

其中，國內的主要類型列舉如下：

（1）電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。[1]

（2）電子文件是國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的各種形式的信息記錄。[2]

（3）電子文件是指機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]

（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。[4]

而國際組織和美、澳兩國的代表性定義列舉如下：

（1）電子文件也稱“數字文件”，它是用電子設備傳遞和維護并具備以下特征的文件：

i）結構：電子文件和附件或其他相關文檔任何鏈接的格式。

ii）內容：在電子文件的結構中傳遞交易證據的信息。

iii）背景：記錄來源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關，包括創建者、日期、安全性和訪問、語言、處置、格式等；背景通常分布在結構和內容中。[5]

（2）電子文件是在自動化系統中已被捕獲和固定以實現存儲和操作的數據或信息，要求使用這個系統呈現這些數據或信息能被人們所理解。[6]

（3）電子文件是用電子設備創建或維護的文件，包括模擬格式（另見數字文件）。[7]

（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計算機系統的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態。[8]

以上定義，就可以看作對于電子文件這一概念進行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國際組織和美、澳兩國，比較強調電子文件本身的形式特征與技術特征。而我國有關定義，尤其是規范（包括近兩個規范的征求意見稿）中的定義表達，相對而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認識。事實上，從我國電子文件管理體制確定之后，我國檔案部門就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關聯起來理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關系一樣。鑒于我國的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國電子文件管理的實踐進展，尊重現實情況，在本文研究中，我們認為，電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術語（征求意見稿）、電子文件元數據基本集（征求意見稿），具備規范的基本要求，因而，就實際規范的制定而言，這三種定義表達，可以作為電子文件的定義基礎。同時，比較起來看，電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強調的是電子文件形成的技術環境，這跟國際檔案理事會與發達國家的電子文件認識相一致；而后兩者強調的是電子文件的形成主體與形成環境，這跟我國檔案管理標準規范銜接比較好。

因而，本文關于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達：

“電子文件是機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，利用計算機等電子設備形成、辦理、存儲和利用，并可通過通信網絡進行交換和傳輸的各種形式的信息記錄。”

這一定義的內涵如下：

第一，電子文件的形成主體是機關、團體、企事業單位、其他組織或個人（“國家機構、社會組織或個人”、“機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。

第二，電子文件是在各主體履行其法定職責或處理事務過程中形成的。

第三，揭示電子文件的技術屬性是：利用計算機等電子設備形成、辦理、存儲和利用，并要以通過通信網絡進行交換和傳輸。

第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數據庫、視頻、音頻等形式的電子信息。

3 關于“電子文件管理”概念

電子文件管理，目前國內沒有明確定義，相關國家的術語規范也沒有將其作為獨立術語，但一般術語規范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對于電子文件管理進行解釋，比較權威的有國際ARMA協會2006年和2007對此進行的解釋：

（1）是根據文件管理原理和方法，運用計算機設備和軟件對信息系統中的電子文件和非電子文件進行的電子化管理。[9]

（2）A.文件管理原則在電子文件中的應用。B.使用電子系統來應用文件管理原則的文件管理。[10]

仔細分析一下，發現以上這兩種解釋都不適合我國的電子文件管理的實踐。我國電子文件管理，盡管沒有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國電子文件管理的研究者認為，電子文件管理，首先應該是覆蓋電子文件整個運動過程的，如同我們在理論上強調的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業務一樣。因而，在本文中，我們認為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：

“電子文件管理是指對電子文件生命周期整個過程進行有效且系統控制的管理活動?！?/p>

在這個定義表述中，需要突出兩點理解：

一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點作為電子文件管理的基礎，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個整體過程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過程”。

二是注重電子文件的全程管理的特點，即對于整個運動過程實施有效且系統的控制。

這個概念的定義基礎，有以下兩個方面：

一是基于電子文件整體運動的理解。電子文件整體運動可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運動的一般規律，前者的優勢在于理論說明簡練、跟傳統的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環節（電子文件運動有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環節），但難以解釋電子文件某些特殊運動現象；后者的優勢在于更好地說明電子文件多因素、跨時空運動的特點，但是對于實踐部門來說，理解這種復雜和抽象的概念比較困難。

在本文中，我們認為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個運動階段與對應的管理系統EDMS、ERMS、TDR，作相對應的層次說明，這比較適合國際電子文件管理的運動階段劃分，也適合我國的電子文件管理與檔案管理實踐。

二是基于我國電子文件管理法規文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運動劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們在此基礎上，加上交換、傳輸、處置三個環節。

在本文研究中，我們把電子文件管理運動階段、管理系統、管理需求作以下層次關系表示（見圖1）：

這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點，同時比較明確地說明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機構、管理系統及功能需求。

4 關于“電子文件管理系統”的系列概念

電子文件管理系統，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關聯起來。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國電子文件管理體制與檔案管理體制同時存在，因而，我們還需要區分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進館后的電子文件在概念運用上的不同，而之所以用不同的概念，是因為這三個階段的電子文件管理，有著不同的管理需要?？梢?，電子文件管理系統，實際是需要區分三個階段，因而，也獲得三個名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數字倉儲”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。

由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環節，是在現行機關的辦公室自動化系統、業務系統中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統，是有本質區別的。前者在國外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國實踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運用的系統區分開來，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統，跟EDMS相對應；而后者稱為電子文件歸檔管理系統，跟ERMS相對應。

4.1 電子文件處理系統的釋義。鑒于與EDMS相對應，對于電子文件處理系統的解釋，可以借鑒國外EDMS的定義。國外EDMS的定義主要有如下幾類：

（1）用以支持創建、使用和維護電子文檔的自動化系統，其目的是提高組織的工作流程。這些系統不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報價值而非證據價值（如文檔可能不是文件）。[11]

（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統，可以自動實現電子文件的起草、組織、追蹤和分發。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]

（3）使用自動化的技術、根據既定的政策和程序，恰當地分配、使用、存儲、檢索、保護和保留以數字格式存儲的信息的軟件應用。[13]

在本文中，根據我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件處理系統的釋義，作如下表述：

“機關、企事業單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計算機信息系統，注重電子文件的業務流傳、版本固定與現行效力，包括辦公自動化系統和各種業務系統。這相對于國外的EDMS（Electronic Document Management System）?！?/p>

4.2 電子文件歸檔管理系統的釋義。電子文件歸檔管理系統的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國內外ERMS有以下幾種釋義：

（1）基于局域網絡和信息數據庫而運行的計算機管理系統，它能夠對電子文件的錄入、校對、審核以及數字化加工等流程進行管理，可以實現從檔案紙質化管理向數字化管理的轉變。[14]

（2）為了滿足業務對電子文件管理需要而設計的系統，用以捕獲、保存、提供獲取業務處理過程中產生的有證據價值的文件的功能。電子文件管理系統包括：檔案工作者和文件使用者；授權政策、責任分配、權力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊、用戶指南和其他用以批準和頒發政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門資料和文件系統；軟件、硬件、其他設備、必要工具等。[15]

（3）用以管理電子文件創建、使用、維護和處置的自動化系統，其目的是提供業務活動的證據。這些系統維持適當的結構信息（元數據）和文件之間的聯系，以支持它們的證據價值。[16]

（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統，不考慮載體形式如何，自動起草、組織、追蹤和分發文件的系統。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]

在本文中，根據我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件歸檔管理系統的釋義，作如下表述：

“為了滿足機關、企事業單位對歸檔電子文件管理需要而設計的計算機信息系統，用以捕獲、保存、維護、提供獲取業務處理過程中產生的有證據價值的文件的功能。這相對于國外的ERMS（Electronic Records Management System）?！?/p>

4.3 可信數字倉儲的釋義。鑒于中外都將進館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長期有效保存與利用，是一種國際共識，因而，“可信數字倉儲”一詞，中外基本上可以統一起來。為此，可以對其作如此的概念解釋：

可信數字倉儲是負責數字資源長期、可靠的管理以及維護的系統，它按照普遍接受的協議和標準設計并運行，具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續穩定的財政支持和規范的評價機制，能夠對數字資源提供者和用戶長期負責，其使命和目標是長久地為用戶提供可靠的數字資源訪問服務，如，數字檔案館。

5 結束語

電子文件的內涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統的功能要求，在我國都會因需要處理電子文件歸檔前后的關系，而有不同的觀點和聲音。這一點，跟國外相比，可能我們因此更需要共識，事實上，這也是電子文件管理術語規范注重國際接軌還是注重國情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國電子文件管理實踐的需要，也同時兼顧到國際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學者的注意，以期有更多的討論與交流。

注①：2011年12月下達由浙江省委辦公廳承擔，浙江大學、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國家電子文件管理部際聯席會議辦公室任守信副主任、姚思遠處長，國家檔案局技術部蔡學美副主任，中國人民大學趙國俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長，蘇州大學張照余教授等專家教授的指導。

注②：參考中國人民大學，電子文件管理百科?！癟DR 是負責數字資源長期、可靠的管理以及維護的系統， 它按照普遍接受的協議和標準設計并運行， 具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續穩定的財政支持和規范的評價機制， 能夠對數字資源提供者和用戶長期負責， 其使命和目標是長久地為用戶提供可靠的數字資源訪問服務?！?/p>

參考文獻：

[1]電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）.

[2]國家檔案局.電子檔案管理基本術語.（征求意見稿）.

[3]國家檔案局.電子文件元數據基本集.（征求意見稿）.

[4]馮惠玲.電子文件管理教程. [M].北京：中國人民大學出版社 2001：1.

[5]聯合國文檔管理部（ARMS）. Glossary of Recordkeeping Terms.

[6][13]美國（SAA）.A Glossary of Archival and Records Terminology.

[7][11][16]澳大利亞（NAA）.Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records.

[8]（美國密蘇里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.

[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International.

[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.

[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.

[14]國家檔案局.電子文件安全管理指南（征求意見稿）.

篇3

1電子文件與電子檔案的概念區分

在我國電子檔案管理的理論研究與實踐工作中，普遍存在名詞術語概念模糊、使用混亂的現象。術語使用的不統一、不規范嚴重影響我國檔案管理的理論研究、實踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統一的概念區分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統稱為“電子文件”而不作細分；在特定的情況下，尤其是在實際工作中，則往往根據需要自行命名與區分，存在較大的隨意性。業界早已明確界定并達成共識的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復雜含混的泥潭。

1.1概念區分的必要性

1.1.1理論研究的需要

統一討論的焦點，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對應的術語主要有documents、records、archives。這三個術語應該如何翻譯，我國檔案界也尚未統一意見，其中最大的問題在于對records的翻譯。主流的觀點認為應該將records翻譯為“文件”，但也有學者提出應該翻譯為“檔案”［2］，更有學者提出應該翻譯成其他的術語，如“記錄”［3］。事實上，records一詞應該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術語概念的模糊與混亂。正是因為我國尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實質內涵，才導致翻譯時的混亂。在我國，對于電子環境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實際。盡管電子檔案是由電子文件轉換而來的，但是兩者的內涵與外延并不相同。倘若都統稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價值形態與本質特征，不利于正確認識處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統稱為“電子文件”，在學術交流與討論中往往會出現混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據各自的理解與需要任意指代整個生命周期的不同階段而不作明確的區分。從理論研究的角度出發，明確區分電子文件與電子檔案的概念已勢在必行。只有明晰這兩個基本概念及其內涵，才能統一學術研究與討論的焦點，為理論研究和發展打下良好的基礎：一方面，這有利于準確地翻譯與引進國外的相關理論，更好地進行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點與相關理論，明確檔案學界的研究對象與研究領域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。

1.1.2實踐工作的需要

明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個生命周期連續管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發展設置了思想、觀念以及行動上的障礙。從實踐工作的角度出發，亟需區分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內涵、管理邊界、管理方法、管理系統功能要求的情況下，更好地開展核心業務；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業務邊界的努力方向。檔案部門針對紙質載體開展現行文件利用的成績和事實證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業務提供理論支持，因為含混的邏輯永遠支持不了清晰的主張。

1.2概念明晰

盡管紙質檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質檔案管理的相關概念，對不同階段所對應的術語進行明確區分：EDMS中流通的是電子文件，其對應的英文術語為electronicdocuments，而ERMS和數字檔案館中的均為電子檔案，其對應的英文術語為electronicrecords。

2電子檔案管理的邏輯起點

前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統設計”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實現的要求盡量在“文件形成階段”實現，并對“文件”的整個形成過程實行管理控制。然而在實際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責范圍，檔案部門并沒有實際的管理權限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對于電子檔案管理的邏輯起點，可以參照傳統檔案管理的方式進行思考與確認。

2.1紙質檔案管理的邏輯起點

在傳統紙質環境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經環節，譬如一份歷史檔案，或許它并未經過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實際業務流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環節，它標志著文件工作的完結，管理責任與權限由業務部門轉移至檔案部門，也意味著對文件保存價值的認定。因此，在傳統紙質檔案管理中，“歸檔”具有相對固定的時間，是明確的文件工作邏輯結點和檔案管理工作邏輯起點。需要強調的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點是針對實際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。

2.2電子檔案管理的邏輯起點

按照傳統意義上的歸檔來理解電子政務系統中的文件歸檔，僅指將具有保存價值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質文件不同的特征，如不及時、全面將文件及元數據歸檔，很可能會造成數據的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實現與業務系統的無縫對接，更好地維護檔案真實、完整、安全。在廣東省黨政機關全面推廣的檔案管理系統中，歸檔被分為預歸檔和正式歸檔兩個環節。在預歸檔階段，業務部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關元數據進行預歸檔，檔案部門對此進行審核、鑒定，最終對具有檔案價值、符合要求的電子文件進行正式歸檔。經過兩個環節的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實、全面地反映形成機關的業務活動，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護其完整性、真實性，檔案部門需要在預歸檔階段對電子文件進行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進行補充完善，系統也會顯示所缺失的要素。電子文件預歸檔后，檔案部門對預歸檔的電子文件具有管理權限，因為電子文件一經預歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會作為審計日志內容記錄下來，檔案部門需要對預歸檔的文件進行維護與審查。在國外的理論和實踐中，都強調電子檔案管理系統（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數字對象納入檔案管理系統（ERMS），設定元數據對文件進行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當的管理。［6］從電子文件捕獲的操作范圍、時間、方式來看，捕獲與傳統歸檔有所區別，捕獲的對象可以是任何電子文件，而歸檔的對象只是具檔案保存價值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實際工作中不屬于線性流程關系，我們也不能籠統地把傳統的歸檔等同于捕獲。但從實質上說，文件的捕獲對應于本土化的語言和管理方式也就大體相當于歸檔工作的預備階段。因此，結合我國國情，并參照廣東省黨政機關檔案管理系統建設的實際情況與成功經驗，可將“預歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統檔案管理工作相對應，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點。對電子檔案管理而言，其實際工作的邏輯起點與傳統紙質檔案管理一致，只有文件業務和管理的相關工作結束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實際管理權限來看，相比傳統檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時機有所提前，在實際工作中可表現為電子文件的預歸檔或捕獲，但電子文件的預歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權力，正式歸檔則是賦予其保存與維護的職責，因此，歸檔意味著文件工作的結束，也標志著檔案工作的開始。

2.3明晰邏輯起點

無論是紙質檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實際管理權限開始的。實際中若沒有相應權限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統的設計階段，在事實上是難以做到的。在電子政務系統中，檔案部門的工作從文件預歸檔開始，文件在辦公自動化系統（OA系統）中形成和辦理之后，及時將其進行預歸檔或及時捕獲，至此，檔案部門對電子文件有了實實在在的管理權限，即便這些文件還未經過正式歸檔，檔案工作實際已經由此展開。綜上，電子政務系統中的歸檔可分為預歸檔和正式歸檔兩部分，而結合我國實際情況，可將預歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質檔案管理相對應，檔案部門從文件預歸檔環節開始就對其具有實際管理權限與責任，管理工作就此展開，文件工作也就此結束，因此，電子檔案管理的邏輯起點仍是歸檔或捕獲。

3全程管理與前端控制的理論反思

全程管理與前端控制已經成為業界普遍提倡和認同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對電子文件從其產生、流轉到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統完整的管理鏈條”。“前端控制是指為了確保電子文件的完整齊全、真實可靠，檔案部門和檔案工作者應該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統設計之初）就對電子文件進行前期的監督與控制”。［9］

3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處

3.1.1現實中的尷尬

無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發，強調要從形成階段開始對電子文件的整個生命周期實行管理。然而，這兩個理論在現實中存在一定的矛盾與尷尬：如果實現了對整個生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時并不需要強調所謂的“前端”與“后端”，因為它們都被檔案部門共同規劃和管理著，應該受到同等的重視；而如果強調前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實際上難以實現。因此，這兩個理論不僅本身就存在邏輯關系上的矛盾，而且在實踐中也存在難以實現的尷尬。

3.1.2實踐中的不可行

InterPARES項目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會上指出，在從電子文件到電子檔案的整個生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責。［10］也就是說，在實踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權職，雙方在實踐中并不存在誰領導誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責任。對于我國的機關檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個生命周期的“中端”。一般而言，我國機關檔案室與業務部門之間是平等的業務流程和業務支持的關系，并不存在領導關系，因此檔案室無權對前端的業務部門進行管理；機關檔案室與檔案館之間也只有業務交接關系，無權對檔案館工作進行干預。因此，機關檔案室無法實現前端控制，更無法做到全程管理，應該認清自身在整個生命周期中的樞紐地位，充分發揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規范、安全。因此，在實踐工作中，檔案部門的職責應該是負責電子檔案的管理與保存，并從整體出發，積極關注與參與相關工作，而不可能做到針對電子文件的“前端控制”，或擔負起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。

3.2機關檔案室在全生命周期管理中的定位

從理論和實踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責是保證歸檔文件真實、可靠、完整、可用。機關檔案室既是電子政務建設的組成部分，也是數字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個生命周期“中端”位置的它，更應該具有手明晰的定位。

3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統

對電子檔案管理系統而言，與業務信息系統之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續的檔案管理工作正常開展，更好地發揮檔案部門的作用。因此，機關檔案室應建立極具包容性的檔案管理系統，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2開展專業的檔案管理工作

機關檔案室的工作包含兩個方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持，同時也要充分發揮專業優勢，為本單位的信息化建設提出專業性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續性，為檔案館工作提供必要的基礎支撐。此外，當下我國的數字檔案館建設還處在起步階段，機關檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數字檔案館的建設提供有用的實踐經驗與參考實例，促進數字檔案館建設工作的順利開展。因此，對于機關檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續性。

3.2.3積極關注全過程管理

正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強調的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續證明這樣一種觀點———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責的有限性。［12］對此，我們的理解是：全程管理是一個多部門分工協作的過程，檔案部門作為其中的一個重要角色應該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應的意見與建議，積極參與電子文件相關管理規范、標準等的制定，做到“全程關注”。具體來說，機關檔案室可根據檔案管理的業務需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。

4電子檔案的真實性問題

電子檔案的真實性是檔案部門尤為關注的核心問題之一。電子形式載體與傳統載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統載體的穩定性和固化性，對于以維護檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實際工作中，機關檔案室擔負著接收和整理電子文件的重要職責。在電子文件轉化成為電子檔案的過程中，機關檔案室在保障電子文件和電子檔案真實性中的作用和責任是重要而有限的。

4.1真實性的內涵

在國際上，以InterPARES項目為代表，圍繞電子檔案的“真實性”問題做了許多研究，對于Inter－PARES詞典中“真實性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時的原始狀態一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實性”是針對檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權限與職責相符，即維護檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實性”需求劃分為兩個方面：一是文件在形成過程中的真實，即一份文件客觀反映和真實記錄了機構業務活動；二是文件在形成之后的真實，表現為文件（檔案）在業務活動結束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產生時的本來面貌。［14］對應上述概念，真實性要求可分兩個部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實的，即文件的真實性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內容真實性即文件所記錄的內容是真實、客觀的；二是對被移交到保管者那里的電子檔案的真實性，在實際工作中表現為文件在業務結束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對文件真實性的維護。

4.2真實性保障的內在要求

我國研究中“真實性”所包含的兩方面要求實則對應了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責。對于文件的真實性及文件內容真實性的保證，關鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對于文件原始面貌的維護才是檔案部門應有的職責。保障和延續電子文件真實性的任務是由文件形成部門和檔案部門共同承擔的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對“真實性”進行拷貝與維護。（1）形成部門決定文件真實性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統設計與維護的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負責保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內容與客觀事實是否相符，更應由文件形成單位負責，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實相符，檔案部門更加無法去探究前端系統中文件的可信度。因此，文件形成單位負責保證文件形成過程的真實性，檔案部門不應該也無法干預這個過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責就是盡最大可能地保存其原始狀態，不會因為文件的真實性有一點瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實的，檔案部門得收，即便提交文件的內容不是完全真實的，檔案部門也得保存其原始狀態，因為這種不真實的電子文件依然是業務工作的真實記錄。（2）檔案部門維護檔案真實性。雖然文件的真實性不由檔案部門決定，但文件一經歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務與責任保證歸檔后文件（即檔案）的真實性，如在管理過程中出現檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對此負責。從對In－terPARES項目“真實性”定義的理解出發，針對檔案真實性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態，以維護其真實性。由此可知，拷貝電子文件的真實性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環境，維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在。此外，檔案部門應對前端文件形成部門給予相對充分的信任，因為不僅僅只有檔案需要“真實性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實屬性。

4.3檔案部門對真實性的管理職責

總的來說，檔案部門的責任在于固守檔案的本質屬性，維護電子檔案的真實性，而非保證電子文件的真實性。并且要明確，不僅應在保存過程中維護檔案真實性，還應在為用戶提供檢索利用時對真實性進行維護。因此，檔案部門的職責實際與傳統檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時驗證其真實性，尤其是對元數據的完整性和合規性情況進行鑒定；第二，建立包容性極強的檔案管理系統，以更好地在文件歸檔和檔案移交時實現真實性的對接與拷貝，以包容性管理來維護歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續地維護電子檔案的原始性、真實性。

5電子檔案的長期保存問題

電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學界共同關注的重要問題之一。

5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實性和可讀性。電子檔案載體技術的天然特性給長期真實性和可讀性帶來了與紙質載體全然不同的管理障礙，主要表現在對設備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發點，國內繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現有的相關研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機制［19］、標準體系［20］、技術方案［21-22］等方面展開，同時也不乏對國外研究與實踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識性的管理策略。從總體而言，國內外檔案學界對該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點，我們可以發現，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學界與檔案部門實際上具有一定的職責側重和特定的角色定位。

5.2反思檔案管理工作原則在傳統的和電子化的檔案管理中，我們可以總結出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現在兩個方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨立解決的，檔案部門應當突出自身的專業特色與核心職責；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應該對電子檔案的真實性、可讀性實行維護性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術是由計算機技術研發領域提出、攻關和實現的，檔案界則是通過對這些技術進行分析、選擇和應用，來構建電子檔案長期保存的適用策略，從而實現電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術的選用者以及策略的研究、制定和實施者，而非關鍵技術的主要研發者，因此檔案界對電子檔案長期保存的貢獻主要在于管理策略。以紙質條件為參照，我們同樣可以發現相似的角色定位。在紙質檔案的長期保存中，為了保證紙質檔案具有長期真實性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實體的物理管控以及檔案文獻修復工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內容可讀和檔案實體存續。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因為這最終取決于造紙技術；檔案部門也無法決定檔案形成機構的紙張選擇，因為這取決于檔案形成部門業務活動的需要。在紙質檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責是在獲取檔案的管理權限之后，將檔案放置在一定條件下進行維護性管理，其根本目標并非“絕對永久”地保存檔案實體，而是通過管理性、技術性策略，盡可能地延長檔案實體保存時限，使檔案能夠盡可能長久地為社會提供利用服務。因此，從時間和空間上看，檔案部門對紙質檔案長期保存的管理職責具有相對獨立性，與業務部門、技術研發者之間存在明確的角色區分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質上的相似性，在社會技術的發展中，檔案部門應該以相對穩定的管理職責與管理方式來應對社會活動方式的多元化趨勢，因此檔案學界和檔案部門都應該找到并明確檔案長期保存工作的核心價值與角色定位，從而以具有學科特色的管理體系來完善實際工作。在近年國外與國際性的實踐中，同樣體現著這樣的邏輯關系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數據系統咨詢委員會（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發的基礎。［26］檔案界等保管領域并未研發出這一根本性的架構模型，而是對OAIS模型進行分析與應用，是制定管理策略的重要依據?；贠AIS的長期保存管理模式又體現著維護性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩定。（2）Inter－PARES研究項目。InterPARES項目的開展離不開其他學科領域的參與和支持，在電子檔案真實性維護與長期保存的研究過程中，該項目吸納了來自法律、歷史、計算機技術與工程、信息科學及化學等多學科的專家學者為其提供專業領域的智力與技術支持。［27］檔案界從其他學科領域提供的專業知識中，選用與管理目標相契合的技術和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計劃。美國NARA2014-2018財年的戰略規劃明確將云環境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對這些檔案，主張研究和推進“云歸檔”及相關的保存策略。［28］這也反映了“維護性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機構活動方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎，形成對前端活動方式具有適應性和包容性的管理策略，保證從既有活動交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時、有效管理。

5.3對電子檔案長期保存實行維護性管理

從工作性質上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責范疇；然而從更深層的內在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對獨立的工作職責與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價值，也是社會分工專業化的發展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應進一步反思自身的根本價值、固有原則、社會意義與實際邊界，檔案學界則應以此為基礎繼續開展更具專業意義的理論性與應用性研究。

6電子檔案管理的雙套制現狀與單軌化趨勢

電子檔案與紙質檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會發展邁向信息化時代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質向電子更替的過渡性時期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術發展與社會活動方式變化，雙套制與雙軌制則顯現出了一定的不適應性。

6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰

在檔案信息化建設中，“雙套制”指文件歸檔后紙質版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學界對“雙軌制”的定義可以總結為，在文件形成、流轉的全過程中，電子形式與紙質形式始終共存，這實際也意味著在文件流轉的終端，也將以“雙套制”進行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認為，雙套制和雙軌制的優勢在于，對電子形式而言安全可靠，對紙質形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應用的內在原因。盡管如此，隨著計算機技術的發展和普及，社會對于以電子形式為載體的活動方式越發適應和依賴，紙質形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質為主轉變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產生了一定的弊端：（1）資源浪費。從調研中發現，實際工作中許多單位往往會在文件階段以電子形式形成和流轉，到歸檔時就將電子形式的文件打印成紙質硬拷貝，再將電子版與紙質版同時歸檔，在檔案管理過程中，需對兩個版本同時進行維護；而在檔案部門進行檔案數字化建設時，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質檔案統一進行掃描，形成電子檔案。在這一反復處理的過程中，實際對資源造成了不小的浪費。由于電子檔案的管理不善，同時造成重復勞動和存儲空間的浪費，而在電子—紙質—電子的轉換過程中，期間又經歷了并不必要的紙質形式階段，直接導致紙張資源浪費，也對檔案管理人員造成了更大的工作負擔。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現上述資源浪費的問題。（2）對檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實現對檔案真實性與完整性的有效管理。對于以電子形式形成、流轉的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實性、完整性的元數據。如此一來，后續對于紙質版本檔案的管理，其客體對象都是原始性已經損耗的檔案，這種紙質版本僅承載了檔案的信息內容。對于原生電子檔案而言，只有同質歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應的元數據，也才能最大限度地保護檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質流程對電子檔案進行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對電子檔案原始性和完整性的連續性管理。因此，對于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應性和有效性的管理方式。

6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉變需求

雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對電子形式載體原始性、穩定性的不信任，因而對電子檔案采取相對謹慎的管理方式。在信息化建設早期，由于電子形式載體管理技術尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現象比比皆是，相較之下，紙張的穩定性與可控性遠遠優于當時的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續研究中，學者們對電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實性”、“可靠性”等概念對紙質條件下的“原始性”進行拆解詮釋，以此取代傳統的“原始性”觀念。［31］隨著對電子檔案真實性問題研究的深入，目前已經形成有效的電子檔案真實性問題解決思路與實施技術，電子檔案管理者與使用者對于該問題的觀念也正逐漸發生變化。實際上，在社會生活的其他領域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經得到廣泛應用。比如，在銀行業務、證券業務、電子商務等事務中，數字化信息早已成為業務活動中的主要甚至唯一形式，社會對于這類事務幾乎不存在不信任感，對電子形式予以信任在這些領域中習以為常；會計檔案管理領域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進工作，國家發改委辦公廳、財政部辦公廳、國家稅務總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發改辦高技[2013]3044號），要求各單位組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作，據了解，相關工作已經取得一定進展和成效。可見，在以電子形式為業務活動開展主要方式的領域，其對于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動相關技術的改造和應用，推行業務全流程電子化。對于檔案管理而言，隨著技術發展與社會活動方式變化，對于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩定的信任感。任何主流載體都不是等到真實性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時才得以普遍使用的，社會選用一種介質作為主流信息載體往往是出于實用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認等基本要求即可。這其中對于載體實際也有一定的真實性和穩定性要求，不具有真實性、穩定性的載體是無法成為主流介質的。檔案部門對于這種真實性和穩定性固然具有更嚴格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計算機領域也正不斷完善其技術特性，從而使其更好地滿足社會活動需要。因此，檔案部門的專業性管理要求應該通過完善管理策略、優化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實現，從循序漸進的實踐中積累經驗，逐步與技術部門共同建立起經過反復驗證的技術管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。

6.3國際趨勢———電子形式單套制歸檔與單軌制管理

電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機構的趨勢。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統辦公室以備忘錄形式，向聯邦各機關由管理預算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標1.1和1.2要求分別對電子檔案和電子郵件以電子方式實行“單套制”管理：①到2019年，聯邦機關將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯邦機關將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續敦促所有聯邦政府機構向電子形式的檔案管理轉型，鼓勵其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時對接收的紙質文件進行數字化掃描，從而不再形成新的紙質檔案。［33］上述實踐都反映出同一趨勢———當電子形式成為主流活動交流方式時，檔案部門也應對電子檔案實行適應性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對于許多領域而言，既是必然的趨勢，也是迫切的需求。6.4推動我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規?；瘧檬巧鐣l展歷程中的一種“自然選擇”結果，要最大程度地維護原生數字記錄的原始性與憑證性價值，就要實現電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設的目標之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經顯示出一定弊端，許多領域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動我國電子檔案管理單軌化，首先應該建立起對電子形式虛擬載體的信任，其次應該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時，加強與其他領域的合作，從實踐中積累經驗，逐步完善法規體系，在必要領域盡早實現電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。

7結語

篇4

企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

篇5

企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

篇6

關鍵詞 云技術 電子檔案 新路徑

中圖分類號：TP392 文獻標識碼：A

如何對電子文件進行安全有效地管理，以便更好地開發利用電子文件信息資源，已成為人們普遍關注的一個熱點問題。云計算技術產生的背景就已經傳遞著云計算的最終目標是將計算、服務和應用作為一種公共設施提供給公眾的信息，使人們能夠像使用水、電、煤氣和電話那樣使用計算機資源，云技術的應用將給人們的工作生活帶來前所未有的變化。

1傳統電子檔案存儲的缺陷

1.1電子檔案所依賴的載體壽命問題

電子文件歸檔與管理系統、數字檔案館管理系統等應用系統的研發和運行維護是很多檔案部門較為頭痛的工作，頻繁購買復制的載體介質也會在使用時出現介質磨損問題，因為需要投入相當高的經費。

1.2電子檔案所依賴的硬件技術更新問題

在電子檔案保存的過程中會出現硬件和軟件的技術庫更新，目前多采用的是將數字信息從一種技術環境轉換另一種技術環境的復制方法，總之，無論是那種方法都需軟件和硬件技術更新而投入的開支。

1.3電子檔案真實性、安全性的維護問題

電子檔案的數據易受多方干擾，信息會被修改，從電子文件到檔案的步驟要進行全過程監督和指導。另外自然災害對檔案的危害也非常大，在5?12地震中，部分地區的檔案就遭受了巨大的損失，電子文件分散保管模式意味著在災害發生后搶救檔案的困難系數增加。

1.4服務于民眾的便捷性問題

我國傳統的電子文件一直主要實行分散異構的管理模式，這種模式下各種信息資源被分隔在不同物理空間，容易造成“信息壁壘”和“信息孤島”問題，同時資源重復建設也帶來了極大了浪費。且不利于更好地服務于民眾的需求，更談不上檔案利用的便捷問題。

2云技術的概念和在電子管理領域運用的新路徑

云存儲技術是一個新的概念，是指“通過集群應用、網格技術或分布式文件系統等功能，將網絡中大量各種不同類型的存儲設備通過應用軟件集合起來協同工作，共同對外提供數據存儲和業務訪問功能。在云計算環境下，用戶觀念從“購買產品”到“購買服務”轉變，他們直接面對的將不再是復雜的硬件和軟件，而是最終的服務，其具有以下幾方面的優勢：

其一，低成本經濟實惠。使用云技術可以降低用戶電腦的成本，因為計算機硬件都是云計算提供管理，降低維護成本。用戶便可以獲得快捷的服務，得到自己所需的信息。云計算的云端由成千上萬臺甚至更多服務器組成的集群具有無限空間，用戶不再需要建立自己的數據中心，只需要向云計算服務商申請存儲服務，支付較低的費用，即可享受存儲服務。云計算廉價的超級存儲服務能為解決未來的電子文件存儲問題提供解決途徑。

其二，虛擬化云加端服務。利用軟件來實現硬件資源的虛擬化管理、調度及應用是云計算平臺的最大特點。用戶只需要一個終端，筆記本、一部手機，或者是一臺帶有云功能的電視機，即可通過網絡服務來實現需要的數據信息。

其三，超存儲能力安全可靠。云端是由成千上萬臺甚至更多服務器組成的集群，它具有無限的空間。云計算中，電腦的崩潰不影響數據的存儲，因為云會自動備份存儲數據，且數據存儲集中，便于數據中心工作人員對數據統一管理，實時監測，用戶數據安全可得到最大限度的保證。由于用戶資源不是放在某一臺物理機器上，而是放在虛擬的云端，所以即使一臺或多臺機器進入脫機狀態，“云”也能夠繼續正常運行，以保障用戶信息的可靠和安全。

其四，服務定制靈活便捷。在云環境下用戶根據需要定制服務、應用，且不需隨身攜帶文檔，只需終端在云計算模式中，相關數據也都存在云中。當用戶需要團隊合作時，即使身處不同地域的團隊成員也能較快實現文檔合作目標。 用戶將自己所需信息“一網打盡”，還不受時間、空間限制，輕松獲取自己所需信息。

其五，有助于減少對計算機技術人才的依賴。電子檔案保管系統的設計、運行、維護工作具有較高的技術含量，對技術人才的要求也高。云計算環境下，企業與機構無需規劃自己的數據中心，所需一切都由服務商搞定。不但節省用戶終端資源，還可避免軟件運行維護和隨時更新帶來的麻煩。用戶不必關心資源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告訴云，剩下的工作就交給云。

參考文獻

[1] 楊怡.云計算環境下的安全問題淺析[J].電腦知識與技術，2009（5）.

[2] 祝慶軒，桑毓域，方昀.基于云計算的檔案信息資源共享模式研究[J].蘭臺世界，2011（7）.

[3] 卞昭玲，李俐潁，劉振鵬.云計算在檔案信息共享中的應用[J].蘭臺世界，2011（7）.

[4] 胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應用初探[J].蘭臺世界，2011（3）.

篇7

數字檔案館與電子文件中心建設現狀

2000年5月，被譽為我國“第一個數字檔案館”的深圳數字檔案館建設正式啟動。2003年8月，青島市數字檔案館率先投入運行。自2002年以后，杭州市數字檔案館、天津市泰達區數字檔案館、江蘇電力公司數字檔案館等項目相繼開展，數字檔案館建設全面鋪開。2010年6月，國家檔案局《數字檔案館建設指南》，從總體要求、系統功能要求等5個方面對數字檔案館建設進行了敘述和說明，為其規范化建設提供了重要依據。2011年1月，數字檔案館建設被列為全國檔案事業發展“十二五”規劃的發展目標。

2004年10月，安徽省在全國率先啟動的省級電子文件中心建設受到各方矚目，被《人民日報》譽為檔案傳統管理向現代管理的重大變革。同年10月，江蘇省檔案局提出“2008-2010年全省100％的國家綜合檔案館全面建成與電子政務相配套的電子文件中心”。2004年12月，江蘇省常州市電子文件中心正式運行，成為市級電子文件中心的典型。2005年1月，蘇州張家港市電子文件中心成為國內首家縣級電子文件中心。此后，許多省、市的電子文件中心投入建設并顯出燎原之勢。2007年4月，國家檔案局在常州和合肥召開了全國電T3C件中心建設經驗交流會，標志著電子文件中心建設達到了一個。

數字檔案館與電子文件中心關系辨析

數字檔案館與電子文件中心建設取得了一定成果，也存在一定的問題。主要問題在于應該研究和明確二者的關系，說明它們在電子文件管理中扮演的角色有何區別，在社會中的定位有何差異?二者的關系理不清，實踐建設就會出現偏差，例如當前存在的缺乏統籌、多頭無序，定位不明、關系不清，模式各異、功能效果各不相同等問題。

1　已有的對二者關系的闡述

闡明數字檔案館與電子文件中心的關系，首先要基于定義基礎之上。但二者尚未形成精準的、被普遍接受的定義。對數字檔案館屬概念的定位，有信息系統、網絡系統、一種信息獲取方式等，所述內涵與外延偏差較大，缺乏科學定義的應有之義。實踐上基本“停留在館藏數字化和建立檔案網站階段”，例如深圳數字檔案館真正實現的是館藏的數字化及其管理，缺乏電子文件管理的應有之義。電子文件中心一般被描述為“在電子中產生的電子文件數量急劇增加的推動下，順應電子文件保管、利用的需要而建立起來的電子文件保管、利用中心?！痹撁枋鰶]能揭示本質內涵及與其他“電子文件保管、利用中心”的種差關系。

在定義尚不精準的前提下，目前關于數字檔案館與電子文件中心的關系有如下一些主要觀點：數字檔案館是檔案信息化建設的高級形式和中長期目標。在不能一步建立數字檔案館的情況下，近期先建立電子文件中心，而后以此為基礎建設數字檔案館；電子文件中心是數字檔案館的前端和入口，是連接數字檔案館與電子政務各系統的橋梁和紐帶；電子文件中心是政務辦公自動化系統和數字檔案館的中間過渡階段；我國數字檔案館一直未能妥善解決的電子文件在線接收和存取問題，有望通過電子文件中心的出現得以解決。

2　筆者對二者關系的認識

筆者認為，從核心本質上看，從長遠發展上看，數字檔案館與電子文件中心從內涵到外延并沒有什么差別。它們都是電子時代的新型文檔管理機構概念，其實體除了人物之外還包括電子文件管理系統并且該系統是其建設的主體，建設的最終目標都是為了解決電子文件的管理問題。作為新型文檔管理機構，它們根植于檔案界的土壤但必須沖破傳統檔案工作領域，成為跨領域的、能夠實現全程管理功能的整體運作的系統。

既然二者沒有差別，為什么會存在名稱上的差異呢?筆者認為，是源于從不同角度對于同一新生事物命名而形成的不同名稱。數字檔案館是在文獻機構強調面向社會服務的過程中、尤其是數字圖書館取得較大進展的推動之下形成的名稱；電子文件中心則是在辦公自動化、電子政務建設和政務公開政策的推動之下形成的名稱。從實際運作情況看，數字檔案館強調通過公眾互聯網絡以數字化手段為利用者提供方便、快捷的檔案檢索與查閱服務；而電子文件中心大多將功能嵌入電子政務網中，承擔著保管政府機關電子文件以及網上文件信息的功能。數字檔案館側重于面向社會服務；電子文件中心側重于為電子政務服務。無論如何，二者的本質是相同的，只是實踐中根據建設需要所選用的名稱不同。數字檔案館易于得到社會公眾的關注和認可，電子文件中心是為了向電子政務靠攏。不同的名稱，有利于向不同的部門和對象推廣新型檔案理念，以求得到相關發展經費，獲得更多的發展機遇。

在未來的建設中，數字檔案館與電子文件中心這兩個概念理當二而存其一，保留一個淘汰另一個，從字面上看，筆者更加認同電子文件中心這個概念，它簡單明了，既表達了以電子文件管理為核心任務又體現了與電子政務的天然聯系。其定義應該是：以電子文件管理系統為主體，通過網絡對電子文件等數字化檔案信息實現全程管理與社會化服務的新型文檔管理機構。

數字檔案館與電子文件中心未來發展

1　理順文件與檔案管理流程

探索數字檔案館與電子文件中心的未來發展之路，必須克服當前的外延式技術應用模式，對其內涵和價值進行徹底的思考和追問。電子文件中心(數字檔案館)要想最終解決電子文件管理問題，首先要建立在理順國家整體文件流程的基礎之上，克服當前文檔分治的局限，實現真正的文檔一體銜接。

理順文檔管理流程要從整體上進行根本陛思考，對電子文件管理活動進行系統分析和科學整合，將文件“從生到死”、“從頭到尾”的整個流程全面而系統地管理起來。筆者主持的一項國家社科基金項目中提出的“保存即歸檔模式”，對電子公文的管理過程進行了根本勝思考，適用于電子文件中心建設。這種思考付諸實施的結果將導致政務流程的再造。機構由傳統的以職能為中心的管理模式向以流程為中心的管理模式變革，打破職能部門的狹隘視野，從全流程的角度管理機構文件活動，提高機構的整體績效。為此，電子文件中心不應該是檔案機構的改良，而應該是這種再造后催生的新的管理體制下的新型管理機構。

2　兼具管理、技術與服務功能

當前數字檔案館與電子文件中心建設在功能上都不完善：數字檔案館側重于面向社會服務，前端管理薄弱；電子文件中心側重于為政府服務，長久保管功能薄弱。在未來發展中其功能必須得到完善。如表1所示，未來真正的電子文件中心應是建立在整合了當前傳統檔案館、信息中心、數字檔案館和電子文件中心等機構基礎之上，兼具管理、技術、服務功能于一體，同時面向社會和政府進行服務的機構。它一方面要實現政府信息資源共享，對國家中產生的、具有保存價值的電子文件進行集中收集、歸檔、統一管理；另—方面應堅持檔案化的思想，使電子政務過程中生成的電子文件如同紙質文件一樣得到永久保存并為社會公眾查詢提供—站式服務。

3　建立起整體運作體系

我國數字檔案館與電子文件中心建設多是以原有的檔案機構為實施主體，對傳統檔案機構的部分功能進行改造，一切職能均由地方綜合檔案館行使。其建設仍囿于傳統檔案領域內，并沒有真正地“走入合作圈”。這是我國數字檔案館與電子文件中心的先天不足，也是造成當前建設缺乏統籌、多頭無序的關鍵所在。

未來的建設要打破舊有行政理念的傳統思維模式，理順各方關系，建立起整體運作體系。從宏觀上、整體上統一管理策略，為所用應用軟件系統及其平臺、數據庫、網絡、接口等制定原則和標準；構建全面一體的網絡，形成流暢的文檔資源流通渠道；整合文檔信息資源，提高共享程度；統一管理機構，合并機構職能。

4　成為一體化管理中心

未來的電子文件中心對于電子文件的管理，應該既是保存、交換中轉，又是歸檔，同時進行整理。從理論上講，它從電子文件制作完畢起就可以開始控制和管理電子文件及其信息。它成為電子文件交換中心，電子文件保存中心，電子文件利用中心。成為電子文件的匯集地，集文件管理與檔案管理于一體，集現行政務信息與歷史政務信息于一體，集政務信息中心、文件中心與檔案中心于一體，成為一體化的管理中心。

5　維護國家數字記憶

篇8

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。