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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇企業檔案規范化管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
2005年9月，我們利用參加某省部級部門組織的“檔案管理培訓班”和某檔案雜志通聯會議期間，在與會代表中采取口頭調查與書面調查的方式，分別在兩個會議期間進行了一次“企業知識產權檔案管理現狀調查”，從這次調查中所得到的一些有關信息有益于我們對我國企業知識產權檔案管理現狀有一定程度的了解。
為了做好此次調查，我們擬定了一張“知識產權檔案管理現狀調查表”，其中列舉了以下幾個問題：
1．本單位檔案部門是否有對知識產權知識比較了解的人員。
2．目前是否建立了以下知識產權檔案：
A.專利 B．商標 C．企業形象 D．著作權或版權
3．是否制定了知識產權檔案管理制度。
4．近年來企業經營活動中對知識產權檔案管理是否提出了利用要求。
5．談一下對完善知識產權檔案管理的建議與看法。
從會議上及會議后寄回給我們的調查表中可以看出：
第一，在企業檔案部門較少有對知識產權知識比較了解的人員，大多數檔案人員對知識產權的一般知識知之甚少，其中對“專利法”、“商標法”、“著作權法”、“計算機軟件著作權登記辦法”等對企業生產經營、市場競爭具有直接影響的知識產權法律法規做到比較系統了解的人員則更為鮮見。此次調查中的對象包括了來自國有大中型企業的檔案業務骨干，因此調研結果雖然說不能全面反映出我國企業檔案管理人員對知識產權知識了解的全部狀態，但這次調查結果至少在一定程度上也是具有代表性的。由此我們認為，在企業檔案管理人員中缺乏對知識產權知識全面、系統了解應當是一個比較普遍的現象，而這種情況是不利于企業知識產權檔案管理工作的全面開展和順利進行的。
第二，隨著我國企業市場化經營程度的提高，在不少企業的檔案管理內容中已經出現了知識產權檔案，如中船重工集團公司的714所、715所、725所、718所、山西平陽重工、青島北海重工等單位，就已經建立了專利、商標等檔案，制訂了相應的知識產權檔案管理制度。但是應當指出，我們通過調查所得出的印象是這些單位在知識產權檔案管理方面仍然處于初始化階段，企業知識產權檔案的內容、館藏數量、管理方式等方面有待于加強提高，有關知識產權檔案的管理制度還有必要進一步全面完善。
第三，接受調查的人員普遍提出，知識產權檔案管理在企業的經營管理中已經開始顯現效應，但是苦于不知道該如何著手具體開展有關活動。因此在調研過程中許多人建議有關部門應當按照企業知識產權活動的特點來編寫適用于企業需要的培訓教材，指導企業檔案工作人員盡快熟悉有關的知識產權知識，通過各種形式對知識產權檔案管理人員進行業務培訓，以利于盡快提高企業知識產權檔案管理水平，適應企業發展的需要，而不希望在企業快速發展過程中由于缺乏必要的工作能力被“甩下車”。
二、實現企業知識產權檔案的規范化管理是開展企業知識產權檔案管理的重要內容
國家檔案局、國家經貿委、國家計委于2002年9月1日聯合印發的《企業檔案管理規定》中第10條明確要求：“企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理”，充分說明加強對知識產權檔案的管理已經成為新的經濟環境下企業檔案工作的新內容。
如果從檔案專業的角度看，企業知識產權檔案管理屬于企業檔案管理的范疇，檔案管理的基本原則、工作方法、法規標準等都可以在企業知識產權檔案管理中得以應用。但是同時應當看到，知識產權檔案管理不僅需要體現檔案專業的特點，而且需要體現出知識產權的專業性特點來，這就需要把企業知識產權檔案規范化管理放在首先位置，這樣就能使企業知識產權檔案管理從一開始就在比較高的層面上運行，也有利于企業知識產權檔案從建立伊始就能夠在企業知識產權檔案管理中發揮效用。
所謂企業知識產權檔案規范化管理，是指按照企業知識產權活動的特點，在企業知識產權檔案管理中實行標準化、制度化、程序化的管理，以保證整個管理活動能夠得到有效控制和有序運行。
1．標準化管理。知識產權活動是一項需要嚴格按照法律法規進行的專業性活動，具有十分明顯的“共同使用和重復使用”的特征，因此采用制定企業知識產權檔案標準的方式來規范企業知識產權檔案管理就顯得尤為必要。
但是，正如我們在這次進行知識產權管理現狀調查時所發現的那樣，目前絕大多數企業在企業知識產權檔案管理方面仍然處于起步階段或者尚未起步，大多數企業都尚未制定出相應的知識產權檔案管理標準，這對于規范知識產權檔案管理無疑是十分不利的。而且我們認為不能等到由于各個企業在知識產權管理工作中“各行其是”然后再來“收拾殘局”、企業知識產權檔案管理工作已經全面展開之后再來制定標準，那將導致許多本來可以避免的混亂與返工現象發生。我們認為根據多年來所積累的企業檔案工作經驗完全可以制定出比較適用的相關標準，推進企業知識產權檔案規范化管理的第一要務就是按照企業知識產權活動的特點來制定企業知識產權檔案管理標準。
2．制度化管理。企業知識產權活動是一項涉及企業內外許多部門參與的專業活動，只有把對知識產權檔案文件的收集、積累、歸檔、利用等活動納入這些相關部門的管理制度中，并且落實到相關人員的日常業務活動中，才能保證企業知識產權檔案做到收集齊全，管理有序，才能讓企業知識產權檔案在必要時發揮應有的作用。因此，按照國家檔案局和有關部門的相關文件精神，在知識產權檔案管理活動中落實有關檔案工作“三納入”、“四同步”、“四參加”規定，就顯得更加必要。
但是，目前的現實情況是，雖然我國國有企業的有關主管部門已經采取多種措施著手推進企業知識產權管理工作，但是對企業知識產權檔案在知識產權管理中的重要作用認識依然不足，因此在制定相應的知識產權管理制度的時候，往往“漏掉”子對知識產權檔案的管理內容，企業知識產權檔案管理制度建設處于“缺失”現象比較嚴重的方面。如某些企業在制定“知識產權推進工程”的有關文件時，就沒有明確規定對知識產權檔案管理的要求，形成了企業知識產權管理制度上的一個不應存在的“缺口”，這不僅對全面貫徹知識產權推進工程有影響，對開展企業知識產權檔案規范化管理也有不利影響。俗話說：“沒有規矩，何以方圓”。如果不能把對企業知識產權檔案管理的具體要求體現在各部門的知識產權管理制度中的話，企業檔案部門即使是制定了詳細的知識產權檔案管理標準，真正貫徹執行起來其實際效果也是會受到制約的。
3．程序化管理。在知識產權活動中其重復性特征也是十分明顯的，如專利的申請、審核、授權、維持或者商標的注冊申請、授權、續展等活動都需要按照一定的法定程序進行，如果拋開這些活動的具體內容不看，則可以看到此類活動的進行過程是基本相同的。因此，開展企業知識產權檔案管理，就應當按照知識產權活動特點，編制相應的企業知識產權檔案業務流程，實現企業知識產權檔案業務管理程序化，這也是企業適應產權檔案規范化管理的一個重要組成內容。
由此可見，企業知識產權檔案的標準化、制度化和程序化，是實現企業適應產權檔案規范化管理互相支持、互相配合、互相依賴的有機組成部分。
三、實現企業知識產權檔案規范化管理的意義
【關鍵詞】 聲像檔案 規范管理 對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼： A 文章編號：
一、前言
聲像檔案是一項新型檔案種類，它在企業參與市場競爭、施工生產、科技開發、涉外經營和黨的建設、思想政治工作等方面的重要作用已經逐漸顯露，人們對聲像檔案先進性和優越性的認識正在不斷深化。但是，由于對聲像檔案先進性和優越性的宣傳和教育不及時、不到位，一部分人員對聲像檔案的認識還很模糊。因此，要加強對聲像檔案先進性和優越性的宣傳教育，全面提升各級管理者對聲像檔案的認識。，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案管理工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。聲像檔案管理存在的問題主要有以下幾個方面：
1、聲像檔案歸檔不及時
完整的聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。一方面，企業會產生大量珍貴的照片、錄音、錄像等，由于未作及時歸檔，使它們失去了應有的保存價值和利用價值；另一方面，由于沒有統一的歸檔要求和控制措施，致使在企業重大活動中形成的不少有價值的聲像檔案，雖然被各類報刊刊登、電視臺播放，或印成畫冊等，但在企業檔案室（館）卻找不齊、找不到這些原始檔案。
2、檔案意識不強
由于對企業聲像檔案缺乏了解，對其重要性認識不足，相當一部分企業聲像檔案分散保管或個人保存，一些部門或者個人手中保存的聲像檔案，只為自己使用方便而不愿意移交到企業檔案管理部門。一些企業的檔案管理人員還是停留在平面檔案管理的認知上，沒有聲像檔案的意識，不理解聲像檔案的真正含義，不明白聲像檔案的涵蓋內容，造成檔案管理范圍的缺失。聲像檔案管理工作意識的淡薄和工作制度的空缺，一些企業雖然配備相應的硬件設備，但由于聲像檔案的記錄工作處于松散狀態，無相對固定的專兼職人員，工作無計劃、無要求。“實用思想”嚴重、用一時做一時，“領導意識”濃厚，推一下動一下，造成企業發展歷程的聲像記錄工作過于盲目，失去大量原始素材的記錄時機，造成原始素材缺失。
3、企業檔案室聲像檔案保管條件不到位，影響檔案壽命。聲像檔案對檔案庫房的保管環境和條件有很高的要求。由于企業聲像檔案工作開展比較晚起步慢，再加上資金、設備因素等影響，使得聲像檔案保管環境不到位，易受各種有害因素的影響而改變質量，縮短其保管壽命，從而影響其利用。
4、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重眾所周知，各單位組織重大活動，召開重要會議，都要安排專人錄音攝像，形成了許多有價值的聲像檔案，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因，主要是從活動籌備到結束，都沒有制定相應的歸檔要求和控制措施，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或下落不明，造成聲像檔案的流失。
5、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發展不平衡
從了解的情況來看，大中型企業聲像檔案管理設備齊全、管理規范的單位占極少數；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案無集中統一管理的單位占絕大多數。歸檔不科學，利用價值缺失當前，企業聲像檔案資料系統、科學的管理理論還不完善，標準還不統一。從事檔案管理的人員缺乏聲像管理工作所需的專業知識，還是停留在平面檔案管理認識上，造成聲像檔案的管理缺乏系統性、科學性。平時有檔案，用時難查詢，造成利用價值缺失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策
1、制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很有必要。各單位要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室均統一管理，杜絕歸為己有，防止分散流失。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用要作出明確規定，屬于永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案館移交。同時，要制定有效的配套措施，狠抓落實，確保有關制度落到實處。
2、提高檔案意識
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至企業全體人員的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證加大聲像檔案重要性的宣傳力度，力爭使無論從企事業單位的負責人到聲像檔案的采集保管人員都能提高自己的收集和保護聲像檔案意識。意識決定行動，有了保護聲像檔案的意識，聲像檔案的相關工作就會開展的相對順利。
3、加強企業聲像檔案基礎知識培訓，不斷提高工作人員的業務素質
由于在實際工作中，企業聲像檔案形成人員和管理人員中兼職人員為數較多，而在這部分人員中多數文化程度不高，專業性不強，基本上屬于自學自悟，所掌握的業務技能非常有限，專業知識及聲像檔案形成技能普遍較底，經過檔案業務培訓的人員數量更少。要想使企業聲像檔案工作有所發展，關鍵還是在于人才的培養。因此，企業必須重視聲像檔案人才的培養和培訓。一要結合企業聲像檔案工作實際，選派優秀人員到專業部門系統學習相關知識，學習與聲像檔案有關 的內容，使其學有所用，用有所為，有更強的針對性。二要學習掌握新知識、新技術，努力學好攝影技術、攝像技術、計算機技術等，發揮新技術、新知識在企業聲像檔案管理中的作用。三要鼓勵企業聲像檔案形成和管理人員在職學習，提高學歷層次，逐步打造一支高素質的企業聲像檔案管理隊伍 。
4、明確管理責任
指定專人對聲像檔案進行管理，只有做到了專人專管 ，才能保證檔案管理工作的持續性和完整性。因為聲像檔案具有較強時效性，歸檔也具有一定特殊性。所以將照片和底片同時歸檔，并輔以文字說明。如不及時歸檔，一段時間后攝影人員很難回憶起照片和底片所反映內容的全部要素，從而導致珍貴的影像資料失去了其應有的價值。對一些老照片的保管，更要本著認真負責的態度進行翻拍保存，按照數據化的形式進行保存。總之，以認真負責的態度去管理聲像檔案是一個行之有效的方式。
5、結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。因此，應結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫度和濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
三、結論
聲像檔案管理是一項系統工程,營造好的客觀環境是做好聲像檔案工作的基礎，檔案工作者的主觀努力則是提高聲像檔案管理水平的關鍵。只要上下齊心，共同努力，就能夠開拓聲像檔案管理工作的新局面，為企業改革、發展與穩定做出貢獻。通過各種形式的宣傳教育，使人們從理論上全面理解聲像檔案工作的特點和在實際工作中所發揮的不可替代的作用，造成領導者樂于支持，形成者樂于合作，利用者樂于使用的良好局面，使聲像檔案更好地為企業建設服務。
【參考文獻】
[1] 姜紅巖,韓凌,朱紅歷.淺談聲像檔案管理中存在的問題和對策[J]. 中國建設信息. 2006(17)
為了充分了解和掌握當前企業知識產權檔案的狀況，中國船舶重工集團公司組織人員對北京航空特種工藝研究所、北京航空航天大學、中國船舶重工集團公司平陽重工機械有限責任公司、成都晨光化工研究院、北京鋼鐵研究總院、中船重工昆明分公司等部分單位知識產權檔案管理的現狀進行了調研。
當前企業知識產權檔案管理已是普遍現象
開展知識產權檔案管理是與我國社會發展進步、企業經營管理模式變化、市場競爭環境需要多方面密切相關的。
1 知識產權檔案已經是普遍現象而不是個別現象
通過調研我們發現，知識產權檔案已經在很多企業中頻頻亮相，已成為企業檔案普遍出現的管理內容。我們在參與調研的各單位中看到，這些單位都已收集、保存了包括專利、注冊商標、商業秘密等方面的一定數量的知識產權檔案，并且在企業經營管理中發揮了重要作用。
2 制定知識產權檔案管理制度已是一個趨勢
我們看到，北京航空特種工藝研究所、平陽重工機械有限責任公司等單位都已制定了有關知識產權檔案管理方面的制度和工作流程，以協調、規范本單位知識產權文件收集歸檔和整理組卷工作。更多的單位表示，準備在適當時候(最好是有上級部門規范性文件指導前提下)著手制定知識產權檔案管理制度。
3 市場經濟環境有利于開展知識產權檔案規范化管理
在市場經濟環境下，知識產權檔案已經在商標侵權、專利維護等維護企業合法權益、強化企業市場競爭能力方面發揮了作用，由此企業各級領導和有關部門都比較重視對知識產權檔案的管理，重視本單位的知識產權檔案的歸檔和管理，這就為推動知識產權檔案規范化管理提供了良好的外部環境。
實行企業知識產權檔案規范化管理恰逢其時
通過調查，我們認為，針對企業知識產權活動特點，提出完整的知識產權檔案規范化管理實施方案很有必要。
1 科學發展觀是指導我國檔案事業持續發展的理論基礎，開展知識產權檔案規范化管理體現了檔案事業在科學發展觀的指導下不斷探索和創新，通過實現知識產權檔案規范化管理，可以為我國實現建設創新型國家戰略、推進自主知識產權建設和國際化品牌建設提供強有力的信息支持，為我國實現“制造大國”向“創新強國”的國家發展戰略轉型提供檔案信息的有力保障。
2 當前企業檔案工作的發展與實踐，已經提出了對知識產權檔案規范化管理的實際需求。大量事實表明，企業中的知識產權檔案管理已經不是一個尚處于理論探討、有待開展的工作，而已經成為目前企業檔案管理的一個普遍內容。雖然目前知識產權檔案規范化管理在大多數企業處于“整裝待發”狀態，但是不存在難以解決的理論和實踐障礙，特別是近年來我國檔案標準化工作突飛猛進所取得的一系列成果，為知識產權檔案規范化管理打下了堅實的基礎。
做好知識產權檔案管理工作，不僅具有我們通常所理解的為工作查考保存歷史證據、服務于知識產權日常管理的意義，而且具有直接參與知識產權管理活動、推動企業檔案工作與社會同步發展的重大現實意義。貫徹“建設創新型國家”戰略，就必須關注知識產權檔案管理，以適應我國社會主義市場環境和國際經濟一體化市場環境發展對檔案工作發展的新要求。
知識產權檔案規范化管理需要解決的具體問題
在調研工作基礎上，我們認為，知識產權檔案規范化管理的一些具體問題急需解決。
1 知識產權檔案管理不是“知識產權+檔案”的簡單疊加，而是其有機融合。因此在研究、開展知識產權檔案管理工作時，要讓“尊重文件形成規律、保持文件形成特點、維護歸檔文件的原始記錄性”以及“實行檔案的集中統一管理、維護檔案的完整與安全、積極提供利用”的檔案管理原則在知識產權檔案管理中也得到充分體現。
要想把知識產權管理和檔案管理納入同一管理體系中，就必須把知識產權管理和檔案管理兩方面的內容有機地融合在一起。所以我們認為，完全有必要把已經被檔案管理實踐證明是行之有效的管理方法有機地納入知識產權檔案管理中。
2 根據檔案事業發展和檔案工作需求，把“知識產權檔案”列為一個新的一級類目。國家檔案局的《工業企業檔案分類試行規則》第四條規定：“工業企業檔案分類設置十個一級類目……有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據實際需要增設一級類目”。所以，我們認為根據《工業企業檔案分類試行規則》相關規定和工業科技知識產權活動的特點，應當把知識產權檔案作為一個新的企業檔案一級類目；在此一級類目下，把知識產權檔案管理內容劃分為專利檔案、商標檔案、著作權檔案以及商業秘密檔案4個二級類目進行分類管理。就是說把知識產權檔案作為企業檔案中和會計檔案、審計檔案等相似的、獨立門類的專業檔案來對待。
3 知識產權檔案檔號編制形式。檔號在檔案規范化管理中具有重要作用，而知識產權檔案的檔號管理有其特殊性，賦予知識產權檔案檔號時一定要注意體現知識產權活動的特點。為此，可以把檔案整理中涉及檔號的標準如《檔號編制規則》(DA／T13)、《歸檔文件整理規則》(DA／T22)等融合進去。例如，考慮到企業可能會依照《國際專利合作條約》(即PCT條約)的規定，向國外或者其他地區申請專利、利用《商標國際注冊馬德里協定》(商標馬德里協定)進行國際商標注冊，以及需要區分普通專利和國防專利的需要，在向知識產權檔案案卷賦予檔號時，在檔號中規定了一些專門的特別代碼來加以識別，如國防專利檔案以“G”、提交了國際專利合作條約《(PCT)》的專利檔案以“P”、按照《國際商標注冊馬德里協定》提交國際商標注冊的商標檔案以“M”予以標識等等。毫無疑問，這種情況在一般的檔案檔號管理中是十分罕見的，但也是必須的。
青島卷煙廠自1987年開始實行檔案資料的集中統一管理，包括科技檔案、文書檔案、會計檔案、干部職工檔案等十大類別。多年來，青島卷煙廠認真貫徹《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》，狠抓長效機制建設，積極推行檔案規范化管理。青煙的檔案工作伴隨著企業的發展而做優，于2001年通過全國企業檔案管理 “國家一級”認定，2005年被評為山東省特級檔案室，并先后多次榮獲省級、市級檔案管理先進單位和開發利用檔案信息資源先進集體。
青煙的檔案工作之所以做得有聲有色、成績斐然，與企業檔案的規范化管理是分不開的。下面談一下青煙是如何利用規范化的檔案管理促進企業協調發展的。
1 提高認識，加強領導，為檔案工作規范管理提供支持
多年來，青島卷煙廠始終把檔案工作作為企業發展的基礎性工作列入重要議事日程，加強領導。檔案工作一直由廠長分管，并建立了三級檔案管理網絡：一是以檔案室主任為主體，對企業檔案管理工作進行決策，研究并制定方案，對全廠檔案管理工作進行指導;二是以專職檔案管理人員為具體經辦人，負責全廠各部門形成檔案的收集和管理，并指導各處室兼職檔案員的工作;三是做好檔案的日常管理工作，堅持以兼職檔案員為骨干，負責收集、整理、移交本部門在日常工作中形成的檔案材料，從而確保檔案的齊全、完整。
2 加大投入，夯實基礎，為檔案工作規范管理和數字化檔案室的建立提供保障
為確保企業檔案管理質量，企業加大對檔案工作的投入。目前，檔案室設有辦公室2間、閱覽室1間、整理室1間、復印室1間、檔案庫房2間，庫房內配有目前國內最先進的全自動密集架。另外，還配有空調、除濕機、照相機、錄放機、刻錄機、掃描儀、大型復印機、電腦、殺菌機、電腦等一整套現代化辦公設備，檔案管理工作具備了很好的硬件設施。建立檔案管理網絡體系，并有方便實用的檔案管理軟件，為檔案工作的規范化管理提供了足夠的保障。
3 建章立制，確保檔案工作規范化、科學化
檔案管理是一項嚴肅認真而細致的工作，做好這項工作必須有嚴格的制度作保證。為使檔案管理工作規范化、科學化，我們陸續編寫了《企業檔案管理規定》、《企業檔案考核管理規定》、《檔案庫房安全管理規定》、《保密工作管理規定》等文件，對檔案資料的安全管理及從產生到永久保存（銷毀）的過程進行全方位控制。檔案工作做到了有法可依，有章可循。使檔案管理工作切實落到實處，如檔案工作的“三參加”、“四納入”。企業新購設備的開箱及移交生產竣工驗收、基建技改項目的竣工驗收、科研成果鑒定等必須有檔案人員參加，使檔案在形成過程中質量得到了保障，為檔案管理的科學化、規范化奠定了堅實的基礎，確保檔案管理工作可持續發展。
4 著力創新，注重利用，發揮檔案在企業日常管理中的重要價值
檔案利用是整個檔案管理過程中的重要一環，是推動企業檔案工作不斷向前發展的最有力因素。因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使檔案為企業的生產經營服務，實現應有的價值，為企業創造效益。一是集中整理基建項目檔案，為企業收回檔案資料保證金。青島市政府規定自1990年開始，凡新開工的基建項目，根據工程總造價，必須向城建檔案館交納一定數額的檔案保證金，以確保該項目的城建檔案及時、完整的歸入檔案館。檔案室利用室存的檔案資料及時完成了移交，收回了企業所有基建項目的檔案保證金。二是利用會計檔案，為企業追回欠款，解決三角債拖欠問題。三是利用檔案維護企業的合法權益。1994年青煙新研制開發的“老刀”牌香煙投入市場后，受到消費者的歡迎，給企業帶來了客觀的經濟效益。但在全國市場上，我們發現了##煙廠盜用我廠的“老刀”牌香煙商標，其外包裝的圖案與色彩與我廠“老刀”極其相似，構成侵權行為。我們依據原始檔案，證明我廠早在二十年代就開始生產“老刀”香煙，1994年7月7日重新注冊，取得商標專用權。從而維護了企業合法權益和經濟效益。
5 注重培訓學習，不斷提高檔案人員的整體素質，為檔案工作規范化管理奠定基礎
摘 要 隨著供電企業的快速發展，供電企業的文件檔案的數量和種類的逐漸增多，對供電企業的檔案文件的管理規范化和完善程度要求不斷提高，并根據企業檔案的具體情況，制定了企業檔案管理體制和企業檔案管理標準。但是，在信息化快速發展的環境下，供電企業的檔案管理工作中存在著諸多的問題，并影響著的企業檔案的利用，以及企業經濟的發展。本文將通過對供電企業檔案工作的現狀和問題分析，以及供電企業檔案管理的規范化的必要性的研究，筆者并對供電企業檔案管理的規范化提出幾點意見。
關鍵詞 供電企業 檔案管理 規范化
一、引言
供電企業檔案管理工作在供電企業經濟發展中占據著重要的位置，并影響著企業經濟效益的提高。供電企業檔案是對供電企業內部的管理、科研、生產、經營、銷售等業務部門工作的發展情況的真實記錄，并且供電企業在維護經濟利益和合法權益時，供電企業檔案為其提供證據。在信息化快速發展的帶動之下，供電企業的檔案管理信息化也加緊了步伐，但是在供電企業檔案管理規范化中仍然存在著諸多問題，本文就供電企業檔案管理規范化問題上提出相關的建議，同時推進供電企業的檔案管理信息化的發展，從而提高供電企業的經濟效益。
二、供電企業檔案管理體制和標準的發展狀況
（一）供電企業檔案管理體制
在供電企業檔案管理體制劃分中，主要是根據我國的行政區域進行劃分的，從省級到縣級三層組織機構。在省級和地市級這一層檔案管理體制中，供電企業有專門收集、整理、管理、保管檔案的檔案室，并通過對供電企業員工的人事檔案、供電企業的客戶的檔案的收集、整理、保管，并為供電企業的各個業務部門提供檔案的利用，這一系列的檔案工作基本實現了檔案管理利用的一體化。在縣級這一層的檔案管理體制中，供電企業沒有設立專門管理檔案的檔案室，辦公室的人員兼管檔案管理工作。在三層管理體制中，供電企業的檔案管理體制是對檔案實行統一管理，分級負責，并且對檔案工作有高度的重視，積極的推廣和支持。供電企業檔案管理者根據企業的發展規劃，并結合檔案管理工作，定期進行檔案工作評估，建立比較完善的檔案管理網絡體系。另外，供電企業的檔案管理人員利用前端控制原則，在做好基礎的檔案收集、整理、管理等基礎工作后，編制工程資料、文件的收集標準，對其他業務部門的資料文件進行指導、督促、協助，促進企業業務部門的檔案歸檔的效率，以及歸檔的文件準確、完整，從而形成良好的檔案管理體制。
（二）供電企業檔案管理制度標準
隨著國家城鄉電網建設和改造的不斷發展，供電企業的檔案數量、種類的不斷增多，因此國家的各個地方供電企業形成了規模不等的檔案管理部門。并且隨著國家的檔案法、保密法等檔案法制法規的建設和完善，供電企業的管理者、員工的檔案法制觀念的不斷深入，并嚴格學習和宣傳。檔案管理工作的不斷深入和完善，國家檔案局等各個行政機構頒布了一些的管理辦法和要求，如《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《會計檔案管理辦法》《文書檔案案卷格式》等。國家行政部門會定期檢查、指導供電企業的檔案管理工作，促進供電企業檔案管理工作的不斷完善。另外，隨著信息技術的不斷的發展，國家各項科學技術的進步，供電企業的檔案管理要兼顧時代的發展和自身企業檔案的發展狀況，制定出相適合供電企業發展的制度和標準。
三、供電企業檔案管理工作現狀分析
（一）供電企業檔案規章制度的執行力度差
隨著供電企業的檔案管理規章制度的不斷建立，供電企業檔案工作得到了一定的發展，但是在檔案管理規章制度的執行力還是比較差，主要負責檔案管理人員不足。檔案管理人員不足導致供電企業檔案執行力度差。其中，“三納入”“四參加”制度都是檔案管理工作中有利于提高檔案收集、整理的制度，但是在執行和落實的過程中，只是存在于形式，從而使檔案文件的收集不全，檔案管理工作效率低下。檔案管理規章制度的執行力度低的原因主要是供電企業的管理等業務部門的人員的檔案歸檔意識低下，并將供電企業的檔案作為自己的文件資料，從而使得供電企業檔案的完整程度低。
（二）供電企業檔案專門管理程度不高
供電企業檔案管理工作具有專業性、連續性等特點，這些檔案管理工作的特點要求管理人員工作的穩定性。但是在供電企業中，檔案管理工作人員只有較少部分人員為專門的檔案管理人員，大部分檔案管理人員為兼職或是身兼數職，對檔案管理工作不專門管理，并且檔案管理知識的了解較少，從而使得檔案管理工作的不穩定性，檔案材料收集的不完整性，從而出現斷層的現象。
（三）供電企業檔案管理人員的專業實踐能力培訓欠缺
供電企業的檔案管理人員的專業知識欠缺，工作實踐能力比較差，并且對檔案業務知識了解甚少。在企業檔案管理培訓中，企業比較注重檔案的理論知識的學習，而忽視檔案業務實踐的能力。因此，在企業檔案管理過程中，文件材料存在圓珠筆字跡、復印件等問題。
四、供電企業檔案管理規范化建設的建議
（一）加強領導層對企業檔案工作的重視
在供電企業的檔案管理工作中，供電企業領導的重視對供電企業的檔案工作的發展具有重要的意義，決定著供電企業檔案工作發展的方向。因此，應加強供電企業領導層對企業檔案工作的重視。提高檔案工作管理的認識，供電企業的檔案管理工作是反映和記錄供電企業其他業務部門的工作狀態，并作為企業管理工作的基礎。領導層的檔案管理認識的提高，有利于供電企業檔案管理工作的財力、政策等方面的支持，為檔案管理工作的發展創造良好的環境。
（二）加強供電企業檔案管理的法制觀念和檔案意識
促進供電企業的檔案管理的規范化必須增強企業全體員工的檔案意識。領導層的檔案意識的增強為供電企業檔案工作的發展創造良好的發展環境。企業全體員工的檔案意識的提高有利于企業檔案文件材料的收集齊全。另外，還應加強供電企業員工的檔案法律法規的學習，增強員工的檔案法制觀念，從而積極的執行檔案的相關制度和標準，促進檔案文件材料的完整性和安全性。另外，還可以通過對員工進行檔案業務知識的培訓和檔案工作的宣傳，從而提高員工的檔案管理意識，并促進檔案的歸檔效率。
（三）加大對供電企業檔案管理人員的培訓
在供電企業檔案管理工作的發展中，檔案管理人員是檔案事業發展的重要因素，因此，促進供電企業檔案管理規范化的重要一點就是增強檔案管理人員的檔案專業素質和專業知識。具體措施主要有三點，其一，供電企業加強對檔案工作人員的崗位培訓工作，培訓中注重對檔案工作人員的實踐能力的培訓，并積極鼓勵檔案工作人員進行繼續教育，增強檔案工作人員的政治思想覺悟。其二，加強的檔案工作人員的檔案管理實踐機會，增強檔案、計算機等相關知識，成為綜合型人才。其三，組織檔案工作人員進行參觀實踐，拓闊檔案工作人員的眼界。
五、小結
隨著我國電力體制的不斷改革和完善，供電企業不僅需要面對來自電力行業市場化的挑戰，也需要抓住機遇，不斷適應新的環境，來促進供電企業的發展。在檔案管理方面，供電企業的也應該積極采取相應的措施進行改革，從供電企業檔案制度的不斷完善、執行力度不斷增強、加強檔案人員的法制觀念和檔案意識、加強對檔案工作人員的專業素養的培訓等幾個方面，從而促進供電企業檔案管理規范化建設，并為供電企業的經濟發展提供檔案資料的保障。
參考文獻：
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【關鍵詞】標準化體系；生產管理；企業檔案管理；規范化
1.前言
長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對企業生產管理及檔案工作缺乏足夠的認識，認為生產管理就是把企業產品質量抓好，把現場環境衛生搞好就行了。至于檔案工作更是可有可無，認為檔案管理員只是一個企業資料倉庫的保管員，檔案管理工作也不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。然而，作為企業管理的重要組成部分，生產管理和檔案管理的管理質量上不去，直接導致不少珍貴檔案資料缺失，生產過程中積累的技術經驗無法留存，企業成本增加，負擔加重，整個企業管理也呈現出一片混亂，令企業高層領導大傷腦筋。近年來，隨著科學技術的發展，人們認識的進步，企業生產管理日益標準化的需要，檔案管理工作的規范化也變得越來越迫切。科學認識檔案管理與標準化體系生產管理的本質內涵，準確把握兩者之間的辯證關系，對于能否全面推行標準化體系的生產管理，科學、規范化地實行企業檔案管理至關重要。
2.標準化體系生產管理與企業檔案管理的內涵
2.1標準化體系生產管理
標準化體系規定了質量方針、目標、職責和程序，并通過建立相關體系進行過程管理、質量策劃、質量控制、質量保證和質量改進。目前，IS09000標準已經被100多個國家轉化成本國標準。1996年ISO又制定了IS014000環境質量體系標準，它是企業自愿采用、自我約束性的標準。
標準化是一個永恒的話題，“沒有規矩不成方圓”。過去非制度化、非程序化和非標準化成為我國企業傳統生產管理模式的特征之一。它反映在管理業務、管理方法、生產操作、生產過程、報表文件、數據資料等各個方面，特別是在生產現場：生產無序，管理混亂，“跑、冒、滴、漏”以及“臟、亂、差”等現象比比皆是。隨著國際標準化體系管理逐步融入全球領域，這種落后的生產管理方式已遠遠不能滿足現代化生產的需要。生產與運作管理的制度化、程序化和標準化是科學管理的基礎，現代生產與運作管理要求的是科學化的管理。在管理工作中，要完全按照各種規章制度、作業標準、條例等執行，一切都做到有據可依，有章可循，按制度辦事，按作業標準操作，按程序管理。打破傳統落后的生產管理模式，低耗、優質、高效地進行生產一直是企業管理者追求的最高目標。
2.2企業檔案管理
企業檔案是指企業在各項生產經營和管理活動中形成的具有保存價值的全部檔案的總和（包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、安全衛生和黨、政、工、團工作等各方面的資料）。
著名企管專家譚小芳老師表示，一個沒有檔案的企業就像一個沒有歷史的國度，沒有歷史的國度遲早會消亡。沒有檔案的企業如何積累自己企業的歷史、完善和總結企業的成功經驗，一定是個難題。大量事實證明，檔案在企業管理中起著不可忽視的作用：它準確地反映了企業的成長歷程；能防患企業商業秘密外泄；是決策制訂的參謀和幫手；是企業文化的活標本；是企業對外宣傳的資料庫；是員工成長的珍貴史料；是有力的法律武器。
3.標準化體系生產管理與企業檔案管理之間的關系
規范化的檔案管理是實行企業標準化體系生產管理的基礎，標準化體系的生產管理是企業檔案管理規范化的前提條件。企業的日常生產管理體系越標準、越規范，它形成的各項記錄資料就越真實有效；而它作為企業檔案內容的信息來源也就更完善更有說明力，檔案管理工作做起來也更科學更合理。反之，檔案管理工作又是企業實行標準化體系生產管理的重要保證；檔案資料作為企業各項活動的歷史積累和真實記憶，科學、合理、規范的檔案管理能快速、準確、及時地為企業的日常生產管理提供有力的憑據和參考價值，必要時還能起到指導作用。
因此，規范化的企業檔案管理與標準化體系生產管理之間是相輔相成、相互促進、辯證統一的。離開科學、合理、規范化的檔案管理，企業的標準化生產管理就無據可依，無憑可證。而離開了標準化體系的生產管理，所謂的規范化檔案管理也就成了無本之木，無源之水。
4.標準化生產管理及規范化檔案管理的初步實踐
4.1生產記錄表格的規范
針對企業當前生產管理現場各類記錄表格雜亂無章的現象，筆者因持有標準化體系內審員資格證書且具有多年內審及基層技術管理經驗，有幸被領導委以重任――在一個月內將各個部門正在使用的所有表格收集起來并加以整合優化。在此工作過程中，筆者發現本公司雖然也推行標準化質量、環境體系，但是卻沒有真正落到實處，導致各個部門各自為政，同是一份“異常處理單”，三個部門就使用了三個不同版本的表格，更有甚者，同一部門使用的“xx生產統計表”現用的表格和以前的居然也不相同。為了將所有表格達到格式統一，筆者嚴格參照標準化體系程序文件及作業文件的具體要求，在與各個部門負責人協商、取得一致的基礎上，以方便于生產管理為原則，對內容與生產脫節、多余的表格加以刪除，對內容表述不詳的表格加以完善，并將其按標準要求一一編號，并盡量做到一表多用，以減少版面印刷費且方便管理，僅直接使用于生產管理的表格就整合了52份。公司上下通過使用標準化格式的表格后，生產管理現場已然規范了許多。當然，生產管理的標準化不僅是記錄表格的規范，還包括產品生產、質量保證、質量控制、質量檢驗、質量監督等全過程制定并嚴格貫徹一系列相關標準，才能有效地保證產品質量的穩定和提高。可見，全面推行規范的標準化體系的生產管理刻不容緩。
4.2“高起點、高要求、高標準”三高檔案室的建立
筆者所在的企業為一家新能源公司，因歷史遺留問題，加之領導層更換交迭，企業至2011年11月前都沒有建立檔案庫，許多珍貴的資料等到需要查找借鑒的時候才發現已無蹤影（譬如大型設備出了故障，連一本說明書及操作手冊都找尋不著，令維修人員無從下手，只得請廠家派技術人員前來維修），造成了許多不必要的浪費；整個公司辦公區隨處可見有用或無用的文件資料……以總公司為首的高層領導痛心之余，決定以本公司為“檔案管理”的新試點成立檔案室，而且以最快的速度建立起了約52平方米的檔案密集柜庫房及24平方米左右的檔案管理辦公室，同時還配置了專用電腦、打印/復印一體機、掃描儀、碎紙機等一系列檔案管理的專用設備。軟件方面：對檔案室提出了“高起點、高要求、高標準”的三高標準，并要求所有部門對檔案管理人員給予工作上的全力支持與配合。筆者因為有著豐富的檔案管理經驗而“臨危受命”，在查閱了大量相關技術資料的前提下，又走訪了某“人才市場檔案館”，學習其先進的檔案管理經驗，隨后編寫出了適合本單位的《檔案管理標準》、《檔案室管理制度》等一系列建設性檔案管理文件及《檔案移交接收清冊》《檔案查（借）閱審批表》等日常管理文件。僅至2011年底，便已成功接收科技檔案共計506冊；文書檔案共計1969冊；銷售檔案共計573份；財務檔案共計249冊；人事檔案共計1437份；行政檔案共計426冊。且檔案室自2012年四月初正式實行“檔案借閱”制度以來，已先后為工程、研發、財務、人資、生產等提供了上百人次的檔案借閱工作，對各類生產管理提供了極為重要的參考資源。本企業檔案室在短短一年的時間內就充分發揮出了其檔案管理的重要作用，由此看來，企業檔案作為繼承、保護與開發事業，對企業科技的發展占有舉足輕重的地位。因此，檔案管理的規范化是企業檔案事業發展的必然要求。
5.全面推行標準化體系生產管理，實現企業檔案管理的規范化
筆者從事了多年的基層技術管理工作，對制造型企業的生產流程、國際標準化體系的生產管理，規范、現代化的檔案管理了然于心。并深切感受到企業要發展、要壯大，除了要有過硬的技術攻堅力量、雄厚的經濟實力外，實行規范、標準化體系的企業管理是企業取得成功的法寶，而生產管理和檔案管理既是企業管理不可分割的組成部分，又是企業賴以生存的基石。因此，全面推行標準化體系的生產管理，實現企業檔案管理的規范化刻不容緩。要想最終達成這一目標，可以從如下幾個方面著手：
（1）公司高層領導者應本著高度重視企業標準化體系的生產管理和規范化的檔案管理工作為立場，在取得現有成果的基礎上，進一步賦予標準化管理人員和檔案管理人員行使職能的充分權力，并制定相關激勵機制，把標準化體系的生產管理和規范化的檔案管理工作放在人才隊伍建設的高度上來，提高相關人員的工作積極性，以便形成一股后進之力，推動標準化生產管理和規范化檔案管理的進程。
（2）企業標準化工作是一項重要的基礎管理工作，它既是長期工作，也是日常工作。因此，領導者應更新觀念，將標準化體系執行人員從兼職的狀態中脫離出來，以便加大對全員標準化體系知識的培訓宣傳力度，使全體員工切實理解企業推進標準化體系生產管理的方向和決心。同時，企業標準化體系執行人員要將標準化體系生產管理的概念具體化、書面化、格式化，讓每個員工觸手可及、觸目可望，并對企業標準體系的實施進行認真的策劃，對實施的結果進行檢驗、分析和改進，通過評審采取有效的措施，推動企業標準化體系的持續改進，真正做到生產現場的標準化管理。
（3）企業的檔案資料是保證企業可持續發展的重要保障，檔案管理又是企業整體管理體系的重要組成部分。企業應注重抓好檔案管理人員的業務技能培訓，更新觀念，力求創新，不斷提高檔案管理人員的業務素質和工作魄力。檔案行政管理部門與各主管部門應密切配合，進一步加強規范化管理的檢查指導，以此帶動整個企業對檔案工作的認識，真正把檔案管理工作作為基礎性工作抓緊抓好。檔案管理人員自身要堅持與時俱進，除認真按國家《檔案法》及已制訂的有關檔案管理的各項規章制度進行程序化操作外，還必須認真學習文化知識和計算機信息技術，適時實現計算機智能化、網絡化管理，將檔案管理融采集、處理、存儲和傳播為一體，促進公司檔案管理工作的標準化、規范化、科學化管理，以便提高檔案工作效率，更好地為公司的發展提供全面、高效、優質的服務。
（4）管理層適時監督、各部門負責人積極配合，做好標準化體系生產管理及規范化企業檔案管理的反饋工作。標準化體系執行小組及專職檔案管理人員要及時將日常生產管理的反饋信息進行處理，以便不斷加以修正。
結束語
只有我們全民動員，切實將標準化體系的生產管理和科學、規范化的檔案管理落到實處，才能促進企業健康穩定的發展，我們的企業也才會經久不衰，百年傳承。
參考文獻
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為了認真貫徹省政府辦公廳關于轉發省檔案局《四川省檔案工作規范化管理辦法》（試行）的通知（川辦函[2005]103號）及省檔案局關于實施《四川省檔案工作規范化管理辦法》的有關問題的意見（川檔發[2005]22號）文件精神，推動全市檔案工作的健康發展，現結合我市實際，提出如下貫徹意見：
一、提高認識，加強領導。檔案工作規范化管理是繼檔案工作升級、目標管理后的又一重大舉措，是檔案工作堅持與時俱進的體現，是檔案工作由部門管理向政府明確要求的重大轉變，是政府機關貫徹檔案法的基本要求，是推動全市檔案工作邁上新臺階，更好地為經濟和社會發展服務的重要舉措。各級檔案行政管理部門要充分認識開展檔案工作規范化管理的重大意義，深刻理解和把握規范化管理的標準和操作辦法，加強統籌規劃和業務監督指導，確保工作的有序開展和質量。
二、明確任務，統一要求。省檔案局關于檔案工作規范化管理的總體要求是：從2005年起，三年內，檔案館全部實現規范化管理，三分之二達到省二級以上；機關、科技事業單位全部實現檔案工作規范化管理；五年內，有條件的非國有企業實現檔案工作規范化管理。
為了積極穩妥地推進全市檔案工作規范化管理，保證工作質量，我市由市檔案局統一組織對縣（區）機關、企業、科技事業單位檔案工作規范化管理省二級以上的考評，縣（區）檔案局組織省三級的考評。
復查是確保檔案工作等級水平的有效手段。我市將從2005年至2007年期間，對按照《四川省機關檔案工作等級標準》進行考評的單位進行全面復查，按照《四川省檔案工作規范化管理標準》重新確定檔案管理等級，并進行重新頒證和換牌，復查工作采取分級負責的辦法進行，市檔案局對市級單位進行復查，各縣（區）檔案局對縣（區）所屬單位進行復查。對已實現檔案工作規范化管理的單位要通過定期或不定期復查，確保檔案工作不滑坡，市檔案局將對各縣（區）復查情況進行抽查。
《四川省檔案工作規范化管理標準》中檔案館標準適用于本行政區域內的國家綜合檔案館、專門檔案館，機關標準適用于各級機關、團體、商業金融流通企業、中小學校、文化事業單位，企業、科技事業單位標準適用于工業企業、大專院校、職教、衛生、科研、設計等單位。
各級檔案行政管理部門要按照省政府的要求，緊緊依靠當地政府，充分運用政府行政職能，明確開展檔案工作規范化管理的措施，積極加以落實。要加大指導監督力度，三年內按照40%、30%、30%的機關、事業單位的進度，確保各地檔案工作規范化管理步伐與省檔案局的總體要求相適應。
三、堅持標準，把握內涵。《四川省檔案工作規范化管理標準》是開展檔案工作規范化管理的有效載體，各級各單位必須不折不扣地貫徹執行。各級檔案行政管理部門要對本行政區域內已達標升級單位進行新標準培訓，使各單位充分把握標準的內涵，嚴格按照要求開展工作。
為了保證工作的質量，我市統一規定：1、省三級必須配備計算機及檔案管理軟件，省二級以上必須有檔案專用庫房，配備去濕機、掃描儀、照相機、防磁柜等設備。2、所有單位都必須開展檔案計算機管理，市級單位統一使用思源檔案管理軟件，各縣（區）可自行決定本行政區域內統一使用的檔案管理軟件。3、在開展檔案工作規范化管理之前三年內，不得有違反檔案法事件發生。
關鍵詞：食品安全 監管檔案 規范化 管理 對策
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（a）-0180-01
近幾年，食品安全事件頻繁產生，不僅僅給食用者的身體和精神帶來不可估量的危害，也嚴重擾亂社會安全秩序，造成難以挽回的損失。當前，對食品安全監管檔案規范化的管理是亟需解決的一項重大事項。當然，為避免對規范化管理認識上的不足而造成不利影響，有必要先了解這項管理的內涵和意義。
1 食品安全監管檔案規范化管理的內涵及意義
1.1 食品安全監管檔案規范化管理內涵
食品安全監管檔案管理和食品安全監管檔案規范化管理，實際上并不是相等的，在各自的含義上是有區別的。前者以實際記錄下來的文字、聲音、錄像等資料為監管工作中的重要依據，而這些資料是我國食品監督部門在日常監管時備份下來，并經過整理歸納作為檔案保存。食品監管過程中發生任何食品安全情況，將由記錄下來的資料完全闡述，同時，這些資料有著承上啟下的作用，可以總結上一階段和預計下一階段的情況。規范化管理則指的是所有記錄的資料信息必須真實準確，記錄的檔案要全面完整，日常監督工作情況要詳細真實，不得出現片面的、概念不清楚的記錄。
1.2 食品安全監管檔案規范化管理的作用
實施檔案規范化的管理，可以保證記錄在檔案中的所有信息是屬實的，在萌芽狀態的食品安全隱患能及時地消除，能夠在不擴大食品安全事態的情況下，第一時間處理發生食品安全事件的相關單位，避免了許多不必要的麻煩。同時，實施檔案規范化的管理，可以將相關食品企業的相關資料予以公布，便于群眾對食品企業進行社會監督，促進食品監管工作穩定的展開。
2 對強化食品安全監管檔案規范化管理的思考
2.1 強化食品安全宣傳深度和廣度
目前，由于工作人員對檔案管理的認識程度較低，在實際工作過程中，對檔案的管理往往不予以重視，從而出現許多不良現象，比如，在食品安全監管檔案管理工作時對資料的收集和整理過于散漫，檔案歸檔內容、形式差別很大;對資料的保管不怎么放在心上，檔案丟失及被破壞的較多。基于此，做好規范化管理的宣傳有必要加大力度。當地的新聞、電視媒體是非常不錯的宣傳平臺，通過這些平臺，增加食品安全監管檔案的規范化管理輿論范圍，創造出良好的條件，以典型檔案管理的例子為主要宣傳對象，強化食品安全監管部門的管理人員和職工對實施規范化管理重要性的認識。這將有效地引導相關人員在檔案管理工作中自覺遵守檔案管理相關規定。
2.2 建立一戶一檔的規范化管理機制
食品安全監管部門將所有的食品生廠商、經營商納入管轄范圍之中，以直接監督、一戶一檔的方式，來響應規范化的管理模式，并完成對所有食品生產商和經營商實施監管的重任。所謂的一戶指一個擁有行政許可的單位。針對每戶的監督次數、結果、投訴等的資料進行總結收編，制成獨立的案卷目錄。這樣食品生產和經營商的實際經營情況便可隨時悉知，監督時的針對性材料也便于提供。食品安全監管檔案一旦得到統一和完整，規范化管理將有質的飛越。
2.3 統一印制規范化的監管檔案文書
維持檔案管理的秩序，以明確檔案內容并統一印制的檔案文書為輔助工具也十分有效。當然，要確保檔案文書在個監管部門的落實率，就需要按照我國現有的食品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規定等的法律法規要求，制定有針對性的檔案管理辦法，可以制出食品生產加工企業的分類普查檔案表和巡檢記錄表、食品生產企業的安全承諾書等。更重要的是表格和檔案文書必須要求相關食品企業真實認真的填寫，然后交由監管部門妥善保存，這就不會出現食品安全監管中無據可依、無機可查的現象。
2.4 明確規定和列明檔案內容
為進一步完善食品安全監管檔案的完整性和統一性，檔案的內容應該做出明確的規定，列出規定清單：每個企業的食品生產或經營許可證的復印件、各每個企業的營業執照復印件等各種基本證件，還要有安全監管部門日常檢查時的記錄情況、相關文書、處理資料等。并將這些資料詳細記錄歸檔。
2.5 規范檔案歸檔程序
實際檔案管理工作中，并不是所有人按照歸檔程序來做統一歸檔，這直接妨礙檔案規范化管理。所以，為避免此類不良現象的存在，需要對相關管理人員做進一步的培訓，明確檔案歸檔程序，讓其掌握歸檔程序的正確方法，在后續實際工作中進行監督并要求他們堅持以下檔案歸檔的一般程序：初步了解企業信息―― 填寫企業食品安全狀況普查表―― 填寫日常巡檢登記表（如果發現有食品質量問題，要下達相關的責令改正通知）―― 填寫復查登記確認表（如沒有質量問題，則無需填寫復查表）。但在監管過程中偶爾會出現重大的安全性問題，就需要撰寫相應的質量監督重要情況報告上報上級有關部門，并督促企業自查，然后還要認真填寫各企業質量安全主體責任核查情況表。一定要規范的進行檔案歸檔，確保檔案歸檔時的質量。
2.6 加強檔案管理人員的培訓
不管什么管理，要想得到實現，都離不開人這個決定性的因素，因此，在食品安全監管檔案的規范化管理下就很有必要去提升工作人員的政治素質和職業素養。提升政治素養的原因是由于檔案工作的特殊性，有許多政治性資料需要保密，檔案信息也不能隨意的泄露給其他行業。在這方面需要檔案管理人員在上崗之前學習馬列主義、思想，確立他們的政治方向、堅定他們的政治立場，自覺遵守四項基本原則的要求，樹立服務社會的意識，認識到檔案管理工作的保密性和政治性。同時，以檔案法為教育資料，引導他們區分出檔案管理工作和一般工作之間的不同，明確自身的行為準則，自覺的堅持依法管檔，盡可能保證檔案安全。
3 結語
通過對食品安全監督管理的論述，結合當前我國頻繁發生的食品安全事件，加強食品安全監督管理是非常必要的，這不僅給食品安全監管工作提供科學的依據，有效的落實我國的食品安全監管工作，并能從食品監管檔案規范化管理總結出食品安全事件帶來的警示，預防或者杜絕食品安全慘劇的再度發生。
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