時間：2023-05-26 08:53:20
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浙江省象山縣第三人民醫院 315711
[摘要]隨著互聯網技術的發展，計算機管理已經被應用于各行各業的各項管理之中，檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分對促進醫院發展起到不可替代的關鍵性作用，同時，檔案管理情況也側面反映了醫院的整體建設和風貌，信息環境下，醫院檔案的現代化管理已是大勢所趨。鑒于此，本文對檔案現代化管理的概念和意義做了詳細闡釋，并深入探討了醫院檔案管理的現代化路徑，以期為醫院檔案管理提供更有效的理論指導。
[
關鍵詞 ]醫院；檔案管理；現代化；構建策略
一、醫院檔案管理的現代化概念闡釋
檔案現代化管理指的是利用計算機技術、云存儲技術、互聯網技術等現代化工具進行檔案信息管理，檔案現代化管理是以傳統檔案管理為基礎而發展起來的。
檔案現代化管理可以通過計算機錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節省了操作時間，并有效提高檢索準確率；檔案現代化管理實現了檔案的電子化存儲，檔案管理員和使用者查閱無需直接接觸檔案原件，利用互聯網和網絡存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無限延長了檔案壽命；檔案現代化管理實現了資源共享，進一步提升了檔案資料的開發和利用率。
信息化時代背景下，人們對信息的需求量和時效性要求越來越高，同時，隨著各單位工作開展，檔案的數量不斷增多，檔案庫容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經無法滿足新時期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實現檔案管理現代化和檔案工作的數字化已經是各大企事業單位的唯一選擇。
二、醫院檔案管理的現代化構建策略
（一）電子策略運用
1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統。隨著計算機技術的發展，多種多樣的檔案管理軟件被開發出來，這些軟件各有特點，在選擇時，單位要優先考慮經過國家鑒定的正規化軟件，然后再根據自身需要，在原有軟件基礎上進行二次開發，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統，檔案管理軟件系統既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統相連接，實現檔案的材料搜集、報送、接受、管理、修訂等的全程數字化管理，逐步實現檔案管理的規范化、標準化、自動化和網絡化。
2.利用計算機輔助檔案管理。檔案現代化管理要循序漸進地推進，首先在傳統檔案管理的基礎上，利用計算機工具實現檔案目錄信息的數據化，建立檔案目錄數據庫，然后再實現全文信息的數據化。單位中所有部門均要求利用計算機進行檔案材料管理，并通過一體化工作平臺匯總至檔案管理部門，檔案管理部負責管理和保存單位所有檔案資料，并為各個部分提供檔案查詢借閱服務，通過計算機輔助，檔案管理工作效率大大提升。
3.電子檔案管理。隨著社會信息化建設的不斷推進，無紙化辦公早已由概念逐漸實踐應用到各個領域中。電子檔案的誕生，也引領檔案管理工作進入了新時代。檔案的自動化和一體化管理，要求檔案管理部門重新設置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續檔案管理工作中的鏈接應用及長久保存問題。
（二）管理環境構建
1.更新觀念，實現管理理念現代化。科學理念意識對于檔案現代化管理具有現實的指導意義。面對新的技術、新的管理模式，檔案管理人員必須轉變觀念，走出封閉概念誤區，不斷學習，提升自身檔案管理專業水平和計算機技術應用水平，實現檔案管理人工操作向智能操作的轉變，建立資源優勢，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門以外的員工也應該提升對檔案管理的認識，特別是信息部門、人力資源部門，必須要具備一定的檔案管理意識和技能。
2.加強軟、硬件建設，促進管理技術現代化。傳統人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現代化檔案管理正在各大企事業單位中深入開展，在推進現代化檔案管理時，先進的基礎設施和硬件工具是最基礎的物質條件。首先，要依據檔案室建設標準配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫房等；其次，要配置現代化檔案管理工作所必須的計算機、掃描儀、服務器、硬盤、光盤、打印機、交換機等硬件工具，這些硬件工具是實現檔案數字化和自動化管理的重要保障；第三，在存儲保護檔案時，要注意配置空調、消防器、除塵器、監控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統，并對檔案管理人員進行統一培訓，教予其掌握檔案管理的各項應用技術，提高檔案現代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科學統一的現代化檔案管理標準和規章制度。執行檔案信息的規范化、統一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環節都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現材料丟失、漏記、誤記現象。同時，檔案材料的內容、分類以及編號等項目也都要求統一標準，并設置密碼，安全存放。現代化檔案管理的方式、手段與傳統檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門必須重新制定適用于現代化檔案管理運行機制的全新管理制度和使用規則。
2.加強安全技術的開發和應用。現代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優勢，但同時，相對于紙質檔案，電子檔案也容易出現人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲存傳輸中的信息失控等安全問題，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數據的丟失或污染，檔案內容真實性難以確保。檔案管理部門和技術部門應重視檔案管理安全技術的開發和應用。如，防火墻技術、反病毒技術、數據備份技術等。
三、結論
目前，社會各行業的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰和機遇，如何高效管理，做好服務是新形勢下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯網信息系統，開拓多種渠道，開發多種技術，有效借鑒社會其他領域和相關信息，放開眼光，創新發展，不斷加快檔案現代化管理進程。
參考文獻
[1]許美村.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀研究[J].科技創新導報，2015(17).
[2]曾永輝.新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究[J].中國當代醫藥，2013(11).
關鍵詞：科技檔案；價值；管理
科技檔案是保存備查的直接記錄和反映科技、生產活動的科技文件，它蘊藏著科研人員的勞動成果和實踐經驗，是人類的寶貴財富。什么是科技檔案價值？如何衡量？怎樣實現？以下從科技檔案的價值研究、科技檔案管理隊伍建設兩方面做一綜述。
1 科技檔案價值研究
1.1 科技檔案價值概念和價值觀
科技檔案價值概念是科技檔案價值理論的元概念，是構建科技檔案價值理論體系的基石。對科技檔案價值概念理解和認識不同，從而導致科技檔案價值觀的不同。
我國檔案界根據研究目的和角度的不同，對檔案價值概念大致有三種觀點：
一是傳統的檔案價值觀。這種觀點認為，“在檔案學和檔案工作實踐中，通常所說的檔案價值，指的是檔案的“利用價值”。這種檔案價值觀，主要是從檔案的屬性以及從鑒定工作的角度認識檔案價值。
二是從價值哲學角度來研究檔案價值。這種觀點認為，檔案價值是檔案與主體對它的需要之間的一種特定關系。是指檔案的存在、屬性及其變化是否滿足主體生存和發展的需要以及滿足的程度。這種觀點可稱為主體價值觀，從哲學角度使檔案價值的研究更具一般性，對檔案價值鑒定工作也有指導意義。
三是從經濟學角度來研究檔案價值。這種觀點認為，檔案價值就是凝結在檔案中的人類勞動、是無差別的人類勞動的“結晶”，為檔案價值的實體。它反映的不是檔案的屬性與人類利用需求的關系，而是檔案價值的創造者和利用者之間的一種社會的、歷史的“交互關系”。從商品價值角度研究檔案價值是一種新的視角，為檔案信息交流，特別是科技檔案信息的交流、商品化等提供了一定的理論依據和實踐依據。但是，它無法全面、本質地反映檔案價值這一概念的內涵，對檔案價值鑒定工作也沒有直接的指導意義，因為檔案價值鑒定時并不是以檔案商品價值的大小為依據的。
科技檔案價值概念上的不同認識，說明了科技檔案價值內涵的豐富性和結構層次的多維性。孤立地將科技檔案價值看作只是某一種價值形態，是不可取的。而三種不同的科技檔案價值觀實質上是構成了科技檔案價值體系的不同層次或側面，相互之間并非完全排斥，經過調整、補充可以組成完整、豐富的科技檔案價值體系，科技檔案價值研究應走向對科技檔案價值體系的研究。
1.2科技檔案價值因素和價值量化
科技檔案的價值量與科技檔案價值因素是緊密相聯的。一般認為，科技檔案的價值量是由幾種重要的相關的價值因素規定或制約的。對科技檔案價值進行量化計算，使鑒定工作實現定量化，雖然實踐中還缺少普遍運用和檢驗，但其探索方向是可取的，其中比較突出的是模糊綜合評判方法。這種方法具有以下四個特點：一是以價值因素為基礎。科技檔案價值的綜合評判，離不開對科技檔案價值因素的具體分析，價值因素是綜合評判的依據和基礎。鑒定工作不僅要分析和確定影響科技檔案價值量大小的價值因素，而且要把它們在構成科技檔案價值中的重要程度進行量化，即確定不同價值因素的權重，從而設立評判因素集。二是經驗和判斷仍具有重要作用。模糊綜合評判法，沒有也不可能完全脫離實踐經驗和在此基礎上的分析判斷，定量計算必須建立在定性研究的基礎之上。三是全方位、多層次的立體考察，提高鑒定的準確性。四是可以而且必須運用現代技術手段。模糊綜合評判法較復雜，單憑人力手工計算有很大局限，必須借助計算機進行工作，才能提高其適用性。
1.3 關于科技檔案價值與其商品化
科技檔案商品化的理論前提，就是經濟學意義上的科技檔案商品價值觀。關于科技檔案能否成為商品存在著三種認識：一是科技檔案具有商品性或商品價值，可以成為商品；二是科技檔案復制品可以成為商品；三是科技檔案不能成為商品。
科技檔案商品化問題實質上是科技檔案中所記載和反映的科學技術商品化。應該承認，在科技檔案商品化研討中，一開始就走進一個誤區。即“科技檔案商品化”概念提法不夠嚴密。沒有準確地把握事物的本質，忽略了科技檔案實體和信息的不同及其可分離性。那些認為科技檔案可以成為商品的學者，在強調科技檔案信息是商品的同時，忽視了科技檔案實體對形成者作為歷史記錄物的價值，科技檔案仍應由形成者保存；那些認為科技檔案不能成為商品的學者，在強調科技檔案是形成者應保存的歷史記錄物的同時，卻忽視了科技檔案信息的商品屬性。因此，對這一概念的準確提法應為“科技檔案信息商品化”，也就是說，上述第二種觀點是比較恰當的。隨著社會主義市場經濟體制的建立，技術市場日益成熟和發展，為科技檔案信息商品化發展提供了有利條件。科技檔案信息商品化，是實現科技檔案價值的重要途徑。
2 科技檔案管理隊伍建設
隨著科技檔案信息化管理的推進，檔案管理隊伍由專業檔案管理人員構成已無法滿足時展的需求。復合型科技檔案管理人才培養及隊伍建設變得越來越重要。
在科技檔案管理工作的信息化推進過程中，必須將各相關專業的技術進行有機結合，才能使檔案管理工作做得有聲有色、切合實際。計算機技術人員只有在真正明了檔案管理工作的全面需求時，才能針對實際情況建造出優化的數據庫結構與信息傳遞平臺；而檔案管理人員只有在逐步提高現代化管理技能的同時，才能更好地利用現代化的檔案管理系統。同時，在科技檔案管理過程中，更需要檔案管理部門人員的知識層面向被管理的相應專業領域延伸。科技檔案材料源自于科研活動，更要服務于科研活動，這就需要科技檔案管理部門各個層面的人員對產生科技文件的相應領域、相應專業技術、科研工作流程等有較深入的了解和掌握，才能使科技檔案管理做到及時、準確、系統、全面，否則就會出現缺損、混亂等現象。
論文關鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理
一、檔案物理管理及邏輯管理的概念
物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質介質為管理對象，制造和使用實際可觸碰到的物質性工具的管理活動，比如消毒柜、計算機、檔案柜等一系列的物質工具。
邏輯，體現的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規律。人們在對外圍的認識過程中，借助于概念化的東西，進行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質，認識現實的結果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內容性的東西對對象或者為著手點，來進行對檔案的管理工作。
二、檔案物理管理與邏輯管理特點的區別比較
（一）管理對象
在管理對象上，檔案物理管理的對象是檔案的物質載體本身，而邏輯管理的對象則是檔案的內容即承載的信息。雖然管理的對象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。
在物理管理占據主導地位的時代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學》與《檔案保護技術學》等。傳統《檔案保護技術學》的基本內容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護方法、檔案文件損壞的生物因素及防護方法、檔案文件的修復技術、檔案文件的照相復制、檔案館的建筑和設備、技術圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學》則以“實體管理”為主要線索展開。
電子檔案產生之后，邏輯管理就占據了檔案管理中的主導地位。雖然檔案的物質介質還是存在且在未來相當長的一段時間里將繼續存在，但地位卻明顯的不如物理管理時期了。邏輯檔案管理時期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內容和它的內部信息。
（二）勞動特征
不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動，它們都主要屬于腦力勞動的范疇。但在具體表現上有所不同：
由于管理對象是實際的物質介質，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動外，管理人員也不得不進行一些與體力勞動有關的活動。也正是因為處于這樣的時代，以及人們思維方式的固化，使這時期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動部門，而忽略了在腦力勞動在管理活動中的支配地位，甚至想當然的把檔案管理工作歸結為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學的發展，人類思想的進步，我們應該認識到，這樣的想法是錯誤的，物理管理也應該是一種科學化的管理，傳統檔案保護技術學的發展，就是最好的佐證。
隨著信息技術的發展與普及，腦力勞動在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認可。由于管理對象是檔案的內容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時代，人們在檔案管理活動中的腦力勞動，慢慢地轉換成了計算機系統的勞動。計算機系統的程序勞動，是一種高級的腦力勞動，是人類腦力勞動的發展與延伸。
（三）方法特征
在電子檔案產生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機等等，但傳統檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變為完全自動化的計算機及計算機網絡系統的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計算機→檔案。
（四）思維特征
物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點，邏輯管理具有抽象思維的思維特點。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內涵及時間問題。
在物理管理中，人們在管理過程當中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內容等。
在物理管理時代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導地位的管理時期，人們在想到某些信息內容時，不會像在物理管理中那樣第一時間聯想到的是庫房號或者案卷號等，而跳過了載體這一環節，腦袋中直接浮現出某某文件名或者具體的信息內容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態中查找并調閱想到的東西。
（五）哲學特征
檔案物理管理針對的是一個現實的物質世界；檔案的邏輯管理針對的是一個由概念組成的信息內容世界。虛擬檔案管理哲學對傳統實態檔案管理哲學的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對現實物理管理的超越的基礎上的。
三、結束語
在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內容的兩個基本方面，或稱為矛盾的兩個方面。矛盾的這兩個方面誰具有主導地位，誰就規定了檔案管理工作的時代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現出一邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為物理管理時代；而當檔案信息在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現出以邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為邏輯管理時代。
在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質載體和信息內容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質性的信息被非本質的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨立與自由，在物質載體與信息內容的矛盾關系統一體中，物質載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當時物理管理占據主導地位，決定了人類社會的檔案管理首先經歷了一個漫長的物理管理時代。
參考文獻
[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）
關鍵詞：設計企業;數字化;檔案管理;生產模式
中圖分類號：S611 文獻標識碼： A
引言
在面臨更加激烈的市場競爭中，設計企業的數字化檔案管理是以市場需求為導向的管理思想，將客戶要求、企業內部資源、上游的原材料供應商和下游的客戶等整合到企業整體的價值鏈中，以此建立自己的競爭優勢。數字化檔案管理超越了企業原有的檔案管理框架和運作模式，是對企業現有的組織結構、管理觀念、管理方式等管理系統的一場革命性變革。
1 .數字化與電子化的區別
電子化的概念與數字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關的產品，主要是指實體性的產品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數字化則更傾向于管理和使用規范有序后的電子信息，主要指對整個過程進行管理和使用的一種方法和手段，如 “數字城市、數字生活、數字校園、數字管線、數字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數字化的內涵更深，專業性更強。在更大眾的領域通常使用電子化，在更專業的領域通常使用數字化。
檔案工作的發展歷程經歷了從“電子化”到“數字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實現了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進入數字檔案館時代后，對于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對檔案全過程進行管理是衡量數字檔案館的重要標志。所以，從“電子化”到“數字化”是檔案管理方式質的改變。數字檔案館是電子檔案工作發展到一定階段必然產物，它的內涵更深，專業性更強。
我們現在提出的數字化，是各方面 “電子化”工作發展到一定階段的必然要求。目前國內設計企業在設計手段上實現了CAD，三維技術開展的如火如荼；在管理手段上很多設計企業利用綜合信息管理平臺開展工作；在公文管理上使用OA。可以說多方面的電子化工作都得到較大發展，但是要對企業各個過程進行更專業有效地管控，就需要引入“數字化”的概念。如果說的更形象一點，“數字化”就是從最底層的“0,1”進行管控，是最精準全面的管控。所以“數字化”的概念應孕而生，這是管理手段向更高層級邁進的必然要求，是管理方式從大眾化走向專業化的必然體現。
2 .設計企業數字化檔案管理模式的研究
2.1 設計企業數字化檔案管理現狀
檔案管理學科已經成為一個較為成熟的領域，它不僅是管理技術和方法，也是項目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運用到各行各業，對于處于競爭環境中的現代企業和高技術行業來說，尤為重要。我國很多企業已經全面引入并推行了數字化檔案管理，但在企業實際的數字化檔案管理過程中，檔案管理學科被運用得各有千秋，其實際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項目組檔案管理和部門/項目組混合檔案管理三種管理模式。根據企業規模或檔案管理理念的不同，在實際的數字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。
2.2數字化檔案管理模式的分析
（1）內容豐富，數據量大。與電子化相比，數字化給人的第一感覺應該是海量數據，海量存儲。它所管理的信息種類更多，內容更豐富多彩，應能包括一個單位的主要信息種類，存儲單位至少以“T”計。由于是對整個過程進行管理，所以各種中間數據量比較大。
（2）從管理實體到關系管理。關系管理是數字化最突出的特點，要實現精準全面的管控，就需要對每一份電子文件的各種關系進行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實現“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠對拔出蘿卜后帶出的泥土進行研究，從而全面掌握關于蘿卜的各種信息。
（3）為知識管理提供基礎。知識管理是未來信息系統提供利用的主要模式。數字化最終的實現目標應該是從簡單的查詢、瀏覽、統計階段過渡到知識管理階段。目前知識管理尚無統一的標準模式，它的概念正在形成，內涵正在不斷豐富。但是有一點可以肯定的是利用者不再是拿著圖號到檔案室去找圖，而是改變為利用者通過一個入口進去后，通過各種關系映射關聯，實現對整個檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時間消耗。
（4）全面電子化的產物。數字化是一個單位多個方面全面電子化后的產物，從信息的輸入、到生產、管理、提供利用等各個方面實現電子化后，數字化才有了實現的基礎。如果一個環節掉了鏈子，那么整個流程就運轉不起來，數字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數字地圖后，會驚訝于它的精準和全面，那是因為從輸入開始它的電子化就已經達到了很高的水平，這樣才會在以后的加工利用上提供出高質量的產品。
3 .設計企業數字化檔案管理生產模式
3.1虛擬化。“虛擬”源于計算機技術，是指用計算機來虛構和模擬現實世界中的客觀事物和環境，如虛擬磁盤、虛擬網絡等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計算機中，而是計算機通過相關信息的處理，仿造出和現實事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計算機和網絡技術，人們的實踐活動從過去的以物質和能量為基礎的物理空間向以網絡為基礎的電子空間轉化的過程。
從本質上講，虛擬化實際上是一種概念的產物，是真實物理載體抽象化的體現，可以說是計算機和信息通訊技術發展的最新階段。在虛擬化實現的過程中，數字化、電子化、網絡化都是虛擬化的前提和基礎，虛擬化集成了計算機和通訊技術的絕大多數功能，例如數字計算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網絡通信的功能等等。只有當計算機具備所有這些功能時，才能夠說虛擬時代已經到來。
由此看出，虛擬化是數字化、電子化和網絡化發展到一定階段的產物，并且虛擬化是迄今計算機和通訊技術發展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計算機技術的發展趨勢考慮，虛擬化都應該成為未來設計企業數字化的主要技術實現手段。
3.2遠程化。計算機及網絡技術發展呈現出遠程化的趨勢，這也符合數字化未來發展的特點。隨著設計企業業務領域的逐步拓寬，移動辦公的要求越來越迫切。遠程化應該是設計企業未來數字化實現的主要功能之一。
3.3數字化應是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統、數字檔案館、OA、知識管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數字化將會形成設計企業最大的數字信息資源，涵蓋企業絕大部分的信息資源，對于企業的發展具有至關重要的作用。
3.4數字化可能會使設計企業的某些職能發生改變，產生類似“數字化生產中心”這類機構。數字管理中心是設計企業所有數字化信息的管理中心，這類機構的人員有點類似于網站的編輯和運維人員，主要對企業內信息進行加工處理并提供利用。設計人員是信息的生產者和制造者，有點類似于網站的記者，實時產生大量的信息。
4 .結束語
企業越來越發現在日趨分工細化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動，必須把同經營過程有關的多方面資源納入一個整體的企業價值鏈中。基于價值鏈的數字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導向的管理思想，除了注重產品的研究開發、營銷擴張和售后服務等之外，還要將客戶、企業內部資源以及上游供應商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業的競爭優勢。現代企業管理強調對物流、資金流和信息流的監控，以達到系統的規范化管理。
參考文獻 ：
[1]《數字化管理》，張繼焦，中國物價出版社，2001.9
一、概念的界定
社會化本是社會學的專業名詞，目前社會學家普遍認同的社會化概念是“指個體在與社會互動的過程中，逐漸養成獨特的個性和人格，從生物人轉變為社會人，并通過社會文化的內化和角色知識的學習，逐漸適應社會生活的過程”。社會學的社會化概念是指人作為個體融入社會的過程。
目前社會化一詞被人們廣泛提及，如生產社會化，社會化分工，社會化營銷等，社會化的主體不再僅僅是個人，而是延伸到各個領域，由此可見社會化已經不再局限原有內涵，已經被人們賦予廣闊的外延。現如今檔案管理社會化在檔案界已經形成共識：檔案管理作為一個個體融入社會的過程。雖然目前眾多學者對檔案管理社會化都給出了定義，但是筆者認為最為詳細和具體的解釋應為――所謂企業檔案管理社會化協作就是在企業檔案管理過程中，將某一部分檔案的管理職能委托給企業外部特定的組織機構（如檔案事務所、檔案咨詢服務中心、檔案寄存中心等），由這些機構利用其專業優勢，對這些檔案信息進行有償地管理和開發利用。
二、檔案管理社會化的必然趨勢
企業人事檔案管理社會化是當今檔案管理的一種新型模式，就目前來看，雖然這種模式的提出時間不長，卻已經逐步在各大城市開始實行，許多檔案管理中介機構不斷出現，并取得了較好的經濟和社會效益。筆者認為檔案管理社會化發展如此迅速并逐漸成為一種新的模式有著深刻的社會、市場和技術原因：
（一）社會根源
隨著社會的發展和科技的創新，社會分工日益細化，社會機構的發展也日益專業化。而原先企業中相對完整的職能機構勢必會造成企業的成本過高，負擔過重，影響其在市場中的競爭力。在市場經濟中，企業的目標是實現利潤最大化，促進企業的發展，而取消企業一部分職能機構，把這部分業務投放到社會專門機構中，是檔案管理社會化的社會根源之一。另外，目前國家對檔案管理加大了重視力度，近期出臺了許多關于檔案中介機構的政策和規定，為檔案中介服務市場營造出了良好的市場秩序和市場環境，也為檔案中介服務市場的發展提供了法律依據。
（二）市場需求
首先，企業為了減少管理成本，提高管理效率，急需把自身內部的檔案管理機構精簡掉，把檔案業務外包出去，由此催生了檔案管理中介機構。其次，隨著現代企業制度的建立和完善，企業對檔案信息的重視程度也在不斷加強，特別是在當今信息社會，知識產權，企業人事等信息對企業來說具有很大的價值，但是目前一些中小企業對自身檔案沒有能力進行專業化管理，因此需要專業的檔案服務機構能夠代替其進行管理。最后，目前經濟快速發展，企業的重組、兼并和破產已經屢見不鮮。但這個過程中，會產生大量的無人管理的檔案文件，這些檔案的保管不利會給企業和社會造成極大的損失。正是這些迫切的需求的驅動下，使得企業檔案管理社會化的實現有了實踐動力，成為了可能。
（三）技術支持
當今社會是是信息化社會，信息技術被應用到各個行業領域中，自然也為檔案管理社會化提供了技術保證和支持。當企業內部檔案管理機構無法滿足檔案管理需求的情況下，依靠外界專業的管理團隊和服務機構提供服務。這些社會機構通過先進的科學技術，先進的信息管理手段一方面能夠保證高效的管理水平，形成企業內外在社會范圍內的有效協作，降低企業檔案管理的成本，提高企業的經營管理效益；另一方面還可以通過先進的科學技術隨時與企業進行交流，保證了企業能夠及時的掌握其檔案信息及最新動態，提高工作效率。
三、措施及建議
通過上文可知，檔案管理社會化能夠有效地實現企業檔案管理的各項職能，創造出良好的社會、經濟效益，從而能夠有力的促進企業的發展，同時越來越多的企業開始重視而且已經投入檔案的社會化管理中去，檔案管理的社會機構也開始遍地開花的運行起來。因此如何更好地實現企業檔案管理的社會化就成為目前檔案部門急需解決的問題。筆者認為應該從以下兩個方面入手：
（一）健全中介機構，加強管理規范
首先加強對檔案中介機構的行政管理。目前我國的檔案中介結構包括檔案事務所、咨詢服務中心、事務服務中心等。雖然目前我國對于這些機構有一些法律法規進行約束，但是檔案中介服務市場比較龐大，秩序還是比較混亂，不排除一些機構為了個人私利，損害客戶權益的行為。因此，要加強對中介服務機構的管理和規范，不僅需要政府的法律法規的約束，還需要檔案行政管理部門對其的監督指導。其次要加強中介機構自身建設。檔案中介機構作為一個服務機構，提高服務質量是機構的戰略核心，只有提高了服務質量，健全了機構業務，才能使企業放心的把檔案管理的職能委托給機構。提高服務質量除了加強管理，積極拓展業務外，還需要有先進的技術設備和高素質的從業人員。
（二）加強市場的引導作用，轉變傳統觀念
關鍵詞：信息化建設；學校檔案；模式
一、學校進行檔案管理信息化建設的必要性
1.檔案管理的信息化是時展的必然趨勢。隨著計算機網絡技術的普及應用，社會生活的方方面面，都已經無法離開計算機的幫助。同時，計算機技術應用在教育領域，具體表現為多媒體的應用，電化教學，以及檔案的信息化管理，這已經成為時展的必須趨勢。隨著改革開放的不斷深入，市場經濟得到前所未有的發展，競爭是市場經濟的本質，誰能夠把握事物發展的趨勢，并采取積極有效的手段去適應時代的發展，誰就能夠在未來的發展中取得競爭優勢，所以學校必須要加強檔案管理的信息化水平，以適應時展的需求。
2.能夠提高檔案的信息質量，更好的為決策提供基礎。學校事業的發展是基于領導干部的管理與決策，面對機遇或者挑戰，決策正確，管理得當，政令通暢，就能夠實現學校的平穩、健康的發展，使學校的各項工作都能夠走在同行業的前列；反之，錯誤的決策，會制約學校各項工作的順利開展，甚至會讓學校蒙受重要的經濟損失，而這些決策的制定又是基于學校內部所產生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項重要依據。因此，實現檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠為學校領導正確決策，打下堅實基礎。
3.使檔案管理的工作效率大幅度提高。學校在教學、科學研究以及日常管理的過程中，會形成大量有著重要保存價值的文件檔案、教務檔案、教學檔案以及學籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統的管理方式，可利用的價值十分有限，當對這些檔案進行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開放，從傳統的手工操作進入現代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現出檔案在推動教育事業發展方面的重大意義。
二、學校檔案管理信息化的途徑
檔案管理信息化是一項需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工作，本文從以下幾方面對如何實施這一工作進行簡要的闡述。
1.檔案標準化、規范化水平的提高。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件雜亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首先要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2.檔案原件的準備工作。從現有的技術條件和需求出發，信息化管理在學校檔案工作中的應用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現這兩方面的應用，必須首先對檔案文件進行預處理，它包括：
1）依據檔案文件或案卷的內部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術尚不能應用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現非全文的線索檢索。著錄質量的高低，直接影響到檢索結果的好壞。2）通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內容，并用規范化的主題詞，將其主題內容表達出來。這樣一個用主題詞來標識文件或案卷的主題內容的過程稱為主題標引。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統中查找正是用該主題詞標引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。
3.有重點地抓好數據庫的建設。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是檔案管理信息化的核心和基礎，是這項工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立 “活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。
4. 加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。其優點是：1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優勢，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效。2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。3）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其它無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。
三、小結
知識經濟時代的今天，對學校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統的檔案管理模式和理念向現代管理模式和理念轉變，在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發揮出應有的效益。
參考文獻：
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【關鍵詞】信息；檔案管理；中小企業
我國近年市場化經濟發展過程中，大批的中小型企業如雨后春筍不斷涌現，這些企業規模不大，人數不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎上演變和發展起來的企業，另一部分是從新興產業發展起來的具有現代化和國際化特征的企業，如高新技術產業領域的企業。對于從手工作坊演變過來的企業，一般最初的組織領導者文化水平較低，沒有明確的管理存檔意識，更沒有常設的檔案管理機構。對于新興的中小企業，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開始注重檔案管理建設，但由于檔案管理人員、技術和制度的嚴重缺乏，許多中小企業面臨檔案管理明顯落后。總體來看，中小企業普遍存在檔案管理不善的問題，有些雖然意識到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業的現代化發展，甚至成為企業發展的瓶頸。本研究系統分析了中小企業檔案管理的特性和存在的明顯問題，提出了如何在信息時代進行現代化檔案管理的思路，為促進企業的現代化、國際化和長遠發展具有非常重要的意義。
一、中小型企業檔案管理的特點
我國雖然很早就有檔案管理的概念和實踐活動，但由于管理總體落后的基本國情，檔案管理很難在中小企業中得到重視。一般中小型企業的發展早期很少注重檔案管理的基礎建設，也舍不得投入大量資金進行現代化的檔案管理，造成了其在發展過程中的一定階段具有的如下明顯特性：
1．檔案管理概念不清。由于對檔案管理的作用不明確，導致對檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業的負責人對檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實際上，現代企業的檔案發展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設檔案、財務檔案和業務檔案等。實際情況是大多數中小企業的檔案內容中，距今越遠、案卷越薄、內容越少，有些內容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。
2．不重視文秘人員的重要性和規范檔案管理的作用。中小企業發展初期通常存在人員流動性大，管理干部不穩定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒有延續性；同時文秘人員的水平不一有的甚至沒有專業的文秘訓練，對文件價值的認識不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來的材料就更少了。同時導致僅存的文件中不規范。如會議記錄的格式不一致，內容不全，日期不明等，有些文件編號也不系統，甚至無編號、批示及處理結果。企業沒有檔案管理，如同沒有企業歷史，更無從談起企業文化和企業長遠發展。企業發展的歷史記錄不全，如廠區舊址無照片；老產品無照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。
3．沒有獨立的文秘檔案辦公機構。中小企業的廠長辦公室是廠長管理的龍頭，通常以廠長辦公室為核心附設檔案管理辦公室。廠長辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關文件內容具有權威性和最終決定性。廠長辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實記錄最多，廠領導一般都將重要文件交文書保存，所以廠辦往往存有當年各類現行文書，如各類上級文件、批復，行政會議記錄；制定的各項規章制度的原稿、打印稿；外事活動記錄；民事糾紛調解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營業執照副本、各類獲獎證書獎杯獎牌等等。但是，由于缺乏系統的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業往來，客戶資料、市場信息等重要的關系企業發展的檔案沒有統一和有效的管理。
二、中小企業檔案管理現狀及存在的問題
1．檔案管理滯后。企業發展的早期，中小企業的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業文件。當企業發展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應現代企業的高節奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經大大落后于企業的發展，并制約了企業的進一步發展。企業的高層管理人員應該意識到檔案管理不僅要為企業保存有價值的各種的原始記錄以供查考利用，同時應重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優化企業發展決策。例如通過檔案管理，找出工作中的不足，加強信息利用，以避免企業不必要的經濟損失。對過去的工作進行分析總結，努力降低成本和提高產品質量，維護企業品牌和知名度，為企業規模化發展和市場產品占領率的提高做出貢獻。
2．檔案管理人員的素質及業務水平低下。中小企業檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個獨立的管理部門，檔案人員不應滿足于上崗培訓的最低標準，應全面掌握檔案管理的理論知識和實際操作能力，熱愛檔案管理工作，能夠適應時代的發展和利用現代科學技術的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質和實際管理水平。
3．檔案管理服務功能缺失。檔案是一個龐大的信息庫，如果能夠將相關有用信息服務于企業的發展，將能夠發揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊的文件和卷宗，沒有進行技術機數據庫信息化管理，或者比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來的發展要求檔案管理人員把相關信息系統地、規范地整理出來，能夠提供充分的已有的信息為企業相關人員提供參考，發揮檔案的信息作用和價值，為企業發展提供便利條件。另一方面，通過檔案管理發現問題，變被動為主動服務。例如，通過綜合國內外新技術資料和發展狀況，了解本行業最新市場動態等。
4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業的安全，如新的設計技術，企業的合同，規劃等資料是企業發展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個方面、各個環節。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責。要從人員、制度、設施、和信息保護技術等各個方面最大限度地延長檔案壽命，保證檔案實體和檔案信息的安全。
三、企業檔案信息化檔案管理的發展過程及途徑
企業檔案信息化已成為企業信息化的重要部分，網絡信息化技術也為檔案信息開發提供了技術支持。隨著計算機網絡信息技術的蓬勃發展，檔案信息載體的形態正在發生變化，檔案信息正在向數字化發展。企業檔案部門要抓住企業信息化建設的機遇，根據檔案管理的要求，對企業信息化規劃和建設提出檔案管理需求。從中小企業檔案管理的發展來看，必須遵循如下發展途徑。
（一）不斷創新檔案管理，提高信息服務質量
檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發展，也為檔案信息資源的開發利用提出了挑戰。如何有效利用檔案資源是一項長期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為企業服務，充分體現其作用和價值。企業檔案部門要把握企業信息化帶來的企業管理的新思想、新模式，樹立創新愈識，運用先進的信息技術手段，實現企業檔案制度創新和管理方法創新。此外，在服務方法上要逐步實現與計算機聯網，采用以數據庫為核心的現代信息處理技術和網絡信息利用技術形成高效的網絡查詢和信息更新模式。
（二）規范企業信息的數據庫管理，實現信息共享
數據庫是檔案信息資源共享體系建設的核心，用數據庫技術組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數據庫是網絡信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數據經合理分類和規范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機中。數據庫技術與網絡技術的融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了效率。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數據庫建設，逐步實現各部門檔案信息化。同時企業檔案信息化建設要認真執行國家相關技術標準，建立統一的信息采集、交換標準，維護數據的一致性、安全性，實現企業信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發揮企業檔案信息化的作用。現代企業可通過建立檔案網頁，開展電子文件的自動上傳收集和在線服務。隨著企業內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。同時建立電子文件數據管理中心，使檔案部門與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。
（三）健全檔案管理制度，加強信息安全
信息化環境下，企業必須通過技術創新、制度創新和管理創新等方式，改變傳統落后的企業管理模式，建立科學的現代企業管理體制和檔案管理制度。通過建立和健全適應企業信息化環境下的檔案管理例度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下有序地發展。規范檔案管理、企業信息化也是建設科學、規范和嚴格的企業基礎管理的過程。因此，企業檔案部門應積極參與國際質量認證體系的達標活動，實現對文件、檔案的制度化、規范化管理。同時加強對電子文件形成、存儲、傳輸、利用等各個環節以及計算機系統、存儲介質等各個方面的保密防范，嚴防電子文件被竊密。加強機關內部管理，層層落實檔案安全責任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發生后可以進行追溯性檢查甚至追回檔案。
（四）強化檔案人員的素質和管理水平
隨著現代化技術在檔案部門的應用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質，掌握熟練計算機和應用軟件的專業技術，不斷提高現代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時，重視檔案人員的繼續教育工作，普及現代檔案科學技術知識，讓檔案工作者具有現代化的發展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續發展的需要。
綜上所述，中小企業檔案部門應樹立全新的檔案管理工作理念，加強企業檔案信息的管理開發和利用，不斷加強提高企業檔案管理人員的素質，才能應對信息化給企業檔案管理帶來的巨大變革。
參 考 文 獻
[1]王儒琳．淺談信息化環境下的檔案管理[J]．管理科學．2011：82
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1 辦公自動化的基本概念及其特點
1.1 辦公自動化的基本概念。辦公自動化主要指使用計算機、網絡等現代化技術對辦公室工作以及相關信息進行相應處理，能夠實現信息傳輸、自動發送、存儲以及接收。能夠將信息的流動速度進行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實性。
1.2 辦公自動化的特點
1.2.1 工作效率高。在目前實際的辦公自動化過程中，由于醫院各個部門功能以及作用的不同，檔案分類為人事、病歷、文書、專題以及實物等，涵蓋有教學、財務、基礎設施等影響醫院運作的各個方面相關信息。能夠將常規的檔案管理工作逐漸進行科學化以及合理化處理，更好實現信息的檢索效果。
1.2.2 存儲方式安全可靠。傳統的紙質醫院檔案在實際實施管理過程中，往往無法較好地進行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會對紙質檔案造成極大威脅。通過使用辦公自動化形式，能夠縮小檔案存儲空間，也能夠更好地讓檔案管理過程趨于便捷，延長檔案實際壽命，這對于檔案管理以及使用有著極為重要意義。
1.2.3 能夠實現資源共享的效果。辦公自動化在實施檔案管理過程中進行計算機技術使用，能夠幫助檔案管理更加科學化以及規范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實際效果。也能夠實現較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實現資源共享，增強了檔案管理過程中的安全性。
2 在實施辦公自動化環境中醫院檔案管理的問題和改善策略
2.1 在實施辦公自動化環境下檔案管理的問題。目前，最為常見的問題就是檔案管理人員自身水平不高，無法較好地進行辦公自動化過程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統一標準，容易出現較多問題，影響到檔案管理質量以及效率。在目前的辦公自動化過程中，系統開發不規范，運行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實際使用效果不佳。
2.2 如何解決辦公自動化環境下醫院檔案管理過程中出現的問題。提升檔案管理人員自身素質。隨著目前醫療衛生事業標準的不斷提升，出現較多的新技術以及新內容。醫院在招收檔案人員過程中，盡量招收檔案管理專業人才，擴充醫院中檔案人員的專業程度以及管理水平。而對于目前的檔案管理人員，也可以加強專業知識培訓，提升實際專業化水平。
