時間：2023-05-25 10:48:56
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇員工檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
企業員工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關員工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是員工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經濟的逐步發展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業員工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現象時有發生。由此造成的員工身份無法核定、有關政策無法落實、員工退休手續無法辦理等問題屢見不鮮。加強企業員工檔案管理工作，優化企業人力資源管理配置，已成為當前企業亟待解決的問題。
一、企業員工檔案管理的基本情況
1.企業員工檔案的管理方式
以油田企業為例，按照員工身份實行組織、勞資部門分級管理是目前油田企業員工檔案管理的普遍模式。
2.企業員工檔案包括的內容
企業員工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、評定崗位技能鑒定考核考察材料、學歷及培訓材料、政審材料、入黨入團材料 、獎勵材料、處分材料、工資、勞動合同、調動轉移材料、聘用審批表、復員退伍審批表、轉業審批表、 退休（退職）審批表等。
二、當前企業員工檔案工作存在的問題
1.現行檔案管理體制與市場經濟發展不相適應
企業員工檔案由多個部門管理，職責分工交叉重疊，對員工檔案管理要求不一致。大中型國有企業領導班子成員檔案，由各級組織部或企業工委代管；部分企業中層以上員工的檔案，由人才中心或檔案館代管；有的企業還是按計劃經濟時期的管理方式將企業員工檔案分成干部、工人檔案分別管理，干部按組織部門的要求進行分類管理，工人則按勞動部門的要求進行分類管理，員工在企業中崗位及身份界定不清，這種管理方式，有悖于企業依法實行的全員勞動合同制度，給企業的員工檔案管理工作帶來不便。
2.企業員工檔案管理工作制度不完善
個別企業以追求利潤為目的，存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在員工檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成。
3.企業員工檔案管理不規范，利用率低
一是企業員工檔案內容簡單雷同，個人材料分散。企業員工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業人事檔案內容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。
二是檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已調離本單位，但其員工檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。
三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。
四是建檔、存檔時間滯后影響檔案管理的質量。由于管理模式的變更，致使員工檔案的建檔、補檔、存檔發生變化，特別是存檔資料量的減少和時間的滯后，將會給員工檔案內容鑒定和工作開展帶來影響。
4.檔案管理人員素質不高
檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。而目前企業的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業員工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理員工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。
5.檔案保管條件太差，影響了檔案的安全
檔案管理的軟硬件建設配備較差，檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責任意識不強，檔案業務不熟悉，年復一年，檔案管理形成了惡性循環，出現了檔案越管越差，越管越少的現象。
三、加強企業員工檔案管理的對策
1.創新員工檔案內容，嚴把進檔材料質量
創新員工檔案內容，就是要轉換檔案材料內容的重點，要收集、篩選、鑒定、整理員工的“德、能、勤、績、廉”等方面的材料，從而達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化，重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料，并保證進檔材料的質量。員工檔案管理人員要堅持原則，認真審核，嚴格把關，真正要做到“六不歸檔”：即不經審查的材料不歸檔、手續不全的材料不歸檔、內容不實的材料不歸檔、填寫不符合規定的材料不歸檔、國家不承認的不歸檔，與政策不符的不歸檔。
2.創新管理方式，實現員工檔案管理數字化、現代化、信息化
紙質檔案最具原始憑證性，但在人員流動性大的情況下，紙質型員工檔案在傳遞過程中易導致個人信息失真或磨損毀壞。這就要求紙質型檔案轉換成電子型檔案，通過電子信息手段，建立個人征信體系和社會信用制度。
3.創新員工檔案管理制度，實行員工檔案管理社會化
要從企業的實際出發，建立科學合理的員工檔案管理制度。明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及專兼職檔案員在檔案工作中的責任和義務，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎懲分明，從而調動檔案管理人員的工作積極性。檔案的收集要及時、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時的補充、收集。檔案的鑒別必須遵循“去偽存真”的原則，檔案的整理歸檔要嚴謹、科學，檔案的借閱應根據具體情況具體分析，嚴格保密制度，只有維護了企業員工檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理利用，為企業人力資源管理提供更好的服務。
關鍵詞：水電廠；檔案管理；問題；對策
近年來，隨著人事制度的持續改革和深入，企業用工形式呈現多元化發展，企業員工人事檔案管理制度也在不斷改革和發展。企業員工的人事檔案是員工歷年來學習、工作等社會活動的真實、完整記錄，也是企業人事部門在招用、調配、考核、任用人才的重要依據材料，對于促進企業人才引進、培育和發展都有著非常重要的作用。為了便于企業員工人事檔案的存放和管理，我國在各地相繼建立了人才市場，但企業員工檔案管理工作依舊存在很大的問題，其中管理混亂、檔案損毀丟失等現象屢見不鮮，其員工檔案管理問題尤為突出。以我國水電廠為例，全國各地大中型水電廠不下百家，在職員工多大數百萬人，如此龐大的人事檔案管理工作給企業帶來不小的壓力，因此，加強企業員工檔案管理工作，優化企業人力資源管理配置，已成為當前企業亟待解決的問題。
一、水電廠企業員工檔案管理存在的問題分析
1.對員工檔案重要性缺乏足夠的認識
目前，我國水電廠企業員工檔案管理整體上觀念相對落后。由于員工檔案管理工作對于提高企業經濟效益沒有明顯的聯系，使得一些單位領導對于檔案管理工作存在一些誤區，也就是造成了企業對于員工檔案管理工作的忽視。企業對員工檔案重要性缺乏足夠的認識，認為其不能給公司帶來直接的經濟收益，投入再多也做不出明顯成績，對于檔案管理，保存得當、不丟失缺損就好，也因此，在對于員工檔案管理上，其資金、人才等方面的投入相對欠缺，造成檔案存放和管理條件較差，管理人員投入力度不足，檔案管理場所、經費以及人員投入得不到有效保障，檔案管理工作自然出現問題百出的情況。
2.檔案管理人員素質參差不齊
我國水電廠企業員工檔案管理人員整體素質參差不齊，給企業員工檔案管理工作帶來很大的影響。一方面，由于對檔案管理的重要性缺乏科學的認識，管理人員也就并不把檔案管理工作當回事，并不積極主動，從而工作中屢見失誤，造成了一些員工檔案的丟失、破損等現象；另一方面，檔案管理人員整體學歷不高、老齡化現象嚴重，由于檔案管理人員工作相對單調乏味，其相關福利待遇也不高，具備專業管理素質的年輕人員并不熱衷于企業人事檔案管理工作，因此，在職管理人員多為臨近退休、學歷不高的高齡工作人員；此外，檔案管理工作也需要管理人員具備專業的管理技能，然而，在我國水電廠企業中，除一些相對效益較高的大型水電廠重視檔案管理人員的自身管理素質之外，多數水電廠企業檔案管理人員并不具備專業的檔案管理能力，給檔案管理工作帶來很大的問題。
3.檔案管理缺乏科學標準和統一規范
目前，我國的檔案管理機制相對欠缺，并未建立統一的檔案管理條例和準則規范，同樣會給檔案管理帶來很大的影響。一方面，由于缺乏科學統一的管理標準，各水電廠對于員工檔案管理工作相對混亂，對于檔案編號、排序、接受、調離等業務程序缺乏科學的標準流程，使得在檔案管理過程中出現錯拿、錯改等各種問題；另一方面，由于缺乏相應的規范限制，也使得企業員工檔案操作違規現象嚴重，企業員工檔案屬于機密資料，管理人員缺乏規范意識，也會造成檔案被私自打開、更改、帶離等現象出現。
4.檔案管理方式的落后
管理方式的落后也是目前我國水電廠企業員工檔案管理出現問題的一大因素。隨著計算機技術的不斷提高，檔案管理也逐漸向數字化、信息化方向轉變。然而，目前我國水電廠企業員工檔案管理方式整體相對落后，其信息化管理方式的普及程度較低，遠遠跟不上時展的步伐。檔案的信息化管理離不開計算機硬件和軟件的支持，由于企業員工檔案信息量大，經常出現檔案繁冗及積聚量大等問題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統遲鈍、緩慢，甚至出現系統崩潰；此外，企業員工檔案管理是一項較為繁瑣龐大的工作，而我國大多數企業檔案管理使用的軟件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前為止，企業員工檔案管理相關軟件的開發與應用還比較落后。
二、提高水電廠企業員工檔案管理效率的有效對策
1.強化宣傳教育，提高企業對員工檔案管理的重視
企業只有認識到了員工檔案管理的重要性，才能有效提高檔案管理質量。為此，一方面，要加強檔案管理工作的宣傳教育，提高企業領導對檔案工作重要性和必要性的認識，促使企業領導增加對檔案管理的資金和人力投入，優化檔案管理環境，改善檔案管理工作條件和人員配置，提高檔案管理工作效率；另一方面，通過教育和引導，提高檔案管理人員對工作的重視，增強檔案管理人員的責任感，組織檔案管理人員學習檔案法律法規，提高做好檔案工作的積極性和自覺性。
2.加強人才培訓，建立高素質的檔案管理人才
企業員工檔案管理工作并不是簡單的存放管理，需要管理人員既具備高度的工作責任感和扎實的檔案管理專業知識，尤其是對于科技發展迅速的今天，更要求管理人員具備運用先進管理方法和技術手段實現檔案科學化管理的能力。為此，首先要提高檔案管理崗位的福利待遇，吸引年輕優秀的檔案管理人才；其次要加強檔案管理人員的培訓工作，有針對性的舉辦檔案管理相關基礎知識和管理技能培訓，提高檔案管理人員的專業技能和綜合素質；此外，企業還應定期組織檔案管理人員到先進單位學習交流，提升檔案管理經驗和操作技能，促進檔案管理工作健康平穩發展。
3.加強制度建設，建立科學統一的管理標準和規范
建立健全企業員工檔案管理制度有助于提高企業員工檔案管理效率。首先，要規范檔案管理工作流程，通過制定檔案工作相關管理標準和技術標準，規范檔案管理人員的日常操作流程；其次，建立統一的檔案管理標準，對員工檔案的分類、編目等執行標準進行統一規范，做到檔案文件排列有序、保管期限準確易查、案卷封面美觀統一，以方便檔案的保管和利用；再次，加強對檔案管理的法制規范，嚴厲禁止員工檔案被私自查閱、更改和帶離，一經發現，嚴懲不貸，保證員工檔案的信息安全。
4.轉變管理方式，提高檔案管理的信息化水平
企業應轉變陳舊落后的管理觀念和方式，運用現代企業管理方法，提高檔案管理的信息化水平。為此，企業應在員工檔案管理中盡快普及電子文件歸檔以及檔案管理數字化，實現檔案存儲的信息化，不斷提高檔案管理的現代化水平。為提高檔案管理的快捷服務和工作效率，企業應加快數字化檔案管理進程，實現數字化管理的完美應用，不但加強檔案管理相關軟件設施和硬件設施的投入，強化檔案數字化管理中相關軟、硬件的研發工作，如內部局域網的構建、各種通信子網、寬帶網的建立、數據庫管理系統以及相關操作系統的建設和應用、高性能服務器、大容量儲存設備等等，以實現數字化管理軟、硬件的及時更新與支持。
三、結束語
企業員工檔案管理對于企業人才建設和經濟發展至關重要，管好、用好員工檔案是企業必須履行的重要職責。水電廠企業具備接受員工檔案資質，就必須對員工檔案安全管理負責，通過科學的方法和負責的態度，切實做好企業員工的檔案管理工作，提高企業員工檔案管理效率，確保企業員工檔案的信息安全。
作者:張云 單位:湖南省電力公司東江水力發電廠
參考文獻:
[1]張慶瑜.提高企業人事檔案管理水平的理性思考和路徑分析[J].經營管理者，2014，（16）：254.
關鍵詞：檔案管理系統 檔案借用 檔案歸還
中圖分類號：TP314 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對員工檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點。
2、系統功能分析
本系統主要任務是對檔案進行分類和分柜管理，還可進行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權限管理功能。其功能主要有如下幾項：
(1)密碼和權限管理功能，不同權限的用戶具有不同的操作權利。
(2)應用程序與數據卡服務器連接配置功能，用于在應用程序中配置SQL Server 2000數據庫服務器名和檔案管理系統數據庫名。
(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。
(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。
(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數、附件件數、附圖張數。
(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。
(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。
(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。
(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。
(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。
3、系統主要窗體詳細設計
3.1 檔案管理窗體設計
檔案管理窗體是檔案管理系統的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節點下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應字段值。與創建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。
3.2 數據記錄組合查詢窗體設計
本系統具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數據記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數查找條件記錄。參數查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數查找條件后單擊“查找”按鈕，執行查詢操作。也可以單擊“全部數據”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項前可以顯示圖標。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實現資源管理器右半邊的四種顯示方式。
3.3 檔案借用和歸還窗體設計
當“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。
4、結語
該檔案管理系統給預拌混凝土企業的管理工作帶來了極大的方便，為企業檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術水平和管理服務水平。
參考文獻
[1]張增強.Delphi7實用教程.第一版第三次印刷.北京:中國鐵道出版社,2003.5.
檔案信息化建設納入……省企業科技事業單位檔案規范化管理等級評定標準以來，傳統的檔案管理工作已越來越不適應發展的形勢，檔案創新，向現代管理邁進，正是檔案管理人員改變以往的紙張手工立卷，變計算機為手段，全文掃描入微機中，目前，機讀目錄案卷級4824卷，文件級2137件，機檢率達99%，基本實現電子檢索。
二、具體工作方法
1、立卷。文件按照分類大綱歸類后，方可組卷、立卷，而后進行卷內文件的排列、擬寫案卷標題、確定保管期限、裝訂、文檔掃描、錄入工作完成。
2、微機錄入。組好卷以后，只需微機管理，為作好保密工作，計算機加上自己設置密碼就可以了。
3、利用效率、查準率高。微機檢索系統提供了快速便捷的管理手段，提供了信息利用的快速途徑，免除檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高歸檔質量、檢索速度。
4、隨時補漏檔案。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，使文檔不形成存積，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的。
三、檔案電子化目錄檢索優點
微機應用，是檔案管理上等級的標志。利用微機進行檔案的管理，其優點是：
1、利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高
以手工為主的傳統檔案管理工作，檔案利用率低下，查找效率不高、查準率較差，這就嚴重制約了檔案信息資源的利用率。微機的應用，完成將手工立卷變為微機自動管理，極大地提高檔案管理與利用的效率。以往查閱檔案需查全引目錄、卷內目錄、最后去庫房查找這樣一來需要6-8分鐘，如今微機管理只需輸入關健字進行檢索查找檔號就可以了，按一下鍵盤，省時省力，只需1-2分鐘。
2、微機管理更有利于文檔的保密
過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。
3、微機管理有利于遺漏文件的補充
傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊時，補漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷內文件又得重新排列，編檔頁號、編抄卷內目錄、裝訂，修改填寫案卷封面等等。需花費10分鐘，這不但費時費力，給管理人員增添了許多麻煩。改為微機管理，文件插入就十分方便了。只需1分鐘，按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就可以了。
4、減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率
檔案管理軟件（……）系統提供了快速便捷的管理手段，這為歸檔提供了快捷的管理手段，將檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。
一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。*年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，*年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，2002年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
*年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，*年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；*年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。*年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
關鍵詞：勞務派遣 員工檔案 檔案管理
員工檔案管理是企業員工關系管理的一項重要內容。為加強企業員工檔案管理，1992年6月，原勞動部、國家檔案局曾共同頒發《企業職工檔案管理工作規定》的通知，要求建立較為完善的企業員工檔案管理制度。但是，《企業職工檔案管理工作規定》（簡稱《規定》）頒行于我國社會主義市場經濟體制確立初期，隨著市場經濟發展的成熟化，勞動用工制度發生了較大變化，特別是勞務派遣制度對傳統勞動用工制度的沖擊，對企業員工檔案管理產生了重要影響。
一、勞務派遣制度下企業員工
檔案管理面臨的挑戰
勞務派遣是指勞務派遣單位（簡稱派遣單位）與員工訂立勞動合同，再由派遣單位與接收勞務派遣形式用工的單位（簡稱要派單位）訂立勞務派遣協議，將被派遣員工（簡稱派遣員工）派往要派單位工作并接受其領導，派遣單位則從要派單位獲取派遣費，并向派遣員工支付勞動報酬的一種用工制度。勞務派遣這種用工制度的特殊之處在于“工作與關系相分離”，雖然派遣單位與員工簽訂勞動合同，但是員工不為派遣單位工作，而為要派單位工作。這種特殊性對企業員工檔案管理的挑戰主要表現在如下方面：
（一）派遣員工的檔案應該歸誰管理
在傳統勞動用工制度下，檔案管理作為員工關系管理的一項重要內容，由用人單位負責管理。根據《規定》第五條規定，“職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理”，“實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案”。但在勞務派遣制度下，《規定》中的“所在企業”是否僅指作為用人單位的派遣單位，還是應該包括作為用工單位的要派單位？若理解為僅指派遣單位，那就意味著要派單位不具有派遣員工的檔案管理權。若理解為兼指派遣單位和要派單位，那就意味著要派單位同時享有派遣員工的檔案管理權。
（二）派遣員工在工作過程中形成的檔案如何處理
根據《勞動合同法》第六十二條規定，用工單位應履行的義務有：執行國家勞動標準，提供相應的勞動條件和勞動保護：告知被派遣勞動者的工作要求和勞動報酬；支付加班費、績效獎金，提供與工作崗位相關的福利待遇；對在崗被派遣勞動者進行工作崗位所必需的培訓；連續用工的，實行正常的工資調整機制。由此可見，派遣員工在派遣單位工作期間可能形成的檔案包括：要派單位向派遣員工支付績效獎金所形成的獎勵材料；要派單位向派遣員工提供“與工作崗位相關的福利待遇”的材料；要派單位對派遣員工進行“工作崗位所必需培訓”的培訓結業成績表和評定技能的考績材料；要派單位對派遣員工“實行正常的工資調整機制”所形成的工資材料等。從法理上說，既然派遣單位被視為用人單位，作為事實上的用人單位是享有檔案管理權的，那么也就意味著要由派遣單位負責收集和保管企業員工檔案。但是從實踐上來看，由于派遣制度的特殊性，給予要派單位暫時性的檔案管理權則更具可行性。
（三）派遣員工檔案如何轉遞
《規定》第六章對“檔案的轉遞”進行了規定，它要求“企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在1個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門”，轉遞檔案應遵守如下規定：一是“通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶”；二是轉出的檔案必須“按統一規定的企業職工檔案轉遞通知單”；三是對轉出的材料“不得扣留或分批轉出”；四是“接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章并將回執立即退回，逾期1個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失”。這些規定都是針對企業員工在兩個獨立的用人單位之間轉遞檔案所做出的規定。在勞務派遣制度下，如果派遣員工的檔案需要在派遣單位與要派單位之間轉遞，應該遵守或參照上述規定，還是需要另行規定，并沒有給予明確的解釋。
二、勞動派遣制度下企業
管理層面的應對策略
（一）雙方可以通過勞務派遣協議約定對派遣員工的檔案管理
根據《勞務派遣暫行規定》第七條規定，勞務派遣協議應當載明的內容包括：派遣的工作崗位名稱和崗位性質；工作地點；派遣人員數量和派遣期限；按照同工同酬原則確定勞動報酬數額和支付方式；社會保險費的數額和支付方式；工作時間和休息休假事項；被派遣勞動者工傷、生育或者患病期間的相關待遇；勞動安全衛生以及培訓事項；經濟補償等費用；勞務派遣協議期限；勞務派遣服務費的支付方式和標準；違反勞務派遣協議的責任；法律、法規、規章規定應當納入勞務派遣協議的其他事項。在這些規定中，派遣員工檔案管理問題并未被列入勞務派遣協議的法定必備事項，但是這并不影響用人單位與用工單位在勞務派遣協議中約定包括檔案管理在內的其他事項。
（二）派遣單位可授權要派單位暫時管理派遣員工檔案
為避免發生糾紛，勞務派遣協議對授權范圍和事項必須做出明確而具體的約定。“明確”，是指雙方應有較為明晰的約定：派遣單位依法享有對派遣員工的檔案管理權：在派遣期間，要派單位對派遣員工在派遣崗位工作期間所形成部分檔案材料享有暫時代管權，此代管權僅限于檔案收集與保管；要派單位對其代管派遣員工的檔案無權銷毀，未經用人單位書面同意也無權擅自提供給任何組織或個人利用，否則應承擔對派遣員工造成損害的賠償責任。“具體”，則指雙方對派遣員工在派遣工作期間所形成的“部分檔案”進行逐項列舉。
（三）雙方可通過勞務派遣協議約定派遣員工檔案轉移
《勞動合同法》第五十條規定：“用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在15日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續”。這僅是針對用人單位解除或者終止勞動合同后為勞動者辦理檔案轉移手續所做出的規定，不能直接解決派遣單位與要派單位之間派遣員工的檔案轉移問題。但是，派遣單位與要派單位可以參照該規定，約定派入單位應當自結束用工之日起15日內將其暫時代管的派遣員工檔案轉移給派遣單位。在派遣期間雙方也可以約定，由派入單位于每月末、每季度末或每半年、每一年將其代管的派遣員工檔案轉移給派遣單位。
三、勞務派遣制度下立法規制層面的政策建議
（一）盡快修改完善《企業職工檔案管理工作規定》
參照《勞動合同法》、《勞動合同法實施條例》等上位法，盡快對《規定》進行修改完善。一是修改與上位法不一致的內容。如《勞動合同法》第五十條規定，用人單位應在解除或者終止勞動合同之日起“15日內”，為勞動者辦理檔案關系轉移手續；而《規定》要求，企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，其所在單位應當“在1個月內”將其檔案轉交。二是根據上位法，增添必要的內容。如《勞動合同法》第五十條規定，用人單位對已經解除或者終止的勞動合同的文本“至少保存2年備查”；第八十四條規定，勞動者依法解除或者終止勞動合同，用人單位“扣押勞動者檔案”的，由勞動行政部門責令限期退還勞動者本人，并對每人處以500元以上2000元以下的罰款；給勞動者造成損害的，應承擔賠償責任。
關鍵詞：職工檔案管理 信息化管理 體制改革
一、醫院職工檔案管理情況與面臨的挑戰
存在著人事檔案交接過程不夠合理重視。檔案管理工作人員是計算機人員或者其他崗位人員的臨時擔任，當醫院職工離開崗位或者產生崗位變動時，所需要進行的檔案交接手續沒有按照正常流程辦理，步驟跳躍，關鍵環節缺失。長期以往造成導致檔案管理在材料等方面責任不明確。甚至簡單的認為，交接工作并不重要。所以人事檔案交接工作經常會前后脫節。由于醫院工作主要是醫療方面、教學環節、科學研究。醫院管理的重點是如何提高醫療、教學水平，改善環境條件，為病人提供優質的服務，而對在醫院工作的職工人事檔案管理卻缺乏應用的重視，造成醫院人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員素質底下，無應有的工作能力等問題凸顯。檔案管理人員因素也不容忽視，人員能力差使得對人事檔案進行管理的工作進行緩慢，工作效果差。歸檔材料不及時、職工培訓情況、情況、科研成果情況更新相當緩慢，使得人員的評價不科學缺乏時效性。檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。員工本人對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚；還有的認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。缺乏創新理念，管理模式陳舊，十二五精神中以創新為手段應積極應用到醫院職工的檔案管理工作當中。
二、醫院體制改革的展望
我過已經試行事業單位改制，部分醫院已經進行試點改制。從事業單位改為企業，這樣對職工的性質改變，工資制度的靈活改變，社會保障制度的使用措施都有了新的變化。這對醫院職工的檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的形勢下，怎樣才能既保證醫院職工的待遇不會降低又能體現新體制的靈活富有活力的特點，對檔案管理工作人員提出了新的要求。工作人員要積極學習新的精神，認真參加培訓，提升自身能力。做好醫院職工檔案管理工作。
三、醫院檔案管理信息化建設
醫院職工管理信息系統的通常具有以下功能模塊，它們是醫院職工信息錄入模塊、職工信息查詢模塊、報表統計功能模塊及系統維護模塊、工資核算模塊、職稱成果模塊。：
醫院職工信息錄入模塊包括職工基本數據的輸入、修改和刪除。其中應該包括以下基本信息。如：職工性別、職工姓名、身份證號、工作年限、職稱類型、 所在科室、備注等基本信息。
職工信息模塊：當需要尋找醫院的某位職工時，可以通過本模塊實現功能，可以通過身份證號唯一的進行查詢，也可以根據條件，比如尋找本醫院主治醫師有哪些，具體信息是什么。那么就可以根據職稱類型字段進行查詢。
利用報表統計模塊可以實現符合條件查詢的紙質化。也可以按照時間提供月報表、年報表的打印。
系統維護模塊：對系統進行維護，可以設置管理員權限和普通維護權限。管理員可以擁有強大的管理權限。比如修改系統的密碼，修改員工的基本信息等操作。
職工管理模塊中可以和財務配合，建立信息化的工資核算模塊，這需要與財務部門合作完成。
職稱成果模塊需要不斷更新，對職工近期的情況變更進行登記，比如，成果項目結題，專利申請完成、工作年限工作量的變更等。這些在職工進行職稱評定和領導晉級的時候有重要的作用。
綜合利用信息化檔案管理系統，實現對醫院職工的檔案管理可以簡化工作的環節，減少人力消耗，提高工作效率。提高統計能力提升存儲能力。是對醫院職工檔案管理工作的重大改進。
參考文獻：
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關鍵詞:醫院;檔案管理工作;現狀
中圖分類號:G271文獻標識碼:A
檔案是醫院重要的信息資源,檔案管理越來越受到人們的關注與重視。隨著醫學技術的提高,醫院管理力度不斷加大,對醫院檔案工作也提出了新的要求。檔案工作由保管、記錄活動的證據,變為確保這種證據的確實產生,進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者,變為檔案遺產的積極塑造者,從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者,變為在檔案形成過程中,明確歷史責任感的積極干預者。醫院應結合本單位的實際情況,有的放矢狠抓薄弱環節,推動檔案工作發展,從而更好地服務于醫療、教學、科研等各項工作。當前醫院檔案管理仍有不盡如人意之處,如醫院領導重視不夠,檔案意識不強;檔案管理格局混亂,管理機構不健全、管理職能不明確,等等。要做好醫院檔案管理工作,醫院的檔案管理必須適應新形勢的發展,調整管理思路,改進工作方法,著力解決當前客觀存在的突出問題,促進檔案工作步入規范化、標準化、制度化軌道。在提高管理人員素質和強化全員檔案意識的同時,要健全檔案管理制度,建立檔案管理的新模式,最重要的是改變重管輕用的現狀,多途徑地開發利用檔案信息資源。此外,要強調管理現代化,不僅要設備配置現代化,還要管理標準規范化,管理技術及管理思想現代化。筆者認為,醫院檔案管理存在如下問題:
一、檔案管理意識淡薄
醫院里不少同志,尤其是領導干部的檔案管理意識還較為淡薄。因為醫院領導大多來自于臨床部門,缺乏檔案工作的知識,一貫重視醫療護理人員素質和技能提高,在規劃醫院人才培養體系時,往往會對衛生技術人員培養作為重點,忽略檔案工作人員知識提高和更新的必要性,對檔案工作需要規章制度、依法保管、依法利用、學習和借鑒國內外先進管理經驗和技術的認識不足,認識不到檔案在醫院管理中的重要性和必要性,檔案利用率低。同時,檔案在醫院工作中發揮作用和開發程度不夠,也導致醫院領導和職工對檔案工作的認識有偏差。由于對檔案重視程度不夠、檔案信息資源開發不足,造成檔案利用率不高。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證,是實現檔案科學管理的前提。醫院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓,與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳醫院檔案管理的意義,加強檔案法律法規學習,使全院干部職工充分認識檔案的重要性,認識檔案與醫院日常工作的密切關系,更好地支持檔案管理工作。
二、沒有建立科學的檔案管理體制和機制
檔案管理體制和機制不健全、不完善,醫院檔案工作業務受上級檔案業務主管部門指導,工作關系受本單位領導。這種不健全、不完善的檔案管理體制和機制,必然導致醫院檔案管理混亂。在確定醫院檔案發展方向、檔案管理結構、檔案工作人員的業績考核時,單位領導和業務主管部門往往因為評價的指標和要求不同經常會出現矛盾,檔案管理人員會出現無所適從的現象。另外,由于檔案管理體制和機制不健全、不完善,也會導致輕視檔案管理工作。如,目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責,而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少,沒有統一規范的醫院檔案管理模式;有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集,造成檔案收集效率不高,信息管理與檔案管理嚴重脫節,失去了檔案工作的完整性,醫院信息資源缺乏整合性,跟不上新時期發展的需要,不利于科學管理。
三、檔案管理人員素質不高
檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始歷史記錄,是最可靠的固化記錄物,最具有權威性和憑證性。尤其是獨一而珍貴的歷史性檔案資料,一旦損毀、消失其原始原貌,無法復原再生,其損失無法估量。對醫院來講,檔案是醫院重要的信息資源,在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮著重要作用。因此,檔案作為一種社會事物,之所以得到精心呵護,關鍵在于它的有用性,不斷強化檔案管理,對于保護檔案資料,提高檔案服務質量,充分發揮檔案無可替代的憑證作用,至關重要。隨著醫院檔案管理工作的逐步建立與完善,對醫院檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。檔案工作者只有端正思想、更新觀念、加強學習、提高素質,才能促進醫院檔案管理工作再上新臺階。目前,檔案專業人員素質參差不齊,與時展的要求懸殊較大。表現為檔案專業出身的人員較少、專業知識老化、知識面較窄、知識結構不合理、學歷普遍較低、高層次的檔案專業人才較少,這些情況已不適應新形勢下的檔案事業發展。檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發展,缺乏創新和活力。同時,檔案管理人員工作變動較大,給檔案管理帶來較大困難。檔案管理是專業性較強的學科,管好用好檔案需要有一定專業知識的人才,特別是在長期管理過程中所積累的知識與經驗對檔案管理很重要,而一些醫院的檔案管理人員經常變動,致使已經培養好的檔案人員發揮不了作用,而新的人員需要重新開始培養,給檔案管理帶來較大困難。因此,醫院要重視人才培養,提高人員素質。要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃,通過專業培訓、知識更新、進修學習等,提高業務水平,建立檔案管理人才梯隊,適應檔案業務發展,推動檔案管理水平的提高。
四、檔案工作硬件投入不足,檔案現代化管理水平不高
由于一些醫院資金緊張,檔案工作硬件投入不足。沒有現代化的設備,要跟上時代的發展步伐就是一句空話。要不斷加強基礎設施建設的投入,按照檔案管理的要求,檔案管理要配備計算機、復印機、掃描儀、防磁柜、空調、刻錄機、滅火器、加濕機、溫濕度計等一系列硬件設備,裝密集架檔案柜,科學安排檔案柜架的排放和檔案存放布局,制作柜架檔號標簽,做到各類檔案排架整齊美觀、檔案存放規范合理、檔案查找醒目方便,但現實生活中一些單位檔案用房狹小,不符合檔案保管的標準;檔案管理設備陳舊,管理技術落后,醫院使用計算機及網絡技術管理檔案的較少,不少醫院還采用手工收集、檢索,不利于檔案的收集、利用和開發,也制約了檔案事業的發展。要充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用,利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能,加大電子檔案管理相關規范的宣傳教育,使檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現,使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
五、檔案管理工作規范化、標準化程度不夠
由于檔案不能直接為醫院創造經濟效益,特別是有些醫院主管檔案工作的領導對檔案工作存在價值認識不足,對其作用把握不準,因此檔案管理工作規范化、標準化程度不夠。一是檔號不規范,沒有目錄號,一卷多冊現象較多;二是案卷標題不規范,有標題但不能反映主題內容,或標題缺少基本要素、甚至沒有案卷標題等現象;三是大部分案卷缺少卷內目錄,以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用;四是許多案卷未標頁碼,如果使用中掉頁很難發現;五是組卷混亂,如有按時間組的,也有按職能部門管轄權限組的,還有按文種組卷的;六是案卷厚薄不一,有的一兩頁紙一文一卷,有的五六百頁紙一類一卷。在市場經濟發展過程中,醫院注重經營而輕視了檔案,落實檔案管理工作的規范化、標準化更是沒有被提及。
(作者單位:南陽市中心醫院)
主要參考文獻:
