時間：2023-05-25 10:48:53
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【 abstract 】 this paper from the water conservancy project of the archives management of the basic requirements, the core content and management measures three aspects specific analysis and discussion.
【 keywords 】 : water conservancy projects; File management; The core content; Management measures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
一、水利工程檔案資料管理的基本要求
水利工程檔案是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，依照檔案法規要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責和任務，是維護國家利益，保護自已合法權益，提高管理水平和應急能力的需要。水利工程檔案是工程建設審計工作的依據、是工程驗收的依據、是質量評定的依據、是工程建設質量查、改的依據和憑證。
1、檔案管理的依據和竣工驗收
水利檔案管理的依據有：《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號）；《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》》(水辦〔2008〕336號)；《水利工程建設項目驗收管理規定》（水利部30號令）；《水利水電建設工程驗收規程》（SL223—2008 ）；《水利基本建設項目竣工決算審計暫行辦法》(水監[2002]370號)；《建設工程質量管理條例》（2000年1月30日，國務院令第279號）。
竣工驗收主要是資料的驗收：法人驗收，政府驗收，工程檔案資料的驗收﹙要求作專項驗收﹚。工程檔案要求真實、完整、準確、系統。真實是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項，即所有應歸檔材料的類項必須齊全；準確是指檔案資料所反映的內容要準確，其中包括文字、數字、圖形都要準確，特別是竣工圖要能準確反映工程建設的實際狀況；系統是指所有應歸檔的文件材料，應保持其相互之間的有機聯系，相關的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設項目建設過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內容，應做好這部分材料的收集、整理工作，關鍵是要及時整理，要將不同種類(照片或錄像)的聲像或電子材料分別立卷。
2、水利工程檔案的歸檔范圍與要求
水利工程建設項目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執行，工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，永久為50年以上，長期為15-50年、短期為15年以下，長期保存的檔案實際保管期限不得超于工程項目的實際壽命。水利工程建設項目檔案必須完整、準確、系統，應歸文件材料應字跡清楚、圖面整潔、簽字手續完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應有科學的分類方案，案卷質量符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）。
3、檔案資料驗收與移交
水利工程建設項目檔案驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分，各級水行政管理部門在組織水利工程驗收時，須通知相應的檔案管理部門作為驗收委員會成員負責工程檔案的驗收工作，工程竣工驗收前，項目法人應組織參建單位對所承擔的工程檔案資料收集、整理、歸檔進行認真檢查，確認已達到規范要求后，寫出自檢報告，在申請工程驗收時，一并報上。實行總承包的，應由總承包單位負責向建設與管理單位移交；實行分包的，應由各承包單位向建設單位移交，或由建設單位委托一個承包單位匯總后，再向建設與管理單位移交；實行監理制度的，應由監理部門負責審查合格后，再由各有關單位向建設與管理單位移交；審查與移交均應履行簽字手續。
移交與接收工程檔案資料的時間，應視工程建設的實際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應完成有關工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進行檔案資料移交與接收工作。
二、水利工程檔案管理的核心內容和管理措施
建設工程資料是工程建設從項目的提出、籌備、勘測、設計、施工到竣工投產等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。主要包括工程準備階段資料、施工資料、監理資料和竣工驗收資料等。建設工程資料，是建設工程合法身份與合格質量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據。參建各方都負有收集、整理、簽署、核查工程資料的責任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實性、可靠性。因此，我們應當規范工程資料的管理，將工程資料視為工程質量驗收的重要依據，甚至是工程質量的組成部分。
1、水利工程檔案的核心內容
1）工程準備階段資料:是指工程在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標、開工審批及工程概預算等工程準備階段形成的資料，由建設單位提供。
2）施工資料:是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應由施工單位負責形成。主要包括單位工程整體管理與驗收資料、施工管理資料、施工技術資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄、施工質量驗收記錄等。工程竣工后，施工單位應按規定將施工資料移交給建設單位。
3）監理資料:是指監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的資料，主要包括監理管理資料、監理工作記錄、竣工驗收資料和其它資料等。監理資料由監理單位負責完成，工程竣工后，監理單位應按規定將監理資料移交給建設單位。
4）竣工驗收資料:是指在工程項目竣工驗收活動中形成的資料。包括工程驗收總結、竣工驗收記錄、財務文件和聲像、縮微、電子檔案等。
2、工程資料的管理職責
1）工程資料的形成應符合國家相關的法律、法規、技術規范、質量驗收標準、工程合同和設計文件等規定。
2）參建單位應將工程資料的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和全過程。
3）工程資料應隨工程進度同步收集、整理并按規定進行移交。資料組卷與資料份數應符合規定。
4）工程資料應實行分級管理，由建設、監理、施工單位主管(技術)負責人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設過程中工程資料的收集、整理和審核工作應有專人負責，并按規定取得相應的崗位資格。
5）工程各參建單位應確保各自所形成的資料的真實、有效、完整和齊全。對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現象，應按有關規定對相關責任人予以處罰，情節嚴重的，應依法追究法律責任。
3、水保檔案管理的必要性和對策
1）沒有統一的水土保持檔案分類標準和編碼體系, 檔案資料調閱、調集或查詢困難, 檔案信息利用率低, 或大部分既有資料未歸檔、建檔。
2）檔案管理制度不健全、管理不規范、多頭管理現象普遍存在, 檔案資料分布散亂, 。
3）檔案管理人員匱乏 。
4）未實行專業化管理, 檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差, 檔案資料破損現象嚴重。
5）法制意識不強, 檔案管理工作未引起各地的重視, 也無專項經費投入, 制約了檔案管理的規范化建設。
規范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設、水土保持決策科學化、水土保持法制化和規范化建設以及提高水土保持行業管理能力和工作水平的需要。規范水土保持檔案管理的對策應建立水土保持檔案資料庫，進行統一檔案編碼和密級標準, 建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識, 建立并完善水土保持檔案管理制度，培養并造就一支高素質的水土保持檔案管理隊伍。挖掘檔案資料潛力, 為水土保持及社會公眾提供服務。
三、總結
水利工程資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應參與生產過程，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理監控。工程資料的收集必須與實際施工進度同步。對所提供的資料不符合規定要求的不予結算工程款。按質量驗收記錄、工程質量控制資料核查記錄、施工技術管理資料、工程安全功能檢驗資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產生時間的先后排列。根據實際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規定移交、歸檔。按時移交給公司、建設單位和城建檔案部門。
【參考文獻】：
[1]梁靜.水利工程檔案管理與發展J.湖南水利水電,2008,(4):78-79.
高職院校學生檔案是反應學生在校期間學習情況、個人經歷、思想表現等信息的重要載體，是用人單位了解高職畢業生、錄用高職畢業生的重要憑證和依據。做好學生檔案管理工作，對于幫助高職學生盡快走上理想的工作崗位有著重要的意義，因此，高職學生檔案管理工作應以就業服務為核心。基于以上觀點，本文將就如何實現以就業為核心的高職學生檔案管理提出一些思路與實踐對策，期望為高職院校學生檔案管理工作的創新與改革提供可行的參考。
【關鍵詞】
高職；學生檔案；就業服務
管理好、利用好高職學生檔案，對于促進高職畢業生更快、更好地就業有著積極的作用。但在實踐中，我國高職學生檔案管理工作普遍效率不高，在高職畢業生就業活動中的作用也并不明顯，且學生檔案的利用率相對較低。究其原因，主要與高職學生檔案收集不全、形式化嚴重、內容單一、利用價值偏低等因素有關。這直接制約了學生檔案價值的發揮，乃至影響著高職畢業生的就業。
1.樹立以就業服務為核心，以人為本的管理原則
學生檔案管理的最終目的在于幫助學生成才，幫助學生就業，因此，要提升學生檔案管理成效就要首先樹立以就業服務為核心的工作理念。通過與用人單位進行充分溝通來了解他們需要知道學生的何種表現、何種信息，并以此為依據不斷改善和調整學生檔案管理工作的手段與內容；其次，學生檔案最終要為學生所用，因此高職學生檔案管理工作要樹立以人為本的意識，結合學校教育活動的開展節奏和學生的實際情況開展學生檔案的收集、管理、開發與利用工作。
2.豐富學生檔案內容，提升檔案參考價值
目前，高職院校學生檔案的內容主要有：招生錄取材料、大學生入學登記表、成績表、獎懲文件、入黨入團材料、報到證存根、體檢表等，總的來說檔案內容較為單一，參考價值偏低，不能全面地反映學生能力、素質、道德品質、專業技能，用人單位很難通過學生檔案發現學生的閃光點。為了解決這一問題，高職院校學生檔案管理工作中應豐富檔案內容，擴大檔案信息的收集范圍。對此，首先要強化對學生參與各種社會活動、公益活動的記錄，以及學生貸款信用信息的收集，以更好的反應學生的道德素質與個人修養；其次，除記錄學習成績外，職業院校學生檔案應更重視專業證書的取得情況的錄入，以體現應用型人才的實踐技能和動手能力，對此，學生檔案管理過程中應將學生獲得的各種技能證書、上崗證書、技術等級證書等信息收入檔案中；最后，應將學生在校期間所受的處分及處分的撤銷情況進行詳細記錄，這樣一方面能使檔案更真實地反映學生的在校經歷，另一方面也對高職院校學生的危機行為起到顯著的遏制作用。
3.強化學生檔案挖掘，提高檔案利用率
高職院校學生入校后,其檔案經學生檔案部門的整理后就被歸檔入柜。從入學到畢業,檔案材料雖會不斷補充,但在選拔干部、用人單位招聘時,往往很難真正派上用場，這使得學生檔案資源長期閑置浪費，老師與用人單位均不能通過學生檔案更全面、更詳細地了解學生的素質與特點。且高職畢業生面試和就業時，學校的檔案通常很難真正發揮作用，而學生自己攜帶的簡歷，用人單位又不能完全信服，可見學生檔案的有效利用率是較低的。為了解決這一問題，在學生檔案管理中，應強化對教師評價、同學評價、心理狀況評估的信息的挖掘和收集，并將其及時納入學生檔案范疇，在學校教師、用人單位需要了解學生時及時向其提供相應的信息和材料，以提升學生檔案的有效利用率，在強化學生檔案資源開發的同時減少其閑置浪費。
4.強化人員教育培訓，提升檔案管理成效
目前，我國職業教育事業快速發展，高職院校招生規模不斷擴大，高職畢業生數量不斷增加，而社會對應用型人才的需求有限，這就使得高職畢業生面臨著嚴峻的就業形勢，在此背景下，要實現科學有效的學生檔案管理工作，需要依托于一支高素質的學生檔案管理隊伍。因此，高職院校檔案部門必須在牢固樹立以就業服務為核心的工作理念的基礎上，不斷強化檔案管理隊伍建設。對此應注意以下幾點：首先，要對“以就業服務為核心”、“以人為本”的學生檔案管理理念進行積極宣傳，使學生檔案管理工作人員真正意識到學生檔案的利用價值及其對學生就業的深遠影響，自覺地將自身工作與學生未來的就業聯系在一起；其次，要積極利用各種培訓教育途徑（如專題講座、專業知識競賽、專業素質考核、繼續深造、外出學習等）不斷提升學生檔案管理人員的專業素質、信息化管理技能，為學生檔案資源的開發與利用奠定良好的基礎；最后改制院校檔案部門應積極引進高素質檔案人才，不斷為高職教學檔案管理隊伍注入新鮮血液，為高職院校學生檔案管理工作帶來新思路、新方法，為更好的服務高職畢業生的就業創造更多可能。
5總結
綜上所述，在就業形勢日趨嚴峻的今天，樹立以就業服務為核心的高職學生檔案管理理念，是幫助高職畢業生緩解就業壓力，盡快走上理想工作崗位的重要途徑，也是維持職業教育事業穩定、健康發展的必然選擇。
作者：于金霞 單位：寶雞職業技術學院。
參考文獻：
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[2]秦捷英.高職院校學生檔案管理中的問題與對策[J].檔案與建設,2011(5):17.
[3]劉國華.高職教學檔案管理研究[J].職業教育研究,2012(7):47-48.
關鍵詞：就業 服務 高校 學生檔案管理
中圖分類號：G647 文獻標識碼：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.13.179
1 高校學生檔案管理工作對學生就業所起作用
1.1 搭建學生與用人單位信息交流平臺
學生畢業后，必然會面臨工作應聘，學生檔案這時候就起著無可替代的作用。它是對學生整個大學期間生活、學習各個方面的一種比較完整明了的記錄，這些記錄是通過比較集中的收集、整理而成，可以綜合反映學生的素質，且比較準確靠譜，具有權威性。用人單位在挑選人才的時候，要想對應聘大學生有一個比較多維的了解，可以借助高校的檔案管理工作，輕松調出資料，如此便搭建了學生與用人單位信息交流平臺，為學生就業提供了便利。
1.2 有利于大學生檔案的妥善管理
“檔隨人走”是人事檔案工作的一個重要原則，大學生畢業后，檔案必定要隨著其離開而轉移到另一個部門，強化高校學生檔案管理，有利于妥善保存學生檔案，同時保證學生檔案成功轉遞。學生在畢業之際，不管工作是否落實，高校都必須完成檔案轉遞工作，這樣才能確保“人檔合一”。
2 高校學生檔案管理存在問題
2.1 管理方式落后
一般而言，高校為畢業生提供就業崗位信息有兩大方法：一種是用人單位與高校見面互相協商，另一種是舉辦校園“招聘會”。相比而言，第二種方式針對學生范圍要更廣，第一種方法是在高校介紹畢業生之后，用人單位看過檔案資料，才決定面試人選；第二種方法是畢業生直接投入個人簡歷之后，經面試洽談后，用人單位再行調出檔案。這可以看出檔案管理工作對于學生就業的意義所在，好的檔案管理工作，能夠最大程度地為學生就業提供服務。目前，我國高校普遍存在一個問題就是管理方式跟不上時展，比較落后，包括體制不規范、收集、整理工作不到位等等，伴隨著大學的擴招，這種現象越來越明顯，有的學校整個的檔案管理過程給人的感覺就是不認真、不嚴肅，有的學校把學生檔案統一歸入綜合室管理，有的歸入人事部，有的則直接實行院系分散管理，檔案管理體制的不統一，使得畢業生在畢業之際檔案滯留而無法快速轉遞。日常檔案管理的不規范帶來的后果是，高校必須為轉檔工作的順利實現突擊整理歸檔，這樣整個檔案管理工作就是混亂的，用人單位查閱學生檔案會很困難，如此，就影響到了畢業生順利就業。
2.2 檔案內容不全面
高校學生檔案的內容很多都只是簡單涉及到了學生高中畢業時的學籍情況、入團情況、成績、體檢、獎懲等等，在現在龐大的激烈的就業市場面前，用人單位對于畢業生的考察早已不只是停留在這一階段，對此有的學校作了相應改革，設置了一些新的檔案資料，比如大學生心理測試、各種證書、參與實踐活動等，對以往片面的檔案資料做了一個補充，但實際而言還是遠遠不夠，這種有限的材料，并不能使用人單位獲得對畢業生能力、素質的一個全面了解，且高校檔案內容普遍流于形式，并無實質內容，對學生評價公式化、口號化，因而失去了應用的權威性，價值不大，很多畢業生本人或者用人單位對這些檔案材料興趣不大。
2.3 高校畢業生檔案利用滯后
前面說到“檔隨人走”是人事檔案管理的一個重要原則。在以往的計劃經濟體制下，畢業生工作是包分配的，用人單位與高校檔案的轉遞工作很容易進行，但是市場經濟體制下，畢業生與用人單位之間是一個雙相選擇的關系，一方面學生不能帶著檔案，另一方面用人企業只有在校進行招聘，才能看到學生檔案，而在程序上，只有畢業生確定了就業單位，學校才會把檔案寄出，如果這樣，根本就不能在學生應聘之時給予用人單位參考，這就是利用的滯后。所以，現在很多畢業生應聘只是靠著一紙簡歷和若干證書，為了找到一份更好的工作，很多畢業生想方設法在簡歷中吹噓所具備的技能，甚至弄虛作假，這樣就造成了畢業生與用人單位的一種不信任關系，干擾了就業市場的公平。
2.4 高校檔案管理人員素質不足
近幾年來，我國高校一直處于擴招的狀態，大學生數量在不斷增加，增加了檔案管理難度，與此相對應的是，管理人員素質的不足，很多高校對于檔案管理工作重視度不夠，投入也有限，檔案管理人員并不具備專業的素質，檔案意識淡薄，管理觀念不科學不系統，檔案存放雜亂，且時有學生檔案漏填、缺頁、遺失現象發生，這就使畢業生檔案得不到質量上的保證。
3 強化高校學校檔案管理，為學生就業服務
3.1 重視學生檔案管理，實現管理手段多樣化
強化高校檔案管理工作首先要轉變觀念，學校要重視檔案管理工作的建設，與時俱進，拋棄舊有的只是把檔案管理單純當作學生學籍資料的簡單積累，而要轉變為以學生就業為核心的系統全面的檔案管理。在談到高校檔案管理存在的問題時，我們發現，大學生檔案內容過于流于形式，且考察內容單一，所以高校應該自覺增設一些內容，比如學生參加的實踐活動、參加的培訓、實習情況，多種聯系方式：QQ號、郵箱等等，這樣就使得檔案更具個人特色，更加真實明確。檔案管理工作是一項繁復而細致的工作，它記錄展現的不只是學生的成績，還應該包括有思維道德方面、身體心理健康方面、職業規劃方面等的內容，大學生在填寫相關檔案的時候，必須伴有細致的說明。檔案的收集與整理始終是檔案管理的一個重點難點。
3.2 充分利用計算機技術，規范管理工作科學化
信息化時代，計算機技術可謂無處不在，它能夠給高校檔案管理帶來極大便利，所以高校必須充分利用這一技術，這就給檔案管理提供了另一種保留方式――電子式，這是除紙質保存外的一種方式，可以通過備份有效防止檔案遺失狀況，同時擴充檔案信息量，不僅可以實現檔案信息的規范化，而且可以在一定程度上增加高校學生檔案的時效性，提高檔案的利用程度。此外，現代信息技術還能完善高校的檔案管理模式和制度，并通過信息技術的落實來提高學生檔案信息的安全性，維護學生的隱私權。管理員依照工作規范，憑借專業素質和安全管理意識，努力完善學生檔案的存儲、利用環境，能夠最大程度地減少因粗心等因素而造成的信息錯漏現象，提高檔案的管理效率。
3.3 確保學生檔案的完整性，管理人員素質專業化
高校學生檔案管理必須從基礎工作做起，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業生人事檔案管理，在基礎工作使用到的如計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公設施，必須確保正常的使用及換代更新，遵循“日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證”的準則。同時，建立一支思想過硬且專業素質高的管理隊伍是必不可少的。學校應聘請具有專業素質的檔案管理人員，他們在具備科學系統的管理方式的同時，對于檔案管理工作還要有極強的責任心。只有管理人員素質專業化，才能使高校檔案管理工作合理高效地運轉。
4 總結
面對快速發展的科技創新時代，新的技術不斷涌現，要求檔案管理工作人員除了有很好的政治素質之外，還必須掌握多學科多領域的知識與技能，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識，辦事效率高，能靈活使用各種電子設備。因此，高校要把那些政治覺悟、工作作風、業務能力比較突出的同志選調到檔案管理崗位上，才能確保高校學生檔案管理的有效性。
參考文獻：
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[2]曲德強.高校學生人事檔案與大學生就業研究[J].中國電力教育，2008，（24）.
檔案是全部活動的真實記錄，它體現一個單位成長與發展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是事業單位管理工作的重要環節，對事業單位效益產生重要影響，是事業單位提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。 下面根據工作的實踐，就如何做好事業單位檔案管理工作的信息化，談談個人的看法。
一、目前所面臨的形勢
實現檔案管理信息化是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。檔案信息化是一個以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息、法規、政策、標準為保障的綜合體系。它可使事業單位的檔案管理環節更透明，為檔案管理打造一個全新的管理體制，重建檔案管理系統和結構。
提到檔案管理，不少單位認為把檔案資料輸入電腦中就標志著企業進入信息化管理了。甚至出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術、新流程不去主動學習接受，從而產生抵觸情緒。所以在實施信息化的過程中，會遇到人為觀念的影響。
二、阻礙檔案信息化管理的瓶頸
1.檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2.檔案信息缺乏共享。在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3.檔案管理缺乏規范。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案室業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4.檔案管理技術缺乏創新。檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
5.檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、如何做好檔案管理工作信息化
在事業單位檔案管理的信息化建設中，要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。有條件的單位，逐步推進數字檔案室建設，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。
（1）政府集中優勢資源，統一開發檔案管理通用的軟件系統 。在軟件系統的開發上，可以考慮借鑒垂直管理部門如國稅系統的經驗，由政府集中優勢資源開發部分行業通用的業務軟件，統一下發給各地檔案機構免費使用，這樣做一方面可以極大地減少各地在軟件開發上的重復投入，另一方面也可以確保業務軟件系統的開發水平，同時也為以后各單位分布式檔案信息資源庫體系的形成減少障礙。
（2）調結構，提素質。在當前形勢下，要不斷提高事業單位檔案管理人員的業務素質和綜合能力，可以通過引進與培養和結合的方式調整檔案管理人員的知識結構，引進檔案管理的復合型人才，對現有管理人才通過培訓、在崗自學等方式進行培養，建立一支掌握檔案管理和信息技術，知識結構合理的高素質的檔案管理人才隊伍，能夠適應檔案管理的發展需要，有效解決檔案信息開發利用不足等間題。
（3）健全事業單位檔案管理安全保密制度，是事業單位檔案管理信息化工作的核心要素。檔案信息的安全包括檔案管理系統軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全，即信息不被許可的人知曉、獲得。實行計算機管理檔案之后，除了日常的事務外，我們還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作，如計算機病毒的防范等問題。做好了以上工作，我們有理由相信運用計算機管理檔案的工作一定會更好。
（4）轉變檔案管理方式。第一，數據處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結合，實現文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統計工作，繪出各類統計報表；第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網絡環境下將實現自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數檔案資源可通過計算機網絡進行查閱和對外提供服務；第三，檔案指導、編研下作從有形實體向虛擬網絡轉變等。信息技術重建檔案管理的運行環境和作業環境，傳統檔案組織機構、業務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的趨勢，所以有必要從管理理念到組織機構，從業務內容到業務流程進行有效重組，以適應變革的要求。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案管理的信息化工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各事業單位尤其是檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強事業單位檔案管理工作，以檔案管理信息化促進事業單位管理的科學化、高效化。
參考文獻：
[1]國家檔案局.《全國檔案信息化建設實施綱要》，2002年11月
【關鍵詞】 人事檔案 高職院校 檔案管理 科學管理
高職院校的人事檔案是真實反映高職院校在人事活動中所形成的檔案文件，它集中體現了教職員工的個人履歷、崗位晉升、道德品質、學歷內容、工作業績等檔案管理文件，它集中以文字、表格以及其他記錄形式進行整理收集。在當前新的社會形勢下，充分要求高職院校的人事檔案工作必須牢固樹立“以人為本”的管理理念，加強檔案管理的信息化建設，深入開展人事檔案工作服務于組織人事部門，謀求其在高職教育改革和經濟建設中發揮的指導性作用，積極探索高職人事檔案管理的有效途徑與方法，實現人事檔案管理的現代化功能。
一、新形勢下人事檔案管理的核心價值
在高職院校中進行人事檔案管理，它取決于人事檔案管理彰顯的核心價值，體現在其對于高職院校、教職員工和行政管理等一系列管理措施上，主要從以下幾個方面進行：
1.1妥善保管和歸檔教職員工的個人信息
高職院校的人事檔案真實客觀地記錄了高職院校教職員工的履歷、升遷、考核、學歷、資格培訓、專業技能等個人信息，它是對于教職員工學習、工作和成長的真實反映，也是對于教職員工在學院人事管理活動中形成的記錄和德才表現。目前，我國的社會人事檔案管理工作還很落后，教職員工的檔案管理都是依托于高職院校的人事檔案記錄與保持的。同時，人事檔案管理能夠真實地反映教職員工的工資待遇、福利保障、業績考核、科研獎勵、職務升遷等信息，這樣就為高職院校的各部門競聘人才和崗位流動提供了依據，也凸顯了人事檔案管理的信息價值。
1.2凸顯教職員工的個人價值和綜合素質
目前，我國的新高職院校大多是從多個中專院校合并而來，高職教職員工大多是從舊的院校轉化而來，在應聘和競崗過程中，高職院校需要通過筆試、面試和復試等層層篩選，而人才選拔的重要依據就是人事檔案記載的個人信息。檔案信息中記載的教職員工信息能夠真實地反映個人履歷、學歷證明、學術記錄和科研成果，可以真實反映一個人的專業水平、教研能力和敬業精神；檔案信息中記載的職務變遷和任職經歷，可以真實反映一個人的道德品質和業務能力。高職院校的領導者通過全面衡量教職員工的人事檔案材料，可以充分了解員工的成長履歷，也可以充分掌握教職員工的綜合素質，為人員招聘和崗位晉升提供重要的人事參考數據。
1.3輔助高職院校的教職員工行政管理
隨著國家越來越重視職業技術教育，高職院校的規模日漸龐大，所涉及到的專業科系也越來越多，這就給高職院校的行政管理工作帶來了非常大的壓力。當高職院校開展一系列的崗位考核、職務晉升、工資調整、崗位輪換和獎金發放的時候，行政主管部門需要建立起一套嚴謹、系統和科學的考核方案，真正做到公開、公平和公正，真正符合高職院校教職員工的切身利益。在院校開展一系列的行政管理工作，一方面需要人事檔案的歸納和總結，另一方面也需要教職員工人事檔案基礎資料的不斷總結和完善，從而能夠為行政管理工作的開展提供佐證，也能充分滿足行政管理人員的工作需要。
二、新形勢下人事檔案管理的有效途徑
在新的社會形勢和發展需求下，在高職院校開展有效的人事檔案管理，凸顯人事檔案管理的核心價值，需要保證檔案材料的嚴謹性，提高檔案管理員工的崗位素質，建立完善的人事檔案管理體系。
2.1加強科學引導，強化檔案材料的嚴謹性和權威性
當前社會已經進入到飛速發展的信息化時代，每天都會產生大量的信息數據，也對于人事檔案的搜集和整理提出了非常高的要求，也對人事檔案的管理提出了迫切的要求。在高職院校的人事管理過程中，檔案是高職歷史的積累，人事檔案工作是為高職院校的行政改革和教育改革提供服務性、建設性的工作，而其基礎就需要強化檔案材料的嚴謹性和權威性。在實際操作過程中，開展完善有效的人事檔案材料收集政策，深化對于高職院校干部的履歷、升遷、考核、學歷、教學培訓、專業技能等需要入檔案材料的認真搜集，做到準確無誤。檔案管理人員必須對收集與人事檔案有關的各種材料進行鑒別篩選，做到檔案材料取之有據，存之有物。在搜集整理、鑒別篩選過程中，對不符合高職院校人事檔案管理的材料及時進行更正、退回和銷毀，手續不齊全的材料要退回原部門進行補充和完善，充分確保檔案材料的手續齊全，材料完整，保證檔案材料的嚴謹性和權威性。
2.2提高科學管理，提高檔案管理員工的綜合素質
檔案材料真實地反映了高職院校的人事狀況和組織架構，它也是高職院校歷史演變的見證，這樣就對檔案材料的安全性提出了非常高的要求，也對檔案管理員工的綜合素質提出了非常嚴的要求。首先，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，從硬件設施上加強檔案室建設，每個部門都要配備專門的人事檔案專柜，人事檔案室應該獨立健全，認知做到防火防盜、防塵防潮等措施。其次，我們的高職院校領導應該充分認識到人事檔案管理的重要性，牢固樹立人事檔案意識，將人事檔案納入到全面了解和選拔黨員干部的工作軌道上來，提高人事檔案的人員編制，也充分改善人事檔案員工的工資水平和生活狀況。最后，檔案管理員工需要充分加強自身專業素質的培養，積極參加專業技能培訓，多與兄弟單位的人事檔案管理人員溝通和交流，充分學習先進的人事檔案管理技術，倡導和提高人事檔案工作績效的提高，從而為全面開展科學的人事檔案管理工作提供保障。
2.3加強信息化建設，建立完善的人事檔案管理體系
當人類社會進入21世紀，我們也步入到信息化時代，網絡信息技術、電腦多媒體技術和移動通訊技術已經越來越深入到高職院校的人事檔案管理中，它體現在人事檔案資料的輸入，人事檔案材料的調閱和整理，也體現在高職院校的人事檔案管理中。它滿足了檔案調閱管理的便利，節省了檔案存儲的空間，保證了檔案保存的安全，也方便了學院各部門、兄弟單位之間的調轉和便捷。
通過倡導檔案實體的信息化管理，建立人事檔案的電子版，可以建立完善的人事檔案管理體系，其突出表現在兩點：一是可以實現人事檔案管理資料的原始文件電腦化、數字化，這樣可以及時保存和歸檔檔案資料，能夠充分保護人事檔案紙質載體，真實記錄新建高職院校的人革和崗位升遷，充分提高人事檔案的利用率，減少材料的人為磨損。二是把數字化的人事檔案信息網絡化，從而實現人事檔案管理系統化、資源化和信息化，實現教育體系內人事檔案信息的接收、歸納、傳閱和共享。
三、總結
綜上所述，隨著我國高職院校的不斷涌現，高職院校的辦學規模也隨之不斷擴大，進一步加劇了高職院校內部的人事檔案管理工作壓力的大增，針對這一現實狀況，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，開展切實有效的歸納、整理和保持工作，實現人事檔案的有序流通和共享，真正實現人事檔案在高職院校管理中應盡的責任，提高人事檔案管理的規范性與合理性。
參 考 文 獻
[1]許文君.大數據時代高職院校二級學院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學院學報（社會科學版）.2015（04）
關鍵詞：綜合檔案管理；信息化建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
項目背景
我院自90年代開始進行電子文件成果整理歸檔以來，實現了以計算機數據庫技術為基礎的電子化檔案管理。目前我院通過引進和開發系統，管理著包括建筑、規劃、市政、測量、巖土以及院文書檔案等超過2000項工程、23萬個各種文件格式的電子檔案。盡管我院檔案信息化建設工作取得了不俗的成績，但仍存在兩個亟待解決的問題：
檔案的管理工作由不同的系統完成，如建筑市政專業使用建筑圖檔管理系統，規劃專業使用gzpi規劃成果數據庫管理系統，文書檔案使用超越2000文件檔案資料綜合管理系統等，數據信息被分割，無法實現共享，而且檔案管理人員在日常工作中需要切換不同的系統重復操作，工作效率低下，阻礙了檔案整體工作效率的提高。
檔案日常借閱流通管理只部分實現了以條形碼管理為核心的流通管理機制，大量的檔案借閱管理工作還停留在原始手工記錄階段，工作十分繁瑣。
以科學、規范的管理機制，利用現代化網絡技術手段管理我院海量、格式多樣的電子檔案，提升檔案管理水平，提高檔案管理效率，是十分有意義的。
1項目目標
將我院不同的檔案管理系統數據庫進行整合，以統一、規范的管理模式實現對不同專業檔案進行管理；實現以條形碼管理為核心的檔案借閱流通機制。
建設內容
我院綜合檔案管理系統項目的建設內容包括：（1）實現對科技、文書檔案進行管理；（2）對我院現有的建筑圖檔管理系統進行升級、結構重組及開放接口；（3）實現圖紙批量打印出圖功能；（4）將我院泰坦系統數據及規劃成果等歷史數據轉換導入到綜合檔案管理系統。
項目組根據我院對電子形式存在的圖紙和文檔的管理要求，以及我院各專業檔案資料的借閱流程等，在原有的建筑設計專業圖檔管理系統《智慧2000圖檔管理系統》的基礎上進行系統升級，經升級后能滿足我院的需求，具體如下：
系統用戶
綜合檔案管理系統面向全院工作人員開放，權限設置參考下表所示：
軟件安全控制
綜合檔案是我院寶貴財富，為保證數據安全，采取如下手段對數據進行保護：
1、角色權限控制，按照角色級別對用戶劃分“下載”、“修改”、“上傳”權限，防止檔案信息被盜取或篡改。
2、對檔案數據每月備份一次，保證遇到意外事故能迅速恢復。
3、對所有下載、修改、刪除等敏感操作進行日志記錄，便于追溯。
系統維護方案
根據工作計劃安排，綜合檔案管理系統運行后，檔案資料室、信息辦及其它相關職能生產部門共同參與綜合檔案管理系統的更新與維護工作，建議如下：
檔案資料室：對現存檔案室的資料進行系統管理，及時添加、更新綜合檔案管理系統中的案卷級、卷內級條目；指導并督促各生產部門及相關職能部門按要求進行電子文件上傳歸檔工作。
信息辦：協助配合檔案資料室收集反饋的系統技術問題并加以解決；對數據庫安全備份，并對系統進行維護。
相關職能生產部門：按照我院電子文件歸檔的要求（具體見《關于實施《技術資料歸檔實施辦法》（修訂版）暨啟用電子文件歸檔的通知》，及時上傳應歸檔的電子文件至綜合檔案管理系統；系統技術問題反饋給信息辦。
系統總體設計模式
由于系統用戶覆蓋面較廣，客戶端點數較多，同時，從系統維護的簡易性角度出發，也考慮到與現有的信息大廳的整合，采用了B/S的設計模式。首先登錄到信息大廳，再通過菜單鏈接進入本系統。
系統數據庫選型
系統采用主流的MSSQL2005數據庫，具有良好的數據處理及響應速度，適合B/S模式開發。
開發平臺選型
系統采用JAVA平臺進行開發，開發效率高，安裝部署容易，系統維護簡便。
技術亮點
1、描述：由于我院各生產專業科技檔案以及院內文書檔案的成果電子文件歸檔方式不統一，文件格式也不統一，電子文件的存放介質也是多樣的，造成檔案資料室對電子文件的系統管理上的困難。
技術亮點：增加了在線電子文件歸檔方式，明確了歸檔電子文件格式和命名規則，并通過生成模板進行了電子文件歸類。
解決方法：通過對我院相關生產部門、職能部門放開上傳電子文件的權限，由相關部門直接向系統進行電子文件的上傳工作，并通過生成模板按內容進行電子文件的分類，由檔案室進行審核。電子文件格式和命名規則參照全質辦的《歸檔電子文件數字化標準》。
2、描述：我院的檔案資料借閱流程是通過手寫登記進行的，不利于統計，工作效率也較低。
技術亮點：利用工作卡號識別我院職工姓名、所屬部門等屬性，利用條形碼功能提取檔案資料的目錄號、案卷題名等屬性。
解決方法：在檔案資料人員立卷過程中，打印案卷封面時，系統自動生成條形碼并打印在封面上。日常借閱中，通過條形碼掃描，能在系統中生成對應案卷的借閱記錄。條形碼掃描識別的功能，能提高檔案管理人員的工作效率，減少失誤，也更方便了借閱記錄的統計與查詢。另外，通過與我院人事部門的全院職工人員數據庫對接，在系統的用戶數據庫中錄有職工工作卡號，在借閱過程中，通過輸入卡號進行人員識別。
項目總體評價
項目按預期完成，建立院內各專業、不同文件格式數據庫及系統，實現電子文件的在線歸檔以及院內共享；
軟件分別在檔案資料室、信息辦及建筑專業進行了功能驗證（其中建筑專業圖檔系統已在第一期驗收完畢，并投入了使用），共有9位檔案管理人員、系統管理員參與，其中通過驗證人員數為9人，通過率為100%，所發來書面意見同意使用該軟件；
軟件的設計總體上符合我院對電子文件資料的歸檔要求，為多專業、不同文件格式的電子文件歸檔利用提供了方便，保證了實物資料與電子文件資料的一致性。上傳的模塊設置基本符合電子文件的歸類要求，在一定程度上提高了我院電子文件歸檔的效率，達到了成果管理的目標；
關鍵詞：檔案管理；信息化管理；轉型
檔案文件是組織機構業務活動的記錄。文件的生成、處理、利用過程中產生丟失、失真、失密、滯后等疏漏可能給組織帶來難以估計的損失。檔案在單位的組織管理、科研生產中發揮了保障和支撐的作用，隨著信息技術的普及和應用，電子文件管理成為檔案管理的新生事物，也為檔案管理提供了新的機遇和挑戰。
一、信息時代檔案理念的變化
在檔案學研究領域內，近期對電子文件管理的研究不斷深入。電子文件作為依賴計算機系統存取的新型文件，具有傳統的紙質文件所不具備的鮮明特性，如信息的非人工識讀性、載體的可轉換性、信息的易變性等。這些特性一方面使其存儲、傳輸、利用上更便利；另一方面也影響了其社會功能的發揮，如法律憑證性。我國的檔案學者提出電子文件要遵循前端控制、全程管理的原則。從業務流程重組理論出發，研究出一系列具有操作性的程序、工具和方法。使得檔案管理上升了一個新的高度：即把文檔作為知識管理的手段之一，把電子文件管理作為實現知識管理的前提和基礎，知識管理是電子文件管理的發展方向。
二、信息化的現狀與檔案管理的位置
目前傳統的檔案文件管理已經相當成熟。現有檔案文件從發展階段來看，在信息技術的發展帶動下，檔案的信息化管理已形成一定的規模，在檔案管理中發揮了巨大的作用，但還達不到當前對電子文件管理的要求。而隨著單位局域網的使用，各類管理業務隨之向信息化推進，如計劃管理系統、辦公系統、人力資源管理系統、財務管理系統、儀器設備管理系統等等，由于這些軟件的開發只關注于本業務的管理范疇，或受當時技術發展時期認識的局限性，沒有從檔案文件管理的生命全周期考慮，也沒有從知識管理的角度來統籌設計，因此，工作中的各類管理信息系統還沒有實現信息的整合、交互和共享，使得各類信息形成一個一個的管理孤島，對今后電子文檔的統一管理、保存、控制等都帶來不便。
三、強化檔案信息化管理的重要性
重視企業檔案信息管理，不僅體現在企業領導的講話和文件制度中，更應體現在實際工作中，體現在企業適應新知識經濟時代的有效機制中，體現在新的企業檔案信息管理方法中，體現在加強企業檔案信息開發的行動中。并在實施檔案信息化管理時，注意以下方面：
1.要改變各業務系統“各自為政”的局面，電子文件管理模式必須經歷從“分散”到“統一”的上升過程。實踐證明，集中不但有利于電子文件信息的長期保存，還可以有效地解決目前普遍存在的檔案信息孤島問題，最大化實現信息資源的共享和傳遞。這是很多企業當前面臨的信息技術的革命，也是企業面臨的管理性的革命。這種革命是深層次的，涉及到方方面面，從建立企業全部電子文件檔案管理，實現企業全息數字化管理的角度看，我們還處于起步階段，還需循序漸進地逐步推進。
2.檔案管理形態要與單位管理形態相適應。檔案管理按形態劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。采取哪種管理形態應與單位的管理體系相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。原有的信息化基礎、設計和生產水平等，是建立檔案管理形態要考慮的。當然我們最終的追求目標，還是要實現檔案的信息資源管理，實現知識的增值。
3.檔案管理手段要與單位技術形態相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡管理是檔案管理運用現代技術的不同階段，企業檔案管理手段應緊跟企業信息化的步伐，但不能脫離企業技術管理形態盲目追求檔案管理手段的更新。
四、實現檔案信息化管理的途徑
（一）樹立全面質量管理理念下的檔案管理新意識
現代管理學認為，如果不對工作過程進行監督和評估，提高質量管理是不可能的，全面質量管理理論也將“關注過程”作為重要內容。為了確保產品檔案的質量，就要實行全面的、全過程的、全員參與的管理。由于歸檔材料具有來源分散、種類多、載體多，歸檔工作具有環節多，以及部門歸檔的數量和各門類檔案的收集整理存在難度差異等特點，從文件的形成到歸檔，客觀上、主觀上都存在著復雜和多方面的質量因素。所以對檔案質量的要求，既指產品檔案本身的質量，也包括工作的質量，因此，通過對文件管理過程的控制，使每個環節的工作質量都符合標準要求。歸檔的過程，不但是檔案人員和部門的一項管理，也涉及單位的各部門和文件形成者。
（二）完善制度，建立規范，合理配置資源
根據電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，參照國家有關標準，制定本單位電子文件歸檔管理制度。落實工作職責并納入質量管理體系中。由于電子文件內容復雜、專業性強，歸檔前后都要進行修改，如果沒有控制手段，僅靠檔案部門是不能夠保證電子文件完整、準確、系統。只有樹立全員的檔案意識，才能保證電子檔案的質量。
統一電子文件歸檔格式。因為沒有標準的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程項目設計過程中，電子文件管理系統應建立一系列標準，如CAD系統軟、硬件平臺，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數據類型、文件種類，電子文件的編號、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標識等，只有統一規范，才能保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。
合理配置資源還包括設備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設備是從事電子文件歸檔管理的前提。電子文件的整理、保管、鑒定、統計和提供利用都要由電子文件管理人員負責實施完成，因此，配備一定的人力資源來負責電子文件的管理是工作能順利開展的前提。
（三）打破傳統思維，貫徹前端控制思想
中華人民共和國國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中明確要求：“對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應實施全過程管理，以保證電子檔案的質量”。實踐證明電子文件歸檔與傳統紙質文件歸檔不同。傳統的做法可以不管文件形成過程中的具體細節，只要根據文件的保存價值，在項目結束后對其進行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通，如CAD設計圖紙，由于文件系統格式不同，會造成無法使用的情況。因此，在組織的流程設計和電子文件管理軟件的設計中，必須將前端控制的思想體現于其中，實現全程的有效控制。如通過文件登記時捕獲的元數據來控制電子文件的歸檔，通過訪問權限元數據來控制電子文件的存取，通過核查電子文件的形成、管理和利用過程中形成的元數據進行安全審計等，從而有效防范和降低電子文件管理的風險。目前，前端控制的理論不僅僅是對于電子文件的歸檔而言，任何類別載體的文件材料，都可以從歸檔源頭上進行質量控制，通過網絡管理平臺，形成部門歸檔質量實時監控、評價的基礎數據。
（四）紙質文件與電子文件同步歸檔
檔案實行信息化管理，在市場經濟條件的發展和推動下，是醫院必經的一個管理過程。相比較于傳統的醫院檔案管理系統保存時間較短、難于查閱、難以統一分類等對醫院檔案管理有一定阻礙作用的缺點，信息化建設的醫院檔案管理則更加方便快捷，既省時省力，能夠長久地保存醫院檔案，指導醫院的長遠發展，可以推動醫院的持續發展。
1醫院實現信息化建設檔案管理的重要性
1.1加強醫院與患者之間的溝通和交流作為一所醫院，最主要的工作當然還是治病醫人，只有在自己的本質工作上做好了，才能贏得人們的信賴。信息化建設下的醫院檔案管理，可以較大地跨越醫院的管理工作，極大的改善醫院與患者的關系。信息化的檔案管理建設不僅是使檔案信息全自動化，而且極大地推進了交流信息與檔案管理的醫療內部機構的發展，保障了醫患之間的溝通能夠無障礙，在管理檔案信息的安全方面也能夠得到保障。因為信息化建設下的醫院檔案管理融合了現代化管理手段，還在信息化檔案管理系統設計中，融入了更加先進的管理查詢檔案方法，對患者的相關信息能夠及時進行更新和接受，對醫院患者的服務品質與工作效率也就可以得到很好的提升，從而提高整個醫院的品牌形象與工作效率。
1.2體現了高層次的醫院管理水平醫院的管理水平高低體現了醫院的整體素質高低，提高醫院的整體素質和管理水平，是身為醫療事業主要組成的醫院必須重視也必須做到的。隨著社會的科技水平與經濟發展水平不斷得到提高，也不斷地擴大了我國各醫療機構在檔案管理方面的規模，提高了各醫院在檔案管理方面的要求。醫院在檔案管理上實施信息化建設的管理方式是更加科學的管理模式，信息化的檔案管理系統建設，不僅可以提供機遇和可能性給醫院的檔案管理工作，而且還能夠重新將醫院的業務進行組合，使醫院在醫療工作方面能夠更加深入和了解，從而在檔案數據信息方面為醫院的整體醫療水平發展奠定穩固的基礎。
1.3提高醫院檔案管理人員的綜合素質在醫院檔案管理的各個工作環節中，實行信息化建設管理的話，不僅提高了醫院檔案管理工作方面的工作效率和管理方式，而且還可以大幅地提高檔案管理工作人員的綜合素質。一般而言，一名合格的醫院檔案管理工作人員需要在服務技能和服務意識方面進行提升，在醫療工作的專業素養方面則需要培養處應有的職業道德素養。而信息化建設的醫院檔案管理工作人員在工作能力和素質方面會有更高一層的要求，除了需要具備以上兩點基礎素養外，他們還要不斷地提高自身的心理素質和素養，掌握一定的計算機應用技能和基本的網絡技能，從而能夠在運行檔案管理信息系統的時候真正進行實踐操作，信息化建設的醫院檔案管理系統還要求其相關管理工作人員注重細節問題，避免在管理醫院檔案信息的過程中出現嚴重錯誤。
2醫院實現信息化建設檔案管理的必要性
2.1提高醫院核心競爭力的必然要求對一所醫院而言，它的規模再大、建筑樓再高、外觀再美觀，醫療器械再先進，也比不上一所醫療水平足夠高的醫院，因為醫院的核心競爭力就在于它的醫療水平。由此可見，醫療水平對一所醫院的重要性，與其醫療水平相適應的醫療檔案管理信息化建設也對醫院的核心競爭力有著重要影響。醫療水平再高的醫院，只有低水平的信息化檔案管理也不能夠將它的核心競爭力提升上去，影響醫療水平持續進行提升的主要還是醫院檔案信息管理信息化水平的高低。只有在醫院檔案管理的信息化水平上打好并打穩基礎的醫院，才能夠將及時的醫學參考信息和臨床醫療信息傳送給醫院的醫護人員，醫學參考信息和臨床醫療信息等這些都是醫療機構的重要信息，使這些重要信息得到了保障，那也就是醫院的醫療水平得到了保障。醫院的醫護人員和其他工作者的整體職業素質和個人素養也是醫院核心競爭力的重要體現，為他們提供信息化實時的檔案管理信息，才能使他們的整體素質得到提升，從而提高他們在先進信息化管理中的業務水平和醫療技能。
2.2上級進行決策的必需品將所有患者的相關檔案信息進行實時錄入和永久保存是信息化建設醫院檔案管理的主要特點之一，這些重要的患者檔案信息為上級領導在進行決策時提供了數據方面的基礎。當上級領導需要進行相關制度決策時，就可以自行通過網絡虛擬通道下載相關檔案信息，這樣既省時省力，又能確保上級領導在下載檔案信息的同時進一步檢視和查詢相關患者檔案資料。上級領導還可以根據下載的相關檔案信息資料，擬定未來醫療事業的發展情況，從而在相關政策制度方面進行更加科學的布局和決策，信息化建設的醫院檔案信息管理為上級領導提供了決策方面的參考和指導，是上級領導進行醫院發展決策的必需品。
2.3檔案管理發展的必然結果相比起傳統的醫院檔案管理模式，信息化的檔案管理模式只需要進行計算機系統操作，從而對珍貴的檔案原件進行了保護，并且改善了各類醫療檔案文件資料的歸檔方式，在整合、檢索和共享檔案信息資源的時候，信息化的檔案管理模式也會更加的方便和快捷，它使整個醫療機構的檔案管理模式都有了很大的提升和改善，信息化建設檔案管理是醫院檔案管理工作隨著社會進步和發展而產生的必然結果。
2.4提高醫院管理水平的內在要求國內目前許多醫院在檔案管理信息化上的建設都實現了創新和發展，以此來提升自身的管理水平。信息化建設下的醫院檔案管理模式在醫療服務方面的模式得到了創新，從而使醫院的服務質量以及服務效率得到了提升，使醫療衛生機構的服務能力和服務水平得到了大幅改善，而在計算機圖像處理技術方面的發展和成熟，則為國內各醫院提升管理水平和建立醫學影像信息系統提供了技術手段上面的支持。信息化建設醫院檔案信息管理的成本相對合理，還可以在護理流程、臨床和行政管理等區域進行跨域管理，使各個區域的經濟核算都能得到合理的分析，為醫院建設高校、全面的平臺來進行質量管理服務提供了系統支持，將醫院的管理水平提高到患者和管理者的目標管理水平。從而使得在信息化建設下醫院檔案管理方面的工作能夠使醫院的整體管理水平得到提高，更好地實現為患者和社會服務。
