時間：2023-05-24 08:52:07
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇法院檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、抓好規范化，夯實基礎
人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監督的重要依據和必要條件。抓好各類檔案規范化是保證檔案管理質量的基礎，是實現檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規范化上應做到把好“三關”。
（一）把好“收集關”，基礎材料規范化
法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照法律、法規及上級的要求，認真細致、按時保質地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質量。
（二）抓好“整理關”，科學立卷規范化
法院綜合檔案室的管理人員要加強對各職能部門檔案工作的督查和指導，職能業務部門要加強與檔案業務部門的溝通與交流，齊心協力抓好檔案基礎建設，制定統一、科學的檔案整理方案，增強訴訟檔案規范建設的可操作性，提高訴訟檔案建設的整體水平。要把法院系統檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關規定有機的結合起來，從而真正實現基層法院檔案的規范化。
（三）強化“考核關”，促進檔案規范化
針對近年來基層法院書記員新招人員較多，在業務能力上參差不齊，在檔案管理上時有問題發生。因此，這就要求基層法院在加強業務培訓的同時強化考核，使每個相關人員加強工作責任心，深刻認識做好檔案工作的重要性和必要性，從而提高做好檔案工作的自覺性，并通過量化考核，獎優罰劣，彰顯檔案工作在基層法院工作的應有地位。
二、落實制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是現代管理科學的重要方面，認真落實檔案管理工作的各項制度，是做好檔案管理工作的有力保證和重要手段。在落實上我認為應著重從三個方面：
（一）組織落實
法院的檔案管理是一個科學、合理、合情、合法的鏈條體系，單從哪一個方面，哪一個環節去落實是不夠的，必須從案件受理直至案件審結以及調檔查閱等多個環節，全方位的按照檔案法律和上級的制度去執行，所以法院的檔案管理涉及到上上下下的每一個同志，每一個工作環節，光靠幾個檔案人員是永遠不夠的，這就需要領導的高度重視，并建立一套組織體系，從各項工作的源頭，從案件的起點就一絲不茍地抓好檔案管理，要求各項工作落實到位，形成一級抓一級，一層抓一層，壓力傳遞，人人負責的良好氛圍和責任意識。
（二）不斷完善
隨著社會發展，改革創新的不斷深化，面對新的形勢，原有的制度、規定可能就不能完全適應新的形勢的需要，因此，這要求我們要用創新的理念，創新的思維去不斷地完善和健全規章制度，對已有的檔案管理制度，要根據新近頒發的檔案法規和規定，該廢止的要廢止，該修改的要修改，該制訂的要制訂，從而適應法院檔案發展的需求。
（三）長效管理
牢固樹立長效管理的科學發展理念，摒棄“為爭創而爭創”和“管理達標萬事大吉”的思想，將檔案管理責任落實到法院業務管理工作中去，進一步明確各業務崗位的職責分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日常化、規范化、制度化，使歸檔驗收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規范的落實，從而使基層法院檔案管理工作長效有序的發展。超級秘書網：
三、依托信息化，科學發展
法院檔案信息化建設是拓寬檔案服務利用外延，提高檔案服務效能的重要手段。因此基層法院在檔案管理信息化進程中要做好以下三方面的工作：
（一）加強信息化基礎設施建設
軟硬件基礎設施建設是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。這就要求基層法院在檔案信息化建設過程中要舍得投入資金，在添置必要的硬件設備如計算機、掃描儀、服務器等的同時，亦要積極加大適應基層法院檔案管理實際工作的軟件設備的開發和利用。
（二）加快檔案信息庫的建設
檔案信息資源共享的前提是各類信息資源數據庫的建設。因此在檔案信息化建設過程中，不光要對室藏檔案數字化，同時還對新生成的文件進行數字化。充分利用計算機技術、掃描技術等多種現代化技術，實現電子檔案與紙質檔案同步歸檔，建立一個有序結構的檔案信息庫，為法院檔案信息在線查詢，交換和共享提供服務。
（三）加大檔案人才隊伍的建設
一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真偽不辨別.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。”
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數據文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。
4、規范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
參考文獻：
一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改 .在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全 .電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真偽不辨別 .電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業人才缺 .電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。 傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。 目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。”
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用txt格式或doc格式，數據文件宜采用dbf文件，圖像文件宜采用jpg格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。
4、規范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
參考文獻：
【關鍵詞】法院檔案管理；新模式；構建與應用；研究分析
引言
對于法院檔案管理來說，就是指對一些基本案件的具體過程以及卷宗進行一個初步的管理，來保證以后查閱的方便，并為以后的案件審理提供一個基本的參考。因此本文將對目前法院檔案管理的新模式構建與應用進行分析，主要從進行法院檔案管理的新模式構建與應用研究的意義、法院檔案管理的新模式構建與應用過程中存在的問題以及法院檔案管理的新模式構建與應用策略等三個方面展開分析，并提出科學的發展策略，促進法院檔案管理工作的與時俱進。
一、進行法院檔案管理的新模式構建與應用研究的意義
在社會主義國家的發展過程中，檔案管理工作對于整個社會的發展起著至關重要的作用。首先，它關系著社會案件的審理以及結果的判定，并且對以后的案件審理有著非常重要的借鑒作用，因此對目前法院檔案管理工作中存在的問題展開研究，及時地分析存在的問題對于法院檔案管理工作的的順利開展具有十分重要的意義；其次，通過研究可以促進目前的法院檔案管理工作，改變傳統的、不合時宜的管理方法，來進一步促進檔案管理方法的進步；最后，通過開展法院檔案管理的新模式構建與應用研究，可以進一步規范法院工作，促進案件的公平、有序管理，為進一步公平的審理案件提供一定的借鑒，實現國家司法工作的規范化運行。
二、法院檔案管理的新模式構建與應用過程中存在的問題
（一）法院檔案管理技術手段落后
根據目前的調查顯示，在法院檔案管理的過程中存在著檔案管理技術手段落后的問題。簡單來說就是所有的檔案僅僅是通過紙質化的方式進行保管，這樣就容易造成法院檔案的遺失和破損，不利于查閱和保存，同時還會對今后的檔案應用帶來不必要的麻煩。尤其是隨著社會信息化的進程不斷加快，越來越多的資料開始面臨信息化的問題。對于法院檔案的管理來說，同樣出現了管理技術手段落后的現象，這將對法院工作造成嚴重的影響，甚至會大大降低法院檔案管理工作的工作效率，所以必須要采取科學的檔案管理手段，實現檔案管理的與時俱進。
（二）法院檔案管理意識比較薄弱
除了以上問題之外，在法院檔案管理新模式構建的過程中還存在著法院檔案管理意識薄弱的問題。因為在信息化時代的背景之下，檔案資料問題關系著法院工作的效率以及基本的考核標準，所以說如果缺乏對檔案管理工作的重視將會嚴重影響法院案件審查的效率，甚至會對正在進行審理的案件造成嚴重的影響。要知道，意識問題將會對實際操作程序有著重要的指導作用，那么如果沒有好好利用法院檔案管理意識，發揮意識的重要作用，那就不利于法院檔案管理的發展與進步，所以必須要進一步解決法院檔案管理意識薄弱的問題。
（三）法院檔案管理缺乏專業的人才
最后法院檔案管理新模式的構建，還必須要具備專業的新技術管理人才。因為通過目前的調查結果顯示，大部分的法院檔案管理人員都是采用一些老員工來對檔案進行管理。雖然這些老干部對檔案的運用和查閱具有十分豐富的經驗，但是卻并不具備使用現代技術的能力，因此這個矛盾的存在將會嚴重制約法院檔案管理模式的創新發展，必須要加強專業檔案管理技術人才的引進與變革。
三、法院檔案管理的新模式構建與應用策略
（一）加強法院檔案管理信息化模式構建
法院檔案管理的新模式發展的方向就是不斷地與時俱進，進一步加強法院檔案管理信息化模式構建。通過將法院中的案件檔案都通過計算機來進行管理，逐步實現檔案管理的信息化，這樣一來就進一步方便了相關人員的查閱和管理。首先，要引進專業的計算機設備，來實現檔案管理的設備的完備；其次，還要安裝一些檔案信息管理系統，實現信息管理的網絡化；最后，還要加強法院之間的檔案信息化連接，這樣才可以更好地實現檔案管理的信息化和一體化進程。
（二）以現代化管理理念構建法院檔案管理新模式
為了更好地實現法院檔案管理的新模式的發展，還要加強對檔案管理意識的培養，并以現代化的管理理念構建法院檔案管理新模式。首先，檔案管理人員就必須要具備現代的檔案管理理念，采用高效率的工作方式，來實現對檔案的管理和應用；除此之外，還要在檔案的保存和管理過程中，不斷地去學習和借鑒其它先進的管理方式，這樣就可以進一步促進法院檔案管理工作的與時俱進，發揮現代化管理理念的重要作用，為法院檔案管理新模式的進一步發展，奠定一定的意識和理論基礎。
（三）分配專業的法院檔案管理人才
最后，在法院檔案管理新模式構建的過程中，還要不斷分配專業的法院檔案管理人才。第一，要對管理人員的專業素質進行一個嚴格的測評，這樣就可以保證對檔案管理工作的熟悉程度進一步提高，便于工作的順利開展；第二，還要對管理人員的信息化操作水平進行測試，因為只有具備熟練地機算機操作能力，才可以進一步來輔助法院檔案管理工作，促進檔案管理新模式的發展，使得法院檔案管理工作朝著信息化的方向穩定發展；第三，還要對檔案管理人員進行定期的測評和考核，來保證管理人員的能力和知識水平不斷提高與進步。
四、結束語
通過本文的進一步研究發現，在目前法院檔案管理的過程中還存在著一些問題，例如檔案管理模式的落后等，因此本文提出了合理地解決措施，以信息化的檔案管理方式進行研究和分析，來進一步促進法院檔案管理方式的變革與應用，實現檔案管理的科學化、高效化。
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關鍵詞 數字化 檔案管理 法院審判 信息技術 管理模式
一、引言
人民法院檔案是國家檔案的重要資源，真實地記錄和反映了人民法院的審判工作和其他各項活動，也是社會的寶貴財富。人民法院檔案工作既是基礎工作，也是保障工作，是展示人民法院審判歷史面貌的重要憑證。隨著經濟社會的發展，法院檔案擁有量和使用量日益增多，檔案管理工作的任務日趨繁重。做好人民法院檔案工作，實現規范化、制度化、科學化、便捷化，使其更好地為審判工作服務，具有重要意義。一方面應充分認識檔案管理工作的重要意義。人民法院檔案包括訴訟檔案以及其他各類檔案。訴訟檔案是國家重要的專業檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，又是人民法院進行審判活動的重要依據和必要條件。同時，訴訟檔案又是審判人員審理案件和執行案件勞動的成果和智慧的結晶。訴訟案件歸檔是實行案件流程管理中的最后環節，法院檔案管理工作是司法政務管理的一個重要方面。另一方面應明確法院檔案管理工作指導思想，即堅持以科學發展觀統領檔案工作，努力建成一個門類齊全、結構合理、管理科學、功能多樣，高效服務，具有人民法院特色的檔案管理工作體系。全面實現檔案管理工作規范化、制度化、科學化、便捷化，充分開發利用法院檔案資源，拓展和延伸服務領域，在保證檔案安全，不泄露國家秘密的前提下，充分提供利用，發揮檔案的社會效益和經濟效益，更好地發揮司法檔案在服務大局，服務審判，服務社會，服務人民群眾方面的重要作用。加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能。西方國家在法院檔案管理中已經形成了一套流程清晰、規范明確、使用便利的數字化管理模式，我們在數字化檔案管理模式上可以充分的借鑒和參考，取其精華為我們使用。
二、數字化檔案管理的意義
法院推行檔案管理數字化建設是適應社會數字化潮流、服務審判管理信息化的必然要求，也是人民法院進一步提高法院信息傳遞速度，節約訴訟資源，方便群眾訴訟的重要手段。可以依托檔案數字管理系統，建立當事人查詢平臺。另外，還可以專門設立電子閱卷室，當事人、律師、公安局、檢察院等需要查閱卷宗，檔案員不需要調出紙質卷宗，只需要閱卷人通過內網提出申請，檔案員審批并網上授權后，閱卷人按照指定權限范圍調取電子卷宗，需要復制件的，可以打印后加蓋檔案室的公章。數字化的檔案管理，可以有效地提高法院在審判過程中檔案管理的檢索成效，推動法院工作進一步提高效率。此外法院檔案工作實行數字化管理后，必將在服務大局、服務審判、服務社會、服務人民群眾等方面發揮更加積極的作用。一是決策層可以通過對匯集的審判業務大數據進行分析，從而全面掌握法院審判運行態勢，及時發現審判業務數據異動，有針對性地作出科學決策，確保法院審判執行工作健康有序運行。二是法官可以利用這個平臺采集數據、分析案件動態，實現二級業務流轉一體化設置；案件上訴后，二審法官能夠及時查看一審案件所有信息及電子卷宗；二審結案后，一審法官能夠及時查看二審裁判結果。
三、法院檔案管理數字化的探索
（一）成立專門的數字化管理隊伍
法院在檔案管理數字化的過程中，要充分重視對于人才的引入和培養機制。數字化檔案管理是一項長期的工作，需要數字化檔案管理隊伍沉下心來，在繁雜繁瑣的檔案中，摸索管理機制，優化檔案管理的流程，提高數字化檔案進程的進一步的推進。數字化的管理隊伍關系到法院在審判過程中檔案管理的成效，作為法院主管部門，要切實的加強數字化檔案管理隊伍的業務培訓和專業素質的提高，把數字化檔案管理成為一項長期的機制落實下來。
（二）采購有力的數字化管理工具
數字化檔案管理中，有力的數字化管理工具是必不可少的。法院在檔案數字化的進程中，要及時地為管理隊伍配好鞍馬，讓他們能夠充分發揮自身的主觀能動性，推動數字化檔案管理的成效。
（三）檔案數字化的過程中，做好監管事務
在數字化的管理中，法院要做好檔案管理的監管責任，對于一些、保密級別達不到公開的要求、案件為完成等的檔案，要在數字化的過程中做好監督保密義務，防止檔案外泄。此外在由于一些檔案時間較長、保存不是很完善，在數字化的過程中要尤為注意保護好檔案資料。領取和交回都要以保護檔案為首要責任的情況下進行，不能因為檔案被掃描、拍照了，對于原檔案就放松了保護和愛惜的思想認識，法院要全面落實監管義務，促進檔案數字化進一步完善。
四、結語
實踐證明，在法院檔案管理中，充分的引入數字化技術的管理，可以有效地提高法院檔案管理成效，方便辦案人員查閱檔案和卷宗。法院在進行開庭審理和相關業務辦理流程中產生的大量紙制文檔憑證、圖像、音頻、視頻等證據資料文件，這些卷宗及庭審資料文件對于法院來說都是關鍵的業務數據，需要對此進行電子化保存留檔及備份，以方便日后業務的溯源和查詢。隨著圖像技術與網絡技術的發展應用，檔案電子影像處理系統已對文件影像化提供了有力的支持。
（作者單位為濮陽中級人民法院）
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人民法院的訴訟檔案是審判活動的真實記錄，它是做好審判工作，進行審判家監督的重要依據和必要條件。訴訟檔案管理工作既是法院審判工作的重要組成部分，同時也是我國檔案事業的重要組成部分。為實現檔案管理的規范化、標準化和現代化，我國相繼出臺了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，在此基礎上，最高法院制定了《人民法院檔案管理辦法》等八個規范性文件，作為全國法院檔案工作共同遵守的規章制度，這為人民法院依法治檔提供了法律依據和法律保障，也為法院檔案管理規范化奠定了堅實的基礎。自1991年10月22日第二次全國法院檔案工作會議以來，人民法院的檔案工作獲得了快速的發展，一大批基層法院的檔案管理邁入了省特級的行列，實現了檔案的集中統一管理，建立健全了檔案工作機構和配備了檔案工作人員，初步形成了門類齊全、結構合理、管理科學、具有人民法院特點的檔案工作體系，檔案的社會和經濟價值得到了充分的發揮，一些法院還組織力量積極開發訴訟檔案管理軟件，實行計算機目錄自動檢索，光盤存儲，為實現全國法院訴訟檔案管理電子化進行了有益的探索。但同時也必須看到，隨著審判方式的改革和審判流程管理科學化程度的進一步提高，對人民法院的檔案管理提出了更高的要求，然而當前訴訟檔案管理混亂、檔案質量不高、利用率低，設施陳舊的現象在部分法院仍然存在，重業務輕檔案的觀念仍然還很嚴重，檔案管理規范化還存在許多亟待解決的問題。本文將主要圍繞訴訟檔案管理中存在的問題及原因進行分析，并就規范法院訴訟檔案管理提出意見和建議。 一、人民法院訴訟檔案管理規范化的基本要求 1、管理科學化。管理科學化是實現人民法院訴訟檔案管理規范化的前提條件。所謂科學管理就是要結合人民法院工作的特點和檔案工作管理的客觀規律，充分運用先進的管理思想、方法、技術和手段，完善檔案管理制度，抓好立卷歸檔、收集整理、編研開發等工作，切實提高檔案管理質量，充分利用檔案為審判工作和其他工作服務，發揮檔案的社會和經濟價值。 2、建設標準化。即對法院檔案庫房、裝備等基礎設施應當作出統一的規劃，制定規范性標準，尤其是對檔案管理達標升級所應具備的軟件和硬件條件應作出明確的規定。各級法院應當嚴格遵守執行最高法院關于訴訟檔案管理的規章制度，設立相應的檔案工作機構和配置專職檔案管理干部。 3、檔案人員現代化。檔案管理人員現代化是實現檔案規范化管理化的重要保障。人是最積極、最活躍的因素，現代化科學技術手段和先進的科學管理方法，都要由人來掌握和運用，檔案管理工作的提高始終依賴于檔案工作人員素質的提高。因此，要實現檔案管理的規范化，就必須首先實現檔案人員的現代化。 二、當前人民法院訴訟檔案管理存在的問題及原因 1、檔案質量不高，訴訟文書材料混亂。最高人民法院關于《人民法院訴訟文書立卷歸檔方法》對訴訟檔案中訴訟文書材料的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規定。同時在具體工作中案件卷宗一般要經過承辦法官、庭長檢查，審判監督庭評查，法院檔案管理人員最后審查后才可蓋章歸檔。但這些規定往往沒有得到很好的落實，卷宗審查也往往流于形式。在訴訟檔案中，訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項目填寫不全、缺張少頁、裝訂不齊、墨水、紙張不符合要求，裁判文書張冠李戴等等，嚴重影響了訴訟檔案的質量和壽命。存在這些問題的原因主要有以下幾點：一是缺乏對訴訟檔案重要性的認識。人民法院的訴訟檔案是審判活動的真實記載，通過它可以反映審判工作的客觀規律，指導審判工作。但一些審判人員認為只要案結了事就可以了，對訴訟材料的制作、整理、裝訂漫不經心，潦草行事，以致人為地制造錯誤，降低了訴訟檔案的質量。二是責任心不強，缺乏嚴格要求。卷宗評查是一件相當枯燥、繁瑣的工作，它需要耐心細致。嚴謹認真的工作態度才能做好。但一些負責卷宗評查和審核歸檔的工作人員工作消極，敷衍了事，甚至害怕“得罪人”，對卷宗中存在問題視而不見，以致卷宗中存在的問題無法得到及時修正，一旦卷宗歸檔，往往造成永遠的缺漏。三是學習積極性差。
2、檔案管理期限不合理，卷宗內容繁瑣不堪重負。1991年，最高法院頒布了《人民法院訴訟檔案保管期限的規定》，該規定將檔案管理的期限劃分為永久、長期和短期三種，并規定了檔案核銷制度，這對于規范檔案管理，緩解檔案庫房壓力發揮了積極作用。然而隨著社會經濟的發展，人民法院受理的訴訟案件越來越多，隨之訴訟檔案逐年遞增，相當一部分法院檔案庫房非常緊張，處于超負荷的運行狀態。而《人民法院訴訟檔案管理期限表》一些條款不盡科學，對一些案件檔案保管期限過長。如隨著裁判文書格式的不斷改革，裁判文書的內容更加簡明，尤其是以調解、撤訴結案的案件，基本上沒有什么實質性的內容，保存價值并不大，而依據《規定》，這些案件最低要保存30年，這無形中造成了浪費。同時相當一部分法院并沒有依照規定積極開展檔案核銷工作，致使檔案庫房中的檔案有增無減，這些都加劇了檔案庫房的壓力。
3、檔案管理混亂，歸檔不及時。法院訴訟檔案管理是一項專業性很強的工作，需要有專門的檔案工作機構和檔案管理人員來進行。但在實踐中，部分法院并沒有配置專門的檔案管理人員，而是由辦公室工作人員兼職，加之頻頻換崗，責任不清，交接手續不完備，缺乏對檔案的有效監管，極易造成檔案管理混亂的現象。一些檔案借出后沒有按期歸檔也無人問津，無人擔責，有些卷宗材料放了很長時間得不到整理和及時歸檔，從而造成檔案的遺失和殘缺。
4、檔案工作機構不健全，檔案管理人員素質不高。按照最高法院關于《人民法院檔案管理辦法》的規定，各級法院應當設置與其職能任務相適應的檔案工作機構，配置專職檔案管理干部。但在實踐中部分法院檔案機構不健全，物質裝備不到位，缺乏必要的保護、維修設施，檔案工作還停留在人工方式；檔案管理人員素質參差不起，檔案管理隊伍不穩定，在法院系統中具有檔案專業技術職稱的更是寥寥無幾。最高法院關于《人民法院檔案管理辦法》的規定將法院系統的檔案管理人員定格為高中以上學歷，這在當時也許有其合理性，但現在已遠遠不能適應法院檔案管理的需要。法院檔案管理的規范化要求檔案管理人員既要具有檔案專業知識，又要具備一定的法律知識和計算機知識，這就迫切要求對最高法院的上述規定作出修改，加大對法院系統檔案管理干部的培訓工作。 三、關于規范人民法院訴訟檔案規范管理的幾點思考 1、在新的形勢下進一步明確法院檔案工作的重要性。訴訟檔案是人民法院審判活動的歷史記錄，它客觀地反映了審判工作的質量和規律，對法院今后的審判工作具有重大的指導作用，同時。訴訟檔案還具有重要的社會和經濟價值，是人民法院的寶貴財富，也是國家的寶貴財富。因此，必須把檔案工作放在全國法院整體工作的大局中認識，檔案工作是整個法院工作不可缺少的一部分，各級法院應增強檔案意 識，關心、支持檔案工作。
一、強化檔案工作的重要性
醫院的檔案工作對醫院的技術進步和科學研究都有著重要的意義。因此醫院對檔案工作一直都十分重視。但是隨著信息技術的發展，有些醫院一直沿用傳統的檔案工作的管理方法，這種方式不能及時更新已經不能順應時代的發展。檔案工作在工作意識、思路以及人員的綜合素質上更新的滯后已經對醫院的工作的進度的開展造成了不利的影響。所以在新的時期，創新應該成為檔案工作的主旋律。在醫院的檔案管理工作中，檔案工作者要從全新的理念和觀念出發，用新的技術手段來完善檔案管理工作。只有這樣，醫院的檔案工作才能緊跟時代的發展，在創新中不斷進步，為醫院的進一步提供更加強有力的支持。
二、當前醫院檔案管理工作處存在的問題
1.醫院對檔案管理工作的重視程度不足
在有些醫院中，醫院的管理者認為檔案工作與醫院的主營業務的業績關系不大，所以對檔案管理工作的支持力度不論是從資金還是技術的支持方面都明顯不足。甚至在有些醫院，檔案管理工作的硬件設施都不能保障，這些都制約了檔案管理工作的發展。
2.醫院業務部門對檔案管理意識不夠
檔案的來源主要來自于醫院業務部門在日常工作中形成的資料。但是，在目前的醫院的業務活動中，醫院業務人員在日常的工作對檔案的收集和歸類不是很重視。在業務工作中，不能經常將資料主動講給檔案管理部門。這樣的做法很可能造成重要的文獻的丟失。
3.檔案管理人員缺乏工作熱情
檔案管理人員在醫院中不屬于主要的業務人員，在上級不重視的情況下，檔案工作者人員常常被忽略到邊緣地帶。檔案工作人員長期處于這樣的地位下就會產生自卑、消極的心理。難以對自己的本職工作產生工作熱情。導致檔案管理工作處于被動的地位，檔案工作很難有更好的發展。
三、強化檔案管理工作創新檔案的工作方法
檔案工作在目前存在的種種困難以及支援發展的問題，想要徹底的解決這些問的存在，最有效的方法就是加強檔案管理工作的創新。筆者認為，在醫院中，做到檔案管理工作的創新主要應該從以下幾個方面著手：
1.加強檔案管理環境的創新
管理環境是管理工作的土壤，要做好檔案管理這項工作，首先要從培育它的土壤開始。要培養良好的管理環境。首先從管理者自身要更新觀念，在信息技術飛速發展和廣為應用的今天。檔案管理者從觀念上自覺接受新型的挑戰，在挑戰中學習新的知識。用新型的科技手段增強檔案管理的業務水平。加強管理方式的創新還要加強硬件管理設備的建設，促進管理方式朝著現代化發展。隨著醫院其他硬件設施的完善，醫院的規模的擴大，病人的增多以及病情的復雜化，如果檔案管理設備沒有及時更新，檔案管理的工作會變得十分困難以及很容易出現疏漏的問題。所以檔案管理室也要加快建設現代化設備的步伐。與此同時，更應加強對檔案管理工作人員的計算機基本知識技能的培訓，幫助檔案管理人員更熟悉的運用現代信息技術來對醫院的檔案進行更好的管理。
2.加強檔案管理系統的創新
醫院的檔案管理要想有良好的發展，除了創建良好的檔案管理環境之外，還要建立一套完善的管理系統，創新管理系統的管理方式。首先，從技術層面來說，我國的檔案管理最先進的管理體系就是IS09000質量管理體系。醫院的檔案管理工作可以參照這個管理體系的一些標準，甚至將這套體系直接應用于醫院的檔案管理系統也是完全可行的。這套系統的建立，能夠幫助醫院的管理工作更加正規、科學。除了在技術層面上的引進，其次，要建立一套完善的規章制度來對檔案管理工作中的具體操作進行硬性規定。減少檔案處理的隨意性。將檔案的日常工作納入到醫院工作議事日程，讓檔案的管理工作走向制度化的道路。最后，對檔案管理體系的創新還要創新管理手段，運用現在發達的網絡技術，對檔案進行集中統一的保管。
3.加強服務工作的創新
檔案工作的最終目的就是為了醫院的主營業務進行服務，利用檔案的內在價值來為醫院創造更多的經濟效益和社會效益。醫院的檔案部門的以往的服務往往處于被動的地位，加強檔案工作服務方式的創新最終要的是加強檔案工作對醫院主營業務的主動服務，要想達到由被動向主動的轉變，首先就是要擴大檔案管理工作的服務范圍，醫院的檔案工作充分利用網絡技術獎檔案的管理工作向一個更深層次的方向進行延伸，在保密醫院秘密檔案的前提下，更多的向各部門甚至社會公開檔案，發揮檔案的價值。醫院的檔案部門還應該適應新的社會需要，利用檔案醫院，從多個角度實現對醫院各部門人員進行充分的服務。
[關鍵詞]綜合檔案；醫院檔案；信息資源
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.146
[中圖分類號]R197.32 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）24-0-01
醫院綜合檔案是醫院管理工作中的關鍵，它記錄著醫院每天所有的醫療活動，對研究醫療事業具有重要的實踐價值。保存醫院檔案的信息資源主要是文件、圖像及音像等形式的信息收集，研究者通常對收集到的信息進行整理、分析，找出具體的醫院對策和計劃，發揮指導和協調工作的作用。
1 醫院綜合檔案管理中存在的問題
目前醫院的綜合檔案管理還存在一些問題，具體主要有以下幾方面。①沒有完善的管理制度，醫院對檔案的綜合管理沒有建立科學、合理、完善的規章制度，導致在醫院實際實施過程中出現工作人員散漫、不積極的現象，降低了醫院的工作效率。②宣傳力度和內容不夠，在醫院綜合檔案管理中要大力宣傳相關的法律法規和醫院檔案中的信息資源，不斷提升內容的豐富性。③管理人員的綜合素質不高，醫院在綜合檔案管理中沒有利用現代科學技術，在傳統模式下使工作人員降低了積極性和管理意識，降低了人員的工作效率。④醫院對管理檔案的設備也不夠先進，目前很多醫院在保存檔案管理中還只是手寫的整理方式，沒有利用現代信息技術與網絡技術，這種落后的設備不僅導致信息資源的儲存量減少，也加大了使用者的難度。
2 加強醫院綜合檔案管理的對策
2.1 加強宣傳教育
檔案作為醫院最有價值的核心資源，要使檔案管理成為醫院的主要發展趨勢，就要加強工作人員的意識。在實際工作中向工作人員進行宣傳，由于醫院的工作人員每天的工作都比較枯燥、疲勞，所以在宣傳過程中要利用不同的宣傳形式吸引工作人員。要定期對工作人員進行知識培訓，使他們能了解檔案管理中的相關知識，特別是一些檔案管理中的法律知識，提高人員的綜合素質。還要對檔案管理中的潛在要素進行分析，使工作人員積極轉變觀念、主動學習，拓寬知識面。檔案的管理工作范圍比較大、任務量繁重，在實際工作中就需要工作人員有一定的管理能力和奉獻精神。
2.2 建立檔案管理體系
如果要加強醫院綜合檔案管理的工作質量就要建立相關的科學體系進行制約，在檔案實際管理工作中，每個工作環節都要根據醫院的實際情況、各類規章制度以及檔案管理的法律法規來實施。例如在收集資料、保密資料、統計數據以及銷毀現象等工作中都要進行全面的管理制度。在建立的檔案管理體系中，要求工作人員明確自己的工作目標和責任，盡量做好自己的本職工作。隨著醫院的不斷發展，還要對檔案管理體系實時更新，對那些不合理的、已經過期的管理制度進行補充和完善，建立更完善的、適應醫院發展的檔案管理體系。
2.3 信息化管理
隨著社會的不斷發展和信息技術、計算機技術以及網絡技術的普及，將科學技術應用在醫院的檔案管理中也具有重要意義。不僅降低了工作人員的勞動強度，提高了工作人員的管理效率、社會效率和經濟效益，而且網絡系統的建設也實現了醫院檔案管理的電子建設服務。
2.4 開發醫院檔案信息資源
醫院的檔案信息資源能促進醫院的業務工作、信息管理以及患者的服務工作，所以對醫院的檔案信息資源開發首先就要加強綜合檔案的宣傳，可在醫院中利用多媒體定期進行傳播，使工作人員認識到檔案信息資源的重要性，對表現優秀的工作人員要給予鼓勵和宣傳，提高醫院資源的開發效率。還要積極開展咨詢工作，使檔案使用者能利用正確的方法找到所需要的資料。然后利用先進的信息設備，如檢索工具、搜索引擎等為使用者提供更方便、更高效的服務，在新時期改革形勢下，醫院主要是利用計算機輔助立卷實現的文檔一體化建設，在互聯網嚴密的監控下實現了各項功能的管理。最后還要加大對醫護人員的培訓，組織專業的人員對他們進行培訓，使他們能利用準確、科學的檔案使用方法為需要者提供資源信息，為適應當代信息技術的快速發展，就要培養大批的醫院技術型人才。
3 結 語
將醫院檔案中的管理工作做好非常重要，它不僅能保證醫院的正常運行，也能提高醫院在社會中的知名度。目前我國醫院在檔案管理中雖然還存在一些問題，但在信息技術快速發展的今天，將科學技術應用在檔案綜合管理中能為保護信息資源做出重要的保障工作，不僅提高了工作人員的辦事效率，也推動了醫院建設的現代化進程。
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