時(shí)間：2023-05-23 09:01:38
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇畢業(yè)檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
（一）學(xué)生自身對(duì)檔案的重要性意識(shí)不夠
很多大學(xué)生都覺得檔案只在學(xué)校和國(guó)企單位才有一定的作用，在外面私企和民營(yíng)的企業(yè)中工作，檔案就可有可無，單位也沒有嚴(yán)格要求提交檔案，大學(xué)生更是無所謂的態(tài)度，缺乏對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，只有加強(qiáng)大學(xué)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，檔案才能在人才資源開發(fā)中更好的發(fā)揮作用。
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴(yán)格的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，僅僅只是充當(dāng)一個(gè)保管員的身份，對(duì)于收集的學(xué)生的檔案即沒有系統(tǒng)的進(jìn)行編號(hào)和分類，也沒有認(rèn)真的核對(duì)檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對(duì)于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢(shì)，檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，這也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息知識(shí)，熟悉計(jì)算機(jī)操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務(wù)。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對(duì)策
（一）加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)、完善學(xué)生檔案管理制度
高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生能充分認(rèn)識(shí)到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)中的重要作用。還要提高學(xué)生檔案的管理水平，完善學(xué)生檔案管理制度，加大對(duì)檔案管理部門的考核，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對(duì)于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時(shí)將檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位,對(duì)于暫時(shí)未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時(shí)的將學(xué)生檔案送達(dá)相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，不能私自的將學(xué)生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的制度，改進(jìn)管理工作手段，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作
高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結(jié)合管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，爭(zhēng)取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。
（四）進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)
由于目前的就業(yè)機(jī)制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時(shí)間來考慮就業(yè)的問題，根據(jù)這種情況，高校應(yīng)該進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)，不僅僅是做好個(gè)人，還應(yīng)該對(duì)畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體”。還要進(jìn)一步完善人事的內(nèi)容,實(shí)行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。總而言之,積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢?zé)任。
（五）規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全
關(guān)鍵詞 畢業(yè)生 檔案管理 信息化技術(shù) 影響
中圖分類號(hào)：G217 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)速度在不斷加快，這樣傳統(tǒng)的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應(yīng)性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術(shù)管理肯定也會(huì)逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。本文主要對(duì)信息化技術(shù)對(duì)畢業(yè)生檔案管理的影響進(jìn)行分析。
1信息化技術(shù)在高校畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變
傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案的建立方式都是采用紙質(zhì)的方式，而在現(xiàn)代社會(huì)當(dāng)中，高校的畢業(yè)生檔案發(fā)生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)生的相關(guān)信息不再是以前那種可感官的紙質(zhì)信息，都已經(jīng)開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠很好地實(shí)現(xiàn)這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質(zhì)的檔案館形式，采用信息化技術(shù)之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會(huì)相應(yīng)的發(fā)生改變。在構(gòu)建高校數(shù)字檔案館的時(shí)候主要是根據(jù)師生的需求為導(dǎo)向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關(guān)的信息，而在高校的學(xué)生檔案方面則提供了比之前更加全面的學(xué)生個(gè)人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準(zhǔn)確和靈活地對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行管理。
2信息化技術(shù)使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時(shí)間的長(zhǎng)度變得更加豐富
實(shí)現(xiàn)檔案信息擴(kuò)大化最容易的手段就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時(shí)間限制，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也能夠很好地實(shí)現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實(shí)現(xiàn)空間以及時(shí)間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時(shí)候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠?qū)⒏黝惐容^有價(jià)值的信息放置在校園網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)資源的共享，對(duì)于高校師生以及社會(huì)各界人員在查詢相關(guān)信息的時(shí)候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實(shí)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)載體和檔案當(dāng)中所記載的相關(guān)內(nèi)容分開，那么在管理的過程當(dāng)中也就能夠分別對(duì)這兩者進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對(duì)這兩者分別進(jìn)行管理的時(shí)候是一種雙重的管理，無形當(dāng)中就會(huì)為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對(duì)檔案管理的過程當(dāng)中，不僅需要對(duì)紙質(zhì)的實(shí)體檔案館進(jìn)行和平常一樣的管理建設(shè)，同時(shí)還需要對(duì)數(shù)字檔案館當(dāng)中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更新和豐富，因?yàn)橹挥羞@樣才能夠很好地實(shí)現(xiàn)資源需求者對(duì)于資源共享的一些要求。所以高校在以后進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的時(shí)候信息化技術(shù)管理將會(huì)是一大特色，同時(shí)這種管理方式還需要相關(guān)的管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的適應(yīng)。
3信息化技術(shù)使得檔案信息變得更加完整化和多元化
信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)于畢業(yè)生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業(yè)生的檔案實(shí)現(xiàn)了信息化。其實(shí)高校的數(shù)據(jù)檔案館不僅僅使高校的畢業(yè)生檔案實(shí)現(xiàn)了完整化以及多元化，同時(shí)也在無形當(dāng)中使高校學(xué)生檔案的吸引力和時(shí)效性增加了很多。高校的學(xué)生檔案原本是一種非常枯燥乏味的單一的保存方式，但是檔案的管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，把這種方式變得多種多樣，同時(shí)學(xué)生的個(gè)人信息也能夠更加充實(shí)，而且還可以使信息很好地實(shí)現(xiàn)可操作性、知識(shí)性以及趣味性，使得高校留存畢業(yè)生檔案的作用能夠真正發(fā)揮出來。
4信息化技術(shù)能夠突破紙質(zhì)檔案無法超越的瓶頸
現(xiàn)在很多高校在對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當(dāng)中因?yàn)楣芾砉ぷ鞅容^零碎，在管理的過程當(dāng)中不能夠有效實(shí)現(xiàn)是比較具有代表性的一個(gè)問題。現(xiàn)在很多高校基本上還是由學(xué)生處在負(fù)責(zé)畢業(yè)生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個(gè)學(xué)院上報(bào)來完成。在對(duì)畢業(yè)生的各種信息進(jìn)行收集和處理的時(shí)候基本上還是由各個(gè)學(xué)院負(fù)責(zé)，而一些具體的工作則是由輔導(dǎo)員來完成。在畢業(yè)生檔案的管理過程當(dāng)中，院系的作用比較關(guān)鍵和重要，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，各個(gè)院系對(duì)檔案管理工作都不是很重視，他們對(duì)于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學(xué)生快要畢業(yè)的時(shí)候才以突擊的方式來完成。如果畢業(yè)生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態(tài)度來完成的話，倉(cāng)促和草率的程度就可想而知有多嚴(yán)重，這樣畢業(yè)生紙質(zhì)檔案的管理就會(huì)出現(xiàn)混亂或者缺失的現(xiàn)象。采用信息技術(shù)之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業(yè)生電子檔案的時(shí)候，需要根據(jù)電子檔案的一些特征來具體地填寫統(tǒng)一格式的內(nèi)容，而且因?yàn)橄到y(tǒng)時(shí)間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現(xiàn)，各個(gè)院系應(yīng)該要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)生的信息情況進(jìn)行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業(yè)生的檔案管理工作能夠比較順利進(jìn)行。
5結(jié)束語(yǔ)
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式都在發(fā)生著變化，面對(duì)這樣的形式，高校畢業(yè)檔案管理的工作人員就應(yīng)該要用科學(xué)技術(shù)來不斷的提高自己，利用信息化技術(shù)來充實(shí)自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業(yè)生服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 劉暉，張素麗，柳羽輝. 淺談信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2011（11）.
[2] 鞏雅峰.信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析[J].華章，2012（2）.
[3] 王宏.試論科學(xué)發(fā)展進(jìn)程中的檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用[J].華章，2013（5）.
高校學(xué)生檔案管理一般是由高校學(xué)生工作部門、畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位負(fù)責(zé)管理，與學(xué)校檔案管理中心或檔案室的綜合檔案管理各司其職、相互獨(dú)立。從90年代末開始，各個(gè)高校開始重視檔案管理，陸續(xù)建立檔案館，高校畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入學(xué)校檔案部門與社會(huì)人事中心進(jìn)行統(tǒng)一全面管理。進(jìn)入21世紀(jì)，學(xué)生檔案管理日益受到重視。2008年8月，國(guó)家教育部第27號(hào)令，《高等學(xué)校檔案管理辦法》9月正式施行。文件擴(kuò)大了檔案的內(nèi)容，首次將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案管理的范圍，明確規(guī)定了學(xué)生檔案的管理內(nèi)容、管理方式，標(biāo)志著對(duì)高校學(xué)生檔案管理提高到一個(gè)新的高度。我國(guó)高校檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。
二、畢業(yè)生檔案管理存在的問題
1.管理主體多元化
（1）高校仍然存留畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，一方面原因是學(xué)校沒有統(tǒng)一規(guī)范要求，另一方面是學(xué)生檔案意識(shí)比較淡漠。特別是近年來，中小型民營(yíng)企業(yè)在畢業(yè)生就業(yè)去向占有相當(dāng)大比重，而中小企業(yè)一般不具備保管人事檔案的資質(zhì)，也就不要求畢業(yè)生轉(zhuǎn)寄檔案。而畢業(yè)生通過網(wǎng)上簽約或書面協(xié)議均不能反映出檔案轉(zhuǎn)遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認(rèn)為檔案根本沒有什么用，就會(huì)采取不要檔案或者把檔案暫留學(xué)校的方式。（2）畢業(yè)生存留個(gè)人檔案。畢業(yè)生檔案應(yīng)該通過機(jī)要部門轉(zhuǎn)寄。但是個(gè)別高校為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，甚至采取讓學(xué)生自帶檔案的方式。畢業(yè)生擔(dān)心檔案丟失或是不清楚檔案應(yīng)該存放何處，就會(huì)自己處置。畢業(yè)后留學(xué)或到國(guó)外工作的學(xué)生，因?yàn)椴恍枰獙n案帶到國(guó)外，也會(huì)私自存留個(gè)人檔案。（3）地方人事機(jī)構(gòu)存放畢業(yè)生檔案。一是各地方人事機(jī)構(gòu)作為經(jīng)政府人事部門批準(zhǔn)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)有償保存未就業(yè)生源地學(xué)生檔案；二是人事機(jī)構(gòu)與無人事檔案保管職能的民營(yíng)企業(yè)簽訂職工檔案有償保管協(xié)議；三是畢業(yè)生檔案在人事機(jī)構(gòu)，但是畢業(yè)生本人不是生源地學(xué)生，也不是代管單位職工。
2.管理流程簡(jiǎn)單化
（1）管理模式不完善。目前高校學(xué)生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理，各院系按期將學(xué)生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續(xù)煩瑣，不能充分體現(xiàn)學(xué)生檔案的服務(wù)功能。第二種模式是新生入校后，學(xué)生檔案隨學(xué)生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)管理，學(xué)院統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。但是管理隊(duì)伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場(chǎng)所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單化。目前的學(xué)生檔案在內(nèi)容上仍存在簡(jiǎn)單化、公式化的現(xiàn)象。如學(xué)生承擔(dān)社會(huì)工作，參加科技創(chuàng)新、社會(huì)實(shí)踐、文體活動(dòng)、社團(tuán)活動(dòng)、志愿服務(wù)等的情況不能充分體現(xiàn)在檔案中；學(xué)生誠(chéng)信考試、按期還貸等誠(chéng)信檔案內(nèi)容普遍沒有建立；學(xué)生心理健康檔案未納入到收集范圍。學(xué)生檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單，不同個(gè)體評(píng)價(jià)性表達(dá)模板化、籠統(tǒng)化，缺乏針對(duì)性描述，生動(dòng)性差。
3.服務(wù)功能弱化
學(xué)生檔案的服務(wù)功能主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是服務(wù)學(xué)生成材，二是服務(wù)教育教學(xué)，三是服務(wù)學(xué)生就業(yè)，四是服務(wù)用人單位。但是由于畢業(yè)生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時(shí)集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業(yè)生檔案看到的是中學(xué)階段的檔案材料。
三、解決畢業(yè)生檔案管理失范的路徑探析
1.提高檔案意識(shí)，理順檔案管理機(jī)制
27號(hào)令把領(lǐng)導(dǎo)體制提升到“總則”中，首次規(guī)定了高校內(nèi)部檔案工作由高校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，并明確了其主要職責(zé)，進(jìn)一步確立了學(xué)生檔案的價(jià)值和保存任務(wù)，明確了學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員在學(xué)生檔案管理過程中的職責(zé)。各高校應(yīng)深入開展學(xué)習(xí)貫徹教育部27號(hào)令的活動(dòng)，提高從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、基層工作者到全體學(xué)生的檔案意識(shí)，建立高校檔案工作體系。畢業(yè)生檔案管理多元化的問題，是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，多種所有制經(jīng)濟(jì)并存及單位與職工雙向選擇的現(xiàn)實(shí)決定的。27號(hào)令從根本上解決了教育行政部門與檔案業(yè)務(wù)主管部門在高校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)體制和職責(zé)上的不明確，進(jìn)一步強(qiáng)化了省級(jí)及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責(zé)任和檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督義務(wù)。通過加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案管理的監(jiān)督和對(duì)托管畢業(yè)生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機(jī)構(gòu)的畢業(yè)生檔案得到動(dòng)態(tài)更新，減少“棄檔”現(xiàn)象，為畢業(yè)生進(jìn)一步就業(yè)打下基礎(chǔ)。
2.加強(qiáng)制度建設(shè)，引入檔案管理質(zhì)量體系
高校應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，制定有關(guān)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性文件，包括《高等學(xué)校學(xué)生檔案收集制度》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容與范圍》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案查閱借閱制度》等，對(duì)新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)遞等不同時(shí)段的工作明確工作要求，制定具體、詳細(xì)、切實(shí)可行的管理辦法。為了保證畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)引入ISO9000質(zhì)量管理體系。利用其先進(jìn)的質(zhì)量管理理念，豐富和完善檔案質(zhì)量管理理論，規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案質(zhì)量的提高。另外，通過采用PDCA方法對(duì)檔案管理過程進(jìn)行質(zhì)量控制，對(duì)體系中的檔案過程控制進(jìn)行優(yōu)化，從而改革高校傳統(tǒng)檔案質(zhì)量管理的觀念與模式，構(gòu)建適應(yīng)當(dāng)前需要的檔案質(zhì)量管理體系，完善并規(guī)范檔案管理流程，不斷提高高校學(xué)生檔案質(zhì)量。
3.完善管理模式，提高檔案工作隊(duì)伍素質(zhì)
高校應(yīng)結(jié)合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責(zé)任制，規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)的整個(gè)程序，確立本校檔案管理模式。對(duì)于招生規(guī)模較小的學(xué)校，可以實(shí)行檔案集中管理，但必須委派經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)過硬的專業(yè)人員進(jìn)行管理。對(duì)于招生規(guī)模較大的學(xué)校，可以由學(xué)校統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓(xùn)學(xué)生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊(duì)伍的綜合素質(zhì)的問題上，要吸引人才，留住人才。加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識(shí)拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、電子政務(wù)及辦公自動(dòng)化、信息開發(fā)和數(shù)字檔案館建設(shè)等現(xiàn)代化管理知識(shí)，全面提高綜合素質(zhì)。要轉(zhuǎn)變管理理念，澄清畢業(yè)生檔案的重要性及其服務(wù)于學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展、服務(wù)于教育培養(yǎng)、服務(wù)于就業(yè)單位的意識(shí)。
4.重視檔案信息化建設(shè)，提升畢業(yè)生檔案后續(xù)服務(wù)功能
關(guān)鍵詞：人才中心；畢業(yè)生；檔案管理；問題；措施
1 人才中心檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理信息化水平較低
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息科技技術(shù)也在不斷發(fā)展，但人才中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時(shí)代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提升。我國(guó)已經(jīng)頒布關(guān)于實(shí)現(xiàn)人才中心檔案管理信息化的通知部署，但基層人才中心實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理仍相對(duì)較難。一是資金問題，一套高級(jí)的檔案管理軟件費(fèi)用偏高，縣級(jí)人才中心各項(xiàng)支出費(fèi)用均由縣級(jí)則政負(fù)擔(dān)，很難支付高額費(fèi)用支出。目前，縣級(jí)人才中心管理檔案基本都是使用Excel表格進(jìn)行管理。二是歷史原因，學(xué)生自初中開始就已經(jīng)開始填寫檔案信息，但所填寫的檔案多是紙質(zhì)版，再延續(xù)到高中、大學(xué)，等到大學(xué)或大學(xué)畢業(yè)后才將檔案信息輸人到電腦中，檔案轉(zhuǎn)到人才中心以后，仍是紙質(zhì)版的檔案材料。要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，這需要大量的人力、物力和則一力，縣級(jí)人才中心難以負(fù)擔(dān)。
（二）被棄檔案難以管理
隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我國(guó)就業(yè)流動(dòng)率也在不斷增大，給人才中心的檔案管理工作帶來一定壓力。一是部分學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，由學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)至生源地人社局，而學(xué)生并未持就業(yè)通知書回原籍報(bào)到，致使檔案被棄置。二是大部分學(xué)生在畢業(yè)后將檔案寄放在人才中心，之后便對(duì)其置之不理，無法保證檔案的及時(shí)更新。面對(duì)大量被遺棄檔案，人才中心的檔案管理人員很難開展工作。多數(shù)檔案所有者都是等到需要檔案時(shí)才去人才中心索取檔案，但是由于這期間所有者對(duì)檔案置之不理，導(dǎo)致檔案一直“沉睡”在人才中心，給檔案管理工作帶來困難。
（三）檔案管理人員配備不足
對(duì)檔案管理員的制度是很清楚明了的，但是在實(shí)際生活中就出現(xiàn)了一定的差異，沒有足夠的人員去進(jìn)行檔案管理的工作，這樣也增加了人員在工作中的人物量過大。也隨著畢業(yè)的學(xué)生越來越多的情況，檔案員的工作內(nèi)容就比較的繁重，人員缺少，對(duì)工作中都會(huì)出現(xiàn)影響等問題，要得到合理的解決。
（四）檔案流轉(zhuǎn)中存在不規(guī)范現(xiàn)象
在檔案轉(zhuǎn)接過程中可能由于某些學(xué)校對(duì)學(xué)生的檔案沒有做好合理的保管，對(duì)學(xué)生的檔案也沒有做好明確的說明，所以就出現(xiàn)了一些問題。還有一些是已經(jīng)放在人才市場(chǎng)的，但是在轉(zhuǎn)接過程中沒有規(guī)范性，所以也影響了檔案不合理的現(xiàn)象，這樣也導(dǎo)致一定要是檔案的本人就解決，才能進(jìn)行保管等環(huán)節(jié)的落實(shí)。
2 加強(qiáng)人才中心畢業(yè)生檔案管理的措施
人才中心檔案管理部門在接收畢業(yè)生檔案的時(shí)候，應(yīng)將這些檔案中的信息一一錄入到計(jì)算機(jī)中，同時(shí)，平時(shí)的管理工作中對(duì)于畢業(yè)生提取檔案以及遞交后續(xù)的檔案資料等新的內(nèi)容，也應(yīng)在計(jì)算機(jī)上面認(rèn)真、細(xì)致地進(jìn)行記錄，并對(duì)于檔案管理的各個(gè)流程都嚴(yán)格實(shí)行規(guī)范化的管理。
（一）加快檔案管理電子化進(jìn)度
為使檔案管理變得更加簡(jiǎn)單并盡快實(shí)現(xiàn)管理信息化，在接收檔案時(shí)，人才中心應(yīng)將畢業(yè)生檔案信息錄人電腦；在管理過程中，部分畢業(yè)生如需遞交后續(xù)檔案內(nèi)容或需要提取其檔案，都應(yīng)在電腦上做好記錄，規(guī)范流程，細(xì)致記錄，加強(qiáng)檔案管理。同時(shí)，地方政策應(yīng)支持人才中心加大檔案管理信息化資金投人，比如加大對(duì)檔案管理軟件的資金投人，購(gòu)買適合縣級(jí)人才中心實(shí)際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學(xué)化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業(yè)生提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。
（二）進(jìn)一步完善檔案管理辦法
對(duì)檔案管理的辦法進(jìn)行進(jìn)一步的完善是提高人才中心畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量的重要途徑，而且為了更好實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理管理人員應(yīng)該將管理辦法統(tǒng)一化，通過統(tǒng)一歸類的辦法實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和辦法的一致性，具體來講可以以時(shí)間為依據(jù)進(jìn)行歸類管理，也可以采取分級(jí)分類的方式進(jìn)行管理，這種方式對(duì)于數(shù)量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對(duì)這些檔案可按地區(qū)先進(jìn)行一次歸類，再根據(jù)寄存時(shí)間進(jìn)行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創(chuàng)新的情況下，能極大地讓畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升。
（三）適當(dāng)增加管理人員，提高其素質(zhì)
應(yīng)積極引進(jìn)人才，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)則和實(shí)際需求配備足夠的專職人員，切實(shí)解決目前人才中心畢業(yè)生檔案管理人員不足的問題。其次，為了更快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，我們應(yīng)該重視檔案管理人員專業(yè)水平和信息技術(shù)的培訓(xùn)和提高工作，培養(yǎng)出更多的專業(yè)素質(zhì)過硬、工作經(jīng)驗(yàn)豐富又懂得信息技術(shù)復(fù)合型人才，同時(shí)，注重人才引進(jìn)和其崗前培訓(xùn)工作，從整體上提高檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。
（四）強(qiáng)化檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學(xué)性
實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的科學(xué)性與規(guī)范性的前提和基礎(chǔ)就是讓檔案管理以及責(zé)任追究的相關(guān)制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴(yán)格執(zhí)行，落實(shí)到位，嚴(yán)格相關(guān)的流程和手續(xù)，對(duì)于流轉(zhuǎn)過程中的違規(guī)和錯(cuò)誤現(xiàn)象、行為必須嚴(yán)格追究責(zé)任，提高我們服務(wù)質(zhì)量和工作效率。結(jié)束語(yǔ)綜上所述，我們應(yīng)正確面對(duì)目前人才中心畢業(yè)生檔案管理存在的問題，并不斷探索改進(jìn)的措施，并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，切實(shí)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量和效率的全面提升。
3 結(jié)論
綜上所述，通過本文分析可以看出，加大畢業(yè)生檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前人才中心面臨著的主要工作，因此，對(duì)于人才中心的主管部T以及財(cái)政部門來說，必須重視畢業(yè)生的檔案管理工作，加大經(jīng)費(fèi)上的投入，進(jìn)行硬件和軟件上的建設(shè)，能夠滿足人才中心檔案管理信息化建設(shè)的需求，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，為廣大畢業(yè)生提供更加便捷以及優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]李憲峰. 淺談人才中心人事檔案管理的創(chuàng)新措施[期刊論文]. 山西青年，2016（07）
關(guān)鍵詞：高校；畢業(yè)生；檔案管理
中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005—5312（2012）27—0240—01
一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)
1、學(xué)生檔案的內(nèi)容包括：學(xué)生個(gè)人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個(gè)人檔案指面向?qū)W生個(gè)體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡(jiǎn)歷和家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績(jī)、學(xué)年評(píng)語(yǔ)（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調(diào)查表、入團(tuán)志愿書、獎(jiǎng)懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個(gè)體的檔案，指學(xué)籍冊(cè)、招生花名冊(cè)、學(xué)生名冊(cè)，證書表冊(cè)，畢業(yè)證書發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學(xué)科和非學(xué)科獲獎(jiǎng)情況登記表，增減生名冊(cè)，學(xué)籍變動(dòng)系列名冊(cè)，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表等。
2、學(xué)生檔案材料形成的時(shí)間多階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性或準(zhǔn)季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有長(zhǎng)有短，形成的學(xué)生檔案材料也不一致。
3、學(xué)生檔案具有學(xué)生管理工作的重要特點(diǎn)。其目標(biāo)非常明確，對(duì)內(nèi)，便于加強(qiáng)對(duì)學(xué)生在校時(shí)學(xué)籍、業(yè)績(jī)、思想政治、獎(jiǎng)懲管理；對(duì)外，則服務(wù)于社會(huì)，為社會(huì)人才系統(tǒng)注入文字信息。
二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題
（一）畢業(yè)生對(duì)檔案的重視程度不夠
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認(rèn)為個(gè)人檔案“沒什么用了”，另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。
（二）檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門只照搬規(guī)定辦事，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動(dòng)不及時(shí)；另外，建檔干事和輔導(dǎo)員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題。
（三）檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。
三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對(duì)策
（一）提高對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)
一是加強(qiáng)宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)其個(gè)人檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。
二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高建（管）檔人員素質(zhì)。新時(shí)期學(xué)生管理工作面臨許多新問題，同時(shí)也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。
三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時(shí)保管。
（二）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案的科學(xué)規(guī)范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷。
二是要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照學(xué)院有關(guān)文件精神，結(jié)合本校實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集學(xué)生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料。
三是要實(shí)行專門統(tǒng)一管理。建立專門的畢業(yè)生檔案庫(kù)，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員班級(jí)、系部、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
采用先進(jìn)的信息化手段加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理，建立畢業(yè)生電子檔案庫(kù)，實(shí)行畢業(yè)生檔案網(wǎng)上查詢，提高管理效率和水平。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，建立畢業(yè)生網(wǎng)站、QQ群等，將不屬于個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容上網(wǎng)，對(duì)需要保密檔案文件信息進(jìn)行加密處理，對(duì)允許閱讀的用戶，當(dāng)身份鑒別確認(rèn)后方可進(jìn)行解密處理讀出相應(yīng)的數(shù)據(jù)。用人單位可以通過上網(wǎng)查詢并利用，實(shí)行異地信息、檔案的交流、查詢，減少畢業(yè)生在學(xué)校、工作單位、人才市場(chǎng)多次往返奔跑，使畢業(yè)生檔案管理更加規(guī)范、有序、方便。
關(guān)鍵詞：高校 畢業(yè)生 人事 檔案 管理
隨著科學(xué)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，如何提高高等學(xué)校檔案管理水平，更好地適應(yīng)新形勢(shì)的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務(wù)，也對(duì)畢業(yè)生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄。準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。信息技術(shù)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛運(yùn)用，對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應(yīng)現(xiàn)實(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
一、高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
（一）平時(shí)不聞不問，用時(shí)“四面出擊”
高校畢業(yè)生在畢業(yè)前，學(xué)校都要求學(xué)生辦理好各種畢業(yè)手續(xù)，但不少畢業(yè)生卻從不過問自己的檔案，畢業(yè)后，檔案在什么地方？是在學(xué)校、還是在生源地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)？學(xué)生從不關(guān)心。檔案里都應(yīng)該放入哪些材料，自己手里應(yīng)該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時(shí)想起來，我的檔案在哪兒？我報(bào)到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費(fèi)了時(shí)間、人力、財(cái)力，而且在補(bǔ)辦過程中也給自己造成了不必要的損失。
（二）檔案意識(shí)淡薄，檔案存放“五花八門”
隨著高校畢業(yè)生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對(duì)減少。一些高校畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業(yè)生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業(yè)，對(duì)檔案存放沒有過多的考慮，這就導(dǎo)致高校畢業(yè)生的檔案存放出現(xiàn)了“五花八門”的現(xiàn)象，有的一直存放在學(xué)校長(zhǎng)達(dá)幾年甚至十幾年，有的放在各級(jí)教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經(jīng)打工的單位或人才市場(chǎng)，有的早已不知去向，更多的是跟隨個(gè)人“南征北戰(zhàn)”。
（三）一切以就業(yè)為先，檔案后續(xù)材料“零充實(shí)”
由于考錄的公務(wù)員和聘用的事業(yè)單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，所以這部分高校畢業(yè)生參加工作后的所有情況會(huì)形成材料及時(shí)的進(jìn)入個(gè)人檔案。但對(duì)于在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位對(duì)人才檔案要求沒有形成規(guī)范化、制度化，只重視畢業(yè)證和個(gè)人能力而不重視個(gè)人檔案，導(dǎo)致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于對(duì)檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機(jī)制，收集也相當(dāng)困難，致使在外打工的高校畢業(yè)生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經(jīng)歷。工作了幾年，甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因?yàn)樽约汗ぷ鏖啔v的增長(zhǎng)而增加，造成自己人生經(jīng)歷歷史記錄的缺失。
二、加強(qiáng)高校畢業(yè)生人事檔案管理的措施
（一）科學(xué)完善檔案的內(nèi)容
高校要根據(jù)本校學(xué)生畢業(yè)時(shí)間，安排時(shí)間統(tǒng)一對(duì)畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行收集、整理。整理時(shí)要按照學(xué)生檔案的形成特點(diǎn)，即基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學(xué)文化素質(zhì)材料、黨團(tuán)組織材料、個(gè)人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進(jìn)行分類整理，達(dá)到內(nèi)容完整、條理清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，要把好學(xué)生檔案的最后審核關(guān)，審查檔案材料是否缺項(xiàng)，學(xué)籍材料是否加蓋教務(wù)處印章，行為表現(xiàn)材料是否有學(xué)生工作處(部)或團(tuán)委、學(xué)院(系)里的意見和蓋章等，保證每個(gè)畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，真實(shí)可靠，既要保證學(xué)生檔案內(nèi)容能客觀地反映畢業(yè)生的詳盡情況，為接收單位能夠準(zhǔn)確、全面地了解畢業(yè)生提供可靠的依據(jù)，又要發(fā)揮學(xué)生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)過程中的作用。依據(jù)學(xué)生檔案積累的內(nèi)容，將學(xué)籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學(xué)生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學(xué)生在新的就業(yè)形勢(shì)下公平競(jìng)爭(zhēng)，自立擇業(yè)。
（二）實(shí)施檔案電子化
目前高校網(wǎng)上招生已經(jīng)完全普及，中學(xué)階段的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存已形成，但入學(xué)后的大學(xué)階段檔案卻大多是紙質(zhì)檔案，這與畢業(yè)生檔案管理信息化、檔案利用社會(huì)化的要求極不相符。因此,當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理手段必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，運(yùn)用Visual Basic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計(jì)、查詢、預(yù)覽、編輯。在畢業(yè)生檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
（三）強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識(shí)
高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會(huì)化的服務(wù)體系。通過不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬信息資源的服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)檔案信息的社會(huì)共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達(dá)到資源共享。創(chuàng)建起社會(huì)化服務(wù)體系的運(yùn)作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設(shè)市場(chǎng)化服務(wù)體系，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的應(yīng)有價(jià)值。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)體系的合理設(shè)置，建立一支具有檔案理論知識(shí)和較高專業(yè)素質(zhì)的現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才隊(duì)伍，管理好和應(yīng)用好高校畢業(yè)生人事檔案，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務(wù)社會(huì)、服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)用人單位，讓檔案信息化管理在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起到應(yīng)有的作用。
三、總結(jié)
總而言之，人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，因此，高校必須及時(shí)的、積極的加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務(wù)于畢業(yè)生的就業(yè)。
參考文獻(xiàn)：
[1]王兆宇.高校畢業(yè)生人事檔案管理存在問題及對(duì)策探究[J].學(xué)理論，2011，(12).
人事檔案管理系統(tǒng)分析
時(shí)間行進(jìn)到21世紀(jì)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主體的高新技術(shù)群體已經(jīng)將觸角深入到國(guó)發(fā)經(jīng)濟(jì)的方方面面。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，越來越多的人士逐漸認(rèn)識(shí)到用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行名類管理，交流的便捷。基中最實(shí)出的是要算在廠礦企事業(yè)單位的人事檔案的計(jì)算機(jī)管理了。
人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是一個(gè)為適應(yīng)當(dāng)前各個(gè)行業(yè)對(duì)人事信息管理的迫志需求而設(shè)計(jì)開發(fā)的軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)的前臺(tái)采用的是VB6.0軟件開發(fā)系統(tǒng)，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)采用的是Acce20__數(shù)據(jù)庫(kù)。
整個(gè)系統(tǒng)有數(shù)據(jù)庫(kù)文件和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)兩大部他構(gòu)成。后臺(tái)的Acce20__數(shù)據(jù)庫(kù)文件是集中存儲(chǔ)并管理分類人事檔案信息的大本營(yíng)，而前臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是用來為數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種資料進(jìn)行各種基本操作和管理。
一、總體結(jié)構(gòu)和主要功能
人事檔案管理系統(tǒng)主要包含職工個(gè)人自然情況，工作情況，簡(jiǎn)歷，政治情況等各方面信息，內(nèi)容比較龐大復(fù)雜。同時(shí)還綜合考慮檔案管理工作的性質(zhì)，總結(jié)歸納出所需實(shí)現(xiàn)的功能。主要是為人事檔案進(jìn)行服務(wù)，對(duì)人事的變動(dòng)、人事資料、以及人事資料的查詢，統(tǒng)計(jì)等功能。總體上說具有編輯，查詢，用戶管理，圖表統(tǒng)計(jì)等功能。
（一）靈活的數(shù)據(jù)記錄編輯功能，可以隨時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行增加，修改，更新，刪除，瀏覽等編輯操作。并將查詢方式有機(jī)溶入編輯界面，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)某項(xiàng)記錄定位，再進(jìn)行編輯，修改，更新。
（二）多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)表的任意組合條件的查詢。便于在實(shí)際檔案管理操作中呆對(duì)保種情況，多種條件下的人員情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查看。（三）具備分級(jí)用戶權(quán)限管理設(shè)置，以確保檔案的保密性和安全性。
（四）具有分類統(tǒng)計(jì)，使用圖表顯示的功能，該統(tǒng)計(jì)圖表可根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄情況的變化而變化。
（五）具有比較友好的人機(jī)界面，各種操作可以在直觀的界面上通過人機(jī)交互式進(jìn)行。
（六）具有輔助表管理功能，主要是對(duì)“學(xué)歷”表中的字段“學(xué)歷”，“部門表”中的字段“部門”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“職稱”表中的字段“職稱”，進(jìn)行添加，修改，刪除操作。
人事檔案管理系統(tǒng)模型如下：
啟動(dòng)窗體
口令檢驗(yàn)
主窗體
二、各模塊功能
1、用戶管理
(1)設(shè)置用戶
功能：設(shè)置使用人事管理系統(tǒng)的用戶及其使用權(quán)限。
整個(gè)人事管理系統(tǒng)由多個(gè)功能模塊組成，不同的模塊完成不同的功能，所以可以為不同的職工分配不同的功能，使其具有不同的權(quán)限，完成其權(quán)限所對(duì)應(yīng)的功能，從而很好地管理好整個(gè)系統(tǒng)。
操作：選擇該功能后，屏幕上顯示出所有人事管理系統(tǒng)員工的用戶名稱。這時(shí)，可進(jìn)行如下的操作：
1:增加:增加一用戶。按該按鈕后，就可輸入新用戶的內(nèi)容，如：用戶名稱，密碼和權(quán)限。所輸入得登錄名一定不能重復(fù)。
2:修改:修改用戶設(shè)置。按該按鈕后，就可修改選中用戶的用戶名，密碼和權(quán)限，每一權(quán)限對(duì)應(yīng)系統(tǒng)菜單上的一項(xiàng)功能，可為該用戶選擇任意的權(quán)限。用戶在使用本系統(tǒng)時(shí)，要求輸入用戶的口令，為了安全，用戶需建立一個(gè)只有自己才知道的特殊口令，
通常，系統(tǒng)的權(quán)限分為三大部分，即：
管理權(quán)限：設(shè)置用戶和系統(tǒng)參數(shù)。
輸入權(quán)限：檔案卡片生成、個(gè)人簡(jiǎn)歷輸入和家庭成員輸入。
查詢權(quán)限：檔案查詢、檔案統(tǒng)計(jì)。
根據(jù)需要，可以把這些功能分配給不同的員工。
3:刪除:刪除用戶。按該按鈕后，經(jīng)確認(rèn)，則選中的用戶被刪除
(2)用戶登錄
功能：用戶登錄進(jìn)入人事管理系統(tǒng)。系統(tǒng)啟動(dòng)后，首先要做的就是用戶登錄。若不登錄系統(tǒng)，所有功能都無法使用。用戶只有登錄系統(tǒng)后，根據(jù)其具有的權(quán)限，才能執(zhí)行一定的操作。
操作：進(jìn)入該功能后，要求輸入用戶的登錄名及其口令，只有其登錄名和口令完全正確，才能進(jìn)入工資管理系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)為用戶分配的權(quán)限，設(shè)置其對(duì)應(yīng)的功能為有效，用戶就可操作該功能。
2、輔助表管理
輔助表管理功能是高級(jí)管理員及中級(jí)管理員擁有的權(quán)限，它的功能是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行新表的添加。主要是對(duì)“學(xué)歷”表中的字段“學(xué)歷”，“部門表”中的字段“部門”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“職稱”表中的字段“職稱”，進(jìn)行添加，修改，刪除操作。通過它的這個(gè)功能可以有效的對(duì)本單位人事部門的擴(kuò)充進(jìn)行及時(shí)的計(jì)算機(jī)管理。只要管理員進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)字段添加即可。
檔案編輯模塊中有4個(gè)子模塊。他們是檔案卡片、個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭成員、歷史檔案等功能。這些功能因管理員的權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)利。在這些功能里詳細(xì)的記錄了所有單位員工的資料。
（1）檔案卡片管理
功能：對(duì)全部員工的信息進(jìn)行瀏覽；添加記錄；對(duì)員工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改；刪除員工記錄；按編號(hào)進(jìn)行查找，快速查找該員工的詳細(xì)資料；按某一字段的內(nèi)容進(jìn)行篩選，篩選最后的結(jié)果是將和所選內(nèi)容相同的全部找到。
（2）個(gè)人簡(jiǎn)歷管理
功能：該模塊與檔案卡片管理類似，但是在界面設(shè)計(jì)上有一些不同，可以對(duì)員工個(gè)人簡(jiǎn)歷進(jìn)行全局瀏覽。除了瀏覽信息的功能外，還有一些基本操作的功能：添加記錄；對(duì)已有員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷信息進(jìn)行修改；刪除員工個(gè)人簡(jiǎn)歷的記錄；可以按編號(hào)進(jìn)行查找，快速查找該員工個(gè)人簡(jiǎn)歷的資料。
（3）家庭成員管理
功能：對(duì)全部員工的家庭成員信息進(jìn)行編輯，瀏覽；實(shí)現(xiàn)方法同個(gè)人簡(jiǎn)歷功能實(shí)現(xiàn)的方法一樣。
（4）歷史檔案管理
功能：對(duì)于一些從檔案卡片中刪除的員工信息記錄，需要存下來以供將來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。此模塊的主要功能就是完成對(duì)從檔案卡片中刪除的員工信息記錄的保存工作。
4、檔 案查詢
功能:對(duì)檔案卡片的查詢功能，包括唯一條件查詢和模糊條件查詢。
該模塊的主要分為兩部分：一是完成選擇要查詢的字段、條件操作符等功能；二是用來顯示用戶進(jìn)行查詢的完整條件及查詢、退出按鈕。當(dāng)查詢的條件選擇完畢，點(diǎn)擊確定按鈕，在顯示部分顯示出來后，點(diǎn)擊查詢按鈕才正式完成該模塊的查詢功能。會(huì)調(diào)出另外一個(gè)窗口來顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。根據(jù)檔案卡片中的各字段，選擇相應(yīng)的條件操作符輸入相應(yīng)的值即可進(jìn)行檔案查詢。查出的記錄可按兩種形式瀏覽：只有該員工檔案卡片中的資料；綜合該員工檔案卡片、個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭成員中的所有資料。查詢用戶可以按自己的需要選擇兩種瀏覽方式。在這里可以查到符合程序要求的任何信息。再這里的選項(xiàng)中輸入規(guī)定的范圍即可查到相關(guān)的人事信息。
5、檔案統(tǒng)計(jì)
功能：綜合統(tǒng)計(jì)、單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和圖表統(tǒng)計(jì)。單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)是輸入規(guī)定的要求后進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)它可以較詳細(xì)直觀的統(tǒng)計(jì)出要求的結(jié)果。圖表統(tǒng)計(jì)可以詳細(xì)的按性別、按政治面貌、按職稱級(jí)別、按學(xué)歷以直方圖和餅型圖進(jìn)行表示。檔案統(tǒng)計(jì)模塊，分三個(gè)小模塊：
（1）綜合統(tǒng)計(jì)：綜合統(tǒng)計(jì)中將單位內(nèi)所有的人事信息進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)。該模塊主要是綜合各方面的人數(shù)統(tǒng)計(jì)；對(duì)各部門的人數(shù)、符合檔案卡片中各字段條件的員工人數(shù)、各年齡段人數(shù)以及工齡段人數(shù)等的統(tǒng)計(jì)。并且本查塊提供重新統(tǒng)計(jì)功能，方便在一定時(shí)間段內(nèi)對(duì)各項(xiàng)人數(shù)的進(jìn)行更新，保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的即時(shí)性。
（2）單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)：是按各單項(xiàng)條件對(duì)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)功能。分為四部分：在選擇分組統(tǒng)計(jì)的字段，一次只可選擇一個(gè)字段；可選擇統(tǒng)計(jì)條件，包括條件操作符及條件值；可選擇統(tǒng)計(jì)是否包括平均工資匯總及工資總額匯總；可顯示要統(tǒng)計(jì)的完整條件，包括上述的分組字段、完整的統(tǒng)計(jì)條件及是否包括各類工資匯總。每完成一項(xiàng)選擇，要點(diǎn)擊確定按鈕，各條件才能在右下角顯示出來以供統(tǒng)計(jì)。可同時(shí)選擇分組統(tǒng)計(jì)、條件統(tǒng)計(jì)、工資匯總，也可只選擇一項(xiàng)來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。。
（3）圖表統(tǒng)計(jì)：將各類統(tǒng)計(jì)圖表化。用戶可以選擇按性別、政治面貌、職稱級(jí)別或?qū)W歷進(jìn)行人數(shù)統(tǒng)計(jì)。用戶還可以選擇直方圖或餅形圖的圖表顯示方式.
三、功能的實(shí)現(xiàn)方法及實(shí)現(xiàn)的代碼
1、本系統(tǒng)中VB6與數(shù)據(jù)庫(kù)是如何連接的？寫出簡(jiǎn)要代碼？
本系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)庫(kù)是Acce20__數(shù)據(jù)庫(kù)，使用是ADO（ActiveDataObject）代碼訪問方式,它通過在程序中的一段代碼與數(shù)據(jù)庫(kù)建立連接。
代碼如下：
PrivatecAewADODB.Coection
DimStrSqlAtring
c.Provider="Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
c.Coectiotring="d:\VB\Acce20__\rs.mdb"
c.Open
注：在進(jìn)行ADO方式數(shù)據(jù)庫(kù)的連接時(shí)，要先進(jìn)行類型庫(kù)引用：
MicrosoftActivexDataObject2.6library
2、瀏覽、恢復(fù)、添加、保存、修改、查找、篩選、解除篩選、排序、恢復(fù)排序、退出各功能是如何實(shí)現(xiàn)的？寫出簡(jiǎn)要代碼。
瀏覽：先將數(shù)據(jù)庫(kù)打開，然后選擇所需的表進(jìn)行操作。
代碼如下：
Publicrs1AewADODB.Recordset
DimStrSqlAtring
StrSql="select*from檔案卡片orderby職工編號(hào)"
rs1.ActiveCoection=c
rs1.CursorType=adOpenKeyset
rs1.CursorLocation=adUseClient
rs1.LockType=adLockOptimistic
rs1.OpetrSql
移動(dòng)記錄指針有四種方法：（1）記錄首：rs1.MoveFirst（2）前一個(gè)：rs1.MovePrevious（3）后一個(gè)：rs1.MoveNext（4）記錄尾rs1.MoveLast
恢復(fù)：恢復(fù)功能是在用戶選擇添加或修改后出現(xiàn)的，是為了使用戶在進(jìn)行誤操作后能夠恢復(fù)數(shù)據(jù)的一個(gè)功能。
代碼為：rs1.CancelUpdate
添加：在編輯窗口中，先將文本框清空，然后進(jìn)行添加。并且要判斷所輸入的信息與所建的表的格式符合。最后添加到庫(kù)中。
代碼為：rs1.AddNew
保存：rs1.Update
修改：修改的的功能是與添加類似的，但是他會(huì)更新數(shù)據(jù)庫(kù)中被要求修改的記錄。先將各個(gè)字段所對(duì)應(yīng)的控件置為可用，然后進(jìn)行修改。修改之后保存。
IfAddNewOrModify="Modify"Then
RsMain.rs2.Update
temp=RsMain.rs2.Fields("序號(hào)")
RsMain.rs2.Requery
RsMain.rs2.Find"[序號(hào)]=’"&amtemam"’",,,adBookmarkFirst
EndIf
查詢：代碼為，
StrSql="select*from個(gè)人簡(jiǎn)歷orderby職工編號(hào)"
RsMain.rs2.ActiveCoection=RsMain.c
RsMain.rs2.CursorType=adOpenKeyset
RsMain.rs2.CursorLocation=adUseClient
RsMain.rs2.LockType=adLockOptimistic
RsMain.rs2.OpetrSql
SetDataGrid1.DataSource=RsMain.rs2
篩選：代碼為，
Fieldame=RsMain.lrs1.Fields("職工編號(hào)").Name
IfLen(Trim(Label1.Caption))=0Then
FilterStr=Fieldame&am"=Null"
Else
FilterStr=Fieldame&am"="&am"’"&amLabel1.Captioam"’"
EndIf
RsMain.lrs1.Filter=FilterStr
排序：代碼為，
RsMain.lrs1.Sort=Fieldame’ASCENDINGDESCENDING
刪除：代碼為，
RsMain.rs2.Delete
退出：關(guān)閉記錄集操作，代碼為，
RsMain.rs2.close
UnLoadMe
3.本系統(tǒng)瀏覽和修改是兩個(gè)界面，是如何實(shí)現(xiàn)的？寫出基本思想。
系統(tǒng)中瀏覽和修改的界面不同是因?yàn)樵邳c(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕時(shí)通過布爾型變量控制不同控件的Enabled屬性為True或False來實(shí)現(xiàn)的。
在瀏覽時(shí)信息的顯示窗口采用的是Lable控件不能進(jìn)行修改，并且將他們Enabled設(shè)置為True，而將和他們放在一起的其他控件Enabled設(shè)置為False，而在進(jìn)行修改時(shí)瀏覽時(shí)顯示信息的lable控件的Enabled屬性變?yōu)镕alse而和他們重合的其他控件的Enabled屬性變?yōu)門rue，這樣就實(shí)現(xiàn)了瀏覽與修改的不同的兩個(gè)界面。
4.照片是如何使用的？寫出基本思想。
照片在系統(tǒng)文件的PICTURE文件夾下，照片的文件名與系統(tǒng)中職工編號(hào)相對(duì)應(yīng)，當(dāng)選擇某個(gè)職工時(shí)，程序讀取他的職工編號(hào)與照片文件名一致時(shí)就會(huì)顯示照片。如果將照片文件名更改，則系統(tǒng)就不能正確的讀取照片的信息了。
代碼為：
DimiAsInteger
DimboolAoolean
DimfnameAtring
DimpicturepathAtring
fname=Trim(Label1.Caption)&am".bmp"
IfDir("f:\VB\Lpicture\"&amfname)=""Then
bool=False
Else
bool=True
EndIf
Ifb ool=TrueThen
picturepath="f:\VB\Lpicture\"&amfname
Else
picturepath=""
EndIf
Image1.Picture=LoadPicture(picturepath)
5.單擊照片可以顯示該記錄的個(gè)人簡(jiǎn)歷和家庭成員，該功能是如何實(shí)現(xiàn)的？寫出基本思想。
單擊照片時(shí)激發(fā)了Image控件的click事件，程序會(huì)按調(diào)用同樣職工編號(hào)的職工資料顯示窗體（Rs1Rs2Edit）。這樣就實(shí)現(xiàn)了單擊照片顯示個(gè)人簡(jiǎn)歷和家庭成員。
代碼為，
PrivateSubImage1_Click()
IfRs1Edit.Text1.VisibleAndLen(Trim(Rs1Edit.Text1.Text))=0Then
ExitSub
Else
LoadRs1AndRs2Edit
Rs1AndRs2Edit.Show1
EndIf
EndSub
6.本系統(tǒng)中的三個(gè)表，檔案卡片表、個(gè)人簡(jiǎn)歷表和家庭成員表是如何實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)參數(shù)完整性的（連續(xù)更新、連鎖刪除）？
在數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)系中右鍵單擊表之間的連線可以彈出編輯關(guān)系，選中實(shí)施參照完成性，在選中級(jí)連更新相關(guān)字段、級(jí)連刪除相關(guān)記錄就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的連續(xù)更新和連鎖刪除了。
四、在查詢模塊中，下述功能是如何實(shí)現(xiàn)的？
1.《請(qǐng)選擇字段》列表框中的內(nèi)容是從表中取出的字段名，簡(jiǎn)述基本方法并寫出簡(jiǎn)要代碼。
DimiAsInteger
List1.Clear
Fori=0ToRsMain.rs1.Fields.Count-1
List1.AddItemRsMain.rs1.Fields(i).Name
Nexti
List2.Clear
List2.AddItem"等于"
List2.AddItem"不等"
List2.AddItem"小于"
List2.AddItem"小于等于"
List2.AddItem"大于"
List2.AddItem"大于等于"
List2.AddItem"在...之間"
List2.AddItem"不在...之間"
List2.AddItem"Like操作符"
2.多個(gè)條件的組合查詢代碼如下：
PublicQcAewADODB.Coection
PublicQrsAewADODB.Recordset
s1="["&amList1.List(List1.ListIndex)&am"]"
s2=List2.List(List2.ListIndex)
s3=Text1.Text
s=s1&am2&am3
DimStrSqlAtring
Qc.Provider="MSDataShape.1"
Qc.Coectiotring="DataSource=f:\VB\Acce20__\rs.mdb"_
&am";DataProvider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
Qc.Open
StrSql="SHAPE{select*from檔案卡片where"&amam"orderby職工編號(hào)}"&am"AEND({select*from個(gè)人簡(jiǎn)歷}RELATE[職工編號(hào)]to[職工編號(hào)]),"&am"({select*from家庭成員}RELATE[職工編號(hào)]to[職工編號(hào)])"
Qrs.ActiveCoection=Qc
Qrs.CursorType=adOpenKeyset
Qrs.CursorLocation=adUseClient
Qrs.LockType=adLockOptimistic
Qrs.OpetrSql
五、統(tǒng)計(jì)模塊中的綜合統(tǒng)計(jì)中，可實(shí)現(xiàn)部門的動(dòng)態(tài)變化，簡(jiǎn)述實(shí)現(xiàn)的基本思想。
在綜合統(tǒng)計(jì)的窗體中有重新統(tǒng)計(jì)按鈕，該按鈕的功能就是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)功能。在重新統(tǒng)計(jì)的功能中有實(shí)現(xiàn)重新統(tǒng)計(jì)的代碼。由于添加數(shù)據(jù)后數(shù)據(jù)提交到數(shù)據(jù)庫(kù)，這事重新統(tǒng)計(jì)按鈕在打開這個(gè)表，所以數(shù)據(jù)就是新的了。通過設(shè)置一個(gè)循環(huán)變量I,在表里進(jìn)行循環(huán)統(tǒng)計(jì)，每經(jīng)過一個(gè)字段，i的值加1，最后在對(duì)應(yīng)響應(yīng)的項(xiàng)目提交到數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過DataGrid控件輸出顯示出來。
RsMain.c.Execute("DELETEFROM綜合統(tǒng)計(jì)")
關(guān)鍵詞：高職院校 畢業(yè)生 檔案管理 問題 對(duì)策
高職院校畢業(yè)生檔案管理工作也是高職院校畢業(yè)生就業(yè)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一所學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作是否制度化、規(guī)范化，不但事關(guān)高職畢業(yè)生的切身利益，也衡量著學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作的整體管理水平。
一、高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題
1.缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標(biāo)志，是學(xué)校規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，也是開展工作的政策基礎(chǔ)。與學(xué)校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業(yè)生檔案管理制度。以為例，全區(qū)37所高職院校中，目前僅有3所學(xué)校制定了畢業(yè)生檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，其它學(xué)校在這方面基本處于空白。
2.畢業(yè)生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業(yè)生檔案管理工作，多將其作為年度畢業(yè)生就業(yè)工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業(yè)生檔案管理看作是畢業(yè)生就業(yè)工作的邊緣化工作，在畢業(yè)生檔案管理部門的設(shè)定方面存在諸多問題。現(xiàn)在許多高職院校畢業(yè)生檔案管理部門多為就業(yè)工作部門和各系部?jī)杉?jí)管理；也有的是由就業(yè)工作部門或由系部單獨(dú)管理；個(gè)別院校甚至沒有固定管理部門，由校領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指定部門管理。由于政出多門，給畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理造成了障礙。
3.畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范。由于高職院校畢業(yè)生檔案管理部門非學(xué)校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度和專業(yè)檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范，突出問題在畢業(yè)生檔案資料歸檔方面。由于對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業(yè)生，其檔案資料標(biāo)準(zhǔn)不一，相差甚遠(yuǎn)，給用人單位選用、任用畢業(yè)生造成了一定障礙。
4.畢業(yè)生檔案保管不規(guī)范。畢業(yè)生檔案保管是畢業(yè)生檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，卻也是高職院校畢業(yè)生檔案管理的一個(gè)弊端。由于學(xué)校每年都有未就業(yè)畢業(yè)生，也有一些用人單位不接收畢業(yè)生檔案的情況，致使一部分畢業(yè)生檔案留在了學(xué)校由學(xué)校保管。為解除未就業(yè)畢業(yè)生的后顧之憂，讓他們安心地繼續(xù)尋找工作，教育部規(guī)定，未就業(yè)畢業(yè)生檔案其學(xué)校應(yīng)免費(fèi)為其保管兩年。這是學(xué)校為畢業(yè)生做好后繼服務(wù)的重要舉措，但這項(xiàng)便生措施并未得到很好的落實(shí)。一些畢業(yè)生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉(zhuǎn)遞事宜，由于一些高職院校畢業(yè)生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業(yè)生檔案成為“死檔”，失去了檔案應(yīng)有的功能，甚至一些畢業(yè)生的檔案由于年頭較長(zhǎng)，出現(xiàn)了檔案丟失的情況。
二、規(guī)范高職院校畢業(yè)生檔案管理的措施
1.制定畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。高職院校必須將畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度建設(shè)作為規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的首要問題去抓。要適應(yīng)新時(shí)期高校畢業(yè)生就業(yè)體制改革的需要，適時(shí)制定學(xué)校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)制度，對(duì)諸如畢業(yè)生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉(zhuǎn)遞、留校檔案管理等問題在規(guī)章制度中予以明確規(guī)定，用制度去規(guī)范學(xué)校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。
2.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理人員的培養(yǎng)。畢業(yè)生檔案管理工作是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，還必須熟悉高校畢業(yè)生就業(yè)工作流程且認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致耐心。由于目前多數(shù)高職院校都沒有設(shè)置檔案館，專職檔案管理人員相對(duì)較少，如果將畢業(yè)生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題。基于這種情況，高職院校應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，以學(xué)生管理人員及畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)人員為根基，通過校內(nèi)外多種途徑，加強(qiáng)他們的檔案知識(shí)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識(shí)，成為合格的畢業(yè)生檔案管理人員。
3.積極探索畢業(yè)生檔案管理的新模式。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的確立，我國(guó)高校畢業(yè)生就業(yè)體制發(fā)生了根本性的變革，畢業(yè)生就業(yè)渠道呈現(xiàn)出多元化模式，這給高職院校畢業(yè)生檔案管理造成了新的問題，傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)行的畢業(yè)生就業(yè)體制，亟待創(chuàng)新。
高職院校要牢固樹立“一切為了學(xué)生”的人本理念，以服務(wù)學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作大局，服務(wù)學(xué)生為根本目標(biāo)，以盤活畢業(yè)生檔案效用為目的，積極探索畢業(yè)生檔案管理模式。對(duì)于畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案材料歸檔、轉(zhuǎn)遞、留校檔案的保管等易發(fā)問題，進(jìn)行創(chuàng)新改革，構(gòu)建起符合高職院校校情的畢業(yè)生檔案管理新模式，使畢業(yè)生檔案管理制度化，規(guī)范化，能夠促進(jìn)高職院校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)體系更加完善，更好地為學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作及畢業(yè)生服務(wù)。
