時(shí)間：2023-05-23 09:01:24
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1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
1.1 信息來(lái)源分散復(fù)雜
檔案資料通常來(lái)源較為分散，難免出現(xiàn)各個(gè)相關(guān)單位或管理部門(mén)移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無(wú)差異化的信息。因此，對(duì)于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對(duì)具有重要價(jià)值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項(xiàng)重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過(guò)程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代的需要。過(guò)去的檔案管理制度對(duì)檔案移交、文件信息匯集、資料報(bào)送等操作要求周期長(zhǎng)、操作滯后，造成檔案信息老化、價(jià)值缺失、資料不全甚至無(wú)據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。
近年來(lái)，國(guó)家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門(mén)，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。
1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變
在大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的新形勢(shì)下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動(dòng)性較低，部分管理人員服務(wù)意識(shí)差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹(shù)立正確的工作態(tài)度，無(wú)法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問(wèn)題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開(kāi)展。
2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢(shì)的需要，也是檔案管理的必然趨勢(shì)。檔案資料涉及的所需信息來(lái)源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過(guò)程復(fù)雜繁瑣，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務(wù)，都需要人工方式進(jìn)行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復(fù)資源、需更新信息等等，時(shí)刻需要耗費(fèi)人力進(jìn)行及時(shí)處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問(wèn)題。將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，引入自動(dòng)化辦公流程，建立電子檔案管理機(jī)制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過(guò)軟件操作進(jìn)行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡(jiǎn)化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升
信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過(guò)程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無(wú)須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)所需信息進(jìn)行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機(jī)制
檔案管理工作機(jī)制的健全，是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門(mén)的組織配合，形成部門(mén)之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，積極應(yīng)對(duì)電子檔案管理的新形式，主動(dòng)提出問(wèn)題、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，共同解決問(wèn)題。對(duì)電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細(xì)則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績(jī)效評(píng)估機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以加強(qiáng)，有意識(shí)的提高信息化建設(shè)方面所占的績(jī)效比例，以鼓勵(lì)檔案管理信息化建設(shè)的積極推進(jìn)。
3.2 提高管理人員素質(zhì)
檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，意味著對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)、擺正心態(tài)，夯實(shí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對(duì)新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對(duì)管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。
加強(qiáng)管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。?魍車(chē)牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側(cè)重于檔案的保管而非檔案信息的服務(wù)。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動(dòng)熱情的服務(wù)精神。
3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程
檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是保障檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，彩能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，為具體工作的開(kāi)展制定相應(yīng)的計(jì)劃方案，同時(shí)建立相關(guān)監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對(duì)紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應(yīng)有所提升，保障數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)對(duì)相關(guān)電子管理系統(tǒng)予以升級(jí)優(yōu)化，在后臺(tái)管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結(jié)合管理、相互保障的相關(guān)機(jī)制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實(shí)施聯(lián)動(dòng)，在嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)制度的基礎(chǔ)，共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。
摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，信息化技術(shù)逐漸深入到我們的工作和生活中，同時(shí)也為檔案的管理和建設(shè)提供了高效化、現(xiàn)代化、科學(xué)化的信息技術(shù)，提高了檔案管理的水平和質(zhì)量，并保證了檔案管理更加完善。本文就檔案信息化建設(shè)、檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題以及未來(lái)的發(fā)展和解決措施進(jìn)行分析。
關(guān)鍵詞 ：檔案建設(shè) 檔案管理 信息化
信息時(shí)代的到來(lái)，使計(jì)算機(jī)等通信技術(shù)得到快速的發(fā)展，目前經(jīng)濟(jì)學(xué)院的檔案建設(shè)和管理也邁入信息化發(fā)展的時(shí)代。對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)主要是通過(guò)信息化技術(shù)的使用，將檔案中的資料和信息與社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展相互融合，進(jìn)而使建設(shè)的信息化檔案資料和信息能夠在社會(huì)這個(gè)交流的平臺(tái)中最大限度地傳播開(kāi)來(lái)，滲透和融合到社會(huì)中去，進(jìn)而為社會(huì)服務(wù)。
一、檔案信息化建設(shè)的有效措施
1.促使工作人員樹(shù)立檔案信息化的理念
目前傳統(tǒng)的檔案建設(shè)中，工作人員并沒(méi)有對(duì)檔案建設(shè)有足夠的重視，工作中只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行檔案記錄和保管工作，未能真正認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，這樣既無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，但也預(yù)示了檔案信息化建設(shè)的到來(lái)。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)的工作人員是工作的主體，他們要對(duì)信息化檔案建設(shè)有充分的了解，樹(shù)立正確的信息化檔案建設(shè)理念，在工作中發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。工作人員要對(duì)檔案信息化建設(shè)工作負(fù)有足夠的責(zé)任感和使用感，這樣才能推動(dòng)檔案中的信息資料更好地傳播和融合到社會(huì)中去，提高檔案管理的質(zhì)量。
2.提高信息化檔案建設(shè)的技術(shù)水平
在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)的過(guò)程中，工作人員要配置齊全的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，并能夠根據(jù)檔案信息的特點(diǎn)選擇適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)軟件進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)，這樣能夠有效地提高信息化檔案建設(shè)的技術(shù)水平，并能夠在建設(shè)的過(guò)程中不斷進(jìn)行完善，保證檔案的信息化傳播平臺(tái)系統(tǒng)性的強(qiáng)大，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的全文和目錄數(shù)字化，使檔案中的信息能夠在比較完善的現(xiàn)代化設(shè)備中進(jìn)行內(nèi)容錄入和統(tǒng)一的保存，這樣能夠有效地提高工作效率。值得注意的是，在進(jìn)行檔案錄入時(shí)，要嚴(yán)格按照國(guó)家的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并要進(jìn)行一定的審查，保證信息錄入的準(zhǔn)確性，減少重復(fù)性，推動(dòng)信息化檔案建設(shè)的發(fā)展。
建設(shè)檔案信息化后，檔案的管理部門(mén)能夠?qū)n案中的信息進(jìn)行共享，但是這樣就使得檔案管理中出現(xiàn)漏洞。所以在建設(shè)檔案信息化工作時(shí)，要界定的網(wǎng)上的信息，按級(jí)別進(jìn)行文件信息預(yù)覽，對(duì)信息進(jìn)行科學(xué)、合理的分類(lèi)，查閱信息的用戶需要經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證才可以查閱信息。也可以明文規(guī)定一些信息是可以公開(kāi)的，一些信息是只有一部分管理人員或者需要特殊條件才可以查閱，通過(guò)界定預(yù)覽者的身份進(jìn)行信息公開(kāi)或保密，這樣能夠有效地保證檔案信息的安全性和可靠性。
3.提高檔案信息化管理的水平
在初步完成檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)主要采用信息化技術(shù)，這樣能夠有效地提高檔案管理的水平和質(zhì)量，保證檔案管理更加科學(xué)化和現(xiàn)代化。在檔案信息化建設(shè)之后的管理中主要采用的信息化系統(tǒng)設(shè)備，即掃描機(jī)設(shè)備、打印機(jī)、磁性介質(zhì)等，這些設(shè)備在進(jìn)行檔案資料信息化的過(guò)程中，推動(dòng)了電子文件和信息化的發(fā)展，同時(shí)也保證檔案管理工作更加高效、科學(xué)。
在檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程中，國(guó)家規(guī)定了相關(guān)的實(shí)施綱要，主要是要相關(guān)的部門(mén)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中選擇合適的管理軟件系統(tǒng)，并能夠有針對(duì)性、有計(jì)劃性地進(jìn)行檔案資料的錄入工作，并針對(duì)這些信息進(jìn)行深入的開(kāi)發(fā)研究和利用。
二、檔案信息化管理的發(fā)展方向
在檔案的信息化建設(shè)完成之后，要對(duì)檔案進(jìn)行管理，工作人員要有針對(duì)性地選擇合適的檔案管理系統(tǒng)軟件，結(jié)合經(jīng)濟(jì)學(xué)院自身以及檔案的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，制定嚴(yán)格的檔案管理制度，保證檔案信息化的發(fā)展方向。同時(shí)還應(yīng)該要提高檔案信息化管理工作人員的工作技能和整體素質(zhì)，對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)技術(shù)和能力的培訓(xùn)、考核，保證工作人員能夠熟練掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能，并能夠積極參與到信息化檔案管理系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)中，在工作中不斷充實(shí)自己，提高對(duì)信息化檔案管理的工作認(rèn)識(shí)，在檔案管理的過(guò)程中提高工作效率，促進(jìn)檔案管理的正常運(yùn)行。
總而言之，檔案的信息化建設(shè)和管理工作需要有計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備的支持，只有這樣才能夠通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，提高檔案建設(shè)和管理的工作效率，并能夠通過(guò)相關(guān)的軟件系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，節(jié)省人力和物力。工作人員在工作中要掌握基本的工作技能，提高計(jì)算機(jī)的知識(shí)水平，進(jìn)而在工作中對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化的建設(shè)和管理工作，保證信息化檔案能夠有效地為社會(huì)和國(guó)家服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]孫曉蓉.城建檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的思考[J].城建檔案,2012
關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 檔案信息化
檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個(gè)層次的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的查閱動(dòng)態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。
1.檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。
2.促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
2.1檔案工作人員要樹(shù)立檔案信息意識(shí)
檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹(shù)立檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作。
2.2提高檔案信息化水平技術(shù)
①配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用或完善，可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。
②每個(gè)員工的檔案全文的數(shù)字化。對(duì)各職能部門(mén)每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。
③對(duì)上網(wǎng)的員工檔案信息進(jìn)行密級(jí)界定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)內(nèi)部檔案按公開(kāi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
2.3全面提高檔案信息的管理水平
信息技術(shù)的廣泛采用，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計(jì)算機(jī)管理滲透的形式下，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門(mén)建立自己的局域網(wǎng)，添置計(jì)算機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。
①隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行錄入、開(kāi)發(fā)利用等工作是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作。
②檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，通過(guò)選取合適的檔案管理軟件，就可以使企業(yè)的檔案達(dá)到高效的管理。
③信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。
④從安全角度來(lái)說(shuō)，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問(wèn)授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。
3.全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發(fā)展的新方向
信息化工程建設(shè)的過(guò)程就是檔案的形成過(guò)程，從檔案紙質(zhì)資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過(guò)程都是需要仔細(xì)再仔細(xì)的，容不得出一點(diǎn)點(diǎn)差錯(cuò)，否則就會(huì)導(dǎo)致檔案出錯(cuò)，所以，信息化的有效管理會(huì)在各方面提高檔案管理效率與效益。
①加強(qiáng)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)，選用適合的企業(yè)檔案管理軟件，制定適合本企業(yè)實(shí)際工作的檔案信息化管理的規(guī)章制度，及時(shí)改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，提高內(nèi)部信息交換及共享的水平，創(chuàng)造更多有利于內(nèi)部利用的條件。
②建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，全面的提高相關(guān)崗位人員工作的素質(zhì)和工作能力。
③檔案管理的工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使內(nèi)部檔案的信息系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。
④檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，所以必須要嚴(yán)把檔案的資料數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的資料是全面的、準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。可考慮建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，在檔案資料輸入之后還要進(jìn)行認(rèn)真的校對(duì)。
4.結(jié)束語(yǔ)
充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案的管理提供了很大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不但可以效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高企業(yè)檔案的管理效率，還能節(jié)省大量的人力及物力。保證檔案信息化建設(shè)發(fā)展，為促進(jìn)企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)、效益的發(fā)展，提供了快捷有效的檔案管理作用。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理的好壞直接關(guān)系到了企業(yè)的發(fā)展，所以，檔案管理是需要我們每個(gè)企業(yè)的管理層的領(lǐng)導(dǎo)去重視的。
參考文獻(xiàn)：
1 應(yīng)用檔案管理軟件的優(yōu)點(diǎn)
(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長(zhǎng)。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫(kù)，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類(lèi)似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過(guò)接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門(mén)文書(shū)人員可以通過(guò)使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫(kù);文件管理功能完成對(duì)文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫(kù)中，需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個(gè)人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案時(shí)，需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)卷號(hào)再去庫(kù)房查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無(wú)論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對(duì)借閱檔案者，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對(duì)電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時(shí)對(duì)電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過(guò)檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個(gè)用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄網(wǎng)上對(duì)電子檔案查詢和利用的情況，隨時(shí)可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門(mén)去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實(shí)體;也可以通過(guò)網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請(qǐng)，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請(qǐng)后，用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行控制。
(四)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作也實(shí)行了可控。對(duì)過(guò)期檔案需鑒定銷(xiāo)毀的，可以直接利用計(jì)算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷(xiāo)毀子系統(tǒng)，通過(guò)銷(xiāo)毀申請(qǐng)自動(dòng)得到過(guò)期檔案的目錄，并打印銷(xiāo)毀申請(qǐng)。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷(xiāo)毀申請(qǐng)的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定銷(xiāo)毀申請(qǐng)的處理意見(jiàn)對(duì)其進(jìn)行處理：更改過(guò)期檔案的密級(jí)和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷(xiāo)毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫(kù)中;如果選擇銷(xiāo)毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷(xiāo)毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷(xiāo)毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。
2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問(wèn)題
(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對(duì)于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等計(jì)算機(jī)專門(mén)技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門(mén)人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門(mén)人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識(shí)，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒(méi)有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對(duì)檔案信息安全不容樂(lè)觀
在公司檔案逐步數(shù)字化的過(guò)程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)并存，而由于我們對(duì)數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問(wèn)題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對(duì)安全。
(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過(guò)光、電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤(pán)、光盤(pán)上，不能在載體上直接讀取，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺(jué)。
(四)電子檔案的法律效力問(wèn)題
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
(五)信息化進(jìn)程有待加快
雖然我單位檔案案信息化工作已開(kāi)展多年，建立了各門(mén)類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但庫(kù)存檔案還有一部分沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3 解決問(wèn)題的途徑
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會(huì)利用檔案的意識(shí)
首先，檔案人員要抓住有利時(shí)機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過(guò)舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類(lèi)檔案活動(dòng)，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，重視檔案工作，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個(gè)歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時(shí)代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識(shí)創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個(gè)“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動(dòng)，離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長(zhǎng)的路要走，需要通過(guò)公司員工的共同努力，使豐富的庫(kù)藏資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，從而達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。
摘要隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)城市經(jīng)濟(jì)和國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速，傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)被市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)所替代，因此傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。從實(shí)際情況分析來(lái)看，現(xiàn)代檔案管理的方向，需要全面建設(shè)信息化，并將高新技術(shù)逐漸運(yùn)用在檔案管理中。筆者根據(jù)自身多年檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合所查詢的相應(yīng)資料，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題進(jìn)行了全面的分析，并提出了解決這些問(wèn)題的策略和相應(yīng)措施。
關(guān)鍵詞檔案管理信息化建設(shè)策略與措施
一、關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的幾個(gè)認(rèn)識(shí)問(wèn)題
（一）“檔案管理信息化”不等同于“檔案資料數(shù)字化”
對(duì)檔案管理的信息化改革首先需要認(rèn)清信息化的概念，所謂的信息化就是利用信息技術(shù)的廣闊運(yùn)用，使信息資源成為核心，并利用信息網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)對(duì)相應(yīng)人才的使用和政策對(duì)照，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的全面綜合分析和管理。對(duì)檔案管理的信息化，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理信息的全面分析和加強(qiáng)。但從目前我國(guó)的檔案信息化管理情況來(lái)看，由于這種管理方式較為新穎，并沒(méi)有絕對(duì)完整的管理理論，導(dǎo)致檔案的信息化管理水平較差，甚至有的單位將檔案管理信息化和檔案資料數(shù)字化等同對(duì)待。
（二）檔案管理信息化建設(shè)的效益問(wèn)題
檔案管理信息化建設(shè)需要考慮效益的問(wèn)題，其中首先要考慮的就是這樣的改革方式最終對(duì)帶來(lái)多少的GDP增值。利用對(duì)檔案管理的全面優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的巨大經(jīng)濟(jì)利益，并全面提升社會(huì)的綜合經(jīng)濟(jì)效益。另外還要將檔案管理的信息化建設(shè)管理效益考慮在內(nèi)，并以此節(jié)省政府的行政成本，并提高工作效率。在對(duì)檔案資料進(jìn)行日積月累整理的時(shí)候，要合理的選擇合適的方法，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，并全面提高對(duì)檔案管理的規(guī)范控制，減少檔案管理中的錯(cuò)誤。
（三）檔案管理信息化建設(shè)要與檔案管理體制制度創(chuàng)新結(jié)合起來(lái)
檔案管理體制其中包括很多部分，需要各個(gè)部門(mén)之間的相互規(guī)范和協(xié)調(diào)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的一體化發(fā)展。對(duì)于檔案管理的不同地區(qū)和范圍，要進(jìn)行不同的規(guī)劃，并確立較為獨(dú)立的檔案館，確保永久檔案的管理范圍。作者通過(guò)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)和檔案管理體制制度創(chuàng)新分析發(fā)現(xiàn)，在這個(gè)改革的過(guò)程中，不但需要對(duì)市、縣進(jìn)行全面的管理，還要對(duì)各級(jí)基層檔案管理部門(mén)進(jìn)行相應(yīng)的管理。最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的自上而下的推動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案的全面統(tǒng)一改革。對(duì)檔案館進(jìn)行體制改革，不但需要兼顧部門(mén)和單位的利益，而且要從體制和法制上解決各種問(wèn)題，確保制度和法律對(duì)檔案管理的全面支撐。
二、策略與措施建議
（一）要加大檔案信息資源整合的力度
檔案信息資源管理對(duì)于檔案管理的影響是一目了然的，檔案管理本身就屬于對(duì)各種信息和資料的不斷收集，所以對(duì)于檔案管理的資源只有實(shí)現(xiàn)全面收集和共享，才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理資源的不斷提升。從計(jì)劃角度來(lái)說(shuō)，較為理想的資源管理是能夠全面收集多方面的信息，并根據(jù)社會(huì)的現(xiàn)狀，分析后實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)現(xiàn)狀的宏觀分析，進(jìn)而全面的反映出社會(huì)的微觀生活。通過(guò)這種全面的檔案信息管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)集體的記憶，并反映出社會(huì)個(gè)體的真實(shí)發(fā)展情況。檔案管理的核心在于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，并通過(guò)這種方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的社會(huì)化共享。
（二）要加大投入、增配軟、硬件設(shè)施
對(duì)于檔案的管理，在進(jìn)行信息化改革的時(shí)候，需要加大投入，并不斷的增加軟硬件設(shè)施的引進(jìn)，通過(guò)政府財(cái)力的不斷支持，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)軟件和硬件的全面配置。于此同時(shí)，還要和上級(jí)檔案主管部門(mén)做好全面的溝通，并實(shí)現(xiàn)和相關(guān)部門(mén)之間的全面協(xié)調(diào)，這樣在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，可以做好和上級(jí)之間的溝通，確保政策符合要求，對(duì)于產(chǎn)生的問(wèn)題可以較快的解決。
（三）要引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才
傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)人才并不重視，主要是人們認(rèn)為檔案管理對(duì)于人才的要求并不高，而且這種認(rèn)識(shí)的誤區(qū)一直存在。在對(duì)檔案管理進(jìn)行全面信息化改革的時(shí)候，需要從實(shí)際出發(fā)，引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理人才，其中不但要以專業(yè)素質(zhì)作為重要的選擇方向，而且要根據(jù)信息化發(fā)展的要求，從學(xué)歷和個(gè)人素質(zhì)多個(gè)方面進(jìn)行人才的引進(jìn)。檔案管理的信息化需要多方面的人才，只有這樣才能在進(jìn)行多方面專業(yè)檔案進(jìn)行整理的時(shí)候確保檔案管理的專業(yè)性。如果沒(méi)有相應(yīng)的專業(yè)人才，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化和信息化工作的開(kāi)展十分被動(dòng)，只有真正的改變這種狀況，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的真實(shí)改善。
三、結(jié)語(yǔ)
檔案管理的信息化建設(shè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)和國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，而且從根本上來(lái)說(shuō)，檔案管理的信息化建設(shè)是系統(tǒng)性的工程建設(shè)。只有對(duì)我國(guó)的檔案工作進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的全面改革，才能真正實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理水平的全面飛躍。在改革的過(guò)程中，既要確保政府財(cái)政的大力支持，還要確保信息化檔案管理平臺(tái)的建立。
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1.欠缺信息化的城建檔案管理意識(shí)信息化的城建檔案管理指的是通過(guò)數(shù)字形式來(lái)處理城建檔案信息，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)協(xié)助下對(duì)其進(jìn)行集中化管理。現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用在城建檔案管理中，并朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，但由于管理人員素質(zhì)低下、城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理觀念落后等問(wèn)題導(dǎo)致城建檔案的信息化建設(shè)在發(fā)展過(guò)程中屢屢受挫。
2.表層化地開(kāi)發(fā)信息資源
在對(duì)城建檔案信息資源予以開(kāi)發(fā)時(shí)，仍舊將目光停留在數(shù)字化掃描和目錄錄入方面。假如信息化城建檔案建設(shè)的目的只在于將傳統(tǒng)保管形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的城建檔案建設(shè)也就沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)性的意義了。
3.開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
要想使信息化的城建檔案建設(shè)得到推廣就必須對(duì)開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，如若開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，那么數(shù)據(jù)間的互通和共享也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)了。現(xiàn)如今，在開(kāi)發(fā)信息資源時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)使得系統(tǒng)不能連通。當(dāng)然，此種現(xiàn)象的產(chǎn)生還與城建檔案信息秘密性有關(guān)。
4.安全保密意識(shí)弱
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備便能將存放在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中的電子城建檔案索取出來(lái)。一個(gè)終端上面的電子城建檔案可以同時(shí)發(fā)給不同的網(wǎng)絡(luò)終端，這便對(duì)一定時(shí)間段內(nèi)須要限制使用或保密的安全問(wèn)題造成了一定威脅。因而對(duì)其采取一定的保密舉措也就顯得意義重大了。但有的城建檔案管理部門(mén)的安全管理制度不夠完善，并且對(duì)城建檔案秘密性欠缺認(rèn)定范圍。所以說(shuō)，在對(duì)城建檔案進(jìn)行信息資源開(kāi)發(fā)時(shí)，城建檔案管理部門(mén)欠缺安全保密的意識(shí)。
二、城建檔案信息化建設(shè)的方案
1.信息化管理意識(shí)的提升
由于城建檔案管理的信息化意識(shí)薄弱，因而要通過(guò)各種形式，讓組織管理人員對(duì)城建檔案的信息化管理予以重視，使他們能加大對(duì)法規(guī)和法律的宣傳力度，使他們能增強(qiáng)對(duì)城建檔案的管理意識(shí)，讓其明白城建檔案文件的歸檔和累積都是他們應(yīng)該完成的工作，通過(guò)對(duì)城建檔案進(jìn)行信息化建設(shè)可以打破城建檔案管理中的許多局限，從而更好地為社會(huì)提供服務(wù)。
2.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
城建檔案信息化管理非常重要的一項(xiàng)保障便是管理機(jī)制以及管理標(biāo)準(zhǔn)的完善。通過(guò)對(duì)各種規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加以制定及落實(shí)，能讓分工協(xié)作以及技術(shù)應(yīng)用有統(tǒng)一的依據(jù)，進(jìn)而確保城建檔案管理各項(xiàng)工作可以聯(lián)系起來(lái)，同時(shí)在城建檔案管理過(guò)程中獲取最佳效益。標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范建設(shè)內(nèi)容包括：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等的建設(shè)。假如欠缺這些標(biāo)準(zhǔn)，信息資源便不能建立，假如公司各單位不能按照標(biāo)準(zhǔn)化去進(jìn)行城建檔案的管理，那么就無(wú)法實(shí)現(xiàn)城建檔案信息網(wǎng)的暢通，同時(shí)也不能使資源共享得以實(shí)現(xiàn)。
3.建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施
城建檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)以及數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)都屬于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。城建檔案資源共享以及信息交換的前提便是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使城建檔案能實(shí)現(xiàn)信息的共享。各種數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等共同構(gòu)成了城建檔案的數(shù)字化設(shè)備，對(duì)這些設(shè)備加以利用，可以使城建檔案的一體化管理得以實(shí)現(xiàn)。而在這個(gè)過(guò)程中，城建檔案的信息化管理則為其實(shí)現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。
4.建設(shè)城建檔案信息資源
通過(guò)各種信息技術(shù)使城建檔案數(shù)字化得以實(shí)現(xiàn)，使文檔管理能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化。在網(wǎng)絡(luò)的協(xié)助下，使城建檔案資源數(shù)字化得以完成，作為城建檔案的管理人員須對(duì)文件的歸檔和鑒定予以監(jiān)督，避免出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、不規(guī)范和不完善的情況。作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，城建檔案信息資源的建設(shè)是城建檔案信息化建設(shè)最為基礎(chǔ)和信息化水平加以衡量的標(biāo)志，同時(shí)也是信息化城建檔案建設(shè)成敗至關(guān)重要的一環(huán)。因而一定要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，打破各自為政局面，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，讓使用者能夠更方便的獲取城建檔案信息資源，并獲取核心內(nèi)容。由于城建檔案的信息資源是社會(huì)發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)重要的戰(zhàn)略資源，利用和開(kāi)發(fā)信息資源就是使案資源能更有效地為社會(huì)提供服務(wù)。
5.建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)
城建檔案信息的安全、利用、管理、收集等都屬于應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容。在對(duì)城建檔案信息進(jìn)行收集和管理時(shí)，會(huì)涉及報(bào)表處理、事務(wù)處理、數(shù)據(jù)查詢等程序的設(shè)計(jì)。信息化城建檔案建設(shè)的基礎(chǔ)便是確保城建檔案信息的安全，它涉及身份安全、利用安全、存儲(chǔ)安全等內(nèi)容。身份安全：運(yùn)用動(dòng)態(tài)口令、身份認(rèn)證等形式使城建檔案的安全保密得到加強(qiáng)。利用安全：采取防火墻和物理隔斷等對(duì)策。存儲(chǔ)安全：應(yīng)將城建檔案信息存儲(chǔ)在專用服務(wù)器上面，并確保其具備自動(dòng)備份的功能，與此同時(shí)還定期對(duì)其進(jìn)行刻錄備份處理。
6.建設(shè)人才隊(duì)伍
醫(yī)院檔案信息對(duì)醫(yī)院科研工作、臨床醫(yī)學(xué)、日常醫(yī)療服務(wù)等都有十分重要的作用，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息具有極其重要的作用。在新環(huán)境下，隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化成為檔案管理工作發(fā)展的重要方向，為全面提高醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供豐富的檔案信息，必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞：
醫(yī)院；檔案管理；信息化
前言
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在開(kāi)展各種醫(yī)療活動(dòng)中所形成的具有保留價(jià)值意義的原始資料，在新時(shí)期，隨著信息技術(shù)的飛速進(jìn)步，醫(yī)院的信息化程度越來(lái)越高，在醫(yī)院管理工作中，信息系統(tǒng)的作用也越來(lái)越明顯，但是對(duì)于醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，還比較落后，這就對(duì)醫(yī)院檔案資源的開(kāi)發(fā)和有效利用造成一定影響，因此，在新環(huán)境下，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)前醫(yī)院思考的重要問(wèn)題。
1.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
對(duì)于醫(yī)院檔案資源，主要由會(huì)以、文件、報(bào)表、記錄、病歷檔案等組成，具有原始記錄、隨時(shí)查詢、價(jià)值保留等功能，同時(shí)醫(yī)院檔案信息還有資源量大、涉及面廣、種類(lèi)多、使用頻率高等特點(diǎn)，醫(yī)院檔案資源是保證醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、科研、臨床試驗(yàn)等工作順利進(jìn)行的重要資源，此外醫(yī)院檔案信息還是體現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平、醫(yī)院管理水平的重要依據(jù)，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理有十分重要的作用。在新環(huán)境下，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化已經(jīng)成為社會(huì)各行業(yè)發(fā)展的主要方向，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資料的優(yōu)勢(shì)，并且還能通過(guò)檔案信息系統(tǒng)，將檔案信息分類(lèi)、編目、排序、檢索等融為一體，這極大的提高了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，這對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的“無(wú)紙化”有極大的作用。
2.現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
2.1從業(yè)人員檔案信息化觀念低
長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院一直將醫(yī)療服務(wù)放在首要位置，對(duì)檔案管理不太重視，即便在信息化建設(shè)極其重要的今天，也有很多醫(yī)院沒(méi)有從根本上改變對(duì)檔案管理的態(tài)度，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理并不能為醫(yī)院增加經(jīng)濟(jì)效益，因此，對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)投入的人力、財(cái)力、物力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理仍處于落后的紙張管理狀態(tài)，由于從業(yè)人員檔案信息化觀念比較差，使得醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)十分緩慢。
2.2醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)更新慢
在經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使下，有很多軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)在對(duì)醫(yī)院信息管理系統(tǒng)進(jìn)行軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)，都集中在醫(yī)療、財(cái)務(wù)管理等方面，對(duì)于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)并不是很重視，這就導(dǎo)致醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理軟件比較落后，從而嚴(yán)重的限制了醫(yī)院檔案管理信息化水平的提高。對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院檔案管理軟件進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理軟件的發(fā)展速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)水平的發(fā)展，加上現(xiàn)代醫(yī)院對(duì)檔案的利用率越來(lái)越高，使得現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理軟件已經(jīng)無(wú)法滿足醫(yī)院發(fā)展需求。
2.3缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理，其最重要的一個(gè)標(biāo)志就是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，不管是檔案收集，還是檔案整理，或者是檔案錄入、歸檔，都應(yīng)該有明確的目標(biāo)，這樣才能最大限度的保證檔案資料的完整，才能避免重要信息的遺漏，確保檔案資源的真正價(jià)值。但是從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理情況看，還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系比較少，同時(shí)醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間都有獨(dú)特的特點(diǎn)，檔案規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)都有一定的差異，使得檔案管理難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，這就對(duì)檔案的收集、整理造成很大影響。
2.4缺乏專業(yè)性人才
對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)，不僅要求相關(guān)管理人員能熟練的操作計(jì)算機(jī)，還需要管理人員能準(zhǔn)確的處理檔案信息，精通檔案管理的各種業(yè)務(wù)。就目前而言，醫(yī)院檔案管理人員中存在老齡化發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理人員大多是從其他后勤部門(mén)轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，也無(wú)法熟練的操作計(jì)算機(jī)，從而嚴(yán)重的影響到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。
3.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
3.1強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識(shí)
對(duì)于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識(shí)是十分重要的，一般而言，領(lǐng)導(dǎo)管理者在醫(yī)院有很高的權(quán)威，因此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)管理者要不斷提高自身對(duì)檔案管理的重視力度，要將檔案管理與醫(yī)療服務(wù)放在同一地位，并為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的支撐，以此促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的早日完成。
3.2做好檔案管理軟件開(kāi)發(fā)工作
注重醫(yī)院檔案管理軟件的更新升級(jí)是提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要工作，因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的重視力度。由于檔案管理軟件更新升級(jí)需要花費(fèi)很多資金，所以醫(yī)院要適當(dāng)?shù)脑黾訉?duì)檔案管理的資金投入，醫(yī)院在選擇軟件開(kāi)發(fā)公司時(shí)，要盡量選擇專業(yè)性強(qiáng)、權(quán)威性高的軟件開(kāi)發(fā)公司，并將檔案管理系統(tǒng)和醫(yī)院行政辦公系統(tǒng)聯(lián)系在一起，這樣才能更好的發(fā)揮檔案系統(tǒng)的作用。
3.3建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有十分重要的作用，因此，醫(yī)院要結(jié)合自身的實(shí)際情況，從檔案管理出發(fā)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，從而促使醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。在檔案利用方面，除了管理人員，只有擁有權(quán)限的人才能使用，醫(yī)院要逐步完善檔案管理機(jī)制，以此提高檔案管理質(zhì)量。
3.4提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)
人才對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展有十分重要的作用，對(duì)醫(yī)院而言，人才的重要性也是不言而喻，為全面提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)步伐，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培養(yǎng)，不斷提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，確保從業(yè)人員能以積極的態(tài)度面對(duì)檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的全面進(jìn)行打下良好基礎(chǔ)。
4.總結(jié)
檔案管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院的全面發(fā)展有十分重要的作用，因此，在新環(huán)境下，醫(yī)院要強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識(shí)、做好檔案管理軟件開(kāi)發(fā)工作、建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，以此不斷提高醫(yī)院檔案管理信息化水平。
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一、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則
1.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)過(guò)程的始終。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理成為檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要的工作。通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，是技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能有有機(jī)的聯(lián)系起來(lái)，并且在檔案管理中得到最佳的效果。
2.檔案一體化。檔案一體化是檔案管理信息化建設(shè)的前提。將檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)、和提供利用按照統(tǒng)一計(jì)劃而行動(dòng)，形成有若干個(gè)相互依存相互制約的部分構(gòu)成整體。一是要求檔案工作制度的創(chuàng)新，要力求打破過(guò)去自身的條塊分割的局限，注重其工作制度的開(kāi)放性。使檔案職能管理部門(mén)能夠?qū)σ欢▍^(qū)域的檔案事業(yè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一布局、組織協(xié)調(diào)及具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二是要求大規(guī)模的全面管理模式，我們要把全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息作為一個(gè)信心整體進(jìn)行管理，在注重實(shí)體保管的基礎(chǔ)上，更注重檔案信息的合理利用與社會(huì)信息資源的共享。三是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，檔子技術(shù)的迅猛發(fā)展以及條碼技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)博客等都為檔案數(shù)字化提供了理想的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，我們要充分利用與整合科技成果，做到為我所用。
3.歸檔雙軌制。這是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡過(guò)程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子檔案大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)檔案的地位。所以，在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)檔案和電子檔案還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求，電子檔案必須要與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。
1.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。主要包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、交換機(jī)、路由器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2.檔案信息化資源建設(shè)。檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，也是檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵，檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容為：將現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化和采集、接收的各種形式的電子文檔，集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。
3.檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。這是檔案管理信息化建設(shè)快速、有序、健康發(fā)展的保障。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。
4.檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面。各單位檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)依靠上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的有關(guān)科研院所和技術(shù)力量，選用先進(jìn)、使用和可靠的檔案管理軟件。
5.檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。這是檔案信息化建設(shè)的成功之本。在信息時(shí)代，檔案管理要提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)，檔案工作者就必須學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備和技術(shù)，適應(yīng)新的服務(wù)需求。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，學(xué)科之間的交叉和相互滲透，使越來(lái)越多的新技術(shù)如電子計(jì)算機(jī)、聲像技術(shù)、微縮技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)等陸續(xù)應(yīng)用于檔案管理工作的各個(gè)方面，原來(lái)的傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式已不能適應(yīng)要求，這就要求我們要培養(yǎng)及引進(jìn)檔案信息化管理高素質(zhì)人員，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。盡快掌握新知識(shí)、新技術(shù)，具備運(yùn)用新設(shè)備和開(kāi)發(fā)信息能力，適應(yīng)日新月異的檔案管理現(xiàn)代化、開(kāi)發(fā)利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的需要。
三、檔案管理信息化建設(shè)的保障和措施
檔案管理信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化以及檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制的科學(xué)化。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，主要做好幾方面的工作。
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。
加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級(jí)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，關(guān)鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個(gè)明確的引路人。要提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。
2.加大投入，增配軟、硬件設(shè)施。
檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，并制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平，要加快檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。作為上級(jí)檔案主管部門(mén)，也可以與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)商、共同提出解決問(wèn)題的辦法，在政策上給下級(jí)部門(mén)創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。
3.引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。
