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關鍵詞：檔案管理 現代化 專業化
機關檔案是指各部門、各機關單位從事各項工作和活動而形成的對國家、社會和機關業務工作有保存價值的文字、音像及圖表等形式的歷史記錄，是機關單位工作的重要資料。
機關檔案管理是對這些資料收集整理、鑒定保管、統計編目、提供利用。檔案管理工作是機關工作的重要組成部分，保障和促進了機關業務工作的積極開展。
一、機關檔案管理的現狀
檔案管理工作已經進入現代，但我國還有很大一部分檔案工作是以手工管理的方式進行的。不僅整理歸檔工作量大，步驟繁瑣，而且使用檢索時也很麻煩。有些單位為了保護重要的檔案資料采取兩套檔案的管理制度，保管費力、保管費用高不說，重復性的檔案安全問題也值得關注。在當今飛速發展的社會面前，這種老舊的管理模式已不能適應社會的發展。人們都要求快速度、高效率的工作，人工管理檔案的工作顯然無法應對高節奏的社會發展要求。
檔案管理工作人員的素質參差不齊。檔案管理人員要有很強的專業性才能將檔案管理這項工作做好。有的單位檔案管理人員身兼數職，沒有精力和時間從事檔案工作；有的單位因工作的需要人員變動頻繁影響了檔案工作的穩定性和持續性；檔案人員業務能力差，使得歸檔文件出現了多種問題。
檔案管理的意識性差。由于以往的大家對檔案的認識都是在保密的層面上，有些人就認為只要把檔案收藏好就可以了，至于整理分類等工作無關緊要，所以檔案在存檔后沒及時分清門類。這不但造成了檔案管理混亂，還不方便以后的查閱利用。
二、如何更好的進行檔案管理
2002年國家檔案局印發了《全國檔案信息化建設實施綱要》，明確提出全國檔案信息化建設的目標和任務。要做好檔案管理工作，就要全方位進行。
（一）檔案管理要得到上級的重視和支持
上級機關要針對下級檔案管理工作中存在的問題，對檔案管理人員進行新的業務素質培訓。要求檔案管理人員必須樹立“服務意識、創新意識、安全意識”，打造“操作能力、管理能力、學習能力”，培養“愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻”的精神，適應新時代的要求。上級機關還要加強了對下級檔案工作的組織領導，督導下級建立健全了檔案管理制度，建設規范化、現代化的檔案室，培養專職的檔案管理人員。在領導重視和支持下，檔案管理事業才會有長遠的發展。
（二）檔案管理采用專業人員
1、專業性
現在很多高校開有檔案管理專業，我們要多引進這樣的專業人才來管理檔案。檔案工作人員有現代化的工作思想、較高的計算機操作水平，會讓工作向科學化、規范化和系統化方向發展，提高了檔案的管理水準。同時要建立完善的管理制度，
制定具體的考核標準，提升工作人員的責任心。廣泛征求意見，要把考核標準制定全面，評分標準要細化。考評后還要有相應的激勵機制，全面促進工作人員提高素質能力。
2、保密性
檔案有保密的要求，保密的期限也不一樣。工作人員一定要做好保密工作，熟悉《保密法》，嚴格執行保密守則，主動接受保密部門的監督指導。為以后搞好標準化、規范化的保密工作奠定基礎。
3、學習能力
加強工作人員的培訓學習，養成工作人員的學習能力。檔案管理手段日新月異，工作人員不能等、靠集體組織學習培訓，要積極主動學習新的知識。單位對工作人員也定期開展培訓，培訓方式要多樣化，學習效果才好。建立學習型的組織，營造良好的學習氛圍。
（三）檔案信息管理實現數字化
1、好處
檔案信息管理采用數字化是一個全新的工作模式。通過計算機的應用，檔案可以隨時輸入，隨時更改；能高密度存儲，節省空間；傳遞不受空間和時間的限制，傳遞速度快；檔案保存的時間更長，且不易損壞。采用電子檔案省時省力省空間。某檔案室原來有21萬多卷地檔案，需要50多人管理，采用計算機自動辦公后只需要20名管理人員。
檔案采用數字化管理，內部的局域網可以為單位內部人員提供網上查閱功能，實現檔案信息的便捷化，減少檔案借閱歸還的手續。
2、缺點
檔案信息由計算機來實現管理的數字化，所以對計算機前期的收集上傳資料要仔細分辨，信息錄入要準確可靠，還是要遵循不經審查的材料不歸檔、手續不全的材料不歸檔、內容不實的材料不歸檔。對于已經上傳的材料，要保證材料的保密性真實性。開放性的檔案要做到只能讀不能下載、修改。
檔案管理使用計算機和網絡，網絡的安全問題是檔案數字化中最重要的問題。解決網絡安全問題必須配置高效防火墻，防止檔案管理的網絡受到非法入侵；并建立實時更新病毒庫，消滅入侵的病毒；對數據庫加密，做好數據備份，設置用戶權限等。要做到并完善這些程序需要多方面的人員一起合作，充分開發利用計算機技術，還需要各級領導重視，多方積極協調配合的系統工作。
三、做好檔案服務工作
檔案采用新的管理手段后，檔案的利用隨之也采用新的方式。檔案要提供好的服務必須先做好源頭工作，一要抓好檔案的整理歸檔工作；二是做好檔案查詢工作；三是努力深入檔案編研工作；四是加大建設數字檔案的力度。提供好的服務還要轉變服務理念，提高服務效能，提升服務質量。在信息網絡化建設上也應力求技術創新、理論突破，不遺余力辦實事。
四、總結
總之，檔案管理運用現代化管理模式也不是一定要拋棄傳統模式，這是一個需要創新和改變的過程。檔案管理部門應認識到與時俱進的的重要性，做好檔案管理工作，改革檔案管理的運行機制和管理制度，使檔案事業快速健康持續發展，為改革開放和現代化建設服務。
參考文獻：
[1]張明麗.對檔案管理工作中電子文件管理的若干探討[J].民營科技,2009（8）
在我局＊＊同志主要負責保密、文件傳遞、交換，并對各種門類的檔案進行立卷、歸檔、整理及對局屬單位的檔案業務指導等工作。多年來她在平凡的工作崗位上默默奉獻，以良好的職業道德、嫻熟的業務素質、優質熱情的服務，出色完成了領導交辦的各項工作任務。
她服從組織，顧全大局，熱愛集體，團結同志，自覺遵守一切規章制度，熱愛本職工作。能認真履行崗位職責，按照檔案管理要求做到了規范管理、優質服務，圓滿地完成了自己的本職工作。在工作中能虛心學習，不斷探索適合本單位實際的檔案管理的特點和規律，并使檔案管理向現代化管理邁近了一步。作為單位的兼職保密人員，她自覺遵守有關的保密規定，嚴守國家秘密，嚴格按保密法規辦事，從無泄密事件發生，受到局領導的充分肯定。
檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質。該同志從事檔案工作以來，能積極參加政治學習，堅決擁護黨的領導和社會主義制度，自覺抵制資產階級自由化和一切腐朽思想的侵襲，積極投身改革開放。有較強的工作責任感和工作熱情，敢于吃苦，樂于服務，能自覺遵守《保密法》和《保密工作守則》，嚴格按工作程序和工作守則工作。幾年來，因該同志的認真工作，我局沒有出現文件丟失和泄密事件，受到了領導和上級有關組織的好評，去年她所工作的檔案室被湖北省委評為全省先進。
檔案管理工作是一項重要的管理工作和服務工作，它要求檔案管理員有熟練的工作能力的較強和服務意識。從事檔案管理工作以來，她對所從事的工作性質和作用更加明確，服務意識逐漸增強。為了不斷提高自己的工作能力，她做到了，凡重大問題堅持向主管領導請示匯報，凡技術問題堅持向書本和經驗豐富的同志求教，凡具體工作堅持自己動手。在工作中，她結合單位實際，總結摸索出了一套務實、高效、優質的工作方法。她積極參加專業培訓，學習兄弟單位檔案室的建設和管理經驗，堅持系統自學專業理論，認真學習專業報刊，極大地豐富了專業理論知識，提高了工作能力。
【關鍵詞】機關檔案管理；現狀；途徑
從事過機關檔案管理工作的人應該有所感觸，所謂的機關檔案就是把機關歷年來發生的公務活動的情況記錄并定期進行整理，機關檔案是機關工作歷史面貌的再現。但隨著當代科技的快速發展，現在機關單位中的檔案種類已不再單一，各式各樣的檔案如雨后春筍，包括聲像檔案、實物檔案、科技檔案、民生檔案等各種檔案種類逐漸增加，這就需要以一種全新的管理方式來代替過去的傳統模式。但如何跟上時代的發展、強化機關檔案管理的水平、提高機關檔案管理工作的效率，如何在具體的工作中破除思想意識跟不上時代的步伐，傳統的思想觀念占據主導位置等現象呢？要搞好機關檔案工作，必須從根本上轉變觀念、加強檔案管理實施力度、提高檔案人員的素質、促進機關檔案工作新進展等工作。
一、審視目前機關檔案管理工作的現狀
（一）機關檔案管理工作過于形式化。現機關單位對檔案管理工作的重要性雖然有了一定的認識，機關領導也意識到了對加強檔案工作管理的必要性。但是實際的情況卻還是趨于表面形式，從根本上并沒有改變，雖已經建立的檔案資料，但并沒有對其進行充分的利用，這就使得檔案出現了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好地體現。
（二）機關檔案管理實施力度不夠。機關主管領導對檔案管理的重視程度直接影響檔案工作能否有效開展，對機關檔案管理的執行力起著相關重要的作用。但機關的主管領導往往分管幾個科室或多個部門，而檔案工作僅僅是科室或部門眾多工作中的一項，又沒有專職檔案人員分管，主管領導的重視程度可想而知，檔案工作不是在短期就能見到成效的工作，其積極作用往往沒有其他部門的工作所起的作用顯著，所以在管理的力度上明顯不足。
（三）機關檔案管理人員的業務水平相對較低。檔案管理的工作只是作為機關單位中日常工作的一小部分，因此沒有專業的檔案管理人員。負責機關檔案管理的工作人員都是身兼多職，這就會導致他們疲于應付日常事務，不會把更多的時間放在從事檔案治理工作上，更不會把精力完全放在業務知識和專業技能的鉆研上，大多數檔案人員對檔案工作重要性和責任性理解的不完全不透徹，工作中存在敷衍了事的思想，對所從事的檔案工作并不熱衷，不能從根本上發揮作用。
二、如何從根本上轉變機關檔案管理工作的現狀
（一）務必由傳統的思想觀念向創新的觀念轉變。檔案管理工作是一門具有較強科學性且內容豐富的系統工作。只有機關單位領導者觀念的轉變、工作作風轉變，才能真正提高機關檔案的管理水平。眾所周知，任何一個單位的任何一項工作，如果沒有領導的重視和支持是很難開展的，更不要說取得良好的效果或成績，這項工作能否順利順利開展，取決于領導對檔案工作的意義和價值的認識程度，取決于他們對檔案工作的態度，領導者觀念的轉變而在很大程度上決定著檔案工作的發展。機關單位領導者應站在某個高度，從長遠的利益出發，以提高檔案管理水平為重點，建立健全行之有效的管理機制，有效提升檔案管理人員的整體素質，使得檔案管理模式得到有效創新。
（二）務必提升對檔案管理人員的執行與監督力度。一般情況下，機關的公務員在工作中的重點與方向幾乎都是以領導的指示與態度來作為風向標的，領導除了要加強對檔案管理這項工作的關注與投入，更重要的是要做好對檔案人員的監督與執行的工作，真正將其進行貫徹與落實，而不是一句口號而已。要不斷提高檔案管理人員的業務素質，加強對專業技能培訓，理順檔案管理體制，強化檔案管理手段，建立健全檔案管理標準體系，合理優化檔案管理工作流程，規范檔案信息化建設，建立獎懲機制，激發檔案人員的工作熱情，確保機關檔案管理工作抓鐵有痕、落地有聲。
（三）務必提高機關檔案人員的自身素質。因為機關對檔案管理工作的不重視，所以導致檔案管理工作缺乏專業性、技術性，機關檔案管理的人員絕大多數是非專業人員，相關的專業知識相對匱乏，且缺少相關的專業技能，而且還存在一人兼多職、變動頻繁等問題。只有將檔案工作的重視程度和地位與各機關主要的業務部門同等重要時，才能在機關中配備專門的檔案管理人員，才能充分調動機關檔案人員的積極性，提高檔案管理人員的工作能力，真正的將檔案工作作為一項重要的事業來重視。只有提高機關檔案人員的自身素質，才能在具體的工作中發揮優勢，做好檔案管理工作。
三、結束語
檔案見證了各個機關單位的成長歷程，并在事業發展過程中起著重要的作用。搞好機關檔案工作是新的歷史條件下機關檔案工作面臨的新任務、新要求。機關領導者應該轉變觀念高度重視檔案事業，充分發揮其主觀能動性，機關中的檔案管理者與工作人員應該在工作的過程中不斷提升自己的專業技能與職業素養，不斷加強對檔案管理工作人員的執行與監督，積極創新、努力進取，進而為機關單位未來的發展打下堅實的基礎。
【參考文獻】
關鍵詞：新時期；機關；檔案管理；流程
目前，機關檔案工作是新的歷史時期機關檔案工作面臨的新任務和新要求。根據《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》有關規定，各地區機關應該從多方面入手，進一步規范檔案管理流程工作[1]。這不光是衡量機關管理水平的重要標志，也對今后國家調取檔案資料，了解歷史事實方面具有重大的意義，即使現階段的機關檔案工作有著與以往相關工作的長足進步，但我們也務必看到它存在的種種不足，有效解決現實存在的問題和困難，著力構筑檔案工作典型，以典型帶動面上工作，全面推進我國機關檔案管理工作。
一、目前機關檔案管理流程現狀
1、各機關部門對檔案管理工作重視不夠
機關檔案是各地機關在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存價值的文字、圖像、音頻等多種形式的歷史記錄，是檔案工作的寶貴信息資源。各單位對檔案工作的有效開展起著至關重要的作用。近年來，各地機關把主要精力都放在抓經濟建設上，整天忙于中心工作和施工建設，對與檔案管理流程相關的法律法規和業務知識學習甚少，認識不深，許多基層干部檔案意識十分薄弱。由于部門對檔案工作重視不夠，沒能把檔案工作列入機關年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題一直得不到解決，場地、經費、人員沒有保障，檔案工作無法更好展開。
2、機關檔案工作人員業務素質不過關
當今辦公設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法需要進行改革，這就對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理技能等方面都提出了進一步要求。原本那些傳統的業務知識與工作方法，都不能適應新的形勢，這使得檔案管理工作不但是一項政策性很強的工作，還是一項專業技術性很強的工作，檔案人員如果沒有較好的專業素質就無法勝任檔案管理工作。但在實際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，除了要對檔案進行管理和保護還要完成單位交代的其他日常事務，這將導致他們疲于應付日常事務，無法保質保量完成檔案流程工作，加之工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，大大影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。另外，檔案人員技能水平不足，無法正常操作計算機軟件，致使歸檔文件的整理、分類與保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不及時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。
3、機關檔案管理所需硬件設施不夠完善
機關檔案管理方面經費投入的欠缺會大大影響檔案管理流程工作的開展，雖然有些單位一早就建立了專門的檔案管理系統與庫房，但在后期工作中忽視了這方面的更新與投入，導致原來的硬件設施遠遠跟不上如今檔案的更新與保管工作所要達到的要求。大部分機關的檔案室建設簡陋基礎條件差，檔案柜不少是陳舊老化的鐵質結構，通風性能不好，安全措施沒落實到位，防蟲防霉設施不配套。多數單位還達不到檔案工作要求，綜合檔案室變成了雜物室，設備設施老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設備防護意識不強，設施設備不完善，治理體制不到位，使一部分檔案受到嚴重損害。
二、加強機關檔案管理流程的具體辦法
加強機關檔案管理流程工作是新的歷史時期機關檔案工作的重點。各地區務必高度重視，聘請與建設一支專業檔案管理員隊伍，規范單位內部檔案管理，真正做到了認識到位、工作到位。時時嚴格落實檔案資料的保存、使用管理制度，堅持做好檔案登記、定期清潔等工作，確保檔案資料的安全存放。具體流程如圖1所示：
1、做好檔案歸類工作
機關檔案的分類必須遵循機關文件材料形成的客觀規律，保持機關文件材料歸檔工作的成果及其與機關檔案工作的自然聯系[2]。機關單位形成的全部檔案，作為一個全宗，按門類可分為：文書檔案、專門檔案（婚姻檔案、司法檔案、紀檢案件檔案、會計檔案、黨員檔案、業務考績檔案、企業轉制檔案）、科技檔案（基建檔案、設備檔案）、特殊載體檔案、實物檔案。分類方法可分為：（1）黨政工團檔案，其屬類可按組織機構或問題設置排列，前后保持一致，不可任意改動。（2）基建檔案的一級屬類，按工程性
或建筑項目設置。（3）設備儀器檔案的一級屬類，按種類或型號設置。（4） 會計檔案的一級屬類，按報表、賬簿、憑證，工資單及其他設置。（4）已故人員檔案的一級屬類，按已故人員級別設置。（5）聲像檔案的一級屬類，按照片、底片、錄音帶、錄像帶設置。（6）專門檔案（本機關形成的專門檔案）一級屬類，按問題或機構設置。（7）榮譽、實物檔案。
2、加強檔案管理人員隊伍建設
檔案管理是一門專業性很強的工作。所以，面對新的形勢，迫切需要造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍。這就要求各機關單位選配優秀的檔案管理人員，建立穩定的檔案隊伍。經常關心和支持檔案管理員的工作，給他們提供良好的工作環境，落實相關福利待遇，對工作業績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，調動他們的積極性。檔案主管部門需要加強工作指導，通過舉辦檔案業務培訓班等形式，組織管理人員學習檔案法律法規和業務知識，通過業務學習實行持證上崗，并建立檔案管理網絡體系，實行動態管理，加強檔案隊伍之間的交流。與此同時，檔案主管部門則要加大監督檢查力度，要建立健全檔案執法責任制，依法查處違法案件，使檔案執法檢查變成制度化、經常化、規范化。
3、加強檔案管理流程中的硬件設施投入
隨著數字化檔案館建設的實施，各地區檔案館檔案數據庫不斷擴展，為使檔案信息數據順暢錄入、安全存儲、快捷提供，各部門應該對檔案設施進行更新改造，給綜合檔案館安裝了檔案庫房安全保護綜合智能管理系統，保證檔案管理的齊全、完整、準確，有效地保護和利用檔案提供了先決條件，突出了檔案庫房檔案安全保護的“十防”要求，實現了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理的歷史性跨越。有效確保檔案資料的安全[3]。
三、 結束語
我國《檔案法》與《檔案法實施辦法》公布實施以來，各地機關檔案部門認真貫徹相關的指導思想及措施，我國的檔案工作呈現了較好的發展勢頭，機關檔案工作取得了明顯的成績。但是有部分單位檔案管理流程方面還并不樂觀，仍然存在對檔案工作不夠重視的現象，有的部門檔案治理意識相當淡薄，致使機關檔案工作還存在許多問題。要搞好機關檔案工作，應當提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作創新，不斷加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件等工作。
參考文獻：
[1]王英瑋，高璐娜；關于修訂和完善《機關檔案工作條例》的建議與思考[j].檔案學通訊.2013（03）
她服從組織，顧全大局，熱愛集體，團結同志，自覺遵守一切規章制度，熱愛本職工作。能認真履行崗位職責，按照檔案管理要求做到了規范管理、優質服務，圓滿地完成了自己的本職工作。在工作中能虛心學習，不斷探索適合本單位實際的檔案管理的特點和規律，并使檔案管理向現代化管理邁近了一步。
作為單位的兼職保密人員，她自覺遵守有關的保密規定，嚴守國家秘密，嚴格按保密法規辦事，從無泄密事件發生，受到局領導的充分肯定。
檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質。該同志從事檔案工作以來，能積極參加政治學習，堅決擁護黨的領導和社會主義制度，自覺抵制資產階級自由化和一切腐朽思想的侵襲，積極投身改革開放。有較強的工作責任感和工作熱情，敢于吃苦，樂于服務，能自覺遵守《保密法》和《保密工作守則》，嚴格按工作程序和工作守則工作。幾年來，因該同志的認真工作，我局沒有出現文件丟失和泄密事件，受到了領導和上級有關組織的好評，去年她所工作的檔案室被湖北省委評為全省先進。版權所有
檔案管理工作是一項重要的管理工作和服務工作，它要求檔案管理員有熟練的工作能力的較強和服務意識。從事檔案管理工作以來，她對所從事的工作性質和作用更加明確，服務意識逐漸增強。為了不斷提高自己的工作能力，她做到了，凡重大問題堅持向主管領導請示匯報，凡技術問題堅持向書本和經驗豐富的同志求教，凡具體工作堅持自己動手。在工作中，她結合單位實際，總結摸索出了一套務實、高效、優質的工作方法。她積極參加專業培訓，學習兄弟單位檔案室的建設和管理經驗，堅持系統自學專業理論，認真學習專業報刊，極大地豐富了專業理論知識，提高了工作能力。
伴隨著社會的不斷發展，科學技術和管理技術的不斷提高，機關事業單位的檔案管理工作也與時俱進地發展[1]。機關單位的檔案管理是各事業單位人力資源管理的核心，關系到職工工作、生活的方方面面，同時，也是市場人才信息的重要來源。
一、機關檔案管理工作的現狀問題
1.管理模式落后，與信息化社會的發展不匹配
目前，大多數的機關單位的檔案管理仍舊使用傳統的管理模式，檔案的媒介也以紙質為主，檔案數字化和信息化程度低[2]。一直以來，紙質檔案是檔案管理的主要模式，同時紙質檔案在檔案史的發展中起到了非常重要的記錄、憑證作用，但在信息化和數字化的現代社會，紙質檔案的發展因其歸檔工作量大、保管條件嚴苛、易丟失、難攜帶以及查檔難等問題，開始逐漸被電子檔案代替[3]，因此，目前的檔案管理模式出現逐漸由紙質檔案向電子檔案的轉變趨勢。電子檔案管理模式才是與歷史發展相符合的有效管理模式。
2.制度建設不健全，檔案管理人員專業素質低
現階段，機關檔案管理部門存在檔案管理人員缺位的現象，甚至并沒有制定相應的專門崗位，管理粗放，并未制定相應的規章制度。制度缺失導致了檔案員對歸檔材料疏于檢查，導致部分檔案材料缺乏真實性，甚至出現造假現象，檔案的真實性出現極大的挑戰，這就嚴重損害了檔案的真實性和完整性，導致信息缺失。由于缺失專門的管理人員，臨時的檔案管理員有自己的專門工作需要展開，缺乏充分的工作時間進行檔案材料的收集、歸納和管理，檔案管理的不完善為單位人員的工作調動造成許多不必要的問題。
對較少的地區擁有專門的檔案管理工作崗位，但檔案管理人員的專業素質較低[4]。從檔案管理人員的選甄方面也缺乏重視，出現兼職和離退休人員擔任，管理人員缺乏專業知識和相關的檔案管理經驗，就會出現工作效率低下。檔案管理人員的職后培訓出現斷節現象，缺乏系統化的培訓，無法與現代的先進管理理念接軌，缺少優秀的管理模式。
二、案例分析
針對以上常見的檔案管理中出現的問題，不少城市對于檔案管理提出針對性的改進措施，以提高機關單位的檔案管理工作。
1.山東省平邑國土資源局的“六個到位”工作
平邑縣國土資源局，針對本單位的檔案管理所出現的問題，在管理的制度、配備設施、管理責任追究等方面提出了相應的改進措施。
（1）領導重視部署到位。成立專門的領導小組，定期開展檔案的安全檢查工作，定時的組織檔案管理人員的培訓工作。
（2）管理制度執行到位。建立健全檔案管理各項制度，規范檔案管理；嚴格按規定收集、整理、歸檔各門類文件材料。減少因為制度缺失導致的檔案丟失，檔案造假等現象的的發生。
（3）現代設施配備到位。配置密集架、計算機、打印機、掃描儀、復印機、空調、去濕機、溫濕度記錄鐘、防磁柜；庫房管理環境達到“十防”要求；安裝檔案管理軟件，將文書檔案錄入計算機管理；將檔案管理系統與相關系統數據集成，實現全流程的檔案信息化管理和數字檔案管理系統。這項措施的目的是將檔案管理的工作實現與時代接軌。
（4）基礎業務建設到位。文書處理實行層層負責，立卷歸檔按要求收集整理，檔案保管按時進行安保措施，集中時間和精力開展編研工作，編研材料門類齊全。確實將檔案管理的工作做到實處。
（5）管理職責履行到位。收集整理文書、地籍、財務、土地整理、執法檔案等多個門類的檔案資料，分門別類進行專業化的規整，目的是為了提高查檔等工作的高效率進行。
（6）檔案開發利用到位。建立檔案的目的是為了日后工作的利用，將檔案的信息準確化的提供，是為了今后工作的利用能夠更加方便，因此，檔案開發利用是檔案建立的根本目的。
2.河南省澠池縣法院檔案管理的幾項措施
河南省澠池縣人民法院為了加強檔案工作為審判工作提供優質服務的作用，制定了四項措施，從規章制度的建立、加大科學治檔的工作等方面提出的改進措施。
（1）建章立制，規范治檔。結合實際，針對檔案材料的形成、整理、保管和利用等，繼續修改和完善各項檔案管理制度將檔案管理工作標準化、科學化、規范化。
（2）加大投入，信息化治檔。為了適應新形勢下檔案工作標準化和電子化的新要求，建立檔案全文數據庫，組織檔案管理人員認真學習有關檔案知識，增強檔案意識，不斷提高檔案工作水平，提供更優質的服務。
（3）?淞⑾冉?的檔案管理理念。通過不斷學習檔案工作的相關規定，不斷增強檔案工作人員依法管理檔案的理念，改變與現代檔案管理不相適應的傳統觀念，工作習慣和工作方法。利用先進的檔案管理理念將檔案管理工作落到實處。
三、新時期提高機關檔案管理水平的措施
1.提高檔案管理意識
首先要提升單位領導對檔案管理的意識，強調檔案部門的重要性；其次，要提升檔案管理員的管理意識，使單位能夠意識到自身工作的重要性，從而促進機關檔案事業的發展。
2.加強檔案管理人員的專業素質建設
新時期的機關單位的檔案管理要求有一支專業素質高、業務精的隊伍，因此應按要求組成專業化的隊伍是最基本的一項工作。其次，單位要提供培訓機會、定期組織管理專家進行系統化培訓，提高管理人員的專業素質。
3.提高檔案管理的信息化和數字化水平
隨著信息科技的發展，檔案管理工作也要跟上時代的腳步，提高檔案的數字化和信息化的水平進行與時俱進、創新發展。充分認識到紙質檔案的弊端，提高保護數字化檔案的能力，加大硬件設施的投入，建設數字化管理的平臺，加強數字化工作的保密和安全防護工作，實現檔案的數字共享。
關鍵詞：網絡環境；檔案管理；影響
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）11-00-01
傳統的機關檔案管理模式主要以機關檔案室為主，以紙質材料為機關收集、管理檔案，這既不利于檔案的長久保存和查閱，也影響了檔案管理工作的創新和發展，而網絡技術的發展和計算機的普及應用，更是對傳統的機關檔案管理工作帶來了深刻的影響和沖擊。因此，探究網絡環境對機關檔案管理的影響對于促進機關檔案管理工作的發展和革新具有重要的現實意義。
一、網絡環境對機關檔案的形式產生了影響
在當前的網絡環境下，傳統的檔案管理已經無法適應工作的需求，無論是檔案的形成過程還是檔案的載體形式，以及對檔案的記錄形式等都發生了變化。
1.檔案的形成過程發生了變化。傳統機關檔案的形成過程主要是通過人工記錄的方式完成，然后以紙質文件的形式進行歸檔保存。不但形成過程緩慢，需要耗費大量人力物力，而且在出現差錯的時候，也不易及時的發現和改正。在網絡環境中，機關文件的形成過程更為多樣化。（1）可以手工制作機關文件。機關文書可以將文件以手寫的方式記錄下來，然后在計算機上進行輸入存檔和保存，文件的傳遞也通過網絡來完成，也便于機關文員在輸入存檔的時候，對文件中的錯誤部分（如字、詞書寫錯誤，語言不通順流暢等）進行及時的改正，提高文件內容的質量和傳送速度；（2）可以在計算機上直接制作文件。對于機關工作所需要的文件，機關文員可以直接在計算機上進行起草、校正和打印。對于機關工作會議中需要記錄的內容，機關文員也可以利用計算機來完成，可以顯著提高文件生成的速度。同時，計算機可以提供多種形式的文件模板以供選擇，機關文員只需要填入相應的內容即可，使文件既簡潔美觀又內容豐富，還可以滿足機關單位紙質和電子版本雙套保存的需求；（3）可以利用數碼設備生成。隨著數碼影像設備的普及和應用，機關單位的工作會議記錄和重要活動，可以進行可視化的全程記錄。機關文員可以將其制作成視頻文件和音頻文件進行保存，也可以根據視頻和音頻的回放，將會議或者活動內容整理成紙質文字進行存檔和保存。
2.檔案的載體形式也發生了變化。傳統檔案的載體主要為紙質，這既不利于長久保存，也造成了資源的浪費。在網絡環境中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度將逐步取代紙質文件。同時在文件的內容和形式上也更為豐富和生動，例如利用網絡技術，可以在電子文件中穿插電子圖片，使文件內容更為形象直觀，內容更豐富而具有說服力。這對于機關的宣傳工作和圖片處理工作帶來了極大的便利，不僅省時省力，而且保存的時間更長久。同時在文件的傳遞過程中，電子文件也有紙質文件所不具備的優勢。紙質文件的存檔需要人工運送完成，很可能會因為疏忽、遺忘等種種人為因素造成檔案的遺失，從而給檔案的保存工作帶來無法挽回的損失。而電子文件的存檔只需要通過機關內部的局域網傳輸就可以完成，而且電子文件備份過程簡單，幾乎不會出現檔案遺失的情況。此外，不僅大大提高了檔案存檔的時間和文件傳閱的時間，也提高了檔案存檔的安全性。
二、網絡環境促進了機關將檔案管理的創新
網絡環境不僅對機關檔案的形式產生了深遠的影響，而且促進了機關檔案管理工作的創新。
首先，提高機關檔案管理員的創新意識和管理技能。傳統的檔案管理員只負責檔案的歸檔、整理、查閱和保存工作，內容重復單調，管理工作相對簡單容易。在網絡環境中，很多檔案都是以圖形、圖像、視頻和音頻的形式存檔的，檔案管理的具體對象相對于傳統的紙質文件更為多樣化，這對管理員的工作技能提出了更高的要求。例如，機關檔案工作人員需要在專業人員的指導下學會專門的檔案信息接受管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集和管理技術，使機關檔案的保管擺脫卷盒和柜架等裝具的束縛，將經過鑒定歸檔的機關檔案信息將存入“虛擬文件柜”。檔案管理員不僅要掌握和檔案管理相關的網絡技術，還要認清檔案管理的發展趨勢，及時的隨著網絡技術的革新而強化自己的職業技能，使檔案管理趨于網絡化、知識化和社會化，樹立全新的管理理念。
其次，促進機關檔案管理服務創新。網絡環境對檔案管理服務創新主要體現在兩個方面：一方面是服務手段創新。相對與傳統的查閱紙質文件的服務手段，網絡環境下的檔案管理員可以建立檔案館網站，利用網絡開展多樣化服務。如利用單位網站資源制作自己的網頁，建設電子文件全文數據庫，實現網絡電子的統一管理和高效利用，使檔案信息服務網絡化和自動化。另一方面是拓寬了服務領域。傳統的機關檔案服務于機關單位本身，很少對外開放。而社會的發展使檔案服務逐步面向社會，生產建設、管理活動和行政活動等方面已經與信息服務密不可分，人們從對檔案信息的單一需求轉變為對檔案、圖書、文件和情報檢索資料的綜合需求，這使得通過網絡實現檔案資源共享、互通有無成為檔案管理工作的趨勢，從而滿足社會發展和經濟建設的需要。
最后，促進機關檔案管理理念的創新。管理理念是管理意識、管理宗旨和管理思想等觀念性因素的綜合，決定著管理手段和管理模式，并影響者最終的管理效果。網絡環境下，信息技術和網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，嚴重沖擊了傳統檔案管理理念和服務理念，促進檔案管理理念由傳統的“人浮于事”向“人精于事”轉變。網絡環境中的檔案管理理念要堅持“以人為本”的原則，注重利用網絡技術向機關和社會提供周到、便捷和快速的公共服務，才能使檔案管理工作更有生機和活力，發揮檔案管理在機關工作和社會服務建設中的重要作用。
三、結論
總之，網絡環境對機關檔案管理的影響是全方面的，其意義重要而深遠。不僅改變了傳統檔案文件的生成過程、載體形式和存檔保管形式，提高了檔案傳輸的速度、檔案保存的安全性和檔案的利用率，而且改變了檔案管理理念和管理形式，提高了檔案管理員的職業技能和服務水平，促使檔案管理工作更為便捷化、全面化和系統化，從而真正體現檔案管理工作的價值，更好地為機關工作和社會發展服務。
參考文獻：
[1]姚美榮.對加強機關檔案規范化管理的幾點思考[J].檔案，2009（01）.
關鍵詞：政協機關；檔案管理工作；特征與要點
中圖分類號：F27
文獻標識碼：A
doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.29.043
1 政協機關檔案管理工作的意義與內容
1.1 政協機關檔案管理工作的意義
政協機關的檔案是政協部門在日常的工作中直接形成的且具有較高保存價值的一種記錄，這種記錄包含了書面、音像、實物等多種形式，其不僅是政協機關工作的一種體現和載體，更是未來工作的依據所，是政協機關內重要的組成部分，對提高政協機關工作的質量和效率有著重要的意義。同時，在政協機關的檔案中，還包含了政協部門在反映人民政協問題、參政議政和民主監督等方面的重要貢獻，因此，無論是從發展的角度、社會的角度還是從歷史的角度來看，政協機關檔案管理工作都有著非常重要的意義。
1.2 政協機關檔案管理工作的內容
根據載體的不同，政協機關的檔案可以分為技術檔案、會計檔案、文書檔案、電子檔案、專業檔案、聲像檔案等多種內容。
（1）文書檔案。文書檔案是政協機關檔案中最多的種類，文書檔案是由各種文件材料所形成的，分為了書面材料和電子材料，主要包括日常的會議內容、會議材料、會議記錄、各個機構工作的文檔、證明等；機關制定的工作條例、工作制度等；提案的內容及答復情況、砸專題的調研、匯報、工作總結；機關的人事資料；匯報資料；文件資料等等多種內容。
（2）聲像檔案。主要包括歷任及現任領導在任職時的照片、會議錄音、錄像；上級領導視察的錄像、講話錄音；專題調研時的錄像；重大事件的照片、錄像等等以及其他具有保存價值的聲像檔案。
（3）基建檔案。各種工程準備的階段文件、監督文件、施工文件、兗州文件等。
（4）實物檔案。各種禮品、榮譽品等實物。
（5）電子檔案。文字檔案所生成的數字化全文，檔案管理軟件；照片檔案等等電子文件。
2 當前政協機關檔案管理工作的特點
2.1 檔案數據更多更廣
隨著科技時代的來臨，信息的傳遞方式發生了根本的變化，同時，隨著政協機關工作職能的增加，使得政協機關的檔案數據數量越來越多，并且內容越來越廣。
在數量上，隨著大數據時代的來臨，政協機關檔案的數量快速增長，結合全國范圍的數據來看，2015年，根據不完全統計，全國政協機關內的檔案數量已經超過了5億卷，預測顯示，到2020年，全國政協機關內的檔案數量將會超過7億，如此龐大的數量就直接的增添了政協機關檔案管理工作的難度。
在內容上，上文中提到，政協機關的檔案主要包括了文書檔案、聲像檔案、基建檔案、實物檔案和電子檔案等，在傳統，文書檔案是最多的檔案種類，但是隨著時代的發展，電子檔案的數量不斷增多，電子檔案憑借其特殊的功能，就使得政協機關的檔案內容不更加豐富，并且呈現出載體各異、特征多樣、結構差異較大的檔案類別，這些檔案共同的組成了政協機關內龐大的檔案群體。
2.2 檔案的保管技術更加嚴格
在政協機關的檔案管理中，安全是一項非常重要的內容，因為這關系到了國家和人民群眾的切身利益，在當前社會局勢變化飛快的背景下，政協機關的檔案保管技術更加嚴格。
在從保管條件上看，傳統紙質檔案較多的政協檔案的管理工作較為簡單，檔案室內做到“八防”就可以保證檔案的安全，但是在信息時代下，信息技術帶來巨大資源的同時，也為政協機關的檔案管理工作帶來了諸多的影響。例如，很多檔案保存的載體都有著特殊的保存方式限制，這就需要嚴格的保管技術來分門別類的保管不同的檔案，如：光盤檔案要防止磨損、音像檔案要防止磁場等等。
同時，還需要保證信息的安全。防止檔案的丟失或隱私泄露，例如，檔案保存在電腦中，由于電腦系統的崩潰、電腦硬盤損壞等都有可能導致檔案信息的丟失；不法分子利用黑客技術盜取檔案，企圖損害國家和人民的利益等，這些也都迫切的要求檔案的保管技術要更加的嚴格。
2.3 對檔案管理的人員要求更加專業
結合政協機關檔案管理工作的意義和特征，現代政協機關的檔案管理工作對檔案管理人員的要求更加專業，這里不僅僅需要政協機關的檔案管理人員具有堅定的政治素質和良好的工作作風，還需要具備一定的統計能力、整理能力、組織能力、寫作能力、協調能力等。要精通檔案管理的各項工作重點及要點，掌握檔案管理的相關工作能力。同時，結合現代化的特點，檔案管理工作人員還需要具有必要的計算機操作能力、大數據查閱及整理能力等等。
3 政協機關檔案管理工作的要點
3.1 科學整合檔案數據資源
上文中提到，在現代的背景下，政協機關的檔案具有數量多、內容廣的特征，因此，需要結合這一特點，科學的整合檔案數據資源。
3.1.1 政協機關的檔案部門要創新資源的采集方式
目前已經處在了大數據的時代，無論是現實社會中還是網絡上的檔案資源都非常的豐富，但是其中形色各異，因此，政協機關在進行檔案管理的工作中，首先要創新資源的采集方式，剔除垃圾信息，改變傳統被動收集檔案資源的方式，對具有保存價值的資源要“主動出擊”，制定檔案管理的計劃，結合具體的計劃分步驟的對檔案進行管理，進而增強政協機關檔案管理工作的有序性。
3.1.2 科學的整合檔案資源
具體來看，政協機關檔案的內容更多，這就需要政協機關的檔案管理部門可以結合具體的情況來進行資源的整合。我認為：首先，可以通過正常的渠道來對檔案進行定期的整理；其次，可以與政協機關內的所有部門取得聯系，發揮所有人的作用，在部門日常的會議中注意檔案的收集，最終統一建檔管理；最后，政協機關的檔案管理人員日常要注意與各個職能部門及時溝通，及時的了解檔案信息，最大程度上的保證檔案管理工作的完整性。
3.2 創新檔案的保管技術
檔案的安全性是檔案管理工作的要點，結合政協機關當前管理工作的特征，筆者認為，在政協機關的檔案管理工作中，要創新當前的檔案管理技術。
首先是物理技術。物理技術是檔案安全的基礎性保證。政協機關的檔案管理人員要定期學習檔案保管的注意事項，將檔案遠離易燃、易爆的地點。同時，需要建立起科學的檔案管理處，管理處內設有監控、滅火裝置、自動報警裝置、溫濕度自動控制裝置等，最大程度上的保證政協機關檔案的安全。
其次，技術防御。政協機關在進行檔案管理的過程中，要做好檔案信息安全的防護工作，從源頭上把關，檢查每個儲存程序、計算機設備的安全性，聘請專業人員制作防火墻，設定安全等級，加快數字化檔案的工作，確保檔案的安全。
3.3 提高管理人員素質
第一，培養政治素養。讓政協機關檔案的管理人員能夠充分的意識到政協機關檔案管理工作的重要性，培養其堅定的政治信仰和良好的職業素養。
第二，培訓管理技術。定期對政協機關的檔案管理人員進行培訓，培訓的內容主要包括：管理方法、管理技術等，強化政協機關檔案管理人員的管理能力。
第三，訓練現代化操作能力。針對實際的情況，對政協機關檔案管理的人員進行現代化操作能力的訓練，例如計算機操作能力、信息收集能力、數據庫整理能力、云技術能力等。
4 總結
綜上所述，筆者首先對政協機關檔案管理工作的意義和檔案內容進行了歸納，其次總結了當前政協機關檔案管理工作的特點，最后結合特點分析了政協機關檔案管理工作的要點，總而言之，政協機關的檔案管理工作不僅關系到了政協機關的有序運行，更關系到了國家和人民的切身利益，所以要仔細的把握其重點和要點，確保政協機關的檔案管理工作更加規范、有序。
參考文獻
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