時間：2023-05-17 09:56:25
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇合同檔案管理方法，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、建筑工程管理中創新模式的發展及應用
1.1 建筑企業工程管理的創新觀念
時代的發展，科技的進步推動了建筑行業的高速發展，為了順應時展的潮流，建筑企業就應不斷改革創新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現代化的項目管理目標，包括質量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現，并且通過先進的項目管理思想合理的協調好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。
2.2 不斷創新建筑企業管理體制
為了提高企業的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協調工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創新性的管理模式。除此之外，建筑企業還應加強合同管理和企業內部管理，采用SWOT分析法來提高企業自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創新來提高建筑企業的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質量、縮短工期、降低風險。
2.3 建筑企業的技術創新管理
科學技術的不斷發展推動了建筑施工技術的改革創新，建筑企業為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業的工程管理效率和質量。目前，天津市的許多建筑企業已經開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業應該大力使用先進的網絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同檔案管理
2.1、提高合同檔案管理的重視程度
為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。
2.2、配備專業的合同檔案人員
為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創建一支專業化、職業化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質水平、高技術水平、高素質職業修養的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規定、系統的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優良品質。
2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核
單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業技能，并且能夠將這些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創造力。
2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質基礎
財務部門應將合同檔案部門所需經費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。
2.5、提高合同檔案管理工作的現代化水平
城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態化管理和維護，開發研制城建合同檔案管理軟件，建立數字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。
2.6、 加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作
加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作是建筑工程業合同檔案管理工作的關鍵環節，可以確保建筑工程業合同檔案發揮其重要作用?？梢酝ㄟ^配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發科技合同檔案的重要內容，并且通過不斷的積累經驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發和利用。
2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐
信息技術的不斷發展為建筑工程業合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業數據庫。
三、合同管理
為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環節[4]。天津市緊跟先進的工程管理發展潮流，不斷創新完善合同管理，逐步實現科學化、現代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態性的系統工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經產生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現代化水平。
合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結教訓、積累經驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現代化、信息化水平。
結束語：文章中筆者結合多年的工作經驗，對天津市建筑企業的工程管理的創新發展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！
參考文獻：
[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創新模式的應用及發展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.
[2]向大強.談我國建筑業在市場全球化條件下的發展戰略[J].山西建筑,2005,01:123-124.
關鍵詞：建設工程；勘察設計；合同管理
合同管理是保障建設工程勘察設計有序進行的依據，我國《中華人民共和國合同法》中，對合同管理提出了明確的要求，而且建設工程行業中，也在合同管理方面提出了新的規章、規范，充分發揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項重點的工作，與合同應用存在直接的聯系，建設工程勘察設計中，必須全面落實合同管理措施，便于完善合同的實踐應用。
一、建設工程勘察設計的合同管理措施
建設工程中，為了規范勘察設計的方式，促使其符合市場原則，在合同管理中落實《建筑工程勘察設計合同管理辦法》，要求建設工程嚴格按照管理辦法控制勘察設計。建設工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場原則，因此重點分析建設工程中，勘察設計合同管理的措施。
1、細化合同管理的辦法
合同管理措施中，需根據建設工程勘察設計的實際情況，細化合同管理的辦法，嚴格劃分勘察設計中的技術責任，利用合同的方式規定相關的權益，同時確保權益的合法性[1]。首先建設工程在勘察設計中，依照規定內容，要求雙方簽訂合同，合同內的條例對工程中的新建、改建等都存在規范性；然后按照建設工程市場的實況，規定合同管理，以免合同中出現違規的內容，確保合同管理的細節部分；最后依照合同中的條例，細化雙方的責任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢進行約束，主要是針對可能發生的糾紛，提前進行規范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設工程勘察設計的實踐需求。
2、強化合同管理監督職能
監督職能是合同管理中的有效措施，發揮合同在建設工程勘察設計中的作用。由于建設工程現場的環境、地質不同，所以不同建設工程內，勘察設計的行為、活動存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監督職能的方法，有利于輔助合同內容，為建設工程勘察設計提供指導策略，促使勘察設計能夠與周圍的自然環境、地質環境保持和諧性[2]。
3、深化合同管理的法規控制
法規控制是勘察設計合同管理中的一項方法，因為建設工程勘察設計中，雙方簽訂合同后，合同已經具有法律效應，采用法規控制的方法管理合同，可以充分發揮行政部門的責任，維護勘察設計現場的秩序。建設勘察設計中出現違法行為時，行政部門可以要求司法機關依照合同進行審判，如果當事人對處罰有異議，也可實行復議或訴訟，表明法規控制管理方法的公平、公正，也能體現出合同的執行權力。目前，各地區建設工程勘察設計中的合同管理，非常重視法規控制的應用，以此來規范合同的管理方法，提高合同管理在建設工程勘察設計中的規范性水平。
二、建設工程勘察設計合同的檔案管理方法
建設工程勘察設計的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務的特性，而公款支付、經濟處理等事務，都是由勘察設計合同進行調解的，為了提高建設工程勘察設計合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實檔案管理方法，服務合同管理措施的應用。
1、收集合同檔案的資料
檔案資料收集，是合同管理的基礎部分，全面收集合同中的資料、內容，考慮到經營業務的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應該保障勘察設計的真實性，以便確保收集資料的完整性，預防合同丟失或缺陷[3]。建設工程勘察設計中收集合同資料時，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對資料收集的重視度，主動進行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規劃檔案中的材料內容，隨時做好接收資料的準備。
建設工程勘察設計單位，遵循資料收集的相關要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發揮合同管理的實踐價值。一般情況下，建設工程勘察設計中的合同管理，進行收集的材料有：（1）勘察中標時的資料，包括勘察地點、費用以及方案，經相關部門簽字認可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。
2、歸檔合同管理的資料
合同管理時的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對合同重新進行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設工程勘察設計的合同管理中，不僅要管理合同的相關事宜，還要對文件資料進行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內容的主要依據。因為勘察設計的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經辦部門，沒有實現系統性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實現合同管理的系統化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進行收集，以免合同資料管理時出現缺陷。
合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時，應該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實性，存有缺失的合同資料，不能進行歸檔管理，要求經辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識。
三、建設工程勘察設計合同管理的實踐分析
建設工程勘察設計合同管理的實踐，規范了合同管理的行為，一方面維護合同本身的價值，另一方面規劃合同管理的手段。
1、委托方的合同管理
合同中規定，建設工程勘察設計的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負責工作資料的真實性。合同管理時，根據委托的內容，執行相關的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術的規劃，并且附圖，提供勘察設計中的技術資料。
2、承包方的合同管理
承包方的資質、能力要符合委托方的要求，由建設工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關系。委托方的合同管理中，應該遵循合同的現行標準，承擔相應的設計工作，如承包方違反合同而造成經濟所示，按照合同中的違約規定進行賠償。
3、合同文件的編制管理
建設工程勘察設計中，委托方有可能提出變更要求，此時需針對變更的項目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負責承包方實際工作中的增加費用，嚴謹管理由合同變更引起的費用或責任問題。
4、勘察合同的監督管理
監督管理實踐中，落實勘察設計合同中的內容，監督合同管理的執行力，保障雙方的權益，體現合同管理的實踐職責，完善合同管理中的實踐活動，保障建設工程勘察設計的優質行為。
結束語：
合同管理對建設工程勘察設計具有基礎維護作用，輔助解決勘察設計中的合同糾紛，提供相關的依據。合同管理的工作內容，符合勘察設計的特殊性，在管理措施中實行檔案管理方法，同時結合條例應用，強化合同管理的工作內容，發揮合同管理的作用，體現合同管理措施應用的積極性。
參考文獻：
[1]楊翠萍.建設單位對建設工程合同管理的研究[D].武漢工程大學，2014.
目前，農村經濟合同文本檔案是重要的文書，是經濟往來中的證據，主要包括荒山、荒地租賃承包、合作經營、村主要生產資料（包括土地、房屋、廠房、山場、果園、菜園、水塘、大型農機具等）的經濟合同及集體所有權房屋出租、土地流轉合同等。例如，在北京市延慶縣境內，根據調查，全縣15個鄉鎮、376個行政村中，有近200個村有經濟合同檔案。其中承包荒山、果園、菜園的占69.9%，土地經營開發占20.47%，租賃房屋、門店、廠房占9.63%；集體或公司承包租賃經營占11.5%，個人承包租賃占88.5%；從合同執行期的情況看，26—30年的占45.67%，40—50年的占34.43%。這些農村經濟合同檔案在鄉村中的利用價值很高，一旦散失或被涂改、丟失或損毀，不但會妨礙村級工作的正常開展，而且直接損害到村民的切身利益，影響合同的正常履行與合同內容的監管，造成經濟損失和社會不穩定。所以，只有檔案齊全完整規范、真實可靠，才是保障新農村政治穩定、村務公開的基礎。在加強民主進程、化解社會矛盾、促進農村穩定上發揮評判作用。村干部的作為是否合法，“以檔案為依據，檔案說了算”。所以，檔案不齊全或不真實，使農村基層組織和村廣大農民利益遭受不可彌補的損失，嚴重的還會搞垮一個村的領導班子，搞亂村子。因此，很有必要加強和完善農村經濟合同檔案管理工作，使廣大農民的利益得到越來越有效的保障。因此，筆者認為農村經濟合同檔案管理工作，應引起相關部門的重視，認真調查分析，規范此項工作，達到“有檔可查、有檔可依、檔在事明”的檔案管理效果。
一、農村經濟合同檔案的現狀和存在的問題
從以上延慶縣境內調查的數據中可以看出，農村經濟合同檔案有三個特點：一是數量大，二是合同執行期限長，三是個人承包經營的多。這說明，幾年來農村經濟的發展政策是穩定的，經濟秩序、投資環境、管理方法具有一定的吸引力，并盤活了農村的資產，取得了一定的資金收益，這些資金對于農村社會穩定，促進經濟發展，興辦公益事業起到了非常大的作用。同時，也表明村級檔案室確實把絕大多數農村經濟合同保管起來了。但是，就在大量合同簽訂保管過程中，也存在著重大安全隱患。如：
1、有些村經濟合同長期不歸檔，散存在個人手中，嚴重違反了我國檔案法的有關規定，它直接影響合同的正常履行與合同約定內容的監管，如丟失或損毀，可能造成經濟損失和社會不穩定。
2、有的村經濟落后，村檔案室保管條件差，不具備永久保存的條件。檔案保管情況達不到國家要求，絕大多數是一個卷柜或木箱，放在村辦公室，有的村沒有值班人員，檔案只好放在檔案員或村干部家里。
3、有的鄉鎮、村干部對檔案工作認識及重視程度不高，對檔案工作經費投入不足，缺少檔案保管保護設施。
4、有的農村經濟合同的歸檔不全，存在散失、損毀、丟失等現象，將影響村經濟秩序的正常運轉，可能引發社會的不穩定，進而導致嚴重的后果。
二、農村經濟合同檔案管理工作應采取的措施
針對以上農村經濟合同檔案的現狀和存在問題，筆者認為：各級檔案部門應結合本地實際，根據《中華人民共和國檔案法》第十六條規定，“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案的所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施?！?/p>
國家檔案局《鄉鎮檔案工作試行辦法》第六條第七款規定鄉鎮檔案部門“根據自愿和可能代管直屬企業、事業單位及村委會具有永久、長期保存價值的檔案”等有關要求，達到村經濟合同檔案妥善保管的目的。筆者建議各級鄉鎮檔案部門應采取以下措施：
1、要求各鄉鎮黨委政府要提高對檔案工作的認識，認真理清村級經濟合同的管理情況。嚴格按照檔案法規定，采取有效措施，實行村級農村經濟合同檔案鄉鎮管理的方法，加大收集散存在個人手中的合同檔案及其他未歸檔的重要材料，確保合同檔案的安全保管和有效利用。
2、把村檔案室的經濟合同檔案及合同附件（會議記錄、村民代表會議記錄、代表簽字簿、公證書、有關批示、測量圖等）全部移交到鄉鎮檔案室代為保管，鄉鎮為村提供合同復印件，以便日常利用。
3、縣鄉鎮有關部門在指導村簽訂經濟合同時，至少簽訂一式三份，甲乙雙方各一份，第三份交鄉鎮檔案室保管，形成長效機制。
4、加大對檔案工作的投入，村檔案室均應盡快配備鐵制檔案柜，提高村級檔案的管理水平。
市場經濟條件下的經濟合同關系是最基本的法律關系，現代社會也因此被稱為合同社會。合同是一種契約，是當事人之間依法確定、變更、終止民事權利義務的協議，是經濟交往活動中的重要工具。合同是重要的證據，按照我國法律規定的“誰主張，誰舉證”原則，丟失證據不能舉證，因此而造成經濟損失是很難挽回的。
村級經濟合同作為檔案的一種，一經形成將是集體的寶貴財富，屬于無形資產，任何人不得據為己有。保管好合同是各級檔案部門的神圣職責，是檔案部門踐行服務基層，服務民生，為“三農”服務的具體體現。但是，做好檔案工作絕不是檔案部門一家的事，各級黨政部門都應重視檔案工作，要充分認識保管利用好合同檔案對一個村一個地區長治久安的重要意義，更要吸取丟失損毀合同檔案給社會造成巨大危害的教訓。所以把村合同檔案由村檔案室改為鄉鎮檔案室保管非常必要，勢在必行。
我國在海外開展工程承包業務的主體大多為國內企業，但在這一前提下又包含著多種業務開展方式。主要有：以國內企業為主體、在國外成立分支公司并申請當地企業資質開展業務（這也是目前最主要的一種方式），以技術合作形式開展業務、以項目組為主體單獨開展業務、與當地企業或者外企合作開展業務、以勞務公司國際勞務大分包的形式以及與國內在海外開展其他國際業務的公司合作等。
二、多元化經營條件下海外工程檔案管理面臨的挑戰
在多元格局背景下，由于工程特點、業主情況、當地政策法規等不盡相同，其對檔案管理工作的要求也不一樣，海外工程檔案管理遇到了前所未有的新情況、新問題。
1．多元化特點要求對原有檔案管理方法必須進行相應調整
多元背景下不同類型的工程對檔案管理工作的要求各不相同。比如經濟援助工程、使領館工程的檔案管理不僅要符合一般工程檔案管理的特點，同時還要符合我國商務部、外交部門對工程檔案管理的特殊要求。再如，工業建筑及安裝、道路橋梁等不同類型的工程在檔案的管理方面都有著各自的特殊要求。另外，在國際工程承包檔案管理中，不同的國家和地區執行的工程技術標準及檔案留存的種類和標準也不一樣。比如，執行FIDIC合同的國家要求FIDIC系列合同文件都要作為合同檔案妥善保存，而援外項目和使領館項目則以國內工程承包合同為基礎依據。凡此種種，無不提出對原來檔案管理方法進行相應調整的迫切需求。
2．多元化特點要求對原有檔案管理制度必須進行改革完善
各公司檔案管理制度是檔案管理的基本依據，但從我們所接觸和了解的情況看，大多施工企業雖制定了比較健全的檔案管理制度，但以國內工程為背景出臺的管理制度對于多元背景下海外工程檔案的管理有許多不適應的地方。有的公司雖然建立了自己的工程檔案管理制度，但其中專門針對海外工程檔案管理的條款并不多，并且不能適用多元化的要求。因此，海外施工企業調整現有檔案管理制度就顯得尤為迫切
3．多元化特點要求必須加強海外工程檔案管理隊伍建設
海外工程檔案管理存在的另一個突出問題是檔案管理人員的數量需求和專業素質難以適應檔案工作需要。境外項目大多實行崗位輪換制度，從而導致檔案管理人員的不穩定，同時還普遍存在檔案管理人員配備明顯不足、專業水平低下的情況。以中國甘肅國際經濟技術合作總公司為例，目前在海外16個國家有各種大小在建項目70多個。據統計，在這70多個項目中配有專兼職檔案管理員的只有11個，包括中國駐印度和埃塞俄比亞使領館項目，中國政府援建加納職校項目以及華隴公司承建的加納高等法院和國會大廈項目，安哥拉公司承建的TPA一期項目和國家培訓學院項目等。而其余項目的檔案管理人員要么職責不清晰、要么沒有配備專兼職檔案管理人員，這種現狀勢必嚴重影響檔案管理工作的開展。配有專兼職檔案管理人員的項目，其共同特點是重大項目，并且承接項目的公司實力強，人員充足、管理規范。
4．多元化特點要求海外工程檔案管理人員必須提高外語水平
在多元化背景下，海外工程檔案管理工作還受到語言問題的明顯影響。一般而言，作為工程企業，有限的翻譯人員多被安排在經營崗位，主要參與投標資料翻譯以及談判等工作。檔案管理人員一般由其他業務人員兼任，而這些業務人員的外語水平相對較低。檔案管理人員的語言障礙也會對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響。如在非洲開展業務，會涉及英語、法語、葡語、西班牙語等多種語言，而甘肅建投國外公司目前葡語專業人員僅有1名。復雜的語言情況和中方人員不相稱的外語水平，也明顯制約著檔案管理工作的順利開展和檔案管理水平的提高。
5．多元化特點要求必須處理好紙質檔案的收集歸檔與歸國保管問題
多元化背景下，各公司在海外開展業務的點多面廣，在海外設立的分支機構種類多樣，機構的性質、規模不同，其檔案管理水平也參差不齊。有的境外機構管理水平低，存在檔案收集范圍不清晰、收集流程不明確等問題，由此導致檔案管理分散和部分檔案流失等嚴重問題。在甘肅建投目前檔案室保管的資料當中，只有部分較為重要的技術資料，而涉及工程項目的規劃許可證、施工許可證、本工程測量成果表以及施工現場形成的機械安全備案表、材料設備出廠質量合格證書、施工日志等資料，均不齊全或者純粹沒有。另外，由于路途遙遠，許多重要的紙質檔案資料歸國保管也存在種種困難。
三、多元化經營條件下加強海外工程檔案管理的對策
1．充分認識海外工程檔案管理工作的重要性
海外工程檔案真實記錄了企業海外經營、生產、管理活動的全過程，對企業當前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用，也是企業規避風險的重要依據。海外工程管理關乎國家形象和企業利益，從施工企業領導層面到一線員工，都要充分認識檔案的重要性。海外工程檔案管理工作應貫穿于項目的投標、報價到竣工驗收的全過程。因此，在各項技術業務開展的同時，應及時完成檔案資料的收集歸檔工作。
2．重視海外工程檔案管理人員配備和責任落實
海外施工企業應根據海外施工隊伍的實力，配備專（兼）職檔案管理人員并保持相對穩定，在國外成立公司或者人員相對充足的施工單位更應如此。對于技術組或者項目組等人員較少的施工機構，則應酌情配備兼職檔案管理人員，將檔案管理列入相關人員的職責范圍，并積極開展檔案管理人員尤其是兼職檔案管理人員的培訓。同時，各海外工程機構要嚴格落實檔案管理責任制，健全和完善相應的考核機制，重點項目可考慮與項目經理簽訂檔案管理目標責任書。另外，對于檔案管理工作中的失職瀆職行為，要實行嚴格的責任追究制度。
3．根據多元化業務特點對海外工程檔案進行科學分類
多元化背景下的海外工程檔案管理必須有所側重，要根據多元化的業務特點科學合理地區分核心檔案與一般檔案，并根據不同業主的要求、工程來源和種類等特點區分檔案資料的重要程度，針對不同情況采取不同的檔案收集歸檔和保管措施，制定明確、簡便、實用的文件材料分類制度。同時，要建立健全規范但不失靈活的檔案管理制度，即在堅持檔案管理基本原則和基本要求的前提下，根據多元化業務特點制定不同的管理辦法，建立科學適用的檔案管理制度，提高檔案管理制度的針對性和可操作性。
4．充分借助現代信息技術做好海外工程檔案工作
計算機網絡和電子技術的發展，給檔案管理帶來革命性變化。多元業務背景下海外工程檔案管理面臨的實際問題，要求我們重視計算機網絡及電子技術在檔案管理中的應用。首先，要借助計算機做好電子版海外工程檔案的保管工作，以提高檔案管理和利用的效率。其次，要借助網絡傳輸，將檔案的電子版或掃描件通過網絡傳回總部，避免紙質檔案運輸的困難。最后，要建立各公司和各項目的電子檔案數據庫，提高海外工程檔案的現代化管理水平。
四、小結
（一）組織管理不到位。一是未建立合同管理制度。主要表現在：未明確合同授權審批和簽署權限，未建立會計財務部門與合同承辦部門溝通協調機制和合同履行的監督檢查機制，也沒有對合同起草、審核、簽訂、執行、監督等全過程控制；二是未設置具體的合同管理崗位及人員職責，未建立合同管理臺賬和合同管理檔案，合同分散在內部各主辦部門管理，保管又分散在各經辦人手中；三是合同印章使用不規范。如有些單位對簽訂合同使用的印章類型未作統一規定，對外簽訂合同有的使用單位行政公章、有的使用合同專用章，有的使用財務專用章或單位辦公室公章等；四是基層央行普遍未設立專職的法律顧問和公職律師。（二）合同訂立及審核環節管理不到位。1.合同條款約定不完整。一是未明確合同標的、數量、質量、價款、付款條件、違約責任、驗收日期、驗收方法等內容；二是未明確合同的有效期限和合同終止條件，少數裝修改造工程合同沒有對工期作出規定，也未約定款項的支付時間和方式以及收取質保金等內容；三是少數合同缺少關鍵條款，存在一定的法律風險，如某單位分別與兩家公司簽訂辦公樓窗戶改造安裝合同和空調維修保養合同，兩份合同中均未明確安裝（維修）人員的安全事故責任。2.合同簽訂存在瑕疵。一是未對合同主體資質進行考察，部分協議供貨單位未提供資質證明文件；二是少數合同沒有法人代表簽字（用簽章代替）；三是有些存在招標公示期未到即簽訂合同，或存在履約時間早于合同簽訂時間的現象；四是合同簽訂主體不合規。主要表現為：簽訂合同的主體為基層央行內設部門，由部門負責人（未經授權）簽字并加蓋部門印章。3.合同審核把關不嚴。一是有些簽訂的合同未經法律部門審核，或存在先簽訂合同后經法律部門審核的現象；二是少數合同雖經法律部門審核，但仍出現合同條款與招標文件不一致現象。如某單位與某基建項目管理公司簽訂《建設合同招標合同》，約定招標服務費由中標人支付，而招標文件中則確定由招標人支付服務費；三是法律部門審核意見未得到重視。主要表現在：少數基層央行對法律部門提出的修改意見或建議基本不予以采納，且未見理由。4.長期合作對象合同簽訂期限待規范。如基層央行與電信、聯通等網絡運營商存在長期租賃的關系，有些基層央行為減少合同簽訂的次數，一般簽訂的網絡租賃合同約定期限都是幾年以上，合同期限過長，在網絡資費不斷下調的趨勢下，基層央行的利益保護會受到限制，承擔的合同風險會相應上升。（三）合同履行和監控不到位。1.合同變更不規范。一是少數合同重要內容變更未簽訂補充協議。如某單位與物業管理公司簽訂物業服務合同，約定服務事項包括辦公樓保潔、保安、收發管理、綠化管理，但在合同履行期內，服務內容增加了老干部活動室、食堂等保潔工作，而又未簽訂補充協議；二是合同變更未經雙方確認。如某單位與某物業公司簽訂勞務合同，崗位數量由5個改變為4個，變更合同上僅有某物業公司一人簽字（加指?。匆娪霉し郊茨硢挝回撠熑嘶虮皇跈嗳撕炞?。2.合同履行存在薄弱環節。主要表現：一是未追究違約責任。如某單位與施工單位簽訂的《建筑工程施工合同》竣工日期為2016年9月4日，而實際竣工日期為2016年10月28日，竣工延期了54天，未見三方確認同意的工程延期說明，也未按照合同要求履行違約責任；二是未按合同約定的標準進行驗收，或驗收手續不完善；三是未按合同約定時間付款，或未按規定留存質量保證金等。3.合同后續的跟蹤不到位。目前，基層央行普遍更注重對合同的事前審核，對合同的履行、變更、解除、違約責任、合同風險責任的追究等方面關注不夠，對合同的事中和事后監督管理缺位，未對合同的履行情況及實施效果進行監督檢查和分析，無法保證合同簽訂后的實施效果達到預期目的，同時也無法確認在合同履行過程中如果出現問題，能夠采取有效措施保護自身的利益。
二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析
（一）合同管理制度不健全。目前,基層央行的上級管理部門還沒有建立一套統一全面的合同管理基本制度，基層央行在建立和完善合同管理相關制度時，無章可循、無據可依，缺乏上級行系統部署和頂層設計的制度進行統一指導和規范，導致基層央行合同管理工作缺少制度規范，存在著一定的制度性風險。如：對合同履行情況的監督檢查，因缺乏上級行的政策指導，基層央行對做好此項工作的積極性不高，沒有建立合同履行監督檢查機制，也沒有履行監督檢查職責，影響合同履行效果。（二）合同管理職責落實不到位。首先，合同簽訂部門及經辦人員對自身在合同管理中的職責認識不足，認為合同管理應該是法律事務部門或集中采購部門的事情，所以在合同起草、談判等關鍵環節還存在把關不認真、核心條款審讀不仔細，致使條款內容不完整、必備要素缺失、合同后續管理松懈等；其次，基層央行法律事務部門多為兼職人員，日常事務較多，加之合同標的金額較小、合同對象較為固定，受慣有的工作習慣和“熟人”思想的影響，審核合同時容易產生麻痹思想，沒有引起足夠的重視，難免出現一些合同雖經法律部門審核但仍存在瑕疵的現象。（三）合同管理人員法律意識不強。基層央行合同管理人員多為事權部門綜合人員，雖然具有一定的專業技術知識和管理知識，但卻不具備法律專業知識，且缺乏相關法律知識培訓，不能滿足合同管理工作需要，給合同管理帶來風險隱患。還有部分合同管理人員風險意識淡薄，只注重合同起草，忽視合同簽訂、審核、執行等過程控制以及合同檔案管理，導致了無授權簽訂合同、合同條款約定不完整、法律部門意見未采納等現象發生。
關鍵詞：電力企業；檔案管理；管理模式；優化政策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）25-0151-02
檔案是人們用來記錄歷史的一種有效方式，通過檔案人們能夠了解和掌握事情發展規律。據研究表明：成功的企業都善于運用企業的檔案資源，比如通過歷史檔案記錄，回望企業一路的實踐發展過程，從中累積成功與失敗的經驗，從而制定一套完善的企業檔案管理制度，使企業邁向更高領域。同樣，電力企業若能有效管理企業檔案，就能從中獲取有利經驗，以便剔除不利于企業發展的因素，從而促進企業的未來發展。因此為了更好地立足于社會，電力企業必須順應新時代的發展，對企業檔案進行現代化管理，提高企業效益。
1 電力企業檔案管理工作的主要內容
目前我國的電力企業檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補充不及時、檔案順序混亂、資料流失等。經過調查發現，出現這些問題的主要原因有兩個：一是檔案管理人員對管理工作內容的不明確；二是企業缺乏一套完善的工作內容管理制度。下文列出了三點電企檔案管理工作的主要內容，列出該內容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內容，并有針對性地進行檔案管理工作。
1.1 電力企業資料案卷
我國企業文書立卷的有關規定指出，各個企業必須及時對本企業在某一時期產生的文書資源進行整理，并將其組成規范的案卷。案卷一方面能夠反映企業的成長歷史、真實反映企業的社會面貌，另一方面有利于國家的監督和管理。
1.2 定期歸檔
出于最大程度地實現企業檔案的功能和方便電力企業的各部門工作人員使用檔案資源這兩點目的，電力企業檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進行采集，標上注明。再者對重要內容進行重點管理。最后對檔案進行系統化分類安置，進行一一歸檔。
1.3 對檔案的保護
很多電力企業由于歷史久遠，檔案會隨著時間變化而發生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業檔案進行管理，保證企業檔案的長久性和有效性。
2 對電力檔案安全風險的評估
2.1 在部門內建立專門的評估小組
高度重視電力檔案安全風險的評估工作，為了認真落電力實檔案安全工作的進行，應該進行必要的監督，要在部門之內建立專門的評估小組，小組成員要嚴格挑選，每一個組員的責任意識都需要達到非常高的水平，保證對電力檔案進行安全風險評估工作的時候認真負責，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個細節都安排好，每一個人的責任都落實。
2.2 制定合理的評估標準
在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標準，才能保證評估工作科學與合理的進行，在制定評估標準的時候要依據我國法律和行業要求，比如在制定電力行業的檔案保管安全的時候就按照電力管理檔案安全管理原則來進行制定，電力檔案資料的保護和保管，對環境和基礎設備都有嚴格的要求，所以想要構建良好的檔案安全體系，就必須依據我國法律和法規制定合理的措施，以達到保護檔案的目的和要求來進行評估。
2.3 加強對保證評估工作的監督，以確保工作的順利進行
明確評估的目的和方式，按照要求嚴格進行評估，對建設電力檔案館的必備要求進行評估，并且比對現實，以便知曉電力檔案管理中的缺點，對電力檔案安全體系的優化和完善是十分有效的。
3 加強電力企業檔案的現代化管理
如何才能讓檔案管理與時代同步？相信許多的電力企業想知道這個問題的答案。下面我們結合現代化需求，提出四點優化電力企業檔案管理的措施。
3.1 優化檔案管理人員隊伍
其一，電力企業檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業檔案管理局面，因此要想實現企業檔案的現代化管理，首先要提高檔案管理人員的創新意識。尤其是在人事制度化管理的電力企業現狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創新意識能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業可以通過會議形式定期對企業檔案管理人員進行新知識傳遞，培養他們的創新意識?；蛘咄ㄟ^活動的形式宣傳創新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時的宣傳和培訓，提高檔案人員的創新意識。
其二，一群高素質的檔案管理人員能夠對企業的檔案進行專業、誠實管理。因此提高檔案管理人員的職業道德素質也是實現檔案現代化管理的重要步驟。電力企業可以在公司內部制定相關獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態度和責任意識，訓練他們的樂觀、堅強意志，提高其工作的熱情，增加工作動力，從而提高他們的思想道德品質和職業道德素質。
其三，檔案人員的工作能力也是決定企業檔案管理工作質量的主要因素之一。因此，強化檔案人員的工作技能是優化檔案管理人員隊伍的另一項重要工作。比如時常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設置管理情況?；蛘哌M行定期的檔案人員技能培訓，提高企業檔案管理效率和質量。
3.2 運用科技對企業檔案進行信息化管理
其一，檔案的資源網絡體制建設是實現檔案信息化管理的基礎條件。因此電力企業應該使用網絡對各個部門的檔案資源進行分類登錄，并對管理流程進行重組，使得企業資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業績考核記錄的網絡體制建設，可以在民主、公開的條件下，用網絡編程各個部門以及各個崗位員工的工作任務，同時記錄員工的工作業績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責，還方便企業監督考核員工的工作狀況。
其二，新形勢下的電力企業檔案管理必須以科技理念指導思想，只有這樣才能最大限度開發利用企業檔案資源，使其檔案資源服務于企業的一切生產和發展，促進企業的經濟效益。因此，電力企業應當善于運用科技比如網絡計算機等科技設備，對企業的檔案進行有效長期管理?；蛘咄ㄟ^其他的電子科技設備，整體記錄和管理電力企業的工作發展歷程，并強化資源的選取，從而改變舊式的筆記企業檔案管理模式。
3.3 通過合同的形式強化電力企業檔案的現代化管理
在當前這個法制社會體制下，合同是一項重要的、具有強制法律約束的，并且用于保障個人和單位的合法權益的有效形式。同時，合同是當今電力企業行業約束和明確雙方責任和義務的現代化依據和手段。因此電力企業在與其他單位進行工程建設合作或者其他工作合作時，應當結合法律以及企業的經濟利益，簽訂相關的合同，并到相關的權威部門進行蓋章和確立，以保障其項目的相關檔案的統一性、權威性和準確性。同時，電力企業還應通過經濟手段對兩者之間的義務、責任、利益進行明確規定，通過經濟促進合同的有效履行。除此之外，企業還應該與企業內部的合同檔案管理工作人員進行勞動合同權利義務的簽訂，使其在法律的強制約束下，認真、用心、盡職盡責保證合同的安全，從而保障公司整體效益。
3.4 加大投資，切實保護電力企業檔案資源
遵照國家相關檔案保護的規定對企業機密檔案進行保護。首先，電力企業應當加大財力的投入，增加防竊、防寒、防災、防毒蟲等等這些保護設備，避免意外事故造成企業檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業必須采取加密保護舉措，比如設置專門的安置地點、加防護鎖、身份證驗證、進行檔案備份、法律保護、設置多層密碼等措施進行加強保護。除此之外，電力企業還應當重點落實好檔案中牽連到企業知識產權和企業機密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學管理保護方法或者實行電子科技監督技術，以杜絕機密向外泄露的情況發生，保障企業檔案系統的安全。
4 結語
一方面，一個電力企業只有充分認識到檔案管理的重要性，才能加強企業管理人員的管理，從而提高企業工作效率。另一方面，一個電力企業必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能實現企業檔案的有效管理，促進企業又快又穩發展。
參考文獻
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西方有句諺語，財富的一半是合同，合同在經濟活動中扮演著重要角色。大數據時代下的經濟活動具有種類繁多、數據量大等特點，這需要企業的管理者具備更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力，合同管理貫穿經濟活動的整個流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優化能力的重要體現。合同管理具有兩個方面的作用。一是作為商務活動的集合，包括前期考察、調研、談判、擬定文本、簽訂等環節；二是對經濟活動的監督與控制，是企業風險控制的重要環節，包括對合同履行風險的控制，以及合同各環節的參與者的監督。利用標準化的管理方法進行企業合同管理，可以更為有效地避免簽訂對企業不利的合同、提高合同管理工作效率。
二、當前合同管理存在的主要問題
1．企業管理者對合同管理的重視程度不夠。多數企業管理者重生產、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業沒有相關的合同管理制度，有的企業沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。
2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業法律顧問，有些企業設立了法務部門，但企業法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規定不夠明確，不能充分或有效地發揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規性審核不夠嚴格、合同履行監督不到位等問題，將會給企業經營帶來潛在風險。
3．合同的管理和履行效率低下。企業缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環節無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監督及反饋程序，對企業的生產經營活動產生消極影響。
4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監督的合同管理制度和統一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據；沒有按照一定的程序對履行合同條款的能力進行評審，對于企業常用業務合同進行文本格式化和通用條款優化等標準化工作沒有開展。
三、合同管理標準化的必要性
合同管理也是一門科學，要尊重其內在的發展規律，在大數據時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業合同管理標準實用可行。
1．推行合同管理標準化是經濟和時展的客觀要求。各種經濟合同客觀地反映著生產和流通的現實經濟情況，它作為聯系原材料采購、生產加工、流通消費各環節的紐帶與橋梁，在保障生產生活、經濟發展順利進行，提升企業經營管理水平，促進經濟發展方面，發揮了非常重要的作用。隨著經濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數據引領經濟發展新時代的到來，企業改革和發展活力不斷增強，各經濟體之間的聯系愈加活躍，經濟合同的數量也隨之增加，構成了大數據時代經濟活動的重要組成元素，社會經濟和時代的發展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。
2．合同管理的現狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經濟合同的審核、履行、監督等環節帶來很大困難與不便。要做到提升經濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內容條款規范化，以及合同文本格式統一化。
3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業務活動內容、業務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理標準體系的模式
企業合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：
1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規定。
2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業結合自身業務特點，一般在積累總結經濟活動實踐經驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。
五、合同管理標準化的具體措施
1．合同管理制度的動態化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執行，最后要看現有的制度是否適應目前的企業合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。
2．合同編碼體系的清晰化。一個企業的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經濟性質分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。
3．合同審核流程的層次化。企業的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。
4．合同檔案管理的日?；?。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數據的歸集、整理的過程，在大數據時代，合同數據更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規定主動收集合同相關數據，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經濟效果評價、合同總結等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態化管理，做到合同管理數據隨產生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。
5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經濟合同糾紛。
7．合同管理的信息化。在大數據時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現代化信息手段加強合同管理工作，開發適用企業自身的合同管理軟件系統，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。
六、結束語
【關鍵詞】社會保險；檔案；創新
隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。
一、社會保險檔案管理現狀分析
（一）社會保險的參保人數增長迅速
我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2．23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長?？梢?，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。
（二）社會保險經辦機構實施改革計劃
近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。
（三）負責社會保險檔案管理的部門分散
我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。
（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核
社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。
（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大
社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。
二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題
（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視
由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。
（二）社會保險檔案管理體制不規范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。
（三）社會保險檔案存檔的條件差
由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。
三、社會保險檔案管理的解決辦法
（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔
社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。
（二）根據社保檔案類別進行分類管理
根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準
建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。
（四）在全國統一管理下設分支機構
在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。
（五）統一公民社保檔案管理號碼，可供查詢
實行對每個公民發放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統一保管。從發放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。
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[4]張予軍.對檔案工作創新的思考[J].決策探索,2005(06).
本課題為浙江經貿職業技術學院大學生創新一般扶持項目。
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