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獨立性是審計工作的靈魂,在審計過程中能否保持自身形式上的獨立與實質上的獨立對于審計效率與效果而言,具有重要意義,獨立性對于內部審計的重要性同樣如此。以某醫院為例,該醫院資產總計2億元,年門診量達30萬人次,職工人數達1000人,在內部審計機構設置層面,設立了一個獨立的審計機構,有3名內部審計人員,財務專業出身的2人,其他專業的1人,院長是該審計機構的分管領導,主持管理審計機構的相關事項。醫院院長作為醫院內部審計機構的負責人,審計機構接受醫院院長的領導,往往會使其喪失開展審計工作必須具備的獨立性,審計人員在執行內部審計工作時,需要服從醫院院長的領導,醫院領導同時是醫院財務會計工作的負責人,這種既是裁判員又是運動員的人員安排,會對會計信息的充分有效產生較大影響,在這種管理模式下,內部審計機構也就成為了醫院為了迎合管理制度要求的擺設。此時,醫院的管理人員更多的是將審計部門作為財務部門的附屬機構,財務部門與審計部門的獨立性并沒有得到體現,審計部門的監督與評價作用無法得到充分發揮。
(二)醫院內部審計制度在設計層面較為不完善
醫院內部審計制度在設計層面,通常缺乏系統性,審計工作的開展所依據的相關制度較為不完備,內部審計這一醫院的免疫系統沒有在醫院內部形成較為獨立的監督與防控體系。以某公立醫院為例,該醫院的內部審計工作局限于與財務相關的報表編制、財務決算以及醫院物價收費管理等方面,實際上,醫院內部審計的工作維度遠不止于此,醫院的財務收支、設備招標、職工增加、藥品耗材的購買以及醫院基礎設施建設等方面都需要內部審計對其工作進行監督,并對其合規性進行檢查與評價。醫院的審計工作并沒有在醫院的日常運營管理工作中得到體現,事前監督和事中監督機制較為欠缺,事后監督較為乏力,對于內部審計過程中發現的有關問題,在向相關領導反饋以后,并沒有切實有效的制度使相關問題能夠得到有效地解決,使得審計工作流于形式。
(三)醫院內部審計制度在實施層面存在缺陷
當前,大部分醫院在管理的靈活性與時效性層面較為缺乏,醫院審計制度的開展也較為滯后。首先,部分業務的進度較快,審計工作需要較為繁瑣的審計與批復流程,待審計工作得到批準之后,業務已經完成,無法對業務中的相關偏差予以及時糾正。其次,事前評估與事中監督較為缺乏,對于醫院的重大項目,通常是在項目結束之后審計工作才會開展,相關管理人員有可能無法對項目開展過程中的風險進行有效識別,也就無法采取有效的措施進行規避,審計人員的工作在項目開展的過程中無法跟上,使得風險在項目開展的過程中進行消化。最后,內部審計制度在實施的過程中更多的是著眼于醫院業務的開展,對其合規性進行審計,在管理層面審計的作用并沒有得到充分的發揮,監督作用也就沒有得到充分的發揮。
二、解決醫院內部審計在內部控制中存在問題的對策
(一)大力提升醫院審計部門的獨立性
為了使內部審計在醫院內部控制中充分發揮重要作用,切實提升內部審計機構的獨立性是必經之路。醫院應該設置獨立性更強的審計部門,將其職能從財務部門和管理者中分離出來。醫院內部審計部門所具備的職能應該高于其他職能部門,只有這樣內部審計部門在醫院中的獨立性與權威才能得以體現。內部審計能夠對與內部控制中的授權與批準制度進行有效的評價與監督,醫院的授權審批事項可以分為常規事項與非常規事項兩種形式,對于日常發生的常規事項的審批,內部審計人員能夠通過執行一定的審計執行,采取穿行測試等方法來進行有效的審計,對于非常規事項,內部審計可以對授權審計事項相關手續是否完備進行更詳細的核查。通過提升內部審計機構的獨立性,使其能夠對醫院運營過程中的問題能夠及時發現,為醫院管理效率及服務水平的提升保駕護航。
(二)建立健全醫院內部審計制度
在新醫改的大環境下,醫院應該結合自身發展的實際,制定切實可行的改革與發展制度,在內部審計方面,應該立足高遠,對醫院自身的審計制度進行系統化的設計,并在內部審計制度的基礎上,制定出內部審計制度的實施細則,使得內部審計工作能夠有章可循,有法可依,這對于內部審計制度有關工作的順利開展具有重要意義。繼續完善醫院的內部控制制度,加強內部審計工作人員的各方面素質、工作組織程序、步驟以及內審報告質量等進行過程控制、考核以及評價。明確規定每個工作人員的工作職責,加強對內部審計工作人員行為的規范,建立責任制,讓內部審計工作人員高效、公正、及時地完成自己的本職工作。同時,醫院的內部審計部門要適時改進內部審計工作機制,將內部審計工作的目標與醫院的經營目標掛鉤,努力提高醫院內部管理水平和醫院社會效益和經濟效益,充分發揮出內部審計的管理監督職能。
(三)從人員與方法著手,解決醫院內審工作的實際問題
關鍵詞:醫院;內部審計;問題
1醫院內部審計存在的主要問題
1.1內部審計機構的設置獨立性及權威性不強
為了充分發揮和加強內部審計的作用,需保持內部審計的獨立性。目前,部分醫院設立內部審計機構是按照法規的規定,而非出于自身經營管理的需要,機構的設置也不盡合理,比如有的醫院將內部審計機構設在財務會計部門或紀檢監察部門。個別醫院領導對內審工作的思想認識不到位,認為醫院設置的內審機構只是醫院等級評審的需要,而不是加強醫院經濟管理,提高醫院經濟效益的需要,因此,平時對內審機構重視關心不夠。這種設置方式,導致內部審計機構獨立性和權威性不高,客觀性和公正性不強,內部審計的職能難以得到充分發揮。
1.2內部審計工作的目標對象過于局限及人員的素質較差
審計的對象主要是會計報表、賬簿、憑證及相關資料,工作集中在財務領域而未深入到管理和經營領域。從發展方向看,醫院內部審計應從單純的“查錯防弊”向促進和提高單位的內部管理水平轉變,向單位的業務經營領域及管理領域擴展,以提高經濟效益為目的。目前醫院內審機構的工作人員主要是從本單位財務機構調配過來的,顯然適應不了現代醫院內審的需要。
1.3內部審計工作的內容方式過于單一及職能的不專
當前,在各單位中開展的內部審計項目,主要包括財務收支審計、經濟責任審計、建設項目竣工決算審計,隨著市場經濟的進一步發展和醫療衛生事業改革的不斷深化,醫療服務行業的競爭日趨激烈,給醫院內部的管理體制和運行機制提出了更高的要求,也對內部審計工作提出了更高的要求。內部審計工作必須不斷拓寬自身的工作內容才能適應現代醫院內部審計要求。雖然各大醫院都設置了內審機構,但由于醫院領導對內審工作重視不夠,審計任務不大,這樣無疑弱化了內審的職能。
2控制審計風險、搞好醫院內部審計是醫院審計工作的重點
內部審計風險是指反映被審計單位及其經濟活動事項的財務會計報告存在重大錯報、漏報,或者內部控制制度存在重大漏洞、缺陷或未被有效執行,或者經營管理存在重大舞弊時,內部審計人員經過審計未能發現或失察,發表不正確或不恰當審計意見的可能性。可以通過以下方式進行防范和控制。
2.1建立和完善與內部審計相關的一系列法規和制度
在審計內控制度建設上,我們沒有一套健全有效的內部控制制度,這不但影響到醫院內部自身的形象,也缺乏對內審人員審計行為的制約,不利于審計質量的提高和審計風險的規避。為了能夠適應現代內部審計的不斷發展的要求,加快內部審計相關的法制以及職業道德建設就顯得尤為重要和迫切。高質量的審計來自高素質的審計隊伍,現代審計制度的建立對內審人員業務素質和品德操行提出了更高的要求。因而,加強內審部門的隊伍建設,培養一批高素質的專業審計人才,是推動醫院內部審計事業發展的當務之急,也是防范審計風險的有效措施。2.2加強宣傳教育,拓展內審范圍
在審計工作初期,有相當一部分干部和醫院職工對審計工作的地位和作用不甚了解。接受審計的部門和個人戒備心理比較嚴重,不支持、不理解、不配合的現象較為普遍。如此的外部工作氛圍,會嚴重影響審計工作的正常開展,審計風險也就上升了,所以向廣大群眾宣傳審計工作的重要性的同時,還要樹立新的審計理念擴大化展內審的范圍參與單位有關重要活動。
2.3注重審計成果的運用
注重多種形式的匯報和通報會議,重視各部門之間的配合,針對內審工作中發現的問題以及在醫院領導的直接組織和參與下,經常召集一些會議促進內部規范管理、增加效益的共識,增強部門之間對內部審計成果的運用的認同。
3結束語
醫院內部審計機構的設立促進了衛生事業的健康發展,在加強醫院經營管理,提高醫院經濟效益,監督醫院各種規章制度的執行等方面起到了積極的推動作用。
醫院內部審計人員的品質高低是內部審計風險的很主要的因素,審計人員素質與審計風險成反比關系。內部審計是一種專業,技術性很強的工作,要具備高品質和杰出的政治立場的內部審計人員,目前醫院內部審計人員不但要知道如何審計,財務知識,還要掌握經濟學、工程技術的知識等。醫院的審計崗主要是由財務崗位上調,相對審核比較陌生。醫院審計師用專業的審計知識,豐富的實踐經驗和較強的判定能力,充分適應并做出正確的判斷。內部審計人員的審計工作整體質量仍然是一個重要問題,要不斷的識別和確定審計風險能力差。
二、醫院內部審計風險的防范和控制
(一)確保內部審計院的獨立性、權威性
內部審計要求醫院內部審計的獨立性應該是在他們活動的單獨審查,無法參與相關的管理職能活動。根據醫院的相關領導,獨立行使內部審計監督權,并對醫院的工作直接匯報領導。該負責人要切實有效履行醫院的審計工作職責,采取有效措施,支持審計工作,充分體現了審計師的獨立性,確保審計人員依法行使職權。其次,在審計過程中出現的問題,內部審計人員應維持客觀、公平的原則,以實際情況為根據,以法律為準繩,真正做到公正。
(二)增強醫院的內部審計隊伍建設的質量
首先,審計是專業性很強的職業,同時也不斷面臨新的法規,新知識和新技能的行業。這就要求內部審計人員進一步學習先進的技術和審計方法,提高他們的業務水平,在實際工作中嚴格遵守審計工作,努力運用先進的審計方法,提高綜合分析和概括能力,使他們能夠擔任每個崗位的工作,以滿足審計需求。要加強對內部審計人員的風險意識教育,培養職業嚴謹態度和高度的責任感,擔負起內部審計工作的責任,防范和化解審計風險。合理設置審計,完善責任分工。審計部門要充分考慮審計單位的具體情況,按照審計人員的專業知識,特別是對重大項目的審計師審計的基本素質要求,審判責任的落實,審計師要合理分工,明確職責。此外,醫院應以創建一套審計質量指標體系,加強對審計人員的考核和管理。要加強內部審計隊伍建設的質量,培養出整體素質優秀的專業審計人才,是推進醫院內部審計發展的當務之急,也是有效的措施。
(三)規范醫院的內部審計程序和內部審計方法
醫院要做好審計前的準備,包括對被審計單位的審計風險可能存在的仔細分析、預測,有針對性地制定控制措施,制定好審計項目實施方案。還要規范醫院的審計證據采集和處理,以確保充足、相關性和審計證據的可靠性,使審計風險在合理的和可以接受的水平。準備好內部審計工作草案,提高審計工作的質量。還應規劃規范內部審計報告。審計報告應該真實,公正的審計事項體現了完善的審計報告的審查制度,進而減少了內部審計的風險。
三、結束語
內部審計由單位特定部門、特定人員組織實施,審計結果直接為本單位服務,是保障單位健康運行的重要內部防線。不同于一般企事業單位,醫院是社會公共衛生產品的直接供應者。為保證人民經濟利益和國家財政資金安全,醫院內部審計在審計目標、抽樣重點、審計程序等方面都獨具一格。同時,信息化技術的飛速發展要求現代醫院內部審計實現信息化同步,全面信息化將成為醫院內部審計的必然趨勢。
二、信息化醫院內部審計發展背景
1.HRP發展現狀。目前,醫院信息化的最大亮點為醫院資源計劃系統HR(HospitalResourcesPlanning),該系統的廣泛應用標志著醫院資源管理信息化的實現。HRP來源于企業先進的資源管理理念ERP(EnterpriseResourcesPlanning),將ERP與醫院系統結合開發出HRP,是醫院資源管理信息化的大膽新。HRP的實質是醫療衛生機構向企業學習先進、規范、精細的管理理念的嘗試。目前,HRP建設正全面展開。發達國家50%以上的大中型醫院已開始應用HRP;美國綜合實力排名前100的醫院中近70%已實現HRP的全面部署;歐洲地區90%以上的大型醫療機構已將HRP項目納入實施計劃中。國內醫療行業雖然接觸HRP較晚,但不少大型醫院也已經開發出成熟的HRP系統,實現了醫院人、財、物精細化管理的目標。因此,HRP將成為未來醫療衛生行業資源綜合管理的發展趨勢。
2.信息化對醫院內部審計的影響。HRP系統是醫院全面信息化建設的關鍵,其核心內容是借助信息技術對醫院人、財、物三方面的信息進行資源整合,目的在于優化資源配置,提高工作效率,降低運營成本,提升管理水平。具體過程為:HRP系統會構建了一個醫院信息集成平臺,匯總醫院科室、員工、固定資產、藥品耗材、供應商、客戶等基礎信息,形成統一的數據源,通過后期的數據篩選和數據轉換,對預算、財務、資產、績效、薪酬等經濟運行業務進行整合,實現前臺醫療業務與后臺運營業務數據交互使用,以確保各系統之間數據共享和數據聯動。HRP推動了醫院資源管理的信息化變革,同時也為醫院內部審計的信息化發展帶來了新的機遇與挑戰。一方面,HRP構建了信息數據共享平臺,使得內部審計能夠快捷、迅速地獲取審計資料和審計證據,有助于醫院內部審計提高工作效率和工作質量;另一方面,由于HRP幾乎對人、財、物三方面所有的數據進行了整合與處理,致使風險高度集中,風險的隱蔽性、復雜性更甚。此外,信息化還導致了審計環境、審計對象、審計風險點發生改變,內部審計如果僅依靠HRP系統進行判斷,有時無法取得合理保證。因此,在醫院信息化背景下,內部審計部門和人員需要創新審計技術,開發個性化審計軟件,借助HRP建立屬于內部審計獨有的數據庫,為信息化內部審計的發展創造條件。
三、信息化醫院內部審計發展制約因素
內部審計與HRP的結合,創造了信息化醫院內部審計的新理念,實現了內部審計歷史性飛躍。新事物發展的道路總是崎嶇而坎坷的,來自制度、技術、環境、人才等方面的壓力都對信息化醫院內部審計形成了制約。
1.法律法規制約。我國審計體系的法律依據有《審計法》和《注冊會計師法》,主要為國家審計和社會審計服務。根據《審計法》相關規定,內部審計是國家審計的組成部分,應在國家審計的指導和監督下開展工作。因此,在法律層級上,我國內部審計就明顯低于國家審計和社會審計,導致社會各界對內部審計的忽視,以及對內部審計權責、性質的認識不清。在深化醫療衛生事業改革的背景下,國家衛生計生委出臺了《衛生系統內部審計工作規定》,但相應的實施細則卻遲遲未定。而醫院作為行政事業單位以及醫療衛生行業的重要組成部分,由于缺乏具體的法律法規的指導和保障,醫院內部審計結果的權威性和專業性都受到了不同程度的質疑。
2.信息技術制約。信息化浪潮中,醫院內部審計主要面臨兩次信息化挑戰:一次是會計電算化帶來的審計環境、審計方法、審計程序、審計對象的改變,一次是HRP實現了醫院資源信息化管理的革新。但由于重視程度低、經費投入少,醫院內部審計信息技術指導缺失,內部審計專有數據庫創建難度較大,致醫院內部審計的轉型和進步總是滯后于醫院信息化建設。
3.HRP發展程度制約。HRP為信息化醫院內部審計創造了發展契機。借助HRP的信息整合力,醫院內部審計能夠直接與財務、資產等數據庫進行數據對接,形成審計專有數據庫,同時,也使得非現場審計和可持續性審計成為可能。但是,這些都是建立在成熟的HRP系統之上的。在國內,雖然部分大中型醫院已經引進了HRP,實施工作也已逐步開展,但總體而言,HRP在整個醫療衛生行業中仍處于試運行狀態,還需要進一步調試和完善。但是,這并不意味著信息化醫院內部審計的建設就應該停滯,相反,如果就此忽視信息化醫院內部審計,將會導致內部審計與信息化更大程度的脫節,甚至會對整個醫療衛生行業的信息化創建產生消極影響。因此,即使HRP發展程度不高,但目前依然是發展信息化醫院內部審計的最好契機。
4.專業人才制約。信息化醫院內部審計對審計人員提出了專業性、綜合性的新要求。內部審計人員需要掌握專業的審計技術和審計方法,具有信息化思維,而最關鍵的是,具備將內部審計與信息思維結合的能力。自2006年《衛生系統內部審計工作規定》實施以來,我國醫療衛生行業內部審計隊伍不斷壯大,審計人員素質有較大程度提高,但在綜合性和信息處理方面,內部審計人員還需要更多的專業培訓和學習。因此,為進一步發展信息化醫院內部審計,必須加強內部審計人員的專業培訓和信息化認知。
四、信息化醫院內部審計發展思路
1.以服務主導型為發展方向。服務主導型內部審計是在醫院信息化背景中形成的。它要求內部審計深化“服務”意識,組織“事前、事中、事后”的全過程審計監督,積極為院領導和各處科室提供決策支持。黨的十報告明確指出:深化行政體制改革的核心與關鍵是政府職能的轉變,要加快推進全能型政府向服務型政府的轉型,突出政府在社會基本公共服務領域的管理職能。醫院是政府公共事務管理的重要參與者,建設服務型政府需要創新醫院管理模式,醫院內部審計也必須由管理主導型轉變為服務主導型。資源管理信息化推動了服務型醫院內部審計的形成。一方面,信息化資源管理模式下,醫院基礎數據的交換與共享持續進行,內部審計與醫院各板塊之間形成有效的數據對接,有助于內部審計在風險預警、實時監控、咨詢監督等方面發揮積極效應。另一方面,內部審計還具有為領導提供決策輔助,為處科室提供計劃指導的功能,全面展現了醫院內部審計服務主導型的發展理念。建設服務主導型內部審計,除了政府支持和信息化推動外,法律法規的保護、信息技術的支撐以及專業人才的指導也都不可或缺。從這個意義上說,構建服務主導型內部審計,任重而道遠。
1.1審計專業性不強
醫院內部審計工作是醫院管理的組成部分,然而現在很多醫院的內部審計工作還比較初級,專業知識尚比較缺乏;很多內部審計人員都不具備專業背景,大多是由會計轉行而來。雖然會計對財務管理認識較為深刻,實踐能力較強,但是在審計的設計、分析等方面卻還略顯不足,導致醫院的內部審計工作存在很大的缺陷。
1.2審計的權威性不足
醫院內部審計工作的開展和內部審計部門的權威性有很大的關系。就目前的情況來看,很多醫院的內部審計部門缺乏足夠的處理權限,這樣就對其審計工作造成了很大的限制。雖然審計人員擁有一定的權力,但是當遇到比較重大問題的時候,由于缺乏足夠的權威性,被審計對象對其缺乏敬畏心理,這樣就導致內部審計的效果不盡理想。
1.3審計工作過于表面
落實工作說來簡單,但是目前在實際的工作中卻難以實現,很多醫院內部審計部門都過度追求表面工程,這樣就導致工作的本質被忽略。內部審計部門不但不注重目標的量化、表格的建立,對數據的保存、文章的完成也不重視。這樣的工作只是為了“走過場”,不但難以發揮應有的作用,還浪費了時間、精力,對醫院內部審計工作的開展沒有好處。
1.4人員素質比較低下
內部審計工作專業性比較強,在醫院的管理工作中占據著重要的位置,要完成內部審計工作,就需要內部審計人員具有較高的素質。但是,由于很多醫院對內部審計工作的定位不清晰,致使內部審計人員的甄選較為隨意,專業素質參差不齊,專業的培訓和繼續學習滯后,導致醫院的內部審計工作基礎薄弱,在實際的內部審計過程中很容易出現紕漏。
2加強醫院內部審計工作的對策
通過上述分析,我們對醫院內部審計工作存在的問題有了更深入的了解,要解決醫院內部審計工作存在的問題,就需要提出相應的對策。具體來說,可以從以下幾個方面著手。
2.1完善人才甄選制度
醫院內部審計工作具有較強的獨立性,在醫院的管理工作中占據重要的位置,為了提高醫院內部審計工作的專業性,就需要完善醫院的人才甄選制度,不但要確保人才的專業素質過硬,還要對其人生觀、價值觀進行審核。在實際的審核中,要制定詳細的選拔計劃與恒定標準,采取公開、透明的選拔方式,注重單位人員的認可,這樣才能更好地確保審計工作的獨立性,使審計工作在眾人的支持下開展。
2.2加強內部審計管理
隨著科學技術的進步,醫院的內部審計面臨著諸多的挑戰,嚴格的管理制度對提升醫院內部審計工作的效果有很大的作用。制度化管理不但能夠確保內部審計工作有條不紊地進行,明確內部審計部門的職責和權利,而且還能提升內部審計工作的可行性,避免造成內部審計人員工作的失誤。
2.3明確審計部門地位
要想發揮內部審計部門的作用,就需要確保其權威性,使其獨立地位得到更好的保證。以目前的管理理念來看,內部審計部門是獨立的部門,只有充分發揮其獨立性,才能更好地制約醫院的其他部門,保證醫院的內部控制效果。如果內部審計部門沒有權威性,那么其存在的必要性也將受到質疑,為此,醫院應該賦予內部審計部門一定的處置權,使其權威性得到保障,這樣才能使醫院的內部審計工作順利、有效地開展。
2.4調動員工的積極性
醫院內部審計工作執行效果如何在很大程度上取決于內部審計人員,為此,醫院要制定相關的獎勵機制以更好地激勵員工,如工作補貼、福利待遇等。醫院內部審計人員要發揮自身的主觀能動性,加強自身的知識學習,逐步提高工作效率,發揮自身的優勢,提高內部審計工作的質量,努力建立一個良性的循環。這樣,一方面醫院對內部審計人員的重視得到了回報,另一方面內部審計人員的積極性穩步提高,專業素質和能力也得以提升。
3總結
為了合理的識別醫療信息系統的風險,內部審計人員首先應當了解醫院的信息系統環境。
1.1了解信息技術在醫院中的運行環境
該院搭建的醫療信息系統平臺包括:醫院信息系統(HIS)為收費、檢查、門診及住院等活動提供服務;臨床信息系統(CIS)收集處理臨床數據;此外還有LIS、PACS、電子病歷系統、叫號系統、財務系統、人事系統、物流管理系統、電子點餐系統和科研教學系統等等分別發揮著其各自的作用。因此,計算機信息技術已經融入到了醫院的各個主要業務流程,不僅為病人和醫生服務,更為醫院管理提供支撐。醫院信息系統平臺的搭建,一般都得到院方的廣泛支持。
1.2了解搭建醫療信息系統平臺的應用程序、計算機操作系統及硬件設備
首先,為該院服務的軟件品種較多,各個軟件間存在相互接叉讀取數據的情況,有可能對數據庫的安全穩定造成影響;其次,由于各個醫院的專科項目不同,醫療就診流程也存在著個性化的差異,導致所使用的軟件以及軟件所配備的應用程序、操作系統也存在個性化差異較高的現狀,這可能會導致醫療成本的大幅度提高;第三,由于信息技術已經融入醫院管理,醫院對信息化系統的依賴程度較高,對系統本身的安全性要求更加嚴格。另外,為了滿足軟件的運行,醫院必須同時保證充足的硬件設備,例如電腦終端、大型服務器、保障設施(例如UPS)及交換機等,并負責維護設備的安全運行。此外醫院還需提供可靠的操作系統,例如主流的Windows和Linux系統等。
1.3了解醫院對應用程序及軟件的管理方式
為了有效地管理醫療信息軟件和保障醫療數據的安全,該院要求各個軟件提供單位派駐工作小組,長期為醫院的軟件提供外包管理服務。院方還成立專門的信息中心進行管理,信息中心制定了相應的信息系統管理規章制度,并對規章制度的監督、執行和有效更新負責。此外,為了監控軟件和硬件的日常運行情況,一些專門的預警機制也被引入醫療信息系統的管理中。例如,網絡運維管理平臺的使用有效的監控各個軟件應用程序、操作系統,以及服務器、交換機等硬件的運行狀態及運行環境,在軟硬件發生異常時提早預警,幫助軟件工程師及時排查錯誤。
1.4了解醫院信息系統實施是否有效地幫助醫院提高運營效率
2評估識別出的風險
基于風險導向審計為基礎的審計風險由3個部分組成。
2.1固有風險
信息系統的固有風險一般來自于系統本身的安全性。隨著計算機技術的普及和在醫院內部的廣泛使用,有效降低了人為舞弊情況的發生。但是,計算機軟件和硬件安全問題,信息系統設計造成的固有缺陷給醫院管理帶來了風險。首先,由于計算機網絡本身容易感染病毒,受到攻擊時會造成網絡癱瘓;硬件存放環境不當,對大型硬件設備造成損傷引發宕機。在對醫院信息系統高度依賴的環境下,軟硬件存在的固有風險,會給醫院造成重大的損失,影響正常的醫療秩序。其次,由于軟件工程師對醫療知識和管理知識的缺乏,計算機軟件設計開發的初始階段往往存在缺陷,運行期間則需要根據用戶的需求做反復的修改,此過程不僅增加了醫院的成本開支,也會影響到系統運行的安全性。
2.2控制風險
對醫院信息系統的良好控制首先依賴于醫院的制度規范執行。醫院一般都設置專門的計算機信息部門,對醫院的信息系統,包括軟件程序、硬件設備和網絡進行統一管理。該院在設立信息中心的同時,聘請軟件開發企業進行外包服務,即由軟件公司派駐專門的人員為醫院的信息系統服務。如何平衡醫院自主管理和對外包服務的依賴,給醫院的管理提出了新的問題。因此審計人員在評價控制風險時,需要對醫院自主管理能力和規章制度的執行情況進行分析,同時對外包服務的有效性進行評價。其次,對用戶授權的控制。信息系統在醫療業務流程和管理流程內部控制的實現主要是通過對用戶權限的設置來完成。相應層級的管理人員都具有不同的授權權限,在不同的業務流程中發揮作用。但是任何一個系統都存在一個超級用戶,超級用戶對所有的醫療信息、目錄和文件有完全的訪問權,它是安裝后第一個登錄到服務器上的用戶,可以添加用戶并設置系統內所有用戶的權限。因此,內部審計人員必須對超級用戶的實際狀況進行分析,從而評價是否存在隨意篡改數據的風險。此外,軟硬件的成本是醫療信息系統建立并進行控制活動過程中不可忽略的問題。軟件成本主要來自于人工費用和知識產權費用。但是,軟件公司在銷售產品的時候,常常隱蔽其真實的人工成本,并將知識產權費用夸大。醫院采購部門往往很難判斷軟件產品的采購價格是否合理;醫院信息平臺的搭建同樣還依賴于大量硬件設備,醫院往往需要采購大型服務器、交換機和UPS;為了保證硬件設備的良好運行,醫院還需要考慮良好的存放環境,利用輔助設施,保證存放地點濕度和溫度的適當;基于軟件程序,硬件設備的安全運行和有效管理考慮,很多醫院為此引入了網絡運維系統等非醫療信息系統軟件,在另一個程度上增加了醫院的系統購置成本。因此,內部審計人員必須對成本效益進行分析,在避免一味節約成本造成的信息系統搭建不完善的同時,避免為單純追求效益導致的資源浪費。
2.3檢查風險
檢查風險受固有風險和控制風險的影響。信息化的普及,改變了傳統審計的方法、審計對象和審計線索。傳統的內部審計通過執行控制測試和進一步審計程序,對財務報表的舞弊做出判斷;通過對醫院內部控制的了解,評價內部控制的有效性,幫助醫院提高內部管理水平等。醫療信息系統建立后,要求審計人員在掌握醫療管理流程的同時,還需要了解醫療信息系統中軟件程序、網絡和硬件設備等專業計算機知識,并利用信息技術進行內部審計。在缺乏系統的計算機專業知識,以及計算機審計規范不健全的情況下,內部審計人員未能恰當地施行審計程序,也會為醫院管理帶來風險。
3應對措施
內部審計人員在實施進一步審計程序時,應當關注以下幾點內容。
3.1將信息系統的哪些方面納入審計的范圍
在考慮成本效益的原則下,進一步審計程序應當將資源有效地集中于風險最大的部分。首先,內部審計人員應當評價風險的重要性。將后果嚴重的部分,進行重點關注,因此,在對醫療信息系統進行風險評估和分析之后,內部審計人員應該對系統中關鍵信息點進行重點審計,例如對HIS中病人的主索引、收費明細記錄、病歷記錄、處方記錄等執行詳細的審計程序;其次,內部審計人員應當關注特別風險事項,例如對于超級用戶權限管理的審計;最后,內部審計人員還要關注細微風險累計的影響,如果幾個細微風險累計產生的影響會對系統整體運行造成重大損失,內部審計人員則需要詳細地設計進一步審計程序以應對此類風險。
3.2采用怎樣的審計方式對醫院信息系統進行評估
與傳統內部審計工作不同,內部審計人員需要對系統運行的有效性進行評價,因此除了傳統的檢查、觀察、詢問、函證、重新執行和分析程序等進一步審計程序以外,內部審計人員還需要對系統中關鍵信息的數據庫語言進行分析。同時,還需要利用審計軟件進行信息化下醫院的內部審計工作。
3.3以何種頻率進行審計
通常風險被劃分為高、中、低3個等級。在被識別的高風險等級中,信息技術風險被認定為發生概率高且對醫院的運行影響范圍廣,因此內部審計人員通常應當每1~2年進行1次審計;對風險級別和影響程度及范圍均適中的風險點,每2~3年進行1次審計;對風險級別低,不經常發生以及影響范圍和程度均不明顯的部分則在每3~5年進行1次審計。
3.4針對醫院信息化背景下產生的固有風險進行評價
對控制風險和檢查風險分別采取應對措施降低風險的影響程度
3.4.1固有風險的評估。
由于固有風險是醫院在搭建醫療信息系統平臺時無法避免的缺陷所造成的損失,內部審計人員無法控制此類固有風險,只能評估風險的大小。內部審計人員應當評估固有風險的大小,協助相關科室建立應急方案,一旦發現由于信息系統故障造成的問題,立即采用人工應急預案,有效地減少損失,保證醫療服務的質量。
3.4.2控制風險的應對。
(1)醫院對外包服務建立有效管理體制。根據調查和實踐證明,合理適當的外包,可以減少醫院管理成本,節約人力資源。但是過多的將醫院的信息系統管理建立在外包服務的基礎上,同樣也會給醫院帶來風險。如果關鍵的管理點均依賴于外包服務,那么就會造成權責不清的情況發生。因此,醫院內部加強對信息系統的管理,建立完善的管理制度,培養醫院內部計算機管理人才,平衡外包服務和自身管理的程度,對外包工作進行有效的監督和管理是減少控制風險的關鍵。內部審計人員應當幫助醫院評價計算機中心管理制度是否存在缺陷,并提出相關建議。(2)對濫用超級用戶功能的控制。由于超級用戶的存在,人為從后臺篡改數據給醫院的內部控制造成隱患,例如,醫生可以從后臺修改已開出的處方和病歷,不利于醫院對已開具病歷和處方的管理,極易造成醫療糾紛;財務人員也可能惡意的對系統中已錄入的財務數據進行修改,或隱藏一部分財務數據,造成醫院財務管理的風險。因此,內部審計工作中,審計人員要關注超級用戶的管理方法,嚴格控制其使用范圍,以防人為惡意篡改數據。(3)加強采購環節的控制。內部審計人員應當分析本院的所有信息系統軟件是否符合醫院管理的成本效益原則,評價現有軟件有無浪費,以及由于信息技術快速更新造成的應淘汰軟件仍然在續訂的情況。內部審計人員可以通過幫助建立完善的物流采購程序,對大型軟件嚴格采取政府公開招標的形式,利用外部專家進行分析。同時,加強對成本的考察,軟件成本大多來自于軟件工程師的腦力勞動和知識產權,一般很難評估,內審可以通過相同產品的詢價,比較軟件給醫院帶來的效益等方式來評價軟件是否應該引入。
3.4.3檢查風險的應對措施。
1.1管理制度不健全,管理不到位對于新購入的固定資產,一般都能按固定資產管理制度辦理入庫手續,建立固定資產卡片,填寫出庫單,并有使用科室主管人員簽字認可。但是在固定資產的后續管理中存在很大的問題,比如審計人員在盤點時發現,某些價值小到千元大至幾十萬元的設備都不知去向,追問起來才發現有的設備已被別的科室借走、有點早已超過使用限、或有已更新換代被淘汰、或者已經捐贈給對口的衛生醫療單位,但是相關科室在做資產移交時,沒有任何相關手續或記錄。導致衛生醫療單位這部分賬面固定資產在賬面擁有、實際擁有嚴重脫節,不能真實地反映醫療單位固定資產的現有情況。另外,以政府或財政部門下撥的科研經費購入的固定資產也難以全部入庫,往往科研課題完成、課題組解散、部分資產如照相機、攝像機、掃描儀、手提電腦等變為私有財產,使單位和國有資產流失。
1.2思想認識不到位,管理意識淡薄衛生醫療單位從管理層到職工對加強固定資產管理的重要性認識不夠充分,爭取經費補助,購置固定資產時積極性較高,而對購置后如何有效使用固定資產、如何妥善保管固定資產重視不夠,對資產的質量和安全狀況過問不多,普遍存在“重錢輕物”的現象,管理意識淡薄。
1.3報廢的固定資產反映不真實,盤盈盤虧處理不恰當由于衛生醫療單位固定資產品種多、數量大、使用分散,單位財務或固定資產管理辦公室很難深入到各使用部門加以認真清查盤點,從而造成固定資產在清查、報廢、損毀處理上的監督欠缺,而使用部門的管理人員又不熟悉固定資產處理過程中的具體操作規程,使得早已沉淀、報廢,甚至已經處理不再存在的資產仍然留在財務的總賬上,沒有得到及時的賬務處理。使賬面固定資產數量遞增,造成了固定資產賬面價值與實際價值的嚴重背離。有的固定資產盤虧是由于使用固定資產的科室無專人保管財務,使財產流失或視為廢物丟棄,有的盤盈固定資產不入賬。
1.4固定資產管理人員的管理素質有待提高大多數衛生醫療單位的管理都分散在各個職能部門,如房屋家具在總務科,醫療設施在器械科等。衛生醫療單位是高素質人才相對集中的地方,而固定資產管理人員學歷普遍不高,目前器械科工作人員的學歷雖有改善,但對大量的高、精、尖儀器設備的維修和管理方面仍存在一些困難。
2如何加強固定資產管理
2.1強化組織領導,側重內部審計管理職能公立醫院固定資產管理首先要強化組織領導,從醫院到領導、職能科室到使用科室實現層層責任制。要改變重錢輕物、重購置輕管理的弊端,實行單位主管領導、分管領導、財務及購置、使用部門負責人的分級管理責任制,明確各自的職責范圍,做到層層落實。在人員配置、技術服務、業務經費軟件配置上給予優先考慮。隨著公立醫院受托經濟責任的深化,固定資產內部審計工作要將內部控制審計、風險導向審計和效益審計作為工作的重點,對固定資產從論證、招標、驗收付款到使用管理各個階段,強化風險管理措施,確保資產安全完整及實現投資效益與社會效益的統一。
2.2制定和完善固定資產管理制度,提高固定資產管理人員的素質要進一步完善資產管理的內部規章制度,特別是對固定資產的購置預算、審批權限、定期盤點、維護保養制度,固定資產購入驗收制度、固定資產處置和報廢等管理制度。單位應在明確固定資產管理部門及其責任的基礎上,建立“三賬一卡”制度,把固定資產管理責任具體落實到實處。
2.3建立定期清查核資制度,確保賬實相符單位固定資產小組每半年或年終前對固定資產進行清查盤點。對庫存現有的固定資產進行清理核實,做到見物就點。全面編號,詳細登記,不重復、不遺漏、不留死角。對在大修理中確因改造而使固定資產增值的部分,財務部門要作固定資產增值的會計處理;對所購的固定資產購的固定資產已經投入使用但貨款未結算完畢的,及時辦理驗收、登記入庫手續;對不能使用、無維修價值的固定資產按規定的程序及時上報審批予以報廢;對閑置不用的固定資產予以合理的調配,提高固定資產的使用效率。
2.4推進醫院信息化建設,構建信息網絡平臺隨著計算機網絡技術在衛生醫療單位的廣泛應用,審計人員要學會利用醫療信息系統,把組織內部各方面的信息匯集起來,對固定資產采取電子信息化管理,定期與財務部門、使用部門核對,準確地將內部控制體系的關聯信息和弊端進行傳導和反饋,連續、系統、準確地收集整理分析和反饋醫院管理和醫療質量控制等需要的信息,對其進行差錯改進、優化組織內部流程和控制結構。通過建立計算機網絡管理系統,把各責任中心的終端鏈接起來,實現資源共享,信息互通,從而為單位的管理、對全院的固定資產的分布,使用情況一目了然,從而為單位的管理、發展規劃、決策提供有效的依據。
3固定資產內部審計的探討
3.1內部審計部門是監督醫院內部控制體系建設和運行的第三方獨立部門通過開展內部審計工作,評價醫院固定資產內部控制的存在性和有效性,可以促進單位在固定資產的購置、保護、維護、報廢等處理環節完善管理,控制風險水平。內部審計部門依據《中國內部審計準則》,對單位現在的固定資產管理制度和管理流程進行審核,檢查制度是否符合對風險管理控制的需要,是否有針對性和可行性。對管理制度中的薄弱環節提出合理化建議。
3.2在固定資產購置過程中,審計人員監督招標、投標的全過程,鑒定購置流程中是否合規與合法,對簽訂的合同進行審核,出具審計意見。參與固定資產的盤點工作,對核定結果和財務賬進行確認。只有深入到控制環節之中,才能及時、高效、最大限度地控制固有風險,發揮審計職能作用。
關鍵詞:醫院;改擴建工程;審計管理;運營效益
抓好醫院基建工程的審計工作可以提高政府投資效益;同樣抓好醫院改擴建工程的審計工作就可以提高醫院資金運營效益。隨著現代化醫療衛生事業的不斷壯大國民經濟的不斷發展,醫院舊的建造標準、設備運行環境、經營體制的變化促使醫院改擴建項目也在近幾年內有著明顯增多的趨勢,逐漸規范醫院改擴建經濟活動,形成程序化、規范化的內部審計流程,提供科學、合理、有價值的內審意見,避免發生投入大、效益低的現象,有利于醫院實施長期規劃。同時,醫院改擴建工程內部審計可以建立一道嚴密的監管防線,避免改擴建經濟活動中違法亂紀現象的發生,有利于維護醫院自身形象[1]。
1醫院改擴建工程內部審計管理的重要性及其存在的問題
1.1對內部審計管理工作重要性認識不足。內部審計管理是工程建設周期中重要的組成部分,對節約醫院基建投資、促進醫院健康穩定發展方面起著十分重要的作用。但往往在醫院高層領導對醫療部門運行的經濟效益、成本分析等過度關心,對內部審計在改擴建工程中的地位沒有形成足夠的重視,這對工程過程中的成本管理與控制不利,也對工程審計管理工作的開展不利,所謂開源不易,節流亦有方。對內部審計管理工作重要性認識不足,導致醫院內部審計機構不健全,審計工作管理不規范,信息化管理意識差,不愿意投入更多的經費在審計工作上,醫院改擴建工程的內審工作成了經濟活動的監管的角落,極易受到建筑行業不正之風的影響,風險管控意識不高,這些不良現象的出現成為了醫院資金的良好運營的重大障礙。有些醫院隨配置了審計人員,但工作過于任務化、定量化,沒有發揮出審計的效果。1.2醫院建設工程材料品種繁多,材料采購管理難以把控。在公共建筑類型中醫院類建筑所包含的功能較多、空間組成較復雜,為滿足不同空間使用標準,需要使用的建筑材料種類繁多,建筑市場上該類型材料的產品非常豐富、更新替代較快、質量不一[2],特別是近幾年建筑市場上各類環保材料的涌現,對于建筑材料市場的定價也有著大幅度的沖擊,改擴建中的承包單位為追求利益最大化、降低成本,可能偷換施工材料,優劣混雜、以次充好,嚴重影響建設工程質量。另一方面,建設工程造價主要是由人工費、材料費、機械費等構成的,其中人工費和機械費是造價主管部門統一規定的,而材料費取決于建筑市場,相對較靈活。因此醫院在改擴建建設活動中材料的采購及管理就會非常難以把控,也是對工程造價影響較大的一個重要因素,也給審計管理工作提出了新的挑戰。圖1醫院病房使用的裝飾材料1.3審計機構未能全程介入。很多醫院在進行改擴建工程開展前期,內審管理部門關注力度也相較比較薄弱,然而在項目初期實際上有很多過程都是需要審計管理機構進行嚴格監督與把控的,比方說是項目的決策、項目招標的公示與招標文件的擬訂、合同的擬訂與簽署等等。這些改擴建工程在開始建設前期的準備事對于整個項目的資金運營都會有著至關重要的影響,稍有不甚就極有可能出現不堪想象的后果。
2加強醫院改擴建工程內部審計管理的改善建議
醫院基建工程審計管理工作的好壞,是衡量醫院內部控制能力的一種重要表現,應該從審計人員的職責、審計流程等多個角度入手,提升他們的職業責任意識,規范審計環節的流程與步驟,從根本上提高醫院基建工程審計能力,具體的講:2.1完善審計管理制度,提高醫院內部管控意識。醫院的改擴建工程一般來說有項目類型復雜、內容多、投資大等特點,所牽涉的部門與人員也會比較多,加強對改擴建工程內部審計管理工作的開展,要提高高層領導對審計管理的認識,還要各部門相互內向服務才能使工程內審工作順利開展。因此,我們更應該需要對項目中每個環節進行嚴格的把控,依據不同的工程項目的特點,分析出內部控制的關鍵點,明確每一個審計崗位的職責,將各個環節關鍵點都明確的到人,進行責任制操作與管理。首先,內審管理部門應該有針對性的按照院改擴建工程特點去完善審計管理制度,各類工程項目都應單獨制定一套詳細的審計程序,爭取使醫院內改擴建工程項目的審計工作都可以做到有理有據,條理嚴謹;其次是提高醫院內部審計人員關于改擴建工程的管控意識,開展關于改擴建審計的培訓,提升審計人員的業務技能與知識結構,工程審計工作涉及的專業知識比較多,如土建裝飾、機電安裝、園林綠化等專業工程預算、決算方面的知識都必須能夠掌握,工程定額及工程清單也需要懂得運用,另外在審計時還考慮醫療行業作業的特殊性,只有從源頭抓起才能讓醫院資金的運營達到最高的效益。2.2設立工程材料儲備庫,集中統一采購管理。在市場經濟的條件下,材料價格五花八門,材料質量參差不齊,質價不符的現象時有發生。因此,工程材料的采購應建立集中統一的管理體制,加大集中采購力度,推進網上采購,建立供應商管理平臺、制度、準入流程和量化動態的考核標準,建立物采價格數據庫,開展成本構成分析。如臺塑集團合理化管理經驗中的“四把鑰匙”采購體制,由工務、總務、使用部門制訂采購規范,材料商參依規范參與工程材料招標,中標后得到價格鑰匙,材料發貨至醫院,由供應部門收貨人確認數量后得到收貨鑰匙,由物管部門確認合格數量后得到驗收鑰匙,由會計部門確認系統單號生成的與材料商遞交的發票金額一致后得到付款鑰匙,勾稽無誤后“自動開鎖”,材料商一周內可以收到付款。圖2臺塑集團合理化管理經驗中的“四把鑰匙”采購體制如此管理,醫院全部工程改擴建所需材料都通過采購部門向材料商詢價、采購,通過專業采購人員進行集中采購,就可取得較強的議價能力,進而達成采購成本降低的目的。2.3完善審計管理流程,審計機構必須全程參與。事前審計對于工程審計管理來說是非常重要的一個環節,因此我們首先要明確事前審計的重要地位,其次就是審計機構需要針對改擴建工程類型制定一個完整的審計管理流程,從改擴建工程的事前準備開始,積極參與到工程項目的每一個環節,根據《內部控制規范-工程項目》規定工程項目的內部會計控制包括:項目決策控制、勘測設計與概預算控制、招投標與合同控制、施工過程控制、竣工驗收與決算控制等5個環節,貫穿了項目建設的全過程,豐富了基本建設財務管理工作的內涵[3-4]。2.3.1項目決策控制。多數醫院改擴建項目存在盲目性,醫療部門有需求就投入建設,管理者對醫院建設沒有長遠合理的規劃和布局,容易造成建設項目考慮不全面。當其短期內又無法滿足需求時,就又開始新的建設,造成項目重復建設,資金浪費。2.3.2招投標與合同控制。對于全過程審計中的事前審計主要指對招投標環節的審計,審計人員可以深入到招投標活動中,首先審查招標文件是否符合現行法律法規的相關規定,其次對計價依據、取費依據、工程量清單與實際工程的符合性等,再次是對工程合同的審查,承包單位資質、分包內容、進度款支付方法、保固措施等。2.3.3項目過程控制。施工中的審計是工程內部審計工作的基礎,在基建工程施工過程中,審計人員應深入到施工現場環境中,對隱蔽工程、材料價格、現場簽證、設計變更等情況進行重點審計,對施工過程進行全方位監控和掌握,保證隱蔽工程的客觀和真實,杜絕一些隱蔽工程虛假開支。再者,對工程建設是否按照計劃執行的情況進行審計,防止建設單位隨意更改施工設計圖,保證工程建設的順利進行。同時,應對工程施工進行監督,防止建設單位為追求經濟利益而偷工減料、以次充好,影響工程質量。及時發現工程施工過程中所存在的問題,為項目竣工決算審計打下基礎。2.3.4竣工決算控制。竣工決算審計是對改擴建工程的驗收,對工程質量和施工情況進行全方面檢測,竣工決算環節是工程建設的重要環節。內部審計人員在改擴建工程審計中,結合施工前和施工中兩個階段,根據工程建設的第一手資料,確定審計工作的重點,核查工程量,認真審查定額的套用,有關費用的計取和材料價差,對工程造價的每一個數據、每一層次、每一環節都應該進行嚴格的審計,保證工程造價的真實性和準確性,避免工程結算的重復計列費用的現象。
3結論
綜上所述,醫院改擴建工程審計管理工作的開展對于提高醫院資金運營效益來說有著至關重要的作用,它不僅可以有效從源頭處杜絕各項資金的浪費與的情況發生[5],同時還能對改擴建工程質量起到很好的監督作用,因此加強審計管理工作對于醫院的長久發展來說是十分有必要的。
參考文獻
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