時間：2023-03-25 10:45:07
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇erp系統(tǒng)論文，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
H公司目前的財務(wù)系統(tǒng)相對獨(dú)立，許多與業(yè)務(wù)發(fā)生相關(guān)的部門都沒有同一的平臺，不同職能部門對于信息需求差異導(dǎo)致沒有形成同一的信息化思想，各自建賬，造成了大量的重復(fù)勞動，信息管理混亂無序。公司采用erp系統(tǒng)，通過采購管理模塊、銷售管理模塊、存貨管理模塊將企業(yè)各個部門的信息整合、共享，財務(wù)部門可以直接取得成本信息，從而解決企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)失真、時效性差的問題。因此利用ERP系統(tǒng)，企業(yè)才能達(dá)到資源的高效配置，使自身的管理更加的完善，在市場競爭中立于不敗之地。
2.利用ERP系統(tǒng)對財務(wù)管理過程進(jìn)行實(shí)時控制
針對H公司在監(jiān)控過程中應(yīng)抓住以下幾個關(guān)鍵點(diǎn)：
（1）將財務(wù)預(yù)算納入ERP體系。財務(wù)預(yù)算目標(biāo)與企業(yè)年度經(jīng)營目標(biāo)是一致的，因此以預(yù)算為ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)控制基礎(chǔ)。H公司應(yīng)依據(jù)歷年及同行業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)設(shè)置預(yù)算偏離率，在范圍之內(nèi)的波動相關(guān)部門應(yīng)關(guān)注記錄，超過范圍的應(yīng)依據(jù)權(quán)限介入分析原因，進(jìn)而及時采取措施。
（2）設(shè)置風(fēng)險預(yù)警控制點(diǎn)。企業(yè)內(nèi)部控制的目的是為了維護(hù)資產(chǎn)安全，提高信息報告質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)提高經(jīng)營效率和效果。H企業(yè)在傳統(tǒng)的財務(wù)管理系統(tǒng)中，只能做到事后查錯補(bǔ)漏，已經(jīng)發(fā)生的錯誤造成的損失卻無法彌補(bǔ)。建立ERP系統(tǒng)要設(shè)置風(fēng)險預(yù)警控制點(diǎn)，在業(yè)務(wù)發(fā)生的過程中監(jiān)測風(fēng)險，及時改錯將損失降至最低。例如：設(shè)置應(yīng)收賬款預(yù)警，根據(jù)客戶的風(fēng)險等級設(shè)置賬款、賬齡預(yù)警。當(dāng)某客戶到達(dá)警戒點(diǎn)，銷售部門與財務(wù)部門同時接收到預(yù)警，銷售人員就可以及時催款，降低風(fēng)險的發(fā)生、實(shí)時監(jiān)控。
（3）根據(jù)不同崗位設(shè)置用戶權(quán)限。因?yàn)镋RP系統(tǒng)上所有信息都是共享的，如果每個用戶都有權(quán)限做所有的事情，那樣就會與使用ERP的初衷完全違背了，我們使用ERP就是加強(qiáng)控制，合理調(diào)配資源，根據(jù)工作崗位不同，他們要接觸到的內(nèi)容也不同，接收到的信息也不同，站在控制的角度上來看要對用戶的權(quán)限進(jìn)行分配，以達(dá)到不相容崗位互相分離，崗位互相艱苦，例如：出納崗位不能編制費(fèi)用憑證，普通職員不能增加會計科目或增加存貨項(xiàng)目等系統(tǒng)內(nèi)容。通過對這些崗位權(quán)限設(shè)置來加強(qiáng)對用戶的管理，以達(dá)到利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理的目的。
3.利用ERP系統(tǒng)精確企業(yè)成本管理
對H公司而言作為軟件企業(yè)，項(xiàng)目研發(fā)的人員成本是重要的支出。8個研發(fā)事業(yè)部雖然有各自重點(diǎn)研發(fā)方向但人員經(jīng)常穿插開發(fā)，給項(xiàng)目的研發(fā)成本核算帶來了很大的困難。利用ERP系統(tǒng)可以將納入項(xiàng)目管理模塊中每個人員研發(fā)項(xiàng)目的時間自動統(tǒng)計，再按人員薪級的小時/人計算出研發(fā)人員的成本，這樣每個項(xiàng)目的研發(fā)成本可以精確統(tǒng)計，財務(wù)及人力資源部門都可以同時得到相關(guān)的數(shù)據(jù)，對月度、年度的績效考核也奠定了基礎(chǔ)。
4.在ERP系統(tǒng)下的多角度財務(wù)分析
H公司業(yè)務(wù)涵蓋了軟件開發(fā)、銷售，硬件銷售以及集成項(xiàng)目，各部門經(jīng)理、公司總經(jīng)理、董事長所需財務(wù)信息都不同。例如：將人員成本數(shù)據(jù)按所屬部門、具體項(xiàng)目、研發(fā)類型、所屬合同等不同角度納入到所需的分析體系，自動歸集各體系所需數(shù)據(jù)，大大提高了傳統(tǒng)財務(wù)核算體系的效率，為企業(yè)提供了更及時、準(zhǔn)確和全面的財務(wù)管理信息。
5.基于ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)混合預(yù)算
基于ERP系統(tǒng)共享的數(shù)據(jù)平臺，軟件開發(fā)項(xiàng)目可以采用滾動預(yù)算。項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況和合理的預(yù)測直接錄入系統(tǒng)，財務(wù)部在這過程中對數(shù)據(jù)的合理性分析評估，并提出建議。隨著開發(fā)進(jìn)程的推移，再根據(jù)最近信息對原來的假設(shè)進(jìn)行分析，如果出現(xiàn)了不合適就進(jìn)行及時的修改，并增加相應(yīng)月份或季度，使預(yù)算保持月度或季度數(shù)據(jù)的滾動預(yù)算。由此得出的項(xiàng)目預(yù)算數(shù)據(jù)，再與企業(yè)其他業(yè)務(wù)的定期預(yù)算歸集形成H公司的全面預(yù)算，從而保證公司預(yù)算的合理、準(zhǔn)確。
6.ERP系統(tǒng)健全績效考核制度
ERP系統(tǒng)可以追蹤員工的工作軌跡并量化業(yè)績，以便管理層了解員工信息，例如：事業(yè)部人員從項(xiàng)目立項(xiàng)、開發(fā)到結(jié)題都將通過項(xiàng)目管理模塊、人力資源模塊對工作時間、項(xiàng)目難度、人員職能等方面按設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)歸集，財務(wù)模塊按歸集數(shù)據(jù)分析員工業(yè)績反饋給管理層。這樣有效的績效考核能夠更好的引導(dǎo)員工行為，加強(qiáng)員工的自我管理，提高工作績效，發(fā)掘員工潛能，同時也能使管理層更確切的了解員工能力狀況、工作業(yè)績，創(chuàng)建一個具有發(fā)展?jié)摿蛣?chuàng)造力的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，推動公司總體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
7.在ERP系統(tǒng)下對財務(wù)人員職能的重塑
在知識經(jīng)濟(jì)即將到來的那一天，企業(yè)家們已經(jīng)開始意識到EPR網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的重要性，和明白掌握這項(xiàng)技術(shù)能為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益帶到不容忽視的推動和增長。但是ERP網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件在現(xiàn)實(shí)中的推廣應(yīng)用還有很長的路要走，因?yàn)樗粦?yīng)用的深度與廣度都還不到位，使得多數(shù)企業(yè)在正真使用后的效果不是顯著，所以其未能正真有效的引起企業(yè)決策層的重視和廣泛關(guān)注，也未能到達(dá)其理應(yīng)擁有的震動。ERP的全稱是企業(yè)資源計劃(EnterpriseResourcesPlanning)，其主要內(nèi)容是把企業(yè)在各方面的資源進(jìn)行科學(xué)地規(guī)劃、管理與監(jiān)控，可以從管理的思想，研發(fā)的軟件產(chǎn)品和能被應(yīng)用的系統(tǒng)這三個層次進(jìn)行理解：它的實(shí)質(zhì)是在信息集成基礎(chǔ)上的延生發(fā)展而成，面對企業(yè)較為核心的業(yè)務(wù)管理思想，是集合了企業(yè)管理的理念，業(yè)務(wù)的流程，基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)、人力和物力，與計算機(jī)軟硬件于一體的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。
二、ERP下的制造業(yè)成本管理應(yīng)用
伴隨著全球經(jīng)濟(jì)逐漸向一體化的方向邁進(jìn)，制造企業(yè)所處的市場環(huán)境競爭也日益激烈與殘酷，弱肉強(qiáng)食，優(yōu)勝劣汰的競爭機(jī)制要求了制造企業(yè)必須能提供優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的產(chǎn)品，故此一個能在競爭激烈并且殘酷的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中得以生存的制造企業(yè)，是能確保不改變產(chǎn)出產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，努力管控經(jīng)營成本的消耗，嚴(yán)格杜絕成本的浪費(fèi)；是能在保證不縮減產(chǎn)品的必要功能的條件下，進(jìn)行更為科學(xué)合理的估值成本的消耗；是能在保持產(chǎn)出率在不斷增長的前提之下，有效的控制經(jīng)營成本。一個成功的制造企業(yè)在降低經(jīng)營成本的時候，必須本著提高經(jīng)濟(jì)效益為其根本前提，任何以降低成本支出為目的而忽略經(jīng)濟(jì)效益的行為都是不可取的，與此同時降低經(jīng)營成本并不是意味著降低產(chǎn)品的品質(zhì)，只有在提高產(chǎn)品質(zhì)量有效控制經(jīng)營成本，才能從根本上扭轉(zhuǎn)制造企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益低下的局面。ERP能為制造企業(yè)在成本管理中提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，協(xié)助制造企業(yè)在在成本管理中明確產(chǎn)品生產(chǎn)銷售的主要干線，是提升制造企業(yè)產(chǎn)品研究開發(fā)等的關(guān)鍵核心，它的使用不能僅僅依靠著企業(yè)中低層成本管理人員的使用與認(rèn)知，若要能真正有效的利用好ERP這一技術(shù)軟件是非常需要一個制造企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子的參與和授權(quán)，這樣才能讓ERP在制造企業(yè)成本管理過程中真正發(fā)揮作用，調(diào)動起制造企業(yè)成本管理在產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)以及銷售過程中的全局性。還用制造企業(yè)必須得了解到ERP是一項(xiàng)投入的工程，其也有著市場商品經(jīng)營的特點(diǎn)，不是一個立馬見效的改變，制造企業(yè)要有有一定的恒心，不要因?yàn)椴荒芰⒏鸵娪熬桶哑渫贄墸诓粩嗌罨瘧?yīng)用中善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)不斷改善，使其技術(shù)能真正完美的與制造企業(yè)成本管理經(jīng)驗(yàn)結(jié)合。成本作為影響制造業(yè)生產(chǎn)營銷同品質(zhì)同功能產(chǎn)品過程有效取得市場份額關(guān)鍵元素，是確保制造企業(yè)從中獲取較大利潤的主要因素，因此只有在做好制造企成本管理工作才能在最根本上提升制造企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，綜合增強(qiáng)制造企業(yè)的市場競爭力。運(yùn)用高科技手段來輔助制造企業(yè)進(jìn)行成本管理是一項(xiàng)非常重要的選擇，高科技不單單能避免所謂的人為失誤或是那些細(xì)微卻又影響著最終結(jié)果的誤差，它還能提升制造企業(yè)在成本管理方面的效率，從而有效提升經(jīng)營中所收獲的經(jīng)濟(jì)效益。ERP系統(tǒng)在制造企業(yè)成本管理工作上應(yīng)用后，ERP在能使得制造企業(yè)成本管理有質(zhì)的提升，有助于制造企業(yè)善用資金，優(yōu)化資金流出方向。實(shí)施ERP管理系統(tǒng),將大幅度提高制造業(yè)企業(yè)成本管理效率，避免傳統(tǒng)成本管理過程中的滯后現(xiàn)象，與此同時新的科學(xué)知識能給制造企業(yè)成本管理工作帶來新的活力與動力，協(xié)助制造企業(yè)成功完善成本管理工作，促使制造企業(yè)在成本管理過程中能有較好的連續(xù)性和穩(wěn)定性為制造企業(yè)創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)效益。
三、結(jié)束語
（一）加深企業(yè)全局化的客戶需求導(dǎo)向流程思想控制
通過對企業(yè)系統(tǒng)的整合，將企業(yè)相關(guān)任務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)的劃分和整合，將輸入的各類資源，經(jīng)過相關(guān)的增值處理，輸出適合客戶的相關(guān)數(shù)據(jù)，確定認(rèn)可的合理化和滿意化的產(chǎn)品處理，經(jīng)過合理的設(shè)計企業(yè)的相關(guān)生產(chǎn)和經(jīng)營管理流程，最大程度地滿足客戶的多變化的需求，從而提高客戶的品質(zhì)和數(shù)量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理的合理化指標(biāo)控制，為企業(yè)提供較為合理的增值服務(wù)，按照企業(yè)的價值管理原則完成企業(yè)的業(yè)務(wù)水平增值，設(shè)計合理的企業(yè)價值優(yōu)化控制，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)管理工作的順利開展，以一個全局的業(yè)務(wù)流程輸出開始完成企業(yè)的業(yè)務(wù)輸入處理，構(gòu)建合理的客戶需求和企業(yè)提供業(yè)務(wù)對接平臺，完成市場客戶需求的導(dǎo)向原則。
（二）規(guī)范、細(xì)致、信息化的管理模式ERP
系統(tǒng)管理通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的集成化控制，對企業(yè)的歷史類信息、現(xiàn)行的數(shù)據(jù)信息和未來可能發(fā)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理，建立合理的統(tǒng)一化的、共享形式的、安全化的企業(yè)數(shù)據(jù)管理模式平臺，建立合理的業(yè)務(wù)處理規(guī)劃方案，提高企業(yè)的系統(tǒng)集成管理控制，加深企業(yè)的信息系統(tǒng)集成和企業(yè)數(shù)據(jù)信息實(shí)時共享管理，信息化的集成管理可以將企業(yè)相關(guān)的所有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合處理，保證任何一條數(shù)據(jù)信息、任何一個管理人員在任何時間完成系統(tǒng)的調(diào)控和處理，根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息業(yè)務(wù)進(jìn)行分析按照合理的數(shù)據(jù)運(yùn)算方式和方法，降低了企業(yè)管理的工作時間和管理人員的數(shù)量，保證數(shù)據(jù)信息責(zé)任化分明，從而企業(yè)的整體信息掌控能力，有效的控制企業(yè)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的變化，從而提高企業(yè)及時處理相關(guān)問題的應(yīng)變能力，保證企業(yè)信息集成化管理和信息共享水平的有效提高。
二、ERP環(huán)境信息化的會計實(shí)時控制管理
ERP企業(yè)的資源管理是對于企業(yè)的實(shí)施管理控制，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)對會計實(shí)際的控制管理，保證企業(yè)ERP環(huán)境下的管理控制有效化運(yùn)行，構(gòu)建良好的企業(yè)ERP管理控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)會計實(shí)時的管控，保證實(shí)際企業(yè)會計管理的運(yùn)維。
（一）構(gòu)建合理的內(nèi)部企業(yè)
環(huán)境企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)的管理控制基礎(chǔ)問題，對于企業(yè)員工的管理控制有重要的影響作用。企業(yè)的管理者以企業(yè)的活動內(nèi)容為中心，加深企業(yè)管理層對于企業(yè)的控制，加快企業(yè)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)。培養(yǎng)員工的價值觀念和誠信態(tài)度，企業(yè)發(fā)展的核心是保證企業(yè)內(nèi)部工作的順利進(jìn)行，建立合理的企業(yè)環(huán)境維護(hù)和員工道德品質(zhì)的建立，保證企業(yè)內(nèi)部的會計運(yùn)行效率。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)換會計的相關(guān)信息，對企業(yè)的各個部門進(jìn)行資金業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化子項(xiàng)目控制，通過ERP系統(tǒng)中的記賬程序，完成成本會計的準(zhǔn)確性，按要求完成不同會計數(shù)據(jù)的分析。加強(qiáng)ERP系統(tǒng)會計人員的經(jīng)營管理能力的培養(yǎng)，對ERP系統(tǒng)中會計進(jìn)行信息控制，完成對于會計數(shù)據(jù)的整體信息轉(zhuǎn)變，加深企業(yè)的控制管理機(jī)制，實(shí)行ERP系統(tǒng)企業(yè)會計人員的財務(wù)的會計管理作用。
（二）根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展完善
會計過程根據(jù)實(shí)際的會計業(yè)務(wù)對各類經(jīng)濟(jì)事務(wù)進(jìn)行有效的處理，在ERP環(huán)境系統(tǒng)中，對會計業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效的處理，加深會計信息處理的順序流程，在資金業(yè)務(wù)過程中，對企業(yè)內(nèi)部的程序數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效存儲，以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的信息為數(shù)據(jù)源信息，經(jīng)過業(yè)務(wù)部門的加工處理，提高信息系統(tǒng)的選擇能力。在ERP系統(tǒng)中會對信息進(jìn)行代碼設(shè)計，在ERP環(huán)境下，統(tǒng)一設(shè)置系統(tǒng)輸入和管理的相關(guān)數(shù)據(jù)，保證實(shí)際結(jié)構(gòu)的有效性處理，加工數(shù)據(jù)庫的信息收集和整體。雖然，ERP環(huán)境系統(tǒng)的數(shù)據(jù)巨大、詳細(xì)，這造成數(shù)據(jù)的管理的繁瑣，但是通過財務(wù)會計和業(yè)務(wù)相關(guān)部分的統(tǒng)一化管理后，就實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的同步效果。ERP環(huán)境運(yùn)維下的會計管理是對業(yè)務(wù)的流程管理，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行子系統(tǒng)控制，將數(shù)據(jù)信息存儲于ERP環(huán)境下的數(shù)據(jù)庫中；對企業(yè)數(shù)據(jù)的資金管理的審查，由系統(tǒng)記賬處理數(shù)據(jù)庫的相關(guān)存儲，保證信息可以被ERP環(huán)境有效的存儲起來；按照企業(yè)規(guī)定的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)管理，方便企業(yè)使用者對于隨時數(shù)據(jù)更新和輸入管理；利用ERP系統(tǒng)中的會計模式，建立企業(yè)的資金統(tǒng)計和清查，實(shí)現(xiàn)企業(yè)會計資金成本和利潤的有效財務(wù)統(tǒng)計。
三、ERP環(huán)境下，企業(yè)會計的實(shí)時控制方法
結(jié)合企業(yè)會計系統(tǒng)控制的管理方法，對企業(yè)的會計預(yù)算進(jìn)行分析，對企業(yè)的會計實(shí)際運(yùn)行的內(nèi)部資金進(jìn)行監(jiān)控和修正，對企業(yè)的會計后期的會計信息進(jìn)行效率管理和實(shí)時抽檢，完成企業(yè)ERP環(huán)境下的信息系統(tǒng)的有效監(jiān)管，保證會計成本的控制和企業(yè)會計工作的有效實(shí)施。在企業(yè)的ERP環(huán)境控制中，在原有企業(yè)會計管理控制的基礎(chǔ)上，對企業(yè)的新型會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，確保成本會計的控制，企業(yè)預(yù)算會計的控制，保證企業(yè)大量數(shù)據(jù)的使用。
（一）ERP環(huán)境下的企業(yè)成本化管理控制
通過對企業(yè)成本實(shí)際會計的精準(zhǔn)控制，加強(qiáng)企業(yè)的生產(chǎn)成本管理，完成企業(yè)的有效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的成本控制方法，在企業(yè)的生產(chǎn)中，定期對企業(yè)的實(shí)際發(fā)生成本與標(biāo)準(zhǔn)化成本進(jìn)行分析，確定成本間的相互差異，采取有效的控制管理措施，完成企業(yè)成本的各項(xiàng)控制管理。在ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理中，實(shí)行企業(yè)成本化組織相互之間的關(guān)系，準(zhǔn)確的完成企業(yè)的成本核算。
（二）ERP環(huán)境下的責(zé)任會計管理控制
(一)企業(yè)資源規(guī)劃
ERP是一種企業(yè)再造的解決方案,是針對物質(zhì)資源管理、人力資源管理、財務(wù)資源管理、信息資源管理集成一體化的企業(yè)管理軟件。用于描述企業(yè)下一代制造商業(yè)系統(tǒng)和制造資源計劃,使的主要信息能隨時整合、串聯(lián),利于企業(yè)透明化管理,經(jīng)營決策既快又有依靠,并保持企業(yè)經(jīng)營的彈性、速度及反應(yīng)能力。包含客戶/服務(wù)架構(gòu),使用圖形用戶接口,應(yīng)用開放系統(tǒng)制作。除了已有的標(biāo)準(zhǔn)功能,它還包括其它特性,如品質(zhì)、過程運(yùn)作管理、以及調(diào)整報告等。特別是ERP采用的基礎(chǔ)技術(shù)將同時給用戶軟件和硬件兩方面的獨(dú)立性,從而使系統(tǒng)更加容易升級。在信息科技的協(xié)助下,將企業(yè)的營運(yùn)策略及經(jīng)營模式導(dǎo)入整個以信息系統(tǒng)為主干的企業(yè)體之中,它不僅僅是科技上的改變,還牽涉到企業(yè)內(nèi)部所有關(guān)于人員、資金、物流、制造及企業(yè)內(nèi)部的跨地域或跨國際的流程整合管理。ERP本身不是管理,不能解決企業(yè)的管理問題,它只是管理者解決企業(yè)管理問題的一種工具。當(dāng)越來越多的企業(yè)想要使用ERP系統(tǒng)來整合企業(yè)本身所擁有的資源時,首先要做的便是將ERP系統(tǒng)導(dǎo)入企業(yè)當(dāng)中,而導(dǎo)入過程除了必須保存原系統(tǒng)中的資料外,還必須將其轉(zhuǎn)換到新的ERP系統(tǒng)下,也要考慮到企業(yè)流程在導(dǎo)入過程中是否有需要改變的地方,使得企業(yè)的運(yùn)行流程更具體時效。然而,這兩種構(gòu)架截然不同的資料庫如何轉(zhuǎn)換,那些流程可以整合減少時間,那些流程導(dǎo)入ERP系統(tǒng)后會面臨更改,這些問題都是企業(yè)在導(dǎo)入ERP系統(tǒng)時所面臨的巨大考驗(yàn)。在ERP實(shí)施之前認(rèn)真分析企業(yè)在管理上存在的問題,了解ERP對解決這些問題的作用,充分細(xì)致地計劃與落實(shí)利用ERP解決這些問題的程序,為ERP充分發(fā)揮效率提供基礎(chǔ)。
(二)系統(tǒng)再造工程技術(shù)
系統(tǒng)再造工程技術(shù)是組織管理系統(tǒng)再造的規(guī)劃、研究、設(shè)計、制造和使用的科學(xué)方法,對所有系統(tǒng)具有普遍適用意義,也是一門組織管理技術(shù)。系統(tǒng)再造工程技術(shù)為了更好地達(dá)到系統(tǒng)發(fā)展目標(biāo),對已有系統(tǒng)構(gòu)成要素、組織結(jié)構(gòu)、信息流動和控制機(jī)制等進(jìn)行分析和模型設(shè)計。對于信息系統(tǒng)再造工程主要包括:軟件再造工程、資料庫再造工程、程序再造工程三部分。
1、軟件再造工程。軟件再造工程也稱為軟件再生工程,其目的在于有計劃地整建重要的舊系統(tǒng),從而降低大量的長期維護(hù)成本,其中包括:重整結(jié)構(gòu)、再造工程和反向工程。
(1)重整結(jié)構(gòu)。重整結(jié)構(gòu)是指在不改變舊系統(tǒng)功能的情況下,重新安排程序的邏輯,使程序的復(fù)雜程度降低,可靠性提高。
(2)再造工程。對于所有的資料及程序重新梳理建立系統(tǒng)的管理程序,通過全盤掌握組織內(nèi)所有資料定義,并使用各資料之間相關(guān)程序的輸入和輸出建立一個控制中心,作為改善系統(tǒng)和制定標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ),從而避免產(chǎn)生資料定義或格式不一致以及程序重復(fù),資料處理無效的問題,它基本不具有改變原有程序的功能,只是尋找解決清除亂源的方法。(3)反向工程。反向工程是分析軟件系統(tǒng)的一種程序,以便重新建立系統(tǒng)組成元素及相互之間關(guān)系的描述,其中資料的反向工程是從方程式的資料定義中找出各種資料的內(nèi)容,存儲在其中,并嘗試找出各項(xiàng)資料之間的關(guān)系而畫出資料結(jié)構(gòu)圖或是實(shí)體關(guān)系圖。
2、資料庫再造工程。資料庫再造工程分為資料再造、資料轉(zhuǎn)換和資料庫綱目整合。
(1)資料再造。因企業(yè)業(yè)務(wù)變化或快速成長,當(dāng)新系統(tǒng)之間必須加入新功能時,伴隨而來的問題是必須改變原有的資料庫架構(gòu),甚至是更換成較大型的資料庫管理系統(tǒng)。但目前一般資料庫所具有的資料轉(zhuǎn)換工具僅適用于兩種架構(gòu)完全相同的資料庫,若新系統(tǒng)的資料庫架構(gòu)為因業(yè)務(wù)流程改變或加入新的功能而必須改變資料庫架構(gòu)時,這些工具便不能使用,但信息乃是企業(yè)的命脈,如何使這些資料能完整的轉(zhuǎn)換至新資料庫中,是軟件再造工程技術(shù)中很重要的一部分。
(2)資料轉(zhuǎn)換。通過開放資料庫連接器連接各種資料庫,將舊資料庫中的資料轉(zhuǎn)換至新資料庫中,其中牽扯到各種資料庫中資料表的目錄信息讀取及資料形態(tài)轉(zhuǎn)換,更廣泛地還必須考慮到資料表間的關(guān)聯(lián)性,以確保資料在轉(zhuǎn)換過程中不失其正確性與完整性。
(3)資料庫目錄整合。在一個通過網(wǎng)絡(luò)連接由不同資料庫所組成的多資料系統(tǒng)中,為了使使用者在獲取眾多資料庫系統(tǒng)內(nèi)的資料時有一個統(tǒng)一的界面,各組成資料庫的目錄需被整合起來,建立一個整體目錄。在眾多資料庫系統(tǒng)中,各資料庫是獨(dú)立設(shè)計完成的。因此建立整體目錄的主要問題是如何解決各組成目錄之間在設(shè)計上的不一致問題。定義相關(guān)特性,由資料庫管理者用來指定組成目錄間含義上的相關(guān)性。根據(jù)這些指定的相關(guān)特性,制定出整合規(guī)則,從而解決其設(shè)計上的不一致,然后再將其整合起來。整合技術(shù)的原則是要保證沒有丟失信息,即原來在組成資料庫中的資料在整體結(jié)構(gòu)中都要能夠得到獲取。此外,含義相關(guān)的資料也能因目錄整合而得到整合。
3、程序再造工程。程序再造工程指的是軟件再造工程中的系統(tǒng)流程部分。因?yàn)楫?dāng)企業(yè)的實(shí)際作業(yè)流程有所變化,而需要對信息系統(tǒng)做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整時,這套信息系統(tǒng)將面對不可避免的大幅度改變。一個信息系統(tǒng)通常是先進(jìn)行系統(tǒng)分析,然后根據(jù)系統(tǒng)分析結(jié)果來編寫程序代碼,當(dāng)舊的系統(tǒng)分析不再符合現(xiàn)狀時,程序代碼也要有所調(diào)整。而程序再造工程技術(shù)就是先根據(jù)舊的程序代碼分析得到資料流程圖、事務(wù)流程圖等,然后加上新的需求分析,從而修改這些用來描述系統(tǒng)的處理流程,再根據(jù)新的資料流程圖產(chǎn)生程序代碼,這樣系統(tǒng)的程序代碼就完成再造工程,并且符合現(xiàn)在的需求。所以不管是需求改變、程序結(jié)構(gòu)出錯還是系統(tǒng)邏輯問題等,都避免不了程序代碼修改、再造的過程。程序再造工程技術(shù)包含有程序界面轉(zhuǎn)換器、程序修改、程序再造。
(1)程序界面轉(zhuǎn)換器。信息系統(tǒng)有時會因?yàn)椤叭藱C(jī)界面不夠親切”、“不符合企業(yè)未來發(fā)展潮流”等原因而面臨程序再造的問題,解決這些問題唯有通過程序界面轉(zhuǎn)換器。其運(yùn)行方式為不論程序來源是那種程序語言,及轉(zhuǎn)換的程序語言為何,只要通過程序界面轉(zhuǎn)換器的轉(zhuǎn)換,就可以達(dá)到最終所需要的程序語言。
(2)程序修改。當(dāng)信息系統(tǒng)面臨的不是功能需求的改變,而是最初程序設(shè)計時設(shè)計師忽略的問題、程序技術(shù)無法達(dá)到的目標(biāo)、硬件無法支持、邏輯上的錯誤等,當(dāng)這些問題一一出現(xiàn)時,程序設(shè)計師就需要針對程序各個部分做修改。
(3)程序再造。為了讓系統(tǒng)維護(hù)人員很輕松的了解系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和功能,通常都采用圖形來表示。當(dāng)企業(yè)因作業(yè)流程改變或產(chǎn)生新的需求時,如果能將舊系統(tǒng)資料流程圖表示的作業(yè)流程和新的需求及作業(yè)流程相互整合,且以資料流程圖來表示時,這個新的資料流程圖所代表的系統(tǒng)就能夠符合現(xiàn)有需求和作業(yè)流程。而根據(jù)資料流程圖隱藏的信息了解其邏輯描述,進(jìn)而就可以產(chǎn)生虛擬碼,也可以產(chǎn)生程序代碼。所以利用資料流程圖來做程序再造是一個非常方便的方法。
二、系統(tǒng)規(guī)則
ERP的建設(shè)涉及到整個企業(yè)的資料流向,運(yùn)作流程的全面整合牽一發(fā)而動全身,因此,比以往信息自動化的推動更復(fù)雜。而ERP的方法為企業(yè)使命、企業(yè)前景、企業(yè)目標(biāo)及顧客需求來引導(dǎo)企業(yè)運(yùn)營策略,并依照此策略來建立完成企業(yè)目標(biāo)的核心流程;接下來根據(jù)企業(yè)運(yùn)營策略及核心流程建立企業(yè)功能架構(gòu)及企業(yè)模式;最后根據(jù)所建立的企業(yè)模式,規(guī)劃開發(fā)符合企業(yè)運(yùn)營需求的信息應(yīng)用系統(tǒng)。為一個完整的ERP系統(tǒng)規(guī)劃和發(fā)展方法,具體可歸納為以下三個主要步驟:
(1)企業(yè)診斷。
①針對企業(yè)經(jīng)營狀況做整體性策略規(guī)劃,妥善運(yùn)用企業(yè)資源;
②以現(xiàn)階段的企業(yè)規(guī)模衡量引入ERP信息系統(tǒng)所需的人力、物力;
③做觀念轉(zhuǎn)變的宣傳;
④決定初期參與受訓(xùn)的人選,并找到原財務(wù)人;
⑤制定出未來企業(yè)運(yùn)營的核心流程。
(2)功能架構(gòu)設(shè)計階段。本階段延用企業(yè)診斷所制定的企業(yè)運(yùn)營策略及核心流程項(xiàng)目,建立企業(yè)功能架構(gòu)及其主要流程,企業(yè)資源規(guī)劃事前的準(zhǔn)備工作涉及到企業(yè)內(nèi)部所有部門的運(yùn)作。為了發(fā)揮其最大的效果,企業(yè)在引進(jìn)ERP之前,必須先做好整體流程設(shè)計的工作,因此需要先做一次徹底的企業(yè)流程再造,經(jīng)過流程再造之后企業(yè)實(shí)體也得到改善。
(3)信息系統(tǒng)的發(fā)展及導(dǎo)入階段。本階段延續(xù)功能架構(gòu)設(shè)計階段,開發(fā)復(fù)合該企業(yè)模式的信息系統(tǒng),主要工作包括:
①上線前的人員培訓(xùn),針對各部門的主要工作內(nèi)容做訓(xùn)練,并提供使用者及時地支援服務(wù)、解決問題,消除組織成員對新系統(tǒng)的陌生和恐懼;
②運(yùn)行測試。以確保新系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn),無故障;
③資料轉(zhuǎn)換。將原有的資料用新的系統(tǒng)運(yùn)行操作。
三、系統(tǒng)設(shè)計、整合及開發(fā)
當(dāng)企業(yè)要導(dǎo)入ERP信息系統(tǒng)時,在功能架構(gòu)建立階段分析并歸納出一個符合企業(yè)的流程模式;但是最后所歸納出的企業(yè)流程必定有部分流程是依據(jù)企業(yè)原來舊有的流程來運(yùn)作,因此必須有一個資料流程整合系統(tǒng),可以將企業(yè)原有的各子系統(tǒng)的流程提取出來,再利用整合工具將各子系統(tǒng)流程進(jìn)行整合,此整合后的流程也就是企業(yè)原有的流程,而在建立ERP系統(tǒng)時可以提取出原有流程中較完善的部分,這樣不僅減少了ERP流程規(guī)劃的時間,也減少了系統(tǒng)開發(fā)的時間,并且減少了使用者在適應(yīng)新流程上所耗費(fèi)的時間。許多企業(yè)在導(dǎo)入ERP信息系統(tǒng)時,因?yàn)榕f系統(tǒng)上仍存放著公司過去所有的資料,而新系統(tǒng)中也不可能將過去的資料全部重新輸入,這樣常會造成新舊兩重系統(tǒng)同時運(yùn)行的情形。雖然導(dǎo)入成功了,但卻增加使用者的負(fù)擔(dān),并且造成資料無法進(jìn)行有效的串聯(lián)。為了解決該問題,提出了一個資料轉(zhuǎn)換系統(tǒng),可以幫助企業(yè)將舊系統(tǒng)的資料轉(zhuǎn)入到新的ERP系統(tǒng)中,這樣舊系統(tǒng)被更換,全部采用新的ERP系統(tǒng),不僅降低了企業(yè)維護(hù)、運(yùn)行及經(jīng)營成本,且大幅度提升了企業(yè)競爭力。為ERP系統(tǒng)規(guī)劃和發(fā)展方法與資料流程整合系統(tǒng)和資料轉(zhuǎn)換系統(tǒng)結(jié)合流程圖。
(一)資料轉(zhuǎn)換系統(tǒng)設(shè)計
資料轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的目的是將舊系統(tǒng)內(nèi)的資料轉(zhuǎn)換到新的ERP系統(tǒng)中,始終保持只有一個系統(tǒng)再運(yùn)行。因?yàn)镋RP系統(tǒng)下的資料庫是已經(jīng)固定的結(jié)構(gòu),但原有系統(tǒng)要轉(zhuǎn)換的資料卻是未知的、不固定的結(jié)構(gòu),且存在兩個資料庫結(jié)構(gòu),因此分析原有資料庫結(jié)構(gòu)及ERP系統(tǒng)資料庫結(jié)構(gòu)是十分有必要的。根據(jù)分析結(jié)果,依據(jù)不同資料庫定義其相關(guān)特性,再擬定資料庫目錄整合的規(guī)則,利用資料庫目錄整合技術(shù)將原有資料庫轉(zhuǎn)換到ERP系統(tǒng)下。其轉(zhuǎn)換步驟為:
①分析ERP系統(tǒng)資料庫結(jié)構(gòu)(目標(biāo)系統(tǒng));
②分析各種不同資料庫結(jié)構(gòu)(欲轉(zhuǎn)換系統(tǒng));
③找出欲轉(zhuǎn)換資料庫和ERP系統(tǒng)資料庫之間的相關(guān)特性;
④根據(jù)各相關(guān)特性制定資料庫目錄整合規(guī)則;
⑤用資料庫目錄整合技術(shù)將整合規(guī)則實(shí)現(xiàn)。為資料流程轉(zhuǎn)換系統(tǒng)流程圖。
(二)資料流程整合系統(tǒng)設(shè)計
在企業(yè)中因各部門之間很少有資料的流通,所以常有資料重復(fù)的統(tǒng),或與將要導(dǎo)入的ERP系統(tǒng)做流程上的比較,使企業(yè)能夠在最短的時間內(nèi)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)。為資料流程整合系統(tǒng)流程圖。
四、結(jié)語
物資供應(yīng)管理系統(tǒng)，通過信息化平臺，引入供應(yīng)鏈思想，與材料、設(shè)備提供廠商建立雙贏模式，可以代儲供應(yīng)商物資，在實(shí)際消耗后，通知供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。根據(jù)歷年的經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，建立物資的最佳庫存數(shù)，設(shè)置安全庫存界限和超儲界限，有效控制庫存，既要保證連續(xù)生產(chǎn)的需要，又要最大限度的降低庫存，通過實(shí)際發(fā)生數(shù)與建立的規(guī)則進(jìn)行對比，不斷的修訂優(yōu)化。通過不同物品的分類管理，達(dá)到抓大放小，資金占壓較大的物品必須達(dá)到礦區(qū)統(tǒng)一管理，根據(jù)8:2法則，控制住了20%的大物品，可以生產(chǎn)80%的效益。以企業(yè)生產(chǎn)計劃為核心，通過綜合分析企業(yè)物資消耗情況和以歷年的數(shù)據(jù)為依據(jù)生產(chǎn)企業(yè)物資需求情況經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，制定合理的物資采購計劃、物資供應(yīng)計劃，支持多維訂貨和物資供應(yīng)過程的控制；支持按物料自定義審批流程；系統(tǒng)支持多類型、多地點(diǎn)的倉庫管理，通過對物資庫存的科學(xué)管理和物資信息的動態(tài)跟蹤，實(shí)現(xiàn)物資的合理配送與發(fā)放控制，從物料消耗管理實(shí)現(xiàn)成本的控制。保證整個物資供應(yīng)活動按質(zhì)、按量、按期、和按計劃的進(jìn)行。確保企業(yè)的經(jīng)營活動有條不紊，從而有效降低庫存資金占壓，使企業(yè)獲得史大的經(jīng)濟(jì)效益。
二、帶來的效益
ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅方便了材料的審核、統(tǒng)計，更是在成本管理方面起到了至關(guān)重要的作用。
1.計劃編制：編制年度成本計劃，將年度生產(chǎn)作業(yè)計劃錄入系統(tǒng)，通過計算，可以得出采煤、掘進(jìn)、巷修、安裝的材料費(fèi)成本。編制月度成本計劃，每月錄入月度計劃，利用成本系統(tǒng)可測算當(dāng)月成本費(fèi)用。
2.成本考核。每天下班前，我們都會對系統(tǒng)作一次日清日結(jié)，對各生產(chǎn)單位“考核”一次，結(jié)算出當(dāng)天各單位的成本耗費(fèi)情況，對于成本節(jié)超異常情況，及時查找原因，對癥下藥。月底，將“月度生產(chǎn)驗(yàn)收表”錄入系統(tǒng)，從成本系統(tǒng)中計算各隊(duì)材料消耗，核算出各隊(duì)材料費(fèi)用。通過實(shí)際材料費(fèi)與定額材料費(fèi)的對比，可以分析出材料費(fèi)的節(jié)超原因，通過實(shí)際材料費(fèi)與計劃材料費(fèi)的對比，可以分析出月度生產(chǎn)計劃的執(zhí)行情況。
三、ERP常用模塊的構(gòu)成：
1.供應(yīng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。主要功能查詢材料、配件的信息及單價。
2.使用計劃管理：主要功能是制定、審批與查詢年度計劃；制定、審批與查詢月度計劃。每月20-25號各生產(chǎn)單位根據(jù)各隊(duì)當(dāng)月生產(chǎn)作業(yè)計劃，編制材料需求計劃，按統(tǒng)一格式（分材料、配件）報送。審核后導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，送審至供應(yīng)部，審核后，生成正式月度物資需求計劃。ERP系統(tǒng)可導(dǎo)入年度、月度材料計劃。計劃的導(dǎo)入減少考核員手工錄入的工作量。
3.入庫管理。主要功能是開物資到貨單；審核入庫單；辦理物資到貨入庫。
4.出庫管理。每日各隊(duì)根據(jù)當(dāng)班生產(chǎn)需要，在網(wǎng)上填制“領(lǐng)料單”，并發(fā)送至經(jīng)營辦，經(jīng)營辦根據(jù)調(diào)度日報、生產(chǎn)計劃及現(xiàn)場情況審批當(dāng)日料單，供應(yīng)計劃員及庫房管理員根據(jù)審批后的“領(lǐng)料單”，結(jié)合庫存量辦理“物資出庫單”，材料超市根據(jù)物資出庫單編制“物資配送單”，運(yùn)輸區(qū)根據(jù)“物資配送單”，將材料裝車并配送至井下各施工地點(diǎn)。材料的網(wǎng)上制單、網(wǎng)上審批、網(wǎng)上配送，實(shí)現(xiàn)物資的快速配送，既滿足了生產(chǎn)需要，又降低了企業(yè)材料庫存資金占用。
5.物資信息查詢。主要功能是查詢庫房信息；查詢物資收、發(fā)、存信息；查詢物資臺賬；查詢領(lǐng)料單明細(xì)。
6.物資綜合報表。主要功能是物資收、發(fā)、存明細(xì)表；物資收、發(fā)、存匯總表。
四、成本系統(tǒng)常用功能模塊。
1.企業(yè)檔案信息維護(hù)。此模塊用于維護(hù)組織機(jī)構(gòu)信息，成本系統(tǒng)所使用的組織機(jī)構(gòu)與ERP系統(tǒng)使用的組織機(jī)構(gòu)相同，不需要在成本系統(tǒng)中進(jìn)行維護(hù)，如果組織機(jī)構(gòu)有變動，通過ERP系統(tǒng)來進(jìn)行維護(hù)；
2.月結(jié)記錄維護(hù)，月結(jié)記錄維護(hù)模塊主要功能是確定相應(yīng)的會計周期，每年年初自動生成。
3.部門屬性維護(hù)，部門屬性維護(hù)模塊主要功能是維護(hù)成本考核的基本單位，在物資出庫數(shù)據(jù)導(dǎo)入、成本計算都需要使用到。
4.計量單位轉(zhuǎn)換維護(hù)，計量單位轉(zhuǎn)換維護(hù)模塊的主要功能是維護(hù)定額中的統(tǒng)計單位與物資信息中計量單位不統(tǒng)一時，需要進(jìn)行相應(yīng)的計量單位的轉(zhuǎn)換，保證成本系統(tǒng)中計量的定額單價的準(zhǔn)確性。計量單位轉(zhuǎn)換信息可以導(dǎo)出為EXCEL文檔。
5.物資信息維護(hù)，物資信息維護(hù)模塊中的物資信息與ERP中物資信息是同步的，在成本系統(tǒng)不需要維護(hù)，主要是提供物資信息的查詢功能。
6.物資出庫數(shù)據(jù)導(dǎo)入，物資出庫數(shù)據(jù)導(dǎo)入模塊主要功能是對已經(jīng)維護(hù)的考核單位的物資出庫數(shù)據(jù)導(dǎo)入到成本系統(tǒng)中。
7.生產(chǎn)計劃導(dǎo)入。生產(chǎn)計劃導(dǎo)入模塊主要是導(dǎo)入各礦月度生產(chǎn)計劃數(shù)據(jù)，為成本計算提供計劃成本計算數(shù)據(jù)。
8.成本計算，成本計算模塊是對已經(jīng)導(dǎo)入的生產(chǎn)計劃數(shù)據(jù)、物資出庫和生產(chǎn)系統(tǒng)中的驗(yàn)收數(shù)據(jù)根據(jù)成本材料消耗定額進(jìn)行計算，并將計算結(jié)果保存，在此模塊中還有一個重要的功能，對計算結(jié)果進(jìn)行查詢，可以幫助我們校對數(shù)據(jù)。
9.定額查詢、定額查詢模塊主要是提供定額信息的查詢，并可以導(dǎo)出為EXCEL文檔保存。首先定額查詢條件。有如下的查詢條件。定額編號、費(fèi)用明細(xì)編號、定額名稱、巷道斷面上限、巷道斷面下限、煤層編號、煤巖類別、定額類型、工作類型支護(hù)型式、工作面斜長上限、工作面斜長下限、計劃價、年份、計量單位、坡度上限、坡度下限、噴厚上限、噴厚下限定額量、支架型號、上下山、走向長度上限、走向長度下限。根據(jù)這些條件我可以查詢出我們需要的定額信息
10.報表設(shè)定，報表設(shè)定模塊主要提供我們一個自定義報表設(shè)定功能，可以根據(jù)我們實(shí)際需要來定額報表，報表每個單元格取數(shù)方法由我們自已來確定，靈活性很強(qiáng)。目前根據(jù)需要我們將報表定義為三類報表，掘進(jìn)報表、采煤報表和安拆報表
11.報表打印。報表表印模塊主要功能是對已經(jīng)定義好的報表進(jìn)行計算，顯示計算結(jié)果。計算可以選擇要計算的考核單位。
12.生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計表生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計表模塊主要功能是提供一個固定格式的各礦生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計查詢功能。查詢條件可以自己選擇，可以按生產(chǎn)單位查詢、也可以按工程項(xiàng)目查詢、也可以按工程項(xiàng)目類別查詢，查詢?nèi)掌诳梢宰约哼x擇，查詢結(jié)果可以導(dǎo)出EXCEL文檔，并且可以進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，查詢相對應(yīng)的明細(xì)信息。
13.成本預(yù)算。成本計算模塊主要功能是按年度生產(chǎn)計算和月度生產(chǎn)計劃進(jìn)行成本測算。測算有年度測算和月度測算兩種，測算的依據(jù)是生產(chǎn)計劃、成本定額、定額平均單價，目前提供采煤、掘進(jìn)、安拆三種項(xiàng)目類型進(jìn)行測算，結(jié)果可以導(dǎo)出EXCEL文檔。
內(nèi)容摘要：ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來了全新的管理理念與方法，使傳統(tǒng)的財務(wù)工作面臨許多新的變化。筆者就如何發(fā)揮ERP系統(tǒng)財務(wù)的監(jiān)控職能進(jìn)行探討。隨著全球化、信息化經(jīng)濟(jì)時代的到來，企業(yè)內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了根本的變化，國內(nèi)許多大型企業(yè)為了盡快提高管理水平，與國際接軌，適應(yīng)國際化戰(zhàn)略的需要，紛紛建成了ERP系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)理念特點(diǎn)ERP系統(tǒng)的財務(wù)監(jiān)控
一、所謂ERP系統(tǒng)的管理理念與特點(diǎn)
ERP（EnterpriseResourcesPlanning“企業(yè)資源計劃”），是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)運(yùn)用信息技術(shù)將企業(yè)的資金流、物資流、信息流進(jìn)行有效的集成，使其協(xié)調(diào)運(yùn)作，從而實(shí)現(xiàn)整個系統(tǒng)工作績效的最優(yōu)化，其核心的管理理念就是實(shí)現(xiàn)對企業(yè)整個供應(yīng)鏈的有效管理。它體現(xiàn)以下幾個方面的特點(diǎn)：
（一）一體化管理的特點(diǎn)
在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、人力資源等幾個關(guān)鍵的企業(yè)行為相對獨(dú)立，各有各的管理方式與系統(tǒng)，相互之間的信息用人工的方式進(jìn)行傳遞，這就造成了信息的重復(fù)處理，甚至人為造成信息的不一致性，降低了效率，浪費(fèi)了資源。而ERP系統(tǒng)提供了一個統(tǒng)一的平臺，有效整合了企業(yè)行為中的各環(huán)節(jié)，其信息的傳遞是線性的，從訂單到利潤的實(shí)現(xiàn)，形成了一體化管理，從而有效地調(diào)動了企業(yè)資源，提高了管理效率。
（二）適應(yīng)企業(yè)多種生產(chǎn)方式的特點(diǎn)
企業(yè)的生產(chǎn)方式是多種多樣、富有個性的。一套好的管理軟件不僅體現(xiàn)先進(jìn)的管理理念，還能適應(yīng)企業(yè)多種生產(chǎn)方式，引導(dǎo)企業(yè)適應(yīng)市場變化。ERP系統(tǒng)支持對混合型生產(chǎn)方式的管理，其管理思想主要表現(xiàn)在兩個方面：其一是“精益生產(chǎn)”的思想。即企業(yè)按大批量生產(chǎn)方式組織常規(guī)生產(chǎn)，通過流程再造，消除不合理的環(huán)節(jié)，提高企業(yè)常規(guī)生產(chǎn)效益；其二是“敏捷制造”的思想。是指特定情況下非常規(guī)生產(chǎn)，通過特定的流程，有效調(diào)集企業(yè)資源，體現(xiàn)企業(yè)對市場的反應(yīng)速度。
（三）充分體現(xiàn)了事先計劃與事中控制的特點(diǎn)
ERP系統(tǒng)通過一體化管理，使企業(yè)管理者能實(shí)時了解生產(chǎn)各環(huán)節(jié)資源使用情況，通過計劃管理進(jìn)行事先計劃與事中控制。系統(tǒng)中的計劃體系主要包括生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執(zhí)行計劃、利潤計劃、財務(wù)預(yù)算和人才交流計劃等，這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，并通過定義事務(wù)處理相關(guān)的會計核算科目與核算方式，在事務(wù)處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，從而實(shí)現(xiàn)了可根據(jù)財務(wù)資金現(xiàn)狀，追溯資金的來龍去脈，并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實(shí)現(xiàn)事中控制和實(shí)時做出決策。
（四）強(qiáng)調(diào)管理環(huán)節(jié)中協(xié)調(diào)作用的特點(diǎn)
ERP系統(tǒng)的計劃、事務(wù)處理、控制與決策等功能都是在整個供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現(xiàn)的，它要求在每個流程業(yè)務(wù)處理過程中最大限度地發(fā)揮每個人的工作潛能與責(zé)任心，流程與流程之間則強(qiáng)調(diào)人與人之間的合作精神，以便在有機(jī)組織中充分發(fā)揮每個人的主觀能動性與潛能，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理中信息的橫向傳遞，減少信息傳遞的中間環(huán)節(jié)，使企業(yè)管理由層層管理的“高聳式”組織結(jié)構(gòu)向管理者直接面對作業(yè)層的“扁平式”組織機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變，提高企業(yè)對市場動態(tài)變化的響應(yīng)速度。
二、ERP系統(tǒng)給企業(yè)財務(wù)工作帶來的變化
在ERP系統(tǒng)中，財務(wù)管理是核心環(huán)節(jié)，企業(yè)所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息最終都要通過財務(wù)管理進(jìn)行集成，企業(yè)經(jīng)營的成果也在這個環(huán)節(jié)體現(xiàn)，ERP系統(tǒng)賦予財務(wù)管理環(huán)節(jié)以更多的管理與監(jiān)督的職能。
（一）對于財務(wù)憑證的處理
在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)財務(wù)信息的來源發(fā)生了變化，由于各業(yè)務(wù)模塊分散在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，比如采購模塊由采購部門使用，庫存模塊由倉儲部門使用，銷售模塊由銷售部門使用，而總賬、往來賬模塊則由財務(wù)部門使用，各模塊使用者通過一種環(huán)環(huán)相扣的方式形成最終的集成信息，而一些財務(wù)信息在業(yè)務(wù)操作時就已形成。比如在采購流程中，發(fā)出訂單時不產(chǎn)生會計信息，驗(yàn)收入庫時則通過對采購信息的匹配自動生成標(biāo)準(zhǔn)成本會計分錄。在傳統(tǒng)信息處理方式下，要等到材料入庫、驗(yàn)收、財務(wù)部門核對供應(yīng)商發(fā)票并登錄賬薄后才能了解材料的進(jìn)、出、存等情況，而在ERP系統(tǒng)處理中，每一個環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的處理都有相應(yīng)的信息形成，并可以隨時檢索使用。傳統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)信息處理系統(tǒng)，無論是一級核算還是二級核算模式，最終的財務(wù)信息、會計憑證、會計分錄等都是由財務(wù)部門制作；而在ERP處理背景下，財務(wù)信息的來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸，財務(wù)部門所做的工作是保證業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)處理的準(zhǔn)確性、及時性，并進(jìn)行修訂。
（二）ERP系統(tǒng)中的計劃系統(tǒng)給全面預(yù)算管理提供了業(yè)務(wù)平臺
預(yù)算作為管理層設(shè)定的對未來一個時期戰(zhàn)略規(guī)劃的數(shù)量表述，可以促使計劃的編制和執(zhí)行，促進(jìn)組織內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)，是保證企業(yè)沿著正確方向運(yùn)行的重要手段。ERP系統(tǒng)中有完整的計劃體系，而且這些計劃功能與價值控制已完全集成在整個系統(tǒng)中，系統(tǒng)對計劃執(zhí)行費(fèi)用的預(yù)測與控制，為企業(yè)實(shí)行全面預(yù)算管理提供了依據(jù)。
（三）ERP系統(tǒng)的流程化管理給財務(wù)的監(jiān)督功能的有效發(fā)揮提供了可能
ERP系統(tǒng)中的一體化管理方式使得財務(wù)信息的來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸，財務(wù)部門所做的工作是保證業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)處理的準(zhǔn)確性、及時性，財務(wù)人員可利用ERP系統(tǒng)及時抽取企業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)運(yùn)行數(shù)據(jù)。這就給財務(wù)監(jiān)督工作向事前和過程控制轉(zhuǎn)變提供了可能，例如生產(chǎn)計劃的總量控制、項(xiàng)目管理的預(yù)算控制、采購環(huán)節(jié)的價格監(jiān)督和使用環(huán)節(jié)的資金來源控制等等。
三、充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)財務(wù)監(jiān)督的作用
（一）建立企業(yè)完善的全面預(yù)算管理體系
全面預(yù)算管理是將企業(yè)的決策目標(biāo)及其資源配置以預(yù)算的方式加以量化，并使之得以實(shí)現(xiàn)的企業(yè)內(nèi)部管理活動或過程的總稱。全面預(yù)算反映的是企業(yè)未來某一特定期間（一般不超過一年或一個經(jīng)營周期）的全部生產(chǎn)、經(jīng)營活動的財務(wù)計劃。實(shí)施企業(yè)全面預(yù)算管理，是把企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行看成一個整體，以企業(yè)的目標(biāo)利潤為主線，使整個預(yù)算管理活動圍繞目標(biāo)利潤展開，通過“分散權(quán)責(zé)，集中監(jiān)督”來有效配置企業(yè)資源，提高生產(chǎn)效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。實(shí)施全面預(yù)算管理，促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部各部門間的合作與交流，減少了相互間的沖突與矛盾，也促進(jìn)了企業(yè)計劃工作的開展與完善，降低了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險與財務(wù)風(fēng)險。同時，預(yù)算為業(yè)績評價提供了標(biāo)準(zhǔn)，便于對各部門實(shí)施量化的業(yè)績考核和獎懲，也方便了對員工的激勵與控制。
在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)預(yù)算管理是企業(yè)資源配置的體現(xiàn)，是企業(yè)人行為流程管理的主線，也是進(jìn)行過程監(jiān)督的主要依據(jù)。建立企業(yè)全面預(yù)算管理體系，應(yīng)以企業(yè)整體為目標(biāo)，全面剖析企業(yè)資金流，對企業(yè)資金來源、使用方向等進(jìn)行合理的分解與歸并。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況建立企業(yè)資金管理的“WBS”（是英文WorkBreakdownStructure的縮寫，中文的意思是“工作分解結(jié)構(gòu)”），進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，使企業(yè)全面預(yù)算管理真正發(fā)揮控制與監(jiān)督的作用。以預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確率為抓手，能預(yù)控企業(yè)的經(jīng)營行為，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。
[關(guān)鍵詞]采購與付款業(yè)務(wù)流程；內(nèi)控
采購過程透明化、標(biāo)準(zhǔn)化,讓采購的每一個過程均留下痕跡,讓每一個業(yè)務(wù)都可追溯,對降低采購成本有舉足輕重的作用,是企業(yè)內(nèi)控制度的需要,本文擬以采購業(yè)務(wù)流程為線索,探討ERP環(huán)境下購貨與付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制設(shè)計。
一、傳統(tǒng)方式的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控的局限性
由于技術(shù)條件的限制,目前我國大多數(shù)企業(yè)的采購與付款主要通過人工操作實(shí)施內(nèi)控。在現(xiàn)代企業(yè)中,僅僅依靠這些傳統(tǒng)的手段無法滿足內(nèi)控的要求,其存在的局限主要體現(xiàn)在以下兩個方面:
1.控制效率低下。在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要的內(nèi)容措施實(shí)施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作,這些工作大多依靠手工進(jìn)行。現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布遼闊,管理的區(qū)域越來越寬,管理的內(nèi)容越來越多,信息處理工作量非常大。如果采用傳統(tǒng)手段,效率低、速度慢、準(zhǔn)確度差,需要花費(fèi)大量的人力物力。現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)理論認(rèn)為,制度能否得到有效執(zhí)行的一個關(guān)鍵因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及經(jīng)濟(jì)效率低下可能造成企業(yè)的內(nèi)控制度流于形式。
2.難以避免主觀因素的影響。現(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”的管理理念,因此在制度的制定和執(zhí)行過程中不能忽視人性的弱點(diǎn)。在我國企業(yè),通過人工進(jìn)行內(nèi)控難以逾越以下兩個障礙,給企業(yè)留下風(fēng)險隱患:(1)人情障礙。我國社會有重視人情關(guān)系的文化傳統(tǒng),在對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制中,難免發(fā)生由于控制人“抹不開面子、邁不開人情”而喪失原則的情況。(2)素質(zhì)障礙。員工在內(nèi)控程序執(zhí)行過程中,由于各人業(yè)務(wù)素質(zhì)的差異,難免發(fā)生錯誤或疏漏。
3.采購過程難以透明化、標(biāo)準(zhǔn)化。因在手工狀態(tài)下,對單據(jù)的查詢、追溯難度很大,難以實(shí)現(xiàn)采購信息透明化,因人為操作,雖制訂了相關(guān)的制度,但對其執(zhí)行的考核難發(fā)操作,故相關(guān)制度難免不流于形式,更談不上標(biāo)準(zhǔn)化采購。
二、利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控的優(yōu)勢
利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控可以有效彌補(bǔ)現(xiàn)有人工控制的缺陷:
1.通過ERP系統(tǒng)的建立,統(tǒng)一了信息平臺,使業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)均來源于一個平臺,保證了數(shù)據(jù)的唯一性。
2.在統(tǒng)一的平臺上工作,極大地提高了工作效率。
3.將業(yè)務(wù)流程通過ERP軟件系統(tǒng)固化了業(yè)務(wù)流程并實(shí)施控制,可以克服人為因素的干擾,做到一絲不茍、鐵面無私。
4.因采購與付款的業(yè)務(wù)過程可以通過ERP系統(tǒng)追溯查詢,采購信息通過ERP系統(tǒng)公開化、透明化。
三、如何實(shí)現(xiàn)ERP下的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控
ERP環(huán)境下的購貨與付款業(yè)務(wù)是優(yōu)化了材料采購和物資審批流程實(shí)施辦法以及財務(wù)工作業(yè)務(wù)流程、操作流程等,優(yōu)化了資金支出審批流程,提高了應(yīng)對市場變化的反應(yīng)能力和財務(wù)管理水平。通過崗位設(shè)置,將請購、審批、詢價、比價、采購、驗(yàn)收、付款等崗位職責(zé)分離,從形式上保證了相應(yīng)的獨(dú)立性,將請購、采購、驗(yàn)收、庫房管理全部信息化,關(guān)鍵環(huán)節(jié)均留下可追溯的痕跡,做到采購全員監(jiān)督透明化管理,使公司物流管理更精細(xì),相關(guān)內(nèi)控制度得到更有效的保證和執(zhí)行。具體業(yè)務(wù)流程如下:
1.請購與審批
該業(yè)務(wù)流程是:對專用物資的請購,由物資需求部門指定專人根據(jù)生產(chǎn)計劃進(jìn)行請購,在ERP系統(tǒng)內(nèi)錄入請購單,根據(jù)物資用途注明請購類型、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時間等,由部門負(fù)責(zé)人審核請購物資的必要性和準(zhǔn)確性,根據(jù)不同請購類型指定請購類型審核負(fù)責(zé)人,對該類型的請購合理性進(jìn)行審核。
對通用物資的請購,在存貨管理模塊中預(yù)設(shè)本企業(yè)倉庫最低存貨量,只要現(xiàn)有庫存達(dá)到再訂購點(diǎn)就可以自動提出采購申請,由倉庫負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。
為確保內(nèi)部控制程序的有效實(shí)施,在ERP系統(tǒng)中,應(yīng)統(tǒng)籌考慮符合內(nèi)部控制要求的職責(zé)分工,請購與審批不能為同一人;請購權(quán)限的設(shè)定、請購項(xiàng)目的范圍、請購商品價格的預(yù)先設(shè)定和請購單的編制權(quán)限,應(yīng)由具有相應(yīng)授權(quán)的獨(dú)立部門和人員分別執(zhí)行,ERP系統(tǒng)內(nèi)的經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨量和最低存貨采購量的修改和增加必須附有相關(guān)批準(zhǔn)文件。
在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置嚴(yán)格的請購業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序,并且這種程序可以在ERP系統(tǒng)定制固化。應(yīng)內(nèi)置的批準(zhǔn)程序包括符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序和不符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)的特殊批準(zhǔn)權(quán)限授權(quán)。符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序包括采購量的審批和采購價格政策預(yù)前審批。在審核請購商品的品種、規(guī)格和數(shù)量時,應(yīng)充分利用ERP的集成性,調(diào)用生產(chǎn)制造和進(jìn)銷存等模塊的信息,設(shè)置不合格品種、規(guī)格和數(shù)量短缺報警機(jī)制,避免給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。
請購流程保證了物資采購從源頭得到控制
2.詢價與確定供應(yīng)商,采購合同的訂立與審核
采購部門在收到請購單后,對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單。對每張訂購單采購部門應(yīng)在確定的合格供應(yīng)商中進(jìn)行詢價。對一些大額、重要采購項(xiàng)目,應(yīng)采用競價方式確定供應(yīng)商,以保證供貨的質(zhì)量、及時性和成本的低廉。詢價與確定供應(yīng)商崗位應(yīng)分離,不能為同一人。訂購單的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括:商品的品名、數(shù)量、價格、廠商名稱和地址。ERP采購系統(tǒng)雖是一個有效的采購平臺,但即使如此,供應(yīng)商的評估、選擇、談判、合同的簽訂等各個過程也需要用制度加以規(guī)范。ERP系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商的資信、到貨率直接影響到對供應(yīng)商的評估,所以供應(yīng)商信息資料需要專人維護(hù),應(yīng)建立有效的供應(yīng)商評審機(jī)制,只有評審合格的供應(yīng)商才能進(jìn)入供應(yīng)商目錄。評估程序的不當(dāng)或資料的不準(zhǔn)確容易造成選擇供應(yīng)商的不恰當(dāng),由此形成的不能供按時、保質(zhì)保量供貨便是這一環(huán)節(jié)所面臨的風(fēng)險。
在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置嚴(yán)格的審核程序,確保訂購單所列內(nèi)容的完整性和可接受性,該程序的使用應(yīng)由企業(yè)預(yù)先制定的最佳信息提供支持,該模塊應(yīng)當(dāng)具備及時更新的內(nèi)容。例如,某種商品近期的市場價格(或可接受價格的高低范圍)、規(guī)格、型號以及供應(yīng)商的距離、信譽(yù)等。為確保信息更新的準(zhǔn)確與及時,同樣信息的更新必須由特別授權(quán)的人員進(jìn)行修改并附相應(yīng)的文件。在ERP系統(tǒng)中,在接收到已批準(zhǔn)的請購單之后,系統(tǒng)會自動生成訂貨單并連續(xù)編號,經(jīng)系統(tǒng)連續(xù)編號的訂貨單在經(jīng)授權(quán)的采購人員確認(rèn)之后形成正式的采購訂單和采購合同,采購合同經(jīng)審批后生效,采購訂單會自動分別傳送至檢驗(yàn)部門、倉庫管理部門、請購部門、財務(wù)部門。采購合同信息和采購訂單信息一致,采購合同除包含采購訂單具有的所有信息外,還具有更詳盡的付款信息和質(zhì)量保證信息等,采購合同作為物流和資金流聯(lián)系的紐帶,而采購訂單主要是物資信息,和在ERP內(nèi)將規(guī)定的內(nèi)部審核機(jī)制固化在系統(tǒng)內(nèi)上,應(yīng)嚴(yán)格單據(jù)完整性檢查,審核項(xiàng)目不完整的單據(jù)將不能流轉(zhuǎn)到下一步驟。采購合同的訂立和審核不能為同一人。
3.驗(yàn)收商品
驗(yàn)收部門接受有效的訂單代表企業(yè)接收供應(yīng)商發(fā)運(yùn)來的商品,驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)逐一比較所收商品與訂購單的要求是否相符,如商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時間等,然后盤點(diǎn)商品并檢查商品是否符合質(zhì)量要求。
驗(yàn)收是采購業(yè)務(wù)的重要控制環(huán)節(jié),ERP系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)控制所收商品與訂單所列內(nèi)容相一致。驗(yàn)貨入庫后相關(guān)的采購單在ERP內(nèi)部也會進(jìn)行自動檢查,當(dāng)差異超過了預(yù)先設(shè)置的界限時將會被拒收。只要實(shí)現(xiàn)了收貨員、驗(yàn)貨員與記賬員的不相容職責(zé)分離,這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險是較小的。
為了防止驗(yàn)收部門無法驗(yàn)證某些特殊商品(例如化工產(chǎn)品)是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),ERP系統(tǒng)中規(guī)定特殊商品的驗(yàn)收必須經(jīng)授權(quán)的人員檢驗(yàn)方可確認(rèn)驗(yàn)收。驗(yàn)收之后,驗(yàn)收部門在ERP系統(tǒng)中應(yīng)對根據(jù)采購訂單生成的收貨單點(diǎn)擊確認(rèn),并由此生成連續(xù)的驗(yàn)收單,作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)(特殊商品還需授權(quán)人員確認(rèn)),驗(yàn)收合格的物資自動傳送給倉庫部門作為其入庫的依據(jù)。與此同時,系統(tǒng)還會將生成的驗(yàn)收單傳輸至財務(wù)部門,以備付款。
4.儲存已驗(yàn)收的商品
本環(huán)節(jié)理想的控制程序是:單獨(dú)設(shè)立存放商品的存儲區(qū),確保實(shí)物資產(chǎn)的安全與完整。實(shí)行資產(chǎn)的保管與采購的其他職責(zé)相分離,減少未經(jīng)授權(quán)的采購和盜用商品的風(fēng)險。在ERP系統(tǒng)中預(yù)設(shè)定期盤點(diǎn)提醒模塊,對已經(jīng)到期的商品的盤點(diǎn)工作,應(yīng)由不同的部門來履行。
5.付款控制
企業(yè)財會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時,應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報告、計量報告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。
為了降低編制付款單過程中出現(xiàn)的遺漏、重復(fù)、錯誤計價或其他差錯風(fēng)險,付款單應(yīng)由系統(tǒng)根據(jù)采購合同給定的付款時間結(jié)合入庫單、驗(yàn)收單、采購發(fā)票自動生成。系統(tǒng)中的付款單應(yīng)記錄采購合同號,以便于體現(xiàn)合同與付款兩者之間的勾稽關(guān)系。開具付款單前系統(tǒng)內(nèi)部程序應(yīng)能自動核查入庫單、驗(yàn)收單、采購發(fā)票的完整性。在職責(zé)劃分上,開具付款單業(yè)務(wù)與存貨保管業(yè)務(wù)、存貨驗(yàn)收業(yè)務(wù)和編制采購合同業(yè)務(wù)是不相容職務(wù),不能由同一人執(zhí)行。
6.發(fā)票過賬
財務(wù)部門收到采購部門傳來的采購發(fā)票應(yīng)核對:①確認(rèn)供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與請購單、合同、驗(yàn)收單、入庫單是否一致、完整,供應(yīng)商發(fā)票金額計算是否正確;②生成付款單計算的金額是否正確,是否有被授權(quán)人在憑單上確認(rèn)付款和延期辦理付款的日期。所有未付憑單應(yīng)保存在未付憑單部門的未付憑單檔案中,以待日后付款。
為確認(rèn)購貨的真實(shí)性、確保購貨記錄的完整性、保證業(yè)務(wù)估價與分?jǐn)偟恼_性,ERP系統(tǒng)應(yīng)具備單據(jù)追蹤能力,在購貨系統(tǒng)生成總賬所需憑證時,應(yīng)能聯(lián)查驗(yàn)收單、訂單、入庫單等,保證記錄購貨程序的完整性。
7.付款
為防止審批手續(xù)不全、賬戶信息錯誤帶來的不應(yīng)有損失,財務(wù)部門授權(quán)的人員應(yīng)審核已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額是否一致。此環(huán)節(jié)在確保系統(tǒng)形成的金額下付款,支付風(fēng)險應(yīng)當(dāng)較小。
綜上所述,全面、有效的內(nèi)控離不開信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合。ERP系統(tǒng)可以方便地實(shí)現(xiàn)各個不同業(yè)務(wù)模塊之間信息的即時傳遞,可以使企業(yè)的內(nèi)控體系實(shí)時反映運(yùn)營狀況,將內(nèi)部控制在事前、事中、事后都能得以很好的控制,相比手工狀態(tài)的內(nèi)控有質(zhì)的飛躍。但是,技術(shù)不是萬能的。首先,并不是所有的控制目標(biāo)都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過程序進(jìn)行模擬。僅憑ERP系統(tǒng)不能保證萬無一失。其次,ERP系統(tǒng)只是一種工具,能否發(fā)揮作用取決于管理當(dāng)局的支持程度、系統(tǒng)使用者的素質(zhì)和態(tài)度以及企業(yè)的文化傳統(tǒng)、經(jīng)營方式等環(huán)境因素。因此,只有將管理思想與信息技術(shù)完美結(jié)合在一起,才是企業(yè)內(nèi)控有效的解決之道。
ERP（Enterprise Resource Planning）直譯是企業(yè)資源計劃。在1993年由美國Gartner Group咨詢公司首先提出，主要的觀點(diǎn)就是把物資流、資金流、單據(jù)流實(shí)時進(jìn)行全程監(jiān)控，對實(shí)際業(yè)務(wù)每個環(huán)節(jié)能夠進(jìn)行全程的監(jiān)控，并實(shí)現(xiàn)及時反饋糾正的一種管理方式，是以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的實(shí)際管理應(yīng)用，目前大部分國內(nèi)國際公司廣泛采用該管理方式。國內(nèi)代表軟件公司有用友和金蝶，國外的是SAP和ORACLE等公司。筆者全程參與了兩個大型公司的ERP上線工作，確實(shí)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對管理工作上的提升有質(zhì)的改變，尤其是數(shù)據(jù)的規(guī)范性和大量事務(wù)性工作的效率提升性上印象深刻，但不可否認(rèn)的是ERP上線過程中有很多問題需要關(guān)注，這樣才能更好的發(fā)揮ERP系統(tǒng)的能力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。
一、在實(shí)際業(yè)務(wù)模塊與財務(wù)核算模塊使用上存在次序顛倒的問題
筆者了解到有些企業(yè)部署公司的ERP項(xiàng)目，在公司全部實(shí)際業(yè)務(wù)還沒摸清規(guī)范化之前，就定時間定指標(biāo)強(qiáng)行開始上線工作，一般都是先運(yùn)行實(shí)際已經(jīng)比較標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)模塊，業(yè)務(wù)部分有的公司要延后數(shù)年才能和財務(wù)形成數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的主要功能，ERP初始的的作用就是辦公自動化。典型的應(yīng)用包括日常業(yè)務(wù)的審批、出入庫業(yè)務(wù)的電腦化管理、報表處理等，出發(fā)點(diǎn)只是以電腦代替手工，提高日常事招怨ぷ饜率。ERP另一個的作用是數(shù)據(jù)分析。在ERP實(shí)際運(yùn)行起來以后，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，提供出從不同的角度或維度的有用信息，這就為發(fā)現(xiàn)日常管理中那些不足提供了進(jìn)行分析的數(shù)據(jù)支持。ERP第三個層面的作用是業(yè)務(wù)流程管理的規(guī)范。ERP使用的最基礎(chǔ)工作就是絕大部分的業(yè)務(wù)規(guī)范化、程序化，這是應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行管理的基本要求，ERP系統(tǒng)上線可靠性的質(zhì)量關(guān)鍵控制點(diǎn)也在這里，如果不能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的規(guī)范化，ERP工作則會無法下手，這也是進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)工作的一部分。比如電力行業(yè)最主要的基本業(yè)務(wù)工作是“兩票三制”，“兩票三制”是我國電力行業(yè)廣泛采用的日常生產(chǎn)運(yùn)營的基本管理制度。兩票指工作票、操作票；三制指的是交接班制度、巡回檢查制度、設(shè)備定期試驗(yàn)輪換制度。通過實(shí)際電力業(yè)務(wù)的實(shí)際使用跟蹤，基本上對任何人為責(zé)任事故的發(fā)生，均可以在其“兩票三制”的執(zhí)行問題上找到原因。在上述基本電力業(yè)務(wù)還沒有按照本企業(yè)的實(shí)際情況規(guī)范完成前，先上線財務(wù)模塊，實(shí)際是一種舍本逐末的做法，這樣的好處實(shí)際是財務(wù)模塊由于已經(jīng)有了會計電算化20年的基礎(chǔ)，基本所有業(yè)務(wù)可以全部計算機(jī)操作 ，基本的日常核算業(yè)務(wù)流程早就實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，因此可以比較快的應(yīng)用上所謂的“ERP”，實(shí)現(xiàn)面子工程。這樣實(shí)際是與ERP的根本目標(biāo)是沖突的，ERP主要的工作重點(diǎn)是對具體公司業(yè)務(wù)進(jìn)行整合達(dá)到模塊化、標(biāo)準(zhǔn)化的時時管理，形成通過電子計算機(jī)技術(shù)全程監(jiān)控公司各各業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)的運(yùn)行情況，以提升管理的效率和水平，更快的適應(yīng)外部的業(yè)務(wù)變化，提升企業(yè)的應(yīng)變能力。ERP系統(tǒng)實(shí)際上加大了企業(yè)的管理精度，把企業(yè)內(nèi)外的大部分資源整合在一起，形成一種集成化標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，將企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營過程中有關(guān)的人員、物資、技術(shù)等要素有機(jī)地結(jié)合在一起。通過對日常經(jīng)營過程的物資流、業(yè)務(wù)中的信息流和財務(wù)工作的資金流進(jìn)行有效地管理協(xié)調(diào)，使企業(yè)所掌握的各項(xiàng)資源最大化地發(fā)揮作用實(shí)現(xiàn)高效的管理，同時為降低成本和減少決策成本提供基礎(chǔ)的信息支持。在具體的ERP上線工作中，實(shí)際應(yīng)該是在全部業(yè)務(wù)流上線以后，最終在應(yīng)用財務(wù)模塊，這是最基本的一個ERP應(yīng)用的過程。目前我國財務(wù)軟件的價格是比較便宜的，但ERP系統(tǒng)中的財務(wù)軟件的價格則是非常的昂貴，這樣用昂貴的價格只是實(shí)現(xiàn)可以用很低廉的代價就可以實(shí)現(xiàn)的功能，除了是面子工程外，筆者看不出有什么特殊的價值來，更不用說是對管理的提升了。而且容易出現(xiàn)供應(yīng)鏈系統(tǒng)與會計系統(tǒng)脫節(jié)上的問題，出現(xiàn)重大漏洞無法彌補(bǔ)，是ERP系統(tǒng)實(shí)施效果大大折扣。
二、系統(tǒng)采取個別關(guān)鍵用戶制度，不是全面用戶進(jìn)行培訓(xùn)，使系統(tǒng)使用不規(guī)范，在實(shí)際使用中出錯率高，延誤了工作效率
具調(diào)查不到50%的ERP用戶稱他們對自己使用的ERP系統(tǒng)的功能有著深刻的理解。不清楚系統(tǒng)的功能，公司就無法讓業(yè)務(wù)程序自動化，也無法更快完善系統(tǒng)功能，更談不上利用ERP來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。而系統(tǒng)升級、功能增加、維護(hù)等成本也將更盲目、成本極高，一般ERP部署在這種條件下是很難發(fā)揮其應(yīng)有的價值。ERP的投入和產(chǎn)出與其他固定資產(chǎn)設(shè)備的投入和產(chǎn)出比較，并不那么直觀、淺顯和明了，投入不可能馬上得到回報，見到效益。ERP的投入是一個系統(tǒng)工程，并不能立竿見影，它所貫徹的主要是管理思想，這是企業(yè)管理中的一條紅線。它長期起作用、創(chuàng)效益，在不斷深化中向管理要效益，其中如果廣大的職工不能全部明確自己的ERP工作職能和基本的操作思路，只是由個別人員明白使用，根本起不到所謂的以點(diǎn)帶面的作用，其實(shí)ERP的主要價值還是最終體現(xiàn)在人身上，即把個人從繁瑣的日常事務(wù)性的工作中解放出來，多注意管理中存在的問題，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中是否存在漏洞，進(jìn)一步優(yōu)化管理工作，這樣才能實(shí)現(xiàn)ERP的應(yīng)用價值。而在培訓(xùn)不足的情況下強(qiáng)行推進(jìn)，廣大的職工由于不熟悉操作老是出錯等問題，會產(chǎn)生為難情緒，或消極抵觸情緒，這樣對ERP工作的推進(jìn)會得不償失，實(shí)際上失去了使用ERP的工作意義，使大量的資金投入的ERP毫無價值可言，如果這樣，實(shí)際已經(jīng)宣告ERP上線工作已經(jīng)失敗。
三、會計系統(tǒng)核算單據(jù)審核容易形成走形式，忽略了單據(jù)發(fā)票的審核
ERP一個重要作用就是辦公計算機(jī)化，也可以叫辦公自動化，體現(xiàn)在企業(yè)中一個重要表現(xiàn)就是審批業(yè)務(wù)全部通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成。同行的模式比如業(yè)務(wù)單據(jù)的審批過程由原來的業(yè)務(wù)單據(jù)上簽字變成了計算機(jī)上的文件點(diǎn)擊審批同意，最終的審批單由打印機(jī)打印出來，同時在財務(wù)模塊可以自動生成財務(wù)憑證。由于我國特殊的國情，大量的業(yè)務(wù)還需要使用各式發(fā)票作為入賬的合法依據(jù)，使用ERP審批時間長了，往往會忽視對合法入賬依據(jù)的審批，很多審批環(huán)節(jié)會忽略掉對原始單據(jù)的審查，在業(yè)務(wù)比較多的情況下，會直接點(diǎn)過重要的審批流程。雖然審批速度加快了，但審批質(zhì)量大大的下降了。
四、存在安全問題，對網(wǎng)絡(luò)的要求比較高實(shí)際使用效果缺乏評價與監(jiān)督，無后期量化的反饋