時間：2023-03-23 15:12:44
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（一）檔案館危機管理是全面管理而非局部的管理
檔案館與外界環境或相關組織的任何不平衡或沖突都可能導致檔案館危機。檔案在收集、整理、鑒定、保管、利用、展覽等整個過程中，每個環節的疏忽或處理不當也都可能引發危機，制定危機預案以及處理危機時，應系統分析和統籌安排，不能“頭痛醫頭腳痛醫腳”。另外，危機管理是檔案館的重要管理職能，是一項系統的、有計劃、有組織、決策非程序化的管理過程，有效的危機管理應該包括培養危機意識和危機管理能力、設置危機管理機構、制定相關的法律法規、完善檔案館管理制度、妥善安排危機管理的人、財、物等各個方面，只有全面地為危機預警和處理做好各種安排，才能真正做到未雨綢繆，防患于未然。
（二）檔案館的危機管理是全程管理而非某一階段的管理
危機生命周期理論指出，危機從出現到結束過程有不同階段，且不同階段有不同特征。危機管理需要按階段確定工作重點。檔案館應根據各種征兆來辨別危機，并著手處理。許多檔案館投入大量精力于危機后的救治及恢復工作，殊不知，有些損失本可以避免的。檔案館危機管理應是事前、事中、事后全程監控處理的連續鏈條，是一個系統工程，絕不等于危機后的救治，也不僅是危機前的預防。
（三）檔案館危機管理是全員管理而非某部門的管理
危機管理作為檔案工作的重要內容，各級檔案行政管理部門應將其納入到所制定的法規、制度、方針、政策中。檔案館領導者是危機管理中主要的管理主體，領導者的危機意識、創新管理能力、專業技能以及對技術發展和外界環境變化的敏感性決定了檔案館危機管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業務工作的主要承擔者，要對檔案信息資源進行加工整合、組織、提供利用，因此需要熟練掌握相關信息技術、正確操作各種信息系統，時刻注意保護檔案實體安全及檔案信息資源的安全營造有益于危機管理的組織文化。除此以外，檔案館危機管理還涉及檔案界研究人員、學術團體、學會、協會、社會公眾以及相關部門工作人員（有關政府部門、電信管理部門、交通運輸部門等），實現這些主體在分工基礎上的通力合作是進行有效危機管理的基本策略。
二、改進我國檔案館危機管理的策略
（一）優化檔案館管理危機的管理
管理危機是由于檔案館管理水平落后，思想意識保守，管理體制不健全，責權利不明確，缺乏激勵機制和競爭機制，缺乏可供借鑒的標準等原因而造成的危機，實現檔案館的可持續發展，必須在管理理念和管理方法上與時俱進，不斷創新。首先，提升戰略規劃水平。戰略規劃是在全面了解檔案館所處環境及發展趨勢的基礎上，制定面向未來的使命、遠景、目標、戰略及其實施計劃的思維過程與框架。提升戰略規劃水平，檔案館應主要從以下三點入手：一是準確定位，即根據本館的組織結構、人員素質、服務能力、館藏狀況、研究與開發能力、設備與財務狀況、檔案館外部環境特征等，制定其長期與短期發展目標。二是在戰略規劃中要突出數字資源管理開發與創新檔案館服務，以更好地滿足用戶需求。三是強化評估體系，監督戰略規劃的實施過程，以確保其戰略目標的實現。其次，創新檔案館組織結構。傳統的檔案館組織結構，是根據檔案在檔案館的流動而進行的分工，因為部門與部門之間缺乏溝通而不免會存在重復勞動、責任推諉現象。在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中，也明確提出“有條件的地方要對機關檔案機構和人員進行有效整合，進一步降低行政成本，提高工作效能。”創新組織結構是在檔案業務流程重組的基礎上，對檔案館組織結構進行的改革，使檔案館成為一個緊湊、富有彈性的組織。最后，完善管理制度。“無規矩無以成方圓”，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進行的重要保障。檔案館所面臨的管理危機、檔案實體及檔案管理信息系統運行的安全危機、資源危機、服務危機等都需要通過制定、執行完善的制度而減免。
（二）優化檔案館資源危機的管理
首先，優化館藏資源建設。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專門檔案館、城建檔案館等由于社會分工不同，在資源建設方面側重點也應有所不同。檔案館應根據本館定位建設館藏，如綜合檔案館作為社會記憶保存的主要場所，其資源體系也應是多維的，要能反映社會活動的方方面面。另一方面，應將數字檔案資源與傳統檔案資源進行整合。大量檔案以電子郵件、音（視）頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類社會生活的產物，在構建社會記憶中起著不可替代的作用。可喜的是，數字檔案資源的建設在上海、青島等地的檔案館已經取得了較大的進展。其次，完善檔案組織存儲效果。組織是使檔案資源程序化的過程，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價值，然而，大多數檔案組織是專業性有余而可用性不足。筆者在訪問國內大多數檔案信息網站時發現，各檔案館能夠從多個角度組織檔案信息，進而提供多個檢索途徑，如分類號、檔號、關鍵詞、責任者、發文時間等，但這些組織方式無不是從檔案工作的角度出發，很少用戶能真正了解這些術語的含義，更別說利用這些途徑檢索檔案了。因此完善檔案信息組織效果，應以用戶需求為中心，從完善館藏分類體系、優化檔案著錄效果、優化電子文件元數據標準、采用XML等資源描述方法等方面入手。
（三）優化檔案實體及檔案管理信息系統運行安全危機的管理
檔案實體及檔案管理信息系統運行的安全是檔案館賴以存在的前提。近年來，由于天災人禍等突發事件致使庫房及檔案實體遭遇滅頂之災的事件已不罕見。病毒、黑客、不正當操作等對檔案管理信息系統造成的損失有時也是致命的。應對這些危機，檔案館需從以下幾個方面入手：首先，加強檔案館基礎設施的安全建設。檔案館建筑設計及分區布局必須嚴格按照《檔案館建筑設計規范（JGJ25-2000）》以及相關標準進行，在日常管理工作中要根據實際情況配備相適應的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設備設施，做好日常的防護工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等過程中的安全。其次，確保檔案管理信息系統運行的安全。信息系統環境下，檔案著錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷毀等業務活動中有一大部分是通過管理信息系統來實現的。在可以預見的將來，檔案工作對信息系統的依賴性還會增強。因此，應注意以下三點：第一，保證機房的安全。在《電子信息系統機房設計規范》（GB50174-2008）中，根據機房所承載服務的重要性將其分為A、B、C、D四個等級，并對各級機房制定明確的設計規范。檔案館應為本館機房選擇合適級別并嚴格執行設計規范。除此之外，還應從機房選址、機房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風、供電、防火、排水以及安全保衛系統等方面確保機房的安全。第二，保證計算機服務器、網絡交換設備、存儲設備、通信設施等硬件的安全。除了要采用質量合格的產品外，還必須要做好日常的監測、維護工作，以及時將問題解決在萌芽狀態。第三，保證軟件系統的安全，可以從定時升級、殺毒、合理劃分使用權限、制定并執行嚴格的管理制度、用戶培訓等方面入手，防止各種有意或無意行為對管理系統造成的損害。
（四）優化檔案館服務危機的管理
為了避免在網絡時代慘遭淘汰，檔案館必須轉變服務觀念，提升服務能力、創新服務方式。首先，提高服務意識和服務能力。檔案在支持決策及業務運營方面價值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德修養、條理化、精細化的品格、較高的溝通能力和業務水平，還應該有較強的服務意識，多維的知識結構、較強的專業素養及溝通能力，主動將檔案信息及信息產品推送出去，實現檔案多元的價值。在天津、浙江等省市實施的《天津市檔案工作人員持證上崗實施辦法》、《浙江省檔案管理崗位資格證書管理辦法》等規定，就有利于提高檔案實踐工作者的專業素質及理論素養。其次，利用信息技術創新服務方式。數字環境下，用戶需求個性化越來越強，但檔案館的個性化信息服務還有待進一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時交流的方式整合到檔案館服務體系中，必將大大拉近檔案館與用戶的距離。另外，檔案館應承擔起社會教育的職能，目前檔案館大多是通過成立愛國主義教育基地、舉辦展覽、講座等方式實現的，這些方式的受益人群有限。而在美國、加拿大等國家，檔案信息網站是履行其教育職能的重要陣地，如在NARA網站中，有“數字化教室”這一板塊，并根據用戶類型（如教師、學生、科研人員、軍人等）提供不同的內容，這對我國檔案館服務領域的拓展是非常有借鑒意義的。
三、總結
人事檔案的功能是由服務對象、內容構成、管理方法等各種因素決定的，人事檔案可以全面真實地反映出記錄對象的基本信息，包括：基本數據、專業特長、工作經歷、業績水平、政治信息等。傳統的人事檔案管理是封閉的、單一的，不能夠很好地實現以上的人事檔案功能。市場經濟運行客觀上要求建立完善的人事檔案管理制度，實現人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作記錄，這樣才能夠為企事業單位選聘人才提供準確而可靠的信息。對人事檔案管理制度進行改革，需要調整人事檔案管理重心，改變傳統管理中重數量輕質量、重外延輕內涵、重自身發展輕社會效益的管理傾向，傳統人事管理模式基本屬于靜態保管型的管理，見物不見人，無法建立起與社會協調發展的人事檔案管理模式，始終處于一種自我封閉的、盲目的管理狀態之中。人事管理制度改革必須牢固樹立科學發展的指導理念，從社會需求的角度出發，以為人服務為中心，突破傳統服務理念、技術手段、管理體制的制約，將死檔案變為活信息，從而促進市場經濟的全面協調發展。
二、當前檔案管理改革中存在的問題及其原因分析
第一，人事檔案材料的誠信度不高。近年來，企事業單位加快了產權制度和人事制度的改革，流動人員大幅度增加，結果導致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時有發生，誠信度大大降低，這已經成為當前人事檔案管理制度無法發揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領會就是誠實信用，這也是檔案存在的基本價值，所以真實性是人事檔案賴以生存的前提，也是它得以發揮作用的基礎，是認識檔案的生命。
第二，當前人事檔案存在內容質量不高的問題。優秀的人事檔案應該全面、真實地記錄著人各方面的發展，應該是人最具說服力的正面材料，但是事實證明，當前的人事檔案管理部門沒有及時更新和補充人事材料，材料內容空話、套話較多，多為“過去式”的材料，信息量嚴重不足，從材料中根本無法判斷出人的個性特征，無法滿足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價值。
第三，當前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術的發展改變了人類生活和工作的方式，而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設備和手段。傳統人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結為以下幾點：其一，缺乏對人事檔案管理的認識，重視程度不高。傳統觀念中認為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個人思想和隱私等內容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個人所用的，所以檔案材料多是關于個人整治、歷史、家庭、社會關系等內容的記載，而忽視了個人德能勤績的歸檔，所以無法全面真實地反映出一個人的性格與成長經歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導致材料的真實性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業務素質不高，沒有經過專門的業務訓練，檔案管理意識薄弱，沒有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領導不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問題的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事檔案管理
（1）明確用人單位建檔和管檔機制。企事業單位應該將人事檔案管理當做人力資源管理的重要任務來抓，牢固樹立以人為本的管理理念，建立適合市場經濟發展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業單位人才管理的一項基本義務和職責，轉變管理機制，實現“誰建誰管、建檔權、管理權、使用權協調統一”，從而促進人事檔案信息的有效運用，從而為國家人才培養提供可靠地人才信息保障。
（2）加強管理，保證人事檔案材料的真實性。人事檔案材料來不得半點需求，所以必須加強材料內容的真實性。人事檔案管理人員工作中必須嚴把三關。一是把好材料入口關，對材料進行驗明正身，有疑問的材料進行調查核實，從源頭上切斷問題文件入口。二是管理工作人員要把好驗證關，鑒別后的歸檔材料一定有理有據，嚴肅認真地進行材料鑒定，檢查材料是否準確，手續是否清楚，重點信息是否完整，確定無誤后方可入檔。三是嚴把人事檔案轉遞關。對調動人員的人事檔案進行嚴格審核和裝訂，由專門的單位進行取送，要求檔案公章完整，個人不能私自帶出人事檔案。
（一）電子檔案管理與傳統檔案管理的共性
電子檔案管理與傳統檔案管理的共性表現在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，即使電子檔案管理的技術水平、管理質量以及管理方式都明顯高于傳統檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；二是電子檔案的存在與傳統檔案不可分離，傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術上的電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出，進而實現直接獲取。
（二）電子檔案與傳統檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優點
1.電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。紙張的節省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機
如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
2.企事業單位在進行電子檔案管理
由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
三、結束語
珍貴的文化藝術檔案，不僅是文化藝術活動的歷史見證，也是民族文化的根脈。近年來，文化藝術檔案工作呈現出快速發展的局面，《藝術檔案管理辦法》等規章制度先后出臺，文化藝術檔案工作逐步走上制度化、規范化的軌道；文化藝術活動中形成的文字、聲像、照片、實物等不同載體的文化藝術檔案收集整理進展順利，存留了極其寶貴而豐富的文化藝術遺產；文化藝術檔案館（室）藏品的保管和展陳環境有了明顯的改善；文化藝術檔案研究取得豐碩成果，藝術檔案學科建設方興未艾。但是，我們也清醒地看到，我國文化藝術檔案工作起步較晚,藝術檔案館事業發展不平衡,對做好文化藝術檔案工作的認識還有待提高；由于設施和條件不足，館藏文化藝術檔案得不到有效管理和保護，現存文化藝術檔案老化破損現象突出；管理和保護人才匱乏，人才隊伍培養還需進一步加強；經費投入需要進一步加大；全球信息化趨勢和國家信息化建設為文化藝術檔案的管理和利用帶來了劃時代的機遇，也使我們面臨著嚴峻的挑戰；隨著文化大發展大繁榮工作的不斷推進，相應會產生大量豐富的文化藝術檔案資料，切實采取有力措施加強文化藝術檔案工作已成為一項重要而緊迫的任務。
二、充分認識促進文化藝術檔案事業發展的重要意義
發展文化藝術檔案事業，有利于將文化藝術活動各領域中形成的有保存價值的不同載體的文化藝術檔案得到有效的管理和保護，并得以傳承和發揚。完整、準確、系統地收集、整理、保護好文化藝術檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護自身利益及文化事業持續健康發展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術檔案工作者要更加自覺地認識文化藝術檔案在促進文化大發展大繁榮中的地位和作用，認識文化藝術檔案所面臨的形勢、任務和文化藝術檔案工作者的責任，認識文化藝術檔案的發展規律，更加主動地推動文化藝術檔案工作在新的起點上加快發展。
三、切實增強做好新時期文化藝術檔案工作的責任感和使命感
文化藝術檔案工作是文化事業的一項重要基礎性工作,文化藝術檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術檔案，文化工作的基礎就不牢靠，文化藝術活動的經營、管理和持續發展就會受到影響。抓好文化藝術檔案建設與管理,是保存、傳承和發展優秀文化遺產的重要內容和具體體現，是一項為子孫后代積累寶貴的文化遺產，“功在當代、利在千秋”的事業。文化藝術檔案作為文化單位在生產、經營和管理等各項文化藝術活動中形成的有保存價值的文件材料，是文化單位改革與發展的真實記錄，是文化單位的重要資產和信息資源，是今后研究總結文化藝術改革發展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級文化藝術檔案工作者應進一步增強做好文化藝術檔案工作的責任感和使命感，認真貫徹落實《文化建設“十二”規劃》關于加強藝術檔案工作有關要求，強化管理，完善規章制度，抓好隊伍建設，加強資源整合，改善服務，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實地推進文化藝術檔案事業健康發展。
四、全力以赴做好藝術檔案收集歸檔整理工作
1.文書工作與檔案工作銜接不好
文書工作與檔案工作既聯系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個完整的管理體系，而在實際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節，文書人員缺乏檔案意識，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規范現象，公文的格式和處理辦法不恰當。例如，裝訂不規范，用紙不達標，附件不規范，版記不全，原稿不全，編號不規范，程序辦理不規范，使用文種不當等等。
2.檔案員的素質不高，需加強培訓
一些單位的檔案人員，沒有經過檔案專業培訓，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續教育培訓，檔案知識陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計算機網絡技術的普及，利用計算機進行文書檔案管理是時展的趨勢。加強檔案員技能培訓，規范化、標準化檔案管理工作勢在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因為得職能部門的配合，難以做好檔案工作，導致重要的文件資料散失。
3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高
從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把需要歸檔的文件資料送到檔案員處進行統一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強責任心和嚴謹工作態度的檔案員由于得不到有關職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協，時間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。
二、提高文書檔案管理水平的措施
1.加強領導重視
單位領導重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提，文書檔案管理人員積極主動匯報和宣傳文書檔案工作，采取多種活動形式，向領導者宣傳檔案工作的法律法規，提高單位領導對檔案管理工作的認識，爭取單位領導的支持，使文書檔案管理工作納入單位工作重點，從而大量投入檔案管理的設備，實現文書檔案管理的現代化，使得文書檔案管理工作標準化、規范化。在實際工作中，充分發揮檔案資料的作用。信息技術的發展普及，對檔案管理提出了更高層次的要求，文書檔案管理人員只有不斷的學習新知識，開展新業務，堅持終身學習的理念，積極主動的學習檔案管理的現代化專業知識，更新管理理念，提高綜合素質，具有技術型、管理型和復合型的素質，為檔案工作提供更加方便快捷的服務。
2.規范銜接文書工作和檔案工作
文件是檔案管理的基礎，文件質量直接影響檔案的質量，要提高檔案的質量必須有高質量的文件作基礎，文書規范化處理文件是檔案規范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實現文書和檔案工作系統化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質量，制定標準，例如，嚴謹使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準確及時，收發文件要登記，發現文件缺少，要及時查找。對領導者的講話、外出開會的記錄等帳外資料，及時收集處理，確保文件材料的完整。
3.辦公自動化管理文書檔案
檔案人員的專業素質和工作能力需要提高，信息技術的發展對檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅持素質教育、終生學習的理念，學習新業務、新知識，確定新的學習目標和任務，學習信息技術和現代管理知識，掌握計算機、網絡技術，朝著管理型、技術型的復合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設上下功夫，不斷改善硬件環境，提高檔案管理人員的業務技能，不斷增加現代化設施投入，檔案人員熟練運用現代化辦公設備，提高管理水平，“自學為主，培訓為輔”，形成終身教育機制，隨時代的變化，檔案人員素質需要不斷提高，建立檔案人員的學習激勵機制。加大檔案區域間、部門間的合作力度，擴大交際面，交流成功的經驗和現代通訊高科技手段，發展創新思維。
4.加強部門合作，做好收集工作
檔案管理人員要主動的了解業務部門的工作，經常性走動，獲得及時信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強檔案管理和各個部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點收集資料，關注能夠展示單位歷史、現狀、未來發展的資料，為研究服務，提供有價值的證據。做好文書的基礎工作，調整文書檔案的結構。收集資料是文書檔案的物質基礎，做好鑒定、保管和統計工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動中形成的反應細節的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認真整合，發揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時期的重點，服務單位大局，開展文書檔案工作。
5.完善管理機制
辦理公文按照規章制度，盡可能的細化檔案管理的程序和規定，簡潔明了，可操作性強，文書檔案管理人員，要嚴格執行公文規定，嚴格審核、簽發，杜絕濫發文件現象，認真審核簽發的手續、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規范，在印刷以后再一次的復核，然后發送給工作人員，按照程序復審需要修改的內容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術指標進行，利用隨文卡片，簡明扼要的填寫發文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發文范圍，嚴格控制文件件數，禁止隨意抄送。
三、總結
關鍵詞：人力資源;檔案;檔案管理
在現代社會，人力資源已經成為了各行各業發展中一個最為重要的環節，因為任何工作的開展都不能離開人這一最為基本的因素。而對于人力資源的管理來說，除了開發、使用等環節外，人力資源檔案的管理也是人力資源管理的一個重要方面。因為，科學合理的人力資源檔案管理能夠更好的提升人力資源管理的整體效率，從而促進組織的發展。
一、人力資源檔案管理工作中存在的問題
1.人力資源檔案管理效率低。簡單的說，人力資源檔案管理的效率就是在實施人力資源檔案管理過程中，所消耗的人力、物力等資源同檔案管理最終實現的管理效果之間的比例關系。對于人力資源檔案工作來說主要包括的工作內容有檔案的收集、歸檔保存和調用等。例如，對外來務工人員的工齡和職業發展進行建檔，既要對外來務工人員的基礎檔案資料進行搜集，還需要對務工人員在就業過程中的職位轉移、薪酬等方面資料進行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費很多時間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個成熟的程序以使這個步驟簡化，與此同時，搜集來的資料和檔案的利用率卻很低。2.人力資源檔案管理人員素質欠缺。在人力資源檔案管理中，管理人員的素質能力有著十分重要的作用。而我國很多檔案管理人員在專業素質上都存在著明顯的差距。集中的表現在有點人力資源檔案管理人員都是兼職的，不是專門從事人力資源檔案管理的；有的人力資源檔案管理人員年齡明顯偏大，在工作積極性上明顯不足；有的人力資源檔案管理人員對于信息技術的掌握不夠深入，導致在信息化時代下，人力資源檔案管理工作難以實現數字化。3．管理方法不夠先進。檔案管理方法是指在檔案管理過程中的檔案資料形成方法以及檔案儲存和調用的方法。目前大多數電力工程建設檔案管理還處于傳統管理的狀態，檔案管理資料多是紙質的，這些資料規整起來十分耗費時間，查找起來也十分麻煩。另外，在工程建設的施工過程中，有很多能夠為以后工程建設提供借鑒的工作細節，卻往往因為無法快速形成紙質檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質量。
二、應對人力資源檔案管理問題的對策
1.規范化人力資源檔案管理，提升工作效率。人力資源檔案管理應當首先建立一套完善的工作規范，明確檔案管理工作的各個流程和環節，利用規范的制度，來提升工作的人員的積極性，激發出工作熱情。這其中最為有效的就是科學的考核辦法，利用科學的獎懲機制來督促工作人員合理的安排工作，從而達到提升工作效率的目的。具體的說可以多設置一些獎勵措施，如對全年工作沒有出現問題的工作人員可以發放物資獎勵等。2.強化人力資源檔案管理人員素質。對于人力資源檔案管理來說，人力資源同樣是核心要素。這就要求我國的各類組織要首先設置專門的人力資源檔案管理崗位，確保專人負責人力資源檔案管理，從而保證人力資源檔案管理的專業性。其次要多培養一些年輕的人力資源檔案管理人員，培養他們在人力資源檔案管理工作的熱情，激發他們的積極主動性，從而提升人力資源檔案管理的效果。第三，現代人力資源檔案管理要求的是復合型人才，不僅要掌握專業的人力資源檔案管理知識，還要具備有足夠的信息化技術能力，這就要對人力資源檔案管理人員進行信息化技術的培訓，使其掌握基本的信息化技術，從而保證人力資源檔案管理工作的開展。3.應用信息化技術手段。對于人力資源檔案管理來說，要實現全面的信息化管理，一是需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備；二是應該制定檔案管理信息化的戰略，并真正實施，設立專門的監督部門對信息化過程進行全程掌控。
三、結語
人力資源檔案管理對于人力資源的開發、利用等方面都有著很好的促進作用，完善人力資源檔案管理能使人力資源的整體管理效率大幅提升。而我國由于社會發展的多方原因，在人力資源檔案管理方面存在著一些問題，我們必須要正視和解決這些問題，才能保障人力資源檔案管理工作朝著更好的方向發展。
作者:黃衛東 單位:廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部
參考文獻
[1]崔啟順.人力資源檔案管理問題的探討[J].辦公室業務,2016(12):150
[2]耿潔.探討人力資源檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案,2016(01):36-37
1.1檔案管理不嚴格基層農機安全監理機構不少沒有配置專門的檔案管理人員，很多都是由微機操作人員代為執行。加上在崗人員頻繁換崗，導致責任分配不均、交接手續不完備，進而對檔案缺乏有效的監管，造成檔案管理混亂的問題。而且，不少監理人員檔案監管意識薄弱，責任心不強，工作得過且過，很少按照規章制度辦事，導致檔案監管流于形式。
1.2監管人員素質低就目前農機檔案管理情況而言，很多基層農機安全監理機構不健全、物質裝備不齊全、設備維修不到位，檔案管理仍停留在人工工作階段。而且檔案管理人員素質低下，隊伍穩定性差。而在農機安全監理系統中，具備檔案專業技術職稱的少之又少。很多監管人員沒有參加過正規培訓，有的甚至身兼數職，直接影響檔案管理工作的規范化、準確性。
2農機檔案規范化管理的建議
2.1認識農機監理檔案管理工作的重要性農機監理檔案客觀反映了農機監理機構執法規律，對今后農機監理工作開展具有重要的指導價值。由此，從這個角度來講，農機監理檔案具有重要的社會價值，是農機監理機構的寶貴財富。在今后的工作實踐中，必須把農機監理檔案管理放在應有的位置，各級各部門提高認識，重視農機監理檔案管理工作的開展。
2.2農機檔案管理實現信息化、現代化隨著計算機網絡媒體的迅猛發展，農機檔案管理系統日趨信息化、現代化。今后，建立電子檔案將是今后農機檔案管理的必然趨勢。所以，要實現具有農機監理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結合；要積極參與當地檔案行政管理部門組織開展的檔案工作達標升級活動，促進農機監理業務檔案的優化管理。
2.3充分調動檔案管理人員的工作積極性結合地方工作開展實際情況，通過制定《農機方案管理辦法》、《農機檔案保密制度》等等規章制度，加強檔案管理的規范化，明確工作責任，建立業務檔案規范管理的長效機制。要實行專人管理，嚴禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調檔必有人接待。要對檔案人員進行工作細化分工，制作《檔案工作人員職責分工表》，明確各自職責，定期考核，獎罰分明，.促進檔案管理人員樹立競爭意識、危機意識，充分調動檔案管理人員的積極性、創造性。
2.4農機檔案管理微機、人工錄入相結合檔案管理所有數據必須要錄入微機，作為今后管理的重要參考數據，對于安全監理工作的轉籍、變更、補證、報廢、增駕、查詢、注銷等等，都有著重要的參考價值。由此，在數據錄入的同時，必須要本著準確、規范的原則進行，確保各錄入項目準確、清晰地存檔與微機內，便于今后查閱使用。考慮到整個數據錄入過程，需要人工完成，出現錯誤信息是難免的。為了盡量減少各種問題的出現，確保檔案錄入的準確性和真實性，建議微機記載與人工存檔并存，確保檔案監理工作得到進一步規范。
⑴營銷檔案管理缺乏比較統一的標準：營銷檔案資料涉及面很廣，具有信息量大、業務分類多、流程多而復雜、涉及部門多等特點。但資料在整理、收集和歸檔等過程中缺乏統一的標準，從而易出現檔案資料流失嚴重、資料收集隨意性大、查找不方便、整理方法不規范等情況，影響營銷檔案管理工作的效率和質量。⑵營銷檔案管理機制不夠健全：營銷檔案管理缺乏比較健全的管理制度，這使得各部門缺乏有效的制度約束，導致檔案收集難、收集不齊全、數據不準確等情況頻發，大大降低了檔案的真實性、準確性和可利用性。例如，由于缺乏有效的監督考核機制和相關的崗位責任制，營銷檔案收集和歸檔過程中普遍存在不規范、不及時等現象，部分管理人員存在專業技術知識不高、責任心不足等情況。⑶對營銷檔案管理工作不夠重視：雖然供電企業均建立了運行營銷檔案信息化管理的系統，并開展了信息化的檔案管理建設工作，但對營銷檔案管理工作的有效性缺乏足夠的重視[2]。表現為未建立比較完備的機制，管理理念跟不上形勢，不注重提升管理人員的綜合素質等。
2.加強電力營銷檔案管理工作的建議
2.1建立統一的營銷檔案管理標準
為保證營銷檔案管理工作的順利開展，建立統一的營銷檔案管理標準至關重要。在“大營銷”體系下，以往的營銷檔案管理流程和管理方式有所改變，例如，以往檔案資料均分別歸檔于相應的部門，而現在這些資料均需要集中到一個部門進行統一保存，以提高檔案資料管理的統一性。與此同時，這也對檔案庫的容量提出了更高的要求，且加大了儲存的風險性（檔案的唯一性，一旦丟失則可能無處可尋）。因此，應制定統一的營銷檔案管理標準，這對確保檔案資料的安全性，提高資源的利用效率有十分重要的意義。營銷檔案管理人員應時刻秉承高度的責任心，把好檔案資料的質量關，對于檔案記錄填寫不規范、不完整等不合格的資料不予接受。同時，在收集營銷檔案資料時要進行全程進度跟蹤，保證檔案資料按時按質完成。另外，充分利用營銷檔案管理信息系統做好檔案的歸檔工作。為防止因業務變更導致類別變化的現象，可設定檔案分類標準，并制定統一的編號準則[3]。例如，在排架方面，可按照低壓和高壓客戶進行檔案分類，并按時間順序進行排架保管。對于遷址、新增客戶增容、更名過戶、移表等業務資料，應及時在原檔案中進行補充，而并非替換原文件資料。
2.2健全營銷檔案管理的制度
健全營銷檔案管理的制度，能使營銷檔案管理工作有標準可依、有章可循、有制度可約束，從而促使檔案管理工作更加規范化。尤其應制定切實可行的檔案管理考核機制和管理責任制，做到分工明確、責任到人，從而提高管理人員的責任意識。同時，為提高檔案的安全性，應建立并健全檔案安全管理制度，一方面加強庫房的安全防護措施，如配備防潮、防火、防盜、防有害生物等設施，對于一些特殊載體的檔案(如影像資料)，尤其要進行重點保護。而對于涉及商業秘密和知識產權的檔案資料，為保證檔案的安全和完整性，應健全檔案保密機制和嚴格的查借閱管理機制。要求檔案管理人員以及使用人員嚴格遵守有關規定，做好檔案的保密、保管工作。另外，健全檔案銷毀機制，明確規定對于已經銷戶的低壓客戶3年內不能銷毀檔案，而對于已銷戶的高壓客戶則在5年內不能銷毀[4]，當銷戶用戶檔案保存日期到期則應在有關人員的監督下進行銷毀。
2.3提高營銷檔案管理工作的意識
供電企業應認清形勢，重新審視營銷檔案管理工作，提高營銷檔案管理工作的認識。當前，人們對營銷檔案管理工作提出了更高的標準和要求，企業應緊跟時代的步伐，更新思想觀念，意識到營銷檔案的重要性，并重視營銷檔案管理工作。為此，應將營銷檔案管理工作納入企業營銷工作的重點范圍，并安排專人負責抓檔案管理工作。供電企業其他中層部門也應予以積極的配合。為提高檔案管理人員的綜合素質，尤其是責任心和業務技術知識，應重視人員的培訓工作。通過培訓，使工作人員提高新技術、新設備的應用能力，同時，加深法律、風險防范等方面的意識，全面提高營銷檔案管理工作的效率和質量。
3.結語