時(shí)間：2023-03-21 17:03:52
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【摘要】文章分析了當(dāng)前藥檢檔案管理工作存在的一些問(wèn)題，并提出了一些對(duì)策，以求發(fā)揮檔案信息資源的基礎(chǔ)，以求更好地為藥檢工作服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】檔案管理藥檢
藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1藥檢檔案的基本內(nèi)涵
藥檢檔案即藥品檢驗(yàn)、鑒定檔案，是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和管理活動(dòng)中直接形成的，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價(jià)值”的屬性，還具有材料分散性、時(shí)效性強(qiáng)等自己的特性。
藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級(jí)工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗(yàn)事故、差錯(cuò)、糾分處理等，這些材料是帶有文書(shū)材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書(shū)檔案又有異于科技檔案的獨(dú)特個(gè)性的檔案。
2當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問(wèn)題
2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書(shū)檔案，而藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書(shū)檔案等分屬藥檢機(jī)構(gòu)各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案格局。
2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實(shí)不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評(píng)審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類(lèi)人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施，沒(méi)有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書(shū)檔案、藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實(shí)際工作中，各藥檢機(jī)構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實(shí)踐實(shí)施管理，使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒(méi)有納入管理。
2.4未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機(jī)構(gòu)近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會(huì)作比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)的認(rèn)定。
2.5檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機(jī)構(gòu)管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢機(jī)構(gòu)管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開(kāi)發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。
3適應(yīng)形勢(shì)的需要，進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢(shì)和任務(wù)，要求藥檢機(jī)構(gòu)調(diào)整管理思路、改進(jìn)檔案管理方法，進(jìn)一步重視和加強(qiáng)藥檢檔案管理工作。
3.1建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時(shí)材料的積累和歸檔，明確專(zhuān)、兼職檔案人員，使藥檢機(jī)構(gòu)每個(gè)單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室，稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2加強(qiáng)藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過(guò)渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)、同考核，同時(shí)采取措施調(diào)動(dòng)檔案工作人員和專(zhuān)兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動(dòng)收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書(shū)資料的完整性和系統(tǒng)性。四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
3.3注重信息化建設(shè)。現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案開(kāi)發(fā)利用提供了很多新的手段。為此，應(yīng)以藥監(jiān)系統(tǒng)信息化建設(shè)、政務(wù)信息公開(kāi)為核心，以實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審為契機(jī)，加大投入。大力增強(qiáng)藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創(chuàng)造條件購(gòu)置必要的現(xiàn)代化設(shè)施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、采辦GD2000等適用的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和資料，使檔案管理能力不斷增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學(xué)化，使藥檢檔案發(fā)揮最大效益。
城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料,是建設(shè)各主管部門(mén)依法實(shí)施行政管理、行政許可、市場(chǎng)監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù),是抗震防災(zāi)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的重要信息,也是工程建設(shè)、維修養(yǎng)護(hù)、改建擴(kuò)建、審計(jì)稽查、維護(hù)權(quán)益的可靠信息和憑證。城建檔案工作就是圍繞城市建設(shè)開(kāi)展的一系列檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管保護(hù)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用等,是城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)的重要組成部分。按照國(guó)務(wù)院《科技檔案工作條例》(國(guó)發(fā)[1980]302號(hào)第二十八條,大中小城市都應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的城建檔案管理機(jī)構(gòu),特別是大中型城市必須建立城建檔案館,收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期和永久保存的基本建設(shè)檔案。小城市和縣鎮(zhèn)按照要求,也要建立城建檔案館或設(shè)立城建檔案室,并配備專(zhuān)職檔案管理人員。
2城建檔案工作現(xiàn)狀分析
目前,全國(guó)80%的縣級(jí)建設(shè)行政主管部門(mén)設(shè)立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負(fù)責(zé)收集、保管和提供利用本地區(qū)形成的城建檔案,相當(dāng)一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導(dǎo)監(jiān)督本地區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作,形成了“一個(gè)機(jī)構(gòu)、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門(mén)以及建設(shè)單位,將建設(shè)項(xiàng)目檔案工作作為工程建設(shè)的重要內(nèi)容,納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序、崗位責(zé)任制,逐步走上良性發(fā)展的軌道。各建設(shè)行政主管部門(mén)將工程檔案管理納入規(guī)劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書(shū)一證”制度(即工程開(kāi)工前建設(shè)單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)》,工程竣工驗(yàn)收備案前要由城建檔案管理部門(mén)出具《城建工程檔案驗(yàn)收合格證》),工程檔案接收率達(dá)90%以上。城建檔案館(室)檔案數(shù)量快速增長(zhǎng),各館配備了相應(yīng)的硬件設(shè)備,如密集架、計(jì)算機(jī)、掃描儀、溫濕度自動(dòng)監(jiān)控設(shè)備等,按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》和建設(shè)部頒布的《城建檔案分類(lèi)大綱》、《城建檔案保管期限與密級(jí)劃分》等一系列技術(shù)規(guī)范整理檔案,檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化程度大大提高,村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作開(kāi)始起步,各地積極貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》,初見(jiàn)成效。
湖南省株洲市城建檔案館(城建檔案管理處)2004年晉升為“國(guó)家一級(jí)城建檔案館”;縣級(jí)城建檔案館(室)在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持下逐步發(fā)展壯大。醴陵市2006晉升為省一級(jí)城建檔案館,攸縣設(shè)立專(zhuān)門(mén)的城建檔案館,株洲縣、茶陵縣、炎陵縣等建設(shè)局設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的檔案室。無(wú)論是人員配置、庫(kù)房建設(shè)都相應(yīng)的增加和擴(kuò)大,整個(gè)縣(市)館藏由原來(lái)的幾千卷上升到3萬(wàn)余卷。
我國(guó)已進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)和構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的新階段,各地各部門(mén)正全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展,開(kāi)展社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè),推進(jìn)城鎮(zhèn)化進(jìn)程,在這種形勢(shì)下,城市建設(shè)事業(yè)將獲得前所未有的發(fā)展,對(duì)城建檔案工作提出了更高的要求。城建檔案工作面臨新挑戰(zhàn),出現(xiàn)了新的問(wèn)題和不足:城建檔案的服務(wù)效能有待提高;地下管線工程檔案管理滯后;信息化、數(shù)字化建設(shè)步子不大,建設(shè)檔案工作仍然停留在“收集保管型”,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)向“信息服務(wù)型”的根本轉(zhuǎn)變。
3創(chuàng)新工作機(jī)制,積極為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)
挑戰(zhàn)意味著機(jī)遇,問(wèn)題就是機(jī)會(huì)。我們必須抓住機(jī)遇,解放思想,與時(shí)俱進(jìn),創(chuàng)造性地開(kāi)展工作,建立城建檔案信息資源主動(dòng)服務(wù)工作機(jī)制,把城建檔案工作推向新境界,使之在社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)中取得突破性進(jìn)展。立足構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)對(duì)城建檔案工作的要求和當(dāng)前形勢(shì),努力創(chuàng)新城建檔案工作機(jī)制,積極為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù),我認(rèn)為應(yīng)做好以下幾點(diǎn):
3.1抓好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作,加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)的收集,將城建檔案館(室)建設(shè)成為城市建設(shè)重要數(shù)據(jù)的備份中心。
積極實(shí)施重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全過(guò)程管理,即以項(xiàng)目法人為管理核心,以納入合同為管理依據(jù),以監(jiān)理控制為重要手段,在檔案行政管理部門(mén)、專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)、城建檔案部門(mén)及項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位全方位參與下,實(shí)施事前介入、事中控制、事后稽查、驗(yàn)收把關(guān)的全過(guò)程控制的新的重大建設(shè)項(xiàng)目管理模式。國(guó)家對(duì)城市防災(zāi)抗災(zāi),應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和反恐怖等工作十分重視,各城建檔案館(室)應(yīng)緊密配合有關(guān)部門(mén)預(yù)防和應(yīng)對(duì)城鄉(xiāng)突發(fā)事件,一是做好重要工程包括重要建設(shè)、地下管線、人防工程、防洪工程等檔案的收集管理;二是加強(qiáng)與政府公共安全和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件機(jī)構(gòu)的合作,做好重點(diǎn)檔案的備份和安全保管,建立緊急情況下重要工程檔案的利用機(jī)制和受損恢復(fù)機(jī)制;三是加強(qiáng)對(duì)重要工程檔案的研究分析,為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供及時(shí)準(zhǔn)確的服務(wù)。
株洲市城建檔案館在抓好重大項(xiàng)目檔案工作方面取得了一定的成效。通過(guò)加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作力度,工作人員經(jīng)常性地深入施工現(xiàn)場(chǎng),跟蹤服務(wù),及時(shí)介入,多方協(xié)調(diào),進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),確保了資料收集的完整性和及時(shí)性。2001年至2006年,全市共辦理竣工驗(yàn)收備案項(xiàng)目1591項(xiàng),重點(diǎn)工程210項(xiàng)左右,僅2005、2006年共收集重點(diǎn)工程檔案約4000卷。6年來(lái)新增入庫(kù)檔案約38000卷,為全市城市建設(shè)發(fā)展做出了一定的貢獻(xiàn)。
3.2加強(qiáng)地下管線工程檔案的收集管理,將城建檔案館(室)建設(shè)成為本地區(qū)地下管線工程檔案信息中心。
地下管線是城市的生命線。2005年建設(shè)部136號(hào)令頒布了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。各級(jí)建設(shè)部門(mén)要建立配套政策措施,納入行政審批環(huán)節(jié),把《辦法》所規(guī)定的查詢(xún)制度、告知制度、竣工測(cè)量制度、檔案移交制度、預(yù)驗(yàn)收制度、檔案動(dòng)態(tài)管理制度、責(zé)任制度等,納入規(guī)劃管理、施工管理、備案管理相關(guān)環(huán)節(jié),建立起各部門(mén)、各行業(yè)加強(qiáng)協(xié)調(diào)、分工合作、密切配合、資源共享的地下管線檔案信息管理體制和運(yùn)行機(jī)制,保證各類(lèi)地下管線檔案信息及時(shí)移交,借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化管理手段,建立城市地下管線信息管理系統(tǒng),為城市建設(shè)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2004年,長(zhǎng)沙市城建檔案館通過(guò)省、市人大出臺(tái)了《長(zhǎng)沙市城市地下管線工程檔案管理?xiàng)l例》,通過(guò)行政執(zhí)法和地下管線工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及檢查督促,推動(dòng)了地下管線工程檔案工作全面發(fā)展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃?xì)狻⑼ㄐ拧㈦娏Φ葘?zhuān)業(yè)管線工程檔案都做到了業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位、檔案編制規(guī)范、收集工作有力、報(bào)送移交及時(shí);2005年至2008年共接收各類(lèi)管線工程檔案4000多卷;并根據(jù)城市隧道工程、輕軌工程的發(fā)展,適時(shí)跟進(jìn),出臺(tái)了一系列規(guī)范文件,主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。特別是在地下管線檔案信息中心建設(shè)方面,長(zhǎng)沙館自2006年以來(lái),通過(guò)市財(cái)政投入3370多萬(wàn)元,完成了“長(zhǎng)沙市地下管線信息化工程(一期)”,實(shí)現(xiàn)了地下管線信息的動(dòng)態(tài)管理,把長(zhǎng)沙市城建檔案館打造成了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理以及長(zhǎng)沙市經(jīng)濟(jì)社會(huì)數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)工作平臺(tái),充分展示了城建檔案工作在城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。
3.3推進(jìn)城建檔案工作信息化,實(shí)現(xiàn)由“收集保管型”向“信息服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變。
當(dāng)前我國(guó)信息化建設(shè)正在進(jìn)行戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,即從信息技術(shù)階段轉(zhuǎn)向信息資源階段,從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)階段轉(zhuǎn)向深入應(yīng)用階段,從數(shù)量建設(shè)階段轉(zhuǎn)向質(zhì)量建設(shè)階段,從粗放配置階段轉(zhuǎn)向集約經(jīng)營(yíng)階段。檔案是國(guó)家的基礎(chǔ)性原生性信息資源,檔案部門(mén)是信息資源大戶(hù),檔案工作從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)就是信息化工作,面對(duì)國(guó)家信息工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,檔案工作特別是檔案信息化工作必須轉(zhuǎn)變工作思路,把重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到加快檔案信息化資源建設(shè),發(fā)揮檔案信息資源的重要作用上來(lái)。
當(dāng)前多數(shù)城市采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)城建檔案進(jìn)行管理,不少城市開(kāi)設(shè)了局域網(wǎng),有的開(kāi)始建設(shè)數(shù)字化城建檔案館,但各地發(fā)展極不均衡,距離社會(huì)主義和諧社會(huì)對(duì)“信息化服務(wù)”的要求甚遠(yuǎn)。各城建檔案部門(mén)一定要認(rèn)清形勢(shì),居安思危,積極應(yīng)對(duì),國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室于2006年9月聯(lián)合啟動(dòng)了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用試點(diǎn)工作。試點(diǎn)確定了6個(gè)方面主題和16個(gè)試點(diǎn)單位,其中沈陽(yáng)市房地產(chǎn)檔案館與另外兩家單位聯(lián)合承擔(dān)“檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)”的試點(diǎn)任務(wù),要求對(duì)利用信息化手段、采取不同運(yùn)行機(jī)制、運(yùn)用多種形式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)、提供社會(huì)化服務(wù)等方面工作進(jìn)行探索實(shí)踐、總結(jié)歸納。各城建檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)融入對(duì)接全國(guó)檔案信息化工作,努力把城建檔案館(室)建設(shè)成為本地區(qū)建設(shè)信息資料中心。“十五”期間,株洲市城建檔案館先后投資60余萬(wàn)元,用于聲像設(shè)備和計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)。安裝了局域網(wǎng),開(kāi)發(fā)了“城建檔案信息系統(tǒng)”,建立了株洲市城建檔案信息網(wǎng)站,逐步實(shí)現(xiàn)了城建檔案收集、管理、利用、統(tǒng)計(jì)的現(xiàn)代化,結(jié)束了手工操作和人工查閱的歷史。建館以來(lái),共接待查閱利用者36980人(次)、查閱檔案35019卷,復(fù)制資料50000余份,為城市建設(shè)、重點(diǎn)工程建設(shè)提供了大量的基礎(chǔ)資料,也為全市各行各業(yè)及人民群眾改擴(kuò)工程、解決糾紛、補(bǔ)辦手續(xù)、史志修編、新聞宣傳等提供了大量服務(wù),創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
3.4抓好村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作,為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。
總理在今年的《政府工作報(bào)告》中提出,要切實(shí)把國(guó)家基礎(chǔ)實(shí)施建設(shè)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向農(nóng)村,大力加強(qiáng)農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加快農(nóng)村水利、道路、電網(wǎng)、通信、安全飲水、沼氣等設(shè)施建設(shè),集中力量用兩到三年時(shí)間基本完成全國(guó)大中型和重點(diǎn)小型病險(xiǎn)水庫(kù)改造。各地建設(shè)規(guī)劃部門(mén)必須加強(qiáng)與檔案、民政、農(nóng)業(yè)等部門(mén)的合作,將村鎮(zhèn)建設(shè)工程檔案管理納入三農(nóng)工作、村鎮(zhèn)建檔工作,進(jìn)一步納入村鎮(zhèn)建設(shè)工程規(guī)劃管理、施工管理、備案管理程序,保證村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的收集、保管和開(kāi)發(fā)利用。
對(duì)株洲市各縣(市)村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作來(lái)說(shuō),一是要進(jìn)一步建立健全工作機(jī)構(gòu),提高工作人員素質(zhì)。特別是在鎮(zhèn)一級(jí),一定要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),目前鎮(zhèn)域規(guī)劃建設(shè)發(fā)展很快,建設(shè)檔案工作要跟上新農(nóng)村建設(shè)步伐,不能留下空白。二是要進(jìn)一步加大投入,提高硬件配置,落實(shí)工作場(chǎng)地和檔案保管庫(kù)房,配備必要的工作設(shè)備設(shè)施,改善技術(shù)工作條件。三是要進(jìn)一步爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,努力用好地方政策,以有為爭(zhēng)有位,不斷打開(kāi)工作局面。四是要進(jìn)一步營(yíng)造城建檔案工作一盤(pán)棋的工作氛圍,加強(qiáng)市、區(qū)縣(市)、鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作聯(lián)動(dòng),建立信息員隊(duì)伍和工作網(wǎng)絡(luò),開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn),加強(qiáng)橫向交流,增強(qiáng)建設(shè)檔案工作為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)的整體實(shí)力和成效。
做好城建檔案工作,服務(wù)和諧社會(huì),是我們每個(gè)檔案人應(yīng)盡的職責(zé)。認(rèn)認(rèn)真真工作,踏踏實(shí)實(shí)做人,敢于創(chuàng)新,城建檔案事業(yè)正如這五月石榴花一樣,將會(huì)綻放出艷麗奪目之彩!
參考文獻(xiàn):
[1]求真實(shí)務(wù),開(kāi)拓創(chuàng)新,全面抓好中小城市建設(shè)檔案工作——建設(shè)部辦公室主任李秉仁在全國(guó)中小城市建設(shè)檔案工作座談會(huì)上的講話.2006-11.
近幾年全市乃至全國(guó)開(kāi)展的檔案目標(biāo)管理考核工作，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理就是一種很有效的方法。但是檔案目標(biāo)管理市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)是針對(duì)全市檔案工作水平較好的單位而制定的，有些硬件要求較
高，對(duì)于某些辦公條件緊張，沒(méi)有房間做為檔案專(zhuān)用庫(kù)房，檔案數(shù)量較少的單位，升級(jí)就是短期內(nèi)可望而不可及的事情。這些單位也往往成為檔案部門(mén)觸及不到的地方。針對(duì)這種情況，就需要有一個(gè)比
較有效的方法來(lái)對(duì)所屬行政區(qū)域內(nèi)所有單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
當(dāng)社會(huì)的檔案意識(shí)還達(dá)不到應(yīng)有的程度時(shí)，就必須通過(guò)一定的手段強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)，使之成為機(jī)關(guān)工作人員及公民的自覺(jué)行動(dòng)。經(jīng)過(guò)多年檔案工作的實(shí)踐，我認(rèn)為檔案工作檢查可以說(shuō)是檔案行政管
理部門(mén)依法行政的一種有效手段和方法。因?yàn)闄n案檢查標(biāo)準(zhǔn)和條件可以根據(jù)本地區(qū)檔案工作的實(shí)際制定，適用于每個(gè)單位檔案工作狀況。檔案檢查可以觸及到所屬區(qū)域內(nèi)各個(gè)行政企事業(yè)單位，又強(qiáng)調(diào)檔
案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案的開(kāi)發(fā)利用，有利于檔案行政管理部門(mén)對(duì)各行政企事業(yè)單位的監(jiān)督指導(dǎo)。這樣做檔案工作不僅可以引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，將其納入機(jī)關(guān)的議事日程，而且檔案也在各項(xiàng)工作中發(fā)
揮了重要作用，可以收到較好的效果。豐臺(tái)區(qū)檔案局從一九八六年開(kāi)始，就堅(jiān)持對(duì)全區(qū)各行政企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行檢查評(píng)比和合格驗(yàn)收，即年初將檔案工作的諸多要求制定出檢查標(biāo)準(zhǔn)和條件，每
年六月底之后對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各單位逐條逐項(xiàng)檢查，檢查前加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，檢查時(shí)嚴(yán)格要求，檢查后有問(wèn)題的單位認(rèn)真整改，檢查結(jié)果向全區(qū)通報(bào)，檔案工作在全區(qū)引起了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作管理水
平相應(yīng)得到提高。經(jīng)過(guò)十幾年的不斷修改和改善，現(xiàn)在檢查標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)接近北京市二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，并納入了一部分市一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，側(cè)重檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用。
檔案工作檢查在檔案行政管理部門(mén)依法行政的諸多方法和手段中，有明顯的作用，歸納起來(lái)主要有以下幾個(gè)方面：
一、可以引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。
現(xiàn)階段，有些機(jī)關(guān)的檔案意識(shí)相對(duì)薄弱，僅憑檔案部門(mén)的工作人員去做工作，還不能引起一些機(jī)關(guān)和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的重視，而做為地區(qū)檔案行政管理部門(mén)，代替政府履行行政管理職能，由檔案局組織檢查驗(yàn)
收，必定會(huì)引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，隨之會(huì)安排一定的人力、物力去從事檔案工作，必然也會(huì)取得一定的效果。
二、有利于檔案的綜合管理，推動(dòng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平提高。
檔案目標(biāo)管理工作有力地推動(dòng)了檔案工作水平的提高，但是在檔案目標(biāo)管理工作中難免出現(xiàn)盲目追求升級(jí)單位數(shù)量，不顧升級(jí)質(zhì)量等問(wèn)題，從而達(dá)不到實(shí)際意義上的綜合管理，某些單位檔案工作中仍有
死角。而檔案工作檢查對(duì)文書(shū)、專(zhuān)門(mén)、科技、聲像、實(shí)物檔案的立卷歸檔情況一并檢查，絕不留死角，改變了以往檔案室只保存文書(shū)檔案而不管其它檔案的狀況。由于每年檢查，不會(huì)形成積存文件，不
搞突擊，也保證了檔案案卷質(zhì)量。機(jī)關(guān)的會(huì)議檔案、專(zhuān)業(yè)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案、錄音錄像檔案以及實(shí)物檔案得到了綜合管理或集中統(tǒng)一管理。檔案的門(mén)類(lèi)增加了改變了室藏結(jié)構(gòu)，提高
了檔案的綜合管理程度。而且檢查有利于發(fā)現(xiàn)立卷歸檔案卷中的質(zhì)量問(wèn)題，便于及時(shí)糾正，對(duì)于提高檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平十分有益，也保證了檔案館檔案來(lái)源的質(zhì)量。同時(shí)也可以避免因盲目追求升級(jí)數(shù)量
而忽視或影響檔案案卷質(zhì)量的問(wèn)題。
三、變消極等待指導(dǎo)為主動(dòng)請(qǐng)求監(jiān)督指導(dǎo)。
在社會(huì)檔案意識(shí)仍相對(duì)薄弱的現(xiàn)在，一些單位對(duì)檔案工作還不能得到應(yīng)有的重視，檔案人員兼職較多，哪個(gè)部門(mén)的工作抓得緊，就給哪個(gè)部門(mén)干，檔案部門(mén)不主動(dòng)有些單位就從來(lái)也不與檔案局聯(lián)系，甚
至立卷歸檔工作也不能按時(shí)完成。進(jìn)行檔案檢查無(wú)疑會(huì)使這種狀態(tài)得到改變。豐臺(tái)區(qū)檔案局在進(jìn)行了十年檔案檢查之后，現(xiàn)在各立檔單位不僅檔案意識(shí)提高了，而且主動(dòng)請(qǐng)區(qū)檔案局進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)
問(wèn)題請(qǐng)檔案局幫助解決，一改以往消極等待的狀況，檔案工作出現(xiàn)了一種新的局面。
四、標(biāo)準(zhǔn)適合，使行政區(qū)域內(nèi)各單位檔案工作平衡發(fā)展。
近年來(lái)，全國(guó)大部分省、市進(jìn)行檔案目標(biāo)管理考核，有力地推動(dòng)了檔案工作水平的提高。但是，檔案目標(biāo)管理是在各單位自愿申請(qǐng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，一些單位只滿(mǎn)足于完成每年的立卷歸檔工作，或受某
些硬件及其它一些客觀條件的影響，根本就不申請(qǐng)升級(jí)，這樣就有可能成為檔案部門(mén)觸及不到的死角單位，使一個(gè)地區(qū)各單位之間檔案工作發(fā)展不平衡。進(jìn)行檔案檢查則不同，所屬區(qū)域內(nèi)各單位都要參
加檢查，接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，必須完成檢查要求的各項(xiàng)內(nèi)容，而且檢查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)也可以納入檔案管理體系、制度建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開(kāi)發(fā)利用等內(nèi)容，同樣可以達(dá)到目標(biāo)管理
考核的主要要求，即使檔案保管條件相對(duì)較差的單位，也可以保證檔案軟件建設(shè)水平，從而保證一個(gè)地區(qū)檔案工作能夠平衡發(fā)展。堅(jiān)持檔案檢查，還會(huì)使各單位由被動(dòng)應(yīng)付檢查變?yōu)橹鲃?dòng)自覺(jué)地開(kāi)展檔案
工作，而且對(duì)于防止升級(jí)單位檔案工作滑坡也是一種有效的手段。
五、促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用工作。
檔案檢查不僅促進(jìn)了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平的提高，為檔案的開(kāi)發(fā)利用工作提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，而且檔案檢查時(shí)對(duì)各單位的檔案開(kāi)發(fā)利用工作可以提出各種要求，有利于各單位利用工作水平的提高。豐臺(tái)區(qū)
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。
無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專(zhuān)門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性
由于印章和
簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理。不同的用戶(hù)可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。
3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶(hù)的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響
1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對(duì)檔案來(lái)源原則的影響
來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再?lài)?yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。
3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
2解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理。不同的用戶(hù)可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。
3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶(hù)的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響
1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對(duì)檔案來(lái)源原則的影響
來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再?lài)?yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。
3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
基建檔案在基建事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而基建檔案的管理又是基建企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到基建企業(yè)能否贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)。所謂的基建企業(yè)檔案就是指基建企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最原始記錄。它不僅真實(shí)的反應(yīng)了基建企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息，進(jìn)而推動(dòng)基建企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。這就要求基建部門(mén)以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，抓住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善基建企業(yè)的檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制，保證基建企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。
2我國(guó)目前基建企業(yè)檔案管理中面臨的主要問(wèn)題
2.1檔案工作與企業(yè)變革的不同步
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立和不斷完善，企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中取勝，以體制、機(jī)制、機(jī)構(gòu)的變革，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的風(fēng)云變幻，在這個(gè)過(guò)程中，由于檔案意識(shí)還很薄弱，企業(yè)注重的是直觀的經(jīng)濟(jì)效益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的部門(mén)或機(jī)構(gòu)的工作，而忽略了文件收集、利用、歸檔工作，伴隨變改中的人員流動(dòng)，出現(xiàn)的是文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象。甚至有的企業(yè)檔案管理工作的地位在企業(yè)改制中，出現(xiàn)擠脫現(xiàn)象。
2.2 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng)
檔案工作是一項(xiàng)十分專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)工程，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須懂得具有本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的一些工程技術(shù)方面的知識(shí)，有了較廣博的知識(shí)面，才能對(duì)多方位的工作應(yīng)對(duì)自如。
2.3 企業(yè)檔案的“主體”錯(cuò)位
檔案的主體明確性，是一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的關(guān)鍵。當(dāng)前不少基建企業(yè)的檔案主體觀念存在偏差，影響了企業(yè)檔案管理工作水平。不少基建企業(yè)幾乎把企業(yè)的人事檔案當(dāng)成了企業(yè)檔案的全部，即主體，而忽略了企業(yè)自身發(fā)展所形成的真正確定企業(yè)命運(yùn)的頗有價(jià)值的“主體”檔案，直接影響企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用和企業(yè)的發(fā)展。
2.4 企業(yè)檔案編研工作薄弱
有為才能有位。檔案工作的地位，檔案工作廣為重視，從某種程度而言，是靠檔案的服務(wù)價(jià)值來(lái)確立。但不少企業(yè)的檔案工作純粹停留在收與管的層面，一方面由于素質(zhì)的不到位，另一方面編研意識(shí)的缺乏，造成檔案的編研工作難以持續(xù)下去，檔案沒(méi)有得到很好的利用。這是導(dǎo)致檔案工作在有的企業(yè)沒(méi)有地位，可有可無(wú)的最主要的原因。
2.5 基建企業(yè)檔案管理的理論研究滯后
在新形勢(shì)下，基建檔案的管理工作已經(jīng)成為了基建企業(yè)管理部門(mén)所面臨的新課題。但是從目前來(lái)看，關(guān)于這方面的理論研究和政策指導(dǎo)還是相對(duì)滯后的，沒(méi)有取得什么顯著的研究成果。因此，基建企業(yè)需要投入更多的人力、物力，專(zhuān)注于此項(xiàng)研究。那么應(yīng)該主要研究哪些問(wèn)題呢?
2.5.1 基建企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問(wèn)題。
2.5.2 基建企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向問(wèn)題。
2.5.3 國(guó)家、社會(huì)對(duì)有保存價(jià)值的檔案的鑒定問(wèn)題。
2.5.4 基建企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問(wèn)題。這些問(wèn)題的研究和解決其實(shí)都不是一蹴而就的，它需要通過(guò)檔案管理部門(mén)在實(shí)踐中逐步摸索，逐步解決。
2.6 基建企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后
信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來(lái)看，檔案管理工作的信息化程度還是相對(duì)滯后的。其滯后性主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)。
2.6.1 管理檔案的計(jì)算機(jī)配置相當(dāng)落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新。
2.6.2 基建工程人員不能在工程現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱檔案圖紙。那么導(dǎo)致其發(fā)展滯后的原因主要有哪些呢?（1） 個(gè)別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒(méi)有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，這樣就導(dǎo)致了對(duì)檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后；（2）企業(yè)檔案信息化其實(shí)是近幾年才逐步提出和開(kāi)展的，所以在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)；（3）基建企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限；（4）沒(méi)有充分的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源；（5） 基建企業(yè)的檔案管理部門(mén)缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。
3強(qiáng)化基建企業(yè)檔案管理的措施
3.1嚴(yán)格規(guī)范基建企業(yè)的檔案管理制度
基建企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進(jìn)行，不宜盲目。比較常見(jiàn)的法規(guī)有：《中華人民共和國(guó)檔案法》及《實(shí)施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》等等。
3.2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
我們具體應(yīng)該怎樣做來(lái)提高檔案工作人員的素質(zhì)呢?其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)是一個(gè)較為普遍和有效的方式，它可以將培訓(xùn)和實(shí)際操作結(jié)合起來(lái)，是受訓(xùn)人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質(zhì)的一個(gè)有效途徑。通過(guò)招聘那些懂法律、會(huì)外語(yǔ)、精計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門(mén)所顯現(xiàn)的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。最后，還可以通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)研究，來(lái)積極探索新的檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢(shì)下基建企業(yè)檔案管理工作的需要。
3.3 加強(qiáng)檔案管理中的制度建設(shè)
檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。
3.4 加強(qiáng)檔案管理中的隊(duì)伍建設(shè)
擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。
關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策
檔案管理工作主要是以行政機(jī)關(guān)產(chǎn)生之文書(shū)經(jīng)歸檔后之管理和應(yīng)用為范圍，以檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的為主要活動(dòng)的工作。檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好檔案，用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。在一個(gè)單位中，檔案管理無(wú)疑是單位有序、協(xié)調(diào)、高效運(yùn)行的有效保證。
一、什么是檔案管理工作？
檔案管理工作就是利用科學(xué)的原則與方法管理檔案。檔案管理工作主要包括：檔案的征集、整理、保管、鑒定、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)與利用的服務(wù)。具體解釋為以下幾點(diǎn)：
1、收集檔案工作
為了解決檔案的分散和檔案的集中利用之間的矛盾就形成了檔案管理中的收集工作。
2、整理檔案工作
為了解決檔案的零亂和管理、利用的系統(tǒng)化之間的矛盾，就形成了檔案的整理工作。
3、鑒定檔案工作
為了使有保存價(jià)值的檔案得到優(yōu)先的保管，并能發(fā)揮出更大的作用，以滿(mǎn)足需求，就形成了檔案的鑒定工作。
4、保管檔案工作
根據(jù)社會(huì)利用的需要，為了解決檔案自然壽命的有限性和社會(huì)長(zhǎng)遠(yuǎn)利用需要之間的矛盾，就形成了檔案的保管工作。
5、編目檢索檔案工作
為了解決檔案排放的單向性排列和社會(huì)多樣需求之間的矛盾，以及提高檔案的查找，就形成了檔案的編目與檢索工作。
為了滿(mǎn)足社會(huì)多樣的和廣泛利用檔案的需要，需要對(duì)檔案進(jìn)行研究，匯編出版各種檔案參考資料，這就形成了檔案的編輯與研究工作。
7、統(tǒng)計(jì)檔案工作
對(duì)檔案及檔案管理的狀態(tài)進(jìn)行數(shù)量分析研究，這就形成了檔案的統(tǒng)計(jì)工作。
8、利用檔案工作
對(duì)檔案進(jìn)行法人一系列的管理活動(dòng)，目的就是為了發(fā)揮檔案的作用。通過(guò)各種方式，向用戶(hù)提供相應(yīng)的檔案材料，這就形成了檔案的提供利用工作。
盡管檔案管理工作是一項(xiàng)機(jī)密性、政策性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，但是很多管理部門(mén)沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性。從目前來(lái)看在很多單位檔案管理工作還存在著很多的不足。
二、目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1、對(duì)檔案管理的工作不夠重視
長(zhǎng)久以來(lái)，很大一部分人甚至是一些領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案管理工作就是看好檔案，不丟失，不泄密。認(rèn)為檔案工作既不是單位的主要工作，還不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，僅僅就是簡(jiǎn)單的檔案保管工作。以上這些輕視檔案工作的思想表明了目前還有很多人對(duì)檔案工作缺乏了解，并且忽視檔案工作重要作用。
2、檔案管理水平不高、力量薄弱、手段落后
在很多單位中，從事檔案管理工作的人員大部分都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的管檔要求、重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)都不是很了解，收集檔案的意識(shí)淡薄。特別是在很多單位中，檔案管理人員都是兼職人員，投入在檔案管理工作的精力不足，所謂的檔案管理工作就是將材料放入檔案盒中，沒(méi)有及時(shí)的整理歸檔，嚴(yán)重影響了單位的檔案管理水平。
3、檔案管理的硬件環(huán)境設(shè)施不齊全
現(xiàn)在，很多單位檔案管理的硬件環(huán)境設(shè)施不夠齊全，對(duì)檔案管理必須要的條件沒(méi)有解決落實(shí)，比如沒(méi)有專(zhuān)用的檔案室、檔案室狹窄、潮濕，檔案材料產(chǎn)生霉變、蟲(chóng)蛀，影響了檔案的美觀整潔及保存，甚至有的管檔單位連必備的切刀很統(tǒng)一的檔案夾等都無(wú)法配備齊全。
三、如何解決檔案管理工作的現(xiàn)狀？
1、提高檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理工作的從事人員首先需要的是具有高水平的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)人員，并且要作風(fēng)正派，有責(zé)任心。要不間斷的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育和培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們的工作積極性和創(chuàng)造性。單位要經(jīng)常專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)水平培訓(xùn)。讓檔案管理人員真正能掌握科學(xué)管理檔案的原則和方法，提高檔案質(zhì)量和工作效率。使檔案工作更科學(xué)實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。
2、健全檔案管理制度。
要想建立完善的檔案工作就必須遵照以下制度：
（1）檔案管理的規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。要結(jié)合單位的實(shí)際建立檔案管理規(guī)章制度，并能適應(yīng)單位檔案管理的需求。
（2）簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須是可操作的、簡(jiǎn)便易行、方便實(shí)用、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的作用。
（3）堅(jiān)持制度約束雙向性。既能約束領(lǐng)導(dǎo)又可以約束職工。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)將影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。
（4）堅(jiān)持制度執(zhí)行嚴(yán)肅性。檔案管理部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰。
3、改進(jìn)與完善檔案管理功能。
在現(xiàn)代，應(yīng)對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原來(lái)有的重要部分應(yīng)予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位的需求，從而更好地為單位服務(wù)。
4、采用信息化管理手段。
信息化管理是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大走向，這也對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，那就是盡可能地利用新手段提高檔案工作的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源的采集、管理和提供服務(wù)。同時(shí)，還要注意系統(tǒng)輸出的檔案信息經(jīng)過(guò)與外部環(huán)境作用后，輸出的效果回復(fù)到檔案信息化系統(tǒng)中，由此進(jìn)行檔案管理中的各項(xiàng)工作內(nèi)容和規(guī)章制度進(jìn)行再次調(diào)整。很多單位計(jì)算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入了檔案管理工作中，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的計(jì)算機(jī)化理勢(shì)在必行。
綜上所述，檔案作為一種信息資源，是一種無(wú)形的資產(chǎn)，在各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的作用，規(guī)范化和科學(xué)化的檔案管理，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性的工作。在新的歷史條件下檔案管理工作必將緊緊聯(lián)系著時(shí)代的發(fā)展要求，從觀念上更新采取有效措施，積極探索現(xiàn)代檔案管理工作的模式，促進(jìn)社會(huì)主義的和諧建設(shè)。■
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