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關(guān)鍵詞：護(hù)理教育；專升本；個人面對面指導(dǎo)模式
1資料與方法
1．1一般資料
2017年5月—2017年10月采取目的抽樣方法，選取某學(xué)校護(hù)理專業(yè)專升本指導(dǎo)老師45人和在職專升本護(hù)生48人進(jìn)行調(diào)查。問卷通過電子郵件發(fā)放。共93份問卷，有效收回60份，其中指導(dǎo)老師32份，在職護(hù)生28份。
1．2調(diào)查方法
本研究采用混合研究的方法。首先做定量調(diào)查，并對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行匯總；為了能夠?qū)Χ垦芯拷Y(jié)果進(jìn)行更深入探討，以調(diào)查數(shù)據(jù)的分析作為引導(dǎo)進(jìn)行質(zhì)性研究。
1．2．1問卷調(diào)查
問卷調(diào)查采用自制問卷進(jìn)行調(diào)查。為了減少問卷應(yīng)答的負(fù)擔(dān)和數(shù)據(jù)遺漏，本問卷只設(shè)計了6個問題。首先進(jìn)行預(yù)調(diào)查，將問卷發(fā)放給了指導(dǎo)老師和護(hù)生來獲取兩方的觀點，在預(yù)調(diào)查后問卷沒有做任何修改。
1．2．2質(zhì)性研究
完成問卷的28名護(hù)生通過問卷被邀請參與訪談。訪談過程中進(jìn)行了錄音，隨后對錄音進(jìn)行文字轉(zhuǎn)錄。
1．3統(tǒng)計學(xué)方法
使用SPSS18．0統(tǒng)計軟件對問卷數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，分析問卷的質(zhì)性評價并得出共同的主題。
2調(diào)查結(jié)果
2．1參加個人面對面指導(dǎo)情況
60名被調(diào)查者均曾經(jīng)參加過個人面對面指導(dǎo)；愿意有更多個人面對面指導(dǎo)機會的被調(diào)查者僅有34人，占56．67％。
2．2個人面對面指導(dǎo)的基本目的
認(rèn)為個人面對面指導(dǎo)的基本目的是監(jiān)督、反饋和論文寫作的有22人，占36．67％；認(rèn)為基本目的是監(jiān)督的有18人，占30．00％；認(rèn)為基本目的是監(jiān)督、反饋的有13人，占21．67％；認(rèn)為基本目的是監(jiān)督、反饋、論文寫作和其他的有4人，占6．67％；認(rèn)為基本目的是監(jiān)督和論文寫作的有2人，占3．33％；認(rèn)為基本目的是論文寫作和其他的有1人，占1．67％。
2．3對信息通信技術(shù)與個人面對面指導(dǎo)的評價
認(rèn)為個人面對面指導(dǎo)更有價值的有35人，占58．33％；認(rèn)為個人面對面指導(dǎo)與信息通信技術(shù)同樣有價值的有20人，占33．34％；認(rèn)為信息通信技術(shù)更有價值的僅有5人，占8．33％。
2．4對小組指導(dǎo)與個人面對面指導(dǎo)的評價
認(rèn)為個人面對面指導(dǎo)更有價值的有37人，占61．67％；認(rèn)為個人面對面指導(dǎo)與小組指導(dǎo)同樣有價值的有22人，占36．67％；認(rèn)為小組指導(dǎo)更有價值的僅有1人，占1．67％。
3討論
3．1個人面對面指導(dǎo)的參與情況和基本目的
本次研究調(diào)查結(jié)果顯示：被調(diào)查者均參加過個人面對面指導(dǎo)，個人面對面指導(dǎo)的基本目的是“監(jiān)督、反饋和論文寫作”的結(jié)合。一對一關(guān)系對監(jiān)督的重要性表現(xiàn)在這種關(guān)系有助于學(xué)生各種技能的發(fā)展，表示監(jiān)督包括商談和對話。個人面對面指導(dǎo)模式能很好地起到上述監(jiān)督的作用。有些護(hù)生表示更喜歡面對面的監(jiān)督，因為能夠得到問題的“合適”反饋。反饋被認(rèn)為是個人面對面指導(dǎo)的目的之一。有39名（65．00％）被調(diào)查者及所有護(hù)生都談到反饋的益處。有護(hù)生認(rèn)為指導(dǎo)老師能夠關(guān)于“下一步做什么”進(jìn)行指導(dǎo)；在更深入的訪談中護(hù)生表示僅在他們表現(xiàn)不好時指導(dǎo)老師通過電子郵件進(jìn)行必要反饋來進(jìn)行指導(dǎo)。這種通過電子郵件方式的指導(dǎo)對護(hù)生的全面發(fā)展是不夠的，而個人面對面指導(dǎo)可以彌補不足。對28名護(hù)生進(jìn)行訪談后結(jié)果顯示沒有人獲得過關(guān)于論文寫作的面對面指導(dǎo)。有護(hù)生在采訪中表示：“我發(fā)現(xiàn)論文寫作對我而言非常困難，因為我原來是中專，自學(xué)考的專科，所有的資源都在網(wǎng)絡(luò)上，但沒人教我如何使用參考文獻(xiàn)。”有學(xué)者認(rèn)為基于網(wǎng)絡(luò)的資源不能代替面對面直接教學(xué)。從問卷調(diào)查結(jié)果來看僅有56．67％的被調(diào)查者愿意有更多個人面對面的指導(dǎo)機會，但是所有的護(hù)生愿意有更多個人面對面的指導(dǎo)機會。究其原因可能在于本研究調(diào)查對象包括指導(dǎo)老師和護(hù)生，指導(dǎo)老師考慮到時間和資源問題可能對個人面對面指導(dǎo)的參與意愿不會特別高，所以問卷調(diào)查結(jié)果顯示僅有一半左右的應(yīng)答者愿意有更多個人面對面的指導(dǎo)機會。
3．2個人面對面指導(dǎo)與信息通信技術(shù)的比較
本研究中所有被調(diào)查者認(rèn)為個人面對面指導(dǎo)是有價值的，認(rèn)為信息的清晰性是一個原因。訪談中護(hù)生的表述再次強調(diào)這一觀點：“在正常的面對面方式中如果你不懂他們所要表達(dá)的內(nèi)容，你能夠立馬提出問題。”這些結(jié)果同Chi等［6］的發(fā)現(xiàn)一致，研究表明個人面對面指導(dǎo)中的互動能夠鼓勵學(xué)習(xí)。從指導(dǎo)老師的角度來看，在面對面的會面中更容易看出護(hù)生是否存在理解上的問題。有護(hù)生對于指導(dǎo)老師在電子郵件反饋中的語言難以理解的情況提出了意見：“我不經(jīng)常閱讀電子郵件，而且當(dāng)我收到反饋的意見時我也不能完全理解指導(dǎo)老師的意思，因此經(jīng)常一直等著，直到他們來找我。”其他護(hù)生也有相同的表示，并強調(diào)了電子通信中相互理解存在障礙。Mutch［7］在2003年強調(diào)對能力較弱的學(xué)生，理解指導(dǎo)老師的語言會更加困難，需要使用討論來避免誤解。在訪談中有護(hù)生表示，通過電子郵件進(jìn)行交流的問題在于不確定指導(dǎo)老師是否收到郵件。這個問題最早由Price等［4］在2007年發(fā)現(xiàn)，表明學(xué)生需要及時互動和反饋。因此可以看出同指導(dǎo)老師的面對面會談能夠緩解護(hù)生的焦慮。Chanock［8］在2000年表示當(dāng)使用諸如“分析”此類術(shù)語時應(yīng)當(dāng)在后面附上詳細(xì)解釋。然而在2009年Duers等［5］在教學(xué)評估方面的研究中發(fā)現(xiàn)相比書面反饋，學(xué)生更喜歡面對面反饋的方式，因為肢體語言能夠幫助雙方更好地理解。例如護(hù)生與指導(dǎo)老師面對面交流的時候，問題能夠通過非語言溝通方式幫助更清晰地表達(dá)，有助于對反饋獲得更清晰的理解。Weaver［9］多方法設(shè)計的定量數(shù)據(jù)結(jié)果也一致表明在解釋和使用反饋時需要更多面對面的指導(dǎo)，因為學(xué)生中可能存在不理解“專業(yè)術(shù)語”的情況。被訪談的28名護(hù)生強調(diào)了個人面對面指導(dǎo)的價值，指出對話和互動對鼓勵學(xué)習(xí)的益處，但是也有被訪談?wù)哔澇蓵骐娮余]件的價值。有護(hù)生表示：“我的記性很差，上一次討論的確讓我受益匪淺，我極力想要把指導(dǎo)老師說的記錄下來，但當(dāng)我回到家48h后我就不知道如何整理筆記了，因此我認(rèn)為需要電子郵件理清思路。”這強調(diào)了電子郵件的重要性，這也能用來解釋為何33．34％的被調(diào)查者認(rèn)為信息技術(shù)指導(dǎo)與個人面對面指導(dǎo)具有同樣價值。
3．3個人面對面指導(dǎo)與小組指導(dǎo)的比較
本研究結(jié)果顯示，認(rèn)為個人面對面指導(dǎo)更有價值的有37人，占61．67％；認(rèn)為個人面對面指導(dǎo)與小組指導(dǎo)同樣有價值的有22人，占36．67％。調(diào)查后的訪談中大多數(shù)護(hù)生認(rèn)為相比小組指導(dǎo)，他們更喜歡個人面對面指導(dǎo)。有護(hù)生表示在小組中問題會使自己感到尷尬。難以推測此護(hù)生所經(jīng)歷的小組討論的規(guī)模大小，但作為成人教育的分支，這可能是一個很大規(guī)模的小組。因為較小規(guī)模的小組能營造一種不那么尷尬的氛圍，進(jìn)而增加學(xué)生的自信心［10－11］。有學(xué)者指出小組指導(dǎo)的弱點在于，指導(dǎo)老師的注意力在一組學(xué)生而非某一個學(xué)生身上。也有護(hù)生表示：“小組指導(dǎo)好，小組里其他人會問出你想問的問題，而且在你問不出問題的時候，小組里其他人還能提出你看不到的問題。”這些護(hù)生認(rèn)識到小組其他成員也是一種學(xué)習(xí)資源，英國高等教育學(xué)院在2010年也證實了這一點。以上說明個人面對面指導(dǎo)與小組指導(dǎo)各有優(yōu)劣。
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【摘要】小波離散后可以構(gòu)成L2(R)空間的規(guī)范正交基，并用之表示或逼近信號，而且用較少的小波系數(shù)就可得到許多不同圖像的精確逼近。S.Mallat 于1988 年提出了小波多分辨分析算法
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【正文】
在整個圖像壓縮過程中，對小波系數(shù)進(jìn)行矢量量化編碼滿足容許性條件，即的函數(shù)Ψ (t)為原形小波或母小波函數(shù)，其中Ψ (w)=
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論文摘要:近年來互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展使得電子郵件成為商務(wù)和個人溝通的最主要的網(wǎng)絡(luò)交際手段。相比之下,對電子郵件方面的學(xué)術(shù)研究卻鮮有發(fā)現(xiàn),無論是商務(wù)的還是私人和社交性質(zhì)的,沒有統(tǒng)一的電子郵件寫作規(guī)范和明確的語體標(biāo)準(zhǔn)。本文試圖根據(jù)所收集的電子郵件探討商務(wù)電子郵件的網(wǎng)絡(luò)交際文體特征。
國際互聯(lián)網(wǎng)的普及和電子商務(wù)的發(fā)展使得電子郵件成為當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)運用中最普遍的網(wǎng)絡(luò)交際手段之一。據(jù)美國IDC公司統(tǒng)計,早在2000年全球電子郵件信箱數(shù)量已達(dá)9億個左右,平均每天發(fā)送的郵件多達(dá)100億封,預(yù)計到2005年平均每天發(fā)送電子郵件的數(shù)量將達(dá)到350億封。其中,至少50%以上是用于某種形式的商務(wù)活動。據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)權(quán)威機構(gòu)CNNIC調(diào)查報告,在用戶最常用的網(wǎng)絡(luò)功能中,電子郵件以74.9%的絕對優(yōu)勢高居首位。據(jù)統(tǒng)計,互聯(lián)網(wǎng)上85%的網(wǎng)頁是英語網(wǎng)頁,英語電子郵件占80%。在國際商務(wù)中,電子郵件的滲透力更為顯著,已經(jīng)成為商務(wù)溝通基本的聯(lián)絡(luò)方式,并正在逐步取代傳統(tǒng)的書信、電話、傳真等通訊媒體,成為主要的信息交流方式。可見英語是電子郵件通信中使用最廣的通用語言。電子郵件英語的使用已經(jīng)引起語言研究者的關(guān)注,但因為電子郵件尚屬發(fā)展中的溝通渠道,目前對這種新型交際手段的研究仍十分有限,而且就這種新的電子傳播媒介至今還沒有統(tǒng)一的寫作規(guī)范、固定的格式和明確的文體標(biāo)準(zhǔn)[1][2]。
一、網(wǎng)絡(luò)交際的電子郵件
基于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交際的手段和方法很多,但大體可分為兩大類:實時交際(Synchronouscommunication)和非實時交際(Asynchronouscommunication)。電子郵件則屬后一種網(wǎng)絡(luò)交際的主要方式,它在使用上有著當(dāng)今任何通信工具無可比擬的優(yōu)勢,其特點和優(yōu)點是顯而易見的:速度之快,而且這是一種新奇的非同步交流方式;功能越來越強大的軟件讓你的郵件非常便于管理,同時也比傳統(tǒng)書信更能保護(hù)自己的隱私;非常靈活,隨時隨地都可以發(fā)送、接收。對于從事國際商務(wù)的商人其便利和好處更是可想而知。有別于其它傳統(tǒng)的通信工具,發(fā)送電子郵件是通過將文字打在鍵盤上讀在電腦屏幕上,故具有說與寫的雙重特點[3]。電子郵件所具有的“快捷性”、“即時性”、“保密性”、“高效性”和“隨意性”使得它成為對話裝置:在電子對話(electronicdiscourse)中,人們用語言不僅僅是用來傳遞信息,而且用來交流思想。因此,這種基于網(wǎng)絡(luò)的交際必然具有自身的語言文體特征。
二、商務(wù)電子郵件的文體結(jié)構(gòu)
電子郵件作為互聯(lián)網(wǎng)不可分割的一部分有其自身的語境,即通過電子信箱進(jìn)行語言交流。作為電子商務(wù)的一部分,商務(wù)電子郵件既不同于傳統(tǒng)的通訊方式,同時也有別于日常生活中一般親朋好友之間的電子郵件交換。商務(wù)電子郵件的結(jié)構(gòu)簡潔明快,重點突出。傳統(tǒng)書信中的信頭、日期、收信人地址及其相關(guān)格式已被摒棄,取而代之的是發(fā)信人和收信人的電子信箱地址。電子郵件格式因軟件的不同而有所差異。但無論使用何種軟件,主要由收信人地址(To),發(fā)信人地址(From),日期(Date),和主題(Subject)組成。計算機會自動產(chǎn)生前三條信息,無須人工填加。電子郵件的主題行則是必不可少的,其位置在收信人的電子信箱或是抄件人的電子信箱下面,突出醒目。原則上,商務(wù)電子郵件與商務(wù)書信和其它一般書信不同,必須有主題,并且要簡潔明了,使人一望即知郵件的要旨。由于網(wǎng)絡(luò)上的收件箱充斥著垃圾郵件,主題一定要與郵件內(nèi)容有關(guān),有助收信人理解,否則無主題或意義不明確的主題通常導(dǎo)致郵件未被打開就被刪除或可能延誤處理。試比較:
主題不明確:“Expenses”
主題明確:“ExpensesforCATrip-informationneeded”
主題不明確:“Myinfo”
主題明確:“The15thSalesConference:Informationforyourregistration”
筆者最近收集了90封商務(wù)電子郵件,并將其分為兩類。一類是英語本族語者(多為英國,美國和澳大利亞人)的電子郵件,共50封,另一類是為非英語本族語者,發(fā)信人大多是歐洲人,亞洲人和部分中東國家人,共40封,以下是調(diào)查結(jié)果比較:
根據(jù)對收集的電子郵件的統(tǒng)計,公司間商務(wù)往來的電子郵件90%以上都有主題,而本人以前收集的私人電子郵件僅有35%有主題,有些回信人回信時仍使用前一郵件主題,盡管郵件內(nèi)容大相徑庭。如同傳統(tǒng)的商務(wù)郵件,電子郵件的正文部分通常由開首敬辭、主文、結(jié)尾敬辭及署名四部分構(gòu)成。
在正文部分,大部分商務(wù)電子郵件采用當(dāng)今比較流行的平頭式(BlockedStyle),正文可通篇使用大寫或小寫字母,這樣打字時就可不必再反復(fù)按變換鍵,這也體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)時代人們追求方便、快捷的特點。一般而言,開首敬辭并非絕對必要,在電子郵件中經(jīng)常被省略,而且并不失禮,但結(jié)尾敬辭還是必要的,省略之后的文章結(jié)尾會使人感到有些唐突。但從收集的英語本族語者的商務(wù)電子郵件中也有不使用結(jié)尾敬辭的。可見,正文內(nèi)容完整、姓名簽署完畢郵件即算大功告成,這種做法正逐漸被人接受。
收集的電子郵件結(jié)果表明:英語本族語者和非英語本族語者在正式程度上有較大差異。Gains[2]研究中的92%的英語本族語者的電子郵件不用開首敬辭,筆者收集的樣件中英語本族語者不寫開首敬辭也占了較高的比例,而非英語本族語者不寫開首敬辭的比例相對就少。英語本族語者在開首敬辭中使用“D
ear”稱呼的比較少,而非英語本族語者使用該稱呼的占了最高比例。同樣,非英語本族語者使用結(jié)尾敬辭也比英語本族語者較正式。值得注意的是,筆者把一些出自同一發(fā)件人的商務(wù)電子郵件和傳真加以比較,發(fā)現(xiàn)二者并無大的差異,所使用的稱呼和結(jié)尾敬辭也幾乎相似。這表明習(xí)慣了書寫傳真的商務(wù)人員在電子郵件中仍采用傳真的格式和語言風(fēng)格。實際上,這二者并無大的區(qū)別,格式相似,語體也大多為非正式。
在商務(wù)電子郵件中,稱呼日漸趨向非正式。郵件開首敬辭中省略Mr或Mrs(或Ms,Miss)等敬辭,直呼其名非常普遍,或不知道對方的名字但知其職務(wù)時,用其職務(wù)為開首敬辭。這在不清楚對方性別時,不失為方便可行的權(quán)宜之計,同時也是順應(yīng)了無性別歧視敬辭(non-sexistsalutation)趨勢。在不知道對方姓名時,有時可看到電子郵件開首敬辭寫成DearABC1234@(或DearABC1234),這種沿用對方電子郵件的地址(或名號)的寫法,正是電子郵件的特殊風(fēng)格,雖然在商務(wù)電子郵件中很少見,但私人信件中卻很常見[4]。
以上表明,電子郵件的文體結(jié)構(gòu),正如Guffey[1]指出的,還是不固定的,使用者和權(quán)威人士對什么是適當(dāng)?shù)拈_首敬辭、結(jié)尾敬辭也沒有一致的意見。
三、商務(wù)電子郵件文體特征
電子郵件是基于網(wǎng)絡(luò)的“交談”。“交談?wù)摺蓖ㄟ^計算機屏幕收看文字,使以文字為信息載體的筆語跨時空交流。這種“交談”既不同于面對面的交談,也有別于傳統(tǒng)的書信交流。這種以計算機為媒體的交流活動具有如Kiesleretal.[5]指出的兩個有趣的特點:缺少社會語境信息;缺少被廣泛接受的使用規(guī)則。其中第一個特點使“交談?wù)摺辈荒芤蕾囀謩荨Ⅲw勢語、面部表情等非語言信息解釋文字,輔助交流。缺乏規(guī)則則使網(wǎng)絡(luò)“交談?wù)摺贝蚱屏藗鹘y(tǒng)交際中必須遵守的許多禮儀,并逐漸形成了一些網(wǎng)際交流中被認(rèn)可的規(guī)范。
(一)口語體特征
電子郵件雖然采用書信的形式,但其用語卻大都是口語,形成了一種文體風(fēng)格上獨樹一幟的書面形式的口語[6]。Gains[2]在對電子郵件文體特征的研究中發(fā)現(xiàn),電子郵件的文字和語氣都趨于口語化,寫的時候猶如在和對方進(jìn)行交談(Writeasyoutalk)。他注意到四點:單方的會話;產(chǎn)生自對會話(self-pairconversation)的反響問題(echoquestion);無計劃的談話,頻繁使用“and”;語篇中使用口語體的詞和短語。VirginiaShea(/netiquette)在電子郵件介紹一章中提到:“電子郵件以非正式語體而著稱,其部分原因是電子郵件出之黑客文化(hackerculture),另外是電子郵件便于發(fā)送。在某些方面,電子郵件比傳統(tǒng)上語氣較正式的備忘錄更相似于電話交談,但由于電子郵件交際是書面的,因此比電話交談更詳細(xì)。”寫書信時,內(nèi)容必須清楚明白,不能含混,因為讀者可能沒有機會和時間澄清問題。但是電子郵件則不同,收件者可立即發(fā)郵件詢問。這一特點使電子郵件交換如同“交談”,有時往往比較草率、含糊。說到電子郵件的語體,CielensandAquino[7]認(rèn)為,非正式的口語體在大部分電子郵件中都是完全合適的。以下不妨看一封公司經(jīng)理回復(fù)兩位要求參加會議的下屬的郵件:
Soundsgreat,guys,andIreallythinkyoubothshouldgoandofcourseIsupportyourapplication.sogoaheadandgetorganised.ontheotherhandmaybeIshouldrunitpastBrucefirstincasethere’saproblem.Iknowwe’vehadsomeflaklatelyabouttheamountoftravel.soI’dbetterraiseitwithhim.don’tmakeanybookingsuntilyougetthefinalok.onsecondthoughtsmaybeweneedtoconsiderifjustoneofyoushouldgo.
這封電子郵件反映出以上提到的電子郵件文體特征,可以看得出,發(fā)件人在發(fā)郵件時并未對郵件內(nèi)容加以思考和組織,而是如同談話,口氣隨意,語句松散自由,甚至大小寫不分,文字、語氣和結(jié)構(gòu)都體現(xiàn)了口語體特征。同時,這些特點也驗證了Hale[8]話,即網(wǎng)絡(luò)交際有其明顯的語言特點:不守規(guī)則,不一致,不注重語法和詞法以及隨意性強。
(二)句法結(jié)構(gòu)特征
電子郵件是基于網(wǎng)上交際的,因此,在電子語篇(electronicdiscourse)中,為了節(jié)省各自占用的時間和減少各自眼睛在電腦屏幕的負(fù)擔(dān),其句法結(jié)構(gòu)力求簡短、直截了當(dāng),較多地使用簡單句,而非是復(fù)合句和長句,頻繁使用口語中常見的縮寫和省略形式。提倡的是用簡單、易懂的英語(PlainEnglish)書寫[9]。
以下樣件中的幾個例句便體現(xiàn)了商務(wù)電子郵件這一寫作原則和特點:
PlsletusknowwhethertherelevantL/Chas
beenopened.We’llshipyourorderattheendofthismonth.PlsquoteCIFNewYorkforyourprintedshirting.Alsootherproductswementionedatthefair.Sorryforthedelayandhopethiswon’tcauseyoutoomuchinconvenience.
又如:
Reyouremailof10August,plsinformusofthequantityyoucansupplyandthetimeofshipmentasap,asweneedtofinalizetheS/CbytheendofSept.THX這封電子郵件以RE設(shè)定主題(關(guān)于…),以PLS明示要求事項(請…),以AS陳述理由(由于…),排除不必要的信息,寫得簡潔明了,一目了然。
(三)詞匯特征
使用縮略詞是商務(wù)電子郵件的另一明顯的網(wǎng)絡(luò)交際特點。這些縮寫原本是為了縮短“在線交談”的打字時間而創(chuàng)造的,而且商務(wù)電子郵件中經(jīng)常使用縮略語與商務(wù)本身性質(zhì)有關(guān),同時也反映出網(wǎng)絡(luò)時代人際間輕松快捷溝通的特點。其中ASAP(assoonaspossible)、FYI(foryourinformation)、PLS(please)、THX/TNK(thanks)等,在電子郵件普及前,常被用在辦公室便條和非正式商務(wù)書信中。當(dāng)然,在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)交際中,這些縮略詞頻繁使用,并且不斷誕生大量新詞。雖然電子郵件中使用的縮略詞名目繁多,形式多樣,但大部分還是采用商務(wù)英語縮略詞的構(gòu)成法,如,取每個單詞詞首(asap,BTW);略去元音(Rgds,PLS);以音代詞(F2F,B4),也有一些是自行編造,沒有固定規(guī)則(BCNU)。這些縮略語已經(jīng)構(gòu)成常規(guī)的網(wǎng)絡(luò)縮略語,因其創(chuàng)新性、簡約性、易讀性、傳遞快等特點而受到青睞。從收集的電子郵件看,英語本族語者使用縮略詞較多。筆者在與國外大學(xué)交往的電子郵件中,卻很少見到類似以上的縮略語,而大部分縮略語出現(xiàn)在商務(wù)電子郵件和年青人寫的電子郵件中,這自然和他們的職業(yè)和背景有關(guān),而且商務(wù)電子郵件中使用的許多縮略詞是商務(wù)通用的專業(yè)縮略詞,如A/S(atsight)、B/L(billoflading)、FCL(fullcontainerload)等。
四、電子郵件的非言語交際特點
與傳統(tǒng)書信相比,電子郵件的另一個令人嘆為觀止的特征是它的非言語交際功能。網(wǎng)上交際是通過書面文字進(jìn)行的,缺乏F2F的真實性。僅靠文字傳達(dá)意思[本文由網(wǎng)站公文大全收集整理]的電子郵件常常無法表達(dá)自己的“心意”。早在1979年,一位名叫KevinMacKenzie的美國人向MsgGroup發(fā)件,建議在電子郵件里枯燥單調(diào)的文字中加入一些表情符號,比如:)表示微笑。他的建議多次引起爭論,最后被廣泛應(yīng)用——你可以在電子郵件中像打電話時那樣微笑或者痛哭了,多么有人情味。電子郵件的魅力就這樣一步一步地深入人心。
因此,人們創(chuàng)造了計算機網(wǎng)上“速記法”(shorthand),這些速記表達(dá)語稱之為emoticons或smileys,是網(wǎng)上表示情感的表情語。它是特殊的符號或稱為“臉譜”的符號。電子郵件中經(jīng)常采用這些表示語調(diào)、情感、體態(tài)的副語言符號或使用貼圖,當(dāng)言語不足以表達(dá)電子郵件書寫者的情感時,便使用這一直觀的表達(dá)方式,往往能夠達(dá)到一種遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過語言交際功能的非言語交際功能。例如::-)(表示笑);:-<(表示生氣);:-D(表示非常高興地張大嘴笑);{}或[](表示擁抱)等。
但是,這些符號語屬于很強的幽默體語言,主要出現(xiàn)在“電腦族”和年青人的郵件以及私人郵件中。在商務(wù)電子郵件和較為正式的電子郵件中不多見,除非如此確實能夠帶來積極的效果。在本人收集的一封書信中,有一國外客戶為感謝中國某公司提前給他發(fā)運一批季節(jié)貨物,在郵件最后寫道:Thankyouverymuchforyourhelp!:-D。可見,在輕松隨意的氛圍中適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┍砬榉柲軌驇矸e極效果,促進(jìn)雙方的溝通和增進(jìn)雙方的感情。
語言文體是在一定情境下由一定的人出自一定的目的而形成的語言表達(dá)方式,任何一種語言表達(dá)形式都不能脫離語言文體特征而存在。電子郵件自然也一樣,其語言文體的形成很大程度上是受到網(wǎng)絡(luò)媒介等語境因素的作用,同時也是由交際的需要和使用所決定的。電子郵件的語言文體風(fēng)格靈活多變,沒有固定的規(guī)則,而是隨著不同的交際對象、交際場合、交際目的等具體交際語境的變化而變化。
當(dāng)然,商務(wù)電子郵件也同樣存在著文體上的差異,有正式和非正式之分。諸多的因素,如郵件書寫者本人的語言熟練程度、文化程度、交際對象、雙方關(guān)系、個性、年齡也都可能影響到文體和正式程度。
特別是年青本族語者更具創(chuàng)新性,他們把電子郵件看作口頭交流的媒介,而不是書面工具,而非本族語者相比之下則可能堅持較正式的書面語規(guī)則。總之,商務(wù)電子郵件比傳統(tǒng)的通訊方式具有更口語化、個性化、效益化、隨意性、靈活性等語言特征。
參考文獻(xiàn):
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【關(guān)鍵詞】模糊語；模糊限制語；外貿(mào)英文電子郵件；應(yīng)用
隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，電子郵件已經(jīng)成為一種日常交流手段了，不僅僅是朋友之間，就連許多的商業(yè)往來也借助電子郵件來進(jìn)行，尤其是在中外商貿(mào)中，電子郵件也成為十分重要的交流工具。在貿(mào)易活動的溝通中，應(yīng)學(xué)會運用模糊語，這樣“不清不楚”、意義不明的語句不僅能夠縮短距離，還可以避免沖突。
一模糊語的概念
模糊語言，作為一種彈性語言，是指外延不確定、內(nèi)涵無定指的特性語言。準(zhǔn)確來說，模糊語并不是所有的語句都表達(dá)不明，而是所要表達(dá)的主要意思是明確的，但是語句所包含的范圍是特別模糊沒有固定指向的，因此會造成接收者的理解偏差。但是事實上，語言的模糊性并不單一，只是模糊語用起來使語義模糊，通常會給人一種含蓄的感覺。這類語言具有兩重性，在本質(zhì)上是明確的，在表象上是模糊的，在內(nèi)容上是明確的，在形式上是靈活的。雖然模糊詞語的使用可能讓人們在交際中困惑，但也依然被人們頻繁地使用，以此來體現(xiàn)禮貌、避免沖突、緩解矛盾等。早在1965年，美國伯克利加利福尼亞大學(xué)查德（Za-deh）教授在《信息和控制》雜志第8期上發(fā)表了論文《模糊集合》，并首次提出了模糊概念和模糊理論。1972年美國著名生成主義學(xué)者拉科夫（Lakoff）在論文《模糊限制語：模糊概念的標(biāo)準(zhǔn)和邏輯的研究》中首次提出了“模糊限制語”這一術(shù)語，并將其定義為“把事物弄得模糊或更加模糊不清的詞語”。英語中構(gòu)成模糊限制語的方式多種多樣，例如某些形容詞、副詞、無人稱短語、情態(tài)動詞等等。由于模糊語言的使用范圍之廣和使用領(lǐng)域之寬，具有非常重要的語用價值，因此各國學(xué)者開始從不同角度對其進(jìn)行研究。
二外貿(mào)英文電子郵件中的模糊語言
1.模糊詞語
一般情況下，模糊的詞語會使句意表達(dá)不清，使讀者很難獲取準(zhǔn)確的信息。在外貿(mào)英文電子郵件中如果使用過于精確的詞語來介紹公司或推銷產(chǎn)品時會難以與對方建立良好的貿(mào)易關(guān)系，也很難使談判雙方達(dá)到共贏的目的。然而，恰當(dāng)?shù)厥褂媚：~語既能保持撰寫者的本意，又能虛化概念。這些模糊詞語以形容詞為主。如“Ourpricesarequitecompetitive.（我們產(chǎn)品的價格非常具有競爭力。）”在本句中撰寫者并不想給出具體的價格，但又希望引起對方的關(guān)注，希望獲得對方的詢盤，因此使用“competitive”來虛化價格。
2.模糊限制語
Yule（1996）在他的《語用學(xué)》一書中把模糊限制語定義為“話語怎樣被給予理解的謹(jǐn)慎的注釋性表達(dá)，例如，asfarasIknow所提供的某種信息”。語用學(xué)角度的模糊限制語按其是否改變陳述命題或原語內(nèi)容，可以分為變動型模糊限制語與緩和型模糊限制語。變動型模糊限制語可以改變話語結(jié)構(gòu)的原意，界定話語變動范圍，或者對話語的真實性和涉及范圍進(jìn)行內(nèi)容上的修正，它包括程度變動語和范圍變動語，例子分別為alittlebit，tosomeextent，kindof，moreorless，以及approximately，roughly等。緩和型模糊限制語不改變話語的真值條件，使肯定語氣趨向緩和，使說話者遵守禮貌原則，使用委婉、含蓄的話語，盡量避免武斷的情況下做出判斷。緩和型模糊限制語包括直接緩和語和間接緩和語。外貿(mào)英文電子郵件中這兩類的模糊限制語都會出現(xiàn)在不同貿(mào)易階段中來體現(xiàn)不同的寫作意圖。如“Youquotedwouldleaveuswithonlyasmallprofitonoursales.”在本句中就使用到了變動型模糊限制語，其中“only”和“asmall”都是為了說明利潤低，自己難以接受對方的報價，并希望對方降低報價。如“Ifyoucan’tgrantusthere-quest，Iamafraidwehavenochoicebuttoreturnthegoodstoyou.”在本句中就使用到了緩和性模糊限制語，其中“Iamafraid”“havenochoice”都是為了緩和雙方的矛盾制造出和諧的氣氛，希望對方能積極地幫助自己解決貨物問題。
三模糊語在外貿(mào)電子郵件中的作用
1.留下良好的印象
在貿(mào)易初期，由于缺乏面對面交流，交際雙方都希望給對方留下良好的印象并贏得對方的信任，從而建立良好的貿(mào)易關(guān)系。在這一階段，外貿(mào)電子郵件所涉及的內(nèi)容以公司自我介紹、推銷或詢盤為主，在這一類信函中，模糊詞語的使用就比較頻繁。如“Ourcompanyhasbeentheleadingimporterofcasualshoesformanyyears.”在這一句中，撰寫者為了體現(xiàn)本公司的實力、吸引對方發(fā)盤，使用leading和many這些模糊詞語。
2.讓談判留有余地，將利益最大化
一般的貿(mào)易往來中，如何讓買賣雙方達(dá)成一致的價錢是十分令人頭疼的事情，既要符合買方的基本利益又要讓賣方的利益最大化，要完美迎合兩方的利益才能讓合作更為長久。這個時候就需要模糊語來起作用了，模糊語可以讓談判的具體意義變得模糊，在劍拔弩張的時候起到一個緩和的作用從而給雙方一個緩沖的余地，避免談判的“夭折”，而且模糊語并沒有明確指出最終結(jié)論，也為之后的交易留下了思考的余地。如“Thebestwecandoistoreduceourpreviousquotationby2%.”其中“thebest”就體現(xiàn)了給對方讓利，讓談判能和諧順利地進(jìn)行下去。
3.便于日后的合作發(fā)展
在對外貿(mào)易的過程中，并不是事事順利筆筆買賣都成功的，在貨品不能滿足買方需要或者是價格不能滿足賣方要求的時候就無法繼續(xù)合作，但是過于直接的拒絕合作又有可能會影響日后的貿(mào)易往來，因此這種情況下模糊語的優(yōu)勢便能夠發(fā)揮出來。拒絕的語句要委婉含蓄，不能過于直白，要表達(dá)出自己不想要合作的意思但是與此同時還要給予對方希望，讓下一次的合作成為可能，給足對方面子。如“Thepricewehavequotedisquitereasonable，soIamafraidwecouldnotmakeanyreduction.”在本句中撰寫者為了給對方留面子，使用“Iamafraid”“could”來表達(dá)禮貌，使拒絕更委婉，也為下一次友好合作奠定基礎(chǔ)。
4.減輕己方的責(zé)任
外貿(mào)如同一般的貿(mào)易一樣，一旦出現(xiàn)問題也是要承擔(dān)法律責(zé)任的，因此在外貿(mào)的英文電子郵件中也要特別注意這一點，對于某種不確定因素要善于使用模糊語來進(jìn)行描述，以此來減輕己方可能要承擔(dān)的責(zé)任。如交貨時間和運輸時間等問題，如果無法明確具體的時間，就可以用模糊語進(jìn)行答復(fù)，采用模棱兩可的方式表達(dá)盡快進(jìn)行運貨，但是這個“盡快”并不能確定是什么時候，以此來給自己一個緩沖的時間。如“AlthoughthereachingtimeoftheL/Cisoverdue，inviewofourlongbusinessrelations，wewouldstillmakeadeliveryassoonaspossible.”本句中“still”“would”“assoonaspossible”等模糊語的使用既考慮了對方的利益，同時又沒有明確說明交貨日期，相應(yīng)地為自己留了一定的緩沖時間。不論是外貿(mào)交際中還是日常生活中，模糊語的使用都是十分重要的，在外貿(mào)的英文電子郵件中，語言需要精確、具體，讓對方明確自己所要表達(dá)的含義，但是同時也需要運用模糊語，這樣才可以讓交易雙方都能夠更加禮貌含蓄地進(jìn)行交流，繼而達(dá)到事半功倍的效果。
參考文獻(xiàn)
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【摘要】所寫情景不正， 既反映在詞作“字面之俗”， 更反映出詞人“性情之俗”。所謂“無當(dāng)乎風(fēng)人之列”者， 指有失雅正， 無補于社會教化。
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【本頁關(guān)鍵詞】省級國家級期刊快速發(fā)表 學(xué)術(shù)期刊論文投稿歡迎來稿
【正文】
胡仔《苕溪漁隠叢話》卷三十九亦認(rèn)為柳永《樂章集》“其所以傳名者， 直以言多近俗， 俗子易悅故也”。這些都是就其措辭淺俚， 不用典故而言。沈義父《樂府指迷》稱: “康伯可、柳耆卿音律甚協(xié)， 句法亦多有好處。然未免有鄙俗語。”彭孫遹《金粟詞話》評山谷詞曰: “山谷‘女邊著子， 門里安心’， 鄙俚不堪入誦。”賀裳《皺水軒詞筌》亦稱“黃九( 庭堅) 時出俚語， 如‘口不能言， 心下快活’， 可謂傖父之甚”。賀氏還提出填詞三忌: “小詞須風(fēng)流蘊藉， 作者當(dāng)知三忌: 一不可入漁鼓中語言， 二不可涉演義家腔調(diào)， 三不可像優(yōu)伶開場時敘述。偶類一端， 即成俗劣。”這些都說明了俗詞語言趨于通俗淺俚的一些特點， 與雅詞的語言典雅是格格不入的。詹傅《笑笑詞序》評康與之曰: “近世詞人， 如康伯可( 與之) ， 非不足取， 然其失也詼諧。”王灼《碧雞漫志》卷二稱曹組“潦倒無成， 作《紅窗迥》及雜曲數(shù)百解， 聞?wù)呓^倒， 滑稽無賴之魁也”。這又說明詼諧語、滑稽語也是俗詞的一種語言， 較之雅詞語言乃是大相徑庭的。陳廷焯《白雨齋詞話》卷五關(guān)于作詞忌俗之說更為具體: “無論作詩作詞， 不可有腐儒氣， 不可有俗人氣， ??尖巧新穎， 病在輕薄; 發(fā)揚暴露， 病在淺盡。腐儒氣、俗人氣， 人猶望而厭之。”強調(diào)詞的語言風(fēng)格和表達(dá)方式都應(yīng)力求含蓄蘊藉， 避免輕薄、淺露、陳腐、粗俗之弊。趙尊岳《填詞叢話》卷二亦指出: “俗有性情之俗， 字面之俗。或所引之故實， 不登于大雅之林。或所構(gòu)之情景， 無當(dāng)乎風(fēng)人之列。”所謂“性情”， 是指詞人的心性修養(yǎng)， 亦即思想個性， 俗人寫俗詞， 則詞如其人， 而所引故實不雅， 所寫情景不正， 既反映在詞作“字面之俗”， 更反映出詞人“性情之俗”。所謂“無當(dāng)乎風(fēng)人之列”者， 指有失雅正， 無補于社會教化。
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[關(guān)鍵詞]商務(wù)英語 電子郵件 寫作技巧
商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通,在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此商務(wù)信函的寫作技巧是國際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。
盡管寫作在今天已經(jīng)被列為商業(yè)領(lǐng)域的關(guān)鍵技能之一,但在這一領(lǐng)域接收過全面訓(xùn)練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動筆的課程上學(xué)有專攻,要么就是專攻學(xué)術(shù)寫作之道,而學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作不是一回事。
學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學(xué)術(shù)寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業(yè)領(lǐng)域的博學(xué)。讀者通常也是行業(yè)內(nèi)的專家,他們閱讀和評價論文是有報酬的。
而在商務(wù)英語寫作領(lǐng)域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業(yè)的讀者看的。商務(wù)文章的寫作,受到時間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時間來整理和閱讀那些冗長而復(fù)雜的文章,因此,今天的商務(wù)溝通要求的是一種簡潔明了易懂的文風(fēng)。
因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。
一、讀者
了解讀者是成功的關(guān)鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。
二、遣詞
簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。
行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團(tuán)體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準(zhǔn)確的解釋某些概念,也有助于于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。
三、造句
句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發(fā)展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。
商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長度為15到18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細(xì)節(jié),要么就會錯誤的理解句意,因此長度應(yīng)切成兩到三個短句為宜。
最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。
標(biāo)點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復(fù)雜而需要那么多的標(biāo)點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點。
表達(dá)三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。
四、分段
信函、備忘錄和報告的起始段落與結(jié)尾段落的長度不應(yīng)超過三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡短扼要,明白說明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動。意思表達(dá)的越清楚越準(zhǔn)確,越有可能得到想要的效果,
位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過8行長。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內(nèi)是最好的。
電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3行長,主題部分段落長度不應(yīng)該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。
五、外觀
外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。
選擇合適的字體和字號。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在有了word軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。
絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用――即對某些單詞或習(xí)語起到強調(diào)作用。只在其強調(diào)作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。
參考文獻(xiàn):
[1]侯曉莉.商務(wù)英語函電教學(xué)探討[J].北方經(jīng)貿(mào),2004,(2).
關(guān)鍵詞：商務(wù)英語電子郵件寫作技巧
商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。
商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通,在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此商務(wù)信函的寫作技巧是國際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。
盡管寫作在今天已經(jīng)被列為商業(yè)領(lǐng)域的關(guān)鍵技能之一,但在這一領(lǐng)域接收過全面訓(xùn)練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動筆的課程上學(xué)有專攻,要么就是專攻學(xué)術(shù)寫作之道,而學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作不是一回事。
學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學(xué)術(shù)寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業(yè)領(lǐng)域的博學(xué)。讀者通常也是行業(yè)內(nèi)的專家,他們閱讀和評價論文是有報酬的。
而在商務(wù)英語寫作領(lǐng)域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業(yè)的讀者看的。商務(wù)文章的寫作,受到時間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時間來整理和閱讀那些冗長而復(fù)雜的文章,因此,今天的商務(wù)溝通要求的是一種簡潔明了易懂的文風(fēng)。
因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。
一、讀者
了解讀者是成功的關(guān)鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。
二、遣詞
簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。
行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團(tuán)體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準(zhǔn)確的解釋某些概念,也有助于于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。
三、造句
句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發(fā)展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。
商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長度為15到18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細(xì)節(jié),要么就會錯誤的理解句意,因此長度應(yīng)切成兩到三個短句為宜。
最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。
標(biāo)點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復(fù)雜而需要那么多的標(biāo)點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點。
表達(dá)三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。
四、分段
信函、備忘錄和報告的起始段落與結(jié)尾段落的長度不應(yīng)超過三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡短扼要,明白說明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動。意思表達(dá)的越清楚越準(zhǔn)確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過8行長。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內(nèi)是最好的。超級秘書網(wǎng)
電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3行長,主題部分段落長度不應(yīng)該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。
五、外觀
外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。
選擇合適的字體和字號。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在有了word軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。
絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——即對某些單詞或習(xí)語起到強調(diào)作用。只在其強調(diào)作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。
參考文獻(xiàn):
