時(shí)間：2022-08-06 06:05:38
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[關(guān)鍵詞]人事檔案；干部隊(duì)伍建設(shè)；問題；途徑
在當(dāng)前人事檔案管理工作中，現(xiàn)代化的管理思想和先進(jìn)的技術(shù)手段為人事檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。目前檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)度不斷加快，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等都在檔案管理工作中普及應(yīng)用，檔案管理水平及服務(wù)質(zhì)量也取得了較快的提升。但為了更好跟上時(shí)展的步伐，人事檔案管理工作中，還需要加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)工作，努力提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，確保其在檔案管理工作中能夠更好的適當(dāng)當(dāng)前的新形勢(shì)和新變化的需求。
一、人事檔案干部隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題
（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)
由于人事檔案管理工作并不能帶來(lái)直接的效益，這就導(dǎo)致很大一部分主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視，并沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，存在著人事檔案是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的錯(cuò)誤思想。再加之檔案管理人員自身檔案意識(shí)較薄弱，只是單純的從事著保管員的工作，對(duì)工作缺乏積極性，責(zé)任心較差，對(duì)于干部人事政策的變動(dòng)，不能及時(shí)對(duì)工作思路和管理模式進(jìn)行調(diào)整，在新環(huán)境及新要求下，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，管理水平有限，工作效能很難得到有效的提升。
（二）人員配備不足
目前人事檔案管理工作中，由于人員流動(dòng)性較大，而且人事檔案信息數(shù)量也在不斷的增加，但由于人員配備不足，這就導(dǎo)致在實(shí)際人事檔案管理工作中普遍是以干部檔案管理為主。再加之管檔隊(duì)伍存在著新老交替，但沒有完善的交替機(jī)制，這就導(dǎo)致管理經(jīng)驗(yàn)得不到有效的傳遞，人事檔案管理基礎(chǔ)較薄弱，管理質(zhì)量不高。
（三）素質(zhì)能力不適應(yīng)
在當(dāng)前人事檔案管理隊(duì)伍中，多為兼職人員，而且新人及年輕人較多，再加之平時(shí)專業(yè)系統(tǒng)性的培訓(xùn)欠缺，這就導(dǎo)致管理人員需要在邊工作中邊學(xué)習(xí)，由于管檔業(yè)務(wù)不熟練，缺乏豐富的經(jīng)驗(yàn)，這就導(dǎo)致在檔案收集、整理、審核、管理、溝通、協(xié)調(diào)等方面能力較弱，達(dá)不到當(dāng)前對(duì)檔案管理人員復(fù)合性素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)要求，這對(duì)于越來(lái)越多的人事檔案工作很難有效的適應(yīng)。
二、提高人事檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的有效途徑
人事檔案規(guī)范化管理具有極為重要的意義，所以為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，則需要加快建立一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、知識(shí)面寬、德才兼?zhèn)涞母刹筷?duì)伍。
（一）加強(qiáng)思想政治教育，提高個(gè)人政治素養(yǎng)、
人事檔案管理人員應(yīng)具備堅(jiān)定的思想政治素質(zhì)和高度的責(zé)任感，要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，忠誠(chéng)和熱愛人事檔案事業(yè)，樂于在平凡的崗位上兢兢業(yè)業(yè)、默默奉獻(xiàn)，全心全意為人民服務(wù)；保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，一絲不茍，嚴(yán)肅認(rèn)真，以科學(xué)的態(tài)度對(duì)待人事檔案工作；堅(jiān)持改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為人事檔案事業(yè)做貢獻(xiàn)。
（二）領(lǐng)導(dǎo)重視，切實(shí)抓好人事檔案管理人員教育培訓(xùn)工作
單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，真正把人事檔案工作列入重要議事日程。在時(shí)間、資金、政策方面給予支持，鼓勵(lì)支持從事檔案管理人員參加檔案專業(yè)學(xué)歷教育，系統(tǒng)學(xué)習(xí)和熟悉檔案專業(yè)知識(shí)；定期參加專業(yè)培訓(xùn)，深入了解檔案管理工作的重要性，完善檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理技術(shù)水平。
（三）積極充實(shí)人事檔案干部隊(duì)伍
把一些政治素質(zhì)好，有檔案專業(yè)知識(shí)和組織人事工作經(jīng)驗(yàn)的同志充實(shí)到人事檔案工作崗位上。要保持隊(duì)伍的相對(duì)連續(xù)性和穩(wěn)定性，保證檔案干部隊(duì)伍梯次遞進(jìn)、自然輪換、有機(jī)銜接的發(fā)展態(tài)勢(shì)。同時(shí)要明確兼職人員要以干部檔案工作為主，保證管理檔案的工作時(shí)間和精力，并落實(shí)管檔人員待遇，注意對(duì)管檔人員的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
（四）加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)意識(shí)的動(dòng)力
學(xué)習(xí)崗位相關(guān)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件，掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，熟悉檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)檔案管理的新規(guī)定；熟悉本行業(yè)、本單位、本部門的專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代技術(shù)，利用現(xiàn)代化管理手段為檔案工作服務(wù)；積極參加人事檔案工作交流，開拓視野，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高檔案管理水平。
（五）增強(qiáng)管理、溝通與協(xié)調(diào)能力
干部人事檔案目標(biāo)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程。一方面，管檔人員要積極主動(dòng)地開展工作，突出檔案管理的重要性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，每年檔案工作計(jì)劃、總結(jié)要早于其他部門完成，及時(shí)給予本單位分管領(lǐng)導(dǎo)和本部門領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息。另一方面要與材料形成部門協(xié)調(diào)好工作關(guān)系，開展好和協(xié)調(diào)好各項(xiàng)工作，保證檔案管理與服務(wù)工作的有效開展。
（六）提高創(chuàng)新能力
具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神是干部人事檔案工作實(shí)現(xiàn)新突破、邁向新臺(tái)階的關(guān)鍵。管檔人員要勇于提出改進(jìn)工作的意見和設(shè)想，善于大膽提出新思路、新舉措、新辦法。通過管理手段和利用服務(wù)工作上的創(chuàng)新，從而更好的為當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供信息服務(wù)。
三、結(jié)束語(yǔ)
在當(dāng)前新形勢(shì)下，人事檔案管理工作面臨著嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)，這就對(duì)干部隊(duì)伍建設(shè)提出了新的要求。人事檔案干部隊(duì)伍需要努力提高自身的綜合素質(zhì)，加快自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，做到與時(shí)俱進(jìn)。單位也需要為人事干部隊(duì)伍建設(shè)提供良好的工作和學(xué)習(xí)環(huán)境，從而培養(yǎng)出政治素質(zhì)過硬及業(yè)務(wù)水平較高的人事檔案隊(duì)伍，以便于能夠更好的與當(dāng)前新形勢(shì)下的檔案管理要求相適應(yīng)。
參考文獻(xiàn)
[1]洪彬.淺談全面提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)[J].黑龍江紡織，2013年1期.
【關(guān)鍵詞】水利水電；企業(yè)干部；人事檔案；管理工作；現(xiàn)狀及建議
在新形勢(shì)的影響下，我國(guó)水利水電企業(yè)的人事檔案管理逐步完善。鑒于水利水電企業(yè)是我國(guó)的基礎(chǔ)性建設(shè)，加上水利水電工程的操作流程非常復(fù)雜，所以在管理方面會(huì)存在諸多問題。在管理中，企業(yè)干部人事檔案管理工作是重中之重，只有先管理干部才能帶動(dòng)其他員工，最終達(dá)到提升企業(yè)整體的管理責(zé)任目標(biāo)。提升國(guó)家的社會(huì)效益，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
1.水利水電企業(yè)干部人事檔案管理的工作現(xiàn)狀分析
1.1企業(yè)干部人事檔案管理工作不完善
在筆者的調(diào)查中，目前，我國(guó)的水利水電企業(yè)中，管理人員對(duì)于企業(yè)干部人事檔案沒有充分的認(rèn)知，并沒有把它列為工作重點(diǎn)。管理人員針對(duì)這個(gè)問題的意識(shí)較為落后、管理理念較為陳舊、管理水平很落后。這些原因也正是企業(yè)干部人事檔案管理的缺失要點(diǎn)。在我國(guó)的水利水電企業(yè)中，企業(yè)干部人事檔案收集工作、傳遞工作以及歸納整理存檔工作都出現(xiàn)了不同程度的延時(shí)現(xiàn)象。比如：在某企業(yè)中，干部入黨申請(qǐng)書、黨證資料、年度考核表和個(gè)人學(xué)歷證書資料都存在不同程度的缺失現(xiàn)象。長(zhǎng)此以往，當(dāng)干部出現(xiàn)轉(zhuǎn)崗、掉崗、離職等人動(dòng)情況時(shí)，檔案的交接工作就成為了難點(diǎn)。
1.2企業(yè)不重視人事檔案部門
現(xiàn)階段，我國(guó)的水利水電企業(yè)工作的重點(diǎn)是在生產(chǎn)建設(shè)方面，一直以經(jīng)濟(jì)發(fā)展為重心，忽略了企業(yè)人事檔案的工作。再加上水利水電企業(yè)中，管理人事檔案的工作人員的工作狀態(tài)基本上都是默默無(wú)聞，特別是與工程建設(shè)部門相比，檔案管理部門的工作效果就顯得不那么明顯了。這也正是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理部門的重點(diǎn)原因，某個(gè)水利水電企業(yè)的負(fù)責(zé)人表示：本單位的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)認(rèn)為檔案管理部門就是“吃白飯”的部門，沒有實(shí)際作用。在這種認(rèn)知誤區(qū)的影響下，人事檔案管理部門的日常工作受到諸多限制，久而久之就積累了許多問題。比如：企業(yè)的人事檔案管理人員是大多是兼職，沒有相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識(shí)。還有，因?yàn)槠髽I(yè)的不重視，對(duì)檔案管理部門的資金投入很少，相應(yīng)的管理設(shè)備設(shè)施較差。有些企業(yè)則更為嚴(yán)重，根本就沒有設(shè)立相應(yīng)的專職人員來(lái)管理人事檔案。這些問題累積起來(lái)就會(huì)影響檔案管理工作者的心態(tài)，降低了工作積極性。
1.3沒有規(guī)范企業(yè)人事檔案
這個(gè)問題比較普遍，而且影響較為嚴(yán)重。在立卷建檔方面就存在很多以往留下的檔案問題，無(wú)論是現(xiàn)在還是之前，我國(guó)對(duì)于人事檔案管理工作的扶持就較少。檔案管理人員并不具備相關(guān)的專業(yè)管理水平，并且在進(jìn)行檔案管理工作后，企業(yè)鮮有對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)。入職前的專業(yè)素質(zhì)缺失，入職后企業(yè)又沒有及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，這就導(dǎo)致我國(guó)水利水電企業(yè)中，人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低。再加上多數(shù)都屬于兼職人員，在工作要求上，無(wú)論是企業(yè)還是個(gè)人，并沒有對(duì)管理人員有嚴(yán)格的要求。
這個(gè)問題在立卷建檔時(shí)表現(xiàn)得較為明顯，工作人員在進(jìn)行工作作業(yè)時(shí)比較粗心馬虎，領(lǐng)導(dǎo)在審核時(shí)也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，基本上就是出于“走過場(chǎng)”的狀態(tài)。在整理人事檔案時(shí)，也是因?yàn)樯鲜鲈颍ぷ魅藛T很可能將不屬于人事干部的檔案歸在人事檔案中。有些企業(yè)干部的檔案沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，有些企業(yè)干部的檔案雖然進(jìn)行了歸檔整理，但是資料填寫程度較低，很多項(xiàng)目填寫不完善。雖然這個(gè)問題在近幾年中有些許改善，但是普遍意義上，對(duì)于人事檔案的管理工作還是處于較為落后的狀態(tài)。
1.4歸檔整理的形式較為單一
我國(guó)現(xiàn)階段，無(wú)論是國(guó)企、合資、外資還是民營(yíng)，無(wú)論是大型、中型還是小型企業(yè)，在檔案管理方面，都是以紙質(zhì)檔案為主。這種歸檔方式雖然適用范圍廣，但是不易保存，一旦出現(xiàn)了紙檔遺失的狀況，那么在人事檔案方面就會(huì)出現(xiàn)重大問題。在水利水電企業(yè)工作中，許多工作都會(huì)強(qiáng)調(diào)原始依據(jù)。也就是說(shuō)紙質(zhì)檔案出入檔案袋的次數(shù)會(huì)很頻繁，這種就容易出現(xiàn)檔案破損、檔案信息流失的現(xiàn)象。特別是干部的選定、評(píng)職稱方面，多數(shù)都會(huì)要求帶上原始憑證。對(duì)于那些復(fù)雜的評(píng)定而言，有時(shí)會(huì)持續(xù)好幾年，也就是說(shuō)紙質(zhì)檔案在幾年之間會(huì)反復(fù)使用。對(duì)于那些已經(jīng)裝訂好的檔案來(lái)說(shuō)，需要拆定；對(duì)于那些沒有裝訂好的檔案來(lái)說(shuō)，就會(huì)延遲裝訂時(shí)間。無(wú)論是哪一點(diǎn)，都不利于檔案管理工作的開展。
2.企業(yè)干部人事檔案管理工作的優(yōu)化措施
2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)
在新時(shí)期的影響下，社會(huì)和企業(yè)需求對(duì)人事檔案管理提出了更高的要求，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，想要做好并不容易。在企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)的決策基本上指明了企業(yè)的發(fā)展方向，所以首先需要將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想轉(zhuǎn)變過來(lái)，讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作。對(duì)于水利水電企業(yè)來(lái)說(shuō)，在企業(yè)效益上，水利水電工程是企業(yè)的核心部門，但是也需要重視人事檔案管理，特別是企業(yè)干部人事檔案管理。
在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合本企業(yè)的特點(diǎn)和市場(chǎng)需求，制定出切實(shí)可行的管理制度。要做到這點(diǎn)，首先需要有專職管理人事檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)部門工作人員開展工作。因?yàn)闄n案會(huì)隨著時(shí)間的積累而變多，所以整理檔案也是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作。對(duì)于這種工作要有相應(yīng)的工作計(jì)劃，監(jiān)察要點(diǎn)以及如何落實(shí)額措施。對(duì)于工作人員的選取也要提高要求，盡可能選擇有一定管理基礎(chǔ)、綜合素質(zhì)較高的人員。對(duì)于已經(jīng)選定的檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定時(shí)定量的進(jìn)行人員培訓(xùn)，充實(shí)管理人員的專業(yè)管理知識(shí)，培養(yǎng)管理人員的責(zé)任意識(shí)感。將需要進(jìn)行整理歸類的檔案，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定仔細(xì)審查，慢慢地提高本企業(yè)干部人事檔案管理的水平。
2.2統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
一個(gè)企業(yè)對(duì)檔案管理需要有統(tǒng)一的規(guī)范要求，通過統(tǒng)一的規(guī)范管理促使不同類別的檔案有統(tǒng)一的形式。這樣既方便檔案的裝訂工作，也方便檔案的監(jiān)察工作，還能節(jié)省人力物力財(cái)力，可謂是一舉多得。
2.3利用新型技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理
首先，需要改變單一的檔案整理形式。在新時(shí)期的影響下，企業(yè)檔案管理同樣需要跟上時(shí)代的腳步，充分利用現(xiàn)代電子查閱機(jī)制，對(duì)人事檔案進(jìn)行掃描入機(jī)。構(gòu)建企業(yè)員工的電子數(shù)據(jù)檔案，促使水利水電企業(yè)的檔案管理工作走向數(shù)據(jù)化和信息化，最終達(dá)到提高企業(yè)檔案管理工作的目標(biāo)。
其次，為了避免檔案原價(jià)被破壞，在使用過程中可以事前與其他部門協(xié)調(diào)商議，盡量使用復(fù)印件，以此來(lái)保證企業(yè)干部人事檔案的完整。
1 人事檔案工作創(chuàng)新的前提是觀念創(chuàng)新
醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新，首先是創(chuàng)新思想，很長(zhǎng)一段時(shí)間，許多醫(yī)院不了解干部人事檔案的重要性，檔案工作人員嚴(yán)重不足，存在誤解，導(dǎo)致應(yīng)對(duì)人事檔案工作處于被動(dòng)地位，難以為醫(yī)院提供高質(zhì)量的服務(wù)，醫(yī)院為社會(huì)儲(chǔ)備人才，人才資源豐富，應(yīng)該清晰完整的記錄一個(gè)干部的自然條件、社會(huì)關(guān)系、個(gè)人經(jīng)歷和不同時(shí)期的道德、能力、工作成績(jī)的材料。只有做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，有條不紊地完成立卷歸檔，才能方便調(diào)閱。因此，只有高度重視人事檔案管理，才能發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的重要作用。
2 人事檔案工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)是檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)
醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的好壞直接影響著醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量。因此，要努力提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有創(chuàng)造性、學(xué)習(xí)性的綜合素質(zhì)。檔案管理人員必須不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，提高人事檔案管理業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用等現(xiàn)代管理技術(shù)和管理理念，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作的要求。從事醫(yī)院人事檔案的工作，要有高度負(fù)責(zé)的檔案意識(shí)、認(rèn)知相對(duì)清晰和一定的專業(yè)素養(yǎng)，但我們也要清楚地看到，某些醫(yī)院檔案管理人員短缺，檔案專業(yè)技術(shù)人員少，人員素質(zhì)不能滿足工作的需求矛盾仍然存在。他們不清楚檔案管理流程，專業(yè)知識(shí)不精通，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、創(chuàng)新意識(shí)并不突出等問題。特別適合深入研究和開發(fā)檔案信息的檔案管理人才十分匱乏。檔案人員素質(zhì)制約著檔案管理現(xiàn)代化，影響了檔案信息的開發(fā)和研究工作。適應(yīng)新形勢(shì)的需要，必須改變過去管理干部重檔案管理、輕使用的概念，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，正確處理保密與利用的關(guān)系，充分利用現(xiàn)代手段，改被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。
3 制度建設(shè)是人事檔案工作創(chuàng)新的保障
根據(jù)檔案法律、法規(guī)，實(shí)施制度創(chuàng)新，是干部人事檔案管理重要保證和人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的支撐，是醫(yī)院干部檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵。《中華人民共和國(guó)檔案法》和《干部檔案工作人員檔案工作條例》是當(dāng)前人事檔案管理的法律文件，以確保人事檔案管理合法化、規(guī)范化。
通過了一項(xiàng)法律，以穩(wěn)定、鞏固和保證人事管理的具體實(shí)現(xiàn)，為了維護(hù)權(quán)威和人事管理的有效性。加強(qiáng)人事檔案管理的過程中，法律監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)自頂向下和自底向上的全面監(jiān)督。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立由主管院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)、檔案室和各部門的協(xié)調(diào)管理機(jī)制，將人事檔案管理工作列入議事日程，列入主管院長(zhǎng)的工作計(jì)劃，作為一個(gè)醫(yī)院工作的重要組成部分。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案部門應(yīng)加強(qiáng)宣傳和組合業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓各部門人員和職工人事檔案的組成和基本元素，讓人們可以密切關(guān)注有關(guān)自身利益，提高管理的意識(shí)，確保醫(yī)院的人員檔案工作規(guī)范化管理。在促進(jìn)人事檔案管理體系的建設(shè)和改革的過程中，相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案人員加強(qiáng)宣傳，提高人事檔案意識(shí)，使每個(gè)人都能有意識(shí)地注意自己的檔案，與有關(guān)部門密切配合，完善人事檔案管理。
結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，將出現(xiàn)在新時(shí)期的新問題和新情況及時(shí)總結(jié)，建立和完善檔案制度，積極的收集和補(bǔ)充人事檔案。相當(dāng)一部分原因因?yàn)閱挝徊荒芗皶r(shí)發(fā)送檔案材料，導(dǎo)致渠道不通的現(xiàn)象，采用規(guī)則和不規(guī)則的相結(jié)合的方法，加強(qiáng)檔案材料及時(shí)收集，以免發(fā)生缺乏任命等一些干部人事文件、薪酬或獎(jiǎng)金表彰獎(jiǎng)勵(lì)工資等重要檔案材料，根據(jù)計(jì)劃定期備案；一些零星的，普遍的材料可以使用定期收集方式，改變被動(dòng)為主動(dòng)，注意了解各方面的情況，及時(shí)掌握信息，消除收集通道阻塞的現(xiàn)象，加強(qiáng)研究，教育和培訓(xùn)，晉升考試，及時(shí)申請(qǐng)等材料的識(shí)別。檔案管理部門不僅要完成檔案建立和完善，形成材料也應(yīng)該建立一個(gè)文件系統(tǒng)，主動(dòng)發(fā)送文件檔案材料形成的部門。
完善監(jiān)督機(jī)制，優(yōu)化人事檔案管理規(guī)定的方式更多，監(jiān)督和改善醫(yī)院人事檔案管理，一方面，建立和完善監(jiān)督機(jī)制，如完善的監(jiān)督體系和監(jiān)督的實(shí)施人員，監(jiān)督程序合法化，另一方面將實(shí)施監(jiān)督的具體操作，并通過人事管理的整個(gè)過程。首先，人事檔案管理評(píng)審過程應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)格把關(guān)，確保歸檔文件的真實(shí)性，合法性，實(shí)用性、文件審查標(biāo)準(zhǔn)；其次，在人事檔案的過程中，添加各種各樣的數(shù)據(jù)真實(shí)有效更新，及時(shí)接收，咨詢，轉(zhuǎn)讓材料組織和個(gè)人共同監(jiān)督和限制；最后，認(rèn)真應(yīng)對(duì)欺詐或故意遺漏檔案材料的現(xiàn)象予以嚴(yán)懲。
4 人事檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵是信息化建設(shè)
人事專員年度工作計(jì)劃(一)
1、完成各部門所需人員的增補(bǔ)，滿足人力資源需求，并通過各種渠道招聘人員，計(jì)劃人員招聘數(shù)量達(dá)500人左右。針對(duì)現(xiàn)階段人員流失較為頻繁的現(xiàn)象作出相應(yīng)的對(duì)策及措施，查找出原因并進(jìn)行改善，盡量穩(wěn)定員工。
2、部門人員的實(shí)際需要，有針對(duì)性、合理地招聘一批員工，以配備各崗.
3、做好人員流動(dòng)率的控制與辭工人員糾紛與處理。既保障員工合法權(quán)益又維護(hù)公司的形象和根本利益。
4、規(guī)范各部門的人員檔案并建立存好檔案，嚴(yán)格審查全體員工檔案，對(duì)資料不齊全的一律補(bǔ)齊。
5、作為行政人事部的一員，應(yīng)以身作則，這樣才能保證在人員偏緊的情況下，大家都能夠主動(dòng)承擔(dān)工作，使公司各項(xiàng)工作正常進(jìn)行。
6、配合采購(gòu)和財(cái)務(wù)部門，嚴(yán)格把好促銷員的進(jìn)、出關(guān)。
7、開始對(duì)員工宿舍5S進(jìn)行定期檢查并評(píng)分，以提高宿舍管理及衛(wèi)生清潔。
最后，感謝各位領(lǐng)導(dǎo)能夠提供給我這份工作，使我有機(jī)會(huì)和大家共同提高、共同進(jìn)步;感謝每位同事在這一年來(lái)對(duì)我工作的熱情幫助和悉心關(guān)照。雖然我還有很多經(jīng)驗(yàn)上的不足和能力上的欠缺，但我相信，勤能補(bǔ)拙，只要我們彼此多份理解、多份溝通!也希望今后通過自身的努力和公司給予的平臺(tái)能創(chuàng)造和發(fā)揮出更好的水平，希望公司在10年豐收更大的喜悅，吸納更多的人才!相信公司明天會(huì)更好!
人事專員年度工作計(jì)劃(二)
一、人員調(diào)配管理
本年度重點(diǎn)做好新興工業(yè)園投運(yùn)期間的人員調(diào)配工作。
1、根據(jù)公司新的體制設(shè)置及人員定編，抽調(diào)部分優(yōu)秀管理人員及生產(chǎn)骨干到工業(yè)園工作，使技改項(xiàng)目投運(yùn)后，能夠正常的安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。
2、根據(jù)公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時(shí)作好調(diào)配工作。及時(shí)、準(zhǔn)確下達(dá)人事調(diào)令和人事指令，力爭(zhēng)使人力資源達(dá)到最佳合理配置。
二、勞動(dòng)合同管理
做好勞動(dòng)合同的簽訂、解除及勞動(dòng)合同檔案管理等工作。本年度重點(diǎn)做好xx年6月30日194人勞動(dòng)合同到期員工的續(xù)訂工作。針對(duì)本次續(xù)簽工作，在今年勞動(dòng)合同管理工作的基礎(chǔ)上，需進(jìn)一步運(yùn)作新的管理辦法，對(duì)生產(chǎn)工人及其他工作人員擬采用中期(2年)、短期(1年)合同，對(duì)部分人員采取不再續(xù)簽合同的管理辦法。
三、人事考核評(píng)價(jià)
為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)員工在一定時(shí)期內(nèi)工作能力等方面的評(píng)價(jià)，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評(píng)價(jià)制度，從而為員工的獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)整等提供客觀依據(jù)。根據(jù)公司目前生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，制定人事評(píng)價(jià)制度，進(jìn)行人事考核評(píng)價(jià)。對(duì)不合格人員實(shí)行在崗試用、待崗培訓(xùn)或轉(zhuǎn)崗，以保證員工隊(duì)伍的高效率、高素質(zhì)。
四、獎(jiǎng)懲管理
結(jié)合公司實(shí)際，對(duì)在生產(chǎn)、科研、勞動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理等方面，成績(jī)突出、貢獻(xiàn)較大的，分別給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)有違反勞動(dòng)紀(jì)律，經(jīng)常遲到、早退，曠工;完不成生產(chǎn)任務(wù)或工作任務(wù)的;不服從工作分配和調(diào)動(dòng)、指揮，或者無(wú)理取鬧，聚眾鬧-事，打架斗毆影響生產(chǎn)秩序、工作秩序和社會(huì)秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰。
五、人才儲(chǔ)備工作
根據(jù)公司現(xiàn)狀，結(jié)合先進(jìn)企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，做好招聘工作計(jì)劃，參加全國(guó)性或區(qū)域性的大型人才交流洽談會(huì)，直接引進(jìn)高層次、高學(xué)歷人才獲得技術(shù)過硬、品德優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。擬在xx年招聘應(yīng)屆大學(xué)本科生10名左右，專業(yè)主要有：熱能與動(dòng)力專業(yè)5-7人，電氣專業(yè)2-3人，化學(xué)專業(yè)2-3人。
六、員工職稱評(píng)定、職業(yè)資格證年審工作：
隨著對(duì)人才資源的進(jìn)一步重視，職稱評(píng)定等項(xiàng)工作已得到社會(huì)的普遍承認(rèn)與重視。
1、做好xx年度公司員工申報(bào)職稱工作的辦理，重點(diǎn)做好申報(bào)初級(jí)及中級(jí)職稱人員的手續(xù)辦理。
2、做好公司員工職業(yè)資格證書的年審與辦理工作。按照勞動(dòng)部門要求，做好職業(yè)資格證書年審工作，同時(shí)根據(jù)實(shí)際適時(shí)做好職業(yè)資格證的申報(bào)及辦理。
七、其他人事管理工作：
1、做好員工季度勞保及勞動(dòng)用品發(fā)放及管理工作，及時(shí)做好員工勞保用品的補(bǔ)充及相關(guān)制度修訂工作。
2、做好員工人事檔案材料的收集、整理建檔工作，保證檔案的完整性、齊全性、保密性;
3、嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度，認(rèn)真辦理員工的辭職、辭退、除名、開除退廠手續(xù)。嚴(yán)格退職手續(xù)的辦理，做好退職員工錢、財(cái)、物的交接監(jiān)督，不留后遺癥，并做好人事部門工作總結(jié)。
人事專員年度工作計(jì)劃(三)
一、加強(qiáng)制度建設(shè)，為人事人才工作提供制度保障
1.建立目標(biāo)管理制度體系，編制院(部)、部門年度目標(biāo)任務(wù)書，修訂完善院(部)年度綜合考核辦法。
2.根據(jù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展需要，調(diào)研起草第四輪處科級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)置及處科級(jí)干部崗位職數(shù)調(diào)整方案。
3.調(diào)研起草各類崗位分類考核、教輔崗位分類設(shè)置、第二輪專業(yè)技術(shù)崗位分級(jí)聘用等實(shí)施辦法。
4.根據(jù)國(guó)家和省事業(yè)單位收入分配制度改革相關(guān)政策，調(diào)研起草學(xué)校基礎(chǔ)性和獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資實(shí)施方案。
5.在現(xiàn)有編制和崗位職數(shù)內(nèi)，積極探索適合我校職稱評(píng)聘改革的相關(guān)制度。
二、加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)，努力提升教師實(shí)踐創(chuàng)新能力
6.加大人才引進(jìn)力度。認(rèn)真落實(shí)2014年人才引進(jìn)計(jì)劃，剛?cè)嵯酀?jì)，大力引進(jìn)高水平人才;積極主動(dòng)做好進(jìn)人考核、簽訂聘用協(xié)議以及報(bào)到接待、安置等服務(wù)工作;做好2015年人才引進(jìn)計(jì)劃及人才引進(jìn)政策的編制工作。
7.科學(xué)編制并落實(shí)教職工教育培養(yǎng)計(jì)劃，通過學(xué)歷深造、專業(yè)培訓(xùn)、國(guó)內(nèi)(外)訪學(xué)與交流等形式，切實(shí)提升專業(yè)技術(shù)及管理人員的專業(yè)能力。
8.認(rèn)真實(shí)施青年教師隊(duì)伍建設(shè)若干意見，做好新進(jìn)教師導(dǎo)師制的考核管理、新教師崗前培訓(xùn)、高校教師資格認(rèn)定等工作，全面提升青年教師綜合素質(zhì)。
9.繼續(xù)做好中青年教師掛職鍛煉、專業(yè)技能培訓(xùn)、職業(yè)資格證書資助等工作，豐富應(yīng)用型教師實(shí)踐創(chuàng)新能力發(fā)展內(nèi)涵，提升教師實(shí)踐創(chuàng)新能力。
10.做好“雙能型”教師的培養(yǎng)工作，通過實(shí)踐教學(xué)、應(yīng)用型橫向合作項(xiàng)目、掛職等多渠道多形式提升教師的教育教學(xué)能力和實(shí)踐創(chuàng)新能力，組織開展第三批“雙能型”教師資格認(rèn)定工作。
11.組織開展專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘工作。做好正、副教授等評(píng)議推薦及講師評(píng)審工作，為教職工提供及時(shí)準(zhǔn)確的政策信息及專業(yè)咨詢;組織開展試用期滿人員定崗定級(jí)，以及校聘副高、中職的評(píng)聘工作。
12.做好高等教育振興計(jì)劃人才項(xiàng)目組織申報(bào)工作，組織開展第二批校級(jí)優(yōu)秀青年人才基金項(xiàng)目的評(píng)選工作。
13.認(rèn)真落實(shí)本科教學(xué)評(píng)建整改任務(wù)，對(duì)照評(píng)建整改內(nèi)容，制定相應(yīng)的整改措施，做好外聘兼職教師隊(duì)伍建設(shè)工作，進(jìn)一步改善教師隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。
三、強(qiáng)化崗位管理，穩(wěn)步推進(jìn)人事分配制度改革
14.推行目標(biāo)管理。為適應(yīng)校院兩級(jí)管理和工作重心下移的需要，認(rèn)真做好院(部)、部門年度目標(biāo)管理的考核工作。
15.做好第四輪處科級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)置及處科級(jí)干部崗位職數(shù)調(diào)整方案的實(shí)施工作，組織開展第二輪專業(yè)技術(shù)崗位分級(jí)聘用、各類崗位分類考核、教輔崗位分類設(shè)置等工作。
16. 按國(guó)家和省相關(guān)政策，全面啟動(dòng)我校績(jī)效工資制度，認(rèn)真落實(shí)我校基礎(chǔ)性和獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資實(shí)施方案。
17. 認(rèn)真做好教職工(包括合同制聘用人員)年度考核工作，組織開展人事和合同制聘用人員的聘期考核及續(xù)聘等工作，做好各類人員調(diào)配、輪崗、辭職等手續(xù)辦理工作。
18. 做好在職及離退休人員工資、津(補(bǔ))貼及相關(guān)福利的審核發(fā)放，規(guī)范校本部合同制人員的聘用、工資福利及檔案管理，認(rèn)真辦理擬退休人員的退休手續(xù)、做好退休工資的審核報(bào)批等工作。
四、其他工作
19. 推進(jìn)人力資源信息化建設(shè)。適時(shí)啟動(dòng)我校人力資源信息管理系統(tǒng)二期工程，做好人事處網(wǎng)站建設(shè)工作;做好全校人事人才、師資隊(duì)伍、工資福利等信息的統(tǒng)計(jì)與上報(bào)，數(shù)據(jù)庫(kù)采集，法人年檢等工作。
20. 加強(qiáng)干部人事檔案管理。按照國(guó)家一級(jí)干部人事檔案室建設(shè)目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)干部人事檔案室的軟硬件建設(shè);做好各類人員檔案的日常管理和服務(wù)等工作。
【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 人事管理 信息化建設(shè)
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行，即從實(shí)際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時(shí)解決建設(shè)中的存在問題。
1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀
當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國(guó)家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。
但長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對(duì)比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對(duì)落后。現(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對(duì)人員個(gè)體的微觀管理和對(duì)人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點(diǎn)。
1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)
人事檔案管理主要對(duì)通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無(wú)政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。
1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來(lái)越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高
數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1 日常業(yè)務(wù)管理
實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對(duì)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。
2.2 數(shù)字化檔案采集
數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端的對(duì)多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱
數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：
（1）可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。
（2）對(duì)閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題
3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一
應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。
3.2 應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)
建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級(jí)組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的需要。
3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善
要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。
（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫(kù)。
（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)
外部檔案信息涉及到上級(jí)主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級(jí)、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實(shí)際操作能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
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作者簡(jiǎn)介
王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。
一、人事檔案管理工作中存在的問題
1、材料收集不便缺損嚴(yán)重。由于事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革管理體制的變化，實(shí)行了雙重管理后，部分人員變動(dòng)之后，工作崗位檔案沒有收集整理歸檔。檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。沒有檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)建立，管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)層層檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組配備不完善，對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量未按事業(yè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理材料歸檔，造成檔案材料不齊不全。檔案工作沒有列入企業(yè)的重要議事日程，事業(yè)工作計(jì)劃收集存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理不是主要工作，也沒有經(jīng)濟(jì)效益，管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)層層檔案工作不完善，對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況記錄不詳實(shí)，檔案室的很多資料出現(xiàn)修復(fù)或復(fù)制。
2、管理力量薄弱。檔案管理人員對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。由于監(jiān)督不及時(shí)，造成很多資料有大量資料流失。檔案自帶是普遍存在的問題，很多單位由于檔案自帶出現(xiàn)糾紛，發(fā)現(xiàn)問題無(wú)法及時(shí)溝通，很多檔案管理人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)工作精力投入不足，有時(shí)沒有定期召開檔案工作會(huì)議，影響了檔案管理水平。
二、促進(jìn)人事檔案管理工作的措施
1.提高管理意識(shí)。要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德和扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。加強(qiáng)檔案培訓(xùn)提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。舉辦檔案管理員培訓(xùn)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作抓好每年歸檔工作。提升檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化水平。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的創(chuàng)造性。在提高自身專業(yè)水平的同時(shí)，熟悉檔案工作的管理模式，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。
2健全檔案管理制度。加強(qiáng)干部人事檔案工作，深化干部人事制度改革的基本任務(wù)，收集有價(jià)值的材料，完善檔案內(nèi)容。形成正確的用人導(dǎo)向，加強(qiáng)和促進(jìn)各項(xiàng)改革措施的貫徹落實(shí)。了解和研究組織人事工作，總結(jié)歷史發(fā)展規(guī)律，推進(jìn)干部人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，定期了解干部檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)。檢查核對(duì)制度和管理人員職責(zé)和送交檔案制度，制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行為目標(biāo)，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。
3、改進(jìn)和完善檔案功能。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用。檔案材料要建立管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)從上而下的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，減少文件資料的流失。根據(jù)檔案材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn)，把反映歷史面貌的的重要材料都收集起來(lái)。要加強(qiáng)避免歸檔時(shí)遺漏。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留，使檔案具有的功能符合對(duì)信息的需求，人事檔案轉(zhuǎn)遞個(gè)人密封自帶也有其優(yōu)勢(shì)，專職檔案管理人員把大量分散的檔案資料進(jìn)行合理安排，也可以利用快遞實(shí)現(xiàn)安全和快捷的傳遞方式，檔案轉(zhuǎn)遞選擇不能固步自封，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，加以改進(jìn)保證檔案的安全，
4、采用信息化管理手段。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高檔案管理信息化對(duì)檔案工作的新要求。信息化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理工作人員要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，運(yùn)用當(dāng)代管理新手段，學(xué)會(huì)現(xiàn)代化手段整理檔案。按文件形成的先后順序排列打印，減少手工操作，提高工作效率。
近年來(lái)，國(guó)家、省、市組織部門都對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一法規(guī)性文件指導(dǎo)，這些文件的實(shí)施使得干部檔案的管理工作在一定時(shí)期、一定程度上基本實(shí)現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。但有的法規(guī)文件要求不統(tǒng)一、變化相對(duì)快，有的條款只是暫時(shí)的并多次改變，如工資級(jí)別登記表1992年以前立卷歸檔時(shí)沒放，1992年以后要放，并只須放九類1-1號(hào)，可是2000年又發(fā)文規(guī)定新整檔案工資級(jí)別登記表不要放。這不僅給檔案立卷工作造成一定難度，也在一定程度上影響了檔案的美觀。如審計(jì)材料，入黨積極分子考察表，預(yù)備黨員考察表，2000年下文要求歸檔，而要求從1996年收集，這樣收集起來(lái)就有一定難度。
二、干部檔案立卷不規(guī)范
1、歷史遺留問題多。以前大部分管檔人員專業(yè)程度普遍偏低，且又多屬兼職，有的自身要求不嚴(yán)，對(duì)立卷歸檔的材料沒有認(rèn)真把關(guān)、鑒別，再加上部分單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，有的填寫不全，不該歸檔的材料混入了檔案內(nèi)，造成了案卷質(zhì)量低。近年來(lái)對(duì)干部檔案進(jìn)行目標(biāo)考核，干部檔案管理部門為保證檔案材料的完整，雖多次催交，但有的材料年代久遠(yuǎn)，原件無(wú)法找到。責(zé)成有關(guān)部門補(bǔ)辦的材料雖經(jīng)認(rèn)真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實(shí)性。
2、紙張不統(tǒng)一，表格不規(guī)范。雖然明文規(guī)文秘雜燴網(wǎng)定檔案材料要統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書寫，但材料形成過程中，有的紙張大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超過裝訂線等，無(wú)形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。檔案目標(biāo)管理要求紙張必須19×26.5規(guī)格，組織部門印制的表格都達(dá)到了此要求，但人事、教育、公檢法等部門形成的材料大部分用a4紙，如報(bào)送的學(xué)歷材料絕大部分都是用a4紙。凡此種種問題的出現(xiàn)，又必將影響到將來(lái)的檔案立卷工作，影響案卷質(zhì)量。
3、檔案意識(shí)淡薄，部分材料散失嚴(yán)重，歸檔不及時(shí)。隨著人們檔案意識(shí)的增強(qiáng)，大多數(shù)檔案都能及時(shí)立卷歸檔，但立卷中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴(yán)重。
三、檔案管理人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高
干部檔案立卷工作是一項(xiàng)專業(yè)性、知識(shí)性較強(qiáng)的工作，需要有一定業(yè)務(wù)知識(shí)的人才能做好。但現(xiàn)實(shí)并非如此，檔案管理人員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付，沒有足夠時(shí)間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，還有些檔案人員認(rèn)為“政治上沒奔頭、搞檔案無(wú)盡頭”，導(dǎo)致了干檔人員調(diào)整頻繁，剛剛熟悉業(yè)務(wù)，又被調(diào)到其它崗位。新的檔案管理人員又開始新一輪熟悉業(yè)務(wù)的過程。
以上問題已經(jīng)影響到干部檔案立卷工作和案卷質(zhì)量。為切實(shí)加強(qiáng)理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對(duì)檔案立卷管理工作中出現(xiàn)的問題，基層檔案管理部門和上級(jí)部門要高度重視。
首先，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理。要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理。文件的類別、條款等盡量少改動(dòng)。要求形成干部檔案材料單位的紙張規(guī)格要用a4紙，特別是高校的一些學(xué)籍材料。這樣會(huì)避免少拆卷，少改動(dòng)，少切紙，避免浪費(fèi)過多的人力、物力，同時(shí)也有助于保持檔案的美觀，使干部檔案立卷工作在統(tǒng)一的法規(guī)文件指導(dǎo)下，走上健康發(fā)展的道路。
關(guān)鍵詞：人事檔案；企業(yè)管理；人力資源
1 人事檔案對(duì)企業(yè)管理的重要性
1.人事檔案是選好管理干部的基礎(chǔ)
現(xiàn)企業(yè)要做好企業(yè)管理工作，就必須首先做好企業(yè)管理干部的選人工作，著重從專業(yè)技能、心理素質(zhì)、職業(yè)道德等多個(gè)層面來(lái)篩選人才。而企業(yè)篩選人才的主要工具就是人事檔案，其對(duì)于企業(yè)人才的篩選有著至關(guān)重要的作用。人事檔案中形形的經(jīng)歷、一條條的獎(jiǎng)懲記錄，都能夠真真切切地折射出求職者的品德、品格、能力及“短板”，企業(yè)便可根據(jù)這些信息對(duì)求職者進(jìn)行甄別，從中選擇適合企業(yè)實(shí)際需求的管理干部。
2.人事檔案是用好管理干部的基礎(chǔ)
人事檔案是用好管理干部的基礎(chǔ)，具體包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：其一，能夠人盡其用。企業(yè)可以從管理干部的個(gè)人人事檔案中了解其性格特點(diǎn)、專業(yè)特點(diǎn)及心理特點(diǎn)擁有一個(gè)全面的認(rèn)知，從而根據(jù)這些認(rèn)知來(lái)為其提供適合其特點(diǎn)的工作崗位。如為研究方向?yàn)槭袌?chǎng)營(yíng)銷的管理干部安排一個(gè)銷售管理崗位等。其二，能夠促進(jìn)管理干部的發(fā)展。企業(yè)可以在人事檔案中增加職工的獎(jiǎng)懲情況，這樣的手段和方式恰恰能夠激發(fā)管理干部的工作熱情，形成企業(yè)內(nèi)部良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍。
3.人事檔案是提拔管理干部的基礎(chǔ)
要發(fā)揮提拔活動(dòng)的激勵(lì)作用，就必須保證提拔的公正性、平等性，也就是說(shuō)提拔干部要有一個(gè)具有說(shuō)服力的證明，而職工人事檔案，恰恰是廣大職工普遍認(rèn)可的提拔證明材料。企業(yè)可以根據(jù)管理干部人事檔案中日常工作表現(xiàn)及獎(jiǎng)懲情況來(lái)?yè)駜?yōu)擇先，提拔對(duì)企業(yè)做出突出貢獻(xiàn)的管理干部，繼而提高企業(yè)管理工作的質(zhì)量。
2 企業(yè)人事檔案管理中的現(xiàn)存問題
1.人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足
國(guó)內(nèi)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展沒有西方發(fā)達(dá)國(guó)家成熟，企業(yè)管理思維也尚不成熟，特別現(xiàn)代企業(yè)管理思維尚未全面形成，僅國(guó)企、外資企業(yè)及其他大型企業(yè)對(duì)人事檔案的重要性達(dá)成了普遍共識(shí)，而在中小企業(yè)中對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)還亟待提高，他們更愿意把精力放在能夠直接提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中去，認(rèn)為人事檔案管理工作無(wú)非就是檔案保管，只要保存好人事資料，不弄丟、不損壞就是做好了人事檔案管理工作，片面地把人事檔案管理看作是一個(gè)靜態(tài)化的管理，而不能以動(dòng)態(tài)化的視角來(lái)看待人事檔案管理工作。
2.人事檔案完整性、真實(shí)性較低
很多企業(yè)都未能夠成立專門的人事檔案管理部門，而企業(yè)職工的人事檔案大多寄存在地方的人力資源與社會(huì)保障局，甚至有的企業(yè)從招聘職工到職工晉升、職工離退休都沒有見過職工的人事檔案。職工的檔案長(zhǎng)期寄存在人力資源與社會(huì)保障局，職工在企業(yè)中的績(jī)效考核、工作獎(jiǎng)懲情況等都不能及時(shí)的裝入個(gè)人人事檔案中去，由此造成斷檔情況的出現(xiàn)。一旦遇到實(shí)際需要檢查個(gè)人人事檔案材料時(shí)，為了應(yīng)付檢查，企業(yè)便會(huì)短時(shí)間內(nèi)編造一些虛假的績(jī)效考核及獎(jiǎng)懲記錄等裝入職工個(gè)人人事檔案中去，造成人事檔案信息失真的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。
3.人事檔案現(xiàn)代化程度較低
從國(guó)內(nèi)人事檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，現(xiàn)代化信息管理在行政、事業(yè)單位中已全面鋪開，提高了工作效率和工作質(zhì)量。但在企業(yè)中，人事檔案管理的現(xiàn)代化程度還比較低。盡管市場(chǎng)上已經(jīng)出現(xiàn)了人事檔案管理軟件，但大多數(shù)企業(yè)的人事檔案管理工作都仍然停留在人工管理模式上，人事檔案管理工作量大，且容易出錯(cuò)。
4.人事檔案管理工作人員素質(zhì)偏低
一方面，專業(yè)管理人才緊缺。目前國(guó)內(nèi)的現(xiàn)代企業(yè)管理專業(yè)教育仍以研究生階段教育為主，并未走進(jìn)本科教育的舞臺(tái)，而具備研究生學(xué)歷的人才大多集中扎堆在上市企業(yè)、外資企業(yè)中，國(guó)內(nèi)一般中小型企業(yè)專業(yè)人事檔案管理人才緊缺，甚至大多為兼職管理。另一方面，隨著信息化水平的不斷提高，從事手工人事檔案管理的管理人才表現(xiàn)出極大的不適應(yīng)感，亟需提升他們的現(xiàn)代信息技術(shù)水平。
3 加強(qiáng)人事檔案管理工作的建議
1.增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)
企業(yè)管理者必須認(rèn)識(shí)到認(rèn)識(shí)當(dāng)管理工作對(duì)企業(yè)的重要性，必須認(rèn)識(shí)到企業(yè)的人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，也是提高企業(yè)管理質(zhì)量的工具。增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，必須首先把企業(yè)人事檔案管理工作提升到日常工作這樣的一個(gè)高度，把人事檔案管理列入年度工作計(jì)劃，加大對(duì)企業(yè)人事檔案管理的資金投入和人力資源投入，加快人事檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)等。
2.建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度
嚴(yán)格的管理制度是各項(xiàng)管理工作得以有序開展的基礎(chǔ)，為了提高企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量，必須建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度，用制度來(lái)約束行為，保證人事檔案信息的完整性和真實(shí)性。首先，應(yīng)建立人事資料歸檔制度。對(duì)企業(yè)職工的年度考核，獎(jiǎng)懲情況等，應(yīng)該在本年度及時(shí)歸入員工個(gè)人人事檔案中去；其次，應(yīng)建立人事檔案查閱制度。建立查閱臺(tái)賬和查閱簽名制度，但凡需要查閱職工人事檔案的，一律進(jìn)行臺(tái)賬登記，并簽署查閱人姓名，規(guī)定查閱歸還時(shí)間等；最后，制定人事檔案交接制度。人事檔案從外部流入企業(yè)亦或者是從企業(yè)流出，都應(yīng)該辦理交接手續(xù)，仔細(xì)檢查人事檔案資料的完整性，并在密封處加蓋公章等。
3.建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)
一方面，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)在充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理工作的資金投入，購(gòu)置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立人事檔案管理內(nèi)網(wǎng)，為現(xiàn)代化、信息化人事檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。
另一方面，企業(yè)應(yīng)對(duì)自身有一個(gè)清晰地認(rèn)知，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)等，從市場(chǎng)上選擇適合本企業(yè)人事檔案管理工作實(shí)際需求的管理軟件，切忌人云亦云。當(dāng)然，為了提高軟件的實(shí)用性，企業(yè)還可以與軟件開發(fā)公司合作，針對(duì)本企業(yè)人事檔案管理工作實(shí)際設(shè)計(jì)一款具有較高針對(duì)性的人事檔案管理軟件。
4.加快人事檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)
加快人事檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，需要多方參與，形成合力。首先，應(yīng)改革國(guó)內(nèi)現(xiàn)代教育體系中的現(xiàn)代企業(yè)管理教育體系，將現(xiàn)代企業(yè)管理專業(yè)教育下落到本科高校教育當(dāng)中，大面積培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)管理人才，滿足現(xiàn)代企業(yè)管理人才市場(chǎng)的需求；其次，社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)也應(yīng)該積極的參與到現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)的浪潮中，開設(shè)現(xiàn)代企業(yè)管理人才培訓(xùn)班，配合企業(yè)做好人事檔案管理人才素養(yǎng)提升工作；最后，企業(yè)應(yīng)該加大投入，提高人事檔案管理人才待遇，定期舉行培訓(xùn)課程，著重提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)和現(xiàn)代化信息素養(yǎng)。
總之，企業(yè)人事檔案對(duì)企業(yè)的一筆寶貴財(cái)務(wù)，企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)管理工作的重要組成部分，企業(yè)必須從軟硬件設(shè)施著手，提高思想認(rèn)識(shí)，加快制度建設(shè)，加快隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化。
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